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Aula 03

Noes de Arquivologia p/ DPU - Agente Administrativo, ATA e Tc em Ass


Educacionais -Com Videoaulas

Professor: Felipe Petrachini

Noes de Arquivologia para DPU (somente para os cargos de Agente Administrativo,


Analista Tcnico-Administrativo e Tcnico em Assuntos Educacionais)
Teoria e exerccios comentados
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03

AULA 03 1 Gesto de documentos (aspectos especficos


da conservao e preservao de documentos) e
Microfilmagem 4 Gesto arquivstica de documentos
eletrnicos.
SUMRIO

PGINA

Sumrio
3. Preservao e Conservao de Documentos de Arquivo. .......................... 2
3.1 Agentes Fsicos, Qumicos e Biolgicos ................................................ 3
3.2. Tcnicas de Conservao Preventiva e Restaurao .......................... 7
3.3 Potencial de Hidrognio (pH) ............................................................... 13
4. Microfilmagem ........................................................................................... 13
4.1 Sinaltica ............................................................................................. 18
5. Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos ....................................... 20
5.1. Procedimentos e Operaes Tcnicas do Sistema de Gesto
Arquivstica de Documentos Digitais e Convencionais ......................................... 22
5.2. Automao .......................................................................................... 31
5.3. Certificao Digital .............................................................................. 34
5.4 Digitalizao de Documentos e Controle de Qualidade. ...................... 43
5.4.1 Projeto de Digitalizao e Conceitos Iniciais ................................. 43
5.4.2 Formatos dos Representantes Digitais.......................................... 54
5.4.3 Controle de Qualidade................................................................... 61
Questes Comentadas .................................................................................. 64
Questes Propostas ...................................................................................... 88

E vamos ns de novo em busca do grande prmio! Os tpicos de hoje so


bem batidos em provas e, como voc notar nas questes ao final da aula, as

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bancas repetem as mesmas perguntas quase sempre (questes de 2010 so


estranhamente parecidas com questes de 2013 e 2014).
No acredita? Ento veja!

3. Preservao e Conservao de Documentos de


Arquivo.
Este tpico um desdobramento das atividades tpicas do Arquivo
Permanente, visto na aula passada. E perfeitamente natural, j que so os
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente j sofreram ao
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de
existncia), demandando maiores cuidados. Ainda assim, tambm um tpico
pertinente aos arquivos correntes e intermedirios.
As atividades de um arquivo no compreendem to somente a guarda e
acumulao de documentos. Muito embora a informao, enquanto bem intangvel,
no seja passvel de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a
informao no segue a mesma sorte .
E todas as coisas, enquanto dotadas de existncia material, tendem a se
deteriorar. O seu arquivo no ser diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a
informao se perde.
Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservao e
conservao dos documentos, estendendo a vida til dos mesmos e procurando
mant-los o mais prximo possvel de seu estado fsico original ou seja, tanto
quanto possvel, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).
Para tanto, necessrio que a entidade desenvolva aes desde o momento
da Produo e Utilizao destes documentos, independentemente do suporte
utilizado por eles.
Tambm

necessrio

preocupar-se

com

armazenamento

acondicionamento destes documentos, a fim de que suas caractersticas sejam

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preservadas ao longo dos prximos sculos . Alis, voc sabe o que significa cada
um dos termos?
Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a
fim de preserv-los.
O armazenamento refere-se guarda do prprio documento. a
colocao do documento no arquivo.
Com os dois conceitos acima em mente, vamos conhecer agora as nossas
dificuldades, na conservao de um arquivo.

3.1 Agentes Fsicos, Qumicos e Biolgicos


Agora, porque to difcil conservar os documentos?
Por conta da existncia de agentes fsicos, qumicos e biolgicos, que
comprometem a integridade dos documentos.
Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:
Agentes Fsicos:
- Luminosidade: A luminosidade um dos fatores mais agrava o processo
de degradao dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte
em papel, pois uma das principais responsveis pelo envelhecimento deste
material.
No me refiro to somente luz solar, mas tambm luz da fotocopiadora
(quando vamos reproduzir um documento, a mquina emite luz para captar a
prpria luz refletida pelo documento, o que permite a obteno da cpia).
- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas tambm
contribuem para a degradao do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos
fsicos se expandem medida que a temperatura aumenta, e se contraem
medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitvel no papel.

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- Umidade: Umidade a concentrao de vapor dgua presente no ar


atmosfrico, por fatores diretamente relacionados temperatura do ambiente.
Devo lembr-lo que o papel um material higroscpico. Isto significa dizer que o
papel absorve gua e perde gua de acordo com a concentrao da umidade no
ambiente em que se encontre.
E adivinha: isto provoca dilatao e contrao das fibras, do mesmo jeito que
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. J viu o desastre n?
Quanto aos agentes qumicos, os mais estudados so os seguintes:
- Poluio Atmosfrica: Costuma-se referir aqui fumaa dos grandes
centros urbanos e poeira igualmente inevitvel por se morar na cidade grande. Os
componentes da poluio podem reagir com o papel, acelerando a degradao do
suporte.
- Tintas: Este aqui o pice da ironia. A tinta impressa no papel colabora
para a deteriorao do mesmo (assim como o seu sangue o principal agente
causador do envelhecimento das suas clulas). No que haja muita defesa contra
isso, mas voc precisa saber que a tinta tambm um problema. Tintas base de
xido de ferro, por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua
deteriorao.
- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba
de banha de porco com molho ros dentro do arquivo. Contudo, no essa a
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos
documentos pelas suas mozinhas, que so, naturalmente, oleosas. Documentos
mais sensveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o
manuseio com luvas de algodo, para impedir o contato direto da pele.
- Objetos Metlicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou
clipes de metal para marcar pginas e depois retomar os estudos. Todavia, os
processos que vo ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto
quanto possvel, deve se evitar o contato do papel com objetos metlicos de
qualquer natureza, optando-se por clipes de plstico.

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Os metais de aplicao comercial mais comuns (ferro, cobre, estanho, entre


outros) encontram-se na forma de ons positivos na natureza, tendendo a se unir a
tomos de oxignio para adquirir estabilidade molecular. Isto se chama oxidao (e
se fosse ferro, falaramos de ferrugem), que embora gere um composto estvel, em
nada colabora para manuteno do seu documento de arquivo.
E para terminar esta parte introdutria, faltou falar dos agentes biolgicos,
que so representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traas, fungos,
ratos e insetos so bons exemplos, embora o sujeito l em cima com o sanduche
de banha de porco com molho ros tambm seja um fator biolgico que merecia ser
exterminado;
Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes includo como fator biolgico
de degradao dos documentos e, por vezes, includo em categoria separada,
como fator humano.
Pois bem, levando em conta os diversos fatores ambientais que podem
colaborar para a degradao dos documentos, o CONARQ (sim, o nosso grande
CONARQ!) relacionou uma srie de recomendaes quanto ao armazenamento
dos documentos, as quais, se cumpridas, colaboram para a conservao dos
documentos.
Veja s:
- armazenar todos os documentos em condies ambientais que
assegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido, isto , em
temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
- monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar,
utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;
- utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas
obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia,
evitando variaes sbitas;

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reavaliar

utilidade

de

condicionadores

mecnicos

quando

os

equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem


interrupo;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes
ultravioleta;
- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
reas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienizao do acervo e de
preveno de insetos;
- monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e
pticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados,
sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber:
- Fotografias em preto e branco:
T 12C 1C e UR 35% 5%
- Fotografias em cor:
T 5C 1C e UR 35% 5%
- Filmes e registros magnticos:
T 18C 1C e UR 40% 5%
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3.2. Tcnicas de Conservao Preventiva e Restaurao


J conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos
cuidados so suficientes para mant-lo a salvo (mencionarei uma srie deles para
cada tipo de suporte), mas o que seu examinador costuma cobrar so as tcnicas
de conservao preventiva dos documentos (no restaurao!!!).
Conservao preventiva diz respeito a aes diretas, com a finalidade de
resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo assim em aes de
preveno contra possveis danos ao referido objeto. Repare que o dano ainda no
ocorreu, e assim, buscamos evit-lo. Restaurao, como veremos mais frente,
procedimento com objetivo de reverter o dano j existente ou fazer cessar seu
avano.
Vou mencionar as tcnicas de conservao preventiva mais solicitadas em
prova, e, logo na sequncia explicar a voc no que consiste cada uma:
- Desinfestao
- Limpeza (ou Higienizao)
- Alisamento
A Desinfestao um processo que busca atacar especialmente os
insetos que degradam os documentos.
O mais exigido em provas a fumigao. Consiste em colocar os
documentos em uma cmara prpria, produzindo-se logo em seguida vcuo, com a
retirada de todo o ar da cmara(consequentemente, o oxignio tambm,
promovendo aquilo que se conhece por anoxia).
Passa-se ento aplicao de produtos qumicos (timol, DDT, fluoreto de
sdio entre outros possveis) e deixamos o documento sob a ao deste produto por
aproximadamente 72 horas.
Aps, devolvemos o ar cmara e retiramos os documentos. Qualquer
inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, no capaz de suportar estas
condies, sendo completamente destrudo.
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Caso no disponhamos de cmaras de fumigao, podemos simplesmente


calafetar o prprio local onde os documentos esto acondicionados e introduzir gs
no ambiente atravs de mangueiras (usando mscaras para proteo).
Limpeza: Consiste na remoo de partculas de poeira e outros resduos
estranhos ao documento. Tenha em mente que a limpeza uma operao fsica.
Significa que h necessidade de contato de objetos com o suporte do
documento. Desta forma, um procedimento que deve ser efetuado de maneira
delicada. O uso de pano macio, escova ou aspirador de p recomendvel.
O termo limpeza tambm pode ser utilizado para designar a fase posterior
fumigao.
Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, e submet-los ao do ar com grande percentual de umidade (algo
entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em cmara prpria). Depois,
cada uma das folhas ser passada a ferro, por meio de mquinas eltricas.
Estas so as principais tcnicas. Falemos agora um pouquinho sobre a
preservao.
Preservao so cuidados de natureza mais simples, que buscam evitar a
degradao dos documentos. Veja alguns exemplos,

retirados tanto das

recomendaes do CONARQ quanto da doutrina (para voc ter uma ideia):


Objetos em papel
No dobrar canto da pgina.
No umedecer os dedos com saliva.
No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso
de materiais de plstico ao invs de metlicos.
Evite a reproduo dos documentos. A fotocopiadora tambm um emissor
de luz, que acelera o envelhecimento do papel.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
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Manuseie os documentos com as mos limpas.


No use fitas adesivas ou cola. Alm de haver a possibilidade de um pedao
do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.
Ao fazer observaes no papel, prefira o uso de lpis
Fotografias
Manusear com luvas de algodo, para evitar a oleosidade das mos
No forar a separao de uma fotografia da outra
Caso seja necessrio fazer anotaes, utilize um lpis
Slides (diapositivos)
Produzir duplicatas para projees frequentes
Utilizar materiais de acondicionamento prprios
Microfilmes
Armazen-los em cofres ou armrios prova de fogo (o material que
chamamos de filme altamente inflamvel)
Caso seja necessrio efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo
Caixas Arquivo
Utilizar caixas de papelo ao invs de caixas de plstico. Em caso de
elevao da temperatura, as caixas de papelo tendem a transpirar mais,
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.
Ademais, recomenda-se que sejam previstos espaos separados para o
armazenamento dos diversos suportes documentais com os quais a entidade lida,
afinal de contas, cada suporte tem sua peculiaridade, requerendo cuidados
especficos na sua conservao e preservao. Se os documentos em papel, por
exemplo,

podem

muito

bem

ser

armazenados

prximos

de

campos

eletromagnticos (que em nada afetam suas propriedades), mdias digitas jamais


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poderiam ser armazenadas nestes locais, sob pena de se tornarem inteis


instantaneamente.
Passamos agora aos tpicos de Restaurao de Documentos. Neste ponto,
os documentos j sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,
encontrando-se deteriorados.
Doutrinariamente falando, a restaurao o conjunto de mtodos que
objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a
no comprometer sua integridade e seu carter histrico.
Logo, o objetivo da restaurao reverter os danos ou evitar que se agravem
ainda mais, mas sem que, com isso, desnaturemos o documento. As principais
tcnicas so as seguintes:
Banho de Gelatina: O documento ser mergulhado em uma espcie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentar sua resistncia e
flexibilidade, alm de no prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficar suscetvel ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento no se perca
definitivamente.
O mtodo no impedir a passem de raios ultravioleta e infravermelho pelo
documento, o que pode ser particularmente interessante para exames posteriores
do documento (uma forma de aferir o estado de conservao de um documento
justamente exp-lo a esse tipo de radiao).
Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando).
Embora a durabilidade do papel v aumentar sensivelmente, novamente,
insetos e fungos se sentiro convidados a atacar o documento (tal como a gelatina,
essa mistura fornece nutrientes aos visitantes indesejados), e ainda por cima,

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reduzir a legibilidade e flexibilidade do documento, dificultando tambm a sua


reproduo atravs de fotocopiadoras.
O exame do documento atravs de raios ultravioleta e infravermelho restar
invivel ao final deste mtodo.
Silking: basicamente o mtodo anterior, mas o tecido especfico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a pasta de amido afetar as propriedades permanentes do documento. Entretanto, a
as demais propriedades do documento permanecero prximas s originais
(flexibilidade, legibilidade e capacidade de exame atravs de luz ultravioleta).
Temos mais um problema: a matria prima utilizada de alto custo.
Laminao: vou explicar do jeito fcil e do jeito certo . O jeito fcil de
entender a laminao pensar no processo de plastificao de documento. Nos
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda plastificado),
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plstico. Utilizamos uma
mquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,
prendendo o documento no meio do plstico.
Agora que voc entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:
O documento ser envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche ser
colocado em uma prensa hidrulica sob uma temperatura de em torno de 150C.
O acetato de celulose um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade e flexibilidade do documento. O
exame do documento atravs de luz ultravioleta continuar a ser possvel e, ainda
por cima, o documento ficar imune ao de insetos e fungos.
Embora o peso do documento duplique, seu volume ficar reduzido.

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A matria prima aplicada ao processo de fcil obteno e o prprio


processo de rpida execuo.
Por todos estes motivos, a laminao tida como o processo de restaurao
mais prximo do ideal.
Laminao manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a
utilizao de calor ou presso. Ao invs disso, utilizaremos acetona, que ao entrar
em contato com o acetato de celulose, formaro uma camada semiplstica. Quando
essa camada secar, ter aderido ao documento e ao papel de seda. tambm
conhecida como laminao com solvente.
Encapsulao: Novamente, colocaremos o documento no meio de alguma
coisa. Desta vez, utilizaremos pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento (dupla face).
O documento ser colocado entre as lminas, usando-se a fita adesiva para
fixar as duas faces. Mas preste ateno: deve haver um espao entre o documento
e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficar
solto dentro das duas lminas.
Este um dos pontos fracos da tcnica, mas no fica por a . As pelculas de
polister, quando ficam em contato com o documento por muito tempo, podem
acabar absorvendo parte da tinta que est no documento, que ficar no polister ao
invs de ficar no nosso suporte.
Reenfibragem: Vamos olhar bem prximos de uma folha de papel. Ela pode
parecer fina, mas em verdade, bastante espessa ("grossa", se preferirem).
Utilizem a imaginao e finjam que a folha de papel um enorme sanduche .
Pois bem, a medida que o tempo passa, parte do recheio do papel comea a
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornaro o papel quebradio.
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de
maneira a recompor a estrutura da folha.

