Unidad III: Libros de Contabilidad

Tema 1: Libros Principales

Facilitadora: Lic. Ana Margarita Durn. M.Sc.

LIBROS PRINCIPALES

Sesin N 5

Los libros principales obligatorios segn el Cdigo de Comercio son: el

libro Diario, libro Mayor y el libro de Inventarios. Estos no pueden
ponerse en uso sin antes haberlos presentado para su registro legal de
acuerdo a lo ordenado en el Cdigo de Comercio. Este registro est
constituido por una nota que va en la primera hoja del libro, en la cual se
hace constar el nmero de folios tiles, el nombre o destino del libro y el
nombre o razn social del comerciante o empresa a la cual pertenece el
libro registrado. La nota ser firmada por las autoridades respectivas y
estos debern sellar todos los folios tiles del libro. El registro causa un
derecho que se cancela de acuerdo a la Ley.
Los libros principales debern estar debidamente encuadernados,
forrados, foliados y escritos en idioma espaol. El Cdigo de Comercio
prohbe a los comerciantes borrar, raspar, enmendar, mutilar o cambiar
la foliatura de los libros principales.
APERTURA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad se debern abrir o iniciar de acuerdo con los
resultados que nos demuestren las cuentas del Inventario inicial. Casi
todos los libros tienen rayado diferente, segn la forma de registrar los
diversos movimientos y como tambin la naturaleza de las cuentas. En
todo caso la contabilizacin que se efecten en los libros debern estar
ajustadas a los principios fundamentales de la partida doble.
LIBRO DE INVENTARIOS
Al constituir un negocio lo primero que hace el comerciante despus de
legalizar y sellar los libros ante el registro, es levantar un inventario de
sus bienes y derechos (activos), sus compromisos u obligaciones
(pasivos) y su capital, de acuerdo con lo establecido en el Artculo 35
del CCV. Dicho inventario se levanta en libro de Inventario y Balances.
(Mina H. 1993. Contabilidad General y Superior p.21)

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Qu sucede cuando la empresa finaliza su primer perodo contable?

Se levanta otro inventario a la fecha de cierre en el mismo libro de
inventario y balances y con el resumen de dicho inventario se abre el
libro Diario principal para el nuevo perodo contable y as
sucesivamente. El inventario es un balance general detallado. (Mina H.
ob. cit.)

LIBRO DIARIO
Este libro recoge las operaciones mercantiles en riguroso orden
cronolgico y viene a ser el libro de entrada de los acontecimientos de
la contabilidad de la empresa; es decir, el primer registro formal que se
efecta de las operaciones del negocio. (Gmez Rondn, F. s/f. p. 2-1)
El libro diario continental es el ms usado y tiene la siguiente
presentacin:
Folio N _____

Fecha

Cuentas y Explicacin

Ref.

Debe

Haber

Fecha: en esta columna se escribe el ao, seguidamente se registra el

mes, (estos datos no se repiten a menos que cambiemos de folio),
seguidamente se escribe el da, el cual se registrar siempre en cada
asiento sin importar cuntas transacciones se realicen en un mismo
da.
Cuenta y explicacin: se inicia con el registro del nmero correlativo de
la transaccin y que separa un asiento de otro; seguidamente la cuenta
deudora, o sea a la cual se carga, se escribe pegada al margen
izquierdo.

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La cuenta acreedora se escribe separada unos 2 cm. hacia la derecha,

