8408 Anvis Nocoe de Arqui Anvis Tecni Admin Exten 7-16 PDF

Prof.
Ktia Quadros
Arquivologia ANVISA Tcnico Administrativo
Aulas: 7 a16

Professor: Ktia Quadros
Aulas: 7 a 16
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MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no
momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados
no arranjo da documentao corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem
ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada
observao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir qual o
mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.
Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em trs grandes sistemas:
Sistema Direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde
se acha guardado.
Sistema Indireto: aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes
consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.
Semi-Indireto: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela
consulta a uma tabela.
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos (se o
documento especial ou especializado) a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Segundo Marilena Leite Paes, pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas
classes:
Bsicos e Padronizados. Veja:
Bsicos:
1)Alfabtico e Geogrfico
2)Numricos:
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Simples
Cronolgico
Dgito-terminal
3)Ideogrficos (Assunto):
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexao coordenada
Padronizados:
1)Variadex
2)Soundex
3)Mnemnico
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de
mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
Mtodos Bsicos
Mtodo Alfabtico
o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou
jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem
alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao. um mtodo direto.
REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao,
veremos as principais:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Joo Barbosa
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Pedro lvares Cabral

Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se:
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
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3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos

sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira Jos
5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so
considerados (ver tambm regra n 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
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Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho
so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na
ordenao alfabtica.
Exemplo:
Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de
elemento de distino.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo,
entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
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Professor Andr Ferreira

General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum
consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se:
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Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
OBrien, Gordon
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome de famlia do pai.
Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se
apresentam.
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser
transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os
artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os
artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo:
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Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda
Arquivam-se:
lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Exemplo:
II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
Regras de Ordenao
Pode ser adotado o critrio letra por letra ou palavra por palavra, consideradas uma aps a
outra, na ordem em que aparecem no elemento a ordenar:
1 - Letra por letra
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Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mr
Montenegro
Monte Sinai
2 Palavra por palavra
Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mr
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro
Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita diretamente ao documento. Este
mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a
PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados,
as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da
ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as
capitais.
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b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de

identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por
cidade, no havendo destaque para as capitais.
c) Correspondncias de outros pases: alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da

capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica,
aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
Mtodo Numrico
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos
adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.
Numrico Simples: Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem
enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica.
Como no momento da busca a procura acontecer a partir de um nome, este mtodo exige
a adoo de um ndice alfabtico, tambm chamado onosmtico (Relativo aos nomes
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prprios), que permitir identificar o nmero de cada documento e, assim, possibilitar sua
localizao. um mtodo indireto.
Numrico Cronolgico: Neste mtodo os documentos so numerados em ordem
cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data.
adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O
documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de
protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de
processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser
preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico (Relativo aos nomes
prprios), de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.
Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao
o nmero. Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta
uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de
dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo 1: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Exemplo 2:
O Documento referente a tal assunto foi gerado com o certo nmero de registro: 190683 e
esse documento foi arquivado em uma sala, em uma estante e em uma caixa.
A separao do nmero: 190683 em grupos de trs ficaria assim:
(19) (06) (83) - onde se l de trs para frente.
Nesse exemplo esses nmeros querem dizer o seguinte:
1 (83) o nmero da sala que foi arquivado o documento;
2 (06) o nmero da estante;
3 (19) o nmero da caixa.
Este mtodo tem a vantagem de reduo de erros de arquivamento, com rpida
localizao dos arquivos.
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Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua
esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a
reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.
Mtodos por Assunto
O mtodo de arquivamento por assunto no fcil de aplicar, pois depende de
interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento da instituio.
Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o
numrico.
O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem enciclopdica. um
mtodo indireto.
Alfabtico Dicionrio: Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em
rigorosa ordem alfabtica.
Exemplo:
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Exposies de publicaes
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Alfabtico Enciclopdico: Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e
ordenados alfabeticamente.
Exemplo:
Cursos
Doutorado
Especializao
Formao
Pesquisas
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Administrao
Cincia poltica
Publicaes
Exposies
Mtodos Numricos Ideogrficos
Mtodo Ideogrfico Numrico Duplex
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice
alfabtico remissivo. So, portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em
classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
1-1-3 Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a
abertura ilimitada de classes.
Mtodo Ideogrfico Numrico Decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao
divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para
os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras
nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima
para generalidades, e assim sucessivamente.
Exemplo:
a)
Classes
000 Administrao Geral
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100 Pessoal
200 Organizao
.
.
.
900 Divulgao
b)
Subclasses
100 Pessoal
110 - Seleo
120 Aperfeioamento
130 Preenchimento de Cargos
c)
Diviso 130
130 Preenchimento de Cargos

131 Nomeao
131.1 Interina
131.2 Efetiva
132 Vacncia de Cargos
Este mtodo limitado, o arquivista precisa conhecer bem a instituio, pois
no pode adicionar alm de 10 classes. As bancas gostam de cobrar os mtodos duplex
invertendo conceitos. Mas no h como errar: Duplex Decimal -> No qual Decimal vem de
DEZ, dez classes, ok.
Mtodo ideogrfico Unitermo (ou indexao coordenada)
O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um
nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no
arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez
numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou
descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem
ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
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N 0004
CONSELHO DIRETOR E CURADOR
Palavras Chaves
Descritores
RESUMO: Reunio conjunta dos Conselhos Diretor e
Curador, para deliberar sobre Relatrio e Prestao
de Contas, relativos a 1982. Rio de Janeiro, auditrio
do 12 andar, 24 de maro de 1983.
Conselho Curador (FGV)

Conselho Diretor (FGV)
Reunies
Barbosa, Manoel
Brito, Oswaldo
Marilena Leite Paes

Para cada palavra prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. O
nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras chave.
REUNIES
0
0110
0011
0172
0073
0004
0225
0126
0227
0078
0369
0193
0098
As fichas-ndice so arquivadas em ordem numrica e as demais em ordem alfabtica das

palavras-chave.
Os documentos so arquivados em ordem numrica.
Mtodos padronizados
Mtodo Soundex
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores, foi inventado o sistema
soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao
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invs de o serem pela sequncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das
consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes
que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma.
Mtodo Variadex
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores
como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de
documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde
cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma,
em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo
possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo
alfabtico.
Pergunto: Segundo o mtodo Variadex em qual cor o nome Jos Antnio Flores deve ser
armazenado?
Vamos por partes:

Flores, Jos Antnio
Logo, ele deve ser armazenado na cor VERDE, pois a letra levada em considerao a
segunda e no a primeira!
Mtodo Mnemnico
Mnemnico um auxiliar de memria.
Este mtodo procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memria.
Deve-se relacionar 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando significado a cada uma, por
meio de uma palavra chave. Cada palavra chave corresponde um assunto.
Exemplo
A Aluguel
B Administrao
C Compra
F Financiamento
V Venda
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Mtodo Alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma
tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em
ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as
divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
Assim, as pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero
correspondente sua diviso alfabtica.
Exemplo:
1 Acrsio, Paulo (Aa-Af = 1)
1 Afonseca, Joo (Aa-Af = 1)
Almeida, Mrio (Ag-Al = 2)
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RESUMO
MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de
aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento
tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy,
funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques
com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias. Hoje,
o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular:
Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as
reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao
contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma
pequena frao do formato original.
Pelo seu tamanho no legvel a olho nu.
Apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis do documento e pode ser lida
atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.
So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como
instrumento de arquivo ou de recuperao da informao.
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Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras
e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.
O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma
pequena frao do formato original.
Reproduo de documentos, dados e imagens em pelcula flmica, utilizando graus

de reduo. Pode ser de forma fotogrfica ou eletrnica.
Visa economia com espaos fsicos.
um instrumento de consulta preservar os originais do manuseio.
Segurana.
Racionalizao da informao.
Formas: filme, jaqueta, microficha.
Possui validade legal.
LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996.
Possuem imagem de abertura e de encerramento.
Sempre feito filme cpia.
Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 2.000

documentos que igual a 6 caixas padro de documento, ou seja, em um armrio de
parede comum ser armazenado todo o documento de um arquivo do tamanho de um
salo de festas.
Etapas da Microfilmagem:
Preparao: Compreende a classificao dos documentos a serem microfilmados, sua
seleo, ordenao, restaurao e indexao (ordenar em forma de ndice) dos mesmos.
Indicar as folhas que apresentarem deficincias de informao.
Microfilmagem: Os documentos so microfilmados.
Processamento: Os filmes originais sero submetidos aos processos de revelao, fixao,
lavagem e secagem.
Reviso: Todos os filmes sero conferidos fotograma por fotograma, sendo fornecido um
laudo tcnico.
Controle de Qualidade: Realizao de testes de controle, assegurando totalmente a
qualidade dos filmes gerados.
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Armazenamento: Os microfilmes sero acondicionados em caixas prprias para

microfilmes e devidamente indexadas.
Microfilmagen de Substituio:
Microfilmagem para documentos de valor temporrio, eliminados com vistas ao
aproveitamento de espao e equipamento.
Microfilmagen de Preservao:
Microfilmagem para documentos com o objetivo de conservar os originais. Bastante
utilizada no arquivo Permanente.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.
Art. 1
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias
fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos
documentos originais em juzo ou fora dele.
2Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser
eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local
far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio
detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se-
mediante lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser
eliminados antes de seu arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero
excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que
autorizados por autoridade competente.
Art 2
Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em
local diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3
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O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando

as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a
autenticao de traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos
pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem
como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos
devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo
ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de
cumprir para a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir
efeitos jurdicos contra terceiros.
Art 4
dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de
microfilmes.
DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.

Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e d outras providncias.
Art. 1
A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer
suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e
Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou
jurdicas.
Art. 4
A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das
informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.
Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos
previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea
reservada titulao, identificao e numerao sequencial, legveis com a vista
desarmada, e fotogramas destinados indexao.
Art. 5
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A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo
de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e
de reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a
confeco do original, como para a extrao de cpias.
3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme
cpia.
Art. 6
Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e
a qualidade de reproduo.
Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima
do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por
etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem
subsequente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as
sees adjacentes microfilmadas.
Art. 7
Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com
os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - nmero do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministrio da Justia;
V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados;
VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados
continuao da srie contida em microfilme anterior;
VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de
reduo;
VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
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IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela

unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8
No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos microfilmados;
II - informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto;
IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua
em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade,
cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9
Os documentos da mesma srie ou sequncia, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de
operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo
permitido corte ou insero no filme original.
1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de
observao, com os seguintes elementos:
a) identificao do microfilme, local e data;
b) descrio das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade,
cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a
localizao dos
documentos.
3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a
microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente.
MICROFILMAGEM
Art. 13
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Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser

eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera
de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.
Art. 14
Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados,
para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela
autoridade competente detentora do filme original.
Art. 15
A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados.
Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e
cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero
requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser
exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16
As empresas e os cartrios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado;
III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das
microformas.
Art. 17
Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo
ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade
estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de traduo oficial.
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Art. 18
Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos
sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos
prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Sinaltica
O Glossrio da Microgrfica no registra o termo sinaltica, mas sim alvo (em ingls: target)
que define como:
(1) Qualquer documento ou grfico contendo informao identificadora, codificadora ou
grfico de teste. (2) Um recurso auxiliar para controle tcnico ou bibliogrfico que
fotografado no filme precedendo ou sucedendo o documento.
O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, define sinaltica, tambm designada

por alvo, como:
Recurso de comunicao utilizado no processo de microfilmagem, contendo informaes
pertinentes ao contedo do rolo, seja para fornecer dados relativos ao teor intrnseco e
extrnseco do documento (sinaltica bibliogrfica), seja para funcionar como sinal de alerta
(sinaltica visual).
Uma boa explicao para o termo dada por Lisa FOX:
Sinaltica, em microfilmagem, designa um conjunto de informaes tcnicas e

bibliogrficas, acompanhados ou no de cones, denominadas tambm alvos, que so
microfilmadas em folha prpria junto aos documentos, com os objetivos de oferecer
informaes adicionais de forma a proporcionar maior qualidade informacional ao produto
que est sendo gerado, o rolo de microfilme e orientao para os leitores.
Contedo
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Quanto ao seu contedo, as sinalticas podem ser:
Informativas: So aquelas que orientam o usurio do microfilme.

Identificam os materiais microfilmados. Explicam caractersticas, como por exemplo,
pginas que faltam no original. Podem informar sobre a localizao do material dentro do
rolo de microfilme e tambm sobre outros aspectos.
Tcnicas: So aquelas que oferecem as informaes tcnicas visando a produo do

microfilme e sua qualidade, como o caso dos cartes de teste de resoluo.
Posio No Rolo De Microfilme
As sinalticas podem se classificar, do ponto de vista da posio que ocupam no rolo, em

trs tipos:
Sinalticas iniciais: So aquelas que, obrigatrias ou no e geralmente padronizadas,

aparecem antes dos documentos a serem microfilmados.
Sinalticas intermedirias: So aquelas que aparecem junto a conjuntos documentais,

itens ou pginas de itens documentrios. Embora sigam diretrizes, algumas podero estar
ou no presentes, dependendo das circunstncias.
Sinalticas finais: So aquelas que, obrigatrias, aparecem aps a microfilmagem da

ltima pgina do acervo, apresentando informaes padronizadas. Esta caracterizao dos
elementos de sinaltica ser percebida com clareza quando os alvos forem apresentados.
Smbolos Utilizados
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RESUMO
Diplomtica
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, Diplomtica :
Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos
documentos.
A diplomtica nos leva a estudar a estrutura dos documentos. Analisando elementos como:
formato, suporte, espcie, etc. Ela preocupa-se em informar o que o documento, quais
so as suas caractersticas externas (fsicas) e internas (de informao).
De acordo com a autora Ana Clia Rodrigues (2002), A diplomtica, como cincia, existe
pelo fato de atestar, atravs do seu mtodo de analise, a autenticidade dos documentos
arquivsticos. Autenticidade atribuda a vrios ambientes e a caractersticas diversas que
apresenta o documento. essa anlise das estruturas que nos permite perceber e garantir
a autenticidade do documento arquivstico.
O documento diplomtico aquele que testemunho escrito de natureza jurdica,
redigido com observncia a certas formas estabelecidas que se destinam a dar-lhe fora
probatria. Desse modo, ele ter sua construo semntica obrigatria, na qual cabem
dados fixos, que ocorrero em todos os documentos que utilizaram como veculo a mesma
espcie documental e os dados variveis, prprios de cada documento indivduo da mesma
espcie documental.
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Assim, o objeto da Diplomtica a estrutura formal do documento. O documento deve

conter a mesma construo semntica de discurso para a mesma problemtica jurdica.
O campo de aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto estrutura e
finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao dos documentos com
as atividades institucionais/pessoais.
Na identificao diplomtica do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer,
sequencialmente:
1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e finalidade;
2) a datao (datas tpica e cronolgica);
3) a sua origem/provenincia;
4) a transmisso/tradio documental;
5) a fixao do texto.
Na identificao tipolgica do documento, a sequncia distinta, devendo-se reconhecer
e/ou estabelecer:
1) a sua origem/provenincia;
2) a sua vinculao competncia e as funes da entidade acumuladora;
3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental;
4) o contedo;
5) a datao.
Para que se chegue compreenso das anlises diplomtica e tipolgica, cujas
metodologias e aplicaes so extremamente teis para a concretizao das tarefas
arquivsticas bsicas (classificao, avaliao e descrio), preciso que se reiterem as
conceituaes essenciais desde sua raiz, isto , da informao ao documento, do
documento espcie, e da espcie ao tipo.
Saiba mais em: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf8.pdf
DOCUMENTO DIGITAL
LEI N 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.
Dispe sobre a elaborao e o
eletromagnticos.
arquivamento
de documentos
em meios
Art. 1
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A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico ou equivalente e a

reproduo de documentos pblicos e privados sero regulados pelo disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um
documento para cdigo digital.
Art. 3
O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade, a
autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o emprego
de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP
- Brasil.
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteglos de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio no autorizados.
Art. 4
As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou indireta que
utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrnico, ptico
ou equivalente devero adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa
localizao, permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do processo
adotado.
E-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil uma especificao de requisitos a serem cumpridos pela organizao
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua
acessibilidade. Especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica de
documentos, desde a produo, tramitao, utilizao e arquivamento at a sua
destinao final.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em
que for desenvolvido e/ ou implantado.
O que SIGAD?
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao destes.
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O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os

convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre os

documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so
feitos por meio do SIGAD.
A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de

gerenciamento de documentos. Entretanto,
para seassegurar
que documentos
arquivsticos digitais sejam confiveis
e autnticos e possam ser preservados com
essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os
conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais.
Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre sistema de informao, gesto

arquivstica de documentos, sistema de gesto arquivstica de documentos, gerenciamento
eletrnico de documentos (GED) e sistema informatizado de gesto arquivstica de
documentos (SIGAD).
Sistema de informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um
rgo ou entidade.
Gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente, conforme j estudamos.
Sistema de gesto arquivstica de documentos
Conjunto
de
procedimentos
interao permite
a
eficincia
arquivstica de documentos.
e
e
operaes
tcnicas,
a
eficcia
da
cuja
gesto
Gerenciamento eletrnico de documentos (GED)

Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no estruturada de um
rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao no
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estruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, como mensagem de

correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
O GED pode englobar

tecnologias de
digitalizao, automao
de fluxos
de
trabalho
(workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de
documentos, repositrios, entre outras.
Workflow: um sistema que permite dizer exatamente onde est cada documento que
tramita dentro da sua organizao. Consiste em um gerenciamento eletrnico de qualquer
processo de informao de uma empresa, gerando aos usurios rotinas e aes prdefinidas, de forma organizada e monitoramento automtico do fluxo dos documentos
atravs dos diferentes departamentos da organizao. O Workflow garante maior
produtividade, segurana e controle total de possveis gargalos operacionais.
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou

entrada), armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento, e cita as tecnologias
de digitalizao, automao de fluxos de trabalho
(workflow)
etc.
como
possibilidades, no como componentes obrigatrios.
Metadados ou Metainformao: A concepo adotada neste trabalho baseou-se na

definio do termo metadado conforme estabelecido no Glossrio da Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto , dados
estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
So descritores de informao:
identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de
dados).
identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmisso, etc.).
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RESUMO
Gerenciamento da Informao
Gesto de Documentos
Lei n 8159/91: Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento
em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Ou seja, a Gesto de Documentos envolve tudo que diz respeito ao documento, desde a
sua produo at seu destino final. Aqui podemos falar de tcnicas de arquivamento,
conservao ou qualquer assunto pertinente ao documento.
Fases
As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao.
1 Fase: Produo
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Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo

ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo
daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e
eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao.
Recomenda-se nessa fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o
acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das
informaes no arquivo.
2 Fase: Utilizao
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua
funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
Essa fase envolve os mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s
tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa.
Desenvolve-se tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao
de sistemas de arquivo e recuperao da informao.
3 Fase: Avaliao e Destinao
Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos,
ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados
permanentemente.
Perceba que na letra da Lei temos:

[...] produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento [..]
Que so as mesmas fases que acabamos de estudar.
RESUMO
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PROTOCOLO
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou frequentemente
consultados como ponto de partida, ou prosseguimento de planos, para fins de controle,
para tomada de decises das administraes etc. (Marilena Leite Paes)
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda
pelas atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos
documentos correntes. Por isso, frequentemente encontra- se na estrutura organizacional
das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e comunicao ou
outra denominao similar.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que
ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos
mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da
fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.
O PROTOCOLO a unidade responsvel pelo controle do recebimento e expedio de
correspondncia de uma empresa.
Rotinas
Recebimento e Classificao:
Receber a correspondncia.
Separar a correspondncia oficial da particular.
Distribuir a correspondncia particular.
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso.
Encaminhar a correspondncia sigilosa aos seus destinatrios.
Abrir a correspondncia ostensiva.
Ler a correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia
de antecedentes.
Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de
registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a
juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
Interpretar a correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela
empresa e definido pelo arquivista.
Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do nmero,
escrevemos para onde o documento ser encaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele,
quando foi classificado.
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Elaborar o resumo do assunto tratado no documento.

