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IX SEMINRIO SOBRE GESTO DOCUMENTAL

Arquivo Pblico da Cidade de Belo Horizonte

POLTICA DE ARQUIVOS E GESTO DOCUMENTAL


NO ESTADO DE SO PAULO

Ieda Pimenta Bernardes


Diretora tcnica do Departamento de Gesto do
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
Arquivo Pblico do Estado/Casa Civil

saesp@sp.gov.br
www.arquivoestado.sp.gov.br
maio/2011

Arquivo Pblico do Estado de SP


formulao e implementao da
poltica estadual de arquivos
rgo central do Sistema de
Arquivos
preservao e difuso dos
documentos de valor
permanente
coordenao do Comit Gestor
do SPdoc (sistema
informatizado unificado do
Estado)

Arquivo Pblico do Estado


Ampliao e Reforma
Quadro de reas
rea total do terreno
rea a ser demolida (Blocos B, C)
rea a ser reformada (Blocos A, D)

6.233,00 m
2.768,57 m
7.007,72 m

rea a ser construda (Bloco Anexo) 23.576,62 m

rea total do empreendimento

30.584,34 m

Centro de Arquivo Administrativo


Mooca

Centro de Arquivo Administrativo


(Nova sede Vila Mariana)

Central de Atendimento ao Cidado

Aquisio do imvel localizado na Rua Joaquim Tvora


n 824 Vila Mariana So Paulo, com a metragem de
2.897,00 metros quadrados e rea construda de
6.252,00 metros quadrados
Elaborao de projeto de reforma
Implementao da Central de Atendimento ao CidadoCAC (Poupatempo da gesto documental) servio
centralizado de atendimento ao pblico para localizar e
facultar acesso a quaisquer documentos da
administrao municipal (presencial e distncia).

Concurso Pblico
60 novos cargos para Executivo Pblico
30 cargos para o Departamento de
Gesto do SAESP

Histrico

1721 repartio da Secretaria de Governo encarregada


de preservar os documentos da governana
Secretaria de Estado do Interior - 1892 a 1931
Secretaria de Estado da Educao e da Sade Pblica 1931 a 1967
Secretaria de Estado da Cultura 1967 a 2007 (2006- criao do
Departamento de Gesto do SAESP) 40 anos como Diviso,
sem quadro funcional estvel e sem rgo de gesto.
Casa Civil - desde julho de 2007

Poltica pblica de gesto documental


Interfaces entre a tcnica, a poltica e o contexto cultural

Processos integrados e interdependentes:

FORMULAO: Arcabouo legal e normativo

IMPLEMENTAO: Aes estratgicas e tticas


capazes de resolver problemas e modificar a realidade

Poltica estadual de arquivos


Decreto n. 22.789, de
19 de outubro de 1984

Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So


Paulo

Decreto n. 29.838, de
18 de abril de 1989

Determina a criao de Comisses de Avaliao de


Documentos de Arquivo

Decreto n. 48.897 de
27 de agosto de 2004

Define normas para avaliao, preservao e


eliminao de documentos pblicos

Decreto n. 48.898 de
27 de agosto de 2004

Oficializa o Plano de Classificao e a Tabela de


Temporalidade dos Documentos da Administrao
Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio

Decreto n. 54.276 de
27 de abril de 2009

Reorganiza a Unidade do Arquivo Pblico do Estado

Decreto n 55.479, de 25/2 e


n 56.260, de 6/10/2010

Institui e reorganiza o Comit Gestor do SPdoc

Instruo Normativa APE/


SAESP 1/2009

Gesto, preservao e acesso a documentos digitais

Instruo Normativa APE/


SAESP 2/20109

Avaliao da massa documental acumulada e procedimentos


para transferncia, recolhimento e eliminao

ARQUIVO PBLICO

RGO CENTRAL
DO SISTEMA DE ARQUIVOS
Atuao normativa

Questo estratgica: posio do rgo central na


estrutura administrativa

CASA CIVIL

Decreto n. 54.276/2009

UNIDADE DO ARQUIVO PBLICO


DO ESTADO DE SO PAULO

Departamento Tcnico de
Gesto do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo

Centro de Gesto
Documental

Centro de Coordenao
dos Protocolos
Estaduais

Centro de Assistncia
aos Municpios

Centro de Arquivo
Administrativo

Centro de
Processamento de
Informaes Digitais

Departamento Tcnico de
Preservao e Difuso do Acervo

Centro de Arquivo
Permanente

Centro de Difuso e
Apoio Pesquisa

Centro de Acervo
Iconogrfico
e Cartogrfico

Centro de
Preservao

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO


Departamento de Gesto do
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
Decreto n 54.276/2009, art. 4, II, a, III, b e art. 11 ao 16

Assistncia
Tcnica
Clula de Apoio
Administrativo

Clula de Apoio
Administrativo

Centro de Gesto
Documental

Corpo Tcnico

Clula de Apoio
Administrativo

Corpo Tcnico

Departamento de
Gesto do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo

Centro de Coordenao

dos Protocolos
Estaduais

Clula de Apoio
Administrativo

Corpo Tcnico

Centro de
Assistncia
aos Municpios

Centro de Arquivo
Administrativo

Clula de Apoio
Administrativo

Corpo Tcnico

Ncleo de Assistncia Tcnica


aos rgos do SAESP

Ncleo de
Processamento Tcnico

Ncleo de
Normas Tcnicas

Ncleo de
Registro e Emprstimo

Ncleo de
Formao e Treinamento

Central de
Atendimento ao Cidado (CAC)

Ncleo de
Monitoria e Fiscalizao

Ncleo de
Apoio Logstico

Sistema de Arquivos
Objetivos da gesto sistmica

Harmonizar as diversas fases dos documentos (corrente,


intermediria e permanente);

Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos rgos


pblicos;

Assegurar a proteo e a preservao dos documentos


arquivsticos do Poder Pblico Estadual;
Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984
Decreto n. 54.276, de 27 de abril de 2009

Secretarias
Municpios

Autarquias

Fundaes

Ministrio
Pblico

Arquivo
Pblico do
Estado
Empresas
pblicas

Procuradoria
Geral do
Estado
Entidades
privadas
encarregadas
de servios
pblicos

Organizaes
sociais

Sociedade de
Economia
mista

Municpios
rgo
setorial

rgo
Secretarias
setorial

Autarquias
rgo
setorial

Fundaes
rgo
setorial

Ministrio
rgo
Pblico
setorial

Arquivo
rgo
Pblico do
Central
Estado
Empresas
rgo
pblicas
setorial

Procuradoria
rgo
Geral
setorial
do
Estado
Entidades
privadas
rgo
encarregadas
setorial
de servios
pblicos

Organizaes
rgo
sociais
setorial

Sociedade
rgo de
Economia
setorial
mista

Sistema de Arquivos do Estado


Podero, tambm, integrar o Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios ou termos de
cooperao tcnica com o Governo do Estado, por intermdio da
Casa Civil, observada a legislao pertinente:
I - autarquias estaduais de regime especial;
II - o Ministrio Pblico do Estado de So Paulo;
III - a Defensoria Pblica do Estado de So Paulo;
IV - rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio estaduais;
V - as Administraes Municipais.
Decreto n 54.276/2009, art. 32,
que alterou o Decreto n 22.789/1984, art.5.

Gesto sistmica
Estrutura:
rgo central exerce funo normativa;
responsvel pela formulao e implementao da
poltica estadual de arquivos
rgos setoriais e subsetoriais- nos rgos e
entidades (protocolos e arquivos)
Comisses de Avaliao de Documentos - nos rgos
e entidades

Caracterstica: forma de vinculao


Vinculao tcnica - sem subordinao administrativa
entre os rgos centrais, setoriais e subsetoriais

Comisses de Avaliao de
Documentos de Arquivo

9
9
9
9
9

Grupos permanentes e multidisciplinares (5,7 ou 9)


Composio:
rea jurdica
administrao geral
administrao financeira
Arquivo
reas-fim
Competncias:
Elaborao e aplicao de Planos de Classificao e
Tabelas de Temporalidade de Documentos; definio de
critrios de amostragem
Decretos n 29.838/89 e n 48.897/2004

