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Arquivo Conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizao, firma ou indivduo.

Esses documentos so fontes das informaes utilizadas para a execuo de tarefas/atividades.


So documentos reunidos por acumulao ao longo das atividades e isso ocorre
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas fsicas
ou empresas em geral.
Documento Qualquer meio que comprove a existncia de um fato, a exatido ou a verdade de
uma afirmao. uma unidade de registro de informao independente do suporte utilizado.
Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam
um valor probatrio.
Para Martins o arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo
responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua
jurisdio.
A cincia que estuda as funes, os princpios, as tcnicas do arquivo chamada de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista.
Algumas atribuies do profissional arquivista so:
Gerenciar as informaes, realizar atividades de conservao, preservao, gesto documental,
disseminao da informao que se encontra nos documentos, atuar em prol da preservao do
patrimnio documental de uma pessoa fsica ou pessoa jurdica. Sendo assim, pode atuar tanto em
instituies pblicas como privadas, cuidando de arquivos pblicos ou privados, centros de
documentao, instituies culturais entre outras.
Outras atividades realizadas pelo profissional arquivista a elaborao de instrumentos de pesquisa
e recuperao da informao, considerando a teoria das trs idades dos arquivos: corrente,
intermediria e permanente.
Instrumentos de Pesquisa BSICOS e AUXILIARES:
BSICOS GUINCARE:
GUI GUIA.
IN INVENTRIO.
CA CATLOGO.
RE REPERTRIO.
AUXILIARES (NDICE; TABELA DE EQUIVALNCIA ou CONCORDNCIA).
ACERVO A totalidade dos documentos conservados em um arquivo.
ACESSO Disponibilidade de um arquivo para consulta.
ACONDICIONAMENTO Embalagens destinadas proteo e facilitao de manuseio.
ARQUIVAMENTO Conjunto de operaes de acondicionamento e armazenamento de
documentos.
Princpio da Provenincia Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser
mesclados a outros de origem distinta (diferentes).
Os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou
pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos.

Princpio da Organicidade Qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes


e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. As relaes
administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais.
Princpio da Unicidade Os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do
contexto em que foram produzidos. No obstante, a sua forma, gnero, tipo ou suporte.
Princpio da Indivisibilidade ou integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados SEM
disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida.
FUNDO Principal unidade de ARRANJO ESTRUTURAL nos arquivos permanentes, constituda
dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
Princpio da Cumulatividade O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.
PRINCPIOS EXTRAS ABRANGNCIA DAS BANCAS
Princpio da pertinncia (ou temtico) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto,
sem levar em considerao a provenincia e a classificao original.
Princpio da reversibilidade todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode
ser revertido, se necessrio.
Princpio da provenincia territorial (ou Princpio da territorialidade) os arquivos deveriam ser
conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos, excetuados os
documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares.
Princpio da provenincia funcional Com a transferncia de funes de uma autoridade para
outra, como resultado de mudana poltica ou administrativa, documentos relevantes ou cpias so
tambm transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Tambm chamado pertinncia
funcional.
O nvel de importncia dos arquivos est relacionado com a maneira como so geridos. Para que os
arquivos alcancem um nvel de importncia ainda maior, necessrio que sejam geridos da forma
correta, a fim de evitar o acmulo de massas documentais desnecessrias, de agilizarem aes
dentro de uma instituio, enfim, que cumpram a sua funo, seja desde o valor probatrio at o
cultural.
Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados uma
iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vo desde agilidade na hora de encontrar o
que procura, at a praticidade de dividir o espao com outras pessoas e trazer eficincia ao trabalho.
extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas,
colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcaes nas
caixas-arquivos, de modo que sua localizao seja rpida, caso necessrio.
A GESTO DE DOCUMENTOS ou gesto documental cobre todo o ciclo de vida dos documentos,
desde a sua produo (nascimento) ate a sua destinao final (eliminao ou recolhimento) ao
arquivo permanente, abrangendo todas as atividades referentes s idades corrente e intermediria.
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.

PROTOCOLO conjunto de operaes objetivando controlar os documentos em trmite no rgo


com a inteno de garantir a imediata localizao deles e, consequentemente, a agilidade na
recuperao da informao.
Denominao geralmente atribuda aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuio
e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda, tambm ao prprio nmero de
registro dado ao documento e tambm ao Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos
(provas).
Durante a tramitao os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo como recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos, da porque a denominao comum
de alguns rgos a Protocolo e a Arquivo de forma igual.
ATIVIDADES DO PROTOCOLO RECLAREMO.
RE Recebimento.
CLA Classificao.
RE Registro.
MO Movimentao.
ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES PROtocolo; EXpedio; ARquivamento; EMprstimo
e COnsulta. PROEXAREMCO.
A gesto da informao tem, por princpio, enfocar o indivduo (grupos ou instituies) e suas
"situaes-problema" no mbito de diferentes fluxos de informao, os quais necessitam de
solues criativas e custo/efetivas. A funo principal do gestor da informao prover um servio
e/ou produto de informao que seja direcionado, funcional e atrativo.
Documento Toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de utilizao para
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Todo documento uma fonte de
informao como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a
medalha, o filme, o disco, a fita magntica etc.
DOCUMENTO qualquer meio que comprove a existncia de um fato, a exatido ou a verdade de
uma afirmao. uma unidade de registro de informao independente do suporte utilizado.
Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam
um valor probatrio. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por
diferentes tipos em vrios suportes.
O papel de um arquivo guardar a documentao e fornecer as informaes, que esto contidas em
seu acervo, aos interessados de maneira rpida e segura.
A finalidade dos documentos servir de prova. Na idade moderna, continua a ser esta a razo que
justifica a conservao de muitos documentos, para se provar ou pr em evidncia um direito ou
uma obrigao.
DOCUMENTOS Informaes registradas em qualquer suporte (papiro, pergaminho, papel,
disquete, cd, DVD, etc.) e podem ser de gnero textual, iconogrfica, audiovisual, cartogrfico, etc.,
sendo produzidos em decorrncia de uma atividade com a finalidade de cumprir uma funo.
DOCUMENTOS DE ARQUIVO queles que contm uma informao seja qual for a data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer servio ou organismo pblico ou privado, no
exerccio de sua atividade.