Encaminhar os papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao.
Registro e Movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas
atribuies podem ser assim descritas:
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto,
primeira distribuio.
Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas
respectivas fichas, se for o caso.
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto,
rearquivando-as em seguida:
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica

Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas
fichas (numricas) o novo destino.
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente.
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Expedio
Receber a correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta
imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao
setor de origem, aps a expedio.
Verificar a falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas.
Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cpias.
Separar o original das cpias.
Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos.
Encaminhar as cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que
lhes deram origem.
Expedio: Documentos enviados para outra instituio ou pessoa fora da empresa.

Distribuio ou redistribuio: Documentos remetidos a outros setores da mesma
instituio.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
A classificao dos documentos se d utilizando o cdigo de classicao de documentos
de arquivo, que um instrumento de trabalho utilizado para classicar todo e qualquer
documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
A classicao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema.
Tal medida tem a nalidade de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, a eliminao, a transferncia, o recolhimento e o acesso a
esses documentos.
Isso feito considerando que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do
documento, o qual reete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele
contida. A classicao dene, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classicao, as funes, as atividades, as espcies e os tipos documentais,
genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de
acordo com as funes e as atividades desempenhadas pelo rgo.
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Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, que reetem a hierarquia

funcional do rgo, denida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindose sempre do geral para o particular.
A classicao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operaes:
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a m de vericar sob que assunto
dever ser classicado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A
referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere
a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata
o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO
1. Receber o documento para classicao;
2. Ler o documento, identicando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de acordo com
seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classicao de documentos de arquivo, utilizando
o ndice, quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
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5. Preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios.
Arquivamento
Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado, obedecendo s
seguintes operaes:
a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se
destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificao
atribuda ser mantida ou alterada.
b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo
assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel
manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os
previamente para o arquivamento.
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o
caso, nome de pessoa, rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar
sua identificao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas
ou em caixas, de acordo com suas dimenses.
Esta operao possibilita:

Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados
vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o
nmero de pastas.
Exemplo:
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Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa,

rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que
relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Terminologia Arquivstica:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa,
prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase deve-se ter muita
ateno, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem
possibilidades de recuperao quando solicitado posteriormente.
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO
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Aulas: 7 a16
1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a
existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos,
com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas,
permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas
suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas
apropriadas, procedendo o registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo
nmero.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos,
dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:
emprestar aos usurios;
prestar informaes;
efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de
emprstimo, no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros
documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela
solicitao e, posteriormente, a data da devoluo do documento. O recibo de emprstimo
tem como finalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como
indicador de sua frequncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos
para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s)
documento(s) retirado(s).
O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser
eliminada quando da devoluo do documento;
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana,
quando vencido o prazo de devoluo.
Avaliao
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato
e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa,
bem como para a preservao do patrimnio documental.
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A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda

para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a
fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.
A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de
classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos,
numricos ou cronolgicos.
RESUMO
Equipamentos e Acessrios do Arquivo

INSTALAES E EQUIPAMENTOS
de grande importncia a escolha do local adequado para exercer as atividades de um
arquivo. Inclumos ento as condies fsicas como temperatura e umidade adequadas. Um
local limpo e com iluminao adequada. A rea deve ser capaz de manter o arquivo com
possibilidade de ampliaes.
O local ideal para a construo de um arquivo, assim como as maneiras de
acondicionar os documentos sero estudadas com maior aprofundamento nas aulas
posteriores, devido a grande importncia do assunto para os concursos.
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Material de arquivo
De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos
considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e
o material de consumo; ou seja, o material arquivstico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da
instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado
arquivstico, no deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs
anos e constantemente substitudo.
Materiais de Consumo: aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas,
as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
Ficha: Retngulo de cartolina onde se registra uma informao.
Guia Divisria: Retngulo de papel resistente que serve para separar as partes ou
sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou
pastas. Sua finalidade facilitar a busca do documento e o seu rearquivamento.
Elementos da Guia Divisria:
1. Projeo: a salincia na parte superior da guia. A abertura na projeo que
recebe a tira de insero chama-se janela.
2. P: a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh.
Esse orifcio tem a funo de prender as guias gaveta atravs de uma
vareta.
3. Janela: A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se
janela.
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4. Notao: a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica

ou alfanumrica.
A notao pode ser ainda aberta ou fechada.

Aberta: Quando indica somente o incio da seo.
Fechada: Quando indica o princpio e o fim.
Posio: o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode

corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Por isso
recebem a denominao de primeira posio, segunda posio, terceira posio,
quarta posio, quinta posio.
Quanto sua funo, a Guia pode ser:
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Primria: Indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo.

Secundria: Indica uma subdiviso da primria.
Subsidiria: Indica uma subdiviso da secundria.
Especial: Indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a notao e

no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira
posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante.
Guia- Fora: a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma
pasta do arquivo.
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Tira de insero: uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se

escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pastas: uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para guardar e
proteger o documento. Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeo.
Pasta Suspensa
Pasta Lisa
Pasta com Projeo
Pasta miscelnea: aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos

ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao
cronolgica.
Materiais Permanentes: O material permanente tem grande durao e pode ser utilizado
vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha devem-se levar em considerao os
seguintes quesitos:
Economia de espao
Capacidade de expanso
Segurana
Condies estticas
Resistncia
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Alguns materiais permanentes:

Armrio de Ao: Mvel de ao utilizado para guardar documentos sigilosos ou
volumes encadernados.
Arquivo: Mvel de ao ou madeira com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou
gabinetes onde so guardados os documentos.
Arquivo de Fole: Arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os
documentos so guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e
carregados verticalmente.
Estante: Mvel aberto, com prateleiras.

Fichrio: Prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas.
Equipamento: a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios
realizao do trabalho arquivstico.
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RESUMO
PRINCPIOS TERICOS
PRINCPIO DA PROVENINCIA
Est ligado origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de
um mesmo assunto, h que se respeitar a origem do documento princpio intimamente
ligado ao organograma da instituio.
De acordo com Marilena Leite Paes este um princpio bsico da arquivologia, segundo o
qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes
de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princpio da provenincia corresponde
expresso inglesa provenance e francesa respect des fonds, tambm muito usada no
Brasil.
Quando o fundo constitudo de documentos de gneros diversos como filmes,
fotografias, desenhos e outros estes podem ser fisicamente armazenados em local diverso,
desde que sejam feitas referncias correspondentes no fundo ao qual pertencem.
PRINCPIO DA INTEGRIDADE OU INDIVISIBILIDADE
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a preservao sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio

indevida de arquivo.
PRINCPIO DA UNICIDADE
Princpio arquivstico segundo o qual a mesma informao contida em mais de uma espcie
documental determina a preservao de um nico exemplar.
Os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que
foram produzidos.
UNICIDADE DO DOCUMENTO
Princpio arquivstico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cpia
ter apenas uma delas preservada - o documento original.
UNICIDADE DA INFORMAO
Princpio arquivstico segundo o qual a mesma informao contida em mais de uma espcie
documental determina a preservao de um nico exemplar, observada a integralidade da
informao e do suporte.
Em um arquivo, muitas vezes h a necessidade de vias ou cpias e documentos,
mas isso a exceo. A regra sempre que um documento nico. As vias ou cpias
existem apenas quando necessrio e enquanto necessrio.
PRINCPIO DA CUSTDIA INTACTA OU SANTIDADE / ORDEM ORIGINAL

Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes
estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser
mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.
PRINCPIO DA ORGANICIDADE
Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura
e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organizao dos conjuntos
documentais.
PRINCPIO DA CUMULATIVIDADE / NATURALIDADE
Princpio segundo o qual o arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural.
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PRINCPIO DA PERTINNCIA
Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter
em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico.
PRINCPIO DA TERRITORIALIDADE
Princpio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do
territrio em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas
representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Tambm conhecido
como Princpio da Provenincia Territorial.
Vamos ver mais alguns conceitos que podem ser cobrados em prova:
Fundo Arquivstico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.
Srie: Divises de um Fundo Arquivstico
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossi, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.
Fundo Aberto recebe e produz novos documentos.
Fundo Fechado no recebe nem produz documentos, a instituio no se encontra mais
em atividade.
DOCUMENTOS DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO REAPARECEM, PODEM

REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR CLARA A SUA ORIGEM.
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RESUMO
PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS

Preservao: Em um sentido geral, trata-se de toda a ao que se destina salvaguarda
dos registros documentais.
Conservao Preventiva: um conjunto de medidas e estratgias administrativas, polticas
e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a conservao da integridade
dos acervos e dos prdios que os abrigam. So aes para adequar o meio ambiente, os
modos de acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a degradao.
Conservao reparadora: Trata-se de toda interveno na estrutura dos materiais que
compem os documentos, visando melhorar o seu estado fsico.
Higienizao: Trata da eliminao mecnica de todas as sujidades que se encontram nos
documentos e dos agentes considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou no,
os excrementos de insetos, os grampos metlicos, os itens generalizados utilizados como
marcadores de pginas, as poeiras e, todos os elementos esprios estrutura fsica dos
documentos.
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Restaurao: Considerada como um conjunto de aes tcnicas de carter intervencionista

nos suportes dos documentos, a restaurao se prope a executar o trabalho de reverso
de danos fsicos ou qumicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do tempo.
PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DO PAPEL
O conhecimento das principais caractersticas do papel, independente do seu tipo, ajuda a
detectar e determinar eventuais problemas e, a escolher em cada caso o procedimento e
os materiais mais adequados para seu tratamento.
O ph
O ph o valor que se usa para indicar o grau de acidez ou alcalinidade de uma substncia,
que determinado pelo clculo de ons de hidrognio presente nela. Mede-se numa escala
de 0 a 14, sendo o meio, 7, a neutralidade. Os valores de 0 a 6.9 indicam o grau de acidez, a
partir dos 7.1 at o 14 o grau de alcalinidade. Os valores do ph podem variar com a
temperatura. Um tratamento passa pelo processo de desacidificao do papel.
Alguns tipos de deteriorao
A preservao e a conservao de documentos em papel exigem um conhecimento amplo
sobre as deterioraes que os atingem.
Estas em geral so de naturezas diversas e, tambm costumam apresentar diferentes
causas.
Na maioria das vezes acarretam imperfeies capazes de, em determinados casos, gerarem
a destruio total do documento ou pea. Assim, o conhecimento destas deterioraes
determina diretrizes a serem seguidas para a realizao de aes corretas quanto a
conservao, bem como a adoo de medidas ideais de preveno contra futuros danos.
Sujidades
As sujidades so formadas por partculas e materiais estranhos depositados sobre os
documentos, que interferem em seu aspecto geral e, por vezes, causam alteraes em sua
leitura, propiciando uma aparncia de descuido com o documento.
Poeiras
So os acmulos de partculas que se depositam sobre a superfcie dos papis, que em
decorrncia dos tipos de elementos e materiais que as compem, costumam favorecer
diversas deterioraes. Como por exemplo, o aumento da umidade na superfcie dos
papis e nos cortes superiores ou cabea dos livros, possibilitando o desenvolvimento de
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microorganismos e o aumento dos efeitos de uma contaminao atmosfrica, propiciando

o surgimento de oxidaes e acidificaes.
Gorduras
O manuseio e a limpeza inadequadas geram o surgimento e o acmulo de substanciais
gordurosas sobre a superfcie dos papis.
Estes depsitos de gordura podem oxidar com o passar do tempo e provocar o
aparecimento de manchas que tentem a escurecer e amarelecer os papis e, tambm
favorecer um possvel ataque biolgico.
Manchas
As manchas tm as mais diversas causas. Afetam diretamente a integridade fsica e a
aparncia esttica dos documentos. Aquelas provocadas por oxidaes e por colas so as
mais comuns.
Devem ser tratadas adequadamente, eliminando as causas que as provocam para que no
se transformem em deterioraes para os documentos.
Manchas de ferrugem
As manchas de ferrugem nos papis so geralmente provocadas pela oxidao de
elementos metlicos aderidos e em contato com eles. Estes elementos podem ser
grampos, clipes, fechos, etc que em determinadas condies de umidade oxidam e geram
manchas de ferrugem nos papis.
Manchas de cola
So ocasionadas pelo uso incorreto de colas e tambm de fitas adesivas, tipo durex,
imprprias aos papis. Com o tempo o papel, que higroscpico, absorve a cola cida
deste tipo de fita e, esta perde seu poder de adeso e se desprende do papel gerando
manchas irreversveis no mesmo. Por outro lado as colas no aconselhadas para atividades
de conservao, podem provocar ou mesmo acelerar algumas reaes qumicas nos papis
como oxidaes e mudanas de cor.
Deformaes
Num sentido comum, as deformaes que afetam os papis enquanto suporte de
documentos so provocadas devido a manuseios inadequados, como tambm em
decorrncia de intervenes incorretas. Um exemplo clssico so as dobras feitas nos
cantos superiores de livros e documentos pra marcar a pgina de leitura. O correto o uso
de marcadores de papel de qualidade, criados para esta finalidade.
Rasgos e rupturas
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Os rasgos so rompimentos em partes do papel e, no implicam necessariamente, em

perdas. Podem ocorrer a partir de aes de manuseios e armazenamentos inadequados.
Quando acontecem deixam a vista, suas fibras na margem do rasgo. O que ir viabilizar sua
recomposio por meio de aes de conservao reparadora. As rupturas acarretam
perdas de partes dos papis e comprometem a integridade dos documentos.
Aurolas
So conhecidas como aurolas de umidade e, aparecem nos papis (documentos) a partir
da penetrao de qualquer tipo de lquido, frequentemente, de gua. Quando esta penetra
no papel arrasta as sujidades e as partculas depositadas sobre ele, gerando o
aparecimento de manchas e de reas com tonalidades diferentes. Uma das causas
atribuda ao armazenamento de documentos em reas excessivamente midas.
Amarelecimento
Entre algumas causas que geram o amarelecimento dos papis (documentos), duas se
destacam:
1) o grau de acidez do papel que pode gerar escurecimento, amarelecimento e fragilidade;
2) a luz que como um dos principais agentes de degradao dos papis, facilita o
surgimento do processo de oxidao, que acentuado quanto maior for a quantidade de
lignina existente no papel.
Descolorao
Trata-se da perda de intensidade da cor original do papel, como consequncia imediata das
aes dos raios UV e IR da luz. Os efeitos da luz (seja natural ou artificial) so cumulativos e
tendem a aumentar com aumento do tempo de exposio. Assim a preveno reduzir ao
mximo a exposio dos documentos e obras luz. sabido e aceito que o parmetro ideal
de intensidade de luz em exposies deve ser de 50 lux, valor obtido com o auxlio do
equipamento luxmetro.
Biodeteriorao
Trata-se das deterioraes e deformaes causadas por agentes biolgicos, notadamente
fungos, insetos e roedores. As causas destas deterioraes so decorrentes principalmente
de dois fatores:
1) a existncia de alimentos nos componentes formadores do papel, como celulose,
aucares e glicose.
2) o encontro de ambientes adequados em termos de umidade e temperatura que
favorecem a vida, o desenvolvimento e a reproduo destes agentes. Deste modo, a
preveno imediata o controle dos parmetros ambientais de UR e temperatura das
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reas de guarda de acervos.

Fungos
So microorganismos que se alimentam das substncias orgnicas do papel. De modo
geral, se desenvolvem em condies de umidade e temperatura elevadas. Os fungos
possuem uns filamentos que podem promover alguns tipos de rasgos nos papis. Porm, o
pior dano so as manchas deixadas como resultado de sua atividade de metabolizao das
substncias que os alimentam. Esta ao gera a ruptura da cadeia molecular da celulose,
ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves podem acarretar o apodrecimento e a
perda total do papel. A disseminao dos fungos se d atravs dos esporos (clulas
reprodutoras), que so carregados por meio de diversos veculos, p.ex. correntes areas,
gotas dgua, insetos, vesturios, etc.
Foxing
Trata-se de uma deteriorao que se caracteriza pelo surgimento de manchas de cor
castanha no papel (documento). At hoje sua origem gera controvrsias. H pesquisadores
que pensam tratar-se de um microorganismo, porm outros defendem que so manchas
originrias do processo de oxidao de impurezas metlicas que ficaram nos papis
durante sua formao. Este tipo de deteriorao tende a aparecer em documentos que
tenham ficado em contato direto com papeis cidos, ou em obras que tenham sido
emolduradas com cartes e papis de baixaqualidade arquivstica.
Insetos
Os insetos tal como os fungos alimentam-se de substncias formadoras dos papis,
fundamentalmente a celulose. Desenvolvem-se em condies de umidade e temperatura
elevadas e na ausncia de luz.
Roedores
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So geralmente perigosos. Alm de atacarem os materiais documentais, tendem a atacar

tambm o revestimento isolante dos condutores eltricos, favorecendo a instalao de
sinistros. O aparecimento de roedores se d devido a presena de resduos de alimentos
nas reas de guarda de acervos. O hbito de levar e comer qualquer tipo de guloseimas nas
reas de guarda e consulta, deve ser combatido, tanto para aos funcionrios quanto para
os usurios dos acervos.
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS:
Fsicos (ambientais):
Os agentes ambientais so exatamente aqueles que existem no ambiente fsico do acervo:
Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiao da Luz, Qualidade do Ar.
1.
Luminosidade - Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiao
nociva aos materiais de acervos, provocando considerveis danos atravs da oxidao. O
papel se torna frgil, quebradio, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudam
de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconogrficos e das
encadernaes.
O componente da luz que mais merece ateno a radiao ultravioleta (UV). Qualquer
exposio luz, mesmo que por pouco tempo, nociva e o dano cumulativo e
irreversvel. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lmpadas
incandescentes (tungstnio) e fluorescentes (vapor de mercrio). Deve-se evitar a luz
natural e as lmpadas fluorescentes, que so fontes geradoras de UV. A intensidade da luz
medida atravs de um aparelho denominado luxmetro ou fotmetro.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteo dos acervos:
As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem

totalmente o sol; essa medida tambm ajuda no controle de temperatura, minimizando a
gerao de calor durante o dia.
Filtros feitos de filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV, tanto
nos vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes (esses filmes tm prazo de vida
limitado).
2.
Temperatura e umidade relativa - O calor e a umidade contribuem
significativamente para a destruio dos documentos, principalmente quando em suportepapel. O desequilbrio de um interfere no equilbrio do outro. O calor acelera a
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deteriorao. A velocidade de muitas reaes qumicas, inclusive as de deteriorao,

dobrada a cada aumento de 10C. A umidade relativa alta proporciona as condies
necessrias para desencadear intensas reaes qumicas nos materiais. Evidncias de
temperatura e umidade relativa altas so detectadas com a presena de colnias de fungos
nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos
distorcidos e ressecados.
As flutuaes de temperatura e umidade relativa do ar so muito mais nocivas do que os
ndices superiores aos considerados ideais, desde que estveis e constantes. Todos os
materiais encontrados nos acervos so higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade
muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as variaes de
temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variaes dimensionais aceleram o processo de deteriorao e provocam danos
visveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulaes nos papis e
nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulses de fotos etc.
MUITO IMPORTANTE:
A adoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15
e 22 C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e midos, o
emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em
equipamentos, manuteno e energia.
A circulao do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os

efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas.
A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com
higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois
equipamentos).
Qumicos:
1.
Poluio atmosfrica: representada pela poeira e fumaa.
2.
Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua
deteriorao.
3.
Gordura e oleosidade: o manuseio dos documentos acaba por danific-los.
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4.
Objetos metlicos: devem-se evitar grampos, clipes etc, pois os mesmos tendem a
enferrujar e danificar os documentos. A melhor opo utilizar clipes de plstico.
Biolgicos:
1.
Insetos: baratas, traas, brocas, cupins.
O ideal buscar auxlio com um profissional especializado na rea de conservao de

acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar
do extermnio dos insetos.
2.
Microorganismos: fungos.
Os fungos representam um grupo grande de organismos. So conhecidos mais de 100.000

tipos que atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos
acervos de bibliotecas e arquivos, so mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes
encontrados nos documentos.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestao de fungos
so:
estabelecer poltica de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade

relativa e ar circulante, mantendo os ndices o mais prximo possvel do ideal e evitando
oscilaes acentuadas;
praticar a higienizao tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e

tcnicas adequadas;
instruir o usurio e os funcionrios com relao ao manuseio dos documentos e

regras de higiene do local;
manter vigilncia constante dos documentos contra acidentes com gua, secandoos imediatamente caso ocorram.
Observaes importantes:
O uso de fungicidas no recomendado; os danos causados superam em muito a

eficincia dos produtos sobre os documentos.
Caso se detecte situao de infestao, chamar profissionais especializados em

conservao de acervos.
No limpar o ambiente com gua, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do
ar, favorecendo a proliferao de colnias de fungos.
Na higienizao do ambiente, recomendado o uso de aspirador.
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Alguns conselhos para limpeza de material com fungos:
Usar proteo pessoal: luvas de ltex, mscaras, aventais, toucas e culos de

proteo (nos casos de sensibilidade alrgica).
Luvas, toucas e mscaras devem ser descartveis.
3.
Roedores: ratos.
A presena de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos

motivos citados acima. Tentar obstruir as possveis entradas para os ambientes dos acervos
um comeo. As iscas so vlidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por
especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que no provoque a morte
dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima:
temperatura e umidade relativa controladas, alm de higiene peridica.
4.
Homem: por utiliz-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de
conserv-los.
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PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS

Cuidados gerais na conservao dos documentos:
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Os livros de grandes dimenses devem ser guardados na posio horizontal, em estantes,

evitando o empilhamento.
Documentos em papel:
1.
As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);
2.
Devem-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
3.
Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
4.
No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a
perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta
acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado;
5.
No escrever nos documentos;
6.
No dobrar as pginas;
7.
No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
8.
No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
9.
Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o
aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze,
para maior proteo do documento;
10.
Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de
algodo;
11.
Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis
e cartes cidos;
12.
Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no
agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se
necessrio.
Fotografias:
1.
Devem receber proteo individual de boa qualidade;
2.
Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao;
3.
No forar a separao de uma fotografia da outra;
4.
Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.
Microfilmes:
1.
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e
colocados em latas vedadas umidade;
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2.
Devem ser feitas duplicatas.
Disquetes e CD-ROM:
1.
Usar os disquetes de boa qualidade;
2.
Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
3.
Usar programas antivrus;
4.
Proteger o CD contra arranhes e poeira.
Caixas de arquivo:
1.
Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a
transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero
ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando, quando
necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;
2.
Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas autoadesivas impressas
eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas hidrogrficas
ou esferogrficas.
Os documentos devem ser acondicionados em caixasarquivo, produzidas em material
inerte ou alcalino. A maioria das caixas e pastas disponveis no mercado feita de papis e
papeles cidos. A acidez migra atravs do contato, ou seja, uma embalagem
confeccionada com material cido fatalmente ir passar a acidez para os documentos nela
acondicionados. As caixas comerciais podero ser usadas desde que as mesmas sejam
revestidas com papel alcalino.
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para
revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de preservao e
deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.
IMPORTANTE!
Todos os documentos devero estar protegidos por um envelope de papel alcalino na cor
branca, com identificao a lpis na parte superior direita; o uso de lpis macio (6b)
recomendado para fazer anotaes em documentos, sendo que o grafite um material
estvel que no danifica o papel.
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Aulas: 7 a16
Substituir os barbantes e elsticos por cadaros de algodo cru. Os barbantes e elsticos

cortam e danificam a embalagem e os documentos acondicionados. No superlotar as
caixas arquivos, isto pode causar danos aos documentos quando forem retirados. Para
preencher os espaos das caixas que no estiverem completamente cheias, deve-se utilizar
cartes de espaamento, confeccionados em materiais alcalinos. Somente no caso de
sobra de espao dentro das caixas, para evitar a deformao dos documentos.
Lembre-se
Acondicionamentos
Os acondicionamentos so os itens de proteo mais prximos aos documentos, formando
uma barreira contra os poluentes, a luz, a temperatura, a umidade relativa, o ataque
biolgico, e o manuseio.
Cada situao requer uma anlise e depende diretamente das condies em que se
apresenta o documento.
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Aulas: 7 a16
Um bom acondicionamento depende de um bom projeto de design, deve utilizar materiais

de qualidade arquivstica (papel permanente/durvel livre de qualquer impureza,
quimicamente estvel e resistente) e formar uma proteo contra o manuseio inadequado;
deve, tambm, ser uma embalagem funcional e conter a identificao do contedo.
No Esquea!!!
Os materiais especiais como: discos, CDs, fitas cassete, fotografias, negativos, diapositivos,
filmes (pelcula), fitas VHS, umatik ou similar, discos pticos, CD-Rom, disquetes, fitas
magnticas, etc devem ser recolhidos em depsitos climatizados, acondicionados e
identificados por remissivas devidamente preenchidas em duas vias (uma fica no processo
ou dossi) e outra acompanha o documento original no depsito climatizado.
Exemplo: remissiva de arquivamento de documentos especiais
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Notao: Indicar a notao padro da NOBRADE. Ex.: BR AN,BSB N8.38.1,p.304/545.

Caractersticas: Descrever, sucintamente, o suporte (papel, metal, filme, fita magntica,
tecido, etc.) e o tipo (mapa, planta, etc.). Ex: mapa de grande dimenso, em papel.
Contedo: Indicar o teor do material. Ex: obra de engenharia; vista area de Braslia.
Localizao: Indicar o local de guarda do material no convencional, preenchendo o campo
com o cdigo de endereamento constante no topogrfico p. ex. depsito X, mapoteca 12,
gaveta 2.
Observao: Qualquer detalhe relevante relacionado caixa.
Rotina de limpeza nos depsitos de guarda
A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja frequncia determinada pela
velocidade com que a poeira se acumula nos espaos de armazenagem.
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As prateleiras de metal, as mapotecas e todos os demais tipos de mveis de metal

destinados ao armazenamento de documentos devem ser limpos com o auxlio de um pano
limpo e com lcool.
Deve-se evitar o uso de gua como agente para estas limpezas.
O piso das reas de guarda de acervos deve ser limpo com produtos biodegradveis no
agressivos aos documentos e s pessoas que trabalhem na rea.
Usar sempre aspirador de p, para no levantar poeira, e flanela seca para limpeza do
mobilirio.
Observar, durante a limpeza, se h excrementos de cupim, asas de insetos, tneis (galerias
externas) e pequenos orifcios prximos s obras ou no piso no ambiente de guarda.
Limpeza do assoalho:
1.
Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no
arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores,
evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua.
Higienizao de documentos
Corresponde limpeza de superfcie, ou seja, retirada de poeira e outros resduos
estranhos aos documentos.
A higienizao trata da eliminao mecnica de todas as sujidades que se encontram nos
documentos e dos agentes considerados agressores, tais como os clipes oxidados ou no,
os excrementos de insetos, os grampos metlicos, os elementos generalizados utilizados
como marcadores de folhas, as poeiras, as partculas slidas, e todos os elementos esprios
estrutura fsica dos documentos. A consolidao do suporte consiste na recomposio
das partes faltantes e na unio dos rasgos e cortes, e a planificao consiste na correo de
dobras e amassados.
Materiais usados para limpeza de superfcie
A remoo da sujidade superficial (que est solta sobre o documento) feita atravs de
pincis, flanela macia, aspirador e inmeras outras ferramentas que se adaptam tcnica.
Pincis: so muitos os tipos de pincis utilizados na limpeza mecnica, de diferentes
formas, tamanhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga esttica
atritando as cerdas contra o nylon, material sinttico ou l);
Flanela: serve para remover sujidade de encadernaes, por exemplo;
Aspirador de p: sempre com proteo de bocal e com potncia de suco controlada;
Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pina, esptula, agulha, cotonete.
Materiais de apoio necessrios para limpeza mecnica:
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raladores de plstico ou ao inox; borrachas de vinil;
fita-crepe;
lpis de borracha;
luvas de ltex ou algodo;
mscaras;
papel mata-borro (papel muito absorvente);
pesos;
polister (mylar);
folhas de papel siliconado;
microscpios;
cola metilcelulose
lpis HB etc.
Mesa de Higienizao
J foi questo de prova:
Com a utilizao de p de borracha, resultante da ao de ralar borracha plstica branca

em um ralador de ao inox. Esta ao ser efetivamente mais usada nos documentos
impressos. Deve ser executada com o mximo de cuidado e sobre mesas de grande
formato. Coloca-se um punhado desse p de borracha sobre o documento e, com
movimentos leves e circulares, partindo do centro para as bordas, executa-se a limpeza
com o auxlio de uma boneca (espcie de chumao feito com algodo e gaze). Este
procedimento pode ser repetido tantas vezes quantas forem necessrias at a limpeza
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total do documento. Ao final este p de borracha deve ser bem retirado com um pincel de
pelos macios.
Retirada de grampos
Principais operaes de Conservao:

