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Traduccin de paper:

HealthChange: A Change
Management Model for an eHealth
Solution in Developing Countries

Asignatura

: Optimizacin

Integrantes

: Gutierrez - Andrea Guerrero

Profesor

: Vctor Betancourt Gutierrez

Ayudante

: Abraham Lazo

Lunes, 4 de diciembre 2016

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HealthChange: A Change Management


Model for an eHealth Solution in
Developing Countries
Dulindra WIJETHILAKE, Dinusha VATSALAN, Gihan
1

SENEVIRATNE, Keith CHAPMAN , Kenneth THILAKARATNE,


Saatviga SUDHAHAR, Shiromi ARUNATHILAKE, Yvonne
WICKRAMASINGHE
University of Colombo School of Computing,
NO: 35 Reid Avenue, Colombo 07, 00700,
Sri Lanka
Tel: +94 718203810, Email:
dulindrawijethilake@gmail.com
1

District General Hospital, Chillaw, Sri


Lanka

Abstract: As, Scott R.E. Describe en su articuloA Bussines case

approach to eHealth sustainability, a pesar de los mejores


esfuerzos, muchas iniciativas de eHealth aun no logran ser
sostenibles a largo plazo, incluso en pases desarrollado. La razn
detrs de estos fracasos es la falta de consideracin del factor
humano en la realizacin de estos proyectos [3]. Un proyecto de
eHealth debe abordar las cuestiones tales como la falta de
preparacin para la eHealth, la mala gestin del cambio, etc. En
este proyecto se analizan los factores a considerar al implementar
una aplicacin de eHealth. Adems, el documento describe el
proceso HealthChange: Un proceso de gestin del cambio y de
las tareas llevadas a cabo para hacer que el proyecto tenga ms
xito.

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Palabras clave: Gestin del cambio,ICT4D, modelo pases


en desarrollo.

1. Introduccin
En la asistencia mdica, se considera que el recurso ms valioso y ms costoso es ser un
profesional calificado. La asistencia mdica es tambin un rea en constante cambio,
conducida por nuevas tecnologas e innovaciones. La gestin del cambio es el proceso,
las herramientas y las tcnicas para gestionar el aspecto humano del cambio para lograr
los resultados ms exitosos cuando una nueva tecnologa o un proceso se est
introduciendo en una organizacin o un sistema.
El objetivo de utilizar la gestin del cambio en eHealth es ayudar a las personas a
adaptarse y a adoptar el cambio deseado y esperando, proporcionar mayor beneficio a
sus clientes. Cuanto antes se adopte y se realice plenamente el cambio, mejor ser el
retorno de la inversin y cuanto antes se realice, los beneficios del programa llegaran al
cliente.
La mayora de las veces los proyectos se han llevado a cabo teniendo en cuenta
nicamente los aspectos tcnicos sin tener en consideracin la gestin del cambio y los
factores de eReadiness. Casos de negocios se han utilizado para describir y justificar los
negocios alternativos y las alternativas de asistencia mdica. Pero, cuando se trata de
aplicaciones de eHealth es lo contrario. Por lo tanto, es muy importante tener un modelo
de negocios considerando todos estos factores al implementar eHealth en los pases
desarrollados y en desarrollo.
Al considerar el factor humano en este contexto, es importante considerar los siete
componentes "eDistinctive", considerados como faltantes en la mayora de los proyectos.
Los siete componentes eDistinctive son los siguientes:

Necesidad de evaluacin
Evaluacin de la preparacin para la eHealth
Integracin
Gestin del cambio
Poltica del proyecto
Evaluacin preestablecida rigurosa
Evaluacin del impacto sobre la privacidad

Segn el profesor Peter Drurys

eHealth en pases desarrollados: un marco de

referencia, hay 5 componentes vitales que deben ser abordados al implementar eHealth

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en pases en vas de desarrollo, el denominado marco de las 5Cs. Es muy importante


aadir cada componente del marco para hacer que el esfuerzo de instaurar eHealth sea
satisfactorio. Cada componente acarrea un importante rol en la sociedad, si uno de ellos
falla todo el proyecto fallara.

x
e
D
lC
r
s
c
o
a
it
n
u
m
d
p
v

1.1 Necesidad de gestin del


cambio
Segn Bashshur R., las restricciones legales y reglamentarias junto con las
dimensiones humanas deben ser consideradas al implementar un proyecto de
telemedicina [4]. Limitaciones legales y reglamentarias pueden variar dependiendo del
pas, puede llegar a ser bastante oscuro si se cruzan los lmites;