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Velatura: Aplicao de um reforo de papel ou tecido em qualquer um dos


lados da folha de papel, dando-lhe maior resistncia.

3.3. Potencial de Hidrognio (pH)


Pode parecer uma reviso de qumica do colegial, mas o assunto cobrado
incidentalmente nas provas dos ltimos anos, razo pela qual acredito que devemos
falar um pouco sobre isso.
A concentrao e ons de hidrognio em determinada substncia
representada por pH, sigla que significa potencial de hidrognio. Funciona como
uma escala de acidez, sendo o pH 0 representa um composto cuja acidez a maior
possvel, e o pH 14 um composto cuja acidez a menor possvel (bsico ou
alcalino). O nvel 7 o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nvel de concentrao
de ons de hidrognio da gua.
A escala funciona assim:

Os processo de conservao e restaurao de documentos em papel


buscam manter o pH do ambiente sempre em patamares iguais ou superiores a 7,
evitando processos de acidificao do suporte. Contudo, recomenda-se o pH neutro
na maior parte dos casos, e o enunciado d pistas quando a situao desejada
um pH bsico ou alcalino (mormente quando se refere a papis alcalinos).

4. Microfilmagem
Vamos comear com a tabela que vimos na aula 01:

Gnero Documental

Definio

Microgrficos

Este aqui voc s vai conhecer no seu novo emprego. A


microfilmagem um processo que ser visto posteriormente no
curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

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Como vimos em nosso curso, o suporte o meio fsico atravs do qual a


informao se manifesta. Esta aula, por exemplo, compe um conjunto de
informaes (que espero sejam informaes teis). Entretanto, como a informao
em si apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.
Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informao pode ser
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos
suportes nos quais a informao fixada. O que significa que voc j viu toda a
introduo sobre o assunto j na primeira aula do curso. Maravilhoso, no?
Quase. Seu examinador tem uma particular preferncia por suporte bastante
especfico neste tpico: o microfilme.
Mas porque este suporte to especial?
Comecemos pela definio de microfilme. E como vocs sabem, adoro
recorrer legislao para definir as coisas:
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do
processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por
meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.

Este o artigo 3 do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a


utilizao do processo de microfilmagem em todo o territrio nacional, para todos os
poderes da Repblica.
E o prprio artigo 3 nos d uma pista do primeiro objetivo da utilizao da
microfilmagem: a reduo dos espaos utilizados pelos documentos ("diferentes
graus de reduo").
No sei se voc j chegou a ver um microfilme na vida (so objetos que, at
hoje, s encontro em reparties pblicas), mas sou capaz de apostar que voc, por
mais novo que seja, j tenha visto um filme de cmera fotogrfica 35 mm. Preste
ateno no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme
at 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.

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Mas de nada adiantaria o microfilme ser to reduzido, se ainda nos vssemos


forados a armazenar o original da documentao (aquele calhamao de papel
ocupando espao). No estaramos reduzindo volume de documentos ocupados no
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do
documento).
Por conta desta indagao, chamo a ateno ao artigo 1, pargrafo 1 da Lei
5.433 de 1968:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos
federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente
dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos
originais em juzo ou fora dle.

Segundo ponto importantssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo


valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem
processo reprogrfico autorizado por lei (lembro a vocs que a digitalizao ainda
no dispe de legislao suficientemente desenvolvida quanto ao tema).
Desta forma, as informaes contidas na microfilmagem se reputam to
autnticas quanto aquelas constantes do original do documento.
Com a devida autorizao da unidade interessada, uma vez microfilmados os
documentos, os originais podem, em tese, ser destrudos. Neste caso, estamos
diante da Microfilmagem de Substituio. A microfilmagem de substituio
utilizada em documentos sem valor permanente (secundrio), por razes bvias:
economia de espao. Preservamos as informaes (que talvez possam ser teis em
um momento posterior), mas o documento em si no apresenta qualquer valor
secundrio que justifique a manuteno do prprio suporte (normalmente papel).
Por outro lado, a microfilmagem tambm pode ser utilizada em documentos
que a unidade no pretende destruir. Usemos a imaginao por um minuto: pense
em

um

documento

de

valor

histrico

inestimvel,

que

conte

com

aproximadamente 500 anos de existncia.

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Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histrico


do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na ntegra de
suas informaes, o manuseio do referido documento terminar por destru-lo. Por
outro lado, j dissemos que os documentos do arquivo permanente no sofrem a
imposio de sigilo, j que a informao neles constante de interesse geral.
Como conciliar a difuso da informao com a preservao do documento?
Microfilmagem nele!
Este documento inestimvel pode ser microfilmado, de maneira que suas
informaes seja preservadas, reproduzindo na ntegra o seu contedo.
Pesquisadores interessados nas informaes constantes no documento
podero acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos
. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservao. O
documento com valor permanente nunca ser eliminado, servindo o microfilme
respectivo como forma de consulta.
Feitas estas consideraes de carter especfico, iremos listar agora as
vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:
- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que
seu original);
- Economia de espao, com a consequente reduo do volume documental;
- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de
aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um perodo indeterminado de
existncia, desde que respeitadas as regras de conservao e acondicionamento);
- Facilidade no acesso informao: as dimenses reduzidas do
microfilme permitem manuseio, catalogao e indexao mais eficiente. Imagine-se
organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de microfilmes e
pense no que seria mais fcil ;

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- Segurana na conservao do suporte: o tamanho reduzido do


microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurana,
salvo de toda sorte de sinistros;
- Segurana na preservao do sigilo do documento: simplesmente
impossvel visualizar um microfilme sem o auxlio de equipamento prprio, dada a
reduo da prpria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informao
precisar retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e lev-lo at a
mquina prpria, o que dificulta bastante o acesso no autorizado s informaes;
Reforo que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada
instituio que deve decidir pela pertinncia ou no de realizar o procedimento em
seus documentos.
Marilena Leite Paes bastante enftica neste aspecto: a instituio no deve
se basear somente na anlise de custos decorrentes da implementao do sistema
(por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem sua desvantagem mais
apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens a que adoo dos
microfilmes pode trazer mesma.
Se tais vantagens, no contexto da instituio, compensarem os custos de
implementao, maravilha. Se no, pacincia .
Espero no estar cansando vocs com a estrutura da aula em degraus (cada
pargrafo apresenta a premissa do pargrafo seguinte). Embora percamos um
pouco de fluidez, ganhamos em questes . Sugestes so sempre bem vindas.
Pois bem, voc j sabe a razo de microfilmar e para que serve a
microfilmagem. Aqui vai uma breve abordagem do como . A microfilmagem
compreende quatro etapas principais, a saber:
- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, no os grampos que
o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotaes de
trabalho. S o documento!

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Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de grampos, clipes,


desamassar o papel entre outras atividades mundanas, por assim dizer. Tambm
ser nesta fase que definiremos o arranjo da documentao.
- Microfilmagem: o processo de converso do suporte em microfilme. As
especificaes tcnicas do procedimento fogem exigncia do edital. Entretanto,
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem dever levar
em considerao os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de
conservao do mesmo.
- Processamento: eu costumava ser fotgrafo nos fins de semana (
verdade, s parei quando entrei aqui no ICMS-SP, por conta das disposies
estatutrias :D). Quando iniciei minhas atividades, a mquina digital j era
razoavelmente popular, mas os filmes ainda eram utilizados. A pelcula do filme,
embora sensvel a luz, precisa de um tratamento qumico (revelao) para que a
imagem nela gravada se torna visvel. Mesma ideia aqui. O processamento do
microfilme permitir que a imagem nele gravada se torne visvel ao olho humano.
- Duplicao: Faremos duas cpias de cada documento. A microforma
original ser acondicionada em local diferente, com finalidade de segurana. A
cpia, por outro lado, poder ser acessada por quem quer que tenha interesse (e
autorizao, nos casos de sigilo) nas informaes ali constantes.

4.1. Sinaltica
At aqui estava tudo indo bem. Mas no falei ainda da Resoluo 10 do
CONARQ. Pelo amor de Deus, no se desespere.
Primeiro passo:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos_da_resoluo_n_10.pdf

Este link direcionar voc resoluo. Estou apontando por curiosidade


apenas, e caso voc tenha tempo de ler, poder passar o olho por l.
O que voc deve memorizar: desenhos . Veja aqui:

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Estes desenhos so o que chamamos de sinalticas. Consistem em


smbolos de significado padronizado. Quem v estes desenhos sabe, de pronto, o
que eles significam, razo pela qual seu conhecimento necessrio em algumas
questes sobre microfilmagem.
Meu caro, aqui no tem segredo. Essa imagem saiu direto da resoluo.
Voc ter de aprender a fazer relaes entre o desenho e o significado (Alis, os
desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilao).

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5. Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos


a informtica chegando tambm em nossa disciplina . No temam o futuro,
e sim as questes que seu examinador poder fazer sobre ele.
Quanto mais popular a informtica se tornar no mbito da arquivologia, tanto
mais o contedo aqui tratado vai fazer parte dos assuntos cobrados dentro do
grande ramo Gesto de Documentos.
Desta forma, este tpico uma extenso do tpico "Gesto de Documentos",
especificamente voltado para os documentos digitais.
O estudo da gesto arquivstica de documentos eletrnicos no passa
exatamente pelo conhecimento prtico do assunto, mas sim pelo conhecimento de
uma das publicaes do CONARQ: o e-ARQ Brasil. Seu professor no esconde
nada de ningum, ento, olha o link a:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf
O e-ARQ Brasil busca regulamentar a Resoluo 20 de 2004 do CONARQ
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=71&sid
=46), a qual trata da insero de documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (a gente chega l).
Segundo a prpria publicao, o e-ARQ Brasil uma especificao de
requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem cumpridas pela
organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto
arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade
e autenticidade, assim como seu acesso.
Alm disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificao de
documentos arquivsticos digitais.
Comeamos bem. O e-ARQ Brasil se prope a estabelecer requisitos
mnimos. Ele no est interessado em saber como a organizao construir seus
sistemas informatizados, mas apenas quer ter certeza de que, seja l qual sistema
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informatizado for, atender a seus requisitos, buscando sempre garantir a


confiabilidade e autenticidade dos mesmos, bem como seu acesso.
Mais uma pegadinha comum: embora o e-ARQ Brasil tenha como objeto o
documento arquivstico digital, no uma publicao que trata sobre
digitalizao de documentos.
Pois bem, o e-ARQ estabelece os requisitos mnimos para um Sistema
Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (chamemos de SIGAD ), mas,
para variar, a definio de SIGAD tambm est na publicao:
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do
sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode
compreender um software particular, um determinado nmero de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao
desses.
O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente da implementao prvia
de um programa de gesto arquivstica de documentos.
Tente montar o seguinte raciocnio na sua cabea: os documentos digitais
surgiram. Tornaram-se uma realidade incontestvel, e hoje so to comuns como a
pilha soberba de processos em papel que esto na mesa de cada servidor e
servidora deste pas.
Com o surgimento desta modalidade de documento, nasceu um problema:
como garantir que tais documentos arquivsticos digitais sejam confiveis e
autnticos? Como garantir que a informao neles fidedigna (confivel) e provm
de fonte autorizada a emiti-los (autntica)?
justamente visando atender a estes requisitos que surge o e-ARQ,
estabelecendo os requisitos mnimos a serem atendidos por um SIGAD, fazendo
com que este sistema incorpore em seu funcionamento todos os conceitos
arquivsticos que vimos at hoje. Tudo se encaixa perfeitamente!

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Ah sim, o e-ARQ serve tanto para desenvolver um sistema novo, do zero,


como para avaliar se um sistema existente que j cuide da gesto arquivstica de
documentos adequado a tanto.
E nem precisamos que este sistema lide exclusivamente com documentos
eletrnicos. Se for uma plataforma que trabalhe, ao mesmo tempo, com documentos
convencionais e digitais, o e-ARQ tambm ser aplicvel.
E caso eu no tenha sido claro o suficiente ainda: o e-ARQ Brasil especifica
requisitos mnimos. Cabe a cada organizao conceber um sistema informatizado
que atende a suas necessidades. O e-ARQ Brasil no receita de bolo .

5.1. Procedimentos e Operaes Tcnicas do Sistema de


Gesto Arquivstica de Documentos Digitais e Convencionais
Muitos dos passos que veremos aqui j foram vistos nas aulas passadas,
mas recomendo que leia tudo que est aqui. Em ltimo caso, reviso .
Todo sistema de Gesto Arquivstica deve ser capaz de atender a uma srie
de procedimentos, que exporemos agora.
Os procedimentos costumam ser divididos nas seguintes etapas:
- Captura
- Avaliao, Temporalidade e Destinao
- Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
- Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de
segurana
- Armazenamento
- Preservao
Como a etapa de captura especialmente diferente nos modelos de
documentos digitais, a veremos mais a fundo, subdividindo esta etapa em:

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- Registro
- Classificao
- Indexao
- Atribuio de Acesso
- Arquivamento
S um adendo antes de comear: os requisitos acima so tambm
conhecidos como requisitos funcionais.
Comecemos do incio. J parou para pensar o que realmente significa a
captura de um documento? Por exemplo: pegar uma folha de papel, passar no
scanner e inclu-la no sistema de arquivo da organizao ou mesmo simplesmente
cadastrar os dados do documento no sistema, sem digitaliza-lo.
So coisas mais mgicas do que parecem.
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento
arquivstico, incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica.
Bonito n? A partir da captura, o documento passa a seguir rotinas de
tramitao e arquivamento na unidade.
No caso de documentos convencionais, a partir deste momento ns
podemos inclui-lo no fluxo de trabalho da unidade. Neste ponto, a atividade no se
diferencia muito da exercida pelo protocolo (alis, pensar no protocolo aqui esta
perfeitamente correto).
E caso falemos de um documento digital, podemos ainda abrir uma pastinha
no computador e coloca-lo ali.
Muito bem, tudo comea no registro do documento.
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico
dentro do sistema de gesto arquivstica, por meio da atribuio de um nmero
identificador e de uma descrio informativa.
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O registro facilitar a localizao posterior do documento.


Pode soar complicado, mas voc j ouviu essa histria no captulo de
protocolo.
O que voc no sabia, e passar a saber agora, que quando tratamos do
registro dentro do sistema de gesto arquivstica de documentos eletrnicos, um
segundo conceito aparece: o de metadados.
Lembremo-nos do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica neste
momento:
Metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
E o pargrafo 3 do artigo 3 da Resoluo 20 do CONARQ tem uma
definio bastante prxima desta:
3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que
descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar
os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a:
identificao e contexto documental (identificador nico, instituio
produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia
documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados,
idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo, informaes sobre
criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto
tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de
hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e
localizao fsica do documento.

