Você está na página 1de 48

Gesto de Propriedades

Contratos de Locao

REAL ESTATE

Gesto de Aluguis Cenrio Descentralizado

Projetos entregues com


atraso e acima do
oramento
compromentendo as
margens planejadas

Gerao de relatrios de Portfolio


trabalhoso e consome muito
tempo

Finanas /
Contabilidade
Provedores de
Serv. Terc.

No utilizam dados precisos e


consistentes de seus imveis

Gestores
Legal

PROPRIETRIO/OPERATOR
Gerentes de
Projetos

Empreiteiros

Corretores
Gerentes de
Propriedade

Adm. de
Aluguel.
Aluguel
Administrao de
alugueis um processo
reativo e ttico

Fornecedores

Locatrios
Reter e atrair novos locatrios
num mercado muito competitivo
SAP 2008 / Page 2

Propriedades

Gesto de Aluguis - Cenrio Integrado

Gestores

Finanas/
Contabilidade

Provedores de
Serv. Terc.

Legal

PROPRIETRIO/OPERATOR
Gerentes de
Projeto
Corretores

Empreiteiros

Gerentes de
Propriedades

Fornecedores

Locatrios
Propriedades
SAP 2008 / Page 3

Adm. de
Aluguis

Gesto de Aluguis - Cenrio Integrado


Proporciona camada de anlise para realizao de tomada de deciso e
planejamentos financeiro de forma rpida e mais precisa
Gestores
Minimizar riscos financeiros
e planejar riscos de
projetos

Finanas/
Contabilidade

Legal

Proporciona acesso a uma


base nica e integrada a
todos os dados imobilirios

REPOSITRIO
CENTRAL

Provedores de
Serv. Terc
Gerentes de
Projeto

Corretores

Gerentes de
Propriedades

Empreiteiros

Fornecedores

Locatrios
Mantem e aumenta os nveis de ocupao
dos imveis

Adm. de
Locao

Propriedades

Processos automatizados
possibilitam pr-atividade e
viso estratgica a Gesto
de Aluguis

Quais so os Processos Tpicos de Negcios ?

Desenvolvimento

Construo

Operao

Planejar a Demanda
de Espao

Criar Planta / Viso


Arquitetnica

Gerenciamento de
Atividades

Comprar Terreno
Achar Investidores
Preparar Planta do
Empreendimento
Requisio de
Alvars de
Construo

Preparar e
Organizar os
Trabalhadores
Comprar Materiais e
Servios de
Construo

Fornecer Facilidade
de Gerenciamento
de Servios
Manuteno e
Reparos de
Edifcios e
Equipamentos

Gerenciamento

Gerenciar Espao
Adaptar o Espao
s Mudanas
Necessrias de Uso
Gerenciamento de
Contratos de
Alugueis
Rentabilidade dos
Imveis

Processo Integrado Gesto de Aluguis


Produtividade e Eficincia para o Crescimento do Negcio
Melhor utilizao de espao e reduo os custos de operao
Automatizao dos processos de integrao e comunicao

Diferenciao para o Crescimento


Adaptao rpida s demandas de negcios
Otimizao de recursos internos

Viso Estratgica
Melhor tomada de decises atravs das anlise de demandas de espao e
oferta
Total transparncia e alocao de custos e receitas para os departamentos

Flexibilidade para Agir Hoje


Otimizao da comunicao atravs da total integrao dos negcios
Fcil e rpida adaptao dos processos empresariais

Exemplo de Processo: Otimizao de Espao


Suas Vantagens
Rpida resposta para as requisies
Melhore o tempo e recursos no gerenciamento de contratos
Transparncia completa dos portfolios

Nossa Soluo
Busca de Imveis
Gerenciamento de Contratos
Gerenciamento Central de Negcios de Parceiros
Controladoria de Custos de Alocao

Gesto de Espaos

Diferenciao para
crescimento do
negcio

Relatorio de Imoveis e Pequisas do SAP ajudam a diminuir o tempo de no


utilizao dos espaos.

