Parmetros e Principais Cadastros

TOTVS Gesto Patrimonial

Parmetros e Principais Cadastros

Sumrio
Sumrio ......................................................................................................................................................... 2

1.

Introduo................................................................................................................................... 3

1.1.

Objetivos do Treinamento .......................................................................................................... 3

1.2.

Parametrizao Inicial ................................................................................................................. 3

1.3.

Parametrizao ........................................................................................................................... 3

1.4.

Principais Cadastros .................................................................................................................... 5

1.5.

Estrutura dos Ttulos ................................................................................................................... 5

1.6.

Cadastro de Clculos ................................................................................................................... 7

1.7.

Cadastro de Clculos - Procedimento ......................................................................................... 7

1.8.

Cadastro de Clculos - Identificao ........................................................................................... 7

1.9.

Cadastro de Clculos - Processos ................................................................................................ 9

1.10. Cadastro de Cenrios .................................................................................................................. 11

1.11. Cadastro de Cenrios - Procedimento ........................................................................................ 11
1.12. Cadastro de Cenrios - Identificao .......................................................................................... 12
1.13. Processos relacionados ao Cenrio ............................................................................................ 13
1.14. Mltiplos Cenrios ...................................................................................................................... 14
1.15. Cadastro de Grupos de Patrimnios ........................................................................................... 19
1.16. Cadastro de Grupos de Patrimnios - Procedimento ................................................................. 20
1.17. Grupos de Patrimnio - Identificao ......................................................................................... 20
1.18. Parmetros da Localizao ......................................................................................................... 25
1.19. Cadastro de Localidades ............................................................................................................. 26
1.20. Cadastro de Responsveis - Parmetros..................................................................................... 29
1.21. Cadastro de Responsveis .......................................................................................................... 30
1.22. Campos Complementares ........................................................................................................... 32
1.23. Concluso .................................................................................................................................... 33

Verso 11.80

Parmetros e Principais Cadastros

1. Introduo

Ol!
Seja bem-vindo ao treinamento Parmetros e Principais Cadastros do curso TOTVS Gesto Patrimonial.

1.1.

Objetivos do Treinamento

Ao trmino deste treinamento voc ter conhecido mais sobre:

Parametrizao essencial.
Principais cadastros do mdulo.

1.2.

Parametrizao Inicial

Parametrizao o procedimento inicial que padroniza a utilizao do sistema.

A seguir, conhea os parmetros fundamentais do TOTVS Gesto Patrimonial.

1.3.

Parametrizao

o primeiro processo a realizar para garantir o perfeito funcionamento do sistema.

Definiremos os parmetros em: Ambiente/Configurao/Parmetros /TOTVS Gesto Patrimonial.
Para maior segurana, muito importante limitar o acesso aos parmetros por meio do perfil do usurio.
Demonstraremos uma parametrizao inicial para cadastrar patrimnios e viabilizar operaes patrimoniais.

Mscara de Patrimnios
Aps a parametrizao, ao cadastrar o Patrimnio, consideram-se como Ttulos, os cdigos que no contemplam
todos os nveis das mscaras, e como Patrimnios, os cdigos que contemplam a mscara completa.
Exemplo de mscara:
##.##.###
01 Veculos - (Ttulo).
01.01 Veculos leves (Ttulo).
01.01.001 Astra 2.0 (Patrimnio).

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Para definir a mscara, acesse: Ambiente/Configurao/Parmetros/TOTVS Gesto Patrimonial/05.01.02 - Incluso

Manual/Incluso de Bens.

Perodo - o ms de clculo
Para definir ano e ms de clculo e determinar a depreciao de patrimnios, acesse:
Ambiente/Configurao/Parmetros/TOTVS Gesto Patrimonial/05.01.02 - Incluso Manual/Clculos Patrimnio.

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O sistema possui o processo de fechamento mensal. Ento, aps o fechamento mensal de janeiro, o novo ms de
clculo ser fevereiro e assim sucessivamente.
Um log apresentar os itens alterados, ao concluir a parametrizao.

1.4.

