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Cdigo: IN-MIC-03-03

INSTRUCTIVO PARA LA
FORMULACIN Y SEGUIMIENTO
DE INDICADORES DE GESTIN

Elabor

Profesional Oficina
Asesora de Planeacin

Fecha
Febrero
de 2014
Diciembre
de 2015

Versin: 2
Fecha
Aprobacin:10/12/2015
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Firma de Autorizaciones
Revis

Jefe Oficina Asesora de


Planeacin

Aprob

Representante Alta Direccin


Sistema Integrado de Gestin

Control de Cambios
Descripcin
Elaboracin del documento
Actualizacin del documento

Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versin vigente reposar en las carpetas
del Sistema Integrado de Gestin del Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP.

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TABLA DE CONTENIDO
1.

OBJETIVO .................................................................................................................. 3

2.

ALCANCE................................................................................................................... 3

3.

DEFINICIONES TCNICAS ....................................................................................... 3

4.

REFERENCIAS NORMATIVAS .................................................................................. 4

5.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................ 5

6.

GENERALIDADES ..................................................................................................... 5
6.1 Definicin indicadores .............................................................................................. 5
6.2 Seguimiento a los procesos del Sistema Integrado de Gestin ................................ 5
6.3 Caracteristicas de los indicadores ............................................................................ 6

7.

TIPOLOGIA DE INDICADORES ................................................................................. 7


7.1 Indicadores de Eficacia ............................................................................................ 7
7.2 Indicadores de Eficiencia .......................................................................................... 7
7.3 Indicadores de Efectividad ....................................................................................... 8

8.

FORMULACIN DE LOS INDICADORES .................................................................. 9

9.

ESTRUCTURA DEL INDICADOR ............................................................................ 11

10.

DEFINICIN DE LOS RESPONSABLES DE LA MEDICIN Y EL ANLISIS....... 13

10.1 Responsable de la medicin................................................................................. 13


10.2 Responsable del anlisis ...................................................................................... 14
11.

SEGUIMIENTO AL DESEMPEO DE LOS PROCESOS ..................................... 14

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1.

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OBJETIVO

Establecer los criterios para la formulacin y seguimiento de los indicadores de gestin


del Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP.
2.

ALCANCE

El presente instructivo debe ser aplicado para todos los procesos del Instituto para la
Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP, y establece los conceptos
bsicos, caractersticas principales y orientaciones de seguimiento a los indicadores de
gestin de la entidad.
DEFINICIONES TCNICAS1

3.

A continuacin se presentan algunas definiciones aplicables para la formulacin y


seguimiento a los indicadores de gestin del Instituto para la Investigacin
Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP, para las que no se encuentren dentro
de este documento, aplican las definiciones establecidas en la Gua para la
construccin de Indicadores de Gestin del Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica versin 2 de 2012.

Economa: Nivel en el que se gestionan los recursos financieros de manera


razonable.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan


los resultados planificados.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados


planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Herramienta de Seguimiento: Mtodo, medio o mecanismo a travs del cual se


efecta control a los procesos, con el fin de evaluar su desempeo en un momento
determinado e identificar posibles desviaciones.

Glosario tomado Gua metodolgica para el seguimiento del sistema de gestin de calidad y el desempeo de los

procesos. Departamento Nacional de Planeacin; versin 4 de 2010.

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Indicador: Expresin cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del


objeto a evaluar en un momento determinado, con relacin a rangos establecidos.

Medicin: Actividades desarrolladas para evaluar el Sistema Integrado de Gestin


o los procesos a travs de indicadores o cualquier otro instrumento que permita
establecer el grado de utilizacin de los recursos, el logro de los objetivos
propuestos y su impacto.

Oportunidad: Informacin del desempeo del indicador debe estar disponible y


actualizada en forma inmediata.

Seguimiento: Permite controlar que la ejecucin de los procesos y los resultados


obtenidos sean acordes con los requisitos, caractersticas o atributos establecidos.

Pertinencia: Guardar correspondencia con las directrices establecidas para la


medicin del Sistema de Gestin de Calidad, los procesos y/o normativa vigente
aplicable a la Entidad.