Suas Vantagens
- Aumenta a transparcia de contratos e
espaos
- Acelera o processo de locao de
espaos
- Atualizao automtica de status de
espaos

Espao vago

Interessado

Nossa Soluo
- Gesto de espaos ativa
- Funoes de pesquisa, ofertas e
contratos
- Gerao automtica de contratos de
locao
- Opo de integrao em portais para
pesquisa de interessados em
marketplaces

Pesquisa

Oferta de
Contrato

Contrato de Locao

Exemplo de Processo: Otimizao de Servios


Suas Vantagens
Aumente sua velocidade e eficincia
Monitore os custos e qualidade
Opo para controle total eletrnico
Aumente a satisfao do usurio

Nossa Soluo
Gerenciamento de Compras
Self Service do Arrendatrio
Centro de Interao com o Cliente
Gerenciamento de Ativos
Planejamento de Oramento, controladoria de custos, monitoramento de custos
Calculo e devoluo de custos de faturas

Tempo e Recursos no Gerenciamento


de Contratos

Suas Vantagens
- Automatizao de lanamentos peridicos
- Simples de execuo lanamentos de pagamento e cobrana
- Suporte para todos paises

Especifique os Execute
Processe
Pagamentos Baixa de
termos dos lanamentos partidas em
e Cobranas lanamentos
contratos
aberto
peridicos

Anlise
contas

Nossa Soluo
- Total visibilidade de todos contratos imobilirios
- Integrao com Contas a Pagar e Contas a Receber
- Suporte aos requerimentos da Sarbanes Oxley atravs de total rastreamento de auditoria
e controles integrados

Ferramenta de Provises e Diferimentos

Suas Vantagens
- Em conformidade com padres
contbeis
- Maior automatizao no
fechamento do perodo

Nossa Soluo
- Uso de Accrual Engine do
Financeiro
- Influencia despesas e receitas
atravs dos contratos do Real
Estate
- Clculos baseados em valores
de contratos

Viso de Fluxo de Caixa

Suas Vantagens
- Economia de tempo com relatrios operacionais / gerenciais

Impresso de Contratos e
Correspondncias

Suas Vantagens
- Uso de ferramenta de correspondncia padro do sistema

Tomada de Deciso e Transparncia

Suas Vantagens
- Maior acuracidade nas informaes
- Processos de tomada de deciso mais rpidos
- Relatrios internos e externos padronizados

Nossa Soluo
- Gesto de Contratos e Parceiros de Negcios
- Poderoso Sistema de Informaes
- Business Information Warehouse

Clientes no Brasil
Status: Implementado

Status: Em Implantao

Mapa de Soluo Gesto de Aluguis

Gesto de Portflio

Real Estate Analtico

Gesto de Dados Mestre

Gesto de Parcerias

Gesto de Transaes

Gesto de Imoveis
Corporativo

Gesto de Espao

Reserva de Sala

Gesto de Mudanas

Alocao de Custo Interna

Gesto de Imveis
Profissional
Gesto Tcnica de
Imveis

Processos de Suporte

Procura de
Imveis

Gesto de
Aluguis

Construo

Contabilidade

Condies de
Ajuste de
Aluguel
Modernizao &
Reconstruo

Rateio de
Aluguel

Estorno de
Custos

Manuteno & Reparos

Controladoria

Gesto
Terceirizada

Conformidade
Legal

Gesto de Servios

Ferramentas

Gesto de Aluguis
Identifica as necessidades da Administrao de bens imveis em uma
sntese geral das operaes contbeis relevantes:
Administrao de bens imveis / terrenos
Criar e administrar todos os objetos necessrios para a administrao de bens
imveis (unidade econmica, terreno, edificao e unidade de locao)
Contrato de locao (a receber)
Os processos contnuos que vo da criao do contrato de locao at o
reajuste do aluguel, contabilidade de aluguis, liquidao de locao, resciso,
prorrogao contratual
Contrato Geral (a pagar)
Processos contnuos que vo da criao do contrato at o reajuste,
contabilizao, prorrogao e resciso
Mecanismo de avaliao
Analisar e relatar dados mestres de bens imveis e lanamentos para dar
suporte s decises administrativas e fornecer aos usurios informaes de
que necessitarem

