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Curso:
Auditor Ambiental EV 3060
Mdulo:
Tcnicas para Auditar
Tutor:
Mgter Leandro Torres
2003
Mgter. Leandro Torres
AUTOR
Nombre y Apellido
Ttulo de Grado
Ttulo de MBA
MAGISTER EN DIRECCIN DE
EMPRESAS - ICDA-UCC
Titulo de Espec.
Cursos de Perfec.
ACTIVIDAD LABORAL
COORDINADOR GENERAL de Educacin Virtual en la Universidad Tecnolgica
Nacional, Facultad Regional Crdoba.
Profesor de: Probabilidad y Estadstica, Universidad Tecnolgica Nacional
Profesor de: Logstica de Mantenimiento. Facultad de Educacin a Distancia.
Instituto Universitario Aeronutico IUA.
Profesor de: Mantenimiento Industrial, Probabilidad y Estadstica, Instituto de
Formacin Superior RENAULT
Profesor de: Administracin de la Produccin I y II, Universidad Catlica de
Crdoba.
Consultor en las reas de: Calidad y Mantenimiento Industrial.
Ex Jefe del rea de Infraestructura y Mantenimiento de COOPERATIVA
HORIZONTE.
Ex. Sub. Jefatura de Planta de KURSAAL SA.
AUTOR DE LAS SIGUIENTES OBRAS
v Cibermarketing para Instituciones Educativas
v Logstica de Mantenimiento
v Gestin de Mantenimiento
v Ciencias Aplicadas II (como coautor)
Estimado lector:
En ste material didctico primero haremos un repaso de la norma en lo
referente a las auditorias para luego abordar las tcnicas para realizar una
auditoria ambiental, comprender su importancia, ya que la correcta aplicacin
de tcnicas nos conducir a un resultado eficaz.
He puesto un nfasis especial en: ejemplos, grficos, imgenes y diagramas
con la finalidad de facilitarle el aprendizaje, no obstante usted deber poner de
su parte el compromiso de dedicarle el tiempo y esfuerzo adecuado para llegar
a buen puerto.
Contenido
Objetivos generales ........................................................................................................................7
Orientacin Del Aprendizaje ..........................................................................................................8
PROGRAMA DE LA ASIGNATURA ...........................................................................................9
Introduccin a las ISO 14000 ......................................................................................................10
1
Introduccin...................................................................................................................... 29
Preguntas abiertas ........................................................................................................... 31
Preguntas Cerradas y Directas ....................................................................................... 32
Preguntas de Esclarecimiento o Reflexivas.................................................................... 33
Otros Tipos de Preguntas................................................................................................ 34
Resumen.......................................................................................................................... 35
Bibliografa ......................................................................................................................................49
CARTA DE PRESENTACIN
Actualmente en el contexto general una organizacin debe adecuarse a las
nuevas exigencias, donde se imponen sistemas de gestin, los que para
mantenerse con el transcurso del tiempo, necesita ser auditado.
El desarrollo del cuarto mdulo del curso Auditor Ambiental, corresponde al
tema: las tcnicas para auditar.
Los temas que trataremos son: en primer lugar un repaso de las normas ISO
14000 para luego tratar las tcnicas que permiten realizar preguntas en
auditorias, donde veremos preguntas
abiertas y cerradas, aspectos
psicolgicos explicando los seis principios del oyente activo, aspectos
estadsticos de la auditoria estudiando las tcnicas de muestreo, y finalmente
comentaremos los problemas ms frecuentes en auditoria
Objetivos generales
Los objetivos que queremos que usted alcance al finalizar esta unidad son:
PROGRAMA DE LA ASIGNATURA
INTRODUCCIN
AUDITORIAS AMBIENTAL
o Declogo para auditoria ambiental
TCNICAS DE ENTREVISTA
o Preguntas abiertas
o Preguntas Cerradas y Directas
o Preguntas de Esclarecimiento o Reflexivas
o Otros tipos de Preguntas
ASPECTOS PSICOLGICOS
o Oyente activo
o Los seis principios del oyente activo
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Sistema de
administracin
Aspectos
ambientales en las
Auditoria
ambiental
Clasificacin
ambiental
Evaluacin de
desempeo
Evaluacin del
ciclo
Evaluacin del
producto
Evaluacin de la
organizacin
ISO 14000
Normas de administracin
11
Evaluacin de la organizacin
El documento ISO 14001 llamado Sistemas de Administracin Ambiental
Especificacin con Gua para sus USO, es el de mayores consecuencias en
la serie ISO 14000. Esta norma establece los elementos del sistema de
administracin ambiental (EMS) que se exige que las organizaciones cumplan
para lograr su registro o certificacin despus de pasar una auditoria de un
tercero independiente debidamente registrado.
