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MDULO 1 Conceitos, caractersticas

e princpios relacionados a arquivos e


documentos.

ARQUIVOLOGIA
Disciplina que estuda as funes do
arquivo e os princpios e tcnicas a serem
observados na produo, organizao,
guarda, preservao e utilizao dos
arquivos. Tambm chamada arquivstica.
(Dicionrio
Arquivstica)

ARQUIVOLOGIA
Texto de Apoio
Atualizado at a Lei 12.527
(Lei de Acesso Informao)

Brasileiro

de

Terminologia

ARQUIVO
Consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos
documentos. (Lei 8.159, Art. 2)

2013

Prof. Lino Madureira

- Conjunto de documentos produzidos e


acumulados por uma entidade coletiva,
pblica ou privada, pessoa ou famlia, no
desempenho
de
suas
atividades,
independentemente da natureza do suporte.
- Instituio ou servio que tem por
finalidade a custdia, o processamento
tcnico, a conservao e o acesso a
documentos.
- Instalaes onde funcionam arquivos.
- Mvel destinado
documentos.
(Dicionrio
Arquivstica)

Brasileiro

de

guarda

de

Terminologia

DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes,
qualquer que seja o suporte ou formato.
(Dicionrio
Arquivistica)

Brasileiro

de

Terminologia

ORGOS DE DOCUMENTAO
- Arquivo
Acumulao ordenada dos documentos, em
sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecuo
de seus objetivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro. (Marilena Leite
Paes)

- Biblioteca
Conjunto de material, em sua maioria
impresso, disposto ordenadamente para
estudo, pesquisa e consulta. (Marilena Leite
Paes)

- Museu
Instituio de interesse pblico, criada com
a finalidade de conservar estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas
e objetos de valor cultural. (Marilena Leite
Paes)

dever do Poder Pblico a gesto


documental e a proteo especial a
documentos
de
arquivos,
como
instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao.
(Lei 8.159, Art. 1)

Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
01 - O arquivo de um rgo o
conjunto de documentos recebidos ou
expedidos por esse rgo no exerccio
de suas atividades. Esse conjunto de
documentos pode ser formado por
qualquer espcie documental.

PF/Escrivo CESPE - 2009


03 - Uma base de dados desenvolvida
em uma instituio pblica com vistas
a atender, racionalizar e implementar
uma de suas funes deve ser
considerada como parte dos arquivos
dessa instituio.
MPU CESPE - 2010
04 - Um arquivo documental tem por
objetivo servir como prova ou
testemunho da ao de pessoas
jurdicas ou fsicas.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E


ARQUIVO (Baseado em Schellenberg,
sistematizao retirada de Marilena Leite
Paes)

GNERO DOS DOCUMENTOS


BIBLIOTECA
ARQUIVO
Documentos
impressos
Audiovisual
Cartogrfico

Documentos
textuais
Audiovisual
Cartogrfico

ORIGEM
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Os documentos so
produzidos e
conservados com
objetivos culturais.

- Os documentos
so produzidos e
conservados com
objetivos
funcionais.

PF/Escrivo CESPE - 2009


02 - As informaes contidas nos
documentos de arquivo so produzidas
no ambiente interno da organizao ou
so recebidas do ambiente externo e
tm uma relao direta ou indireta com
a misso dessa organizao.

AQUISIO ou CUSTDIA
BIBLIOTECA
ARQUIVO

MTODO DE CLASSIFICAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO

- Os documentos so
colecionados de
fontes diversas,
adquiridos por
compra ou doao.

- Os documentos
no so objetos de
coleo; provm
das atividades
pblicas ou
privadas, servidas
pelo arquivo.

- Utiliza mtodos
predeterminados.

- Estabelece
classificao
especfica para cada
instituio, ditada
pelas suas
particularidades.

- Os documentos
existem em
numerosos
exemplares.

- Os documentos
so produzidos
num nico
exemplar, ou
limitado em
nmero de cpias.

- Exige
conhecimento do
sistema, do
contedo e da
significao dos
documentos a
classificar.

- Exige
conhecimento da
relao entre as
unidades, a
organizao e o
funcionamento dos
rgos.

- A significao do
acervo documental
no depende da
relao que os
documentos tenham
entre si.

- H uma
significao
orgnica entre os
documentos.

MTODO DE AVALIAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Aplica-se a
unidades isoladas.

- O julgamento no
tem carter
irrevogvel.
- O julgamento
envolve questes de
convenincia, e no
de preservao ou
perda total.

- Preserva-se a
documentao
referente a uma
atividade, como um
conjunto e no
como unidades
isoladas.
- Os julgamentos
so finais e
irrevogveis.

- A documentao
no raro existe em
via nica.

MTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
Aplica-se
a Aplica-se
unidades
conjuntos
documentais.
documentais.

- As sries so
- As sries (anurios, consideradas
peridicos,...)
so unidades para fins
unidades
isoladas de descrio.
para catalogao.

Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
05 - Um documento arquivstico
confivel quando ele mantm relaes
com os demais documentos do rgo
que refletem suas funes e atividades.
TRE/BA CESPE - 2009
06 - Os documentos de arquivo devem
ser organizados a partir dos mesmos
princpios aplicados na organizao
das bibliotecas, principalmente no que
se refere aos mtodos de classificao.

TRE/MT CESPE - 2009


07 - Assinale a opo correta a
respeito de arquivo.
A) Os documentos de arquivo so
produzidos
e
recebidos
com
finalidades histricas, culturais e
cientficas.
B) De acordo com o conceito de
arquivo, uma coleo de manuscritos
histricos colecionados por uma
pessoa fsica no considerada
arquivo.
C) O sentido ou significado do acervo
documental no depende da relao
que os documentos tm entre si.

CLASSIFICAO
QUANTO
AGNCIAS
CRIADORAS
ENTIDADES MANTENEDORAS

AS
/

- Pblicos
Federal
Estadual
Distrito Federal
Municipal
- Privados
Institucionais
Comerciais
Pessoais

(Lei 8.159)
D) Os documentos so produzidos em
exemplares mltiplos e inexiste uma
significao orgnica entre esses
documentos.
E) O julgamento acerca da preservao
dos documentos tem carter revogvel,
envolvendo questes de convenincia.
PF/Escrivo CESPE 2009
08 - O documento de arquivo somente
adquire sentido se relacionado ao meio
que o produziu, e o seu conjunto tem
de retratar a estrutura e as funes do
rgo que acumulou esse documento.
MPU CESPE - 2010
09 - Em regra, a incluso de
documentos em um arquivo ocorre por
compra ou permuta de fontes
mltiplas.

FINALIDADES DO ARQUIVO
1 Servir administrao
2 Servir histria
FUNO DO ARQUIVO
Tornar disponvel as informaes contidas
no acervo documental sob sua guarda.

Art. 7 Os arquivos pblicos so os


conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades,
por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
Art. 11 Consideram-se arquivos privados
os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes
relevantes
para
a
histria
e
desenvolvimento cientfico nacional.

- Guarda e conservao
- Acessibilidade e pesquisa

LEI 12.527 LEI DE ACESSO


INFORMAO
(Fonte: CGU. Acesso informao
pblica: uma introduo Lei 12.527, de
18 de novembro de 2011).
A informao sob a guarda do Estado
sempre pblica, devendo o acesso a ela ser
restringido apenas em casos especficos.
Isto significa que a informao produzida,
guardada, organizada e gerenciada pelo
Estado em nome da sociedade um bem
pblico. O acesso a estes dados que
compem
documentos,
arquivos,
estatsticas constitui-se em um dos
fundamentos para a consolidao da
democracia, ao fortalecer a capacidade dos
indivduos de participar de modo efetivo
da tomada de decises que os afeta.
No Brasil, o acesso informao pblica
est inscrito no captulo I da Constituio - dos Direitos e Deveres Individuais e
Coletivos -- particularmente no inciso
XXXIII do artigo 5. Veja o texto
constitucional:
todos tm direito a receber dos rgos
pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou
geral, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado.

Uma importante iniciativa nesse sentido foi


o lanamento, em 2004, do Portal da
Transparncia do Governo Federal:
www.transparencia.gov.br . Por meio do
Portal possvel: acompanhar informaes
atualizadas diariamente sobre a execuo
do oramento obter informaes sobre
recursos pblicos transferidos e sua
aplicao
direta
(origens,
valores,
favorecidos).
Veja
algumas
caractersticas
de
experincias
bem-sucedidas
de
comunicao entre o Poder Pblico e a
sociedade: a informao apresentada de
forma transparente e objetiva os dados
tcnicos so traduzidos em linguagem do
dia a dia o contedo acessvel para
pessoas com deficincia.
Cultura do Acesso
A demanda do cidado vista como
legtima. O cidado pode solicitar a
informao pblica sem necessidade de
justificativa. So criados canais eficientes
de comunicao entre governo e sociedade.
So estabelecidas regras claras e
procedimentos para a gesto das
informaes.
Os
servidores
so
permanentemente
capacitados
para
atuarem na implementao da poltica de
acesso informao.
Servio de Informao ao Cidado

este dispositivo em conjunto com


outros incisos dos artigos 37 e 216 -- que a
Lei 12.527, tambm conhecida como Lei
de Acesso Informao Pblica,
regulamenta. Ao efetivar o direito de
acesso, o Brasil: consolida e define o
marco regulatrio sobre o acesso
informao pblica sob a guarda do Estado
estabelece procedimentos para que a
Administrao responda a pedidos de
informao do cidado estabelece q u e o
acesso informao pblica a regra, e o
sigilo, a exceo.

Para garantir o acesso, a Lei, alm de


estipular procedimentos, normas e prazos,
prev a criao, em todos os rgos e
entidades do poder pblico, de um Servio
de Informaes ao Cidado. Caber a esta
unidade:
protocolizar documentos e requerimentos
de acesso informao; orientar sobre os
procedimentos de acesso, indicando data,
local e modo em que ser feita a consulta;
informar
sobre
a
tramitao
de
documentos.