Validez: Refleja y medir de forma precisa el objeto estudiado, con criterios


uniformes.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Ley 87 de 1993: Se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las


entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 872 de 2003: Crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del
poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto Nacional 1537 de 2001: Se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en


cuanto a elementos tcnicos y administrativos que Fortalezcan el Control Interno de
las entidades y organismos del Estado.

Decreto 4110 de 2004: Sistema de Gestin de la Calidad de las entidades del


Estado.

Decreto 1599 de 2005: Adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano.

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NTCGP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

Decreto 387 de 2004: "Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004,
que adopta el Sistema de Gestin de Calidad creado por la ley 872 de 2003".

Decreto 651 de 2011: Creacin Sistema Integrado de Gestin Distrital SIGD.

Decreto 652 de 2011: Adopcin Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestin para las Entidades y Organismos Distritales

NTD-SIG 001:2011: Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin para
las Entidades y Organismos Distritales
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento PRO-MIC-03-04 Autoevaluacin de la Gestin

6. GENERALIDADES
6.1 Definicin indicadores
Un indicador es una expresin cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir
caractersticas, comportamientos o fenmenos de la realidad a travs de la evolucin de
una variable o el establecimiento de una relacin entre variables, la que comparada con
perodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el
desempeo y su evolucin en el tiempo. Por lo general, son fciles de recopilar, altamente
relacionados con otros datos y de los cuales se pueden sacar rpidamente conclusiones
tiles y fidedignas2.
6.2 Seguimiento a los procesos del Sistema Integrado de Gestin
Los lderes de proceso y los responsables de procedimientos son los responsables de
realizar el seguimiento y medicin de los indicadores asociados al proceso a travs del
FT-MIC-03-05 Formato Hoja de vida de indicadores, de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento PRO-MIC-03-04 Autoevaluacin de la Gestin trimestralmente. Estas

Concepto tomado Gua para la construccin de Indicadores de Gestin De Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica versin 2 de 2012, pagina 8.

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herramientas deben estar alineadas con el objetivo del proceso y proporcionar


informacin sobre su desempeo.
Las herramientas deben ser revisadas con una periodicidad anual como mximo, con el
fin de establecer su conveniencia o pertinencia frente al objetivo del proceso o plantear
mejoras en las mismas. Esta revisin la debe realizar el Lder del proceso en coordinacin
con el responsable de la recopilacin de la informacin y medicin del indicador,
solicitando los ajustes correspondientes cuando as se requiera, a la Oficina Asesora de
Planeacin. Igualmente, durante la ejecucin de las auditoras internas se llevar a cabo
la verificacin de la aplicacin de las herramientas y la implementacin de las acciones
preventivas o correctivas cuando esto fuera necesario.
6.3 Caractersticas de los indicadores

Oportunos: Deben permitir obtener informacin en tiempo real, de forma


adecuada y oportuna, medir con un grado aceptable de precisin los resultados
alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan
la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestin antes de que las
consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.

Prcticos: Que se facilite su recoleccin y procesamiento.

Claros: Ser comprensible tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo
estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difcil
interpretacin que slo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

Explcitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se
analizar para evitar interpretaciones ambiguas.

Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo.

Transparente/Verificable: Su clculo debe estar adecuadamente soportado y ser


documentado para su seguimiento y trazabilidad.

Medibles: Permite comparar la situacin actual de una dimensin de estudio en el


tiempo o respecto a patrones establecidos.

Comunicativos: Todo indicador debe transmitir informacin acerca de un tema en


particular para la toma de decisiones.

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7. TIPOLOGIA DE INDICADORES
Para el IDEP se formularn indicadores para evaluar la eficiencia, eficacia, y
efectividad de los procesos, cun aceptable ha sido y es el desempeo de stos en
concordancia con los requisitos establecidos en la Norma Tcnica de Calidad NTCGP
1000:2009.
7.1 Indicadores de Eficacia
Se busca establecer el logro de los resultados esperados por el Instituto, previamente
determinados, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta
en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados
en el tiempo).
A manera de ejemplo:

Indicador

Aspecto
Asociado

Nmero de desempleados capacitados / Total de desempleados


inscritos en Sistema de Reconversin Laboral.