1. Desinfestao: mtodo de combate mais eficiente contra os insetos: fumigao.
So utilizados produtos como Timol, DDT, fluoreto de sdio etc.
2. Limpeza: fase posterior fumigao.
3. Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel,
expondo-os ao do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante 1
hora, em uma cmera de umidificao. Em seguida, so passadas a ferro, folha por
folha, em mquinas eltricas. Na falta desse equipamento usa-se o ferro caseiro.
4. Encadernao e reencadernao: No documento que apresentar folhas soltas ou a
encadernao estiver fragilizada, dever ser feito o reforo. No caso de material
mais recente, e tratando-se de encadernao de poca, a obra dever ser apenas
acondicionada.
Principais operaes de Restaurao:
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1. Banho de Gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou

cola, o que aumenta a resistncia, sem prejudicar a visibilidade e passagem dos
raios ultravioletas e infravermelhos.
2. Tecido: processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino,
aplicadas com pasta de amido.
3. Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade e o
processo semelhante ao do Tecido.
4. Laminao Mecanizada: processo em que envolve o documento, nas duas faces,
com uma folha de papel seda e outra de acetato de celulose, colocando numa
prensa hidrulica, sob presso mdia de 7 a 8 kg/cm a uma temperatura entre 145
a 155 C.
5. Laminao Manual: Igual a Laminao Mecanizada, porm no utiliza calor nem
presso, utiliza acetona que em contato com o acetato, transforma-se em camada
semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel seda.
6. Encapsulao: utiliza pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.
considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.
7. Planificao: a prensagem do documento.
Os documentos que apresentarem deformaes devem ser planificados.
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8. Montagem: compreende a reorganizao das folhas conforme a sequncia do

original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original.
9. Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so
reconstrudas com celulose nova.
10. Reintegrao cromtica: a cobertura com pigmento de cor e tom, prximos do
original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com lpis-aquarela importado
diretamente nas reas em que necessria uma homogeneidade entre o antigo e o
novo, para compor a esttica do documento.
11. Costura: feita em linha de algodo, em substituio aos grampos metlicos;
12. Velatura: um novo suporte em papel ou tecido, agregado ao original. Um reforo.
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RESUMO
Recomendaes para a produo e o armazenamento de documentos de arquivo,

elaborado pelo Conselho Nacional De Arquivos (CONARQ)
As recomendaes a seguir tm como objetivo possibilitar o planejamento de estratgias
de guarda e de preservao de documentos de arquivo, de acordo com sua temporalidade
e destinao.
Estrutura
A estrutura contempla seis princpios que devem ser observados para assegurar a
preservao dos documentos de arquivo:
Produo e acesso
reas de Armazenamento
Condies Ambientais
Acondicionamento
Manuseio e transporte
Segurana
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Produo e Acesso
Nos processos de produo, tramitao, organizao e acesso aos documentos, devero
ser observados procedimentos especficos, de acordo com os diferentes gneros
documentais, com vistas a assegurar sua preservao durante o prazo de guarda
estabelecido na tabela de temporalidade e destinao.
Alguns documentos, conforme as normas vigentes, devero ser produzidos em formatos
padronizados. Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinao
como de valor permanente devero ser produzidos em papis alcalinos.
Cabe acrescentar que:
Os papis das capas de processos devem ser alcalinos;
As presilhas devem ser em plstico ou metal no oxidvel;
As prticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas;
Os dossis, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em

caixas, de acordo com suas dimenses.
A informao deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que a
localizao e a devoluo ao local de depsito sejam realizadas de forma gil e sem riscos
de danos ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a
manuteno das condies de acesso, eles devem ser regularmente revistos.
reas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies
ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda
estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.
reas Externas
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurana
contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes, como margens

de rios e subsolos;
reas de risco de incndios, prximas a postos de combustveis, depsitos e

distribuidoras de gases, e construes irregulares;
reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio atmosfrica,

como refinarias de petrleo;
reas prximas a instalaes estratgicas, como indstrias e depsitos de munies,

de material blico e aeroportos.
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reas Internas
O terreno destinado construo de um edifcio para arquivo deve ser seco, livre de risco
de inundao, deslizamentos e infestaes de trmitas. Assim, devem ser evitadas reas
propensas a perigos para a segurana e a preservao dos acervos, tais como:
proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundaes;
terrenos e subsolos midos;
regies de fortes ventos e tempestades;
regies de ventos salinos e com resduos arenosos;
proximidade com indstrias que liberam poluentes;
proximidade com usinas qumicas, eltricas e nucleares;
proximidade com linhas de alta tenso;
proximidade com entrepostos de materiais inflamveis e explosivos;
terminais de trfego areo e terrestre; e
reas de intenso trfego sujeitas trepidao, rudo e poluio.
reas de Depsito
Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigidos a:
evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco de

inundaes, dando preferncia a terrenos mais elevados, distanciados do lenol fretico.
No caso de depsitos em andares trreos, prever pisos mais elevados em relao ao solo e
com boas condies de drenagem deste, pelas mesmas razes;
prever condies estruturais de resistncia a cargas, de acordo com as

Recomendaes para a construo de arquivos, do CONARQ;
a rea dos depsitos no deve exceder a 200 m2. Se necessrio, os depsitos

devero ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,
separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferncia,
tambm com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao ou de climatizao;
evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia eltrica sobre as

reas de depsito;
evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de fogo ou
formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredes externas, em

especial daquelas sujeitas ao direta de raios solares, por meio de isolamento.
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trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Alm dos recursos
construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possvel,
posicionar os depsitos nos prismas de menor insolao;
IMPORTANTE:
Nas reas de depsito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo
com o seu suporte e suas especificidades, a saber:
documentos textuais, como manuscritos e impressos;
documentos encadernados;
documentos textuais de grande formato;
documentos cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas;
documentos iconogrficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
documentos em meio microgrfico;
documentos fotogrficos;
documentos sonoros;
documentos cinematogrficos;
documentos em meios magnticos e pticos.
Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados

separadamente, de acordo com sua base e condio de preservao.
Condies Ambientais
Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho devem receber
tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm devem se
diferenciar entre si, considerando-se as necessidades especficas de preservao para cada
tipo de suporte.
A adoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura e de
umidade relativa) exige, nos climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos
sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manuteno e
energia.
Os ndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variaes bruscas e
a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o
desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as propores dos danos.
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Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que
assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas
fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero
acatar as normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos como mapas,
plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas s
suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto alcalino e
acondicionados em armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado
diretamente sobre o cho.
As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador, devem ser
armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a perda de
dados. O armazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratado com
pintura sinttica, de efeito antiesttico.
Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o tratamento dos
documentos, quanto pelos usurios, merecendo recomendaes afixadas nas salas de
trabalho e de consulta, a saber:
manusear os documentos originais com mos limpas, de preferncia fazendo uso de

luvas. Alm de luvas, os tcnicos devem tambm utilizar guardaps, e mscaras para o
manuseio de documentos.
utilizar tambm luvas e mscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes,

discos e suportes magnticos e pticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a
necessidade de proteo dos usurios;
manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimenses;
utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos

das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o depsito e a sala de
consulta, visando segurana no trabalho e integridade dos documentos;
transportar documentos entre sees, para exposies ou para emprstimos

externos ou servios de terceiros, como microfilmagem e conservao, seguindo
procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando
preservao e segurana dos documentos.
Segurana
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Toda instituio arquivstica deve contar com um Plano de Emergncia escrito, direcionado
para a preveno contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situaes de
calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo.
Este plano deve incluir:
Um programa de manuteno do edifcio, partindo de um diagnstico prvio do prdio e
de sua localizao, para identificar:
riscos geogrficos e climticos que possam ameaar o prdio e o acervo;
vulnerabilidades do edifcio, quanto sua funo de proteger os acervos;
nveis de vulnerabilidade dos materiais que compem o acervo;
vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segurana).
Um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminao do maior

nmero possvel de riscos:
inspecionar regularmente o prdio;
Um plano de salvamento e de segurana humanos:
efetuar treinamentos e simulaes peridicas de emergncia.
Um plano de salvamento de acervos (plano de emergncia):
As instituies depositrias de acervos devero ter um plano de emergncia escrito

para salvamento do acervo em casos de calamidade, atendendo s especificidades de seu
acervo e s condies de localizao do mesmo em suas dependncias.
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Referncias
Este curso foi elaborado atravs de pesquisas na Legislao citada no mesmo;
CONARQ - http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
Manual Tcnico de Preservao e Conservao
http://folivm.files.wordpress.com/2011/04/manual-an-bn-cnj-2011-c3baltima-versc3a3o2p-folha.pdf
Marilena Leite Paes: ARQUIVO Teoria e Prtica
Galba Di Mambro: Sinaltica em microfilmagem de documentos de arquivo
QUESTES COMENTADAS
1) Os documentos de arquivo so produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de

objetivos culturais e histricos.
Comentrios: Segundo a Lei 8.159, os documentos de arquivo so produzidos e (ou)
recebidos para o atendimento das necessidades da administrao. Aps servirem
administrao podero (ou no) obterem valor histrico.
Gabarito: Errado.
2) Conforme o disposto na legislao arquivstica, os arquivos do TRE/RJ constituem

arquivos federais.
Comentrios: Segundo a Lei 8.159:
Art. 17 - 2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
Gabarito: Errado.
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Aulas: 7 a16
3) Consoante a legislao arquivstica, estar sujeito a responsabilizao penal, civil e

administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam
considerados de interesse pblico e social.
Comentrios: Destruir documentos de valor permanente, os quais no podem ser
eliminados, considerado crime.
Gabarito: Certo.
4) Entende-se por notao:

a) O conjunto dos documentos notariais.
b) A forma que antecede a elaborao dos manuscritos.
c) O material sob o qual as informaes so registradas.
d) A primeira etapa no processo de arranjo documental.
e) O cdigo de localizao dos documentos no acervo.
Comentrios: Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou

alfanumrica. Na projeo, ainda podemos ter a tira de insero para escrever a notao.
Gabarito: E.
5) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o

Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos
pblicos e privados.
Comentrios: Segundo a LEI No 8.159 - Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
Quem define as normas gerais o CONARQ.
Gabarito: Errado.
6) No compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementao da poltica

nacional de arquivos privados.
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Comentrios: Compete ao SINAR a implementao da poltica nacional de arquivos

privados.
Gabarito: Errado.
7) A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos

arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto,
no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite
a eliminao dos documentos originais.
Comentrios: Conforme estudamos o art.13 do Decreto 1799: Os documentos oficiais ou
pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a
microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou
preservados pelo prprio rgo detentor.
Gabarito: Certo.
8) A remoo temporria de um documento assinalada, no arquivo, por meio de

a) jaqueta.
b) microficha.
c) guia-fora.
d) clipe.
Comentrios: Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de
uma pasta do arquivo.
Gabarito: C.
9) Para proteger os documentos de valor permanente, impedindo seu uso e manuseio
constantes, utiliza-se a microfilmagem de
a) substituio.
b) preservao.
c) complemento.
d) referncia.
e) distribuio.
Comentrios: As microformas tm muitas funes em um arquivo. Por exemplo, os
arquivos fornecem cpias em microforma de seus itens mais raros e frgeis,
proporcionando, desta forma, segurana e preservao ao reduzir o manuseio do item
original.
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Gabarito: B.
10) Na terminologia arquivstica, o termo janela refere-se ao espao destinado, na projeo
da guia, para introduo da tira de insero.
Comentrios: Veja o exemplo de uma guia, abaixo:
Janela refere-se ao espao destinado, na projeo da guia, para introduo da tira de

insero.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem
as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Gabarito: Certa.
11) A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos
arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto,
no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite
a eliminao dos documentos originais.
Comentrios: Todo e qualquer documento no arquivo permanente no poder ser
eliminado.
Gabarito: Errado
12) As atividades tcnicas ligadas ao processo de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento corrente e intermedirio, com vistas ao recolhimento, guarda ou
eliminao, definem, de acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
a) o sistema nacional de arquivos.

b) a poltica nacional de arquivos.
c) a competncia dos arquivos pblicos.
d) a gesto de documentos.
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Aulas: 7 a16
e) a misso do Conselho Nacional de Arquivos.