So estabelecidos prazos para que sejam


repassadas as informaes ao solicitante. A
resposta deve ser dada imediatamente, se
estiver disponvel, ou em at 20 dias,
prorrogveis por mais 10 dias:
o pedido no precisa ser justificado,
apenas conter a identificao do requerente
e a especificao da informao solicitada
o servio de busca e fornecimento das
informaes gratuito, salvo cpias de
documentos.
Nos casos em que a informao estiver sob
algum tipo de sigilo previsto em Lei,
direito do requerente obter o inteiro teor da
negativa de acesso quando a informao
for parcialmente sigilosa, fica assegurado o
acesso, por meio de certido, extrato ou
cpia, com a ocultao da parte sob sigilo.
No caso de negativa de acesso a
informaes, o cidado pode interpor
recurso autoridade hierarquicamente
superior quela que emitiu a deciso.
Persistindo a negativa, o cidado poder
recorrer ao Ministro de Estado da rea ou,
em caso de descumprimento de
procedimentos e prazos da Lei 12.527,
CGU. Em ltima instncia, caber recurso
Comisso Mista de Reavaliao de
Informaes.
A Lei 12.527/2011 prev excees regra
de acesso para dados pessoais e
informaes classificadas por autoridades
como sigilosas. Informaes sob a guarda
do Estado que dizem respeito intimidade,
honra e imagem das pessoas, por exemplo,
no so pblicas (ficando protegidas por
um prazo de cem anos). Elas s podem ser
acessadas pelos prprios indivduos e, por
terceiros, apenas em casos excepcionais
previstos na Lei.
A Lei 12.527/2011 traz novas regras
referentes classificao da informao.

Como princpio geral, estabelece que uma


informao pblica somente pode ser
classificada
como
sigilosa
quando
considerada imprescindvel segurana da
sociedade ( vida, segurana ou sade da
populao) ou do Estado (soberania
nacional,
relaes
internacionais,
atividades de inteligncia).
As informaes podem ser classificadas
como:

Ultrassecreta prazo de segredo: 25


anos (renovvel uma nica vez)

Secreta prazo de segredo: 15 anos

Reservada prazo de segredo: 5


anos

A classificao do sigilo de informaes


no mbito da Administrao Pblica
Federal de competncia:
Grau Ultrassecreto:
Do Presidente da Repblica, VicePresidente da Repblica, Ministros de
Estado e autoridades com as mesmas
prerrogativas, Comandantes da Marinha,
do Exrcito e da Aeronutica, Chefes de
Misses Diplomticas e Consulares
permanentes no exterior.
Grau Secreto
Das autoridades mencionadas acima, mais:
titulares de autarquias, fundaes ou
empresas pblicas e sociedades de
economia mista.
Grau Reservado
Das autoridades supracitadas, mais: as que
exercem funes de direo, comando ou
chefia, de hierarquia equivalente ou
superior ao nvel DAS 101.5; as que
compe
o
grupo
-Direo
e
Assessoramento Superiores, conforme
regulamentao especfica de cada rgo
ou entidade.

Direitos Humanos
No podero ser objeto de restrio de
acesso informaes ou documentos que
versem sobre condutas que impliquem
violao dos direitos humanos praticada
por agentes pblicos ou a mando de
autoridades pblicas.
A Lei 12.527/2011 tambm prev a
responsabilizao do servidor nos casos de
seu descumprimento. Recusar-se a fornecer
informao requerida nos termos da Lei,
destruir ou alterar documentos ou impor
sigilo para obteno de proveito pessoal,
por exemplo, so consideradas condutas
ilcitas, podendo caracterizar infrao ou
improbidade administrativa.
Questes de Provas
10 Questo Removida

EVOLUO OU FREQUENCIA DE
USO
1 Idade Corrente / Ativo
Constitudo de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados
nos escritrios ou nas reparties que os
receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso.

2 Idade Intermedirio / Semi-Ativo


Constitudo de documentos que deixaram
de ser freqentemente consultados, mas
cujos rgos que os receberam e os
produziram podem ainda solicit-los. No
h necessidade de serem conservados
prximos aos escritrios. (Marilena Leite
Paes).

Conjunto de documentos originrios de


arquivos correntes, com uso pouco
freqente, que aguarda destinao.
(Dicionrio
Arquivstica).

Brasileiro

de

Terminologia

Saem do domnio exclusivo da


administrao que os produziu e
tornam-se passivos de ao comum
desta e da Administrao de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva
da primeira.

3 Idade Permanente / Inativo


Constitudo de documentos que perderam
todo valor de natureza administrativa, que
se conservam em razo de seu valor
histrico ou documental e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua
evoluo. (Marilena Leite Paes).
Conjunto de documentos preservados em
carter definitivo em funo de seu valor.
(Dicionrio
Arquivstica).

Brasileiro

de

Terminologia

So de competncia exclusiva da
Administrao dos Arquivos.

(Marilena Leite Paes).

Conjunto de documentos, em tramitao


ou no, que, pelo seu valor primrio,
objeto de consultas freqentes pela
entidade que o produziu, a quem compete a
sua administrao. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).

So conservados pela administrao e


somente o pessoal dessa administrao
tem competncia para sobre o seu
trato, classificao e utilizao.

CLASSIFICAO
QUANTO
EXTENSO / ATUAO

- Setoriais
So aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente. (Marilena Leite Paes).

- Gerais / Centrais
So os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos
diversos rgos que integram a estrutura de
uma instituio, centralizando, portanto, as
atividades de arquivo corrente. (Marilena
Leite Paes).

Questes de Provas
DPU CESPE 2010
11 - Com relao aos procedimentos
adotados nos arquivos permanentes,
assinale a opo correta.
A) vedada a reproduo parcial ou
total dos documentos em suporte
papel.
B) A pesquisa facultada ao pblico
externo.
C) Os documentos existentes so
passveis de eliminao.
D)
Os
documentos
pblicos
posteriormente sero transferidos para
o Arquivo Nacional.
E) comum o emprstimo de
documentos, inclusive para rgos
externos.
PF/Escrivo CESPE 2009
12 - O acesso aos documentos
recolhidos ao arquivo permanente, por
natureza,

restrito,
e
esses
documentos podem ser consultados
apenas com autorizao da instituio
que os acumulou.
MPU CESPE - 2010
13 - Dada a importncia da
preservao dos documentos que
compem o arquivo corrente de
determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do
referido setor.

CLASSIFICAO
QUANTO
NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Arquivos Especiais
Tem sob sua guarda documentos de formas
fsicas
diversas
(fotografias,
fitas,
microformas, slides...), e que por esta razo
merecem tratamento especial no apenas
no que se refere ao seu armazenamento,
como
tambm
no
registro,
acondicionamento, controle e conservao.
(Marilena Leite Paes).

- Documento Especial
Documento em linguagem notextual,
em
suporte
no
convencional, ou, no caso de papel,
em
formato
e
dimenses
excepcionais,
que
exige
procedimentos especficos para seu
processamento tcnico, guarda e
preservao, e cujo acesso depende,
na maioria das vezes, de
intermediao
tecnolgica.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)

Arquivos Especializados
Tem sob sua guarda documentos
resultantes da experincia humana num
campo especfico, independente da forma
fsica que apresentem. (Marilena Leite Paes).

CARACTERSTICAS
Conforme
suas
caractersticas
os
documentos podem ser classificados de
acordo com os seguintes elementos:
suporte, forma, formato, gnero, espcie,
tipo. (Janice Gonalves)

SUPORTE

ESPCIE

Definio

Exemplos

Material sobre o qual - Acetato


as informaes so - Papel
registradas.
- Fita Magntica
- Disco ptico

Definio
Configurao
que
assume
um
documento de acordo
com a disposio e a
natureza
das
informaes
nele
contidas.

Exemplos
- Boletim
- Certido
- Declarao
- Relatrio
- Contrato

FORMATO
Definio

Exemplos

Configurao fsica de
um suporte, de acordo
com a natureza e o
modo
como
foi
confeccionado.

- Caderno
- Diapositivo
- Folha
- Folhas avulsas
- Mapa
- Planta
- Rolo de filme
- Cartaz
- Livro

TIPO
Definio

Exemplos

Configurao
que - Boletim de
assume uma espcie Ocorrncia
documental, de acordo
com a atividade que a - Boletim Mdico
gerou
- Boletim Escolar
Contrato
Locao

de

FORMA
Definio
Estgio
preparao e
transmisso
documentos.

Exemplos
de - Original
de - Cpia
de - Rascunho/Minuta

GNERO
Definio
Configurao
que
assume o documento
de acordo com o
sistema de signos
utilizado
na
comunicao de seu
contedo.

Exemplos
- Audiovisual
- Sonoro
- Iconogrfico
- Textual
- Cartogrfico
- Microgrfico
- Informtico

Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
14 - Mapas, perfis, desenhos tcnicos e
plantas fazem parte do gnero
documental cartogrfico.
AGU CESPE - 2010
15 - Ofcio, memorando e aviso so
exemplos de tipologias documentais.
TRE/BA CESPE - 2009
16 - Os ofcios datilografados ou
impressos, os mapas e as plantas
fazem parte do gnero de documentos
escritos ou textuais e so muito
comuns nos arquivos permanentes.
PF/Escrivo CESPE - 2009
17 - Ofcios, memorandos, cartas,
telegramas e e-mails so tipologias
documentais.

PF/Escrivo CESPE - 2009


18 - Documentos iconogrficos so
aqueles em formatos e dimenses
variveis,
com
representaes
geogrficas, arquitetnicas ou de
engenharia.
MPU CESPE - 2010
19 - Os documentos do gnero
iconogrfico tm suporte sinttico, em
papel emulsionado ou no, e contm
imagens
estticas,
tais
como
ampliaes
fotogrficas,
slides,
diapositivos e gravuras.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
(Dicionrio
Brasileiro
Arquivstica)

de

Terminologia

Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma
provenincia. Termo que equivale a
arquivo

Provenincia
Princpio bsico da arquivologia segundo o
qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou famlia no deve ser
misturado aos de outras entidades
produtoras.

Organicidade
Relao natural entre documentos de um
arquivo em decorrncia das atividades da
entidade produtora.

Unicidade
Os documentos so nicos em decorrncia
de sua gnese.

Pertinncia
Princpio segundo o qual os documentos
deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a provenincia e a

classificao original. Tambm chamado


princpio temtico.

Ordem Original
Princpio segundo o qual o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.

