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Manual do Utilizador

Introduo ...........................................................................................................11
1. Como Entrar no programa ............................................................................12
2. Inicializao das Bases de Dados .................................................................14
3. Funcionamento Geral.....................................................................................15
3.1. Lista de Registos .................................................................................... 16
3.2.Posicionamento de um registo.............................................................. 17
3.3.Campos Sublinhados.............................................................................. 18
3.4. Seleccionar Artigos ................................................................................ 19
3.5.Registar Documentos ............................................................................. 20
3.6. Adicionar um registo ............................................................................ 20
3.7.Alterar um Registo ................................................................................. 20
3.8.Apagar um Registo................................................................................. 20
3.9.Ver Detalhes de um Registo .................................................................. 21
3.10.Localizar um Registo............................................................................ 21
3.11.Filtrar e Ordenar ................................................................................... 22
3.12.Imprimir registos .................................................................................. 25
3.13.Janela de Impresso.............................................................................. 29
3.14.Localizar Rpido ................................................................................... 31
3.15. Navegador ............................................................................................ 32
4.Tabelas Auxiliares ...........................................................................................33
4.1.Armazns................................................................................................. 34
4.2.Bancos....................................................................................................... 34
4.3.Condies de Pagamento ...................................................................... 35
4.4.Contas Bancrias..................................................................................... 36
4.5.Destinatrios............................................................................................ 37
4.6.Escales .................................................................................................... 37
4.7.Famlias .................................................................................................... 39
4.8. Formas de Expedio ............................................................................ 40
4.9. Formas de Pagamento........................................................................... 40
4.10.Grupos.................................................................................................... 41
4.11. IVA......................................................................................................... 42
4.12. Moedas .................................................................................................. 42
4.13.Pases ...................................................................................................... 43
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4.14.Segmentos de Mercado ........................................................................ 44


4.15.Sub-Famlias .......................................................................................... 45
4.16.Textos Base ............................................................................................ 46
4.17.Unidades................................................................................................ 46
4.18. Vendedores........................................................................................... 47
4.19.Entidades ............................................................................................... 48
4.20.Coleces................................................................................................ 49
4.21.Sectores de Actividade......................................................................... 50
4.22. Motivos de Recusa de Oramentos ................................................... 51
5. Clientes ............................................................................................................51
5.1. Manuteno ............................................................................................ 52
5.2.Movimentos Directos na Conta Corrente de Clientes ....................... 61
5.3.Preos Especiais ...................................................................................... 62
5.4. Avenas................................................................................................... 63
5.4.1.Manuteno ................................................................................... 63
5.4.2.Gerar Avenas ............................................................................... 65
5.5.Contenciosos ........................................................................................... 66
5.6.Incidentes................................................................................................. 67
5.7.Mapas ....................................................................................................... 67
5.7.1.Conta Corrente de Clientes ......................................................... 68
5.7.2.Saldo / Saldo Data..................................................................... 69
5.7.3.Saldo / Plafond ............................................................................. 70
5.7.4.Parametrizvel .............................................................................. 71
5.7.5.Envio de Correspondncia .......................................................... 74
5.7.6. Histrico de Preos de Vendas................................................... 76
6. Fornecedores ...................................................................................................77
6.1. Manuteno ............................................................................................ 77
6.2.Movimentos Directos na Conta Corrente de Fornecedores .............. 84
6.3.Preos de Fornecedores.......................................................................... 84
6.4.Mapas ....................................................................................................... 85
6.4.1.Conta Corrente de Fornecedores ................................................ 85
6.4.2.Saldo / Saldo Data..................................................................... 87
6.4.3.Parametrizvel .............................................................................. 88
6.4.4.Correspondncia ........................................................................... 88
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6.4.5. Histrico de Compras ................................................................. 90


7.Artigos ..............................................................................................................91
7.1.Manuteno ............................................................................................. 92
7.2. Registar Artigo ..................................................................................... 100
7.3.Stock de Armazm................................................................................ 100
7.4.Localizao de Artigos ......................................................................... 101
7.5.Mapas ..................................................................................................... 102
7.5.1.Conta Corrente de Artigos ........................................................ 102
7.5.2.Stock / Stock Data ................................................................... 103
7.5.3.Quantidades Pendentes ............................................................. 104
7.5.4.Inventrio / Inventrio Data.................................................. 105
7.5.5.Ruptura de Stock......................................................................... 106
7.5.6.Parametrizvel ............................................................................ 107
7.5.7.Quantidade por Famlia............................................................. 107
7.6. Procura Rpida de Artigos ................................................................. 108
7.7. Tabela de Preos .................................................................................. 109
7.8. Actualizao de Preos de Venda...................................................... 110
7.8.1. Actualizao ............................................................................... 110
7.8.2.Mapa Resumo.............................................................................. 111
7.8.3. Remoo Peridica .................................................................... 112
8. Stocks .............................................................................................................113
8.1. Manuteno .......................................................................................... 113
8.2.Registar Entrada de Stock.................................................................... 115
8.3.Registar Sada de Stock ........................................................................ 115
8.4.Transferncia entre Armazns ............................................................ 116
9. Compras.........................................................................................................118
9.1. Requisies Internas............................................................................ 119
9.1.1. Manuteno ................................................................................ 119
9.1.2.Mapa Resumo.............................................................................. 121
9.2.Encomendas .......................................................................................... 121
9.2.1.Manuteno de Encomendas .................................................... 122
9.2.2.Mapa Resumo.............................................................................. 126
9.2.3.Mapa de Entregas ....................................................................... 127
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9.2.4.Mapa de Encomendas por Satisfazer ....................................... 127


9.2.5.Mapa de Documentos para Encomendas ................................ 128
9.2.6.Mapa de Entradas de Encomendas .......................................... 129
9.2.7.Mapa de Anlise de Prazos de Entrega ................................... 130
9.2.8.Gerao Automtica de Encomendas ...................................... 131
9.2.8.1. A Partir de Requisies Internas ..................................... 131
9.2.8.2.A Partir de Encomendas de Clientes ............................... 133
9.3.Documentos de Transporte de Fornecedores ................................... 135
9.3.1.Registo de Documentos de Transporte.................................... 135
9.3.2.Localizao Documentos de Transporte.................................. 138
9.3.3.Mapas ........................................................................................... 139
9.3.3.1.Mapa Resumo de Documentos de Transporte ............... 139
9.3.3.2.Mapa Resumo de Documentos de Transporte por
Armazm......................................................................................... 139
9.3.3.3. Mapa Localizao de Documentos de Transporte........ 140
9.4. Documentos de Compra ..................................................................... 141
9.4.1.Documentos de Fornecedor....................................................... 141
9.4.2.Notas de Crdito de Fornecedores (V/NC) ............................ 143
9.4.3.Notas de Dbito / Crdito a Fornecedores (N/ND N/NC). 143
9.4.4.Mapa Resumo Documentos Financeiros de Compra ............ 143
9.4.5.Mapa Resumo Documentos Financeiros de Compra por
Armazm .............................................................................................. 144
9.4.6.Localizao de Documentos Financeiros................................. 146
9.5.Pagamentos ........................................................................................... 146
9.5.1.Pagamentos.................................................................................. 147
9.5.2.Adiantamentos ............................................................................ 151
9.5.3.Diviso de Documentos ............................................................. 153
9.5.4.Mapas ........................................................................................... 154
9.5.4.1.Mapa Resumo ..................................................................... 154
9.5.4.2. Mapa de Pagamentos No Efectuados........................... 155
9.5.4.3.Mapa de Pagamentos em Atraso ..................................... 156
9.5.5. Emisso de Cheques .................................................................. 157
9.5.6.Mapa Dedues........................................................................... 159
9.5.7.Mapas ........................................................................................... 160
9.5.7.1.Mapa de IVA....................................................................... 160
9.5.7.2.Mapa Recapitulativos ........................................................ 162
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10.Vendas ..........................................................................................................163
10.1.Oramentos e Facturas Pr-Forma ................................................... 164
10.1.2.Mapa Resumo............................................................................ 167
10.1.3. Anlise Oramental ................................................................. 168
10.2.Encomendas de Clientes .................................................................... 170
10.2.2.Mapas de Encomendas de Clientes ........................................ 173
10.2.2.1.Mapa Resumo ................................................................... 173
10.2.2.2.Mapa de Entregas............................................................. 175
10.2.2.3.Mapa de Encomendas por Satisfazer............................. 176
10.2.2.4.Mapa de Localizao de Encomendas........................... 177
10.2.2.5.Mapa de Sadas de Encomendas .................................... 178
10.2.2.6.Mapa de Anlise de Prazos de Entrega......................... 179
10.3.Documentos de Transporte ............................................................... 180
10.3.1.Documentos de Transporte - Manuteno ............................ 180
10.3.2.Localizao de Documentos de Transporte de Clientes...... 184
10.3.3.Mapas ......................................................................................... 185
10.3.3.1.Mapa Resumo de Documentos de Transporte ............. 185
10.3.3.2.Mapa Resumo de Documentos de Transporte por
Armazm......................................................................................... 186
10.3.3.2.Mapa Localizao de Documentos de Transporte....... 187
10.4.Documentos de Venda ....................................................................... 188
10.4.1.Documentos de Venda - Manuteno.................................... 188
10.4.2.Gerar Facturas ........................................................................... 193
10.4.3.Mapas ......................................................................................... 194
10.4.3.1.Mapa Resumo ................................................................... 194
10.4.3.2.Mapa Resumo por Armazm ......................................... 195
10.4.4.Localizao de Documentos Financeiros............................... 196
10.5.Recebimentos ...................................................................................... 197
10.5.1.Recebimento .............................................................................. 197
10.5.2.Adiantamento / Pagamento por Conta................................. 200
10.5.3.Devoluo de Adiantamento .................................................. 201
10.5.4.Diviso de Documentos ........................................................... 202
10.5.5.Mapa Resumo............................................................................ 203
10.5.6.Mapa Recebimentos No Efectuados..................................... 205
10.5.7.Mapa de Recebimentos em Atraso ......................................... 206
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10.5.8.Mapa de Avisos de Vencimento ............................................. 207


10.6.Mapas ................................................................................................... 208
10.6.1.Mapa de IVA ............................................................................. 208
10.6.2. Mapa Recapitulativos.............................................................. 209
10.7.Movimentos de Caixa ........................................................................ 210
10.7.1.Manuteno ............................................................................... 210
10.7.2.Mapa de Caixa........................................................................... 211
11. Informao de Gesto / Painel de Bordo................................................212
12.Mdulos ........................................................................................................213
12.1.Anlises ................................................................................................ 214
12.1.1.Estatsticas.................................................................................. 214
12.1.2.Compras por Entidade............................................................. 216
12.1.3.Vendas por Entidade................................................................ 217
12.1.4.Idades Saldos............................................................................. 218
12.1.5.Idades de Pagamentos.............................................................. 220
12.1.6. Ranking de Vendas.................................................................. 222
12.1.7.Ranking de Compras................................................................ 223
12.1.8.Tesouraria .................................................................................. 224
12.1.8.1.Mapa de Tesouraria ......................................................... 224
12.1.8.2.Grupos ............................................................................... 225
12.1.8.3.Contas ................................................................................ 225
12.1.8.4.Sub Contas......................................................................... 226
12.1.8.5.Entidades........................................................................... 226
12.1.8.6.Movimentos Directos em Tesouraria............................. 227
12.1.8.7.Clculo de Previso de Tesouraria................................. 227
12.1.8.8.Mapa de Previso de Tesouraria.................................... 228
12.1.9.Anlise de Margens .................................................................. 228
12.1.10.Anlise de Margem Mnima.................................................. 229
12.1.11.Anlise de Receitas ................................................................. 230
12.2. Letras ................................................................................................... 231
12.2.1.Letras de Clientes...................................................................... 231
12.2.1.1.Manuteno....................................................................... 231
12.2.1.1.Letras Novas ..................................................................... 233
12.2.1.2.Recmbio ........................................................................... 234
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12.2.1.3.Encargos ............................................................................ 235


12.2.1.4.Cobrana Directa / Liquidao Directa ........................ 236
12.2.1.5.Desconto de Letras ........................................................... 236
12.2.1.6.Regularizao de Letras .................................................. 237
12.2.1.7.Mapas................................................................................. 238
12.2.2.Letras a Fornecedores............................................................... 239
12.2.2.1.Manuteno....................................................................... 240
12.2.2.2.Novas Letras ..................................................................... 242
12.2.2.3.Encargos ............................................................................ 242
12.2.2.4.Cobrana Directa .............................................................. 243
12.2.2.5.Mapas................................................................................. 243
12.3.Comisses ............................................................................................ 244
12.4.Bancos................................................................................................... 247
12.4.1.Contas Bancrias ....................................................................... 247
12.4.2.Entidades Base .......................................................................... 248
12.4.3.Rubricas...................................................................................... 248
12.4.4.Movimentos............................................................................... 249
12.4.4.1.Manuteno....................................................................... 249
12.4.4.2.Registo ............................................................................... 250
12.4.4.3.Reconciliao..................................................................... 250
12.4.4.4.Pr - Datados..................................................................... 252
12.4.4.5.Pr Datados Movimentos ........................................ 254
12.4.4.6.Pagamentos Movimentos ........................................... 254
12.4.4.7.Letras Fornecedores Movimentos ............................. 255
12.4.4.8.Recebimentos Movimentos ........................................ 256
12.4.4.9.Emisso Cheques.............................................................. 257
12.4.5.Mapas ......................................................................................... 257
12.5.Artigos Compostos ............................................................................. 259
12.5.1.Manuteno de Artigos Compostos....................................... 259
12.5.2.Registo de Produo................................................................. 261
12.5.3.Reclculo de Preos .................................................................. 261
12.5.4.Planificao de Artigos ............................................................ 263
12.6.Correspondncia................................................................................. 264
12.6.1.Correspondncia Recebida ...................................................... 264
12.6.2.Correspondncia Enviada ....................................................... 266
12.6.3.Centros de Correspondncia ................................................... 268
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12.6.4.Assuntos / Temas de Correspondncia ................................ 269


12.7.Ligao Contabilidade .................................................................... 269
12.7.1.Parmetros ................................................................................. 269
12.7.2.Dirios ........................................................................................ 271
12.7.3.Grelhas ....................................................................................... 271
12.7.4.Documentos da Contabilidade ............................................... 273
12.7.5.Converso .................................................................................. 275
12.7.6. Gravar no ficheiro.................................................................... 277
13.Oficinas .........................................................................................................278
13.1.Manuteno das Viaturas .................................................................. 278
13.2.Ordens de Reparao ......................................................................... 282
13.2.1.Manuteno de Ordens de Reparao ................................... 282
13.2.2. Emisso de Ordens de Reparao ......................................... 288
13.3.Servio Externo ................................................................................... 291
13.4.Consumos ............................................................................................ 294
13.5. Sada e Fecho das Ordens de Reparao ........................................ 302
13.6.Documentos......................................................................................... 305
13.6.1. Oramentos e Facturas Pr-forma ......................................... 305
13.6.2.Facturar ...................................................................................... 313
13.6.3.Recebimentos............................................................................. 319
13.6.4.Receitas por Ordem de Reparao ......................................... 324
13.7.Marcaes ............................................................................................ 325
13.8.Tabelas.................................................................................................. 329
13.8.1. Marcas e Modelos .................................................................... 329
13.8.2. Descritivos ................................................................................ 330
13.8.3. Garantias ................................................................................... 330
13.8.4. Tipos de Veculos..................................................................... 331
13.8.5.Tarefas de Manuteno ............................................................ 332
13.8.6.Rotinas de Manuteno............................................................ 333
13.8.7.Fichas de Manuteno.............................................................. 336
13.9.Mapas Diversos................................................................................... 337
13.9.1.Cadastro ..................................................................................... 338
13.9.2.Comprovativo ........................................................................... 339
13.9.3.Convocatria para Inspeco .................................................. 340
13.9.4.Estatsticas.................................................................................. 342
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13.9.5.Mapas das Ordens de Reparao ........................................... 347


13.9.5.1.Consumos.......................................................................... 347
13.9.5.2.Documentos ...................................................................... 349
13.9.5.3.Global................................................................................. 350
13.9.5.4. Rotinas .............................................................................. 352
13.9.5.5.Tarefas................................................................................ 353
13.9.5.6.Consumos por Famlia e Sub-famlia ............................ 355
13.9.5.7.Anlise Financeira ............................................................ 356
13.9.5.8.Comparativo O. R. e Oramentado................................ 358
13.9.5.9.Servio Externo ................................................................. 360
13.9.6.Mapas das Viaturas .................................................................. 361
13.9.6.1.Anlise Financeira por Artigo ........................................ 361
13.9.6.2.Parametrizvel.................................................................. 363
14.Utilitrios ......................................................................................................365
14.1.Parmetros........................................................................................... 366
14.2.Base de Dados ..................................................................................... 375
14.2.1.Criar Cpia de Segurana ........................................................ 375
14.2.2.Agendar Cpia de Segurana.................................................. 376
14.3.Etiquetas............................................................................................... 376
14.3.1.Etiquetas de Clientes ................................................................ 377
14.3.2.Etiquetas de Fornecedores....................................................... 378
14.3.3.Etiquetas de Entidades............................................................. 378
14.3.4.Repetio de Etiquetas ............................................................. 379
14.3.5.Etiquetas de Artigos com Cdigo de Barras ......................... 380
14.4. Eliminar Condies ........................................................................... 382
14.5. Recalculo de Estatsticas ................................................................... 382
14.6.Testes de Consistncia........................................................................ 383
14.7.Desbloquear BD na Gerao de Facturas ........................................ 384
14.8.Emisso de Cheques........................................................................... 384
14.9.Stock Comparativo ............................................................................. 385
14.10.Reclculos .......................................................................................... 386
14.11.Actualizaes..................................................................................... 386
14.11.1. Alterao de Cdigos de Artigos......................................... 386
14.11.2.Histrico................................................................................... 387
14.12.Actualizao Automtica de Preos............................................... 388
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14.13.Sistemas de Alertas........................................................................... 389


14.14.Tickets................................................................................................. 396
14.15.Gavetas............................................................................................... 397
14.16.Abrir Gaveta ...................................................................................... 397
14.17.Envio de SMS .................................................................................... 397
14.18.Importao / Exportao de Dados ............................................... 398
14.18.1.Exportao de Artigos............................................................ 398
14.18.2.Importao de Artigos ........................................................... 399
15.Integridade ...................................................................................................400
16.Janelas ...........................................................................................................401
17.Ajuda.............................................................................................................402
17.1. Como utilizar a Ajuda....................................................................... 403

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Manual do Utilizador

Introduo
O principal objectivo deste Manual do Utilizador o de esclarecer/orientar
os utilizadores ao nvel do fluxo de dados no programa
. Para
complementar a informao deste manual deve-se consultar o Help-OnLine
que vem disponvel no prprio programa.
Aconselha-se que os novos utilizadores do
manual.

comecem por ler este

O Manual do Utilizador comea por descrever de uma forma muito sucinta


alguns conceitos sobre o
, fornecendo depois um esclarecimento
geral acerca das potencialidades do
visto ser um programa
especfica para um determinado nicho de mercado.
Pelo facto deste manual iniciar o utilizador apenas nas funcionalidades do
programa ao nvel do fluxo de dados, sempre que o utilizador sentir
dvidas no decorrer da sua utilizao deve premir F1 de forma a aceder
ao Help-On-Line. Essa chamada deve ser feita na componente do programa
em que surja a dvida, uma vez que sendo a ajuda sensvel ao contexto, o
auxlio fornecido direccionado ao mdulo em questo. Se o pedido de
ajuda for genrico, ou seja, feito atravs do menu de ajuda ou na janela
inicial do programa, ser disponibilizada toda a informao constante
do Help-On-Line.

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1. Como Entrar no programa


Para iniciar o programa o utilizador deve identificar-se e introduzir a sua
chave de acesso. Este procedimento permite que cada utilizador da
tenha acesso condicionado s opes do programa. Pelo menos
um dos utilizadores tem acesso a todas as opes do programa (ver Gesto
de Utilizadores - WGCOAdmin).
A chave de acesso tem uma mscara (*) e, por conseguinte, os caracteres
inseridos no so visveis.
Ao carregar no boto "Iniciar" o nome do utilizador e a sua chave de acesso
so verificadas e, no caso de estarem correctos, permitido o acesso ao
programa.
Da primeira vez que executa o programa apenas existe um utilizador
definido ("Admin"). Ter, portanto, que entrar com o nome "Admin". A
chave de acesso no est definida e, como tal, no deve ser preenchida.

Uma vez, iniciado o programa o utilizador ter que seleccionar no menu


Ficheiro, a opo Abrir Empresa. Ser-lhe- mostrada uma janela com vrias
empresas que anteriormente inseriu no Programa WGCOAdmin e escolher
a empresa desejada. Para mais informaes sobre a WGCOAdmin,
consulte o Help existente nesse programa.
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Na parte inferior da janela do programa surgem informaes relevantes


para o utilizador, nomeadamente: qual o utilizador que entrou no
programa; qual o posto em que se est a trabalhar; data e moeda actual.
tambm nesta barra que surge uma funcionalidade muito til,
principalmente para empresas cujos utilizadores tem acesso condicionado a
certas opes do programa: a mudana de utilizador.
Esta funcionalidade permite mudar o utilizador, seja no final de um turno,
por troca de funcionrio, seja para um utilizador com mais acessos realizar
uma determinada operao e depois voltar a mudar para o utilizador
inicial ou outra qualquer situao. Para poder mudar de utilizador,
necessrio clicar com o rato
no boto:
Caso existam janelas
abertas ou operaes a decorrer o utilizador ser questionado sobre se
pretende continuar a mudana de utilizador:

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Manual do Utilizador

Aps a sua confirmao, o utilizador ter que seleccionar qual o novo


utilizador a trabalhar no programa:

2. Inicializao das Bases de Dados

Esta operao, executada unicamente da primeira vez, que se entra num


dos executveis do programa (WGCOAdmin.exe ou WinGCO.EXE). O seu
objectivo criar e configurar no sistema gestor de base de dados
relacionais (SGBDR SQLServer TM), as duas bases de dados de apoio ao
programa:
Base de dados geral (
)
Base de dados modelo das empresas (GCO), a partir da qual todas
as outras so criadas.

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Manual do Utilizador

Nesta opo, o utilizador ter de introduzir diversa informao;


nomeadamente:
No campo servidor deve seleccionar dos vrios servidores disponveis,
aquele onde o programa foi instalada; qual o nome do utilizador a ser
usado este campo encontra-se preenchido por defeito com SA, a chave
ou password do utilizador indicado no campo anterior por defeito vazia.
O utilizador ter posteriormente que realizar a Inicializao dos dados
opo que realiza a actualizao do ficheiro
atravs do boto:
config.ini bem como a criao e a configurao das bases de dados da
empresa necessrias para funcionamento do programa. A qualquer
momento o utilizador poder cancelar e sair desta opo.
3. Funcionamento Geral
Atravs da Ajuda do
, o utilizador pode esclarecer de forma mais
rpida e directa as dvidas que porventura lhe venham a surgir sobre o
manuseamento do programa. Utilize as barras de Scroll para aceder s
pginas no visveis no ecr e navegue no Help atravs dos botes:
e
.
Para obter mais informao sobre um campo clique com o rato
em todos
os botes existentes no programa que ser-lhe- mostrada uma ajuda sobre a
utilidade de cada um. Os campos sublinhados a verde so de
preenchimento opcional.

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A informao inserida no
agrupada em vrias tabelas e menus.
Cada uma dessas tabelas composta pelos registos que vo sendo
inseridos. Atravs das opes de menus existentes, possvel abrir uma
janela correspondente a cada uma das tabelas, permitindo uma consulta
simples e rpida da informao associada.
3.1. Lista de Registos
Os dados de uma tabela podem ser visualizados atravs de uma lista.
Uma lista constituda por linhas e colunas. A cada linha dessa lista
corresponde um registo e a cada coluna os diferentes campos desse
registo.
Numa lista de registos, existem botes que do acesso s diversas
operaes sobre os registos. A esse conjunto de botes denomina-se
barra de opes. Para conhecimento mais pormenorizado da utilidade
de cada boto poder passar com o rato sobre o boto desejado.
Independentemente do modo em que esteja a visualizar a informao,
existem botes que do acesso s diversas operaes sobre registos:

Adicionar - Permite acrescentar um novo registo aos existentes.


Alterar - Permite alterar um registo inserido anteriormente.
Apagar - Permite apagar um registo inserido anteriormente.
Localizar - Permite localizar um determinado registo da tabela.

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Localizar Rpido Permite localizar um determinado registo da


tabela atravs de campos especficos.
Filtrar - Permite filtrar os registos e orden-los.
Lista - Ver os registos em forma de lista.
Formulrio - Ver toda a informao do registo.
Imprimir - Permite aceder janela onde so seleccionados os
parmetros da listagem dos registos.
Sair - Permite fechar a janela
Ver Opes - Permite visualizar as opes disponveis em cada lista.
Localizar Rpido - Permite localizar um determinado registo na
lista de uma forma rpida.
Em toda o programa existem dois botes genricos para duas aces:
ou

- Gravar;

ou

- Cancelar

3.2.Posicionamento de um registo
Estes botes permitem ao utilizador viajar nos registos visveis de
lista.

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- Informa qual a posio relativa 4 em que nos encontramos de


um total de 1106 registos visveis.
- Estes trs botes possibilitam ao utilizador saltar entre registos
na direco do primeiro, pela ordem, salta para o registo inicial, salta
uma pgina de registos (20) e salta para o imediatamente anterior.
- Estes trs botes possibilitam ao utilizador saltar entre registos
na direco do ltimo, pela ordem, salta para o prximo registo, salta
uma pgina de registos (20) e salta para o ltimo.
Nota: Sempre que numa lista forem introduzidos filtros o nmero total
de registos apresentado o nmero de registos que respeitam os filtros.
3.3.Campos Sublinhados
Em cada janela, o utilizador poder ser confrontado com campos
sublinhados. Nesses campos, o utilizador ou posiciona-se no campo
desejado e digita a tecla F4 ou atravs do ponteiro do rato ao passar
sobre o texto, este altera-se para uma . Estes campos devem ser
preenchidos com valores pr - inseridos na tabela correspondente.

Quando surgir a lista, deve seleccionar o registo que pretende e carregar


em
18

ou duplo click sobre o registo pretendido. Para percorrer os


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registos pode utilizar as setas do teclado ou o rato. Pode ainda digitar os


primeiros caracteres do campo que procura para uma localizao
automtica. Esta procura feita coluna e assinalada a vermelho ou a
verde consoante o resultado da procura. Para escolher outra coluna,
dever escolher outro critrio.
Se no existir o registo que pretende inserir, deve carregar em
fazer duplo Click sobre o boto e regist-lo.

ou

Ateno: A tecla Enter serve unicamente para gravar nunca para


percorrer entre os campos.
3.4. Seleccionar Artigos
O funcionamento desta lista idntica ao funcionamento das restantes
s com uma particularidade, que nesta lista, o utilizador pode
consultar os artigos todos sem qualquer filtro ou filtrar por famlia, sub
- famlia,, marca ou modelo ficando uma lista menor de artigos
disponveis para consulta, como se pode verificar na figura abaixo.

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3.5.Registar Documentos
O procedimento de registo de documentos Movimentos de Stock,
Encomendas, Documentos de Transporte, Documentos Financeiros,
Oramentos ou outros feito sempre do mesmo modo. Para registar um
documento, o utilizador ter que inserir obrigatoriamente os dados do
cabealho, e uma vez preenchidos correctamente proceder-se- ao
registo das suas linhas. Para adicionar uma linha, o utilizador ter que
preencher os campos obrigatrios das linhas.

3.6. Adicionar um registo


Sempre que selecciona a opo
ou a tecla F5 surge uma janela que
lhe permite inserir os dados de um novo registo. Para circular pelos
diversos campos pode utilizar o rato ou a tecla Tab (Shift + Tab para
retroceder).
3.7.Alterar um Registo
Para alterar um registo de uma tabela, o utilizador tem que aceder
lista de registos dessa tabela. Uma vez aberta a janela com a lista,
seleccione o registo a alterar e carregue no boto
ou na tecla F6.
Altere os campos desejados, e uma vez alterados confirme-os atravs da
tecla Enter ou do rato sobre o boto:
alterados na base de dados.

Os dados gravados sero

3.8.Apagar um Registo
Para apagar um registo de uma tabela tem que, em primeiro lugar,
aceder lista de registos dessa tabela. Uma vez aberta a janela com a

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lista, seleccione o registo a apagar e carregue no boto


ou na tecla
F7. Surgir uma mensagem no ecr pedindo-lhe para confirmar a sua
deciso. Se esta for confirmada, o registo apagado da base de dados.
3.9.Ver Detalhes de um Registo
Nas listas de registos nem sempre so visveis todos os campos. Sempre
que pretender consultar toda a informao de determinado registo,
seleccione-o e carregue em
ou na tecla F10. A janela que surge
mostra-lhe todos os campos embora no lhe permita fazer quaisquer
alteraes. Sempre que o utilizador se encontre em modo ver detalhes
(um nico registo em pormenor) poder voltar ao modo de ver registos
atravs de um clique no boto:

3.10.Localizar um Registo
Quando pretende localizar determinado registo numa lista, pode usar o
boto
ou a tecla F8. A janela que ento surge, permite escolher o
campo a localizar, qual o critrio a usar e o valor desse campo.
Dependendo do campo a localizar, esse valor pode ser numrico, texto
ou uma data. Para iniciar a procura deve carregar no boto
ou na tecla Enter. Consoante o resultado da pesquisa, o sinal de cor
amarela passa a vermelho ou a verde:
Se for encontrado um registo com o valor indicado o sinal passa a verde
e, na lista, esse registo seleccionado.
No caso de no existir nenhum registo com o valor indicado o sinal
passa a vermelho e a lista mantm-se inalterada.
Sempre que exista mais que um registo com o valor especificado, ser
seleccionado o primeiro caso. Se pretender procurar mais registos com
esses critrios ter que continuar a carregar no boto
ou na
tecla Enter at ser percorrida a lista completa.
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3.11.Filtrar e Ordenar
ou a tecla F9 - Filtrar - Permite aceder janela onde esto
disponveis um conjunto de parmetros para proceder ao filtro e
ordenao de registos na lista.

Opes disponveis:

Campo a filtrar - Possui um conjunto de campos com os quais


podemos criar um filtro. Por exemplo: Cdigo.
Critrio - Este campo possui um conjunto de opes que dizem
respeito ao Campo a filtrar, como igual a, maior que,
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menor que, maior ou igual a , diferente de, menor igual


a , nulo, no nulo.
Valor - O utilizador introduzir o valor desejado , por exemplo: 1.
Operaes sobre a lista de condies:

Limpar Lista - Permite limpar todos os filtros introduzidos na


lista de condies.
Remover Linha - Permite limpar o filtro que esteja
seleccionado na lista de condies.
Adicionar Linha - Este boto indica que os campos a filtrar, o
critrio e o valor iro ser adicionados lista de condies para que
possam ser filtrados.

Aplicar - O programa dos filtros lista feita atravs deste


boto ou da tecla Enter. Indica que o filtro que ir ser aplicado
lista de registos. Por exemplo: o utilizador ir filtrar registos com
o Cdigo igual a 1.
Cancelar - Permite sair desta janela sem que os seus filtros
sejam efectuados.
Ordenao
Esta opo permite ao utilizador escolher os campos para a ordenao
da lista.

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O utilizador dispe de um conjunto de campos que so os mesmos que


se encontram no Campo a Filtrar na seco Filtro.
: Indica qual o tipo de ordenao Ascend ou Descend.
Neste exemplo, a opo Descend encontra-se activa.
: Permite adicionar o campo seleccionado lista.
: Permite remover o campo seleccionado da lista.

: Permite trocar a ordem pela qual os campos sero ordenados.

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Manual do Utilizador

Nesta lista encontram-se os campos ordenados.

Aplicar - O programa dos campos ordenados lista feita


atravs deste boto ou da tecla Enter.
Cancelar - Permite sair da opo ordenao.
3.12.Imprimir registos
Esta opo permite enviar os dados para a impressora, fazer uma prvisualizao no ecr ou ainda export-los em diversos formatos.
ou a tecla F11 - Imprimir - Permite aceder janela onde so
seleccionados os parmetros da listagem dos registos. Esta opo
permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pr-visualizao
no ecr ou ainda export-los em diversos formatos. Ao escolher esta
opo surge uma janela que permite configurar a impresso a diversos
nveis.

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Manual do Utilizador

O utilizador pode ainda seleccionar os registos a imprimir. Para tal, ter


que seleccionar a janela Parmetros. Assim, tomando como exemplo a
tabela de Clientes, nesta janela podemos imprimir apenas os dados dos
Clientes cujo Nome comece pela letra A, etc. Cada linha do filtro
constituda por um parmetro (nome do campo a filtrar), pelo critrio a
usar (maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribudo. Na coluna valor,
pode existir uma lista de valores ou no, dependendo do parmetro. O
utilizador dispe assim, de 5 tipos de filtros diferentes para a sua
impresso.

Estes filtros criam uma conjuno de condies, ou seja, a condio final


que vai determinar quais os registos a imprimir formada pela
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Manual do Utilizador

conjuno de todas as condies inseridas. Deste modo, podemos


imprimir, por exemplo, todos os Clientes que tenham como Pas
Portugal e que os seus nomes comecem por A.

Alm dos filtros dos registos a imprimir, a janela "Ordenao" permite


ordenar os registos em 3 opes por exemplo, o utilizador pode ordenar
em 1 por nome Ascendente e depois por abreviatura e assim
sucessivamente, at 3 opes.
Uma vez escolhidos os critrios desejados, o utilizador pode proceder
sua impresso. Para tal ter de escolher o boto
ou a tecla
Enter. A listagem enviada para a impressora ou para o ecr,
dependendo do destino anteriormente seleccionado. Por defeito, a
listagem enviada para o ecr numa janela de impresso. O utilizador
pode ainda seleccionar uma impressora e configur-la atravs do boto
.
Existem opes que permitem ao utilizador imprimir no s para o ecr
ou directamente para a impressora mas tambm envio o documento
como anexo via mail. Esta opo pode ser utilizada sempre que ao
utilizador surjam no destino as seguintes possibilidades:

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Aps a seleco da opo emisso para mail, o utilizador poder inserir


informao nos seguintes campos para preenchimento do mail: assunto
e mensagem.

Aps a confirmao da emisso, o utilizador ser informado caso


existam destinatrios sem mail definido na sua ficha:

Sendo que todos os destinatrios cuja ficha possua o campo mail


preenchido e para os quais a emisso do documento tenha sido
seleccionada surgiro na janela de confirmao de envio; tendo apenas
o utilizador que confirmar o envio no boto:

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3.13.Janela de Impresso

Esta janela mostra ao utilizador a pr-visualizao do mapa / listagem.


Associado a cada pr visualizao existem funcionalidades. Essas
funcionalidades encontram-se em duas barras de opes que permitem
ao utilizador realizar as seguintes aces:

Controlos disponveis:
Fechar janela;
Imprimir para a impressora pr definida;
Exportar dados (Microsoft Excel, Microsoft Word, envio por email, etc.);
Refrescar (Actualizar informao);
Ver rvore de pr visualizao, esta opo abre a janela.

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que permite ao utilizador saltar entre registos para


visualizar cada um deles:
Reduzir/Ampliar a imagem (percentagem);
Primeira Folha;
Folha Anterior;
Pgina actual de N. total de pginas (3 de 6 no exemplo);
Prxima Folha;
ltima Folha;
Parar Processamento;
Localizar registo permite ao utilizador introduzir texto que ser
localizado dentro da impresso.

Controlos disponveis:
Alterar valores das margens (superior, inferior, direita e esquerda)
e aplicar as alteraes os valores por defeitos dependem da
parametrizao dos layouts dos documentos (ver parmetros);
Configurar Impressora alterar para outra impressora e alterar
caractersticas associadas impressora (cor / tipo papel ...);
Imprimir;
Cancelar (Sair).
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3.14.Localizar Rpido
Esta opo est disponvel apenas para algumas tabelas,
nomeadamente clientes, fornecedores e artigos. Quando o utilizador
pretende localizar determinado registo numa lista, pode usar o boto
ou a tecla F12. A janela que ento surge, permite escolher o campo a
localizar e o valor desse campo. Dependendo do campo a localizar, esse
valor pode ser numrico, texto ou uma data. A pesquisa realizada
mediante a introduo de caracteres no campo de pesquisa. Consoante
o resultado da pesquisa, o sinal de cor amarela passa a vermelho ou a
verde:

Se for encontrado um registo com o valor indicado o sinal passa a verde


e, na lista, esse registo seleccionado.
No caso de no existir nenhum registo com o valor indicado o sinal
passa a vermelho e a lista mantm-se inalterada.

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3.15. Navegador
O navegador um conjunto parametrizvel de atalhos para as opes
do
mais utilizadas pelo utilizador ou simples atalhos para
ficheiros / programas ou pginas da Internet.

O utilizador pode ainda subdividir os seus atalhos por pastas, criando


seces adicionais alm da Favoritos. No exemplo, as seces criadas
foram Internet e Pessoais.
Para criar seces, atalhos para pginas na Internet ou atalhos para
programas necessrio ter o navegador activo e utilizar o boto direito
do rato, fazendo em seguida adicionar:

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Manual do Utilizador

Para adicionar atalhos para funes do prprio programa ser suficiente


abrir a janela pretendida e na barra de botes clicar com o rato
boto:

no

associando depois uma descrio funcionalidade.

4.Tabelas Auxiliares
As tabelas auxiliares so usadas para facilitar a introduo de dados em
diversas tabelas. Sempre que exista um campo sublinhado, existe a tabela
auxiliar correspondente.

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4.1.Armazns
Para cada armazm deve introduzir um cdigo nico com um mximo
de 2 dgitos, uma descrio e uma morada. Este ltimo campo, ser til
para o transporte entre armazns.

4.2.Bancos
Para cada banco dever introduzir um cdigo com um mximo de 2
dgitos que ser nico, uma descrio e uma sigla.

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4.3.Condies de Pagamento
Nesta tabela devem ser definidas as diversas condies de pagamento
necessrias para o clculo da data de vencimento de um documento
Financeiro.
So os seguintes os campos que constituem o registo de uma condio
de pagamento.
Campo
Cdigo
Descrio
Prazo

Descrio
Campo nico com um mximo de 3 caracteres
(obrigatrio).
Descrio da condio de pagamento (obrigatrio).
Decide a forma de clculo da data de vencimento dos
documentos financeiros. necessrio para o clculo da
condio de pagamento.

