DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

Cdigo: U-PR-15.001.009
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1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Determinar el cumplimiento y conformidad de los requisitos de los sistemas de gestin de la Universidad Nacional de Colombia, su eficacia y/o efectividad, a
travs de la planificacin y realizacin de las auditoras internas.

ALCANCE: Inicia con la Programacin del ciclo de auditoras y finaliza con la consolidacin de la evaluacin de competencias de los Auditores Internos. Aplica para las
Auditoras Internas de cumplimiento a los requisitos de las normas aplicables a sistemas de gestin de la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
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Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar en
que cumplen los criterios de auditora.
Auditora interna: Auditora que se realiza en nombre de la Universidad para la revisin del Sistema de Gestin y la autodeclaracin de conformidad del
cumplimiento de los requisitos.
Criterios de Auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditora.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la
misma.
Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora
Auditado: Organizacin que est siendo auditada. Macroproceso, proceso, procedimiento, servicio o requisito al que se le aplica la auditora. Para el Sistema de
Gestin, el auditado se define de acuerdo con la estructura de la auditora programada.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditora. El equipo auditor se conformar de acuerdo con la estructura de la auditora
programada y puede incluir auditores, auditores en formacin y/o expertos tcnicos si los requiere la auditora. A un auditor del equipo se le designa como lder del
mismo.
Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especfico o experiencia (relacionada con la Institucin, proceso o actividad que va a ser auditada) al
equipo auditor.
Observador: Persona que acompaa al equipo auditor, pero no audita.
Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. Incluye la definicin de los criterios de auditora, procesos y/o reas a auditar.
Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en una auditora.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Sistema de Gestin: Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos
Auditora Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideracin la importancia de los procesos, procedimientos, servicios o requisitos y puede
ser posterior a las auditoras ejecutadas segn necesidad detectada para su realizacin.
Auditora documental: Auditora que se realiza previo a la realizacin de la auditora insitu, tambin hace parte de la visita de auditora en campo, verificando el
cumplimiento de requisitos propios del Sistema de Gestin en la documentacin objeto de auditora.
Auditora extraordinaria: Es la auditora que no se encuentra detallada en el Programa de auditoras, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el
desempeo del proceso, procedimiento, servicio o requisitos aplicables o necesidades propias del sistema.
Auditora Combinada: Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional).

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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

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25. Auditora Conjunta: Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico auditado, se denomina auditora conjunta.
26. Auditora de Seguimiento: Auditora posterior para verificar las acciones emprendidas y su eficacia emprendidas por el auditado.
27. Coordinador de Auditora/ Responsable del Sistema de Gestin: Persona responsable de la gestin del Programa de Auditora Interna, quien coordina las
actividades de las auditoras y del equipo auditor; es responsable de consolidar los resultados y controlar los registros.
28. Lder del equipo auditor: Persona que por su experiencia o conocimiento, lidera una auditora. Tiene autonoma para preparar la ejecucin de la auditora, conciliar
con los auditados, liderar las reuniones de apertura y cierre de auditoras, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecucin de la
auditora y en la solucin de posibles problemas.
29. Observacin: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito. Cumplimiento parcial de un requisito.
30. Requisito: Necesidad o expectativa establecida.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
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Norma Tcnica Colombiana NTCGP 1000: 2009.

Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI-2014
NTC-ISO 19011: 2012 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin
NTC ISO 9001: 2008 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.
NTC ISO 14001:2004 Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso.
OHSAS NTC ISO 18001:2007 Sistema de Gestin en seguridad y salud ocupacional. Requisitos.
NTC IEC 17025: 2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibracin.
Sistema Obligatorio de Gestin en la Calidad en Salud
Registro ante el Instituto Colombiano Agropecuario-ICA (Buenas prcticas de laboratorio)
Dems requisitos de normas aplicables a los sistemas de gestin.