Questes de Provas
TRE/BA CESPE - 2009
20 - O estgio de evoluo dos
arquivos conhecido como princpio
de respeito aos fundos, que o
principal fundamento da arquivologia.
TRE/MT CESPE - 2009
21 - O princpio de respeito aos fundos
ou princpio da provenincia um dos
pilares da arquivologia. Com relao a
esse princpio, assinale a opo
correta.
A) A aplicao do princpio de
respeito aos fundos separa o arquivo
em trs fases: a corrente, a
intermediria e a permanente.
B) Esse princpio designa um conjunto
de operaes que, a partir da avaliao
de documentos, promove a guarda
temporria ou permanente dos
documentos.
C) Esse princpio permite a elaborao
de um instrumento de pesquisa
destinado orientao dos usurios no
conhecimento e utilizao dos fundos
que integram o acervo de um arquivo
permanente.
D) Esse princpio um elemento de
identificao
das
unidades
de
arquivamento, constitudo de nmeros,
letras ou combinao de nmeros e
letras, que permite a localizao dos
documentos.
E) Esse princpio determina que os
documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivo
devem ser mantidos reunidos.

10

PF/Escrivo CESPE - 2009


22 - Um dos critrios para que uma
instituio
pblica
ou
privada
constitua um fundo de arquivo
possuir atribuies precisas e estveis,
definidas por um texto com valor legal
ou regulamentar.
PF/Escrivo CESPE - 2009
23 - O tamanho do acervo documental
e a sua complexidade definem se o
fundo de arquivo de uma instituio
pblica ou privada um fundo fechado
ou aberto.

GABARITO DAS QUESTES


(Gabarito oficial da banca examinadora
aps recursos)
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

C
C
C
C
E
E
B
C
E
---B
E

13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

E
C
E
E
E
E
C
E
E
C
E

BIBLIOGRAFIA CITADA
BRASIL. Lei 8159.
Brasil. Decreto 4.553
CGU. Acesso informao pblica: uma
introduo Lei 12.527, de 18 de
novembro de 2011. Disponvel
em:<http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/C
artilhaAcessoaInformacao/CartilhaAcessoa
Informacao.pdf>.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Medi
a/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
GONALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas
_colecao_como_fazer/cf2.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. ver. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.

11

MDULO 2 Gesto documental;


avaliao e temporalidade.

OS TRS MOMENTOS (FASES) DA


GESTO DE DOCUMENTOS
IEDA PIMENTA
BERNARDES
Produo dos
Documentos
Inclui a elaborao de
formulrios, implantao de
sistemas de organizao da
informao, aplicao de
novas tecnologias aos
procedimentos
administrativos.

Marilena Leite Paes

GESTO DE DOCUMENTOS
Considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8.159, Art. 3)

Manuteno e Uso
Implantao de sistemas de
arquivo, seleo dos
sistemas de reproduo,
automatizao do acesso,
mobilirio, materiais, local.

Utilizao
Inclui as atividades de
protocolo (recebimento,
classificao, registro,
distribuio, tramitao),
de expedio, de
organizao e
arquivamento de
documentos em fase
corrente e intermediria,
bem como a elaborao
de normas de acesso
documentao e
recuperao da
informao.

Destinao Final dos


Documentos
Programa de avaliao que
garanta a proteo dos
conjuntos documentais de
valor permanente e a
eliminao de documentos
rotineiros e desprovidos de
valor probatrio e
informativo.

Destinao
Anlise e avaliao dos
documentos acumulados
nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus prazos
de guarda, determinando,
quais sero objeto de
arquivamento permanente
e quais devero ser
eliminados.

Questes de Provas
AGU 2010 (CESPE)
24 O conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, ao uso,
avaliao e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao
ou seu recolhimento para a guarda
permanente denominado gesto de
documentos.
TRE-BA 2009 (CESPE)
25 A gesto de documentos visa ao
tratamento do documento desde o
momento de sua criao ou recepo
em um servio de protocolo at a sua
destinao final, que pode ser a
eliminao ou a guarda permanente.
MPU 2010 (CESPE)
26 Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes a
produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos.

DIAGNSTICO DE ARQUIVOS
Anlise
das
informaes
bsicas
(quantidade, localizao, estado fsico,
condies de armazenamento, grau de
crescimento, freqncia de consulta) sobre
arquivos, a fim de implantar sistemas e
estabelecer programas de transferncia,
recolhimento, microfilmagem, conservao
e demais atividades. (Ieda Pimenta Bernardes).

Produo
Elaborao dos
documentos em
decorrncia das
atividades de um rgo
ou setor. O arquivista
deve contribuir para que
sejam criados apenas
documentos essenciais
administrao da
instituio e evitadas
duplicao e emisso de
vias desnecessrias;
sugerir a criao e a
extino de modelos e
formulrios; participar da
seleo dos recursos
humanos que devero
desempenhar tarefas
arquivsticas e afins.

12

Questes de Provas
TRE-MT 2009 (CESPE)
27 A gesto de documentos engloba,
entre outras, as fases de
A) produo e destinao.
B) emulao e migrao.
C) conservao e restaurao.
D) eliminao e preservao.
E) criao e aquisio.
MPU 2010 (CESPE)
28 Na fase de produo de
documentos, o arquivista deve evitar a
duplicao e a emisso de vias
desnecessrias, alm de poder sugerir
a criao ou extino de modelos e
formulrios.

Trabalho interdisciplinar que consiste em


identificar valores para os documentos
(imediato e mediato) e analisar seu ciclo de
vida, com vistas a estabelecer prazos para
sua guarda ou eliminao, contribuindo
para a racionalizao dos arquivos e
eficincia administrativa, bem como para a
preservao do patrimnio documental.
(Ieda Pimenta Bernardes)

OBJETIVO DA AVALIAO DE
DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes)
- Preservao Documental
- Reduo da massa documental
- Liberao de espao fsico

AGU 2010 (CESPE)


29 A fase da gesto de documentos
que inclui as atividades de protocolo,
de expedio, de organizao e de
arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediria denominada
fase de utilizao de documentos.
MPU 2010 (CESPE)
30 A destinao final dos documentos
deve ser a eliminao, a guarda
temporria no arquivo intermedirio, a
guarda permanente ou a eliminao
por amostragem.
TRE-BA 2009 (CESPE)
31 A fase de destinao de
documentos, em um programa de
gesto de documentos, mais
complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliao de documentos
que devem ser encaminhados para o
arquivo ou o descarte.

- Melhor conservao dos documentos


de guarda permanente
- Incremento pesquisa
- Agilidade na recuperao
documentos e das informaes

dos

- Racionalizao da produo e do
fluxo de documentos (tramite)
- Eficincia administrativa

VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a documento em funo do
interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

AVALIAO DE DOCUMENTOS
Processo de anlise de documentos de
arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinao, de acordo com os
valores que lhes so atribudos. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo a um documento em
funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora e outros usurios, tendo
em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente
produzido.
(Dicionrio
Brasileiro
de
Terminologia Arquivstica).

13

Valores (Dicionrio Brasileiro de


Terminologia Arquivstica)

Valor Administrativo
Valor que um documento possui para a
atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.

Valor Fiscal
Valor atribudo a documentos ou arquivos para
comprovao de operaes financeiras ou
fiscais.

Valor Legal
Valor que um documento possui perante a lei
para comprovar um fato ou constituir um
direito.

Valor Probatrio
Valor intrnseco que permite a um documento
de arquivo servir de prova legal.

Valor Informativo
Valor que um documento possui pelas
informaes nele contidas, independentemente
de seu valor probatrio.

Valor Intrnseco
Valor que um documento possui em razo de
seu contedo, das circunstncias de sua
produo, de suas assinaturas ou selos.

Valor Permanente
Valor probatrio ou valor informativo que
justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo. Tambm chamado
valor arquivstico ou valor histrico.

PRAZOS
CONSIDERADOS
NO
PROCESSO DE AVALIAO . (Ieda
Pimenta Bernardes)

Prazo de Vigncia
Intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos
e legais plenos, cumprindo as finalidades
que determinaram sua produo.

Prazo de Prescrio
Intervalo de tempo durante o qual o poder
pblico, a empresa, ou qualquer
interessado pode invocar a tutela do Poder
Judicirio para fazer valer direito seu que
entenda violado.
Prescrio: Extino dos
prazos para a aquisio ou
perda de direitos contidos
nos documentos (Dicionrio
Brasileiro
de
Arquivstica).

Terminologia

Prazo de Precauo
Intervalo de tempo durante o qual o poder
pblico, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento antes de elimin-lo ou
encaminh-lo para guarda definitiva no
Arquivo Permanente.

Questes de Provas
AGU 2010 (CESPE)
32 O arquivo corrente formado por
documentos que esto em trmite, mas
que
no
so
consultados
frequentemente porque aguardam sua
destinao final.
AGU 2010 (CESPE)
33 Uma das principais funes do
arquivo intermedirio armazenar
temporariamente os documentos que
no so mais movimentados.

14

PF ESCRIVO 2009 (CESPE)


34 Documentos de arquivo produzidos
ou recebidos por uma instituio
pblica ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal,
considerados como parte do arquivo
intermedirio dessa instituio, so
tambm considerados de valor
secundrio.
PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
35 A teoria dos valores de
documentos,
concebida
por
Schellenberg,
apesar
da
sua
importncia para a avaliao de
documentos, no permite definir se o
documento da fase corrente, da
intermediria ou da permanente.

necessrias sua compreenso e


aplicao. (Conarq Res. 14)
Nesse instrumento importante registrar
tambm os documentos que devero ser
reproduzidos
em
outros
suportes
(microfilmagem, digitalizao etc.).
A Tabela de Temporalidade um
instrumento dinmico de gesto de
documentos, por isso precisa ser
periodicamente atualizada a fim de
incorporar os novos conjuntos documentais
que possam vir a ser produzidos, e devido
as mudanas que eventualmente ocorrem
na legislao e podem implicar em
mudana nos prazos de arquivamento. (Ieda
Pimenta Bernardes).

TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
Instrumento
de
destinao,
aprovado
por
autoridade
competente, que determina prazos e
condies de guarda tendo em vista
a
transferncia,
recolhimento,
descarte
ou
eliminao
de
documentos. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).

A tabela de temporalidade um
instrumento arquivstico resultante
de avaliao, que tem por objetivos
definir prazos de guarda e
destinao de documentos, com
vista a garantir o acesso
informao
a
quantos
dela
necessitem. Sua estrutura bsica
deve necessariamente contemplar
os
conjuntos
documentais
produzidos e recebidos por uma
instituio no exerccio de suas
atividades, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria, a
destinao final eliminao ou
guarda permanente , alm de um
campo
para
observaes

* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade


Documental em Anexo

TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermedirio.
(Dicionrio
Arquivstica).