Autonoma individual
Privacidad
Confidencialidad y consentimiento informado
Asuntos de responsabilidad legal tales como jurisdiccin.
Restricciones relacionadas con los derechos de propiedad intelectual

Aunque el aumento de la interaccin y la integracin de las diferentes comunidades han


llevado a materializar el concepto de Aldea Global, persiste cierta diversidad entre
individuos. Las tecnologas de telecomunicaciones existentes y emergentes han unido a

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las partes aisladas del mundo, se cree que a travs de la telemedicina las anomalas que
existen dentro de la industria de la salud seran eliminadas. Sin embargo, las diferencias
culturales, lingsticas y otras diferencias respecto a factores humanos existentes de lugar
a lugar obstaculizarn el desarrollo de verdaderos programas mundiales de telemedicina
[1].

1.2 Consideracin de la
gente
Cuando se trata de mantener registros en formato digital, la cultura y los patrones de vida
tienen una influencia directa. Las personas son ms cautelosas al compartir su
informacin mdica y les resulta muy incmodo [5]. Especialmente en los pases en vas
de desarrollo, donde hay infraestructura limitada y hay preparacin o bien,

ninguna

poltica para abordar la informacin de salud personal y como esta puede ser transferida.
El nivel de acceso dado a los hospitales con respecto a los expedientes mdicos es
tambin una preocupacin tica entre los mdicos y los pacientes.
Por lo tanto, la infraestructura de eHealth debe abarcar la proteccin de datos mdicos.
Esto, en consecuencia, podra convencer a los pacientes haciendo que estos den su
consentimiento para almacenar sus datos mdicos en eHealth.
Se debe considerar la posibilidad de concientizar a la gente para volverla ms receptiva
eHealth. El enfoque debe ser las necesidades de los usuarios y el proceso en la
comunidad, ya que, si el proceso difiere de lo habitual, ser difcil para las personas
acostumbrarse al nuevo sistema. Por lo tanto, esto debera fortalecer el proceso y
agregar

funcionalidades

caractersticas,

pero

no

para

cambiar

el

proceso

completamente. Gestin de operaciones y mantenimiento de la capacidad, es otro factor


a considerar con cuidado, porque si no el sistema no ser sostenible.
Una prctica exitosa de gestin del cambio, como iniciativa de eHealth producira los
siguientes beneficios para los usuarios del sistema y los pacientes. Si las prcticas de
gestin del cambio se adhieren correctamente, estos beneficios deberan cumplirse [10]:

Beneficios clnicos
Impacto en la seguridad del paciente
Impacto en los resultados del sistema de salud
Impacto en el acceso a servicios

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Impacto en la eficiencia del proveedor


Impacto en la satisfaccin de los pacientes
Gestin de la informacin, tecnologa, mejoras en la entrega de informacin.

Es igual de importante monitorear y evaluar la efectividad de las actividades de gestin


del cambio. Por lo tanto, el anlisis de evaluacin podra incluir las siguientes reas en el:

Satisfaccin del personal


Comentarios del cliente
Velocidad o grado de adopcin
Tasas de utilizacin
Proficiencia y productividad del personal
Sostenibilidad del cambio en el tiempo
Tasa de retorno de la inversin

1.3

Diseo-

Realidad
Una de las razones principales para que los proyectos de eHealth fallen es que hay una
brecha significativa entre los supuestos / requerimientos de diseo y la realidad de la
organizacin de salud del cliente [11]. Cuanto mayor es la brecha entre la realidad y el
diseo, mayor es el riesgo de fracaso. Por lo tanto, es vital identificar los requisitos reales
de la organizacin. La identificacin de requisitos en una etapa anterior de un proyecto
minimizara las posibilidades de un fallo del proyecto.
Hay dos pasos para evaluar la diferencia en la brecha diseo-realidad; En primer lugar,
los vacos individuales en cada una de las siete dimensiones 'ITPOSMO': information,
technology,processes, objectives & values, staffing & skills, management systems and
structures and other resources(informacin, tecnologa, procesos, objetivos y valores,
personal y habilidades, sistemas y estructuras de gestin y otros recursos). En segundo
lugar, la brecha total diseo-realidad (obtenida a partir de la suma de los siete vacos
individuales). A continuacin se enumeran algunas de las dimensiones que pueden ser
consideradas bajo tecnologa y proceso, en una iniciativa de eHealth:

Dimensin de la tecnologa:

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Investigar las formas en que las reformas a la asistencia mdica podran

aplicarse sin las TIC.