Pois bem, o registro deve incluir os seguintes metadados obrigatrios:


- nmero identificador atribudo pelo sistema;
- data e hora do registro;
- ttulo ou descrio abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que
nomeia um documento arquivstico.;
- produtor: nome da pessoa fsica ou jurdica responsvel pela criao do
documento arquivstico;
- autor: nome da pessoa fsica autoridade e capacidade para emitir o
documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido;
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- redator: nome da pessoa fsica responsvel pela redao do documento;


- originador: identificao da pessoa fsica ou jurdica designada no
endereo eletrnico ou login no qual o documento gerado ou enviado.
Quem quiser por mais coisas, fique a vontade para colocar, mas isto no
pode faltar.
O segundo passo j um velho conhecido seu: a classificao.
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos
documentos arquivsticos e de selecionar a classe soba a qual sero
recuperados.
O trabalho da classificao determinar o agrupamento ao qual pertence o
documento.
Seguindo adiante, teremos a atividade de indexao. Atravs dela,
atribuiremos termos descrio do documento. O grande estalo neste caso que
estes termos utilizam vocabulrio controlado por uma lista.
Um indexador um termo pr-existente, e que, justamente por sua
padronizao,

permite

associar

determinados

documentos

determinados

parmetros de pesquisa.
Sempre que procurarmos pelo indexador, localizaremos os documentos
vinculados quele indexador.
Se possuo uma certido de tempo de servio, digitalizada, posso adicionar os
descritores "Felipe Cepkauskas Petrachini", "Certido", "Registro Funcional
XXXXXXX" e mais tantos outros, conforme a necessidade do rgo.
Alis, para o pessoal mais novo (estou falando de vocs, galera do twitter), o
por vezes exagerado uso do hashtag (#) no mais do que a adio de um
descritor (indexador) dentro da mensagem, que permitir sua localizao posterior
atravs do mesmo critrio de pesquisa.

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Assim, quando voc posta sua foto no Facebook e acrescenta na legenda


#vaiarquivologia, #atepassar, ou, um dos meus favoritos, #sessaodatarde com a
foto de um livro para concursos, voc est simplesmente indexando o documento
digital "sua foto" para que outras pessoas possam pesquis-lo atravs do indexador.
E voc achando que essas crianas no aprendem nada na internet .
A seleo de indexadores costuma ser feita com base em:
- Tipologia Documental: diviso de espcie documental que rene
documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula
diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro.
- Ttulo ou cabealho do documento;
- Assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que
representem corretamente o contedo do documento;
- Datas associadas com as transaes registradas no documento;
- Documentao anexada.
Na etapa de atribuio de restrio de acesso, classificaremos o documento
como sigiloso ou ostensivo, e ainda, caso o documento seja sigiloso, buscaremos
estabelecer o grau de sigilo pertinente.
Importante: a atribuio de restries feita no momento da captura,
com base na classificao de segurana e sigilo do prprio rgo, seguindo os
seguintes passos:
- Identificao da ao ou atividade que o documento registra;
- Identificao da unidade administrativa qual o documento pertence;
- Atribuio do grau de sigilo e restries de acesso ao documento;
- Registro do grau de sigilo no sistema de gesto arquivstica de documentos;

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E para terminar de marretar vocs com informaes novas, falemos do


arquivamento.
Segundo o e-ARQ Brasil, arquivar a tcnica de colocar e conservar
numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de
classificao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando
mtodos adequados de tal forma que fiquem protegidos de sejam facilmente
localizados e manuseados.
A definio bonita, e sintetiza tudo que vimos at aqui nas aulas. Mas
quando falarmos de um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais,
devemos observar algumas particularidades.
Um SIGAD deve controlar os ttulos das pastas ou diretrios onde os
documentos so armazenados, e mais ainda, buscar fazer conexes entre os vrios
objetos digitais existentes no sistema. Isto se obtm atravs de uma codificao
identificadora

nica

(basicamente,

utilizar

os

mesmos

parmetros

de

classificao e identificao para todos os documentos do sistema).


Precisamos falar rapidamente tambm de pesquisa, localizao e
apresentao dos documentos.
De nada adiante colocarmos todos os documentos dentro de um sistema de
informtica, se no pudermos recuperar a informao que est ali.
Alis, lembre-se tambm que voc no domina o idioma das mquinas
(baseado em um sistema binrio de 0 e 1), razo pela qual o SIGAD deve se
preocupar no s com a localizao, mas tambm com a apresentao do
documento.
A pesquisa e localizao se prestam a prever funes de recuperao e
acesso aos documentos e s informaes neles contidas. At a, nada que voc j
no soubesse ou no pudesse imaginar (imaginao algo que salva um
concurseiro ).
A apresentao consiste em exibir os documentos atravs de um perifrico
(monitor, impressora, caixa de som, etc), ou, em outras palavras, permitir que a
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informao que se encontra armazenada segundo o sistema binrio possa se


manifestar a um ser humano na forma de imagem, som, folha impressa, enfim, fica
a gosto do fregus .
Outro aspecto importante o que diz respeito Segurana.
Lembre-se de que os documentos de um arquivo esto intimamente ligados
s funes da organizao. Com isto em mente, todo sistema de gesto deve
prever controles de acesso e procedimentos de segurana, a fim de garantir a
integridade dos documentos.
Neste contexto, temos algumas medidas que se prestam a este propsito.
So as seguintes
- Controle de acesso: j imaginou a zona que seria se todo e qualquer
cidado pudesse acessar diretamente e sem qualquer controle ou registro (leia-se,
anonimamente) todos os documentos de uma organizao pblica? Teramos o
caos!
Assim sendo, o controle de acesso deve ter incorporado ao seu sistema um
conjunto mnimo de funes, tais como: restrio de acesso aos documentos,
exibio de documentos e capacidade de edio de seu contedo apenas a
usurios autorizados.
Obviamente, o contrrio tambm verdade: este mesmo sistema deve evitar
que usurios no autorizados acessem determinados documentos.
- Uso e rastreamento: basicamente, todo e qualquer uso dos documentos
dentro do sistema deve ser registrado pelo prprio sistema. Quem usou, se tentou
visualizar, se tentou imprimir, quando e a que horas, se estava autorizado a
visualizar tal contedo.
- Trilha de auditoria: Segue a mesma ideia do tpico anterior, entretanto,
seu propsito est em fornecer informaes sobre o cumprimento das regras de
gesto arquivstica de documentos. Em outras palavras, se todo mundo est
fazendo o que deveria fazer.

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A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que


permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de intervenes feitas
no documento arquivstico digital ou no SIGAD.
- Cpias de segurana: J imaginou se os hds da nossa hipottica
repartio pblica explodissem, formando uma placa pastosa alaranjada de 700 C
no cho? Triste, no concorda?
Por isto o SIGAD deve fornecer meios para a realizao de cpias das
informaes dos sistemas. Sim meu filho, este o famigerado backup de dados.
Mas a ideia aqui que, em poucos dias, consigamos restaurar o funcionamento
integral do SIGAD, do jeitinho que era. Isto significa dizer que os perodos entre
backups no podem ser muito longos.
Use a imaginao: se a organizao faz backup das informaes de dois em
dois anos, uma falha irrecupervel no sistema devolveria a repartio aos seus
registros do binio anterior, e conduziria inexoravelmente demisso de algum .
E como que tudo isto vai ser armazenado?
Acredito que se voc comprou este curso em pdf, voc j esteja familiarizado
com meios de armazenamento eletrnicos. Contudo, o e-ARQ julgou importante
especificar os tipos de memria existentes, e eu, seguindo a prudncia e sabendo
que seu examinador tambm leu a publicao, farei a mesma coisa .
Existem trs tipos de memria:
- Memria Primria: esta memria contm o funcionamento essencial de
qualquer mquina. Aqui ficam armazenados os dados necessrios execuo de
qualquer software, durante o perodo de execuo. Caracterizam-se por sua rapidez
e por seus registros s durarem enquanto o software executado. Para quem
manja de computadores, o melhor exemplo o da memria RAM.
- Memria Secundria: passamos a uma modalidade de memria com maior
capacidade de armazenamento, porm de acesso mais lento. So nossos queridos
discos rgidos, que se prestam ao armazenamento de grandes quantidades de
arquivos, e hoje so indispensveis a qualquer computador minimamente til .
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- Memria Terciria: so as chamadas mdias de armazenamento (pendrives, disquetes, CDs, DVDs), normalmente utilizadas para cpias de segurana, e
mesmo para armazenamento do acervo digital. Tem como principal caracterstica o
custo unitrio quase insignificante, se comparados aos dispositivos de memria
secundria.
E, para terminar (e deixa-los descansar um pouco ), faltou falar da
Preservao.
A preservao tem como objetivo garantir a longevidade, funcionalidade e
acesso contnuo aos documentos, assegurando tambm caractersticas tais como
acessibilidade e autenticidade.
Lembra-se que a informtica tem aquela maniazinha boba de evoluir
rapidamente. Assim sendo, do ponto de vista dos documentos digitais, devemos
incluir estratgias que previnam a obsolescncia tecnolgica. De nada adianta um
acervo digital estar todinho gravado em disquetes de 1,44 MB, j pra l de
ultrapassados, ou formatos de documento que s podem ser lidos atravs da
gloriosa plataforma do Windows 98 e seu atualssimo pacote Office.
Com isso, creio que voc j esteja pronto para questes sobre o e-ARQ
Brasil e sobre a Resoluo 20 do CONARQ. O resto treinar com questes (e
incluirei vrias delas no fim das aulas).
Tem mais um detalhe: a partir da pgina 48, o e-ARQ Brasil passa a
efetivamente apontar os requisitos de um SIGAD, e ainda os classifica em
Obrigatrios, Altamente Desejveis ou Facultativos.
Eu poderia reproduzir todos os quadros em aula, mas isto tornaria o pdf
desnecessariamente extenso. Em editais mais especficos, costumo sugerir a leitura
direta, atravs do link que disponibilizei a vocs no incio da aula.
No nosso caso creio que nem mesmo isto ser necessrio. Se tiver um
tempo, pode dar uma rpida passada de olho, mas o contedo dificilmente trar
algo com o qual voc deva se preocupar.

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Voc ver que os requisitos so intuitivos, e com o tempo e treino com


questes, vocs nem faro fora para memoriza-los. Palavra!
Pra

quem

no

se

lembra

do

link:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf

5.2. Automao
Mais informtica meu caro, informtica em todo lugar... Este tpico bastante
curto. No por no ser importante, mas por no haver muito que falar sobre ele.
A finalidade da Automao otimizar os trabalhos da gesto documental. E
at onde se conhece, isto feito atravs de hardwares (mquinas) e softwares
(programas de computador) direcionados especialmente aos arquivos, atendendo a
alguma de suas dificuldades.
E o maior orgulho da Arquivologia, em termos de automao, o GED
(Gerenciamento Eletrnico de Documentos).
Mas, no que isso consiste?
O GED , antes de tudo, um processo de digitalizao de documentos. Assim
o sendo, sua primeira etapa justamente a converso dos documentos em papel ou
microfilme para um formato eletrnico, atravs de um aparelho com o qual acredito
todos estejam familiarizados: o scanner.
Mas se fosse s isso, no teria graa. A palavra gerenciamento est ali por
um motivo. E a que est a maravilha do negcio. Acabada a digitalizao do
documento, podemos nome-lo e index-lo com suas prprias informaes. Data de
criao, nome do arquivo, usurio criador, basicamente de tudo (e qualquer
semelhana com as pastas do Windows, NO mera coincidncia).
A partir do momento que estes metadados so includos no arquivo
digitalizado, torna-se muito mais fcil localiz-lo dentro do arquivo digital. De novo,
remeto voc ao Windows: quando lembra o nome de um arquivo, mas no sabe
onde o guardou, acredito que utilizem a ferramenta de pesquisa disponibilizada

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gentilmente pelo tio Gates. Alis, pensar no Windows e nas tarefas que voc realiza
atravs dele ser muito til quando tiver de responder questes sobre GED.
Os documentos digitalizados no passam de meras imagens dos papis que
serviram para sua formao. Dessa forma, no possvel pesquisar palavras dentro
do prprio documento (a princpio).
Entretanto, ainda possvel utilizar um OCR (programa dedicado ao
reconhecimento de caracteres em uma imagem) para tornar o prprio contedo do
documento pesquisvel. Simplesmente incrvel!
Mas, para que tudo isto seja possvel, existem ainda outras tecnologias
associadas ao GED:
- Gerenciamento de Documentos (Document Management): trouxe grandes
avanos para o setor de protocolo. Esta tecnologia permite o gerenciamento da
produo, reviso, aprovao e eliminao de documentos eletrnicos, tal como o
setor de protocolo o faria quando recebesse os documentos em papel (por favor, a
eliminao aqui corresponderia ao no recebimento do documento pelo setor, e no
pela destruio fsica do mesmo).
- Gerenciamento da Imagem do Documento (Document Imaging): a
nossa digitalizao, j explicada. Ou quase . Existem duas definies de
digitalizao, ambas passveis de cobrana em prova. Embora no sejam
excludentes, elas mostram enfoques diferentes do termo:
Reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta
densidade permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua
impresso em papel.
Essa definio j foi cobrada em prova, como veremos na parte de
exerccios.
Processo de converso de um documento para o formato digital por
meio de dispositivo apropriado, como um escner.

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Essa a definio do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do


qual saem a maior parte das questes sobre terminologias arquivsticas.
- Record and Information Management Esta tecnologia est associada ao
gerenciamento do ciclo vital do documento.
- Gesto do Fluxo de Trabalho (Workflow): Tecnologia diretamente ligada
ao controle e gerenciamento de processos (esta palavra processo significa
atividade, e no documento) garantindo que as tarefas sejam executadas dentro do
prazo previsto, e corretamente.
E para finalizar o tpico, vejamos as vantagens e desvantagens dos
documentos digitais:
Vantagens:
- Economia de espao fsico
- Ganho de produtividade (uma mquina capaz de realizar as tarefas de
modo muito mais rpido do que o homem)
- Facilidade de acesso aos documentos (eles esto todos disposio do
usurio, em frente ao seu nariz, por mais numerosos que sejam).
Desvantagens:
- O documento eletrnico ainda muito sensvel manipulao de suas
informaes e est sujeito obsolescncia.
- Esta forma de converso de suporte (digitalizao) ainda no
totalmente regulada por lei, o que significa que, em caso de reparties pblicas,
os originais ainda precisam ser preservados (por enquanto).
fato que o advento da Lei 12.682/2012 comea a mudar esse cenrio, mas
o referido diploma possui algumas limitaes, que sero abordadas na prxima
aula.

