KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POLITEKNIK NEGERI JEMBER

Perbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis
Rawat Inap Dengan Menggunakan Metode PDCA Di Rsd Balung
Tahun 2016
Telah Diuji Pada Tanggal 1 januari 2017
Telah Dinyatakan Memenuhi Syarat
Tim Penguji :
Ketua,
Rossalina Adi Wijayanti
NIP.19840219 201504 2 002

Sekretaris,

Anggota,

xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
NIP.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
NIP.
Mengesahkan :

Direktur politeknik negeri jember

ketua jurusan kesehatan

Ir. Nanang Dwi Wahyono

Nip. 19590822 198803 1001

Sustin Farlinda
Nip.19720204 200112 2 0

SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Irma Fasluki Subula Robik
NIM : G41130391
Menyatakan dengan sebenar-benarnya segala pernyataan dalam Skripsi saya yang
berjudul Perbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam
Medis Rawat Inap Dengan Menggunakan Metode PDCA Di Rsud Balung
Tahun 2016 merupakan gagasan dan hasil karya saya sendiri dengan arahan
komisi pembimbing,dan belum pernah di ajukan dalam bentuk apapun pada
perguruan tinggi manapun.
Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas
dan dapat diperiksa kebenaranya.Sumber informasi yang berasal atau dikuti dari
karya yang diterbitkan dari penulis telah disebutkan dalam naskah dan
dicantumkan dalam daftar pustaka dibagian akhir Skripsi ini.
Jember,
IRMA FASLUKI SUBULA ROBIK
NIM G41130391

HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini saya persembahkan kepada:
1.Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dan kemudahan dalam
menyelesaikan skripsi ini.
2.Kepada Kedua Orang tua saya Bapak Imam suyudi dan Ibu Anik suwartini yang
selalu menginspirasi mendukung dan selalu mendoakan dalam pembuatan skripsi
ini.
3.Kepada adik saya Muhammad Aldan Atala Saputra
4.Dosen pembimbing saya ibu Rossalina Adi Wijayanti,S.KM.M,Kes terima kasih
bimbinganya selama ini dalam penyusunan skripsi ini
5.Seluruh dosen dan staf Rekam Medik Politeknik Negeri Jember
6.Pihak Rsud Balung yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian
7.Kepada sahabat-sahabat saya Mega, Iqfa, Widia, Muna, Putri, Eiska, Dila,
Vebry, Ummah dan Rina
8.Sahabat-sahabat Kosku Novi, Golda, Azizah, Dinda, Irma, dan Uci
9.Almamater tercinta Politeknik Negeri Jember.

MOTTO

Kejarlah apa yang bermanfaat bagimu,dan mintalah pertolongan hanya kepada

Allah swt,jangan mudah menyerah dan jangan pernah berkata Kalau saja aku
melakukan begini,pasti akan jadi begini.Tapi katkanlah,Allah telah mentakdirkan
dan apa yang Dia kehendaki pasti akan dia lakukan
(Al-Hadits)
Kebanggan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal,tetapi bangkit
kembali setiap kali kita jatuh
(Confusius)

Perbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis

Rawat Inap Dengan Menggunakan Metode PDCA Di Rsd Balung
Tahun 2016
Irma Fasluki Subula Robik
Program Studi Rekam Medik
Jurusan Kesehatan
ABSTRAK

Perbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis

Rawat Inap Dengan Menggunakan Metode PDCA Di Rsd Balung
Tahun 2016
Irma Fasluki Subula Robik
Program Studi Rekam Medik
Jurusan Kesehatan
ABSTRACT

RINGKASAN

PRAKATA
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta
hidayahNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan Skripsi
yang berjudulPerbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian Berkas
Rekam Medis Rawat Inap Dengan Menggunakan Metode PDCA Di Rsud
Balung Tahun 2016.
Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat
memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan di Politeknik Negeri Jember. Dalam
penyusunan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bimbingan dan bantuan dari
berbagai pihak,oleh karena itu penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih
kepada:
1. Bapak Ir Nanang Dwi Wahyono,Mm Selaku Direktur Politeknik Negeri
Jember.
2. Ibu Sustin Farlinda S.Kom,MT Selaku Ketua Prodi Jurusan Kesehatan.
3. Ibu Faiqatul Hikmah, SKM, M.Kes selaku Ketua Program Studi Rekam
Medik
4. Ibu Rossalina Adi Wijayanti,S.KM,M.Kes selaku dosen pembimbing utama,
terima kasih atas segala wawasan dan selalu mengiringi langkah kami.
5. Bapak Atma Deharja,S.KM,M.Kes selaku dosen pembimbing II
6. Bapak dan Ibu program studi manajemen informatika dan rekam medik
politeknik megeri jember yang telah memberikan pengetahuan selama masa
perkuliahan.
7. Teman-teman seperjuangan rekam medik 2013
Penulis menyadari bahwa Laporan Proposal Skripsi ini masih kurang
sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun guna perbaikan di masa mendatang. Semoga tulisan ini bermanfaat.
Jember,

