SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP

(SUMBANGAN PEMBINAAN PENDIDIKAN) DI SMK SULAIMAN

SLEMAN

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh
Titik Hartanti

09.02.7489

Anik Irmawati

09.02.7490

Nova Setiawan

09.02.7504

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012

SCHOOL FEE PAYMENT INFORMATION SYSTEM IN SMK SULAIMAN

SLEMAN
Sistem Informasi Pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) Di
SMK Sulaiman Sleman
Titik Hartanti
Anik Irmawati
Nova Setiawan
Erni Seniwati
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT
From the analysis of the data or information obtained there is the
urgent need for an application program needs data processing repay SPP.
To perform the data processing tuition payments at SMK Sulaiman Sleman
done by recording in the ledger.
Based on the results of interviews with officers who deal with
tuition payments that the data recorded on the general ledger and are less
accurate at the time of writing errors perekapan data. So necessary to the
new computerized system to improve work efficiency and the resulting
data is more accurate.
Applications generated in the manufacture of this program is the
application of Information Systems at SMK Sulaiman tuition payment
Sleman using the programming language Visual Basic 6.0. These
applications generate payment reports.
Keywords: Payments, Information Systems, Education Development
Contribution

1. PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini mempengaruhi
pola dan cara kerja seseorang. Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan
akurat tentu memerlukan penanganan yang cepat, tepat, akurat pula. Mengingat
hal tersebut maka diperlukan alat bantu yang dapat mengatasi masalah tersebut
sehingga menjadi efektif dan efisien.
Pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) di SMK Sulaiman
Sleman saat ini masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan cara mencatat
pada kartu pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan). Pembayaran
dilakukan di ruang Tata Usaha dan penanganan pembayaran ditangani dengan
satu orang. Oleh karena itu sering terjadi antrian pada waktu pembayaran SPP
(Sumbangan Pembinaan Pendidikan). Dalam perekapan data tiap bulan juga
mengalami kendala karena adanya penulisan yang salah sehingga terjadi
pergesehan data.
Dengan mempertimbangkan keunggulan komputer

maka penulis akan

mengimplementasikan dengan membuat suatu Sistem Informasi Pengolah Data

Pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) yang selama ini masih
memakai sistem manual. Maka dengan demikian penulis akan memilih judul
Sistem Informasi pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) di SMK
Sulaiman Sleman.
Dalam proses penginputan data perlu adanya aplikasi untuk membantu kinerja
agar lebih tepat, cepat, dan akurat. Adapun program aplikasi yang penulis gunakan
untuk

mengimplementasikan

rancangan

sistem

tersebut

yaitu

dengan

menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Sistem
Suatu sistem didefinisikan oleh Barry E.Cushing (1974:12) yaitu sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
tujuan.
2.2 Pendekatan Sistem
Selain definisi di atas terdapat dua kelompok pendekatan dalam
mendefinisikan sistem, yaitu :
a.

Pendekatan yang menekankan pada prosedur

Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul sama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Sedang suatu prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai

berikut :
suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis ), biasanya melibatkan
beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen ,yang diterapkan untuk
menjamin pananganan yang seragam.
b.

Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya

mendifinisikan sistem sebagai berikut :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.

2.3 KARAKTERISTIK SISTEM

Karakteristik atau sifat-sifat sistem yang tertentu yaitu:
a. Mempunyai Komponen-komponen (components)
Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sub sistem
atau bagian bagian dari sistem. Level sub sistem berada di bawah
sistem yang memiliki definisi sebagai sistem di dalam sistem atau
sistem bawahan.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.
Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) sistem tersebut.
c.

Lingkungan Luar Sistem(environment)

Lingkungan Luar Sistem adalah apapun yang ada diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem baik itu yang
menguntungkan ataupun yang merugikan.

d. Penghubung (interface)
Penghubung

merupakan

media

penghubung

antara

satu

subsistem dengan subsisem yang lainnya.

e. Masukan (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang
dapat berupa masukan perawatan (maintaince input ) supaya sistem

tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal input (signal input) yang
berfungsi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f.

Keluaran (output)
Keluaran

adalah

hasil

dari

energi

yang

diolah

dan

dikalsifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolah (process)
Sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran (Objectives) atau tujuan (goal).
Sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sangat
menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan.
2.4 Definisi Informasi
Informasi memiliki definisi sebagai data yang telah diproses atau data
yang sudah memiliki arti.
Sumber dari informsi adalah data. Data sendiri terdiri dari fakta-fakta atau
angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai .Perubahan data
menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi yang meliputi elemenelemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data yang
diolah melalui suatu model informasi akan ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut
John Burch siklus ini disebut sebagai siklus informasi (information cycle) atau
disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycle).

Proses

Output

Input

Penerima

Data
Database

Keputusan tindakan

HasilTindakan

Gambar 2.1. Siklus Informasi.

