Material - GIN

Curso de Especializacin en
Gerencia de Proyectos y Calidad
CURSO: GESTIN DE LA INTEGRACIN DE

PROYECTOS
Prof. Jos Carlos Talledo B.
Logros del curso

Al finalizar el curso el participante estar en
condiciones de:
o Comprender los procesos implicados y aplicar un
conjunto de tcnicas para una adecuada iniciacin
del proyecto.
o Comprender los conceptos necesarios para generar
el plan de gerencia integral del proyecto, documento
base para la gerencia efectiva del mismo.
Temas a revisar
Desarrollo del proceso de

Iniciacin formal del proyecto o
fase.
Desarrollar el Plan para la
Direccin del proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del
proyecto
Monitorear y controlar el trabajo
del proyecto.
Realizar el Control Integrado de
Cambios.
Cerrar el proyecto o fase.
Logros de la sesin
Al finalizar la sesin, el participante estar en
condiciones de:
Comprender la necesidad de integrar, articular
y consolidar los procesos y actividades en el
desarrollo del proyecto, para asegurar el xito
del mismo.
Elaborar una acta de constitucin de proyecto.
Introduccin
o Cuales son los objetivos
del proyecto?
o Cmo
comienzo
a
desarrollar el proyecto?
o Qu resultados debo
conseguir al concluir el
proyecto?
Gestin de la Integracin del Proyecto

Identifica, Define, Combina, Unifica y Coordina
procesos y actividades
dentro de los Grupos de Procesos (05) de la
Direccin de Proyectos
Tomar decisiones en:
Asignacin de recursos, balancear objetivos, plantear
alternativas de solucin
Manejar interdependencias entre las
reas de Conocimiento (10)
Ejecucin controlada del proyecto

Gestin exitosa de expectativas de los interesados
Cumplimiento de los requerimientos
Gestin de la Integracin del Proyecto

o Los entregables de los proyectos se deben integrar con las operaciones de la
organizacin ejecutante o del cliente, planificacin estratgica, gestin de documentos
del proyecto y asegurar su coherencia con el Plan para la Direccin del Proyecto y los
entregables del producto
o El gerente y el equipo del proyecto deben abordar todos los procesos y determinar el
nivel de implementacin de cada proceso del proyecto. La experiencia nos dice que no
existe una nica forma de gestionar los proyectos.
o Los gerentes de proyectos aplican sus conocimientos, habilidades e implementan los
procesos necesarios de Direccin de Proyectos en un orden diferente y segn los
niveles de rigor para lograr el desempeo esperado del proyecto.
Identificar
Inicio
Definir
Planificacin
Combinar
Ejecucin
Unificar
Monitoreo y Control
Coordinar
Cierre
Gestin de la Integracin de Proyectos

Proyecto Kid Cuenta Cuentos
La empresa Educa S.A. acaba de conseguir
financiamiento para producir un tiraje de 1000 kits
cuenta cuentos para nios. Los cuentos estn
disponibles solo en texto, aun necesitan ser editados,
ilustrados, imprimirlos en paquetes de 12 libros, CDs,
un portal para agregar historias y multimedia para los
padres que deseen contar sus propios cuentos.
Ud. Ha sido contratado como Gerente de proyecto,
para organizar todo lo necesario , de tal manera que
los kits estn en puestos de distribucin en los
prximos 100 das, para ello cuenta con un
presupuesto de $120,000.
Ud. es profesor de formacin base, con estudios de gerencia de proyectos.
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Visin Integral del Proyecto
Aplicacin 1
o Como organizara la implementacin

del proyecto?
o Quines son los stakeholders en este
proyecto y cmo maneja sus
expectativas?
oQuines forman parte de su equipo?
o Cul es el producto del proyecto?
o Qu riesgos identifica en el
proyecto?

Visin
Integral
Desarrollar el
Acta de
constitucin
del Proyecto
Desarrollar
el Plan para
la Direccin
del Proyecto
Dirigir y
Gestionar la
el Trabajo
del Proyecto
Monitorear y
controlar el
Trabajo del
Proyecto
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
Cerrar el
Proyecto o fase

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Entradas
o Enunciado del trabajo del proyecto
o Caso de negocio
o Acuerdos
Salidas
Acta de Constitucin
del Proyecto.
o Factores ambientales
o Activos de la organizacin
Herramientas y tcnicas
o Juicio de experto
o Tcnicas de facilitacin
Asignacin del Director de Proyecto (DP),

antes de iniciar el proceso de Planificacin.

Desarrollar el Acta de Constitucin del proyecto
PROCESO
o Desarrollar un documento que autoriza
formalmente la existencia de un proyecto o
una fase .
o Otorga al Gerente de Proyecto la autoridad
para asignar los recursos de la organizacin
a las actividades del proyecto.
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK) Quinta Edicin, Project Management Institute, Inc., 2013, Pgina 66.
Vinculo con la ESTRATEGIA de la organizacin

El proyecto se inicia con la firma del acta de constitucin del proyecto aprobada.

