INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTA DE INGENIERA Y CIENCIAS BSICAS

GERENCIA DE PROYECTOS INFORMTICOS
PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES
ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES
El Plan de Gestin de las Comunicaciones se ejecutar en todo momento, ya que es un
segmento importante para el desarrollo del proyecto, principalmente la comunicacin es
directa Director-Cliente, Director/Equipo de trabajo.
El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez
que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin
de los interesados.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
La actualizacin del Plan de Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.

Identificacin y clasificacin de interesados.

Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
El cierre del Plan de Comunicaciones se realizara en el momento en que el proyecto cumpla
con todas sus fases establecidas.
Se tienen que tener en cuenta estos documentos que son parte del desarrollo:
Obligatorios
Estos son los tipos de comunicacin requeridos por la compaa. Esta informacin se enva
directamente a los destinatarios.

Reportes de estatus de proyecto.

Actualizaciones frecuentes por correo de voz o reunin (de estatus).
Juntas de estatus.
Juntas con el equipo de trabajo.
Conferencias telefnicas y videoconferencias frecuentes con participantes distantes.
Reportes solicitados por participantes, grupos de inters o por el comit directivo.
Reportes financieros como presupuesto contra gasto, o cualquier otra informacin
financiera.

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Informativos
Esta es informacin que la gente quiere obtener conocimiento, o que pueden necesitar para
sus labores. Esta informacin se pone disponible por escrito, pero requiere que la gente
tome la iniciativa, o que obtenga la informacin:

Sesiones de creacin de conciencia (no son de formacin, capacitacin arranque,

solo se llevan a cabo para crear conciencia del proyecto y su importancia).

Entregables del proyecto localizados en un repositorio comn, directorio, sitio Web

o biblioteca a los que el equipo pueda tener acceso.

Preguntas frecuentes.

REGISTRO DE INTERESADOS
Los principales interesados en el proyecto son los clientes con los cuales se busca darle
solucin al problema, en este caso el interesado directo vendra siendo el patrocinador.
La comunicacin es directa entre equipo de trabajo y patrocinador, partiendo que este es el
que hace los requerimientos para lograr los cambios y mejoras en el transcurso del
proyecto, la forma para efectuar este tipo de cambios es a travs de reuniones y en segunda
instancia se usaran medios de transmisin y recepcin de mensajes como redes de
mensajera (Skype, Whats App)
REPORTE DE AVANCES
Los informes de avances sern elaborados por el equipo de trabajo (ingenieros,
diseadores, analistas de proyectos), quienes recopilarn la informacin en el formato de
reporte de avances establecido. Dichos reportes sern presentados en las reuniones de
control quincenal del proyecto, la informacin que debe ser presentada en el mismo
corresponde a:

Resumen de estado
Porcentaje de avance
Variaciones de costos
Variaciones del cronograma
ndice de desempeo del costo
ndice de desempeo del cronograma
Descripcin general del proyecto (tareas)
Historial de riesgos y problemas
Conclusiones y recomendaciones

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Curva S Programada Vs Curva S Real
Con la informacin presentada, el director del proyecto podr tomar las acciones ya sea
correctiva o preventiva segn se presente la situacin durante la ejecucin del proyecto.
METODOS DE COMUNICACIN
Los principales mtodos de comunicacin que se usaran en el trascurso del proyecto sern
la Interactiva y la tipo push, los cuales son puntos claves para el desarrollo de este.
La comunicacin interactiva es la primordial en este tipo de proyectos, ya que est
enfocada para los integrantes del equipo, en donde hay una comunicacin directa y es la
mejor forma de entender, y dar solucin a cualquier tipo de actividad que se presente, la
dimensin es de tipo Interna, Formal e Informal, Vertical y Horizontal.
Cuando nos referimos al tipo de comunicacin push, hablamos de la interaccin con el
cliente/patrocinador al momento de no poder realizar reuniones presenciales o con una
frecuencia ya planeada, y se tiene que recurrir a este tipo.
Los mtodos usados para el desarrollo del problema sern:

Reuniones
Correo Electrnico
Medios De comunicacin en tiempo real (Skype)
Contacto por medio telefnico

REUNIONES
El gerente de proyecto dirigir las reuniones de acuerdo a las fechas programadas dentro
del cronograma, el cual ser entregado al equipo de proyecto en la reunin de inicio del
proyecto, se determinar las personas que debern participar de la reunin. Se comunicar a
los interesados de acuerdo al calendario de reuniones, y se dirigirn las reuniones teniendo
en cuenta las siguientes recomendaciones:

Se crear una comunicacin agradable para que los interesados, beneficiando de esta
manera la participacin y la sinceridad de los participantes en la misma sobre los temas de
la agenda.
El intercambio de opiniones se efectuar con altura y en orden, para ello, el director del
proyecto indicar las reglas bsicas de comportamiento en reuniones.
Las reuniones se documentarn, mediante el uso de un acta, donde se indicar los nombres
de los participantes en la reunin y los puntos a tratar, as como los acuerdos alcanzados.