CONDICIONES GENERALES:
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1
2

El proceso de Auditora se realizar bajo los principios de auditora como la integridad y la confidencialidad de la informacin.
Cada Sistema de Gestin ser autnomo en la periodicidad de realizacin de las auditoras internas y su aprobacin. El Programa de auditoras internas
obedece a unos criterios de priorizacin que sern definidos por cada Sistema de Gestin, por ejemplo resultados de auditoras anteriores, criticidad e
importancia del proceso, existencia de un producto o proceso nuevo, por solicitud de la Alta Direccin, tipo de proceso entre otros1. La metodologa que se
desarrolla en las auditoras es la aplicacin de tems de la norma NTC-ISO 19011: 2012, los cuales se desarrollan en el presente documento.
En la elaboracin del Programa de Auditora (el cual es realizado por el responsable del Sistema de Gestin), cada Sistema de Gestin debe gestionar los
recursos para el Programa de auditoras, (por ejemplo, incluir los costos en los que se incurre para llevar a cabo la auditoras internas).
La aprobacin del Programa de auditora del Sistema Integrado de Gestin y ambiental es responsabilidad del Comit o Subcomit de Coordinacin de Control
Interno. En el caso de los laboratorios acreditados lo aprobar el coordinador del mismo.
Algunos aspectos del conocimiento y habilidades de los auditores internos de sistemas de gestin son comunes y algunos son especficos para las disciplinas
individuales2 y son registrados en el formato Seleccin de Auditores U-FT-15.001.018. Estos aspectos se definen en la actividad No. 3 del presente
procedimiento. Se debe asegurar independencia e imparcialidad de los auditores.
En el caso de no estar presente la persona responsable de recibir la auditora, ste debe nombrar formalmente un delegado.
Las auditoras internas podrn ser realizadas por personal de la Universidad y/o externo, siempre y cuando tenga el perfil y la competencia de acuerdo con el

Para los laboratorios con ISO IEC 17025 y registro ICA esta periodicidad debe ser de un ao. Se deben incluir actividades de ensayo y/o calibracin.
Cada Sede de la Universidad y cada Sistema de Gestin define los criterios de seleccin adicionales y los registra en el formato Seleccin de Auditores U-FT-15.001.018

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Sistema de Gestin y normas a auditar.

Los auditores propuestos son susceptibles de modificacin cuando se presenten dificultades para el desarrollo de la auditora3, se desvinculen de la Universidad
o por otras razones de fuerza mayor. Dichos cambios sern realizados y notificados por el Coordinador de Auditora.
Puede haber variacin en las fechas programadas en el plan de auditora, previo acuerdo escrito entre auditados y auditores, en donde se presente la
justificacin correspondiente. Dichos cambios deben ser notificados al Coordinador de Auditora. 4
En el caso que no se cumpliera con el plan de auditora y si algn proceso o elemento que no alcanzare a ser auditado o no se haya programado pero que si le
aplicara, se reprogramar o quedar en un estado de prioridad para ser auditado en el siguiente perodo.
La realizacin de las auditoras internas deber realizarse con el apoyo del aplicativo electrnico existente. Para el caso de una contingencia y con la
justificacin pertinente, podrn utilizarse los formatos definidos en este procedimiento.5 Una vez se restablezca el aplicativo electrnico existente, los resultados
de los informes de auditora deben consignarse en el sistema.
En los casos que se presenten dificultades en el cierre de las auditoras por desacuerdos entre las partes, se deber conformar una Comisin Tcnica de
Auditora que facilite dicho cierre, analizando lo expresado en los informes, las evidencias y lo indicado por los auditores internos respectivos. Esta Comisin
define si se acepta o no el hallazgo evidenciado. Dicha comisin ser conformada por el Coordinador de las auditoras y quien ste considere necesario. Se
reunir cada vez que se presenten dichos desacuerdos. El plazo para informar las decisiones tomadas es de tres (3) das.
El Sistema de Gestin elaborar y entregar informe final de reporte de la auditora interna en cada Sede al Nivel Nacional, segn aplique. El Nivel Nacional
realizar el informe institucional de auditora interna.
De acuerdo a lo definido en el alcance de la auditora, y una vez consignado los resultados del informe de auditoras en el aplicativo, el Sistema de Gestin
deber evaluar la necesidad de identificar los hallazgos comunes que se encontraron en sus auditoras internas en todas las sedes, facultades, institutos o
laboratorios en una sede de la Universidad, para que puedan ser tratados a nivel institucional, por sede, por proceso o segn sea conveniente, con el fin de
definir un nico plan de tratamiento al hallazgo, evitando que en el sistema se generen ocurrencias repetitivas.
El responsable de la auditora debe realizar seguimiento, revisin y mejora a la implementacin del Programa de auditora y a la evaluacin del ciclo de las
auditoras. Al igual debe realizar seguimiento a la implementacin de las acciones surgidas de los hallazgos de las auditoras (planes de mejoramiento).