Entradas
Enunciado del trabajo del proyecto Statement Of Work (SOW)
o Es una descripcin narrativa con el suficiente

detalles de los productos, servicios o resultados
que deben ser suministrados por el proyecto.
Proyectos Internos
Proyectos Externos
El patrocinador del
proyecto proporciona
el SOW basado en las
necesidades de
negocio, en los
requisitos del
producto o del
servicio.
El SOW puede
provenir del cliente
como parte la
documentacin de
licitacin, por
ejemplo una solicitud
de propuesta,
informacin o como
parte de un contrato.
Relacin de cooperacin entre

organizacin ejecutante y solicitante

Entradas

El enunciado del trabajo debe ser claro y conciso

Entradas
o El SOW referencia a:
Una necesidad
de negocio
Una descripcin
del alcance del
producto
Un plan
estratgico

Caso de negocio
Entradas
Demanda de mercado
Necesidad de negocio
Peticin de un cliente
Avance Tecnolgico
Requisito legal
Necesidad Social
Identificar un caso de
negocio de cada tipo.
Caso de negocio o
documento similar que
proporciona
informacin para
justificar el proyecto.

Acuerdos
Entradas
Si el proyecto se ejecuta para un cliente externo.
Factores ambientales
Normas gubernamentales, Std. Industria, regulaciones

Cultura y Estructura de la Organizacin
Condiciones del mercado

Activos de los procesos de la organizacin
Entradas
Los procesos
organizacionales
estndar,
Las polticas y
Las definiciones de
procesos
normalizadas que se
utilizan en la
organizacin
Plantillas
Ejm: plantilla del
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Informacin
histrica , y
la base de
conocimientos de
lecciones
aprendidas

Juicio de expertos
Se aplica ese juicio y experiencia a todos los detalles tcnicos y de gestin, en

el desarrollo del Acta de Constitucin del Proyecto.
Esta experiencia es
proporcionada por
cualquier persona o
grupo de personas
con conocimientos
o formacin
especializada, y
puede obtenerse de
numerosas fuentes,
incluidas:
Otras
unidades
dentro de la
organizacin
Consultores
Interesados
Asociaciones
profesionales
y tcnicas
Grupos
Industriales
Expertos en
la materia
PMO
Identificar juicio de experto en un proyecto de construccin de un hospital, colegio, en un nuevo servicio publico de
comunicaciones, etc.

Tcnicas de facilitacin
Tormenta
de Ideas
Solucin de
problemas
Resolucin
de conflictos
Reuniones
de Gestin
Las tcnicas de facilitacin tienen una amplia aplicacin dentro de los procesos de gestin de
proyectos y guan el desarrollo de la carta del proyecto

Acta de Constitucin
Salidas
Documenta las necesidades del negocio, supuestos, limitaciones, la comprensin de

las necesidades del cliente y los requisitos de alto nivel, y el nuevo producto, servicio
o resultado que el proyecto debe satisfacer
Finalidad o justificacin del proyecto.
Objetivos medibles del proyecto y los criterios de xito relacionado
Los requisitos, supuestos y limitaciones
Descripcin del proyecto alto nivel y lmites; Riesgos de alto nivel.
Resumen del cronograma de hitos; Presupuesto resumido
Lista de interesados
Requisitos de aprobacin del proyecto (Criterios de xito, quien decide
el xito del proyecto y lo aprueba
Director de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad
Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan
el acta de constitucin del proyecto.

Titulo del proyecto y
Descripcin
Hitos
Factores de xito
Project
Charter
Objetivos
Criterios de aceptacin
Supuestos y Restricciones
Alcance de Alto nivel:

Requerimientos de
Producto
Requerimientos de
Proyecto
Principales Participantes:
Project Manager asignado y nivel de
autoridad
Recursos pre asignados
Stakeholders
Gestin de la Integracin de Proyectos Caso:

Mudanza de oficina X-porta
o La Empresa X-porta, ha decidido realizar una mudanza de
oficinas en los prximos 60 das, sin parar sus operaciones, por
lo que decide contratar a la consultora Grupo PM, para que
traslade el mobiliario, terminales ofimticos y servidores, redes
telemticas y gabinetes de archivos, de 100 empleados,
durante un fin de semana. El presupuesto para realizar el
traslado es de $35,000. Las nuevas oficinas sern ocupadas
adems por el nuevo personal que incrementa en 30% la
planilla, debido al crecimiento de X-porta.
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o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Nombre del Proyecto ( Ttulo)

Descripcin del Proyecto ( En que consiste)
Objetivos del Proyecto ( Caso de negocio)
Definicin del Producto o servicio del Proyecto ( Descripcin de alto nivel)
Definicin de los requerimientos del Proyecto
Lista de Stakeholders y sus requerimientos
Designacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
Cronograma de Hitos
Presupuesto del Proyecto
Supuestos
Restricciones
Principales Riesgos del Proyecto
Firmas
Gestin de la Integracin de la Proyectos

CASO EMPRESA X-Porta
En grupo, desarrolla lo siguiente:
o Desarrollar el acta de constitucin
del proyecto (utiliza el formato de la
gua de Orientaciones para el
desarrollo del TI).
o Role Playing: Algunos grupos
desarrollan
el acta como
proveedores y otros como clientes.
Aplicacin 2
Conclusiones
o Identificar procesos y herramientas que el
Director de proyecto requiere utilizar para
asegurar el xito del proyecto.
o Describir el Acta de constitucin del proyecto.
o Identificar los beneficios de desarrollar y
utilizar el acta de constitucin del proyecto.
Temas a revisar

fase.
proyecto
del proyecto.
Cambios.
Logros de la sesin
condiciones de:
o Identificar los aspectos claves para asegurar la
integracin y desarrollo del plan de Direccin
de proyecto.
o Conocer la importancia de los procesos de
ejecucin y el impacto en el xito del
proyecto.
Introduccin
o Cul de los procesos de
planificacin es mas
importante?. Alcance,
costos o tiempos?
o Cunto tiempo asigno
a la elaboracin del
Plan de Direccin del
proyecto?