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PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
En caso d presentarse una polmica, el jefe de proyecto o moderador har de facilitador
para minimizar los conflictos, registrar las polmicas y distribuir el tiempo de las
intervenciones.
Se comunicar los resultados de la reunin a todos los interesados, impreso o por correo
electrnico.
PROCEDIMIENTO DE CONFLICTOS O PROBLEMAS
Este medio ser usado para buscar una solucin a un problema, conflicto o disputa

De presentarse un problema, se contactar inicialmente con el jefe inmediato para resolver

el problema.
Si el problema no es resulto, se contactar con algn miembro del equipo central del
proyecto, donde se solicitar la presencia de las partes involucradas en el problema.
De no encontrar solucin al problema, el ingeniero del proyecto proceder a escalar el
problema al director del proyecto y ste convocar al comit de control de cambios para
una reunin en el periodo ms corto posible.
Toda aquella reunin por corta o larga que sea, ser documentada para lograr identificar
soluciones para los conflictos o problemas.
MATRIZ DE COMUNICACIN
Responsable
de elaborar

Grupo
Receptor

Metodologa

Frecuencia

Director
Acta De Proyecto
del
Proyecto

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto,
Cliente

Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF

Solo una vez

Director
del
Proyecto

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto

Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF

Solo una vez

Plan del proyecto

(Plan de gestin
de tiempos, plan
Planificacin
de gestin de
detallada del
Director
recursos, plan de
proyecto (Alcance,
del
gestin de
tiempo, costos,
Proyecto
costos, plan de
RRHH)
gestin de RRHH,
plan de gestin
de riegos)

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto

Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF

Solo una vez

Informacin

Contenido

Inicio de
Proyecto

Datos sobre la
Iniciacin del
proyecto
(Objetivos,
Estructura,
Organigrama,
Estrategia)

Inicio de
Proyecto

Datos del alcance

del proyecto

Planificacin de
proyecto

Respons
able de
comunic
ar

Formato

Alcance del
Proyecto

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Estado del
Proyecto

Estado actual,
progreso, costos,
pendientes

Reporte de
avances

Director
del
Proyecto

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto,
cliente

Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF,
reunin
presencial

Estado del
Proyecto

Estado actual,
progreso, costos,
pendientes

Resumen del
avance

Director
del
Proyecto

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto

Reunin
presencial

Coordinacin del
proyecto

Estado de las
tareas de gestin
del proyecto

Acta de
reuniones

Director
del
Proyecto

Avances del
proyecto

Estado de las
tareas del
proyecto

Estado de las
Tareas

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto

Acta de
reuniones

Equipo
del
proyecto

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto
director del
Proyecto,
cliente

Estado de cada
tarea en curso

Listar las tareas

realizadas

Equipo
del
proyecto

Equipo del
proyecto

Equipo del
proyecto
director del
Proyecto

Gestin de
cambios

Informar sobre
cambios que se
hallan solicitado

Solicitud de
cambio

Clientes,
Equipo del
proyecto

Director del
Proyecto

Gestin de
cambios

Informar sobre
cambios que se
hallan solicitado

Acta de
reuniones

Clientes,
Equipo del
proyecto

Cliente,
Equipo del
proyecto

Clientes,
Equipo
del
proyecto
Director
del
Proyecto

Cierre del
Proyecto

Informacin sobre
la finalizacin del
proyecto

Acta de
reuniones

Director
del
Proyecto

Equipo del
proyecto

Cliente,
Equipo del
proyecto

Cierre del
Proyecto

Informacin
general de la
finalizacin y
lecciones
aprendidas

Acta de
reuniones

Director
del
Proyecto

Equipo del
proyecto

Cliente,
Equipo del
proyecto

Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF,
publicar en el
repositorio
central
Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF,
publicar en el
repositorio
central
Reunin al inicio
del da,
actualizacin de
las tareas
realizadas por
cada integrante
del equipo
Documento
digital en PDF
enviado por
correo
Reunin
presencial
Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF,
reunin
presencial
Entrega de
documentacin
digital en
formato PDF,
reunin
presencial

Cada quince das

Cada quince das

cada semana

cada semana

Diario (15 minutos )

Depende del cliente

Depende del cliente,

gerente

Solo una vez

Solo una vez