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5.3. Certificao Digital


O que talvez mais pese em desfavor dos documentos digitais seja a
desconfiana que as pessoas tem a respeito da autenticidade do documento. Afinal
de contas, se voc pegar uma cdula de dinheiro, vai ver um monte de marcas
dagua, sinais de segurana, e at uma fitinha passando a nota de ponta a ponta.
Se receber uma comunicao oficial, ver a assinatura da autoridade que
mandou expedi-la, ou da que emitiu o despacho. Enfim, os documentos fsicos
transmitem maior segurana queles que o consultam, justamente porque exibem
sinais que garantem ao consulente que aquele documento foi emitido por
determinado rgo.
Contudo, usemos este pdf como exemplo de documento digital. Voc sabe
que ele autntico (que fui eu quem o fez ) porque baixou do site o arquivo.
Entretanto, se, por alguma infelicidade, este mesmo arquivo circular na rede
de maneira no autorizada (s lembrando que feio e que crime ), convenhamos:
qualquer pessoa poderia ter montado o cabealho, colocado o logo do Estratgia e
dizendo ser eu, posto o pdf em circulao.
Como garantir que um documento to verstil como o documento eletrnico
transmita a mesma confiana queles que o consultam?
a que surge o conceito de certificao eletrnica.
Eu poderia explicar todo o conceito para voc, mas a Medida Provisria
2.200-2 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm) j traz
uma penca de conceitos. Vamos comear por eles:
o

Art. 1 Fica instituda a Infraestrutura de Chaves Pblicas BrasileiraICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade
jurdica de documentos em forma eletrnica, das aplicaes de suporte e
das aplicaes habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a
realizao de transaes eletrnicas seguras.

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Muito bem, nossa querida nao criou a estrutura de chaves pblicas.


Atravs desta estrutura, surgir o que chamaremos mais frente de Certificado
Digital.
Pense no Certificado Digital como um documento eletrnico com seu nome e
um nmero de controle nico (a chave pblica). Atravs dele, voc passa a ser
capaz de assinar digitalmente os documentos que criar, e assim, perante os olhos
do computador e de todos que acessarem o arquivo, foi voc o autor do documento.
A Medida Provisria em si apenas cria o modelo e a estrutura de que dever
seguir a cadeia de autoridades certificadoras. recomendvel que voc leia a
Medida Provisria toda (seus extensos 20 artigos), mas, aqui, vou chamar a ateno
para alguns artigos que j foram cobrados em prova.
E sim, estamos comeando pela parte chata . Daqui a pouco vai ficar mais
divertido.
Art. 2o A ICP-Brasil, cuja organizao ser definida em regulamento, ser
composta por uma autoridade gestora de polticas e pela cadeia de
autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz
- AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades
de Registro - AR.

Pois bem, est colorido de formas diferentes para voc visualizar todo o
esquema. Como est exposto no artigo 2, temos uma autoridade gestora de
polticas, que na verdade organizada na forma do comit do artigo 3:
Art. 3o A funo de autoridade gestora de polticas ser exercida pelo
Comit Gestor da ICP-Brasil, vinculado Casa Civil da Presidncia da
Repblica e composto por cinco representantes da sociedade civil,
integrantes de setores interessados, designados pelo Presidente da
Repblica, e um representante de cada um dos seguintes rgos, indicados
por seus titulares:
I - Ministrio da Justia;
II - Ministrio da Fazenda;
III - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior;
IV - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto;
V - Ministrio da Cincia e Tecnologia;
VI - Casa Civil da Presidncia da Repblica; e
VII - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica.

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1o A coordenao do Comit Gestor da ICP-Brasil ser exercida pelo


representante da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
2o Os representantes da sociedade civil sero designados para perodos
de dois anos, permitida a reconduo.
3o A participao no Comit Gestor da ICP-Brasil de relevante
interesse pblico e no ser remunerada.
4o O Comit Gestor da ICP-Brasil ter uma Secretaria-Executiva, na
forma do regulamento.

O Comit tem atribuies organizacionais e de orientao de todo o sistema


de chaves pblicas no Brasil. Tendo isto em mente, veja o artigo 4:
Art. 4o Compete ao Comit Gestor da ICP-Brasil:
I - adotar as medidas necessrias e coordenar a implantao e o
funcionamento da ICP-Brasil;
II - estabelecer a poltica, os critrios e as normas tcnicas para o
credenciamento das AC, das AR e dos demais prestadores de servio de
suporte ICP-Brasil, em todos os nveis da cadeia de certificao;
III - estabelecer a poltica de certificao e as regras operacionais da AC
Raiz;
IV - homologar, auditar e fiscalizar a AC Raiz e os seus prestadores de
servio;
V - estabelecer diretrizes e normas tcnicas para a formulao de
polticas de certificados e regras operacionais das AC e das AR e definir
nveis da cadeia de certificao;
VI - aprovar polticas de certificados, prticas de certificao e regras
operacionais, credenciar e autorizar o funcionamento das AC e das AR,
bem como autorizar a AC Raiz a emitir o correspondente certificado;
VII - identificar e avaliar as polticas de ICP externas, negociar e aprovar
acordos de certificao bilateral, de certificao cruzada, regras de
interoperabilidade e outras formas de cooperao internacional, certificar,
quando for o caso, sua compatibilidade com a ICP-Brasil, observado o
disposto em tratados, acordos ou atos internacionais; e
VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as prticas
estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover
a atualizao tecnolgica do sistema e a sua conformidade com as polticas
de segurana.
Pargrafo nico. O Comit Gestor poder delegar atribuies AC Raiz.

Viu? Controle e direcionamento do sistema. Nenhuma atividade propriamente


de certificao. Pensando nisso, ao invs de decorar artigos, voc s vai precisar
analisar o que chegar sua frente .
Agora estudemos a cadeia de certificao. No topo da cadeia alimentar est
a nossa AC Raiz:
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Art. 5o AC Raiz, primeira autoridade da cadeia de certificao,


executora das Polticas de Certificados e normas tcnicas e operacionais
aprovadas pelo Comit Gestor da ICP-Brasil, compete emitir, expedir,
distribuir, revogar e gerenciar os certificados das AC de nvel
imediatamente subsequente ao seu, gerenciar a lista de certificados
emitidos, revogados e vencidos, e executar atividades de fiscalizao e
auditoria das AC e das AR e dos prestadores de servio habilitados na ICP,
em conformidade com as diretrizes e normas tcnicas estabelecidas pelo
Comit Gestor da ICP-Brasil, e exercer outras atribuies que lhe forem
cometidas pela autoridade gestora de polticas.
Pargrafo nico. vedado AC Raiz emitir certificados para o usurio final.

Daqui, creio que seja importante a anotao do pargrafo nico. Tambm


no a Autoridade Certificadora Raiz quem emite os certificados para o
usurio final (eu, voc ou qualquer outro que precise emitir um documento digital).
E o fato de a AC Raiz no ter competncia para emitir os certificados j um
bom indcio do seu papel na estrutura. Ela controla certificados de outras
Autoridades Certificadoras, que se encontrem imediatamente abaixo dela, e no
de ns, meros mortais que precisam de certificao.
Ento, se voc precisar do certificado, quem que vai emiti-lo para voc?
Art. 6o s AC, entidades credenciadas a emitir certificados digitais
vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo titular, compete
emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados, bem
como colocar disposio dos usurios listas de certificados revogados e
outras informaes pertinentes e manter registro de suas operaes.
Pargrafo nico. O par de chaves criptogrficas ser gerado sempre
pelo prprio titular e sua chave privada de assinatura ser de seu
exclusivo controle, uso e conhecimento.

Finalmente, achamos quem vincula pares de chaves criptogrficas ao titular


(calma que o tio tambm vai explicar isso). Por enquanto, acredite que vincular
pares de chaves criptogrficas significa conceder a voc uma assinatura digital
(depois eu arremesso o pedregulho em voc).
Mas tem um problema. A AC emite o certificado, mas voc est lendo em
algum lugar que ela quem vai receber a sua solicitao?
Embora a AC saiba quem voc , nunca te viu nem nunca te ver na vida.
Ela sabe teu CPF, RG, nome completo, mas no o som da sua voz . Para este
contato mais humano, temos a Autoridade de Registro:
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Art. 7o s AR, entidades operacionalmente vinculadas a determinada


AC, compete identificar e cadastrar usurios na presena destes,
encaminhar solicitaes de certificados s AC e manter registros de
suas operaes.

Adoro esse SmartArt do Word. Fica to simptico e profissional a aula...


Ok, com isto, voc j conhece a estrutura de chaves pblicas no Brasil e todo
o rico universo que a cerca.
Mas te faltam alguns conceitos de criptografia. Hora de dar uma olhada nisso.

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No, no pretendo te explicar o que um padro RSA 4096 bits e funo


hash SHA 512. Primeiro, pois nem eu estou bem certo de que sei o que isso.
Segundo, pois o que cai em prova o conceito geral de criptografia, e suas
estruturas mais bsicas.
Pois bem, um documento criptografado teve toda sua informao codificada,
atravs de algo que chamaremos de algoritmo. Por conta desta codificao, seu
contedo passou a ser ilegvel para uma pessoa que no saiba como
descriptografar o aludido documento.
De maneira bem grosseira, o algoritmo uma frmula matemtica que
permite codificar o documento e, atravs do processo inverso, tornar seu contedo
novamente acessvel ao usurio.
Essas frmulas so facilmente verificadas por um computador, porm,
dificilmente resolvveis por um computador, enquadrando-se na definio de
"problemas de tempo polinomial no determinsticos".
Nem vou tentar explicar isto a voc , apenas pense no seguinte:
Tente me apresentar dois nmeros cuja multiplicao de um por outro d
1241. Veja que voc vai demorar um pouco para achar esta resposta, pois vai ter de
ficar testando pares de nmeros dois a dois, at achar uma combinao vlida.
Agora, e se eu te soprasse "73" e "17"?
Bastaria apenas verificar a resposta: 73x17 = 1241 = Resposta vlida!
exatamente assim que o algoritmo de criptografia funciona: respostas
facilmente verificveis por um computador e no facilmente solucionveis por um
computador.
Dito isto, o sistema escolhido pela Medida Provisria 2.200-2 o de chave
pblica, chave-dupla ou ainda, criptografia assimtrica.
Atravs deste padro, quando um novo usurio certificado, sero emitidas
duas chaves de criptografia. Uma dessas chaves ser a chave pblica, de
conhecimento geral por toda a unidade, e uma segunda chave a chave privada.
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Por isto o artigo 6 diz que a Autoridade Certificadora vincula pares de chaves
aos respectivos titulares. Foi o sistema escolhido pela Medida Provisria.
Muito bem, muito legal, mas como isto funciona?
O padro ser o seguinte: um documento criptografado por uma chave
pblica ser descriptografado pela sua correspondente chave particular. E um
documento criptografado por uma chave particular ser descriptografado por sua
correspondente chave pblica. E cada um desses dois procedimentos se presta a
uma coisa diferente
Olha que coisa fantstica:
Eu trabalhei na Receita Federal durante pouco mais de 2 anos. Eu tinha um
certificado digital (o qual o Delegado da unidade mandou devolver quando me
desliguei do cargo).
Quando eu ainda possua o certificado, eu produzia documentos digitais.
Textos ordinrios no Word, sem absolutamente nada de especial, e pior ainda, sem
qualquer garantia de autenticidade, integridade ou validade jurdica .
Caso eu quisesse criptografar este documento, e assim, torna-lo autntico
aos olhos dos demais, o procedimento a ser seguido seria o seguinte:
Atravs da minha chave privada, eu criptografo o documento. Como s eu
conheo minha chave privada, aquele padro de criptografia garante que fui eu
quem emitiu o documento, e assim, ele autntico.
Se outra pessoa da Receita Federal quisesse tomar conhecimento de seu
contedo, bastaria descriptografar o documento atravs de minha chave pblica
(que todo mundo sabe), e assim, teria acesso a seu contedo, sabendo que fui eu
quem o emitiu.
Este procedimento garante a autenticidade do documento. Afinal, a minha
chave pblica s foi capaz de descodificar o documento porque foi minha chave
privada quem o codificou . Se no fosse eu o emitente do documento digital, minha
chave pblica no serviria para nada .
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Por outro lado, digamos que estamos preocupados no em autenticar uma


informao, mas em torna-la confidencial, de maneira que s seu destinatrio a
conhea.
Se eu precisasse mandar um memorando a meu chefe de Diviso, com
assuntos sigilosos, os quais s poderiam ser conhecidos por ele, temos um
procedimento bastante semelhante ao seguinte: de posse da chave pblica do
usurio destinatrio (lembre-se, ela de conhecimento de todos que trabalham no
rgo), eu codificarei o documento.
Como utilizei uma chave pblica para efetuar a codificao, somente a chave
privada correspondente ir descodifica-lo, justamente a chave privada do
destinatrio. Desta forma, somente ele ter acesso informao.
Tudo conforme o esquema abaixo:

Este sistema de chaves assimtricas (desiguais) fantstico, pois no h


necessidade de ficar emprestando certificados a outras pessoas. Existe uma chave

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de conhecimento geral, e outra de conhecimento apenas do usurio, e apenas o par


vinculado ao usurio capaz de descodificar o documento.
Por esta razo, o mtodo de chaves assimtricas prefervel ao sistema de
chaves simtricas, de chave nica ou de chave secreta. Neste esquema, existe
apenas uma chave, conhecida por todos os usurios dentro de um mesmo canal de
comunicao, que utilizada tanto para codificar como para descodificar as
mensagens.
O problema que qualquer pessoa que conhea a chave pode emitir
documentos vlidos, prejudicando a autenticidade do documento (no h como
vincular um usurio a um documento, j que todos os usurios do sistema usam a
mesma chave). Fora o fato de que, se algum ceder indevidamente o seu
certificado, a cadeia inteira fica comprometida (ao contrrio do sistema de chaves
pblicas, onde o comprometimento se restringir ao usurio da chave particular).
Ainda dentro do tema de certificao digital, prudente que voc conhea o
processo de assinatura digital e o conceito de funo hash.
Para variar, a funo hash uma frmula . Existem diversos algoritmos de
hash, e eu mesmo utilizo o padro MD5 para verificar a integridade de alguns
arquivos. Mas isto no interessa a voc .
O que interessa saber como funciona. O algoritmo hash vai pegar o seu
documento e, atravs de uma frmula, vai dar a voc uma resposta numrica,
normalmente hexadecimal (usando nmeros de 0 a 9 e as letras A, B, C, D, E ,F,
que, acredite voc ou no, tambm so nmeros neste sistema).
A frmula to complexa que qualquer, mas eu digo qualquer alterao no
documento, mesmo a insero de um msero ponto final a mais no final de uma
frase altera o resultado da frmula.
E qual a utilidade disto? Ora meu caro, pense um pouco . Eu tenho um
documento assinado com uma chave privada, certo? Este documento, j
criptografado encerra um conjunto de caractersticas nicas, e melhor ainda, o hash
dele nico.

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Este hash diferente, por exemplo, do hash do documento descriptografado,


ou mesmo do hash criptografado por outra pessoa, mesmo que nos trs casos o
contedo seja o mesmo.
J sabe onde quero chegar n? Se o hash do documento criptografado no
conferir com o hash esperado, a autenticao est incorreta, o que pode indicar ou
que o documento foi alterado, ou que o usurio que o gerou no o mesmo, ou
vrias outras coisas. Mas o que resta provado que o documento no ou no est
do jeito que deveria estar .
E no justamente esta a funo de uma assinatura? .