DOCUMENTO Constitudo por um suporte ou pea e por um contedo (informao nele


registrada).
Todos os documentos, que forem produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica,
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de
informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando
os atos de seus produtores no exerccio de suas funes.
Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual so produzidos que determina a sua condio
de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou o seu formato.
DOCUMENTOS PBLICOS Todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos
e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. Tambm so
documentos pblicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por
entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos.
Gesto de documentos Processo essencial no andamento da organizao. Conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. PUD (produo, utilizao e destinao).
A GESTO DE DOCUMENTOS ocorre nas fases: CORRENTE e INTERMEDIRIA.
Objetivos
a) Possibilitar a produo, administrao, controle e manuteno do conjunto documental de forma
racional, econmica e eficiente;
b) Viabilizar a recuperao da informao atravs de ferramentas tecnolgicas modernas que
facilitam a localizao e utilizao da informao com eficincia, rapidez e preciso;
c) Preservar a memria institucional;
d) Otimizar o uso da informao independente da natureza do suporte.
FASES DA GESTO DOCUMENTAL:
P-Produo;
A-Avaliao;
U-Uso;
T-Tramitao;
A-Arquivamento.
Metro linear Unidade de medida utilizada para a quantificao do acervo, quando se tratar de
documentos em SUPORTE DE PAPEL.
Para Marilena Leite Paes
A organizao e administrao de arquivos compreendem 4 etapas, so elas:
1) Levantamento de dados. Pressupe o conhecimento da estrutura da organizao e a coleta de
informaes a respeito:
Do funcionamento dos rgos internos;
Do trmite documental;
Dos sistemas e mtodos de arquivamento utilizados;
Da entrada e expedio de documentos;
Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos;
Da disponibilizao do acervo mediante consulta e emprstimo;
Do gnero e espcie dos documentos existentes;

Do volume dos documentos arquivados;


Da tecnologia empregada na reproduo e conservao dos documentos;
Das normas e legislao arquivstica empregadas na instituio etc.
2) Anlise dos dados coletados. Faz-se um diagnstico de arquivo, ou seja, a anlise de toda
documentao de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento
do arquivo.
3) Planejamento Etapa que compreende a elaborao de um plano de arquivo (plano
arquivstico) levando-se em considerao:
As instituies fsicas e equipamentos empregados;
Elaborao de um projeto de arquivo;
Os recursos humanos e financeiros;
Os sistemas e mtodos de arquivamento que sero utilizados;
O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituio, etc.
4) Implantao e acompanhamento. Finalizando o processo de organizao e administrao de
arquivos, a etapa responsvel pela execuo do que foi planejado, nessa fase:
Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituio a necessidade de se
adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua
criao/recepo at a eliminao/descarte;
Qualificam-se, atravs de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com
os arquivos;
Acompanha-se periodicamente a implementao e execuo do planejamento;
Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislao pertinente e as necessidades da
instituio.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Com base na obra da professora Marilena Leite Paes,
podemos classific-los de acordo com:
as entidades mantenedoras;
os estgios de sua evoluo;
a extenso de sua atuao;
a natureza dos documentos.
Entidades mantenedoras:
a) Pblicas federal; estadual e municipal.
b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas, sociedades e associaes.
c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.
d) Famlias ou pessoais.
Estgios de evoluo Os estgios de evoluo dos arquivos (as 03 idades ou os 03 ciclos vitais),
a seguir:
a) Arquivos de primeira idade ou corrente (setorial ou administrativo).
Aqueles em curso, ou tramitando, ou os que foram arquivados, mas so objetos de consultas
frequentes. Podem ser conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das
pessoas, ou dos rgos que o criaram. Ficam alocados geralmente (distantes dos escritrios).

b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio (Pr-arquivos ou limbo).


So aqueles que no so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo,
aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser
recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do
organismo produtor e da instituio arquivstica.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes (arquivos histricos).
So aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao, mas devem ser
conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.
A passagem dos documentos de uma fase para outra determinada por um instrumento
denominado TABELA DE TEMPORALIDADE.
A COMISSO DE ANLISE DE DOCUMENTOS determinar a caducidade do documento
A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do documento intermedirio, isto , a
constatao da existncia de inmeros documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao
cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de
prova e informao. Ex.: documentao referente ao departamento de pessoal, oramento, material,
entre outras.
Extenso de sua atuao:
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo.
Natureza dos documentos
a) Arquivos especiais custodiam documentos de formas fsicas distintas, que merecem
tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservao,
entre outros procedimentos tcnicos. Exemplos: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos,
mapas, CD-ROM etc.;
b) Especializados custodiam documentos procedentes da experincia do homem em um campo
especfico, no importando a forma fsica apresentada por eles. Tais arquivos so conhecidos,
indevidamente, como ARQUIVOS TCNICOS. Ex.: de engenharia, contbeis, de imprensa,
mdicos ou hospitalares, etc.
Sobre o Gnero: O gnero dos documentos est ligado maneira de represent-los, de acordo
com os seus diversos suportes. So eles:
Textuais manuscritos, datilografados ou impressos. So documentos cuja informao esteja em
modo escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos,
datilografados ou impressos. Esses tipos de documentos constituem a grande parte dos acervos
arquivsticos administrativos, principalmente no mbito da Administrao Pblica. Figuram como
exemplos contratos, atas, relatrios, certides etc. devidamente redigidos e apresentados em texto.
Cartogrficos documentos em formatos e dimenses variveis, ligados s reas de geografia,
engenharia e arquitetura. Ex.: mapas, plantas, perfis e fotografias areas (utilizadas na elaborao
de mapas). Aqueles que representam, de forma reduzida, uma rea maior.

Apresentam-se em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas,


arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis, layouts etc.). Essa denominao para tais
tipos de documentos deve-se Cartografia, cincia que se dedica, inclusive, ao estudo de reas e
confeco de mapas.
Iconogrficos documentos com IMAGENS ESTTICAS. Exemplos: fotografias (negativos,
ampliaes etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartes-postais, estampas,
diapositivos (slides), partituras. So os que tm suas informaes em forma de imagem esttica.
Recebem essa denominao porque apresentam cones, figuras e imagens que no estejam em
movimento. Como exemplos podem-se citar as fotografias, chamadas de (DOCUMENTOS
FOTOGRFICOS), negativos, diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras, em modo esttico.
O arquivo fotogrfico de um Jornal, a ttulo de ilustrao, considerado um arquivo iconogrfico.
Filmogrficos documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas de vdeo
magnticas. So todos que possuem suas informaes representadas por um filme. Lembre-se do
cinema antigo, em que no havia ainda a tecnologia sonora inserida nos filmes daquela poca. H
instituies arquivsticas dedicadas apenas ao tratamento de tal tipo de documento.
Sonoros documentos com registros fonogrficos. Exemplos: discos, fitas udio-magnticas.
Aqueles cuja informao esteja em forma de som. Um arquivo de fitas K7, de discos de vinil, de CDs
musicais, por exemplo, so arquivos sonoros.
Microgrficos documentos ligados microfilmagem de documentos. Exemplos: rolos, microfichas,
jaquetas, cartes-janela. So arquivos em suporte FLMICO resultantes da microrreproduo de
documentos.
Eles se apresentam como microformas, tais como os microfilmes e as microfichas. A microfilmagem
a tcnica de reproduo de documentos aplicada para a gerao desse tipo documental.
Informtico documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rgidos, discos
pticos. So documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura se d
atravs de um software, que tem a capacidade de decifrar as informaes em linguagem de
mquina (bits e bytes) contidas num hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse
hardware (ou suporte) que comporta as informaes pode ser um HD (disco rgido), um CD-ROM,
um CD-R, um CD-RW etc.
Eles so tambm denominados documentos digitais, uma vez que so constitudos por dgitos
binrios (0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MS-Word, da planilha MS-Excel, um
arquivo de udio do formato MP3 etc.
Na literatura arquivstica, alguns autores tambm os denominam DOCUMENTOS ELETRNICOS.
Audiovisuais so documentos que tm suas informaes em forma de som e imagem EM
MOVIMENTO.
Observe que a juno da ideia de documentos sonoros com a de documentos filmogrficos resulta
na classificao dos documentos audiovisuais. Ex.: programas televisivos em geral.
Nesse sentido, pode-se exemplificar esse tipo documental citando os arquivos de emissoras de
televiso, a ttulo de ilustrao, os quais so constitudos por fitas de vdeo VHS, DVDs etc.,
decorrentes da acumulao de registros prprios de sua produo televisiva.
Estas categorias classificatrias podem ocorrer simultaneamente em alguns casos quando, em um
determinado documento, existirem caractersticas peculiares tanto para um quanto para outro
gnero.