2016
Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................. i
9

HALAMAN PENGESAHAN............................................................................... ii
SURAT PERNYATAAN.......................................................................................iii
HALAMAN PERSEMBAHAN...........................................................................iv
MOTTO..................................................................................................................v
ABSTRAK.............................................................................................................vi
ABSTRACT..........................................................................................................vii
RINGKASAN......................................................................................................viii
PRAKATA.............................................................................................................ix
DAFTAR ISI...........................................................................................................x
BAB 1. PENDAHULUAN.....................................................................................1
1.1

Latar Belakang........................................................................................1

1.2

Rumusan Masalah...................................................................................3

1.3

Tujuan Penelitian.....................................................................................3

1.3.1

Tujuan Umum....................................................................................3

1.3.2

Tujuan Khusus...................................................................................4

1.4

Manfaat Penelitian..................................................................................4

BAB 2.TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................5

2.2

State Of The Art........................................................................................6

2.3

Rumah Sakit............................................................................................6

2.3.1

Definisi Rumah Sakit.........................................................................6

2.3.2

Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit.........................................................7

2.4

Rekam Medis...........................................................................................7

2.4.1

Definisi Rekam Medis.......................................................................7

2.4.2

Tujuan Rekam Medis.........................................................................8

2.4.3

Kegunaan Rekam Medis....................................................................8

10

2.4.4
2.6

Isi Rekam Medis..............................................................................10

Pendekatan Model PDCA.....................................................................14

2.6.1

Batasan.............................................................................................14

2.6.2

Konsep Dasar PDCA.......................................................................14

2.7

Kerangka Konsep..................................................................................18

BAB 3. METODE PENELITIAN.......................................................................20

3.1

Jenis Penelitian......................................................................................20

3.2

Lokasi dan Waktu Penelitian...............................................................20

3.3

Unit Analisis...........................................................................................20

3.4

Variabel Penelitian................................................................................20

3.5

Definisi Operasional..............................................................................21

3.6

Desain Penelitian...................................................................................22

3.7

Prosedur Pengumpulan Data...............................................................24

3.8

Teknik Pengumpulan Data...................................................................24

3.9

Instrumen Pengumpulan Data.............................................................25

3.10

Teknik Pengolahan dan Analisis Data.................................................25

3.10.1

Teknik Pengolahan Data..................................................................25

3.10.2

Teknik Analisis Data........................................................................25

11

DAFTAR TABEL

12

DAFTAR GAMBAR

13

DAFTAR LAMPIRAN

14

BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah
pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.
Salah satu kewajiban dari rumah sakit adalah menyelenggarakan rekam medis.
Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat
pasien datang sampai pasien pulang atau meninggal, yang meliputi kegiatan
pencatatan data medis pasien dan penanganan berkas rekam medis yaitu kegiatan
penyimpanan dan pengembalian kembali berkas rekam medis untuk keperluan
peminjaman berkas rekam medis. Menurut Huffman (1994), rekam medis harus di
buat untuk setiap orang yang menerima pelayanan di rumah sakit. Rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien (Depkes RI, 2008) .

Unit Rekam medis merupakan bagian yang penting dalam suatu rumah
sakit, karena rekam medis memuat kegiatan mulai dari penerimaan pasien,
pencatatan,

pengelolaan

data

rekam

medis

pasien,

penyimpanan

dan

pengembalian berkas rekam medis. Selain itu, unit rekam medis harus mampu
melayani permintaan informasi yang berkaitan dengan data rekam medis dengan
cepat, tepat dan akurat pada waktu yang dibutuhkan.Salah satu faktor yang
berpengaruh dalam kecepatan pemberian pelayanan kepada pasien adalah
ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis ke unitrekam medis. Apabila
dalam pelaksanaan pengisian berkas rekam medis tidak dilakukan secara cepat
dan tepat maka akan berpengaruh dalam pengembalian berkas rekam medis ke
unit rekam medis, maka pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis
menjadi terlambat atau tidak tepat waktu. Rekam medis dikatakan bermutu
1

apabila rekam medis tersebut akurat, lengkap, dapat dipercaya, valid dan tepat
waktu (Rahayu, 2015).
Rumah Sakit Umum Daerah Balung merupakan RS tipe C milik
pemerintah, salah satu instalasi yang terdapat di Rumah Sakit Umum Daerah
Balung adalah instalasi rekam medik yang melakukan kegiatan salah satunya
yaitu kegiatan pengembalian berkas rekam medis. Kegiatan pengembalian berkas
rekam medis pasien rawat inap memiliki standar waktu 2x24 jam setelah pasien
pulang sesuai dengan SOP yang berlaku di rumah sakit.
Berdasarkan survei pendahuluan yang di lakukan oleh peneliti pada bulan
agustus 2016, di peroleh informasi bahwa masih banyak terjadi keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis ke ruang rekam medis bagian assembling.
Berikut adalah data keterlambatan pengembalian berkas rekam medis periode
April-Juni tahun 2016.
Tabel 1.1 Data keterlambatan pengembalian berkas rekam medis bulan April-Juni

