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XP
Febrero 2003
http://online.softvision.es/estudio/cursoxp/offx/
Contenido
Word Ms XP
Con la aparicin de Windows 95, Microsoft unific las numeraciones de los tres principales
productos de Office, que se llam Office 95. En 1997 apareci Office 97 cuyas novedades ms
importantes se basaron en el Ayudante del Office, en el chequeo de la gramtica y la posibilidad
de guardar los documentos con formato HTML. A mediados de 1999 apareci Office 2000, cuyos
componentes principales son Word 2000, Excel 2000, Access 2000 y PowerPoint 2000.
Word 2002 mantiene una cierta continuidad de estilo con Word 95 y Word 97. Adems, Word
2000 y Word 97 utilizan un formato de ficheros de datos prcticamente idntico (salvo algunas
nuevas prestaciones). Esto quiere decir que los ficheros creados por los programas de Office 2002
pueden ser ledos por Office 97 y Office 2000. Sin embargo, no son compatibles con el Office
95 y versiones anteriores. Microsoft
ofrece diversas soluciones para este
problema.
Al igual que Word 97 y Word 2000,
Word 2002 tambin soporta el
formato HTML ofreciendo un modo
de visualizacin especfico para HTML
que facilita la labor del usuario al
escribir pginas Web sencillas.
Word 2002 puede mezclar en un
documento
textos,
frmulas
matemticas, imgenes, grficos,
tablas, hojas de clculo, etc., y
mostrar en pantalla una imagen
exacta de cmo va a quedar impreso
dicho documento. Esto es lo que se
llama una aplicacin WYSIWYG
(What You See Is What You Get). Las
aplicaciones WYSIWYG son muy
fciles de aprender y de utilizar.
Debido a que los efectos de cada
comando o accin pueden ser
inmediatamente observados en la
pantalla, los errores se detectan de
inmediato y de ordinario se pueden eliminar con una simple accin. Es tambin muy fcil realizar
pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que se est preparando.
La forma ms directa de arrancar Word 2002 es utilizar el men Inicio, por medio del comando
Inicio/Programas/.../Microsoft Word. Sea cual sea el sistema que se utilice para arrancar la
aplicacin, se podr hacer doble clic sobre un fichero creado con Word (extensin *.doc por
defecto), arrancando el programa inmediatamente, o creando un acceso directo en el Escritorio
de Windows.
La Ayuda de Office.
Existen diferentes modos u opciones de acceder a la Ayuda.
Por ejemplo, al hacer clic sobre el botn con una interrogacin que est en el extremo superior
derecho de los cuadros de dilogo, el cursor de ratn se convierte en una interrogacin con una
flecha que nos da informacin sobre un control cuando hacemos clic sobre l.
Tendremos algo similar si seleccionamos la opcin de men ?>Qu es esto?, o pulsa la
combinacin de teclas Mays+F1. Al hacer clic sobre un botn o sobre una opcin de un men, se
abre una ventana con informacin sobre su funcin.
Esta primera Ayuda se complementa con el resto de opciones del men con ese nombre y que se
despliega al hacer clic sobre la entrada identificada con el smbolo de interrogacin cerrada ?.
La funcin de las restantes opciones es la siguiente:
Insertar y sobrescribir.
De entrada, Word trabaja en modo Insertar, lo que hace
que el texto existente se recoloque para dejar sitio al nuevo
que se est introduciendo. Si se pulsa esta tecla, se pasar
al modo Sobrescribir, en el que el nuevo texto se escribe
sobre el que ya exista. Si, estando en modo Sobrescribir,
pulsamos la tecla Insert, se volver a pasar al modo
Insertar.
Cuando se est en modo Sobrescribir aparece la casilla
SOB en la Barra de estado del documento.
Guardar documentos.
Para guardar documentos se puede utilizar el icono Guardar de la barra de herramientas Estndar
o el comando del mismo nombre situado en el men Archivo.
Aparecer entonces el cuadro de dilogo Guardar como. El siguiente paso ser elegir la unidad
de disco, directorio y carpeta donde se va a guardar el documento. Despus, habr que cambiar el
nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo y elegir el formato que se le va a aplicar en la
lista desplegable Guardar como tipo. Por ltimo, habr que pulsar sobre el botn Guardar para
guardar el documento con sus nuevas caractersticas.
Si en el proceso de localizar una carpeta en la que guardar el nuevo documento se desea crear
una nueva, dentro del cuadro de dilogo Guardar como, junto al cuadro de lista Guardar en hay
una serie de botones entre los que se encuentra el de Crear nueva carpeta. Habr que hacer clic
sobre dicho icono y dar nombre a la nueva carpeta que se crea. Para guardar el documento en su
interior slo hay que abrirla haciendo doble clic sobre ella.