Brasileiro

de

Terminologia

RECOLHIMENTO
Entrada de documentos pblicos em
arquivos permanentes, com competncia
formalmente estabelecida.
Operao pela qual um conjunto de
documentos
passa
do
arquivo
intermedirio para o arquivo permanente.
(Dicionrio
Arquivstica).

Brasileiro

de

Terminologia

ELIMINAO
Destruio de documentos que, na
avaliao, foram considerados sem valor
permanente. Tambm chamada expurgo de
documentos.
(Dicionrio
Brasileiro
de
Terminologia Arquivstica).

A eliminao depende de algum


instrumento legal ou normativo que a
autorize.

15

Questes de Provas
AGU 2010 (CESPE)
36 Os documentos, aps cumprirem o
prazo
determinado
para
sua
permanncia no arquivo corrente, so
recolhidos ao arquivo especializado.
MPU 2010 (CESPE)
37 Os prazos de guarda dos
documentos nos arquivos do tipo
corrente e intermedirio devem ser
definidos com base na legislao
pertinente
e
nas
necessidades
administrativas.
DPU 2010 (CESPE)
38 Assinale a opo correta a respeito
dos procedimentos adotados para os
documentos na fase intermediria, ou
segunda idade dos arquivos.
A) Os documentos so recebidos por
transferncia dos arquivos correntes.
B) Cumpridos os prazos estipulados na
tabela
de
temporalidade,
os
documentos sero transferidos ao
arquivo central.
C) O emprstimo de documentos
facultado somente para o produtor do
documento.
D) Os documentos cujo prazo de
guarda seja estabelecido em cem anos
devero ser recolhidos ao arquivo
permanente.
E) O procedimento de microfilmagem
indicado apenas para os processos
que estejam em pssimo estado de
conservao.
MPU 2010 (CESPE)
39 A funo do arquivo intermedirio
possibilitar o armazenamento de
documentos que, embora usados com
pouca frequncia, devem ser mantidos,
por questes legais, fiscais, tcnicas ou
administrativas.
TRE-BA 2009 (CESPE)
40 Os documentos que no apresentam
mais valor primrio, mesmo que
tenham valor secundrio, podem ser
eliminados, pois no so mais
necessrios como prova de uma
atividade
desenvolvida
pela
organizao.

MPU 2010 (CESPE)


41 O arquivo permanente uma
extenso do arquivo intermedirio,
tendo este ltimo a nica funo de
evitar a transferncia prematura de
documentos do arquivo corrente para o
arquivo permanente.

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE


PROCESSOS DE AVALIAO . (Ieda
Pimenta Bernardes).

- Constituio formal da Comisso de


Avaliao de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade equipe
responsvel.
- Elaborao de textos legais ou
normativos que definam normas e
procedimentos para o trabalho de
avaliao.
- Estudo da estrutura administrativa do
rgo e anlise das competncias, funes
e atividades de cada uma de suas unidades.
- Levantamento da produo documental:
entrevistas com funcionrios, responsveis
e encarregados, at o nvel da seo, para
identificar as sries documentais geradas
no exerccio de suas competncias e
atividades.
- Anlise do fluxo documental: origem,
pontos de tramitao e encerramento do
trmite.
- Identificao dos valores dos documentos
de acordo com sua idade: administrativo,
legal, fiscal, tcnico, histrico.
- Definio dos prazos de guarda em cada
local de arquivamento.

16

COMPETNCIA PARA AVALIAR


DOCUMENTOS (Conarq Res. 14)
A Comisso Permanente de Avaliao
compor-se- de:

- Avaliar, adequar e aprovar as propostas


de Tabelas de Temporalidade elaboradas
pelas Comisses Setoriais de Avaliao.

- arquivista ou responsvel pela guarda da


documentao;

- Orientar a execuo das decises


registradas na Tabela de Temporalidade
(eliminao, transferncia, recolhimento,
reproduo).

- servidores das unidades organizacionais


s quais se referem os documentos a serem
destinados, com profundo conhecimento
das atividades desempenhadas;

- Supervisionar as eliminaes de
documentos ou recolhimentos ao Arquivo
Permanente, de acordo com o estabelecido
nas Tabelas de Temporalidade.

- historiador ligado rea de pesquisa de


que trata o acervo;

- Aprovar as amostragens.

- profissional da rea jurdica, responsvel


pela anlise do valor legal dos
documentos;
- profissionais ligados ao campo de
conhecimento de que trata o acervo objeto
da avaliao (economista, socilogo,
engenheiro, mdico e outros);
- outros profissionais que possam colaborar
com as atividades da comisso.

Competir comisso designar grupo de


trabalho responsvel pela execuo dos
procedimentos metodolgicos

ATIVIDADES DAS COMISSO DE


AVALIAO DE DOCUMENTOS (Ieda
Pimenta Bernardes).

Comisso Central de Avaliao


(Comisso Permanente de Avaliao)
- Coordenar e orientar as atividades
desenvolvidas pelas Comisses Setoriais
de Avaliao, respeitada a legislao
especfica de cada rgo.

- Propor critrios de organizao,


racionalizao e controle da gesto de
documentos e arquivos.

Comisso Setorial de Avaliao de


Documentos
(Grupos de Trabalho)
- Promover o levantamento e a
identificao das sries documentais
produzidas, recebidas ou acumuladas por
seu respectivo rgo.
- Elaborar a proposta da Tabela de
Temporalidade,
encaminhando-a,
acompanhada
das
necessrias
justificativas, para a apreciao e
aprovao da CCAD.
- Solicitar a colaborao de auxiliares
temporrios para o desenvolvimento dos
trabalhos, em razo de sua especificidade
ou volume.
- Acompanhar os trabalhos de organizao,
racionalizao e controle de arquivos e
documentos de seu rgo, visando o
estabelecimento de rotinas de eliminao
ou envio para guarda permanente.

17

- Propor as modificaes cabveis para a


Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessrio.
- Elaborar a relao dos documentos a
serem eliminados ou remetidos para guarda
permanente.
- Coordenar o trabalho de seleo e
preparao material dos conjuntos
documentais
a
serem
eliminados,
deixando-os disponveis para eventuais
verificaes.
- Presenciar a eliminao dos documentos,
lavrando a respectiva ata.

Questes de Provas
PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
42 Uma das funes do diagnstico da
situao
arquivstica

reunir
informaes suficientes para a
elaborao do cdigo de classificao
e da tabela de temporalidade de
documentos de arquivo.

BIBLIOGRAFIA CITADA
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como
avaliar documentos de arquivos. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p.
Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/ofic
inas_colecao_como_fazer/cf1.pdf>.
BRASIL. Lei 8159.
CONARQ Resoluo 14. Disponvel
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.g
ov.br/Media/resolucao_14.pdf>.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/
Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.

MPU 2010 (CESPE)


43 O processo de avaliao de um
documento tem como resultado a
elaborao da tabela de temporalidade
do documento.

GABARITO DAS QUESTES


(Gabarito oficial da banca examinadora
aps recursos)
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33

C
C
C
A
C
C
E
C
E
C

34
35
36
37
38
39
40
41
42
43

E
E
E
C
A
C
E
E
C
C

18

MDULO 3 Prticas arquivsticas:


classificao, ordenao, protocolo.

CLASSIFICAO (Janice Gonalves)

do arquivo por ela produzido, pelo qual se


distribuem os documentos em classes, de
acordo com mtodos de arquivamento
especficos. Expresso geralmente adotada
em arquivos correntes.

O objetivo da classificao , basicamente, dar


visibilidade s funes e s atividades do
organismo produtor do arquivo, deixando
claras as ligaes entre os documentos.

QUADRO DE ARRANJO

Podemos entender que a classificao , antes


de tudo, lgica: a partir da anlise do
organismo produtor de documentos de arquivo,
so criadas categorias, classes genricas, que
dizem
respeito
s
funes/atividades
detectadas.

Esquema estabelecido para arranjo de


documentos de um arquivo, a partir do
estudo das estruturas, funes ou atividades
do gerador e da anlise do acervo. Expresso
adotada em arquivos permanentes.

Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS


subdividida em Cadastro de Funcionrio e
Benefcios

O Plano de Classificao pode seguir o


critrio FUNCIONAL, ou o critrio
ESTRUTURAL.

RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
Benefcios
Cada Subclasse pode ser subdividida de
acordo com a necessidade.
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
documentos pessoais
Benefcios
alimentao
sade

A classificao geralmente traduzida em


esquema no qual a hierarquia entre as
classes e subclasses aparece representada
espacialmente, esse esquema chamado de
Plano de Classificao.

PLANO DE CLASSIFICAO
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)

(Dicionrio Brasileiro de Terminologia


Arquivstica)

Critrio Funcional: que tem por eixo as


funes desempenhadas pela entidade
produtora do arquivo
Critrio Estrutural: que tem por eixo a
estrutura administrativa da entidade
produtora do arquivo

Um Plano de Classificao deve possuir


trs caractersticas (Schellemberg):

Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade

ORDENAO (Janice Gonalves)


Tem como objetivo bsico facilitar e
agilizar a consulta aos documentos, pois,
mesmo no que se refere a uma mesma
atividade, e em relao a um mesmo tipo
documental os documentos atingem um
volume significativo.

Esquema elaborado a partir do estudo das


estruturas e funes da instituio e anlise

19

A ordenao feita com base nos


elementos informativos contidos nos
documentos:

N do documento (atribudo
pelo emissor ou pelo
receptor)
Data
Local de procedncia
Nome do emissor ou do
destinatrio

Para a definio do critrio de ordenao


devemos considerar os tipos de busca que
recai sobre cada documento.

Questes de Provas

ANAC CESPE - 2009


44 O mtodo de arquivamento
documentos de arquivo deve
definido a partir da natureza
documentos e da estrutura
organizao que os produz
recebe.

dos
ser
dos
da
ou

DPU CESPE - 2010


45 O instrumento auxiliar adotado
na gesto de documentos que
possibilita o arquivamento e,
posteriormente, a recuperao
desses documentos denomina-se
plano de
A) descarte.
B) reteno.
C) arquivamento.
D) avaliao.
E) classificao.

MTODOS
BSICOS
ARQUIVAMENTO
(Marilena Leite Paes)

ALFABTICO

GEOGRFICO

NUMRICOS
Simples
Dgito Terminal
Cronolgico

IDEOGRFICOS (Assunto)
Alfabtico
enciclopdico
dicionrio
Numricos
duplex
decimal

DE

Sistema Direto: a busca do documento


realizada diretamente no local onde o
documento est guardado.
Sistema Indireto: para se localizar um
documento necessrio utilizar um ndice
ou um cdigo.