No

Periode

Prosentase

1
2
3

April
Mei
Juni

52,9%
78,4%
78,2%

Sumber : Buku ekspedisi RM Tahun 2016

Tabel 1.1 menjelaskan tentang angka keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis yang menunjukkan peningkatan signifikan dari bulan April sebesar 52,9 %
sampai Juni sebesar 78,2 %, hal tersebut menunjukkan bahwa di RSUD Balung
masih banyak terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Tingginya
prosentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat
waktu mempunyai efek negatif terhadap mutu pelayanan kesehatan yang
diberikan oleh suatu institusi rumah sakit(Antara dan Arta, 2013). Hal tersebut
membuat pelaksanaan kinerja petugas rekam medis terutama dibagian assembling
akan terhambat. Adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis juga
akan menghambat kegiatan selanjutnya yaitu kegiatan coding, indexing dan lainlain.

Berdasarkan dari hasil wawancara ke petugas assembling di dapatkan

informasi bahwa keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di sebabkan
oleh beberapa faktor yaitu, dokter telat mengisi resume medis sehingga proses
pengembalian berkas rekam medis ke assembling menjadi terhambat, perawat
tidak segera mengembalikan berkas rekam medis ke ruang assembling, belum
adanya komitmen kerja sesuai protap atau SOP yang ada. Hal tersebut sesuai
dengan penelitian yang dilakukan oleh Widiastuty dan Astuti (2013) yang
menyatakan bahwa faktor penyebab keterlambatan yaitu petugas bangsal sering
mengabaikan protap dalam penyerahan dokumen rekam medis rawat inap pasien
yang sudah pulang, ketidaklengkapan dokumen rekam medis, belum lengkapnya
nama terang dan tanda tangan dokter sehingga dokumen rekam medis pasien
harus menunggu dibangsal, protap yang ada belum sesuai dengan pelaksanaan
karena masih sering terjadi keterlambatan dalam penyerahan dokumen rawat inap
setelah pasien pulang.
Berdasarkan permasalahan

tersebut

maka

peneliti

bermaksud

untuk

melakukan penyelesaian masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis di Rumah Sakit Daerah Balung dengan menggunakan metode PDCA untuk
mengatasi masalah keterlambatan. Metode ini merupakan cara sitematik untuk
memecahkan masalah dalam rangka perbaikan mutu pelayanan secara kontinu
(Bustami, 2011). PDCA juga merupakan suatu proses pengendalian dan sekaligus
merupakan suatu proses pemecahan masalah serta peningkatan mutu dalam
mencapai suatu kemajuan. Metode ini diharapkan dapat membantu pihak rumah
sakit dalam pengambilan keputusan untuk perbaikan kualitas pelayanan kesehatan
khususnya di unit rekam medis.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka didapatkan rumusan
masalah yaitu Perbaikan masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis dengan menggunakan metode PDCA

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memperbaiki masalah

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dengan menggunakan metode
PDCA di RSD Balung
1.3.2 Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis

b. Menyusun rencana perbaikan dalam mengatasi masalah keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis

c. Pelaksanaan rencana perbaikan masalah keterlambatan pengembalian

berkas rekam medis

d. Memeriksa hasil dari perbaikan keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis

e. Penerapan kegiatan perbaikan dalam mengatasi masalah keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis
1.4 Manfaat Penelitian

a. Bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak rumah sakitdalam
upaya peningkatan mutu pelayanan dalam pelaksanaan pengembalian berkas
rekam medis.
b. Bagi Peneliti

Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalamanyang

berharga secara langsung di rumah sakit dengan menerapkanteori yang peneliti
peroleh dari institusi pendidikan.
c. Bagi Institusi Pendidikan
Dapat memberikan tambahan koleksi pustaka dan sebagaitambahan materi
dalam pembelajaran bagi mahasiswa lain.
d. Bagi Peneliti Lain
Dapat digunakan sebagai tambahan referensi bagi peneliti lain yangakan
melakukan penelitian serupa dengan yang peneliti lakukan.