Sobre a Espcie:
A espcie dos documentos est ligada ao seu aspecto formal. Existem vrios atos que do origem
s espcies, alm da maneira de se registrar as informaes nos documentos (como esto
dispostas). Deve-se destacar aqui que espcie documental diferente de tipo documental.
Espcie documental a (ORIGEM) a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas.
Tipo documental a (RESULTADO GERADO) a configurao que assume a espcie documental
de acordo com a atividade que a gerou.
ESPCIE (ORIGEM) X TIPO (RESULTADO GERADO) provas.
Contrato Contrato de Aluguel
Relatrio Relatrio de Viagem
Termo Termo de Posse
Boletim Boletim de ocorrncia
Quanto a Natureza do assunto: os documentos podem ser caracterizados como (provas):
Ostensivo ou Ordinrio Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgao no
prejudica a instituio).
Sigilosos Tais documentos so limitados a um nmero restrito de pessoas. Por essa razo,
devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurana, proteo) na sua custdia e
disseminao.
Quanto ao grau de sigilo: os documentos podem ser: Ultrassecreto, secreto e reservado (no
existe mais o grau confidencial).
Ultrassecreto - Esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio.
So assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da poltica governamental de
alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos
de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica
estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios.
Prazo de Guarda. 25 anos prorrogveis uma vez por igual perodo. nica categoria que prorroga.
Secreto - Assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser
do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
So documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais, os assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer o
excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou
detalhes de operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras,
aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob os
aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de
processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que no recebam
classificao inferior. Prazo de Guarda. 15 anos.

Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no devem ser do conhecimento do
pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos
e suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos, que indiquem
instalaes importantes. Prazo de Guarda. 05 anos.
Prazos mximos de classificao (restrio) de acesso informao (provas):
ULTRASSECRETO 25 anos;
SECRETO 15 anos;
RESERVADO 05 anos.
(Lei de Acesso Informao Pblica), diz o artigo 47, inciso IV: Compete Comisso Mista de
Reavaliao de Informaes prorrogar por uma nica vez, e por perodo determinado no superior a
vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informao classificada no GRAU ULTRASSECRETO,
enquanto seu acesso ou divulgao puder ocasionar ameaa externa soberania nacional,
integridade do territrio nacional ou grave risco s relaes internacionais do Pas, limitado ao
mximo de cinquenta anos o prazo total da classificao..
Portanto, somente no maior grau de sigilo o ULTRASSECRETO , pode ocorrer prorrogao
(uma vez, por igual perodo). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) no existe a
possibilidade de prorrogao do prazo de restrio do documento.
ARQUIVAMENTO Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado,
obedecendo s seguintes operaes:
a) INSPEO: consiste no exame do (s) documento (s) para verificar se o (s) mesmo (s) se destina
(m) realmente ao arquivamento, se possuem anexo (s) e se a classificao atribuda ser mantida
ou alterada.
b) ORDENAO Consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm
disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Os documentos podem ser ordenados por meio dos seguintes mtodos AGCI:
- Alfabtico
- Geogrfico;
- Cronolgico;
- Ideogrfico (por ideias ou assuntos).

Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis


acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e
volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa,
rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao.
Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo
com suas dimenses. Esta operao possibilita:
Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios
dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas.

Exemplo:
Pasta: 061 PRODUES EDITORIAIS.
Dossis: 061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
061.2 DISTRIBUIO. PROMOO.
DIVULGAO
Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo,
firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificarem, e desde que relativos a um
mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 EXAMES DE SELEO
Dossis: Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, ordenados
alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO Consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa,
prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase deve-se ter muita ateno, pois
um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao
quando solicitado posteriormente.
Arquivamento: conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos, e
ainda:
1. Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos.
2. Ao pela qual ocorre a guarda de um documento, quando cessada a sua tramitao.
Rotinas Correspondentes s Operaes de Arquivamento:
1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento
com data mais recente em primeiro lugar e, assim, sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida
(cronolgica, alfabtica, geogrfica, ideogrfico), formando dossis. Verificar a existncia de cpias,
eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com
exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem
soltos para facilitar o manuseio;

5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel s pastas suspensas,
gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo, boletins e atas, em caixas
apropriadas, procedendo ao registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou
outros documentos so retirados do arquivo para:
emprestar aos usurios;
prestar informaes;
efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo, no qual
so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do
setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data da
devoluo do documento.
O recibo de emprstimo tem como finalidade controlar o prazo para devoluo do documento e
servir como indicador de sua frequncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos
prazos para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s)
documento(s) retirado(s). O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora substituindo o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser
eliminada quando da devoluo do documento;
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana, quando
vencido o prazo de devoluo.
DOCUMENTOS DE ARQUIVO S podem ser consultados ou emprestados:
Aos rgos que os produziram ou receberam, ou sob sua autorizao;
Aos rgos encarregados das atividades inerentes aos mesmos;
s autoridades superiores.
OBS Os documentos, emprestados, NUNCA devem ser retirados das pastas as quais pertencem,
salvo casos excepcionais.
Prazo de emprstimo de documentos (at 10 dias podendo ser renovado);
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo
para controle do acervo (tipos documentais) e garantia de sua integridade;
Nesta face, recomenda-se o uso da GUIA FORA, que substitui a pasta retirada temporariamente
do arquivo, facilitando o seu rearquivamento;
A fim de facilitar a cobrana e controlar os prazos usam-se os arquivos de prosseguimento
(fichrio de lembretes), tambm conhecidos pelo nome de FOLLOW-UP (provas).

