Você está na página 1de 14

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE

SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN


DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 1 de 14

PROPSITO Y ALCANCE

Establecer las responsabilidades y actividades para revisar las solicitudes, elaborar las cotizaciones y producir las
propuestas de los servicios de acreditacin de organismos de evaluacin de la conformidad (OEC) y de
ampliacin del alcance de la acreditacin.
Este procedimiento incluye la acreditacin de:

Organismos de certificacin de personas, con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17024


Organismos de certificacin de producto, con los requisitos de ISO/IEC Guide 65 (GTC 38) GTC- ISO/IEC 67
Organismos de certificacin de sistema de gestin, con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17021
Organismos de inspeccin, con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17020
Laboratorios de calibracin, con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025
Laboratorios de ensayo o prueba, con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025
Laboratorios mdicos o clnicos, con los requisitos de la norma NTC ISO 15189

DEFINICIONES

Para los efectos de este procedimiento se aplican las definiciones indicadas en la NTC-ISO/IEC 17000, la NTCISO/IEC 17011, R-AC-01, y las siguientes:
2.1

Sitio crtico: Aquel sitio permanente donde se realizan actividades de determinacin o decisin en un
organismo de evaluacin de la conformidad, tales como: programacin de actividades, asignacin de
personal para la determinacin (evaluadores de producto, inspectores, analistas de ensayo, auditores de
sistemas de gestin), calificacin de personal, revisin y atestacin, y toma de decisiones.

2.2

OEC: Organismo de evaluacin de la conformidad

2.3

Unidad Tcnica: Parte de una organizacin, con responsabilidad legal, que desarrolla la actividad para la
cual el OEC solicita la acreditacin.

ELABORO:

(Original firmado)
LUIS CARLOS SAMACA R.
Coord. Servicios de Acreditacin

REVIS:

(Original firmado)
CARLOS PACHECO ZUIGA
Director Tcnico

APROB:

(Original firmado)
CARLOS CAYCEDO ESPINEL
Director Ejecutivo

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 2 de 14

DIAGRAMA DE FLUJO
Ver Anexo A01-P-SOL-01

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

4.1

SOLICITUD, COTIZACIN Y ACEPTACIN DEL SERVICIO

El trmite de cotizacin se inicia con la presentacin por parte de un organismo de evaluacin de la conformidad
del Formulario de Solicitud de Acreditacin y la documentacin correspondiente, segn se requiera en el
formulario previsto para cada tipo de organismo de evaluacin de la conformidad. En consecuencia una misma
organizacin, que solicite acreditacin para varios tipos de organismos de evaluacin de la conformidad, debe
presentar por separado la solicitud para cada tipo de alcance. Para efectos de aplicacin, se considera que una
misma organizacin que tiene como alcance un laboratorio de ensayos y de calibracin, debe aplicar con dos
solicitudes distintas. La solicitud debe ser radicada en la recepcin de correspondencia del ONAC. En caso de
existir alguna observacin, la asistente de recepcin y correspondencia dejar registro de la misma en la
constancia de recibo e informar al Director Tcnico para su conocimiento.
La documentacin anexa a la solicitud debe ser presentada en dos copias en medio magntico, independientes,
en formato de documento de texto, que no pueda ser modificado. El original del formulario de solicitud deber ser
remitido tanto en medio magntico en versin de procesador de texto y en forma fsica con firma del
representante legal del OEC solicitante.
4.1.1

Para iniciar el trmite se deber anexar al formulario de solicitud la copia del pago de los derechos de
revisin del formulario, por el monto equivalente a 0,5 da evaluacin a la tarifa vigente al momento de la
presentacin sumando el valor correspondiente al IVA.
Para el caso de entidades pblicas con rgimen de contratacin administrativa no se requiere el pago de
los derechos de revisin del formulario, no obstante, para que se realice la programacin de la evaluacin
debern presentar previamente el certificado de disponibilidad presupuestal debidamente formalizado, el
cual debe ser enviado a ONAC.
Si la solicitud es viable, el valor cancelado por derechos de estudio inicial de la solicitud se abonar al
pago del precio de la evaluacin. Si la solicitud no es viable, o el OEC desiste tcita o expresamente de la
solicitud, el valor cancelado por derechos de evaluacin del formulario se causar a favor del ONAC y no
habr lugar a devolucin alguna.

4.1.2

Una vez radicada la solicitud, la Asistente de Recepcin y Correspondencia registrar en la base de datos
del ONAC, la informacin correspondiente al OEC y los documentos en medio magntico adjuntados por
ste y entregar a la Direccin Administrativa el soporte de pago de los derechos de la revisin de la
solicitud de acreditacin para su correspondiente verificacin en el sistema contable.