BAB 2.TINJAUAN PUSTAKA

2.1
2.1.1

Penelitian Terdahulu
Qori widiastuty, Retno Astuti (2013) dalam penelitianya yang berjudul
Faktor Keterlambatan Penyerahan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap
Dari Bangsal Ke Assembling Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang
2013
Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan faktor-faktor penyebab

terjadinya keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap dari

bangsal ke assembling. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
yaitu menggambarkan hasil penelitian sesuai dengan pengamatan untuk
menghasilkan gambaran yang jelas tentang faktor keterlambatan penyerahan
dokumen rekam medis, metode pengumpulan data dengan wawancara dan
observasi melalui pendekatan retrospektif yaitu melihat data-data yang telah ada.
2.1.2 AA.Gede Bagus Loji Antara, Sang Ketut Arta (2013) dalam penelitianya
yang berjudul Faktor Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat
Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat
Inap Ke Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar Tahun
2013

Tujuan penelitian ini adalah mengetahui faktor faktor yang berhubungan

dengan tingkat keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari instalasi
rawat inap ke instalasi rekam medis.Penelitian ini termasuk penelitian
observasional dengan rancangan cross sectional analitik kuantitatif. Populasi pada
penelitian ini adalah seluruh berkas rekam medis yang terlambat di kembalikan
dari instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis melebihi waktu 2x24 jam sejak
pasien pulang sedangkan sampelnya adalah 86 berkas rekam medis yang
terlambat dikembalikan melebihi waktu 2x24 jam.Penelitian ini mengggunakan
teknik sampel consecutive sampling yaitu semua subjek yang memenuhi kriteria
pemilihan dimasukkan dalam penelitian sampai subjek yang diperlukan terpenuhi.
2.2

State Of The Art

Tabel 2.1 State of the art

No

Materi

Qori
Widiastuty,
Retno Astuti

AA.Gede
Bagus Loji
Antara, Sang
Ketut Arta

Irma Fasluki
Subula Robik

1.

Judul

Faktor
Keterlambatan
Penyerahan
Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap
Dari Bangsal Ke
Assembling Di
RSJD Dr. Amino
Gondohutomo
Semarang 2013

Perbaikan Masalah
Keterlambatan
Pengembalian
Berkas Rekam
Medis Rawat Inap
Dengan
Menggunakan
Metode PDCA Di
Rsud Balung Tahun
2016

2.

Tempat
Penelitian

3.

Metode

RSJD Dr. Amino

Gondohutomo
Semarang
Penelitian
deskriptif

Faktor Faktor
Yang Berhubungan
Dengan Tingkat
Keterlambatan
Pengembalian
Berkas Rekam
Medis Dari
Instalasi Rawat
Inap Ke Instalasi
Rekam Medis Di
RSUD Wangaya
Kota Denpasar
Tahun 2013
RSUD Wangaya
Kota Denpasar

Penelitian kualitatif
dengan
menggunakan
metode PDCA

4.

Objek

penelitian
observasional
dengan rancangan
cross sectional
analitik kuantitatif
Seluruh berkas

Berkas rekam

Rsd Balung
Kabupaten Jember

Semua berkas

medis rawat inap di

RSJD Dr. Amino
Gondohutomo
Semarang

2.3

Rumah Sakit

2.3.1

Definisi Rumah Sakit

rekam medis yang

terlambat
dikembalikan

rekam medis rawat

inap periode AprilJuni 2016

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang di pengaruhi oleh
perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan
sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan
yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat
kesehatan yang setinggi tingginya.
2.3.2

Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit

Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna. Rumah Sakit mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai

dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis

c. Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam

rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
2.4

Rekam Medis

2.4.1

Definisi Rekam Medis

Menurut Departemen Kesehatan RI melalui Direktorat jenderal Pelayanan

Medik dalam buku Pedoman Penyelenggaran dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit Di Indonesia di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu
akan di kemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis diartikan
sebagai Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamneses, pemeriksaan fisik,laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan
tindakan medis yang di berikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang di rawat
inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat .Rekam
Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien (Menteri Kesehatan RI, 2008).
Sesuai dengan penjelasan pasal 46 ayat (1) UU No. 29 Tahun 2004 tentang praktik
kedokteran disebutkan bahwa yang dimaksud Rekam Medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien dan yang
dimaksud petugas adalah adalah dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain
yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Proses kegiatan
penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah
sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau
dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan
langsung kepada pasien. Selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di
rumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman
karena pasien datang berobat, dirawat, atau untuk keperluan lainya.

2.4.2

Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa di
dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan
tercapai tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang di harapkan. Sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2.4.3

Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan Rekam Medis dapat di lihat dari beberapa aspek, antara lain :

a. Aspek Administrasi

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.

b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan

tersebut

di

pergunakan

sebagai

dasar

untuk

merencanakan

pengobatan/perawatan yang di berikan kepada seorang pasien dan dalam

rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui
kegiatan audit medis, manajemen risiko klinis serta keamanan/keselamatan
pasien dan kendali biaya.

c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan
sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan, Rekam Medis adalah
milik dokter dan rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat di miliki
oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang undangan yang
berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun 2004 Pasal 46 ayat (1),
Penjelasan).