Por ltimo, es interesante saber que tambin se pueden guardar los cambios en un documento
utilizando la combinacin de teclas <CTRL + G>.
Para guardar un documento con otro nombre diferente habr que ejecutar el comando Guardar
como dentro del men Archivo. Esta es la diferencia entre Guardar y Guardar como; mientras
que el primero actualiza un fichero que ya existe, el segundo crea un nuevo fichero y mantiene el
original tal y como estaba. Por lo tanto, el comando Guardar como suele utilizarse para crear
nuevas versiones de un documento.
Vista preliminar.
El comando Vista preliminar se encuentra dentro del men Archivo y es una herramienta que
permite comprobar cmo queda el entorno del documento y presenta las pginas tal y como se
obtendrn en la impresora.
Al ejecutar este comando o el botn Vista preliminar de la barra de herramientas Estndar,
aparece en pantalla la ventana del mismo nombre. Word ofrece una vista del documento y la barra
de herramientas Vista preliminar. Los botones de esta barra permiten ejecutar determinadas
operaciones para previsualizar el documento y los ms destacables son:
- Imprimir: imprime el documento con la configuracin activa por omisin.
- Aumentar: permite pasar al modo Edicin para evitar el texto. Tambin sirve para aplicar el
efecto zoom sobre el texto.
- Una pgina: permite ver una pgina completa en pantalla en el modo Diseo de pgina.
- Varias pginas: permite elegir el nmero de pginas que se van a ver en pantalla.
- Zoom: este cuadro de lista desplegable permite seleccionar el porcentaje de ampliacin de una o
varias pginas.
- Ver regla: permite mostrar y ocultar las reglas.
- Reducir hasta ajustar: permite reajustar las lneas de un documento cuando la ltima pgina
tiene pocas lneas para que quepan en la pgina anterior.
- Pantalla completa: cambio la pantalla y muestra nicamente el documento.
- Cerrar vista preliminar: cierra esta ventana y vuelve al documento.
- Ayuda sensible al contexto: activa la posibilidad de obtener informacin sobre el elemento del
texto en el que se pulsa.
comando del mismo nombre dentro del men Formato. En el cuadro de lista Subrayado aparecen
las diferentes opciones para subrayar un texto.
Seleccionar texto.
El mtodo ms tpico para seleccionar texto es hacer clic con el ratn al comienzo (o al final) del
texto a seleccionar y arrastrar el ratn con el botn izquierdo pulsado hasta el final (o el comienzo)
del texto que se quiere seleccionar.
Alineacin de prrafos.
Al introducir texto en un documento nuevo, por defecto, ste aparece alineado en el margen
izquierdo. Sin embargo, el formato de alineacin puede modificarse para adaptarse a los gustos o
necesidades del usuario.
Interlineados y espaciados.
Habitualmente, para separar prrafos, se suele incluir una lnea en blanco entre ellos pulsando la
tecla <ENTRAR>. Sin embargo, Word 2002 permite definir el espacio que hay entre dos prrafos
de una forma ms elegante.
Al ejecutar el comando Prrafo, dentro del men Formato, aparecer un cuadro de dilogo
llamado tambin Prrafo. En la ficha Sangra y espacio, dentro de la seccin Espaciado, se
encuentra el cuadro Anterior. En dicho cuadro se puede especificar el espacio en puntos que va a
separar el prrafo actual del inmediatamente anterior.
Por su parte, el cuadro Posterior de la misma seccin indica el espacio en puntos que separar el
prrafo actual del situado detrs de l. Ambos espacios pueden variarse y quedarn validados al
pulsar el botn Aceptar.
En principio el espacio se muestra en puntos, pero si se desea utilizar centmetros habr que
teclear el valor deseado seguido de las letras cm.
Se
llama
interlineado
al
espacio
que
existe
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entre
las
lneas
de
un
prrafo.
Las sangras.
La sangra no es otra cosa que el espacio que separa cada una de las lneas de un prrafo de los
mrgenes izquierdo y de derecho de la pgina.
Una sangra puede aplicarse a la primera lnea de
prrafo, a todas ellas o, incluso, se pueden combinar
varios tipos de sangra en el mismo prrafo.
Esta es una lista con las propiedades de los diferentes
tipos
de
sangras:
- Sangra primera lnea: consiste en establecer, para
la primera lnea de un prrafo, una distancia al margen
izquierdo diferente al resto de las lneas del prrafo.
- Sangra izquierda: determina la distancia que
separa todas las lneas respecto al margen izquierdo.
- Sangra derecha: determina la distancia que separa
todas las lneas respecto al margen derecho.
- Sangra francesa: aqu la primera lnea del prrafo
queda alineada ms a la izquierda que el resto de las
lneas.
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- Sangra doble: establece una lnea de separacin respecto a ambos mrgenes para todas las
lneas del prrafo.