Processo Gesto de Aluguis

Unidade
Econmica
Nvel mais alto
dentro do
sistema para
agrupamento de
imveis
Podem ser
criados diversas
UN conforme a
necessidade de
visualizao dos
imveis

Cadastro Imvel
/ terrenos
Cadastro de
todas as
informaes do
imvel
Cadastros dos
imveis podem
derivar para os
contratos
Podem ser
anexadas
imagens a esse
cadastro
Vinculo com
ativos,
manuteno de
equipamentos e
projetos

Cadastro
Contrato

Gerao de
Lanamentos

Pagamentos /
Cobranas

Regras de
condies,
reajustes,
prorrogaes e
parceiros de
negcios do
contrato

Gerao
automtica pelo
sistema de
pagamenos ou
cobranas
conforme as
regras cadastrais

Processo normal
de FI Mdulo
de Finanas
para gerao de
pagamentos ou
cobranas

Pode ser receber


informaes que
j foram
cadastrados no
imvel

Processo teste e
final podendo ser
revertido em
casos de erros

Regras
contbeis e
financeiras

Log de erro em
caso de
problemas na
contabilizao

Processo normal
de CO Mdulo
de controladoria
para
visualizao de
custos por
imvel ou sua
rentabilidade

Funes Principais da Gesto de Aluguis


Contas a Receber/Pagar
Cobrana Aluguel
Transaes Pagamento

Contratos de
Locao
Cadastro de
Propriedades /
Terrenos

Reajuste de Aluguel

Liquidao Servios

Atravs de ndices
Baseado em
Vendas

Entrada
Un. Liquidao

Gerenciamento Custos
Ordem

Jadinagem

Refrigerao

Distribuio

Admin.

Propr.
Faturam
Custos

Un.Locao 1 Un.Locao 2 Contrato 1

Contrato 2

Hierarquia de Objetos - Exemplo

Propriedades

Unidade de
Liquidao

Propriedade
Garagens

Prdio Principal

Torre 2

Torre 1
1

5
4
32
1

rea
Verde
Vagas

Vagas

Loja 01 Loja 02 Loja 03


Esp. 01 Esp. 02

Viso
Locaes
(contratos)

Ciclo de vida do Contrato

Rescindir contrato

Criar

Criar contrato

Renovar contrato

Monitorar datas
e prazos finais

Ativar contrato

Modificar

Encerrar

Liquidao de
gastos adicionais

Liquidao de locaes
baseadas no faturamento

Lanar na Contab.
Financeira

Atualizar Contas
Revisar/Monitorar
Analisar relatrios

Ajustar condies

Contratos - Exemplos

Lease-out: Contratos de aluguel como locador (cliente)


Inquilino interno: para uso interno com atribuio a um centro de custo,
projeto, ordem (departamento que est utilizando o espao)
inquilino externo: aluguel para uma companhia externa, organizao ou
pessoa com atribuio a uma conta de cliente para o processo de
faturamento.
Lease-in: Contratos de aluguel como locatrio ou recebedor do servio
(fornecedor)
Contrato com locador: pode-se alugar qualquer combinao de unidade
de negcio, edifcio, terreno, reas de locao e posteriormente subalugar essas reas (lease-out). O proprietrio do terreno alugado
atribudo a uma conta de fornecedor para o processo de pagamento.
Servio: O provedor de servio atribudo a uma conta de fornecedor. Os
custos do servio podem ser distribudos para um objeto do RE, centro de
custo, projeto, ordem.

Parmetros dos Contratos de Locao

Contrato
Parmetros de lanam.

Contrato
Termos de pagamento
Forma de pagamento...
Banco
Conta
Nome
Condies de locao
Aluguel bsico
Custos Operac.

R$1.000
por ms
R$1.500
por trimest.

Parmetros
Forma de pagamento
rea de advertncia
Banco
Parceiro de negcio
Imposto

Tipo de condio
Aluguel bsico

Frequncia
Frequncia
Mtodo de clculo

Atribuio
organizacional
Data
rea de negcio
Centro de lucro

Tipo de condio
Custos Operac.

