ubicacin, recepcin, despacho, manipulacin, condiciones de mantenimiento y

traslado, entre otras

Una de las primeras acciones debe ser la de obtener un plano de distribucin de la
planta y proceder a identificar en l, todas las zonas de almacn y de ubicacin de
materiales, ya sea de produccin, expedicin, distribucin o simplemente se
encuentran en condicin de guarda y custodia temporal o en trnsito.
El anlisis de las reas de almacn y planta, busca establecer cules son las
facilidades que existen en la compaa para cada una de las reas bsicas de una
zona de almacenaje, como son:

rea o zona de recepcin;

rea o zona de almacn y

rea o zona de despacho.

Cuadro 10. reas de Evaluacin rea Clave 03
Recepcin

Espacio fsico
Facilidades de
manipulacin
Facilidades para
medir,
pesar,
contar.
Procedimiento
usado
Control
de
calidad
Facilidades de
descarga
Zona
de
cuarentena

Almacn

Ordenamiento y
ubicacin
de
materiales.
Identificacin de
materiales.
Facilidades de
acceso.
Facilidades de
manipulacin.
Localizacin y
control
de
materiales.
Sealizacin del
local.
Ventilacin,
limpieza,
iluminacin,
seguridad.

Despacho

Espacio
destinado para
las labores de
preparacin
y
expedicin
de
pedidos.
Facilidades de
embalaje.
Facilidades de
manipulacin.
Procedimiento.
Facilidades de
carga
Control
de
transporte.

la eficiencia de las operaciones que se desarrollan en las reas de

almacn y planta, la que se ver afectada por aspectos como:

Ausencia de ubicacin especfica

Recepcin abarrotada.

Falta de identificacin de los materiales

Materiales sin proteccin adecuada

Materiales daados y no identificados.

para lo que el auditor debe tener en cuenta aspectos como que el almacenamiento
desordenado aumenta el costo, mientras que el almacenamiento ordenado facilita el
manejo y los mtodos de movilizacin de los stocks, pues si no se tiene el adecuado,
se podra estar corriendo riesgos innecesarios de llegar a niveles de obsolescencia y
antigedad de materiales no compatibles con las operaciones de la empresa en
evaluacin.

Cuadro 11. Gua MEDAL rea Clave 03 (Parte 1)

Acciones

Hecho

Ref.

Observaciones

Obtener
el
plano
de
distribucin en planta del
rea de produccin y sealar
en l, los puestos de
almacenamiento de material
y el flujo del mismo. Anexar
plano

Se
pretende
obtener
informacin
sobre
la
distribucin de planta y los
puntos de almacenaje de
materiales y lograr ubicarse
adecuadamente en la realidad
de la entidad.

Plano de la distribucin en
planta del almacn o los
almacenes.
Deben
sealarse claramente las
entradas y salidas de
material. Anexar plano

Conocer dnde y cmo se

guardan los materiales, as
como la distribucin de la zona
de almacenaje.

Cantidad
y
tipo
de
almacenes (en funcin de
uso). Numerar o codificar
cada uno.

Se busca conocer la cantidad

de locales de almacenaje
existentes y codificarlos para
efectos de identificacin.

Fuente. Gua MEDAL

Cuadro 12. Gua MEDAL rea Clave 03 (Parte 1)

Acciones
Existen
reas
especficamente
asignadas para (Sealar cada rea
en el plano de planta de cada
almacn)

Recepcin
Inspeccin
Materiales daados
Almacenaje
Despacho

Conoce la unidad de recepcin los

pedidos a recibir?
No/ Si X
Si es s Con cuanta antelacin
conoce la informacin?

Hecho

Ref.

Observaciones

Se busca informacin sobre la

distribucin del rea disponible
en almacn, segn el tipo de
operacin a realizar en l.

Tipo de informacin con que se

cuenta en el rea de recepcin
para efectos de planeamiento y
desarrollo
de
actividades
eficientes.

Con qu medios cuenta para ello?

Copia de las rdenes de

compra
Comunicacin verbal
Otros

Conoce la unidad d despacho los

pedidos a despachar a los clientes?
No/Si

Tipo de informacin con el que

se cuenta en rea de despacho,
para efectos de planeamiento y
desarrollo
de
actividades
eficientes.

Con qu medios cuenta para ello?

Copia de las requisiciones

Comunicacin
verbal
Otros

Qu tipo de produccin existe?

Si se trata de una entidad de

tipo productivo, debe buscarse
informacin referida a los
mtodos de fabricacin que se
emplean.

Continua
Por lotes
Pedidos especiales
Otros

Cmo se traslada el producto en

planta y hacia el almacn?

