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Gesto de produtividade e organizao do tempo:

tcnicas e ferramentas para o profissional


de secretariado
Eliana Aparecida Barion Vidal
Maria Cludia Amato Bertacini
Claudia Nascimento de Almeida
Rosana Manholer
Sirlene Aparecida de Almeida Valin

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Resumo: Este artigo objetiva a avaliao e a necessidade das tcnicas e ferramentas


para a gesto de produtividade e organizao do tempo, com nfase no profissional de
secretariado. abordada tambm, para a incluso social, a reflexo sobre a habilidade
necessria para que o homem consiga ter um desempenho funcional na sociedade da
informao e do conhecimento. As discusses do crescente mundo digital com base na
inovao como fator constante, so distintas do mundo analgico. Para que o homem
possa ser eficaz profissionalmente ou pessoalmente, dever alcanar e aperfeioar
constantemente a capacidade relacionada busca de informao e conhecimento. Ser
produtivo, atualmente, exige principalmente o exerccio da capacidade de processamento
e colaborao em torno da informao, organizao e conhecimento.
Palavras-chave: Ferramentas. Gesto. Organizao. Tempo.

Licenciatura em Filosofia. Instituto de Qumica de So Carlos/USP. E-mail: <vidal@iqsc.usp.br>.


Administrao de Empresas. Instituto de Qumica de So Carlos/USP. E-mail: <amato@iqsc.usp.br>.
3
Cincias Contbeis. Instituto de Qumica de So Carlos/USP. E-mail: <claudiasn@iqsc.usp.br>.
4
Letras. Rosana Manholer. Centro de Divulgao Cientfica e Cultural/USP. E-mail: <rosana@cdcc.usp.br>.
5
Secretria Executiva Bilingue. Escola de Engenharia de So Carlos/USP. E-mail: <sirvalin@sc.usp.br>.
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1. Introduo
O desenvolvimento e utilizao das tcnicas e ferramentas para a
gesto de produtividade e organizao do tempo ganharam importncia
tanto no campo industrial como nos setores pblicos, que fazem parte do
objetivo da Administrao da Produtividade.
Nesse sentido, a profisso de secretariado cresceu e evoluiu,
fortalecendo-se por estar centrada na informao e na relao entre as
pessoas, o que torna o profissional mais verstil. Com esta evoluo, e com
o uso de novas tecnologias, a administrao do tempo passou a ser um
fator importante nas relaes de trabalho.
Historicamente, o desenvolvimento da profisso de secretariado
passou por vrias fases. Segundo Azevedo e Costa (2004, p. 17-18), os
primeiros registros existem desde a Idade Antiga nos tempos dos faras,
funo apenas do sexo masculino, ocupada pelos Escribas.
Na histria dos Secretrios - Portal do Secretariado Executivo consta
que os Escribas organizavam os arquivos, faziam as contas e dominavam
a escrita. Na Idade Mdia, a funo ficou restrita aos monges, que faziam
arquivos e cpias de documentos.
Em 1760, poca da Revoluo Industrial, surgiu uma nova conotao
para a profisso, pois alm da necessidade de se organizar arquivos e
cpias, o secretrio passou tambm a assessorar administrativamente. Foi
somente depois das duas Grandes Guerras Mundiais, com a falta de mode-obra masculina que deu inicio na profisso de secretariado a mo-deobra feminina, que foi fortemente ativa na Europa e nos Estados Unidos.
J no Brasil, a mulher surge como secretria nos anos 50. (Terra, 2010,
p. 7).
Com as constantes mudanas que ocorrem no universo dos negcios,
como a Globalizao, o Mercosul, dentre outras, as transformaes deste
perfil profissional, mais visveis dos anos 90 at os dias atuais, contriburam
para a sua valorizao nos diversos cenrios profissionais. O empresarial,
altamente competitivo, redimensiona a atuao da secretria, tornando-a
multifuncional e deixando claro o seu comprometimento com o futuro

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coletivo, ou seja, da empresa, da profisso e da sociedade.