Informaes no Cadastro
Valores
- Edifcios
- Tributao
reas
- escritrio
- estacionamento

Localizao
- Conexes
de transporte
- Zona
- Distrito
Caractersticas
- Vidros escuros
- Elevador
- gua quente
- Ar Cond. Central

Terceiros
- Proprietrio
- Administradora
- Outros

Unidades de Medida
- Moeda
- un.de comprimento
- unidade de superfcie
- unidade de volume

Contrato

Propriedades / Terrenos

Fatores referncia
- Unidade medida
- Regras aluguel

Condies
- Aluguel bsico
- Adiantamentos
- Plano de rateios
- Condominio
- Despesas Ar-Cond.
- Taxas Adicionais

Legislao
- Tipo de uso
- Uso permitido
- Plano Edifcios

Contratos de Locao
Gerao de correspondncia
p/ os diferentes intervenientes
em diferentes lnguas

UL - Lojas
Escala 1:75

Depsito

Condi
Condies

Vitrine

Balco
2

Balco
1

Contrato

Aluguel
Encargos Diversos
Adiantamentos

Reajustes

Contrato

Perodo de Locao
Tipo de Contrato
Tipo de Ajustes
Subsdios

Indexada
Baseada nas vendas
Ajustes Livres
Incrementos Graduais
Ajustes

Carta Renovao

Cartas de Renova
Renovao
Termos da Renovao

Gesto de Aluguis

Contrato
Scale1:75

Living
room

Bedroom
1

Bedroom
2

Objeto

Parceiros
Centro de custo/
Ordem/Projetos

Termos
Condies
Avisos / Renovaes
Gesto datas e atividades
Rateios
Regras de Ajuste
Sobretaxas
Gesto de Documentos
Assinatura

Datas

Correspondncias

ATIVAO

Processos
Alocao peridica
Pagamentos
Gesto dos itens em aberto
Advertncia
Contabilizaes

SAP 2008 / Page 26

Viso de Contratos

Os contratos podem incluir qualquer quantidade


de objetos necessrios, mesmo objetos de
diferentes sites, predios etc
Edifcio Norte
3 Andar
2 Andar
1 Andar

Contrato
Locador
Objeto Escritrio:
2nd Andar Norte
3rd Andar Sul

Edificio Sul
a 15 / m:
3 Andar
2 Andar
1 Andar
Vaga Garagem
SAP 2008 / Page 27

V
IV
III
II
I

Depsito Norte
a 15 / m:
Vagas na garagem
a 40 / vaga
Total:

500 m
500 m
1,000 m
15,000
200 m
3,000
1,600
19,600

Tipos de Contrato

Tipos de Contrato
Receitas e Despesas
Cobrana interna
Percentual de locao
Gerencias (sem lanamentos)
Arrendamento
Responsabilidades Ambientais
Vendas e Compras
Depsito de Segurana
Servios
Contabilizaoes correspondentes
SAP 2008 / Page 28

Reajustes nos Contratos


Tipos de Reajuste (Principais):

%
Volume de Vendas

Taxa Bsica
(Aluguel Mnimo)

Livre (baseado em
percentuais ou
valores absolutos)

Baseado em Volume
de Vendas

ndice

Valor
Aluguel
1000,00
1000,00
Baseado em ndices

ndice
(Usuri
0,56
o)
0,66

Data

Novo
Valor
01/01/20 1000,0
00
01/01/20 0
1100,0
01
0

Vendas

Percentagem

200.000
400.000
600.000

5.0%
4.5%
4.0%

Report de Vendas

Medies Estatsticas de Faturamento

Aluguel Baseado em Faturamento

Prorrogao

Regras de prorrogao
no contrato

Sem prazo fixo

Com prazo fixo

(sem regra de prorrogao no


contrato)

(com regras de prorrogao no


contrato)

Novas regras
de prorrogao
automtica
Uma ou mais repeties
Repetio da ltima regra
Ilimitado, aps esse perodo

Automtica

Renovao
automtica

Opes

Aceito pelo contratante


por escrito antes da
data efetiva

Unidade de Liquidao
Unidade de Liquidao
Luz
gua
Propriedade XX
Segurana
Limpeza
Manuteno
Etc...