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 3 de 14

El original del formulario y la documentacin adjunta sern entregados por la Asistente de


Correspondencia al Director Tcnico, a ms tardar al da siguiente de la radicacin.
Si la copia de la consignacin o la constancia de pago de los derechos de revisin del formulario no son
adjuntadas a la solicitud, la Asistente de Recepcin y Correspondencia lo informar a la Direccin
Tcnica al entregarle la solicitud, para que antes de asignarla a un coordinador de acreditacin, la
Direccin Tcnica requiera al OEC interesado el pago y la copia de la consignacin o constancia. Una
vez recibida la constancia de pago se proceder a asignar la solitud a un coordinador de acreditacin. Si
no se recibe la constancia de pago dentro de los 10 das comunes siguientes, la Direccin Tcnica
devolver la documentacin al solicitante por correo certificado y se cerrar el trmite.
4.1.3

Dentro de los dos das siguientes al recibo de la solicitud, el Director Tcnico la asignar a uno de los
coordinadores de acreditacin, para su trmite. La asignacin deber realizarse mediante el
correspondiente registro en la base de datos del ONAC.
Una vez asignada la solicitud, a uno de los coordinadores de acreditacin, ste ser el responsable de
adelantar el trmite en sede de ONAC, desde la revisin del formulario de solicitud hasta que se presente
el informe final al Comit de Acreditacin.

4.1.4

Dentro de los diez das hbiles siguientes a la asignacin de la solicitud, el coordinador de acreditacin
revisar la solicitud. Si la solicitud es viable y est completa, dentro del mismo trmino, el coordinador de
acreditacin proceder a preparar la cotizacin de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4.1.5
siguiente.

4.1.4.1 La revisin de la solicitud consiste en la verificacin de su viabilidad, de acuerdo con los siguientes
criterios:
Confirmar con la Direccin Administrativa que se haya realizado el pago de los derechos para la
revisin de la solicitud de acreditacin.
Correspondencia entre: razn social, nombre de unidad tcnica, Nmero de Identificacin Tributario
(NIT) y datos del representante legal, registrados en la solicitud y los registrados en el certificado de
existencia y representacin remitido.
Cumplimiento en el suministro de la informacin requerida sobre el representante de la direccin y el
responsable tcnico y su sustituto.
Definicin clara del alcance de la acreditacin solicitado.
Concordancia del alcance de acreditacin solicitado, con los ofrecidos por el ONAC. Ser
responsabilidad del evaluador lder, en el curso de la evaluacin, verificar si es pertinente alguna
modificacin al alcance solicitado.
Viabilidad de llevar a cabo la evaluacin en trminos de la poltica y la competencia tcnica, o si se
puede acceder a ella en forma oportuna.
Disponibilidad de los perfiles de evaluadores y expertos tcnicos para llevar a cabo el tipo de
evaluacin, previa verificacin con el programador y el director Tcnico.