Investigar las formas en que las reformas de la asistencia medica podran

aplicarse utilizando la infraestructura de TIC existente


o Evitar las tecnologas de punta en el diseo
Dimensin del proceso:
o Seguir haciendo las cosas de la misma manera, slo con la adicin de
o
o

alguna nueva tecnologa


(Vase el punto genrico anterior sobre la automatizacin)
Evitar la reingeniera de procesos empresariales; En su lugar, optar por la
optimizacin o modificacin menor de los procesos de asistencia medica

existentes con el diseo de la aplicacin de e-health.


X Considere un enfoque en dos etapas:
o En la primera etapa, los procesos se optimizan sin ningn cambio en las
o

TIC;
En la segunda y ltima etapa, las nuevas TIC se traen.

2. Objetivos

El objetivo de este trabajo es demostrar cmo una eHealth podra ser introducida de
manera efectiva a las personas de un pas emergente. Por lo tanto, explica los temas,
desafos y oportunidades que deben tenerse en cuenta al implementar una solucin de
eHealth.

3. Metodologa

Este esfuerzo est de acuerdo con el estudio piloto: ViduSuwa hecho en el Hospital Base
Maarawila y el Hospital del Distrito, Dankotuwa bajo el patrocinio de Information and
Communication Technology Agency (ICTA) (Agencia de Tecnologa de la Informacin y
Comunicacin), Sri Lanka [24]. Este proceso se ha utilizado para cambiar la actitud de los
usuarios hacia el nuevo sistema y los cambios de actitud con el fin de hacer el sistema
ms amigable y aceptable.

4. Descripcin de la tecnologa

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El proyecto se desarroll utilizando tecnologas de cdigo abierto que la hacen ms


prctica y asequible para un contexto en desarrollo. El costo del Hardware ser el nico
importante. El lenguaje de programacin utilizado en ViduSuwa es J2EE, JBoss Server.
Se desarroll una base de datos utilizando mySQL. Tecnologas como AJAX, Struts, SSL
se estn utilizando para aumentar la calidad y la seguridad. Adems, el sistema se
desarrolla de tal manera que los profesionales mdicos lo encuentran fcil de usar
incluso sin conocimiento previo de TI.

5. Desarrollos

A pesar de que hay muchos conceptos discutidos con respecto a la gestin del cambio
en la salud en los pases desarrollados por parte de eHealth, ha habido poca
investigacin, realizada en el mundo en vas de desarrollo. Por lo tanto, se realiz un
estudio en relacin con el proyecto piloto eHealth, ViduSuwa: un sistema de salud
electrnica para pacientes que viven en pases emergentes.
Este proyecto piloto se llev a cabo en dos hospitales de Sri Lanka: Hospital Base,
Maarawila & District Hospital, Dankotuwa, que destaca el aumento de la movilidad de los
Servicios de Salud. ViduSuwa est diseado para ofrecer servicios de atencin mdica
especializados en las zonas rurales de los pases emergentes mediante la conexin de
un consultor mdico situado geogrficamente en un lugar de su eleccin, con un paciente
en una zona rural asistida por un mdico.
La solucin est compuesta por un Modelo de Negocios, un Sistema de Registro Mdico
Electrnico, Electronic Medical Record (EMR) en ingls, junto con el Sistema de
Comunicacin Mvil y un Modelo de Gestin del Cambio. Adems, la solucin est
diseada y desarrollada de tal forma que se puede implementar en un vehculo mvil
para llegar a personas que no tienen acceso a consultoras especializadas.
Aunque Sri Lanka tiene la tasa de alfabetizacin ms alta del 90,7% en la regin del sur
de Asia, su tasa de alfabetizacin informtica es de slo el 27% [19], [20]. Entre ellos, la
mayora de las personas alfabetizadas en Tecnologa de la Informacin (TI) viven en las
principales ciudades. Por lo tanto, es vital instigar contramedidas tales como la
realizacin de programas de capacitacin en informtica pertinentes al implementar tales
proyectos.

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La gestin del cambio se ha convertido en un factor decisivo en este proyecto, ya que el


proyecto es conectar a los pacientes en reas rurales con consultores en reas urbanas.
Por lo tanto, se debe hacer un esfuerzo significativo para identificar la brecha de
conocimiento entre el rea urbana y rural. Por lo tanto, es difcil implementar dicho
sistema en una zona rural de un pas en vas de desarrollo.
Despus de analizar cuidadosamente los esfuerzos realizados en la gestin del cambio
tanto en los pases en vas de desarrollo como en los desarrollados, elaboramos el

Aplicacion de
Desarrollarcambios
un plan

siguiente modelo para llevar a cabo los esfuerzos de gestin del cambio en el proyecto.

