(1) TIPO DE

PROCESO

A
P
O
Y
O

(2) PROCESO

G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A

(3) OBJETIVO

MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION

CONTROL, EVALUACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION
MATRIZ DE RIESGOS
IDENTIFICACION DEL RIESGO
(4)
(5) ACTIVIDADES
(6) FACTOR DEL (7) CAUSA
(8) RIESGO
PROCEDIMIENTO
RIESGO
1. RECEPCION DE BIENES Y
Operacional
Falta de revisin y conocimiento de las Elementos adquiridos no correspondan
ELEMENTOS
caractersticas de los elementos
con las especificaciones tcnicas
establecidas en los contratos.
2. ALMACENAMIENTO Y
Operacional
Limitaciones de espacio fsico.
Dificultad para el almacenamiento de
PRESERVACION DE BIENES Y
Informacin incompleta de los
elementos. Deterioro y perdida de los
ELEMENTOS.
elementos.
elementos
Operacional

Garantizar el
suministro de bienes
fsicos para las
actividades operativas y
administrativas con
criterios de
oportunidad, calidad, y
cantidad.

* Fallas tcnicas de los programas de

apoyo
(PCT).
* Los Formatos de solicitud de
elementos de consumo no diligenciados
correctamente.
* No existen controles apropiados.
* Eventos inesperados

Desactualizacin de la informacin

Legal

No cumplimiento del procedimiento y de

las normas

Sanciones de tipo legal

Financiero
Corrupcin

Faltante de elementos

3. ENTREGA DE BIENES Y
ELEMENTOS.
Recepcionar,
almacenar,
entregar e
inventariar los
bienes y
elementos

Operacional

4. MOVIMIENTO DE BIENES Y
ELEMENTOS.

Operacional
5. INVENTARIO DE BIENES Y
ELEMENTOS
Corrupcin

Detrimento patrimonial
Falta de coordinacin en el
traslado de elementos entre
funcionarios.

Desactualizacin de los Inventarios

Falta de control sobre los bienes

de la
EMPRESA.

Prdida de Inventarios.
Utilizacin de bienes de la
empresa para actividades particulares.
Inventarios obsoletos
No se refleje la informacin
contablemente. Informacin Contable
desactualizada

Falta de actualizacin en el sistema

6. REGISTRO EN EL SISTEMA

Tecnolgico

Desactualizacin de los Inventarios

ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION

(9)
FRECUE
NCIA

(10)
IMPACT
O

(11)
ALCAN
CE

(12)
CALIFICACIO
N (9+10+11)

2.5

2.2

ADMINISTRACION DEL RIESGO

(13) ZONA DE
RIESGO

BAJO

ALTO

MEDIO

BAJO

BAJO

BAJO

BAJO

BAJO

MEDIO
1

2.3

(14) ACCIONES DE
CONTROL

(15) EVIDENCIA DEL CONTROL

Revisin minuciosa de
especificaciones Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizacin de
procesos de entrega
de elementos a los
solicitantes. Adelantar procesos de
baja - Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizar procesos de
registro de la
informacin
aprovechando
disponibilidad del
sistema. Diligenciamiento de
formatos.
Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Verificar
mensualmente el
cumplimiento e
informar y realizar
ajustes al mismo
Verificar la situacin.
Informar a
cuentadantes y
adelantar los tramites
correspondientes
Realizacin de
inventarios
espordicos

Comunicacin a los proveedores.

Inventarios espordicos.
Informes de los cuentadantes.
Auditorias de Control Interno.

Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Coordinacin de
actividades con
Contabilidad

(16)
RESPONSABLES
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

(17)
VALORACION
DEL CONTROL

(18) RIESGO
Vs.
CONTROL

(19)
VALORACION
DEL RIESGO

ACEPTABLE

Actas del Comit de baja. Comprobante de salida de

elementos - Inventario de
elementos en depsito.

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

MODERADO

Comprobante de entrada y salida

de elementos de consumo y
devolutivos.
Formatos diligenciados

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno. Sistemas.

4.4

MODERADO

ACEPTABLE

ACEPTABLE

ACEPTABLE

ACEPTABLE

Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos

Registro contable consolidado

Actas de Inventarios firmadas .Comunicacin . - Procesos

disciplinarios

Formato traslado de elementos

Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos

Comunicacin escrita con

Contabilidad
Registros en el Sistema

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

ACEPTABLE

MODERADO
2

4.6

IDENTIFICACION DEL RIESGO

(1) TIPO
DE
PROCESO

A
P
O
Y
O

(2) PROCESO

G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A

(3) OBJETIVO

REALIZAR LOS
PROCESOS
DE INGRESO,
PERMANENCIA Y
RETIRO DE LOS
FUNCIONARIOS
DE LA EMPRESA
PROPORCIONANDO
CONDICIONES
PARA EL DESARROLLO
DE COMPETENCIAS,
HABILIDADES Y
APTITUDES Y
MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD DE VIDA
DEL
PERSONAL,
GARANTIZANDO LA
CALIDAD EN LA
PRESTACIN
DE LOS SERVICIOS Y EL
DESEMPEO DE LA
ENTIDAD.

(4)
PROCEDIMIENTO

SELECCIN,
VINCULACION,
INDUCCION Y
REINDUCCION Y
EVALUACION DE
PERSONAL.

