ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE

CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE
EMPRESAS
ESCUELA DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA
AUDITORA DE GESTIN II

TEMAS:
Formalidades con el Cliente
ndices y Marcas
Tipos de Archivo

FECHA: 26 de Octubre del 2016

INTEGRANTES: Karla Paucar

Ganan Alejandra

ING.:

NIVEL: Noveno 1

PERIODO ACADEMICO

OCTUBRE 2016 MARZO 2017

NDICE

INTRODUCCIN............................................................................................I
OBJETIVOS...................................................................................................II
Objetivo General................................................................................................................ II
Objetivos Especficos.......................................................................................................... II
1.1.

FORMALIDADES CON EL CLIENTE.............................................................................1

1.2.

INDICES................................................................................................................... 1

1.3.

MARCAS................................................................................................................... 2

1.4.

TIPOS DE ARCHIVO.................................................................................................. 4

CONCLUSIONES...........................................................................................6
RECOMENDACIONES....................................................................................7
LISTA DE REFERENCIAS...............................................................................7

INTRODUCCIN

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una

de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el
mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados
en el mismo
En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa
y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es
importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi
siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a
la prctica administrativa.
Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de
eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la
potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un
instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la
organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes.
Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que
permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos
que estn presentes en las organizaciones.

OBJETIVOS

Objetivo General

Desarrollar las formalidades de cliente con total apego a la Auditoria de Gestin en

concerniente con la empresa para su mejor control de eficiencia y eficacia.

Objetivos Especficos

Proporcionar una forma fcil de entender sobre los ndices que se emplean al
momento de desarrollar la auditoria

Informar la importancia que tienen la utilizacin de las marcas en los papeles de

trabajo

Ayudar al auditor en la verificacin de los archivos corrientes y permanentes.

.

1.1.

FORMALIDADES CON EL CLIENTE

1.2.

INDICES

Segn Quevedo (2000) ndice Cada papel de trabajo se le deber asignar un ndice
alfabtico y/o numrico para fines de identificacin, y as poder formar un cruce o conexin
entre diferentes cedulas de la auditoria, con el fin de facilitar el flujo de inversin. pg. (18)
De acuerdo con lo sealado, todas las cedulas deben contener un ndice; cada auditor
puede utilizar el que le sea ms practico, considerando la conveniencia de todos los trabajos
que realice y personal que participe en la revisin lo hagan de manera uniforme.

ndice son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cedula en o los
documentos de papeles de trabajo. (Benjan, 2007, pg. 655)
Revista Gestiopolis manifiesta, ndice: Para facilitar el ordenamiento y archivo de los
papeles de trabajo y su rpida localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada
uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado
"lpiz de Auditora".
Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel se trata y el
lugar que le corresponde en su respectivo archivo.
En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe proveer un
ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles modificaciones.
Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los siguientes:

ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas de

Activo y dobles letras maysculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de
Resultado llevaran nmeros arbigos ascendentes.

ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra mayscula, y
a las cdulas analticas dos letras maysculas.

ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas Numrico

Alfabtico y Alfabtico Doble. pues se le asigna una letra mayscula a las cdulas
sumarias de Activo y doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las

cdulas analticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero

arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con nmeros arbigos en
mltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilizacin por la
facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se

le asignan nmeros arbigos progresivos y las cdulas analticas nmeros
fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como ndice numrico el
cdigo asignado a las cuentas por el Plan nico de Cuentas PUC

ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le

asignan nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las cdulas analticas nmeros
arbigos dependientes de los de las sumarias en mltiplos de 100.

ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como ndice el
cdigo correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan nico de
Cuentas.

Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del
ndice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar
ndices con demasiados dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que
dificulta hacer las referencias cruzadas.
Ejemplo del ndice Alfabtico Doble Numrico y el ndice Numrico:

NOMBRE DE LA CDULA
Balance General Activo
Balance General Pasivo
Balance General Patrimonio
Estado de Resultados Ingresos
Estado de Resultados Egresos
Estado de Resultados Costo de Ventas

1.3.

TIPO DE
CDULA
Hoja de Trabajo
Hoja de Trabajo
Hoja de Trabajo
Hoja de Trabajo
Hoja de Trabajo
Hoja de Trabajo

NDICE
ALFABETICO
DOBLE
NUMERICO
BG/1
BG/2
BG/3
PyG/1
PyG/2
PyG/3

NDICE
NUMERICO
PUC

MARCAS
Quevedo (2002) menciona, Marca: Son seales que se anotan junto a la informacin

plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas. (pag. 43)

1
2
3
4
5
6

Aporta Pea (2007, pag.74), Marca: Una serie de smbolos que se emplean en las
hojas de trabajo para:

Explicar la documentacin examinada

Explicar la procedencia de datos
Evidenciar el trabajo realizado
Para llevar el lector de la hoja de una parte a otra de la misma
Revista: Gestin Empresarial 2015, indica marca: Todo hecho, tcnica o

procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado
en la respectiva cdula (analtica o subanaltica generalmente), pero esto llenara demasiado
espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para
el mismo Auditor.

Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las

cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales
son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial.
Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar
y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que
estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de
cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin
de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin,
se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en
el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento
realizado.
Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto
que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y
fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe
ser la cdula de la Marcas de Auditora.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE:
MARCA

SIGNIFICADO

S
SI
SIA

Confrontado con libros

Cotejado con documento
Correccin realizada
Comparado en auxiliar
Sumado verticalmente
Confrontado correcto
Sumas verificadas
Pendiente de registro
No rene requisitos
Solicitud de confirmacin enviada
Solicitud de confirmacin recibida inconforme
Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero
aclarada
Solicitud de confirmacin recibida conforme
Totalizado
Conciliado
Circularizado
Inspeccionado

SC

1.4.

AUDITORIA A:

TIPOS DE ARCHIVO

Archivo Permanente
Archivo Permanente.- contiene informacin que cubre varios periodos de la auditoria
y son de utilidad en exmenes posteriores, representando alto inters para el administrador de
la aplicacin y fuente de amplia consulta relacionada con cada sistema o aplicacin en
particular. Como ejemplo se puede mencionar aquella informacin relacionada con:
naturaleza y justificacin de la aplicacin, interaccin con otras aplicaciones, documentacin
de entradas y salidas. (Tamayo, 2001, pg.51)

El archivo permanente debe contener toda aquella informacin que es vlida en el

tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo periodo. Este archivo debe suministrar al
equipo de auditoria la mayor parte de la informacin sobre el negocio del cliente para llevar a
cabo una auditoria eficaz y objetiva. (Galindo, 2008, pg.: 165-166)
Vinuesa (2013). Archivo permanente o Archivo Contino de Auditora. Como su
nombre lo indica, son aquellos que se usarn continuamente siendo tiles para la
comprobacin de las cuentas no slo en el perodo en el que se preparan, sino tambin en
ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro. (pg.
48)
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de
trabajo de todas y cada una de las auditoras a las cuales se refiera los datos que contiene.
Tambin se conoce como el archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente
puede ser:

Historia de la Compaa

Contratos y Convenios a largo plazo

Sistema y Polticas Contables

Estados Financieros de los ltimos aos

Estado Tributario

Conclusiones y recomendaciones de las ltimas auditoras

Hojas de trabajo de la ltima auditora

Archivo Corriente
Archivo Corriente.- se elabora para examinar cada periodo de auditoria a realizar,
constituyndose en evidencia del trabaja desarrollado por el auditor, mostrando todas sus
fases y sirviendo con respaldo para presentar los informes respectivos. (Tamayo, 2001,
pg.51)

El archivo corriente recoge todos los papeles de trabajo relacionadas con la auditoria
especfica de un periodo y comprende dos tipos de archivo general y el archivo a los estados

financieros. Al auditor le corresponde la custodia de los papeles de trabajo, siendo

responsable de la salvaguarda de los mismos. (Galindo, 2008, pg.: 165-166)

Lpez (2014) menciona. Archivo Corriente o Archivo de Auditoria: Son papeles de

uso limitado para una sola Auditora; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio
o utilidad solo se referir a las cuentas, a la fecha o por perodo a de que se trate. El
contenido del archivo de la auditora puede ser:

Estados financieros del perodo sujeto a examen y el perodo anterior

Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen

Cdulas sumarias de los rubros de los estados financieros

Cdulas analticas y subanalticas de las cdulas sumarias

Resultados de las circularizaciones

Anlisis de las pruebas de auditora practicadas

Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditora

CONCLUSIONES

Todas las auditorias tienen un propsito general ayudar al auditor a llegar a una
opinin concreta despus de obtener hallazgos que son registrados en los papeles de
trabajo, lo que ayuda con facilidad a cumplir con el propsito inicial.

Un elemento esencial en este escenario, lo constituye un acertado control que tiene su

mejor expresin en la Auditora de Gestin como asesora de la alta direccin para
asegurar la conduccin oportuna hacia las metas propuestas en un entorno cambiante

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico,

que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa
para facilitar su identificacin, localizacin y consulta.

RECOMENDACIONES

Los papeles de trabajo debern incluir ndices y marcas, as como cruces, cuando la
informacin contenida en stos derive de otro papel de trabajo o documento, de
acuerdo con lo establecido en la Gua de ndices, Marcas y Llamadas de Auditora

El propsito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditoras

realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora
aplicados; y de las conclusiones a que se lleg.

El contenido de los papeles de trabajo, constituye el soporte de los hallazgos y

conclusiones derivados de la labor realizada por los auditores. Son el reflejo del
detalle o profundidad del trabajo del auditor y el vnculo inseparable entre
la investigacin de campo y los resultados que se expongan en los informes de
auditora.

LISTA DE REFERENCIAS
Alberto de la Pela Gutirrez. (2007). Auditoria un Enfoque prctico. Real Decreto 1514
Tamayo. A (2001). Administracin de Empresas. Editorial LSBN. Colombia
Galindo. M (2008). Diccionario de Contabilidad, Auditora y Control de Gestin. Ecobook.
Editorial de Economa. Madrid- Espaa
Lpez. M (2014). Archivos de Auditoria Gestin. Mxico: McGraw-Hill.
Benja. E (2007) Gestin estratgica del Cambio. Segunda Edicin. Mxico: McGraw-Hill.
Salinas. A (2004). Administracin de Empresa. Volumen I. Copy Med: Colombia
Gestiopolis. (2015) Revista de Investigacin Empresarial. Colombia. Recuperado de:
http://www.gerencie.com/auditoria-de-gestion-empresarial.html