ORDENAO ALFABTICA
Existem dois tipos de ordenao alfabtica.
Letra por Letra
Considera cada letra como elemento de
ordenao. (desconsiderar o espao entre
as palavras).
Palavra por Palavra
Considera a palavra como elemento de
ordenao.

20

Letra por Letra


Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mor
Montenegro
Monte Sinai

Alfabetado

Palavra por Palavra


Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mor
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro

Marcelo Costa Montes Claros


Heitor Villa-Lobos

Montes Claros, Marcelo Costa


Villa-Lobos, Heitor

4) Sobrenomes formados por Santo,


Santa, So, no se separam.
Alfabetado

* As partculas no devem ser


consideradas no momento da ordenao
(de, da, dos, e,...)

MTODO ALFABTICO
O elemento considerado para ordenao
o Nome.
Regras de Alfabetao
1) Para pessoa fsica considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.
Alfabetado
Paulino Macedo
Pedro Paulo Silveira
Jos Antunes Andrade

Andrade, Jos Antunes


Macedo, Paulino
Silveira, Pedro Paulo

Jorge Santa Cruz


Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva So Bento

5) As indicaes de grau de parentesco


como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so
consideradas partes integrantes do ltimo
sobrenome e no so separados na
inverso.
Alfabetado
Wilson de Almeida Filho
Oscar de Oliveira Sobrinho
Sebastio de Pdua Jnior
Antonio de Brito Neto

Joo Antunes
Paulo Antunes
Anbal Antunes

Antunes, Anbal
Antunes, Joo
Antunes, Paulo

Almeida Filho, Wilson de


Brito Neto, Antonio de
Oliveira Sobrinho, Oscar de
Pdua Jnior, Sebastio de

6) Os ttulos so colocados no final do


nome entre parnteses.
Alfabetado
Prof. Jos Cludio de Souza
Dra. Paula Brito

2) Quando houver sobrenomes iguais


prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Alfabetado

Santa Cruz, Jorge


Santo Antonio, Waldemar
So Bento, Luis Carlos da Silva

Brito, Paula (Dra.)


Souza, Jos Cludio de (Prof.)

7) Os nomes espanhis so registrados a


partir do penltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome paterno.
Alfabetado
Mario Vargas Llosa
Carlos del Prado Morales

Prado Morales, Carlos del


Vargas Llosa, Mario

3) Sobrenomes compostos por substantivo


adjetivado, ou ligados por hfen, no se
separam.

21

8) Os nomes orientais (japons, chins,


rabe) so registrados como se apresentam,
sem inverso
Alfabetado
Tsutomu Kato
Tadashi Osanai
Ikutaro Kakehashi

Ikutaro Kakehashi
Tadashi Osanai
Tsutomu Kato

1 FORMA:

Os documentos so agrupados por Estados


Ex:

Pernambuco
Rio Grande do Norte

Dentro das divises estaduais seguem as


divises por cidades, ficando a primeira
subdiviso para a capital
Ex:

9) Nomes de empresas e instituies


(pessoa jurdica) devem ser transcritos
como se apresentam, porm, os artigos
iniciais no devem ser considerados para
alfabetao, e aparecem no fim entre
parnteses.

PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Brejinho
Pernambuco Caruaru
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda
RIO GRANDE DO NORTE
Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Brejinho
Rio Grande do Norte Caic
Rio Grande do Norte Mossor

Alfabetado
EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
A Colegial Ltda.

Colegial Ltda (A)


EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.

2 FORMA:

10)
Nos
ttulos
de
congressos,
conferncias, reunies, os nmeros
arbicos, romanos ou escrito por extenso
devero aparecer no final entre parnteses.

Ex:
Brejinho
Brejinho
Caic
Limoeiro
Mossor
Natal
Olinda
Recife

Conferncia da Sade (II)


Congresso de Direito Penal (3)
Encontro de Turismo (Quarto)

MTODO GEOGRFICO
Utiliza informaes do aspecto geogrfico
do documento.
Existem 3 (trs) formas de arquivamento

CIDADE ESTADO

Os documentos so agrupados por Cidade

Alfabetado
II Conferncia da Sade
Quarto Encontro de Turismo
3 Congresso de Direito Penal

ESTADO CIDADE

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a


que pertence.
Ex:
Brejinho Pernambuco
Brejinho Rio Grande do Norte
Caic Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco
Mossor Rio Grande do Norte
Natal Rio Grande do Norte
Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco

22

3 FORMA:

PAS CIDADE

Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados


por N de Matrcula.

Os documentos so agrupados por Pas


Pastas Dossis de Funcionrios
Ex:

Frana
Portugal

41737

Dentro das divises de Pas seguem as


divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL

40072
30095

Ex:

FRANA
Frana Paris
Frana Lorena
PORTUGAL
Portugal Lisboa
Portugal Coimbra
Portugal Porto

30021
20241

NDICE ALFABTICO
Aguiar, Antonio - 40072
Caldas, Luis Henrique - 30095
Guerra Filho, George - 41737
Magalhes, Joo - 20241
Tenrio, Edilson 30021

MTODO NUMRICO SIMPLES


O Mtodo numrico simples considera um
nmero j existente no documento (ex: n
de matrcula do funcionrio no carto de
ponto) ou o receptor do documento pode
atribuir um nmero ao documento.
Importante: Controle da numerao para
no atribuir o mesmo nmero para dois
itens diferentes.
O mtodo numrico simples um mtodo
indireto, pois exige a utilizao de um
ndice alfabtico para a realizao de uma
busca.

MTODO DGITO-TERMINAL
A base do mtodo consiste subdividir um
nmero de seis dgitos em trs grupos de
dois dgitos a partir de uma leitura da
direita para a esquerda, separando os pares
com hfen. Sendo o primeiro par da direita
denominado grupo primrio, seguido pelo
grupo secundrio, e grupo tercirio.
Ex:
Decompondo o nmero
Teremos:

829319
82-93-19

Sendo o grupo primrio para ordenao 19,


seguido do grupo secundrio, 93, e do
grupo tercirio 82.

23

Se o nmero apresentar apenas cinco


dgitos o grupo tercirio dever ser
complementado com um nmero 0 (zero).
Ex:
56212 05-62-12

ASSUNTO

DICIONRIO

ALFABTICO

Assuntos isolados so dispostos em ordem


alfabtica.
EX:
ATESTADO MDICO
CONTA DE GUA
CONTA DE LUZ
CONTRATO DE TRABALHO
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE ENTRADA
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SADA
TESTE DE ADMISSO

Ex:
Numrico Simples

Dgito Terminal

56212
86212
94217
218703
672789
972689

21-87-03
05-62-12
08-62-12
09-42-17
97-26-89
67-27-89

ASSUNTO
ENCICLOPDICO

ALFABTICO

Assuntos correlatos so agrupados sob um


ttulo geral.
MTODO
CRONOLGICO

NUMRICO
EX:

Utiliza a informao cronolgica do


documento (DATA) para a ordenao.
No momento da ordenao, os documentos
mais recentes ficam sempre sobre os mais
antigo, e se forem pastas as pastas mais
recentes vem na frente das mais antigas.

INFORMAO CRONOLGICA
DIA MS
ANO
1
Janeiro / jan. /01
...
2
Fevereiro / fev / 02
...
3
Maro / mar. / 03
1940
4
Abril / abr. / 04
...
5
Maio / maio / 05
...
...
Junho / jun. / 06
1965
...
Julho / jul / 07
1966
...
Agosto / ago. /08
...
...
Setembro / set. / 09
...
29
Outubro / out. /10
1999
30
Novembro / nov. / 11 2000
31
Dezembro / dez. / 12 2001

1 ANO
Seqncia
da
2 MS
Ordenao

3 DIA

CONTABILIDADE
Conta de gua
Conta de Luz
Notas Fiscais
nota fiscal de entrada
nota fiscal de imobilizado
nota fiscal de sada
PESSOAL
Atestado Mdico
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento
Teste de Admisso

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX


Os assuntos so divididos em classes e
sub-classes.
O mtodo permite a criao ilimitada de
classes, o que exige cuidado para que no

24

sejam criadas pastas com assuntos j


includos em sub-pastas.

Para cada assunto principal


atribudo um nmero

CONTABILIDADE
PESSOAL

1
2

Dentro dos assuntos principais


podem ocorrer subdivises

CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
NOTAS FISCAIS

1
1-1
1-2

Dentro das subdivises podem


ocorrer novas subdivises.

CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Imobilizado
Nota Fiscal de Sada

1
1-1
1-1-1
1-1-2
1-2
1-2-1
1-2-2
1-2-3

Para a utilizao do mtodo duplex


fundamental utilizar um plano de
classificao (que contm toda estrutura
numrica utilizada) + ndice (para
identificao do cdigo numrico que
dever ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAO
1
CONTABILIDADE
1-1
CONTAS DE CONSUMO
1-1-1 Conta de gua
1-1-2 Conta de Luz
1-2
NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada
1-2-2 Nota Fiscal de Sada

NDICE
Conta de gua
Conta de Luz
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Sada
NOTAS FISCAIS

1-1-1
1-1-2
1
1-1
1-2-1
1-2-2
1-2

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL


O Mtodo Decimal utilizado em arquivos
baseado na tcnica do Sistema Decimal de
Melvil Dewey Classificao Decimal de
Dewey (CDD).
Esta Classificao divide o conhecimento
humano em 9 (nove) classes principais e 1
(uma) dcima reservada para assuntos
gerais.
0 Obras Gerais
1 Filosofia
2 Religio
3 Cincias Sociais
4 Filologia
5 Cincias Puras
6 Cincias Aplicadas
7 Belas Artes
8 Literatura
9 Histria e Geografia
O nmero de classificao composto por
uma parte inteira formada por trs dgitos,
podendo ou no ter uma parte decimal.
100
110
111
111.1
Aps o ponto
nmeros forem
que cada novo
especificidade e
assunto.

podem existir quantos


necessrios. Lembrando
nmero um nvel de
detalhamento maior do

25

Importante: No h uma classificao


universal para arquivos com uma listagem
de assuntos que cubra toda espcie de
documento produzida e recebida por uma
entidade. Da Classificao de Dewey
podemos aplicar aos arquivos apenas a
tcnica e no o sistema de classificao.
100
110
111
112
113
113.1
113.2
113.21
113.211
113.212
113.22
113.23
120
121
122
200

CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
Conta de Telefone
Fixo
Celular
Tim
Pr Pago
Ps Pago
Oi
Claro
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Sada
PESSOAL

A desvantagem que para cada nvel


temos um nmero de subdivises limitado
(0-9).