Tipo de
Prazo

O tipo de prazo pode ser dias ou meses.

Tipo de
Condio

O tipo de condio determina qual a forma de clculo


da data de vencimentos dos documentos financeiros.
Assim, existem 3 tipos de condio: Referente Data
da Factura ou Resumo Quinzenal da Factura ou
Resumo Mensal da Factura.

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Assim, como exemplo temos:


O utilizador insere uma condio de pagamento com um Prazo de 10
dias (Tipo de Prazo) e um Tipo de Condio em relao data da
factura. Se nos documentos de venda o cliente utilizar esta condio de
pagamento, a data de vencimento ir ser 10 dias aps a data da factura.

4.4.Contas Bancrias
Nesta tabela so registados os elementos referentes a uma Conta
bancria. Assim temos um cdigo nico com 3 caracteres, um banco,
uma agncia, n. da conta e um NIB. Em relao ao Banco, este campo
obrigatrio, podendo utilizador consultar a tabela de Bancos (ver
Bancos. Esta consulta pode ser feita atravs da tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento Geral Campos Sublinhados). O utilizador pode
ainda introduzir uma entidade associada ao banco; um Plafond (valor
mximo negativo que a conta pode atingir); a moeda e as taxas
associadas: taxa associada ao Plafond (juro a ser cobrado pelos valores
negativos atingidos) e taxa de no utilizao (juro a ser cobrado pela
no utilizao do saldo da conta). Sempre que o utilizador aceda uma
conta bancria ter acesso em modo consulta ao saldo actual e ao saldo
reconciliado da conta.

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4.5.Destinatrios
Para cada destinatrio existe um cdigo que nico com 3 caracteres,
um nome e uma morada. Estes dados so utilizados na impresso dos
documentos.

4.6.Escales
Cada vendedor tem associado a si um escalo. Um escalo constitudo
por um cdigo, uma descrio e linhas. As linhas podem ser de trs
tipos Comisses Base, Comisses Adicionais e Redues.

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Comisses Base
Cada comisso base definida por um valor e uma percentagem.
Podem ser definidas n.

Comisses Adicionais
Cada comisso adicional pode ser calculadas ao artigo, famlia e sub
- famlia.

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Manual do Utilizador

Redues
As redues so comisses negativas por atraso nos pagamentos,
mediante o nmero de dias em atraso atribuda uma percentagem.

4.7.Famlias
Para cada famlia existe um cdigo que nico com 2 caracteres, uma
descrio e uma morada. Cada artigo tem associado a si uma famlia.
Em cada ficha de famlia existem cinco (5) taxas de actualizao de
preos que o utilizador deve preencher para poder fazer a actualizao
automtica de preos. As vrias taxas introduzidas sero aplicadas ao
preo de custo, calculando assim os novos preos de venda de cada
artigo pertencente famlia. O utilizador deve ainda introduzir qual a
varivel da contabilidade associada a cada famlia.

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Manual do Utilizador

4.8. Formas de Expedio


Tabela onde so registadas as diversas formas de expedio. Para cada
forma de expedio existe um cdigo que nico com um mximo de 2
caracteres e uma descrio. Cada cliente / fornecedor tem atribudo a si
um modo de expedio pelo qual preferencialmente lhe enviada /
recebida a mercadoria.

4.9. Formas de Pagamento


Nesta tabela so registadas as formas de pagamento utilizadas pela
empresa. Para cada forma de pagamento, existe um cdigo que nico
com 3 caracteres, uma descrio, uma descrio em ingls e um tipo.

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Manual do Utilizador

O utilizador ter que escolher o tipo de pagamento associado forma


de pagamento. Para tal, ter que seleccionar um dos tipos
disponibilizados para o efeito:

4.10.Grupos
Nesta tabela so registados os grupos necessrios a cada artigo. Para
cada grupo existe um cdigo que nico com 2 caracteres e uma
descrio; bem como uma varivel para associar na descarga dos
documentos para a contabilidade.

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4.11. IVA
Nesta tabela so registadas as classes de IVA necessrias para clculo
de um documento. Para cada classe IVA existe um cdigo que nico
com 2 caracteres e um valor que ser a taxa de IVA.

4.12. Moedas
Nesta tabela so registadas as moedas necessrias para trabalhar com o
programa. O programa por defeito, engloba a moeda EUR (Euro). Cada
cliente e cada fornecedor tm uma moeda correspondente associada.

Para registar uma moeda o utilizador tem que preencher os seguintes


campos:

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Campo
Cdigo
Descrio

Descrio
Campo obrigatrio e nico no mximo com 3 caracteres.
Campo obrigatrio no mximo com 20 caracteres.
Este campo indica a unidade fraccional da moeda. Por
Unidade
exemplo: a moeda Euro, tem como unidade fraccional o
Fraccional cntimo. Esta unidade fraccional ir reflectir-se nos
valores por extenso. Campo no obrigatrio.
Este campo indica-nos se a moeda a introduzir uma
Zona Euro moeda da zona euro ou no. Por defeito esta opo vem
activada podendo o utilizador desactiv-la.
Indica qual a taxa de converso da moeda. Campo no
Taxa
obrigatrio. Campo necessrio para os documentos
Converso financeiros, movimentos de stock, documentos de
transporte.
Casas Decimais
Este campo determina quantas casas decimais tem a
Moeda
moeda do documento (0,1,2). Campo necessrio para os
documentos.
Este campo determina quantas casas decimais tm os
IVA
valores de IVA (0,1,2). Campo necessrio para os
documentos.
Este campo determina quantas casas decimais tem o preo
Preo
unitrio de um artigo (0,1,2,3). Campo necessrio para os
Unitrio
documentos.

4.13.Pases
Nesta tabela so registados os pases necessrios para definir os vrios
clientes e fornecedores.

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Manual do Utilizador

Assim, um pas composto por:


Cdigo: Este campo nico e de preenchimento obrigatrio no
mximo com 3 caracteres;
Descrio: Descrio do pas (obrigatrio);
Imposto: Imposto do pas;
Sigla: Indica a sigla do Pas;
Portugal: Se o pas em causa Portugal;
UE: Se for Portugal UE automaticamente verdadeiro, seno o
utilizador pode indicar se o pas pertence Unio Europeia;
Contabilidade: Qual a varivel associada para a posterior descarga
para a contabilidade.

4.14.Segmentos de Mercado
Para cada segmento de mercado deve introduzir um cdigo nico com
um mximo de 3 caracteres, uma descrio e opcionalmente uma
varivel de descarga para a contabilidade. Cada cliente tem atribudo a
si um segmento de mercado.

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Manual do Utilizador

4.15.Sub-Famlias
Para cada sub-famlia existe um cdigo que nico com 2 caracteres,
uma descrio, um texto de observaes e uma famlia.
Em relao ao campo Famlia, este campo obrigatrio, podendo o
utilizador consultar a tabela de Famlias (ver Famlias). Esta consulta
pode ser feita atravs da tecla F4 ou do rato
Geral - Campos Sublinhados).

(ver Funcionamento

O utilizador pode ainda associar uma varivel para descarga na


contabilidade; podendo ainda importar as observaes da famlia qual
pertence atravs do boto

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ou introduzi-las livremente.

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Manual do Utilizador

4.16.Textos Base
Para cada texto base existe um cdigo que nico com 3 caracteres,
uma descrio, uma data e um texto de observaes. Neste campo o
utilizador, poder introduzir textos, que sero utilizados nas
observaes de todos os documentos. O campo data meramente
informativo (sendo registado automaticamente), indicando ao utilizador
a data da ltima alterao.

4.17.Unidades
Para cada unidade existe um cdigo que nico com 3 caracteres, uma
descrio e um nmero de casas decimais. Cada artigo tem associado a
si uma unidade. O cdigo da unidade utilizado na impresso dos
documentos e nos diversos clculos.

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Manual do Utilizador

4.18. Vendedores
Cada cliente tem associado a si um vendedor. Para cada vendedor
existe um cdigo que nico com 3 caracteres, um nome, uma morada,
uma data, um telefone, um escalo, um segmento de mercado e uma
forma de clculo. Cada vendedor ter que ter associado a si um escalo
e um segmento de mercado.
Para inserir um escalo e um segmento de mercado poder faz-lo
(ver Funcionamento Geral - Campos
atravs da tecla F4 ou do rato
Sublinhados).
A forma de clculo de um vendedor, pode ser feita atravs de
recebimento, facturao, mista ou no calcular os valores. Podendo
ainda o vendedor incluir IVA. A indicao da forma de clculo a utilizar
nos valores para calcular as Comisses dos Vendedores (ver
Comisses).
O utilizador ter de associar a cada vendedor uma de trs frmulas de
clculo (Facturao / Recebimentos / Mista).
Facturao: O valor da comisso calculada e a sua liquidao
realizada aps a emisso da factura para o cliente. Recebimentos: O
vendedor s recebe a comisso (sendo a mesma apurada no momento)
aps o cliente ter liquidado as facturas. Mista: a comisso do vendedor

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47

Manual do Utilizador

calculada aps a facturao ao cliente, sendo apenas liquidada ao


vendedor aquando do pagamento do cliente.

4.19.Entidades
Nesta tabela, so registados todas as entidades que no so clientes nem
so fornecedores. Como exemplo de entidades, temos Instituies
Bancrias, Direco Geral do Tesouro, Instituies de Segurana Social,
Companhias de Informao de Crdito, Empresas de Factoring,
Empresas de Leasing, Instituies de Registo e Notariado, bem como
fornecedores de gua, energia e telecomunicaes.
Assim, uma entidade constituda por um cdigo que nico com 3
dgitos, uma descrio, uma morada, uma abreviatura e um pas. Os
campos morada e pas so importantes, para quem utilize emisso de
etiquetas. (Ver Etiquetas). Esta tabela tambm utilizada no mdulo de
Correspondncia, em Bancos ou em Tesouraria.

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4.20.Coleces
Nesta tabela, so registadas as diversas coleces de: artigos, clientes,
fornecedores, entidades, armazns, famlias, sub famlias ou grupos.
Coleces essas, que podero ser utilizadas posteriormente, em anlises
e/ou na emisso de etiquetas. Assim, o utilizador para inserir uma
coleco ter que seleccionar na lista, qual a entidade para a qual
pretende criar a coleco, introduzir um cdigo identificador da
coleco e uma descrio.

Seguidamente, ter que introduzir linha a linha quais os artigos, ou


clientes, ou fornecedores ou entidades da sua coleco. Para tal,
selecciona a tecla F5, e no campo cdigo digita o cdigo a inserir ou
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atravs do rato selecciona no campo sublinhado e escolhe qual o cdigo


a introduzir. Para gravar a linha a linha os cdigos, selecciona no boto
verde ou na tecla Enter. Uma vez, seleccionados os registos que iro
fazer parte da coleco, ter que gravar a coleco seleccionando o
boto Gravar.

No existe limite de coleces por entidade.


4.21.Sectores de Actividade
Nesta tabela, so registados os vrios sectores de actividade abarcados
pela empresa. O utilizador pode, caso o pretenda, associar a cada
cliente um sector de actividade. Cada sector definido por um cdigo,
uma descrio e respectiva varivel para descarga na contabilidade
(opcional).

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4.22. Motivos de Recusa de Oramentos


Nesta tabela, so registadas as diferentes razes de recusa de clientes
perante oramentos fornecidos pela empresa. Estes motivos sero
utilizados na manuteno dos estados dos oramentos.

5. Clientes
Este menu permite ao utilizador aceder a vrias opes relacionadas com
clientes, nomeadamente, manuteno de fichas, movimentos directos em
conta corrente, preos especiais, avenas, contenciosos e incidentes. O
utilizador poder ainda listar diversos mapas relacionados com clientes.

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5.1. Manuteno

Esta opo permite realizar a manuteno das fichas de Clientes.


Devem ser registados todos os clientes do programa com quem exista
uma relao comercial assente em qualquer documento de venda ou
pertencente a um qualquer mdulo do programa.
Em cada ficha de cliente existem 5 pginas de dados, agrupados
segundo o tipo de informao. A ficha 1, a 2 e a 3 so de preenchimento
obrigatrio pelo utilizador, enquanto que os valores das fichas 4 e 5 so
registados automaticamente pelo programa mediante a utilizao das
vrias funcionalidades do
; assim sendo as pginas 4 e 5 s
podero ser acedidas em modo de consulta.

Ficha 1

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Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de


6 dgitos (sugerido pelo programa o ltimo mais um).
Data: data de criao da ficha (por defeito a actual).
Tipo de Cliente: Cliente ou Devedor: Este campo indica se o cliente a
registar um cliente ou um devedor.
Activo: Indica que o cliente activo ou no. Campo importante
para os documentos financeiros.
Nome: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de
80 caracteres.
Abreviatura: Indica a abreviatura do cliente. Campo importante
para os mapas resumos dos documentos. Preenchimento no
obrigatrio.
Morada: Indica a morada do cliente com um tamanho indefinido.
Preenchimento no obrigatrio.
Website: Pgina WEB do cliente.
Pas: Campo de preenchimento obrigatrio. Pode ser consultado
atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral
Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela Pases
tem que previamente estar preenchida (ver Pases).
Telefone: Indica o telefone do cliente com um tamanho mximo de
20 caracteres. Campo informativo e no obrigatrio.
Telemvel: Indica o telemvel do cliente com um tamanho mximo
de 20 caracteres. Campo informativo e no obrigatrio.
Fax: Indica o fax do cliente com um tamanho mximo de 20
caracteres. Campo Informativo e no obrigatrio.
E-mail1, E-mail2 e E-mail3: Indica o e-mail do cliente com um
tamanho mximo de 40 caracteres. Campos Informativos e no
obrigatrios.
Contribuinte: Indica o contribuinte do cliente. Campo de
preenchimento obrigatrio se o campo vendas a crdito na pg. 2
estiver activo.
Contacto: Indica outro contacto do cliente caso exista. Campo
informativo.

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Ficha 2

Moeda: Indica a moeda que o cliente ir utilizar nos seus


documentos. Campo de preenchimento obrigatrio e pode ser
consultado atravs da tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento
Geral Campos Sublinhados) Para preencher este campo, a tabela
Moedas tem que previamente estar preenchida (ver Moedas).
Vendedor: Campo de preenchimento obrigatrio. Indica qual o
vendedor a utilizar, podendo ser consultado atravs da tecla F4
ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos Sublinhados).
Para preencher este campo, a tabela de Vendedores tem que
previamente estar preenchida (ver Vendedores).
Segmento de Mercado: Indica qual o segmento de mercado do
cliente. Campo no obrigatrio, podendo ser registado atravs da
tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela de Vendedores
tem que previamente estar preenchida (ver Segmento de
mercado).
Sector de Actividade: Indica qual o sector de actividade no qual o
cliente se enquadra. Campo no obrigatrio, podendo ser
registado atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral
Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela de
Vendedores tem que previamente estar preenchida (ver Segmento
de mercado).
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Manual do Utilizador

Forma de Expedio: Indica qual a forma de expedio do cliente


mais utilizada. Este campo til para os documentos financeiros e
documentos de transporte que utilizem carga e descarga. Campo
no obrigatrio.
Forma de Pagamento: Campo no obrigatrio. Indica qual a forma
de pagamento que o cliente ir utilizar nos seus documentos
financeiros Venda a Dinheiro. Para preencher este campo, o
utilizador poder utilizar a tecla F4 ou o rato (ver Funcionamento
Geral - Sublinhados) e a tabela Formas de Pagamento tem que
previamente estar preenchida (Ver Formas de Pagamento).
Condio de Pagamento: Indica qual a condio de pagamento que o
cliente utilizar nos documentos financeiros. Campo de
preenchimento obrigatrio, podendo ser preenchido atravs da
tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela de Condies
de Pagamento tem que previamente estar preenchida (ver
Condies de Pagamento).
Plafond: Este campo indica qual o Plafond que existe para o cliente
a registar. Campo no obrigatrio. Nos documentos de clientes,
quando se inserem linhas, este campo tido em conta atravs
aces de aviso, bloqueio ou ignorar. Estas aces podem ser
parametrizadas nos parmetros (ver Parmetros - Clientes).
1Desconto Linha: Este campo indica qual a percentagem de
desconto (1 desconto) que o cliente tem nos artigos existentes nos
documentos. Campo no obrigatrio.
2Desconto Linha: Este campo indica qual a percentagem de
desconto (2 desconto) que o cliente tem nos artigos existentes nos
documentos. Campo no obrigatrio.
N. Contabilidade: Campo de preenchimento no obrigatrio.
Indica o nmero da contabilidade do cliente/devedor. Caso o
utilizador no saiba qual , o programa sugere os dois primeiros
dgitos: tem que comear por 21/26. Este campo til, se o
utilizador possuir o mdulo Ligao Contabilidade.
N. Mximo Dias Atraso: Indica qual o nmero mximo de dias de
vencimento de um documento de Cliente. Nos documentos de
Clientes, o utilizador avisado se a data limite de vencimento de
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Manual do Utilizador

um documento ultrapassou. Estas aces de aviso, bloqueio ou


ignorar so parametrizadas (ver Parmetros - Clientes). Campo
no obrigatrio.
Vendas a Crdito: Este campo determina se o cliente pode comprar
a crdito ou no.

Ficha 3

Preo Sugerido: Indica qual o tipo de preo que o cliente deseja que
nos documentos de clientes seja sugerido. Estes preos tm em
conta os preos que esto na ficha do artigo. Assim como exemplo
temos, Um cliente que tenha um tipo de preo na sua ficha
sugerido como 2 e na ficha do artigo, um artigo aaa com um
tipo de preo2 2000, nos documentos de cliente, no campo preo
unitrio esse valor sugerido (ver Artigos).
Descrio dos Artigos: Indica qual a descrio do artigo para este
cliente. Esta descrio sugerida nos documentos de cliente.
E-mail predefinido: Indica qual o e-mail pr definido para este
cliente. Ser utilizado no envio de documentos por e-mail, o
email1, email2 ou email3 dependendo da configurao aqui
introduzida.
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Calcular IVA: Indica se o cliente calcula iva ou no. Este campo


utilizado nos documentos de cliente.
Idioma Documento: Indica se o idioma do documento Portugus
ou Ingls. Este campo utilizado nas listagens dos documentos.
Consoante a opo seleccionada a listagem imprimida nesse
idioma.
Emitir Pedido Liquidao: Indica se o cliente deseja emitir pedido de
liquidao. Este pedido de liquidao utilizado nos mapas de
recebimentos Avisos de Liquidao, caso o cliente seleccione
esta opo.
Observaes: Campo de observaes livre.
Ficha 4

Vendas:
Total: Indica qual o total de vendas desse cliente.
Nmero: Indica o nmero de vendas feitas por esse cliente
Primeira: Indica qual a primeira venda desse cliente.
ltima: Indica qual a ltima venda feita por esse cliente.
Valor Mdio: Indica qual o valor mdio das vendas. Esse valor
calculado em funo do total de vendas em relao ao nmero de
vendas.

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Manual do Utilizador

Incidentes:
Nmero: Indica quantos incidentes existem para esse cliente (Ver
Incidentes).
ltimo: Indica qual a ltima data do incidente para esse cliente
(Ver Incidentes).
Pendentes: Se existem incidentes pendentes ou no, campo tipo
verdadeiro/falso
.
Totais:
Pr-datados: Indica qual o valor total de pr-datados desse cliente.
Este valor s existe se aplicao possuir o mdulo de Bancos.
Letras: Indica qual o valor total de letras desse cliente. Este valor
s existe se aplicao possuir o mdulo de Letras.
Contencioso: Indica qual o valor total de contenciosos desse cliente.
Este valor s existe se o cliente possuir valores em contencioso.
Saldo: Indica qual o saldo do cliente. Se a cor do campo estiver a
vermelho significa que o cliente tem um saldo devedor. Associado
ao saldo alm do boto Ver ...

Existe o boto

para emitir

para emitir
para o cran a conta corrente do cliente e o boto
avisos de vencimento para documentos pendentes do cliente:

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Manual do Utilizador

Ver ...:

Sempre que uma opo apresente este boto a seguir

a um valor, significa que o utilizador ao clicar com o rato


no
boto tem acesso em modo de consulta aos documentos que
originaram o valor. Exemplo, saldo:

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Ficha 5

A ficha n. 5 de cada cliente permite ao utilizador aceder de uma forma


rpida aos vrios documentos registados no programa e que dizem
respeito unicamente ao cliente; permitindo ainda ver de uma forma
totalizada os valores dos mesmos.
O utilizador poder realizar nesta opo as seguintes operaes:
: Esta opo permite ao utilizador actualizar a informao,
Actualizar
necessrio sempre que sejam registados documentos ou se salte entre
fichas de clientes.
Oramentos
: Permite consultar todos os oramentos do cliente.
possvel conhecer qual o valor oramentado: que se encontra pendente
/ que foi aceite / que foi recusado / que est como factura pr-forma.
Documentos de Transporte
: Permite consultar todos os
documentos de transporte do cliente. possvel conhecer qual o valor
em documentos de transporte que j se encontre: facturado /
parcialmente facturado / no facturado.

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Manual do Utilizador

Adiantamentos
: Permite consultar todos os adiantamentos/
devolues de adiantamentos do cliente. possvel conhecer qual o
valor em adiantamentos e em devolues de adiantamentos.
V/ Encomendas
: Permite consultar todas as encomendas do cliente.
possvel conhecer qual o valor em encomendas que j se encontre:
abertas / fechadas / satisfeitas.
Documentos Financeiros
: Permite consultar todos os documentos
financeiros do cliente. possvel conhecer qual o valor em documentos
financeiros que j se encontrem: pagos / parcialmente pagos / no
pagos.
Recebimentos
: Permite consultar todos os recebimentos do cliente.
possvel conhecer qual o valor em recebimentos e em regularizaes
internas.
5.2.Movimentos Directos na Conta Corrente de Clientes
Nesta opo, o utilizador pode inserir manualmente movimentos
directos na conta corrente de clientes. Como exemplo de utilizao
podemos encontrar o registo inicial de saldos de clientes.
Um movimento directo constitudo por:
Um cliente, um tipo de documento (N/FT, N/NC, N/ND, SI/C, SI/D,
V/ND), uma srie, um nmero, uma data de vencimento, uma moeda,
valor do documento e valor do IVA.

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Manual do Utilizador

5.3.Preos Especiais
Nesta tabela so registados todos os preos especiais que um cliente
pode possuir. Um preo especial pode incidir sobre um artigo, sobre
uma famlia ou sobre uma sub-famlia.

Se o preo especial a registar for sobre um artigo o cliente pode escolher


um preo ou um desconto.

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Manual do Utilizador

Se o preo especial incidir sobre a famlia ou sobre a sub-famlia ter


que seleccionar um desconto e a famlia em causa ou famlia e subfamlia.
Quando a opo desconto, o valor de desconto sugerido o que
consta da ficha de cliente. Os preos especiais so utilizados nos
documentos de venda dos artigos. O preo especial a registar sempre
feito na moeda do cliente.
5.4. Avenas
englobou a noo de
Pensando nas empresas de servios, o
avena, ou seja valores que periodicamente so facturados. Neste
mdulo so registadas as avenas de clientes e a sua gerao.
5.4.1.Manuteno
Na manuteno das avenas, o utilizador pode registar as avenas.

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Elementos que o utilizador deve introduzir para registar uma avena:


Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de
4 caracteres.
Cliente: Indica o cdigo e o nome do cliente, podendo ser
preenchido atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento
Geral Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a
tabela de Clientes tem que previamente estar preenchida (ver
Clientes).
Factura: Indica qual a srie e o nmero da factura na qual a avena
ir ser gerada. Campo de preenchimento obrigatrio, podendo o
utilizador consultar os dados das facturas atravs do rato ou da
tecla F4 (Funcionamento Geral Campos Sublinhados). Para
preencher estes campos, a tabela de Documentos Financeiros de
Venda tm que possuir facturas.
Periodicidade: Campo de preenchimento obrigatrio, indica qual a
periodicidade da avena.
Tipo de Perodo: Indica qual o tipo de perodo que ir ser utilizado
para gerar avena. O tipo de perodo pode ser em dias, meses ou
anos.
Data da primeira factura: Campo obrigatrio, indica qual a data da
primeira factura. Quando o utilizador insere a factura na qual a
vena vai ser registada, este campo sugere a data da factura,
podendo o utilizador alter-la.
Data da ltima Factura: Indica qual a data da ltima factura.
Campo obrigatrio.
Procedimento a realizar caso o dia previsto no seja til: Indica ao
utilizador como os dias no teis devem ser tratados, isto , por
exemplo se a data de uma factura coincidir com um domingo,
como que o programa reagir nestas situaes. Se o utilizador
escolher adianta a data da factura passar para segunda-feira, se
escolher atrasa, passar para um sbado, se escolher mantm,
registar-se- no domingo.

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Manual do Utilizador

5.4.2.Gerar Avenas
Neste menu, o utilizador confrontado com uma janela que
apresenta um lista de registos que podem estar nas avenas atrasadas
ou nas avenas a gerar hoje, entenda-se como hoje o dia actual do
sistema. O utilizador no necessita de aceder vrias vezes a este
menu, para ver se tem de gerar facturas ou no, porque o programa
automaticamente encarrega-se de o fazer, alertando o utilizador para
tal, sempre que entra no programa. A figura abaixo mostra como
constitudo a lista de gerar avenas.

Avenas atrasadas: Indica uma lista de avenas atrasadas por gerar.


Avenas a Gerar Hoje: Indica uma lista de avenas a gerar hoje.
Seleccionar Todas: Permite ao utilizador seleccionar todas as
avenas. Para tal, basta atravs do rato seleccionar este boto, que
automaticamente todas as avenas da lista respectiva ficaro
seleccionadas para serem geradas.
Gerar Facturas: Este boto permite ao utilizador gerar as facturas
respectivas.

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5.5.Contenciosos
Nesta opo, o utilizador regista todos os processos em contencioso.
Para tal, tem que introduzir um nmero interno do processo, que
nico e sequencial, um nmero oficial do processo, uma data de
apresentao e um cliente. Uma vez, introduzido o cliente, o utilizador
ter que inserir os documentos pendentes que esto em contencioso.
Para tal, com o uso da tecla F5, far aparecer uma lista com todos os
documentos pendentes, escolhe o(s) documento(s) e selecciona o boto
Importar. Aps a introduo dos documentos, o utilizador pode
introduzir valores nos campos juros, outros encargos, data prevista de
resoluo, nome do tribunal e um campo de observaes. Por ltimo, o
utilizador ter que gravar o contencioso atravs do boto Gravar ou da
tecla Enter.

Para alterar o estado dos contenciosos o utilizador ter de utilizar a tecla


especial F12. O contencioso pode assumir dois estados: pendente ou
resolvido. Sempre que um cliente possua documentos em contencioso o
valor destes estar referenciado na ficha de cliente na pgina de totais,
no boto de contencioso.
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Manual do Utilizador

5.6.Incidentes
Um incidente entende-se qualquer situao anmala detectada com um
cliente em termos financeiros. Ex.: Cheque devolvido sem cobertura,
no liquidao da letra na data acordada, etc.. O
possibilita ao
utilizador criar os incidentes que desejar.
Assim, um incidente caracteriza-se por um cdigo que nico e
obrigatrio com 3 caracteres, uma data que obrigatria, um cliente
que obrigatrio, um motivo com 30 caracteres e um estado. Um
incidente quando registado fica por defeito com um estado pendente,
existe uma opo
podendo o utilizador alter-lo. Para tal no boto
Resolvido. Esta opo permite que o incidente passe para esse estado.
Sempre que o utilizador necessitar de mudar o estado ao incidente, ter
somente que ir a esse boto e seleccionar a opo desejada.

5.7.Mapas
Esta opo dispe de um conjunto de mapas variados sobre o mdulo
de Clientes.

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5.7.1.Conta Corrente de Clientes


Associado a este tipo de mapa o utilizador pode emitir trs tipos de
mapas diferentes.
Mapa Euros
Neste mapa, o utilizador poder imprimir/visualizar a conta
corrente de clientes em Euro.

Mapa Moeda Documento


Nesta opo, o utilizador poder imprimir/visualizar a conta de
corrente de clientes escolhendo uma moeda.

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Mapa Correspondncia
Neste mapa, o utilizador poder imprimir uma conta corrente de
clientes em formato correspondncia. Permite imprimir com vrios
filtros, sendo obrigatrio introduzir um cliente. Este tipo de emisso
tem como objectivo o envio por carta da conta corrente do cliente.

5.7.2.Saldo / Saldo Data


Estes mapas so muito semelhantes, fornecendo uma listagem com o
saldo de todos os clientes activos. Neste menu, o utilizador poder
escolher a ordenao da listagem.

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Manual do Utilizador

A diferena entre ambos que enquanto o primeiro estabelece o


saldo na data de hoje o segundo permite ao utilizador seleccionar
qual a data para a qual pretende emitir a listagem.

5.7.3.Saldo / Plafond
Este mapa permite ao utilizador fazer uma comparao entre o valor
do saldo do cliente e plafond que lhe foi atribudo.

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Manual do Utilizador

O utilizador poder estabelecer filtros vrios, incluindo sobre os


valores de plafond.

5.7.4.Parametrizvel
Este mapa muito idntico ao menu imprimir registos (ver Imprimir
registos). A diferena consiste na possibilidade de parametrizar os
campos que deseja imprimir.
O mapa parametrizvel constitudo por 4 fichas, responsveis pelos
dados listados.

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Manual do Utilizador

Na primeira ficha o utilizador configura o n. de cpias e o cabealho


e rodap da listagem. A emisso sempre realizada para a
impressora.

Na segunda ficha o utilizador estabelece os filtros pretendidos,


atravs dos quais ir seleccionar que registos sero impressos. Neste
exemplo o utilizador opta por listar todos os clientes activos cujo pas
seja outro que no Frana.

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Manual do Utilizador

Na terceira ficha o utilizador estabelece como ser ordenada a


informao dos registos a listar. Neste caso ser ordenada
ascendentemente por nome de cliente. possvel estabelecer at trs
campos de ordenao.

Na quarta e ltima ficha o utilizador indica quais os campos da ficha


de cliente que pretende emitir, bem como se deseja que o nome do
campo seja listada com ou sem linhas separadoras. Aps realizar
toda a configurao do mapa o utilizador pode pr-visualizar a
listagem atravs da sub ficha.

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Manual do Utilizador

Neste momento pode emitir para a impressora ou anular. Caso o


utilizador pretenda imprimir ser dada informao sobre o nmero
de pginas necessrio para imprimir a listagem.

5.7.5.Envio de Correspondncia
Este mapa permite ao utilizador enviar para um cliente ou para uma
coleco de clientes uma missiva que pode ser um texto livre ou um
texto pr-definido, til por exemplo para mudana de nmero de
telefone ou aviso de perodo de frias.

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Manual do Utilizador

O utilizador dever introduzir a seguinte informao: texto; cliente


ou coleco; data (da carta) e se o logotipo da empresa deve ou no
ser impresso na carta. Caso seja uma coleco as vrias cartas podem
ser emitidas ordenadamente por cdigo ou nome de cliente.

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Manual do Utilizador

5.7.6. Histrico de Preos de Vendas


Este mapa permite ao utilizador listar o histrico de vendas dos
vrios artigos para os diversos clientes.

O utilizador poder filtrar pela seguinte informao: cliente; intervalo


de datas (das vendas) e artigos. Nos artigos o utilizador poder
introduzir cdigos; intervalo de cdigos ou caracteres do cdigo.
Este boto permite ao utilizador refazer o filtro para artigos
atravs da substituio de caracteres no cdigo de 16 dgitos:
Por exemplo, aqui seria
listado o histrico de vendas para todos os artigos comeados por A1.

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Manual do Utilizador

6. Fornecedores
Neste menu, esto disponveis diversas opes relacionadas com a
entidade fornecedores. Assim, possvel realizar a manuteno da tabela
de fornecedores, fazer registos de movimentos directos na conta corrente
de fornecedores, fazer a manuteno das tabelas de preos de compra e
listar diversos mapas.

6.1. Manuteno

Na tabela de Fornecedores devem ser registados todos os fornecedores


do programa com quem existe uma relao comercial assente em
qualquer documento de compra, bem como noutros mdulos inerentes
aos fornecedores.
Assim, a ficha do Fornecedor constituda por 4 pginas. Nas duas
ltimas pginas o utilizador s tem acesso em modo de consulta. As 2
primeiras pginas so de preenchimento obrigatrio.
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Manual do Utilizador

Ficha 1

Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de


6 dgitos (sugerido pelo programa o ltimo mais um).
Data: data de criao da ficha (por defeito a actual).
Tipo de Cliente Fornecedor ou Credor: Este campo indica se o
fornecedor a registar um fornecedor ou um credor.
Activo: Indica que o fornecedor activo ou no. Campo
importante para os documentos financeiros.
Nome: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de
80 caracteres.
Abreviatura: Indica a abreviatura do fornecedor. Campo
importante para os mapas resumos dos documentos.
Preenchimento no obrigatrio.
Morada: Indica a morada do fornecedor com um tamanho
indefinido. Preenchimento no obrigatrio.
Website: Pgina WEB do fornecedor.
Pas: Campo de preenchimento obrigatrio. Pode ser consultado
atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral
Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela Pases
tem que previamente estar preenchida (ver Pases)
Telefone: Indica o telefone do fornecedor com um tamanho
mximo de 20 caracteres. Campo informativo e no obrigatrio.
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Manual do Utilizador

Telemvel: Indica o telemvel do fornecedor com um tamanho


mximo de 20 caracteres. Campo informativo e no obrigatrio.
Fax: Indica o fax do fornecedor com um tamanho mximo de 20
caracteres. Campo Informativo e no obrigatrio.
E-mail: Indica o e-mail do fornecedor com um tamanho mximo
de 40 caracteres. Campo Informativo e no obrigatrio.
Contribuinte: Indica o contribuinte do fornecedor. Campo de
preenchimento.
Contacto: Indica outro contacto do fornecedor caso exista. Campo
informativo.
Ficha 2

Moeda: Indica a moeda que o fornecedor ir utilizar nos seus


documentos. Campo de preenchimento obrigatrio e pode ser
(ver Funcionamento
consultado atravs da tecla F4 ou do rato
Geral Campos Sublinhados) Para preencher este campo, a tabela
Moedas tem que previamente estar preenchida (ver Moedas).
Forma de Pagamento: Campo no obrigatrio. Indica qual a forma
de pagamento que o fornecedor ir utilizar nos seus documentos
financeiros. Para preencher este campo, o utilizador poder
utilizar a tecla F4 ou o rato (ver Funcionamento Geral Sublinhados) e a tabela Formas de Pagamento tem que
previamente estar preenchida (ver Formas de Pagamento).
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Manual do Utilizador

Condio de Pagamento: Indica qual a condio de pagamento que o


fornecedor utilizar nos documentos financeiros. Campo de
preenchimento obrigatrio, podendo ser preenchido atravs da
tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela de Condies
de Pagamento tem que previamente estar preenchida (ver
Condies de Pagamento).
Desconto de Pagamento: Este campo indica qual a percentagem de
desconto associada condio de pagamento introduzida.
1Desconto Linha: Este campo indica qual a percentagem de
desconto (1 desconto) que o fornecedor tem nos artigos existentes
nos documentos. Campo no obrigatrio.
2Desconto Linha: Este campo indica qual a percentagem de
desconto (2 desconto) que o fornecedor tem nos artigos existentes
nos documentos. Campo no obrigatrio.
N. Contabilidade: Campo de preenchimento no obrigatrio.
Indica o nmero da contabilidade do fornecedor. Caso o
utilizador no saiba qual , o programa que sugere que os dois
primeiros dgitos tem que comear por 22. Este campo til, se o
utilizador possuir o mdulo Ligao Contabilidade.
Reteno: Este campo determina se realizada reteno ao realizar
pagamentos ao fornecedor.
Descrio dos Artigos: Indica qual a descrio do artigo para este
fornecedor. Esta descrio sugerida nos documentos de
fornecedor.
Preo PTE nos Documentos: Indica se o fornecedor deseja que na
impresso dos documentos aparea o valor em euros ou no. Por
defeito a opo sugere no.
Idioma Documento: Indica se o idioma do documento Portugus
ou Ingls. Este campo utilizado nas listagens dos documentos.
Consoante a opo seleccionada a listagem imprimida nesse
idioma.
Calcular IVA: Indica se o fornecedor calcula iva ou no. Este
campo utilizado nos documentos de fornecedor.
Observaes: Campo de observaes livre.

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Manual do Utilizador

Ficha 3

Compras:
Total: Indica qual o total de vendas desse cliente.
Primeira: Indica qual a primeira venda desse cliente.
ltima: Indica qual a ltima venda feita por esse cliente.
Totais:
Pr-datados: Indica qual o valor total de pr-datados a esse
fornecedor. Este valor s existe se aplicao possuir o mdulo de
Bancos.
Letras: Indica qual o valor total de letras ao fornecedor. Este valor
s existe se aplicao possuir o mdulo de Letras.
Saldo: Indica qual o saldo do fornecedor. Se a cor do campo estiver
a vermelho significa que o fornecedor tem um saldo credor.
Associado ao saldo alm do boto Ver ...
Existe o boto
para emitir para o cran a conta corrente do fornecedor.
Ver ...: Sempre que uma opo apresente este boto a seguir a
um valor, significa que o utilizador ao clicar com o rato
no
boto tem acesso em modo de consulta aos documentos que
originaram o valor. Exemplo: saldo:

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Manual do Utilizador

Ficha 4

A ficha n. 4 de cada fornecedor permite ao utilizador aceder de uma


forma rpida aos vrios documentos registados no programa e que
dizem respeito unicamente ao fornecedor; permitindo ainda ver de uma
forma totalizada os valores dos mesmos. Operaes s quais se pode
aceder atravs desta opo:

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Actualizar
: Esta opo permite ao utilizador actualizar a
informao, necessrio sempre que sejam registados documentos ou se
salte entre fichas de fornecedor.
Requisies Internas
: Permite consultar todas as requisies
internas feitas ao fornecedor. possvel conhecer qual o valor total em:
abertas / fechadas / satisfeitas.
Documentos de Transporte
: Permite consultar todos os
documentos de transporte do fornecedor. possvel conhecer qual o
valor em documentos de transporte que j se encontre: facturado /
parcialmente facturado / no facturado.
Adiantamentos
: Permite consultar todos os adiantamentos ao
fornecedor. possvel conhecer qual o valor em adiantamentos.
N/ Encomendas
: Permite consultar todas as encomendas ao
fornecedor. possvel conhecer qual o valor em encomendas que j se
encontre: abertas / fechadas / satisfeitas.
: Permite consultar todos os documentos
Documentos Financeiros
financeiros do fornecedor. possvel conhecer qual o valor em
documentos financeiros que j se encontrem: pagos / parcialmente
pagos / no pagos.
Pagamentos
: Permite consultar todos os pagamentos ao fornecedor.
possvel conhecer qual o valor em recebimentos e em regularizaes
internas.

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6.2.Movimentos Directos na Conta Corrente de Fornecedores


Neste menu, o utilizador pode inserir manualmente movimentos
directos na conta corrente de fornecedores. Um movimento directo
constitudo por um fornecedor, um tipo de documento, uma srie, um
nmero, uma data de vencimento, uma moeda, valor total do
documento e valor do IVA.

O utilizador pode registar movimentos directos para colmatar situaes


excepcionais como saldos iniciais ou entradas / sadas de valores sem
documentos associado.
6.3.Preos de Fornecedores
Esta tabela mantida automaticamente atravs das entradas de preos
introduzidas no mdulo de compras (facturas / notas de crdito),
podendo tambm ser actualizada manualmente pelo utilizador.
Um registo de um preo de fornecedor, constitudo por um artigo, o
fornecedor, uma moeda e uma taxa de converso que so obrigatrios,
uma data e uma referncia de fornecedor. Este campo importante,
pois caso o utilizador pretenda, poder no mdulo de Compras dar
entrada do artigo por este cdigo ao invs do cdigo interno da
empresa. Um fornecedor s tem, a cada momento, um preo de
fornecedor para cada artigo.

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6.4.Mapas
Esta opo dispe de um conjunto variado de mapas sobre o mdulo de
Fornecedores.
6.4.1.Conta Corrente de Fornecedores
Nesta opo, o utilizador possui 3 tipos de mapas diferentes sobre a
Conta Corrente de Fornecedores:
Mapa em Euros
Neste mapa, o utilizador poder imprimir/visualizar a conta corrente
de fornecedores em Euro.

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Manual do Utilizador

Mapa na Moeda Documento


Nesta opo, o utilizador poder imprimir/visualizar a conta de
corrente de fornecedores escolhendo uma moeda como filtro.
Mapa Correspondncia
Neste mapa, o utilizador poder imprimir a conta corrente de
fornecedores em formato correspondncia. Permite imprimir com
vrios filtros sendo obrigatrio introduzir um fornecedor.

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Manual do Utilizador

6.4.2.Saldo / Saldo Data


Saldo: Este mapa fornece uma listagem com o saldo de todos os
fornecedores activos. Neste menu, o utilizador poder escolher a
ordenao da listagem.
Saldo Data: Este mapa possibilita uma listagem de todos os saldos
dos fornecedores at a uma determinada data. Por defeito, o
programa sugere a data actual, podendo o utilizador alter-la.

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Manual do Utilizador

6.4.3.Parametrizvel
Este mapa muito idntico ao menu imprimir registos (ver Imprimir
Registos) com uma particularidade: o utilizador pode parametrizar
os campos que deseja imprimir. Ver Parametrizvel Clientes.

6.4.4.Correspondncia
Esta opo permite ao utilizador enviar correspondncia para
fornecedores, seleccionando um nico fornecedor ou uma coleco
de fornecedores.

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Manual do Utilizador

Para realizar o envio de correspondncia para fornecedores o


utilizador deve seleccionar um texto base ou inserir na altura; sendo
tambm necessrio indicar qual o fornecedor ou a coleco
pretendida.

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Manual do Utilizador

6.4.5. Histrico de Compras


Esta opo permite ao utilizador listar o histrico de compras para
um ou vrios artigos. Podendo os artigos ser filtrados por fornecedor
e entre datas.

Este boto permite ao utilizador refazer o filtro para artigos


atravs da substituio de caracteres no cdigo de 16 dgitos:
Por exemplo, aqui seria
listado o histrico de compras para todos os artigos comeados por A1.

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7.Artigos
Neste menu est disponvel a manuteno de fichas de artigo, e todo um
conjunto de funes inerentes aos artigos, como localizao de artigos em
armazns, stock de armazm, procura rpida de um artigo, preos de
artigos e uma variedade de mapas sobre os artigos.

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Manual do Utilizador

7.1.Manuteno

Na tabela de artigos deve ser introduzida a informao relativa a todos


os artigos comercializados pela empresa e que, como tal, podem ser
objecto de facturao em qualquer momento.
No possvel criar qualquer documento onde conste um artigo cujo
registo no exista na tabela de Artigos. O programa alertar o utilizador
dessa situao de forma eficaz. Nessa situao, o utilizador dever
aceder ao menu Artigos e proceder criao do respectivo artigo.
A Ficha do artigo composta por 4 pginas, sendo a pgina 4 s de
consulta.
Pgina 1

Nesta ficha encontram-se os dados mais importantes para a definio de


cada artigo, para um melhor funcionamento do programa o utilizador
dever preencher a maior informao possvel.

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Cdigo - Campo de preenchimento obrigatrio, nico e com um


mximo de 16 caracteres.
Cdigo de Barras - Indica qual o cdigo de barras para o artigo a
registar. Campo nico e no obrigatrio com um mximo de 16
caracteres. Este campo preenchido automaticamente, se nos
parmetros estiver seleccionada a opo automtica no cdigo de
barras do artigo (ver Parmetros Configurar Artigos).
Famlia - Indica a famlia que o artigo ir utilizar nos documentos.
Campo de preenchimento obrigatrio podendo ser consultado
(ver Funcionamento Geral
atravs da tecla F4 ou do rato
Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela
Famlias tem que previamente estar preenchida (ver Famlias).
sub-famlia - Indica a que sub-famlia o artigo ir pertencer. Campo
de preenchimento obrigatrio podendo ser consultado atravs da
tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela Sub-Famlias
tem que previamente estar preenchida (ver Sub-Famlias) se o
campo famlia estiver preenchido, o utilizador s poder
introduzir Sub-Famlias daquela famlia.
Grupo - Indica a que grupo o artigo pertence. Campo de
preenchimento obrigatrio podendo ser consultado atravs da
tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela Grupos tem
que previamente estar preenchida (ver Grupos).
Cdigo Estatstico - Indica qual o cdigo estatstico do artigo.
Campo no obrigatrio e informativo.
1 Descrio - Indica a 1 descrio do artigo, campo obrigatrio
com um mximo de 50 caracteres. Estas 3 descries tm em conta
qual o tipo de descrio que utilizado na ficha do cliente (ver
Ficha do Cliente Pg. 3).
2 Descrio - Indica a 2 descrio do artigo, campo no
obrigatrio com um mximo de 50 caracteres. Estas 3 descries
tm em conta qual o tipo de descrio que utilizado na ficha do
cliente (ver Ficha do Cliente Pg. 3).

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Manual do Utilizador

3 Descrio - Indica a 3 descrio do artigo, campo no


obrigatrio com um mximo de 50 caracteres. Estas 3 descries
tm em conta qual o tipo de descrio que utilizado na ficha do
cliente (ver Ficha do Cliente Pg. 3).
Descrio Abreviada - Indica a descrio abreviada do artigo,
campo no obrigatrio com um mximo de 15 caracteres. Uma
vez, introduzida a 1 descrio, o programa sugere at um
mximo de 15 caracteres a descrio abreviada.
IVA - Indica qual a taxa de IVA para esse artigo. Campo de
preenchimento obrigatrio podendo ser consultado atravs da
tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela IVA tem que
previamente estar preenchida (ver IVA).
Armazm Sugerido - Indica qual o armazm sugerido para esse
artigo. Campo de preenchimento obrigatrio podendo ser
consultado atravs da tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento
Geral Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a
tabela Armazm tem que previamente estar preenchida (ver
Armazm).
Unidade - Indica qual a unidade do artigo. Campo de
preenchimento obrigatrio podendo ser consultado atravs da
tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela de Unidades
tem que previamente estar preenchida (ver Unidades).

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Manual do Utilizador

Pgina 2

Nesta ficha encontram-se quatro campos do tipo sim/no

Activo - Indica se o artigo est activo ou no, por defeito esta


opo vem activada.
Descrio Varivel - Indica se a descrio do artigo varivel, isto
, permite que nos documentos onde se registem artigos, a
descrio possa ser alterada.
Actualiza Stock - Indica se o artigo actualiza stock, campo
importante para os movimentos de stock. S pode registar um
movimento de stock se o artigo actualizar stock. Se existirem
movimentos deste artigo a nvel de compras e Vendas, no ser
possvel alterar este campo.
Sai Listagens Base - Indica se o artigo a registar sai nas listagens
Base ou no. Esta opo utilizada nos mapas: Stock, Stock
Data, Inventrio, Inventrio Data, Ruptura de Stock (ver Mapas)
Observaes - Campo livre para observaes.

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Manual do Utilizador

Pgina 3

Nesta pgina encontram-se definidos os preos, as margens e outros


dados sobre valores e quantidades de cada artigo.
Preo de Custo
ltimo - Indica o ltimo preo de custo do artigo na moeda
de referncia. Este campo utilizado nos movimentos de
stock, quando se regista ou entrada ou uma sada de stock
e nas compras. Este campo pode ser automaticamente
alterado consoante os parmetros estabelecidos, subida
UPC; descida UPC (ver Parmetros - Artigos)
Mdio - Indica o custo mdio de um artigo. Este campo
utilizado para calcular a percentagem de comercializao
do preo de venda em relao ao custo mdio. Campo
necessrio para os mapas de inventrio.
% Comercializao (PV/UPC)
UPC1 / UPC2 / UPC3 / UPC4 - Indica qual a percentagem
de comercializao dos preos de venda sem IVA em
relao ao UPC.
% Comercializao (PV/CM)
CM1 / CM2 / CM3 / CM4 - Indica qual a percentagem de
comercializao dos preos de venda sem IVA em relao
ao Custo Mdio.
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Manual do Utilizador

Preo Venda S/ IVA


PMV Preo mnimo de venda
PV1 / PV2 / PV3 / PV4 - Indicam os 4 tipos de preos de
venda ao pblico sem IVA de um artigo. Estes preos de
venda so sugeridos nos documentos de venda) no campo
preo unitrio tendo em conta qual o tipo de preo
sugerido pelo cliente (ver Ficha de Cliente Pg3).
Preo Venda C/ IVA
PMV Preo mnimo de venda
PV1 / PV2 / PV3 / PV4 - Indicam os 4 tipos de venda ao
pblico com IVA de um artigo. A taxa de IVA utilizada a
que o utilizador introduziu na pg. 1 da ficha do artigo
(ver Artigos Pg1). Estes campos podem ser preenchidos
automaticamente ou manualmente. Para tal existe uma
opo nos parmetros Artigos que parametriza esta
situao (ver Parmetros - Artigos).
% Comercializao (PMV)
Preo Mnimo de Venda valor mnimo pelo qual o artigo
pode ser vendido.
Stock
Mnimo - Indica qual o stock mnimo para esse artigo. Este
campo, conjuntamente com as aces configuradas nos
Parmetros determinam o controlo do stock (ver
Parmetros Aces - Controlo de Stocks).
Mximo - Indica qual o stock mximo determinado para
esse artigo. Este campo, conjuntamente com as aces
configuradas nos Parmetros determinam o controlo do
stock (ver Parmetros Aces - Controlo de Stocks).
Qtd Enc. Qual a quantidade a sugerir numa nova
encomenda para colmatar ruptura de stocks.
Contabilidade Varivel nas Contas varivel para
substituio na passagem da ligao contabilidade,
sempre que este artigo se encontrar numa linha de um
documento a descarregar.

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Manual do Utilizador

Pgina 4

Esta pgina s se encontra acessvel em modo de consulta.


Vendas:
Total - Indica o total de vendas realizadas por esse artigo.
Quantidade Total - Indica a quantidade total de vendas desse
artigo.
Quantidade Pendente - Indica as quantidades encomendadas desse
artigo por clientes .
Compras:
Total - Indica o total de compras realizadas para esse artigo.
Quantidade Total - Indica a quantidade total de compras desse
artigo.
Quantidade Pendente - Indica as quantidades encomendadas desse
artigo a fornecedores.
Quantidade Stock - Indica a quantidade existente desse artigo em
stock. Tem em conta as entradas em stock e as sadas de stock.
(ver Stocks).
Sadas:
Data Primeira - Indica qual a data da primeira sada do artigo em
stock.

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Manual do Utilizador

Data ltima - Indica qual a data da ltima sada do artigo em


stock.
Entradas
Data Primeira - Indica qual a data da primeira entrada do artigo
em stock.
Data ltima - Indica qual a data da ltima entrada do artigo em
stock.
Associado s Quantidades Pendentes existe uma funcionalidade:
que permite ao utilizador consultar quais os clientes / fornecedores
com quantidades deste artigo em atraso:

Associado Quantidade em Stock existem duas funcionalidades:


que permite ao utilizador emitir a conta corrente do artigo

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Manual do Utilizador

que permite ao utilizador aceder directamente localizao


de artigos em armazm.
7.2. Registar Artigo
Esta opo corresponde ao adicionar artigo na manuteno de artigos.
7.3.Stock de Armazm
Nesta opo, o utilizador pode consultar qual a quantidade de stock em
determinado armazm. Para tal, ter que introduzir o armazm
desejado atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral
Campos Sublinhados). Uma vez, introduzido o armazm, aparecer-lhe uma lista com todos os artigos desse armazm, qual a quantidade no
armazm e qual a quantidade em stock. Sempre que desejar consultar
outro armazm, s ter que introduzi-lo sendo que automaticamente a
lista ser actualizada.

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Manual do Utilizador

7.4.Localizao de Artigos
Nesta opo, o utilizador pode consultar qual a quantidade em stock
em determinado armazm de um artigo. Para tal, tem que introduzir o
artigo que deseja consultar atravs da tecla F4 ou do rato
Funcionamento Geral Campos Sublinhados).

(ver

Uma vez, introduzido o artigo, surge no cran uma lista com todos os
armazns e respectiva quantidade em stock do artigo consultado.

Esta funcionalidade apenas permite a consulta de um artigo de cada


vez, para consultar artigos similares, existe a opo:

que permite ao utilizador estabelecer um filtro no cdigo de artigo do


tipo artigos que comeam pela letra A, que contm na 3 posio o
carcter 3, surgindo aps clicar em procurar uma grelha do tipo:

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Manual do Utilizador

7.5.Mapas
Associados a artigos existe uma variedade de mapas; mapas esses
muito teis em anlises de stock, de quantidades vrias e de valores em
inventrio.
7.5.1.Conta Corrente de Artigos
Neste mapa, o utilizador pode listar a conta corrente de artigos sem
qualquer filtro, que sero listados todos os artigos que actualizam
stock, ou pode listar a conta corrente de artigos com determinados
filtros.

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Manual do Utilizador

Os filtros possveis so: Cdigo do artigo igual a, Cdigo do artigo


comeado por; Cdigo do artigo que contm, Cdigo do artigo no
contm.
Estes campos podem ser todos inseridos atravs da tecla F4 ou do rato
(ver Funcionamento Geral Campos Sublinhados).
Outros filtros possveis so: os artigos activos ou todos; o cdigo do
armazm e por ltimo entre datas do documento.
A opo de ordenao permite ordenar a listagem por cdigo do artigo
e por descrio.

7.5.2.Stock / Stock Data


Este mapa permite listar qual a quantidade em stock de determinado
artigo. Permite listar sem qualquer filtro como na conta corrente ou
com filtros. Os filtros existentes so os mesmos que na conta corrente
de artigos com mais alguns, ou seja, permite filtrar por famlia e por
sub-famlia. O filtro sai nas listagens base (sim ou no), permite
listar os artigos que na ficha do artigo (ver Ficha do Artigo Pg. 2)
tm esta opo activada. A diferena entre o Stock e o de Stock
Data a possibilidade de indicar qual a data para calcular o stock
existente.

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Manual do Utilizador

7.5.3.Quantidades Pendentes
Este mapa, permite listar todos os artigos em que exista quantidades
pendentes, sejam elas de clientes ou de fornecedores. Podem ser
estabelecidos filtros por famlia ou sub-famlia.

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Manual do Utilizador

7.5.4.Inventrio / Inventrio Data


Este mapa permite listar todos os artigos que possuam conta corrente.
Permite ainda filtrar por artigos, famlia, sub-famlia, grupo, armazm,
artigos activos, artigos com stock negativo, por UPC, por Custo Mdio
e por tipo de Preo - 1,2,3,4, com IVA ou sem IVA.
Este mapa ( data) exactamente igual ao Inventrio, s que permite
listar at uma determinada data. Permite listar com clculo ou sem
clculo de margem.

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Manual do Utilizador

7.5.5.Ruptura de Stock
Este mapa permite filtrar por ruptura por stock negativo, ruptura
por menor que stock mnimo, ruptura por maior que o stock
mximo. Muito til para realizar posteriormente compras de
reposio de stock.

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Manual do Utilizador

7.5.6.Parametrizvel
Este mapa muito idntico ao menu imprimir registos (ver Imprimir
Registos) s com uma particularidade. O utilizador pode
parametrizar os campos que deseja imprimir. Semelhante ao
parametrizvel de clientes.
7.5.7.Quantidade por Famlia
Este mapa permite listar as quantidades para os vrios artigos de
cada famlia. Sendo necessrio introduzir a famlia pretendida.

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Manual do Utilizador

7.6. Procura Rpida de Artigos


Nesta opo, o utilizador pode consultar o artigo de uma forma rpida.
Para tal, tem que introduzir o cdigo ou a descrio do artigo que
deseja consultar, podendo usar o critrio de comparao comea por,
contm ou igual. Uma vez, introduzido o cdigo ou a descrio
aparecer-lhe- uma lista com o(s) artigo(s) que respeitam os filtros
estabelecidos.

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Manual do Utilizador

7.7. Tabela de Preos


Nesta opo o utilizador pode fazer a emisso das tabelas de preos dos
artigos registados no programa.

O utilizador pode seleccionar quais os artigos a listar atravs do filtro


por caracteres no cdigo ou entre dois cdigos (clicando em
). Pode
indicar quais os preos que pretende listar; e se pretende artigos que
pertenam apenas a uma dada famlia ou intervalo de Sub-Famlias.

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Manual do Utilizador

7.8. Actualizao de Preos de Venda


Nesta opo o utilizador pode encontrar trs funcionalidades
associadas actualizao automtica dos preos dos artigos. Assim,
pode fazer.
7.8.1. Actualizao
Esta opo permite actualizar os diversos preos de artigo mediante
as taxas introduzidas nas respectivas famlias. Para proceder a uma
actualizao de preos o utilizador dever seleccionar a famlia e que
tipo de aco pretende realizar. Se pretende actualizar o preo
mnimo de venda e/ou os preos de venda; dentro de cada um
destes se actualiza em caso de subida e/ou descida dos preos. Os
parmetros que surgem por defeito so os registados nos
parmetros.

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Manual do Utilizador

7.8.2.Mapa Resumo
Esta opo permite ao utilizador listar os vrios preos a que cada
artigo esteve sujeito no intervalo de tempo seleccionado, sendo ainda
possvel estabelecer filtros como listagem para um nico artigo ou
preos de artigos alterados por um utilizador. Esta listagem pode ser
resumida ou detalhada (mostrando o utilizador e como o preo foi
alterado).

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Manual do Utilizador

Resumido

Detalhado

7.8.3. Remoo Peridica


Esta opo permite ao utilizador limpar os registos que so criados
automaticamente quer pela actualizao quer pelo registo de
documentos vrios no programa. O utilizador s poder remover
registos at 30 dias antes da data actual mantendo assim um
histrico obrigatrio dos ltimos 30dias.

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Manual do Utilizador

8. Stocks
Neste menu o utilizador pode registar os movimentos de stock. - Entradas
de stock e/ou Sadas de stock. Permite ainda fazer transferncia de stocks
entre armazns.

8.1. Manuteno
Este mdulo um complemento movimentao automtica de stocks
que feita em todo o mdulo de Compras e Vendas. Assim, o utilizador
deve entender que as componentes fundamentais da Gesto e
movimentao de stocks esto na relao com Fornecedores (Compras
Entradas) e na relao com Clientes (Vendas Sadas). O mdulo de
Movimentos de stock representa ento movimentos de entrada e sada
no documentados por exemplo introduo de stock inicial; perdas
por manuseamento errado de mercadorias e outros.

Para realizar o registo de um movimento de stock o utilizador necessita


de indicar se o movimento de entrada ou de sada:
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Manual do Utilizador

Preenchendo de seguida o cabealho, indicando srie (sugerida por


defeito a dos parmetros), o nmero (sugerido o ltimo + 1); a data (por
defeito a actual); moeda; taxa de converso; total (consulta calculado
automaticamente mediante a introduo de linhas) e observaes - o
campo de observaes pode ser preenchido manualmente ou atravs de
um texto previamente introduzido nos textos base.(ver Textos Base).

Associada a cada movimento directo existe uma coleco de linhas de


artigos:

Operaes que podem ser realizadas sobre a grelha de linhas (registos


de artigos):

Informao necessria para cada linha: armazm (do qual dada sada
ou no qual dada entrada); cdigo de artigo (atravs da introduo do
cdigo ou da pesquisa atravs do F4 / rato). Aps o preencher do artigo
todos os campos so preenchidos automaticamente: unidade, preo
unitrio, quantidade = 1; total. O utilizador pode alterar preo unitrio
e / ou quantidade. Poder associar observaes a cada linha atravs do
boto de Observ.

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Manual do Utilizador

Em seguida o utilizador dever gravar clicando no boto:

Pode

ainda cancelar a edio da linha no boto:


Caso se trate de uma
sada de stock o utilizador ser avisado sobre a quantidade de stock
existente do respectivo artigo (caso o valor ultrapasse a quantidade
disponvel) sendo que o prprio utilizador pode consultar as
quantidades existentes utilizando a tecla F4 ou o rato no campo
sublinhado quantidade:

Aps a introduo de cada linha o total do cabealho actualizado,


devendo o utilizador gravar o documento no final.
8.2.Registar Entrada de Stock
Nesta opo, o utilizador regista todas as entradas de stock. Corresponde
ao registo de uma entrada em movimentos directos de stock.
8.3.Registar Sada de Stock
Nesta opo, o utilizador regista todas as sadas de stock. Menu
exactamente igual ao de entrada de stock, s com a diferena que
sada de stock e ao registar linha a linha os vrios artigos que saram de
stock, o programa avisa qual a quantidade em stock. Corresponde ao
registo de uma sada em movimentos directos de stock.

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Manual do Utilizador

8.4.Transferncia entre Armazns


Nesta opo, o utilizador regista as transferncias dos artigos entre os
vrios armazns. Uma transferncia entre dois armazns corresponde
ao registo automtico de uma sada no armazm origem e ao registo de
uma entrada no armazm destino.

O primeiro passo consiste em preencher o cabealho, indicando srie


(sugerida por defeito a dos parmetros), o nmero (sugerido o ltimo +
1); a data (por defeito a actual); armazm origem (tabela auxiliar
armazns); armazm destino (tabela auxiliar armazns); total (consulta
calculado automaticamente mediante a introduo de linhas) e
observaes - o campo de observaes pode ser preenchido
manualmente ou atravs de um texto previamente introduzido nos
textos base.(ver Textos Base). Existe ainda um boto que d acesso aos
dados de carga/descarga, pois um documento de transporte obrigado
.
por lei a incluir este tipo de informao
Por defeito so registados os dados introduzidos em parmetros
relativamente a carga e descarga, bem como a data e hora actual (em
carga). Cabe ao utilizador introduzir a data e hora de descarga, bem
como o destinatrio (tabela auxiliar destinatrios).

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Manual do Utilizador

Associada a cada transferncia existe uma coleco de linhas de artigos,


que representam os artigos transferidos entre os armazns. As
operaes que podem ser realizadas sobre a grelha de linhas (registos
de artigos):

Em cada linha, registo de artigo necessrio indicar: cdigo de artigo


(atravs da introduo do cdigo ou da pesquisa atravs do F4 / rato).
Aps o preencher do artigo todos os campos so preenchidos
automaticamente: unidade, preo unitrio, quantidade = 1; total. O
utilizador pode alterar preo unitrio e / ou quantidade. Poder
associar observaes a cada linha atravs do boto de Observ.

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Manual do Utilizador

Em seguida o utilizador dever gravar clicando no boto:


Pode
ainda cancelar a edio da linha no boto:
O utilizador ser avisado
sobre a quantidade de stock existente do respectivo artigo (caso o valor
ultrapasse a quantidade disponvel) sendo que o prprio utilizador
pode consultar as quantidades existentes utilizando a tecla F4 ou o rato
no campo sublinhado quantidade:

Aps a introduo de cada linha o total do cabealho actualizado,


devendo o utilizador gravar o documento no final. Ao gravar ser
questionado sobre se pretende emitir o documento no momento bem
como sobre se preencheu a informao relativa carga/descarga.

9. Compras
Nesta opo, o utilizador dispe de um conjunto de documentos
relacionados com fornecedores Requisies Internas; Encomendas,
Documentos de Transporte: Guias de Remessas e Guias de Transporte;
Documentos de Fornecedor: Facturas; Vendas a Dinheiro; Notas de Dbito;
Vossas Notas de Crdito e Nossas Notas de Dbito; Pagamentos:
Adiantamentos, Diviso de Documentos; e uma variedade de Mapas.

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Manual do Utilizador

9.1. Requisies Internas


No menu de requisies internas o utilizador tem acesso a duas opes:
a manuteno de requisies internas e a emisso do mapa resumo.
9.1.1. Manuteno
Nesta opo o utilizador regista as requisies feitas a fornecedores.
Uma requisio um pedido de artigos a um fornecedor.

Cada requisio constituda por um cabealho, linhas e rodap. O


primeiro passo consiste em preencher o cabealho, indicando srie
(sugerida por defeito a dos parmetros), o nmero (sugerido o
ltimo + 1); a data (por defeito a actual); fornecedor ao qual se faz o
pedido (tabela auxiliar fornecedores) e observaes - o campo de
observaes pode ser preenchido manualmente ou atravs de um
texto previamente introduzido nos textos base (ver Textos Base).
Associada a cada requisio existe uma coleco de linhas de artigos,
que representam os artigos solicitados ao fornecedor. As operaes
que podem ser realizadas sobre a grelha de linhas (registos de artigos):

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119

Manual do Utilizador

Em cada linha, registo de artigo necessrio indicar: cdigo de artigo


(atravs da introduo do cdigo ou da pesquisa atravs do F4 /
rato). Aps preencher o cdigo de artigo existem campos so
preenchidos automaticamente: descrio, unidade, preo unitrio s/
e c/ iva, quantidade = 1; taxa de iva, desconto 1 e 2 (ficha do
fornecedor) e total sem iva e com iva. O utilizador pode alterar preo
unitrio e / ou quantidade. Poder associar observaes a cada linha
atravs do boto de Observ.

Em seguida o utilizador dever gravar clicando no boto


. Pode
ainda cancelar a edio da linha no boto
. O utilizador pode
consultar as quantidades existentes utilizando a tecla F4 ou o rato no
campo sublinhado quantidade:

No rodap da requisio existem vrios campos, alguns deles


calculados automaticamente mediante o registo de linhas de artigos,
nomeadamente: sub total; total descontos (rodap); total iva
(mercadoria + portes); total doc. O utilizador pode ainda introduzir
um desconto de rodap em percentagem, bem como um valor de
portes e respectiva taxa de iva.
Cada requisio pode adoptar trs estados: aberta (quando
registada) / fechada (quando fechada manualmente atravs do
boto ) / satisfeita (quando fechada devido aos artigos terem
sido importados em encomendas).
120

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Manual do Utilizador

9.1.2.Mapa Resumo
Esta opo permite ao utilizador tirar uma listagem de requisies,
permitindo estabelecer vrios filtros, nomeadamente o estado das
requisies, o fornecedor e um intervalo de datas.

9.2.Encomendas
O menu de encomendas permite ao utilizador aceder a trs opes:
manuteno de encomendas; mapas sobre encomendas e gerao
automtica de encomendas.
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121

Manual do Utilizador

9.2.1.Manuteno de Encomendas

Nesta opo o utilizador faz a manuteno de encomendas a


fornecedores. Cada encomenda constituda por um cabealho,
linhas e um rodap.

O primeiro passo consiste em preencher o cabealho, indicando srie


(sugerida por defeito a dos parmetros), o nmero (sugerido o
ltimo + 1); a data (por defeito a actual); fornecedor ao qual se faz o
pedido (tabela auxiliar fornecedores), moeda e observaes - o
122

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Manual do Utilizador

campo de observaes pode ser preenchido manualmente ou atravs


de um texto previamente introduzido nos textos base (ver Textos
Base). Quando insere um fornecedor, o programa sugere
automaticamente a moeda que o fornecedor introduziu na ficha (ver
Fornecedores - pg. 2), podendo ser alterada.
Associada a cada encomenda existe uma coleco de linhas de
artigos, que representam os artigos solicitados ao fornecedor. Nesta
grelha surgem campos que no existem em todos os documentos,
nomeadamente:
Documento origem, caso a linha tenha sido importada de
uma requisio ou encomenda a cliente;
Data de entrega, data prevista para a entrega do artigo pelo
fornecedor;
Quantidade recebida, pode ser inferior, igual ou superior
solicitada ao fornecedor;
Quantidade devolvida, sempre igual ou inferior recebida.

As operaes que podem ser realizadas sobre a grelha de linhas


(registos de artigos): incluem a adio de linha livre; eliminar linha;
consultar linha; alterar linha; importar linha de requisio (F3) ou de
linha de encomenda de cliente (F2):

em ambos os casos de importao, o utilizador ter acesso aos


documentos com linhas no satisfeitas, podendo estabelecer filtros
por cliente na importao de encomendas e acedendo apenas a
requisies do fornecedor da encomenda.

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123

Manual do Utilizador

Se pretender por exemplo importar requisies de fornecedores, ser


necessrio clicar em F3, surgindo a seguinte janela, com as requisies
pendentes:

Aqui o utilizador poder importar toda a requisio com o boto


ou consultar as linhas no satisfeitas atravs do boto:
consultar surge uma nova janela com a seguinte informao:

. Ao

Nesta nova janela o utilizador poder seleccionar 1 ou mais linhas na


grelha para depois proceder importao. Para fazer a seleco total de
todas as linhas poder usar o boto:
com o boto:

e depois fazer a importao

Em cada linha livre ou registo de artigo necessrio indicar: cdigo de


artigo (atravs da introduo do cdigo ou da pesquisa atravs do F4 /
rato). Aps o preencher do cdigo de artigo existem campos que so
preenchidos automaticamente: descrio, unidade, preo unitrio s/ e
c/ iva, quantidade = 1; taxa de iva, desconto 1 e 2 (ficha do fornecedor)
e total sem iva e com iva. O utilizador pode alterar preo unitrio e / ou
124

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Manual do Utilizador

quantidade. Poder associar observaes a cada linha atravs do boto


de Observ. Caso a linha tenha origem noutro documento o utilizador
pode ver qual o documento bem como a srie e nmero do mesmo.

Em seguida o utilizador dever gravar clicando no boto

. Pode

. O utilizador pode
ainda cancelar a edio da linha no boto
consultar as quantidades existentes utilizando a tecla F4 ou o rato no
campo sublinhado quantidade:

No rodap da encomenda existem vrios campos, alguns deles


calculados automaticamente mediante o registo de linhas de artigos,
nomeadamente: sub total; total descontos (rodap); total iva
(mercadoria + portes); total doc. O utilizador pode ainda introduzir um
desconto de rodap em percentagem, bem como um valor de portes e
respectiva taxa de IVA.
Cada encomenda pode adoptar trs estados: aberta (quando
registada) / fechada - quando fechada manualmente atravs do boto:
( ) / satisfeita (quando fechada devido aos artigos terem sido
importados em documentos de compra quer de transporte quer
financeiros).

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125

Manual do Utilizador

9.2.2.Mapa Resumo
Este mapa permite listar para o cran/impressora um mapa resumo
das encomendas para um dado intervalo de datas, para um
fornecedor ou todos e para um determinado estado (Aberta, Fechada,
Satisfeita, Todas). A sua informao pode ser ordenada por data
documento ou fornecedor, em termos dos dados base o mapa
apresentado da seguinte forma Nmero e srie da encomenda,
Fornecedor, Estado, Valor do IVA e Valor do documento. Podendo
emitir uma listagem detalhada ou resumida (
).

126

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Manual do Utilizador

9.2.3.Mapa de Entregas
Este mapa lista para um fornecedor ou para todos, entre duas datas,
quais as entregas das encomendas ainda no foram satisfeitas.
Assim, para o cran/impressora o mapa sara com a seguinte
informao: Srie e Nmero da encomenda, Fornecedor, data de
entrega, cdigo e descrio do artigo, quantidade recebida e o preo
unitrio do artigo.

9.2.4.Mapa de Encomendas por Satisfazer


Este mapa permite listar para o cran/impressora um mapa de
encomendas ainda no satisfeitas Este mapa mostra todas as
encomendas em atraso at a data de entrega introduzida. Assim, o
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127

Manual do Utilizador

mapa sara com a seguinte informao: Srie e Nmero da


encomenda, Fornecedor, data de entrega, cdigo e descrio do
artigo, quantidade em falta e o preo unitrio do artigo. Podendo
realizar os seguintes filtros: fornecedor; data de entrega; e o artigo
pendente.

9.2.5.Mapa de Documentos para Encomendas


Este mapa permite listar para o cran/impressora um mapa das
encomendas j recepcionadas e qual o documento atravs do qual a entrada
dos artigos foi realizada, bem como o estado do mesmo. possvel
estabelecer filtros com o fornecedor bem como intervalos de datas.

128

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Manual do Utilizador

9.2.6.Mapa de Entradas de Encomendas


Este mapa permite listar para o cran/impressora um mapa das
entradas dos artigos de cada encomenda. A anlise feita
encomenda a encomenda (mediante a seleco da encomenda
pretendida) podendo ainda incluir uma anlise aos prazos de
recepo da mercadoria (
).

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129

Manual do Utilizador

9.2.7.Mapa de Anlise de Prazos de Entrega


Este mapa permite listar para o cran/impressora o mapa de anlise
aos prazos de entrega das encomendas. Filtros permitidos: intervalo
de datas (data de encomenda / data de entrega); intervalo de
fornecedores; para um dado grupo de artigos; para uma dada famlia
de artigos ou sub-famlia. Caso o utilizador opte pela listagem
detalhada (
) poder ainda emitir a anlise de cada encomenda
em pginas separadas.

130

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Manual do Utilizador

9.2.8.Gerao Automtica de Encomendas


A opo de gerao automtica de encomendas permite ao utilizador
a reduo da introduo de informao, bem como a reduo da
possibilidade de erro ou falha de artigos, uma vez que transforma
em encomenda requisies ou encomendas de clientes, podendo
faz-lo na totalidade ou parcialmente.
9.2.8.1. A Partir de Requisies Internas
Esta opo permite ao utilizador transformar requisies internas
a fornecedores em encomendas aos respectivos fornecedores.
Para proceder gerao da encomenda necessrio seleccionar
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131

Manual do Utilizador

qual o fornecedor cuja(s) requisio(es) se pretende(m)


transformar em encomendas. tambm possvel definir qual o
intervalo de registo das requisies e se as observaes das linhas
e do cabealho sero copiadas para as linhas e cabealho da
encomenda (
).

O utilizador deve ainda indicar qual a srie de numerao a


utilizar para as encomendas, sendo que os nmeros sero
atribudos automaticamente pelo programa: o ltimo utilizado
mais um. O utilizador dever ainda indicar qual a data a registar
na encomenda, bem como se pretende uma encomenda por
requisio ou uma encomenda global para todas as requisies de
cada fornecedor.
Aps clicar no boto
as encomendas geradas:

132

o utilizador ser informado sobre

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Manual do Utilizador

9.2.8.2.A Partir de Encomendas de Clientes


As encomendas a fornecedores podem tambm ser geradas
mediante as necessidades de satisfazer clientes que realizaram
encomendas. Neste caso o utilizador ter de preencher mais
informao para ser permitida a gerao de encomendas a
fornecedores:

Assim, e na primeira fase o utilizador dever filtrar qual(is) a(s)


encomenda(s) de clientes, atravs da introduo de um cliente
especfico (se tal se pretender), de uma encomenda em particular
ou de um intervalo de datas de registo das encomendas de
clientes.

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133

Manual do Utilizador

Aps a introduo dos filtros o utilizador dever clicar no boto


para preencher a grelha de encomendas de clientes que
respeitam os filtros.