Tablas y bordes.
Las tablas creadas con Word 2002 no tienen que ser slo una combinacin de lneas y celdas en
blanco y negro, se pueden cambiar aspectos grficos de la tabla, sus bordes, etc.
La barra de herramientas Tablas y bordes, adems de dibujar una tabla, permite trabajar con su
aspecto grfico. Para este fin estn destinados los botones situados en la parte superior de dicha
barra. Sus principales botones son:
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- Borrador: convierte el puntero del ratn en un borrador que elimina el elemento de la tabla sobre
el que se pulsa.
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- Corregir Dos Maysculas Seguidas: Word convierte la segunda mayscula en una minscula
de forma automtica.
- Poner en mayscula la primera lnea de
una oracin: la primera letra despus de un
punto debe estar en mayscula. Al activar esta
opcin, Word 2002 convierte en mayscula la
primera letra de una oracin.
- Poner en mayscula la primera letra de
celdas de tablas: Word 2002 pondr la
primera letra del texto de una celda en
mayscula.
- Poner en mayscula los nombres de das.
- Corregir el uso accidental de BLOQ
MAYS: al activar esta opcin, cuando la
aplicacin encuentre una palabra con todas las
letras en maysculas excepto la primera,
entender que se ha activado por error la tecla
<BLOQ MAYS>, corregir la palabra y
desactivar dicha tecla.
- Reemplazar texto mientras escribe: esta es
una de las opciones ms interesantes de la autocorreccin y ser estudiada de forma especial.
Pero se puede resumir como la opcin que permite reemplazar una palabra por otra que haya sido
predefinida.
El diccionario de sinnimos.
La opcin Sinnimos est especialmente indicada para mejorar el vocabulario y, en definitiva, el
contenido de un documento.
El objetivo ser evitar el uso repetitivo de
algunas palabras. Para consultar esta
herramienta habr que seleccionar la palabra
para la que se busca un sinnimo y ejecutar el
submen Idioma del men Herramientas. En la
lista de comandos que aparecern se encuentra
Sinnimos. Al pulsarlo se abrir el cuadro de
dilogo Sinnimos.
Este cuadro de dilogo mostrar la palabra
seleccionada en el cuadro Sinnimos para y,
en la lista Significados, palabras por las que
pueden sustituirla. La palabra seleccionada en
la lista aparecer tambin en el cuadro
Reemplazar por sinnimo. Para buscar
sinnimos de la palabra que aparece en el
cuadro Reemplazar por sinnimo hay que
pulsar el botn Buscar. Cuando se haya
obtenido el sinnimo deseado basta con pulsar
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el botn Reemplazar y el trmino original quedar sustituido en el documento por este nuevo
trmino.
Tambin se puede mostrar el cuadro de dilogo Sinnimos pulsando la combinacin de teclas
<MAYSCULAS + F7>.
Filas y columnas.
Hemos hablado anteriormente de que para modificar la estructura de una tabla haba que utilizar la
barra de herramientas Tablas y bordes. Veamos ahora con ms detalle cmo agregar nuevas filas
o columnas a una tabla.
Para ello habr que hacer clic en el botn
Dibujar tabla de dicha barra (es un botn con
forma de lpiz). Una vez seleccionado ya se
puede dibujar la nueva fila o columna.
Pero si no se desea crear uno de estos
elementos dibujndolos, se pueden utilizar los
comandos correspondientes. De esta forma,
situando el cursor en la fila delante de la cual se
va a crear una nueva fila, se seleccionar el
comando Insertar dentro del men Tabla; en el
submen desplegable habr que pulsar la
opcin Filas en la parte superior. Al elegir la
opcin Filas en la parte inferior la nueva fila se
crear debajo de la fila seleccionada.
Otra opcin es pulsar con el botn derecho del
ratn y, en el men contextual, seleccionar la
opcin Insertar filas.
Si en lugar de seleccionar una fila, se selecciona
una columna, el botn Insertar filas de la barra
de herramientas Estndar se convierte en el botn Insertar columnas. Por lo tanto, estos botones
tambin se pueden utilizar para insertar columnas y filas en una tabla.
Creacin de tablas.
Se pueden crear tablas con Word de diferentes formas. La
ms rpida es a travs del botn Insertar tabla de la
barra de herramientas Estndar. Otra forma de crear una
tabla es ejecutar el comando Insertar / Tabla del men
Tabla.
Si se utiliza el botn Insertar tabla, primero habr que
situar el cursor en el lugar en el que se desea crear. A
continuacin, Word 2002 mostrar una cuadrcula con la
que se puede indicar el nmero de filas y columnas de la
tabla seleccionndolas con el ratn. Una vez
seleccionadas las casillas correspondientes, al soltar el
botn del ratn, la tabla aparecer en el documento.