Siempre y cuando se soporte adecuadamente esto puede ser por: costos para el auditado; no existe independencia entre el auditor y el auditado.
Esto se debe realizar en un plazo no mayor a un (1) da antes de la ejecucin de la auditora.
5
Los formatos que podrn usarse en fsico son Programa de Auditoras internas FT-15.001.017; Seleccin de Auditores U-FT-15.001.018; Lista de Verificacin para Auditoras Internas U-FT-15.001.019;
Evaluacin de Desempeo del Auditor U-FT-15.001.021.
4

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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

ID.

ACTIVIDAD

Planificar y Aprobar el
Programa de
Auditoras.

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DESCRIPCIN
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
El Programa de auditora interna se elabora reas que
Responsable del
especificando el tipo, los requisitos6, procesos, coordinan el
Sistema de Gestin
norma, sede o reas donde se ejecutarn las Sistema de
auditoras.
Gestin

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REGISTROS

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS

Formato Programa de
Auditoras internas FT15.001.017

N/A

U-FT-15.001.008
Formato Matriz riesgos
proceso Mejoramiento
de la gestin

Mdulo de
Riesgos en el Soft
Expert

La aprobacin del Programa de auditora est

sujeta a la responsabilidad asignada en cada
Sistema de Gestin. (ver condiciones generales)
Una vez aprobado el Programa de auditora
interna, se comunica a las partes interesadas
por medio de comunicacin formal (oficio) y se
conserva el registro.7

Identificar y evaluar
los riesgos del
Programa de Auditora
Interna

Identificar y evaluar los riesgos del Programa de

Auditora Interna. Para ello, es necesario
considerar las particularidades (reas, requisitos
dentro del alcance de la auditora y norma a
auditar), de cada auditora y el Sistema de
Gestin a auditar.

reas que
coordinan el
Sistema de
Gestin

Coordinador de la
Auditora

Se deben incluir los requisitos legales de cada Sistema de Gestin.

El programa de Auditoria interna se puede ver modificado debido a diferentes cambios que pueden surgir en el periodo en el cual est definido o las dinmicas del Sistema de Gestin, por ejemplo, estandarizacin de
los procesos, cambio en el nombre u objeto del proceso, entre otros.
7

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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

ID.
3

ACTIVIDAD
Seleccionar el Equipo
Auditor

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DESCRIPCIN
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
Selecciona el equipo auditor teniendo en cuenta reas que
Coordinador de la
los siguientes criterios de seleccin de acuerdo coordinan el
Auditora
al perfil y competencia8 definida para todos los Sistema de
sistemas de gestin:
Gestin
A udit or

A udit or L der

Educacin

Educacin Secundaria

Educacin Secundaria

Experiencia
en audit or a
( nmero)

2 auditoras
internas
Auditor Observador en 2
auditoras internas
Como auditor interno en sistema
de gestin; Actualizaciones o
entrenamiento en auditoras
internas, dadas por personal
externo o interno
tico
Buen observador
Tenacidad
Confianza en s mismo

3 auditoras internas
1 auditora como lder auditor

Formacin:

Habilidades

Como auditor interno en sistema

de gestin; Actualizaciones o
entrenamiento en auditoras
internas, dadas por personal
externo o interno
Diplomtico
tico
Buen observador
Perceptivo
Tenacidad
Decisivo
Confianza en s mismo

Nota 1 : Los observadores pueden pertenecer a cualquier rea o sede de la Universidad

Nota 2: Los auditores para laboratorios deben ser formados y calificados en inspeccin
y/o ensayo a auditar

Se puede verificar en el aplicativo SARA de Talento Humano.