5.4. Documentos eletrnicos (digitais): conceitos e definies


5.4.1. Projeto de Digitalizao e Conceitos Iniciais
Nosso estudo sobre o e-ARQ Brasil foi bem claro: ele no se tratava sobre
digitalizao de documentos e sim sobre gesto de documentos eletrnicos.
Este captulo, por outro lado, tratar especificamente de digitalizao de
documentos. Por ser um tema um pouco mais recente, no existem tantas obras
especficas sobre o assunto.
Foi pensando nisso que o CONARQ cuidou de elaborar um conjunto de
recomendaes para digitalizao de documentos, que pode ser facilmente
consultado no link abaixo:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/recomendaes_para_digitalizao.pdf

Nossa aula ser baseada naquele conjunto de recomendaes. Se voc tiver


a curiosidade de ler a resoluo, ver que ela tem foco no arquivo permanente, at
porque o processo de digitalizao costuma ser particularmente vantajoso para este
tipo de acervo. Entretanto, no h qualquer restrio conceitual ao que vamos
estudar aqui no que diz respeito aos arquivos correntes e intermedirios.
A propsito, a recomendao bem clara naquilo que ela se prope a fazer e
naquilo que ela definitivamente no se presta a fazer. Veja s:
Assim, ns falaremos de:
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- Captura digital em imagem de documentos planos e encadernados:


impressos, manuscritos, mapas, plantas, desenhos, gravuras, cartazes,
microformas, diapositivos, negativos, cpias e ampliaes fotogrficas;
- Padres e boas prticas mnimas para a captura digital de imagens;
produo de matrizes e derivadas, identificao do representante digital e
controle de qualidade;
- Formatos digitais para representantes digitais matrizes e derivados;
- Metadados tcnicos;
- Boas prticas gerais para armazenamento, segurana e preservao
dos representantes digitais;
-

Utilizao

de

servios

terceirizados

para

captura

digital,

armazenamento e acesso aos representantes digitais.


E no falaremos de:
- Seleo do acervo a ser digitalizado;
- Descrio arquivstica e poltica de acesso e uso dos documentos
arquivsticos;
- Digitalizao de acervo sonoro e de imagens em movimento;
- Preservao em longo prazo daqueles documentos originalmente
criados e mantidos em ambiente eletrnico (born digital);
- Capacitao e qualificao de pessoal;
- Aspectos legais relativos aos direitos autorais, de acesso, privacidade
e sigilo.
Pois bem, todo estudo comea na definio de seu objeto. Assim o sendo, o
que seria a digitalizao?

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Digitalizao o processo de converso dos documentos arquivsticos em


formato digital, que consiste em unidades de dados binrios, denominadas de
bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit)
formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem,
processam, transmitem e armazenam dados.
As unidades binrias formam o que se conhece por cdigo binrio, que a
linguagem utilizada pelo computador. Voc costuma criar, receber, processar,
transmitir e armazenar informaes atravs da sua lngua nativa (eu no creio que
voc pense em outra lngua que no o portugus). O computador faz a mesma
coisa, com zeros e uns.
A partir da converso do documento, ele passa a poder ser utilizado por meio
de recursos da informtica. E aqui vai a primeira grande lio: o documento criado
atravs do processo de digitalizao um documento diferente do documento
original. Tocou algum sino na sua cabea?
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e
de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.

Apesar dos diversos avanos introduzidos na legislao quanto aos


documentos digitalizados, os seus respectivos originais ainda precisam ser
mantidos pela instituio. Na poca da edio da recomendao isso se explicava
facilmente pelo fato de no haver lei conferindo valor legal ao documento
digitalizado.

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Atualmente, estes documentos ainda demandam sua conservao, mas por


um motivo diferente: o artigo 6 da Lei 12.682/2012 (veremos este diploma na
ntegra durante a aula de legislao arquivstica):
Art. 6o Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados,
devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao
pertinente.

Ento, por que raios digitalizo um documento, se continuo a precisar manter


o original? No caso dos documentos permanentes, este procedimento permitir a
difuso do contedo do documento, facilitar seu acesso e contribuir para sua
preservao, pois quem quiser acessar eu contedo poder tomar contato com a
cpia digitalizada, ao invs de manusear o documento original com quase meio
milnio de existncia.
Ou ainda, segundo a prpria recomendao:
- Contribuir para o amplo acesso e disseminao dos documentos
arquivsticos por meio da Tecnologia da Informao e Comunicao;
-

Permitir

intercmbio

de

acervos

documentais

de

seus

instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;


- Promover a difuso e reproduo dos acervos arquivsticos no
digitais, em formatos e apresentaes diferenciados do formato original;
- Incrementar a preservao e segurana dos documentos arquivsticos
originais que esto em outros suportes no digitais, por restringir seu
manuseio.
Sabendo o que e para que serve, existem algumas consideraes prvias
ao processo de digitalizao em si.
O primeiro passo identificar o menor caractere a ser digitalizado. um
ponto final? Um trao? Uma mancha de impresso que queremos ver preservada
para posteridade? Qual a menor coisa que voc gostaria de ver captada pelo
aparelho de captao digital?

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Abstraindo o fato de que este documento que voc est lendo foi criado
digitalmente (e assim, no foi tratado pela recomendao), no nosso caso, o menor
caractere a ser digitalizado seria o ponto final. Olha como ele minsculo: ..
Recomenda-se que a digitalizao seja feita nas prprias dependncias
da instituio, evitando tanto seu transporte como a possibilidade de roubos ou
extravio dos documentos. Entretanto, a terceirizao dos servios de digitalizao
no vedada, se observadas algumas cautelas.
Ademais, em observncia ao princpio da organicidade, recomenda-se a
digitalizao de fundos (colees/sries) inteiros, pois tal medida facilita a
contextualizao dos documentos digitais. Lembre-se: o documento inserido no
arquivo encontra seu sentido completo enquanto unido aos demais documentos do
acervo a que pertence. Sim, a resoluo utilizou o termo coleo (Schellenberg
est ligeiramente irritado com isto ), ento, no estranhe se a palavra aparecer na
sua prova: no ser utilizada com a preciso com que estamos acostumados.
Todavia, tambm possvel digitalizar documentos isolados, em funo de
sua frequncia de uso (o documento frequentemente consultado, enquanto o
fundo ou a srie a que pertence no o so), seu estado de conservao
(normalmente

severamente

deteriorado)

ou

ainda,

quando

documento

isoladamente considerado possuir alto valor intrnseco. Mesmos nestes casos,


importante que o documento no seja descontextualizado do conjunto a que
pertence.
Feitas estas consideraes, chegamos ao momento de efetuar a captura
digital da imagem (vulga digitalizao).
O processo de digitalizao busca garantir a fidelidade entre o
documento original e seu correspondente digital (chamado representante
digital).
O CONARQ recomenda a digitalizao tambm das capas, contracapas,
envoltrios, e at mesmo as pginas sem impresso, especialmente nos casos em
que possuam algum tipo de sinalizao grfica ou qualquer outra informao.

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S tem um probleminha: fosse s digitalizar, estava tudo tranquilo. S que o


estado de conservao e mesmo as caractersticas fsicas do documento podem
influenciar na escolha do equipamento de captura.
Imagine-se segurando uma cpia do documento em que foi assinada a Lei
urea e, para agilizar seu trabalho, resolveu colocar o documento em um scanner
com alimentao automtica (ele puxa o papel sozinho e j digitaliza o documento
no processo). S que a falta de delicadeza deste aparelho pode destroar o j
fragilizado suporte do documento, destruindo o original e inviabilizando a
digitalizao.
Pssimo n?
Outro aspecto que deve ser levado em considerao: a qualidade do
representante digital.
Os equipamentos a serem utilizados na captura precisam ser capazes de
gerar um representante digital que possua, no mnimo, a mesma dimenso
fsica e as mesmas cores do original, tudo isto em escala de 1:1. E esta
qualidade no pode ser obtida atravs da utilizao de softwares de
tratamento de imagem.
Em outras palavras: no podemos capturar a imagem do documento em uma
escala menor, ou com menos cores, e depois usar um software para corrigir esta
falha.
Agora vem a parte interessante: quais so os parmetros que devemos
utilizar para gerar uma imagem digital de qualidade?
Seu professor gosta de lembrar que era fotgrafo nas horas vagas. Pois bem,
tambm mexia com filme negativo, mas dada minha idade, j sou da poca da
fotografia digital. Por uma feliz coincidncia, os conceitos com os quais eu
trabalhava no tratamento de fotografias so os mesmos que o CONARQ expe em
suas recomendaes.
A qualidade de uma imagem digitalizada depende das seguintes variveis:

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- Resoluo ptica do Escaneamento


- Profundidade de bit
- Processo de Interpolao
- Nvel de Compresso
S parece complicado. Em verdade bem simples.
A Resoluo Linear (ou simplesmente Resoluo) dada em funo do
nmero de pixels presentes em uma determinada rea do documento. Usualmente,
costuma-se fixar a resoluo em funo do nmero de pixels contidos em uma
polegada quadrada (uma polegada de largura no eixo x e outra polegada de altura
no eixo y).
Para no ficar to abstrato, veja afigura abaixo:

Isto um quadrado de uma polegada de lado, ou, para utilizar o sistema


mtrico nacional, isto um quadrado de 2,56 cm de lado.
Toda figura digital composta por uma infinidade de quadradinhos chamados
pixels.
Se voc pegar uma foto digital, e utilizando qualquer programa de edio de
imagem, comear a aproximar a foto at o limite que o programa lhe permitir, vai
reparar que a imagem composta por uma infinidade de quadradinhos minsculos.
Veja o caso do nosso PDF:

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Viu os quadradinhos? So eles que forma todas as imagens digitais que


existem.
Uma imagem ter resoluo tanto maior quantos for o nmero de pixels
existentes no comprimento e na largura de cada polegada da mesma. As
medidas convencionais de resoluo so o dpi (dots per inch, ou pontos por
polegada) e o ppi (pixels per inch, ou pixels por polegada).
Prxima figura:

Isto uma figura com uma resoluo de 300 ppi (por favor, apenas finja que
acredita nisso :P), ou ento, de 300 pontos por polegada. assim que a unidade
ppi trabalha: quando dissermos que uma figura tem 300 ppi de resoluo,
queremos dizer que, em cada polegada quadrada da figura, existem 300 pixels de
largura e 300 pixels de comprimento formando esse quadrado de uma polegada de
lado.
Fazendo as contas, teremos nada menos do que 90.000 pixels para cada
polegada quadrada, ou 90.000 quadradinhos dentro daquele primeiro quadrado que
mostrei a vocs:

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Ento, qual a diferena ento de uma imagem possuir 300 ppi de resoluo,
ou apenas 50 ppi? Quanto maior o nmero de pixels utilizados no processo de
captura, maior a resoluo linear da figura e, consequentemente, melhor a
representao da imagem original, com maior riqueza de detalhes. Quanto maior a
resoluo, mais fiel ser o documento digitalizado ao original que serviu de base
para sua criao.
Entretanto, alguns softwares podem realizar a interpolao de imagens
capturadas. Esses softwares adicionam novos pixels s imagens, levando em conta
os pixels j existentes, fazendo com que uma determinada imagem PAREA ter
sido capturada com maior resoluo.
O princpio bem simples: temos dois pixels pretos, um do lado do outro.
Atravs da interpolao, vamos adicionar um novo pixel entre eles, que no existia
originalmente na imagem. Neste caso, como ambos os pixels so pretos, o software
de interpolao provavelmente decidir acrescentar um novo pixel preto entre eles.
E com a visualizao, fica mais fcil ainda de ver como funciona:

Parece sensacional n? S que o recurso de interpolao no pode ser


utilizado para a gerao de matrizes digitais, justamente pelo fato de que
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consiste na adio de uma informao que no estava originalmente no documento.


E pode acreditar que arquivistas levam isso muito a srio.
A profundidade de bit,(tambm conhecida por resoluo tonal, resoluo
de cor, ou ainda, variao dinmica) uma medida que quantifica o nmero de
bits utilizados para definir o valor de cada pixel.
Pois bem: existem bits que definem o valor das cores (primrias: azul,
vermelho, verde, secundrias: amarelo, magenta e ciano, e variaes a partir da
combinao destas cores) e bits que definem a variao tonal entre essas cores,
atravs de uma variao de escala de cinza (o azul mais escuro ou mais claro
conforme a variao do mesmo azul dentro de uma escala de cinza). Ns falaremos
destes ltimos bits.
Quanto mais bits utilizarmos para definir o valor de cada pixel, maior a ser a
escala de cinza (greysacale) em uma dada figura, isto dentro de um modo de cores
que s aceite um bit para definir o valor da cor (ficaria bem mais interessante se
fossemos falar tambm dos bits que definem as cores, mas fica pra outra vez :P).
Complicado? Que nada!
Partindo do pressuposto de que s existe um bit que define a cor de
determinado pixel (podendo assumir valores 0 e 1, ou branco e preto), a escala de
cinza pode funcionar assim:
Se utilizarmos apenas 1 bit para definir a escala de cinza, teremos uma
escala bitonal, onde s existe preto e branco, e apenas duas possibilidades

:
1 = branco
0 = preto
Se usarmos dois bits para definir a escala de cinza, teremos 4 possibilidades

(
11 = branco
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10 = cinza claro
01 = cinza escuro
00 = preto
Com trs bits, temos oito possibilidades de cinza (

, variando entre o

preto e o branco. E assim por diante. Quanto mais bits, maior o nmero de cinzas
entre o preto e o branco.

E funciona para outras cores tambm:

Quanto ao nvel de compresso, trata-se de uma forma de reduzir a


quantidade de informaes da imagem digitalizada.
Esta diminuio pode se dar sem perda de qualidade aparente (lossless)
ou com perda da qualidade da imagem (lossy). Qualquer que seja a escolha, a
qualidade da imagem digital em relao ao seu original deve continuar a preservar a
escala de 1:1. Ou seja, podemos at reduzir o nmero de informaes de uma
determinada imagem, mas isto no pode gerar uma imagem aparente pior que a
original.
Existem nveis de tolerncia conforme falarmos da matriz digital, dos
formatos de acesso e de seus derivados, mas tudo no seu tempo.

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Por fim, devemos levar em conta as condies de iluminao direta e indireta


do local. Isto ocorre pois o processo de digitalizao da imagem consiste na
emisso de um feixe de luz diretamente no documento, que permitir identificar e
capturar a imagem nele existente. Assim, se tivermos, por exemplo, uma janela
aberta com o sol batendo bem em cima da imagem que pretendemos capturar, o
processo de digitalizao pode restar prejudicado.
A propsito, sabe por que somos capazes de enxergar cores? Porque os
objetos so capazes de refletir a luz que os atinge. Dito isto, quem ir realizar a
digitalizao deve evitar a utilizao de roupas com cores fortes, justamente por
conta deste reflexo delas sobre os documentos a serem digitalizados.
5.4.2. Formatos dos Representantes Digitais
Uma vez escolhido o equipamento que far a captura digital, devemos fazer
algumas consideraes quanto ao formato em que sero mantidos os arquivos
decorrentes deste processo.
O CONARQ sempre manifestou sua preferncia por formatos open source
(software aberto), que nada mais so do que softwares cuja distribuio e
utilizao so livres, alm das especificaes do formato serem tambm pblicas (o
autor do formato divulgou toda a codificao de seu formato, para quem quiser ver).
A utilizao destes formatos permite melhores condies de preservao e
acesso aos dados, vez que os usurios no ficaro dependentes de uma licena de
um software pago para acessar os arquivos. A chance de desatualizao tambm
cai bastante, visto que como o cdigo aberto, qualquer pessoa pode desenvolver
o formato para atender sua necessidade.
Existem formatos clssicos para armazenamento de imagens:
- TIFF (Tagged Image File Format): apresenta elevada definio de cores
sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercmbio de representantes
digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informao existentes.

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PNG (Portable Network Graphics): surgiu inicialmente para

substituir o

formato GIF, e tem encontrado aceitao para a gerao de matrizes digitais e tem
caractersticas semelhantes ao TIFF.
Uma de suas vantagens utilizar uma compresso sem perdas, alm, de
ser um formato padronizado pela International Standard Organization como
ISO/IEC 15948:2003. Entretanto, mais limitado na insero de metadados
embutidos.
Metadado??? Calma meu filho:
Metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
E o pargrafo 3 do artigo 3 da Resoluo 20 do CONARQ tem uma
definio bastante prxima desta:
3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que
descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar
os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a:
identificao e contexto documental (identificador nico, instituio
produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia
documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados,
idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo, informaes sobre
criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto
tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de
hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e
localizao fsica do documento.

Resumindo a histria: metadado um dado sobre outro dado, ou, no


nosso caso, um dado (registro) sobre outro dado (imagem).
JPEG (Joint Photographic Experts Group): tem sido considerado como um
formato para a gerao dematrizes quando os originais em outro formato continuam
a serem preservados, mas possui limitaes em cenrios de navegao WEB,
devendo ser gerada uma imagem derivada de acesso, tambm em JPEG.
Pode ser configurado para fazer a compresso sem perdas. Em relao
ao PNG, esse formato permite embutir mais metadados, alm de ser padronizado
pela International Standard Organization como ISO/IEC 15444-1:2000 (o cdigo em

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si no importante, apenas guarde que o formato JPEG padronizado pela


ISO).
E o que que eu fao com toda essa informao?
A gente no est conversando at agora sobre digitalizao? Pois bem,
estamos prontos para gerar uma imagem digital neste momento. Mas, como de
praxe, nunca to simples assim (embora tambm no seja complicado :P).
Mantenha em mente: ns precisamos gerar representantes digitais de alta e
de baixa resoluo. Os representantes com alta resoluo so mais fiis ao
documento original, contudo, dada a quantidade dados que carregam, geram
arquivos enormes, de difcil difuso. para isto que serviro os arquivos de baixa
resoluo: embora sejam menos fiis, possuem a informao de que o usurio
necessita, e so mais fceis de difundir.
Dito isto, temos os seguintes representantes digitais:
Matriz Digital: O suprassumo da manifestao digital do documento. um
representante digital com alta qualidade de captura (tanto no que diz respeito
profundidade de bits, como na resoluo ptica em dpi).
armazenado por profissionais altamente qualificados na rea de
informtica, e o acesso a esta matriz restrito a usurios autorizados. O CONARQ
tem tanta admirao por esta matriz que recomenda que seu armazenamento seja
feito em local altamente protegido e sem qualquer conexo com a rede (internet).

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A digitalizao dever se basear nos seguintes parmetros:

Como voc pode notar, o formato do arquivo digital recomendado sempre o


mesmo, a despeito do tipo de reproduo pretendida: o formato TIFF o favorito
para a Matriz Digital.
Caso voc esteja curioso, os tipos de reproduo mencionados na tabela so
os seguintes:
Bitonal: Captura de imagem onde no h gradao entre o claro e o
escuro. Trabalha apenas com preto e branco.

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Recomenda-se o seu uso somente para textos impressos e/ou


datilografados monocromticos e muito homogneos, sem presena de
manchas ou escurecimento do suporte original.
Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) - Recomenda-se o uso de
escala de cinza para evitar que pequenas manchas interfiram na leitura final do
representante digital. Da mesma forma para a digitalizao de microformas, caso
tenham as caractersticas assinaladas acima.
Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Este sistema constitudo por
projees de luz como monitores de vdeo e projetores (data displays), em
contraposio ao sistema substrativo, formado por impresses (CMYK). S para
constar, o Y de Yellow (Amarelo) e o K de Black (Preto).
O padro RGB voltado para apresentao de cores na internet e seu uso
recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informaes
relevantes em cor e fotografias de modo geral (enquanto o formato CMYK
recomendado para impresso).
A propsito: na Matriz Digital deve constar tambm a sinaltica (conjunto de
sinais).
Falamos um pouco disto quando tratamos de microfilmagem. A ideia a
mesma.
Quando tratamos de imagens digitais, as sinalticas utilizadas so as
seguintes:
- Escala de cinza
- Escala de cores
- Escala e sinalizao de dimenses.
Essa sinaltica deve ser inserida no arquivo, mas no na imagem.
Ah ? E como que eu devo fazer isso?

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Simples meu caro: na matriz digital adicionada uma pequena margem ao


redor do documento, no qual as sinalticas sero inseridas. Esta margem
cuidadosamente fixada de tal forma que possa ser extrada da imagem quando
formos gerar os arquivos derivados de acesso (que voc ainda vai conhecer).
Seguindo
Matriz Digital com Processamento de Imagem (MDPI): uma matriz cuja
gerao opcional.
Consiste uma matriz de alta resoluo, tambm em formato TIFF gerada a
partir de um software de tratamento de imagem (a MD no passava por este
processo) com compresso sem perda de qualidade aparente, mas que permita
uma melhor visualizao e acesso, com a ausncia de margens pretas e das
sinalticas presentes na MD.
Contudo, apesar do processamento da imagem com software, devemos
evitar interferncias estticas no documento (deixa-lo mais bonitinho, ao invs de
simplesmente tentar deixa-lo mais ntido).
Deve ser armazenada em local diferente da Matriz Digital e a partir da
MDPI (quando houver) que iremos gerar os outros formatos dos representantes
digitais, chamados de derivados.
Em frente.
Agora que temos a MD e a MDPI, podemos gerar os formatos de acesso,
conforme a necessidade do usurio final (para visualizao em tela, navegao,
impresso ou download, etc). O formato do arquivo pode variar, conforme a
necessidade do usurio.
Derivada de Acesso: So os representantes digitais gerados a partir da
Matriz Digital ou da Matriz Digital com Processamento de Imagem.
Recomenda-se que sejam gerados em formatos de arquivo abertos (em
especial o JPEG e o PNG, ou mesmo PDF, que voc j conhece), justamente para

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facilitar sua difuso. Ademais, recomendvel que sejam geradas em resoluo


menor que a MD ou MDPI (a critrio da destinao que lhe for dada).
Contudo, no h qualquer problema em que sejam geradas em formatos
proprietrios (formato de arquivo mantido por uma empresa, que detm o direito
intelectual sobre o mesmo), se isto vier a facilitar a destinao que o usurio final
tiver em mente.
Tambm no h qualquer problema em fazer o processamento digital destes
formatos, desde que respeitada as caractersticas originais de visualizao do
documento.
Derivada de Navegao: Segundo o prprio CONARQ:
Para a visualizao de imagem a ttulo ilustrativo em stios da internet, devese utilizar um representante digital com baixa resoluo, do tipo thumbnail. Nessa
modalidade os formatos de arquivo digitais mais comuns so o GIF, BMP, PNG e
JPEG. Esse formato apresenta uma resoluo final que no recomendada para
textos ou desenhos com linhas muito finas ou caracteres muito pequenos, tornandoos, por vezes, pouco legveis.
E j que toquei no assunto dos metadados (ok, foi bem l trs, mas acho que
voc no vai se importar em ter mais essa informao consigo), vamos trabalhar um
pouquinho mais o conceito.
O e-ARQ Brasil falava sobre os metadados referentes a recursos de
pesquisa, catalogao, indexao e descrio de documentos. Era a finalidade
daquela resoluo.
Aqui ns falaremos de outro tipo particular de metadados: os metadados
tcnicos.
Os metadados tcnicos descrevem as caractersticas do representante
digital, naquilo que diz respeito ao processo de captura, e ainda traz algumas
caractersticas fsicas do documento (tipo, dimenso, etc).

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Estes metadados podem ser inseridos no prprio representante digital, ou em


uma planilha do banco de dados da instituio. Mas, mais importante que isto
conhecer o conjunto mnimo de metadados recomendados pelo CONARQ:

Estamos prontos para o prximo ponto.


5.4.3. Controle de Qualidade
Aqui no tem conversa meu caro: voc deve se pautar pelas orientaes do
CONARQ, risca!
O que se chama de controle de qualidade o conjunto de procedimentos
tcnicos com o propsito de verificar a fidelidade entre o representante digital e o
documento original, bem como verificar se foram alcanados os parmetros de
resoluo, modo de cor e registro dos metadados tcnicos desejados.

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A verificao pode se dar tanto por amostragem (caso o volume de


documentos seja muito grande) ou individualmente (recomendado nos casos em
que o documento possua alto valor intrnseco).
Pois bem, como que podemos efetuar o controle de qualidade?
Isto depende de como estamos observando o documento.
Caso a verificao seja na tela de um monitor, devemos nos certificar de
que o mesmo est calibrado e bem posicionado no ambiente, levando-se em
considerao eventuais reflexos na tela.
A calibragem deve ser feita de acordo com as normas do fabricante do
monitor e perfil de Cor pelo Padro ICC43 (nada com que voc deva se preocupar
no momento :P).
Fora isto, deve-se tomar o cuidado de visualizar a imagem em escala 1:1ou
com 100%. Assim, o que visualizamos no monitor corresponde ao mesmo tamanho
que o original possuiria.
O CONARQ ainda recomenda que faamos:
- Uso de escala para avaliar escala de cinza ou modo de cor;
- Uso de escalas de resoluo e histogramas para avaliar a resoluo
espacial e a reproduo tonal.
Quanto ao controle de qualidade na impresso, faremos uso do bom e velho
olho humano. Pegaremos cpias impressas do que foi digitalizado e avaliaremos a
qualidade com base na comparao lado a lado do original e desta cpia impressa.
No para por a! :P
Tambm possvel falar de controle de qualidade quanto ao scanner,
cmera digital, ou qualquer outro aparelho que se preste captura. As
recomendaes do CONARQ so bem diretas:
Seguir os manuais dos equipamentos. Utilizar as escalas de cinza e cores
padres para a calibrao. Verificar em amostras em tela e por impresso, e por
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comparao com o original. Utilizar softwares especficos para calibrao de


escneres. Observar o perfil de Cor pelo Padro ICC44, . Cada equipamento deve
ser calibrado e gerado o seu ajuste individual denominado de ICC Profile.
Mas professor, isso muito genrico, no tem nada mais especfico? Tem
sim! Alis, se eu tiver que pedir sua ateno para um trecho em particular deste
captulo, ser a tabela abaixo.
O CONARQ tomou o cuidado de elaborar uma lista de verificao para o
controle da qualidade da captura digital. daqui que acredito serem maiores as
chances de sair uma questo sobre o assunto.
Pois bem, este o seu novo mantra:

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isto meu caro! Voc est pronto para avanar em cima de qualquer
questo que fale sobre digitalizao.
Ainda assim, se tiver um tempinho, recomendo que leia as recomendaes
diretamente na fonte (coloquei o link no comeo do captulo). Vai ajudar a reforar o
aprendizado.
At a prxima aula.

Questes Comentadas
1.CESPE ABIN 2010 Os originais de documentos pblicos permanentes,
uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante
autorizao da direo do rgo.
Comentrio: Muito bem, a microfilmagem de documentos possui validade
legal, tendo sido regulamentada atravs do Decreto 1.799/1996, que inclusive fez a
gentileza de definir o termo em questo:

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"Microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de


documentos dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em
diferentes graus de reduo".
Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destrudo, j que seu
correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.
O problema est nos documentos digitalizados.
A Lei 12.682/2012 ainda no existia naquela poca. Assim, o problema em
2010 que os documentos digitalizados no eram dotados do mesmo valor legal
que os originais, o que inviabilizava a destruio destes.
O original deveria continuar a ser guardado.
Atualmente, a resposta para esta questo continua a mesma, mas o seu
fundamento mudou.
Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:
Art. 6o Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados,
devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao
pertinente.

Os documentos digitalizados ainda no possuem o reconhecimento merecido


pelas leis de nosso pas, havendo a necessidade de manter os originais em papel
at o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou ainda pior, caso possuam valor
secundrio quando esgotado seu valor primrio (administrativo), devem ser
armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.
Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos destruir
documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale ).
Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservao,
justamente para os casos de documentos permanentes. O documento ser
microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histrico
(principalmente) do documento, seu original no pode ser eliminado.
Item Errado

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CESPE - ANATEL 2009 - Os documentos chegam, em determinado rgo


pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
2. CESPE - ANATEL 2009 As mensagens e documentos resultantes de
transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de
processo.
Comentrio: Questo anulada. Vejamos a justificativa da banca:
ITEM 65 (Alfa)/66 (Beta)/67 (Gama) anulado. Diante da situao hipottica
apresentada, a redao do item permite mais de uma interpretao.
E no vai mais longe que isso . Vamos desenvolver a ideia. Para constituir
uma pea de um processo, o documento precisa ser original (autntico).
Quando o Sr. servidor pblico permite que ns apresentemos cpias para ser
juntadas a um processo, isso s possvel porque o nobre servidor (ou ento o
cartrio, dotado de f pblica) atesta que aquele documento confere com o original.
Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticvel
(que seja possvel verificar que corresponde a outro documento original, ou que
possamos nos assegurar de sua origem), no h problema algum em que constitua
uma pea em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou anulao
da questo.
Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situao hipottica quem gerou a
dupla interpretao. Documentos de fax podem sim, constituir peas de um
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processo, mas os documentos de fax DA SITUAO HIPOTTICA, por padecerem


de um critrio mnimo de organizao (olha a zona que aquele rgo pblico)
provavelmente no poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,
ningum se ocupou de autentic-los.
Questo Anulada
3. CESPE - ANATEL 2004 Digitalizao pode ser definida como a
reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel.
Comentrio: A questo est correta, mas a curiosidade fica em saber de
onde o CESPE tirou este conceito (reforo que a banca no criativa ). Veja o que
diz o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivista sobre o verbete:
"Processo de converso de um documento para o formato digital por
meio de dispositivo apropriado, como um escner.
Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos pblicos dos
estados, a definio dada pelo enunciado aparece com mais frequncia.
Em todo caso, ambas as definies de digitalizao esto corretas, razo
pela qual eu sugiro a voc se familiarizar com ambas.
Item Certo.
4. CESPE -ABIN 2010 Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a
cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.
Comentrio: Questo que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu
Decreto regulamentador 1.799/1996.
Pois bem, vamos desmascarar a questo, reproduzindo o artigo 1, pargrafo
1 da Lei 5.433/1968:
Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais,
estaduais e municipais.

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1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os


traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais
em juzo ou fora dle.
(grifo nosso)

No precisa mais nada n?


Item Errado
5. CESPE - ABIN - 2010 Julgue o seguinte item, que trata de polticas,
planejamento e tcnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.
A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro
local vedada por lei.
Comentrio: Mais uma questo que exige do aluno apenas o conhecimento
da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto ao artigo 1, pargrafo 3:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos
federais, estaduais e municipais.
[...]
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua
transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de trmo, por
autoridade competente, em livro prprio.

Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira atravs da qual o


documento poder ser incinerado, porque o procedimento possvel, no
mesmo?
Item Errado.
6. CESPE - TCU 2014 A microfilmagem, tcnica de custo elevado, deve ser
realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.
Comentrio: Recomendao bastante sbia por parte da assertiva. Cuidado
com o significado do verbo "dever" aqui. Ningum est obrigando a instituio a
utilizar o processo de microfilmagem, apenas se est apontando uma situao na
qual este mtodo recomendado, em contraposio a uma situao em que haja
um pequeno volume de documentos cujo prazo de guarda seja curto.

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Pois bem, como o mtodo de microfilmagem muito caro, procura-se um


cenrio onde o investimento possa ser "recuperado", atravs de ganhos de escala
(fazer um grande volume de coisas normalmente diminui o valor mdio gasto para
se fazer cada coisa) ou da amortizao (o investimento se paga ao longo de x anos,
e j que os microfilmes, segundo seus fabricantes, podem durar at meio milnio, o
custo diludo da operao se torna muito baixo).
Item Certo.
7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser
digitalizados e os originais, eliminados aps a digitalizao.
Comentrio: Qualquer semelhana com uma certa prova da ABIN de 2010
no mera coincidncia.
O que mudou de l para c o fundamento da questo.
Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:
Art. 6o Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados,
devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao
pertinente.

Antes os documentos digitalizados no justificavam a destruio de seus


originais pois no tinham valor legal. Hoje, apesar do valor legal, existe vedao
expressa na Lei 12.682/2012 (ns estudaremos esta lei na poca adequada).
Fora isto, sempre bom lembrar: no se destri um documento do arquivo
permanente!!!!
Eles devem ser armazenados para todo o sempre.
Item Errado.
8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem mais adequada para ser aplicada
em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na
recuperao dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda
curtos.
Comentrio: Um excelente exemplo do que no fazer!
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Os Conselheiros do TCU ficariam possudos de dio com tamanho


desrespeito com os recursos pblicos .
Dado o alto custo do processo de microfilmagem, esta recomendvel para
grandes acervos e para documentos com um grande prazo de manuteno.
Fora isto, o dia que voc pegar um microfilme em mos, ver que precisa
lev-lo at uma mquina especial, que ir ampliar a imagem. Este equipamento
tambm especfico e de difcil manuseio, assim, mesmo que voc consiga utilizlo, o acesso ser tudo, menos rpido.
Item Errado.
9.CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalizao de documentos
preservar o original do manuseio intenso.
Comentrio: Perfeito! Agora todos interessados tero acesso informao
(posto que microfilmada) ao mesmo tempo em que deixaro de manusear o
documento fsico (evitando seu desgaste).
Isto se chama microfilmagem de preservao uma das grandes vantagens
do mtodo.
Item Certo.
10.CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de
documentos, uma maneira legalmente aceita de substituio do suporte
documental.
Comentrio: Voc j ouviu falar disto meu caro.
Vejamos o artigo 1, pargrafo 1 da Lei 5.433/1968:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais,
estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os
traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais
em juzo ou fora dle.
(grifo nosso)

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A informao foi reproduzida. O microfilme possui o mesmo valor legal do


original. Sabe o que voc acabou de fazer? Mudar o suporte da informao, e de
uma forma que nosso ordenamento jurdico considera vlida.
Item Certo
11. CESPE - ABIN - 2010 - Partculas magnticas, aglutinante e suporte so
fontes potenciais de falha para um meio de fita magntica.
Comentrio: Voc talvez queira falar mal seu professor agora. A melhor
maneira de aprender sobre os suportes resolvendo questes, razo pela qual
sugiro que preste bastante ateno nas questes com este tema.
Fitas magnticas (igualzinho quele VHS da sua festa de aniversrio ou
casamento de dez anos atrs) so compostas de trs elementos: as partculas
magnticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se no estiver
operando adequadamente, implicaram em falhas na reproduo do contedo.
E o que raios so estas partes? A fita magntica uma camada fina de filme
montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina formada por um
pigmento magntico que fica suspenso em um aglutinante de polmero. Abstraindo
toda a parte qumica do negcio, o aglutinante o responsvel por manter as
partculas magnticas unidas entre si e presas ao suporte da fita.
E a informao gravada conforme o sinal magntico emitido.
Item Certo.
12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel sinal de que o
documento est em processo de deteriorao.
Comentrio: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz
enquanto fator de deteriorao. irnico, pois s podemos visualizar o que est
escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos assim que o olho humano
trabalha ) mas a exposio luz provoca deteriorao do papel.
Vencidas as questes de cunho filosfico, vamos matria: o amarelamento
do papel um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel.
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Voc j deve ter visto publicaes mais antigas na vida (bibliotecas


costumam estar assoberbadas de volumes com esta caracterstica), e com certeza
notou que o papel, alm de encontrar-se quebradio, tambm apresenta colorao
levemente amarelada. Isto sinal de que o suporte est em processo de
deteriorao.
Item Certo
13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condies de armazenamento de
documentos em papel distinguem-se das de documentos fotogrficos, como o
eslaide, o negativo e o papel fotogrfico, dadas as diferenas de suporte, em
especial as relativas s propriedades fsicas dos materiais.
Comentrio:

Voc

provavelmente

sabia

resposta

deste

item

instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades fsicas diferentes das
de outros suportes, demanda cuidados especficos para sua preservao.
Como vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetvel a determinados
tipos de agentes qumicos, fsicos e biolgicos de acordo com a sua prpria
composio.
Com papis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos
(normalmente de triacetato de celulose) no seria diferente.
Item Certo.
14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condio que pode danificlo, decorre da presena de elementos metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
Comentrio: Pegadinha meu filho. S sendo estudante de qumica para no
cair sem ter visto a aula. Como falamos l na aula, a acidez do papel tem como
seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. No nos
esqueamos de que saliva que voc usa para virar a pgina quando molha o dedo.

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A doutrina costuma relacionar a acidez do papel tambm ao processo de


fabricao e pela combinao de dixido de enxofre existente no ar com outras
molculas formando nosso querido cido sulfrico.
Os metais, por sua vez, so responsveis por manchas no papel, decorrentes
do processo de oxidao de metais de transio (quando este processo ocorre com
o ferro, voc costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo tambm
verificado em outros metais).
So dois processos qumicos diferentes: a acidez do papel est relacionada
ao baixo potencial de hidrognio (PH) no material, enquanto a oxidao costuma
ocorrer quando ons de oxignio acabam sendo incorporados pelas molculas do
metal.
E s pra constar, tudo que eu vi em qumica no colegial quanto a este
assunto.
Item Errado.
15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restaurao de documentos, um processo de reparao em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
Comentrio: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula
Banho de Gelatina: O documento ser mergulhado em uma espcie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentar sua resistncia e
flexibilidade, alm de no prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficar suscetvel ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento no se perca
definitivamente.
Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
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visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do


documento.
O enunciado embaralhou os dois processos de restaurao, ento, tome
cuidado. A definio da assertiva corresponde tcnica de restaurao chamada de
tecido.
Item Errado.
16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na
elaborao de documentos digitais facilita a definio de tcnicas de preservao
digital e reduz custos, embora esses padres no sejam perenes.
Comentrio: Vamos l caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.
Lembra-se daquela sua cpia do Windows 95 que voc ainda tem na estante?
Aposto que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se voc instalar naquele seu
computador cinza com HD de 2GB de espao total, que, sejamos sinceros, esta
totalmente funcional. Esquea o tablet meu filho .
Veja que, embora os suportes, formatos e padres que utilizvamos em 1995
para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questo, as
informaes que gervamos e armazenvamos neles fossem invulnerveis ao
tempo (est tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes so
eternos.
Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no
tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme
afirmado pelo enunciado, e realmente h reduo de custo, uma vez que podemos
integrar diversos sistemas atravs de uma nica plataforma, mas os padres
utilizados provavelmente no duraro para sempre, face modernizao
tecnolgica.
Item Certo.
17. CESPE - PF - 2012 A organizao de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituies, possibilita a tomada de deciso segura e o

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atendimento rpido das demandas dos usurios. Considerando essa informao,


julgue o prximo item, referente arquivologia.
O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a
eles designados e o armazenamento que se refere embalagem do documento
com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so procedimentos
fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de arquivo.
Comentrio: Outra questo que inverte conceitos.
Voc deveria ter memorizado? NO!
Voc deve compreender e associar os conceitos com as palavras que melhor
definem os termos.
Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a
fim de preserv-los.
Armazenamento refere-se guarda do prprio documento. a
colocao do documento no arquivo.
Item Errado.
18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas reas de depsito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espao, sem a preocupao de
separ-los de acordo com o seu suporte.
Comentrio: O armazenamento sem qualquer considerao a respeito da
conservao dos documentos impensvel.
Como j dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto no for
levado em considerao por ocasio da guarda dos documentos, provavelmente
colaborar para sua deteriorao acelerada.
Item Errado.
19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou polister.

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Comentrio: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,


servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrana do IPTU.
A gaveta horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a
necessidade de o enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os
envelopes de papel neutro ou polister evitam o contato da superfcie do mapa com
o ambiente, colaborando para sua conservao.
Olha uma gaveta dessas:

Como voc pode notar, so gavetas bem amplas, no sendo necessrio


enrolar o mapa para armazen-lo.
Item Certo.
20. CESGRANRIO BNDES 2011 Uma das medidas que se destaca como
sendo de excelncia na conservao preventiva de documentos de arquivos :
a) restaurao
b) higienizao
c) laminao
d) laminao manual
e) encapsulao

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Comentrio: Variando um pouquinho de banca. Ns j vimos na aula que a


laminao, a laminao manual e a encapsulao so processos de restaurao de
documento, logo, no podem ser considerados mtodos de conservao preventiva.
A restaurao o conjunto de mtodos que objetivam a estabilizao ou
a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo
do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e
seu carter histrico. Restaurao gnero do qual a laminao, a laminao
natural e a encapsulao so espcies.
S nos restou a alternativa correta. A higienizao a simples limpeza do
documento do arquivo, caracterizando-se como procedimento de conservao
preventiva (a limpeza, por si s, no capaz de reverter quaisquer danos que o
documento tenha sofrido, apenas busca mant-lo no atual estado em que e
encontra)
Letra b)
21. CESPE - ANATEL 2012 A conservao e a manuteno de documentos
de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memria da
instituio.
Comentrio: Lembra-se dos valores primrios e secundrios dos arquivos?
Em primeiro lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de
fonte de informao para tomada de decises. Ou seja, esto diretamente
relacionados s atividades da instituio que os produziu ou recebeu.
Logo, a conservao e a manuteno destes documentos possuem
justamente a mesma finalidade (manter a informao disponvel): atender a um
critrio funcional ou administrativo.
Em um momento seguinte, quando o documento adquirir valor secundrio, a
conservao e manuteno serviro para resguardar a memria da instituio.
Item Errado.

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22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulao um mtodo de restaurao que


consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e coloc-lo em uma prensa hidrulica, sob
presso mdia de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 C a 155 C.
Comentrio: Explicao perfeita... Para o processo de laminao . A riqueza
de detalhes pode assustar um pouco, mas voc no precisa ficar preocupado com
os ndices de presso aplicada ou a temperatura exata da prensa.
A encapsulao tem outro processo:
Encapsulao: O documento ser colocado entre as lminas, usando-se a
fita adesiva para fixar as duas faces. Mas preste ateno: deve haver um espao
entre o documento e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o
documento ficar solto dentro das duas lminas.
Item Errado.
23. FCC MPU - 2007 Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem
a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
Comentrio: E vamos ns de novo:
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de
maneira a recompor a estrutura da folha.
Letra a)
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24. CESPE - ANAC 2012Silking o mtodo de combate a insetos mais


recomendado para a conservao e a preservao de documentos.
Comentrio: A tcnica de silking muito semelhante tcnica de utilizao
de tecido na restaurao. Vejamos as duas.
Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do
documento.
Silking: basicamente o mtodo anterior, mas o tecido especfico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a maldita pasta de amido afetar as propriedades permanentes do documento (de
novo). A matria prima utilizada de alto custo tambm.
Como voc pode ver, a utilizao da pasta de amido fornece nutrientes a
insetos e fungos, no sendo a melhor escolha para combater insetos.
Item Errado
25. CESPE - ANAC 2012 Uma medida de conservao e de preservao
documental consiste na elaborao de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
Comentrio: Na verdade, a orientao serve tanto para documentos de
guarda permanente como quaisquer outros que tiverem de ser armazenados.
Vamos ver um pouco de qumica agora.
O tal pH uma sigla que significa potencial de hidrognio. Funciona como
uma escala de acidez, sendo que um pH de 0 representa um ambiente com maior
acidez possvel, e o pH 14 o ambiente com menos acidez possvel (bsico ou
alcalino). O nvel 7 o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nvel de acidez da
gua.
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Agora que voc sabe o bsico (o resto da aula de qumica seria muito longa),
saiba que o papel neutro se degrada mais devagar, sendo ideal para conservao
da informao fixada no suporte.
Item Certo;
26 CESPE MPU 2013O acondicionamento de fotografia em arquivo deve
ser realizado em flder confeccionado em papel de pH neutro, mtodo diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH bsico ou polietileno.
Comentrio: Meu caro, esta questo um pouco cruel. Cada doutrinador,
profissional que trabalha com fotografia ou arquivista tem um mtodo diferente de
armazenar fotografias e negativos, de maneira que s perguntando pro tio que fez a
questo para saber no que ele estava pensando.
Em todo caso, parece ser consenso entre todos eles que as fotografias e
negativos devem ser acondicionadas em papel neutro, sempre, no se fazendo uso
de papel bsico (ou alcalino).
Item Errado.
27 - CESPE MPU 2013O mtodo de laminao o que mais se aproxima
do mtodo ideal de restaurao de documentos, dado que eleva a resistncia do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos
e pragas.
Comentrio: Vamos ns de novo.
Laminao: vou explicar do jeito fcil e do jeito certo.
O jeito mais simples de entender a laminao pensar no processo de
plastificao de documento. Nos bons tempos em que isso era autorizado por lei
(meu RG ainda plastificado), pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras
de plstico. Utilizamos uma mquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em
que aquece as bordas, prendendo o documento no meio do plstico.
Agora que voc entendeu a ideia, vamos parte tcnica:
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O documento ser envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do


outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche ser
colocado em uma prensa hidrulica sob uma temperatura de em torno de 150C.
O acetato de celulose um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficar
imune ao de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu
volume ficar reduzido.
A matria prima aplicada ao processo de fcil obteno e o prprio
processo de rpida execuo. Por todos estes motivos, a laminao tida como o
processo de restaurao mais prximo do ideal, do jeito que nos afirmou o
enunciado.
Item Certo.
28. CESPE TCU -2014 Um modo eficiente de conservao de documentos
de arquivo em suporte papel consiste em acondicion-los em embalagens de papel
de pH neutro.
Comentrio: Mais uma recomendao de carter geral que costuma ser
adotada pelo CESPE nas provas mais recentes: o material que acondiciona os
documentos em papel deve ser feito de material neutro, para evitar tanto a
acidificao do papel, como sua alcalinizao.
Item Certo
29. CESPE FUB - 2014O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,
dessa forma, deve ser combatido nos depsitos de arquivo.
Comentrio: Falta de umidade tambm um problema de umidade. O papel
um material higroscpico, e assim, a concentrao de gua em suas fibras tentar
se equilibrar com a concentrao de umidade encontrada no ar.

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Um ar seco levar o papel a tambm perder umidade, enfraquecendo suas


fibras. Por esta razo, o ar seco tambm um problema a ser superado nos
depsitos de arquivo.
Item Certo
30. CESPE FUB 2014 A umidade fragiliza a conservao dos documentos
de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos
a esses documentos.
Comentrio: Agora temos os problemas decorrentes do excesso de
umidade. O papel capaz tambm de absorver gua e, juntando isto com as fibras
de celulose que o compem, teremos um verdadeiro paraso para mofos e outros
microrganismos.
Item Certo.
31. CESPE FUB 2014 A oscilao da temperatura cria condies ideais
para a conservao dos documentos de arquivo.
Comentrio: S se voc estiver a fim de destru-los vagarosamente
(monstro! ). A oscilao de temperatura far com que as fibras de papel se
contraiam e expandam um grande nmero de vezes, at que fiquem completamente
destrudas.
No isto que queremos.
Item Errado.
32. CESPE FUB 2014 As condies de conservao dos documentos de
arquivo no se alteram com a presena de gases e de poeira nos depsitos.
Comentrio: Mentira! A questo est se referindo poluio dos grandes
centros, onde temos uma grande concentrao de gases poluentes unida a um sem
nmero de partculas slidas igualmente indesejveis.

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Gases como o enxofre (um dos subprodutos da queima de alguns


combustveis) pode colaborar para o amarelamento do papel e a poeira acumulada
pode comear a raspar a tinta do papel.
Item Errado.
33. CESPE FUB - 2014O uso de gua para limpar o ambiente deve ser
evitado, pois a gua, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.
Comentrio: O tio entende as boas intenes do pessoal que tentava manter
o arquivo limpo, mas faa as contas: um balde de gua jogado no cho acrescenta
mais gua a este ambiente.
Ao secar, esta gua formar o vapor d'gua, que passar a fazer parte do ar
do local onde os arquivos so armazenados. Isto, por sua vez, far com que os
documentos em papel absorvam a gua excedente do ar, pois tentaro manter a
concentrao de gua em suas fibras igual existente naquele ambiente.
Assim, mesmo a gua limpa deve ser evitada.
Item Certo
34. CESPE FUB 2014 O aspirador de p no deve ser utilizado na
higienizao do ambiente.
Comentrio: O aspirador de p perfeito para higienizao dos ambientes
onde o arquivo mantido. Permite a retirada de poeira e outros detritos do local sem
a utilizao de gua.
Ele deve ser utilizado, sempre que possvel e substitui com grande eficincia
a gua que normalmente utilizada para limpeza de outros locais.
Item Errado.
35.CESPE ABIN 2010 O sistema informatizado de gesto arquivstica de
documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e
destinar exclusivamente documentos arquivsticos digitais em ambiente eletrnico.
Comentrio: Vamos ver o que o CONARQ tem a dizer sobre o SIGAD:
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O objeto do e-ARQ Brasil o documento arquivstico digital. Este documento


no trata de processos de digitalizao, isto , de procedimentos tcnicos de
converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital,
por meio de dispositivo apropriado, como o escner.
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos
digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais o sistema
registra apenas as referncias sobre os documentos e, no caso dos documentos
digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.
O SIGAD no se presta apenas aos documentos digitais, mas tambm aos
convencionais, estando a o erro da questo.
Item Errado.
36.CESPE CNJ -2013 O MoReq-Jus e o e-ARQ Brasil tm como objetivo
comum o fornecimento de requisitos para orientar a aquisio, a especificao e o
desenvolvimento

de

sistemas

informatizados

de

gesto

de

documentos

arquivsticos.
Comentrio: Perfeito. Dificilmente vocs encontraro uma definio to
prtica dos objetivos do MoReq-Jus e do e-ARQ Brasil, ento, pode anotar em seu
caderno este enunciado.
No que tange ao e-ARQ Brasil
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf)

o CONARQ deixa claro os objetivos pretendidos atravs das especificaes


de requisitos contidas naquela publicao. Em breve sntese, seu objetivo o
de orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos
digitais e no digitais, bem como fornecer especificaes tcnicas e
funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a especificao
e desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de
documentos.

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Pense no e-ARQ Brasil como um guia daquilo que os sistemas voltados


gesto documental devem ser capazes de fazer, quer sejam produzidos pela prpria
instituio, quer sejam adquiridos de terceiros.
O MoReq-Jus tem o mesmo objetivo do e-ARQ Brasil, mas foi redigido
especificamente para o Poder Judicirio, e publicado como um anexo da Resoluo
91/2009 do CNJ. A ideia central, no entanto, a mesma, tanto que podemos
encontrar o seguinte trecho no MoRes-Jus:
Os modelos mencionados [o texto faz meno anterior ao e-ARQ Brasil, o
Modelo de Requisitos para Gesto de Arquivos Eletrnicos (MoReq) e o Model
Requirements for the Management of Electronic Records, tambm com a mesma
sigla] tm como objetivos comuns fornecer requisitos para a aquisio,
desenvolvimento ou a avaliao de sistemas de gesto de processos e
documentos:
- Digitais Os metadados e os prprios documentos so inseridos no
sistema;
- No-digitais O sistema registra apenas os metadados dos documentos e
- Hbridos Possibilita a gesto de documentos no-digitais e digitais.
Item Certo
37.CESPE CNJ -2013 Tanto no MoReq-Jus quanto no e-ARQ Brasil, so
exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto de documentos:
organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade.
Comentrio: O fato de utilizarmos os recursos de informtica na gesto de
documentos de arquivos no nos autoriza a deturbar os fundamentos da disciplina.
Desta forma, tanto o e-ARQ Brasil como o MoReq-Jus buscam fixar parmetros
mnimos de funcionamento dos sistemas dedicados gesto de documentos,
sempre respeitando os princpios da cincia arquivstica.
No e-ARQ Brasil esta passagem fica clara aqui (pag. 20 e 21):
O programa de gesto arquivstica de documentos deve:
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[...] garantir as seguintes qualidades de um documento arquivstico:


organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
No

caso

do

MoReq-Jus

(anexo

da

Resoluo

91/2009

do

CNJ,

link: http://www.cnj.jus.br/images/stories/docs_cnj/resolucao/manualmoreq.pdf),
temos o seguinte trecho (pag. 15 e 16):
O programa de gesto de processos e documentos deve:
[...]
Garantir as qualidades de um documento institucional: organicidade,
unicidade,

confiabilidade,

integridade,

autenticidade,

no-repdio,

tempestividade e confidencialidade.
Item Certo
38. CESPE CNJ -2013Quando ocorre a extino de um GestoDoc ou de
um SIGAD, sistemas utilizados na gesto de documentos, deve-se garantir a
acessibilidade consulta e proibir a incluso de novos documentos e a remoo de
documentos j inseridos.
Comentrio:

vamos

ns

de

novo

ao

texto

do

MoReq-Jus

(http://www.cnj.jus.br/images/stories/docs_cnj/resolucao/manualmoreq.pdf):
"Quando um GestoDoc suspenso ou extinto, ele deve se tornar
acessvel para consulta, [ok!], e novos documentos no devem ser includos
[ok!].
Quanto aos documentos j inseridos, podero ser removidos ( e esse
o erro da questo) de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para
outros sistemas.
Para o caso do e-ARQ Brasil
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf)

exatamente a mesma coisa:

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Quando um SIGAD suspenso ou extinto, este deve ficar acessvel para


consulta e novos documentos no devem ser includos.
Quanto aos documentos j inseridos, podero ser removidos de acordo
com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas.
Item Errado.
39. CESPE CNJ -2013 A indexao um mtodo que visa representao
de documentos ou informaes por meio de termos, palavras-chaves ou descritores.
Comentrio: como eu sempre digo: quando quiser saber o que um termo
nesta disciplina significa, recorra ao Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica:
Indexao:

Processo

pelo

qual documentos

ou

informaes

so

representados por termos, palavras chave ou descritores, propiciando a


recuperao da informao.
Do jeitinho que est no enunciado.
Item Certo.
40.CESPE CNJ -2013 No mbito da indexao, o descritor corresponde a
uma palavra ou grupo de palavras que designam determinado conceito ou assunto
preciso.
Comentrio: Ora meu caro, vejamos o Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica1, pois l que encontramos as definies de todos os termos de nossa
disciplina.
Descritor: Palavra

ou

grupo

de

palavras que,

em

indexao

tesauro, designa um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos


e significados.
Lindo no? Redondinho!
Item Certo.

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Questes Propostas
1.CESPE ABIN 2010 Os originais de documentos pblicos permanentes,
uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante
autorizao da direo do rgo.
CESPE -ANATEL 2009 - Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
2. CESPE - ANATEL 2009 As mensagens e documentos resultantes de
transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de
processo. [ANULADA]
3. CESPE - ANATEL 2004Digitalizao pode ser definida como a
reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel.
4. CESPE -ABIN 2010 Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a
cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.
5. CESPE - ABIN - 2010 A incinerao dos documentos microfilmados ou
sua transferncia para outro local vedada por lei.
6. CESPE - TCU - 2014A microfilmagem, tcnica de custo elevado, deve ser
realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.

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7. CESPE - TCU - 2014Os documentos do arquivo permanente devem ser


digitalizados e os originais, eliminados aps a digitalizao.
8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem mais adequada para ser aplicada
em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na
recuperao dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda
curtos.
9.CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalizao de documentos
preservar o original do manuseio intenso.
10.CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de
documentos, uma maneira legalmente aceita de substituio do suporte
documental.
11. CESPE - ABIN - 2010 - Partculas magnticas, aglutinante e suporte so
fontes potenciais de falha para um meio de fita magntica.
12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel sinal de que o
documento est em processo de deteriorao.
13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condies de armazenamento de
documentos em papel distinguem-se das de documentos fotogrficos, como o
eslaide, o negativo e o papel fotogrfico, dadas as diferenas de suporte, em
especial as relativas s propriedades fsicas dos materiais.
14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condio que pode danificlo, decorre da presena de elementos metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restaurao de documentos, um processo de reparao em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na
elaborao de documentos digitais facilita a definio de tcnicas de preservao
digital e reduz custos, embora esses padres no sejam perenes.
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17. CESPE - PF - 2012 O acondicionamento que consiste na guarda dos


documentos nos locais a eles designados e o armazenamento que se refere
embalagem do documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so
procedimentos fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de
arquivo.
18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas reas de depsito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espao, sem a preocupao de
separ-los de acordo com o seu suporte.
19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou polister.
20. CESGRANRIO BNDES 2011Uma das medidas que se destaca como
sendo de excelncia na conservao preventiva de documentos de arquivos :
a) restaurao
b) higienizao
c) laminao
d) laminao manual
e) encapsulao
21. CESPE -ANATEL 2012 A conservao e a manuteno de documentos
de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memria da
instituio.
22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulao um mtodo de restaurao que
consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e coloc-lo em uma prensa hidrulica, sob
presso mdia de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 C a 155 C.
23. FCC MPU - 2007 Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem
a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
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b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.


c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
24. CESPE - ANAC 2012 Silking o mtodo de combate a insetos mais
recomendado para a conservao e a preservao de documentos.
25. CESPE - ANAC 2012 Uma medida de conservao e de preservao
documental consiste na elaborao de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
26 CESPE MPU 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve
ser realizado em flder confeccionado em papel de pH neutro, mtodo diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH bsico ou polietileno.
27 - CESPE MPU 2013 O mtodo de laminao o que mais se aproxima
do mtodo ideal de restaurao de documentos, dado que eleva a resistncia do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos
e pragas.
28. CESPE TCU -2014Um modo eficiente de conservao de documentos
de arquivo em suporte papel consiste em acondicion-los em embalagens de papel
de pH neutro.
29. CESPE FUB - 2014O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,
dessa forma, deve ser combatido nos depsitos de arquivo.
30. CESPE FUB - 2014A umidade fragiliza a conservao dos documentos
de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos
a esses documentos.

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31. CESPE FUB - 2014A oscilao da temperatura cria condies ideais


para a conservao dos documentos de arquivo.
32. CESPE FUB - 2014As condies de conservao dos documentos de
arquivo no se alteram com a presena de gases e de poeira nos depsitos.
33. CESPE FUB - 2014O uso de gua para limpar o ambiente deve ser
evitado, pois a gua, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.
34. CESPE FUB - 2014O aspirador de p no deve ser utilizado na
higienizao do ambiente.
35.CESPE ABIN 2010O sistema informatizado de gesto arquivstica de
documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e
destinar exclusivamente documentos arquivsticos digitais em ambiente eletrnico
36.CESPE CNJ -2013O MoReq-Jus e o e-ARQ Brasil tm como objetivo
comum o fornecimento de requisitos para orientar a aquisio, a especificao e o
desenvolvimento

de

sistemas

informatizados

de

gesto

de

documentos

arquivsticos.
37.CESPE CNJ -2013 Tanto no MoReq-Jus quanto no e-ARQ Brasil, so
exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto de documentos:
organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade.
38. CESPE CNJ -2013 Quando ocorre a extino de um GestoDoc ou de
um SIGAD, sistemas utilizados na gesto de documentos, deve-se garantir a
acessibilidade consulta e proibir a incluso de novos documentos e a remoo de
documentos j inseridos.
39. CESPE CNJ -2013 A indexao um mtodo que visa representao
de documentos ou informaes por meio de termos, palavras-chaves ou descritores.
40. CESPE CNJ -2013No mbito da indexao, o descritor corresponde a
uma palavra ou grupo de palavras que designam determinado conceito ou assunto
preciso.

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Gabarito:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

E
Anulada
C
E
E
C
E
E
C
C

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

C
C
C
E
E
C
E
E
C
B

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22
23
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25
26
27
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29
30

E
E
A
E
C
E
C
C
C
C

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

E
E
C
E
E
C
C
E
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