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ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

MARIA AMPARO BARRERA CRUZ


BETTY RESTREPO DURAN

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA


MEDELLIN

2016

ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

MARIA AMPARO BARRERA CRUZ


BETTY RESTREPO DURAN

CARMEN NIETO
TUTORA

ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

SENA
TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA
MEDELLIN ANTIOQUIA
2016

ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

1. CONSULTA.
La Entidad manifiesta y consulta literalmente:
[...] En la elaboracin de los Presupuestos Adicionales de Obra ha
quedado establecido que solo se deben considerar los gastos generales
que estn relacionados directamente con el plazo de ejecucin de la
obra, esto es, no se consideran los gastos generales fijos (gastos de
licitacin y gastos financieros), pues no se incrementan con la
aprobacin de los presupuestos adicionales.

() En la elaboracin de Presupuestos Deductivos de Obra, se deben


incluir los gastos generales fijos? [...] (sic).

2. ANLISIS.

2.1 De manera preliminar, debemos tener en consideracin que los


componentes de la estructura del presupuesto base de una obra se
agrupan en dos rubros: costos directos y costos indirectos. Entre los
primeros, se encuentran los materiales, la mano de obra y los equipos.
En cambio, entre los segundos, se encuentran los gastos generales y la
utilidad. Ambos rubros conforman el presupuesto base, el cual, sumado
con los impuestos correspondientes, constituye el total del valor
referencial del proceso de seleccin.
Por su parte, los denominados gastos generales se descomponen, en
fijos y variables, dependiendo si estn o no relacionados con el tiempo
de ejecucin de la obra, respectivamente, cada uno de los cuales se
desagregan conforme a su naturaleza. As tenemos que, los gastos
generales se dividen en:
- Gastos Generales no relacionados con el tiempo de ejecucin de
la obra o fijos, que son aqullos en que slo incurren una vez, no
volviendo a gastarse aunque la obra se ample en su plazo original.
- Gastos Generales relacionados con el tiempo de ejecucin de la
obra o variables, que son aqullos que dada su naturaleza siguen
existiendo o permanecen a lo largo de todo el plazo de obra incluida su
eventual ampliacin.. (El nfasis es nuestro).
Por tanto, entre los primeros se encuentran los gastos incurridos en
documentos para la presentacin de propuestas, gastos de estudios de
suelos, gastos de visita al terreno, gastos de elaboracin de propuestas,
seguros contra incendios, obligaciones fiscales, entre otros; mientras
que, entre los segundos, los gastos generales variables, se encuentran
los costos de luz, telfono y gabelas, papelera y tiles de escritorio,
gastos de traslado de personal, viticos de personal, artculos de
limpieza, gastos de operacin, entre otros .
Por otro lado, debe tenerse en consideracin que dentro del marco
normativo establecido por la Ley y su Reglamento , en adelante el
Reglamento, se han previsto dos sistemas de adquisiciones y
contrataciones a travs de los cuales las Entidades del Estado pueden
contratar la obtencin de bienes, servicios y la ejecucin de obras
requeridos para el cumplimiento de sus fines; los mismos que, de
conformidad por lo dispuesto por el artculo 45 del Reglamento,
servirn para determinar el precio y sus posibles ajustes, sobre la base

de las condiciones pre-establecidas en funcin a la naturaleza y al objeto


principal del contrato.
As, se tiene que los sistemas de contrataciones que pueden
implementarse dentro de las Bases Administrativas de los procesos de
seleccin que se desarrollen para contratar la ejecucin de obras
pblicas, son los de Suma Alzada y Precios Unitarios, Tarifas o
Porcentajes, los mismos que mantienen en su naturaleza diferencias
sustanciales, destacadas en el artculo 45 del Reglamento que a
continuacin se transcribe parcialmente:
[..] En el sistema de suma alzada, el postor formula su propuesta por
un monto fijo y por un determinado plazo de ejecucin. Tratndose de
obras, el postor presentar, adems, el desagregado por partidas que
da origen a su propuesta. Este sistema slo ser aplicable cuando las
magnitudes y calidades de la prestacin estn totalmente definidas en
las especificaciones tcnicas y en los trminos de referencia y, en el
caso de obras, en los planos y especificaciones tcnicas respectivos.
En el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el postor
formula su propuesta ofertando precios, tarifas o porcentajes en funcin
de las partidas o cantidades referenciales contenidas en las Bases, y
que se valorizan en relacin a su ejecucin real, as como por un
determinado plazo de ejecucin. En estos casos, el postor presentar,
adems del desagregado a que se refiere el prrafo precedente, el valor
total de la oferta econmica. (El subrayado es nuestro)

Del texto del artculo antes citado se desprende que, cuando una
Entidad opte por contratar una obra a suma alzada conviene un precio
global, previo e invariable para la realizacin total de la obra, la misma
que deber ejecutarse con sujecin estricta a los planos y
especificaciones tcnicas contenidos en el contrato, bajo responsabilidad
del contratista.
En tal sentido, las obras que se ejecuten bajo el sistema de suma alzada
implican la invariabilidad del precio pactado contractualmente, as
como la invariabilidad de la obra en s, elementos que se encuentran
directamente relacionados, de forma tal que, slo cuando se verifiquen
modificaciones o variaciones en el proyecto de la obra concretamente
en los planos y especificaciones tcnicas, podr producirse la
correspondiente modificacin del precio.
2.2 Ahora bien, respecto de la materia objeto de consulta, debemos
mencionar que el ordenamiento positivo en materia de contrataciones y

adquisiciones del Estado constituido por la Ley, su Reglamento, las


directivas emitidas por este Consejo Superior y dems normas
modificatorias y complementarias hace referencia expresa a un
presupuesto deductivo de obra, nicamente en el texto del artculo
159 del Reglamento, cuando prescribe la procedencia de la ejecucin
de adicionales en los casos en que su valor, restndole los presupuestos
deductivos, no superen el quince por ciento (15%) del monto total del
contrato original.
Sin perjuicio de lo expuesto, adems del presupuesto deductivo que
tiene lugar durante la ejecucin de un adicional, en las lneas siguientes
desarrollaremos dos acepciones equvocas de presupuesto deductivo
surgido de la aplicacin prctica de la normativa, a decir:
a) el presupuesto deductivo de obra que tiene lugar por metrados no
ejecutados de una partida y
b) el presupuesto deductivo que surge de la disposicin de una
reduccin de obra.
2.3 El artculo 42 de la Ley prescribe como una de las facultades
conferidas a las Entidades durante la etapa de ejecucin contractual la
posibilidad de ordenar la ejecucin de prestaciones adicionales cuando
stas sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato.
Por su parte, los artculos 159 y 160 del Reglamento, regulan los
requisitos, el procedimiento y las eventuales consecuencias a los que
debe sujetarse la Entidad contratante a efecto de ordenar vlidamente
la ejecucin de prestaciones adicionales en el caso de la contratacin de
obras.
En ese sentido, la ejecucin de un adicional de obra implica la
aprobacin del presupuesto adicional de obra correspondiente,
entendindose por aquel al () mayor costo originado por la ejecucin
de trabajos complementarios y/o mayores metrados no considerados en
las bases de la licitacin o en el contrato respectivo, y que son
indispensables para alcanzar la finalidad del contrato.
As, cuando nicamente se advierta la necesidad de ejecucin de un
trabajo no previsto, el valor del adicional de obra que se genere ser el
monto resultante de los costos directos comprometidos en el
presupuesto adicional de obra; por el contrario, si en el presupuesto
contratado ya existe una partida para un trabajo determinado y se
requiere modificar y/o sustituir ste por otro trabajo (adicional) para
alcanzar la finalidad del contrato, el valor del adicional de obra ser el

monto resultante de la diferencia del presupuesto que requiere el trabajo


adicional y el respectivo presupuesto deductivo.
Al respecto, es importante precisar que los gastos generales que se
deben considerar en los presupuestos adicionales, son aquellos en los
que el contratista incurra, cualquiera sea su naturaleza, con la condicin
que se encuentren debidamente demostrados, justificados y
relacionados con la ejecucin de la obra adicional. Por lo tanto, todo
presupuesto adicional, genere o no la obra adicional la ampliacin de
plazo, conlleva considerar los gastos generales, sean fijos o variables,
que los afecten.
En ese orden de ideas, siendo el presupuesto deductivo que se debe
considerar para la determinacin del valor de un adicional de obra, el
presupuesto de una partida contenida en el presupuesto de obra original
que se modifica o sustituye por un trabajo adicional con el objeto de
alcanzar la finalidad del contrato, se entiende que ste no significa una
alteracin en los gastos generales fijos en los ya ha incurrido el
contratista; por lo tanto, resulta razonable no incluir los gastos generales
fijos para la determinacin del presupuesto deductivo que tiene lugar en
la ejecucin de un adicional de obra, independientemente del sistema de
contratacin en el que nos encontremos.
2.4 En otro orden de consideraciones, tenemos el caso de una obra que
en su etapa de ejecucin origina metrados no ejecutados en
determinadas partidas, en razn de la divergencia existente entre los
planos y las especificaciones tcnicas de la obra y lo efectivamente
ejecutado, los cuales han dado lugar, en la prctica, a que se hable de
un presupuesto deductivo de obra.
A este respecto, cabe sealar que siempre que en los contratos de obra
a suma alzada las condiciones contractuales se mantengan invariables
los planos y las especificaciones de obra, y el contratista cumpla con
ejecutar la obra con sujecin a las mismas, la Entidad no podr efectuar
deductivos de obra por los menores metrados no ejecutados de una
partida y, en consecuencia, no podr reducir el monto fijo contratado,
por lo que no tiene cabida hablar de un supuesto deductivo de obra. En
dichos casos, los encargados de la elaboracin del expediente tcnico
sern responsables de la defectuosa previsin e inadecuada
sustentacin de los metrados , as como de la incorrecta elaboracin del
valor referencial, de conformidad con lo dispuesto por la Norma Tcnica
de Control N 600-01 , debiendo la Entidad iniciar las acciones
correspondientes a efecto de deslindar responsabilidades.
Asimismo, cuando en el marco de un contrato de obra a precios unitarios
no se ejecutan el ntegro de los metrados referenciales contenidos en las