Complexidade

9
9

cultura/relaes de poder
Forma hbrida de relao entre as partes:
autonomia administrativa
vinculao tcnica (funcionamento integrado, de acordo com
normas e procedimentos tcnicos comuns)

extenso unidades dispersas e descentralizadas


contexto poltico
Multiplicidade de atores envolvidos (conflitos)

metodologia participativa e construo coletiva de


conhecimento

Poltica de Gesto Documental no


Estado de So Paulo
Conjunto de normas e procedimentos
para a gesto, avaliao, preservao e
eliminao de documentos pblicos

Decreto n. 48.897,
de 27 de agosto de 2004

Poltica de Gesto Documental no


Estado de So Paulo
Decreto n. 48.898
de 27 de agosto de 2004

Plano de Classificao:
Identifica todos os documentos
das atividades-meio (800 tipos)
Tabela de Temporalidade: Indica
os prazos de guarda e a
destinao dos documentos
(publicao disponvel no stio
www.arquivoestado.sp.gov.br)

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ATIVIDADES-MEIO


Decreto n 48.897/2004

define os prazos de guarda e a destinao para cada


srie documental

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS


DA SECRETARIA DE ESTADO DO MEIO AMBIENTE ATIVIDADES-FIM
Resoluo SMA 6, de 8-2-2007, publicada no Dirio Oficial de 10/02/2007

GESTO DE DOCUMENTOS

PLANO DE
CLASSIFICAO
DE DOCUMENTOS

TABELA DE
TEMPORALIDADE
DE DOCUMENTOS

REQUISITOS
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA
DE DOCUMENTOS (SIGAD)

SISTEMA DE PROTOCOLO NICO

GESTO DE DOCUMENTOS

PLANO DE
CLASSIFICAO
DE DOCUMENTOS

TABELA DE
TEMPORALIDADE
DE DOCUMENTOS

Requisitos definidos pela


Instruo Normativa APE/
SAESP 1/2009
REQUISITOS
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA
DE DOCUMENTOS (SIGAD)

SISTEMA DE PROTOCOLO NICO

Instruo Normativa APE/SAESP-1, de


10/3/2009 (DOE 18/3/2009)

Estabelece diretrizes e define procedimentos para a


gesto, a preservao e o acesso contnuo aos
documentos arquivsticos digitais da administrao
Pblica Estadual Direta e Indireta.

So 37 artigos e 2 anexos

(Disponvel em
ww.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/instrucao_normativa_
APESAESP_n1_10-03-09.pdf)

ACESSO INFORMAO
Poltica Estadual
de gesto documental
(regras de negcio)

Tecnologias da
Informao

classificao de documentos por meio de cdigos padronizados


definidos nos Planos de Classificao de Documentos
indicao dos prazos de guarda e da destinao final dos
documentos de acordo com as Tabelas de Temporalidade
controle de vocabulrio
gesto integral de documentos desde a produo at a destinao final
controle da tramitao/localizao no Arquivo
definio de categorias de sigilo e acesso
intercmbio de informaes em tempo real produo e
tramitao

Comit Gestor do SPdoc

Decreto n 55.479/2010 Institui na Casa


Civil, sob a coordenao do APE, o
Comit Gestor do SPdoc. Alterado pelo
Decreto n 56.260, de 65/10/2010

Resoluo CC-43, DE 6/10/2010 Aprova


o Regimento interno do CG-SPdoc.

Planos e Tabelas: atividades-fim

Ministrio Pblico Estadual (Ato Normativo n 428PGJ/CGMP de 20/2/2006)

Secretaria do Meio-Ambiente (Resoluo SMA n 6,


de 8/2/2007)

PROCON (Despacho do Diretor Executivo, DOE de 24/12/2008)


Secretaria da Gesto Pblica (Resoluo SGP - 11,
de 2/4/2009)

Secretaria da Cultura (Resoluo SC - 2, de 7/1/2010)


Secretaria da Fazenda (Resoluo SF n 70, de
3/8/2010)

(disponveis em www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp

Programa de gesto
documental itinerante
O programa prev o deslocamento de 10
equipes de funcionrios s 25 Secretarias
para orientar:

Avaliao da massa documental


acumulada at 1940
Aplicao do Plano e Tabela-Meio
Elaborao de Plano e Tabela-Fim

Parcerias
(Interlocuo com a Administrao e a Sociedade)