Desarrollar el Plan para la Direccin del proyecto
o Proceso de definir, preparar, integrar y
coordinar todos los planes subsidiarios e
integrarlos en un nico documento integral.
o El Plan para la Direccin del Proyecto,
define el como el proyecto es ejecutado,
monitoreado, controlado y cerrado.
o Se
elabora
progresivamente
con
actualizaciones controladas y aprobadas a
travs del Proceso de Control Integrado de
Cambios.
El contenido del plan para la direccin del proyecto variar de acuerdo con el
rea de aplicacin y la complejidad del proyecto.

Entradas
Acta de constitucin del proyecto
Salidas de otros procesos de la
planificacin.
Plan de Gestin de
riesgos y adquisiciones
Plan de
Gestin de
riesgos y
adquisiciones
Lnea base :
Alcance,
costo y
Cronograma
Juicio de experto
Plan de Gestin
de Calidad,
RRHH y
Comunicaciones
Salidas
Plan para la Direccin
del Proyecto

Entradas
Procesos
estructura
Cultura
Bases de datos,
sistemas de
informacin.
Tolerancia al
riesgo, clima
poltico
PMBOK
Mercados
Verticales
oQu tipo de informacin es

til para el proyecto?
Recursos
Humanos
Elementos tangibles e
intangibles, internos
y/o externos que
influyen en el xito
del proyecto
Condiciones
de mercado
Administracin
de personal
Infraestructura
Normas de
Industria o
gobierno
oQu normas del sector

condicionan entregables
adicionales? Medio ambiente,
seguridad.
o Estn disponibles los
miembros del equipo con el
grado de experiencia y tiempo
necesario para el proceso de
planificacin?

Entradas
Guas estandarizadas, instrucciones de trabajo,

criterios para la evaluacin de propuestas y criterios
estandarizados para la medicin del desempeo.
Plantilla para el plan para la Direccin del
Proyecto.
Procedimientos de control de cambios.
Archivos del proyecto pertenecientes a proyectos
anteriores .
Informacin histrica y base de conocimientos de
lecciones aprendidas.
Bases de conocimiento de la gestin de la
configuracin.

Juicio de expertos
Para qu?
Qu hacen los expertos?
Adaptar el proceso para cumplir con las

necesidades del proyecto
Desarrollar los detalles tcnicos y de
gestin a incluir en Plan de Direccin
Determinar los recursos y los niveles de
habilidades necesarios para llevar a
cabo el trabajo del proyecto.
Determinar el nivel de gestin de la

configuracin que se aplicar al
proyecto
Determinar que documentos estarn
sujetos al proceso formal de control de
cambios.
Priorizar el trabajo del proyecto para asegurar
que los recursos sean bien asignados de
acuerdo al trabajo y en el tiempo correcto

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
Tormenta
de ideas
Solucin de
problemas
Resolucin
de conflictos
Reuniones
de gestin
Las tcnicas de facilitacin tienen aplicacin en la gestin de procesos de proyecto y son usadas como
gua en el desarrollo del plan de gestin del proyecto. Facilitan y ayudan al equipo y los miembros a
alcanzar acuerdos para cumplir con las actividades del proyecto

Salidas
Plan para la Direccin del Proyecto

El ciclo de vida elegido
Describe como el
proyecto ser
ejecutado,
monitoreado y
controlado. Integra y
consolida todos los
planes subsidiarios y
lneas base de los
procesos de
planificacin.
Los resultados de los

procesos de adaptacin
El modo en que se ejecutar
el trabajo para alcanzar los
objetivos del proyecto
Los procesos que se aplicarn en cada fase.

Los procesos de Direccin seleccionados por el
equipo de proyecto
Nivel de implementacin de cada proceso
seleccionado
Descripcin de herramientas y tcnicas
El modo en el que se utilizarn los procesos
seleccionados para gestionar el proyecto especifico,
incluyendo las dependencias e interacciones.
Un Plan de Gestin de Cambios, que

documente cmo ser el monitoreo y
control de los cambios.
El modo en el que se mantendrn la
integridad de las lnea base
Las necesidades y tcnicas de
comunicacin entre los interesados
Revisiones clave para manejo de temas abiertos y
decisiones pendientes (quin y tiempo)

Alcance
Lneas
Base
Lnea Base de
desempeo
del proyecto
Cronograma
Costo
Alcance
Planes
de
Gestin
Requisitos
Cambios
Comunicaciones
Cronograma
Configuracin
Riesgos
Costos
Calidad
Mejora de proceso
Adquisiciones
RRHH
Interesados
Resumido o detallado,
Uno o ms planes subsidiarios con diferente nivel de detalle.
Se actualiza mediante la aplicacin del plan integrado de gestin del cambio.
Plan para
la Direccin
del
Proyecto