Na grelha o utilizador deve preencher o cdigo do fornecedor


para o qual a encomenda ir seguir. Caso existam vrias linhas de
encomenda de clientes o utilizador poder replicar o cdigo do
fornecedor por todas as linhas, caso seja esse o caso, atravs do
boto:

Finalmente, o utilizador dever parametrizar a encomenda, ou seja:

Indicando se a descrio a utilizar nas linhas a do fornecedor ou


a descrio da ficha do artigo; qual a data de entrega (prevista) a
colocar nas linhas de artigos e se ser gerada uma encomenda por
cada encomenda de cliente ou uma para cada fornecedor. Ser
tambm necessrio indicar qual a srie de numerao a utilizar na
gerao de facturas.
Sendo depois necessrio clicar em
para gerar as respectivas
encomendas. Aps terminar a criao das mesmas o utilizador
ser informado sobre o resultado da operao:

134

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Manual do Utilizador

9.3.Documentos de Transporte de Fornecedores


9.3.1.Registo de Documentos de Transporte

Nesta opo o utilizador pode registar as Guias de Remessa (V/GR)


do Fornecedor, as Guias do Transporte (V/GT) do Fornecedor, bem
como as Nossas Guias de Transporte (N/GT) enviadas aos
Fornecedores (devolues). Para registar um documento de
transporte, o utilizador tem que introduzir o nmero do documento
(este nmero o que estiver registado no documento enviado pelo
fornecedor, a numerao das nossas guias de transporte segue a
regra dos documentos internos, srie por defeito e nmero sugerido
igual ao ltimo mais um), uma data do documento, um fornecedor
que esteja activo, uma moeda e um campo de observaes.
As guias de remessa e as guias de transporte de fornecedores
actualizam stock, enquanto que a nossa guia de remessa a fornecedor
pode actualizar ou no mediante indicao do utilizador no campo
do cabealho. As nossas guias de remessa a
Actualiza Stock
fornecedor tm tambm que obrigatoriamente indicar os dados
relativos a carga e descarga, uma vez que este documento ir
acompanhar os artigos desde a empresa at ao fornecedor, para
aceder a esta informao o utilizador poder clicar no boto:
, acedendo a:

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135

Manual do Utilizador

Caso se omita o preenchimento destes dados ao gravar o documento


o utilizador ser questionado sobre se pretende verificar a
informao.
Os vrios documentos de transporte podem ser facturados
posteriormente nos seguintes documentos financeiros:
As Nossas Guias de Transporte para Fornecedores em Notas de
Crdito de Fornecedores (V/NC) ou Notas de Dbito a
Fornecedores (N/ND) (ver Documentos Financeiros de Compra). As
Guias de Transporte de Fornecedores e as Guias de Remessa de
Fornecedores em Facturas de Fornecedores (V/FT), Notas de
Dbito de Fornecedores (V/NC) ou Notas de Crdito a
Fornecedores (N/ND) (ver Documentos Financeiros de Compra).
Aps a insero de um fornecedor, o programa sugere
automaticamente a moeda que o fornecedor introduziu na ficha (Ver
Fornecedores - pg. 2), podendo ser alterada. O campo de
observaes pode ser preenchido manualmente ou atravs de um
136

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Manual do Utilizador

texto previamente introduzido nos textos base (ver Textos Base).


Uma vez introduzidos os necessrios e obrigatrios, o utilizador tem
que introduzir linha a linha os artigos existentes na Guia de remessa
/ Guia de transporte e/ou importar Linhas de Encomendas (F3) que
tenham sido j realizadas. Se desejar mais informao sobre o
preenchimento do documento consulte no Funcionamento Geral
Registar Documentos.
Ao clicar em F3: Surge uma janela que indica quais as linhas de
transporte/remessa que podem ser importadas para um
determinado fornecedor que previamente foi introduzido. Pode
importar as linhas todas, como importar parcialmente, isto , para tal
ter que seleccionar no boto Linhas, para ver as linhas existentes.
Seguidamente, selecciona a(s) linha(s) que deseja facturar e logo de
seguida, selecciona no boto Passar Linhas para ser facturada. Se
desejar importar o documento completo sem ver as suas linhas,
ento seleccione no boto Passar Linhas.

No rodap de cada documento surgem os totais do mesmo:


mercadoria, iva, descontos, portes, iva de portes podendo ainda o
utilizador introduzir um desconto global. Quando os documentos

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137

Manual do Utilizador

tem origem no fornecedor os valores que surgem nos campos


totalizadores
podem
apresentar
diferenas
geradas
por
arredondamentos e formas distintas de realizao dos clculos, para
corrigir estas pequenas discrepncias o utilizador pode aceder
atravs do boto
e ajustar os valores sugeridos pelo programa
para igualar os valores do documento do fornecedor.

9.3.2.Localizao Documentos de Transporte


Esta funcionalidade permite ao utilizador ter acesso ao documento
financeiro no qual foi importado um determinado documento de
transporte. Muito til, nomeadamente quando o nmero de registos
se comea a avolumar. Para aplicar esta opo o utilizador ter
apenas de seleccionar qual o tipo de documento de transporte
pretende consultar, bem como o nmero do mesmo, surgindo no
imediato na grelha os documentos financeiros que utilizam linhas do
referido documento de transporte.

138

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Manual do Utilizador

9.3.3.Mapas
9.3.3.1.Mapa Resumo de Documentos de Transporte
Esta opo permite ao utilizador listar um resumo de todos os
documentos de transporte recebidos dos vrios fornecedores,
podendo filtrar os documentos a listar com a restrio de
fornecedor, intervalo de datas, tipo de documento e estado actual
do documento.

9.3.3.2.Mapa Resumo de Documentos de Transporte por


Armazm
Esta opo permite ao utilizador listar um resumo de todos os
documentos de transporte recebidos dos vrios fornecedores para
cada armazm, podendo filtrar os documentos a listar com a
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139

Manual do Utilizador

restrio de fornecedor, intervalo de datas, tipo de documento,


estado actual do documento e armazm destino.

9.3.3.3. Mapa Localizao de Documentos de Transporte


Esta opo permite ao utilizador listar quais os documentos
financeiros em que os documentos de transporte foram
importados. O utilizador poder introduzir filtros: tipo de
documento / fornecedor / intervalo de datas.

140

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Manual do Utilizador

9.4. Documentos de Compra


Esta opo engloba o registo / manuteno dos vrios documentos
financeiros relacionados com compras. Assim, podemos encontrar:
9.4.1.Documentos de Fornecedor

Nesta opo o utilizador pode registar todos os documentos


Financeiros relacionados com os fornecedores: Facturas (V/FT),
Vendas a Dinheiro (V/VD), Notas de Dbito (V/ND), Notas de
Crdito (V/NC) e Notas de Dbito (N/ND) enviadas aos
Fornecedores.

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141

Manual do Utilizador

Para registar um Documento Financeiro, o utilizador tem que


introduzir o nmero do documento (este nmero o que estiver
registado no documento enviado pelo fornecedor) uma data do
documento, um fornecedor que esteja activo, uma moeda e um
campo de observaes. Preenchendo assim o cabealho. Quando
insere um fornecedor, o programa sugere automaticamente a moeda
que o fornecedor introduziu na ficha (ver fornecedores - pg. 2),
podendo ser alterada. O campo de observaes pode ser preenchido
manualmente ou atravs de um texto previamente introduzido nos
textos base (ver Textos Base). Dependendo do tipo de documento o
utilizador pode indicar se pretende que este seja registados nos
recapitulativos mediante introduo do visto no campo respectivo
) utilizado no Mapa de Recapitulativos ou no (ver Mapa
(
Recapitulativos).
Linhas: Uma vez introduzidos os campos necessrios e obrigatrios,
o utilizador tem que introduzir linha a linha os artigos existentes no
documento e/ou Importar Linhas de Encomenda (F3) e/ou
Importar Linhas de Transporte (F2) que previamente realizou. A
importao de linhas segue o funcionamento descrito nos
documentos de transporte, podendo tambm aqui ser total ou
parcial. Podero ainda ser registadas linhas livres.
Rodap: no rodap do documento surgem todos os totalizadores
usuais, sendo que o utilizador pode ainda adicionar um custo
142

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Manual do Utilizador

adicional ao valor do artigo, o valor deste campo ser acrescentado


ao UPC na devida proporo artigo / quantidade / peso no
documento.
Na generalidade, o preenchimento do documento segue o descrito
em Funcionamento Geral Registar Documentos.
9.4.2.Notas de Crdito de Fornecedores (V/NC)
Este documento permite ao utilizador registar as notas de crdito
enviadas pelo fornecedor, referente a devolues de mercadoria. Este
documento actualiza a conta corrente de fornecedores a dbito bem
como d sada da mercadoria de stock. Este documento pode ter
documentos de origem, isto , guias de transporte feitas aos
fornecedores (ver N/GT) e/ou encomendas.
9.4.3.Notas de Dbito / Crdito a Fornecedores (N/ND N/NC)
Este documento permite ao utilizador registar e enviar as notas de
dbito aos fornecedores, referente a devolues de mercadorias ou
outras situaes. Este documento actualiza a conta corrente de
fornecedores a dbito bem como d sada da mercadoria de stock.
Este documento pode ter como documentos de origem, guias de
transporte feitas aos fornecedores (ver N/GT) e/ou encomendas.
9.4.4.Mapa Resumo Documentos Financeiros de Compra
Neste opo, o utilizador pode visualizar um mapa resumo para o
cran/impressora, todos os documentos de financeiros (V/FT,
V/VD, V/ND, N/ND, V/NC, N/NC) de um fornecedor ou de
todos, entre datas e/ou com os vrios estados possveis (No
Facturada, Facturada, Todos). Neste mapa, a informao aparecer
da seguinte forma: o tipo do documento com a srie com o nmero;
data do documento; nome do fornecedor e abreviatura do mesmo;
estado do documento; valor do IVA do documento e o valor do

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143

Manual do Utilizador

documento. Poder ainda ordenar o mapa por: data documento,


nmero documento ou fornecedor.

9.4.5.Mapa Resumo Documentos Financeiros de Compra por


Armazm
Neste opo, o utilizador pode visualizar um mapa resumo para o
cran/impressora, de todos os documentos de financeiros (V/FT,
V/VD, V/ND, N/ND, V/NC, N/NC) de um fornecedor ou de
144

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Manual do Utilizador

todos, entre datas e/ou com os vrios estados possveis (No


Facturada, Facturada, Todos); cujas entradas foram efectuadas num
dado armazm. Neste mapa, a informao aparecer da seguinte
forma: o tipo do documento com a srie com o nmero; data do
documento; nome do fornecedor e abreviatura do mesmo; estado do
documento; valor do IVA do documento e o valor do documento.
Poder ainda ordenar o mapa por, data documento, nmero
documento ou fornecedor.

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145

Manual do Utilizador

9.4.6.Localizao de Documentos Financeiros


semelhana da opo existente em documentos de transporte, esta
funcionalidade permite ao utilizador saber em que pagamento
referenciado, determinado documento financeiro (V/FT, V/VD,
V/ND, N/ND, V/NC, N/NC) de um fornecedor. Documento esse
que pode ter sido registado nas diversas opes do programa ou em
movimento directo em conta corrente. O utilizador ter de optar
sobre que tipo de registos pretende realizar a procura. Aps a
insero do documento a consulta ser disponibilizada a informao
respeitante aos pagamentos onde foi referenciada na grelha auxiliar.

9.5.Pagamentos
Nesta opo o utilizador pode registar todos os Pagamentos,
Adiantamentos realizados a Fornecedores bem como Dividir os
Documentos Pendentes e ainda emitir uma variedade de Mapas,
incluindo o mapa de dedues a fornecedores. Nesta opo o utilizador
poder ainda realizar a emisso de cheques ou a emisso dos mapas de
reteno.

146

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Manual do Utilizador

9.5.1.Pagamentos

Antes de registar um pagamento o utilizador ter de seleccionar que


tipo de operao ir realizar: ou o registo de um pagamento ou o
registo de uma regularizao interna.

Um pagamento implica a sada de valores, podendo ser um conjunto


de documentos com sentidos diferentes (dbito/crdito), desde que
a soma final seja um valor no nulo positivo; enquanto que, uma
regularizao interna tem o valor 0 (zero) envolvendo dois (2) ou
mais documentos de natureza opostas.
Para registar um Pagamento a um Fornecedor, o utilizador tem que
introduzir uma srie, um nmero do documento, uma nota de
liquidao e um fornecedor. Quando inserir o fornecedor, ser-lhe-o
preenchido todos os campos relacionados com o fornecedor,
nomeadamente, a forma de pagamento utilizada, a moeda do
fornecedor, o saldo do fornecedor.
Para inserir o(s) documento(s) a pagar, o utilizador digita a tecla F5
ou atravs do rato selecciona o boto
e escolhe a opo
Adicionar Documento(F5) - Seguidamente, ser-lhe- mostrada uma
lista com todos os documentos pendentes do referido fornecedor.
Selecciona o(s) documento(s) pretendido(s) e escolhe o boto
Importar. Uma vez, escolhido(s) o(s) documento(s) a pagar ,
selecciona o boto Gravar para que o pagamento fique registado. O
boto imprimir, permite ao utilizador emitir uma nota de liquidao
de pagamento.
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147

Manual do Utilizador

Quando o fornecedor, posteriormente enviar o recibo do pagamento,


o utilizador poder alterar o pagamento, actualizando a informao
ao registar no campo N. Rec., o nmero do recibo e gravando
posteriormente o documento.

O utilizador para registar um pagamento ter de indicar qual a srie


do pagamento (sugerida por defeito pelo programa baseada nos
parmetros), o nmero do pagamento (sugerido o ltimo mais um)
bem como o nmero da liquidao.
De seguida deve seleccionar qual o fornecedor para o qual ir
registar o pagamento, seleco essa, que ir preencher a forma de
pagamento; moeda do pagamento e moeda dos documentos. O
utilizador pode alterar a forma de pagamento sugerido bem como
associar observaes, mediante a introduo de texto livre ou
importao de textos (ver Textos Base). Associado a cada fornecedor
existem tambm diversos campos apenas informativos: saldo actual;
saldo aps pagamento; total pagamento; total documentos; total de
descontos e total de dedues. O valor indicado nestes campos ser
alterado mediante a insero ou remoo de documentos ao
pagamento quer mediante a alterao aos descontos ou s dedues.

148

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Manual do Utilizador

Quando o fornecedor tem uma percentagem de desconto definida na


sua ficha, o utilizador poder aplicar essa mesma percentagem aos
vrios documentos da grelha atravs do clique do rato
no boto
.
O utilizador atravs da tecla F5 ir introduzir na grelha de
pagamento todos os documentos a regularizar no pagamento.

Depois de seleccionar e importar os documentos pretendidos, que


podem ser a crdito ou a dbito para o fornecedor, o utilizador volta
janela principal do pagamento. Na seleco de documentos o
utilizador poder filtrar documentos (
ou dividir documentos (

), localizar documentos (

).

Em cada linha de documento da grelha o utilizador pode alterar


quer a deduo (se o fornecedor estiver sujeito a
dedues/retenes) quer o desconto. Em ambos os casos poder ser
alterado quer em valor quer em percentagem.

Mediante a forma de pagamento associada ao pagamento o


utilizador poder ter de registar mais informao. Assim, caso a
forma de pagamento seja letra, o utilizador ser questionado sobre se
pretende registar a mesma:

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149

Manual do Utilizador

Em caso de resposta afirmativa o utilizador aceder janela de


registo de letras a fornecedores.
Caso a forma de pagamento seja cheque o utilizador ter que registar
os mesmos para que estes fiquem associados ao pagamento e
registados na gesto bancria. Para proceder introduo dos vrios
cheques necessrio registar um de cada vez, introduzindo banco, n
de cheque, data e valor (o valor sugerido pelo programa e sempre
o valor em falta para liquidar o documento).

Caso a forma de pagamento seja transferncia bancria o utilizador


ter que registar a informao necessria para efectuar a mesma;
nomeadamente data e conta bancria a debitar.

150

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Manual do Utilizador

Aps o registo do pagamento o utilizador pode completar a


informao atravs da insero do n do recibo do fornecedor;
podendo ainda consultar as letras ou os cheques referentes ao
pagamento atravs dos seguintes botes:

ou

9.5.2.Adiantamentos
O programa
permite registar adiantamentos a
fornecedores, utilizados quer como sinais ou caues aos
fornecedores. Sendo depois descontados em pagamentos futuros.
Para registar um adiantamento a um fornecedor, o utilizador tem
que introduzir uma srie (por defeito sugerida a dos parmetros),
um nmero de documento, uma nota de liquidao, um fornecedor
uma data e o valor do adiantamento. Quando inserir o fornecedor,
ser-lhe-o preenchidos todos os campos relacionados com o
fornecedor, nomeadamente, a forma de pagamento utilizada e a
moeda do fornecedor. Uma vez, preenchidos os campos
obrigatrios, o utilizador dever seleccionar o boto Gravar para que
o adiantamento fique registado. O boto imprimir, permite que o
utilizador emita a nota de liquidao de adiantamento. Quando o
fornecedor, posteriormente enviar o recibo do adiantamento, o
utilizador altera o adiantamento e regista o n do recibo no campo
N. Rec. gravando de seguida o documento.

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151

Manual do Utilizador

Caso a forma de pagamento seja cheque o utilizador ter que registar


os mesmos para que estes fiquem associados ao adiantamento e
registados na gesto bancria. Para proceder introduo dos vrios
cheques necessrio registar um de cada vez, introduzindo banco, n
de cheque, data e valor (o valor sugerido pelo programa e sempre
o valor em falta para liquidar o documento).

Caso a forma de pagamento seja transferncia bancria o utilizador


ter que registar a informao necessria para efectuar a mesma;
nomeadamente data e conta bancria a debitar.
152

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Manual do Utilizador

Aps o registo do adiantamento o utilizador consultar os cheques


referentes ao adiantamento atravs do boto cheques.
9.5.3.Diviso de Documentos
Nesta opo, o utilizador encontra todos os documentos pendentes a
fornecedores, podendo dividi-los em vrios. Podendo mesmo dividir
uma diviso.

Para tal, tem que seleccionar o documento a dividir e clicar no boto


ou na tecla F6. Surgir ento uma janela com os dados pr
preenchidos relativos ao documento seleccionado, tendo o utilizador
de indicar o nmero de divises pretendidas e clicar no boto
aplicar. Seguidamente, aparecer-lhe- uma lista de todos os registos
divididos igualmente.

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153

Manual do Utilizador

Para alterar o valor de alguns desses registos, digita a tecla F6 e altera


o valor e data de vencimento correspondente. Automaticamente, os
outros registos so actualizados, em funo da alterao efectuada. O
ltimo registo s serve para reajuste dos valores, no podendo ser
alterado.

O boto

permite anular as divises efectuadas.

9.5.4.Mapas
9.5.4.1.Mapa Resumo
Permite listar o mapa entre datas para um fornecedor ou todos,
dos pagamentos com a informao sobre o n. pagamento
(srie/nmero), nota de liquidao, cdigo e nome do fornecedor,
total pago na moeda do pagamento, data pagamento e tipo de
pagamento. Permite ainda agrupar por Fornecedor, Data
Documento, Forma de Pagamento ou nenhum agrupamento.

154

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Manual do Utilizador

9.5.4.2. Mapa de Pagamentos No Efectuados


Permite listar com um conjunto de filtros, todos os pagamentos
no realizados a fornecedores, com a informao de um
fornecedor (ou todos) da data data, quais os documentos que
no esto total ou parcialmente liquidados. O mapa pode sair
agrupado por Fornecedor, Data Documento, Data Vencimento ou
nenhum.

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155

Manual do Utilizador

9.5.4.3.Mapa de Pagamentos em Atraso


Permite listar com um conjunto de filtros, todos os pagamentos
atrasados, isto , que a data de vencimento de um documento j
foi ultrapassada de um determinado fornecedor (ou todos). O
mapa permite filtrar entre datas do documento e entre datas de
vencimento, podendo ainda ser agrupado por Fornecedor, Data
Documento, Data Vencimento ou nenhum.

156

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Manual do Utilizador

9.5.5. Emisso de Cheques


Esta funcionalidade permite ao utilizador fazer a emisso dos
cheques registados para pagamentos a fornecedores.

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157

Manual do Utilizador

Ao entrar nesta opo, pode seleccionar quais os cheques que ir


emitir atravs de filtros: se para um dado fornecedor, os cheques
registados entre datas, o tipo de forma de pagamento (tem de ser do
tipo cheque, embora possa existir mais que uma forma do mesmo
tipo) e se os cheques nunca foram emitidos ou se ser re-emisso.
Aps esta seleco inicial, cabe ao utilizador gerar os cheques que
respeitem as condies, para tal utiliza o boto

Na grelha surgem os cheques que respeitam as condies


introduzidas, cabendo ao utilizador seleccionar quais os cheques a
emitir efectivamente, para tal a seleco pode ser efectuada cheque a
cheque com o rato na grelha, pode ser feita uma seleco total com
o boto seleccionar todos ou seleccionar com o rato os que no se
deseja e usar o boto inverter seleco.
158

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Manual do Utilizador

Aps ter cheques seleccionados para emitir o utilizador indica que


tipo de cheques vai emitir, se em contnuo, se carta-cheque, se um
teste e qual a posio inicial do primeiro cheque (primeiro, segundo
ou terceiro).

Antes de proceder emisso dos cheques, o utilizador necessita


ainda de introduzir os seguintes dados: Local de emisso do cheque;
data do cheque e o n do primeiro cheque (sendo os restantes
sequenciais). Sempre que este nmero de cheque for preenchido, o
programa actualizar os respectivos pagamentos, alterando o
nmero de cheque introduzido no momento de registo do
pagamento.

Quando todos os dados estiverem preenchidos o utilizador poder


emitir os cheques, atravs do boto imprimir dever no entanto
enviar para o cran de forma a verificar os cheques antes de emitir
para a impressora para no correr o risco de desperdiar cheques.

9.5.6.Mapa Dedues
Permite listar com um conjunto de filtros, todos os pagamentos que
geraram retenes, isto , os pagamentos a fornecedores que tenham
definido na sua ficha que se deve efectuar retenes nos pagamentos
(ver Ficha do Fornecedor pg. 2) - o campo retenes activo. Mapa
necessrio para conhecer quais os valores a devolver ao Estado.

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159

Manual do Utilizador

9.5.7.Mapas
9.5.7.1.Mapa de IVA
Permite listar toda a informao de valores em IVA de todas as
compras efectuadas. Com limites entre duas datas (mensal,
trimestral) ou todas, o utilizador pode obter um mapa resumo
para o cran/impressora em que se indicam para as diversas
taxas de IVA existentes no programa o cmputo de mercadorias,
portes e o respectivo valor do IVA. Se pretender um mapa
Intracomunitrio (pases pertencentes a E.U. e que no pertenam
a Portugal e que o documento no calcule IVA, isto , que na
Ficha do Fornecedor (ver Ficha do Fornecedor pg. 2) o campo
160

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Manual do Utilizador

calcula IVA esteja a no) a opo Intracomunitrio tem que estar


seleccionada. Se pretender um mapa completo, surgem todos os
documentos com os respectivos valores de IVA. O utilizador
pode ainda no mapa, pretender incluir os movimentos directos de
conta-corrente e tambm o clculo de IVA separado por famlias.
A opo mensal, limita o utilizador a seleccionar o Ano/Ms a
que o mapa diz respeito.

Mapa Resumido

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161

Manual do Utilizador

Mapa Completo

Mapa por Famlia

9.5.7.2.Mapa Recapitulativos
O mapa Recapitulativos de fornecedores deve ser apresentado,
nos termos da alnea f) do n. 1 do artigo 28. do Cdigo do IVA,
162

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Manual do Utilizador

quando o valor anual das compras (IVA Includo) superior a 50


000,00 , pelas pessoas singulares ou colectivas que, de um modo
independente e com carcter de habitualidade, exeram
actividades de produo, comrcio ou prestao de servios. O
programa por defeito, engloba as compras a crdito e a pronto
pagamento. Nas Vossas Notas de Crdito (V/NC) e nas Nossas
Notas de Dbito (N/ND) existe um campo Recapitulativos, que se
estiver activado quando se registam esses documentos, esses
valores entram para este mapa.

10.Vendas
Nesta opo, o utilizador dispe de um conjunto de documentos
relacionados com Clientes: Oramentos e Facturas Pr-forma;
Encomendas, Documentos de Transporte Guias de Remessas e Guias de
Transporte; Documentos de Clientes Facturas; Vendas a Dinheiro; Notas
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163

Manual do Utilizador

de Dbito; Nossas Notas de Crdito e Vossas Notas de Dbito;


Recebimentos Adiantamentos, Diviso de Documentos, uma variedade
de Mapas e Movimentos de caixa.
10.1.Oramentos e Facturas Pr-Forma
Nesta opo o utilizador introduz os Oramentos e/ou Facturas PrForma para Clientes. Tanto os oramentos como as facturas pr-forma
no actualizam stock, nem estatsticas, nem conta-corrente de cliente.
Podendo posteriormente ser transformadas ou importadas em
documentos financeiros.

Na janela de manuteno geral de oramentos / facturas pr-forma o


utilizador pode realizar diversas operaes, nomeadamente as de
gesto de documentos (adicionar registo, alterar registo, apagar registo,
ver detalhes, imprimir, filtrar ou localizar). Podendo ainda e atravs da
opo de menu alterar o estado dos vrios oramentos. Sempre que um
oramento seja importado num documento, o seu estado ser
actualizado automaticamente (passando de pendente para aceite). Caso
o oramento seja recusado pelo cliente o utilizador dever actualizar o
estado para recusado. Para realizar esta actualizao o utilizador dever
clicar com o rato
menu:

164

no boto de opes

, seleccionando a opo 8 no

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Manual do Utilizador

associando o motivo pelo qual o mesmo foi recusado

Para adicionar um novo oramento ou uma nova factura pr-forma o


utilizador dispe de trs opes, atravs da manuteno de oramentos
/ facturas pr-forma, adicionar ( ) ou na opo vendas / oramentos /
registar oramento ou vendas / oramentos / registar factura prforma.
Caso o utilizador opte pelo registo atravs da manuteno, ser
questionado sobre qual o tipo de documento que pretende registar:

Seja um Oramento ou uma Factura Pr-forma, o utilizador ter que


introduzir uma srie (sugerida a de parmetros) e um nmero (o ltimo
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165

Manual do Utilizador

mais um), uma data do documento (por defeito sugerida a actual), um


cliente que esteja activo, uma moeda e um campo de observaes.
Quando insere um cliente, o programa sugere automaticamente a
moeda que o cliente introduziu na ficha (ver Clientes Pg. 2), podendo
esta ser alterada. Poder ainda preencher o campo de observaes,
manualmente ou atravs de um texto previamente introduzido nos
textos base (ver Textos Base).

Existe ainda a possibilidade de associar ficheiros do tipo .xls ou .doc


(Microsoft Excel / Microsoft Word) aos oramentos / facturas prforma, essa associao feita no cabealho do mesmo atravs do boto
( ); caso j exista associao o utilizador poder remover a mesma ( )
ou consultar o documento ( ).
Aps o preenchimento do cabealho do documento o utilizador ir
introduzir as diversas linhas do mesmo.

Em cada linha o utilizador dever introduzir a seguinte informao:


cdigo de artigo, que automaticamente ir preencher a descrio do
mesmo (dependendo da descrio indicada na ficha do respectivo
cliente); o cdigo de iva; a unidade; o preo unitrio; os descontos do
cliente (primeiro e segundo). O utilizador poder alterar o valor do
preo unitrio. Mediante a indicao da quantidade (por defeito: 1) os
valores totalizadores da linha sero calculados (total da linha sem iva e
total da linha com IVA).
No que respeita a informao facultativa, o utilizador poder importar
as observaes constantes na ficha do artigo (
) ou introduzir
observaes manualmente clicando com o rato
no boto referente.
166

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Manual do Utilizador

Caso existam observaes na linha o boto Observ. surgir com um


tipo de letra a negrito. Ao utilizador ainda permitido associar uma
informao indicativa posio : este campo permite ao utilizador
introduzir etiquetas em cada linha; por exemplo para fases de obras;
para distinguir artigos iguais com destinos diferentes ou para mais
facilmente localizar a linha dentro de um oramento.
Sempre que sejam registadas linhas neste tipo de documento, os valores
do rodap so actualizados automaticamente, nomeadamente: subtotal; total de descontos; total iva e total do documento. O utilizador
poder ainda introduzir valores na percentagem de desconto; nos
portes e na taxa de iva dos portes, sendo que o programa recalcula
automaticamente os restantes campos de valores.
10.1.2.Mapa Resumo
Esta opo permite ao utilizador emitir uma listagem dos vrios
oramentos / facturas pr-forma registadas no programa. O
utilizador poder estabelecer diversos filtros aos registos antes de
proceder emisso da informao.

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167

Manual do Utilizador

Alguns dos filtros que podem ser utilizados; documentos de um


nico cliente; tipo de documento (oramentos ou facturas prforma); estado (pendente / aceite / recusado / todos); se recusados,
especificar um motivo de recusa; documentos pertencentes a um
intervalo de datas; e documentos de uma determinada srie. O
utilizador poder ainda definir a ordenao pretendida na listagem.

A listagem apresenta a seguinte informao: documento; data;


cliente; estado; se recusado qual o motivo e valor.
10.1.3. Anlise Oramental
Esta opo permite ao utilizador fazer uma anlise aos diversos
oramentos emitidos e mediante as aceitaes dos clientes, relacionar
com os valores de preos de custo (actualizados automaticamente
pelas compras), permitindo assim verificar a viabilidade dos
oramentos na sade financeira da empresa.

168

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Manual do Utilizador

Alguns dos filtros que podem ser utilizados; documentos de um


nico cliente; tipo de documento (oramentos ou facturas pr-forma);
estado (pendente / aceite / recusado / todos); intervalo de datas; um
documento nico e se pretende listar a anlise por artigo do
oramento ou no total do mesmo (detalhado).
A listagem ter a seguinte informao: documento; cliente; moeda;
valor do custo; valor da venda e margem.
Resumido

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169

Manual do Utilizador

Detalhado

10.2.Encomendas de Clientes
Nesta opo o utilizador realiza a manuteno das encomendas de
clientes. Cada encomenda constituda por cabealho, linhas e rodap.

Para inserir uma nova encomenda, o programa questiona o utilizador


sobre a encomenda tem origem num oramento:

170

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Manual do Utilizador

Se responder que Sim, aparecer-lhe- uma janela com os vrios


oramentos existentes. Para tal ter que seleccionar o oramento
desejado, aguardando que o programa preencha a encomenda com base
no mesmo, podendo o utilizador alterar os valores preenchidos.

Cada encomenda tem associada a si um nico oramento, se desejar


inserir mais encomendas com base em oramentos ter que seleccionar
outra encomenda. Poder associar linhas livres a encomendas normais
ou a encomendas baseadas em oramentos.
Se responder que No, tem que registar a encomenda normalmente,
uma srie e um nmero, ou se o cliente enviar uma requisio, regista
esse nmero no campo vossa requisio, uma data do documento, um
cliente que esteja activo, uma moeda e um campo de observaes.
Quando insere o cliente, o programa sugere automaticamente a moeda
que o cliente introduziu na ficha (ver Clientes - pg. 2), podendo ser
alterada; a condio de pagamento, o mercado e o vendedor associados.
O campo de observaes pode ser preenchido manualmente ou atravs
de um texto previamente introduzido nos textos base (ver Textos Base).
No cabealho, existe ainda um boto que d acesso aos dados de
carga/descarga
:

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171

Manual do Utilizador

Por defeito so registados os dados introduzidos em parmetros


relativamente carga e descarga, bem como a data e hora actual (em
carga). Cabe ao utilizador introduzir a data e hora de descarga, bem
como o destinatrio (tabela auxiliar destinatrios).

Uma vez introduzidos os campos necessrios e obrigatrios, o


utilizador ter que introduzir linha a linha os vrios artigos.

Mediante a confirmao de cada linha o utilizador poder ser avisado


sobre a falta de stock do(s) artigo(s) das linhas.

O rodap, constitudo exclusivamente por valores permite o registo de


valores da parte do utilizador em: desconto; portes e taxa de iva de
172

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

portes. Todos os restantes valores so calculados pelo programa,


mediante os valores inseridos nas linhas.
Uma encomenda quando registada fica com o estado de Aberta.
Quando registado algum documento de transporte ou algum
documento financeiro e tem a encomenda como documento de origem,
o estado da encomenda passa para satisfeita. Se desejar Fechar ou
Reabrir manualmente a encomenda, pode faz-lo atravs da opo
existente na barra de opes (ver Lista de Registos) e escolher o boto
ou a tecla F4 e seleccionar a opo Fechar Encomenda / Reabrir
Encomenda.
10.2.2.Mapas de Encomendas de Clientes
Associados s encomendas de clientes, o utilizador pode encontrar
diversos mapas, cuja utilidade na anlise dos vrios parmetros de
rentabilidade uma mais valia do programa.
10.2.2.1.Mapa Resumo
Este mapa permite ao utilizador listar as vrias encomendas de
clientes registadas no programa. Podendo aplicar diversos filtros
emisso da listagem; nomeadamente: cliente; vendedor;
intervalo de datas de encomenda ou estado (aberta, satisfeita ou
todas). A emisso pode ser resumida (totais por encomenda) ou
detalhada (artigo a artigo de cada encomenda), o utilizador pode
seleccionar a emisso pretendida no campo detalhado (
).

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173

Manual do Utilizador

Resumido

Detalhado

174

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Manual do Utilizador

10.2.2.2.Mapa de Entregas
Este mapa permite ao utilizador listar os vrios artigos pendentes
de entrega aos clientes. O utilizador pode aplicar diversos filtros
emisso da listagem; nomeadamente: cliente; vendedor;
intervalo de datas previstas de entrega.

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175

Manual do Utilizador

10.2.2.3.Mapa de Encomendas por Satisfazer


Este mapa permite ao utilizador listar as vrias encomendas no
satisfeitas, e os diversos artigos que as compem. O utilizador
pode realizar diversos filtros emisso da listagem,
nomeadamente: intervalo de clientes; intervalo de vendedores;
intervalo de datas previstas de entrega ou de data da encomenda;
intervalo de segmentos de mercado; artigos pertencentes apenas
a uma famlia, subfamlia ou grupo; o utilizador pode ainda
realizar agrupamentos e sub agrupamentos na apresentao dos
artigos a satisfazer. A apresentao de uma encomenda em cada
pgina e a emisso de valores nas listagens dependem da
).
configurao pretendida pelo utilizador (

176

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Manual do Utilizador

10.2.2.4.Mapa de Localizao de Encomendas


Esta opo permite ao utilizador conhecer quais os documentos
em que a encomenda se encontra referenciada, ou seja, que
importaram linhas da mesma. Filtros que o utilizador pode
aplicar listagem: cliente e intervalo de data de documento. O
utilizador pode ainda emitir esta listagem agrupada quer por
cliente quer por data de documento.

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177

Manual do Utilizador

10.2.2.5.Mapa de Sadas de Encomendas


Esta opo, permite ao utilizador saber para cada encomenda
quais as diversas quantidades j entregues ao cliente e atravs de
que documento foi dada sada de stock. O utilizador ter de
indicar qual a encomenda a analisar, podendo ou no solicitar
uma anlise aos prazos de entrega dos vrios artigos (
).

178

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Manual do Utilizador

10.2.2.6.Mapa de Anlise de Prazos de Entrega


Este mapa permite ao utilizador listar as vrias encomendas
satisfeitas e os diversos artigos que as compem e respectivos prazos
de entrega. O utilizador pode realizar diversos filtros emisso da
listagem, nomeadamente: intervalo de clientes; intervalo de
vendedores; intervalo de datas previstas de entrega ou de data da
encomenda; intervalo de segmentos de mercado; artigos
pertencentes apenas a uma famlia, subfamlia ou grupo. A
apresentao de uma encomenda em cada pgina (
) depende
se o utilizador optar por uma emisso detalhada (
).

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179

Manual do Utilizador

10.3.Documentos de Transporte

10.3.1.Documentos de Transporte - Manuteno


Nesta opo o utilizador pode registar as Guias de Remessa (N/GR),
as Guias de Transporte (N/GT) e Guias de Consignao (N/GC) que
acompanham a mercadoria enviada ao cliente, bem como as Vossas
Guias de Transporte (V/GT) enviadas pelos Clientes na devoluo
de qualquer mercadoria.
180

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Manual do Utilizador

Os documentos de transporte so constitudos por cabealho, linhas


e rodap. As diferenas entre os mesmos encontram-se nos
cabealhos:
Guias de Remessa (N/GR) / Guias de Transporte (N/GT) / Guias de
Consignao (N/GC)

No cabealho o utilizador comea por indicar a srie (sugerida pelo


programa) e o nmero do documento (ltimo mais um), bem como a
data do documento. Ao seleccionar o cliente para qual o documento
e respectiva mercadoria sero enviados, automaticamente
preenchida a moeda do mesmo. Existe tambm um campo de
observaes que pode ser preenchido manualmente ou atravs de
um texto previamente introduzido nos textos base (ver Textos Base).
Existe ainda um boto que d acesso aos dados de carga/descarga,
pois um documento de transporte obrigado por lei a incluir este
tipo de informao
.
Por defeito so registados os dados introduzidos em parmetros
relativamente a carga e descarga, bem como a data e hora actual (em
carga). Cabe ao utilizador introduzir a data e hora de descarga, bem
como o destinatrio (tabela auxiliar destinatrios).

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181

Manual do Utilizador

Associado a guias de transporte e guias de consignao existe a


possibilidade da sada dos artigos no ser considerada no stock, para
tal, cabe ao utilizador indicar tal informao no campo
presente no cabealho.
Vossa Guias de Transporte (V/GT)

No cabealho o utilizador comea por indicar o nmero do


documento indicado no documento do cliente, bem como a data do
mesmo. Ao seleccionar o cliente que originou a devoluo
182

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Manual do Utilizador

automaticamente preenchida a moeda do mesmo. Existe tambm um


campo de observaes que pode ser preenchido manualmente ou
atravs de um texto previamente introduzido nos textos base (ver
Textos Base).
Geral Linhas
Uma vez introduzidos os campos necessrios e obrigatrios, o
utilizador tem que introduzir linha a linha os artigos do documento
de transporte. As vrias linhas podem ser resultantes da introduo
de artigos livres ou da importao de Linhas de Encomendas (F3)
que tenham sido j registadas. Ao clicar em F3 ser apresentada uma
janela ao utilizador onde surgem as encomendas do cliente em
questo.

O utilizador pode optar por passar as encomendas seleccionadas na


totalidade (
) ou em cada uma aceder s linhas (
) que a
constituem:

F3M - Information Systems, S.A.

183

Manual do Utilizador

Nesta opo o utilizador pode seleccionar todas as linhas (


) ou
com o rato ( ) seleccionar as pretendidas na grelha fazendo depois a
passagem das mesmas (

).

Geral Rodap
Mediante a introduo das diversas linhas de artigos, os valores
totalizadores so automaticamente calculados e apresentados nos
respectivos campos. O utilizador poder ainda indicar uma taxa de
desconto a aplicar ao valor do documento, bem como valor de portes
e taxa de iva dos mesmos. Sempre que qualquer destes valores seja
alterado, os totalizadores so recalculados automaticamente pelo
programa.
10.3.2.Localizao de Documentos de Transporte de Clientes
Esta funcionalidade permite ao utilizador ter acesso ao documento
financeiro no qual foi importado um determinado documento de
transporte. Muito til, nomeadamente quando o nmero de registos
se comea a avolumar. Para aplicar esta opo o utilizador ter
apenas de seleccionar qual o tipo de documento de transporte
pretende consultar, bem como o nmero do mesmo, surgindo no
imediato na grelha os documentos financeiros que utilizam linhas do
referido documento de transporte.