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Versin: 6.0
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REGISTROS
Formato Seleccin de
Auditores U-FT15.001.018

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
N/A

Cdigo: U-PR-15.001.009
Versin: 6.0

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

ID.
4

ACTIVIDAD
Elaborar y
aprobar el Plan
de Auditora

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DESCRIPCIN
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
El coordinador de auditora diligencia la fase I N/A
Coordinador de
del formato Plan de Auditora y lo remite al lder
Auditora
del equipo auditor. 9
El lder del equipo auditor diligencia la fase II y
enva el plan de auditora al auditado con ocho
das de antelacin a la fecha Programada para
la realizacin de la auditora. El lder del equipo
auditor deber hacer el contacto inicial con el
auditado para el desarrollo de la auditora puede
ser formal o informal. 10

Lder Auditor

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REGISTROS
Mdulo de Auditoras
Gestin en el Sistema

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
Mdulo de
Auditoras en el
Soft Expert

Formato Plan de
Auditoras U-FT14.002.003

Auditado

El auditado diligencia la fase III, y si est de

acuerdo con el Plan de Auditora, lo firma en
seal de aprobacin y lo devuelve al correo
especificado en el formato y a las
coordinaciones de auditora. 11

Preparar la Auditora

El coordinador de auditora enviar por correo

electrnico los planes aprobados de auditoria a
la Oficina Nacional de Control Interno
El equipo auditor debe realizar la revisin
documental (procedimientos, guas, manuales,
estado de planes de mejoramiento, auditorias
anteriores).

N/A

Coordinador de
Auditora

Correo Electrnico

Equipo Auditor

Formato Lista de
Verificacin para
Auditoras Internas
U-FT-15.001.019

Prepara la lista de verificacin, en la cual se

relacionan las preguntas o aspectos a evaluar,
teniendo en cuenta los criterios establecidos en
el Programa y en el plan de auditora.

Para el sistema integrado de gestin se tomar como insumo la Matriz cruzada de requisitos de la Norma NTCGP-1000:2009 aplicable a los procesos de la Universidad Nacional.
La comunicacin puede ser a travs de llamadas telefnicas, correos, oficios, y servir para:

10

establecer comunicacin con los representantes del auditado;

confirmar la autoridad para la realizacin de la auditora;
proveer informacin sobre los objetivos, alcance de auditora, as como la composicin del equipo auditor
solicitar acceso a documentos y registros relevantes para propsitos de planeacin;
hacer arreglos para la auditora, incluyendo la programacin de fechas;

determinar cualquier requisito especfico de la locacin en cuanto a acceso, seguridad, salud y seguridad y otros;
11
No aplica para laboratorios.

Mdulo de
Auditoras en el
Soft Expert

Cdigo: U-PR-15.001.009
Versin: 6.0

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

ID.

ACTIVIDAD

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DESCRIPCIN
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
Realiza la reunin de apertura para confirmar el N/A
Lder del equipo
plan de auditora. En ella participan tanto
auditor.
auditados como auditores, y se informa sobre el
objetivo, alcance y dems consideraciones de la
auditora. Dentro de la reunin de apertura
pueden realizarse cambios al plan de auditora
los cuales deben quedar registrados.

Realizar la Reunin de
Apertura

Realizar visita de
auditoria

De acuerdo a las tcnicas de auditora, como la

inspeccin, indagacin y comparacin, recopila
la informacin que sea pertinente, verificable y
que constituya evidencia para la identificacin de
hallazgos.

Proceso de
auditora o
dependencia lder
de este proceso
dentro del sistema

Realizar la Reunin de
Cierre

Preside la reunin de cierre, donde presenta los

hallazgos y conclusiones de la auditora, de tal
manera que sean conocidos por el auditado.

