CICLO DE TESORERIA

FORMATOS
1. PEDIDO DE CLIENTES
DENOMINACION
PEDIDO DE CLIENTES
DATOS DE LA EMPRESA
APELLIDOS Y NOMBRE O RAZON Y NIT DE LA EMPRESA Y LOGO
DIRECCION
TELEFONO
FAX
E.MAIL
DATOS DEL CLIENTE
APELLIDOS Y NOMBRE O RAZON Y NIT DE LA EMPRESA
DIRECCION DE CORRESPONDENCIA
CODIGO DE CLIENTE
DATOS DEL PEDIDO
NUMERO DE PEDIDO
FECHA DE PEDIDO
FORMA DE PAGO
VENDEDOR
REPARTIDOR
DETALLE
CODIGO
DESCRIPCION
CANTIDAD
PRECIO
DESCUENTOS
TOTAL
PIE DE PAGINA
CUALQUIER INCOVENIENTE CON LA ENTREGA DEBE
COMUNICARSE.
2. ORDENES DE COMPRA Y EMBARQUE

ORDEN DE EMBARQUE

Nombre de la empresa
Razn social
Numero
Lugar y fecha
Puerto de embarque: Numero, viaje No, lnea, marca principal, cantidad
y tipo, peso en kilos, neto, bruto, No de carta porte/envio, fecha de
envo, No de contenedor, punto de salida, Embarcadoi direccin.
Consignatario direccin
Parte a notificar
Puerto de destino; lugar final de entrega , pagara gastos de embalaje,
flete martimo pagadero,Seaway Bill Express Release, copias, Entregar
a Bill of Lading/Conocimiento de embarque, Asegurado bajo pliza,
Embarques parciales
, Entrega de documentacin para liquidacin de
pliza a / en, Permiso de Exportacin,Licencia Cambiaria de Exportacin,
Observaciones (p.ej. datos de la carga peligrosa, temperatura en
refigerados, otros)
Remitente / Nombre / Sello / Firma

3. CONOCIMIENTOS DE EMBARQUE
EL CONOCIMIENTO DE EMBARQUE PODR CONTENER:
a) La denominacin de Conocimiento de Embarque;
b) El nombre, el nmero del documento oficial de identidad y domicilio del Cargador;
c) El nombre y domicilio del Beneficiario o Consignatario a quien o a la orden de quien vayan dirigidas las
mercancas, pudiendo ser el propio Cargador;
d) La indicacin de la modalidad del transporte;
e) La naturaleza general de las mercancas, las marcas y referencias necesarias para su
identificacin; el estado aparente de las mercaderas, el nmero de bultos o de piezas y el peso de
las mercancas o su cantidad expresada de otro modo, datos que se harn constar tal como los haya
proporcionado el cargador, quien debe adems sealar, si procede, su carcter perecible o peligroso;
f) El monto del flete de transporte y de los dems servicios prestados por el Porteador, en la medida
que deba ser pagado por el Consignatario;
g) La fecha y lugar de emisin, puerto de carga y descarga y la fecha en que el Porteador se ha
hecho cargo de las mercancas en ese puerto, as como el lugar y plazo de entrega de la mercanca
objeto del transporte, si en este ltimo caso en ello hubieran convenido expresamente las partes;
h ) La declaracin del valor patrimonial que hubiere declarado el Cargador, si en ello han convenido
las partes;
i) El nmero de orden correspondiente y la cantidad de originales emitidos, si hubiere ms de uno;

4. FACTURA DE VENTA
Segn la Dian y el art 617 E.T debe contener:
-Estar expresamente denominada como factura de Venta (Pre-impreso).
- Apellidos y nombre o razn social y Nit del vendedor o quien presta el
servicio.
- Apellidos y nombre o razn social y Nit del adquiriente de los bienes o
servicio junto con la discriminacin del IVA pagado.
-Numeracin consecutiva de las facturas.
-Fecha de expedicin.

- Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o los

servicios prestados, con los precios unitarios y valor total de la
transaccin.
- Valor total de la operacin.
-Nombre o razn social y Nit del impresor de la factura.(Pre-impreso)
-El nmero y la fecha de la resolucin de numeracin expedida por la
Dian.
5. NOTAS CREDITO POR DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS
NOTAS DE VENTAS
NOTA DE CRDITO

Detalles de la Nota de Crdito

ID:
Numero de Nota Crdito:
Referencia: Descuento %
Fecha:
Factura:
Agencia:
Cliente
Beneficiario nmero:
Referencia:
Nombre:
NIT:
Telfono:
Direccin:
Transacciones Asociadas: TRANSACCION, FECHA, REFERENCIA, BENEFICIARIO,
DESDE , HASTA, MONTO

6. AVISOS DE REMESAS DE CLIENTES

7.
7.
7.
FORMAS ESPECIALES PARA LLEVAR A CABO AJUSTES DE CUENTAS DE
CLIENTES (FALTA)

CICLO DE COMPRAS
8. REQUISICIONES DE COMPRA
ES UN FORMATO INTERNO DE LA EMPRESA
APELLIDOS Y NOMBRE O RAZON Y NIT DE LA EMPRESA
DENOMINACION
REQUISCION DE COMPRA Y CONSECUTIVO
DEPARTAMENTO QUE SOLICITA
FECHA DE PERIODO
FECHA DE ENTREGA
CANTIDAD, UNIDAD, ARTICULOS
ELABORADO POR, AUTORIZADO POR, RECIBIDO POR,
EL NOMBRE O RAZN SOCIAL Y EL NIT DEL IMPRESOR DE LA
FACTURA

9. ORDENES DE COMPRA Y CONTRATOS

DATOS DE LA EMPRESA
APELLIDOS Y NOMBRE O RAZON Y NIT DE LA EMPRESA
DENOMINACION

ORDENES DE COMPRA Y SU RESPECTIVO CONSECUTIVO

DATOS DEL COMPRADOR
FECHA
COMPRADOR
IDENTIFICACION
DIRECCION DE DESPACHO
TELEFONO
FAX
DATOS DEL PROVEEDOR
PROVEEDOR
IDENTIDFICACION
DIRECCION
TELEFONO
CORREO
FAX
CELULAR
ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
CUAL ES LA ACTIVIDAD ECONOMICA DEL PROVEEDOR
DETALLE
ITEM
PRODUCTO
CANTIDAD
UNIDAD
PRECIO UNITARIO
IVA
VALOR C/U
VALOR TOTAL
SUMATORIA AL FINAL DONDE ENCONTRAMOS
SUBTOTAL
IVA
VALOR TOTAL
VALOR CANCELADO
AUTORIZACIONES
FIRMADO POR EL JEFE DE COMPRAS

10.DOCUMENTOS DE RECEPCION DE MERCANCIAS

En el rea de recepcin, se realizan los procesos de negociacin y

verificacin de los
LISTA DE EMPAQUE
Referencia al nmero de factura que corresponde a la
exportacin. Si se omite la referencia a la factura puede
resultar difcil emparejar los documentos, si estos se separan.
Nmero total de cajas por tipo de mercadera comprendidas en
el embarque. Si no indica la cantidad de cajas que contienen el

mismo tipo de mercancas, ser ms difcil comprobar la

expedicin.
Para cada tipo de mercancas, los nmeros seguidos a las cajas
que contengan. Si no se numeran las cajas, o se numeran
incorrectamente, pueden producirse confusiones para las
autoridades aduaneras y para el cliente.
Contenido de cada caja. Si no se describe correctamente el
contenido, ser difcil identificar las partidas.
Dimensiones exteriores de cada caja. Si se omiten las
dimensiones y la unidad de medida, pueden surgir dudas.
Peso bruto de cada caja. Si se omiten el peso o la unidad de
peso, pueden producirse demoras.
Forma de embalar las mercaderas. Si se encuentran en
paletas, deber indicarse. Si requieren una manipulacin
especial, deber indicarse tambin.
Forma de marcar las cajas y los nmeros utilizados.
Nmero total de bultos de la expedicin.
Volumen total de la expedicin, en metros cbicos.
Peso neto total (excluido el embalaje) de la expedicin.
Peso bruto total de la expedicin enviada. Si se omite el peso
neto o se confunde con el peso bruto, pueden surgir
malentendidos y gastos adicionales.
11.FACTURAS DE PROVEEDORES

Datos del proveedor (regimen, razn social, domicilio fiscal)

Fecha emisin de la factura (en caso de factura electrnica hora,
minuto, segundo)
Lugar de expedicin
Nmero de factura en consecutivo
Datos recetor de la factura (razn social, domicilio fiscal)
Rgimen fiscal
Mtodo de pago
Descripcin de la mercanca
No de item, unidad de medida, cantidad, subtotal, total.
(En caso de descuento discriminar casilla de descuentos y
porcentaje)
(Desglose de impuestos, IVA, retefuente, reteica)
Total de factura (subtotal, aplicacin impuesto, total a pagar)
Resolucin de la DIAN
Recibido conforme
Expedicin de la factura
Leyendas