Documentos del Proyectoentre otros
Atributos de la actividad
Estimacin de costos de las actividades
Estimacin de duracin de las actividades
Lista de actividades
Requisitos de recursos de las actividades
Acuerdos
Base de las estimaciones
Registro de cambios
Solicitudes de cambio
Presupuestos: de costo y de tiempo
Registro de incidencias
Lista de hitos
Documentos de adquisiciones
Descripcin del trabajo de adquisiciones
Calendario del proyecto
Acta de constitucin del proyecto
Requerimiento de fondos del proyecto
Cronograma del proyecto
Diagramas de red del proyecto
Roles y responsabilidades
Organigrama del proyecto
Matriz de asignacin de responsabilidades
Enunciado del trabajo del proyecto (SOW)
Listas de chequeo de calidad
Mediciones de control de calidad
Mtricas de calidad
Requisitos de documentacin
Matriz de trazabilidad de requisitos
Estructura de desglose de recursos
Calendario de recursos
Registro de riesgos
Propuestas de vendedores
Base de criterios de seleccin
Registro de interesados
Evaluaciones del desempeo del equipo
Mediciones de desempeo del trabajo
Informacin de desempeo del trabajo
Reportes de desempeo del trabajo

Tips para desarrollar el Plan para la Direccin del proyecto
Desarrollar un
plan preliminar
Revisar el project charter

Usar formatos si estn disponibles
Revisar y aclarar dudas con el sponsor
Reunirse con los propietarios de los recursos y lograr
compromisos .
Revisar el plan
con el equipo de
proyecto
Organizar reuniones con el equipo de expertos para

definir alcances, costos, tiempos, adquisiciones y con
stakeholders clave para definir sus roles, aclarar
aspectos de calidad y riesgos.
Observar interacciones e impactos del con otros
proyectos
Plan de proyecto
y aprobacin
Organizar e integrar el plan de proyecto, incluyendo el

modelo de gobierno y plan de comunicaciones.
Organizar el Kick off para los stakeholders principales.

Caso Mudanza de oficina X-porta
o La Empresa X-porta, ha decidido realizar una mudanza de
oficinas en los prximos 60 das, sin parar sus operaciones, por
lo que decide contratar a la consultora Grupo PM, para que
traslade el mobiliario, terminales ofimticos y servidores, redes
telemticas y gabinetes de archivos, de 100 empleados, durante
un fin de semana. El presupuesto para realizar el traslado es de
$35,000. Las nuevas oficinas sern ocupadas adems por el
nuevo personal que incrementa en 30% la planilla, debido al
crecimiento de X-porta.

Ejemplo : Mudanza de Oficina X-porta
Revisar el project charter

Revisar y aclarar dudas
con el sponsor. Identificar
al menos 5 consultas.
Documentar
detalles
(Crticos, especficos, etc).
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Elaborar el plan de Direccin de proyecto
o Redactar los pasos a seguir
para organizar el plan
preliminar del proyecto.
o Trabajo de role playing:
Organizar un plan de
Direccin de proyecto entre
empresa X-porta y proveedor.
Aplicacin 3

Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
o Proceso de
dirigir y
ejecutar el
trabajo
definido en el
Plan para la
Direccin del
proyecto y de
los cambios
aprobados
Cumplir
los
objetivos
del
proyecto
El director del proyecto y su equipo:

Dirige el rendimiento de las actividades planificadas del proyecto , y
Gestiona las diversas interfaces tcnicas

o Realizar actividades para cumplir con los
requisitos del proyecto
o Crear entregables del proyecto para cumplir con
el trabajo del proyecto previsto
o Reunir, capacitar y dirigir al equipo del proyecto
o Obtener, gestionar y utilizar los recursos,
incluyendo materiales, herramientas, equipos e
instalaciones
o Implementar las metodologas y estndares
planificados.
o Establecer y gestionar los canales de
comunicacin internos y externos del proyecto

o Generar los datos del trabajo del proyecto, tales
como costo, cronograma, calidad y el estado de
avance para facilitar las proyecciones
o Realizar las acciones ante el pedido de solicitudes de
cambio e implementar los cambios aprobados al
alcance, a los planes y al entorno del proyecto.
o Gestionar los riesgos e implementar actividades de
respuesta al riesgo
o Gestionar a los vendedores y proveedores
o Gestionar los interesados y sus compromisos
o Recopilar y documentar las lecciones aprendidas, e
implementa las actividades aprobadas de mejora del
proceso.

Entradas
Solicitudes de cambio aprobadas.
Juicio de expertos
Sistema de informacin de la
gestin de proyectos
Reuniones
Salidas
Entregables
Informacin sobre el
desempeo del trabajo
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Entradas
Solicitudes de cambio aprobadas
o Como resultado del Control Integrado de

Cambios, algunos cambios se aprueban,
documentan y luego son implementados
o Pueden modificar polticas, planes de
gestin del proyecto, procedimientos,
alcance, costes o presupuestos, o revisar
cronogramas.
Las solicitudes de cambio

aprobadas pueden hacer
necesaria la
implementacin de acciones
correctivas, preventivas o
de reparacin de defectos.

