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CRIAO E MANIPULAO DE

BASES DE DADOS EM ACCESS


PARTE I

PROF. F. MRIO MARTINS


DI/UM
2012
Introduo:

O SGBD Microsoft Access permite-nos criar e gerir a informao em bases de


dados relacionais de mdia dimenso, oferecendo um ambiente visual de
trabalho.

As entidades fundamentais de organizao da informao designam-se por


tabelas mas existem outros objectos muito importantes em Access,
designados por formulrios, consultas e relatrios.
Formulrios so objectos criados pelo utilizador que permitem controlar a
entrada e apresentao visual dos dados que se encontram nas tabelas,
oferendo vistas estruturadas dos mesmos.

Consultas so objectos construdos pelo utilizador que permitem realizar


operaes de consulta dos mais variados tipos (seleces) aos dados das
diversas tabelas da base de dados, quer estes estejam relacionados ou no
entre si.

Projecto Access 1 Parte I

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Relatrios permitem fazer resumos e impresses dos dados das tabelas,


transformando tais dados em relatrios de carcter profissional com
informaes detalhadas ou sintticas, textuais ou grficas at.

O ambiente de trabalho do Access, e as respectivas funcionalidades, dividemse por separadores com abas identificativas no topo da janela.

So os seguintes os separadores principais:


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Criar: separador onde se encontram as ferramentas para criar tabelas,


formulrios, consultas e relatrios.

Dados Externos: separador onde se encontram as funcionalidades de


importao e exportao de dados, por exemplo de e para Excel.

Ferramentas da Base de Dados: permitem analisar as tabelas e os seus


relacionamentos, converter bases de dados Access para outros formatos
muito comuns, dividir a base de dados em dados e no dados (como
consultas e formulrios), etc.

Folha de Dados: separador associado utilizao de tabelas e que contm


todas as funcionalidades para criar relacionamentos, ver a tabela sob vrias
formas, adicionar dados, etc.

Recorrendo a um projecto concreto, vamos em seguida percorrer todas estas


funcionalidades do Access, criando todos os tipos de objectos referidos antes,
passo a passo, designadamente criando tabelas e, a partir destas,
formulrios, relatrios, exportaes e consultas, dividindo tal percurso em
vrias partes de complexidade crescente.

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PROJECTO:
Pretende-se criar uma base de dados em Access para registo e
gesto dos livros partilhados pelos vrios estudantes de uma
repblica universitria.
Sobre cada estudante pretende ter-se as seguintes informaes:
Nmero de Aluno, Nome, Curso, Ano, Cidade, Telefone e Idade.
Sobre cada livro pretende registar-se: Cota (cdigo interno
repblica), Ttulo, Autor, Editora, Ano, Tema e o aluno que o
emprestou biblioteca colectiva.
ESQUEMA DA BD BIBLIOTECA_UNI:
Estudante(NumAl, Nome, Curso, Ano, Cidade, Telf, Idade)
Livro(Cota, Titulo, Autor, Editora, Ano, Tema, NumAl)

FASE 1: OBJECTIVOS
CRIAO

DA BASE DE DADOS VAZIA;

CRIAO

DAS TABELAS;

CRIAO

DOS RELACIONAMENTOS ENTRE TABELAS;

PREENCHIMENTO

1.1.- CRIAO

DAS TABELAS;

DA BASE DE DADOS VAZIA;

Aps invocao do Access, na pgina de entrada selecionar Base de Dados


Vazia e introduzir o nome da nova BDs (BIBLIOTECA_UNI).

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1.2.- CRIAO

DAS TABELAS.

A criao de tabelas pode ser realizada em modo/vista de Folha de Dados ou


de Estrutura. Vamos selecionar o modo/vista Estrutura e dar um nome
tabela, cf. Estudante.