A tecnologia desenvolvida durante a Segunda Guerra Mundial
estabeleceu um novo padro de desenvolvimento tecnolgico e um
novo mtodo de cincias administrativas, baseada em Taylor (1911),
que levaram modernizao e a posterior automatizao da indstria,
acelerando os processos de fabricao, permitindo, assim, um grande
aumento e diversificao da produo e administrao.
Com o referido aumento, e com o uso de novas tecnologias,
computadores e ferramentas, a administrao do tempo passou a ser
um fator importante nas relaes de trabalho. A produtividade de um
trabalhador nos dias de hoje, est intimamente ligada capacidade de
administrar o tempo.
Atualmente a velocidade com que o trabalhador recebe as informaes
muito maior, gerando dificuldades na boa administrao do tempo. Da
a necessidade de se criar novas ferramentas que possibilitem uma melhor
organizao.
Portanto, indispensvel que, no s o profissional de secretariado,
mas todos os demais profissionais sejam pessoas empreendedoras e
busquem novas oportunidades para a conquista do sucesso, do espao,
no somente na execuo de suas atividades especficas, como tambm no
contexto direcional e gerencial das mais diversas organizaes nacionais
ou internacionais.
Para que o profissional de secretariado possa atuar, de maneira eficaz,
como assessor e lder na organizao em que est inserido, e estar capacitado
para adaptar-se s mudanas, ele deve saber planejar e organizar, participar
e discutir objetivos e metas da organizao, ter conhecimento geral dos
diversos campos, como: administrao, recursos humanos, economia,
legislao e comrcio exterior.
2. Objetivo
Este artigo tem como objetivo, tornar pblico, principalmente para o
profissional de secretariado, a necessidade do conhecimento e aplicao
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de diversas tcnicas e ferramentas para a produtividade e organizao do


tempo.
O conhecimento de novas ferramentas agilizam o desenvolvimento
de outras formas de planejamento e organizao, produzindo, inovando e
otimizando, quando necessrio, o trabalho em equipe.
Dentre as diversas tcnicas e ferramentas, podem ser destacadas
tambm a importncia do planejamento, definio do objetivo, da
estratgia, da eficincia e eficcia, da concentrao, da descentralizao
dos poderes, do feedback e da viso sistmica.
3. Metodologia
Para o desenvolvimento deste trabalho houve algumas reunies e
optou-se pelo estudo preliminar do objetivo da pesquisa.
Ao longo do perodo, originou-se o sistema de trabalho. Houve
manifestao de todos, permitindo-se que cada um fosse responsvel
pela construo desse experimento, com planejamento coletivo. Diante
da aceitao de opinies diversas levaram a uma explorao do contedo
analtico e bibliogrfico.
4. NOVAS Tcnicas e Ferramentas
O profissional de secretariado serve-se, alm das tcnicas secretariais,
de outras ferramentas como a motivao, comunicao, liderana, gesto,
dentre outras para cumprir suas incumbncias.
De acordo com a Apostila de Tcnicas e Ferramentas de Gesto do
Conhecimento e Inovao da Gesto Pblica do Estado de So Paulo
(2009, p. 8), tcnicas so maneiras de se enfrentar desafios e realizar
atividades, enquanto as ferramentas so o suporte tecnolgico que permite
a implantao da tcnica.
Hoje o profissional de secretariado, como assistente, agente facilitador

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e gerenciador de informaes, utiliza sua bagagem intelectual, tcnicas e