Evaluacin
de
desempeo
ambiental
(EPE)
Sistema
administracin
ambiental (EMS)
14001
de
ISO
Sistema de administracin
ambiental
ISO 1431
Guas para la
evaluacin
del
ISO 14004
Sistemas
administracin
Auditoria ambiental
(EA)
de
ambiental
ISO 14010
Guas
para
la
auditoria ambiental
Principios generales
ISO 14011-1
Guas
para
la
auditoria ambiental
Procedimientos
de
auditoria Parte I:
auditoria de sistemas
de
administracin
ambiental
ISO 14012
Guas
para
la
auditoria ambiental
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Auditoria ambiental
La auditoria es una parte importante de la norma ISO 14000 que tiene los
siguientes documentos:
ISO 14010 Guas para la Auditoria Ambiental Principios generales
sobre la auditoria ambiental
ISO 14011 Guas para la Auditoria Ambiental Procedimientos de
auditoria: Auditoria de sistemas de control ambiental
ISO 14012 Guas para la Auditoria Ambiental Criterios de calificacin
para auditores ambientales que realizan auditorias de sistemas de
control ambiental
Estos documentos de auditoria tienden a limitar la subjetividad del auditor. El
auditor del EMS debe utilizar criterios objetivos al realizar la auditoria y debe
comparar el EMS del auditado contra estos criterios predeterminados para
asegurar la conformidad.
En este mdulo nos ocuparemos de las dos primeras guas ya que lo
correspondiente a la tercera se vera mas adelante.
ISO 14010
Una auditoria ambiental se define en ISO 14010 como un proceso de
verificacin sistemtico y documentado para obtener y evaluar objetivamente
pruebas que determinen si las actividades ambientales especificadas,
acontecimientos, condiciones, sistemas administrativos o la informacin
acerca de estas cuestiones se ajustan a criterios de auditoria y comunicar los
resultados de este proceso al cliente. El cliente es la organizacin que pide
la auditoria.
Los auditores no estn en libertad de selecciones qu es lo que quieren
auditar, ms bien deben auditar aquellos aspectos que estn preestablecidos.
Es la responsabilidad de cliente (no del auditor) establecer los objetivos de la
auditoria. Sin embargo, el mbito de la auditoria puede ser establecida por el
auditor en consulta con el cliente con el fin de cumplir los objetivos del cliente.