Entradas
o Cultura y estructura organizacional, de

la compaa o del cliente o de la
compaa ejecutante o del patrocinador.
o Infraestructura existente
o Pautas para la administracin de
personal
o Tolerancia al riesgo de los interesados,
o Sistemas de Informacin para la Gestin
de Proyectos PMIS

Entradas
o Pautas e instrucciones de trabajo.

o Requisitos de comunicacin .
o Procedimientos para la gestin de
incidentes y defectos Base de datos para la
medicin de procesos.
o Archivos del proyecto anteriores.
o Bases de datos sobre la gestin de
incidentes.
Casos

Juicio de expertos
Sistema de informacin de la gestin de proyectos (PMIS)
Software para definir cronogramas

Sistema de gestin de la configuracin
Sistema de recopilacin y distribucin
de la informacin
Interfaces de red a otros sistemas
automticos en lnea.
Sistema automatizado de reportes KPI
Reuniones

Salidas
Entregables
Cualquier producto, resultado o capacidad de

prestar un servicio nico y verificable que debe
producirse para terminar un proceso, una fase o un
proyecto.
Informacin sobre desempeo de trabajo
Estado de los entregables (completos, en proceso)
Avance del cronograma
Costos incurridos
Nmero de solicitudes de cambio
Defectos

Salidas
Pueden modificar las polticas, procedimientos, alcance, costo, presupuesto,

cronograma o la calidad del proyecto.
Pueden ser directas o indirectas, generadas interna o externamente, opcionales u
obligatorias. ( Por ley o contrato)
Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto y a los
Accin correctiva.- Una actividad
intencional que realnea el
desempeo del proyecto con el
plan de direccin del proyecto
Reparacin de defectos.- Una
actividad intencional para
modificar una no conformidad
del producto o componente del
producto
Accin preventiva.- Una

actividad intencional que asegura
que el desempeo futuro del
trabajo del proyecto est
alineado con el plan para la
direccin del proyecto
Actualizacin.- Cambios formales

a la documentacin, planes que
reflejan las modificaciones o
ideas o contenidos adicionales
Plan de gestin del Alcance

Plan de gestin de Requerimientos
Plan de gestin del Cronograma
Plan de gestin de Costos
Plan de gestin de la Calidad
Documentos de requerimientos
Registros del proyecto
Registros de riesgos
Registros de interesados

Proyecto de Migracin X-porta
Aplicacin 4

o Reunin de trabajo para
actualizar el avance del
proyecto: Documentar (Acta
de Seguimiento).
o Identifica los niveles de
desempeo
que
pueden
implicar procesos de gestin
del cambio.
Conclusiones
o Identifica los procesos de planificacin que
conducen a la elaboracin del plan de gestin
de proyecto.
o Mencionar los factores claves en el proceso de
ejecucin.
Temas a revisar

fase.
proyecto
del proyecto.
Cambios.
Logros de la sesin
condiciones de:
o Reconocer los instrumentos de gestin de
cambio que puede aplicar en sus proyectos.
o Disear el plan de control integrado de
cambios para asegurar el desempeo,
resultados y cumplimiento de objetivos del
proyecto.
Introduccin
o Cmo evito las desviaciones
de plazo, costo y calidad?
o Qu decisiones debo tomar
en caso
de continuas
peticiones de cambio?
o Cmo aseguro el control del
proyecto?

Monitorear y controlar el trabajo del Proyecto
o Proceso de recopilacin,
medicin, evaluacin de
mediciones y tendencias y
distribucin de la informacin
para efectuar mejoras
o Compara el desempeo real
del proyecto con el plan de
gestin del proyecto
El seguimiento continuo proporciona

informacin sobre la salud del proyecto y
permite identificar cualquier rea que
necesite atencin especial
o Determina la necesidad de una accin correctiva, preventiva, o

re-planificacin y seguimiento del plan de accin para determinar
si las acciones tomadas han resuelto el problema de desempeo.

o Identificar y analizar nuevos riesgos. Monitorea
los riesgos existentes, reporta su estado y asegura
que los planes de respuesta estn siendo
ejecutados apropiadamente.
o Mantener informacin
actualizada de los
productos del proyecto y su documentacin
relacionada, hasta concluir el proyecto.
o Proporcionar informacin que respalde el informe
del estado de avance y proyecciones de costo y
cronograma .
o Monitorear la implementacin de cambios
aprobados cuando estos se produzcan.
Porqu es importante contar con proyecciones sobre el costo y el
cronograma?, Con qu frecuencia realizara las proyecciones?.

Caso Mudanza de oficina X-porta
Aplicacin 5

o Si la mudanza de oficinas en Xporta esta retrasada en 1
semana:
o Qu tipo de acciones
aplicara?,
Acciones
preventivas o correctivas?
o Cmo Director de proyecto,
identificar al menos 3 acciones
especficas, describa
las
condiciones supuestas.

Entradas
Proyecciones del cronograma
Proyecciones del costo
Cambios validados
Informacin de desempeo del trabajo
Juicio de expertos
Tcnicas de anlisis
Sistema de informacin PMIS
Reuniones
Salidas
Reportes de desempeo
del trabajo
Proyecto

Proyecciones del cronograma
Entradas
Resultan de comparar el avance del proyecto vs la lnea base del cronograma y

se calcula el tiempo estimado para completar el proyecto (ETC). Expresa la
variacin del cronograma (SV) y el ndice de desempeo del cronograma (SPI)
Proyecciones de costos
Resultan de comparar el avance en costos del proyecto vs la lnea base del
costo y se calcula el costo estimado para completar el proyecto (ETC). Expresa la
variacin del costo (CV) y el ndice de desempeo del costo (CPI). Para conocer
si el proyecto esta en rango de tolerancia compara EAC con BAC.
Cambios validados
Los cambios aprobados son
validados para confirmar que han
sido apropiadamente ejecutados

Entradas
Informacin del desempeo del trabajo
"Informacin del desempeo del trabajo" son los datos de rendimiento

recogidos de varios procesos de control, analizados en su contexto,
correlacionados e integrados para la toma de decisiones sobre el proyecto.
o Estado de los entregables
o Estado de implementacin de las solicitudes de cambio
o Proyecciones a completar

Entradas
Normas gubernamentales, tolerancia al riesgo de los interesados, sistema de

autorizacin del trabajo de la organizacin, PMIS.