Preparacion
Organizacional
Politica
Evaluacion

de cambio
Equipo de gestion
del cambio
Acciones e
implementacion

Recopilar y analizar
la retroalimentacion
Diagnosticar los
vacios y gestionar la
resistencia
Implantar acciones
correctivas

Re-evaluacion de
Preparacion para
los esfuerzos de
Figura 2. HealthChange: Proceso de Gestin del Cambio
la gestion
del
gestion del
cambio
El Proceso de Gestin del Cambio tiene tres fases; Preparacin para cambio
la gestin del
cambio, aplicacin de la gestin del cambio y reevaluacin de los esfuerzos de gestin
del cambio.

5.1 Preparacin para la gestin del cambio

Antes de iniciar cualquier prctica de Gestin del Cambio, es esencial identificar la


organizacin y los cambios que se producirn en la organizacin. Por lo tanto, el modelo
de negocio elaborado en el proyecto se utiliza para identificar y analizar la preparacin

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organizacional con el modelo 7S que se utiliza para identificar los factores de cambio en
la organizacin [21].
El Modelo de Negocios de ViduSuwa comprueba la disponibilidad de la organizacin en
las reas de: Preparacin de la Organizacin, Integracin, Polticas y Evaluacin. Estas
cubren las capacidades tcnicas de la organizacin, as como las disposiciones
organizativas con respecto a la integracin, las polticas, la evaluacin.
La preparacin organizacional es el paso en el que identificamos los recursos existentes
y la medicin de los niveles de utilizacin de los recursos en dos hospitales. Esto incluy
el anlisis del conocimiento de TI del personal del hospital y una evaluacin de los
recursos existentes. El conocimiento de TI se captur mediante la realizacin de una
encuesta en el hospital de Marawila y Dankotuwa.
La integracin se utiliza para estudiar cmo los dos hospitales se comunican entre s y
para identificar si hay algn protocolo o proceso especfico que se est siguiendo. Es
crucial identificar los canales de comunicacin y la prctica y asegurarse de que no
cambie drsticamente, los cambios deben de ser identificados y se deben tomar medidas
para facilitar la adaptacin de la gente al cambio.
A veces hay polticas que se utilizan en todas las organizaciones, lo que limitara la toma
de ciertas decisiones estratgicas. Por ejemplo, en un hospital de Sri Lanka slo habra
un mximo de 5000 SLR como caja chica. Por lo tanto, se requiere un estudio para
identificar ciertas obligaciones y que deben ser abordadas durante la etapa de
planificacin.
El diseo de una estructura organizativa y la forma en que delegan responsabilidades,
difiere en cada organizacin, departamento, sector y pas. Por lo tanto, se debe realizar
un estudio para identificar a personas calificadas en la realizacin de HealthChange.
Adems, la identificacin de
Los criterios de evaluacin y las personas que estaran autorizadas en la toma de
decisiones con respecto al sistema de informacin son importantes. Despus de analizar
la preparacin para la gestin del cambio, la siguiente fase es la aplicacin de la gestin
del cambio.

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5.2 Aplicacin de la gestin del cambio

La siguiente estrategia de gestin del cambio debe ser formada en base al resultado de
la Preparacin para la Gestin del Cambio. Utilizamos un enfoque participativo durante
todo el proyecto en el cual personal mdico seleccionado de ambos hospitales se
involucr en la toma de decisiones desde el inicio hasta el final del proyecto. Este grupo
form el equipo de gestin del cambio.
El grupo consisti en un consultor mdico, un consultor quirrgico, dos jefes de los
hospitales, mdicos y enfermeras, que actuaran como agentes de cambio y las PYME,
donde

daran

otros

la

experiencia

necesaria.

El

Equipo

fue

respaldado

proporcionndoles el contenido que crear la conciencia, el deseo, el conocimiento, la


capacidad y el refuerzo con respecto a la solucin del eHealth.
Se llevaron a cabo programas de sensibilizacin y capacitacin para fortalecer el equipo
de gestin de cambio (Figura 1). Se realiz un programa de sensibilizacin para
concienciar al equipo y luego generar un deseo hacia el nuevo sistema. Una vez que el
equipo tenga fe en el sistema, sentir la propiedad y el empoderamiento, lo que crear
habilidad para usar el sistema, crear conocimiento entre ellos y difundirlo.

