Gestin integral para el Sector Pblico costarricense con soporte de las NIC-SP

controle

planifique
integre

Qu es?
Quin lo cre?
Quin lo necesita?
Quin lo usa actualmente?
Porqu implementarlo?
Cmo est estructurado?
Cmo funciona?
Cmo hacerlo operativo?

Tecnologa al servicio de su organizacin

Planifique y controle.
Aumente la productividad.
Avance es un sistema de gestin
administrativa,
cuidadosamente
diseado para cumplir con las
exigencias
y
normativas
del
Sector Pblico costarricense, que
satisface las necesidades de
informacin de las organizaciones
en una forma rpida, sencilla y
precisa, y que cumple con las
necesidades de planeacin y
control que tales instituciones
requieren,
aumentando
significativamente la productividad,
independientemente
de
su
tamao.

Beneficios
Apego a las NIC-SP
Comunicacin con entes
integradores
Apoyo estratgico a la
toma de decisiones
Finanzas estructuradas
por centro de costo
Reduccin de costos
operativos
Descentralizacin
Simplificacin de
procesos
Apoyo a procesos de
auditora
Flujo de informacin
natural
Usuarios motivados

Avance con
nosotros hacia la
era digital!

Tome mejores decisiones

Avance ofrece un amplio conjunto
de informes para todos los niveles
de la organizacin, desde los niveles
operativos, pasando por los niveles
tcticos y llegando, incluso, a los
niveles estratgicos, de manera
que la toma de decisiones se ve
significativamente robustecida y
se fomenta la gil comunicacin
interdepartamental.

Avance
integra
de
forma
totalmente natural tal como
lo
requieren
las
instituciones
pblicas en Costa Rica el control
presupuestal con todo el proceso
de licitaciones
y adquisiciones, permitiendo que
las actividades de proveedura se
ejecuten sin contratiempos y muy
gilmente, para llegar incluso al
control del inventario que se lleva
en cada almacn y de los activos
fijos asignados a cada ubicacin,
sin descuidar las cuentas por pagar
y, cuando aplique, las cuentas por
cobrar permitiendo, a lo largo de
todo el trayecto, el registro fcil y
sencillo de la contabilidad, mientras
se controla el flujo de caja y se
optimizan las inversiones de capital,
logrando automatizar, incluso, las
conciliaciones bancarias gracias
al registro oportuno y en lnea de
todas las transacciones que se
realizan con los bancos.

Avance est basado en las ms

avanzadas tecnologas y permite
a los usuarios hacer uso del sistema
incluso desde sucursales alejadas,
lo que permite que organizaciones
con
presencia
en
diversas
ubicaciones geogrficas o en
proceso de crecimiento puedan
estar integradas sin problema
alguno: para los usuarios ser
transparente si estn accediendo
a informacin local o remota.
Avance est pensado para que
aprender a usar el sistema sea muy
rpido, gracias a su diseo simple
y elegante y a la consistencia de
uso de todos los diferentes mdulos
que lo componen, lo que hace
que sea una de las aplicaciones
de ms corta curva de aprendizaje
disponibles en el mercado.
Su organizacin an no cuenta
con Avance?
Pngase en
contacto con nosotros. Nuestros
consultores le guiarn para que
usted decida la mejor manera de
capitalizar todos los beneficios que
la tecnologa pone al alcance de
su organizacin, hoy.

Proyectos, Caja Chica, RRHH,

Planilla, Flotilla Automotriz
Avance adems permite, para
aquellas organizaciones pblicas
que administran proyectos, la
posibilidad de integrar los gastos
en que tales proyectos incurren
con todo el proceso descrito en
el prrafo anterior. Tambin es
posible controlar las cajas chicas
y la flotilla automotriz, si es que la
institucin maneja estos conceptos.
Los recursos humanos y la planilla
tambin se pueden integrar al
sistema, para un impacto an ms
profundo en la operacin.

Mejore la comunicacin

Motive a los equipos de trabajo

Obtenga resultados en muy
corto tiempo

Quin cre
Avance?
Avance fue creado hace ms de
10 aos por la empresa GBSYS, de
origen costarricense, y ha venido
evolucionando y creciendo cada
vez ms, gracias a la experiencia
acumulada a lo largo de todos
estos aos.

Quin necesita Avance?

Avance es para todas aquellas instituciones pblicas que
tengan alguno de los siguientes perfiles:

Facturadoras de servicios.
Controladoras de puertos.
Municipalidades.
Universidades.
Gobierno central.
Organismos autnomos.

Quin usa actualmente

Avance?
Avance cuenta con la experiencia de haber sido instalado
y utilizado exitosamente en instituciones gubernamentales
de diferentes mbitos y dimensiones, gracias a su estabilidad
y capacidad de ajustarse a los cambiantes requerimientos
de un sector pblico cada vez ms digitalizado.
GBSYS posee un conocimiento
pleno y profundo de las necesidades
ms fundamentales que tiene
la gente de las organizaciones
costarricenses, y este conocimiento
est incorporado en Avance,
lo que motiva a los equipos de
trabajo a mejorar la comunicacin
y a lograr resultados en muy corto
tiempo.
Adems, el recurso humano
detrs de esta tecnologa, posee
un bagaje de experiencia que le
permite compartir nuestra visin de
integrar modernidad y simplicidad
en la operacin del da a da,
lo que nos ha permitido ganar
reconocimiento y aceptacin por
parte de nuestros clientes.

En nuestra cartera de clientes se cuentan organismos como:

Junta de Admimistracin Portuaria y Desarrollo Econmico
de la Vertiente Atlntica (JAPDEVA), Empresa de Servicios
Pblicos de Heredia (ESPH) y Junta Administrativa del
Servicio Elctrico de Cartago (JASEC), entre otros.

Por qu implementara Avance en mi organizacin?

seguridad

confianza

certeza

Apego a las NIC-SP (Normas Internacionales

Contables Sector Pblico)
No comience desde cero con la definicin y carga
de catlogos contables; haga uso de catlogos
pre-configurados que siguen al pie de la letra
la normatividad que exige la ley, asegurndole
cumplimiento y evitndole problemas con los entes
reguladores.
Comunicacin con entes integradores
Entregue informacin a la Contralora General de
la Repblica y a la Contabilidad Nacional, con la
seguridad y confianza de que la informacin correcta
llega en el momento correcto. Asimismo, incorpore
automticamente al sistema la informacin de tipo
de cambio y pauta diaria que se obtiene del Banco
Central, de manera que todos los procedimientos
que la requieren funcionen correctamente.
Apoyo estratgico a la toma de decisiones:
visibilidad ejecutiva, informacin siempre
accesible, capacidad de anlisis de alto nivel
Tome decisiones con la certeza de estar viendo la
informacin ms actualizada en todo momento.
Resuma, organice y agrupe la informacin de
acuerdo con las necesidades especficas de cada
situacin. Sea ms responsivo ante los entornos
cada vez ms cambiantes. Anticipe los problemas
antes de que ocurran.
Finanzas estructuradas por Centro de Costo
Indique de manera lgica la forma en que los ingresos
o gastos afectan las finanzas de cada departamento,
rea, dependencia o sucursal, con la seguridad de
que el sistema sigue los procedimientos establecidos
para el correcto registro de la informacin. Totalice
la informacin al nivel de resumen necesario, para
mejorar la comprensin de los factores que afectan
o benefician a cada rea.

Reduccin de costos operativos

Reduzca de manera estable, y sin sacrificar la calidad,
los tiempos de proceso y de envo de informacin
entre los diferentes departamentos de la organizacin,
aumentando la cooperacin interdepartamental y
eliminando la necesidad de capturar de nuevo los
datos en cada etapa.
Descentralizacin
Habilite el trabajo en equipo, aun cuando las personas
se encuentren distribuidas en reas geogrficas
diferentes y permita que todas las compaas de su
organizacin se beneficien con el sistema. Implemente
polticas de expansin con la seguridad de que el
sistema las soportar ntegramente.
Simplificacin de procesos
Establezca mecanismos de verificacin ms robustos, al
contar con ms tiempo disponible para que el personal
haga las mismas tareas ms rpida y eficientemente.
Reduzca los errores de proceso al implementar
mejores prcticas de trabajo y de organizacin de la
informacin.
Apoyo a procesos de auditora
Participe en los procesos de auditora con la confianza
de que toda la informacin que requieran los auditores
estar disponible para su consulta, sin importar qu tan
detallada o antigua sea dicha informacin. Disminuya
el tiempo que los auditores invierten hacindole
preguntas y deje que el sistema las conteste por usted.
Flujo de informacin natural
Reduzca la curva de aprendizaje requerida por
los usuarios para obtener resultados y potencie
los beneficios mucho ms rpidamente, gracias
al enfoque lgico e intuitivo que el sistema ofrece
para ejecutar los diferentes procesos y disparar las
solicitudes de autorizacin y a la forma natural en que
la informacin fluye entre los diferentes mdulos.
Usuarios motivados
Gracias a todas las bondades que el sistema ofrece,
lograr contar con personal ms eficiente y productivo,
que eventualmente se convertir en personal motivado
y satisfecho, por lo que el nivel y calidad del trabajo se
incrementar significativamente.

Cmo est estructurado

Avance?
Presupuesto
En Avance, el mdulo de Presupuesto
permite definir en forma individual la
estructura con que las partidas de ingresos
y egresos administrarn los fondos,
integrando toda la informacin con los
diferentes Centros de Costo definidos,
para un control preciso y completo de
todo el movimiento presupuestal.

Contabilidad y Finanzas permite realizar cierres contables de manera

mensual y anual. Sin embargo, cuenta con una opcin de simulacin del
cierre que brinda, en el momento que se desee, una vista preliminar del
estado en que quedarn las cuentas al efectuar el cierre definitivo. Este
mdulo incluye todos los reportes que solicita la Contabilidad Nacional.

Una vez definida la estructura presupuestal

de operacin en Presupuesto, es posible
comenzar a indicar, partida por partida,
qu montos se deben autorizar para el
siguiente periodo, detallando incluso por
objetivo la distribucin de las cantidades
(formulacin presupuestaria). Este plan
debe pasar por un riguroso esquema
de autorizaciones, de manera que, al
final del proceso, se cuente con una
definicin presupuestal que regir toda
la operacin del sistema.

El mdulo de Proveedura de Avance administra la informacin detallada

de los proveedores que le ofrecen bienes o servicios a la institucin y
cuenta con un expediente en el que se incluye: informacin general,
historial de trabajos realizados, casas extranjeras que representa, entre
otros.

Con Presupuesto de Avance es posible

hacer, a lo largo del ao, traslado
de montos entre partidas siguiendo
el mismo esquema de autorizaciones
de la formulacin, de modo que se
distribuyan de manera ptima los
recursos econmicos, de acuerdo con
las necesidades de la organizacin. Un
completo conjunto de reportes permite
tener visibilidad en todo momento del
estado de la ejecucin presupuestaria a
la fecha.

Contabilidad y Finanzas
El mdulo de Contabilidad y Finanzas
de Avance inicia con la definicin de
la estructura que seguir el catlogo
contable y su vinculacin con los
Centros de Costo definidos. A partir de
esta estructura, se habilita el registro
y reversin de cualquier movimiento
contable (asiento) ya sea en forma
manual o automtica.
Contabilidad y Finanzas est fuertemente
integrado con todos los dems mdulos
de Avance para garantizar que la
informacin fluye correctamente y de
manera precisa, eliminando la necesidad
de registrar manualmente un alto
porcentaje de los asientos, pues stos
son generados en forma automtica
cuando se registran transacciones en los
dems mdulos, que hacen las veces de
los auxiliares, en la mayora de los casos.

Proveedura (Compras)

En Proveedura, la gestin de compra se origina en primera instancia por

un documento llamado Solicitud de Suministros en el que se listan los
suministros, bienes o servicios que se requiere adquirir ante una necesidad
de la institucin y sustentado en contenido presupuestal previamente
aprobado. Dicha solicitud puede ser departamental o corporativa, es
decir, que las solicitudes de mltiples departamentos se pueden integrar
en una sola.
Por medio de Proveedura de Avance, y con base en el expediente
de proveedores, se cotiza lo requerido, siendo posible crear concursos y
definir la evaluacin de los mismos para comparar ofertas y determinar
la mejor. Se puede administrar la ruta crtica del proceso de compra.
Una vez elegido un proveedor, se formaliza la compra por medio de
otro documento llamado Orden de Compra en el que se establece,
con amplio nivel de detalle, cmo se realizarn los pagos al proveedor.
Cualquier proceso de compra debe estar previamente contemplado en
el Plan Anual Operativo (PAO) de la institucin y, por ende, respaldado
en el presupuesto. Este mdulo se conecta con el SIAG de la Contralora
General de la Repblica.

Inventario
El mdulo de Inventario de Avance permite registrar, con base en
el proceso de compra y con respaldo de una Orden de Compra, la
entrega de material comprometido por parte de los proveedores, ya sea
total o parcialmente, conforme se haya acordado. Adjunto al material,
tiene que recibirse la factura que detalla la mercadera que entra a la
bodega.
Al hacer la entrada del material a la bodega, con base en el nmero
de orden de compra de la factura, Inventario controla y valida que
lo solicitado sea lo que se est entregando y los pedidos en trnsito
(back order). El sistema permite llevar el control de todas las bodegas
que se necesiten incluyendo bodegas rodantes y virtuales y, para
cada bodega, es posible detallar an ms la ubicacin especfica
de los materiales: pasillo, estante, etc. En todo momento, es muy fcil
determinar las existencias de un artculo dado.
Inventario de Avance facilita el efectuar diferentes trmites para las
bodegas, tales como: requisiciones, traspasos, entradas por donaciones,
entradas por compras, tomas fsicas, ajustes por toma fsica, entre otros.
Asimismo, es posible controlar los mximos, mnimos y puntos de re-orden
por cada artculo, y tambin efectuar una clasificacin ABC.

El mdulo de Activos Fijos de Avance

facilita la administracin de los activos de
la institucin y los trmites que se pueden
dar sobre stos, tales como: asignacin,
traslados y retiros.
Los procesos de
depreciacin, revaluacin, mejoras y
proyecciones de depreciacin tambin
se llevan a cabo con este mdulo.
Activos Fijos refleja contablemente la
depreciacin de los activos con base
en diversos conceptos como: la vida
til, el valor del rescate y el mtodo de
depreciacin.
El sistema administra
de forma separada la depreciacin
por el valor de compra, las mejoras y
revaluaciones.
Activos Fijos de Avance incluso permite
la administracin de los vencimientos
de las garantas, as como el adjuntar
documentos relacionados al activo
tales como: manuales, fotos, diagramas,
garantas, hojas de mantenimiento, entre
muchos otros.

Caja Chica
El mdulo de Caja Chica de Avance se
encarga de realizar la gestin de gastos
operativos menores que son cancelados
en efectivo.
Estas operaciones son
controladas por el proceso de Tesorera
y los clientes de este servicio son
aquellos empleados de la organizacin
debidamente autorizados.
Caja Chica permite controlar tantas
cajas chicas como se requieran y, para
cada una, se establecen los parmetros
de acuerdo con el reglamento de la
institucin: se identifican los conceptos
por los que se pueden realizar
erogaciones de dinero contra vale
firmado, se establecen los plazos de
liquidacin de los vales contra facturas,
se fijan los montos mximos a que puede
llegar cada erogacin y se definen
los puntos de reintegro de los montos
liquidados, entre otros.

Cuentas por Pagar

En Avance, el mdulo de Cuentas por
Pagar refleja los pasivos existentes en
la organizacin, que representan los
compromisos que se adquieren por la
compra de algn bien o servicio. Cuentas
por Pagar es el punto intermedio de
proceso entre el mdulo de Proveedura
y el mdulo de Emisin de Pagos.
Una cuenta por pagar nace con el registro
y visto bueno a las facturas presentadas
por algn proveedor, respaldadas por

una Orden de Compra. El pago puede aplicar de manera total o

parcial el compromiso establecido, segn la forma de pago acordada
previamente con el proveedor.
El sistema tambin maneja el concepto Documento por Pagar que es
como se denomina a aquellas facturas que no estn respaldadas por
una Orden de Compra, pero que s requieren contenido presupuestario,
por ejemplo: telfonos, agua, luz, etc.

Relacin entre Mdulos

Sistemas Externos

Activos Fijos

Verticales
Auxiliares
Especficos
Auxiliares
Generales

rdenes d
Trabajo

Activos Fijo

Emisin d
Pagos

Mdulos
Generales

Contabilida
Finanzas

Mdulos
de Servicio

Administrac

Cuentas por Pagar tambin administra las retenciones que la ley exige
por concepto de renta para ser presentadas de forma mensual o anual
segn lo requiera el Ministerio de Hacienda.
Cuando Tesorera ordena y gestiona los pagos en Cuentas por Pagar
de Avance da como resultado la generacin de una solicitud que se
procesa en el mdulo de Emisin de Pagos.

Cuentas por Cobrar

Las deudas que adquieren con la organizacin los clientes, funcionarios,
particulares o cualquier persona fsica o jurdica que tenga una relacin
comercial con la institucin, se administran desde el mdulo de Cuentas
por Cobrar de Avance.
Cuentas por Cobrar permite registrar datos generales del cliente,
identificndolos mediante el nmero de cdula de persona fsica o
jurdica, para evitar registros duplicados. A un cliente debidamente
identificado, se le pueden asociar una o ms cuentas por cobrar, y

definirle a cada una las condiciones crediticias del arreglo de pago

especificando, por ejemplo: lmite de crdito, plazo, condiciones de
pago, amortizaciones, tasa de inters y de mora, entre otras.
Por medio de Cuentas por Cobrar, Tesorera realiza el registro administrativo
del cobro, lo cual dispara la generacin de los asientos contables y
movimientos presupuestarios que reflejan los cargos realizados por la
cobranza. Cuando los deudores cancelan, en el sistema se registra el
nmero de oficio que respalda el pago.

de
o

Flotilla
Automotriz

Inversiones

Conectividad

Interfaces de Uso entre Mdulos

Inventario

Cuentas por
Cobrar

Caja Chica
Control
Bancario

Interfaces de Uso entre Mdulos

ad y
s

Presupuesto

Edicin Base

de

Cuentas por
Pagar

Edicin Avanzada

Interfaces de Uso entre Mdulos

Proveedura
(Compras)

Interfaces de Uso entre Mdulos

cin

Cada pago registrado en Emisin de

Pagos de Avance afecta el movimiento
en libros administrado por el mdulo de
Control Bancario.

Control Bancario
Flujo de Caja

os

Para un cheque, Tesorera debe gestionar

la entrega del mismo al beneficiario del
pago. Para una transferencia bancaria,
se debe registrar por medio de Emisin
de Pagos el nmero de comprobante
que reporta el banco una vez que se
confirma la transaccin.

Seguridad

Avance est conformado por un conjunto de mdulos fuertemente

interconectados que ofrecen elementos que facilitan los procesos de Auditora.
Es posible conectar Avance con sistemas externos. Se ofrecen dos ediciones,
dependiendo del nivel de complejidad de los requerimientos que tenga la
organizacin.

Cuentas por Cobrar de Avance se integra con el mdulo de Control

Bancario para el registro de los depsitos y su respectiva aplicacin
contra la cuenta por cobrar.

Emisin de Pagos
El mdulo de Emisin de Pagos de Avance permite a la institucin
cumplir con sus obligaciones de pago, establecidas como Solicitudes
de Pago por medio del mdulo de Cuentas por Pagar. A raz de una
Solicitud de Pago se generan dos tipos posibles de documentos: cheques
o transferencias bancarias.

Con el mdulo de Control Bancario de

Avance es posible administrar en forma
separada cada una de las cuentas
bancarias que tenga la institucin; los
dbitos y crditos de las cuentas, el
registro cronolgico y detallado de las
operaciones realizadas en los auxiliares,
y reflejar todo esto en los mdulos de
Presupuesto y Contabilidad y Finanzas.
Control Bancario brinda mecanismos de
carga de estados de cuenta para las
principales entidades financieras del pas,
con lo cual se simplifica enormemente el
proceso de conciliacin bancaria.

Inversiones
Con el mdulo de Inversiones de Avance
se tiene el control de las inversiones
efectuadas por Tesorera, cuando
requiere obtener rendimientos con el
dinero que no est siendo utilizado en el
flujo de caja actual de la organizacin.
Estas inversiones pueden manejarse en
forma independiente por cada rea
de la organizacin, o bien en forma
consolidada, lo que permite la posterior
reparticin proporcional de las utilidades.
Inversiones se encarga de gestionar el
proceso de la inversin y de darle el manejo
adecuado de acuerdo con el contexto
en que se encuentre (tipo de instrumento,
puesto de bolsa, emisor). Dicho proceso
comprende: la formulacin de la preinversin y su respectiva aprobacin, el
registro de la inversin, la formalizacin,
el clculo, estimacin y captacin de
intereses, las liquidaciones tentativas, la
revaloraciones de mercado, los cambios
de tasa, la amortizacin de primas o
descuentos de los instrumentos para los
que apliquen estos conceptos, el control
de los vencimientos y la cancelacin de
las inversiones.
Todos los procesos que administra
Inversiones de Avance se reflejan en la
contabilidad, gracias a la integracin con
el mdulo de Contabilidad y Finanzas.

Recursos Humanos y Planilla

Flujo de Caja
El mdulo de Flujo de Caja de Avance permite definir escenarios
de flujos de efectivo para la institucin a un periodo determinado,
tomando como base la informacin de los mdulos de Control Bancario,
Inversiones, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, gracias a lo cual es
posible determinar potenciales problemas de liquidez, as como analizar
la viabilidad de proyectos de inversin.

rdenes de Trabajo
El mdulo de rdenes de Trabajo de Avance brinda la posibilidad de
crear una Orden de Trabajo (OT) general y, sobre la misma, abrir cuantas
rdenes de trabajo asociadas (hijas) se requiera. Luego, cada OT se
puede asociar a un proyecto especfico.
En la fase de ejecucin, rdenes de Trabajo administrar para cada OT
el detalle del presupuesto en cada fase de planeacin establecida, as
como los movimientos o ejecuciones que se den sobre sta. En la fase
de liquidacin, se realiza el cierre de la OT, de manera que es posible
hacer la comparacin entre lo planeado y lo ejecutado.
Con rdenes de Trabajo de Avance se pueden manejar muchos
elementos que afectan un proyecto, tales como: (a) compras con Orden
de Compra o por caja chica; (b) compras de importacin; (c) materiales
requisados para la OT; (d) mano de obra ejecutada; (e) transportes; (f)
donaciones de material o mano de obra, y (g) otros conceptos (vales
de caja, o intereses pagados sobre un prstamo que financia la OT, por
ejemplo).

Flotilla Automotriz
El mdulo de Flotilla Automotriz de Avance permite controlar la flotilla
automotriz, as como registrar el mantenimiento que se le realiza a la
misma. Controla la asignacin de vehculos a los empleados autorizados
y permite establecer indicadores por tipo de vehculo con el fin de realizar
un mantenimiento preventivo y correctivo ms eficiente.
Asimismo, lleva la pista del kilometraje, consumo de combustible y horas
de uso de las unidades, con el fin de calcular su rendimiento.

Conectividad
El mdulo de Conectividad de Avance permite que la institucin pueda
abrir el cobro de sus servicios a recaudadores externos, tales como:
bancos, financieras, cadenas de supermercados o de farmacias, entre
otros. As, los clientes o usuarios de la organizacin pueden tener la
facilidad de pagar sus servicios en tiempo real en los diferentes canales
de los recaudadores afiliados, los cuales pueden ser: Internet Banking,
Banca Telefnica, Banca Mvil, Cajas, etc. Dependiendo del convenio
suscrito, este servicio puede ser habilitado en un horario 24x7.
El mdulo permite llevar la administracin de cada uno de los recaudadores externos y realizar la conciliacin al final del da. Se pueden generar diferentes reportes para conocer el comportamiento de cada uno
de sus recaudadores.

La gestin de Recursos Humanos y

Planilla se lleva a cabo por medio de un
sistema integral que trabaja de manera
coordinada con Avance, con el cual
registra los pagos de planilla en los
mdulos de Contabilidad y Finanzas y
Presupuesto. Dicho sistema integral est
conformado por los siguientes mdulos:
1.

Empleados (registro y control).

2.

Planillas.

3.

Movimientos de Personal.

4.

Anlisis Ocupacional.

5.

Control de la Carrera Profesional.

6.

Reclutamiento y Seleccin.

7.

Salud Ocupacional.

8.

Capacitacin y Formacin.

9.

Evaluacin del Desempeo.

10. Control de Marcas de Reloj.

Seguridad
El mdulo de Seguridad de Avance
habilita la posibilidad de definir perfiles
de usuario y permisos de acceder en
modo consulta o modificacin a los
diferentes componentes del sistema, de
manera que cada persona slo pueda
ver y modificar la informacin que
corresponde a sus funciones dentro de la
organizacin.

Administracin
El mdulo de Administracin de Avance
comprende el mantenimiento de un
conjunto de parmetros generales y
catlogos que el sistema utiliza en los
dems mdulos para desempear
adecuadamente
las
funciones
y
procesos.materiales: pasillo, estante,
etc. En todo momento, es muy fcil
determinar las existencias de un artculo
dado.

Cmo funciona Avance?

1. Centros de Costo Jerrquicos
Avance maneja los Centros de Costo divididos en
cinco posiciones jerrquicas, es decir, entre ms
a la derecha est la posicin, menor es el nivel
y est supeditada a los niveles superiores. Esto
permite agrupar la informacin de acuerdo con las
necesidades de explotacin de informacin que se
tengan y as se muestra en los reportes, por ejemplo:
por empresa, por zona geogrfica, por lnea de
negocio, por proyecto, etc.
2. Mltiples Empresas
En Avance, el primer nivel de los Centros de Costo
es la empresa, lo que permite llevar en forma
independiente, pero integrada, cada una de las
empresas que componen la organizacin. Con la
funcionalidad de los Centros de Costo, es posible
generar informes financieros por empresa, o bien,
consolidados para toda la organizacin, cumpliendo
con las NIC-SP.
3. Control de Proyectos
Gracias a la estructura jerrquica de Centros de Costo
y a la funcionalidad del mdulo de rdenes de Trabajo
de Avance, es posible controlar proyectos y analizar
su desempeo y rendimiento en forma totalmente
independiente de otros elementos financieros que
maneje la organizacin.
4. Estructurado en Mdulos
Avance es totalmente modular, lo que significa que
se pueden ir instalando y habilitando los mdulos
conforme se necesiten, como si se fuesen aadiendo
piezas a un rompecabezas.
5. Totalmente Integrado
Aun cuando cada mdulo de Avance se puede ir
instalando y habilitando a medida que se necesita,
internamente estn fuertemente vinculados, de
manera que comparten informacin comn que unos
almacenan y otros leen o modifican. Esto significa
que no es necesario hacer programacin adicional
(interfaces) para que los mdulos se comuniquen
entre s: ya lo hacen de manera natural.

6. Consolidacin Financiera
Avance permite consolidar la informacin financiera
y presupuestal de diferentes empresas en caso que se
requiera hacer un anlisis de todas las empresas como
un grupo.
7. Teletrabajo
Avance est diseado para que los usuarios ingresen
desde la Web lo cual, aunado a mecanismos de
seguridad robustos, permite implementar esquemas
operacionales de teletrabajo.
8. Multi-moneda
Avance trabaja con mltiples monedas (todas las
que se necesiten), de manera que las transacciones
comerciales se pueden registrar en cualquier moneda
que se requiera. Adicionalmente, permite la obtencin
de informes financieros tanto en moneda local como
funcional, eliminando la distorsin por devaluacin,
gracias a su control del diferencial cambiario.
9. Operacin Trazable
Cada transaccin que se registra en Avance deja
una pista (quin, cundo, valor anterior y valor actual)
que es trazable, la cual permite implementar procesos
de auditora y seguimiento de los cambios.
10. Decisiones de Inversin Documentadas
Con Avance es posible ensayar diferentes escenarios
de inversin y documentar los resultados esperados de
manera que quede un registro detallado de la razn
por la que se tom cada decisin de inversin.
11. Escalable y Adaptable
Con Avance es posible administrar organizaciones de
cualquier tamao. Incluso, es posible comenzar con
una administracin pequea e irla haciendo crecer
hasta abarcar una administracin ms compleja.
Por otro lado, Avance permite aadir funcionalidad o
caractersticas no contempladas en el diseo original,
lo que le permite adaptarse a distintos entornos y
necesidades.
Adems, Avance almacena los datos en estructuras
que permiten muy fcilmente la creacin de reportes
complejos para poder efectuar anlisis de inteligencia
de negocios.
12. Amigable con el Usuario
Avance presenta la informacin en un ambiente
grfico, muy visual y totalmente intuitivo, el cual
sigue un flujo de proceso que es natural para las
organizaciones del sector pblico, adems de que el
funcionamiento de todas las pantallas es similar, lo que
lo vuelve extremadamente amigable para los usuarios
y reduce significativamente la curva de aprendizaje.

Cmo puedo hacer Avance operativo en mi entorno?

Interfaz basada en Web
Avance est desarrollado en lo que se conoce
como arquitectura de tres capas: (1) servidor
de base de datos, (2) servidor de aplicaciones y
(3) cliente delgado (thin client). Requerir un
cliente delgado significa que la aplicacin se
visualiza por medio de un explorador de pginas
Web, por lo que los usuarios no necesitan equipos
con gran capacidad de procesamiento para
ejecutar el sistema, ya que la gran mayora del
procesamiento se da en las capas 1 y 2.
Esto reduce significativamente los costos, ya que
tpicamente no es necesario cambiar los equipos
de los usuarios, que usualmente representan el
mayor volumen de equipos donde se va a utilizar
el sistema.
Vale la pena mencionar que esta arquitectura
permite queAvance sea 100% ejecutable a travs
de Internet o, en un esquema de licenciamiento
de Software como un Servicio (SaaS, por sus siglas
en ingls), puede ser ejecutado en la Nube (Cloud
computing).
Fortalecido por Oracle
Avance fue desarrollado con la herramienta
Oracle Developer Suite y utiliza una base de datos
Oracle1. Esto le otorga toda la robustez y respaldo
que Oracle ofrece a sus clientes y le asegura que
su informacin est protegida y segura. Todas
las facilidades de respaldo y recuperacin de

informacin que ofrece Oracle estn disponibles

para Avance en forma natural gracias a esto.
Soporte de mltiples plataformas
Gracias a su arquitectura y a que est basado en
Oracle, Avance puede ser instalado en diferentes
plataformas y ser utilizado desde cualquier sistema
operativo que tenga un explorador de pginas
Web.
Las plataformas soportadas para el cliente son las
siguientes:
1. Windows (en todas sus ediciones)
2. LINUX (todos los sabores)
3. Unix (AIX, Solaris o HP-UX)
4. Mac OS
Las plataformas soportadas para el servidor de
base de datos y para el servidor de aplicaciones
son las siguientes:
1. Windows Server (en todas sus ediciones)
2. LINUX (todos los sabores soportados por
Oracle)
3. Unix (todos los sabores soportados por
Oracle)
4. Mainframe

Arquitectura de Avance
Internet
Usuarios
Remotos

Firewall

Servidor de
Base de Datos

Oracle
Application
Server

(Web)

Si su organizacin no cuenta con Oracle y

desea utilizar el esquema de licenciamiento
tradicional (en lugar del esquema de
licenciamiento de Software como un Servicio
SaaS), es necesario adquirir este componente
al momento de adquirir Avance. Las versiones
actualmente soportadas son la 10g y la 11g.