Principais Cadastros

Neste treinamento estudaremos os cadastros fundamentais utilizao do aplicativo, so eles:

Ttulos
Clculos.
Cenrios.
Grupos de Patrimnios.
Localidades.
Responsveis.
Aplices de Seguro.
Campos Complementares.

A seguir, conhea um pouco mais sobre o funcionamento dos Ttulos.

1.5.

Estrutura dos Ttulos

Os Ttulos estruturam o cadastro de patrimnios.

Exemplo:
Para esta mscara de patrimnio: ##.##.###
Cdigos incompletos, com 1 ou 2 nveis (## ou ##.##), representam Ttulos.
Cdigos completos, com os 3 nveis (##.##.###), representam Patrimnios.
Assim:
O Cdigo 01. corresponde ao Ttulo, Veculos.
O Cdigo 01.01 corresponde ao Ttulo, Veculos Leves.
O Cdigo 01.01.001 corresponde ao Patrimnio Porsche 135.

Observao:
Mscara de patrimnio sem quebra de nveis (####) impede o controle por ttulos e controla apenas por
Patrimnios.

Incluso de Ttulos
Para cadastrar Ttulos, acesse o menu Cadastros/Dados do Patrimnio/Patrimnio. possvel criar/executar filtro
especfico para selecionar ttulos.

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Para cadastrar um Ttulo na viso de Patrimnios, clique no cone Incluir. Aps informar o cdigo do Ttulo, marque
o tipo Ttulo, conforme a imagem. Clique para ampli-la.
Apenas trs campos so necessrios: Cdigo do Patrimnio, Tipo e Descrio. Preencha estes campos e clique no
boto Salvar.

Exemplo de Ttulos
A gesto e as necessidades da empresa determinam a criao de Ttulos.
Uma criao bem estruturada de ttulos essencial para uma boa gesto do Ativo Imobilizado das empresas.

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1.6.

Cadastro de Clculos

No TOTVS Gesto Patrimonial, Cadastros de Clculos definem regras essenciais para depreciar Patrimnios.
Depreciao corresponde ao custo ou despesa por desgaste, reduo ou obsolescncia de ativos imobilizados, como
mquinas, veculos, mveis, recursos naturais, imveis e instalaes.

O desgaste, a reduo e a obsolescncia desvalorizam ativos. necessrio contabilizar as depreciaes, at zerar os

valores dos ativos.
Contabiliza-se como custo, a Depreciao de imobilizado utilizado na produo, e como despesa, a Depreciao de
imobilizado usado fora da produo.

1.7.

Cadastro de Clculos - Procedimento

Para utilizar o Cadastro de Clculo:

1. Acesse o menu Cadastros/Clculos.
2. necessrio criar ou selecionar um Filtro.
3. Clique no boto Novo para incluso do Cadastro de Clculos.
A seguir, conhea o preenchimento dos principais campos deste cadastro.

1.8.

Cadastro de Clculos - Identificao

Este cadastro o responsvel pelos clculos para depreciar os patrimnios.

necessrio associar aos Cenrios, os Clculos correspondentes e depois vincular os Cenrios aos patrimnios, para
depreci-los na forma escolhida.
Acesse Cadastros/Dados Patrimoniais/Clculos.

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Descrio: necessrio informar uma descrio.

Por exemplo: Clculo principal de Depreciao.
Tipo de clculo: Existem vrias formas para depreciar patrimnios: linear, acelerada, decrescente etc.
Assim, necessrio informar o mtodo escolhido.
O Mtodo Linear o mais utilizado, com a incidncia de taxas constantes sobre o valor de um patrimnio,
ao longo de sua vida til.
Por exemplo: para calcular a taxa de depreciao de um patrimnio que tenha vida til de 10 anos, divida 100% pela
vida til.
100% dividido por 10 anos = 10% a.a.
Tipo de Cota: O sistema utiliza dois tipos de cota: Cota Integral e Cota Proporcional.
Para utilizar a Cota Integral, basta desmarcar a opo Cota proporcional.
Cota Integral - Deprecia o patrimnio a partir do 1 dia do ms da aquisio.
Cota Proporcional - Deprecia o patrimnio a partir da aquisio
Observao: O sistema padroniza o perodo de 30 dias independentemente do ms.
Periodicidade: Este campo definir o perodo de depreciao dos patrimnios.
Exemplo:
Para depreciar patrimnios, possvel utilizar perodo mensal, trimestral, bimestral etc.