REGISTROS, TRAMITAO E CADASTRO DE DOCUMENTOS

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes


sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando
a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991).
A gesto de arquivos um processo essencial no andamento da organizao. necessrio
estabelecer uma srie de prticas que garantam a organizao e preservao de arquivos, para que
a empresa possa tomar decises, recuperar informaes e preservar a memria dos arquivos.
O gerenciamento de documentos arquivsticos assegura empresa ter um maior controle sobre as
informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos so guardados,
desenvolver as atividades com maior rapidez e eficincia e melhorar o atendimento aos clientes.
PROTOCOLO Denominao geralmente atribuda aos setores encarregados do recebimento,
registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio
nmero de registro dado ao documento;
Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
PROTOCOLO Conjunto de operaes objetivando controlar os documentos em trmite no rgo
com a inteno de garantir a imediata localizao deles e, consequentemente, agilidade na
recuperao da informao.
ATIVIDADES DO PROTOCOLO RECLAREMO:
RE Recebimento;
CLA Classificao;
RE Registro;
MO Movimentao.
RECEBIMENTO Conferncia e passagem de recibo da documentao.
CLASSIFICAO Consiste em analisar e determinar o assunto do documento.
O aumento da produo de documentos teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido
de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo
por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecessrias foi um problema
insurgente. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes
fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema
de protocolo.
Durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de
alguns rgos entre Protocolo e Arquivo. Ponto do incio dos problemas.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle,
bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do
campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea).

Recebimento e Classificao Principais atividades (rotinas):

1.
2.
3.
4.
5.

Receber a correspondncia, separando a que for oficial da que for particular.


Distribuir a correspondncia particular.
Separar as correspondncias oficiais de natureza ostensiva das de natureza sigilosa.
Encaminhar as correspondncias sigilosas aos destinatrios especficos.
Abrir a correspondncia ostensiva, procedendo leitura da mesma (ver se h antecedentes),
caso existam, requisit-los ao arquivo. Inexistindo antecedentes o setor de registro e
movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada.
Se de todo, inexistir antecedentes, interpretar e classificar a correspondncia, de acordo com o
cdigo de assuntos adotados.

6. Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio; carimbando-o em seguida; apor


carimbo de protocolo, nmero e data de entrada, sempre que possvel, no canto superior direito
do documento (autuao) (provas).
7. Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
8. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
9. Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
10. Arquivar as fichas de protocolo.
11. Encaminhar os documentos ao setor de registro e movimentao.
EXPEDIO (rotinas):
1.
2.
3.
4.
5.

Ao receber a correspondncia, verificar se no faltam folhas ou anexos.


Separ-las e data-las no original e nas cpias.
Separar o original das cpias.
Preparar os envelopes.
Expedir o original e encaminhar as cpias ao setor de arquivamento.

TRAMITAO A tramitao dos documentos dentro de uma instituio depende diretamente


dessas etapas serem realizadas da forma correta. Sabendo sua exata localizao, seus dados
principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de
suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim,
processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos,
no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio.
Nenhuma correspondncia oficial recebida poder permanecer sem tramitao no Protocolo-Geral e
no processamento tcnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas s sextas-feiras, vspera de
feriados e pontos facultativos (provas).
Todo documento dever ter sua tramitao registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a
tramitao informal. A tramitao de documentos ser efetuada de forma descentralizada, sendo a
ltima unidade organizacional, detentora do documento, responsvel por dar continuidade
tramitao no sistema informatizado.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este
a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se
importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento.
A expedio trata-se da sada da correspondncia e demais documentos de uma instituio, a qual
envolve procedimentos inerentes s rotinas da expedio de documentos.
Dentre as recomendaes com relao expedio de documentos, destacam-se:

-Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados;


-Separar as cpias, expedindo o original;
-Encaminhar as cpias ao Arquivo.
vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio
possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, servem apenas como
exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio.
QUESTES:
01. (TER/SP Tcnico Judicirio rea Administrativa FCC/2015) Receber, registrar e distribuir
documentos, cuidando de sua tramitao so atividades rotineiras do setor de:
(A) embalagens.
(B) compras.
(C) transporte.
(D) reprografia.
(E) protocolo.
02. (IF/BA Arquivista FUNRIO/2014) O conjunto de operaes visando ao controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata localizao e
recuperao, so atividades de:
(A) arquivo intermedirio.
(B) arquivo permanente.
(C) arquivo setorial.
(D) arquivo especial.
(E) protocolo.
03. (SEPLAG/MG Agente Governamental IESES/2013) a denominao geralmente atribuda
aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos
em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; livro de registro
de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. 3.ed.
Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27). O texto apresentado referente ao conceito de:
(A) Expedio.
(B) Almoxarifado.
(C) Patrimnio.
(D) Protocolo.
04. (ANVISA - Tcnico Administrativo CETRO/2013). Sobre o assunto Distribuio e Tramitao de
correspondncias, marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa
que apresenta a sequncia correta:
( ) Nenhuma correspondncia oficial recebida poder permanecer sem tramitao no Protocolo
Geral e no Processamento Tcnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas s sextas-feiras,
vsperas de feriados e ponto facultativos.
( ) Todo documento dever ter sua tramitao registrada em sistema informatizado, sendo aceita
tramitao informal em casos apropriados.
( ) A tramitao de documentos ser efetuada de forma descentralizada, sendo a ltima unidade
organizacional, detentora do documento, responsvel por dar continuidade tramitao no sistema
informatizado.
( ) Para efetivo controle dos documentos, a tramitao ocorrer sempre por intermdio dos
responsveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuio
dentro das unidades organizacionais.

( ) Ao receber um documento, o responsvel pelo Arquivo Setorial deve verificar se este j est
cadastrado e tramitado no sistema; caso no esteja, deve-se solicitar ao Protocolo- Geral seu
cadastramento e tramitao.
(A) F/ V/ V/ F/ F;
(B) V/ F/ V/ V/ V;
(C) V/ V/ V/ F/ F;
(D) F/ /F/ F/ V/ F;
(E) V/ F/ F/ F/ V.
05. (ANVISA - Tcnico Administrativo CETRO/2013). Ao receber os documentos para expedio, o
Protocolo- Geral no dever proceder da seguinte forma:
(A) verificar se as correspondncias recebidas coincidem com o controle de expedio efetuado no
sistema pela unidade organizacional.
(B) conferir o endereamento.
(C) preencher o(s) formulrio(s) especfico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos,
quando necessrio.
(D) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades.
(E) expedir correspondncia de carter particular com especial ateno.
06. (ANVISA - Tcnico Administrativo CETRO/2013). De acordo com a doutrina sobre o tema
Gesto de Documentos, o Protocolo Geral de uma Agncia deve executar as seguintes rotinas:
I. Verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no Agncia; em caso negativo, devolver
a correspondncia ao remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o motivo da devoluo.
II. Registrar, utilizando carimbo prprio, no canto inferior direito do original e da cpia do interessado,
quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor.
III. Separar a correspondncia institucional da particular.
IV. Distribuir a correspondncia pblica diretamente, e a correspondncia particular mediatamente
ao destinatrio.
V. Registrar em sistema e encaminhar a correspondncia institucional ao Processamento Tcnico.
correto o que est contido em:
(A) I e IV, apenas.
(B) III, apenas.
(C) II e V, apenas.
(D) I, II, III e V, apenas.
(E) I, III e IV, apenas.