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Si se utilizan los comandos del men Tabla, aparecer el cuadro de dilogo Insertar tabla. En l
habr que especificar el nmero de columnas (en el cuadro de texto Nmero de columnas), el
nmero de filas (en el cuadro de texto Nmero de filas) y el ancho de las columnas de la tabla
(Ancho de columna fijo). Cuando se hayan marcado los valores deseados, habr que pulsar el
botn Aceptar para crear la tabla.
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comando Seleccionar dentro del men Tabla. Despus habr que seleccionar la opcin Columna.
Tambin se puede hacer clic en el rea de seleccin de la columna cuando el puntero se
transforma en una flecha apuntando hacia abajo.
Insertar imgenes.
Word 2002 permite insertar diferentes grficos en
los documentos creados con esta aplicacin.
Word 2002 proporciona dos tipos de grficos:
objetos de dibujo e imgenes. Ahora nos
centraremos en las imgenes. Se consideran
imgenes a lo que seran fotografas o imgenes
en general que se han importado de otras
aplicaciones o a las que Word nos ofrece como
prediseadas. Las imgenes prediseadas estn
incluidas en la Galera de imgenes de Word.
Para insertar una imagen en un documento Word,
en primer lugar hay que decidir dnde va a estar
situada y colocar el puntero del ratn en ese lugar.
A continuacin, hay que ejecutar el submen
Imagen dentro del men Insertar. Dentro del
submen habr que ejecutar el comando
Imgenes prediseadas (para insertar una
imagen de la Galera de imgenes) o el comando
Desde archivo (para insertar una imagen que no
pertenezca a la Galera de imgenes).
Insertar grficos.
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Al igual que se pueden insertar imgenes, Word 2002 tambin permite insertar grficos en sus
documentos.
Word 2002 proporciona dos tipos de
grficos: objetos de dibujo e imgenes. Ya
hemos visto cmo trabajar con imgenes,
por lo que ahora nos centraremos en los
objetos de dibujo.
Dentro de este grupo se pueden incluir las
formas como lneas, curvas y elipses, los
rtulos WordArt, los grficos de datos y
los organigramas. Si bien no tendra que
ser una caracterstica de un procesador de
textos, Word 2002 puede hacerlo ofreciendo
grficos de buena calidad.
Nos centraremos en los pasos a seguir para
insertar un grfico de datos. Como su
nombre indica, este tipo de grficos muestra
una serie de datos que es necesario
introducir. Para introducir los datos se puede
crear una tabla en el documento y, a partir
de ella, se dibujar el grfico; o se pueden
incorporar los datos a la hoja de datos del
grfico.
Si se desea crear un grfico a partir de una tabla ya existente, habr que seleccionar dicha tabla y
ejecutar el comando Grfico incluido en el submen Imagen del men Insertar. Los datos de la
tabla pasarn a la hoja de clculo adjunta al grfico. Bastar con hacer clic sobre cualquier lugar
de la ventana y situar el grfico en el lugar deseado.
Para incluir un grfico de datos sin una tabla previa hay que ejecutar el comando Grfico incluido
en el submen Imagen del men Insertar. En la Hoja de datos que aparece, slo se tendrn que
introducir los datos finales. Para escribir en las celdas slo hay que situar el cursor dentro de ellas.
Para cambiar el tipo de grfico hay que utilizar los botones de la barra de herramientas que
aparece al hacer doble clic sobre el grfico.
WordArt.
La herramienta WordArt permite insertar objetos de dibujo en forma de rtulo.
Para insertar un rtulo de WordArt hay que abrir el submen Imagen dentro del men Insertar y
ejecutar el comando WordArt. A continuacin, habr que seleccionar el estilo que se desea entre
todos los que muestra la Galera de WordArt. Por ltimo, habr que pulsar el botn Aceptar.
El cuadro de dilogo Modificar texto de WordArt permite insertar el texto que aparecer en el
rtulo o modificarlo ms adelante. Habr que seleccionar el tipo de fuente y tamao que se
aplicarn al texto a travs de los cuadros de lista correspondientes. Una vez elegidas las
caractersticas del estilo de texto slo hay que pulsar de nuevo sobre Aceptar.
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Si el resultado es el deseado bastar con hacer clic sobre cualquier lugar que no sea el objeto. Si
por el contrario se quiere hacer alguna modificacin habr que utilizar la barra de herramientas
WordArt que se abrir al hacer clic sobre el rtulo.
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Donde dice Tipo tiene un men, vamos a seleccionar el que dice titulo o heading, y donde dice
Referencia a: debe de decir Texto de titulo y nos van aparecer las dos lneas de texto que
escribimos, debemos de seleccionar a la que queremos hacer la referencia, en este caso es la que
dice Fin del ejemplo.
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