PROCEDIMIENTO

TRAZABILIDAD Y
PRESERVACIN DE BIENES

CDIGO
EDICION
FECHA

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SEP 20/2011
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DOCUMENTO CONTROLADO

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO
TRAZABILIDAD Y
PRESERVACIN DE
BIENES

EDICION
QUE CAMBIA

DESCRIPCION Y CAUSA DEL CAMBIO

FECHA

03

Se incluy en la portada del procedimiento: DESCRIPCION Y CAUSA

DEL CAMBIO donde se describe y se explica la causa del cambio,
junto con la edicin que cambia y la fecha.
Se hizo revisin de la descripcin del procedimiento el cual se
implementa como este lo indica.

Septiembre
20/2011

REVISADO POR

APROBADO POR

Cargo: Representante de la Gerencia

Cargo: Gerente

Fecha:

Fecha: Septiembre 20/2011

Septiembre 20/2011

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1. OBJETIVO: Establecer la metodologa para identificar los productos en cualquiera
de las etapas del proceso de Avalos y asegurar su preservacin y trazabilidad.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en todas las actividades correspondientes a

la prestacin del servicio de Avalo, desde la solicitud hasta la entrega del informe
al cliente.
3. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Perito Avaluador el cumplimiento de la
identificacin, trazabilidad y preservacin de los bienes de los clientes.
Es responsabilidad de la Secretaria y/o Auxiliar contable mantener el control de la
documentacin y los registros generados en este procedimiento.
4. DEFINICIONES:
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de
todo aquello que esta bajo consideracin
Bienes del Cliente: Producto o informacin que son propiedad del cliente
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9000:2005 Vocabulario.
6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Los documentos, servicios y productos
que son identificados y a los cuales se les lleva una trazabilidad son:

Planos y Dibujos generados en el avalo de propiedad del cliente

Solicitud de servicio de avalo
Contratos, acuerdos o solicitudes y posibles adicionales
Acciones correctivas y preventivas tomadas en el desarrollo del avalo
Informes de Auditorias
Informes de avalos

Para los documentos generados en la prestacin del servicios, la identificacin

especificar de acuerdo a:
Cdigo del documento (Ver Procedimiento control de documentos P4/4.2.3/01)
Nombre del documento
N de identificacin de informes de avalos (Folio):
Informes de Avalos de Valledupar: 2 primeros dgitos corresponden al ao y
los tres ltimos corresponden al nmero consecutivos de avalos realizados.
Informes de Avalos de la ciudad de Barranquilla: iniciales BQ, seguido 4

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dgitos que corresponden a un consecutivo.
Informes de Avalos de Cartagena: inciales Ctg., seguido por dos dgitos que
corresponden al ao, tres ltimos que corresponden al consecutivo.
Informes de Avalos de Santa Marta o Magdalena: dos primeros dgitos
corresponden al ao, tres ltimos dgitos corresponden al consecutivo.
Informes de Avalos de Sincelejo: iniciales Bg, seguido por tres dgitos que
corresponden al consecutivo.
Los informes de avalos realizados para el cliente ZALA:
identificacin:
VUP2 - xx xx - xxx
Indica el cdigo asignado
por ZALA para DCI

dgitos mes dgitos ao

tienen la siguiente

consecutivo interno de avalo DCI

Para Las diferentes etapas del proceso de avalo, as como la identificacin de

documentos a los cuales se le llevara trazabilidad se muestra en el diagrama de flujo
anexo.

6.1 Preservacin del Producto

El producto generado por el servicio de avalo son los informes, de los cuales se
guarda copia en memoria virtual (computador) del perito responsable del avalo, este
tipo de registro junto a los generados en la prestacin del servicio en medio fsico
(escrito) se preservarn de acuerdo al procedimiento Control de Registros
P4/4.2.4/01.
Los informes de avalos son entregados en original al cliente, quedando copia del
mismo en memoria virtual (Computador), para evitar su prdida o deterioro se
realizar lo establecido en el procedimiento Control de Registros P4/4.2.4/01. Para
garantizar la proteccin y preservacin de la informacin en el Sistema Avalos ante
posible acceso de terceros, se ha establecido una contrasea para cada usuario,
cada contrasea trae consigo el acceso a la informacin que slo necesita el usuario.

6.2 Bienes del Cliente

La prestacin del servicio de avalo generalmente implica el uso de documentos o
bienes suministrados por el cliente (por ejemplo, planos, documentos comerciales y
legales, etc),

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Documentos suministrados por el cliente: Los documentos recibidos del cliente son
posteriormente al perito designado para el avalo, quien los utilizar para la
ejecucin del avalo. En caso de que el cliente suministre informacin en medio
magntico sta es almacenada en la memoria del computador en el archivo del
avalo, teniendo los cuidados establecidos en control de registros para evitar su
deterioro.
Una vez terminado el servicio de avalo los documentos suministrados por el
cliente en medio fsico (documento escrito) para la prestacin del servicio son
entregados junto con el informe de avalo y la factura o acta de entrega.
Cuando un bien del cliente se pierda o deteriore se le da aviso al cliente y se
registra en el formato F7/7.5.4/01 Bienes del cliente deteriorado o daados

7. REGISTROS:
R7/7.5.4/01 Bienes del cliente deteriorado o daados

8. ANEXOS:
Diagrama De flujo Ruta del servicio de Avalo
9. CONDICIONES ESPECIALES:
La identificacin de los documentos sealados con (*) es establecida de acuerdo al
nombre del avalo en ejecucin.

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ACTIVIDADES

RECEPCION, VERIFICACION Y
REGISTRO DE SOLCITUD EN EL
SISTEMA

COORDINACION Y REALIZACION
DE VISITA DE AVALUO

ELABORACION DE INFORME
DE AVALUO

IDENTIFICACION

Orden de servicio, solicitud de servicio*

Solicitud de servicio cliente particular
R7/7.2.1/01

Constancia de visita tcnica R7/7.5.1/01

Informe de avalos (*): (En memoria

virtual-PC-Servidor)
Inmuebles (urbanos y rurales)
Maquinaria y equipo
Negocios en marcha

CONTROL EJECUCION DEL

AVALUO

PRE-VALIDACION Y
VALIDACION DE INFORMES DE
AVALUOS

FACTURACION Y ENTREGA
DE INFORME

Reportes del sistema avalos- desde pgina

Web DCI

Factura (Consecutivo) *
Acta de recibo *