184

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Manual do Utilizador

10.3.3.Mapas
10.3.3.1.Mapa Resumo de Documentos de Transporte
Esta opo permite ao utilizador listar um resumo de todos os
documentos de transporte enviados aos vrios clientes, podendo
filtrar os documentos a listar com a restrio de cliente, intervalo
de datas, tipo de documento e estado actual do documento.

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185

Manual do Utilizador

10.3.3.2.Mapa Resumo de Documentos de Transporte por


Armazm
Esta opo permite ao utilizador listar um resumo de todos os
documentos de transporte enviados aos vrios clientes a partir de
cada armazm, podendo filtrar os documentos a listar com a
restrio de cliente, intervalo de datas, tipo de documento, estado
actual do documento e armazm origem.

186

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Manual do Utilizador

10.3.3.2.Mapa Localizao de Documentos de Transporte


Esta opo permite ao utilizador listar quais os documentos
financeiros em que os documentos de transporte foram
importados. O utilizador poder introduzir filtros: tipo de
documento / cliente / intervalo de datas.

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187

Manual do Utilizador

10.4.Documentos de Venda
10.4.1.Documentos de Venda - Manuteno
Nesta opo o utilizador pode registar todos os documentos
Financeiros relacionados com os clientes
Facturas (N/FT),
Vendas a Dinheiro (N/VD), Notas de Dbito (N/ND), Notas de
Crdito (N/NC), bem como as Notas de Dbito (V/ND) enviadas
pelos Clientes. Esta opo permite ainda Gerar Facturas a partir de
documentos de transporte.
Registo de Documentos Financeiros
Os vrios documentos financeiros so constitudos por Cabealho;
Linhas e Rodap; sejam eles Nossos ou Vossos.
Cabealhos
Para registar um Nosso Documento Financeiro, o utilizador tem que
introduzir a srie do documento (sugerida pelo programa parmetros), o nmero do documento (ltimo mais um), a data do
documento (por defeito a actual), um cliente activo, uma moeda, um
vendedor, um segmento de mercado (no caso das vendas a dinheiro
188

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

surge ainda o campo forma de pagamento) e um campo de


observaes. Quando se insere um cliente, o programa sugere
automaticamente a moeda do cliente, o vendedor e o segmento de
mercado que o cliente introduziu na ficha (ver Clientes - pg. 2),
podendo estes campos ser alterados. O campo de observaes pode
ser preenchido manualmente ou atravs de um texto previamente
introduzido nos textos base (ver Textos Base). Associado ao campo
de forma de pagamento das vendas a dinheiro, o utilizador poder
registar cheques ou as transferncias bancria, conforme a forma
seleccionada. Em modo de consulta o utilizador poder consultar os
).
cheques registados (

Existem ainda campos (


) configurveis pela aco do
utilizador; sempre que os campos no se encontrem visveis nos
documentos, ento o seu valor assumido como verdadeiro. Os
elementos configurveis so: se o valor entra em anlises financeiras;
se entra para recapitulativos e se o valor do documento ser tido em
conta no clculo de comisses do vendedor. Existe ainda um boto
.
que d acesso aos dados de carga/descarga:
Por defeito so registados os dados introduzidos em parmetros
relativamente a carga e descarga, bem como a data e hora actual (em
carga). Cabe ao utilizador introduzir a data e hora de descarga, bem
como o destinatrio (tabela auxiliar destinatrios).

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189

Manual do Utilizador

Para registar um Vosso Documento Financeiro, o utilizador tem que


introduzir o nmero do documento, a data do mesmo, um cliente
activo, uma moeda, um vendedor, um segmento de mercado e um
campo de observaes. Quando se insere um cliente, o programa
sugere automaticamente a moeda do cliente, o vendedor e o
segmento de mercado que o cliente introduziu na ficha (ver Clientes
- pg. 2), podendo estes campos ser alterados. O campo de
observaes pode ser preenchido manualmente ou atravs de um
texto previamente introduzido nos textos base (ver Textos Base).

Existem ainda campos (


) configurveis pela aco do
utilizador; sempre que os campos no se encontrem visveis nos
documentos, ento o seu valor assumido como verdadeiro. Os
elementos configurveis so: se entra em anlises; se entra para
recapitulativos e se o valor do documento ser tido em conta no
clculo de comisses do vendedor.

190

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Manual do Utilizador

Linhas
Aps a introduo dos campos necessrios e obrigatrios, o
utilizador tem que introduzir linha a linha os artigos existentes no
documento e/ou Importar Linhas de Encomenda (F3) e/ou
Importar Linhas de Documentos de Transporte (F2) desde que
previamente registados.
Assim, ao clicar em F3 ser apresentada uma janela ao utilizador
onde surgem as encomendas do cliente em questo.

O utilizador pode optar por passar as encomendas seleccionadas na


totalidade (
) ou em cada uma aceder s linhas (
) que
a constituem:

F3M - Information Systems, S.A.

191

Manual do Utilizador

Nesta opo o utilizador pode seleccionar todas as linhas (


com o rato (

) ou

) seleccionar as pretendidas na grelha fazendo depois

a passagem das mesmas (

).

Por outro lado e se o utilizador pretender importar linhas de


documentos de transporte (F2).

O utilizador pode optar por passar os documentos de transporte


) ou para cada um aceder s
seleccionados na totalidade (
respectivas linhas (
) que o constituem:

Nesta opo o utilizador pode seleccionar todas as linhas


(
) ou com o rato ( ) seleccionar as pretendidas na
grelha fazendo depois a passagem das mesmas ( ).

192

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Rodap
Mediante a introduo das diversas linhas de artigos, os valores
totalizadores so automaticamente calculados e apresentados nos
respectivos campos. O utilizador poder ainda indicar uma taxa de
desconto a aplicar ao valor do documento, bem como valor de portes
e taxa de iva dos mesmos. Sempre que qualquer destes valores seja
alterado, os totalizadores so recalculados automaticamente pelo
programa.
10.4.2.Gerar Facturas
Nesta opo, o utilizador pode gerar facturas a partir de documentos
de transporte. Para tal, pode introduzir o cliente pretendido, qual o
tipo de documento de transporte de origem, isto Guias de Remessa
ou Guias de Transporte, qual o intervalo de datas de registo do
documento de transporte e qual a moeda do documento de
transporte.

Cabe ao utilizador fazer a parametrizao da factura a gerar atravs


das seguintes opes
:

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193

Manual do Utilizador

Obs. linhas: se pretende copiar as observaes de cada linha


do documento de transporte para a respectiva linha na
factura.
Obs. cabealho: se pretende copiar as observaes do
documento de transporte para a factura.
Doc. parcialmente facturados: se inclui documentos de
transporte parcialmente facturados, isto se existirem linhas
de transporte parcialmente facturadas se estas sero
includas na factura.
Incluir informao do destinatrio: se o destinatrio
introduzido na opo carga/descarga do documento de
transporte deve ser copiado para a factura.
Ao utilizador cabe ainda indicar qual a srie do documento, por
defeito o programa sugere a srie que est definida nos parmetros,
qual a data da factura a ser gerada, e se uma factura por
documento ou uma factura por cliente.
Aps a gerao dos documentos financeiros o utilizador ser avisado
sobre quantas e quais as facturas geradas pelo programa:

10.4.3.Mapas
10.4.3.1.Mapa Resumo
Este mapa permite ao utilizador listar todos os documentos
financeiros, atravs de vrios filtros. Permite filtrar por Cliente,
por Tipo de documento (N/FT, N/VD, N/ND), Vendedor,

194

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Manual do Utilizador

Intervalo de datas, srie do documento e por estado, isto Pago,


No Pago, Parcialmente Pago e ainda todos os Estados.

10.4.3.2.Mapa Resumo por Armazm


Este mapa permite ao utilizador listar todos os documentos
financeiros originados num armazm, fazendo vrios filtros.
Permite filtrar por Cliente, por Tipo de documento (N/FT, N/VD,
N/ND), Armazm, Intervalo de datas e por estado, isto Pago,
No Pago, Parcialmente Pago e ainda todos os Estados.

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195

Manual do Utilizador

10.4.4.Localizao de Documentos Financeiros


semelhana da opo existente em documentos de transporte, esta
funcionalidade permite ao utilizador saber em que recebimentos
foram referenciados determinados documentos financeiros.
Documentos esses que podem ter sido registados nas diversas opes
do programa ou em movimento directo em conta corrente. O
utilizador ter de optar sobre que tipo de registos pretende realizar a
procura. Aps a insero do documento a consulta ser
196

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Manual do Utilizador

disponibilizada a informao respeitante aos pagamentos onde foi


referenciada na grelha auxiliar.

10.5.Recebimentos

Nesta opo o utilizador pode registar todos os Recebimentos,


Adiantamentos feitos pelos Clientes, bem como Dividir os
Documentos Pendentes, e ainda uma variedade de Mapas.
10.5.1.Recebimento
Antes de registar um pagamento o utilizador ter de seleccionar que
tipo de operao ir realizar: ou o registo de um pagamento ou o
registo de uma regularizao interna.

Um pagamento implica a entrada de valores, podendo ser um


conjunto de documentos com sentidos diferentes (dbito/crdito),
desde que a soma final seja um valor no nulo positivo; enquanto
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197

Manual do Utilizador

que, uma regularizao interna tem o valor 0 (zero) envolvendo


dois (2) ou mais documentos de natureza opostas.
Para registar um Recebimento de um cliente, o utilizador tem que
introduzir uma srie (sugerido pelo programa), um nmero do
documento (ltimo mais um), um nmero de recibo e o cliente.

De seguida deve seleccionar qual o cliente para o qual ir registar o


pagamento, seleco essa, que ir preencher a forma de pagamento;
moeda do pagamento e moeda dos documentos. O utilizador pode
alterar a forma de pagamento sugerido bem como associar
observaes, mediante a introduo de texto livre ou importao de
textos (ver Textos Base). Associado a cada cliente existem tambm
diversos campos apenas informativos: saldo actual; saldo aps
pagamento; total recebimento; total documentos e total de descontos.
O valor indicado nestes campos ser alterado mediante a insero ou
remoo de documentos ao recebimento quer mediante a alterao
aos descontos.
O utilizador atravs da tecla F5 ir introduzir na grelha do
recebimento todos os documentos a regularizar no mesmo.

198

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Manual do Utilizador

Depois de seleccionar e importar os documentos pretendidos, que


podem ser a crdito ou a dbito para o cliente, o utilizador volta
janela principal do recebimento. Na seleco de documentos o
utilizador poder filtrar documentos (
ou dividir documentos (

), localizar documentos (

).

Em cada linha de documento da grelha o utilizador pode alterar o


desconto quer em valor quer em percentagem.
Mediante a forma de pagamento associada ao pagamento o
utilizador poder ter de registar mais informao. Assim, caso a
forma de pagamento seja letra, o utilizador ser questionado sobre se
pretende registar a mesma:

Em caso de resposta afirmativa o utilizador aceder janela de


registo de letras de clientes.
Caso a forma de pagamento seja cheque o utilizador ter que registar
os mesmos para que estes fiquem associados ao recebimento e
registados na gesto bancria. Para proceder introduo dos vrios
cheques necessrio registar um de cada vez, introduzindo banco,
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199

Manual do Utilizador

n. de cheque, data e valor (o valor sugerido pelo programa e


sempre o valor em falta para liquidar o documento).

Caso a forma de pagamento seja transferncia bancria o utilizador


ter que registar a informao necessria para efectuar a mesma;
nomeadamente data e conta bancria a debitar.

Aps o registo do recebimento o utilizador pode ainda consultar as


letras, os cheques ou as transferncias bancrias referentes ao mesmo
/
/
.
atravs dos seguintes botes:

10.5.2.Adiantamento / Pagamento por Conta


Para registar um Adiantamento de um Cliente, o utilizador tem que
introduzir uma srie (por defeito a dos parmetros), o nmero do
documento (ltimo mais um), uma data, o n. de recibo, um cliente, a
moeda e o valor do adiantamento.

200

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Manual do Utilizador

Quando inserir o cliente ser-lhe-o preenchido todos os campos


relacionados com o cliente, nomeadamente, a forma de pagamento
utilizada e a moeda do cliente, podendo estes campos ser alterados.
Uma vez, preenchidos os campos obrigatrios, selecciona o boto
Gravar para que o adiantamento fique registado. Mediante o tipo de
forma de pagamento o utilizador poder ser convidado a registar
cheques, letras ou dados para transferncias bancrias. O boto
imprimir, permite que o utilizador emita um recibo de
adiantamento, a notificar o cliente.
Aps o registo do adiantamento o utilizador pode ainda consultar as
letras, os cheques ou as transferncias bancrias referentes ao mesmo
atravs dos seguintes botes:

10.5.3.Devoluo de Adiantamento
Para registar uma devoluo de um adiantamento de um Cliente, o
utilizador tem que introduzir uma srie (por defeito a dos
parmetros), o nmero do documento (ltimo mais um), uma data, o
n. de recibo, o cliente, a moeda e o valor da devoluo.

F3M - Information Systems, S.A.

201

Manual do Utilizador

Quando inserir o cliente ser-lhe-o preenchido todos os campos


relacionados com o cliente, nomeadamente, a forma de pagamento
utilizada e a moeda do cliente, podendo estes campos ser alterados.
Uma vez, preenchidos os campos obrigatrios, selecciona o boto
Gravar para que a devoluo fique registada. Mediante o tipo de
forma de pagamento o utilizador poder ser convidado a registar
cheques, letras ou dados para transferncias bancrias. O boto
imprimir, permite que o utilizador emita um recibo da devoluo,
para enviar ao cliente.
Aps o registo da devoluo do adiantamento o utilizador pode ainda
consultar as letras, os cheques ou as transferncias bancrias referentes
/
/
.
ao mesmo atravs dos seguintes botes:
10.5.4.Diviso de Documentos
Nesta opo, o utilizador dispe de todos os documentos pendentes
de clientes, podendo dividi-los em vrios. Para tal, tem que seleccionar
o documento a dividir e digitar no boto
ou na tecla F6.

202

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Manual do Utilizador

A, aparecer-lhe- uma janela com os dados preenchidos desse


cliente / documento, tendo o utilizador unicamente, digitar o
nmero de divises pretendidas e clicar no boto Aplicar.
Seguidamente, aparecer-lhe- uma lista com todos os registos
divididos igualmente. Para alterar o valor de alguns desses
documentos, digite a tecla F6 e altera o valor e/ou data de
vencimento correspondente. Automaticamente, os valores dos outros
,
registos so actualizados, em funo do valor alterado. O boto
permite anular as divises efectuadas.
10.5.5.Mapa Resumo
Permite listar todos os recebimentos ou adiantamentos dos vrios
clientes. O utilizador pode estabelecer diversos filtros aos
recebimentos registados no programa, nomeadamente, intervalo de
clientes; intervalo de datas de registo; vendedor; moeda; ou srie do
recebimento. Mediante a configurao dos campos do tipo
o
utilizador pode indicar se pretende listar os adiantamentos, se
apenas quer listar recebimentos de clientes activos e caso a listagem
seja de recebimentos o utilizador pode optar pela emisso
descriminada dos documentos includos em cada recebimento.

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203

Manual do Utilizador

Recebimentos (detalhado)

Adiantamentos

204

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Manual do Utilizador

10.5.6.Mapa Recebimentos No Efectuados


Permite listar todos os documentos de clientes ainda no
regularizados. O utilizador pode estabelecer diversos filtros aos
documentos registados no programa nomeadamente, intervalo de
clientes; intervalo de datas do documento ou de datas de
vencimento; vendedor; segmento de mercado; moeda ou srie do
documento. O utilizador pode ainda indicar se pretende ou no listar
apenas os documentos clientes activos.

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205

Manual do Utilizador

10.5.7.Mapa de Recebimentos em Atraso


Permite listar todos os documentos de clientes ainda no
regularizados e cuja data de vencimento j se encontre vencida. O
utilizador pode estabelecer diversos filtros aos documentos
registados no programa, nomeadamente, intervalo de clientes;
intervalo de datas do documento ou de datas de vencimento;
vendedor; moeda ou srie do documento. O utilizador pode ainda
indicar se pretende ou no listar apenas os documentos clientes
activos
.

206

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Manual do Utilizador

10.5.8.Mapa de Avisos de Vencimento


Permite enviar avisos de vencimento aos cliente, escolher um texto
previamente inserido nos textos Base (ver Textos Base), ou escrev-lo
no momento. Os clientes a emitir avisos de vencimento tem que ter a
opo Emitir Pedido de Liquidao (
) na ficha do Cliente a Sim
(ver Ficha do Cliente pg. 3). O utilizador pode seleccionar todos os
clientes ou intervalo de clientes; qual o intervalo de datas de
vencimento a considerar; se os clientes tm um determinado
vendedor na ficha; qual a data de emisso da carta; qual a indicao
do responsvel que assinar a missiva e se se pretende emitir o
logotipo na carta.

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207

Manual do Utilizador

10.6.Mapas
10.6.1.Mapa de IVA
Esta opo permite ao utilizador listar toda a informao de valores
de IVA de vendas realizadas. Cabe ao utilizador indicar quais as
configuraes pretendidas: se pretende para um dado cliente; se
pretende para um determinado tipo de documento; qual o intervalo
de datas que pretende listar e qual a srie dos documentos a
considerar. Existem ainda outras configuraes da responsabilidade
): mapa completo / resumido (por defeito) ou
do utilizador (
intracomunitrio; mensal; por famlia e se incluir movimentos
directos.

208

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Manual do Utilizador

10.6.2. Mapa Recapitulativos


O mapa Recapitulativos de clientes deve ser apresentado, nos termos
da alnea e) do n. 1 do artigo 28 do Cdigo do IVA, quando o valor
anual das vendas (IVA Includo) superior a 50 000.00
pelas
pessoas singulares ou colectivas que, de um modo independente e
com carcter de habitualidade, exeram actividades de produo,
comrcio ou prestao de servios. O programa por defeito, engloba

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209

Manual do Utilizador

as vendas a crdito e a pronto pagamento. Nas Nossas Notas de


Dbito (N/ND) , Nossas Notas de Crdito(N/NC) e nas Vossas
Notas de Dbito(V/ND) existe um campo Recapitulativos (
)
que, se estiver activado quando se registam esses documentos, esses
valores entram para este mapa.

10.7.Movimentos de Caixa
10.7.1.Manuteno
Esta opo permite ao utilizador registar movimentos directos na
caixa da empresa, utilizado para as pequenas despesas do dia a dia,
s quais no usual associar um fornecedor ou cliente.

210

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Manual do Utilizador

Para registar um movimento de caixa, o utilizador deve introduzir: a


srie (por defeito a de parmetros); o nmero do movimento (ltimo
mais um); data; qual a forma de pagamento; natureza (dbito ou
crdito); uma descrio; uma moeda; e o valor do movimento;
podendo ainda associar observaes.
10.7.2.Mapa de Caixa
Associado ao registo de movimentos de caixa podemos encontrar os
mapas de caixa. Nestes, so tambm includos os movimentos que se
referem por exemplo a recebimentos de vendas a dinheiro, cuja
liquidao feita na hora.

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211

Manual do Utilizador

Para fazer a listagem de movimentos de caixa o utilizador poder


realizar diversos filtros sobre a informao; nomeadamente: srie;
intervalo de data; forma de pagamento e tipo de movimento (natureza).

11. Informao de Gesto / Painel de Bordo

212

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Manual do Utilizador

Esta funcionalidade permite ao utilizador de uma forma rpida conhecer o


nmero um de diversas caractersticas, nomeadamente, o artigo com mais
stock, a factura mais antiga em dvida, o maior volume de vendas, o total
em dvida a fornecedores, o total em dvida de clientes e outros.
Para calcular todos os valores o utilizador deve clicar no boto:
Caso o utilizador pretenda consultar um valor em especfico basta clicar o
boto
na opo pretendida. Podendo limpar os valores calculados a
qualquer altura:

Alm dos valores apresentados no cran o utilizador pode tambm emitir


estes mesmos resultados para a impressora.

12.Mdulos
O programa
est disponvel para o utilizador com um conjunto
de mdulos principais e outros adicionais. Dentro do conjunto dos
adicionais cabe ao cliente
seleccionar aqueles que necessita ou
que poder necessitar. Mdulos adicionais disponveis: Ligao
Contabilidade, Anlises, Letras, Comisses, Artigos Compostos, Bancos ou
Correspondncia.

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213

Manual do Utilizador

12.1.Anlises

12.1.1.Estatsticas
Nesta opo, o utilizador pode listar obter estatsticas globais de
empresa, de armazns, de grupos, famlias e por sub-famlias. Se
optar por estatsticas de vendas pode obter por cliente, armazm,
mercado, vendedores, grupos, famlias e por sub-famlias. Se optar
por estatsticas de compras pode obter por fornecedor, armazm,
grupos, famlias e por sub-famlias.

214

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Uma vez, escolhidos os parmetros a listar, o utilizador ter que


carregar no boto Ok, para que as opes que escolheu sejam
activadas. A, aparecer-lhe- uma janela com os parmetros que
escolheu, podendo imprimir todos ou entre intervalos. Aparecer
tambm o ano actual. A listagem tem sempre como comparao dois
anos. O utilizador pode consultar em modo grfico os valores e
realizar alteraes.

Poder tambm emitir o mapa correspondente:

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215

Manual do Utilizador

12.1.2.Compras por Entidade


Nesta opo, o utilizador dispe de uma variedade de combinaes
relacionadas com as compras. Assim, permite obter uma anlise de
compras de Artigo por Fornecedor, Fornecedor por Documento,
Documento por Grupo, Documento por Armazm, Artigo por Grupo,
Famlia por Grupo, Famlia por Artigo entre outros, entre datas e/ou
entre entidades ou atravs de uma coleco pr-definida (ver Coleces).
Os valores das anlises podem ser com IVA includo ou sem ele.

216

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Manual do Utilizador

12.1.3.Vendas por Entidade


Nesta opo, o utilizador dispe de uma variedade de combinaes
relacionadas com as vendas. Assim, permite obter uma anlise de
vendas de Artigo por Cliente, Cliente por Documento, Documento
por Grupo, Documento por Armazm, Artigo por Grupo, Famlia
por Grupo, Famlia por Artigo, Vendedor por Cliente entre outros,
entre datas e/ou entre entidades ou atravs de uma coleco prdefinida (ver Coleces). Os valores das anlises podem ser com IVA
includo ou sem ele.
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217

Manual do Utilizador

12.1.4.Idades Saldos
Clientes / Fornecedores
A anlise da idade de saldos pode ser feita em relao a clientes e a
fornecedores. Este mapa permite verificar para cada uma das
entidades qual o valor em atraso de pagamento empresa ou pela
empresa nos prazos de: at 0 dias de atraso / de 1 a 30 dias / de 31 a
60 dias / de 61 a 90 / mais de 91 dias.

218

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Manual do Utilizador

A idade de saldos de clientes pode ser emitida apenas para os


clientes de um mercado ou de um comercial.
As restantes parametrizaes so comuns:
Intervalo de cdigos de entidades;
Intervalo de datas (documento/vencimento);
Atraso em relao data (actual por defeito);
S clientes / fornecedores activos e se inclu outras entidades
(outros credores / outros devedores).
O utilizador pode ainda optar pela listagem detalhada no s
do saldo mas sim dos documentos em atraso.

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219

Manual do Utilizador

Resumido

Detalhado

Alm dos vrios totalizadores so apresentadas duas mdias de


prazos de atraso (em dias): uma aritmtica e uma ponderada
(depende do valor em atraso).
12.1.5.Idades de Pagamentos
Clientes / Fornecedores
A anlise do prazo mdio de recebimentos / pagamentos a clientes
/ fornecedores consiste na listagem de um mapa que permite
verificar para cada uma das entidades quais os prazos mdios de
regularizao dos valores.
220

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

O mapa emitido indica, para cada entidade, os valores regularizados


nos prazos de: at 0 dias de atraso / de 1 a 30 dias / de 31 a 60 dias
/ de 61 a 90 / mais de 91 dias.
A idade de pagamentos de clientes pode ser emitida apenas para os
clientes de um mercado ou de um comercial.
As restantes parametrizaes so comuns:
Intervalo de cdigos de entidades;
Intervalo de datas (documento/vencimento);
Atraso em relao data (actual por defeito);
S clientes / fornecedores activos e se inclu outras entidades
(outros credores / outros devedores);
O utilizador pode ainda optar pela listagem detalhada no s
do total regularizado mas sim dos documentos regularizados.

F3M - Information Systems, S.A.

221

Manual do Utilizador

Resumido

Detalhado

Alm dos vrios totalizadores so apresentadas duas mdias de


prazos de pagamento (em dias): uma aritmtica e uma ponderada
(depende do valor em regularizado).
12.1.6. Ranking de Vendas
Nesta opo, o utilizador possui uma variedade de rankings de
vendas: Ranking de Clientes; Ranking de Vendedores; Ranking de
222

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Manual do Utilizador

Mercados; Ranking de Armazns; Ranking de Grupos; Ranking de


Famlias; Ranking de Sub-Famlias e Ranking de Artigos.
Todos estes rankings, permitem saber quais os 10/25/50/todos
melhores/piores Clientes / Vendedores / Mercados / Armazns /
Grupos / Famlias / Sub-Famlias e Artigos, podendo saber tambm
qual o respectivo custo.

12.1.7.Ranking de Compras
Nesta opo, o utilizador possui uma variedade de rankings de
compras: Ranking de Fornecedores; Ranking de Armazns; Ranking
de Grupos; Ranking de Famlias; Ranking de Sub-Famlias ou
Ranking de Artigos.
Todos estes rankings, permitem saber quais os 10/25/50/todos
melhores/piores Fornecedores / Armazns / Grupos / Famlias /
Sub-Famlias ou Artigos.

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223

Manual do Utilizador

12.1.8.Tesouraria
Este menu permite ao utilizador ter acesso a diversas operaes e
manutenes de tesouraria; nomeadamente: Mapa de Tesouraria,
Grupo, Conta, Sub Conta, Entidades, Movimentos Directos
Tesouraria, Clculo de Previso de Tesouraria e Mapa de Previso de
Tesouraria.
12.1.8.1.Mapa de Tesouraria

Esta opo permite ao utilizador ter uma ideia global sobre as


entradas e sadas de tesouraria previstas at data (actual por
224

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

defeito). Podendo o utilizador indicar quais os valores que deseja


listar.
12.1.8.2.Grupos

Esta tabela permite ao utilizador registar os diversos grupos de


tesouraria, cada grupo constitudo por um cdigo e uma
descrio.
12.1.8.3.Contas

Esta tabela permite ao utilizador registar as diversas contas de


tesouraria. Para definir uma conta necessrio indicar qual o
grupo a que pertence, e o cdigo e descrio da conta. O cdigo
de uma conta constitudo pela agregao de duas partes, uma
referente ao grupo e a da conta. No exemplo: 2. Pagamentos;
10 Salrios.

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225

Manual do Utilizador

12.1.8.4.Sub Contas

Esta tabela permite ao utilizador registar as diversas sub contas


de tesouraria. Para definir uma sub conta necessrio indicar
qual o grupo e conta a que pertence, e o cdigo e descrio da sub
conta. O cdigo de uma sub conta constitudo pela agregao de
duas partes, uma referente conta e a da sub conta. No exemplo:
2.10 Salrios; 7 Pessoal Administrativo.
12.1.8.5.Entidades

Esta tabela permite ao utilizador registar as diversas entidades de


tesouraria. Para definir uma entidade necessrio indicar qual o
grupo, conta e subconta a que pertence e qual o cdigo e descrio
da entidade. Uma entidade da tesouraria pela informao do
grupo, conta e sub conta, e por uma entidade base.

226

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Manual do Utilizador

12.1.8.6.Movimentos Directos em Tesouraria

Um movimento directo em tesouraria um movimento previsto


para uma dada data. Para registar movimentos necessrio
indicar a data prevista do movimento, uma moeda, uma
entidade, um grupo, uma conta, uma sub conta e o valor;
podendo registar tambm observaes.
12.1.8.7.Clculo de Previso de Tesouraria

O clculo de previso de tesouraria permite ao utilizador,


mediante os valores introduzidos em movimentos directos no
programa, fazer um planeamento semanal, quinzenal ou mensal
para o ano introduzido. Ao utilizador cabe tambm indicar que
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227

Manual do Utilizador

clientes / fornecedores inclu na listagem (todos / activos / no


activos).
12.1.8.8.Mapa de Previso de Tesouraria

O mapa de previso de tesouraria emite a listagem para as entidades


e para o saldo inicial indicado pelo utilizador, de forma a que este
possa assegurar os valores necessrios calculados pela previso.
12.1.9.Anlise de Margens

A listagem de anlise de margens agrupa os documentos de venda


por cliente e/ou por grupo, dependendo da opo seleccionada em
228

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Manual do Utilizador

grupo, listando os valores de custos e vendas para cada documento,


apresentado a margem, margem esta que pode ser calculada sobre os
custos ou os valores de venda. Os valores podem ser listados com ou
sem iva. O utilizador pode fazer os seguintes filtros: intervalo de
clientes, intervalo de datas e intervalo de srie de documentos.

12.1.10.Anlise de Margem Mnima

Esta opo permite ao utilizador listar por comercial, os diferentes


documentos indicando a margem de lucro obtida entre os custos e os
proveitos. Os valores apresentados podem ser com ou sem iva. Os
documentos sero os pertencentes a uma dada srie (opcional); o
utilizador pode indicar um intervalo de datas bem como um
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229

Manual do Utilizador

intervalo de comerciais. A margem serve como filtro, sendo que s


sero listados documentos cuja margem seja inferior ao valor
percentual indicado.

12.1.11.Anlise de Receitas

Esta opo permite ao utilizador listar as margens (percentagens)


obtidas por famlia / sub famlia / vendedor / documento / data
documento / artigo. As margens podem ser sobre as receitas ou
sobre os custos; e os valores de clculo podem ser com ou sem iva.
permitido ao utilizador definir filtros com intervalos sobre: data
inicial e final, vendedor inicial e final e srie inicial e final.
230

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Manual do Utilizador

12.2. Letras
Este menu permite ao utilizador ter acesso ao mdulo de letras
(opcional); fazendo a manuteno de letras de clientes e de letras a
fornecedores.
permite descarregar as diversas operaes de
O programa
letras para a contabilidade.
12.2.1.Letras de Clientes
Este menu permite ao utilizador fazer a manuteno de letras de
clientes, bem como registar todas as operaes realizadas sobre as
mesmas. Opes disponveis: Manuteno, Letras Novas, Recmbios,
Encargos, Cobrana Directas, Descontos de Letras, Regularizao de
Letras e Mapas.
12.2.1.1.Manuteno
Este menu permite ao utilizador fazer a manuteno de letras de
clientes, ao entrar nesta opo o utilizador pode consultar todas
as letras de clientes e verificar qual o estado em que se
encontram, o estado encontra-se indicado na grelha, na grelha
esto tambm as datas associadas mudana de estado, caso no
se encontrem visveis, ser necessrio ao utilizador andar com o
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231

Manual do Utilizador

elevador inferior para a direita. A partir desta opo o utilizador


pode efectuar todas as operaes disponveis sobre letras. Assim,
pode registar uma nova letra ou mediante o estado actual da letra
fazer outras operaes.

A cada estado actual esto associados novos futuros estados que


podem ser a anulao do actual ou o resultado de uma operao.
As aces que possam ser executadas sobre cada letra so
apresentadas em forma de boto no rodap da janela. Sempre que
se utilizarem as funcionalidades a partir desta janela, atravs dos
botes respectivos, e no no menu correspondente a tarefa do
utilizador ser facilitada pois a maioria dos dados necessrios
para a nova operao so importados automaticamente pelo
programa. Aces possveis:

As operaes que podem ser realizadas neste menu esto descritas


na respectiva opo de menu (as anulaes s so permitidas
atravs das opes dos botes).
A operao de reforma tem lugar atravs desta opo. A reforma
de uma letra consiste na substituio da letra por uma ou mais
novas letras.
232

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Manual do Utilizador

12.2.1.1.Letras Novas
Registo
O registo de letras novas de clientes permite ao utilizador registar
letras entregues pelos clientes para pagamento de documentos
financeiros. Sempre que exista o recebimento por letra o registo
deve ser efectuado no momento do recebimento para que fique
associado ao mesmo, sendo sempre permitido o registo
posteriori atravs desta opo.
Para se proceder ao registo de uma letra necessrio introduzir, o
cliente, a moeda, o total do valor, o banco, o NIB, a agncia, o
nmero de letras, a data inicial, o intervalo entre letras e a data de
vencimento da primeira. Permite registar observaes. Aps a
introduo destes dados necessrio clicar no
gerao das letras, que surgiro na grelha inferior.

para fazer a

O valor que o programa sugere para cada letra a diviso do


valor total pelo nmero de letras sendo o valor da ltima letra
utilizado para corrigir arredondamentos. permitido ao
utilizador alterar os valores sugeridos pelo programa. O

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Manual do Utilizador

programa sugere ainda a numerao sequencial das letras por


srie. O estado das letras registadas passa a ser em carteira .
Emisso de Avisos
Esta opo permite ao utilizador enviar para os clientes os avisos
de lanamento em conta corrente das letras por eles entregues.
Para emitir o aviso necessrio introduzir o nmero de cliente e a
data do lanamento em conta corrente.

12.2.1.2.Recmbio
O recmbio de uma letra acontece quando esta j se encontra
descontada e o banco no a aceita, devolvendo-a empresa. Para
registar o recmbio o utilizador pode usar os botes na
manuteno de letras ou esta opo directamente; para tal deve
introduzir qual o cliente e o banco (onde as letras foram
descontadas) e seleccionar atravs do F5 quais as letras
devolvidas pelo banco.

234

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Manual do Utilizador

12.2.1.3.Encargos

Esta funcionalidade permite ao utilizador associar custos com


letras s diversas letras entregues por clientes. Para tal, o
utilizador deve introduzir qual o cliente e a moeda, seguidamente
clicando no boto
surgem na grelha as diferentes letras
emitidas pelo cliente. Para registar encargos o utilizador
selecciona uma letra na grelha com o rato
e clica na tecla F6,
dever ento nos campos novos encargos (nossos / do cliente)

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235

Manual do Utilizador

introduzir o valor do encargo. Podem ser registados encargos


vrias vezes para a mesma letra, sendo os valores acumulados.
12.2.1.4.Cobrana Directa / Liquidao Directa
Registo

O registo de uma cobrana ou liquidao directa consiste na


mudana de estado da letra de em carteira para cobrada .
sempre no total do valor da letra e esta operao pode ser
realizada atravs desta opo ou na manuteno de letras de
clientes no boto respectivo.
Emisso
Esta opo permite emitir um documento ao cliente onde se
indica qual a letra e que foi realizado o saque da mesma. O
utilizador tem de introduzir qual o cliente e qual a letra.
12.2.1.5.Desconto de Letras
Registo
A opo de desconto de letras permite ao utilizador registar quais
as letras entregues ao banco, o estado anterior das mesmas deve

236

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Manual do Utilizador

ser em carteira . Esta operao tambm pode ser realizada


atravs do boto equivalente na manuteno de letras.

Emisso
Esta opo permite emitir um documento ao cliente onde se
indica qual a letra que foi entregue ao banco. O utilizador tem de
introduzir qual o cliente e qual a letra.
12.2.1.6.Regularizao de Letras
Registo
A opo de regularizao de letras permite ao utilizador
actualizar o estado das letras recambiadas tornando-as
regularizadas. Esta operao tambm pode ser realizada atravs
do boto equivalente na manuteno de letras.

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237

Manual do Utilizador

Emisso
Esta opo permite emitir um documento ao cliente onde se
indica qual a letra que foi regularizada. O utilizador tem de
introduzir qual o cliente e qual a letra.
12.2.1.7.Mapas
Este menu permite emitir diversos mapas, todos eles relacionados
com letras de clientes.
Conta-Corrente
Esta opo permite ao utilizador listar a conta corrente de letras
de cada cliente. Permitindo introduzir os filtros: cliente e
intervalo de datas. A listagem engloba as letras, com as operaes
respectivas a crdito e a dbito, ordenadas por data.
Histrico de Letra
Esta opo permite ao utilizador listar todas as operaes
realizadas sobre uma letra, bem como os estados que esta vai
assumindo. , ainda, necessrio introduzir o cliente e a letra.

238

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Manual do Utilizador

Letras a Vencer
Esta opo permite ao utilizador listar todas as letras a vencer.
Permite seleccionar para um nico cliente ou para todos, permite
tambm indicar qual o intervalo de tempo.
Letras Descontadas
Esta opo permite ao utilizador listar todas as letras descontadas.
Permite filtrar para um nico cliente ou para todos, permite tambm
filtrar em que intervalo de tempo as letras foram descontadas e
permite filtrar sobre o banco.
Saldo Data
Esta opo permite ao utilizador listar para todos os clientes com
letras o saldo data, data essa introduzida pelo utilizador.
Aviso de Reforma
Esta opo permite que para qualquer letra reformada o utilizador
possa emitir um documento a enviar ao cliente onde indica qual a
letra original, as novas letras e qual a quantia amortizada.
12.2.2.Letras a Fornecedores
Este menu permite ao utilizador fazer a manuteno de letras de
clientes, bem como registar todas as operaes realizadas sobre as
mesmas. Opes disponveis: Manuteno, Letras Novas, Encargos,
Cobrana Directas e Mapas.

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239

Manual do Utilizador

12.2.2.1.Manuteno

Esta opo pode consultar todas as letras a fornecedores


verificando qual o estado em que se encontram. O estado
encontra-se indicado na grelha, na grelha esto tambm as datas
associadas mudana de estado, caso no se encontrem visveis,
ser necessrio ao utilizador andar com o elevador horizontal
inferior. A partir desta janela o utilizador pode registar nova,
alterar, apagar ou consultar letras a fornecedores; sendo tambm
permitido realizar as diversas operaes que alteram o estado
atravs do boto que faa referncia operao desejada.