ferramentas de motivao, liderana, comunicao, gesto, organizao do
tempo, responsabilidade e decises, informtica, proficincia em idiomas
dentre outras, para o bom desempenho das suas funes.
O conhecimento de novas ferramentas agilizam o desenvolvimento
de novas formas de planejamento e organizao, gerando maior
produtividade e vantagem competitiva, inovando processos internos e
ganhando destaque na organizao, otimizando o trabalho em equipe e
atualizando-se quanto s tendncias tecnolgicas.
Neste sentido, Falconer (1999, p. 20) afirma que [...] o
compartilhamento de informao e a atuao conjunta so os caminhos [...]
para abordarem questes pblicas e alcanarem resultados de impacto.
Taylor, por meio de seu livro Principles of Scientific Management
(1911), diz que o melhor jeito de administrar uma empresa por meio
do mtodo das cincias administrativas, ou seja, de um estudo, de uma
cincia. Taylor acredita que a eficincia e a eficcia geram lucro e ascenso
na indstria.
Segundo Olivares (2009, p. 14 apud BRAVO, 2007), a administrao
cientfica no constituiu elemento simples, mas uma combinao global
que pode ser sumarizada como: Cincias em lugar do empirismo;
Harmonia, ao invs de discrdia; Cooperao ao invs de individualismo;
Rendimento mximo ao invs de produo reduzida e desenvolvimento
de cada homem, no intuito de alcanar maior eficincia e prosperidade.
Observa-se assim, que com a aplicao de ferramentas administrativas
baseadas na cincia no lugar do empirismo, iniciou-se o incentivo para o
trabalho harmonioso, com esprito de equipe e valorizao do funcionrio,
criando a base do conceito de gesto de produtividade e qualidade.
Portanto, imprescindvel estar sempre atento s atualidades, pois as
tcnicas e ferramentas esto em constante evoluo, como por exemplo,
a internet que permite a comunicao com toda a parte do mundo, o
tablete, etc.

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5. Gesto de Produtividade
Para Reggiani (2005, p. 1),
[...] o conceito de produtividade est associado quo bem utilizado o recurso na produo de um bem ou servio, no entanto, no
o nico fator que reflete o desempenho de uma organizao. Esta
avaliao deve considerar tambm outros fatores tais como eficincia,
qualidade, lucratividade, ambiente de trabalho e tambm inovao.

A produtividade um dos fatores que reflete o desempenho de uma


organizao. A produtividade consta na anlise, na execuo das aes, no
planejamento e nos resultados obtidos.
Para uma boa produtividade, necessrio implementar mecanismos
que garantam um bom desempenho e sua melhoria contnua.
No inicio do sculo XX, tanto a qualidade quanto a produtividade,
passaram a ser estudadas como cincia por Frederic W. Taylor (1903), um
dos principais precursores em produtividade, cujo mtodo foi a base da
moderna tcnica da administrao empresarial. Outros estudiosos como
Henry Fayol (1916), Max Weber (1940), Etzioni (1947), Elton Mayo
(1932), surgiram com novos estudos diversificando outros modelos
de organizao, mas na questo da eficincia e produtividade, Taylor se
destacou at os tempos modernos.
Para Taylor, a produo pode ser otimizada para atingir a mxima
eficincia e o seu centro sempre foi a tecnologia dos processos, enfatizando
sempre o alcance pela eficincia na produtividade, destacando as tarefas.
A produtividade faz identificar, analisar e minimizar a influncia de
fatores que interferem para que algo inesperado no distora os resultados.
A gesto da produtividade formada com base na anlise, no
planejamento e na implementao de aes a serem tomadas para a
avaliao entre os insumos utilizados e os resultados obtidos.
Portanto, podemos considerar que a produtividade o apoio
do processo de gesto, que tem sido eficaz na avaliao, sobretudo na
organizao como um todo.

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Para a implementao do sistema ou processo de Gesto de


Produtividade a ser aplicado em uma empresa, Soares (1993, p. 82),
afirma que necessrio um conjunto de ferramentas, normas e critrios
que fornecer os meios para a realizao do trabalho, que cria a tecnologia
da gesto da qualidade e produtividade.
Para Soares (1993, p. 82), a melhor maneira para a execuo de um
processo ou trabalho sem um padro, medir o trabalho realizado no
processo e compar-lo a um padro previamente estabelecido e aceito por
todas as pessoas envolvidas com o mesmo.
A partir da, ele define alguns passos para a gesto da qualidade e
produtividade descritos de forma resumida, a seguir:
Primeira passo: necessrio identificar os processos existentes na
organizao, analisando-os, para definir assim, qual o processo mais
adequado para a execuo do trabalho. Este, compreende e necessita da
definio de objetivos e metas para cada processo;
Segundo passo: necessrio treinamento dos envolvidos para a
padronizao das operaes;
Terceiro passo: necessrio quantificar o tempo do trabalho executado
para verificar se as metas estabelecidas no incio do planejamento foram
alcanadas. Ainda, de acordo com Soares (1993, p. 83), existem vrias
ferramentas para a medida/controle do processo, mas ele identifica como
sendo a mais eficiente, o Controle Estatstico do Processo CEP, e
Quarto passo: se as medies indicam que o objetivo e meta esto
sendo cumpridos, devemos manter o processo em operao, caso contrrio,
preciso identificar o problema, descobrir as causas e escolher aes para
elimin-lo.
Estas etapas para implantao da gesto da qualidade e da
produtividade formam a tcnica gerencial do Ciclo PDCA (mdulo Plan
= planejar, mdulo Do = executar, mdulo Check = verificar e o mdulo
Act = atuar) de Controle (Soares, 1993, p. 83).