Focalizacin

Porcentaje de egresados de programa de reinsercin/ Total


inscritos programa de reinsercin.

Cobertura

Porcentaje de alumnos que se emplean despus de finalizar los


cursos de capacitacin.

Resultado Final

Nmero de beneficiarios/ Universo de beneficiarios

Cobertura
Resultado Final

Porcentaje Infracciones que termina en sancin efectiva


Conflictos colectivos
planteados

solucionados

conflictos

colectivos

Resultado Final

Incremento total de puestos de trabajo abiertos con el servicio


pblico de empleo.

Resultado Final

7.2 Indicadores de Eficiencia


Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el control de los recursos o las entradas
del proceso, evalan la relacin entre los recursos y su grado de aprovechamiento por
parte de los mismos.

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Consisten en el examen de costos en que incurren las entidades pblicas encargadas


de la produccin de bienes y/o la prestacin de servicios, para alcanzar sus objetivos y
resultados.
Este tipo de indicadores miden la forma de como se utilizaron los recursos durante el
proceso de generacin del producto y/o servicio.
El anlisis de la eficiencia se refiere a la adquisicin y el aprovechamiento de los
insumos (entradas del proceso), que deben ser adquiridos en tiempo oportuno, al mejor
costo posible, en la cantidad adecuada y con una buena calidad. Por lo que se incluyen
medios humanos, materiales y financieros.
A manera de ejemplo:
INDICADOR
Costo de un servicio en relacin al nmero de usuarios
Costo total programa de becas /Total de beneficiarios
Costo por tonelada de basura recogida
Costo de la recogida de basura por usuario
Costo por kilmetro de carretera construido
Costo de la inspeccin por nmero de visitas efectuadas

7.3 Indicadores de Efectividad


Para el anlisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la eficiencia y la
efectividad, es decir el logro de los resultados programados en el tiempo y con los
costos ms razonables posibles.
Se relaciona con la medicin del nivel de satisfaccin del usuario, que aspira a recibir
un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el
establecimiento de la cobertura del servicio prestado.
La efectividad est relacionada con las respuestas que demos al interrogante para
qu se hizo?, este tipo de indicadores miden los resultados alcanzados frente a los
bienes o servicios generados a los clientes y usuarios.

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INDICADOR
Nivel de satisfaccin del usuario durante un perodo determinado
% Disminucin en quejas y reclamos en un periodo determinado
% Disminucin en accidentes laborales durante un periodo determinado
% Disminucin en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.
8. FORMULACIN DE LOS INDICADORES
Para la formulacin de indicadores se tiene en cuenta como informacin de entrada, la
relacionada con:

Objetivo estratgico: Los indicadores deben estar dirigidos al cumplimiento de


los objetivos estratgicos que a su vez garantizan el cumplimiento de la misin y
la visin del Instituto.

Objetivo del proceso: Los indicadores de gestin del Instituto se formulan de


acuerdo al modelo de operacin por procesos y deben estar alineados con el
objetivo de cada uno de stos, de manera que facilite evaluar el cumplimiento del
mismo.

Mapa de riesgos: Documentado para cada proceso. Los indicadores que estn
asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar informacin relacionada con la
eficacia de los controles aplicados.

Los indicadores deben, en principio, proporcionar informacin concreta acerca de la


gestin del proceso; por lo tanto, la informacin y su modo de recoleccin alrededor de
l tienen que ser cuidadosamente escogidos.
Es importante tener en cuenta los siguientes criterios para la seleccin de los
indicadores:
Criterio de
Seleccin

Pregunta a tener en
cuenta

Objetivo

Pertinencia

El indicador expresa
qu se quiere medir de
forma clara y precisa?

Busca que el indicador permita describir la


situacin o fenmeno determinado, objeto
de la accin.

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Funcionalidad

El indicador es
monitoreable?