Depois de estarmos na Vista de Estrutura, vamos definir as caractersticas de


cada um dos atributos ou campos, designadamente o seu nome, o seu tipo e
outras caractersticas, ou seja, vamos introduzir os dois esquemas que iro
fazer parte da BD.
No caso da tabela Estudante teremos as seguintes definies:
NumAl: Nmero do aluno (chave primria). Texto. Obrigatrio.
Nome: Nome do aluno. Texto. Obrigatrio.
Curso: Curso do aluno. Texto. Obrigatrio.
Ano: Ano do curso. Inteiro.
Cidade: Cidade do aluno. Texto.
Telf: Telefone ou telemovel. Texto.
Idade: Idade do aluno. Inteiro.
Em viso de estrutura cada campo visualizado individualmente para que as
suas propriedades sejam introduzidas.
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No caso da tabela Livro teremos as seguintes definies:


Cota: Cdigo e localizao do livro (chave primria). Texto. Obrigatrio.
Titulo: Titulo do Livro. Texto. Obrigatrio.
Autor: Autor do livro. Texto. Obrigatrio.
Editora: Editora do livro. Texto.
Ano: Ano do livro. Inteiro.
Tema: Tema do livro. Texto.
NumAl: Nmero do dono do livro (chave estrangeira). Texto.
Obrigatrio.
Existem muitas mais caractersticas que podem ser definidas para os
atributos mas de momento referiremos apenas estas que resultam da anlise
do projecto.

Projecto Access 1 Parte I

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Depois de definir as caratersticas de cada campo, guardar e fechar as


tabelas.
Teremos assim a nossa BD j com a estrutura de cada uma das duas tabelas
definida, Seleccionando a aba Estudante ou a aba Livro temos acesso a cada
uma das estruturas. Atravs do painel Todas as Tabelas teremos acesso s
tabelas efectivas, ou seja, aos registos guardados em cada uma delas. De
momento ambas esto vazias (e fechadas).
1.3.- CRIAO

DE

RELACIONAMENTO

ENTRE AS TABELAS.

Temos agora, mesmo antes de introduzirmos os dados nas tabelas, de definir


a forma como as duas tabelas esto relacionadas entre si. Sabemos que o
atributo NumAl na tabela Livro uma chave estrangeira que corresponde
chave primria NumAl da tabela Estudante. Por isso, e porque sabemos que
cada estudante poder ter na biblioteca vrios livros que emprestou, vamos
estabelecer um relacionamento de 1 para N entre a tabela Estudante e a
tabela Livro.
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Comeamos por selecionar o separador Ferramentas da Base de Dados, que


nos d acesso a vrias ferramentas das quais vamos escolher a opo
Relaes.

Somos conduzidos ao painel onde iremos estabelecer os relacionamentos


pretendidos entre as tabelas. O Access apresenta-nos a lista das tabelas
actuais. Desta lista seleccionamos as tabelas que pretendemos relacionar
neste momento, no nosso caso as duas que existem, e o Access apresenta-as
sob a forma de caixas com os seus atributos no painel de relacionamentos.

Agora teremos que relacionar os campos que nos interessam.


Para tal, seleccionamos o campo NumAl na tabela Estudante e arrastamos
esse campo at ao campo respectivo da tabela Livro. Quando terminamos, o
Access abre uma janela de dilogo onde apresenta os nomes dos campos
relacionados e nos permite introduzir as caractersticas do relacionamento.
Neste caso pretendemos uma relao 1:N entre os campos NumAl, e
pretendemos que as tabelas estejam sempre sincronizadas nos seus valores,
ou seja, se apagarmos o registo de um dado estudante os registos dos seus
livros sero tambm automaticamente apagados da tabela Livro. Para tal,
vamos acionar o mecanismo de Integridade Referencial cf. imagem seguinte.

Projecto Access 1 Parte I

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Quando se clica no boto Criar o Access confirma ento o relacionamento


estabelecido e apresenta a imagem do relacionamento estabelecido.
Projecto Access 1 Parte I

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Terminamos esta etapa guardando e fechando o objecto Relaes da nossa


base de dados.

Temos os esquemas das nossas tabelas definidos e temos os relacionamentos


estabelecidos. Agora temos que introduzir os registos de informao.

1.4.- INTRODUO

DE DADOS (REGISTOS) NAS TABELAS.

Seleccionando a tabela Estudante no painel de Todas as Tabelas, temos


acesso a uma janela onde poderemos introduzir linha a linha os registos que
pretendemos. De momento vamos fazer o preenchimento das tabelas usando
esta forma mais simples de introduo de dados.

A linha marcada com o carcter * representa sempre a primeira linha vazia


da tabela, sendo de notar que na parte inferior da janela temos disponvel um
pequeno painel que nos permite navegar pelos registos da tabela usando
botes especficos de leitura bvia. tambm apresentado o nome do
campo onde nos encontramos tal como o identificmos na respectiva
Descrio.