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Meses: O sistema utiliza sempre perodo mensal para depreciar patrimnios.

1.9.

Cadastro de Clculos - Processos

Os Clculos relacionam-se depreciao dos Patrimnios.

Como demonstra a imagem, o cadastramento de um Clculo definir o tipo de depreciao a utilizar.
Definiremos o Tipo de Depreciao nos parmetros, etapa 05.02, Clculo.

Cadastro
Para cadastrar os Clculos, acesse: Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Clculos. necessrio vincular os Clculos a
um ou mais Cenrios, para posterior utilizao no cadastro do patrimnio. Detalharemos esse assunto ao longo do
curso.

Importante:
O sistema calcular a depreciao apenas para patrimnios associados a Grupos com Cenrio para determinado
Clculo , conforme demonstra a imagem.

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Depreciao pelo Clculo

Como vimos, utilizaremos os Clculos para obter a depreciao. Para acessar o processo utilize o menu
Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Clculos.

Procedimento:
Conforme mostra a imagem, selecione um clculo e clique em Processos/Clculo do Patrimnio. Neste caso, o
sistema deprecia os patrimnios vinculados ao Clculo.

Depreciao pelo Patrimnio

Para depreciar certo Patrimnio por meio de seu cadastro, selecione-o e acesse Processos/Clculo de Depreciao,
conforme a imagem.
O sistema apresentar um log referente execuo ao finalizar a depreciao.

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1.10. Cadastro de Cenrios

Ao permitir a associao de um Patrimnio a vrias regras de depreciao, os Cenrios viabilizam a anlise

comparativa de resultados.

possvel apresentar, por exemplo, um Patrimnio com depreciao linear em Reais, e ndice para clculo de
correo monetria. Assim, gestores analisam cenrios diversos associados ao Patrimnio, para decises
fundamentadas.

1.11. Cadastro de Cenrios - Procedimento

1. Acesse o cadastro de Cenrios no menu Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Cenrios.

2. Crie ou selecione um filtro.
3. Clique no boto Novo para incluso de um novo Cenrio.
A seguir, conhea o preenchimento dos principais campos deste cadastro.

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1.12. Cadastro de Cenrios - Identificao

Os cenrios automatizam o clculo de depreciao.

Para cadastrar cenrios, acesse: Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Cenrios.

Descrio: necessrio informar uma descrio para o cenrio.

Exemplo:
Cenrio de depreciao em Reais.
ID de Clculo: Neste campo possvel vincular ao cenrio o tipo de clculo escolhido.

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Lembre-se, o clculo define como ser a depreciao.

Moeda: possvel criar cenrios, inclusive em moedas diferentes.

Por exemplo: Podemos criar 2 cenrios, um para depreciar o patrimnio em Reais e o outro em Dlar.
ndice: Atualmente, a legislao impede a correo monetria dos patrimnios do Ativo Imobilizado.
Porm, vrias empresas necessitam de um cenrio gerencial para corrigir os valores dos patrimnios com
determinado ndice.
Estes recursos auxiliam os gestores em anlises gerenciais.
Default Contbil: Os defaults contbeis do Cenrio ficaro disponveis para contabilizaes no sistema, por
exemplo, na elaborao de Eventos contbeis.

1.13. Processos relacionados ao Cenrio

O sistema disponibiliza duas possibilidades para se calcular o cenrio:

1) Aps o cadastramento do Cenrio, pelo menu Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Cenrios, selecionar o cenrio
e acessar Processos/Calcular Cenrio, para recalcular as depreciaes de patrimnios especficos do Cenrio,
independentemente da viso de Patrimnios.
2) Editar o Cenrio e acessar o menu Processos/Calcular Cenrio.

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A seguir, conhea o procedimento para utilizar mltiplos Cenrios.

1.14. Mltiplos Cenrios

J vimos que os Cenrios possibilitam a associao de certo Patrimnio a vrias regras de clculo de depreciao e a
diversos valores.
Esta versatilidade oferece, ao gestor da rea, meios para analisar provveis resultados em cada cenrio.
Apresentaremos a seguir a criao de Cenrios em outras moedas.