Programas
de
sensibilizacio
ny
capacitacion
Programas
de
entrenamie
nto

Programas
de
sensibilizac
ion
Administraci
on
hospitalaria

Person
al del
hospit
al

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Otras
institucion
es
medicas

Pacient
es

Formacio
n
informatic
a

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Entrenamie
nto del
sistema

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Figura 1: Estructura de
Capacitacin y Conciencia
de TI
Tabla 1: Programacin
de Capacitacin y
Conciencia de TI
Programa

Categora del

Numero de

Notas

Programa de

participante
Administracin

participante
10
Dirigido a la autoridad del hospital
s

entrenamiento

hospitalaria
Personal del hospital
Pacientes
Formacin informtica
Entrenamiento del

30
30

Resumen del sistema


-

Reunin en el

sistema
Personal del hospital

30

Publico general

Lanzamiento, Folletos,

sensibilizacin
Programa de

35

edificio

Direccin al
publico

Programas de Televisin,

Radio
Tras el lanzamiento exitoso de ViduSuwa por el Honorable Ministro de Salud y Nutricin,
Sri Lanka: Sr. Nimal Siripala De Silve, este es un servicio de aprovisionamiento. Las
consultas especializadas a los pacientes rurales se estn produciendo a un ritmo
positivo.

5.3 Reevaluacin de los esfuerzos de gestin del cambio

La fase final es reevaluar los esfuerzos de gestin del cambio e identificar ciertos temas
por tratar o inconvenientes si los hay. Esto se llev a cabo mediante una serie de

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encuestas al inicio del proyecto, as como al final del proyecto. Adems, se realiz un
conjunto de entrevistas con especialistas mdicos, usuarios de sistemas y pacientes para
obtener su opinin sobre cmo se sienten con respecto al nuevo cambio del sistema de
salud tradicional. Se recogi y analiz la retroalimentacin del esfuerzo de gestin del
cambio. Se documentaron las sugerencias, modificaciones y se modificaron los cambios
del sistema.

6. Resultados

El esfuerzo se implement con xito en el Hospital Base, Marawila y Distrito Hospital,


Dankotuwa en forma de una investigacin de accin con un enfoque participativo dando
resultados notables en trminos de reduccin de costos (en un 89,5%), tiempo de viaje
de reduccin (67,6%) y Reduccin de la distancia de viaje (91,6%) en los pacientes que
reciben eConsultation a travs del sistema. Adems, se determin que los pacientes se
sentan muy relajados al recibir la Consulta a travs de este Sistema.
Se realizaron encuestas previas y posteriores para calcular la eficiencia y la productividad
del nuevo sistema. Se llevo a cabo una pre-encuesta en el lapso de cuatro semanas
dentro de las clnicas mdicas y quirrgicas [Figura 2: Lapso de pre-encuesta]. Se
utilizaron tcnicas de muestreo estratificado para seleccionar la muestra.Clinica
Posteriormente,
Hospital
medica(50x4)
se compararon los valores medios con los valores medios de los resultados
posteriores a
general
Colombo
la encuesta. Por lo tanto, las conclusiones
que se indican a continuacin se derivaron
National
Clinica
utilizando los resultados de la encuesta
[Figura 3: Eficiencia dequirurgica(50x
tiempo Comparacin
Hospital
4)
entre eConsultation y consulta convencional].

Hospitales

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Hospital Base
Hospital Base
Marawila

Hospital Distric
Hospital
Dankotuwa
www.IST-Distric
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Clinca
medica(50x4)
Clinica
quirurgica(50x
4)
Clinica
medica(25x4)

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Figura 2: Lapso de pre-encuesta

Figura 3: Eficiencia de tiempo Comparacin entre eConsultation y consulta


convencional

7. Ventajas del negocio

La metodologa descrita en el documento se est utilizando en el proyecto piloto que se


llev a cabo entre los dos hospitales en la provincia noroccidental de Sri Lanka. ViduSuwa
se est lanzando entre el hospital de la base de Marawila y el hospital de distrito
Dankotuwa. El proceso ha demostrado ser un xito. Por lo tanto, podra ser utilizado como

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un proceso para ser utilizado en cualquier aplicacin de eHealth en cualquier pas en


desarrollo como una mejor prctica.

8. Conclusiones

ViduSuwa fue galardonado como el Mejor Premio Nacional de eContent en la categora de


Salud y Medio Ambiente, organizado por la Agencia de Tecnologa de Informacin y
Comunicacin de Sri Lanka (ICTA) [22]. HealthChange, el proceso de gestin del cambio
que se sigui en ViduSuwa ha demostrado ser un xito. Los usuarios del sistema
mostraron un cambio de actitud significativo hacia el nuevo sistema antes y despus del
proceso de gestin del cambio. Despus del proceso, los usuarios han tomado la
propiedad del sistema e incluso han sugerido los cambios futuros del sistema y se han
convertido en la fuerza impulsora detrs de ViduSuwa. Por lo tanto, el proceso se puede
utilizar con xito en aplicaciones de eHealth.

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