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Figura 1: Ciclo PDCA


Fonte: PETERS, 1998.

Segundo Campos (1996, p. 262) O PDCA um mtodo de


gerenciamento de processos ou sistemas. o caminho para atingir as
metas atribudas aos processos dos sistemas empresariais. Nesta fase so
planejadas e executadas as aes organizacionais, para que o processo
possa ser reavaliado e uma melhoria, ser promovida.
O ciclo PDCA apresenta um vasto campo de utilizao, podendo
ser utilizado desde a instituio das metas at a melhoria em padres
operacionais na empresa.
Para o profissional de secretariado contribuir para a qualidade e
produtividade da organizao, no dever apenas ser eficiente, fazer certo
o trabalho, mas tambm, ser eficaz, administrar o tempo, gerenciar a
comunicao e divulgao de informaes, atender aos clientes internos
e externos, estar com seus arquivos atualizados, conhecer de modo geral
a cultura da empresa e ter um domnio da informtica. importante
lembrar-se que para contribuir com a qualidade e produtividade da
organizao, tcnicas como a PDCA (planejar, executar, verificar e atuar)
ajudam no desenvolvimento do trabalho.
Enfim, apesar de existirem vrios conceitos eficientes a serem seguidos
para que a gesto da produtividade possa ser implantada no processo de
resultados obtidos nas organizaes, o mais importante observar que,
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apesar de alguns conceitos e ferramentas serem necessrias, o homem


ainda um elemento imprescindvel neste processo.
Ele a chave do sucesso ou do fracasso de uma organizao.
6. Organizao do Tempo
A administrao ou organizao do tempo um assunto que vem
despertando cada vez mais interesse dos profissionais.
grande o nmero de corporaes empenhadas no treinamento
de seu pessoal, para que administrem corretamente o tempo que gastam
profissionalmente e em sua vida, principalmente quando as metas e
objetivos profissionais designados pela empresa no so atingidos.
Segundo Maximiano (1992), organizao uma combinao de
esforos individuais, que torna possvel perseguir e alcanar objetivos que
seriam inatingveis por uma s pessoa. Todo o desempenho organizacional
regido por trs elementos bsicos: pessoas, tarefas e administrao.
Mas, como organizar, administrar o tempo para um melhor
desempenho?
Para o Prof. Alcides Schotten, da Empresa Methodus, a organizao
do tempo supe a prtica de alguns princpios: princpio da direo
(objetivos); princpio da viso estratgica (antecipao s tendncias),
princpio dos quadrantes (eficincia/eficcia), princpio da convergncia
(concentrao), princpio da delegao (descentralizao), princpio
do controle (feedback) e o princpio do uso do tempo livre (viso
sistmica).
Desta forma, administrar o tempo adquirir controle sobre a vida,
sendo necessrio haver alguma flexibilidade na programao e organizao
do tempo, sabendo diferenciar o que importante, prioritrio e urgente.
A boa administrao do tempo provavelmente o fator mais
importante na administrao e organizao.
A partir da, voc poder aprimorar sua eficincia no tempo e com
o tempo.