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 4 de 14

Determinar los sectores crticos en los cuales se requerir la presencia de Expertos Tcnicos
durante la evaluacin
Para los casos de acreditacin transfronteriza se tendr en cuenta las directrices establecidas en la
gua IAF GD 3:2003, en lo que resulte pertinente.
Cumplimiento de los requisitos en particular previstos en reglamentos tcnicos emitidos por
autoridades pblicas, o en los Criterios Especficos de Acreditacin (CEA) emitidos por el ONAC.
4.1.4.2 Si la solicitud no es viable, el Coordinador de Acreditacin proyectar, para la consideracin y firma del
Director Tcnico, comunicacin dirigida al OEC solicitante, informando las razones de la inviabilidad de la
solicitud. Una vez autorizado por el Director Tcnico el concepto de inviabilidad, el coordinador de
acreditacin lo remitir a los correos electrnicos referenciados en el formulario de solicitud.
4.1.4.3 La revisin del formulario de solicitud comprende la verificacin de los anexos requeridos en el formulario
y si estn completos y conformes, sin entrar a una evaluacin del cumplimiento de requisitos en los
documentos remitidos. En este sentido en la revisin del formulario de solicitud, slo se verificar:
Se verific con la Direccin Administrativa del ONAC, el pago de los derechos de revisin del
formulario.
Se adjunta certificado de existencia y representacin, con fecha de expedicin no mayor a un (1)
mes anterior a la fecha de presentacin de la solicitud.
Se adjunta los organigramas de la organizacin y el especfico del OEC o Unidad Tcnica.
Se adjunta anlisis y declaracin de imparcialidad e independencia.
Se adjunta manual del sistema de gestin.
Se adjuntan procedimientos y formatos del sistema de gestin
Se adjunta listado maestro de documentos del sistema de gestin.
Se adjunta, diligenciada, tabla cruzada de referencias de la norma para la cual se solicita la
acreditacin contra los documentos del sistema de gestin.
Se adjunta relacin del personal del OEC, que incorpore, al menos, nombres, documentos de
identidad y cargos desempeados.
Se adjunta hoja de vida del responsable tcnico.
Se adjunta relacin de los equipos y certificados de calibracin, cuando sea aplicable.
Se adjunta copia de la pliza de seguro que cumpla con lo exigido por el ONAC. En caso de que el
OEC no cuente con pliza vigente, el OEC deber adjuntar constancia expedida por la aseguradora
sobre su compromiso de expedirla, amparos y monto a asegurar y las condiciones de la misma. En
este caso, una vez se decida otorgar la acreditacin por parte del ONAC, se deber adjuntar la
pliza para proceder a la expedicin del certificado de acreditacin.
Se adjuntan ejemplares o copias de las normas tcnicas o reglamentos no nacionales, referidas en
el alcance solicitado.
Se adjunta copia autenticada de la resolucin o permiso para operar expedido por la autoridad
pblica competente, cuando aplique.
Se adjunta la informacin de la participacin en ensayos de aptitud, cuando se aplicable.

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 5 de 14

Si la solicitud est incompleta, el coordinador de acreditacin asignado requerir directamente al OEC


solicitante que remita las aclaraciones o los ajustes necesarios para completar la solicitud, por correo
electrnico con copia a la Direccin Tcnica a la direccin electrnica observaciones@onac.org.co.
4.1.4.4 Se conceder al OEC un plazo de diez (10) das hbiles para dar respuesta a las observaciones; si
transcurrido dicho trmino el OEC no da respuesta, se entender desistida la solicitud y el coordinador de
acreditacin asignado, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes, proceder a preparar comunicacin
para la firma del Director Tcnico informando al OEC interesado que por no haber sido presentada la
informacin o documentacin requerida en el tiempo sealado se cerr el trmite y haciendo devolucin
de la documentacin, a travs del servicio de entrega postal y por correo electrnico.
El original del formulario de solicitud se enviar al Asistente de Recepcin y Correspondencia para su
archivo junto con la comunicacin de devolucin de la documentacin, en el archivo del ONAC.
Igualmente, el coordinador de acreditacin asignado informar del cierre del trmite a la Direccin
administrativa a travs de correo electrnico.
4.1.4.5 Recibida la respuesta o ajuste para subsanar la solicitud incompleta, el coordinador debe concluir la
evaluacin de la solicitud dentro de los tres (3) das siguientes.
4.1.5

La emisin de la cotizacin se realizar conforme con las siguientes reglas:

4.1.5.1 La cotizacin se identificar con los cdigos que se indican a continuacin y de la siguiente forma:
AO - TIPO OEC - CONSECUTIVO AAAA OEC
OOO
-

TRMITE
XXX

En donde:
Cdigos de ao:
o Corresponde a los cuatro dgitos del ao en curso al momento de la cotizacin.
Cdigos de tipo OEC:
o OIN - Organismo de Inspeccin
o CPR - Organismo Certificacin de Productos
o CEP - Organismo de Certificacin de Personas
o CSG - Organismo de Certificacin de Sistemas de Gestin
o LAB - Laboratorios de Ensayos
o LAC - Laboratorios de Calibracin
o LCL - Laboratorios Clnicos