El informe de auditoria debe incluir temas numerosos, el ms controvertido
del cual son las conclusiones de auditoria. Una conclusin de auditoria es
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Descarga
agua
desechos
Uso de
agua
Generacin
desechos
Descarga
agua
tormenta
Emisiones
al aire
Chequear
elementos
Uso de
qumicos
Eficiencias
de
tratamiento
Uso de
energticos
Actividades
de reciclado
Emisiones
no
planificadas
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Caractersticas clave:
Emisiones no planificadas o efluentes que exceden los valores
permitidos
Derrames qumicos que rompen su contenedor secundario
Otros derrames qumicos
Derrames de aguas en grandes volmenes tales como derrames de
agua de proceso, derrames de agua helada y derrames de agua de
desperdicio tratada
Mtodos de medicin
Mecanismos para reportar derrames y rastreo
Tendencias de emisiones no planificadas por perodo
Tiempo de respuesta a incidentes
Uso de energticos
Caractersticas clave
Energa consumida
Mtodos de medicin:
Facturas de energa elctrica basadas en ndice de actividad, por
perodo
Auditorias peridicas de reas de manufactura, en fines de semana y
otros momentos no productivos para garantizar que el esquipo est a
pagado cuando no se est usando
Auditorias peridicas de reas de oficina, en fines de semana y horarios
nocturnos para garantizar que luces y computadoras estn apagadas
cuando no se estn usando
Uso de qumicos
Caractersticas clave:
Cantidad de qumicos consumidos de alto uso
Mtodos de medicin:
Tendencias de uso conforme a su relacin del ndice de actividades
basadas en registros de compras por perodo
Tendencias de uso, en su relacin al ndice de actividades de los
sistemas de monitoreo de qumicos en bruto en lnea por perodo
Mgter Leandro D. Torres
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1 AUDITORIAS AMBIENTAL
Este curso est enfocado a la presentacin de niveles genricos de
problemas empresarios, con el fin de obtener un perfil del auditor, que no slo
sepa interpretar algunos principios bsicos de la auditoria ambiental, sino que
puedan ser aplicados a cualquier tipo de auditorias.
Antes de entrar de lleno en el tema del auditor y la auditoria, nos
permitiremos revisar algunos de los niveles genricos de los problemas con
que se enfrentan.
Los problemas que ms a menudo surgen en las empresas tienen lugar en
tres niveles diferentes. Aquellos ms reconocibles, tienen lugar a nivel
operativo. Generalmente, estos problemas son provocados por el personal
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forma de la organizacin,
polticas,
sistemas,
procedimientos,
instrucciones,
normas,
leyes ambientales,
planificaciones,
informes,
archivos,
listas de verificacin,
mtodos y dispositivos.
Dado que el control es el tema central, el auditor querr estar seguro que ha
identificado el tema y lo tiene en la mira, dado que si el control carece de valor,
todo el procedimiento de control construido alrededor de ese tema central,
carecer asimismo de valor.
1.1.3 Tercero: CONOCER LAS REFERENCIAS
En auditoria, la prueba y verificacin real de las transacciones es
esencialmente la medicin. Esto implica tener una referencia para medir. Sin
una referencia aplicable no existe una base lgica para tomar una decisin
aplicar una accin.
En auditoria, el auditor se encontrar con que perder mucho tiempo y
esfuerzo a menos que determine (o llegue a determinar) una referencia antes
de comenzar su trabajo.
Estas referencias existen en casi todos los aspectos de la actividad humana.
Pueden establecerse por promedios conocidos, o puede hacerse por
directivas gerenciales, por contrato, por especificaciones, por estatutos, por
regulaciones gubernamentales, por la prctica y usos comerciales, etc.
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1.1.4 Cuarto:
CONOCER LA POBLACION
1.1.5 Quinto:
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haya descubierto deber permanecer entre sus papeles de trabajo, tal vez
para discutirlo verbalmente al nivel adecuado, pero carecer de importancia
como para que figure en el informe de auditoria.
1.1.8 Octavo:
CONOCER A LA GENTE
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1.1.10
Dcimo:
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Toda vez que el auditor ambiental cumpla con este declogo, ajustndose a
sus principios inteligentemente, dar un paso adelante evaluando las
operaciones, del mismo modo en que lo hara el presidente de la empresa si
dispusiera del tiempo y del know-how necesario.
2 TCNICAS DE ENTREVISTA
2.1 Introduccin
Para llevar a cabo una auditoria es menester realizar entrevistas a quienes
puedan brindarnos datos claves y precisos. En las entrevistas debemos
formular preguntas, ciertamente creemos que formular preguntas es una tarea
no muy dificultosa. Sin embargo, hacer preguntas es un arte. Se pueden
hacer preguntas al azar y se obtendrn respuestas al azar. Para obtener la
respuesta buscada existen algunas tcnicas fciles de aprender que se
enumeran en este capitulo.