Incluso de Nova Moeda

O primeiro passo cadastrar a moeda e para isso acesse Cadastros/Moedas e ndices, e execute o filtro
adequado.
Clicar no boto Incluir
Smbolo: R$2.
Tipo: Moeda.
Descrio: Reais com Correo Monetria.
Casas decimais: 2.
Smbolo de referncia padro: R$.

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Observaes:
- O Smbolo da moeda ser necessariamente R$2. A descrio livre.
- A Legislao no permite a contabilizao da correo monetria de Ativo Imobilizado, porm possvel
criar cenrios especficos de correo para fins gerenciais.
Cotaes da Moeda
Aps salvar a moeda, selecione-a e clique em Processos/Preencher Intervalo de Cotaes.
Utilizaremos este processo devido sua praticidade.
Nos campos, data inicial e data final, coloque referncia anterior primeira aquisio patrimonial da coligada.

Exemplo:
Se a primeira aquisio de patrimnio na coligada 1 ocorreu em 01/01/2013, coloque 31/12/2012 nos campos, data
inicial e data final.
- Informe o fator: 1,00
- Marque a opo: Sobrescrever datas do intervalo.
- Desmarque a opo: Considerar somente dias teis.
- Marque a opo: Fator Fixo.
- Execute.

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Por segurana, o sistema impede a vinculao de uma moeda a vrios cenrios. Por exemplo, no possvel elaborar
um cenrio para Reais sem ndice e outro para Reais com ndice.
Por este motivo, cadastra-se outra moeda, ou seja, o cenrio que tiver a moeda Reais com Correo Monetria,
possuir tambm um ndice escolhido para correo.
Como a moeda R$2 possuir cotao nica de 1,00, conforme orientao acima, os valores dos bens nesta moeda
sero sempre numericamente iguais aos valores em REAIS, que a moeda principal.

Exemplo:
Ao incluir um bem de R$ 20.000,00, o cenrio que possui R$2, como segunda moeda, dividir R$ 20.000,00 pelo fator
1,00.
Ento teremos 20.000,00 / 1,00 = 20.000,00, ou seja, numericamente, o mesmo valor base apresentado em Reais.

Cadastro de ndices
Acesse o menu Cadastros/Moedas e ndices, e execute o filtro para apresentar todas as Moedas/ndices.
Cadastre um ndice com as seguintes opes:
Smbolo: COR. MONET.
Tipo: ndice.
Descrio: ndice para correo monetria.
Casas decimais: 4.

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Cotaes do ndice
Depois de salvar o ndice, selecione-o e clique em Processos/Preencher Intervalo de Cotaes.
Preencha o intervalo de cotaes de acordo com a variao do ndice.
Exemplo:
Considere em Fevereiro de 2012 o ndice COR. MONET de 2,0000 e em maro o ndice de 2,5000.
Ento, no perodo de 01/02/2012 a 28/02/2012, informa-se o fator fixo 2,0000.
E no perodo de 01/03/2012 a 31/03/2012, informa-se o fator fixo 2,5000.
- Marque a opo Sobrescrever datas do intervalo.
- Desmarque a opo Considerar somente dias teis.
- Marque a opo Fator Fixo.
- Execute.
Em nosso exemplo, teremos cotaes para os meses de Fevereiro e Maro.

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Cadastro de Cenrios
Depois de cadastrar a moeda Reais com Correo Monetria e o ndice COR. MONET, acesse o menu
Cadastros/Cenrios e cadastre um Cenrio para a Correo Monetria.
Na aba Identificao do Cenrio, associe as moedas e o ndice ora cadastrados.

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Associar o Cenrio ao Patrimnio

Depois de cadastrar o Cenrio, acesse o menu Cadastros/Grupos de Patrimnio.
Em seguida, selecione o Grupo de Patrimnio, clique na opo Anexos e selecione a opo Default Cenrio/Grupo
Patrimonial.
Ao se abrir a tela de Anexos com os Defaults de Cenrio do Grupo selecionado, clique no boto Incluir.
Informe o Cenrio para Correo Monetria.