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importante seguir algumas regras para se obter o controle da


organizao do tempo, como:
Mudar antigos hbitos (isso requer slido compromisso).
Selecionar quais as tarefas que tratar e com qual prioridade.
Fazer certo as coisas certas (Qual a maneira mais eficiente de se
fazer?).
Procurar maneiras de postergar, reprogramar ou delegar o que
no for realmente importante no momento e que no faa parte
da meta principal.
Detectar onde o tempo est sendo desperdiado.
Todos temos 24 horas por dia, como cada indivduo as utiliza
o que representa a enorme diferena.
Deixar claro o que voc pode e o que no pode fazer uma forma
de adquirir credibilidade e respeito.
Planeje. Evite tarefas incompletas. Quando possvel delegue
tarefas de rotina.
Perceba em qual momento do dia sua energia mais alta e tente
harmonizar as tarefas prioritrias com suas horas de maior
energia.
Mantenha os compromissos no horrio, as pessoas se sentiro
mais respeitadas e se tornaro mais leais.
A organizao de seu local de trabalho traz eficincia e economia
de tempo.
Decida que metas deseja atingir, ento veja os passos que o
levaro at l, concentre as atividades nessas metas.
Marque as reunies para o final do dia. Elas terminam mais
rpido quando a hora da sada se aproxima.
Tratando-se de secretrias e do seu papel indispensvel dentro
da estrutura organizacional, assessora e agente facilitador, ressaltamse sua atuao como organizadora do tempo, para que o trabalho seja
desenvolvido sem afetar sua qualidade de vida pessoal ou profissional.
Saber organizar-se utilizando o tempo de forma eficaz um desafio que,
para muitos tem sido o objetivo prioritrio nas organizaes.

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Diversos autores que abordam sobre esse assunto ressaltam a


importncia do papel da secretria na administrao do tempo para o
bom desempenho na assessoria dos demais envolvidos.
O processo de aprender a importncia de organizar o tempo
para o bom desempenho das atividades contingente habilidade de
permanecer aberto s mudanas que esto ocorrendo no ambiente e de
desafiar hipteses operacionais (MORGAN, 1996).
Portanto, importante entender que para o bom desempenho do
trabalho, necessrio desenvolver a boa organizao do tempo como
outras ferramentas das cincias administrativas, que depende de onde est
inserido, no esquecendo que o mais importante alcanar o objetivo.
7. Concluso
As colocaes abordadas nesse trabalho, sntese dos requisitos
mnimos que geralmente esto presentes na modernizao das corporaes
para o bom desempenho da produtividade, nos do indcios de como
devemos nos portar, profissionalmente, na era da globalizao.
Para o profissional fazer a diferena em termos de qualidade e
produtividade no desempenho de suas funes dentro da organizao
empresarial, ele dever saber trabalhar em equipe de modo integrado,
apresentar confiabilidade, conhecer a empresa, sua misso, sua viso, seus
valores (o chamado triangulo MVV), os seus produtos e suas finalidades.
Como o profissional de secretariado considerado o elo entre
empresa, clientes internos e externos, o uso de novas tcnica e ferramentas
so imprescindveis para administrar o tempo, gerenciar a comunicao e
divulgar informaes.
Enfim, cabe ressaltar que inmeras so as tcnicas que trabalhando
de forma isolada ou conjuntamente, buscam a qualidade mas, nenhuma
tcnica por mais perfeita e operacional que seja, ter resultados se no
houver uma participao plena de todos os componentes da organizao
em todos os nveis.

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importante observar tambm, que independentemente da


profisso, tero maiores chances de sucesso aqueles que dominam as
ferramentas tecnolgicas e se atualizam constantemente para se adequarem
s exigncias do mundo globalizado.
Portanto, o aprendizado intensifica a capacidade de gerenciar o
capital humano.
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www.methodus.com.br/c/123/organizacao-do-tempo.html, Acesso em 12 maro
2012.

Title: Productivity management and organization of time: techniques and tools for the
professional secretariat.
Authors: Eliana Aparecida Barion Vidal; Maria Cludia Amato Bertacini; Claudia
Nascimento de Almeida; Rosana Manholer; Sirlene Aparecida de Almeida Valin.
Abstract: This article aims at the evaluation and the need for tools and techniques
to manage productivity and time management, with emphasis on professional secretary.
This article also discusses the reflection about the necessary skills for a functional
performance in the information society and knowledge The discussions about the
increasingly digital world, based on innovation, are distinct from the analog world. To be
effective, as a professional or as a person, should be achieved and constantly improved the
ability to search for related information and knowledge. To be a productive professional
nowadays, it requires the pratice of the capacities of processing and collaboration around
information, organization and knowledge.
Keywords: Tools. Management. Organization. Time.

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