PAQUETES ADMINISTRATIVOS

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones

efectuadas por una organizacin y ayuda a los administradores a tomar
decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas son diseados para las
actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades
administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes peridicos en vez de
informacin instantnea sobre las operaciones. Estos sistemas establecen
estrategias para la obtencin de informacin financiera, a fin de lograr el control
del personal de una empresa. Se llama software administrativo a los programas
de contabilidad o paquetes administrativos, destinados a sistematizar y
simplificar las tareas de contabilidad. Los sistemas administrativos guardan una
estrecha relacin con la Ofimtica por cuanto son aplicaciones que
complementan el equipo diseado para procesar informacin dentro de una
organizacin. Ambos conforman la tecnologa de punta que facilita el trabajo de
los administrativos.
Insercin de los Sistemas Administrativos en las organizaciones
Debido a los grandes cambios tanto econmicos como culturales, sociales y
polticos generados por la industrializacin y el proceso de globalizacin, las
organizaciones

han

cambiado

enormemente

ya

sea

adaptndose

adecundose. Un buen ejemplo son aquellas organizaciones que crecieron en

desmedida y por lo tanto sus operaciones internas se volvieron ms complejas.
He aqu el motivo de estudio de los sistemas administrativos. El xito de una
organizacin depende de cmo maneje los siguientes factores:

ELECCIN DEL PRODUCTO: tiene que tener en cuenta, a la hora de

elegir parmetros tales como escasez, demanda, etc.

El MERCADO: se refiere a que la organizacin est estar inserta en

un determinado mercado, de ah la validez de su estudio.

TECNOLOGA: es un conjunto de recursos muy importantes ya que

significan en gran medida, eficacia y eficiencia a la hora de realizar
tareas tanto operacionales como de direccin.

ESTRUCTURA FINANCIERA: la organizacin posee capitales, los

cuales debe proteger y multiplicar, como as tambin estar al tanto de
cmo y dnde buscar nuevos capitales.

DIRECCIN ACTIVA Y DINMICA: la direccin, se pretende, debe

responder de manera locuaz y pragmtica.

POR LTIMO, SE NECESITA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO QUE

COORDINE Y REGULE TODAS ESTAS OPERACIONES.

Elementos que integran los sistemas administrativos

Conjunto de elementos y equipos ubicados en los niveles medio e

inferior. Se ocupan de captar, guardar, procesar transmitir informacin.

Un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones

especficas,

se

transmiten,

conservan

y registran.

Pueden

ser

formularios, registros, pginas web, etc.

Una red de canales por donde fluye la informacin. Esta red est
previamente definida y diseada.

Atributos de los sistemas administrativos

Que se ejecuten en el momento en que se precisen, que sean

oportunos.

Insuman la menor cantidad de recursos, que sean econmicos.

Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad, que sean

confiables, sino no sirven.

Produzcan la informacin necesaria, que sean eficaces.

Funciones del sistema administrativo

Se realizan rutinariamente en casos individuales las polticas dictadas por la
alta direccin. Es eficiente cuando:

Los actos y procesos son realizados en trmino.

El costo es acorde a la naturaleza de la tarea y debe dejar margen de

ganancia.

Los actos se desarrollen con alto grado de seguridad.

Provea un cuadro informativo.

Caractersticas y problemas que afectan a los sistemas administrativos

Debido al gigantismo actual de ciertas organizaciones se elevan los costos de
administracin y se reduce la velocidad.
Caractersticas:

Repeticin de las tareas sin aporte positivo. La solucin es una visin de

conjunto del sistema.

Cada individuo intenta formarse su propio entorno.

Es difcil medir las tareas administrativas en el tiempo. Supone detectar

tareas rutinarias y eventuales.

La automatizacin de tareas es avanzada en ciertos sectores de la

industria pero no en administracin de organizaciones. Se debe a lo
difcil de la tarea de recopilar datos.

La respuesta de la organizacin para modificar un sistema administrativo

no es inmediata.

ALGUNOS PAQUETES ADMINISTRATIVOS EN EL MERCADO

SISTEMA

VENTAJAS

SAINT: Es un programa con

funciones
administrativas
que facilitan el proceso
gerencial de la toma de
decisiones en una o varias
empresas.

Puede ser operado por

varios usuarios al mismo
tiempo en redes de hasta
999 estaciones.
Actualiza los archivos de
datos en forma inmediata.
Posee
un
mdulo
administrativo en donde
se concentran todos los
procesos rutinarios de
cuentas
por
cobrar,
cuentas por pagar.
Manejo de inventarios,
clientes,
proveedores,
vendedores, tarjetas de
crdito,
servicios,
servidores, Anlisis de
sta informacin a travs
de numerosos reportes ya
configurados para facilitar
su manejo.