Para fazer o registo de novas letras o utilizador deve introduzir


qual o fornecedor, qual a moeda, qual o total das letras (uma ou
240

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Manual do Utilizador

mais), qual o banco, NIB e agncia; qual o nmero de letras; a data


de registo, o intervalo (dias) entre elas e a data de vencimento da
o programa gera as letras para a
primeira. Clicando no boto
grelha permitindo alteraes s datas e valores. A ltima letra a
que fica com o somatrio dos arredondamentos.
A funcionalidade que permite fazer reformas de letras tambm
atravs desta janela, clicando em
depois de seleccionar uma
letra que esteja em carteira na grelha principal. Quando se clica
nesta opo, abre uma janela:

Nesta janela o utilizador deve indicar qual o valor da reforma,


ficando o restante como valor amortizado. Automaticamente,
sero gerados:
Uma ou mais letras no valor da reforma (depende do
nmero de letras introduzido pelo utilizador);
Um adiantamento ao fornecedor no valor da amortizao;
Uma nota de crdito no valor da reforma, caso o
utilizador tenha definido nos parmetros um artigo para
letras, a nota de crdito registada automaticamente, caso
contrrio, a janela de registo aberta para que o utilizador
preencha os dados;
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241

Manual do Utilizador

Um pagamento relativo nota de crdito versus


adiantamento, pagamento esse com a forma de
pagamento do tipo letra.
Para anular reformas e cobranas directas o utilizador deve
tambm utilizar a manuteno de letras a fornecedores. Quando
anula cobrana directa a letra passa a estar novamente em
carteira, quando se anula uma reforma, alm de mudar o estado,
elimina as letras originadas pela reforma, elimina o adiantamento
e elimina a nota de crdito.
12.2.2.2.Novas Letras
Esta opo corresponde a na opo anterior (manuteno de
letras a fornecedores) fazer registar ou adicionar letra nova.
12.2.2.3.Encargos

Esta funcionalidade permite ao utilizador associar custos com


letras s diversas letras entregues a fornecedores. Para tal, o
utilizador deve introduzir qual o fornecedor e a moeda,
seguidamente clicando no boto
surgem na grelha as
diferentes letras emitidas ao fornecedor. Para registar encargos o
242

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Manual do Utilizador

utilizador selecciona uma letra na grelha com o rato


e clica na
tecla F6, dever ento nos campos novos encargos (nossos / do
fornecedor) introduzir o valor do encargo. Podem ser registados
encargos vrias vezes para a mesma letra, sendo os valores
acumulados.
12.2.2.4.Cobrana Directa

A cobrana directa permite ao utilizador marcar a letra como


cobrada. Pode ser realizada na manuteno de letras atravs do
ou nesta opo a diferena consiste que caso o
boto
utilizador o faa atravs do boto no necessita de introduzir
dados; enquanto que nesta opo tem que indicar qual o
fornecedor, qual o banco e seleccionar qual a letra a cobrar
directamente.
12.2.2.5.Mapas
Este menu permite emitir diversos mapas, todos eles relacionados
com letras a fornecedores.
Conta-Corrente
Esta opo permite ao utilizador listar a conta corrente de letras
de cada fornecedor. Permitindo introduzir os filtros: fornecedor e
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243

Manual do Utilizador

intervalo de datas. A listagem engloba as letras, com as operaes


respectivas a crdito e a dbito, ordenadas por data.
Histrico de Letra
Esta opo permite ao utilizador listar todas as operaes
realizadas sobre uma letra, bem como os estados que esta vai
assumindo. Necessrio introduzir o fornecedor e a letra.
Letras a Vencer
Esta opo permite ao utilizador listar todas as letras a vencer.
Permite seleccionar para um nico fornecedor ou para todos,
permite tambm indicar em que intervalo de tempo pretende que
as letras venam.
Saldo Data
Esta opo permite ao utilizador listar para todos os fornecedores
com letras o saldo data, data essa introduzida pelo utilizador.
Aviso de Reforma
Esta opo permite que para qualquer letra reformada o
utilizador possa emitir um documento a enviar ao fornecedor
onde indica qual a letra original, as novas letras e qual a quantia
amortizada.
12.3.Comisses
Esta funcionalidade permite ao utilizador calcular os valores a saldar
com os diversos comerciais da empresa, o apuramento das verbas
baseado nas percentagens definidas nas fichas de cada comercial e do
comercial que surge nas diferentes facturas emitidas para os clientes.

244

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Manual do Utilizador

Para calcular os valores necessrio introduzir as datas iniciais e finais


de clculo das comisses e fazer calcular. Mediante os documentos
registados neste perodo e os comerciais associados aos mesmos, so
geradas para a grelha uma linha correspondente a cada comercial, com
os valores totalizados, actualizando tambm os totalizadores do
cabealho.
Para cada comercial possvel consultar / editar os documentos que
deram origem s comisses:

Sendo permitido ao utilizador alterar os valores da comisso ou


introduzir redues mesma.

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245

Manual do Utilizador

Aps a gerao das comisses possvel ao utilizador emitir o mapa de


comisses atravs do boto da impressora:

Emisso resumida

Emisso detalhada por documento

246

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Manual do Utilizador

12.4.Bancos
Este menu permite ao utilizador realizar diversas operaes financeiras
relacionadas com bancos, nomeadamente manuteno de Contas
Bancrias, manuteno de Entidades Base, manuteno de Rubricas,
manuteno de Movimentos, bem como a possibilidade de emitir
diversos Mapas.
Associado a bancos existe a funcionalidade de sempre que o utilizador
entre no programa ser questionado sobre se deseja transformar
pagamentos, recebimentos e pr-datados em movimentos bancrios. Os
pagamentos, recebimentos e pr-datados que surgiro nas grelhas para
passar para movimentos so todos os que venam at data actual.

12.4.1.Contas Bancrias
Esta opo permite ao utilizador realizar a manuteno da tabela de
contas bancrias da empresa. Sendo permitido criar novas, consultar,
alterar ou apagar (o utilizador s pode eliminar contas bancrias se
estas no estiverem j referenciadas, ou seja, que ainda no tenham
sido utilizadas).

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247

Manual do Utilizador

Para caracterizar uma conta bancria necessrio indicar: um cdigo,


qual o banco, qual a agncia, o nmero da conta e o NIB, o plafond
associado conta, a moeda e se existir possvel associar uma
entidade. O saldo e o saldo reconciliado so sempre inicializados a 0
(zero). No sendo permitido alterar os valores. Para acertar o valor
inicial das contas bancrias necessrio fazer um movimento com o
valor actual do saldo.
12.4.2.Entidades Base
Esta opo permite ao utilizador realizar a manuteno da tabela de
entidade base. As entidades base so entidades externas, no
fornecedores nem clientes e que sero utilizadas em movimentos
bancrios.

Um exemplo de entidade base poder ser o Estado ou servios a ele


associados. Para caracterizar uma entidade base necessrio um
cdigo, um nome e uma morada.
12.4.3.Rubricas
Esta opo permite ao utilizador realizar a manuteno da tabela de
rubricas. As rubricas so utilizadas para caracterizar os movimentos
bancrios, associando cada movimento a uma rubrica para
posteriormente ser possvel realizar consultas e emitir listagens
agregando a informao por rubricas.

248

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Manual do Utilizador

Para caracterizar uma rubrica necessrio um cdigo, uma descrio


e se a natureza do movimento a crdito ou a dbito.
12.4.4.Movimentos
Neste menu o utilizador tem acesso s seguintes opes: Manuteno,
Registo, Reconciliao, Pr Datados, Pr DatadosMovimentos,
PagamentosMovimentos,
Letras
FornecedoresMovimentos,
RecebimentosMovimentos e Emisso de Cheques.
12.4.4.1.Manuteno
O utilizador atravs desta opo tem acesso aos diversos
movimentos bancrios, dos diversos bancos, tenham sido
registados atravs da manuteno ou registados automaticamente
pelo programa ao fazer pagamentos ou recebimentos.

Cada movimento bancrio constitudo por: um nmero


(automtico), uma descrio, uma data, uma conta bancria
(importa banco, nmero da conta e moeda), uma rubrica, a

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249

Manual do Utilizador

entidade (seleccionar inicialmente tipo: cliente, fornecedor ou


entidade e posteriormente indicar qual a entidade) e o valor.
Ao seleccionar a conta bancria mostra em modo consulta o saldo
e o saldo reconciliado da mesma.
A qualquer momento possvel apagar ou alterar o movimento,
exceptuando se o mesmo j estiver reconciliado. Sempre que o
movimento j estiver reconciliado no modo consulta do
movimento possvel saber qual o extracto atravs do qual foi
reconciliado bem como a data da reconciliao.
Importante: Quando um movimento anulado a sua origem no
reposta, ou seja, apagar o depsito de um recebimento por ter
sido realizado na conta bancria errada no o coloca novamente
para passagem. O recebimento est como efectuado e o utilizador
deve registar novo movimento manual.
12.4.4.2.Registo
O registo de um movimento bancrio corresponde ao adicionar
nas manutenes de movimentos bancrios.
12.4.4.3.Reconciliao
A reconciliao dos movimentos bancrios permite ao utilizador
confirmar a entrada dos movimentos na sua conta bancria
mediante a recepo do extracto enviado pelo banco.
Periodicamente os bancos enviam aos clientes extractos
correspondentes aos movimentos registados nas contas bancrias
num respectivo perodo. Ao utilizador cabe associar a cada
movimento bancrio registado no programa o extracto onde
referenciado.

250

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Manual do Utilizador

Esta funcionalidade permitido ao utilizador consultar os


movimentos reconciliados ou os no reconciliados, de uma dada
conta bancria entre duas datas. Aps a introduo destes dados
o utilizador deve clicar em
para que na grelha surjam
todos os movimentos que respeitem as condies definidas.
Para gerar novamente os movimentos para a grelha, deve-se
limpar as condies e os valores j reconciliados atravs do
e
.
boto:
Movimentos visveis na grelha:
Reconciliados: ao fazer um duplo click na grelha ou ao
clicar no boto
o utilizador questionado se
pretende anular a reconciliao; caso responda
afirmativamente realizada a anulao da reconciliao,
desaparecendo o movimento da grelha (o seu estado fica
a ser no reconciliado).
No Reconciliados: ao fazer um duplo click na grelha ou
ao clicar no boto
janela:

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ao utilizador mostrada uma

251

Manual do Utilizador

Para que o utilizador introduza os dados do extracto; a data


sugerida a actual. Quando o utilizador grava esta informao, o
movimento desaparece da grelha (o seu estado fica a ser
reconciliado). Caso o utilizador faa duplo click ou clique no
para outro movimento da grelha os dados para
boto
reconciliao sugeridos sero os ltimos introduzidos pelo
utilizador; porque usualmente um extracto faz referncia a vrios
movimentos.
Quando o nmero de registos elevado o utilizador pode usar a
funcionalidade de localizar
bancrio.

para encontrar o movimento

12.4.4.4.Pr - Datados
O utilizador pode realizar a gesto de pr-datados atravs desta
opo, registando um nico movimento que representar um
nmero de rendas ou prestaes, permitindo que o utilizador no
seja obrigado a registar n de movimentos idnticos prevenindo
ainda esquecimentos da parte do utilizador.

252

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Manual do Utilizador

Como um movimento de pr-datados possvel encontrar, por


exemplo: o leasing de uma mquina, de uma viatura, a renda da
loja ou a renda de um armazm arrendado a um terceiro. Para o
utilizador registar um movimento, seja de entrada (crdito) ou de
sada (dbito) necessrio registar: uma descrio, uma data
inicial, a rubrica associada, a natureza da mesma, e a entidade a
que a renda diz respeito. Depois necessrio indicar qual o
nmero de rendas e o prazo de vencimento das mesmas
nomeadamente o intervalo e o prazo (exemplo: 1, ms ou 15, dia).
O utilizador pode indicar o valor total e o programa encarrega-se
de fazer a diviso ou pode indicar o valor da renda e este
replicado nas diferentes rendas. A conta bancria para crdito /
dbito da renda opcional, podendo ser indicada apenas no
registo do movimento. Para gerar as diversas rendas o utilizador
deve clicar no boto

Caso surja alguma incorreco o utilizador pode anular as rendas


geradas clicando no boto
voltar a gerar.

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, corrigir a situao detectada e

253

Manual do Utilizador

Aps a gerao das rendas ainda possvel fazer acertos em cada


uma atravs da sua seleco na grelha e utilizando a tecla F6.
12.4.4.5.Pr Datados Movimentos
Esta funcionalidade permite ao utilizador gerar movimentos
bancrios para as rendas vencidas at data actual.

Ao utilizador cabe apenas a tarefa de seleccionar que pr-datados


deseja transformar em movimentos. Aps a seleco fazer passar
movimentos.
12.4.4.6.Pagamentos Movimentos
Esta funcionalidade permite ao utilizador gerar movimentos
bancrios para os pagamentos realizados at data actual.

254

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Manual do Utilizador

Ao utilizador cabe apenas a tarefa de indicar a que rubrica deseja


associar os pagamentos e seleccionar que pagamentos deseja
transformar em movimentos. Aps a seleco fazer passar
movimentos. Existem dois tipos de movimentos associados em
grelhas distintas: grelhas de transferncias e grelhas de cheques.
12.4.4.7.Letras Fornecedores Movimentos
Esta funcionalidade permite ao utilizador gerar movimentos
bancrios para as letras a fornecedores registadas at uma data;
por defeito a data sugerida a data actual, embora se possibilite
ao utilizador alterar a data e fazer actualizar grelha mediante a
introduo de uma data diferente.

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255

Manual do Utilizador

Ao utilizador cabe apenas a tarefa de indicar a que rubrica deseja


associar as letras a fornecedores e seleccionar que letras deseja
transformar em movimentos. Aps a seleco fazer passar
movimentos.
12.4.4.8.Recebimentos Movimentos
Esta funcionalidade permite ao utilizador gerar movimentos
bancrios para os recebimentos realizados at data actual.

Ao utilizador cabe apenas a tarefa de indicar que rubrica deseja


associar aos recebimentos e seleccionar que recebimentos deseja
transformar em movimentos. Aps a seleco fazer passar
movimentos. Existem dois tipos de movimentos associados em
grelhas distintas: grelhas de transferncias e grelhas de cheques.

256

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Manual do Utilizador

12.4.4.9.Emisso Cheques

Esta funcionalidade permite ao utilizador emitir cheques que se


encontrem registados para as vrias entidades (base, clientes e
fornecedores). A emisso feita para cada entidade, assim, o
utilizador deve indicar qual a entidade, a conta bancria e
opcionalmente: entre que datas e para que rubrica. Aps a
introduo destes filtros o utilizador gera os cheques que
.
respeitam as condies para a grelha atravs da tecla:
Posteriormente selecciona os cheques que pretende emitir, indica
a data e o local de emisso e lista os cheques.
12.4.5.Mapas
O utilizador dispe de diversos mapas dentro do mdulo de bancos,
mapas esses cuja funo auxiliar o utilizador e a empresa no
controlo das suas finanas e na manuteno das relaes com as
entidades bancrias. Mapas disponveis:
Extractos de Saldos Bancrios
O utilizador introduz uma conta e selecciona que tipo de descrio
pretende, bem como que movimentos (todos ou s os reconciliados)
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257

Manual do Utilizador

podendo ainda filtrar entre datas. A listagem ser muito semelhante


a um extracto recebido do banco.
Saldos Bancrios Mdios
O utilizador introduz uma conta inicial e uma final, selecciona que
movimentos pretende incluir no clculo (todos ou s os
reconciliados) e entre que datas. A listagem ser do tipo conta
bancria, saldo mdio no intervalo de tempo.
Saldos Bancrios Dirios
O utilizador introduz uma conta, selecciona que movimentos
pretende incluir no clculo (todos ou s os reconciliados) e entre que
datas. A listagem ser: saldo inicial, total a crdito do dia, total a
dbito do dia e saldo no dia.
Movimentos por Rubrica
O utilizador introduz uma rubrica inicial e uma rubrica final, bem
como uma conta inicial e uma conta final, podendo ainda filtrar
entre datas, bem como indicar que movimentos quer listar (todos ou
s os reconciliados). A listagem sero os movimentos associados s
rubricas que respeitam as condies agrupados por rubrica.
Movimentos por Entidade
O mesmo do mapa anterior, sendo que o utilizador pode seleccionar
apenas para uma entidade. E a listagem dos movimentos surge
agrupada no por rubrica mas sim por entidade.
Resumo por Rubrica
Uma listagem igual de movimentos por rubrica, sendo que a
diferena se situa na listagem pois apenas o total de crditos e de
dbitos para cada rubrica.
258

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Manual do Utilizador

Resumo por Entidade


Uma listagem igual de movimentos por entidade, sendo que a
diferena se situa na listagem pois apenas o total de crditos e de
dbitos para cada entidade.
Contas Caucinadas
Uma listagem que permite ao utilizador consultar a evoluo diria
das contas caucinadas e dos saldos que estas apresentam.
12.5.Artigos Compostos
O mdulo de artigos compostos permite ao utilizador criar e realizar a
gesto de artigos compostos, ou seja, registar artigos que so um
conjunto de outros artigos; usualmente estes artigos compostos so
chamados de packs. Cada conjunto pode ser composto por um ou mais
artigos simples. A ttulo de exemplo: um conjunto de material de
escritrio: agrafador; furador; corta papis; porta-canetas; 2 blocos A6.
Nesta opo o utilizador pode realizar a manuteno de artigos
compostos; registo de produo; reclculo de preos e a planificao de
artigos compostos.
12.5.1.Manuteno de Artigos Compostos
Na opo de manuteno de artigos compostos o utilizador poder
fazer consumos para uma dada famlia e subfamlia ou registar fichas
de consumo para artigos compostos.

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259

Manual do Utilizador

Famlia / Sub - Famlia

O utilizador acede manuteno dos diversos consumos por famlias


/ sub-famlias. Podendo fazer a manuteno normal da ficha de
consumos de cada artigo composto.
Ficha de Consumo

Na ficha de consumo o utilizador selecciona o artigo composto e faz a


manuteno da mesma, acrescentando, alterando quantidades ou
eliminando artigos componentes do composto. Para cada artigo
componente o utilizador ter de indicar a quantidade utilizada na

260

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Manual do Utilizador

produo de um artigo composto, e caso exista a percentagem de


desperdcio perdida na produo do mesmo.
12.5.2.Registo de Produo
Esta opo permite ao utilizador registar a produo de artigos
compostos. Assim, e para cada produo o utilizador dever
introduzir a srie (por defeito a dos parmetros), o nmero (ltimo
mais um) e a data (por defeito a actual). Mediante a seleco do
artigo composto e a quantidade a produzir o programa gera as linhas
de artigos necessrios, dando sada de stock dos artigos simples e
dando entrada de stock do artigo composto correspondente. Ao
utilizador tambm dado a conhecer o valor total da operao.

12.5.3.Reclculo de Preos
Esta funcionalidade permite que o utilizador actualize os valores do
artigo composto, mediante as variaes dos preos dos artigos que o
compem. Cada reclculo de preos ser registado pelo programa.

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261

Manual do Utilizador

O utilizador quando solicita a actualizao dos preos questionado


sobre se a pretende aplicar sobre todos os artigos ou apenas sobre os
j produzidos:

Apenas poder solicitar que a actualizao seja feita mediante o valor


do custo mdio caso o reclculo seja para aplicar a artigos
produzidos. Nos restantes casos a frmula de clculo ser aplicada
com o valor do ltimo preo de custo.

O utilizador pode ainda seleccionar quais os artigos a serem


recalculados: ou todos, ou um intervalo de artigos, ou todos aqueles
constitudos por um componente especfico.

262

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Manual do Utilizador

12.5.4.Planificao de Artigos
Esta opo permite ao utilizador, mediante a seleco de uma
determinada encomenda conhecer quer o stock disponvel do
artigos que compem o artigo composto, quer as quantidades
necessrias, encomendadas e a encomendar de forma a satisfazer a
encomenda por completo.

O utilizador pode emitir esta listagem resumida ou detalhada, sendo


ainda permitido simular os valores necessrios caso a encomenda
fosse repetida n vezes (campo quantidade por defeito 1).

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263

Manual do Utilizador

12.6.Correspondncia
O mdulo de correspondncia constitudo correspondncia recebida /
correspondncia enviada; centros de correspondncia e temas de
correspondncia.
12.6.1.Correspondncia Recebida
A correspondncia recebida constituda por duas opes: a
manuteno e o histrico.
Manuteno
A manuteno, tal como o seu nome indica, permite ao utilizador
registar, alterar e apagar registos de correspondncia recebida das
vrias entidades.
Para proceder ao registo de recepo de correspondncia, o
utilizador deve indicar qual o centro de correspondncia pretendido.

De seguida dever indicar a data (por defeito o programa sugere a


data actual) e qual o tema de correspondncia.

Seguidamente deve indicar qual o meio de comunicao utilizado e


registar as vrias missivas recebidas, das vrias entidades.

264

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Manual do Utilizador

Em cada linha de registo, o utilizador poder associar um estado


carta quer no momento do registo, quer posteriormente atravs da
alterao.

Histrico
Esta opo permite ao utilizador uma consulta a toda a
correspondncia recebida. Os registos podem ser filtrados por
diversos campos. Aps a seleco dos filtros o utilizador clica em
para visualizar a informao resultante na grelha.

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265

Manual do Utilizador

12.6.2.Correspondncia Enviada
A correspondncia enviada constituda por duas opes: a
manuteno e o histrico.
Manuteno
A manuteno, tal como o seu nome indica, permite ao utilizador
registar, alterar e apagar registos de correspondncia enviada s
vrias entidades.
Para proceder ao registo de envio de correspondncia, o utilizador
deve indicar qual o centro de correspondncia pretendido.

De seguida dever indicar a data (por defeito o programa sugere a


data actual) e qual o tema de correspondncia, indicando tambm o
assunto.

266

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Para realizar o envio da correspondncia necessrio associar um


ficheiro (a carta a enviar), esse ficheiro pode j existir e ser importado
ou ser editado ou mesmo ser criado um novo.

Seguidamente deve indicar qual o meio de comunicao utilizado


para depois registar as vrias missivas enviadas s vrias entidades.

Em cada linha de registo, o utilizador poder associar um estado


carta quer no momento do registo, quer posteriormente atravs da
alterao.

O utilizador poder ainda emitir a correspondncia, seleccionando


na grelha e emitindo ou emitindo todas.

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267

Manual do Utilizador

Histrico
Esta opo permite ao utilizador uma consulta a toda a
correspondncia enviada. Os registos podem ser filtrados por
diversos campos. Aps a seleco dos filtros o utilizador clica em
para visualizar a informao resultante na grelha.

12.6.3.Centros de Correspondncia
Associado a cada envio / recepo de correspondncia existe um
centro de correspondncia de forma a realizar a separao da diversa
correspondncia. Cada centro constitudo por um cdigo e uma
descrio.

268

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12.6.4.Assuntos / Temas de Correspondncia


Associado a cada envio / recepo de correspondncia existe um
motivo, uma razo que originou a correspondncia. Cada tema
constitudo por um cdigo e uma descrio.

12.7.Ligao Contabilidade
O mdulo de ligao contabilidade permite s empresas que possuam
software de contabilidade a descarga dos documentos para o mesmo.
Para tal necessrio proceder a diversas parametrizaes no programa.

12.7.1.Parmetros
Nesta opo, o utilizador configura a ligao entre o programa
e o software de contabilidade utilizado.

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269

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Indica qual a empresa do programa qual se ir fazer a ligao


(Infologia ou Primavera) e qual a verso.
Permite ainda, indicar qual o tipo de converso, isto , directo ou
diferido. Se escolher a opo directo, a converso feita no momento
de gravar o documento, sendo o utilizador questionado sobre se
pretende realizar a mesma:

Se escolher a opo diferido, a converso feita mais tarde. Para tal,


ter que escolher o menu Converso para que esta seja feita.
Quanto exibio das contas, o utilizador poder seleccionar a
opo exibe contas Sempre ou Quando Desconhecidas. Se
seleccionar Sempre, exibido sempre as contas pedindo a sua
confirmao. Se seleccionar a opo Quando Desconhecidas, esta
mostrada quando existe uma varivel igual a ? ou quando no tenha
sido possvel substituir a varivel, ou ainda, quando os valores do
crdito e do dbito sejam diferentes.

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O utilizador dever ainda indicar qual o cdigo da empresa no


programa de contabilidade, bem como qual a extenso a ser
utilizada na criao dos ficheiros para importao.
Por ltimo, o campo gravar no ficheiro, indica qual o caminho para
onde a converso ir ser registada. O boto
permite procurar esse
caminho.
12.7.2.Dirios
Permite registar as contas de dirio da contabilidade. Por exemplo:
Diversos; Caixa, Vendas, Compras, Passagem de Saldos entre outros.
O campo ltimo nmero, indica qual o ltimo nmero do dirio da
contabilidade.
Importante: o cdigo de cada dirio tem de ser igual ao cdigo
definido no programa da contabilidade.

12.7.3.Grelhas
Nesta opo, o utilizador indica as grelhas da contabilidade. Uma
grelha constituda por um nmero nico com um mximo de 3
dgitos, uma descrio e linhas. Uma linha constituda por uma
conta a dbito ou a crdito e um valor correspondente. A conta
numrica, podendo conter variveis alfanumricas para indicar que,
nas posies desses dgitos, varia conforme:
A indicao contida no artigo (ver Ficha do Artigo pg. 3
manartigos).
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271

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B o cdigo da conta bancria.


F a indicao contida na famlia de artigos (ver Famlias).
G a indicao contida no grupo de artigos (ver Grupos).
I o cdigo da taxa de IVA.
M a indicao contida no segmento de mercado (ver
Segmentos de Mercado).
P a indicao contida no Pas (ver Pases).
S a indicao contida na sub famlia de artigos (ver SubFamlias).
T a conta do terceiro (Cliente, outro devedor, Fornecedor,
ou outro credor) que consta na respectiva ficha (ver Ficha
Cliente /ver Ficha Fornecedor pg. 2).
? conta varivel, a indicar no momento da converso.
Exemplo
Pretende-se que a conta de vendas varie conforme:
Grupo de artigos
Pas do destino
Taxa de IVA
ento, a conta deve ser indicada como 71GPI na converso, se
grupo de artigos indicar a varivel 1
Pas indicar a varivel 03
cdigo da taxa de IVA for 2
Conta ser convertida para 711032
Como exemplo geral, pode criar uma grelha da contabilidade para as
N/Facturas. Assim, uma grelha constituda por 4 contas:

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Para definir uma grelha necessrio indicar uma descrio, que


corresponde ao documento e as contas que a compem. Para
adicionar uma conta o utilizador deve introduzir a conta com ou sem
dgitos especiais, se o movimento a realizar na conta a dbito ou a
crdito e qual o valor a ser debitado/creditado; este valor pode ser
seleccionado na combo existente (por exemplo: total, total iva,
portes, desconto financeiro, mercadoria, retenes).

Importante: Caso o documento no corresponda ao definido no


programa de contabilidade, e se esta for a Primavera, o utilizador
pode introduzir o documento correspondente no campo cod.doc.
presente no cabealho da grelha.

12.7.4.Documentos da Contabilidade
Nesta opo, o utilizador associa os tipos de grelhas e os dirios aos
documentos. Para tal, o utilizador deve introduzir uma descrio no
documento, e associar uma grelha j definida, as contas da grelha

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273

Manual do Utilizador

surgiro em modo consulta no canto superior direito, depois deve


associar um dirio ao documento.
Na grelha inferior o utilizador vai indicar qual (ais) o(s)
documento(s) que iro respeitar a grelha e actualizar as contas
indicadas. Para tal o utilizador deve acrescentar os documentos
atravs do adicionar (F5), seleccionando na janela de todos os
documentos disponveis o pretendido (esta operao deve ser
realizada por um utilizador experiente, pois existem documentos
muito semelhantes, sendo de realar a verificao do mdulo e da
classe do documento).
Importante: O cdigo de cada documento tem de ser igual ao cdigo
definido no programa da contabilidade.

Quando o utilizador inserir mais do que um documento dever


indicar qual deles o por defeito. Ou seja; para as facturas de venda
o utilizador define duas grelhas, vendas para o exterior e para o
mercada interno; dever colocar como por defeito o tipo de vendas
que mais realiza, pois para converter documentos do tipo menos
utilizado ao fazer a converso ser necessrio alterar o tipo de grelha.

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12.7.5.Converso
Esta opo constituda por quatro funcionalidades.
Funcionalidades essas agrupadas em fichas distintas:
Converter Registos: Esta opo permite ao utilizador seleccionar
registos no convertidos e realizar a sua converso, clicando no
boto converter . O utilizador poder ainda filtrar e ordenar os
registos; localizar registos e fazer a seleco de todos os registos.

Registos Convertidos: possvel editar, alterar e/ou apagar os


documentos previamente convertidos. Por defeito, o programa
indica os registos ainda no gravados em ficheiro de texto; podendo
alterar a seleco como entender (a gravar / gravados / todos).
Sempre que uma converso seja apagada, o respectivo documento
passado para a pasta a converter .

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Manuteno: Existem dois procedimentos que permitem:


Eliminar descarga - destina-se a eliminar a converso dos
valores e remover o indicador da converso dos documentos,
para que seja possvel repetir a converso.
Limpar tabela permite eliminar da tabela registos gravados
cuja utilidade nula, diminuindo assim o tamanho da base de
dados.

Imprimir: Permite imprimir a converso das contas.

276

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Manual do Utilizador

12.7.6. Gravar no ficheiro


Permite gravar os valores da converso num ficheiro de texto que
ser posteriormente importado pelo programa da contabilidade.
Pode faz-lo dos registos no gravados para um novo ficheiro (cuja
indicao do nome facultativa) ou gravar as converses dos
ficheiros j existentes.

Associada gravao da converso dos documentos em ficheiro


existe a funcionalidade alterar data . Esta funcionalidade permite
ao utilizador, aps a sua seleco (
) a introduo de uma data,
data essa que ir substituir todas as datas dos vrios documentos
convertidos e a gravar no ficheiro indicado.

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13.Oficinas
Mdulo concebido para responder s necessidades das oficinas multimarca
de pequena, mdia e grande dimenso, como para concessionrios
monomarca de pequena e mdia dimenso. Este mdulo utiliza as fichas
das viaturas como ponto central de todo o processo, permitindo controlar
eficazmente as operaes de manuteno e/ou reparao das mesmas, das
quais se destacam:
Agendamento;
Criao, lanamento dos consumos, indicao dos servios
externos, concluso das operaes (sada e fecho) e facturao
(garantia, cliente e seguradora) das ordens de reparao;
Emisso de comprovativos;
Anlises diversas.

13.1.Manuteno das Viaturas


Esta opo permite realizar a manuteno das fichas das viaturas, para
as quais se pretende controlar as operaes de manuteno e/ou
reparao. ainda possvel a partir desta ficha (modo consulta, aceder a
todas as operaes a realizar ou realizadas na viatura.

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Matrcula: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo


de 15 caracteres.
Marca: Campo de preenchimento obrigatrio. Pode ser consultado
atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela das Marcas e
dos Modelos tem que previamente estar preenchida (ver Marcas e
Modelos).
Modelo: Campo de preenchimento obrigatrio. Pode ser consultado
atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados), tendo em ateno, que os modelos apresentados, so
filtrados em funo da marca. Para preencher este campo, a tabela
das Marcas e dos Modelos tem que previamente estar preenchida
(ver Marcas e Modelos).
Cliente: Campo de preenchimento obrigatrio. Pode ser consultado
atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento Geral Campos
Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela dos Clientes tem
que previamente estar preenchida (ver Cliente). Este campo
representa o proprietrio actual da viatura, e quem suporta as
despesas inerentes aos gastos com as manutenes e/ou
reparaes, quando as mesmas so da sua responsabilidade.
Contacto: Campo informativo onde apresentado o contacto do
cliente.
Tipo de Viatura: Campo de preenchimento opcional. Pode ser
consultado atravs da tecla F4 ou do rato (ver Funcionamento
Geral Campos Sublinhados). Para preencher este campo, a tabela
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Manual do Utilizador

dos Tipos de Viaturas tem que previamente estar preenchida (ver


Tipos de Viaturas).
Ano da Viatura: Campo de preenchimento opcional com um
mximo de 4 dgitos.
Ms da Viatura: Campo de preenchimento opcional com um
mximo de 2 dgitos. Os valores permitidos neste campo variam
entre 0 e 12.
Data do Registo: Campo de preenchimento opcional. Este campo
representa a data do registo da aquisio da viatura, por parte do
cliente.
Intervalo de Kms Entre as Revises: Campo de preenchimento
opcional com um mximo de 6 dgitos.
Cor: Campo de preenchimento opcional com um mximo de 25
caracteres.
N do Chassis: Campo de preenchimento opcional com um mximo
de 25 caracteres.
N do Motor: Campo de preenchimento opcional com um mximo
de 25 caracteres.
Data da 1 Interveno: Campo informativo, que mostra a data da 1
interveno feita viatura. Este campo preenchido
automaticamente, no lanamento da 1 ordem de reparao para a
viatura.
Texto da ltima Interveno: Campo informativo, que mostra o texto
da ltima interveno feita viatura. Este campo preenchido
automaticamente, no lanamento da ltima ordem de reparao
para a viatura.
Data da ltima Interveno: Campo informativo, que mostra a data
da ltima interveno feita viatura. Este campo preenchido
automaticamente, no lanamento da ltima ordem de reparao
para a viatura.
Kms na ltima Interveno: Campo informativo, que mostra os Kms
da viatura na ltima interveno feita. Este campo preenchido
automaticamente, no lanamento da ltima ordem de reparao
para a viatura.
Data da Prxima Interveno: Campo informativo, que mostra a data
da prxima interveno a ser feita viatura. Este campo
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Manual do Utilizador

preenchido automaticamente, na indicao da sada / fecho, da


ltima ordem de reparao para a viatura.
Kms da Prxima Interveno: Campo informativo, que mostra os
Kms da prxima interveno a ser feita viatura. Este campo
preenchido automaticamente, na indicao da sada / fecho, da
ltima ordem de reparao para a viatura.
Observaes: Campo de preenchimento opcional. Neste campo so
lanadas informaes gerais, sobre a viatura.
Os botes apresentados a seguir, representam atalhos de acesso s
principais operaes associadas s viaturas, para que seja possvel a sua
utilizao, deve o utilizador entrar na ficha da viatura em modo
consulta.
Boto que permite registar oramentos para a viatura.
Boto que permite aceder tabela, onde feita a manuteno
das marcaes, associadas viatura.
Boto que permite aceder tabela, onde feita a manuteno
das ordens de reparao, associadas viatura.
Boto que permite aceder tabela, onde so registados os
consumos das ordens de reparao, associadas viatura.
Boto que permite aceder tabela, onde feito o registo da
sada e/ou fecho das ordens de reparao, associadas viatura.
Boto que permite aceder tabela, onde feita a manuteno
das facturas, associadas viatura.
Boto que permite aceder tabela, onde feita a manuteno
das vendas a dinheiro, associadas viatura.

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281

Manual do Utilizador

Boto que permite emitir comprovativos, da realizao das


operaes de manuteno e/ou reparao, com base nas ordens de
reparao, associadas viatura.
Boto que permite emitir o cadastro, com a discriminao de
todas as operaes de manuteno e/ou reparao, associadas
viatura.

13.2.Ordens de Reparao
13.2.1.Manuteno de Ordens de Reparao
Esta opo permite realizar a manuteno das ordens de reparao
para as viaturas. Esta opo representa a 1 etapa por que passa a
viatura na oficina, ou seja, sempre que uma viatura se desloca
oficina para efectuar uma manuteno e/ou reparao, necessrio
indicar os dados de entrada da viatura (quem a recebeu, o que vem
fazer, quantos Kms e combustvel tem, quem a deixou e o seu
contacto, a que horas foi deixada e a que horas vai ser entregue,
quem vai ou vo ser o(s) responsvel(eis) pelo pagamento, etc.), e
opcionalmente que rotinas e/ou tarefas vo ser executadas na
operao.
Cada ordem de reparao pode ser dividida em 4 pginas de dados,
agrupadas por tipo de informao, como sejam:
Identificao da ordem de reparao e da viatura;
Entrada;
Rotinas;
Tarefas.
Identificao da ordem de reparao e da viatura / Entrada

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Srie: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de


4 caracteres. Este campo inicializado com a srie indicada nos
parmetros ou com a srie associada ao utilizador e a sua leitura
ou no permitida, dependendo da indicao dos parmetros
(ver Parmetros Sries).
Nmero: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo
de 6 dgitos. Este campo inicializado, com o nmero da ltima
ordem de reparao + 1 para a srie e a sua leitura ou no
permitida, dependendo da indicao dos parmetros (ver
Parmetros Sries).
Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
inicializado, com a data do sistema.
Estado: Campo informativo que mostra o estado actual da
ordem de reparao (Aberta ordem de reparao com
operaes pendentes, Fechada ordem de reparao j
concluda e sem operaes pendentes).
Matrcula: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 15 caracteres. Depois de introduzida uma matrcula
vlida, so apresentados ao utilizador os dados seguintes,
referentes viatura: marca, modelo, cor, n do chassis, n do
motor, texto da ltima interveno, data da ltima interveno,
kms na ltima interveno, cliente (proprietrio actual da
viatura)e o contacto deste ltimo.

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283

Manual do Utilizador

Depois de identificada a ordem de reparao e a viatura, necessrio


indicar os dados referentes entrada da viatura na oficina.
Recebido Por: Campo de preenchimento opcional com um
mximo de 8 caracteres. Este campo preenchido
automaticamente com o nome do utilizador, que est a utilizar
o programa no momento.
Interveno: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 40 caracteres. Este campo representa uma descrio
resumida, das operaes que a viatura vem efectuar oficina.
Kms Entrada: Campo de preenchimento opcional com um
mximo de 14 dgitos. Este campo serve para indicar o n de
kms da viatura chegada oficina. Com base nos kms
indicados, e com base num intervalo de 1000 kms para cima ou
para baixo, se para a marca e o modelo da viatura, existem
rotinas que se inserem nesse intervalo, perguntado ao
utilizador se as deseja ou no considerar para a interveno em
causa.
Tipo de Interveno: Campo de indicao Obrigatria. Este
campo serve para indicar se a viatura vem fazer uma
Manuteno peridica (reviso, etc.), uma Reparao ocasional
(pintura, etc.) ou uma Combinao de ambas.
Entregue Por: Campo de preenchimento opcional com um
mximo de 80 caracteres. Este campo preenchido
automaticamente com o nome do proprietrio da viatura, no
entanto e como nem sempre a viatura entregue pelo prprio,
aqui indica-se o nome da pessoa que levou a viatura oficina.
Data em que foi Entregue: Campo de preenchimento opcional.
Este campo preenchido automaticamente com a data actual
do sistema e representa a data em que foi deixada a viatura na
oficina.
Hora a que foi Entregue: Campo de preenchimento opcional.
Este campo preenchido automaticamente com a hora actual
do sistema e representa a hora a que foi deixada a viatura na
oficina.

