FOLLOW-UP DE DOCUMENTOS

Um circuito documental compreende todo o percurso que determinado documento-tipo

faz dentro da sua empresa.
Exemplo de um circuito documental:

Pedido
de proposta

Oramento

Encomenda
de Cliente

Fatura

Recibo

Guia de transporte

Num circuito documental a sequncia e respetivo responsvel de cada etapa so

igualmente aspetos importantes, pelo que a sua programao e desenho exigem um
conhecimento profundo dos procedimentos da empresa.
Efetivamente a gesto documental relevante tanto no quotidiano administrativo e
tratamento de assuntos correntes, como no suporte probatrio ou informativo
tomada de deciso. Visando a racionalizao destes procedimentos, o investimento na
informatizao destes circuitos tem-se comprovado como uma tendncia que permite
benefcios em vrias reas:

A SOLUO ARTSOFT
Garantindo o cumprimento dos circuitos documentais definidos de acordo com os
processos da empresa, esta soluo ARTSOFT permite um controlo constante da
sua documentao, tanto por etapas (ex. criao, classificao ou aprovao),
como por estado (ex. por tratar, tratado, autorizado, no autorizado etc.) ou grupos
de tratamento (ex. recetor, operador e validador). Este mdulo respeita ainda
todos os nveis de validao definidos, impedindo que um documento passe para a
fase seguinte se falhar a aprovao do responsvel da atual etapa do circuito.

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A QUEM SE DESTINA?
Esta soluo dirige-se a todas as empresas que pretendam otimizar os seus circuitos documentais. Altamente flexvel e parametrizvel a cada funcionamento especfico, promove a desburocratizao dos seus circuitos documentais, evitando o
recurso ao papel, reduzindo custos, e otimizando a sua gesto documental,
controlo e arquivo.

CARACTERSTICAS E FUNCIONALIDADES
Gesto de documentos por modelos pr-parametrizados, consoante as necessidades
do utilizador;
Registo da documentao emitida, expedida e alterada;
Organizao e controlo do arquivo, com histrico de documentos (ex. data da
criao/aprovao, autor);
Parametrizao dos nveis de aprovao (ex. valor limite sujeito a autorizao);
Informao sobre o status de cada documento;
Receo automtica de avisos.

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COMO POSSO TIRAR PARTIDO DESTA SOLUO?

ENCOMENDAS A FORNECEDORES DE ECONOMATO
Processo tradicional
O departamento comercial necessita de imprimir documentao, mas o toner da
impressora ficou sem tinta. Um dos comerciais informa o seu superior direto que
necessrio efetuar uma compra de toner, registando esse pedido no respetivo
formulrio em papel, posteriormente entregue ao responsvel administrativo para
aprovao (juntamente com toda a restante documentao diria necessria a ser
revista). Repetindo este cenrio para outros departamentos, e outro tipo de necessidades consumveis, tanto a identificao das carncias, como o reporte, processo de
aprovao e respetiva comunicao da resposta obtida, podem tornar-se etapas
morosas; existe ainda a possibilidade do requerimento (em papel) se perder, ou de a
chefia no se encontrar no escritrio para aprovar o referido documento.
Com a Soluo ARTSOFT Follow up de
Documentos
A soluo Follow up de Documentos permite a criao de um Pedido de Encomenda que, requerendo uma descrio do material necessrio, pode ser
diretamente preenchido por quem detetou a carncia. Esse pedido vai ento percorrer o circuito pr-estabelecido, e
segue para validao do responsvel do
departamento que, com um clique, transmite esta informao ao responsvel da
empresa. A gerncia, ltimo elemento da
cadeia de aprovao, fica ento com um
acesso mais clere ao reporte das necessidade existentes, aprovando com facilidade os pedido pendentes, e mantendo
um histrico de encomendas sem cativar
espao fsico de arquivo. Esta soluo
evita ainda o uso de papis e permite
gerncia aprovar este documento fora do
escritrio, basta aceder ao ARTSOFT.

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NOTAS DE CRDITO
Processo tradicional
Um cliente pretende efetuar uma devoluo e requer a respetiva nota de crdito, contato esse registado telefonicamente por uma operadora. Esse pedido posteriormente transmitido ao comercial responsvel pela venda em causa, sendo que este,
depois de validar ou no o motivo da devoluo, reporta o mesmo ao seu superior que,
quando acima de determinado valor, envia esse documento gerncia. O ltimo
passo ento remeter uma resposta ao utilizador que trabalha com o software de
faturao que, em caso de aprovao, emite a nota de crdito requerida.
A repetio constante destes procedimentos registados em papel ou em suporte
de email - sem nenhum agente externo que controle o circuito, pode implicar esquecimentos, fugas de responsabilidade e menor rastreabilidade das causas referentes a
cada nota de crdito. A acrescer, esta documentao necessita de ser arquivada.

Com a Soluo ARTSOFT Follow up de Documentos

Com o registo do pedido de nota de crdito inserido no seu ERP, o circuito documental
flui normalmente, sem desvios, e de forma rastrevel. A rapidez de resposta tambm
exponencialmente aumentada, com o ltimo elemento da cadeia - a pessoa
responsvel pela faturao - a gerar automaticamente a nota de crdito a partir do
prprio pedido j aprovado.

DT-ftlfollowup-0216.2

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