ETAPAS Y FASES DE UN DOCUMENTO

Por lo general los documentos suelen atravesar por tres

grandes etapas que son:
ARCHIVO DE GESTION:
Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite,
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
renen y custodian la documentacin en la propia unidad
productora/receptora de documentos (ejs.: Archivo del rea de Personal,
Archivo de la Secretara de la Facultad de Ciencias Econmicas y
Empresariales).
Sus responsables sern los Jefes de Servicio, Seccin o Negociado de
tales dependencias.
La documentacin debe permanecer en ellos hasta UN ao despus de
haber finalizado su trmite administrativo.
FUNCIONES de los archivos de oficina o gestin:

Organizar y conservar la documentacin que van produciendo y

recibiendo.
Formar correctamente las series documentales, impidiendo la
dispersin o eliminacin de la documentacin.
Preparar las transferencias de documentacin.
Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo
General.

Yuliana (amarillo)
ARCHIVO CENTRAL:
Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o traladados por los distintos archivos de gestion
de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite, siguen
siendo vigentes y objeto de consulta.

El Archivo Central se define como una unidad que administra,

custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con
valor administrativo, legal, permanente e histrico que son
transferidos por las diferentes oficinas de la Universidad
Nacional de acuerdo con el informe de valoracin emitido por
la Direccin General del Archivo Nacional, con el fin de brindar
el servicio a los usuarios.
Objetivos
a) Dictar polticas y directrices en materia archivstica en el
mbito institucional.
a) Garantizar la custodia, conservacin, clasificacin,
ordenacin, descripcin y administracin de la documentacin
que se ha producido y produce en las diferentes instancias de
la Universidad Nacional con valor administrativo, legal,
permanente e histrico.
b) Colaborar en materia archivstica con todas las
dependencias de la Universidad Nacional en la bsqueda y
aplicacin de soluciones para el buen funcionamiento del
Sistema Institucional de Archivos.
Jesus David (verde)

ARCHIVO HISTORICO:
Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma
y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona
fsica o moral, y por todo servicio u organismo pblico o
privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados
por sus creadores o por sus sucesores para sus propias

necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos

competente en razn de su valor archivstico.
Jeovany( azul menta)

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Organizacin y puesta en servicio de la documentacin
administrativa, durante ese periodo de mxima utilidad para
la gestin administrativa de las oficinas y para la toma de
decisiones.
Asegurar la transferencia peridica al archivo de los
documentos que ya no son de uso corriente por parte de las
oficinas.
Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin
para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que
por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir
el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin
en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la
archivstica.
Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible
la informacin, mediante los distintos instrumentos de
descripcin documental y valindose de las ventajas ofrecidas
por las nuevas tecnologas.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y
equipamiento que garantice la conservacin integra en el
tiempo.

 Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el

archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas
mediante un reglamento de servicio.
Catherine (rojo)
Ejemplo:

Dentro de estas tres clasificaciones tambien podemos

encontrar dos valores llamados de la siguiente manera:
Valor primario: es el que tienen los documentos
mientras sirven a la institucion productora y al
iniciador, destinatario o benefisiario del
documento es decir a los involucrados en el tema
o en el asunto.

 Valor secundario: es el que interesa a los

investigadores de informacion retrospectiva.
surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente.
Esneider ( negrita)
Ejemplo: