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En las ATS gestin documental, todo el proceso que esta contiene es realizado
segn las normas vigentes y segn el modelo e trabajo que maneja la
empresa junto con el cliente van ligados de la mano, Las funciones
documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado y
secuencial, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar
al archivo, Las funciones que se pueden apreciar dentro del rea son:
Control: Se Realiza el control de la produccin documental en lo relacionado a
la elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La
seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, la
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin
final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias
generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y
valores documentales. Todos los registros importantes se encuentran
registrados en un inventario de registros debido a que es una de las
disposiciones de la norma ISO 9001.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido almacenada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como
tal, sino tambin las condiciones en que este se encuentre. Segn la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo de almacenamiento.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en adjuntar recopilar
y administrar los documentos, debidamente clasificados y organizados por
contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se
deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Diagrama de flujo
Acopio o
reunin de
documentos
Expurgo
de
document
Organizacin
documental
Clasificacin
documental
Ordenacin
documental
Seleccin
documental
Se deben
eliminar
duplicados
nicamente,
cuando exista
seguridad
absoluta de que
los documentos
son idnticos.
Numeracin y
Signatura
El archivista debe
verificar si Descripcin
ya se
cumpli la documental
vigencia de
cada pieza documental
en sus diferentes etapas.
Leer ms:
http://www.monografias
.com/trabajos32/manual
-funciones/manualfunciones.shtml#ixzz4E