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 6 de 14

Cdigos de consecutivo:
o Corresponde a un nmero compuesto de tres cifras, en el que las dos ltimas cifras son
asignadas al organismo que, en secuencia, sigue en el orden de cotizacin dentro de un mismo
ao.
Cdigos de trmite:
o INC Solicitud inicial de una acreditacin ante el ONAC.
o VIG Procedimiento de evaluacin anual o extraordinaria de vigilancia.
o AMP Procedimiento de evaluacin para la ampliacin del alcance de la acreditacin, o de los
sitios cubiertos por la acreditacin
o REE Solicitud para la reevaluacin de una acreditacin.
Los trmites de vigilancias se numerarn en secuencia ordinal, que se asigna al momento de
emitir la correspondiente cuenta de cobro y programacin, de la siguiente forma: VIG 01, VIG
02, VIG 03, VIG 04, VIG 05 y as sucesivamente. Realizada la reevaluacin de un OEC
acreditado, para las siguientes evaluaciones de seguimiento se continuar con la misma
secuencia, es decir, no se reinicia.
Los trmites de ampliacin de una misma acreditacin se numerarn en secuencia ordinal:
AMP 01, AMP 02 y as sucesivamente.
Los trmites de reevaluacin de una misma acreditacin se numerarn en secuencia ordinal:
REE 01, REE 02, y as sucesivamente.
En todos los casos se mantendr el cdigo asignado al OEC para el proceso inicial de la
acreditacin de que se trate.
4.1.5.2 Cuando se emita una revisin de la cotizacin, se le adicionar a la cotizacin la indicacin del nmero
derevisin as: Rev. X, empezando por la 1. La primera cotizacin se considera revisin 00 y no es
necesario indicarlo. Se conservarn en medio magntico las cotizaciones sustituidas
4.1.5.3 El coordinador de acreditacin elabora la Cotizacin siguiendo los criterios aplicables al tipo de OEC
solicitante, en el formato F02P-SOL-01.
4.1.5.4 El Coordinador de Servicios de acreditacin debe determinar con el Director Tcnico los Cdigos de
Clasificacin del Alcance que requieran Experto Tcnico y determinar el nmero de das de participacin
de cada uno de stos, si el nmero de expertos tcnicos es superior a uno (1), se debe indicar en la
cotizacin el valor correspondiente por su participacin.
Por regla general en los procesos de acreditacin de laboratorios se asignar al menos un experto
tcnico. Las excepciones debern ser autorizadas por el Director Tcnico.
4.1.5.5 El Coordinador de Acreditacin asignado debe determinar los tiempos que requerir la evaluacin,
aplicando los criterios establecidos en la siguiente tabla:

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 7 de 14

TABLA 1. CALCULO DE DAS DE EVALUACIN PARA EL PROCESO DE ACREDITACIN


EVALUACIN
SEGN
CRITERIOS
ESPECFICOS DE
ACREDITACIN
(1)

Organismo de
Certificacin de
Sistemas de
Gestin

Organismo de
Certificacin de
Producto

Organismo de
Certificacin de
Personas
Organismo de
Inspeccin
Laboratorio de
Calibracin y
Ensayos
Laboratorios
Clnicos

DAS DE EVALUACIN (3)


PROCESOS
(2)

NTC-ISO 9001
NTC-ISO 14001
NTC-OHSAS 18001
NTC GP1000
NTC-ISO 22000
HACCP
NTC-ISO 27000
NTC-ISO 13485
ISO TS/ 29001
NTC 5555
NTC-ISO 28000
Sistema 1
Sistema 1b
Sistema 2
Sistema 3
Sistema 4
Sistema 5
Sistema 6
Sistema 7
Sistema 8
Organismo de
Certificacin de
personas
CRC
Organismo de
Inspeccin
Centro de Diagnostico
Automotor CDA
Calibracin
Ensayos

Revisin
Documental
y
Planeacin
(3.1)

Evaluacin in Situ (3.2)


Requisitos
relativo a la
Atestiguamiento
gestin y
tcnicos

TIEMPO DE
INFORME (4)

1-2
1-3
1-3
1-2
1-2
1-2
1-3
1-3
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2
1-2

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0,5-2
0,5-2
0,5-2
0,5-2
0,5-2
0,5-2
0,5-2
0,5-2
0,5-2