12.NOTAS DE CARGO Y DE CREDITO

Las notas crdito son documentos o comprobantes que las empresas
hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o
por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la
respectivo cuenta.
Deben contener:
- Estar expresamente denominada como Nota Crdito (Pre-impreso).
-Numeracin consecutiva
-Nmero y fecha de la factura.
-Nmero de unidades, descripcin, valor unitario y valor total.
-Nombre o razn social y NIT del cliente y de la empresa vendedora del
bien o servicio.
-Discriminacin IVA si aplica.
13.SOLICITUDES DE CHEQUES

Cdigo de Cuenta Cliente:

Nombre del cliente
Talon desde hasta
Descripcin de solicitud
Oficina o sucursal
Fecha
Firma del titular
Firma de verificacin
Autorizacin para terceros
Numero de cuenta
Cantidad de cheques
Numeracin de los cheques

14.RECIBOS DE SERVICIOS
RECIBO DE SERVICIO

Nombre o razn social del prestador del servicio.

No. de identificacin del establecimiento (NIT).

Direccin y telfono del establecimiento.

Nombre del propietario o de quien hace la entrega.

Direccin y telfono del propietario o de quien hace la entrega.

Nmero de recibo.

Fecha y hora de la recepcin.

Identificacin del bien.

Indicacin expresa de los defectos o averos del bien y sus accesorios.

Clase de servicio.

Plazo para la prestacin del servicio.

Valor del servicio, as como las sumas que se abonan como parte del precio.

15.POLIZA DE CHEQUE
1. NOMBRE DE LA EMPRESA FACTURADA O A QUIEN SE EXTIENDE EL
CHEQUE
2. NOMBRE DE LA PERSONA AUTORIZADA A RECIBIR EL CHEQUE
3. 6 COLUMNAS,
1 CUENTA
2 SUBCUENTA
3 CARGOS Y ABONOS CORRESPONDIENTES A LA OPERACIN
4 PARA EL TOTAL O CARGO DEL ABONO
5 COLUMNA DEL DEBE PARA REGISTRAR LOS MONTOS QUE CONFORMAN
LOS CARGOS,
6 COLUMNA EL HABER REGISTRAR MONTOS QUE CONFORMAN LOS
ABONOS
4. RENGLON PARA LAS SUMAS IGUALES
5. RENGLON DE LA RUBRICAS: TRES INDISPENZABLES
A. PERSONA QUIEN ELABORA LA POLIZA
B. PERSONA QUIEN SUPERVISA O REVISA LOS DATOS DEL DOCUMENTOS
C. QUIEN AUTORIZA EL DOCUMENTO (GERENTE, O ADMINISTRADOR).
6. NUMERO PROGRESIVO QUE CORRESPONDA

CICLO DE NOMINA Y PERSONAL

16.SOLICITUD DE EMPLEO
SOLICITUD DE EMPLEO
Datos que debe llevar la solicitud empleo
o
o
o

Puesto solicitado
Sueldo mensual
Foto (si quiere)

DATOS PERSONALES
o
o
o
o
o

Apellidos, nombres, direccin, edad, fecha de nacimiento.

Estado civil
Nacionalidad
Telfono
Correo electrnico

DOCUMENTACION
o
o
o
o
o
o
o
o

CURP (clave nica de registro de poblacin solo si la tiene)

Afore (fondo de ahorro para el retiro solo si sabes en que entidad la tiene
tramitada)
Libreta militar (solo para los hombres)
Licencia para manejar
Tipo de licencia
RFC (clave en el que est registrado en hacienda si se tiene)
Afiliacin al seguro social
Pasaporte

ESTADO DE SALUD Y HABITOS PERSONALES

o
o
o
o
o

Estado de salud actual

Alergias
Limitacin fsica
Enfermedades crnicas
Deportes practicados

DATOS FAMILIARES
o
o
o
o

Padre y madre
Telfono y ocupacin
Esposa, Hijos, No. de hijos.
Vive con

ESTUDIOS REALIZADOS

o
o
o
o
o
o
o

Nombre y direccin de la escuela o establecimiento

Fecha
Tiempo o estancia en ella (el)
Secundaria
Tecnolgico
Profesional
Titulo obtenido

CONOCIMIENTOS GENERALES
o
o
o
o
o

Idiomas dominados, habilidad y porcentaje

Funciones dominadas
Mquinas de oficina dominados
Software dominado
Otros trabajos y funciones dominados

EMPLEO ACTUAL Y ANTERIORES

o
o
o
o
o

Empresa
Fecha de servicio
Puesto o actividad
Sueldo percibido
Autoriza solicitar informes (especifica que s)