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek
keuangan. Kaitanya rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat
sekali dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan - tindakan apa saja yang
di berikan kepada seorang pasien selama menjalani perawatan di rumah
sakit.

e. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat di pergunakan sebagai
aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan

10

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi
tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang
profesi pendidikan kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medismempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
2.4.4

Isi Rekam Medis

Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas dan dalam
bentuk teknologi informasi elektronik yang diatur lebih lanjut dengan peraturan
tersendiri. Rekam medis terdiri dari catatan catatan data pasien yang dilakukan
dalam pelayanan kesehatan. Catatan catatan tersebut sangat penting dalam
pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan
informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penanganan, tindakan
medis dan lainya. Dokter atau dokter gigi diwajibkan membuat rekam medis
sesuai peraturan yang berlaku.
Data data yang harus dimasukkan dalam medical record dibedakan
untuk pasien yang diperiksa di unit rawat jalan dan rawat inap dan gawat darurat
(Departemen Kesehatan RI, 2008). Setiap pelayanan baik di rawat jalan, rawat
inap dan gawat darurat dapat membuat rekam medis dengan data data sebagai
berikut :

a. Rekam medis pasien rawat jalan :

11

Data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam medical record sekurang
kurangnya antara lain :

1) Identitas pasien

2) Tanggal dan waktu

3) Anamnesis (sekurang kurangnya keluhan, riwayat penyakit)

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5) Diagnosis

6) Rencana penatalaksanaan

7) Pengobatan dan atau tindakan

8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

9) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik dan

10) Persetujuan tindakan bila perlu

b. Rekam Medis Rawat Inap :

Data pasien rawat inap yang dimasukkan dalam medical record

sekurang kurangnya antara lain :

1) Identitas pasien

12

2) Tanggal dan waktu

3) Anamnesis (sekurang kurangnya keluhan, riwayat penyakit)

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5) Diagnosis

6) Rencana penatalaksanaan / TP (treatment planning)

7) Pengobatan dan atau tindakan

8) Persetujuan tindakan bila perlu

9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan

10) Ringkasan pulang (discharge summary)

11) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu
yang memberikan pelayanan kesehatan

12) Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu dan

13) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

c. Rekam Medis Pasien Gawat Darurat

Data untuk pasien gawat darurat yang harus dimasukkan dalam

medical record sekurang kurangnya antara lain :

13

1) Identitas pasien

2) Kondisi saat pasien tiba disarana pelayanan kesehatan

3) Identitas pengantar pasien

4) Tanggal dan waktu

5) Hasil anamnesis (sekurang - kurangnya keluhan, riwayat penyakit)

6) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

7) Diagnosis

8) Pengobatan dan/atau tindakan

9) Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat

darurat dan rencana tindak lanjut

10) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu
yang memberikan pelayanan kesehatan

11) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke
sarana pelayanan kesehatan lain dan

12) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

Khusus isi rekam medis pasien akibat bencana maka ditambahkan :

14

1) Jenis bencana dan lokasi dimana pasien ditemukan

2) Kategori kegawatan dan nomor pasien bencana masal dan

3) Identitas orang yang menemukan pasien

2.4.5

Unit Kerja Rekam Medis

Menurut Savitri 2011 dalam buku Manajemen Unit Kerja Rekam Medis,
Unit rekam medis adalah sebagai salah satu organisasi pendukung kegiatan di
fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk memperlancar pengelolaan kegiatan dalam
unit rekam medis maaka harus di bentuk struktur organisasi rekam medis. Kepala
unit rekam medis mempunyai kewajiban untuk mempertanggung jawabkan
kegiatanya kepada atasan langsung. Kepala unit rekam medis mempunyai
wewenang untuk mengatur manajemen yang ada di unit rekam medis termasuk
mengarahkan sumberdaya di dalamnya, seperti bagian penerimaan pasien,
assembling, penyimpanan berkas rekam medis , pelaporan dan SKM, dan logistic
pada bagian unit rekam medis.

2.4.6 Standart Pelayanan Minimal Rekam Medis

Dalam KEPMENKES RI No.129/MENKES/K/II/2008 dijelaskan tentang

standart Pelayanan Minimal Rekam Medis yang mencakup indikator pelayanan
sebagai berikut :

a. Kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan

dicapai 100%

b. Kelengkapan Informed Consent setelah mendapatkan informasi yang jelas

harus dicapai 100%
15

c. Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan dicapai

10 menit

d. Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat inap harus dicapai 15

menit

2.4.7

Standart Pengembalian Berkas Rekam Medis

Berdasarkan surat keputusan direktur jenderal pelayanan medik (Depkes

RI, 2006), maka ditetapkan bahwa berkas rekammedis harus ditulis secara
lengkap dan di tandatangi oleh dokter yang merawat pasien, 2x24 jam setelah
pasien selesai menerima perawatan. Waktu 2 hari adalah waktu masksimum untuk
pengembalian berkas rekam medis dan resume medis yang sudah terisi kembali ke
ruang rekam medis. Rekam medis harus di buat segera dan dilengkapi paling
lambat 2x24 jam setelah pasien pulang atau meninggal.