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Depois de inserirmos os registos pretendidos guardamos a tabela Estudante e


vamos preencher a tabela Livro.

Temos agora as nossas tabelas preenchidas com os seus registos iniciais.

FASE 2: FORMULRIOS.

CRIAO

DE FORMULRIOS PARA APRESENTAO DE DADOS;

CRIAO

DE FORMULRIOS PARA INTRODUO DE DADOS NAS TABELAS;

2.1.- CRIAO

DE

FORMULRIOS

PARA

APRESENTAO

DE DADOS.

Criadas as tabelas da BD vamos em seguida criar alguns formulrios, primeiro


para podermos visualizar de vrias maneiras os dados das nossas tabelas e
posteriormente para termos formas mais sofisticadas de introduzirmos novos
dados sempre que tal seja necessrio.
Projecto Access 1 Parte I

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Seleccionada a aba Criar seleccionamos a opo Formulrio.

Vamos criar um primeiro formulrio para a tabela Livro j que esta ainda se
encontra activa pois acabmos de a criar.
Seleccionada a opo Formulrio, o Access apresenta-nos de imediato um
formulrio sob a forma de uma Vista de Esquema da tabela Livro, de novo
tendo no rodap da janela o painel de navegao para percorrermos a tabela.

Entramos no separador Ferramentas de Esquema de Formulrio que nos abre


imensas possibilidades quanto edio de formulrios. Associados a uma
dada tabela podemos ter imensos formulrios em funo do que
pretendemos visualizar e de formatos nos quais queremos visualizar a
informao.
Este primeiro formulrio o de base mas com ele j podemos percorrer os
registos da tabela um a um e at introduzir mais registos.
Temos disponveis trs vistas sobre um formulrio: Vista de Esquema, Vista de
Formulrio e Vista de Estrutura.
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A Vista de Estrutura d-nos a forma actual (estrutura) do nosso formulrio de


nome Livro, apresentando o seu logotipo padro, o cabealho e os vrios
campo na seco Detalhe. Todos estes items podero ser configurados por
ns. De momento vamos apenas mudar o nome do formulrio para
Livro_FormBase e no seu cabealho escrever Registo de Livros da Biblioteca.
Vamos em seguida selecionar a tabela Estudante e criar um formulrio do
tipo listagem para esta tabela.
Seleccionamos a aba Criar, seleccionamos Formulrio e aparece-nos de
imediato a forma padro de formulrio, na vista de esquema, com a
curiosidade particular de vermos de imediato os registos da tabela de livros
que neste momento se encontram associados ao registo de estudante actual.

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2.1.- CRIAO

DE

FORMULRIOS

PARA INTRODUO DE DADOS.

Novos registos de estudantes poderiam ser agora inseridos usando este


formulrio. Vamos passar para a vista de estrutura e mudar o cabealho do
formulrio escrevendo Registo de Estudantes, gravando-o com o nome
Estudante_FormBase.

Usando estes dois formulrios vamos agora inserir mais registos nas nossas
tabelas usando o formato de formulrio designado por Formulrio Dividido.
Este formato de formulrio permite-nos ter uma vista normal de formulrio da
tabela e na zona inferir uma vista de dados sobre a mesma tabela. Podem ser
assim vantajosos quer para inserir novos registos quer para alterar registos
mal introduzidos ou cujos dados queremos modificar.
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Vamos guardar este formulrio com o nome Estudante_FormBase1 e vamos


us-lo ento para inserir novos registos na tabela Estudante. Vamos fazer o
mesmo com a tabela Livro.

FASE 3: RELATRIOS.

CRIAO

DE

RELATRIOS

PARA APRESENTAO DE DADOS;

CRIAO

DE

RELATRIOS

COM AGRUPAMENTOS;

EXPORTAO

3.1.- CRIAO

DE

PARA

EXCEL;

RELATRIOS

PARA

APRESENTAO

DE DADOS.

Vamos fechar todos os objectos e abrir a tabela Estudante no painel de


trabalho. Em seguida, vamos selecionar a aba Criar e vamos selecionar
Relatrio.