284

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Manual do Utilizador

Quadro do nvel de combustvel: Quadro onde indicado o


nvel de combustvel da viatura, aquando da sua entrada na
oficina.
Contacto: Campo de preenchimento opcional com um mximo
de 40 caracteres. Este campo representa o contacto da pessoa
que entregou a viatura, ou da pessoa a contactar sempre que
tal for necessrio por parte da oficina.
Data de Entrega: Campo de preenchimento opcional. Este
campo preenchido automaticamente com a data actual do
sistema e representa a data em que ser entregue a viatura ao
cliente.
Hora de Entrega: Campo de preenchimento opcional. Este
campo preenchido automaticamente com a hora actual do
sistema e representa a hora provvel a que ser entregue a
viatura ao cliente.
Observaes: Campo de preenchimento opcional. Este campo
serve para indicar qualquer outro tipo de informao, que se
ache necessrio por parte da oficina, relacionado com a viatura
(no reparar a viatura, sem antes se contactar o cliente para
apresentar os valores da mesma, etc.).
Responsveis pelo Pagamento: Neste ponto, so identificados os
responsveis que iro suportar os custos associados s operaes que a
viatura efectuou. O custo pode ser suportado at um mximo de 3
entidades distintas, juntas, separadas ou conjugadas.
Cliente: Identifica a ficha do cliente (proprietrio ou outro), que
suportar parte ou todos os custos das operaes efectuadas.
Garantia: Identifica a ficha do cliente (marca ou outra), que
suportar parte ou todos os custos das operaes efectuadas,
relacionados com questes de garantias.
Seguradora: Identifica a ficha do cliente (seguradora), que
suportar parte ou todos os custos das operaes efectuadas,
relacionadas com seguros.

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285

Manual do Utilizador

Desconto em peas e acessrios: Campo de preenchimento


opcional. Este campo preenchido automaticamente, com a
percentagem de desconto indicada para as peas e acessrios
da ficha do cliente / proprietrio.
Desconto na mo de obra: Campo de preenchimento opcional.
Este campo preenchido automaticamente, com a
percentagem de desconto indicada para a mo de obra da ficha
do cliente / proprietrio.
Rotinas

Quadro onde so indicadas as rotinas de manuteno peridica a efectuar


na viatura (revises, etc.), quando a mesma se desloca oficina com essa
finalidade. Este quadro pode ser preenchido automaticamente, com base
nas rotinas associadas marca e modelo da viatura, e quando o intervalo
de kms de entrada, se encontra acima ou abaixo 1000 kms de uma das
rotinas indicadas na ficha de manuteno da viatura.
Facturar a: Campo de indicao obrigatria. Neste campo
indicamos quem vai suportar os custos associados rotina
(empresa ou a oficina, cliente, garantia ou seguradora).
Garantia: Campo que apenas lido quando o responsvel para
facturao da rotina o cliente da garantia e serve para indicar
qual a garantia aplicada (ver Garantias).
Rotina: Campo que serve para indicar qual a rotina que vai ser
efectuada (ver Rotinas).
Tempo da Rotina: Campo de preenchimento opcional. Este
campo preenchido automaticamente com a tempo associado
rotina (Ver Rotinas).
Custo da Rotina: Campo de preenchimento opcional. Este
campo preenchido automaticamente com o custo associado
rotina (Ver Rotinas).
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Manual do Utilizador

Observaes: Campo de preenchimento opcional. Este serve


para indicar qualquer observao associada rotina.
Tarefas

Quadro onde vo ser indicadas as tarefas, para as quais a viatura se


deslocou oficina. Este quadro preenchido automaticamente com as
tarefas associadas ou s rotinas lanadas no quadro do ponto anterior.
Facturar a: Campo de indicao obrigatria. Neste campo
indicamos quem vai suportar os custos associados tarefa
(empresa ou a oficina, cliente, garantia ou seguradora).
Garantia: Campo que apenas lido quando o responsvel para
facturao da tarefa o cliente da garantia e serve para indicar
qual a garantia aplicada (ver Garantias).
Rotina: Campo de preenchimento opcional e que serve para
indicar qual a rotina a que pertence a tarefa (Ver Rotinas).
Tarefa: Campo de preenchimento obrigatrio e que serve para
indicar qual a tarefa a efectuar na viatura (ver Tarefas).
Tipo: Campo de indicao obrigatria. Neste campo indicamos
que tipo de tarefa vai ser efectuada (obrigatria, facultativa, de
verificao ou de reparao).
Observaes: Campo de preenchimento opcional. Este serve
para indicar qualquer observao associada tarefa.
Tempo de execuo: Campo de preenchimento opcional. Este
campo preenchido automaticamente com a tempo associado
tarefa existente na ficha da rotina (ver Rotinas).
Custo da Tarefa: Campo de preenchimento opcional. Este
campo preenchido automaticamente com o custo associado
tarefa existente na ficha da rotina (ver Rotinas).
Verificao do Valor Mnimo: Campo de preenchimento
opcional. Este campo preenchido automaticamente com o
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287

Manual do Utilizador

valor mnimo de verificao, associado tarefa existente na


ficha da rotina (ver Rotinas), e apenas lido quando o tipo de
tarefa verificao.
Verificao do Valor Mximo: Campo de preenchimento
opcional. Este campo preenchido automaticamente com o
valor mximo de verificao, associado tarefa existente na
ficha da rotina (ver Rotinas), e apenas lido quando o tipo de
tarefa verificao.
Aco na Verificao: Campo de indicao obrigatria. Este
campo preenchido automaticamente com o valores existentes
na tabela dos descritivos das aces a efectuar (ver
Descritivos), e apenas lido quando o tipo de tarefa
verificao.
13.2.2. Emisso de Ordens de Reparao

Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto


, ou que o
utilizador assim o pretenda depois de lanar uma ordem de
reparao. Esta opo necessria para a emisso de um documento,
que colocado e que acompanha a viatura na oficina, para que os
funcionrios que vo trabalhar na viatura, saibam por um lado o que
tm a fazer e por outro que indiquem o que foi gasto. Esta emisso
pode ser feita para uma ordem de reparao apenas, (a que se
encontra seleccionada na tabela ou a que acabamos de lanar), ou
para um conjunto mais ou menos alargado de ordens de reparao,
tendo em considerao os seguintes filtros: um cliente ou todos, uma
288

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Manual do Utilizador

srie ou todas e um intervalo de nmeros de ordens de reparao.


Para alm disto, para cada uma das ordens de reparao a emitir,
pode-se definir o nmero de vias (por defeito assume-se as vias
definidas nos parmetros Ver Parmetros Documentos), se ou
no emitido o logotipo da empresa (depende se nos parmetros se
indicou que para considerar o logotipo Ver Parmetros Empresae
qual o tipo de emisso pretendida:
Com a indicao das tarefas a efectuar;

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289

Manual do Utilizador

Com linhas horizontais para que o mecnico escreva o que


gastou;

290

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Manual do Utilizador

Sem linhas horizontais;

13.3.Servio Externo
Esta opo serve para registar nas ordens de fabrico que se encontram
abertas, os dados referentes aos servios externos efectuados nas viaturas,
servios esses no disponibilizados pela empresa, por exemplo, oficinas
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291

Manual do Utilizador

de reparao sem bate chapa e pintura, tero que recorrer


subcontratao de entidades externas, para lhes efectuar o servio.

Ordem de Reparao: Quadro onde apresentada a identificao


(srie e nmero) e a data da criao da ordem de fabrico.
Viatura: Quadro onde apresentada a matrcula, a marca, o
modelo, qual a interveno, o nmero de kms entrada e o
cliente ou proprietrio da viatura indicada na ordem de
reparao.
Servio Externo: Quadro onde lanada a informao referente ao
servio externo a efectuar.
Fornecedor: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar qual o fornecedor que ir prestar o servio (Ver
Fornecedores).
Data Inicio do Servio: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar em que data se inicia a prestao do
servio.
Entrega Prevista para: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar a data, em que o fornecedor ir
entregar a viatura depois de concludo o servio.
Descrio do Servio: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para descrever detalhadamente, o servio a ser
efectuado pelo fornecedor.

292

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Manual do Utilizador

Emisso do Documento Referente ao Servio Externo

Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto


. Esta opo
emite um documento, que vai a acompanhar a viatura, ou que
entregue ao fornecedor com a indicao do servio a efectuar e do
perodo de tempo em que a viatura se encontra disponvel para tal.
Esta emisso pode ser feita para um documento apenas, (o que se
encontra seleccionado na tabela), ou para um conjunto mais ou
menos alargado de documentos, tendo em considerao os seguintes
filtros: um cliente ou todos, uma srie ou todas e um intervalo de
nmeros de ordens de reparao. Para alm disto, para cada um dos
documentos a emitir, pode-se definir o nmero de vias (por defeito
assume-se as vias definidas nos parmetros Ver Parmetros
Documentos), e se ou no emitido o logotipo da empresa (depende
se nos parmetros se indicou que para considerar o logotipo Ver
Parmetros Empresa.

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293

Manual do Utilizador

13.4.Consumos
Esta opo serve para registar nas ordens de reparao abertas, os
dados referentes aos consumos ou gastos de material e/ou mo de obra
utilizados na manuteno e/ou reparao das viaturas. possvel
tambm, quando a reparao feita fora das instalaes da oficina, (por
294

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Manual do Utilizador

impossibilidade da viatura se deslocar mesma por exemplo, etc.),


depois de introduzido o material a transportar, emitir um documento
que serve de guia de transporte, necessrio que para tal se utilize o
, para que sejam introduzidos os dados da carga e
boto
descarga.

Neste ecr o utilizador lana a informao referente aos dados de:


Carga e descarga (local, data e hora),
A identificao e a morada do destinatrio, quando no o prprio
cliente,
Qual a forma de expedio utilizada (nossa viatura ou viatura do
cliente, etc.).
, importar os
Para alm disto, ainda possvel utilizando o boto
materiais indicados em oramentos previamente registados para a viatura.

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295

Manual do Utilizador

Neste ecr o utilizador depois de localizar


deve pressionar o boto
para a ordem de reparao.

o oramento pretendido,

, para que a informao seja passada

De qualquer forma, o lanamento de consumos, pode ser feito


indicando um primeiro lugar quais as tarefas que foram efectuadas
(caso existam na ordem de reparao), indicando-se em seguida o que
realmente foi gasto, possibilitando a apresentao num terceiro plano,
dos valores totais de peas e/ou acessrios, da mo de obra e de servio
externo. So apresentados a seguir os ecrs correspondentes a cada um
dos trs pontos indicados no pargrafo anterior, bem como as
respectivas notas explicativas.
Identificao da Ordem de Reparao e da Viatura

296

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Manual do Utilizador

Tarefas Executadas

Neste quadro so apresentadas as tarefas que ficaram de ser


executadas e que foram indicadas na abertura da ordem de reparao.
Em primeiro lugar preciso indicar, quais foram as tarefas executadas
(F6), tendo em ateno, que quando a tarefa est associada a uma
rotina, tambm ela indicada na ordem de reparao, pedido ao
utilizador que confirme se para alm desta, tambm todas as outras
tarefas associadas rotina so para marcar como executadas, processo
efectuado automaticamente em caso de resposta afirmativa. Em caso de
engano ou de informao nesse sentido, podem-se marcar as tarefas
como no executadas (F7), tendo em ateno que esta operao, apenas
pode ser efectuada tarefa a tarefa.
Consumos

Neste quadro so introduzidos os consumos ou gastos com a


manuteno e/ou reparao da viatura.
Facturar: Campo de indicao obrigatria. Campo que serve para
indicar quem o responsvel por suportar os custo associado ao
consumo. Apenas so disponibilizadas as entidades (clientes)
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297

Manual do Utilizador

indicados como responsveis pelo pagamento, na abertura da


ordem de reparao mais a prpria oficina (empresa).
Garantia: Campo de preenchimento opcional. Campo que serve
para indicar qual o tipo de garantia a aplicar. Este campo apenas
lido quando o custo suportado pela oficina (empresa), ou pelo
cliente indicado na ordem de reparao como o responsvel por
suportar os custos da garantia.
Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Campo inicializado
automaticamente com a data actual do sistema que serve para
indicar a data do consumo, e que corresponde data em que foi
efectuado o consumo.
Unidade de Tempo: Campo de indicao opcional. Este campo
apenas lido quando h indicao da tarefa associada ao consumo,
e uma vez marcado, importa o tempo definido e associado tarefa.
Tarefa: Campo de preenchimento opcional. Este campo apenas
lido quando h tarefas associadas ordem de reparao e apenas
considera vlidas as que se encontram executadas.
Armazm: Campo de preenchimento obrigatrio. Campo
preenchido automaticamente com o armazm indicado na ficha do
artigo. Esta indicao do armazm tem como finalidade informar
de onde sair o artigo, nas situaes em que este actualiza stock.
Cd. Artigo: Campo de preenchimento obrigatrio. Campo que
serve para indicar qual o artigo gasto (peas, acessrios ou mo de
obra).
Tipo: Campo informativo. Campo preenchido automaticamente
com o tipo de artigo, indicado na ficha.
Taxa de IVA: Campo informativo. Campo preenchido
automaticamente com a taxa do IVA indicada na ficha do artigo.
Hora Inicio: Campo de preenchimento opcional. Este campo apenas
lido quando o artigo do tipo mo de obra, e representa a hora a
que se comeou a operao que justificou este consumo.
Hora Fim: Campo de preenchimento opcional. Este campo apenas
lido quando o artigo do tipo mo de obra, e representa a hora a
que se finalizou a operao que justificou este consumo.
Quantidade: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com o valor da unidade de tempo,
298

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Manual do Utilizador

quando esta lida, e representa a quantidade de material gasto ou


de tempo de mo de obra, necessrios realizao da tarefa.
Preo Unitrio: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente com um dos preos indicados na
ficha do artigo, tendo em considerao a indicao existente na
ficha do cliente de qual preo a utilizar, ou ento, vem de um preo
especial definido para o cliente.
Peas: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com a percentagem de desconto para
os artigos do tipo peas ou acessrios, indicada na abertura da
ordem de reparao.
Mo de Obra: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com a percentagem de desconto para
os artigos do tipo mo de obra, indicada na abertura da ordem de
reparao.
Total: Campo informativo. Campo preenchido automaticamente
com o custo total do consumo, com base na quantidade, no preo
unitrio e nas percentagens de desconto.
Servio: Quadro onde indicado, se o servio foi efectuado
internamente ou se pelo contrrio, foi adjudicado a uma entidade
externa.
Custos

Quadro onde so apresentados os totais dos consumos, referentes s


peas e/ou acessrios gastos, mo de obra e ao servio externo
subcontratado.

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299

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Emisso do Documento dos Consumos

Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto


. Esta opo emite
um documento com os consumos lanados para a ordem de reparao.
Esta emisso pode ser feita para um documento apenas, (o que se encontra
seleccionado na tabela), ou para um conjunto mais ou menos alargado de
documentos, tendo em considerao os seguintes filtros: um cliente ou
todos, uma srie ou todas e um intervalo de nmeros de ordens de
reparao. Para alm disto, para cada um dos documentos a emitir, podese definir o nmero de vias (por defeito assume-se as vias definidas nos
parmetros - ver Parmetros Documentos), e se ou no emitido o
logotipo da empresa (depende se nos parmetros se indicou que para
considerar o logotipo - ver Parmetros Empresa). Para alm disto, o
utilizador pode ainda escolher se quer o documento emitido como guia de
trnsito ou de transporte, (se assim o pretender, pode ainda indicar uma
data para limitar a escolha dos consumos, isto para, considerar apenas os
artigos transportados para o dia e no todos), emitir o documento com ou
sem as observaes globais, com ou sem as observaes das linhas, com ou
sem os valores e se pretende ou no agrupar ou totalizar os artigos iguais.

300

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Emisso Normal

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301

Manual do Utilizador

Emisso como Guia de Trnsito ou Transporte

13.5. Sada e Fecho das Ordens de Reparao


Esta opo serve para registar, por um lado os dados referentes sada
ou entrega da viatura ao cliente, depois de concluda a manuteno
e/ou reparao, e por outro lado, registar os dados referentes ao fecho
302

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da ordem de reparao, logo que esteja concludo todo o processo


(facturao a outras entidades que no o cliente, etc.). Para alm disto,
possvel nesta opo consultar as tarefas e os consumos associados
ordem de reparao e qual a sua situao em termos de execuo e de
facturao.

Na parte superior deste quadro, encontram-se os dados referentes


identificao da ordem de reparao e da viatura.
Data Sada: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar a data da sada ou da entrega da viatura ao cliente.
Hora: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve para
indicar a hora da sada ou da entrega da viatura ao cliente.
Kms: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve para
indicar o nmero de kms sada ou entrega da viatura ao cliente.
Data Prxima Interveno: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar a data provvel para a prxima
interveno peridica viatura. Esta data automaticamente
lanada na ficha da viatura.
Kms da Prxima Interveno: Campo de preenchimento opcional.
Este campo preenchido automaticamente depois de introduzida a
data de sada, com os kms de entrada da viatura na oficina, mais os
kms do intervalo entre revises indicado na ficha da viatura. Este
valor automaticamente lanado na ficha da viatura.
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303

Manual do Utilizador

Boto Sada:
Boto que limpa os dados referentes sada ou
entrega da viatura.
Data de Fecho: Campo de preenchimento opcional. Este campo
serve para indicar a data em que foi fechada a ordem de reparao,
depois de concludo todo o processo para a mesma.
Encerrado Por: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, depois de introduzida a data de
fecho, com o nome do utilizador que est a aceder opo. Este
campo serve para indicar quem foi que fechou a ordem de
reparao.
Boto Fecho:
Boto que limpa os dados referentes ao fecho da
ordem de reparao.

Quadro onde so apresentados os documentos financeiros, originados


pela ordem de reparao.

Quadro onde se podem consultar as tarefas associadas ordem de


reparao, e qual a sua situao em termos de execuo.

Quadro onde se podem consultar os consumos lanados na ordem de


reparao, e qual a sua situao em termos de facturao.

304

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13.6.Documentos
Menu onde so disponibilizados os documentos financeiros, que
interagem com as ordens de reparao. Englobam-se neste grupo:
Oramentos e Facturas Pr-Forma, que podem ser importados
para os consumos;
Facturas, Vendas a Dinheiro e Notas de Dbito, que importam
os consumos, sendo de salientar neste ponto, que cada ordem de
reparao, pode dar origem at um mximo de 3 documentos
financeiros distintos;
Recebimentos;
Receitas por Ordem de Reparao (importante para quem no
pretende facturar os servios prestados).

13.6.1. Oramentos e Facturas Pr-forma


Menu onde disponibilizada a manuteno dos oramentos, das
facturas pr-forma e o mapa resumo. Para alm disto, existem
tambm neste menu, duas opes onde possvel registar, apenas
um oramento e uma factura pr-forma de cada vez.

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305

Manual do Utilizador

Manuteno de Oramentos e Facturas Pr-forma

Srie: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo de 4


caracteres. Este campo inicializado com a srie indicada nos
parmetros ou com a srie associada ao utilizador e a sua leitura
ou no permitida, dependendo da indicao dos parmetros (ver
Parmetros Sries).
N. Docum.: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 6 dgitos. Este campo inicializado, com o nmero do
ltimo oramento ou factura pr-forma + 1 para a srie e a sua
leitura ou no permitida, dependendo da indicao dos
parmetros (ver Parmetros Sries.
Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
inicializado, com a data do sistema.
Matrcula: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para associar o oramento ou a factura pr-forma a uma viatura
especfica, o que limita a importao s respectivas ordens de
reparao.
Marca: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente com a marca da viatura, para a

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matrcula indicada no campo anterior, se esta ltima foi


introduzida.
Modelo: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente com o modelo associado marca e
viatura, para a matrcula indicada.
Cliente: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com o cliente ou proprietrio da
viatura (caso haja sido indicada).
Moeda: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com a moeda indicada na ficha do
cliente.
Taxa Conv.: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com a taxa de converso para o Euro, indicada
na ficha da moeda.
Estado: Campo informativo. Este campo mostra se o oramento se
encontra pendente, aceite (importado para outro documento) ou se
foi recusado pelo cliente.
Observ.: Campo de preenchimento opcional.
Linhas do Oramento ou da Factura Pr-forma

Ficha das Linhas do Oramento ou da Factura Pr-forma

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307

Manual do Utilizador

Cd. Artigo: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo


representa o artigo que est a ser oramentado para a manuteno
e/ou reparao da viatura.
Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo
de 50 caracteres. Este campo preenchido automaticamente, com a
descrio do artigo e apenas lido para os artigos com a indicao
na ficha, de que tm descrio varivel.
Unidade: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com a unidade indicada na ficha do artigo.
Quant.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com 1 (um) e representa a
quantidade de peas ou acessrios, ou de mo de obra necessrios.
Preo Unit.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente com um dos preos da ficha do
artigo, (depende de qual o preo associado ao cliente), ou com um
preo especial previamente criado.
Taxa IVA: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com a percentagem do IVA associada ao artigo.
1 Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com a 1 percentagem de desconto
indicada na ficha do cliente.
2 Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com a 2 percentagem de desconto
indicada na ficha do cliente.
Total: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com o valor, que resulta do clculo dos campos
quantidade, preo unitrio, 1 desconto e 2 desconto.
: Boto que disponibiliza um quadro, para onde so
lanadas as observaes para a linha.

308

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Manual do Utilizador

Rodap do Oramento ou da Factura Pr-forma

Sub-Total:
Campo
informativo.
Campo
preenchido
automaticamente com a soma, de todos os valores da coluna total
das linhas.
Total Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar um valor de desconto global para o documento, e com
base neste valor, automaticamente calculada a percentagem.
% Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar uma percentagem de desconto global para o
documento, e com base nesta percentagem, automaticamente
calculado o valor.
IVA Portes: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar, qual a percentagem do IVA a aplicar ao valor dos
portes (caso haja sido introduzido).
Portes: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve para
indicar, qual o valor dos portes do documento.
Total IVA: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com o valor do IVA calculado com base no total
de cada linha e sobre o valor dos portes se tiverem IVA.
Total Doc.: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com o somatrio dos campos sub-total, portes e
total IVA, menos o valor do desconto.

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309

Manual do Utilizador

Emisso de Oramento ou de Factura Pr-forma

Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto


, ou que o
utilizador assim o pretenda depois de lanar um oramento ou factura
pr-forma. Esta emisso pode ser feita para um oramento ou factura
pr-forma apenas, (a que se encontra seleccionada na tabela ou a que
acabamos de lanar), ou para um conjunto mais ou menos alargado de
oramentos ou facturas pr-forma, tendo em considerao os seguintes
filtros: um cliente ou todos, uma srie ou todas e um intervalo de
nmeros de oramentos ou facturas pr-forma. Para alm disto, para
cada um dos oramentos e facturas pr-forma a emitir, pode-se definir o
nmero de vias (por defeito assume-se as vias definidas nos parmetros
- ver Parmetros - Documentos), se ou no emitido o logotipo da
empresa (depende se nos parmetros se indicou que para considerar o
logotipo - ver Parmetros Empresa), se os ttulos so emitidos com cor
ou no, com quantidades, com os artigos agrupados ou no, etc..

310

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Manual do Utilizador

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311

Manual do Utilizador

Mapa Resumo dos Oramento ou das Factura Pr-forma

Este mapa faz uma anlise resumida dos oramentos e das facturas prforma, tendo em considerao os filtros introduzidos.
Cliente: Campo que permite filtrar os dados dos documentos para
um cliente ou todos.
Tipo Doc.: Campo que permite filtrar os dados para considerar
apenas os oramentos, as facturas pr-forma ou ambos.
Estado: Campo que permite filtrar os dados dos documentos pelo
seu estado (pendente, aceite ou recusado) ou todos.
Motivo: Campo apenas lido se o estado para a filtragem dos dados
recusado ou todos e que permite filtrar os documentos para um
motivo de recusa ou todos.
Intervalo de Datas: Campos que permitem filtrar os dados dos
documentos que se encontram no intervalo digitado, a partir de
uma data, at uma data ou para todos.
Srie: Campo que permite filtrar os dados dos documentos para
uma srie ou todas.
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Manual do Utilizador

Ordenao: Quadro onde possvel indicar qual a ordenao


pretendida, utilizando os campos disponveis (esta ordenao pode
ser composta por diferentes combinaes).

13.6.2.Facturar
Esta opo permite realizar a manuteno dos documentos
financeiros (vendas a dinheiro, facturas e notas de dbito), associados
ou no s ordens de reparao e aos oramentos atravs da sua
importao.

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313

Manual do Utilizador

Srie: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo


de 4 caracteres. Este campo inicializado com a srie indicada
nos parmetros ou com a srie associada ao utilizador e a sua
leitura ou no permitida, dependendo da indicao dos
parmetros (ver Parmetros Sries).
N Docum.: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 6 dgitos. Este campo inicializado, com o nmero
do ltimo documento financeiros + 1 para a srie e a sua
leitura ou no permitida, dependendo da indicao dos
parmetros (ver Parmetros Sries).
Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
inicializado, com a data do sistema.
Cond. Pg.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com a condio de pagamento
indicada na ficha do cliente.
Estado: Campo informativo. Este campo serve para indicar o
estado actual do documento (no pago ou pago).
Cliente: Campo de preenchimento obrigatrio.
Moeda: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com a moeda indicada na ficha
do cliente.
Taxa Conv.: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com a taxa de converso para o uro,
indicada na ficha da moeda.
314

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Manual do Utilizador

Vendedor: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo


preenchido automaticamente com o vendedor indicado na
ficha do cliente.
Seg. Merc.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com o segmento de mercado
indicado na ficha do cliente ou na falta deste o da ficha do
vendedor.
Data Venc.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com a data do sistema, mais o
nmero de dias associados condio de pagamento.
Observ.: Campo de preenchimento opcional.
Linhas dos Documentos Financeiros

F2 Importar linhas de ordens de reparao abertas e do cliente.


F4 - Menu com a opo de importao de linhas dos oramentos
pendentes do cliente.
Ficha das Linhas dos Documentos Financeiros

Doc. Origem: Campos de preenchimento opcional. Estes campos


servem para indicar o documento que originou a facturao da
linha.
Armazm: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com o armazm indicado na ficha
do artigo e representa o armazm de onde vai sair o stock, para
os artigos com controlo de stock.

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315

Manual do Utilizador

Cd. Artigo: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo


representa o artigo que est a ser facturado.
Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 50 caracteres. Este campo preenchido
automaticamente, com a descrio do artigo e apenas lido para
os artigos com a indicao na ficha, de que tm descrio
varivel.
Quant.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com 1 (um) e representa a
quantidade a facturar.
Unidade: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com a unidade indicada na ficha do artigo.
Este campo aparece frente do campo Quant.
1 Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com a 1 percentagem de
desconto indicada na ficha do cliente.
2 Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com a 2 percentagem de
desconto indicada na ficha do cliente.
Preo Unit.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente com um dos preos da ficha do
artigo, (depende de qual o preo associado ao cliente), ou com
um preo especial previamente criado.
Total: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com o valor, que resulta do clculo dos
campos quantidade, preo unitrio, 1 desconto e 2 desconto.
Taxa IVA: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com a percentagem do IVA associada ao
artigo.
Ttulo: Campo de preenchimento opcional com um mximo de
50 caracteres. Este campo preenchido automaticamente com a
descrio da tarefa, quando a linha vem dum consumo duma
ordem de reparao com tarefas, ou ento, pode ser carregado a
partir das descries dos textos base ou digitado manualmente.
Este campo representa um ttulo ao qual associamos vrias
linhas e que as vai preceder na emisso do documento.
316

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Manual do Utilizador

Tipo Artigo: Campo informativo que mostra o tipo do artigo


lanado na linha.
Rodap dos Documentos Financeiros

Sub-Total:
Campo
informativo.
Campo
preenchido
automaticamente com a soma, de todos os valores da coluna
total das linhas.
Total Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo
serve para indicar um valor de desconto global para o
documento, e com base neste valor, automaticamente
calculada a percentagem.
% Desc.: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar uma percentagem de desconto global para o
documento, e com base nesta percentagem, automaticamente
calculado o valor.
Peas Originais: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com o valor total sem IVA, das linhas dos
artigos do tipo peas e acessrios.
Mo de Obra: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com o valor total sem IVA, das linhas dos
artigos do tipo mo de obra.
Total IVA: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com o valor do IVA calculado com base no
total de cada linha.
Total Doc.: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente com o somatrio dos campos sub-total e total
IVA, menos o valor do desconto.

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317

Manual do Utilizador

Emisso dos Documentos Financeiros

, ou que o
Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto
utilizador assim o pretenda depois de lanar um documento. Esta
emisso pode ser feita para um documento apenas, (o que se
encontra seleccionado na tabela ou o que acabamos de lanar), ou
para um conjunto mais ou menos alargado de documentos, tendo em
considerao os seguintes filtros: um cliente ou todos, um vendedor
ou todos, uma srie ou todas e um intervalo de nmeros de
documentos. Para alm disto, para cada um dos documentos a
emitir, pode-se definir o nmero de vias (por defeito assume-se as
vias definidas nos parmetros - ver Parmetros Documentos), se
ou no emitido o logotipo da empresa (depende se nos parmetros se
indicou que para considerar o logotipo - ver Parmetros
Empresa), se os ttulos so emitidos com cor ou no, com os artigos
agrupados ou no, com a indicao dos documentos de origem e com
a informao da viatura (no caso de haver linhas referentes a ordens
de reparao).

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Manual do Utilizador

13.6.3.Recebimentos
Esta opo permite realizar a manuteno dos recebimentos e das
regularizaes internas.
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319

Manual do Utilizador

Srie: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo


de 4 caracteres. Este campo inicializado com a srie indicada
nos parmetros ou com a srie associada ao utilizador e a sua
leitura ou no permitida, dependendo da indicao dos
parmetros (ver Parmetros Sries).
N Recebimento: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 6 dgitos. Este campo inicializado, com o nmero
do ltimo recebimento ou regularizao interna + 1 para a
srie e a sua leitura ou no permitida, dependendo da
indicao dos parmetros (ver Parmetros Sries).
Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
inicializado, com a data do sistema.
N Recibo: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 6 dgitos. Este campo inicializado, com o nmero
do ltimo recibo + 1 para a srie e a sua leitura ou no
permitida, dependendo da indicao dos parmetros (ver
Parmetros Sries).
Cliente: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
serve para indicar quem o cliente, que nos est a pagar algo.
Saldo Actual: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com o saldo actual do cliente, indicado no
campo anterior.
320

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Manual do Utilizador

1 Forma Pag.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este


campo representa a forma como o cliente vai pagar (dinheiro,
cheque, transferncia bancria, etc.).
Saldo Aps Receb.: Campo informativo. Este campo
preenchido automaticamente, com o saldo actual do cliente,
menos os documentos lanados na tabela e que vo ser pagos.
Moeda Rec.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com a moeda indicada na
ficha do cliente e corresponde moeda do recebimento.
Tx. Converso: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com a taxa de converso para o uro,
indicada na ficha da moeda do recebimento.
Total do Recebimento: Campo informativo. Este campo
preenchido automaticamente, com o somatrio do total dos
documentos a dbito (facturas, etc.)menos os documentos a
crdito (notas de crdito, etc.), lanados na tabela e que vo ser
pagos. Este campo apresenta o valor na moeda do
recebimento.
Moeda Doc.: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com a moeda indicada na
ficha do cliente e corresponde moeda dos documentos a
pagar.
Tx. Converso: Campo informativo. Este campo preenchido
automaticamente, com a taxa de converso para o Euro,
indicada na ficha da moeda dos documentos.
Total de Documentos: Campo informativo. Este campo
preenchido automaticamente, com o somatrio do total dos
documentos a dbito (facturas, etc.)menos os documentos a
crdito (notas de crdito, etc.), lanados na tabela e que vo ser
pagos. Este campo apresenta o valor na moeda dos
documentos.
Observ.: Campo de preenchimento opcional.
Total de Descontos: Campo informativo. Este campo
preenchido automaticamente, com o somatrio dos descontos
financeiros aplicados aos documentos da tabela.

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321

Manual do Utilizador

Linhas dos Recebimentos

Para esta tabela, so importados os documentos a pagar ou a


regularizar. Depois de importados os documentos, ainda possvel
definir para cada um deles qual o desconto a aplicar, bastando para
isso utilizar a tecla F6 e introduzir o desconto em percentagem ou
valor.
Ecr de Importao dos Documentos

: Boto que permite dividir o documento em vrias parcelas,


para que possa ser pago em mais que uma vez.
: Boto que permite localizar um documento de entre os
apresentados.
: Boto que permite filtrar um documento de entre os
apresentados.

322

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Manual do Utilizador

Emisso dos Recebimentos e das Regularizaes Internas

Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto:


ou que o
utilizador assim o pretenda depois de lanar um recebimento. Esta
emisso pode ser feita para um recebimento apenas, (o que se
encontra seleccionado na tabela ou o que acabamos de lanar), ou
para um conjunto mais ou menos alargado de recebimentos, tendo
em considerao os seguintes filtros: uma srie ou todas e um
intervalo de nmeros de recebimentos. Para alm disto, para cada
um dos recebimentos a emitir, pode-se definir o nmero de vias (por
defeito assume-se as vias definidas nos parmetros - ver Parmetros
Documentos), se ou no emitido o logotipo da empresa (depende
se nos parmetros se indicou que para considerar o logotipo - ver
Parmetros Empresa), se os ttulos so emitidos com cor ou no e
com a informao do saldo actual do cliente.

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323

Manual do Utilizador

13.6.4.Receitas por Ordem de Reparao


Esta opo permite realizar a manuteno das receitas, associadas s
ordens de reparao, nomeadamente no que diz respeito a servios
efectuados e no facturados, o que permite controlar de forma eficaz,
todos os valores entregues pelos clientes.

324

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Manual do Utilizador

Proprietrio: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo


serve para indicar quem que est a entregar o valor da receita.
O. Reparao: Campos de preenchimento obrigatrio. Estes
campos servem para indicar qual a ordem de reparao,
pertencente ao proprietrio, que queremos associar receita.
Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo serve
para indicar a data em que foi entregue a receita.
Valor: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo serve
para indicar qual o valor entregue.
Observaes: Campo de preenchimento opcional.
13.7.Marcaes
Menu onde so disponibilizadas as opes referentes manuteno,
remoo peridica e gerao de ordens de reparao, com base em
marcaes de servios previamente efectuadas.

A imagem apresentada encontra-se na tabela das marcaes e


composta por trs partes distintas, cada uma com a sua funo:
Posicionar-se na marcao anterior.
Posicionar-se na marcao seguinte.
Data para a qual pretendemos ver as marcaes. Por defeito
esta data preenchida com a data do sistema.

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325

Manual do Utilizador

Manuteno das Marcaes

Data: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo


preenchido automaticamente com a data do sistema e serve
para indicar o dia pretendido para a marcao.
Hora: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo serve
para indicar a hora, a que a viatura entregue na oficina.
Matrcula: Campo de preenchimento opcional. Neste campo
indicada a matrcula da viatura, para a qual se est a registar a
marcao.
Marca: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com a marca da viatura para a
matrcula indicada (caso tenha sido introduzida).
Modelo: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente, com o modelo da viatura para a
matrcula indicada, ou na falta desta, com um modelo referente
marca.
Cliente: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo
preenchido automaticamente com o cliente indicado na ficha
da viatura para a matrcula indicada (caso tenha sido
introduzida).
Contacto: Campo de preenchimento opcional. Este campo
preenchido automaticamente, com o contacto indicado na ficha
do cliente.
Texto: Campo de preenchimento obrigatrio e com um
mximo de 40 caracteres. Neste campo introduzido um
326

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

pequeno texto, referente ao servio pretendido para a viatura,


texto este, que automaticamente colocado, no campo da
interveno da ordem de fabrico a que der origem e se der
origem.
Ordem de Reparao: Quadro onde mostrada a identificao da
ordem de fabrico, originada pela marcao.
Mapa das Marcaes

Este mapa pode


Ecr que aparece, sempre que se pressiona o boto:
ser feito para um conjunto mais ou menos alargado de marcaes, tendo
em considerao os seguintes filtros: intervalo de datas, uma matrcula
ou todas, uma marca ou todas, um modelo ou todos e um cliente ou
todos. H ainda a possibilidade de imprimir ou no, o texto descritivo
do servio pretendido para a viatura.

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327

Manual do Utilizador

Remoo Peridica
Esta opo permite realizar a operao de remoo at uma
determinada data, (nunca posterior data de h 30 dias atrs), de todas
as marcaes efectuadas, eliminando desta forma as marcaes dos
perodos atrasados sem qualquer utilidade.

Gerao Automtica de Ordens de Reparao


Esta opo permite criar automaticamente ordens de reparao, com
base nas marcaes previamente lanadas. Para que esta criao seja
328

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

permitida, as marcaes tm de ter correctamente indicadas, a matrcula


da viatura e a identificao do cliente. Por defeito so mostradas as
marcaes para o dia actual (pode ser alterado), bastando de seguida
marcar (F6) ou desmarcar (F7) as marcaes pretendidas ou no.

13.8.Tabelas
Menu onde so disponibilizadas as tabelas base de apoio componente
das oficinas, sendo a sua introduo de primordial importncia, pela
parametrizao que permite em algumas delas, nomeadamente no que
se refere parte das tarefas, rotinas e fichas de manuteno das viaturas
por marca e modelo.

13.8.1. Marcas e Modelos


Tabela onde so introduzidas as diferentes marcas e modelos, que
frequentam a oficina.

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329

Manual do Utilizador

Marca: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo


de 15 caracteres.
Modelo: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 25 caracteres.
13.8.2. Descritivos
Tabela onde so introduzidos os descritivos, para as operaes de
verificao, indicadas na tabela das rotinas (ex.: encher, afinar,
atestar, lubrificar, etc.).

Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio com um


mximo de 20 caracteres.
13.8.3. Garantias
Tabela onde so introduzidos os diferentes tipos de garantias, a aplicar
quer s viaturas no acto da venda, quer para os servios aps venda.