Comentrios: Segundo a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tais atividades tcnicas
fazem parte da gesto de documentos.
Gabarito: D.
13)
No processo de microfilmagem de documentos, a sinaltica acima indica
a) original ilegvel.
b) texto deteriorado.
c) fim do rolo.
d) continuao em outro rolo.
e) incio do rolo.
Comentrios: Essa sinaltica indica continuao em outro rolo.
Gabarito: D.
14) A microfilmagem de segurana tem por objetivo
a) economizar espao fsico ocupado por documentos.

b) reproduzir instrumentos de pesquisa.
c) garantir a transferncia de documentos de rgos da segurana pblica.
d) evitar o manuseio de documentos de valor permanente.
e) impedir falsificao e adulteraes de documentos.
Comentrios: A microfilmagem de segurana tem por objetivo evitar o manuseio de
documentos de valor permanente.
Gabarito: D.
15) Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre
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a) outros microfilmes, com o propsito de substitu-los por material mais novo.

b) instrumentos de pesquisa, para facilitar a consulta aos documentos.
c) documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
d) documentos muito antigos, para a realizao de edies fac-similares.
e) documentao iconogrfica, a fim de melhorar a qualidade da imagem.
Comentrios: Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre
documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
Gabarito: C.
16) Com a finalidade de preservar as informaes contidas nos documentos, em caso de
perda ou destruio dos originais, procede-se microfilmagem de
a) complemento.
b) segurana.
c) referncia.
d) seleo.
e) substituio.
Comentrios: Segurana. Preservar tambm segurana.
Gabarito: B
17) Dentre as vantagens da microfilmagem, correto apontar o fato de
a) permitir reproduo policromtica.

b) oferecer segurana e durabilidade.
c) ter equipamentos baratos de leitura.
d) no ser regulamentada por lei.
e) admitir interveno na imagem captada.
Comentrios: A microfilmagem oferece segurana e durabilidade.
Gabarito: B.
18)
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No processo de microfilmagem, so adotados determinados smbolos obrigatrios para

indicar a situao do documento original. O smbolo destacado na figura acima indica que o
documento original
a) contm imagens.
b) est deteriorado.
c) ilegvel.
d) est incompleto: faltam pginas.
e) apresenta sequncia incorreta das pginas
Comentrios: Esta sinal tica para original ilegvel.
Gabarito: C
19) De acordo com o Decreto n 4.703/2002, a finalidade do Sistema Nacional de Arquivos
, basicamente,
a) gerenciar transferncias e recolhimentos no mbito das instituies federais, estaduais e

municipais.
b) padronizar os instrumentos descritivos dos arquivos dos poderes executivo, legislativo e
judicirio.
c) aprovar as grades curriculares e programas dos cursos superiores de Arquivologia.
d) implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados em todo o pas.
e) tombar a documentao mais antiga das instituies arquivsticas brasileiras.
Comentrios: A finalidade do Sistema Nacional de Arquivos SINAR - implementar a

poltica nacional de arquivos pblicos e privados em todo o pas.
Gabarito: D
20) A gesto e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo federal
competem
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a) Casa Civil da Presidncia da Repblica.

b) ao CONARQ.
c) ao Arquivo Nacional.
d) ao Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo.
e) ao Sistema Nacional de Arquivos.
Comentrios: Segundo a legislao, ao Arquivo Nacional.

Gabarito: C.
21) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem
por finalidade
a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliao dos documentos

arquivsticos.
b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e destinao dos
documentos.
c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos arquivsticos
pblicos.
d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial dos
documentos de arquivo.
Comentrios: O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo
Nacional, tem por finalidade exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial dos documentos de arquivo.
Gabarito: D
22) A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991) estabelece que
a) o acesso a documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito
por um prazo mximo de 20 (vinte) anos.
b) competem aos arquivos pblicos estaduais a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos pelas prefeituras, cmaras e cartrios dos municpios situados dentro do
territrio de cada unidade da Federao.
c) a incorporao de documentos de origem privada aos arquivos pblicos depende de
parecer do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq.
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d) o descarte de documentos produzidos por instituies pblicas s ser realizado

mediante autorizao do Ministrio Pblico da Unio.
e) todos tm direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral.
Comentrios: A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991) estabelece que
todos tm direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral.
Gabarito: E.
23) O Conselho Nacional de Arquivos - Conarq:
a) vincula-se ao Congresso Nacional, com a finalidade de elaborar leis deproteo ao

patrimnio arquivstico brasileiro.
b) deve funcionar como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos.
c) tem por objetivo, entre outros, o de fiscalizar o exerccio profissional, promovendo a
gradativa sindicalizao dos arquivistas.
d) responsvel pela gesto do protocolo nico no mbito do servio pblico federal.
e) foi criado, em 1991, para impedir que os bibliotecrios assumissem a organizao das
instituies arquivsticas no Brasil.
Comentrios: O CONARQ rgo central do SINAR.

Gabarito: B.
24) De acordo com o Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a lei n
8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos acumulados pelo Tribunal Regional do
Trabalho da 3 Regio
a) integram o Sistema Nacional de Arquivos.

b) podem ser descartados aps 5 anos.
c) so desclassificados a partir da data de seu arquivamento.
d) constituem patrimnio da humanidade.
e) devem ter sua guarda terceirizada.
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Comentrios: Os documentos do Poder Judicirio, especialmente o Federal, integram o

SINAR.
Gabarito: A.
25) No processo de microfilmagem,
significa
a) repetio de imagem.
b) documento restaurado.
c) pgina retirada.
d) papel rasgado.
e) rolo inicial.
Comentrios: Esta sinaltica significa repetio de imagem.
Gabarito: A
26) Utilizado nas sinalticas que acompanham o processo de microfilmagem de
documentos de arquivo, o smbolo abaixo significa que
a) o original colorido.
b) o original est ilegvel.
c) roedores deixaram marcas de sua passagem no papel.
d) faltam quatro pginas ao exemplar.
e) o texto est perfurado por cupins ou outros xilfagos.
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Comentrios: Esta sinaltica significa que o original colorido.

Gabarito: A.
27) A Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos, estabelece, entre outras medidas, que
a) a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico s

ser realizada mediante anuncia do Arquivo Nacional.
b) todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, desde que autorizadas pelo Conselho Nacional de
Arquivos.
c) os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado
ficam desobrigados de classificao depois de 10 (dez) anos.
d) so pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
e) ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor temporrio.
Comentrios: A Lei assegura que so pblicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da
gesto de servios pblicos.
Gabarito: D.
28) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais, considere:
I. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos, aps a microfilmagem, s dever

ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade
competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei n
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
II. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser
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III. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos

microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero de ser
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
Est correto o que consta em
a) I, apenas.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
e) I, II e III.
Comentrios: I) Vejamos art. 9o da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia.
II) Segundo o DECRETO 1799:
Art. 13
Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser
III) Segundo o DECRETO 1799:
Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos
microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original
Gabarito: E
29) Considere o smbolo a seguir.
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Na sinaltica preconizada para a microfilmagem, registra- se esse smbolo quando o

documento estiver
a) ilegvel.
b) incompleto.
c) em lngua estrangeira.
d) deteriorado.
e) criptografado.
Comentrios: Esta sinaltica utilizada em situaes de texto deteriorado.
Gabarito: D
30) O mtodo numrico- cronolgico considerado um mtodo de arquivamento bsico.
Comentrios: Em arquivologia temos os mtodos Bsicos e Padronizados.
Bsicos: Alfabtico, Geogrfico, Numricos, ideogrficos sendo que os numricos possuem
essa sub-diviso:
Numricos:
Simples
Cronolgico
Dgito-terminal
Padronizados: Variadex, Soundex, Mnemnico

O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de
mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
Gabarito: Certo.
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31) De acordo com as regras de alfabetao, no caso de homnimos, os graus de

parentesco devero ser considerados.
Comentrios: Conforme a regra de alfabetao N. 6 vista em aula, relembre:
Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de
elemento de distino.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
Gabarito: Certo.
32) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados
com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado
denomina-se
(A) por assunto.