Mgter Leandro D. Torres
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Los auditores autoritarios les dicen a sus oyentes lo que ellos piensan sin
haberlos escuchado, en cambio los participativos involucran a la gente a
travs de las preguntas
La funcin ms relevante que tienen las preguntas es que las respuestas que
se obtendrn le suministrarn una informacin importante. Existen varios tipos
de preguntas para lograr esto:
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas o directas
Preguntas de esclarecimiento o reflexivas
Recuerde que cualquier tipo de preguntas que formule deber:
Suministrar la informacin requerida
No sugerir la respuesta
No contener frases o implicancias emocionales
Abiertas:
Cerradas:
a opinar o
afirmar opiniones no propias.
Antagnicas:
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motivos por los cuales el mtodo de la pregunta "mustreme" es tan til en las
auditoras.
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que es lo que desean conocer, y luego decidir la mejor forma de lograr este
propsito. Esta es la clave para formular la pregunta correcta en cada ocasin.
2.6.1.1.1.1 FJESE UN OBJETIVO CADA VEZ QUE NECESITE QUE
ALGUIEN LE
SUMINISTRE INFORMACION
Ningn tipo de preguntas es necesariamente mejor que otra; simplemente se
trata de seleccionar el tipo de pregunta que le brindar el resultado que Ud.
est buscando. Aprender a escucharse a usted mismo y analizar su
comportamiento en materia de comunicacin, constituye el primer paso
para seleccionar las preguntas adecuadas.
Si usted es como la mayora de la gente, seguramente formula muchas ms
preguntas antagnicas que las que usted se imagina, y probablemente utilice
preguntas cerradas o directas cuando podra obtener mayor informacin con
preguntas abiertas.
Lo ms importante es hablar menos y escuchar ms
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Log (1 C )
Log (1 P)
Donde:
P: es la proporcin de documentos o tems no conformes
C: es el nivel de confianza.
Ejemplo 1:
Supongamos que debamos chequear un gran nmero de instrucciones
de trabajo, y deseamos estar 90% seguros de detectar al menos un
documento que no cumple con la norma aplicable, si hay 5 % o ms
instrucciones no conformes.
Entonces, el tamao de la muestra ser:
n=
Log (1 0.90)
= 44.89 45
Log (1 0.05)
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Ejemplo 2:
Ahora supongamos que tomamos un nivel de confianza mayor C=95% y un
n=
Log (1 0.95)
= 150
Log (1 0.02)
Nivel de Confianza
80%
90%
56
72
42
54
33
44
28
37
24
32
21
28
18
25
16
23
15
21
10
14
8
11
5
7
3
4.5
1.6
2.3
95%
78
63
53
45
39
35
31
28
26
18
14
10
6
3
Nota: Los valores indicados en la tabla son aproximados, ya que son slo
orientativos. Dichos valores estn basados en la hiptesis de que la muestra
representa < 10% del total de los tems a verificar.
Ejemplo 3:
Si se toma un tamao de muestra de 6 tems sin detectarse no
conformidades, podemos decir que estamos 80% seguros que menos del
24% de los tems son no conformes, 95% seguros que menos del 39% son
no conformes.
3.2 Tcnicas de Muestreo Caso 2
La siguiente frmula da una idea del nmero de elementos a controlar:
Mgter Leandro D. Torres
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n = N +1
donde n es el nmero entero ms prximo y representa la cantidad de
muestras a analizar y N el total de piezas, documentos etc.
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4 ASPECTOS PSICOLGICOS
4.1 El oyente activo - clave de una auditora exitosa
4.1.1 Introduccin
Los auditores deben ser oyentes activos. Si no desarrollan esta cualidad
perdern la oportunidad de explotar muchas oportunidades. Por lo tanto,
adems de formular buenas preguntas, deben ser capaces de escuchar
activamente las respuestas.
Escuchar es una cualidad difcil de adquirir, por varias razones, entre ellas,
porque podemos pensar al mismo tiempo. Los principales componentes de la
actividad de escuchar, son OIR y ENTENDER.
Debido a la importancia que tiene el "entender" es que denominamos a
esta cualidad como de oyente activo. Escuchar para entender es algo que no
se hace nicamente con los odos, sino con todo el cuerpo. La postura, el
soporte verbal y no verbal, la retroalimentacin, la revisin, la reflexin y el
resumen, forman parte de este proceso.