Rekam medis disebut lengkapapabila rekam medis tersebut telah berisi

seluruh informasi tentang pasien termasuk resume medis, keperawatan dan
seluruh hasil pemeriksaan penunjang serta telah di paraf oleh dokter yang
bertanggung jawab, waktu maksimal pengembalian rekammedis untuk pasien
rawat inap 2x24 jam.

2.5

Rawat Inap

2.5.1

Definisi Rawat Inap

Berdasarkan Depkes 1997 Rawat Inap adalah pelayanan terhadap pasien

masuk rumah sakit yang menempati tempat tidur perawatan untuk keperluan
observasi, diagnosa, terapi, rehabilitasi medik dan pelayanan penunjang medik
lainya.

16

Unit rawat inap merupakan unit pokok yang banyak menghasilkan

informasi dan banyak menggunakan formulir rekam medis. Tugas pokok Unit
Rawat Inap dalam pelayanan rekam medis sebagai berikut :

a. Setiap ada perpindahan pasien melaporkan ke TPPRI

b. Melakukan perekaman dan pencatatan identitas pasien, hasil pemeriksaan,

diagnosis, pengobatan dan tindakan yang telah dilakukanya kepada pasien
termasuk penulisan kode ICD dan ICOPIM yang sesuai

c. Melakukan tindak lanjut dari hasil pemeriksaan apakah dirujuk, kontrol

atau dinyatakan sembuh

d. Membuat surat rujukan dan jawaban rujukan

e. Memberikan keterangan kesehatan sesuai kebutuhan

f. Membuat sensus harian

g. Bila diperlukan membuat informed consent

2.6

Pendekatan Model PDCA

2.6.1

Batasan

Proses PDCA (Planning, Doing, Check, Action) berlangsung dengan

didasari kesadaran kualitas atau mutu pelayanan. PDCA merupakan suatu proses
yang tidak hanya berlangsung terus menerus, tetapi secara tersistematisasi,
PDCA berlangsung diseluruh bagian dan mekanisme pelayanan. PDCA
merupakan cara sistematik untuk memecahkan masalah dalam rangka perbaikan
mutu pelayanan secara kontinu (Bustami, 2011).

17

2.6.2

Konsep Dasar PDCA

Pemecahan masalah pelayanan kesehatan berdasarkan konsep dasar PDCA

terdiri atas beberapa langkah yang dapat dilakukan secara berkesinambungan.
Adapun langkah langkah tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut :

1) Perencanaan

Perencanaan

(planning)

didasarkan

pada

pemilihan

prioritas

kebijaksanaan, hasil yang diharapkan, dan analisis dari situasi sekarang.

Langkah langkah perencanaan meliputi penentuan masalah dan prioritas
masalah, mencari sebab dari masalah yang timbul, meneliti sebab yang paling
mungkin, kemudian menyusun langkah perbaikan. Masing masing langkah
perencanaan tersebut dijelaskan berikut ini :

a. Penentuan masalah dan prioritas masalah

Lakukan identifikasi masalah berdasarkan pengamatan atau data lainya

yang berkaitan dengan adanya penyimpangan terhadap prosedur kerja tersebut
atau adanya keluhan pelanggan atas pelaksanaan kerja. Inventarisasi masalah
dilakukan dengan curah pendapat (brain stroming). Hal hal yang perlu
diperhatikan dalam penentuan masalah antara lain :

1. Tingkat kesulitan penanggulangan

2. Hubungan dengan target/rencana organisasi (instansi)

3. Perkiraan waktu/biaya penyelesaian

18

4. Perkiraan hasil yang diharapkan

5. Tingkat pemahaman anggota akan masalah

6. Tingkat kepentingan/kedaruratan (mendesak atau tidak)

Selanjutnya, lakukan pengumpulan data dengan memakai alat, misalnya

daftar tilik (checklist atau checksheet) , terhadap masalah masalah yang telah
dirumuskan diatas untuk menentukan masalah apa yang mendapat prioritas
pertama untuk diselesaikan. Untuk lebih memudahkan penyelesaian dan lebih
memfokuskan masalah utama tersebut, maka dilakukan pengumpulan data
dengan checklist atau checksheet.Masalah utama tersebut diuraikan dari sisi
lokasi/tempat,

waktu,

besaran

masalah,

dan

sebagainya,

sehingga

memudahkan untuk pengumpulan data.

b. Mencari sebab dari masalah yang timbul

Pada langkah ini yaitu untuk mengetahui faktor faktor apa saja yang
diduga menjadi penyebab timbulnya masalah. Masalah disini adalah hal
yang akan diatasi sesuai dengan yang telah ditetapkan. Pilih beberapa
penyebab yang diduga cukup mendominasi timbulnya masalah. Jika
kemungkinan penyebab cukup banyak, maka untuk menyeleksi atau memilih
faktor penyebab yang dominan maka bisa dilakukan dengan alat bantu table
sebab-akibat, yaitu apabila dampak yang diakibatkan cukup besar dan fatal
pengaruhnya pada masalah, maka ini merupakan kemungkinan penyebab
dominan yaitu besar. Proses ini dilakukan dengan teknik curah pendapat.
Untuk dapat memperoleh penyebab yang benar, gunakan kiat dari Prof. Smal,
yaitu dengan menggunakan pola pertanyaan
beberapa kali.

19

mengapa (why) hingga

c. Meneliti sebab yang paling mungkin

Setelah memilih beberapa penyebab yang dianggap paling dominan,

langkah selanjutnya adalah melakukan pengujian sampai sejauh mana
penyebab penyebab itu berpengaruh terhadap timbulnya masalah.Jadi pada
langkah tersebut, penentuan faktor faktor penyebab didasarkan pada dugaan
tersebut harus diuji kebenaranya. Dalam rangka menguji dugaan, terlebih dulu
dilakukan pengamatan untuk mengumpulkan data terhadap faktor penyebab
atau akibat yang ditimbulkan oleh faktor penyebab tersebut pada sampel yang
ditentukan dengan menggunakan daftar tilik. Selanjutnya, dari hasil
pengumpulan data dilakukan pengujian antara lain dengan diagram tebar.

Berdasarkan data hasil pengujian hipotesis, maka dibuat tabel stratifikasi,

dan selanjutnya dibuat diagram pareto untuk menentukan penyebab yang
paling utama (dominan). Dalam upaya untuk menentukan penyebab yang
paling utama, sebaiknya tidak digunakan sistem pembobotan, karena cara ini
tidak memperhatikan adanya usaha untuk menguji hipotesis.

d. Menyusun langkah perbaikan

Rencana perbaikan dapat disusun menggunakan tabel yang berisikan 5W +

1H (Why, What, Where, When, Who dan How), yaitu :

Kolom 1 : Tempat untuk mencantumkan nomor urut

Kolom 2 : Tempat untuk mencantumkan faktor penyebab utama (dominan)

Kolom 3 : Why

20

Berisi alasan yang menyatakan Mengapa rencana perbaikan perlu

dilakukan terhadap penyebab utama?

Kolom 4 : What

Berisi Apa rencana perbaikan yang diusulkan untuk mencapai kondisi

yang diinginkan pada kolom tiga?

Kolom 5 : Where

Menunjukkan Dimana lokasi yang tepat untuk melaksanakan rencana

perbaikan?

Kolom 6 : When
Menunjukkan Alokasi waktu (duration) yang diperkirakan dapat
menhasilkan perbaikan?
Kolom 7 : Who
Menujukkan Penanggung jawab pelaksanaan perbaikan, termasuk
mengumpulkan data dan membuat laporan kemajuan perbaikan.
Kolom : How?
Berisi Bagaimana metode (cara) untuk memperbaiki faktor penyebab
utama tersebut ?, biasanya ini merupakan rincian dari kolom 4.

2) Pelaksanaan

Pelaksanaan (do) harus dilakukan sesuai rencana.Dalam melaksanakan

suatu rencana kegiatan, ada kalanya rencana kegiatan yang telah dibuat
tersebut tidak atau belum dapat menyelesaikan masalah. Dengan demikian,
didalam pendekatan PDCA perlu dilakukan revisi tehadap rencana kerja
hingga pada ahirnya akan diperoleh kegiatan yang tepat. Pada dasarnya pada
langkah ini adalah mencoba suatu produk baru yang telah direncanakan

21

secara terperinci pada langkah sebelumnya. Hal yang perlu diperhatikan dalam
hal ini adalah :

a. Laksanakan rencana perbaikan bersama sama, sesuai dengan rencana

yang telah disusun

b. Apabila hasil yang dicapai tidak sekali jadi, itu adalah hal yang wajar,
terlebih bila yang direncanakan menyangkut suatu prosedur kerja yang
baru, atau penggunaan suatu alat yang baru.

c. Melakukan percobaan yang berulang, bahkan meninjau kembali rencana

yang sudah disusun boleh dilakukan karena bagaimanapun rencana
tersebut disusun diatas kertas , sehingga mungkin saja timbul hal hal
yang tidak terduga pada saat pelaksanaanya

d. Lakukan pengamatan dan kumpulkan data serta catatlah hal hal yang
terjadi selama pelaksanaan

e. Catatan pelaksanaan dapat dituangkan dalam bentuk gambar atau lainya.