Apresentao dos Clculos

Depois de cadastrar o Patrimnio e os subsdios para os clculos, todos os Cenrios defaults so carregados. Assim,
depreciam-se os patrimnios de acordo com cada moeda ou ndice em vnculo no Cenrio.

Concluso
Vimos o procedimento para criao de vrios Cenrios.
Estes cenrios apresentam-se nos clculos do Cadastro de Patrimnios.

1.15. Cadastro de Grupos de Patrimnios

Os Grupos organizam o cadastro de patrimnios por abrangncia, em critrios como: Mquinas e Equipamentos,
Veculos, Mveis e Utenslios etc.

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1.16. Cadastro de Grupos de Patrimnios - Procedimento

1. Acesse o cadastro de Grupos de Patrimnio no menu Cadastros/Grupos de Patrimnio.

2. Crie ou selecione um filtro.
3. Clique no boto Novo para incluso do grupo de patrimnio.
A seguir, conhea o preenchimento dos principais campos deste cadastro.

1.17. Grupos de Patrimnio - Identificao

Explicaremos os campos da tela de cadastro de um Grupo de Patrimnio, utilizados para organizar os patrimnios
em uma empresa. Para cadastro dos grupos, acesse Cadastros/Dados do Patrimnio/Grupos de Patrimnio.

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Parmetros e Principais Cadastros

Cdigo do Grupo de Patrimnio

Ao seguir convenincias da empresa, este cdigo identifica o Grupo de Patrimnio.
Por exemplo:
A empresa define que o cdigo 1 corresponde ao grupo de Veculos, portanto informa-se este cdigo no cadastro do
grupo.

Descrio do Grupo
Tambm orientada por diretrizes da empresa, a Descrio o nome dado ao Grupo de Patrimnio.

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Taxa Default
a Taxa de Depreciao Default para os bens em certo Grupo de Patrimnio.
Por exemplo:
Ao incluir um patrimnio, se o usurio informar que o Grupo de Patrimnio corresponde aos Veculos, os clculos
passam a utilizar a Taxa de Depreciao Default do cadastro do grupo Veculos.
Porm, por ser uma taxa default, sugerida, ela admite alterao.
Neste exemplo, utiliza-se a Taxa de Depreciao Default de 20 % a.a. para depreciar patrimnios do Grupo 1.

Ttulo Amarrado
A mscara apresentada nos parmetros do Patrimnio define Ttulos e Patrimnios.

Por exemplo:
Nesta mscara: ##.##.###
Os dois primeiros nveis (##.##) definem Ttulos e apenas terceiro nvel (##.##.###) corresponde a Patrimnio.
Ento, ao incluir ttulos, necessrio informar no campo, Ttulo Amarrado, o cdigo correspondente ao grupo.

Por exemplo:
01 - Veculos.
01.01 - Veculos leves.
Informaremos no campo, Ttulo Amarrado, o cdigo 01.01 - Veculos Leves.

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Parmetros e Principais Cadastros

Posteriormente, ao registrar um patrimnio com cdigo iniciado em 01.01, o sistema registrar de forma automtica
o grupo de Patrimnio 01 - Veculos e dispensar a informao manual do campo no cadastro do Patrimnio.

Default Contbil
possvel utilizar Defaults Contbeis do Grupo de Patrimnio em processos de contabilizao do sistema e na
criao de Eventos Contbeis, um importante recurso para automatizar a contabilizao.

Anexo do Grupo de Patrimnio

No cadastro de Patrimnios, acesse Anexos/Default Cenrio/Grupo Patrimonial.
Depois de cadastrar um Cenrio, possvel associ-lo ao Grupo de Patrimnio. Assim, ao registrar um patrimnio
com o grupo indicado, ativa-se o Cenrio Default.
Com o Cenrio vinculado ao Clculo, o sistema deprecia o patrimnio de forma automtica.
Como alternativa para acesso a este anexo, edite o cadastro do Grupo de Patrimnio e selecione a opo Anexos.

Verso 11.80

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Parmetros e Principais Cadastros

Cenrio Default
Aps a incluso de um Grupo de Patrimnio, apresenta-se uma tela para filtrar e especificar seu Cenrio, entre os
Cenrios Defaults. Clique na imagem para ampli-la.