DESVENTAJAS

VERSION

MODULOS

PROFIT PLUS: Representa

una era nueva en sistemas
de
integracin
de
informacin, ya que es uno
de los pocos sistemas
empresariales diseados y
construidos para operar bajo
ambiente Windows. Tambin
ofrece capacidades para una
adaptacin sin precedentes
y una arquitectura abierta
nica,
desarrollada
con
herramientas estndar de la
industria, incluyendo Visual
Studio 6.0 de Microsoft, y
tecnologa SQL de base de
datos que permiten que el
sistema se pueda extender e
integrar
fcilmente
con
aplicaciones particulares de
la empresa. Este diseo
proporciona a los usuarios la
mxima
flexibilidad,
eficiencia, confiabilidad y
desempeo.

Maximiza el uso de la
interfase
Grfica
de
windows.
Simplifica el registro de
datos.
Permite
consultas
reportes gerenciales.

Se ahorra tiempo e
incrementa
su
productividad al tener la
posibilidad de activar
simultneamente
mltiples aplicaciones del
Sistema
de
gestin
empresarial Profit Plus
desde su pantalla.
Tambin
se
pueden
transferir
los
datos
libremente a travs de
ellas.
Permite
utilizar
las
funciones
de
edicin
como copiar, cortar y
pegar.

SAP: es la mejor forma de

optimizar
los
diversos
procesos de un negocio y
aumentar as su rentabilidad.

Liderazgo El liderazgo
de SAP es reconocido por
expertos
del
sector
avalado por clientes de
pymes.
Soluciones Completas
SAP ofrece un amplio
conjunto de soluciones
diseadas para pymes.
Eleccin

Ofrece
opciones que se adaptan
a su forma de hacer
negocios.
Sector Ponen a su
servicio la experiencia
que tienen en cada
sector.
Obtencin del Valor
Ayuda
a
empezar
rpidamente y a que los
resultados se vean solo
en cuestin de semanas.

El costo de la
implementacin,
en
algunos casos es muy alta.
Siempre
se
depender de tener algn
consultor como soporte de
los diferentes mdulos,
porque al ser tan grande,
no existe persona que
conozca todo el sistema,
por lo tanto se especializan
en algo especfico, como
ventas(SD),
desarrollo
(ABAP),
finanzas
(FI),
Inteligencia de negocios;
aunque las compaas
tambin prestan su servicio
de mesa ayuda que ayuda
a las organizaciones a dar
soporte
en
todo
el
ecosistema.
La documentacin
es restringida por polticas
de confidencialidad.

Informacin til Las

soluciones
de
SAP
ayudan a convertir los de
datos de su organizacin
en informacin til.
Innovacin

Constantemente
proporcionan
innovaciones
que
contribuyen al xito de los
negocios.
Crecimiento

Las
soluciones
estn
diseadas para adaptarse
al crecimiento de los
negocios.
Localizacin El servicio
es prestado donde se
encuentre.
Ecosistema Maneja un
amplio ecosistema de
Partners y clientes que
proporcionan
ms
opciones y ms recursos.

Las
academias
SAP tiene un costo muy
alto, para especializarse en
los mdulos.

USO EN INSTITUCIONES MENCIONE MINIMO 4 DE C/U

INSTITUCIONES
PUBLICAS
IVIC
ASAMBLEA NACIONAL
SENIAT
BANCO DE
VENEZUELA

INSTITUCIONES
SISTEMA
SIGESP

PRIVADAS
BANCO EXTERIOR

SISTEMA
EIBS

PUBLICOS

PRIVADOS

SAID est derivado del paquete "Gestin Pblica",

escrito por la Unidad de Informtica para
FUNDACITE Mrida. Con 3 aos en desarrollo tras
l, SAID es el sistema administrativo integrado para
entes descentralizados sin fines empresariales de la
APN en software libre ms avanzado y actualizado
hoy en da, ofreciendo la integracin de todos los
procesos
administrativos,
presupuestarios
y
financieros, con generacin de reportes adecuados a
las normativas de ONAPRE (Oficina Nacional de
Presupuesto).
(SAID tambin llamado Sistema Administrativo
Integrado
Descentralizado)
es
un sistema
administrativo integral que permite la automatizacin
de los procesos inherentes a la administracin
pblica.
Se registra y controla el presupuesto de gastos de un
organismo pblico descentralizados sin fines
empresariales, as los usuarios planifican la
formulacin del presupuesto de gastos (basado en
los instructivos de la ONAPRE) y luego pasan a la
asignacin de crditos que les permite ejecutar el
presupuesto mediante procesos de compras o
compromisos de distinto origen. La ejecucin del
presupuesto pasa por todas las etapas del gasto:
compromiso, causado y pagado, conectndose con

Valery es un software desarrollado por Cybernetix de Venezuela.