0,5-2

1-3

1-2

0,5-1

0,5-2

1-2

1-2

0,5

0,5-3

1-3

1-2

0,5-1

0,5-1

1-2

0,5-1

0,5

1-2

0,5-2

1-2

0,5-2

1-2

0,5-2

0,5-3

0,5-3

0,5-2
1-2

0,5-1

0,5-1,5

0,5-1,5
0,5-1,5

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 8 de 14

Para la definicin del los tiempos que requerir la evaluacin, conforme con lo sealado en esta tabla,
se tendr en cuenta lo siguiente:
1. La columna EVALUACIN SEGN CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN, corresponde a
cada uno de los servicios de acreditacin ofrecidos por el ONAC. En caso de surgir otros criterios
frente a los cuales se podra obtener la acreditacin los das requeridos para la evaluacin sern
determinados por el director tcnico, quien, si lo considera necesario, podr citar un comit tcnico
para el efecto.
2. La columna DAS DE EVALUACIN se divide en:
2.1 Revisin documental y planeacin, en donde se establece la expresin nmero guin nmero (#
- #); donde el primer nmero es el valor mnimo de tiempo de evaluacin documental, el cual
podr ser incrementado hasta el lmite establecido por el segundo nmero; este incremento es
realizado de acuerdo al alcance solicitado por el OEC, segn el criterio profesional del
Coordinador de Acreditacin y sujeto a la aprobacin del Director Tcnico.
2.2 Evaluacin in situ, en donde se establece la expresin nmero guin nmero (# - #); donde el
primer nmero es el valor mnimo de tiempo de evaluacin en sitio, el cual podr ser
incrementado hasta el lmite establecido por el segundo nmero y, de acuerdo al tamao del
alcance solicitado por el OEC y el nmero de sitios crticos adicionales a la oficina principal, se
aplicar ste tiempo de manera independiente conforme con el criterio profesional del
coordinador de acreditacin y sujeto a la aprobacin del Director Tcnico.
3. Los das de evaluacin in situ para los organismos de inspeccin se aplicarn de manera
independiente para cada uno de los reglamentos o normas que incluya el alcance solicitado, segn
los cdigos de Clasificacin establecidos en el documento A04P-EVA-02 y sitio crtico adicional a la
oficina principal.
4. Para laboratorios de calibracin los das de evaluacin in situ se aplicarn de manera independiente
para cada magnitud que incluya el alcance solicitado segn los cdigos de Clasificacin establecidos
en el documento A04P-EVA-02 y sitio crtico adicional a la oficina principal.
5. Para laboratorios de ensayo los das de evaluacin in situ se aplicarn de manera independiente
para cada sector general y especfico que incluya el alcance solicitado segn los cdigos de
Clasificacin establecidos en el documento A04P-EVA-02 y sitio crtico adicional a la oficina
principal.
6. Todos los valores sumar el Total de das-evaluacin, entendindose por da-evaluacin, da
laboral de 8 horas.
4.1.6

El precio da-evaluacin incluye:

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 9 de 14

- El tiempo empleado por el equipo evaluador de acuerdo al alcance contemplado en el formulario de


solicitud de acreditacin aplicable, en la revisin de documentos, en donde este evaluar la
conformidad documental de acuerdo a los criterios aplicables, y la elaboracin del plan de evaluacin
en sitio.
- El tiempo empleado por el equipo evaluador (evaluador lder y/o un (1) solo experto tcnico) en la
evaluacin en sitio, que comprende: la evaluacin de la competencia tcnica, del sistema de gestin y
el atestiguamiento, para verificar la competencia del OEC para llevar a cabo satisfactoriamente las
tareas contempladas en el alcance de acreditacin y en las instalaciones en donde se lleve a cabo
dichas actividades.
- El tiempo empleado por el evaluador lder y/o experto tcnico para realizar el informe.
- La revisin del plan de accin propuesto por el OEC para solucionar las no conformidades
encontradas.
Para efectos de ejecucin de la evaluacin, es posible programar varios das de evaluacin
simultneamente a cargo de varios evaluadores, reduciendo el tiempo efectivo requerido para cumplir con
los das de evaluacin cotizados.
La tarifa da-evaluacin no incluye tiquetes y/o desplazamientos aeropuerto - sede evaluacin aeropuerto y alojamiento, cuando la evaluacin se realice en ciudad distinta a la sede del evaluador.
Estos costos debern ser cubiertos por el OEC solicitante.
Adicionalmente, cuando el tiempo de desplazamiento de la ciudad o sitio de alojamiento del evaluador al
sitio de la evaluacin supere 2 horas, el exceso se debe incluir como tiempo de adicional en la
evaluacin.
4.1.7

Expertos Tcnicos adicionales. El da-evaluacin incluye la participacin de un (1) experto tcnico,


cuando esta sea necesaria. Cuando se requiera ms de un experto tcnico, en la cotizacin se adicionar
el costo del (los) experto(s) tcnico(s) adicional(es). Este costo adicional no incluye pasajes, transporte
aeropuerto - sede evaluacin - aeropuerto y alojamiento, cuando la evaluacin se realice en ciudad
distinta a la sede del experto, costos que debern ser cubiertos por el OEC solicitante.