El oyente activo escucha y entiende ideas, motivos, sentimientos y actitudes.
Cualquier otra cualidad del auditor se basa en la aptitud de preguntar y
escuchar.
Por que resulta tan difcil escuchar bien?
Por muchos motivos, de los cuales los ms importantes son:
1. Incapacidad de separar al informante del tema
2. Atencin a determinada informacin solamente (aquello que
deseamos escuchar)
3. Reacciones prematuras
4. Reacciones emocionales
5. Pensamos a mayor velocidad que aquella con que habla la otra
persona
6. Ruidos y distracciones externas
7. Tomamos notas demasiado extensas
8. Nos desintonizamos cuando el tema es difcil
9. Incapacidad para callar.
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La clave es:
De qu forma podemos aprender a escuchar bien
a fin de conectarnos con las ideas, motivos,
sentimientos, actitudes y preocupaciones del auditado?
No obstante, la mayora de la gente siente que no puede permanecer en
silencio durante mucho tiempo.
La gente siente la necesidad de algn tipo de interaccin verbal.
Como respondemos fsica y verbalmente, es lo importante.
1- Dejar de hablar
2- No temer al silencio
3- Eliminar las distracciones
4- Formular preguntas abiertas
5- Ser coherente
6- Reflexionar
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una herramienta que deben utilizar. Pueden usar esos momentos de silencio
para organizar sus propios pensamientos.
La clave de utilizar el silencio
como arma, yace en reconocer que las pausas o silencios prolongados no
necesariamente son embarazosos. En resumen, se debe utilizar el silencio en
lugar de evitarlo.
Una pausa implica que el auditor, no slo est interesado sino que espera
que la otra persona contribuya con algo importante.
Esto sirve para alentar al auditado. Es ms, una breve pausa en la
conversacin puede ayudar a mantener un clima ms informal. A menudo
sucede que la informacin ms significativa y esclarecedora llega despus
de una pausa.
3- Eliminar las Distracciones:
No garabatee, juegue o d golpecitos con los papeles.
No escriba "testamentos", pero s, tome notas.
4- Formular preguntas abiertas: La principal regla del oyente activo es formular
preguntas que alienten al auditado a hablar. Al formular preguntas abiertas, el
auditor no slo gua al auditado hacia un tema determinado por ejemplo cmo
opera el programa ambiental, sino que puede hacer que se sienta alentado
para hablar.
Si el auditor hace una pregunta abierta y luego se queda callado, puede
confiar en el hecho que el auditado va a sentirse en cierto modo presionado a
hablar, al tener que enfrentarse a ese silencio, de modo que el auditor puede
cerciorarse de las ideas y sentimientos respecto del tema en cuestin, y
obtener la informacin que necesita para identificar el problema o la situacin
(p.ej. control de calibracin).
En esta etapa podr observar:
El porcentaje de tiempo que habl. Trate que la proporcin sea 20/80,
correspondindole a Ud. el 20%.
En qu medida ha manejado los silencios, y si hace que esos silencios
jueguen a su favor.
Si en realidad Ud. elimina o crea las distracciones.
Si puede utilizar preguntas abiertas eficazmente.
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5- Ser coherente :
a) Lenguaje Corporal o No Verbal: otro de los principios del oyente activo,
es lograr que la otra persona sepa que Ud. quiere saber de qu habla. La
mayora de la gente hablar si el oyente le presta atencin.
La siguiente lista identifica los comportamientos no verbales que los oyentes
utilizan. Estos comportamientos pueden ayudarnos a escuchar, dado que
brindan apoyo en materia de comunicacin a la persona a quien estamos
escuchando:
Asentir inclinando la cabeza
Miradas naturales y no fijar la vista mucho tiempo
Conservar la misma altura (ambos sentados o de pie)
Estar levemente inclinado hacia adelante
Presentar brazos abiertos y no cruzados.
b) Lenguaje Verbal: el aliciente verbal se logra con frases muy simples, tales
como:
"Ya entiendo." o "Es as?"