CAPACITACIN,
BIENESTAR SOCIAL Y
SALUD
OCUPACIONAL

DESVINCULACION DE
PERSONAL

LIQUIDACION Y
PAGO DE NOMINA

ADMINISTRACION DE
HISTORIAS
LABORALES

(5) ACTIVIDADES

(6) FACTOR DEL

RIESGO

(7) CAUSA

(8) RIESGO

SELECCIN Y
REQUISITOS GENERALES,
VINCULACION DE
PERSONAL.

Operacional

La no objetiva seleccin de personal.

Baja productividad en los procesos de

la
Corporacin.

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

INDUCCION,
REINDUCCION.

Operacional

Desconocimiento de las actividades del proceso.

No cumplimiento de metas.

EVALUACION Y
SEGUIMIENTO DE
PERSONAL.

Operacional

Limitados parmetros para evaluar.

Evaluaciones no objetivas.
Acciones legales contra la empresa.

Legal

No cumplimiento de la norma

IDENTIFICACION Y
EVALUACION DE
NECESIDADES,
ELABORACION,
EJECUCION Y
SEGUIMIENTO DE LOS
PLANES

Financiero

Limitaciones financieras.

Operacional

Bajo sentido de pertenencia por las actividades que se

desarrollan. Incumplimiento de los proveedores.

Cumplimiento parcial de las actividades y

planes.
Cumplimiento parcial de las actividades y
planes.

RECEPCION DE
SOLICITUD DE RETIRO,
ELABORACION DE ACTO
ADMINISTRATIVO,
DESVINCULACION DEL
FUCIONARIO.

Legal

No cumplimiento del debido proceso.

Acciones legales contra la empresa.

Operacional

No cumplimiento
procedimientos

No cumplimiento del desarrollo del

procedimiento

RECEPCION DE
NOVEDADES,
ELABORACION Y
LIQUIDACION DE LA
NOMINA, VALIDACION DEL
SOI, ENTREGA DE
COMPROBANTES DE
PAGO.

Operacional

1. Envo inoportuno de las novedades por parte de los

responsables.
2. Inadecuado funcionamiento del software.

1. Entrega inoportuna de la nmina y

sus soportes al rea financiera.
2. Perdida de la informacin de nomina

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

RECEPCION DE
DOCUMENTOS,
APERTURA DE
EXPEDIENTES DE
HISTORIAS LABORALES,
DILIGENCIAMIENTO DE
HOJA DE CONTROL,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
A LAS HISTORIAS
LABORALES,
EXPEDICION DE
CERTIFICACIONES

Operacional

Entrega inoportuna de informacin

Desactualizacin de hojas de vida para toma

de decisiones.

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

de

actividades dentro de los

ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION

(9)
FRECUENCIA

(10)
IMPACTO

(11)
ALCANCE

(12)
CALIFICACION

ADMINISTRACION DEL RIESGO

(13) ZONA
DE RIESGO

BAJO
1

1.8

1.8
BAJO

1.8
BAJO

2.3

MEDIO

1.5

BAJO

2.3

MEDIO

MEDIO
3

2.2

(14) ACCIONES DE
CONTROL

(15) EVIDENCIA
DEL CONTROL

1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Verificacin de
requisitos y perfiles
para el cargo.

1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Historia laboral,
Resolucin y Acta
de
Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Resolucin y
Acta de Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Listado de
asistencia, Lista de
chequeos
diligenciados.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de

1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Actualizar
permanentemente el
Norma grama.

1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Registros de la
actividad realizada.

1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Identificacin de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Identificacin
de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

(16) RESPONSABLES

Secretario General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI

Oficina Jurdica (Jefe) Secretario

General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI

(17) VALORACION
DEL CONTROL

(18) RIESGO
Vs.
CONTROL

3.6

(19)
VALORACION
DEL RIESGO

MODERADO

1.8
ACEPTABLE

1.8

Talento Humano (Asesor)

ACEPTABLE

4.6

Subdirectores y Jefes de oficina,

Asesor Talento Humano, Auditor
OCI

MODERADO

Subdirectores y Jefes de oficina,

Asesor Talento Humano, Auditor
OCI

Secretario General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI

4.6

MODERADO

Talento Humano (Asesor,

4.4

MODERADO

1.5
ACEPTABLE

Auditoras
realizadas por
control interno.
1.
BAJO
1

1.6

1.5

BAJO

1.8

BAJO

Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Elaboracin y
revisin de actos
administrativos.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Pre nmina.
2. Copias de
seguridad rea de
sistemas y Soporte
Lgico
3. Seguimiento por
parte de la oficina
de control interno.

1.

2.1

2,8

2.1

MEDIO

ALTO

MEDIO

Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Verificacin
hojas de vida.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Custodia Historias
laborales
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Comprobante de
pago.
2. Copias de
Seguridad
3. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Nomina
2.Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Listado de
documentos en
expediente.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Historias
laborales
2.Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.

Oficina Jurdica (Jefe) Secretario

General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI

Talento Humano (Asesor)

Talento Humano. Auditor OCI,

Sistemas, Soporte Lgico

1.6

ACEPTABLE

1.5

ACEPTABLE

1.8

Talento

ACEPTABLE

Humano
1

2.1

5,6

ACEPTABLE

MODERADO
Talento Humano (Asesora y
Personal de Apoyo) Auditor OCI

Talento Humano (Asesora y

Personal de Apoyo) Auditor OCI

2.1
1

ACEPTABLE