4.1.8

Evaluacin complementaria. Cuando de acuerdo con la naturaleza o tipo de las no conformidades


encontradas, de las acciones correctivas y del plan de accin propuesto por el OEC, el evaluador lder
considere que es necesario realizar una visita adicional de evaluacin a algn sitio crtico, para poder
decidir sobre el mantenimiento o levantamiento de las no conformidades, el evaluador lder debe elaborar
una solicitud de programacin de evaluacin complementaria, dirigida al Director Tcnico, sustentando la
necesidad de la visita adicional atendiendo a las consideraciones sealadas en este numeral e indicando
los tiempos que se requiere para su realizacin.
El Director Tcnico evaluar la procedencia de la solicitud y si la encuentra viable definir el tiempo por el
cual se autoriza la programacin y la remitir al coordinador de programacin para que la programe.

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 10 de 14

Si el Director Tcnico no encuentra viable la solicitud, as lo informar por escrito al evaluador lder. En
todo caso, tanto la solicitud como la decisin del Director Tcnico harn parte del informe que se presente
al Comit de Acreditacin.
En el caso de ser autorizada la evaluacin complementaria, el OEC debe pagar el valor correspondiente
antes de su realizacin y se generar la cuenta de cobro y la factura de acuerdo con el P-GAF-01.
4.1.9

Evaluaciones de vigilancia. Para determinar el nmero de das requeridos para la evaluacin anual de
vigilancia, a juicio del coordinador asignado se podr realizar una reduccin hasta del 50% del nmero de
das evaluacin establecido para el otorgamiento, atendiendo a las condiciones y comportamientos del
OEC en el perodo, as como a la modificacin o permanencia del alcance. Los tiempos de la evaluacin
debe contemplar tambin la evaluacin de los sitios crticos cubiertos por la acreditacin inicial en los
casos en que sea aplicable, caso en el cual se podr efectuar un muestreo que cubra por lo menos a la
mitad de los sitios acreditados en cada vigilancia anual, de tal forma que al trmino de dos vigilancias
anuales se haya cubierto el 100% de los sitios. En caso de existir ampliaciones o modificaciones al
alcance se determinar el nmero de das conforme a lo establecido en la Tabla 1.
Para las evaluaciones extraordinarias de vigilancia, se fijar el nmero de das de acuerdo con el hecho o
circunstancia que haya determinado la necesidad de realizar la evaluacin. En estos casos la cuenta de
cobro se emitir con posterioridad a la evaluacin.

4.1.10 Reevaluacin. El nmero de das para la reevaluacin de la acreditacin ser el mismo previsto para el
otorgamiento. Sin embargo, ste podr incrementarse si en el perodo se ha ampliado significativamente
el alcance de la acreditacin del respectivo OEC.
Si en los informes de las evaluaciones de vigilancia se evidencia que el OEC ha mejorado su
competencia tcnica y su sistema de gestin, mostrando reducciones considerables de no conformidades
y cumplimiento oportuno de las observaciones, entre otras mejoras, se podr reducir el tiempo requerido
para la reevaluacin hasta en un (10%) diez por ciento.
Cuando con la reevaluacin concurran ampliaciones o modificaciones del alcance, el nmero de das
requerido para la reevaluacin se fijar conforme a lo establecido en la Tabla 1.
4.1.11 Ampliacin. Se entiende por ampliacin, la solicitud para adicionar sitios crticos cubiertos por la
acreditacin, o el ingreso de un nuevo sector dentro de un alcance ya otorgado, o la adicin de un
alcance, o la actualizacin de versin de una norma. En estos casos, se determinar el nmero de das
de evaluacin requeridos conforme con la Tabla 1, pero slo se realizar evaluacin in situ cuando se
trate de nuevos sitios crticos o cuando la materia objeto de la ampliacin requiera atestiguamiento.
4.1.12 Tarifa. La cotizacin se expresar en das - evaluacin y en das adicionales de experto(s) tcnico(s), de
acuerdo con las tarifas vigentes establecidas en el R-AC-02.