Tomar conocimiento de los

mecanismos existentes en la
entidad, para movilizar los
materiales desde los almacenes
hasta los locales de planta y
fabricacin.

En cadena
Cinta transportadora
Carretillas
Montacargas
Tuberas
Otros

Fuente. Gua MEDAL

A continuacin se incluye la gua de trabajo establecida para cada

almacn en particular, por lo que deber aplicar tantas veces como sea
necesario y locales diferentes estn dedicados a las funciones de
guardar y mantener materiales, sin importar su tamao o caractersticas.

Cuadro 13. Gua MEDAL rea Clave 03 (Parte 2)

Por tipo de Almacn
Almacn N
Acciones

Hecho

Ref.

Observaciones

La distribucin dentro del

almacn,
Permite
el
aprovechamiento mximo de
su capacidad?
Permite la utilizacin mnima
de manipulacin y transporte?
Es
adecuada
a
las
caractersticas fsicas de la
mercanca almacenada?
Permite el almacn realizar
futuras
ampliaciones?
Explicar.
Existe
un
sistema
de
ubicacin en el almacn para
cada
tipo
de
material?
No/Si
Existe un plan de distribucin
y ubicacin de los materiales
(Si lo hay, anexar copia)

Se trata de establecer
condiciones en las que
desarrollan las actividades
almacenaje desde el punto
vista del aprovechamiento
espacio disponible.

las
se
de
de
del

Se
busca
establecer
y
determinar las posibilidades de
crecimiento futuro de la zona de
almacenaje.
El auditor debe estar convencido
de las facilidades que se otorgan
en el almacn para permitir una
operacin fcil y eficiente la que
se sustenta en la posibilidad de
conocer sin lugar a dudas y en
un tiempo muy corto, donde
encontrar cada material.

Se encuentra todo el material

identificado en cuanto a:
Caractersticas

Si

No

Tipo de material
Nmero de Lote
Cantidad
Condicin
calidad

de

Se
trata
de
satisfacernos
respecto a la identificacin del
material almacenado y las
condiciones en que se da y si
est en capacidad de orientar al
trabajador, evitando errores en
los diferentes procesos que se
desarrollan en sus instalaciones.

Fecha
Firma responsable
Fuente. Gua MEDAL

Cuadro 14. Gua MEDAL rea Clave 03 (Parte 3)

Almacn N
Marque:

Condiciones generales del almacn

1 Mercanca hacinada

Si

No

2 Capacidad de rea desperdiciada

3 Falta de limpieza
4 Materiales en las condiciones no identificados
5 Almacenamiento provisional excesivo
6 Materiales apilados
7 Materiales apilados directamente sobre el piso
8 Volumen de almacenamiento desperdiciado
9 Iluminacin defectuosa
10 Ventilacin inadecuada

Caractersticas del material /unidad de manejo

1 El tipo de material causa problemas de manejo
2 El tipo de material requiere manejo mecnico
3 Materiales daados mezclados con materiales buenos
4 Demasiados desperdicios
5 Artculos recibidos en cargas unitarias
6 No se usa la unidad de manejo recibida, en los traslados
subsiguientes
7 Cargas unitarias recibidas dificultan o son ineficientes para
el manejo

Traslado
1 Las caractersticas del almacn restringen el traslado
2 Las caractersticas del portador restringen el traslado
3 Traslado de material hasta o desde el almacn demasiado
largo o tortuoso
4 Flujo de trabajo complica el manejo de materiales
5 Pasa varias veces por el mismo sitio
6 Falta de recorridos alternos
7 Demasiada distancia entre las operaciones
8 Obstculos al flujo de materiales (mviles o fijos)

9 Labores relacionadas esparcidas

10 Embotellamiento de trfico

Almacn N
Marque:

Mtodo de manejo
1 Traslado de un artculo cada vez
2 Manejo manual excesivo
3 Remocin inadecuada de deshecho
4 Excesivo material en puesto de trabajo
5 Insuficiente material en puesto de trabajo
6 Mal flujo entre puestos de trabajo
7 Material apilado en el piso
8 Dificultades de programacin de actividades
9 Inspeccin no integradas a las operaciones del almacn
10 Labores duras y peligrosas hechas a mano
11 Labor de alza por dos hombre
12 Mtodos no especificados de manejo
13 Mucho tiempo de carga / descarga
14 Manejo mecanizado innecesario

Embalaje
1 No se usa embalaje para el traslado
2 Cambio frecuente de embalajes
3 Embalaje no normalizado
4 Escasez de embalaje
5 Embalaje no apropiado para manejo mecanizado
6 Embalaje no apropiado para el material
7 Cargar unitarias recibidas dificultan o son ineficientes para
el manejo

Si

No

Observaciones sobre el rea de almacn y de planta :