Requisitos de comunicacin de la organizacin.
Procedimientos de control financiero
Procedimientos para la gestin de incidentes y
defectos: control, identificacin y resolucin
(escalamientos)
Procedimientos de control de riesgos:
Categoras, matriz de probabilidad e impacto.
Base de datos para la medicin de procesos ,
productos y lecciones aprendidas.

o Qu impacto puede tener
este nuevo pedido de cambio
en el proyecto? Analice las
actividades de Gestin de
Cambios.
o Actualizar informe de avance
(Acta de Seguimiento).
Aplicacin 6

Juicio de expertos
Interpreta la informacin
proporcionada por el proceso
de monitoreo y control.
El Director de Proyecto con el
equipo de proyecto determinan
las acciones requeridas para
asegurar que el desempeo del
proyecto este en concordancia
con las expectativas.
El ndice de avance en plazos de un proyecto de instalacin de sistemas elctricos, esta debajo
del nivel esperado y los problemas estn relacionados a permisos y licencias de autorizacin
para el tendido de postes , En que tipo de expertos pueden soportarse?

Tcnicas analticas
Se aplican en la gestin de proyectos para predecir los posibles resultados basados en las
variaciones posibles del proyecto o las variables ambientales y su relacin con otras variables
Anlisis de regresin
Mtodos grupales
Anlisis de causa
Anlisis de causa raz
Mtodos de prediccin
Anlisis causa efecto
Anlisis de tendencias
Anlisis de reserva
Gestin del valor ganado
Anlisis de variacin

Salidas
La comparacin de resultados reales vs los planificados, puede inducir a solicitar

cambios, que pueden cambiar los alcances del proyecto o producto.
Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto y a los

Reportes de estado
Memos
Justificaciones
Notas informativas
Recomendaciones
El equipo de proyecto se ha retrasado en la entrega de un informe de
impacto ambiental y como consecuencia los principales entregables
del proyecto sufrirn un retraso en su desarrollo, Qu acciones
correctivas podra proponer para evitar una desviacin en el
cumplimiento del plan de proyecto?
o
o
o
o
Planes de gestin del Alcance, de

Requerimientos, del Cronograma,
de Costos, de Calidad,
Lneas base del alcance, del
cronograma y de costos
Proyecciones del cronograma y
costos
Registros de incidentes

Realizar el Control integrado de cambios
El proceso de
Monitoreo
y
Interesa
Costo
control es un
dos
Proyecto
control interno
Producto
Identificar
Presupuestos
Realizar el Control
Integrado
de Cambios
del
proyecto,
Expectativas
Restricciones
mientras que el
Tiempo
Adquisicio
Compras
Gannt
nes
control integrado
externas
Restricciones
Integracin
de cambios es
Estandares
una especie de
Requerimientos
QA,
QC
Informacin
control externo.
Calidad
Alcance
4.5.-
Comuni
caciones
Impactos
Planes
Riesgos
Disponibilidad
Desempeo
RRHH
Pablo Lled
Director Profesional
Proyectos
de

Casi ningn proyecto
termina con el plan
de gestin del
proyecto inicial.
Proceso
Revisar todas
las solicitudes
de cambios
Aprobar las
solicitudes de
cambios
Identifique cambios de alcance, costo,

tiempo, calidad, adquisiciones, RRHH, F..
ambientales en proyectos reales.
Ejemplo: Empresa Minera que pasara
inspeccin aduanera. Que hacemos con
el
proyecto
inicial?,
por
un
requerimiento legal de auditoras debe
adelantar algunas instalaciones.
Gestionar los cambios a los

entregables, activos de los
procesos de la organizacin,
documentos del proyecto y al
plan de gestin del proyecto
Control Integrado de
Cambios se realiza
desde el inicio del
proyecto hasta su
conclusin.
Los cambios
aprobados se
incorporan a una
LINEA DE BASE
REVISADA.

Influir sobre los factores que podran evitar el control integrado de
cambios.
Actividades
de gestin
de cambios.
Revisar, analizar y aprobar los cambios solicitados de forma rpida para

asegurar tiempo, costo o la viabilidad de l cambio
Implementar y gestionar los cambios aprobados

Mantener la integridad de las lneas base, actualizando la
documentacin del proyecto solo con los cambios aprobados.
- Diferentes
niveles de
detalle.
- Dependen del
grado de
avance del
proyecto.
Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones correctivas y preventivas

recomendadas.
Coordinar los cambios a travs de todo el proyecto.
Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio

El Director de Proyecto de la Empresa Grupo PM
esta desarrollando varias actividades para la mudanza de
las oficinas de la empresa X-porta, la misma que debe
concluir en los prximos 15 das, cuando recibe un pedido
del Gerente de Contabilidad para realizar un cambio en la
ubicacin de 15 personas de su rea, de la primera a la
segunda planta del nuevo local. La semana anterior el
mismo gerente haba pedido una redistribucin de
posiciones ofimticas para el mismo grupo que fue
aceptada y ya se ha actualizado el cambio en el plan de
proyecto.
73

o Identificar 5 cambios, que
podran afectar el proyecto
de mudanza de la empresa Xporta.
Aplicacin 7
Qu tipo de informacin es conveniente

tener actualizada, en el proyecto de mudanza
de oficinas?. Qu riesgos pueden afectar la
mudanza? Identificar al menos 2 riesgos y sus
respectivos planes de respuesta al riesgo.