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Verso 11.80

Parmetros e Principais Cadastros

1.18. Parmetros da Localizao

possvel tornar ainda mais prticas as operaes patrimoniais, ao vincular, Localizao, Centro de Custo e
Responsvel, conforme mostra a imagem ao lado. Clique na lupa para ampliar a imagem.
Por exemplo, ao utilizar uma Localizao em uma operao patrimonial, o sistema associa o Responsvel
automaticamente.

Verso 11.80

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Parmetros e Principais Cadastros

Acesso
Para estabelecer os vnculos utilize os parmetros: Ambiente/Configurao/Parmetros/TOTVS Gesto
Patrimonial/05.01 - Cadastro de Bens/Localizaes.

Opes
possvel vincular a Localizao ao Centro de Custo, ao Responsvel ou a ambos.

1.19. Cadastro de Localidades

Apresentamos os campos do Cadastro de Localidades.

Para visualizar, acesse o menu Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Localidade.

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Verso 11.80

Parmetros e Principais Cadastros

Cdigo: Neste campo define-se o Cdigo da Localidade.

Exemplo:
Cdigo: 08.

Ativo: Marque esta opo para ativar a Localidade na empresa. Ao desmarc-la, desativa-se a Localidade.
Nome: Utilize este campo para nomear a Localidade .

Verso 11.80

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Parmetros e Principais Cadastros

Tipo:
A Localidade classifica-se como:
Interna: quando est na empresa.
Externa: quando est fora da empresa.
Centro de Custo: Utilize este campo para vincular um centro de custo Localidade. Assim, ao cadastrar um
patrimnio e informar uma Localidade, o sistema passa a dispensar a informao manual e ativa, de forma
automtica, o centro de custo associado.

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Verso 11.80

Parmetros e Principais Cadastros

Campos Complementares de Localizao

Se necessrio, associe campos complementares ao cadastro de localidades.
Para isso, acesse: Cadastros/Dados do Patrimnio/Campos Complementares/Localidade.

1.20. Cadastro de Responsveis - Parmetros

possvel parametrizar o sistema, para que certo funcionrio do TOTVS Folha de Pagamento seja tambm
Responsvel pelo Patrimnio utilizado em suas atribuies.

Verso 11.80

29

Parmetros e Principais Cadastros

Acesso
Para isso necessrio definir os parmetros em: Ambiente/Configurao/Parmetros/TOTVS Gesto Patrimonial
/05.01 - Cadastro de Bens/Responsveis.

Opo

O sistema permite que a empresa utilize os funcionrios cadastrados no TOTVS Folha de Pagamento como
Responsveis por patrimnios.

1.21. Cadastro de Responsveis

Apresentamos a seguir, os campos do Cadastro de Responsveis.

Para visualizar, acesse o menu Cadastros/Cadastros Patrimoniais/Responsvel.

30

Verso 11.80

Parmetros e Principais Cadastros

Cdigo: As diretrizes da empresa referenciam as definies deste campo.

Exemplo:
Cdigo 01.

Verso 11.80

31

Parmetros e Principais Cadastros

Nome: Este campo registra o nome do responsvel.

Ativo: Marcar este campo indica Responsvel ativo na empresa e desmarcar sinaliza Responsvel inativo, por
desligamento ou outros motivos.

1.22. Campos Complementares

possvel criar campos complementares para os cadastros de Patrimnio e de Localidade. Para isso, acesse:
Cadastros/Dados do Patrimnio/Campos complementares.
Exemplos de informaes armazenveis: alfanumrico, inteiro, data, real e texto. possvel limitar o tamanho do
campo e atribuir uma informao default, ou seja, uma sugesto de informao para insero automtica ao utilizar
o campo complementar.

32

Verso 11.80

Parmetros e Principais Cadastros

1.23. Concluso

Voc terminou o treinamento Parmetros e Principais Cadastros do curso TOTVS Gesto Patrimonial.
Neste treinamento voc conheceu mais sobre:

Parametrizao Inicial.
Ttulos.
Cenrios.
Grupos de Patrimnio.
Localidades.
Responsveis.
Clculos
Campos Complementares.

Verso 11.80

33