Bases y la Entidad cumple con reconocer los costos de lo efectivamente


ejecutado, tampoco cabe referirse a la diferencia de presupuesto
existente entre lo ejecutado y lo contenido en los planos y
especificaciones de obra como un presupuesto deductivo de obra, por
cuanto aquello no ser finalmente objeto de la determinacin de la
contraprestacin a cargo de la Entidad contratante, la misma que se
valoriza en funcin de la ejecucin real. En todo caso, la ejecucin
efectiva de menores metrados no puede dar lugar a un descuento de los
gastos generales fijos en los que ha incurrido en contratista.
2.5 Por otro lado, puede darse el supuesto de la ejecucin de menores
metrados de una partida como consecuencia de la reduccin de la obra
a la que se refiere el artculo 42 de la Ley, norma que prescribe que la
Entidad podr ordenar y pagar directamente la ejecucin de
prestaciones adicionales hasta por el quince por ciento de su monto,
siempre que sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato.
Asimismo, podr reducir servicios u obras hasta por el mismo
porcentaje.
Ahora bien, la potestad de la Entidad de ordenar reducciones, al igual
que los adicionales, responde al propsito de alcanzar la finalidad de la
contratacin, y en ese sentido se incluye en la relacin contractual como
una obligacin del contratista. En ese sentido, es perfectamente posible
que la Entidad ordene la ejecucin de adicionales o la reduccin de
prestaciones al contratista cuando la contratacin se lleve a cabo bajo el
sistema a suma alzada o a travs del sistema a precios unitarios.
As, en caso de ordenarse la reduccin de prestaciones en una obra la
Entidad deber aprobar el presupuesto de reduccin denominado
equvocamente presupuesto deductivo el cual deducido del
presupuesto base generara como resultante el presupuesto vigente de
la obra, presupuesto que no puede verse reducido en ms del 15% del
monto del contrato.
El acto administrativo que aprueba la reduccin de obra, y que se
sustenta en los informes tcnicos y legales de los funcionarios
encargados de la Entidad, permite definir los metrados de los trabajos
que realmente deban ejecutarse sobre la base de los cuales se formula
la liquidacin del contrato, tanto en los contratos bajo el sistema a suma
alzada como en el sistema a precios unitarios, con la nica salvedad que
bajo este ltimo sistema la liquidacin del contrato se producir con los
precios unitarios ofertados por el contratista en su propuesta econmica
y en el sistema a suma alzada se liquida con los precios unitarios del
valor referencial afectados con el factor de relacin .

A su vez, en la elaboracin del presupuesto de reduccin en un obra por


suma alzada o precios unitarios la Entidad deber consignar los costos
en funcin de las partidas, metrados y precios unitarios a reducirse, los
cuales se correspondern con los costos previstos en el presupuesto
base de la Entidad y que dieron origen al valor referencial del proceso.
En ningn caso, disponer una reduccin significa descontar los gastos
generales fijos en los que haya incurrido el contratista.
3. CONCLUSIONES.
Por lo expuesto, se concluye lo siguiente:
3.1 Los gastos generales fijos no deben ser incluidos en el clculo para
la determinacin del presupuesto deductivo que tiene lugar en la
ejecucin de un adicional de obra, independientemente del sistema de
contratacin en el que nos encontremos.
3.2 Siempre que en los contratos de obra a suma alzada las condiciones
contractuales se mantengan invariables los
planos y las
especificaciones tcnicas de obra, y el contratista cumpla con ejecutar
la obra con sujecin a las mismas, la Entidad no podr efectuar
deductivos de obra por los menores metrados no ejecutados de una
partida y, en consecuencia, no podr reducir el monto fijo contratado,
por lo que no tiene cabida hablar de un supuesto deductivo de obra.
3.3 En el marco de un contrato de obra a precios unitarios no se
ejecutan el ntegro de los metrados referenciales contenidos en las
Bases y la Entidad cumple con reconocer los costos de lo efectivamente
ejecutado, tampoco cabe referirse a la diferencia de presupuesto
existente entre lo ejecutado y lo contenido en los planos y
especificaciones tcnicas de obra como un presupuesto deductivo de
obra, por cuanto aquello no ser finalmente objeto de la determinacin
de la contraprestacin a cargo de la Entidad contratante, la misma que
se valoriza en funcin de la ejecucin real. En todo caso, la ejecucin
efectiva de menores metrados no puede dar lugar a un descuento de los
gastos generales fijos en los que ha incurrido en contratista.
3.4 En la elaboracin del presupuesto de reduccin en una obra por
suma alzada o por precios unitarios, la Entidad deber consignar los
costos en funcin de las partidas, metrados y precios unitarios a
reducirse, los cuales se correspondern con los costos previstos en el
expediente tcnico de la Entidad y que dieron origen al valor referencial
del proceso. En ningn caso, disponer una reduccin significa descontar
los gastos generales fijos en los que haya incurrido el contratista.