Untuk menggambarkan informasi dan data digunakan istilah sumber
daya konseptual yang memiliki nilai dari apa yang diwakilinya bukan dari
wujudnya. Dan untuk menyebut sumber daya yang memiliki wujud digunakan
istilah sumber daya fisik seperti manusia, material, mesin, dan uang. Sumber
daya yang disebutkan di atas merupakan sumber daya utama yang dikelola agar
dapat digunakan seefektif mungkin. Pengelolaan sumber daya informasi berawal
dari data mentah yang terkumpul, diproses, menjadi informasi yang berguna, dan
informasi yang tidak berguna akan digantikan oleh informasi yang lebih mutakhir
dan akurat. Informasi disajikan oleh pengolah data dalam bentuk lisan maupun
tertulis. Aktifitas memperoleh informasi,menggunakannnya seefektif mungkin,
dan membuangnya pada saat yang tepat,disebut manajemen informasi.
2.5 Sistem Informasi
Setelah mengetahui definisi sistem dan definisi informasi maka dapat
diketahui definisi sistem informasi yang memiliki arti lebih lengkap dan berbeda
dari keduanya,yaitu sebagai berikut:
Sistem

Informasiadalah

Suatu

sistem

di

dalam

organisasi

yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan data, mendukung informasi, dalam

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.6 Perangkat Lunak yang Digunakan

Seperti telah disebutkan diatas bahwa pengolahan data yang digunakan
penulis adalah aplikasi Visual Basic 6.0.Versi yang digunakan adalah Microsoft
Visual Basic 6.0 dengan sistem operasi pendukung Windows XP.
2.6.1 Aplikasi Visual Basic 6.0
Konsep visual merupakan suatu konsep yang lahir akibat meluasnya sistem
operasi yang berbasis grafis. Sedang arti kata visual sendiri memiliki arti dapat
dilihat yang nanti akan terwakili dengan suatu gambar .Dengan menggunakan
konsep visual ini akan diperoleh

banyak keunggulan dan kemudahan yang

ditawarkan dalam pembuatan aplikasi. Pengembangan aplikasi juga sangat

dipermudah, dengan cara mengurangi pengetikan karena sudah divisualisasikan
dengan gambar atau simbol.
Dari berbagai macam bahasa visual yang ada, penulis mengambil salah
satu jenis bahasa visual yaitu Visual Basic yang merupakan program yang
berorientasi Objek yang memberi fasilitas pembuatan aplikasi visual. Visual Basic
6.0 memiliki kemampuan, antara lain :
a.

Data Access, digunakan untuk membuat aplikasi database dan aplikasi

front-end, baik untuk database standalone maupun Client Server.

b.

Teknologi ActiveX, berguna untuk membuat fungsi yang dapat digunakan

untuk

aplikasi

seperti

Microsoft

Word

prosessor,

Microsoft

Excel

spreadsheet, dan aplikasi Windows lainnya.

c.

Internet, digunakan untuk membuat aplikasi berbasis Internet yang mampu

mengintegrasi dokumen,baik dari aplikasi Anda ke Internet maupun dari
Internet ke aplikasi Anda.

d.

Finishing aplikasi, digunakan untuk kompilasi aplikasi menjadi file .exe.

kemudian dengan menggunakan Virtual Basic Machine, aplikasi Anda siap
didistribusikan.

2.7 DATABASE
Pengolahan suatu data biasanya menggunakan database. Database
merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan di simpanan luar computer dan digunakan perangkat lunak
tertentu untuk memanipulasinya.

Database dipakai untuk menyimpan data

sehingga dapat dimanipulasi dengan mudah. Basis data mempunyai komponen

yaitu, Sistem Basis Data. Sistem basis data adalah suatu sistem yang mengelola
dan mengetahui informasi yang mempunyai komponen sebagai berikut:
a.

Data adalah fakta mengenai obyek atau kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian/sesuatu yang terjadi saat tertentu dan kesatuannya nyata.
Data mempunyai hierarki data sebagai berikut:
1.

Elemen data

2.

Record
Record merupakan jenis data terstruktur yang mengandung
sejumlah elemen, dengan setiap elemen bisa mempunyai tipe data yang
berlainan.

3.

File
File merupakan kumpulan dari beberapa data itu disimpan
(berkas).

4.

Basis data
Merupakan

kumpulan

data

yang

sejenis

dan

saling

berhubungan.
b.

Hardware
Perangkat keras yang mendukung dalam pengelolaan basis data.

c.

Software
Perangkat

lunak

yang

mendukung

dalam

membuat

dan

pengelolaan basis data.

d.

User
Pemakai akhir yang mengoperasikan pengolahan basis data.
Ada beberapa jenis database, tetapi yang paling banyak dipakai
adalah database relational. Database relational menyimpan data dalam
tabel logika yang terdiri atas baris dan kolom. Model database yang
dibagi atas kompleksitasnya yaitu:
1. Berdiri sendiri (database stand-alone)
Basis data stand-alone adalah basis data yang sangat
sederhana karena disimpan di dalam sistem file lokal, dan mesin
basis data mengakses pada mesin yang sama.