Gabarito:
1) E;
2) E;
3) D;
4) B;
5) E;
6) D.
TIPOS DE ARQUIVOS So classificados: Segundo as entidades criadoras e mantenedoras:
Pblicos (federal, estadual, municipal);

Privados Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes).


Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Especiais Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas
em suportes diferentes do papel: discos, filmes e fitas.
Especializados Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes
precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. Aqueles que guardam
documentos gerados por atividades muito especializadas.
Tipos de pastas: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras.
Pastas Suspensas Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os
documentos so arquivados na posio vertical dentro da pasta, e a pasta colocada em estantes.
Possuem etiquetas laterais para identificao da documentao ou da pasta. muito utilizado em
arquivo corrente.
Pastas Intercaladoras Essas pastas no utilizam vares nem visores, e destina-se guarda de
pequenos volumes de papis. No dia-a-dia dos escritrios, no entanto, vrios documentos so
constitudos por grande quantidade de papis, e as peas, que os constituem, precisam ser
mantidas na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para no perderem o sentido, como
nos casos dos dossis, por exemplo.
Pasta Sanfonada Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem (divisrias e guias) para
indicar o assunto. ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas,
pois h maior mobilidade do usurio para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Pasta Americana Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que (possui
aba) para identificaes. ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades
externas, pois h maior mobilidade do usurio para o arquivamento de documentos em tamanho
oficio ou A4.
Fichrio Classifica-se como arquivo permanente. O fichrio um mvel de ao prprio para
fichas, que pode ter uma, duas, trs ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas
e documentos. No fichrio horizontal, as fichas so guardadas em posio horizontal, uma sobre as
outras modelo KARDEX.
As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas. Dessa disposio das
hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que
da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim
sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como
verdadeiras projees, nas quais so feitas anotaes.
O fichrio vertical aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, uma atrs das
outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As
gavetas ou bandejas podem comportar um grande nmero de fichas.

ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS


(Requisitos para uma boa administrao de arquivos)

a) Apoio da cpula organizacional este requisito est ligado ao chamado recurso institucional, ou
seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo.
b) Trabalho em equipe fundamental em qualquer rea. Trabalhar em grupo muito importante. Por
exemplo: um determinado profissional especialista em conservao e restaurao de documentos;
o outro, em documentos eletrnicos. Logo, podero trocar conhecimentos, quando for necessrio.
c) Pessoal treinado de forma adequada capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato
com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possvel nos servios prestados
nos arquivos.
d) Mtodos e sistemas de arquivamento eficazes para a rpida recuperao da informao.
e) Espao fsico compatvel com o acervo existente evita-se o acmulo documental, e,
consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaos.
1. levantamento de dados: O levantamento da produo documental pode ser realizado por meio de
questionrios, observaes e entrevistas nos locais de trabalho. Ressalta-se aqui a importncia de e
conhecer a legislao referente aos mbitos externos (leis, decretos, resolues) e internos da
instituio que mantem os documentos, bem como os regulamentos existentes numa organizao.
necessrio que se conhea tambm a estrutura organizacional dos rgos que mantem os
documentos. Assim, pode-se fazer a coleta de dados ligados a documentao da instituio (o
gnero, a espcie, o estado fsico do documento, o volume do acervo, entre outros), para podermos
traar um diagnstico dentro da realidade da empresa.
2. Anlise dos dados coletados: Para que os documentos sejam melhor organizados e
administrados, faz-se requisito essencial que os envolvidos neste processo conheam a
documentao que eles tm em mos, analisando as informaes coletadas na etapa anterior
minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos (podemos chamar isso de
diagnstico da situao documental).
3. Planejamento: Nesta etapa devem ser propostas solues cabveis para eliminar os problemas
encontrados na anlise dos documentos. Deve ser feito um plano arquivstico, traando-se metas
necessrias para que os objetivos sejam alcanados. Fundamental tambm a elaborao de um
cronograma de trabalho, permitindo o controle dos prazos das sequncias em que sero
desenvolvidas as aes.
Elementos a serem considerados na elaborao de um plano de arquivo:
- o arquivo deve ocupar posio de destaque na estrutura da instituio (a mais alta possvel);
- rgo capacitado que exera o papel de coordenador dos servios de arquivo;
- adoo de mtodos eficientes de arquivamento;
- estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo;
- escolher instalaes e equipamentos que atendam aos objetivos propostos;
- formao/organizao de arquivos intermedirio e permanente (caso seja necessrio);
- recursos humanos;
- recursos financeiros.

Tipos de arquivamento

Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes


(arquivos permanentes ou de custdia), como tambm em escaninhos (pequenos compartimentos
em gavetas) para documentos do gnero cartogrfico mapas, plantas.
Vertical: os documentos so colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrs (frontal)
possibilitando uma consulta mais gil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos so
armazenados, geralmente, em arquivos de ao. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento
o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fcil de ser executado, conservado e atualizado. Alm
disso, so mais econmicos e ocupam menor espao.

Material de arquivo:
De consumo pasta, ficha, guia divisria, tira de insero, etc. (menor durabilidade);
Permanente arquivo, armrio de ao, estante, fichrio etc. (maior durabilidade).
Algumas definies da professora Marilena Leite Paes (de forma sucinta):
a) Pasta: folha de cartolina, ou papelo resistente (dobrada ao meio). Pode ser suspensa, com
projeo, lisa (ou corrida ou de corte reto).
b) Ficha: retngulo de cartolina para se registrar informaes.
c) Guia divisria: retngulo de carto forte que separa as partes dos fichrios, juntando, em grupos,
as fichas.
d) Tira de insero: tira de papel picotada para se escrever as notaes. So inseridas nas
projees.
e) Projeo: salincia na parte superior da guia divisria.
f) Posio: o espao ocupado pela projeo na guia divisria (contando da esquerda para a direita,
temos a 1 posio, 2 posio, e assim por diante).
g) Janela: abertura na projeo para receber a tira de insero.
h) P: salincia na parte inferior da guia divisria. No p, existe uma pequena abertura por onde
passa uma vareta, a fim de prender as guias gaveta, chamada de ilh.
i) Notao: inscrio feita na projeo ou na tira de insero.
j) Arquivo: mvel para guardar documentos.
k) Armrio de ao: mvel fechado, onde se guarda documentos classificados como sigilosos.
l) Estante: mvel aberto, com prateleiras.
m) Fichrio: mvel de ao usado para guardar fichas.
Execuo ou implantao e acompanhamento: Na implantao chegada a hora de se colocar
em prtica tudo aquilo que foi planejado. Depois do trabalho realizado, necessrio que se faa um