Entrada de Medies de Consumo

Clculo de Liquidao

Fatura

Unidade
Unidade de
de liquidao
liquidao

gua
gua

Elevador
Elevador

Segurana
Segurana

Liquidao
Contrato
Contrato
Inquilino
Inquilino (int)
(int)
rea
rea loc.1
loc.1

Contrato
Contrato
Inquilino
Inquilino (ext)
(ext)
rea
rea loc.2
loc.2

Unid.
Unid. locao
locao 11

Unid.
Unid. locao
locao 22

No caso de pagamentos adiantados, podem ser realizados ajustes para


corrigir as diferenas no prximo perodo (SCS).

Alocaes - ndices Estatsticos


O ndice estatstico determina em que ser
baseado o rateio de condomnios.
Podendo ser:

Nmero de pessoas

Tempo

Volume

Etc.
rea

Definido pelo
Usu
Usurio

Liquidao de Custos e Servios


Os custos comuns incorridos, podem ser distribu
distribudos automaticamente pelos
contratos/unidades de loca
locao, de acordo com unidades de rateio definidas pelo usu
usurio,
como rea ocupada e tonelagem de refrigera
refrigerao (Ar Condicionado).
Unidade Econmica
(Objeto RE) = Esta
Estao

Unidade de Loca
Locao 1/ Contrato 1
Unidade de Rateio = 125 m2
Total Apropriado= $ 2500,00

$
Locat
Locatrio 1

Servio = $ 5000,00

Unidade de Loca
Locao 2/ Contrato 2
Unidade de Rateio = 50 m2
Total Apropriado= $ 1000,00

$
Locat
Locatrio 2

Distribu
Distribudo de
acordo com a
Unidade de
Rateio baseada
na rea
Ocupada

Unidade de Loca
Locao 3 (Vaga)
Unidade de Rateio = 75 m2
Total Apropriado= $ 1500,00

C.Custo U.L

Fluxo de Caixa

Gerenciamento de Eventos

Gerenciamento de Documentos

Projeto do
Arquiteto

Arquivo
de Faturas

Planta

Entidade
Propriedade

Edif
Edifcio

Contrato Espa
Espao
Loca
Locao

Desenhos /
CAD

Un.de
loca
locao

Contratos
Construo

Integrao com CAD - Exemplo

SAP 2008 / Page 42

Integrao com outras Funcionalidades do SAP


Contas a Receber
Contas a Pagar

Manuteno

Centros de Lucro

Unidade
Econmica

Ativo Imobilizado

Edifcio
Terreno
Sistema
de Projetos

Unidade
Locao
Contrato

Contabilidade

Integrao de Cadastros e Processos


Contabilidade do
imobilizado

Gesto de Aluguis

Nmero do
imobilizado

Unidade
de negcio

Sub-N

Sub-N

Terreno

Manuteno Equipamentos
Local
Instal.

Local
Instal.

Edifcio

Local
Instal.

Deprecia
Depreciao

Ordem

Obj.Loc.

Obj.
Loc.

Obj.
Loc.

Obj.
Loc.

Obj.
Loc.

Local.
Instal.

Ordem

Relat
Relatrio
Objeto RE
- .........
- .........
- .........

Local.
Instal.

Ordem

Ordem

Relatrios Integrados

Gastos de
aluguel diretos
do proprietrio

Receita de
aluguel

Gastos com
projetos
Atribuies
diretas de
Receita via AR
Gastos com
manuteno

Gastos com
depreciao

Ordens
Internas
Atribuies
diretas de
custos via AP

Anlise de Portfolio e Contratos

Soluo - Gesto de Aluguis

Flexibilidade
Contratos de contas a pagar e contas a receber
Contratos de aluguel e atividades relacionadas as atividades de locao
Vnculo de varios imveis a um nico contrato
Criao de objetos de locao quando o contrato gerado
Scale1:75

Gesto de prazos e datas

Bedroom
2

Regras predefinidas

Condies predefinidas e regras de clculo


Condies dependentes
Propsito de condies (real , disponvel, valor de mercado)

Integrao
Parceiros de Negcios
Contabilidade, Finanas, Controladoria

SAP 2008 / Page 47

Living
room

Bedroom
1

Perguntas

Você também pode gostar