3. Gambaran Umum SMK Sulaiman Sleman

SMK Sulaiman Sleman berdiri tanggal 17 Juni 1981 dibawah naungan
yayasan Al-fattah Sleman. SMK Sulaiman sleman didirikan oleh Bpk.R.H.Shaleh
Fathonie. Sekolah ini adalah sekolahan yang berstatus swasta dari awal
pendirinya SMK ini berstatus tercatat, diakui, disamakan, lalu sekarang ini
berstatus terakreditasi B. Walupun berstatus swasta sekolah ini tidak kalah
kwalitasnya dengan sekolah-sekolah negeri yang ada disekitarnya. Sebenarnya
lembaga ini terdapat 2 sekolah yaitu SMA dan SMK dan dibawah yayasan yang
sama. SMA dan SMK Sulaiman menempati lokasi yang sama dan berlokasi di
Jln.Raya km.12 Sleman kota Telp.(0274)868447 Kode Pos 55511. Sedangkan
SMK Sulaiman Sleman berdiri pada tanggal 12 Oktober 2004. Dan bertempat 1
atap dengan SMA Sulaiman Sleman.SMA dan SMK Sulaiman Sleman memiliki
fasilitas

yang

digunakan

bersama-sama

missal:

perpustakaan,

mushola,

laboratorium komputer, lapangan olahraga, aula, kantin, dll. Kepala SMK

Sulaiman adalah Bpk.IKHWAN.SH beliau sudah menjabat kurang lebih 7
tahun.Sedangkan kepala sekolah SMK Sulaiman adalah Bpk.TRI HARJITO namun
jabatan beliau masih sementara karena baru saja digantikan. Di SMK Sulaiman
Sleman ini memiliki kurang lebih 36 guru pengajar beserta stafnya.
3.1 Visi SMK Sulaiman
Professional, Trampil, Mandiri, Berbudaya dan Agamis
3.2 Misi SMK Sulaiman
a. Meningkatkan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Mendidik siswa Berbudi Pekerti Luhur
c.

Meningkatkan Ilmu Pengetahuan dan Tehnologi

d. Melestarikan Nilai Seni dan Budaya bangsa

e. Menjaga Keseimbangan Lingkungan Hidup
f. Mengembangkan Wawasan Kebangsaan
g. Mendidik siswa siap bekerja
3.3 Motto SMK Sulaiman
Sebaik baiknya kamu sekalian adalah yang banyak manfaatnya bagi yang lain
3.4 Kegiatan Ketatausahaan
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis
administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan sekolah SMK

Sulaiman.

sebagaimana

dimaksud

di

atas,

Bagian

Tata

Usaha

menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan urusan persuratan dan kepegawaian.
b. pelaksanaan urusan keuangan.
4.

PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Basis Data
4.1.1

Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity RelationDiagram merupakan sekumpulan notasi grafis yang

menggambarkan hubungan antar entitas yang ada dalam suatu basis data.
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk perancangan basis data yang
digunakan memiliki aturan bisnis sebagai berikut :
1. Setiap siswa bisa menempati satu kelas
2. Satu kelas bisa ditempati oleh banyak siswa
3. Setiap siswa hanya menempati satu jurusan
4. Satu jurusan bisa ditempati banyak siswa
5. Satu kelas hanya memiliki satu jurusan
6. Satu jurusan bisa dimiliki oleh banyak kelas
7. Satu siswa melakukan satu pembayaran
8. Satu pembayaran dilakukan oleh banyak siswa
9. Setiap pembayaran dilayani oleh satu kasir
10. Satu karyawan melayani banyak pembayaran
Gambar Entity Relationship Diagram (ERD) secara lebih detail dapat
dilihat pada gambar 4.1.

Gender

Jml
bulan

Kdjurus
an

Kdkelas

Kelas

nis

Siswa
nama

Menempati

NmKelas

Kelas
Melakukan
Nobayar

tahun
Tgl_bayar

Me

total

Memiliki

ne

mp

ati

1
Jurusan

Pembayaran
bulan

N
nis

nama

kode

Dilayani

1
Status

Karyawan

password

4.1.2

nama

iduser

Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan hubungan antara satu tabel

dengan tabel lain yang memiliki Primary key dan Foreign Key.

5.

Kesimpulan
Dari hasil penelitian di SMK Sulaiman Sleman maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut :
1.

Dengan adanya sistem Pembayaran SPP ( Sumbangan Pembinaan

Pendidikan)

yang

baru

yang

mengguanakan

basis

data

dan

terkomputerisasi dapat mempercepat proses pembayaran sehingga

mengurangi antrian saat melakukan pembayaran.
2. Dengan menggunakan sistem yang baru yang mengguanakan basis data
dan terkomputerisasi pengolahan data lebih efisiensi dan apabila
memerlukan laporan data dapat di cetak secara cepat.

DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem informasi. Andi Offset,
Yogyakarta.
Kristianto, Andi, 2007, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava
Media, Yogyakarta.

Sunyoto, Andi, 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL, Andi Offset, Yogyakarta.
Utami, Ema dan Sukrisno, 2005, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman
Database dengan SQL, Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset,
Yogyakarta.