acompanhamento para ver se os objetivos foram realmente alcanados, ou se h necessidade de


fazer alguma modificao visando melhorar ainda mais a qualidade dos servios prestados,
atendendo aos usurios com mais eficincia e deixando-os plenamente satisfeitos com o nosso
assessoramento (vide esquema mnemnico, abaixo):
Esquema mnemnico:
- antes da implantao sensibilizar envolvidos (palestras, reunies);
- treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas;
- colocar em prtica tudo o que foi planejado (implantao);
- ver se os objetivos foram plenamente alcanados (acompanhamento);
- melhorar a qualidade dos servios (ajustes necessrios);
- por fim, elabora-se o manual de arquivo.
QUESTES:
01. (CRF/RJ Agente Administrativo Quadrix/2015). Um acervo exige um arquivamento adequado
que viabilize a localizao dos documentos. Quando o documento acondicionamento em seu local
de guarda (pasta, gaveta ou caixa), o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical.
Sobre o arquivamento horizontal, leia as afirmativas.
I. indicado para documentos de grandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes
dimenses.
II. Nesse arquivamento, os documentos so arquivados lado a lado.
III. o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermedirios, onde o
acondicionamento feito em caixas ou pastas suspensas. Est correto o que se afirma em:
(A) I, somente.
(B) I e II, somente.
(C) III, somente.
(D) II e III, somente.
(E) todas.
02. (CEMIG-TELECOM Analista Administrativo Jr. FRAMINAS/2014) A organizao de arquivos
consiste, em qualquer instituio, no desenvolvimento de determinadas etapas de trabalho. A etapa
que se inicia pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais
documentos que compem a instituio mantenedora do arquivo :
(A) Anlise de dados coletados.
(B) Planejamento.
(C) Implantao e acompanhamento.
(D) Levantamento de dados
03. (SURG Auxiliar Administrativo CONSULPAM/2014) A Organizao de Documentos e
Arquivos um servio que tem como finalidade principal:
(A) Buscar meios de engavetar a papelada e agilizar o atendimento das pendncias.
(B) Retirar os documentos das mesas dos profissionais e coloc-los em um arquivo, com o intuito de
diminuir a documentao exposta.
(C) Criar uma tcnica de incinerao para diminuir a papelada.
(D) Criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e trfego de documentos
nas empresas, por intermdio da implantao de tcnicas e metodologias de organizao e
gerenciamento de arquivos.
GABARITO:

1) A;
2) D;
3) D.
Nesse contexto, tanto as organizaes pblicas quanto privadas buscam meios de gerenciar seus
ativos informacionais, que fogem do simples arquivo em papel e transformam-se em centros de
informaes e conhecimento compostos por cadeias de bits. Os arquivistas precisam gerenciar as
informaes em meio digital de forma que esses estejam disponveis aos seus usurios, mantendo a
integridade e autenticidade.
Frente necessidade de gerenciar os documentos eletrnicos, surgiu a tecnologia de
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), que constitui-se em uma ou mais tecnologias
aplicadas gesto documental, abrangendo a classificao, avaliao, captura, e/ou demais
procedimentos.
O Conarq define GED como:
Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no estruturada de um rgo ou
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura; gerenciamento;
armazenamento e distribuio.
Todos os documentos so digitalizados em scanners especiais, depois conferidos e gravados em
meios magnticos ou discos pticos. O GED aumenta a produtividade, qualidade e agilidade nos
processos de trfego de informaes e armazenamento de documentos digitais e eletrnicos em
mdias de alta capacidade. Este processo feito com a mais alta segurana e eficincia.
Usar o GED no obriga que as informaes estejam em meio eletrnico. Um documento em papel
pode cumprir toda a sua funo em qualquer processo, mesmo em papel e ser arquivado neste
mesmo meio, ou de forma heterognea. Iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em
meio eletrnico.
Principais vantagens:

Segurana do acervo;
Reduo dos custos de rea utilizada, de cpias e custos com pessoal;
Controle da localizao dos documentos;
Proteo contra perda de documentos;
Controle de acesso aos documentos;
Conservao dos "originais";
Menos recursos de distribuio;
Mltipla indexao;
Padronizao dos formatos, dos processos e da localizao;
Acesso informao por mltiplos usurios simultaneamente.

Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite que
empresas gerenciem seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais
diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrnicas, arquivos de texto
etc.
As principais tecnologias relacionadas ao GED so:
Capture - Acelera processos de negcio atravs da captao de documentos e formulrios,
transformando em informaes confiveis e recuperveis, passveis de serem integradas a todas as
aplicaes de negcios.

Document Imaging (DI) a tecnologia de GED que propicia a converso de documentos do meio
fsico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para converso de
papel em imagem, atravs de processo de digitalizao com aparelhos scanners.
Document Management (DM) ou (Gerenciamento de Documentos) - a tecnologia que permite
gerenciar com mais eficcia a criao, reviso, aprovao e descarte de documentos eletrnicos.
Dentre as suas principais funcionalidades esto o controle de informaes (autoria, reviso, verso,
datas etc.), segurana, busca, check-in / check-out e versionamento.
Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma organizao, garantindo que as
tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organizam
tarefas, prazos, trmites, documentos e sincroniza a ao das pessoas.
COLD/ERM Tecnologia que trata pginas de relatrios, incluindo a captura, indexao,
armazenamento, gerenciamento e recuperao de dados. Esta tecnologia permite que relatrios
sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
Forms Processing (processamento de formulrios) - tecnologia que possibilita reconhecer as
informaes e relacion-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de
digitao. Neste sistema so utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical
Character Recognition) para o reconhecimento automtico de caracteres.
Records and Information Management (RIM) - o gerenciamento do ciclo de vida de um
documento, independente da mdia em que se encontre. Atravs de um sistema RIM gerencia-se a
criao, armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e descarte dos
documentos, sob o controle de categorizao e tabelas de temporalidade.
Teorias existem diversas:
- ECM a evoluo do GED.
- GED direcionado apenas gesto de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de
workflow / BPM / RM.