Este tipo de frases suelen ser an ms efectivas cuando el auditado est en
su lugar de trabajo demostrando la rutina de su tarea.
6- Reflexionar: El proceso de oyente activo va ms all de las simples frases y
del comportamiento corporal. Se utiliza tambin para ayudar a la gente a
elaborar sus ideas y sentimientos. Este es un aspecto muy importante, pues a
veces los sentimientos dan paso a mensajes no muy claros. En este sentido,
el proceso del oyente activo constituye la prueba que el oyente realmente ha
comprendido. Esta prueba es la que hace que el locutor contine hablando y
profundice el tema.
Fjese que cuando se reflexiona sobre los sentimientos de la otra persona,
por ejemplo, "Se siente molesto?", la respuesta est dada en forma de pregunta
y formulada con tono de pregunta. No nos compete a nosotros analizar los
sentimientos de otras personas. Conocer esos sentimientos a travs de una
pregunta est bien, sin embargo, la otra persona puede corregir nuestra
interpretacin si sta no es correcta.
Este proceso tiene otra funcin importante: ayudar al personal a resolver sus
problemas. Ayuda a mantener la responsabilidad por lograr la solucin de
los problemas (obviamente a aquella persona que es la que tiene el
problema). Mantener el foco de responsabilidad en quien tiene el problema es
Mgter Leandro D. Torres
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Indiferente
Hostil
Ingenuo
Cansado
Pupilas Dilatadas:
gran inters, honestidad, bienestar.
Pupilas Retradas:
hostilidad, fatiga, desinters.
Mirada desviada:
desilusin, timidez.
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RECOMENDACIONES
Actuar de acuerdo al procedimiento de auditorias internas.
Estar preparado y preparar la auditoria.
Auditar sin temores o favores.
Trabajar profesionalmente.
Usar las listas de verificacin.
Identificar las desviaciones a medida que son halladas.
Evitar ser desviado en la investigacin con discusiones tcnicas que no
tengan relacin con el alcance de la auditoria.
Ser perseverante en la investigacin hasta encontrar la respuesta, pero
sin perder la perspectiva con respecto a los objetivos buscados por la
auditoria.
Verificar por examen las evidencias objetivas derivadas y demostrativas
de las respuestas verbales obtenidas que puedan ser importantes para
el sistema de la calidad.
Evaluar constantemente los efectos de las observaciones.
Mantener el ritmo de la auditoria evitando demoras y conversaciones
casuales o fuera del tema.
Tratar al personal auditado de la mejor manera.
Mostrar una actitud razonable.
Saber escuchar.
Reaccionar eficazmente en situaciones conflictivas.
Ser analista.
Ser observador.
Tratar como confidenciales todos los temas involucrados.
Mantener actualizados los conocimientos.
Consensuar el informe con el auditado.
Aprender a auditar auditando
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Bibliografa
Vincent Laboucheix,: Tratado de la Calidad Total, 2 tomos, Limusa S. A.,
Mxico 1994.
Lesley Munro-Faure: La Calidad Total en Accin, Ediciones Folio S. A.,
Barcelona 1994.
James Harrington: Como Incrementar la Calidad - Productividad en su
Empresa, Mc Graw Hill, Mxico 1988.
Andres Senlle, Guillermo Stoll,: Calidad Total y Normalizacin - Las
Normas para la Calidad en la Prctica, Gestin 2000, Barcelona 1994.
Andres Senlle, Joan Vilar: ISO 9000 en Empresas de Servicios, Gestin
2000, Barcelona 1996.
Richard B. Clements: Gua completa de las Normas ISO 14 000, Gestin
2000, Barcelona 1997.
Vicente Alonso, Adolfo Blanco: Dirigir con Calidad Total, ESIC Editorial,
Madrid 1990.
Llus Cuatrecasas: Gestin Integral de la Calidad, Implantacin, Control
y Cetrificacin. Gestin 2000, Barcelona 1999.
Casio Joseph, Gua ISO 14 000, Graw Hill, Mxico 1999.
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