Comisses de Avaliao de Documentos de


Arquivo (85)
Ministrio Pblico do Estado (desde 2000)
Arquivo Nacional (Projeto InterPARES)
UNIVESP Universidade Virtual (capacitao)
Corregedoria Geral da Administrao
Fundao SEADE (critrios de amostragem)
Assemblia Legislativa do Estado
CEPAM Centro de Estudos e Pesquisas em
Administrao Municipal
Administraes Municipais

Polticas municipais de arquivo


O Centro de Assistncia aos Municpios e o
Programa de institucionalizao de Arquivos
Pblicos Municipais:
9

9
9
9
9
9

Documentos disponibilizados em
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/municipios.php
(legislao, roteiros, manuais, minutas de PL)
Servio de orientao e visitas tcnicas
Aes conjuntas com o Ministrio Pblico do Estado (53
procedimentos)
Encontros Regionais sobre gesto documental pblica (9)
Edio de manual tcnico
Incluso de uma ao especfica no PPA (2004-2007)

Avaliao: atividade estratgica da gesto


Parmetros tericos, tcnicos e jurdicos

Legalidade

Conformidade dos prazos de


guarda com a legislao vigente

Legitimidade

Trabalho institucional elaborao multidisciplinar e


coletiva de critrios; ampla
divulgao

Cientificidade

Princpios, conceitos e tcnicas


de uma rea especializada do
conhecimento: a Arquivologia

O Sistema de Arquivo em nmeros

85 Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo (800 agentes


nomeados)
5 Decretos aprovados sobre gesto documental
5 Decretos aprovados de reestruturao do Arquivo Pblico do Estado
2 Instrues Normativas. Instruo Normativa APE/SAESP-1, de
10/3/2009 (DOE 18/3/2009) sobre documentos digitais e Instruo
Normativa APE/SAESP-2, de 2/12/2010 sobre avaliao documental
Publicao de Plano e Tabela das Atividades-Meio
Aprovao de 5 Planos e Tabelas das atividades-fim (MP, PROCON, MA,
Cultura e Fazenda)
32 cursos de treinamento (2.506 agentes pblicos)
63 oficinas sobre tcnicas arquivsticas (Projeto Como Fazer)
14 manuais tcnicos publicados e disponveis na Internet
Treinamento de 1500 agentes pblicos municipais

O Sistema em nmeros

Eliminao de 860 toneladas de documentos aps avaliao (107mil


caixas)
Liberao de 6.010 metros quadrados de rea
Publicao de 384 Editais de Cincia de Eliminao de Documentos
publicados no DOE
9 Encontros Paulistas sobre gesto documental pblica: por uma poltica
municipal de arquivos (327 municpios)
3 Seminrios sobre gesto documental e tecnologias da
informao(2006/2009/2010)
4 diagnsticos sobre os arquivos/protocolos/acervos da Administrao
Paulista
Definio de requisitos e metadados para o Sistema de Protocolo nico
(SPdoc)

Plano de Ao 2011
Sistema
Reforma do Centro de Arquivo Administrativo
(24 milhes)
Reestruturao do SAESP organizao
dos servios dos rgos setoriais
Capacitao de corpos tcnicos
Aperfeioamento e implementao do SPdoc
Instalao do Poupatempo da gesto
documental (CAC)

Plano de Ao 2011
Municpios
Fortalecimento e ampliao das parcerias
(MP, ALESP,CEPAM)
Reunies com os Promotores de Justia
Atuao junto aos municpios-sede das 15
RA do Estado
X Encontro sobre gesto documental
(out./Araraquara)
Programa de gesto documental itinerante
nos municpios

CIDADANIA

Presente

Passado

CIDADANIA

Direito
Presente
informao

Direito
Passado
memria

CIDADANIA

Direito
Passado
memria

Direito
Presente
informao

GESTO

ACESSO

PRESERVAO

CASA CIVIL
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO
Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo-SAESP
Avenida Cruzeiro do Sul, 1777
CEP 02031-000 - Santana
So Paulo/SP
BRASIL
Tel: 2089-8136/8139
www.arquivoestado.sp.gov.br
saesp@sp.gov.br

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