N/A

Evaluar al auditor

Si el auditado no est de acuerdo con los

hallazgos, este puede presentar evidencia para
modificarlo durante la reunin de cierre. Si el
equipo auditor no acepta la evidencia se deja el
registro y se recurre a la Comisin Tcnica de
auditora.
Realiza la evaluacin del auditor, segn los
criterios de evaluacin estipulados en el formato
Evaluacin del desempeo del Auditor interno.
Esta evaluacin se realiza una vez terminada la
auditora interna, y debe ser entregada por el
lder auditado al auditado antes de la recepcin
del informe de auditora, en un tiempo no mayor
a dos (2) das.

rea o proceso
auditado

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REGISTROS

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS

Formato Plan de
Auditoras U-FT15.001.019

N/A

Equipo Auditor

Formato Lista de
Verificacin para
Auditoras Internas
U-FT-15.001.020

N/A

Lder del equipo

Auditor.

Formato Plan de
Auditoras U-FT15.001.019

N/A

Auditado
Formato Evaluacin de
Desempeo del Auditor
U-FT-15.001.021

N/A

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

ID.

ACTIVIDAD

10

Elaborar el Informe de
Auditora.

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DESCRIPCIN
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
Consolida los resultados de la auditora de Proceso de
Lder Auditor
manera concisa, precisa y clara.
auditora o
dependencia lder
Enva el informe de auditora para aprobacin de este proceso
del auditado, mximo ocho das calendario dentro del sistema
despus de la reunin de cierre.12
Nota1: Los hallazgos producto del informe de
auditora
sern clasificados en Fortaleza,
Conformidad, No conformidad, Observacin y
Oportunidad de Mejora. 13

Cdigo: U-PR-15.001.009
Versin: 6.0
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REGISTROS
Formato Informe de
Auditora
U-FT-15.001.022

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
Mdulo de
Auditoras en el
Soft Expert

De igual forma, el equipo auditor debe entregar

a la coordinacin de auditoras el registro fsico
de las actas de reunin de apertura y cierre, las
listas de verificacin y la evaluacin de los
auditores. 14
Por ltimo, la definicin de los planes de
mejoramiento para los hallazgos encontrados se
realizar de acuerdo a lo definido en el
procedimiento
U-PR-15.001.005
Acciones
correctivas, preventivas y de mejora.

12

Este perodo de tiempo contempla la elaboracin del informe, inclusin del mismo en el sistema y aprobacin del informe por parte del lder auditado.
En el formato Informe de Auditora U-FT-15.001.022 se relaciona la forma de redaccin de cada clasificacin de los hallazgos
En caso de requerirse, debido alguna duda sobre la exactitud de los resultados de los ensayos emitidos por el laboratorio, se notificar al usuario involucrado por escrito de la situacin presentada y de las acciones
que realizar el laboratorio para su correccin adecuada.
13

14

Cdigo: U-PR-15.001.009
Versin: 6.0

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

ID.
11

ACTIVIDAD
Consolidar la
evaluacin de
auditores

ELABOR

CARGO
FECHA

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DESCRIPCIN
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
UNIDAD DE
PUESTO DE
GESTIN
TRABAJO
Consolida la informacin de las evaluaciones y Proceso de
Coordinador de
registra el puntaje obtenido en cada ciclo de auditora o
auditora
auditora.
dependencia lder
Analiza y determina las necesidades de mejora de este proceso
como capacitaciones o entrenamiento para los dentro del sistema
auditores, con el fin de fortalecer los
conocimientos y habilidades de los auditores de
los sistemas de gestin.

Equipo Tcnico Sistema Integrado de Gestin UN

Nivel Nacional
Equipo Tcnico Sistema Integrado de Gestin
Sede Medelln
Equipo Tcnico Sistema Integrado de Gestin UN
Nivel Nacional
Equipo Tcnico Sistema Integrado de Gestin
Sede Medelln
Febrero de 2015

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REVIS

Equipos Tcnicos Sistema Integrado de Gestin de todas las

Sedes

APROB

CARGO

Equipos Tcnicos Sistema Integrado de Gestin de todas las

Sedes

CARGO

FECHA

Febrero de 2015

FECHA

SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS

REGISTROS
Formato
consolidado
Evaluacin de auditores
U-FT-15.001.023
Registros
capacitaciones
entrenamiento
auditores

N/A

de
y
los

JORGE IVAN BULA ESCOBAR

VICERRECTOR GENERAL

Febrero de 2015