La informacin del
Disponibilidad indicador est
disponible?

Confiabilidad

Utilidad

De dnde provienen
los datos?
El indicador es
relevante con lo que se
quiere medir?

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Verifica que el indicador sea medible,


operable y sensible a los cambios
registrados en la situacin inicial
Los indicadores deben ser construidos a
partir de variables sobre las cuales exista
informacin estadstica de tal manera que
puedan ser consultados cuando sea
necesario.
Los datos deben ser medidos siempre bajo
ciertos estndares y la informacin
requerida debe poseer atributos de calidad
estadstica.
Que los resultados y anlisis permitan
tomar decisiones.

Si se responde de forma afirmativa a todas las preguntas, el indicador ser adecuado,


de lo contrario se debe considerar la posibilidad de construir indicadores adicionales y
someterlos al mismo control de calidad.

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9. ESTRUCTURA DEL INDICADOR

Objetivo estratgico asociado al indicador: Relaciona los objetivos


estratgicos del IDEP y que a travs del indicador aporta al cumplimiento del
mismo

Proceso Asociado al indicador: identifica el proceso al cual est asociado el


indicador.

Objetivo del proceso asociado al indicador: Identifica el objetivo del proceso


al cual est asociado el indicador

Objetivo del indicador: Establece el objetivo que se pretende alcanzar al


realizar la formulacin del indicador. Responde a las preguntas Qu? Para
qu? y Cmo?

Nombre del indicador: Es la expresin verbal, precisa y concreta que


identifica el indicador.

Tipo de Indicador: Clase de indicador seleccionado (eficiencia, eficacia,


efectividad, impacto, oportunidad, resultado, entre otros). Adicionalmente se
debe asignar si el indicador hace parte del SIG o PMR.

Formula del Indicador: Expresin matemtica mediante la cual se calcula el


indicador. La frmula se debe presentar con siglas claras y que, en lo posible,
den cuenta del nombre de cada variable.

Identificacin de Variables: Descripcin de cada variable de la frmula:


Nombre de las variables a utilizar, puede ser una sola variable o dos
dependiendo del indicador.

Meta Establecida: Corresponde al comportamiento o desempeo deseado o


esperado del proceso, se debe definir teniendo en cuenta que sea posible de
cumplir, sin sobrestimarla.
Se determina teniendo en cuenta el
comportamiento histrico del indicador, cuando existan datos, o el
conocimiento que se tenga del proceso, esta debe ser cuantificable y medible a
travs del tiempo.

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Fuente de la Informacin: Hace referencia a documentos, sistemas de


informacin, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen la
informacin necesaria para diligenciar la hoja de vida del indicador segn el
indicador definido. Los datos suministrados por la fuente de informacin deben
ser: Verificables: Que la informacin registrada en la hoja de vida pueda ser
cotejada contra la fuente de la cual se obtuvieron los datos.
Confiables: Que la informacin suministrada refleje la realidad de la situacin
u objeto analizado y permita tomar decisiones oportunamente.
Pertinentes: Es decir que la informacin represente o corresponda con lo que
se pretende medir.

Unidad de Medida: Unidad de medida en la cual est definido el indicador.


Ejemplo: Porcentaje, cantidad, nmero, moneda.

Frecuencia de Medicin: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos,


la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los
datos, la periodicidad de ejecucin del proceso, as como la disponibilidad de
los datos. La periodicidad debe ser trimestral.

Responsable de la recopilacin de la informacin y medicin del


indicador: Cargo o rol del responsable de recolectar y registrar los datos
peridicamente para calcular el indicador.

Responsable del Anlisis: Cargo del responsable de analizar y evaluar el


comportamiento del indicador a travs de todos los periodos evaluados, este
debe ser el Lder del proceso.

Criterio de Anlisis: Define los rangos de semaforizacin sobre los cuales se


evaluarn los resultados de los indicadores comparados con las metas
establecidas para cada uno de ellos.

Cuadro de mediciones del indicador: Matriz donde se incluyen las


mediciones de los indicadores.

Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador durante el periodo objeto


de medicin

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Variable 1: Permite registrar los datos peridicos de la variable superior que


compone el indicador de acuerdo con la periodicidad definida.

Variable 2: Permite registrar los datos peridicos de la variable inferior que


compone el indicador de acuerdo con la periodicidad definida. En los casos de
indicadores de valor absoluto esta celda no debe ser diligenciada. En algunas
ocasiones, este valor puede ser constante.

Resultado de las variables: Valor obtenido al relacionar la variable o


variables del indicador en un periodo determinado.

Resultado del Indicador: Es el total generado por la comparacin


resultado de las variables con la meta anual.

Grfico de tendencia: Proporciona informacin grfica relacionada con el


comportamiento del indicador a travs de cada periodo de medicin.

Anlisis de Indicadores: Anlisis breve del comportamiento del indicador


durante el periodo registrado, de manera que se describan las causas que
estn originando el comportamiento en el periodo e histricamente.

Acciones tomadas: Relaciona el consecutivo de las acciones preventivas,


correctivas o de mejora formuladas que estn asociadas al anlisis del
comportamiento del indicador.

del

10. DEFINICIN DE LOS RESPONSABLES DE LA MEDICIN Y EL ANLISIS


10.1 Responsable de la medicin
Generalmente es el profesional responsable de ejecutar las actividades propias del
indicador o es designado por el Lder de Proceso. Tiene las siguientes
responsabilidades:

Recolectar, tabular, registrar y presentar peridicamente la informacin de los


indicadores al Lder de Proceso para su anlisis.

Informar al responsable del Sistema Integrado de Gestin acerca de la


actualizacin de la hoja de vida correspondiente.

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Apoyar la formulacin de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando


se requiera.

Apoyar el anlisis y revisin de los indicadores as como su mejora.

Apoyar la aplicacin de las herramientas de seguimiento definidas en los


procesos, as como su revisin y ajuste cuando sea requerido.

10.2 Responsable del anlisis


Es el Lder del proceso, adems tiene bajo su responsabilidad realizar las siguientes
actividades:

Revisar y analizar los datos registrados para el indicador en cada periodo.

Formular y velar por la implementacin de las acciones preventivas, correctivas


o de mejora que se deriven del anlisis del indicador de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento de Acciones preventivas, correctivas y de
mejora PRO-MIC-03-02.

Revisar y ajustar los parmetros del indicador (meta), cuando se requiera.

Solicitar la creacin, modificacin o eliminacin de los indicadores de los


procesos que estn bajo su responsabilidad segn lo establecido en el
Instructivo elaboracin y control de documentos del Sistema Integrado de
Gestin.

Velar por la aplicacin de las herramientas de seguimiento definidas en los


procesos y por la revisin y ajuste de estas cuando as se requiera.

11. SEGUIMIENTO AL DESEMPEO DE LOS PROCESOS


El seguimiento al desempeo de los procesos se realizar a partir de los indicadores y
las herramientas de seguimiento definidas. Esta labor la debe realizar el responsable
de la medicin, quien recolecta la informacin necesaria para registrar en la hoja de
vida cuando se trate de indicadores o de apoyar y velar por la aplicacin de las
herramientas de seguimiento.

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Una vez actualizada esta informacin, debe presentarla al Lder del proceso para que
efecte el anlisis de los datos y establezca las acciones a seguir:

Reportar el indicador a la Oficina Asesora de Planeacin

Formular acciones preventivas, correctivas o de mejora para corregir


desviaciones que se hayan presentado en el indicador.

Ajustar la meta o rango.

Solicitar la eliminacin, o modificacin del indicador o la creacin de uno


nuevo.

El reporte de los indicadores se debe realizar en los diez (10) das siguientes trimestre
vencido
y teniendo en cuenta la periodicidad especfica de cada indicador.
Dependiendo del resultado obtenido por el indicador, se formularn acciones
preventivas si el indicador tuvo un desempeo satisfactorio o una accin correctiva si
el indicador tuvo desempeo insuficiente o super la meta establecida.

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