Stakeholder
solicita
cambio
Registrar e
ingresar al
sistema de
gestin de
cambios
Documento de control de cambios.

Define los tipos de cambios que
aceptara en su proyecto.
Procede el
control de
cambios
Informacin sobre
impactos
en costo y tiempos.
SI
Disea, planifica
e implementa el
cambio
NO
SGC
CCB
RAM
Qu tipos de cambios definira en sus
proyectos?. En que casos involucra al CCB,
quien conforma el CCB?
Responsable de aprobar o rechazar los cambios.

Es posible la definicin de una
estructura de comits de varios niveles
con responsabilidades.

El proyecto de mudanza de las oficinas de la empresa Xporta registra un avance de 80% y est a 15 das para
concluir el mismo, cuando se ha registrado un pedido de
cambio del rea de un gerente para reubicar al equipo de
contabilidad en la segunda planta. El 30% de posiciones
corresponde al nuevo personal de X-porta y el Director de
proyecto esta teniendo problemas con la asignacin de
recursos ofimticos para este nuevo grupo; no hay suficiente
capacidad en uno de los equipos que concentra la red de la
empresa y esta era una actividad a cargo de la empresa Xporta. Los cambios registrados implican la reunin del CCB.

En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Quines deberan integrar
este comit?
o Cules deberan ser sus
funciones?
o Cules deberan ser sus
niveles de aprobacin?
Aplicacin 8

Las solicitudes de cambio aprobadas
pueden requerir
La revisin o
reelaboracin de
estimaciones de costos.
Revisin de secuencias
de actividades, fechas
programadas.
La verificacin de
necesidades de recursos.
El anlisis de alternativas
de respuesta a los riesgos
El Gerente de Contabilidad es un
interesado del proyecto y solicita un
cambio. Quin debera aprobar este
pedido de cambio?

Entradas
Solicitudes de cambio.
Juicio de Expertos
Reuniones de control de
cambios (CCB)
Herramientas de control de
cambios
Salidas
aprobadas
Registro de cambios
Proyecto
documentos del
proyecto

Entradas
o Plan de gestin del alcance: contiene procedimientos de cambios al alcance

o Lnea base del alcance: proporciona la definicin del producto
o Plan de gestin de cambios: proceso de control de cambios y formatos
Los cambios son documentados y actualizados en el plan de direccin del proyecto como parte de
los procesos de gestin de cambios y de la configuracin.

De disponibilidad de recursos; de
datos de cronograma y de costos; de
valor ganado; grficos Burnup y
Burndown

Entradas
Todos los procesos de monitoreo y control generan solicitudes de cambio

Con frecuencia los procesos de ejecucin generan solicitudes de cambio.
Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas, correctivas y
reparaciones.
Las acciones preventivas y correctivas no suelen afectar la lnea base,
afectan desempeo.

Entradas
Sistema de Informacin para la gestin de proyecto PMIS

o Procedimientos de control de cambios.
o Procedimientos para aprobar y emitir autorizaciones de cambio.
o Bases de datos para la medicin de procesos
o Documentos del proyecto
o Bases del conocimiento de la gestin de la configuracin, que
contienen las versiones y lneas base de todas las normas, polticas y
procedimientos
Juicio de expertos
Del equipo de proyecto, de los interesados (clientes , sponsor), de consultores, de

asociaciones profesionales, de grupos de la industria, de expertos en la materia, PMO

Herramientas y Tcnicas
Reuniones de control de cambios
El CCB es responsable de:

Revisa las solicitudes de cambio
Aprobar, rechazar, otra disposicin
Revisar las actividades de gestin de la configuracin.
Documentan y comunicar a los interesados para su
informacin y la implementacin de acciones de seguimiento.
Herramientas de control de cambios

o Son necesarias para manejar las solicitudes de cambios y los
resultados de la decisin
o Para comunicar al CCB y distribuir informacin a los interesados.
o Manuales o automatizadas segn necesidad de los interesados
del proyecto, factores ambientales u otra consideracin.

Salidas
Solicitudes de cambio aprobadas
El Director de proyecto, un miembro del equipo o el CCB procesa las

solicitudes de cambio de acuerdo al sistema de control de cambios.
Las solicitudes aprobadas sern implementadas segn el Proceso de
Direccin y Gestin del Trabajo del Proyecto.
El estado de todos los cambios , aprobados o no, se actualiza en el registro
de solicitudes de cambio.
Registro de cambios
o Un registro de cambios se usa para documentar los
cambios durante el proyecto.
o Los cambios y su impacto en el tiempo, costo y riesgo
son comunicados a los interesados.
o Los cambios rechazados se incluyen en el registro de
cambios.