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Os relatrios permitem-nos visualizar ou imprimir os dados das tabelas de


mltiplas formas, visando criar documentos de sntese sobre todos ou parte
dos dados em formatos distintos, eventualmente at sob a forma de grficos.
Vamos criar um primeiro relatrio simples sobre a tabela Estudante. Por
exemplo, vamos criar um relatrio Estudante_Rel1 que contenha os vrios
registos, formatando-o da forma que entendermos usando as ferramentas de
formatao, por exemplo para alterar o logotipo, definir a forma da grelha,
etc.

Para criarmos um relatrio para a tabela Livro, vamos agora usar o Assistente
de Relatrios e ver como nos poder ajudar.
O Assistente de Relatrios apresenta-nos uma caixa de dilogo na qual so
apresentados todos os campos da tabela Livro, que podemos escolher no
painel esquerda e passar -> para o painel da direita. Apenas os campos do
painel da direita faro parte do relatrio final. Vamos selecionar neste caso
Cota, Titulo e Autor para fazerem parte do relatrio final Livro_ListaSimples.

Projecto Access 1 Parte I

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Clicando no boto Seguinte prosseguiremos com a definio do relatrio. O


assistente colocar-nos- um conjunto de questes que tm a ver com a
estrutura do relatrio. Por exemplo, pretendemos neste caso que os livros
sejam ordenados por Titulo, e por Cota aps Titulo, de forma crescente.

Aps mais algumas definies o Access apresenta-nos a sua proposta de


relatrio.

Projecto Access 1 Parte I

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Guardamos a relatrio com o ttulo que lhe demos e em seguida podemos


passar para o modo de edio selecionando na respectiva aba a opo Vista
de Esquema ou Vista de Estrutura.

Comeamos em geral pela Vista de Esquema tal como acima, acertamos as


dimenses das colunas, tipo e cor de letra, etc.

Para formataes mais detalhadas mudamos para a Vista de Estrutura e


mudamos espaamentos, formatos de rodap, etc.
Editamos o relatrio como e quantas vezes o pretendermos at termos o
actual resultado final, usando todas as funcionalidades apresentadas na barra
de edio de relatrios, at chegarmos ao formato final do relatrio, usando
at vrias vistas.
Projecto Access 1 Parte I

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Tudo poder ser editado a qualquer momento no futuro.

Estando o relatrio pronto, devemos proceder sua visualizao prvia antes


de imprimir para que se garanta uma impresso correcta primeira. Clicando
no boto do lado direito do rato aparece-nos o menu de opes, entre elas a
opo de imprimir.

3.2.- CRIAO

DE

RELATRIOS COM AGRUPAMENTOS.

Vamos criar um relatrio a partir da tabela Estudante mas que apresente um


agrupamento especial: Para curso em que existam alunos inscritos
pretendemos listar os seus nomes e nmeros. Assim, estaremos a agrupar os
campos Nome e Nmero usando o campo Curso.
Vamos usar o Assistente de Relatrios depois de selecionar a tabela
Estudante.
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Seleccionamos os campos necessrios para o relatrio pretendido.

A
questo de selecionar o nvel de aninhamento seleccionmos o campo pelo
qual pretendemos agrupar todos os outros: Curso.

Projecto Access 1 Parte I

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Em seguida definimos as ordens particulares de apresentao (ordenao)


dos campos agrupados e em seguida algumas questes relacionadas com a
forma das pginas do relatrio, o seu ttulo, etc.

Projecto Access 1 Parte I

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Depois de todo este dilogo de definio de estrutura do relatrio realizada


a sua primeira visualizao que nos permitir em Vista de Esquema ou em
Vista de Estrutura acertar tipos de letra espaamentos e fundos at termos o
relatrio final com o desenho pretendido, por exemplo:

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3.3.- EXPORTAO

PARA

EXCEL.

Finalmente, e como experincia adicional, vamos exportar este relatrio para


uma folha de clculo Excel. Para tal, no menu Dados, seleccionamos Excel e
aps um dilogo para especificao da pasta para onde vamos exportar o
relatrio, a exportao realizada.
Apresenta-se a seguir o resultado em Excel. Veremos mais tarde como
realizar a operao inversa.

Projecto Access 1 Parte I

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Esta primeira parte do projecto de criao da base de dados BIBLIOTECA_UNI


est completa. Salvamos a base de dados uma ltima vez e samos do
Access.

Projecto Access 1 Parte I

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