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 11 de 14

Si como conclusin de la evaluacin, se decide negar la acreditacin o reducir el alcance por la falta de
competencia tcnica del OEC o por no reunir todas las condiciones requeridas para el desarrollo del
alcance solicitado, no habr lugar a reembolso, ni devolucin de lo pagado.
4.1.13 Aprobacin de la cotizacin. Establecidos la viabilidad de la solicitud, el alcance, los tiempos y sitios de
evaluacin, el equipo evaluador requerido y la tarifa, el coordinador asignado elaborar la cotizacin,
siendo responsable de la correspondencia, correccin y exactitud de la cotizacin con la informacin del
formulario de solicitud y con lo establecido en este procedimiento.
El coordinador asignado remitir el proyecto de cotizacin al Director Tcnico, quien la autorizar con su
firma. Si el Director Tcnico encuentra observaciones a la cotizacin, la regresar al coordinador
asignado para que la ajuste o modifique, y luego la remita nuevamente al Director Tcnico.
4.1.14 Emisin de la cotizacin. Una vez aprobada la cotizacin por el Director Tcnico, el coordinador de
acreditacin asignado elaborar el Acuerdo para la prestacin del servicio de evaluacin F03P-SOL-01,
y solicitar al Asistente Administrativo, por correo electrnico con copia a la Direccin Administrativa, la
elaboracin de la Cuenta de Cobro de acuerdo con el P-GAF-01. El Asistente Administrativo deber
entregar la cuenta de cobro al coordinador de acreditacin asignado, el da hbil siguiente.
El coordinador de acreditacin asignado verificar la correspondencia de la cuenta de cobro con la
cotizacin y junto con el acuerdo para la prestacin del servicio de evaluacin y la respectiva cotizacin
aprobada, los remitir al OEC por medio electrnico, indicando que se debe realizar el pago y suscribir el
acuerdo, para proceder a programar el servicio de acreditacin.
Las cotizaciones tendrn una vigencia de un (1) mes.
Si transcurridas 2 semanas no se ha notificado la realizacin del pago al coordinador de acreditacin
asignado, ste deber contactar al OEC y verificar estado del trmite interno en el OEC.
Cumplido el mes de vigencia de la cotizacin, si el coordinador de acreditacin asignado no ha recibido
notificacin del pago, informar al OEC mediante correo electrnico que se entiende desistida la solicitud
y que debe proceder a retirar la documentacin enviada junto con la solicitud. Si durante los quince (15)
das siguientes el OEC no la ha retirado, el Asistente de Recepcin y Correspondencia realiza la
devolucin de la documentacin al OEC.
4.1.15 Aceptacin de la cotizacin. Dentro del mes de vigencia de la cotizacin el OEC solicitante deber
manifestar la aceptacin de la misma, mediante el envo de la copia de la consignacin o constancia de
pago del servicio y del acuerdo para la prestacin del servicio de acreditacin firmado por el
representante legal. Si el OEC solicitante no realiza el pago y/o no suscribe y hace llegar el acuerdo
dentro del mes siguiente a su remisin, se entender que desiste de la solicitud.
4.1.16 Pago y programacin. Realizado el pago por el OEC, la Direccin Administrativa lo informar al
Coordinador de Programacin, al coordinador de acreditacin asignado y al Director Tcnico, para
realizar la programacin segn el procedimiento P-PRG-01.

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 12 de 14

El Coordinador de Programacin de Servicios, asignar el equipo evaluador previa aprobacin del


Director Tcnico y segn lo sealado en la cotizacin. La asignacin del equipo evaluador ser tambin
informada al coordinador asignado, quien deber informar al Director Tcnico las observaciones que
encuentre respecto de la espacialidad o calificacin del equipo evaluador, cuando sea el caso.
4.1.17 Cada paso, los soportes generados y el estado del proceso debern ser registrados y/o adjuntados en la
base de datos del ONAC y de servicios de acreditacin y actualizarse segn los cambios generados, de
manera que el Coordinador de Acreditacin asignado cuente permanentemente con la informacin del
proceso.

5. CONTROL DE REGISTROS
Todos los registros generados por la aplicacin de este procedimiento se deben controlar de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento P-ORG-02 Control de registros.

6. DOCUMENTOS POR CONSULTAR


a.
b.
c.
d.

NTC-ISO/IEC 17000
NTC-ISO/IEC 17011
R-AC-01 Reglas del servicio de acreditacin de ONAC
R-AC-02 Tarifas para los servicios de acreditacin de ONAC

7. RELACIN DE ANEXOS Y FORMATOS


A01P-SOL-01 Diagrama de flujo
F02P-SOL-01 Cotizacin de servicios de acreditacin
F03P-SOL-01 Contrato de prestacin del servicio de evaluacin inicial para la acreditacin.
F11P-SOL-01 Solicitud de acreditacin organismos de inspeccin
F15P-SOL-01 Solicitud de ampliacin acreditacin organismos de inspeccin
F21P-SOL-01 Solicitud de acreditacin de laboratorios de ensayo
F22P-SOL-01 Solicitud de acreditacin de laboratorios de calibracin
F23P-SOL-01 Solicitud de acreditacin de laboratorios mdicos o clnicos