Formatos de arquivos mais comuns utilizados para a produo de documentos ou objetos em GED

TIFF (Tagged Image File Format) o padro de fato usado na indstria de GED. Embora existam
dezenas (para no dizer centenas) de tipos de TIFF o realmente adotado na grande maioria das
aplicaes. Permite alto nvel de compactao e arquivos multipaginados.
JPEG (Joint Photographic Experts Group) Mais utilizado para imagens em tons de cinza e colorido.
No permite arquivos multipaginados.
PDF (Portable Document Format) formato originalmente desenvolvido pelo Adobe, permite
arquivos multipaginados, possibilitando combinar diferentes tipos de compresso de dados,
diferentes fontes de imagens, possibilidade de adicionar ndices ao documento, alm de uma srie
de outras interessantes caractersticas. Muito utilizado na Internet, tem sido amplamente usado em
aplicaes de GED.
BITMAP (Binary Mapping Photographic) e GIF (Graphics Interchange Format) so outros formatos
nativamente digitais, tambm muito utilizados na produo de documentos em gerenciamento
eletrnico de documentos.
ARMAZENAMENTO O GED pode ser armazenado usando alguns meios, como:
CD-ROM os CDs so universais e largamente utilizados. A capacidade de cada CD de 650 MB, e
pode ser utilizado individualmente, em torres de CD ou Jukebox;
Discos ticos so largamente utilizados para o arquivamento de documentos, imagens e
relatrios. A capacidade atual de cada mdia de 5.2 GB e mais utilizada em Jukebox a um baixo
custo;
DVD so tambm mdias com alto poder de armazenamento. O DVD uma evoluo do formato
de CDROM com alta capacidade;
Jukebox so equipamentos que permitem armazenar near-line muitos discos em seus slots e
quando uma informao solicitada, o disco conduzido por um brao mecnico para um drive para
a leitura ou gravao. Os jukeboxes podem ser utilizados com Discos pticos, DVDs ou CDs;
Fitas ainda so o meio mais barato e mais utilizado para armazenamento da informao, sendo
largamente utilizadas como backup de segurana. Suas informaes no esto disposio OnLine do software de gerenciamento de imagens e documentos, podendo ser recuperadas atravs da
utilizao de software auxiliar.
Ento, de forma resumida podemos dizer que o GED tem como foco principal gerenciar informaes
contidas em documentos. Dependendo de algumas caractersticas particulares dos documentos em
questo, tais como: tipo fsico apresentao, tipo ou uso desejado, etc.
INDEXAO Descreve e identifica no documento o seu assunto. Procedimento de leitura do
documento e a extrao dos conceitos visando recuperao da informao. Portanto a indexao
definida como a (operao que consiste em escrever e caracterizar um documento, com o auxlio
da representao dos conceitos nela contidos).
O indexador um leitor, que faz anlise de um documento com a finalidade da indexao, visando
representar o contedo atravs de termos que possibilitar sua recuperao por um usurio do
sistema de informao.
A indexao automatizada consiste em fazer o computador reconhecer palavras que aparecem no
ttulo, no resumo do documento, ou no seu prprio texto. Os termos reconhecidos so incorporados
em um arquivo de pesquisa e servem para recuperar o documento. A indexao automatizada uma
tcnica cada vez mais utilizada, com muito futuro, apesar dos problemas que ainda encontra.

Ela pressupe que se introduza no computador o texto do documento, ou ao menos o ttulo e o


resumo do autor. O computador utiliza diferentes mtodos para identificar os termos significativos.
Pode-se, por exemplo, comparar pelo computador, os termos do resumo com os descritores da
linguagem documental.
Cada vez que um descritor aparece no resumo, o documento indexado com o termo
correspondente. Este mtodo eficaz apenas em campos muito especficos do conhecimento onde
a linguagem natural e a linguagem documental so muito prximas. Podem-se fazer tambm
anlises estatsticas em uma amostragem dos textos e determinar a frequncia com que aparecem
as palavras. Aquelas que aparecem constantemente so consideradas como sem significado.
QUESTES:
01. (TRT - Analista Judicirio FCC/2013) Em GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), a
tecnologia, tambm conhecida como Gerenciamento Corporativo de Relatrios, que possibilita que
os relatrios sejam gerados e gerenciados na forma digital, na qual tambm possvel efetuar
anotaes sobre estes relatrios sem afetar o documento original, chamada de:
(A) Document Imaging.
(B) RIM.
(C) Workflow.
(D) COLD/ERM.
(E) Forms Processing.
02. (DNIT - Analista Administrativo ESAF/2013). O GED (Sistema de Gerncia Eletrnica de
Documentos):
(A) Incorpora funcionalidades de rateamento de informaes e automao de fluxos de
monitoramento.
(B) Incorpora funcionalidades de roteamento de informaes e automao de fluxos de trabalho.
(C) Seleciona funcionalidades de roteamento de demandas e automao de procedimentos de
produo.
(D) Incorpora estruturas de inferncia de informaes e concepo de fluxos de enquadramento.
(E) Incorpora funcionalidades de rateamento de aes e inferncia de trabalho vinculado.
03. (ANP- Analista Administrativo CESPE/2013) Com relao preservao e ao gerenciamento
eletrnico de documentos digitais, julgue os itens a seguir. A converso utiliza um software que
simula o ambiente operacional do documento original, de forma a permitir o uso do programa original
no sistema de computador corrente, preservando o formato de dados original do documento.
( ) Certo ( ) Errado.
04. (ANP- Analista Administrativo CESPE/2013) Com relao preservao e ao gerenciamento
eletrnico de documentos digitais, julgue os itens a seguir. A migrao pode ser feita por meio da
alterao do suporte, da atualizao ou da alterao do programa ou pela conjugao dos dois
anteriores. Na segunda opo, no h alterao do documento.
( ) Certo ( ) Errado.

Capture - Acelera processos de negcio atravs da captao de documentos e formulrios,


transformando em informaes confiveis e recuperveis, passveis de serem integradas a todas as
aplicaes de negcios.
Document Imaging (DI) a tecnologia de GED que propicia a converso de documentos do meio
fsico para o digital.
Document Management (DM) ou (Gerenciamento de Documentos) - a tecnologia que permite
gerenciar com mais eficcia a criao, reviso, aprovao e descarte de documentos eletrnicos.
Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma organizao, garantindo que as
tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
COLD/ERM Tecnologia que trata pginas de relatrios, incluindo a captura, indexao,
armazenamento, gerenciamento e recuperao de dados. Esta tecnologia permite que relatrios
sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
Forms Processing (processamento de formulrios) - tecnologia que possibilita reconhecer as
informaes e relacion-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de
digitao.
Records and Information Management (RIM) - o gerenciamento do ciclo de vida de um
documento, independente da mdia em que se encontre.
02. Resposta: B. A necessidade de um gerenciamento proativo de documentos eletrnicos, levou a
evoluo desses sistemas, que hoje incorporam funcionalidades de roteamento de informaes e
automao de fluxos de trabalho. Alguns desses sistemas hoje possuem sistemas de workflow
acoplados.
03. Resposta: Errado. A EMULAO utiliza um software que simula o ambiente operacional do
documento original, de forma a permitir o uso do programa original no sistema de computador
corrente, preservando o formato de dados original do documento.
04. Resposta: Errado. Migrao o conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a
capacidade dos documentos digitais serem acessados face s mudanas tecnolgicas, que consiste
na transferncia de um documento digital.