Est diseado para ayudar a las pequeas y medianas industrias a
administrar sus operaciones a travs de una organizacin sencilla
de facturas y control de inventario. El software se ejecuta en
Windows y es compatible con la mayora de las aplicaciones para
oficina. El paquete viene en dos versiones: una estndar, que se
vende por Bs.300.000 ms IVA y una versin profesional que cuesta
Bs.400.000. Cybernetix ha vendido 3.000 licencias de Valery en
Venezuela y tiene pensado expandir las ventas hacia Colombia y
Repblica Dominicana a principios del prximo semestre.

los procesos financieros y contables que tengan

lugar.

CARACTERSTICAS
Es software libre.

Independencia del creador del sistema,

garantizando que cada organizacin realice las
adaptaciones que necesite.

Reduce costos en cuanto al licenciamiento,

asesora tcnica, implementacin, capacitacin,
adaptaciones, entre otros servicios informticos,
debido a que la organizacin tiene la posibilidad de
capacitar a su personal TIC para que realizase las
implementaciones, adaptaciones, asesora tcnica y
dems necesidades para que cada organizacin sea
"libre".

Es un sistema de informacin Web, es decir el

usuario accede desde Internet oIntranet basado en
un modelo Cliente-servidor.

Multi Plataforma (Linux, Windows, Mac), ya

que slo necesita un navegador Web basado
en Mozilla para acceder al mismo.

Est basado en instructivos y formatos de la

ONAPRE.

Posee amplia documentacin de usuario y

tcnica.

CARACTERSTICAS
Es el software ms econmico del mercado.
8 mdulos completos, inventario, cxc,cxp, clientes, bancos,
facturacin, libros de impuestos.

Soporte a nivel nacional.

Fcil de usar.
Compatible con las impresoras fiscales, epson, bematech.
Es completamente compatible con windows98, me, xp, 2000,
server 2003, 2000 y vista.
Es compatible con cualquier tipo de red tcp/ip.
Manejo de visor de precios.
Limitaciones de usuario por claves.
Manejo de mltiples precios.
Ajustado a las normas del seniat.
Compatible con bsf.
Impresin de libro de compras y de ventas
Impresin de etiquetas de cdigo de barras.
Manejo de lectores de cdigo de barra.
Manejo de gavetas de dinero

MODULOS PRINCIPALES
Registro de beneficiarios,
personal.

proveedores

Definicin (por cdigo programtico, proyectos

y accin centralizada, unidades administrativas),
formulacin (en base al instructivo 12 de ONAPRE) y
ejecucin (en base al instructivo 4 de ONAPRE)
presupuestaria.

Compras (requisicin, cotizaciones, actas,

nota de pedido, rdenes, reintegros y definiciones).

Almacn (ingresar, consultar, entregar y anular

solicitudes; ingresar, consultar, modificar el
inventario; genera reportes de mnimo inventariado,
gastos por programa, por partida presupuestaria y de
dependencia).

Bienes (ingreso desde compras, manuales;

modificacin de bienes; ingresar y consultar del
clasificador de bienes, genera reportes por
clasificacin, por dependencia y general).

Cuentas por pagar (definiciones de impuestos

y deducciones, recepcin de documentos, solicitud
de pago).

Bancos (definiciones de bancos, agencias, tipo

de cuenta, cuentas, tipo de colocacin y colocacin;
movimientos bancarios; emisin de cheques; pago

MODULOS PRINCIPALES:
Tipos de Comprobantes: Diario, Saldo inicial, Ajuste por Inflacin
Servidor de Base de Datos Relacional SQL, para el manejo
robusto, rpido y seguro de tus datos contables.
Manejo de Flujo de Efectivo
Trabaja Excelentemente en Redes Windows gracias a su Base de
Datos. Permite Clasificar los Comprobantes por Tipos de Operacin.
Facilidad de Uso gracias a su interfaz Windows.
Manejo de Activos Empresariales con mdulos para los
comprobantes de depreciacin y Desincorporacin afectando
directamente sus cuentas de ajustes por inflacin.
Manejo de Mltiples Empresas y Mltiples Grupos (Un Grupo
maneja mltiples empresas)
Generacin Automtica de Comprobantes de Cierre. Multimoneda
para los Estados Financieros FASB-52.
Manejo de Precierre. Posibilidad de importar el plan de cuentas
desde otros Sistemas Contables.
Permite crear informes financieros.
Manejo de Centros de Costos.
Posibilidad de consultar todos los reportes y estados financieros de
los ejercicios Anteriores sin Limitacin
Manejo de Bases de Retencin.

bancaria).

Contabilidad (asiento contable, reportes de

convertidor de cuentas, estado de resultado, balance
general, libro diario, mayor analtico, libro auxiliar,
balance de comprobacin).

Catlogos
presupuestario.

cuentas

(clasificador

cuentas patrimoniales y convertidor).

Cierre (compromisos pendientes y asientos de
cierre).
VENTAJAS COMPETITIVAS

VENTAJAS COMPETITIVAS