Questes de Provas

ANAC CESPE - 2009


46 A localizao dos documentos
de arquivo nos mtodos de
arquivamento do sistema direto
depende de um ndice ou de um
cdigo.
ANAC CESPE - 2009
47 Nome, local, nmero, data e
assunto so os elementos de um
documento
que
devem
ser
considerados na ordenao dos
documentos de arquivo.
ANAC CESPE - 2009
48 A ordenao geogrfica, que
tpica do sistema direto, tem como
elemento
principal
o
correspondente.

ANATEL CESPE - 2008


49 A diviso da documentao em
classes, conforme os temas,
caracteriza
o
mtodo
de
arquivamento dgito-terminal.
ANTAQ CESPE - 2008
50 O mtodo numrico simples
determina a numerao sequencial
dos documentos, dispondo os
nmeros em trs grupos de dois
dgitos cada um. Por exemplo: 5263-19.
ANTAQ CESPE - 2008
51
Uma
das
vantagens
apresentadas pelo mtodo duplex
de arquivamento a possibilidade
ilimitada
de
classes
de
documentos.
DPU CESPE - 2010
52 Considere que os documentos
de um determinado setor da DPU
estejam organizados com base na
procedncia ou local. Nessa
situao,
o
mtodo
de
arquivamento adotado denomina-se
A) por assunto.
B) onomstico.
C) geogrfico.
D) ideogrfico.
E) alfabtico.
MCT CESPE - 2008
53 Na alfabetao de nomes
espanhis, o registro feito pelo
prenome.

ORGANIZAO DA DOCUMENTAO
(Dicionrio
Arquivstica)

Brasileiro

de

Terminologia

Arranjo
Seqncia de operaes intelectuais e
fsicas que visam organizao dos
documentos de um arquivo ou coleo, de
acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecido.

26

Notao
Cdigo de identificao que permite a
ordenao ou localizao das unidades de
arquivamento. Tambm chamado cota. Se
em vigor e formulado de acordo com a
Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica ISAD(G), equivale a cdigo
de referncia.
Guia Fora
Indicador colocado no lugar de uma
unidade de arquivamento ou item
documental para assinalar a sua remoo
temporria. Tambm chamado fantasma ou
ficha-fantasma.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA
AUXILIAR (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica)
ndice
Relao sistemtica de nomes de pessoas,
lugares, assuntos ou datas contidos em
documentos ou em instrumentos de
pesquisa, acompanhados das referncias
para sua localizao.
Tabela de Equivalncia
Instrumento
que
estabelece
uma
correspondncia entre notaes diferentes.

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo


INSTRUMENTOS DE PESQUISA
(Dicionrio
Arquivstica)

Brasileiro

de

Corrente

Terminologia

Guia
Instrumento de pesquisa que oferece
informaes gerais sobre fundos e colees
existentes em um ou mais arquivos.
Inventrio
Instrumento de pesquisa que descreve,
sumria ou analiticamente, as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele,
cuja apresentao poder refletir ou no a
disposio fsica dos documentos.
Catlogo
Instrumento de pesquisa organizado
segundo critrios temticos, cronolgicos,
onomsticos ou toponmicos, reunindo a
descrio individualizada de documentos
pertencentes a um ou mais fundos, de
forma sumria ou analtica.
Repertrio
Instrumento de pesquisa no qual so
descritos
pormenorizadamente
documentos, pertencentes a um ou mais
fundos e/ou colees, selecionados
segundo critrios previamente definidos.

a) Servio encarregado do recebimento,


registro,
classificao,
distribuio,
controle da tramitao e expedio de
documentos.
(Dicionrio
Brasileiro
de
Terminologia Arquivstica)

b) Servio encarregado do recebimento,


registro,
autuao,
classificao,
distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos. Tambm
referido como unidade protocolizadora
(Conarq Res. 14)

c) Marilena Leite Paes considera as


seguintes
atividades
de
protocolo:
Recebimento e Classificao; Registro e
Movimentao.
A)

B)

C)

- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Distribuio;
- Controle da
tramitao
e
expedio
de
documentos.

- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Distribuio;
- Controle da
tramitao
e
expedio de
documentos;
- Autuao.

- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Movimentao.

27

ROTINAS DE PROTOCOLO
(Marilena Leite Paes)

Elaborar o resumo do assunto a ser


lanado na ficha de protocolo;

Encaminhar os papis ao Setor de


Registro e Movimentao.

Recebimento e Classificao

Receber a correspondncia;

Separar a correspondncia oficial


da particular;

Distribuir
particular;

Registro e Movimentao
a

correspondncia

Separar a correspondncia oficial


de
carter
ostensivo
da
correspondncia de carter sigiloso;

Encaminha a correspondncia
sigilosa
aos
respectivos
destinatrios;

Funciona como uma atividade de


distribuio de documentos. Faz o registro
do documento anotando dados de
identificao, e encaminha os documentos
aos setores a que se destinam.

Preparar a ficha de protocolo, em


duas vias, anotando: nmero de
protocolo; data de entrada;
procedncia, espcie, nmero e
data do documento; cdigo e
resumo do assunto; primeira
distribuio;

Abrir a correspondncia ostensiva;

Tomar
conhecimento
da
correspondncia
pela
leitura,
verificando a existncia de
antecedentes;

Requisitar
ao
Arquivo
os
antecedentes. Se os antecedentes
no estiverem no Arquivo, o Setor
de Registro e Movimentao
informar onde se encontram e os
solicitar para ser feita a juntada;

Anexar a segunda via da ficha ao


documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os
antecedentes, aps o registro e as
anotaes
pertinentes
nas
respectivas fichas, se for o caso;

Interpretar
e
classificar
a
correspondncia, com base no
cdigo de assuntos adotado, se for
o caso;

Inscrever os dados constantes da


ficha de protocolo nas fichas de
procedncia e assunto, arquivandoas em seguida;

Arquivar as fichas de protocolo em


ordem numrica;

Receber dos vrios setores os


documentos a serem redistribudos;
anotar nas respectivas fichas o novo
destino;

Encaminhar os documentos aos


respectivos destinos, de acordo com

Apor carimbo de protocolo


numerador/datador, sempre que
possvel, no canto superior direito
do documento;
Anotar abaixo do nmero e da data
a primeira distribuio e o cdigo
de assunto, se for o caso;

28

despacho
competente.

de

autoridade

Autuao Formao de Processos

Expedio Controle de Documentos


Emitidos

Questes de Provas

ANATEL CESPE - 2008


54 O registro dos documentos que
chegam a um rgo pblico deve
ser feito no setor de protocolo e
consiste na reproduo dos dados
do documento destinada a controlar
a movimentao e fornecer dados
de
suas
caractersticas
fundamentais aos interessados.
MCT CESPE - 2008
55 Aps o cadastramento do
processo e(ou) documento, deve
ser feito um controle das
movimentaes, conhecidas como
tramitao,
visando
a
sua
localizao fsica e a prestao de
informaes s partes interessadas.

assuntos tratados nos processos


de responsabilidade do setor de
protocolo e dos prprios setores de
trabalho por onde tramitam os
processos.
MMA CESPE - 2009
59 A incluso de dados sobre o
documento em uma base de dados
conhecida como registro de
documentos e faz parte das
atividades de protocolo, vinculadas
aos arquivos correntes.
MS CESPE - 2008
60 O recebimento e a expedio
dos documentos em um rgo
pblico so tarefas realizadas pelo
protocolo.
MTE CESPE - 2008
61 A entrada de um documento em
um ministrio, por exemplo, exige
seu registro em um sistema de
protocolo
manual
ou
informatizado. Esse registro
realizado com o objetivo de se
extrair informaes especficas de
acesso
(data,
nmero
do
documento, destinatrio, origem,
assunto etc.) do documento para
seu controle.
DPU CESPE - 2010
62 As rotinas do setor de protocolo
incluem atividades de

MI CESPE - 2009
56 O recebimento, o registro, a
movimentao e a expedio de
documentos so atividades de
responsabilidade do setor de
protocolo.

A) classificao, registro, avaliao


e emprstimo de documentos.

MI CESPE - 2009
57 A autuao mencionada na
situao descrita o termo que
caracteriza a abertura do processo.

C) recebimento, eliminao
emprstimo de documentos.

D) ordenao, classificao
avaliao de documentos.

MI CESPE - 2009
58 O controle da tramitao dos
processos pelos setores de trabalho
responsveis pela conduo dos

B) recebimento, classificao,
registro e movimentao de
documentos.

E)
registro
de
processos,
classificao e avaliao de
documentos.

29

PF/ESCRIVO CESPE - 2009


63 O protocolo a porta de entrada
e de sada dos documentos de uma
instituio
e,
por
suas
caractersticas, faz parte das
atividades dos arquivos correntes.
DPU CESPE - 2010
64 A finalidade da adoo da guiafora nos arquivos consiste em
A) possibilitar a identificao dos
documentos
arquivados
equivocadamente.
B) indicar os documentos que
foram retirados do arquivo.
C) facilitar o rearquivamento dos
documentos.
D) registrar os descartes efetuados
no acervo arquivstico.
E) indicar os documentos que esto
destinados a restaurao.

GABARITO DAS QUESTES


(Gabarito oficial da banca examinadora
aps recursos)
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54

C
E
E
C
E
E
E
C
C
E
C

55
56
57
58
59
60
61
62
63
64

BIBLIOGRAFIA CITADA
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como
avaliar documentos de arquivos. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p.
Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/ofic
inas_colecao_como_fazer/cf1.pdf>.
CONARQ Resoluo 14. Disponvel
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.g
ov.br/Media/resolucao_14.pdf>.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Medi
a/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
GONALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas
_colecao_como_fazer/cf2.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.

C
C
C
C
C
C
C
B
C
C

30

MDULO 4 Tecnologias aplicadas


gesto
documental
(GED
e
Microfilmagem).

Confiabilidade: Atravs do microfilme


obtem-se total durabilidade de arquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislao prpria.

MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para
fins deste Decreto, o resultado do processo
de reproduo em filme, de documentos,
dados e imagens, por meios fotogrficos ou
eletrnicos, em diferentes graus de
reduo.
(Decreto N 1.799 de
30/01/1996).

Compatibilidade: A Microfilmagem
compatvel com as mdias magnticas e
pticas.
MICROFORMAS
Termo genrico para designar todos os
tipos de suporte contendo microimagens.
Principais Bitolas

Lei 5.433 de 08 de maio de 1968


Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras
providncias.

16mm (at A4)


35mm (Grandes Formatos, Plantas)
105 mm (Micropublicaes, Microfichas)

Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996


Regulamenta a Lei 5.433/68.

PRINCIPAIS MICROFORMAS

Portaria n 12 de 8 de junho de 2009


Secretaria Nacional de Justia dispe sobre o registro e a
fiscalizao do exerccio da
atividade de microfilmagem de
documentos.

Vantagens da Microfilmagem
Integridade das informaes. Segurana
contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas atravs de Leitores
de Microfilme.
Segurana: Duas vias de microfilme,
original e cpia, proporcionando
Microfilmagem total segurana.
Rapidez de acesso: Fcil pesquisa, com
auxlio de ndices em banco de dados,
busca das informaes em poucos minutos
e cpias em papel se necessrio.
Reduo do espao ocupado: at 98% de
reduo de espao fsico dos arquivos.

Rolo de Microfilme

O rolo de microfilme a microforma


bsica, a primeira a ser utilizada e que
serviu de origem maioria das
microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada.
Proporciona perfeita integridade de
arquivo.
O rolo de microfilme no se presta
microfilmagem de informaes sujeitas a
atualizaes constantes em seus diversos
itens, servindo apenas nos casos de
arquivos
que
possuam
somente
crescimento seqencial numrico ou
cronolgico.
As larguras mais usadas so 16mm para
documentao administrativa e os de

31

35mm para arquivos tcnicos de plantas,


mapas, livros, etc.

Microficha

Jaqueta

A jaqueta formada por duas folhas de


polister especial, transparentes e muito
finas, unidas a intervalos regulares de
16mm ou 35mm, formando canais, que
permanecem abertos nas extremidades, por
onde sero inseridas as tiras de microfilme.
As jaquetas podem ter canaletas de 16mm,
35mm, ou mistas. O tamanho padro de
uma jaqueta 105mm x 148mm.
Suas principais vantagens so a
possibilidade de atualizao por itens
independentes de arquivo, a facilidade de
disseminao da informao e o baixo
custo dos aparelhos de leitura.

A microficha nada mais que uma folha


de filme, normalmente da largura superior
a 70mm. A microficha considerada padro
e a mais usada a de 105mm x 148mm.
Sua capacidade pode variar de 60 a 420
fotogramas. As microfichas podem ser
geradas de muitas maneiras diferentes,
entre elas as mais comuns so:
- Duplicando uma jaqueta
- Montando tiras de filmes
- Utilizando uma cmara planetria
tipo Step & Repeat
- Utilizando uma cmara C.O.M.

EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM

Microfilmadoras Planetrias

Cada Jaqueta possui uma tarja que serve


para indexao, possvel por meio de
vrios recursos como a datilografia, cores,
ranhuras etc.

Composta de uma base fixa onde est o


campo fotogrfico, a unidade filmadora
deste equipamento est posicionada sobre
o campo fotogrfico. Tanto o documento

32

quanto o filme esto parados no momento


da microfilmagem.

Leitores Simples

Microfilmadoras Rotativas

Utilizada para microfilmar documentos


padronizados, possui um sistema de
transporte por meio de esteiras ou correias
que conduzem o documento para o interior
da mquina. Na microfilmadora rotativa
tanto o documento quanto o filme esto em
movimento
no
momento
da
microfilmagem.

Utilizados
para
a
consulta
das
microformas, os leitores simples se
restringem apenas a consulta.

Leitores Copiadores

Processadoras

Aps a microfilmagem as processadoras


transformam a imagem latente em imagens
visveis.

Diferente dos leitores simples, os leitores


copiadores possibilitam imprimir e/ou
digitalizar a imagem.

Scanner de Microfilme
Duplicadores

Utilizado para fazer cpias das


microformas.

Utilizado para digitalizar diretamente da


pelcula com alta capacidade de produo

33

GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS
um conjunto de tecnologias que permite
o gerenciamento de documentos de forma
digital. Tais documentos podem ser das
mais variadas origens e mdias, como
papel, microfilme, som, imagem e mesmo
arquivos j criados na forma digital.

Document Imaging
o processo que permite armazenar e
gerenciar imagens de documentos
digitalizados.
Os
documentos
originalmente em mdias analgicas
(papel, mirofilme,...) devero ser
convertidos atravs de processos de
digitalizao.
A principal vantagem o armazenamento e
a diminuio do volume fsico dos
documentos.
13.000 pginas A4
digitalizadas cabem em 1
CD-ROM. (700 MB).
Outro aspecto importante com relao
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para
consulta de mais de uma pessoa ao mesmo
tempo, e acessibilidade pode ser
restringida atravs de senhas.
Workflow
Ferramenta
para
armazenamento,
recuperao e tramitao de Documentos,
o termo Workflow refere-se ao modo como
os documentos so processados.
Com os documentos convertidos para
imagens, era preciso uma tecnologia que
substitusse o processo humano de trmite
de documentos em papel. Surgiu ento a

tecnologia de Workflow para imagens de


documentos
O Work Flow uma poderosa ferramenta
no processo de tomadas de decises onde
necessrio um intenso trmite de
documentos muitas vezes at em cidades e
pases diferentes.
Vantagens:
- Incremento ao Tramite
- Informao just in time.

Questes de Provas

AGU CESPE - 2010


65 O microfilme de substituio
aquele que serve preservao das
informaes
contidas
em
documentos que so eliminados,
tendo em vista a racionalizao e o
aproveitamento de espao.
AGU CESPE - 2010
66 O documento digitalizado tem o
mesmo valor legal do documento
em suporte papel, podendo, at, ser
apresentado em juzo.
TRE/MT CESPE - 2009
67 Assinale a opo correta com
relao microfilmagem e ao uso
das novas tecnologias.
A) A microfilmagem permite a
reduo do espao fsico na guarda
de documentos, mas o seu uso
ainda restrito devido no
aceitao do microfilme como
prova legal.
B) A migrao de suportes uma
tcnica importante para combater a
rpida obsolescncia dos software
e hardware, que compromete a
preservao
de
documentos
digitais.
C) A digitalizao de documentos
vantajosa, pois permite o acesso
mltiplo
e
simultneo
aos
documentos e, alm disso, possui
ampla aceitao legal.

34

D) A opo pelo uso da


microfilmagem deve embasar-se
apenas no exame dos custos ou da
economia decorrentes de seu
emprego.
E)
A
microfilmagem,
por
limitaes tcnicas, restrita aos
documentos em suporte papel.

garantias jurdicas, normalizao


de procedimentos, padres de
qualidade
estabelecidos
pela
legislao brasileira. necessrio
considerar, ainda, as peculiaridades
de cada rgo, alm de realizar
estudos de viabilidade econmica.
C) As vantagens da alterao do
suporte de documentos de arquivo,
incluem: agilizar o arquivamento
das informaes por tornar
desnecessria a organizao dos
documentos; facilitar o intercmbio
com outras entidades; proporcionar
acesso s informaes em redes;
reduzir a ocupao e melhorar o
aproveitamento do espao; reduzir
custos de manuteno.

PF/ESCRIVO CESPE - 2009


68 A microfilmagem grande
aliada da reduo de espao
ocupado
pelos
documentos
arquivsticos em papel, bem como
da preservao dos documentos
originais. Entretanto, no caso dos
documentos considerados de valor
permanente, a microfilmagem no
permite
a
eliminao
dos
documentos originais.

D) Apesar de ser um processo de


reproduo
de
documentos
tradicionalmente muito utilizado, a
microfilmagem no deve ser
realizada quando houver inteno
de eliminar os originais, pois tal
processo
no
pode,
em
circunstncia alguma, ter validade
em juzo.

MPU CESPE - 2010


69 Os documentos originais
considerados de guarda permanente
somente podero ser eliminados
depois de microfilmados e
digitalizados.
MPU CESPE - 2010
70 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e
dos programas de informtica, que
compromete a preservao de
documentos digitais, pode ser
resolvido com o uso de laminao..

GABARITO DAS QUESTES


(Gabarito oficial da banca examinadora
aps recursos)

TRE-GO CESPE - 2008


71 Com relao alterao do
suporte
da
informao
em
arquivos, assinale a opo correta.

65
67
69
71

A) A atual legislao somente


autoriza
a
eliminao
de
documentos permanentes aps sua
reproduo por meio dos processos
de microfilmagem ou digitalizao,
desde que garantida a autenticidade
da cpia.

BIBLIOGRAFIA CITADA

B) Qualquer proposta de alterao


de suporte das informaes
arquivsticas deve levar em
considerao as questes legais,

C
B
E
B

66
68
70

E
C
E

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo


sobre GED gerenciamento eletrnico de
documentos
BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de
1968.

35

BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro


de 1996.

MDULO 5 Preservao Documental


PRESERVAO

DICIONRIO brasileiro de terminologia


arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme.
So Paulo: CENADEM.

Norma Cianflone
Cassares

Dicionrio Brasileiro de
Terminologia
Arquivstica

um conjunto de
medidas e estratgias de
ordem administrativa,
poltica e operacional
que contribuem direta
ou indiretamente para a
preservao da
integridade dos
materiais.

Preveno da
deteriorao e danos em
documentos, por meio
de adequado controle
ambiental e/ou
tratamento fsico e/ou
qumico.

CONSERVAO
Norma Cianflone
Cassares

Dicionrio Brasileiro
de Terminologia
Arquivstica

um conjunto de aes
estabilizadoras que
visam desacelerar o
processo de degradao
de documentos ou
objetos, por meio de
controle ambiental e de
tratamentos especficos
(higienizao, reparos e
acondicionamento).

Promoo da
preservao e da
restaurao dos
documentos.

RESTAURAO
Norma Cianflone
Cassares

Dicionrio Brasileiro de
Terminologia
Arquivstica

um conjunto de
medidas que objetivam
a estabilizao
ou a reverso de danos
fsicos ou qumicos
adquiridos pelo
documento
ao longo do tempo e do
uso, intervindo de modo
a no comprometer
sua integridade e seu
carter histrico.