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 13 de 14

F25P-SOL-01 Solicitud de ampliacin de acreditacin de laboratorios de ensayo


F26P-SOL-01 Solicitud de ampliacin de acreditacin de laboratorios de calibracin
F28P-SOL-01 Solicitud de ampliacin acreditacin laboratorios mdicos o clnicos
F31P-SOL-01 Solicitud de acreditacin organismos de certificacin de personas.
F35P-SOL-01 Solicitud de ampliacin acreditacin organismos de certificacin de personas.
F41P-SOL-01 Solicitud de acreditacin organismos de certificacin de producto
F45P-SOL-01 Solicitud de ampliacin acreditacin organismos de certificacin de producto
F51P-SOL-01 Solicitud de acreditacin organismos de certificacin de sistema de gestin.
F55P-SOL-01 Solicitud de ampliacin acreditacin organismos de certificacin de sistema de gestin.

Versin

Fecha de aprobacin

01

2008-12-23

Emisin original del procedimiento

2009-07-31

En el numeral 4.1 se indica que es la Secretaria General, quien


recibe las solicitudes y verifica contra el listado de anexos de la
solicitud que stos estn completos.
Se elimina el numeral 4.3 por ser una actividad descrita ya en el
numeral 4.2 de esta versin.
Se establece que el Coordinador de Servicios de Acreditacin debe
enviar al OEC la cotizacin junto con la cuenta de cobro.
Se establece que es el Asistente Ejecutivo quien realiza el
seguimiento a las cotizaciones enviadas y sobre las cuales no se
obtiene una respuesta de aceptacin para programacin.
Se unifican los laboratorios de calibracin y ensayo en uno solo.
Se establecen los parmetros para la cotizacin de ampliaciones de
alcance de los OEC acreditados.

2010-01-29

Se actualiza el procedimiento por las recomendaciones de la preevaluacin realizada por ANSI, en la forma de estimar el tiempo de
evaluacin en laboratorios, por el nmero de mtodos
Se crearon los formularios de ampliacin, separndolos de los de
solicitud inicial.

02

03

Resumen de cambios

PROCEDIMIENTO REVISIN DE SOLICITUDES Y COTIZACIN DE


SERVICIOS DE ACREDITACIN DE ORGANISMOS DE EVALUACIN
DE LA CONFORMIDAD

04

2010-08-17

05

2011-06-01

P-SOL-01
Versin 05
Pgina 14 de 14

Manteniendo la sujecin a la NTC-ISO/IEC17011, se ajusta el


procedimiento de solicitud para:
- Delimitar el alcance de la funcin de los Coordinadores en la
revisin de las solicitudes.
- Establecer la asignacin de un coordinador responsable, para
cada proceso, durante todo su transcurso.
- Aclarar pasos del trmite.
- Fijar tiempos internos para los diferentes pasos del trmite de la
solicitud, que faciliten su desarrollo operativo, as como el control
y seguimiento a la gestin interna del ONAC de las solicitudes.
- Dar al Director Tcnico instrumentos para un mejor control y
seguimiento a la actividad de los Coordinadores.
- Incluir el cobro de derechos por la revisin del formulario de
solicitud.
- Complementar el esquema de cdigos de identificacin de los
trmites, para permitir su mejor ordenacin y registro.
- Modificar las reglas para la determinacin del lapso en das
requeridos para la evaluacin, con base en los cuales se realice
la cotizacin. Se cambia el esquema rgido de determinacin de
das de evaluacin, que no permita consultar la totalidad de
factores involucrados en el clculo; por un esquema flexible de
franjas de tiempos (mnimos y mximos), que se basa
principalmente en el criterio y experiencia del Coordinador y le
permite tener en cuenta las caractersticas especficas del OEC
a evaluar y su actividad.
- Aclarar los conceptos incluidos dentro del rubro da evaluacin
y lo relativo al cobro por expertos tcnicos adicionales.
- Reducir los tiempos de que dispone el interesado para decidir
sobre si acepta o no la cotizacin e iniciar el proceso de
acreditacin.
Se eliminan los siguientes documentos: A02P-SOL-01, A03P-SOL01, A04P-SOL-01, A05P-SOL-01, A06P-SOL-01 y A07P-SOL-01.
Se ajusta la metodologa de cotizacin para enviar al solicitante los
documentos: cuenta de cobro, acuerdo de prestacin de servicio y
cotizacin en una sola entrega y reducir el tiempo del proceso de
cotizacin.
Se ajusta el procedimiento al uso de la base de datos del ONAC
Se modifica el cdigo de identificacin de las solicitudes de
cotizacin