330

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Manual do Utilizador

Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio com um mximo


de 14 dgitos.
Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 25 caracteres.
Tipo: Campo de indicao obrigatria e que serve para indicar
qual vai ser o critrio utilizado, para a validao da garantia
(vitalcia, temporria, kilometragem ou mista).
Limitaes: Quadro onde indicado o limite em termos de
tempo e de kms a aplicar garantia. Os campos existentes
neste quadro, apenas so lidos para as garantias com o tipo
temporrio, kilometragem ou misto.
Tempo: Quadro onde indicado o limite de tempo, para o
terminus da garantia. O limite de tempo indicado pelo
nmero (1 campo) de dias, semanas, meses ou anos (2
campo). Estes campos apenas so lidos, quando o tipo de
garantia temporrio ou misto.
Kilometragem: Quadro onde so lidos os kms para o terminus
da garantia. O campo existente neste quadro, apenas lido
quando o tipo de garantia kilometragem ou mista.
13.8.4. Tipos de Veculos
Tabela onde so introduzidos os diferentes tipos de viaturas (ex.:
ligeiro de passageiros, ligeiro de mercadorias, etc.).

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331

Manual do Utilizador

Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio com um


mximo de 2 dgitos.
Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio com um
mximo de 50 caracteres.
13.8.5.Tarefas de Manuteno
Tabela onde so introduzidas as vrias tarefas necessrias
manuteno das viaturas (ex.: mudar o leo, mudar as velas, mudar
o filtro do ar, etc.).

Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio e com um


mximo de 3 dgitos.
Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio e com um
mximo de 50 caracteres.

332

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Manual do Utilizador

U.T. (Unidade de Tempo): Campo de preenchimento opcional


e com um mximo de 3 dgitos. Este campo serve para indicar,
qual o tempo necessrio para a execuo da tarefa.
Normalmente neste campo (quando a oficina um
concessionrio), introduz-se o tempo indicado pelo temprio
da marca. Este campo mais frente descarregado na
quantidade das linhas dos consumos, quando h tarefas
associadas e executadas.
Descrio da Tarefa Varivel no Registo das O. R.: Este campo
serve para indicar, se no lanamento da tarefa para uma ordem
de reparao, ou no permitido, alterar a descrio da tarefa,
para que a mesma fique personalizada.
Em cada ficha de tarefa, h ainda a possibilidade de indicar, quais as
famlias dos artigos associadas, por forma a limitar a consulta e a busca
dos artigos, nos consumos s famlias indicadas (ex.: para a tarefa da
mudana do leo, indicar as famlias dos artigos dos leos, etc.).

(F5 Adicionar e F7 Apagar)


13.8.6.Rotinas de Manuteno
Tabela onde so introduzidas as rotinas de manuteno, associadas
ou no s marcas e modelos das viaturas com a indicao das tarefas
a executar (essencial para as oficinas, onde a maior parte do trabalho
se refere por exemplo a revises peridicas).

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333

Manual do Utilizador

Cdigo: Campo de preenchimento obrigatrio e com um


mximo de 14 dgitos.
Descrio: Campo de preenchimento obrigatrio e com um
mximo de 30 caracteres.
Kilmetros: Campo de preenchimento opcional e com um
mximo de 14 dgitos. Este campo serve para indicar, que a
rotina deve ser efectuada, quando a viatura atingir os Kms
indicados neste campo.
Marca / Modelo: Campos de preenchimento opcional. Estes
campos servem para indicar, que a rotina apenas faz sentido
para as viaturas desta marca e modelo.
Tempo: Campo de preenchimento opcional. Este campo serve
para indicar o tempo necessrio, execuo da rotina. Este
campo pode ser preenchido pelo utilizador, ou
automaticamente com o somatrio de tempo de execuo de
cada uma das tarefas.
Custo da Rotina: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar o custo da rotina. Este campo pode
ser preenchido pelo utilizador, ou automaticamente com o
somatrio do custo de cada uma das tarefas.
Obs.: Campo de preenchimento opcional.

334

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Manual do Utilizador

: Boto que serve para copiar as tarefas, duma rotina


semelhante a esta, onde as tarefas so mais ou menos
idnticas.
Ficha das Linhas das Rotinas

Tarefa: Campo de preenchimento obrigatrio. Este campo


serve para indicar qual a tarefa a executar na rotina.
Tipo: Campo de indicao obrigatria. Este campo serve para
indicar que tipo de aco, deve ser tomada na execuo da
tarefa.
Verificao: Quadro que apenas lido quando o tipo de
verificao.
Valor Mnimo: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar qual o valor mnimo, abaixo do qual
ir ser feito algo.
Valor Mximo: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar qual o valor mximo, at ao qual ir
ser feito algo.
Aco: Campo de indicao obrigatria. Este campo serve
para indicar qual a aco a tomar, no caso de ser ultrapassado
o valor mnimo e at ao valor mximo. Este campo
preenchido automaticamente, com os valores ta tabela dos
descritivos.
Tempo de Execuo: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar quanto tempo demora a executar a
tarefa.
Custo da Tarefa: Campo de preenchimento opcional. Este
campo serve para indicar o custo da execuo da tarefa.

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335

Manual do Utilizador

Adicionar Valores: Campo que serve para indicar, se o tempo e


o custo da tarefa, so ou no considerados para o tempo e o
custo total da rotina.
13.8.7.Fichas de Manuteno
Tabela onde so alteradas as fichas de manuteno das viaturas,
inseridas automaticamente com base nas marcas e modelos das
rotinas, ou seja, sempre que se lana uma rotina para uma marca e
modelo, esta passa automaticamente a fazer parte da ficha de
manuteno da mesma marca e modelo (ex.: uma viatura faz
revises de 15000 em 15000 kms, logo a ficha de manuteno desta
viatura, contm a rotina dos 15000, 30000, 45000, etc.).

Modelo: Campo informativo que serve para mostrar, qual a


marca e o modelo a que se refere a ficha de manuteno.
: Boto que disponibiliza ao utilizador, a
possibilidade de escolha de uma marca e modelo, da qual
pretende importar as rotinas.
Importar Rotinas de ...: Quadro onde o utilizador pode escolher
uma marca e modelo, da qual pretende importar as rotinas. Os

336

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Manual do Utilizador

campos deste quadro apenas, ficam disponveis, se na ficha


no h rotinas e depois de utilizar o boto do ponto anterior.
Tabela das Rotinas das Fichas de Manuteno

Tabela para onde so lanadas (F5) ou apagadas (F7) as rotinas


associadas ficha de manuteno da marca e do modelo.

13.9.Mapas Diversos
Menu onde so disponibilizados um vasto conjunto de mapas de
anlise e apoio gesto, essenciais para um rigoroso e efectivo controlo
de toda a componente da oficina, de entre os quais destacamos:
cadastro das viaturas, comparativo entre custo, gasto e facturado,
controle das ordens de reparao, estatsticas de interveno por marca
/ modelo em quantidade e valor, convocatrias para inspeces
peridicas, etc..

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337

Manual do Utilizador

13.9.1.Cadastro
Mapa que mostra todo o historial da viatura na oficina, com ou sem
os consumos, mesmo quando h troca de proprietrio.
Ecr de Seleco

Mapa do Cadastro

338

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Manual do Utilizador

13.9.2.Comprovativo
Opo que emite um documento, que comprova a ida da viatura
oficina na data indicada. Esta emisso essencial, para efeitos de
garantia e/ou quando no h facturao referente ao servio
efectuado.
Ecr de Seleco

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339

Manual do Utilizador

Documento Comprovativo do Servio

13.9.3.Convocatria para Inspeco


Opo que emite para um determinado ms, para as viaturas que
fazem X anos (introduzido pelo utilizador), no ano Y (introduzido
pelo utilizador) um mapa ou uma carta a convocar os proprietrios,
340

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Manual do Utilizador

para que se desloquem oficina, para que esta possa verificar, se a


viatura se encontra ou no, em condies de efectuar a inspeco.
Ecr de Seleco

Mapa da Convocatria

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341

Manual do Utilizador

Carta da Convocatria

13.9.4.Estatsticas
Menu onde so disponibilizados os mapas das estatsticas e rankings
de interveno, por marca / modelo em quantidade e valor.

342

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Manual do Utilizador

Marca
Esta opo emite uma anlise estatstica das intervenes efectuadas,
(para um intervalo de marcas, um ano e com a possibilidade de
considerar os valores com ou sem iva) num quadro
(comparativamente ao ano anterior) em quantidade e valor e em
grfico (escolhido pelo utilizador).
Ecr de Seleco

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343

Manual do Utilizador

Mapa das Estatsticas por Marca

Marca e Modelo
Esta opo emite uma anlise estatstica das intervenes efectuadas,
(para um intervalo de marcas / modelos, um ano e com a
possibilidade de considerar os valores com ou sem iva) num quadro
(comparativamente ao ano anterior) em quantidade e valor e em
grfico (escolhido pelo utilizador).

344

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Manual do Utilizador

Ecr de Seleco

Mapa das Estatsticas por Marca e Modelo

F3M - Information Systems, S.A.

345

Manual do Utilizador

Ranking por Marca / Modelo


Esta opo emite um mapa de ranking por marca e modelo das
viaturas, para um intervalo de datas, com ou sem iva e com a
possibilidade de construir o ranking com base no nmero, no valor
total ou no valor mdio das intervenes efectuadas.
Ecr de Seleco

346

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Manual do Utilizador

Mapa das Estatsticas por Marca e Modelo

13.9.5.Mapas das Ordens de Reparao


Menu onde so disponibilizados os mapas, relacionados com o
controlo das ordens de reparao, nomeadamente no que se refere
aos consumos, documentos, tarefas, rotinas, facturao, servio
externo, etc..

13.9.5.1.Consumos
Esta opo emite em mapa normal ou em formato carta, os
consumos lanados nas ordens de reparao, o que permite saber,
por exemplo, introduzindo o filtro da matrcula quais os

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347

Manual do Utilizador

consumos para uma viatura, ou saber do que foi consumido o


que falta facturar, etc..
Ecr de Seleco

Mapa dos Consumos das Ordens de Reparao

348

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Manual do Utilizador

13.9.5.2.Documentos
Esta opo emite em mapa normal ou em formato carta, uma
anlise por ordem de reparao, apresentado para cada uma, os
respectivos documentos associados, como por exemplo, os
oramentos, as facturas, etc.
Ecr de Seleco

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349

Manual do Utilizador

Mapa dos Documentos das Ordens de Reparao

13.9.5.3.Global
Esta opo emite em mapa normal ou em formato carta, uma
anlise global por ordem de reparao, onde apresentada a
informao referente s rotinas, tarefas, consumos e documentos
financeiros associados.

350

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Manual do Utilizador

Ecr de Seleco

Mapa da Anlise Global das Ordens de Reparao

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351

Manual do Utilizador

13.9.5.4. Rotinas
Esta opo emite em mapa normal ou em formato carta, uma
anlise por ordem de reparao, das rotinas associadas.
Ecr de Seleco

352

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Manual do Utilizador

Mapa das Rotinas das Ordens de Reparao

13.9.5.5.Tarefas
Esta opo emite em mapa normal ou em formato carta, uma
anlise por ordem de reparao, das tarefas associadas.

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353

Manual do Utilizador

Ecr de Seleco

Mapa das Tarefas das Ordens de Reparao

354

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Manual do Utilizador

13.9.5.6.Consumos por Famlia e Sub-famlia


Esta opo emite uma anlise, em quantidade e valor, do que foi
consumido nas ordens de reparao, por famlia e sub-famlia.
Ecr de Seleco

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355

Manual do Utilizador

Mapa dos Consumos por Famlia e Sub-famlia

13.9.5.7.Anlise Financeira
Esta opo emite uma anlise em valor por ordem de reparao,
onde so apresentados os valores dos custos, dos gastos
(consumos)e do que foi facturado, e do que foi gasto, a
distribuio do valor e da percentagem em peas e acessrios,
mo de obra e de servio externo.

356

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Manual do Utilizador

Ecr de Seleco

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357

Manual do Utilizador

Mapa da Anlise Financeira das Ordens de Reparao

13.9.5.8.Comparativo O. R. e Oramentado
Esta opo mostra um mapa, que faz uma anlise por ordem de
reparao, onde para cada artigo mostrada a quantidade e o
valor oramentado, em comparao com a quantidade e o valor
gasto (consumos) e a diferena em termos percentuais.

358

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Manual do Utilizador

Ecr de Seleco

Mapa da Anlise Comparativa O. R. e Oramentado

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359

Manual do Utilizador

13.9.5.9.Servio Externo
Esta opo mostra um mapa, onde so apresentadas as ordens de
reparao com servio externo.
Ecr de Seleco

360

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Manual do Utilizador

Mapa do Servio Externo

13.9.6.Mapas das Viaturas


Menu onde so disponibilizados os mapas de anlise das viaturas.

13.9.6.1.Anlise Financeira por Artigo


Esta opo mostra um mapa de anlise dos consumos, onde para
cada artigo apresentada a quantidade gasta (consumos), o valor
do custo para a oficina, o valor do gasto do ponto de vista do
cliente e a percentagem entre o valor do custo e o gasto.

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361

Manual do Utilizador

Ecr de Seleco

Mapa da Anlise Financeira Por Artigo

362

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Manual do Utilizador

13.9.6.2.Parametrizvel
Esta opo mostra um mapa, com a mais diversa informao
existente na ficha das viaturas, dependendo a informao
apresentada da escolha do utilizador.
Ecr de Seleco

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363

Manual do Utilizador

Emisso para o Ecr do Mapa Parametrizvel

NOTA IMPORTANTE
Na manuteno dos artigos, no caso do
de artigo disponvel (artigo e mo de obra).

364

indicar os tipos

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

14.Utilitrios
O menu de utilitrios engloba diversas funcionalidades, sendo uma das
opes configurar o programa, utilizando a opo Parmetros. Por outro
lado, poder utilizar a opo Base de Dados para Compactao da Base de
Dados e criao de cpias de segurana, ou imprimir Etiquetas, Recalcular
Estatsticas ou mesmo executar Testes de Consistncia, Desbloquear a Base
de Dados na Gerao de Facturas.

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365

Manual do Utilizador

14.1.Parmetros

Nesta opo, o utilizador pode realizar a configurao do programa a


vrios nveis: Empresa, Clientes, Artigos, Aces; Sries, Documento,
Layout, Listagem, Logotipo, Ficheiro de Artigos e Parmetros Gerais.
Os parmetros configurveis nas diversas opes so explicados de
seguida:
Empresa

Esta opo permite ao utilizador, inserir os dados gerais da empresa,


tais como: Nome da Empresa, Denominao Fiscal, Dados Fiscais,
366

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Morada e N. Contribuinte. Existe ainda um campo servios, que


permite s empresas de servios terem um layout diferente dos
demais.
Clientes

Esta opo permite configurar as aces dos Clientes, nomeadamente


a nvel de avisos. Os 3 tipos de avisos existentes nesta opo so:
Plafond, Dias de Atraso e Data da Avena. Assim, em relao ao
Plafond, o utilizador pode ignorar, avisar ou bloquear esta aco.
Para tal, quando na ficha do cliente, o campo Plafond for ultrapassado
nos documentos financeiros, o programa avisa, bloqueia ou ignora o
utilizador dessa situao. Em relao aos Dias de Atraso, as aces a
configurar, so as mesmas, s que esta aco actua quando a data de
vencimento de um documento financeiro ultrapassada. A outra
aco a ser configurada, a da Data da Avena. Assim, quando a data
de avena um dia no til, a aco a tomar nesta situao, pode ser
atrasa, ou mantm.
Nesta opo o utilizador pode ainda indicar se pretende que as letras
de clientes entrem no mapa de saldos. Bem como qual o critrio de
procura a implementar na lista de clientes.
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367

Manual do Utilizador

Artigos

Nesta opo, o utilizador pode configurar aplicao a nvel dos artigos.


Assim, o clculo do preo de venda pode ser feito manual ou
automtico. Se for automtico, o clculo pode ser feito tendo em conta
a subida do UPC e/ou descida do UPC. O clculo do Preo de venda
C/IVA pode ser feito automaticamente ou manualmente. Se for
calculado automaticamente, os campos PV1 (C/Iva), PV2 (C/Iva), PV3
(C/Iva), PV4 (C/Iva) na ficha do artigo so preenchidos
automaticamente, tendo em conta qual a taxa de IVA utilizada para
esse artigo (ver Ficha do Artigo pg. 3manartigos).
Outras configuraes disponveis nesta opo so: o clculo do cdigo
de barras e o mtodo de custear as vendas. O clculo do cdigo de
barras pode ser feito manualmente ou automaticamente. Se escolher a
opo automtico, ser-lhe- sugerido o cdigo do pas (neste caso 560)
para a constituio do cdigo de barras, podendo alter-lo. Os
restantes campos, entidade e a partir do nmero, fazem parte do
cdigo de barras. O mtodo de custear as vendas, pode ser atravs do
UPC ou do Custo Mdio.

368

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Cabe ainda ao utilizador configurar se a pesquisa de artigos ser


realizada por cdigo ou descrio. Bem como indicar qual o preo a
utilizar sempre que forem realizadas transferncias ente armazns.
O utilizador ter ainda de configurar se os descontos afectaro o preo
de venda (reduzindo-o) e se o programa permite vendas com valor
inferior ao preo mnimo; se a imagem dos artigos deve estar visvel e
se a percentagem da famlia deve ou no actualizar os preos de venda
do artigo.
Aces

Nesta opo, o utilizador pode configurar aplicao a nvel de stocks.


Nomeadamente quando o stock baixo do stock mnimo e quando o
stock excede o stock mximo. O programa pode ignorar ou avisar.
Estas aces so mostradas ao utilizador em modo de mensagem. A
ltima aco quando existe ruptura de stock. Assim, quando existe
ruptura de stock, aplicao pode ignorar, avisar ou bloquear.

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369

Manual do Utilizador

Sries

Permite ao utilizador configurar as sries do documento, das


CCClientes e das CCFornecedores. Por defeito, o programa preenche
estes campos com o ano actual, podendo o utilizador alter-la. Campo
com um mximo de 4 caracteres. O utilizador pode ainda configurar se
o utilizador pode alterar no momento de registo do documento a
respectiva srie (
).
Documento

370

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Nesta opo, o utilizador pode configurar os documentos. Assim, pode


escolher se pretende trabalhar com Factura + Recibo, isto , emite a
factura e quando o cliente pagar, emite o recibo, ou com
Factura/Recibo, isto , o mesmo documento factura e na parte
inferior do documento recibo. Por defeito, aplicao vai com a opo
Factura + Recibo activada.
Outra configurao possvel o preenchimento por defeito dos locais
de Carga e Descarga. Nestes campos, o utilizador introduz os textos
necessrios que aparecero nos documentos.
tambm nesta opo que o utilizador indica que ir utilizar dedues
nos documentos e qual a designao que lhe pretende atribuir.
Nesta opo, o utilizador pode configurar todos os documentos,
bastando para isso, configurar as margens: direita, esquerda, superior e
inferior, o nmero de vias, qual o testo de rodap, o formato da folha e
em alguns casos a descrio varivel associada.
Caso o utilizador use tickets, ser tambm nesta opo que deve fazer a
configurao dos mesmos: ou seja, qual a impressora a usar e as
margens do ticket.
O utilizador poder ainda indicar se a gaveta abre ou no e se sempre
que existirem documentos a emitir associados a oramentos o
utilizador dever ser avisado.

F3M - Information Systems, S.A.

371

Manual do Utilizador

Layout

Nesta opo, o utilizador pode escolher qual o tipo de layout para os


documentos. A escolha desse layout pode variar entre:
Incluir unidade do artigo, isto , o cdigo da unidade pode
aparecer linha a linha nos documentos.
Incluir desconto, isto , nos documentos linha a linha
aparecer os descontos na linha.
Incluir Linhas verticais, isto , o mesmo layout mas com
linhas.
Imagem de rodap, isto , no final dos documentos aparecer
uma imagem.
Incluir Total de Quantidades, isto , no final das linhas,
aparecer um campo totalizador de quantidades.
Incluir Contravalor em Pte, isto , no final das linhas,
aparecer um campo totalizador de em PTE.
Incluir Descrio do Posto, isto , no documento surgir a
indicao do posto onde o documento foi registado.
A opo tipo de listagem e tamanho do logotipo, actuam
conjuntamente, na medida em que, quando a opo incluir nome da
empresa estiver inactiva, as opes tamanho do logotipo (pequeno,
mdio e grande) aparecem inactivas. Estas duas opes (Tipo de
372

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

Listagem e Tamanho do Logotipo), permitem ao utilizador inserir no


layout dos documentos, o seu prprio logotipo bem como os dados da
empresa. Caso esta opo esteja activa, no layout dos documentos
aparecer os dados introduzidos na opo Configura Dados da
Empresa)
Listagem

Permite configurar os textos para o cabealho e para o rodap. Estes


textos aparecero em todas as listagens.
Logotipo

F3M - Information Systems, S.A.

373

Manual do Utilizador

Nesta opo, o utilizador dispe de um conjunto de Logotipos


disponveis para a suo programa.
Ficheiro de Artigos

Nesta opo o utilizador indica o caminho do ficheiro onde os dados


de importao esto armazenados.
Parmetros Gerais

Esta opo permite ao utilizador indicar se o duplo clique (


) do rato
( ) corresponde ao alterar ou ao consultar. E se a gerao automtica de
encomendas a fornecedores feita automaticamente (
).

374

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

14.2.Base de Dados

14.2.1.Criar Cpia de Segurana

Toda a informao registada no


guardada num ficheiro
(*.bak)a que se d o nome de base de dados, entende-se *como
sendo o cdigo da empresa criada na WGCOAdmi Para que, em
caso de destruio desse ficheiro, no seja perdida toda a
informao registada, devem ser feitas, regularmente, cpias de
segurana da base de dados.
A criao da cpia de segurana pode ser feita atravs do prprio
. Para executar a tarefa, seleccione no menu "Utilitrios" a
opo "Base de Dados" e depois a opo "Criar Cpia de
Segurana".
Surgindo uma Mensagem a dizer: A empresa ser temporariamente
fechada, deseja continuar? . Se responder afirmativamente, surge uma
janela que lhe permite escolher o nome e a localizao da cpia de
segurana. Por defeito o nome do ficheiro ZIP criado ser WG e a
data do sistema, podendo ser alterado. O local onde ir ser
guardado o ficheiro, pode ser onde o utilizador achar mais
conveniente. Nestes casos, ns recomendamos que o utilizador crie
uma pasta Copias onde o programa se encontra instalada e
guarde nessa pasta, as cpias de segurana. Depois de criada a cpia
ser mostrada uma mensagem indicando o sucesso ou insucesso da
operao, reabrindo novamente o programa. Periodicamente, o
F3M - Information Systems, S.A.

375

Manual do Utilizador

utilizador deve fazer cpias para dispositivos externos ao disco,


como cd, dvd ou mesmo pens; este procedimento ser til em caso
de discos danificados.
14.2.2.Agendar Cpia de Segurana

Esta opo permite ao utilizador agendar cpias de segurana, de


forma a reduzir o factor humano na responsabilidade de criar cpias
dos dados. Assim, o utilizador ter de indicar o local para onde as
mesmas sero feitas bem como o ficheiro a gravar. As cpias
podero ser dirias (necessrio indicar a que horas ser realizada),
semanais (necessrio indicar qual o dia da semana e a que horas ser
realizada) ou mensais (necessrio indicar qual o dia do ms e a que
horas ser realizada).

14.3.Etiquetas
Este utilitrio, permite ao utilizador emitir etiquetas para: Clientes,
Fornecedores, Entidades, Repetio de Etiquetas, Artigos / Cdigo de
Barras.

376

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14.3.1.Etiquetas de Clientes

Nesta opo, o utilizador pode tirar etiquetas de todos os clientes ou


entre clientes ou ainda de uma coleco previamente inserida (ver
Coleces). Permite ainda filtrar os clientes por vendedor, por
segmento de mercado e seleccionar todos os clientes, ou com saldo
devedor, com letras, com pr-datados, com incidentes ou com
contenciosos.
Permite ainda seleccionar se os clientes so s os activos e se o pas
Portugal.
Os tipos de etiquetas que podem ser usadas nesta opo so as
seguintes:
Papel: ContnuoPapel: folhas A4;
Etiquetas por folha: 8 x 2Etiquetas por folha: 8 x 2 com
margem superior;
Medidas das etiquetas: 102 x 36 mmMedidas das etiquetas:
105 x 35 mm.

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377

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14.3.2.Etiquetas de Fornecedores

O item Etiquetas de Fornecedores muito semelhante ao item de


Clientes (ver Etiquetas de Clientes).
14.3.3.Etiquetas de Entidades

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Nesta opo, o utilizador emitir etiquetas para todas as entidades ou


entre entidades anteriormente inseridas (ver Entidades) ou ainda de
uma coleco previamente registada (ver Coleces).
14.3.4.Repetio de Etiquetas

Nesta opo, o utilizador pode imprimir etiquetas repetidas de


clientes, fornecedores, entidades ou textos. Nesta ltima opo, o
utilizador pode introduzir livremente texto ou seleccionar o boto
empresa, que importar a morada da empresa, anteriormente
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379

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registada nos parmetros da empresa (ver Parmetros Configura


dados da empresa), podendo o utilizador alter-la.
O utilizador pode seleccionar um qualquer nmero de etiquetas.

14.3.5.Etiquetas de Artigos com Cdigo de Barras


Nesta opo, o utilizador pode imprimir etiquetas de artigos com
cdigo de barras com uma variedade de opes. Permite listar por
artigo ou de todos e ainda atravs de uma coleco previamente
registada (ver Coleco).
As etiquetas podem ainda ser emitidas por existncias; por
movimento de stock, por documento de venda ou por documento de
compra, sendo o utilizador a seleccionar o respectivo documento e se
o nmero de etiquetas corresponde s linhas do mesmo ou se o
nmero a emitir distinto.

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A emisso das etiquetas de artigos pode ser realizada para uma


diversidade de tamanhos de etiqueta, cabendo ao utilizador
seleccionar a mais adequada funo pretendida. Algumas das
possibilidades:

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14.4. Eliminar Condies


Esta funcionalidade permite ao utilizador limpar as condies que
resultam dos vrios filtros aplicados no programa. Por exemplo:
fornecedor igual a 3 em documentos financeiros .

14.5. Recalculo de Estatsticas


Este utilitrio permite recalcular as estatsticas mensais, de compras e
vendas, no perodo indicado. O perodo sugerido pode ser alterado
pelo utilizador.

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14.6.Testes de Consistncia
Este utilitrio permite realizar testes de consistncia aos Artigos, aos
Clientes e aos Fornecedores, comparando os valores dos saldos, das
contas-correntes e dos documentos.
Caso sejam encontradas diferenas, ser-lhe- mostrada uma janela com
o tipo (Artigo, Cliente ou Fornecedor), o cdigo e os valores dos saldos,
das contas-correntes e dos documentos, que poder imprimir se assim
o desejar.

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383

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14.7.Desbloquear BD na Gerao de Facturas


Este utilitrio permite desbloquear a base de dados na gerao de
facturas. O bloqueio da base de dados na gerao de facturas, pode
acontecer quando o programa executa uma operao ilegal, por
exemplo durante uma falha de energia, entre outras coisas.
Para tal, este utilitrio permite ao utilizador, onde foi feito o bloqueio,
desbloquear a base de dados para a gerao de facturas.

14.8.Emisso de Cheques

Este utilitrio permite realizar a emisso de cheques avulso para clientes


/ fornecedores ou outras entidades.
A emisso ser feita da seguinte forma: indicar qual o destinatrio do
cheque; nomeadamente o tipo de entidade (cliente, fornecedor ou
entidade) e respectivo cdigo. Qual a moeda, valor, data e local de
emisso do cheque. Mediante a introduo do valor, o programa
apresenta o extenso do mesmo. O utilizador poder ainda listar um

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cheque teste (
). Cabe ainda ao utilizador indicar na folha de
cheques qual a posio do mesmo (1/2/3).

14.9.Stock Comparativo

Esta opo permite ao utilizador verificar e corrigir os diversos stocks


registados no programa. Para tal o utilizador poder restringir a sua
verificao a certas famlias, sub-famlias ou armazns. Aps esta
primeira seleco, ao clicar no boto Calcular , ser preenchida a parte
inferior da grelha com o artigo, descrio, qtd calculada e qtd a corrigir.
Podendo o utilizador limpar a grelha (boto Anular stock ) ou alterar
nas linhas a quantidade a corrigir. As quantidades so calculadas
baseadas nas entradas e sadas de stock em comparao com o stock
actual. Aps o preenchimento da grelha o utilizador poder originar
um movimento directo de stock (de entrada ou de sada) de forma a
acertar o stock.

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385

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14.10.Reclculos

A opo de realizao de reclculos permite ao utilizador recalcular os


valores de:
Conta corrente de artigos;
Pendentes de clientes / fornecedores;
Valores de vendas / compras;
Saldos de letras de clientes / fornecedores;
Movimentos Bancrios;
Preos de conta corrente de artigos;
Saldos de pr-datados de clientes / fornecedores;
Estados de encomendas de clientes.
Para tal, ter de responder afirmativamente questo sobre se pretende
realizar o recalculo de e aguardar que tal operao seja efectuada.

14.11.Actualizaes
14.11.1. Alterao de Cdigos de Artigos
Este utilitrio permite ao utilizador alterar cdigos de artigos. Para
realizar tal operao o utilizador dever seleccionar o artigo origem e
indicar qual o novo cdigo a ser adoptado pelo mesmo artigo.

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14.11.2.Histrico
Associada ao programa existe um registo global de todas as
operaes realizadas sobre a base de dados, nomeadamente as
criaes, alteraes e eliminaes de registos (clientes / fornecedores
/ documentos / artigos).
O histrico pode ser consultado atravs da seleco do tipo de
informao a analisar:

Artigos / Clientes / Fornecedores / Preos Especiais / Documentos.


Para consultar o histrico o utilizador deve indicar o filtro mais
detalhado possvel de forma a reduzir ao menor nmero os registos a
consultar. Assim, poder inserir no cabealho do histrico filtros
variados, consoante o tipo de histrico, como exemplos: srie; cdigo
de artigo; fornecedor; famlia; cliente; datas; ns de documentos e
outros. Associado a cada registo surgem os filtros de registo: o
utilizador responsvel; o tipo de operao (adicionar; alterar;
eliminar); a data de operao e o posto.

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Aps clicar com o rato ( ), no boto aplicar filtros ( ), iro surgir


na grelha inferior os registos que respeitam os filtros introduzidos.
Em cada registo o utilizador poder consultar mais detalhes se clicar
com o ( ) no boto mais ( ).
Exemplo de histricos:

14.12.Actualizao Automtica de Preos


Este utilitrio permite ao utilizador actualizar os vrios preos dos
artigos (PV1 / PV2 / PV3 / PV4 / PV1 CIVA / PV2 CIVA / PV3 CIVA /
PV4 CIVA).
Para realizar a actualizao de valores, o utilizador ter de seleccionar
quais os artigos a actualizar (podendo estabelecer filtros por famlia;

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sub-famlia; grupo e/ou artigos de cdigo a cdigo ou em filtro de


cdigo).
Aps assinalar os artigos a actualizar, o utilizador deve indicar o tipo
de alterao a ser efectuada. Assim, necessrio seleccionar qual o
preo a modificar (
); qual a percentagem a aplicar; em que
sentido (aumento / descida de preo) e qual a base de preo para
clculo.

No exemplo: o Pv1 vai aumentar 5% em relao ao Pv2 actual.

14.13.Sistemas de Alertas
O mdulo do sistema de alertas permite aos utilizadores do
evitar esquecimentos, agendando actividades e enviando/recebendo
mensagens entre utilizadores. Este mdulo constitudo pelas
seguintes opes:

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Gestor de Alertas
Quando existe um alerta novo, alerta esse associado a um utilizador
que se encontre a trabalhar, no posto respectivo surgir um aviso:

Permitindo ao utilizador aceder ao gestor de alertas diretamente para


consultar o referido alerta ou outros.

Emissor de Alertas Instantneos


O emissor de alertas instantneos permite ao utilizador o envio de
mensagens imediatas para o gestor de alertas de outro utilizador. Para o
fazer necessrio indicar qual o texto do alerta, o tipo de alerta
(informao / crtico / indiferente) e qual o utilizador a que se destina.

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Agenda de Alertas

A agenda de alertas permite ao utilizador definir alertas vrios. Os


alertas podem ser de dois tipos:
Condicionais baseados em campos das tabelas das bases de
dados;
Incondicionais lanados com base em datas e sem recorrer a
informao armazenada no
.
Para definir um alerta o utilizador ter apenas que ir indicando os
elementos, seguindo as instrues do programa.
Entre ambos os tipos de alertas existem quadros de preenchimento
comum:

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Nome do alerta

Base do alerta

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Tipo do alerta

Destinatrios do alerta

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Validade do alerta

Texto de Aviso caso falhe o alerta

Quando o alerta condicional o utilizador tem ainda de preencher o


seguinte quadro:

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Texto

Quando o alerta incondicional o utilizador tem ainda de preencher os


seguintes quadros, baseados nas tabelas pretendidas:
Condio do alerta

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Texto a emitir pelo alerta

14.14.Tickets
Sempre que a empresa pretenda realizar a emisso de tickets (tales)
necessrio configurar uma impressora especfica para o efeito e que
ser utilizada sempre que a emisso se realizada para ticket. O
utilizador para efectuar a configurao duma impressora deste tipo ter
de indicar uma descrio para a mesma; associar a porta qual a
impressora se encontra conectada e caso a mesma realize o corte de
papel, indicar a sequncia para efectuar tal operao.

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14.15.Gavetas
, nomeadamente para registo
possvel associar ao programa
de pagamentos / recebimentos uma gaveta. Para posterior utilizao,
ser necessrio que o utilizador realize a configurao da mesma, isto ,
indicar a porta qual a gaveta foi conectada; qual a sequncia de
abertura e qual a definio da porta.

14.16.Abrir Gaveta
No menu de utilitrios existe ainda a opo abrir gaveta que ir
despoletar a aco registada no item anterior, enviando para a
respectiva porta o sinal pr configurado.

14.17.Envio de SMS
fcil associar ao programa
conceitos e tecnologias actuais e
inovadoras, assim, no de estranhar que dentro do
o
utilizador possa encontrar um mdulo dedicado exclusivamente ao
envio de SMS para terceiros. O SMS tornou-se numa ferramenta de uso
dirio no que concerne comunicao entre entidades.
Para usar o SMS o utilizador deve configurar o centro de mensagens,
ligando o cabo e clicando em ligar.
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Manual do Utilizador

Quando o semforo de envio de s.m.s. estiver a verde, ento o


utilizador poder atravs da tecla F2 introduzir quantos s.m.s.
pretende para clientes / fornecedores ou livres, necessitando apenas de
indicar um nmero de telemvel vlido e o texto da mensagem
propriamente dito.

Aps a introduo de todas as s.m.s. pretendidas, o utilizador


selecciona as s.m.s. a enviar, marcando ou desmarcando com o auxlio
do rato

ou do boto

fazendo depois

14.18.Importao / Exportao de Dados


14.18.1.Exportao de Artigos
Esta funcionalidade permite ao utilizador exportar as diversas fichas
de artigos para um ficheiro compactado que poder ser importado
posteriormente noutras aplicaes. O filtro dos artigos a exportar
pode ser estabelecido mediante famlia / sub-famlia / grupo e/ou
cdigos de artigos (quer intervalo quer por filtro de cdigo).
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Aps realizar a exportao, o utilizador ser informado sobre o


sucesso da mesma. O pacote ser guardado na pasta do programa:
\\...\wingco\packs\pacart\gcoart.zip

14.18.2.Importao de Artigos
Mediante
a
existncia
de
pacotes
em
\\...\wingco\packs\pacart\gcoart.zip, o programa permite realizar a
importao dos mesmos. Para tal, cabe ao utilizador indicar quais os
campos a serem importados e quais os campos que sero afectados
durante a importao dos artigos.

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Manual do Utilizador

Aps a importao dos vrios pacotes, a cada um ser atribudo um


estado que indicar ao utilizador como correu a operao.

15.Integridade
Esta mensagem aparece quando existem registos noutros locais que
necessitam desta informao. Para tal, ter que apagar os registos onde esta
informao est referenciada.
Exemplo: No se pode apagar um Cliente, quando este tem Documentos.
Dever primeiro remover o Documento e s depois o Cliente.
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Manual do Utilizador

16.Janelas

Este menu mostra uma lista das janelas que esto abertas no programa
num determinado momento, permitindo aceder ou tornar activa a janela
que o utilizador seleccionar da lista.
Alm disso, tem tambm opes de reorganizao das janelas visveis:
Alinhamento Vertical - Organiza as janelas verticalmente.

Alinhamento Horizontal - Organiza as janelas horizontalmente.

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Manual do Utilizador

Cascata - Organiza as janelas em cascata.

17.Ajuda
A Ajuda disponibilizada pelo
Gesto Comercial para Oficinas
segue as regras de manuseamento das Ajudas das aplicaes para
Windows mais conhecidas. Aconselha-se a sua utilizao sistemtica para o
esclarecimento de dvidas que venham a surgir durante o manuseamento
do programa.
O acesso aos textos de Ajuda pode ser efectuado de dois modos distintos
dependendo das necessidades do utilizador.
O utilizador quer procurar um determinado assunto mas no conhece o
local da Ajuda onde procurar.
O utilizador est posicionado em determinada janela e precisa de Ajuda
relacionada com a janela em causa.
No primeiro caso o utilizador pode-se dirigir pgina principal da Ajuda e
da partir para a procura do assunto, atravs por exemplo do boto de
Localizar/Search. Escolha neste caso a opo ndice no menu Ajuda, ou
pressione no boto de Ajuda.

402

F3M - Information Systems, S.A.

Manual do Utilizador

No segundo caso, o utilizador pressionando na tecla F1 ou no boto


AJUDA da janela acede directamente pgina de Ajuda relativa janela
em que est posicionado.

17.1. Como utilizar a Ajuda


A forma de utilizar a Ajuda, est descrita na Ajuda prpria Ajuda.
Atravs da opo Como usar Ajuda. No menu Ajuda, acede ao texto do
prprio Windows, em Portugus ou em Ingls, dependendo da verso
do seu Windows.
Sobre os recursos do sistema e do
Oficinas.

Gesto Comercial para

Os recursos disponveis em determinado momento no sistema podem


ser consultados na opo Acerca de... existente no menu Ajuda.
Tambm a verso do programa pode a ser consultada embora a mesma

esteja sempre disponvel no ttulo da janela principal do


Gesto Comercial para Oficinas.

F3M - Information Systems, S.A.

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Manual do Utilizador

404

F3M - Engenharia de Sistemas e Informtica