con respecto a las deudoras; finalmente se escribe la explicacin del
asiento pegados a la lnea sin dejar margen. El asiento de apertura de
toda contabilidad se suele iniciar con una introduccin explicativa del
negocio y lo referente a la protocolizacin del acta constitutiva en el
Registro Mercantil.
Referencia (Ref): en esta columna se escribir el nmero del folio del
libro mayor al cual fue pasada la cuenta que aparece en la misma lnea.
Debe: en esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se
debitan.
Haber: en esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se
acreditan.
Como est prohibido partir los asientos y dejar espacios en blanco, si al
finalizar la hoja quedan algunos renglones en blanco, dicho espacio
deber inutilizarse mediante una lnea quebrada llamada Z.
El ltimo rengln de cada folio y el primero del folio siguiente se deben
dejar para escribir los totales que traigan las columnas del debe y el
haber.
Nota: debe iniciar el registro con la (s) cuenta (s) deudora (s)
Un asiento simple es aquel en el cual intervienen solamente dos cuentas y
un asiento compuesto es aquel en el cual intervienen tres o ms cuentas.
LIBRO MAYOR
Su importancia reside en su funcin analtica y de seleccin. En l se hace
una clasificacin de las operaciones por cuentas en folios separados

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El libro mayor tiene las siguientes columnas y el siguiente rayado:

Cuenta:
Fecha

Explicacin

Ref.

Cdigo N
Debe

Haber

Folio N
Saldo

Cuenta: el nombre de la cuenta se escribe en la parte superior.

Cdigo: En el caso de que la empresa tenga la contabilidad codificada, se
escribir tambin el cdigo que le corresponde a esa cuenta.
Folio: se escribe el nmero del folio de que se trate.
Fecha: se trabaja en forma similar a como se hace en el diario principal.
Explicacin: se da la explicacin del asiento pero en forma muy resumida.
Referencia (Ref): a la referencia del libro mayor se le da el nombre de
referencia cruzada, la cual indica en primer trmino el nmero del folio del
libro diario de donde estamos tomando la informacin, y en segundo lugar
el nmero de la transaccin.
Debe: en esta columna se registran las cantidades de los dbitos
Haber: en esta columna se registran las cantidades de los crditos.
Saldo: es la diferencia entre el debe y el haber; si en un momento dato, la
suba del debe es superior al haber, el saldo es dbito, pero si la suma del
haber es superior, el saldo es crdito.
BALANCE DE COMPROBACIN
Peridicamente o cuando las circunstancias lo exijan, el contador de la
empresa debe preparar un balance de comprobacin.

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El balance de comprobacin puede ser por sumas o por saldos,

obtenindose el balance de comprobacin por sumas, sumando el
debe y el haber de cada cuenta del libro mayor principal y
obtenindose el balance de comprobacin por saldos, tomando el
ltimo saldo (dbito o crdito) que tenga cada cuenta del mismo libro
mayor principal. (Mina H. 1993. Contabilidad General y Superior p.109).
El balance de comprobacin por sumas representa el movimiento de
cada cuenta en el perodo analizado, y el balance de comprobacin por
saldos representa el estado a la fecha de la presentacin de dicha
cuenta.
El balance de comprobacin NO es un estado financiero y su
elaboracin utilizacin es de control, comprobacin y planificacin.
Mediante el balance de comprobacin el contador obtiene la
informacin necesaria para determinar las tendencias y parmetros
bajo los cuales se est moviendo la empresa y as determinar en un
momento dado si una cuenta ha disminuido en forma excesiva o si ha
tenido un comportamiento normal de acuerdo con lo planificado y las
circunstancias. (Mina H. ob.cit.)
Tambin el balance de comprobacin informa al contador la posibilidad
de que los registros en el libro diario principal y los pases al mayor
estn hechos correctamente, ya que el hecho de que el balance de
comprobacin cuadre no significa necesariamente de que todo est
correcto, porque hay errores y omisiones que un balance de
comprobacin cuadrado puede esconder como los siguientes:
Omisin total de un asiento en el libro diario.
Omisin total de un pase del libro diario al mayor.
Registro en cuentas incorrectas.
Registro de cantidades de ms o de menos en el diario o en el mayor.
(Mina H. ob.cit.)