Salidas
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

y a los documentos del proyecto
Se actualizan:
o Todos los planes de gestin subsidiarios
o Las lneas base que estn sujetas al proceso
formal de control de cambios, a partir de la fecha
actual en adelante. No se modifica el desempeo
pasado.
o Aquellos documentos especficos del proyecto
que han pasado por el proceso formal de control
de cambios
Conclusiones
o Identificar los procesos involucrados en la
gestin integrada del cambio.
o Que diferencia existe entre el control del
proyecto y el control integrado de cambios?
o Identificar fortalezas en la Direccin del
proyecto para realizar con eficiencia el proceso
de control integrado del cambio.
Temas a revisar

fase.
proyecto
del proyecto.
Cambios.
Logros de la sesin
condiciones de:
o Reconocer las diferencias entre cierre
administrativo y cierre del proyecto
o Identificar los elementos clave para realizar un
cierre exitoso del proyecto.
Introduccin
o Si ya he entregado el producto
del proyecto, porque no puedo
aun cerrar el proyecto?
o Cunto tiempo requiero para
cerrar el proyecto?
o Me han pedido que deje en
suspenso el proyecto mientras se
prioriza otro proyecto, puedo
cerrar el proyecto?

Cerrar el proyecto o fase
Proceso que consiste en :
Finalizar todas las actividades a travs de
todos los Grupos de Procesos de la
Direccin de proyectos, para completar
formalmente el proyecto o fase .
Revisin de la informacin del cierre de
las fases previas .
Revisin del plan de proyecto para
asegurar que todo el trabajo se ha
cumplido y sus objetivos.
Revisin de la lnea base del alcance
Si el proyecto se cancela antes de su
culminacin, se investigan, registran y se
analizan las razones
que motivan la
cancelacin.
No importa el motivo
por el cual termina un
proyecto Proyecto que
termina SIEMPRE debe
cerrarse!

Acciones y actividades necesarias para satisfacer los
criterios de terminacin o salida de la fase o del proyecto
Acciones y actividades necesarias para transferir los

productos, servicio so resultados del proyecto a la
siguiente fase o a la produccin y/u operaciones.
Las actividades para recopilar los registros del proyecto o

fase, auditar el xito o fracaso del proyecto, reunir las
lecciones aprendidas y archivar la informacin del
proyecto para su uso futuro por la organizacin.

Entradas
Entregables aceptados
Juicio de expertos
Tcnicas analticas
Reuniones
Salidas
Transicin del producto,
servicio, o resultado final.
Actualizacin de los
activos de los procesos de
la organizacin.

Entradas
Entregables aceptados
Puede incluir entre otros:

o Especificaciones de producto aprobadas
o Recibos de entrega
o Documentos del desempeo del trabajo
o Entregas parciales o interinas de una fase o de proyectos cancelados
o Pautas o requisitos para el cierre del proyecto o
fase. (Auditorias, evaluaciones del proyecto y criterios
de traspaso).
o Informacin histrica
o Bases de conocimiento de lecciones aprendidas.

Juicio de expertos
Los expertos aseguran que el cierre se realice de acuerdo

a las normas establecidas.
o Otros gerentes de proyecto en la organizacin
o Project Management Office PMO
o Organizaciones profesionales y tcnicas
Tcnicas analticas
Tcnicas usadas en cierre

de proyectos:
o Anlisis de regresin
o Anlisis de tendencia
Reuniones
Cara a cara, virtuales,
formales, informales,
pueden incluir al equipo del
proyecto, interesados
involucrados o afectados por
el proyecto.

Salidas
Actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin
o Archivos del Proyecto.

Documentacin que resulta de las actividades del
proyecto; por ejemplo, el plan de direccin del
proyecto, el alcance, registros de riesgos, etc.
o Documentos de Cierre del Proyecto.
Documentacin formal que indica la conclusin del
proyecto y la transferencia de los productos
entregables del proyecto completados a otros, como
por ejemplo, a un grupo de operaciones, otra fase.
Si el proyecto se cancela antes de su conclusin, la documentacin formal indica la
razn por la cual se finaliz el proyecto, y formaliza los procedimientos para la
transferencia de los productos entregables finalizados y sin finalizar del proyecto
cancelado a otros.
4.6.- Cierre de proyecto o fase del proyecto

Salidas
Transicin de Producto
servicio, o resultado final.
Actualizacin
de
los
activos de los procesos de
la organizacin.
Actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin
Informacin Histrica.
La informacin histrica y la informacin
de las lecciones aprendidas se transfieren
a la base de conocimientos de lecciones
aprendidas para su uso en futuros
proyectos.

Proyecto Mudanza de oficinas X-porta
oIdentificar 5 documentos en
el cierre del proyecto del
Grupo PM .
oIdentificar 5 documentos en
el cierre del proyecto X-porta.
oPor qu no se cierran
algunos proyectos, dentro del
plazo?
o Anlisis de casos.
Qu tipo de documentos pueden ser
necesarios organizar al cierre del
proyecto X-porta?
97

Proyecto Mudanza de oficinas X-porta
En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Desarrollar el acta de
cierre del proyecto.
Aplicacin 9
Conclusiones del curso

o Identificar las condiciones que se deben
cumplir para el cierre del proyecto
o Mencionar los procesos de entrada y
herramientas para asegurar un cierre exitoso
del proyecto.
o Evaluar los cinco procesos de direccin de
proyectos.
Material de curso elaborado por: Rosario Chvez Ochoa, MBA,

PMP.
Actualizacin a la 5 edicin PMBOK por: Ing. Jos Carlos
Talledo, MBA, PMP
Tratamiento pedaggico: Mabel Saldaa Ruiz, Coordinador
Acadmico IC-PUCP.
Diseo grfico: Bach. Ricardo Vargas Torres.

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