Servidor de
Desarrollo

Usuarios Locales
(Web)

Avance Safe Path

defina el camino

elimine el riesgo

Etapas

asegure el xito

Taller de
Validacin

Valoracin
Preliminar

Desarrollo e
Integracin

Puesta en
Marcha

Anlisis de
Brechas

Configuracin
y Preparacin

Actividades

Aseguramiento de la Calidad / Gestin de Conflictos

Anlisis de Riesgos
Estudio de
Factibilidad Anlisis
de Entorno
Asignacin de
Recursos
Planeacin

Instalacin Preliminar
Anlisis de
Expectativas
Definicin de
Objetivos - Revisin
de Flujos

Revisin de
Necesidades
Anlisis de
Funcionalidad
Estandarizacin de
Terminologa

Diseo de Interfaces
Desarrollos a la
Medida Reglas de
Negocio Flujos de
Excepcin

Involucrados

Roles de Consultora

Director de
Proyectos

Lder Tcnico

Consultor de
Negocios

Analistas y

Programadores

Parametrizacin
Carga de Datos
Capacitacin
Pruebas Integrales
Esquema de
Seguridad

Ambiente Productivo
Saldos Iniciales
Inicio de Operacin
Acompaamiento
Soporte

Roles del Cliente

Consultor DBA

Avance Safe Path es el nombre de la metodologa

creada por GBSYS para asegurar el xito de un proyecto
de implantacin. La metodologa contempla seis etapas
macro, las cuales involucran diferentes actividades y
entregables:
Valoracin preliminar: se efecta un anlisis de riesgos
y se hace un estudio de factibilidad, se analiza el entorno
y se determinan los recursos necesarios para ejecutar el
proyecto. Se define un plan preliminar de trabajo.

Comit de
Aprobacin

Director de
Proyecto

Asesor
Tcnico

Lder de
rea
Funcional

Usuarios
Finales

Configuracin y preparacin: se parametriza el producto

para que soporte la forma de trabajar de la organizacin, se
cargan en forma masiva los datos, se brinda capacitacin
al personal de las diferentes reas, se efectan pruebas
integrales para validar que todo funcione correctamente,
se configura el esquema de seguridad que brindar acceso
a cada usuario a las reas adecuadas para su puesto.

Taller de validacin: se hace una instalacin preliminar

del software, se realiza un anlisis de las expectativas que
tiene el personal del Cliente acerca del sistema, se definen
los objetivos que se desean alcanzar al final del proyecto y
se revisan los flujos de trabajo de toda la organizacin.

Puesta en marcha: se configura el ambiente en

produccin, se cargan los saldos iniciales de todas
las cuentas (contables, presupuestales, bancarias) y
documentos an vigentes (facturas, notas de crdito y
dbito), se da inicio a la operacin con el nuevo sistema,
se ofrece un acompaamiento durante primeras semanas
para apoyar al personal en su proceso de adaptacin al
nuevo sistema, se ofrece soporte posterior para cualquier
incidente que se presente.

Anlisis de brechas: se revisan a fondo las necesidades,

se comparan contra la funcionalidad ofrecida en forma
estndar por el software, se estandariza la terminologa que
se utilizar a lo largo de todo el proyecto.

Todo el proceso se administra con actividades para

asegurar la calidad. Los conflictos que se puedan presentar
se gestionan tambin de acuerdo con elementos que
contempla la metodologa.

Desarrollo e integracin: se disean las interfaces con

sistemas externos, se llevan a cabo los desarrollos a la
medida que deben cubrir funcionalidad requerida no
soportada por el software, se incorporan dentro del
producto las reglas de negocio de la organizacin, se
disean los flujos de excepcin.

La metodologa contempla varios roles que tanto los

consultores de GBSYS como el personal que labora con
el Cliente deben ofrecer para garantizar que el sistema
quede operando de manera ptima. Estos roles juegan
un papel crucial en diferentes momentos del proceso y se
definen desde el inicio, para que las actividades puedan
ejecutarse adecuadamente.

es un producto desarrollado por

Cmo contactarnos:
Vistenos
GBSYS, S.A.
400m Sur y 25m Oeste de la POPS
Curridabat, San Jos, Costa Rica
Direccin postal
GBSYS, S.A.
Apartado postal 61-1002
San Jos, Costa Rica
Central Telefnica
+506 2234-7876 (Costa Rica)
+503 2113-6298 (El Salvador)
Fax
+506 2280-7542
Sitio Web
www.gbsys.com/avance
Correo electrnico
avance@gbsys.com

TECNOLOGA +
EXPERIENCIA +
CONSULTORA +
METODOLOGA +
SOPORTE =
REDUCCIN DE RIESGO