REFERENCIAS PERSONALES
o
o
o
o

Nombres y apellidos
Direccin
Telfono
Ocupacin

DATOS GENERALES
o
o
o

Afianzado (si hay alguna persona o empresa que responda por algn
dao que causes)
Disponibilidad para trabajar
Abono mensuales (en caso de tener una deuda o crdito)

17.CONTRATOS DE TRABAJO
DATOS DE LAEMPRESA
DATOS DEL TRABAJADOR
LA FECHA EN LA QUE INICIA LA RELACION LABORAL Y DURACION
EL TIPO DE CONTRATO QUE SE CELEBRA
EL OBJETO DEL MISMO: LAS FUNCIONES
LUGAR DONDE VA A PRESTAR EL SERVICIO( CENTRO DE TRABAJO)
LOS DIAS DE LA SEMANA Y EL HORARIO
PERIODO DE PRUEBA
LA REMUNERACION

EL CONTRATO DEBE SER FIRMADO POR AMBAS PARTES

18.INFORMES DE TIEMPO
1. CODIGO DEL EMPLEADO O CEDULA
2. NOMBRE DEL EMPLEADO
3. DEPARTAMENTO Y AREA
4. CARGO
5. TURNO
6. ACCION
7. REGISTRO DE TIEMPO DE EMPLEADO (ENTRADA Y SALIDA)
8. FECHA
9. HORA
19.TARGETAS DE RELOJ

No del documento
Nombre del empleado
No de la quincena/tiempo
(Fecha de la quincena)
Mes laborado
Firma del empleado
Horario trabajado
(No da, jornada maana y tarde, tiempo extra)
Datos de la empresa que presta el servicio

20.AUTORIZACION DE AJUSTES DE NOMINA

FORMATO DE AUTORIZACION DE AJUSTES DE NOMINA

Autorizacin de Descuentos Sobre Salarios por Prestamos al Trabajador de
Parte del Empleador
Valor del prstamo:_________________________________$ (____________)
Nombres y Apellidos completos del trabajador: _________________________

Constancia de Recibo y Autorizacin

Recib de la sociedad _______________ (nombre completo del empleador) la

suma arriba mencionada, en calidad de prstamo o mutuo sin intereses sobre mis
salarios.

Por lo anterior, autorizo expresamente al pagador de la empresa para que se me

descuente de mis salarios de la siguiente forma:

a) Cuotas por valor de $________ que sern descontadas en cada pago

(________quincenal o mensual).
b) De la Prima de Servicios de Junio y la Prima de diciembre se descontar
igual valor de la cuota fijada en el punto anterior.
Asimismo autorizo expresamente al empleador para que retenga y cobre de mi
liquidacin final de Prestaciones Sociales, salarios e indemnizaciones los saldos
que est adeudando, si llegase a finalizar mi contrato de trabajo antes de
completar el pago total de este prstamo.

Recib conforme:

__________________
c.c.

Aprobado por ____________

Encargado de Nmina ___________

Entrega del prstamo a travs del (Cheque o Consignacin) N. __________ (o

efectivo)

21.AUTORIZACION DE PAGOS ESPECIALES

AUTORIZACION DE DEDUCCIONES SALARIALES
NOMBRE DE LA COMPAA
VALOR A DEDUCIR $
POR PAGO DE:
COPERATIVA DE CREDITO___
PLAN DE AHORROS DE EMPLEADOS__
PLAN DE PENSION____
CUOTAS DE SINDICATO___
CANTIDAD___
TOTAL____
FIRMA_____
CEDULA

22.RECIBOS DE PAGO
RECIBO DE PAGO DE NOMINA

Encabezado , con el nombre y NIT del empleador y el periodo de pago de nomina

Nombre y cargo del trabajador
Das laborados
Valor devengado
Deducciones(incapacidades, das no remunerados, suspensiones, prestamos, facturas de crdito,
descuentos funerarios voluntarios, aportes voluntarios a cooperativas, salud , pensiones
Neto a pagar
Firma del empleado

23.CHEQUES
Datos que debe llevar el cheque
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

La denominacin de cheque inscrita en el propio documento

La fecha en que se suscribe
El tipo de moneda con que se paga
El monto que se va a pagar (nmeros y letras)
Nombre del beneficiario (puede ser al portador o persona fsica o moral)
El nombre del banco que lo emite
Nmero de la cuenta bancaria
Fecha y lugar de emisin del cheque
Firma de quien expide el cheque
Numero de seguridad que se identifica por el banco
Holograma de seguridad