Conjunto de
procedimentos
especficos para
recuperao e reforo de
documentos
deteriorados
e danificados.

36

CARACTERSTICAS DO PAPEL
O papel um suporte HIGROSCPICO,
isto , tem a capacidade de absorver e
expelir umidade de acordo com o meio em
que esteja, com esta troca de umidade com
o meio ele sofre dilatao e contrao das
fibras. O controle do conjunto de
elementos ambientais fundamental para a
preservao dos acervos.

FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em
torno dos 20 C, e a umidade em 50%.
Esse equilbrio deve ser mantido, pois, a
umidade elevada associada com a
temperatura alta atuam como agentes
facilitadores da proliferao de fungos e
bactrias, bem como garante caractersticas
propcias para infestao por animais. J a
baixa umidade resseca o papel tornando-o
quebradio.
importante fazer o monitoramento do
ambiente atravs do Termo-Higrmetro,
e garantir uma boa circulao do ar.

Radiao da Luz
O Controle da luminosidade um
elemento que contribui para a preservao
dos documentos. A incidncia luz natural
ou artificial sobre os documentos causa
danos de forma irreversvel, modificando
cores, escurecendo, e ressecando o papel.

Qualidade do Ar
importante controlar a qualidade do ar
pois nele temos dois elementos que podem
comprometer a segurana dos documentos,
os gases que provocam reaes qumicas

formando cidos que danificam os


documentos, e as partculas slidas que se
encontram em suspenso.

AGENTES BIOLGICOS
Os agentes biolgicos de deteriorao de
acervos so, entre outros, os insetos
(baratas, brocas, cupins), os roedores e os
fungos, cuja presena depende quase que
exclusivamente das condies
ambientais reinantes nas dependncias
onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e
proliferem, necessitam de conforto
ambiental e alimentao. O conforto
ambiental para praticamente todos os seres
vivos est basicamente na temperatura e
umidade
relativa
elevadas,
pouca
circulao de ar, falta de higiene.

INTERVENO HUMANA
O homem um dos maiores agentes de
deteriorao dos documentos.

Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos so atos intencionais que
podem ser minimizados com uma poltica
de acesso e segurana dos documentos.

Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de
forma adequada utilizando materiais
prprios para cada suporte documental.
Essa prtica vai garantir a proteo fsica
aos documentos. Deve-se utilizar o
mobilirio e invlucros com padro
arquivstico.

37

A utilizao de forma correta dos


invlucros (envelopes, pastas, caixas)
tambm so importantes para garantir a
integridade documental, visto que a prtica
mais comum a superlotao dos
invlucros, danificando os documentos na
sua manipulao de retirada e guarda.

desinfestao
Processo de destruio ou inibio da
atividade de insetos.

desumidificao
Reduo da umidade relativa do ar em
reas determinadas, por meio de processos
mecnicos ou qumicos.

PROCEDIMENTOS TCNICOS
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)

Acondicionamento
Embalagem ou guarda de documentos
visando sua preservao e acesso.

climatizao
Processo de adequar, por meio de
equipamentos, a temperatura e a umidade
relativa do ar a parmetros favorveis
preservao dos documentos.

controle ambiental
Conjunto de procedimentos para criao e
manuteno
de
ambiente
de
armazenamento propcio preservao,
compreendendo controle de temperatura,
da umidade relativa, da qualidade do ar, da
luminosidade, bem como preveno de
infestao biolgica, procedimentos de
manuteno, segurana e proteo contra
fogo e danos por gua.

desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel
elevado a um mnimo de 7, com vistas
sua preservao.

desinfeco
Processo de destruio ou inibio da
atividade de microorganismos.

encapsulao
Processo de preservao no qual o
documento protegido entre folhas de
polister transparente, cujas bordas so
seladas.

fumigao
Exposio de documentos a vapores
qumicos,
geralmente
em
cmaras
especiais, a vcuo ou no, para destruio
de
insetos,
fungos
e
outros
microorganismos.

higienizao
Retirada, por meio de tcnicas apropriadas,
de poeira e outros resduos, com vistas
preservao dos documentos.

laminao
Processo de restaurao que consiste no
reforo de documentos deteriorados ou
frgeis, colocando-os entre folhas de papel
de baixa gramatura, fixadas por adesivo
natural, semi-sinttico ou sinttico, por
meio de diferentes tcnicas, manuais ou
mecnicas.

planificao
Aplainamento mediante presso,
documentos dobrados, enrolados
amarrotados.

de
ou

38

reencolagem
Encolagem que visa restituir ao papel a
substncia adesiva original perdida.

secagem a vcuo
Tratamento de documentos molhados
mediante gradual retirada de ar e elevao
de temperatura.

secagem por congelamento


Tratamento de documentos molhados por
congelamento e subseqente secagem
mediante vcuo e gradual elevao de
temperatura.
Tambm
chamado
liofilizao ou secagem a frio.

umidificao
Procedimento em que documentos
quebradios e ressecados so colocados
numa atmosfera mida para readquirirem
flexibilidade pela absoro gradual do
vapor d'gua.

velatura
Processo de restaurao que consiste na
aplicao de reforo de papel ou tecido em
qualquer face de uma folha.

Questes de Provas
TRE-MT CESPE 2009
72 A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos
e, consequentemente, ao local de
sua guarda. Com referncia
conservao e restaurao de
documentos de arquivo, assinale a
opo correta.
A) O ar seco um elemento que
beneficia as condies fsicas do
papel.
B) A temperatura ideal para
conservao dos documentos em

um depsito de arquivo deve ser


superior a 24o C.
C) O alisamento um mtodo
eficiente de combate aos insetos e
todos os outros tipos de pragas que
podem atacar o papel.
D) A limpeza dos documentos em
papel, fase posterior fumigao,
pode ser feita em mesas
higienizadoras ou com um pano
macio, uma escova ou um
aspirador.
E) A desinfestao consiste em
mergulhar o documento em banho
de gelatina ou cola, aumentando,
assim, a resistncia das fibras do
papel.
PF/ESCRIVO CESPE 2009
73 A luz solar, o ar seco, a elevada
umidade, o mofo, as grandes
variaes de temperatura e a poeira
so, a mdio e longo prazos,
prejudiciais conservao dos
documentos.
MPU CESPE - 2010
74 O alisamento uma das
operaes de restaurao de
documentos mais utilizadas em
pases tropicais.
ANAC CESPE - 2009
75 O ar seco e a alta umidade so
fatores de enfraquecimento do
papel.
ANAC CESPE - 2009
76 A higienizao mecnica dos
documentos feita com uma trincha
ou uma flanela uma ao
importante para a conservao dos
documentos em papel.
ANAC CESPE - 2009
77 O processo qumico mais
efetivo para a desinfestao e
desinfeco
de
materiais
arquivsticos a emulao.
MS CESPE - 2008
78 A ao antrpica no interfere
na degradao dos arquivos.

39

limpas com a mesma mistura.


MS CESPE - 2008
79 A higienizao de documentos
um
procedimento
em
que
documentos
quebradios
e
ressecados so colocados em uma
atmosfera mida para readquirirem
flexibilidade.
MS CESPE - 2008
80
A
higienizao
e
o
acondicionamento so aes de
conservao dos documentos.

MS CESPE - 2008
81 O ar seco e a umidade so
fatores de enfraquecimento do
papel.
TRE/GO CESPE - 2008
82 A respeito da preservao da
integridade
dos
documentos,
assinale a opo correta.
A) Preservao o nome dado ao
processo de exposio de uma pea
documental a vapores qumicos,
dentro de cmaras especiais a
vcuo, para destruio de insetos e
fungos,
resultando
na
polimerizao do documento.
B) Denomina-se conservao o
conjunto de atividades que visam
preservao dos documentos, isto
, aes realizadas com o objetivo
de desacelerar os processos de
degradao por meio de controle
ambiental e de tratamentos
especficos, como higienizao,
acondicionamento,
reparos
e
outros.
C) A limpeza do depsito do
arquivo deve ser rigorosa para
evitar a proliferao de fungos e
insetos; o cho deve ser limpo com
pano umidecido em uma mistura de
gua, solventes, cera e substncias
bactericidas. Uma vez por ms,
pelo menos, as estantes devem ser

D) A luz natural e o calor so


prejudiciais
aos
documentos.
Recomenda-se, para o local de
armazenamento, a utilizao de
lmpadas fluorescentes, por no
produzirem calor nem radiao
ultravioleta (UV), e o uso de
condicionadores de ar para manter
a temperatura abaixo de 5 graus
durante o dia. Durante a noite, os
aparelhos podem ser desligados,
para reduzir os custos e o risco de
incndio.
TRE/MA CESPE - 2009
83Quanto preservao,
conservao e restaurao de
documentos, assinale a opo
correta.
A) A desinfestao e o alisamento
so tcnicas de restaurao de
documentos.
B) A higienizao dos documentos
consiste
em
mergulhar
o
documento em banho de gelatina.
C) O silking um mtodo de
desinfestao que combate os
insetos e apresenta maior eficincia
que a fumigao.
D) A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos
e no se refere ao local de guarda.
E) A luz do dia e a umidade so
prejudiciais conservao do
acervo documental.
TRE/MG CESPE - 2008
84 A respeito da preservao,
conservao e restaurao de
documentos, assinale a opo
correta.
A)
Todos
os
documentos
transferidos
ao
arquivo
intermedirio
devem
ser
higienizados e restaurados.

40

B) A laminao uma das tcnicas


de higienizao mais utilizada na
conservao de documentos.
C) A umidade mais alta e a baixa
temperatura so condies ideais
para a preservao dos documentos
arquivsticos em papel.

D) As principais operaes de
conservao dos documentos so:
desinfestao, limpeza, alisamento
e restaurao.

BIBLIOGRAFIA CITADA
CASSARES, Norma Cianflone. Como
fazer conservao preventiva em
arquivos e bibliotecas. So Paulo:
Arquivo do Estado, 2000. 70 p.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.

E) A luz solar menos nociva que


a luz artificial na conservao e na
preservao dos documentos de
arquivo.

GABARITO DAS QUESTES


(Gabarito oficial da banca examinadora
aps recursos)
72
74
76
78
80
82
84

D
E
C
E
C
B
D

73
75
77
79
81
83

C
C
E
E
C
E

41

ANEXO 1

42

ANEXO 2 - EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE

43

ANEXO 3

44