ARQUIVAMENTO Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado,


obedecendo s seguintes operaes:
a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificao atribuda ser mantida ou
alterada.
b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm
disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e
volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa,
rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao. Os dossis,
processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas
dimenses. Esta operao possibilita:
Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios
dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas.
Dossis: Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, ordenados
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta: 061 PRODUES EDITORIAIS
Dossis: 061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
061.2 DISTRIBUIO. PROMOO e DIVULGAO.
Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo,
firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo
assunto. Exemplo:
Pasta: 021.2 EXAMES DE SELEO.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira,
caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase deve-se ter muita ateno, pois um
documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao
quando solicitado posteriormente.

Rotinas Correspondentes s Operaes de Arquivamento:


1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento
com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida
(cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de cpias,
eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com
exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem
soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas suspensas,
gavetas e caixas;

6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo, boletins e atas, em caixas
apropriadas, procedendo ao registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou
outros documentos so retirados do arquivo para:
A. Emprestar aos usurios;
B. Prestar informaes;
C. Efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo (ver item
2.3), no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados,
alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data
da devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como finalidade controlar o prazo para
devoluo do documento e servir como indicador de sua frequncia de uso, fator determinante para
o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s)
documento(s) retirado(s). O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora que substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser
eliminada quando da devoluo do documento;
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana, quando
vencido o prazo de devoluo.
01. (TCE/ES - Analista Administrativo - Arquivologia CESPE/2013) Assinale a opo que apresenta
a ordem cronolgica correta das operaes realizadas na organizao dos documentos de arquivo.
(A) classificao, arquivamento e ordenao;
(B) ordenao, classificao e arquivamento;
(C) classificao, ordenao e arquivamento;
(D) arquivamento, ordenao e classificao;
(E) ordenao, arquivamento e classificao.
02. (CNMP - Tcnico do CNMP Administrao FCC/2015) A operao de reunir os documentos
classificados sob um mesmo assunto corresponde a:
(A) Ordenao.
(B) Arquivamento.
(C) Estudo.
(D) Codificao.
(E) Inspeo.
03. (DPE/TO - Assistente de Defensoria Pblica UFT/2012) A ordenao corresponde disposio
dos documentos em pastas e destas dentro de arquivos. A escolha da forma de ordenao depende
muito da natureza dos documentos. So mtodos bsicos de ordenao, EXCETO:
(A) Ordenao alfabtica;
(B) Ordenao cronolgica;
(C) Ordenao aleatria;
(D) Ordenao geogrfica.

04. (MEC - Agente Administrativo CESPE/Adaptada). Arquivamento o conjunto das operaes de


acondicionamento e armazenamento de documentos. ( ) Certo ( ) Errado.
GABARITO:
1)
2)
3)
4)

C;
A;
C;
CERTO.
REGISTROS , TRAMITAO E CADASTRO DE DOCUMENTOS

Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de gesto documental e protocolo, que sero
de grande importncia para uma melhor compreenso do tema proposto:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
(Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991).
A gesto de arquivos um processo essencial no andamento da organizao. necessrio
estabelecer uma srie de prticas que garanta a organizao e preservao de arquivos, para que a
empresa possa tomar decises, recuperar informaes e preservar a memria dos arquivos.
O gerenciamento de documentos arquivsticos assegura empresa ter um maior controle sobre as
informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos so guardados,
desenvolver as atividades com maior rapidez e eficincia e melhorar o atendimento aos clientes.
PROTOCOLO Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento,
registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio
nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
(PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
O grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos contribuiu para o aumento da produo
de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no
sentido de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos.
Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas
documentais desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por
inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar esse e outros
problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo.
Durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de
alguns rgos como Protocolo e Arquivo.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle,
bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do
campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea).
RECEBIMENTO Principais atividades Receber o documento; separa os documentos (oficial do
particular, ostensivo do sigiloso); encaminhar os documentos de natureza sigilosa e particular aos
determinados destinatrios; interpretar e classificar os documentos ostensivos; encaminhar os
documentos ao setor de registro e movimentao.

Destacam-se as recomendaes de recebimento e registro:


Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo
as de carter particular a seus destinatrios. Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu
curso, a fim de cumprirem suas funes.
Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu
destinatrio. Para isto, recomenda-se:
Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de
carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios;
Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivo por meio da leitura, requisitando
a existncia de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio; carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
TRAMITAO A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente das
etapas anteriores serem feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo,
saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j
passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes
dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades,
como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor
probatrio, por exemplo.
Nenhuma correspondncia oficial recebida poder permanecer sem tramitao no Protocolo-Geral e
no Processamento Tcnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas s sextas-feiras, vspera de
feriados e pontos facultativos.
Todo documento dever ter sua tramitao registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a
tramitao informal. A tramitao de documentos ser efetuada de forma descentralizada, sendo a
ltima unidade organizacional, detentora do documento, responsvel por dar continuidade
tramitao no sistema informatizado.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este
a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se
importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento.
A EXPEDIO trata da sada da correspondncia e demais documentos de uma instituio, a qual
envolve procedimentos inerentes s rotinas da expedio de documentos.
Dentre as recomendaes com relao expedio de documentos, destacam-se:
Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados;
Separar as cpias, expedindo o original;
Encaminhar as cpias ao Arquivo.
vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio
possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, servem apenas como exemplos
para a elaborao de rotinas em cada instituio.

Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de Arquivos, tudo
depende dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser
classificados: Segundo as entidades criadoras e mantenedoras:
Pblicos (federal, estadual, municipal)
Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes).
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
DETALHES:
As atividades de (controle, organizao e acesso) no so exclusivas dos documentos nos arquivos
correntes. Incluem-se tambm os documentos que esto guardados temporariamente nos arquivos
intermedirios (esta fase contempla o gerenciamento dos arquivos de 1 e 2 idades).
As fases da gesto de documentos so (PUD): produo, utilizao e destinao.
Relativamente ao tema documentao:
I. Do ponto de vista bibliogrfico, documento qualquer obra manuscrita ou impressa;
III. No passado a documentao era esttica, funcionava como um simples arquivo;
IV. A documentao, juridicamente falando, representa uma prova em favor de fato ou informao;
A ordem cronolgica correta das operaes realizadas na organizao dos documentos de
arquivo : (COA) classificao; ordenao e arquivamento.
Arquivamento Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos.
1. Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos.
2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
Ordenamento dos documentos mtodos (AGCI):
A Alfabtico;
G - Geogrfico;
C - Cronolgico;
I - Ideogrfico (por assuntos).
Protocolo Setor responsvel por: recebimento, registro, distribuio e movimentao dos
documentos em curso.