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OBJETIVOS BSICOS DEL BALANCE DE COMPROBACIN

1. Establecer que los registros en los libros estn correctos, o en su
defecto localizar y corregir los errores.
2. Analizar el movimiento de cada cuenta y tomar las decisiones del
caso (balance de comprobacin por sumas)
3. Analizar el estado de cada cuenta a la fecha y tomar las decisiones
del caso (balance de comprobacin por saldos).
4. Programar polticas de continuidad, correccin o innovacin a que
haya lugar respecto a la administracin y el personal
administrativo. (Mina H. ob.cit.)
LOCALIZACIN Y CORRECCIN DE ERRORES
1. El primer paso pata tener seguridad de que el balance de
comprobacin cuadrado nos indica que todo est correcto,
consiste en comparar el total del balance de comprobacin por
sumas con el total del debe y el haber del libro diario.
2. Se deben revisar todos los registros hechos en el libro diario.
3. Se deben revisar todos y cada uno de los pases al libro mayor.
4. El saldo normal de cada cuenta est determinado por su
movimiento.
5. Al detectar un error y omisin, su correccin contable se hace
levantando el asiento correcto a la fecha en que se detect dicho
error u omisin, de acuerdo con lo establecido en el artculo 37 del
CCV.
6. La correccin se complementa colocando un parntesis rojo en los
lados izquierdo y derecho del asiento incorrecto (lo cual indica que
est incorrecto).

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7. Los errores detectados se dividen entre dos ya que puede suceder

que esa cantidad de ms de un lado determinado (debe, haber),
corresponda al otro lado.
8. Una gran mayora de los errores corresponden a la llamada
transposicin de cifras, la cual consiste en alterar el orden de
colocacin de las cifras, ejemplo registrar 970 por 790. (Mina H. 1993.
Contabilidad General y Superior p.110)

CARACTERSTICAS DE LOS ERRORES

Los errores de sumas o de restas, muestran una diferencia al

cuadrar las columnas del debe y de haber, igual a la unidad seguida
de ceros, o a una unidad decimal de cualquier orden.
Los errores de mal colocacin de la coma, como por ejemplo: 10,00
en vez de 100,00 al igual que la inversin o baile de nmeros (21 en
vez de 12), conduce a un error de cierre igual a un nmero cuyas
cifras suman 9 o un mltiplo de 9. (Gmez Rondn, F. s/f. p. 3-15)

CLASIFICACIN DE ERRORES
Gmez Rondn, F. clasifica los errores en dos grupos: de principios y
aritmticos. Los primeros son aquellos en los cuales se violan las
normas y los procedimientos de contabilidad, y su dominio es ya
cosa de los conocimientos y la experiencia del contador. Los
segundos, se refieren a sumas, restas o mala escritura de
cantidades y para su localizacin se han ideado recursos bastante
hbiles.

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DE PRINCIPIOS: inobservancia de las normas de Contabilidad

ERRORES

SUMAS
RESTAS

ARITMTICOS

COMA MAL
COLOCADA

Diferencia = 0,1; 0,01; 10; 100

Diferencia suma mltiple de 9

BAILE DE
NMEROS
OMISIONES
REPTECIN
TRANSPOSICIN

Diferencia divisible por dos

Fuente: Gmez Rndon

RECOMENDACIONES PARA LOCALIZAR ERRORES

Segn Gmez Rondn:
1. Verificar las sumas del balance de comprobacin.
2. Constatar la exactitud de los saldos de las cuentas en el mayor, con
los anotados en el balance de comprobacin.
3. Revisar las sumas de las columnas de cada cuenta del mayor y la
correspondiente resta, que dieron origen al saldo obtenido de dicha
cuenta.
4. Asegurarse de que todas las partidas pasadas al libro mayor
corresponden exactamente con sus respectivas en el libro diario. Al
efecto se irn punteando con una seal a lpiz cada partida en
ambos libros. De ese modo podrn descubrirse los siguientes tipos
de errores.
a. Partidas del diario no pasadas al mayor.
b. Partidas deudoras, anotadas en el haber, o viceversa.
c. Partidas deudoras, o acreedoras, anotadas dos veces.
d. Cantidades anotadas por montos distintos.