(B) onomstico.
(C) geogrfico.
(D) ideogrfico.
(E) alfabtico.
Comentrios: O mtodo geogrfico do sistema direto. Este mtodo preferido
quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA
ou LOCAL.
Gabarito: C.
Considere que, em cada um dos itens apresentada uma lista com nomes de autores de
documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetao para
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arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista

apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das referidas regras.
(Questes 17 18 e 19).
33)
Jnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
Comentrios: Veja o arquivamento correto, segundo as regras de alfabetao:
Bernardes Neto, Alfonso Henrique
Lima, Pedro Augusto Morais
Moura Jnior, Thiago Pereira de
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
Conforme regra de alfabetao N. 6, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.
Gabarito: Errado.
34)
Alencastro, Marcelo Pereira d
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
So Tiago, Vicente de Paula de
Comentrios: A ordenao est correta. Temos aqui a regra n. 1 de alfabetao e a
regra n. 5: Alencastro, Marcelo Pereira d , onde d uma partcula no considerada
parte integrante do sobrenome para fins de ordenao.
Gabarito: Certo.
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35)
Bernardes, Ministro Marcus Afonsus
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
Comentrios: Bernardes, Marcus Afonsus (Ministro)
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Carlos Tadeu Ferreira (Desembargador)
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Amadeu Antonio de Souza (Juiz)
Segundo a regra de alfabetao n. 7 os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Gabarito: Errado.
36) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedncia, correta

a seguinte ordenao.
MINAS GERAIS -- Belo Horizonte
Ouro Preto
Uberlndia
PARAN Curitiba
Londrina
Paranagu
Comentrios: Segundo o mtodo de arquivamento Geogrfico, quando se organiza um
arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero
estar dispostas aps as capitais.
Gabarito: Certo.
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37) (O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um

estado conhecido como Duplex.
Comentrios: O mtodo em questo o Geogrfico. O mtodo Duplex aquele onde
se classifica a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do
geral para o particular.
Gabarito: Errado.
38) Resultado do processo de avaliao dos documentos de arquivo, a tabela de

temporalidade um instrumento de gesto arquivstica.
Comentrios: A fase de avaliao dos documentos resulta na tabela de temporalidade.
Gabarito: Certo.
39) Os diferentes sistemas de arquivamento existentes muitas vezes combinam letras com
outros elementos. A combinao de letras com cores, conforme a tabela abaixo
corresponde ao seguinte mtodo de arquivamento:
LETRAS CORES
A, B, C, D e abreviaes>> ouro.
E, F, G, H, e abreviaes>> rosa.
I, J, K, L, M, N e abreviaes>> verde.
O, P, Q e abreviaes>> azul.
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes>> palha.
(Paes, M, 1986: 59)
(A) variadex.
(B) colorex.
(C) duplex.
(D) cromex.
(E) rneo.
Comentrios: Letra No mtodo Variadex so utilizadas cores como elementos auxiliares
para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
No mtodo Duplex classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos,
partindo-se do geral para o particular.
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O mtodo Rneo no mais utilizado. Ele estruturado na juno do mtodo

alfanumrico com o numrico ordinrio.
Gabarito: A.
40) Observe o quadro abaixo:
Dissertaes
Antropologia
Antropologia Cultural
Histria 19
Sociologia
Teoria Antropolgica
Monografias
Antropologia
Histria
Histria Antiga
Histria Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
Histria
Sociologia
Sociologia da Educao
Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de
ordenao adotada no exemplo acima corresponde .
(A) duplex.
(B) enciclopdica.
(C) alfabtica.
(D) dicionria.
(E) decimal
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Comentrios: Letra Podemos visualizar perfeitamente o mtodo Alfabtico Enciclopdico,

onde os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
No mtodo Duplex classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos,
partindo-se do geral para o particular.
No mtodo Alfabtico as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem
alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao.
No mtodo Alfabtico Dicionrio, assim como no dicionrio, os assuntos isolados so
colocados em rigorosa ordem alfabtica.
No mtodo Decimal o conhecimento humano dividido em nove classes principais e uma
dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos
em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove
subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente.
Gabarito: B.
41) A entrada ou a produo de um documento de arquivo em uma instituio deve ser

seguida do respectivo registro em protocolo, o que possibilita a identificao dos
metadados, para fins de acesso ao documento e controle de sua tramitao.
Comentrios: Quando um documento recebido ou produzido deve ser registrado no
protocolo e com isso a identificao dos metadados fica facilitada.
Metadados: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar,
compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Gabarito: Certo.
42) A incorporao considerada uma das fases mais importantes de um programa de
gesto de documentos.
Comentrios: As fases da gesto de documentos so produo, utilizao e destinao.
Gabarito: Errado.
43) De acordo com a Lei no8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e
operaes referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria recebe o nome de
(A) rede de arquivos.

(B) sistema de arquivos.
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(C) sistema de informaes.

(D) gesto do conhecimento.
(E) gesto de documentos
Comentrios: Conforme estudados, a questo se refere a gesto de documentos.
Gabarito: E.
44) Tendo por base pesquisas desenvolvidas em outros pases, atualmente, recomenda-se
que as polticas e atividades de automao prescindam de medidas que preservem a
autenticidade, confiabilidade e representao exata dos documentos.
Comentrios: A autenticidade e confiabilidade so atributos de segurana imprescindveis.
Gabarito: Errado.
45) Nos casos em que os documentos eletrnicos dependam de programas (software)
especficos para a sua conservao, a migrao desses documentos para outros suportes
ou formatos pode ser uma soluo vivel.
Comentrios: Para salvaguardar um documento utilizado a migrao desses documentos
para qualquer suporte ou formato mais adequado.
Gabarito: Certo.
46) Considerando-se que, em qualquer operao de automao aplicada aos arquivos, o
acesso deve ser preservado, resguardadas as restries legais de sigilo, correto afirmar
que, no caso dos documentos eletrnicos e digitais, a acessibilidade equivale
Comentrios: A acessibilidade equivale facilidade no acesso ao contedo e significado
desses documentos.
Gabarito: Certo.
47) Na gesto arquivstica de documentos, a autenticidade se refere credibilidade de um
documento enquanto tal, por sua vez, a confiabilidade diz respeito credibilidade de um
documento na afirmao de fatos.
Comentrios: A autenticidade garante a identidade da pessoa que assinou o documento e
a confiabilidade indica que o contedo verdico.
Gabarito: Certo.
48) A automao dos arquivos deve levar em conta, por um lado, o direito de pleno acesso
aos documentos pblicos e, por outro, o carter sigiloso daqueles cuja divulgao ponha
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em risco a segurana da sociedade e do Estado, ou viole a intimidade, a honra e a imagem

das pessoas.
Comentrios: A automao deve garantir o sigilo de documentos confidenciais.
Gabarito: Certo.
49) RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004O documento arquivstico digital a
informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema
computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico.
Comentrios: Segundo a RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004 que Dispe sobre a
insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos
rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, em seu Art. 1 :
2 Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado
em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So
exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio
eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em
movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
Gabarito: Certo.
50) A utilizao em sistemas informatizados, de assinaturas digitais e de certificao digital,
para assegurar autenticao, imputabilidade e irretratabilidade ou irrefutabilidade, foi
padronizada e normalizada com a criao da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira
(ICP-Brasil).
Comentrios: Segundo a LEI N 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012, em seu Art. 3:

O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade, a
autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o emprego
de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP
- Brasil.
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteglos de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio no autorizados.
Gabarito: Certo.
51) Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao
sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informao complexa, visvel ou invisvel, que
s pode ser suprimida mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida.
Comentrios: Metadados ou Metainformao: A concepo adotada neste trabalho
baseou-se na definio do termo metadado conforme estabelecido no Glossrio da Cmara
Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto ,
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dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou

preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
So descritores de informao:
identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de
dados)
identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmisso, etc.)
Gabarito: Errado.
52) Ante a valorizao dos espaos virtuais de transferncia e uso da informao, as
entidades detentoras de acervos buscam facultar, aos cidados, o acesso a informaes
pela Internet. Construir e manter websites tornou-se, portanto, indispensvel para as
instituies arquivsticas.
Comentrios: O acesso informao direito do cidado. Acessar a informao atravs da
internet facilita o trabalho da instituio e tambm para o cidado.
Gabarito: Certo.
53) Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.
Comentrios: Sim, a gesto de documentos gerencia as fase de produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.
Gabarito: Certo
54) A gesto de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua
criao ou recepo em um servio de protocolo at a sua destinao final, que pode ser a
eliminao ou a guarda permanente.
Comentrios: Exato, alm do conceito de gesto de documento est correto dizer desde
sua criao ou recepo at a sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Gabarito: Certo.
55) As atividades tcnicas ligadas ao processo de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento corrente e intermedirio, com vistas ao recolhimento, guarda ou
eliminao, definem, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
a) o sistema nacional de arquivos.
b) a poltica nacional de arquivos.
c) a competncia dos arquivos pblicos.
d) a gesto de documentos.
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e) a misso do Conselho Nacional de Arquivos.
Comentrios: De acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, trata-se da gesto de

documentos.
Gabarito: D.
56) O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando
o rgo pblico tem uma massa.
Comentrios: A organizao de um arquivo independe do tamanho ou massa documental
acumulada de grandes propores.
Gabarito: Errado.
57) O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um
rgo pblico a quantificao de seu acervo documental.
Comentrios: A quantificao do acervo documental apenas um dos dados que devem
ser coletados no diagnstico.
Gabarito: Errado.
58) Uma das funes do diagnstico da situao arquivstica reunir informaes
Comentrios: Ao se fazer o diagnstico so coletadas informaes suficientes para a
elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de documentos de
arquivo.
Gabarito: Certo.
59) A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de
documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos.
Comentrios: A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de
documentos chama-se avaliao de documento.
Gabarito: Errado.
60) Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e
a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao
de documentos.
Comentrios: Lembre-se
2 Fase: Utilizao
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua
funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
Essa fase envolve os mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s
tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
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recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa.

Desenvolve-se tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao
de sistemas de arquivo e recuperao da informao.
Gabarito: Certo.
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Pedro lvares Cabral

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3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos

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Professor Andr Ferreira

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b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de

c) Correspondncias de outros pases: alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da

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000 Administrao Geral

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130 Preenchimento de Cargos

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Conselho Curador (FGV)

Marilena Leite Paes

As fichas-ndice so arquivadas em ordem numrica e as demais em ordem alfabtica das

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Vamos por partes:

Mnemnico um auxiliar de memria.

Este mtodo procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memria.

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Reproduo de documentos, dados e imagens em pelcula flmica, utilizando graus

Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 2.000

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Armazenamento: Os microfilmes sero acondicionados em caixas prprias para

LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.

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O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando

DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.