3)Pemeriksaan

Hasil dari pelaksanaan kemudian diperiksa. Dasar yang dipakai dalam

pemeriksaan (check) adalah dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan
perencanaan (target) yang telah dibuat. Hal ini untuk menentukan apakah kegiatan
berhasil atau tidak. Untuk mengetahui apakah target yang yang disusun tersebut
tercapai atau tidak, biasanya dilakukan dengan cara membandingkan kondisi
sebelum

dilakukan

rencana

perbaikan

dengan

sesudah

dilaksanakan

perbaikan. Dengan demikian pada langkah ini dilakukan juga pengumpulan data

22

setelah perbaikan. Memeriksa hasil perbaikan dan hasil aktivitas kerja dapat
dilihat dari beberapa aspek, yaitu :

a. Dilihat dari pengaturan kerja

b. Dilihat dari masalah dominan

c. Dilihat dari penyebab dominan

d. Dilihat dari penampilan kerja secara keseluruhan

4) Perbaikan

Kegiatan dalam perbaikan (action) dimaksudkan untuk :

a. Mencegah berulangnya persoalan (maslah) yang sama, hal ini dapat

dilakukan dengan :

1. Standarisasi, yaitu mempertahankan standar atau mengadakan

perbaikan standar

2. Mengadakan pengawasan dan pengaturan

b. Pencatatan sisa masalah lain dari tahap perencanaan (plan) yang belum
terpecahkan untuk dipakai dalam perencenaan berikutnya

Dengan demikian, PDCA merupakan suatu proses pengendalian dan sekaligus

merupakan suatu proses pemecahan masalah serta peningkatan mutu dalam
mencapai suatu kemajuan.

23

2.7

Kerangka Konsep

Plan

(Perencanaan)

dari

SOP

pengembalian berkas rekam medis

Do (Pelaksanaan) dari ketepatan
pengembalian berkas rekam medis
Perbaikan
dari

keterlambatan

pelaksanaan SOP pengembalian

pengembalian

berkas rekam medis

rekam medis

Check

Action

(Pemeriksaan)

(Perbaikan)

perbaikan
keterlambatan

untuk

berkas

Upaya
mengatasi

pengembalian
Gambar 2.1 Kerangka Konsep

berkas rekam medis

Fokus penelitian ini adalah pada perbaikan masalah keterlambatan dalam
kegiatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Balung. Langkah
awal penelitian ini dimulai dengan identifikasi masalah keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis. Selanjutnya akan dilakukan perbaikan
masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dengan menggunakan
metode PDCA, langkah pertama yaitu (Plan) menyusunrencana perbaikan dalam
mengatasi masalah keterlambatan pengembealian berkas rekam medis, (Do)
pelaksanaan perbaikan masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam medis,
(Check) Memeriksa hasil dari perbaikan keterlambatan pengembalian berkas

24

rekam medis, (Action) Penerapan kegiatan perbaikan dalam mengatasi masalah

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.

25

BAB 3. METODE PENELITIAN

3.1

Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan

metode

PDCA.

Penelitian

ini

bertujuan

untuk

memperbaiki

masalah

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Balung.

3.2

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Unit Rekam Medis RSUD Balung . Penelitian

ini dilaksanakan selama bulan Agustus-Januari 2017.
3.3

Unit Analisis

Penelitian ini menggunakan unit analisis. Unit analisis pada penelitian ini
adalah admin masing masing ruang rawat inap, yaitu perawat yang berjumlah 9
orang yang tersebar di masing masing ruang rawat inap yang bertanggung jawab
terhadap pengembalian berkas rekam medis.
3.4
Populasi dan Sampel Penelitian
3.4.1 Populasi Penelitian
Populasi penelitian adalah keseluruhan objek yang diteliti tersebut
(Notoatmodjo, 2005). Populasi dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis
pasien rawat inap periode April Juni 2016 berjumlah.
3.4.2 Sampel Penelitian
Sampel penelitian adalah objek yang diteliti dan dianggap mewakili
seluruh populasi (Notoatmodjo, 2005). Sampel yang digunakan dalam penelitian
ini adalah berkas rekam medis pasien rawat inap periode April Juni 2016.
3.4

Variabel Penelitian

Variabel yang digunakan dalam penelitian ini dalam mengatasi masalah

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap berdasarkan metode
PDCA yaitu :

26

1. Plan

2. Do

3. Check

4. Action
3.5

Definisi Operasional

Variabel

Definisi Operasional

Cara Pengumpulan Data

Keterlambatan

Pengembalian berkas rekam medis

Observasi dan Wawancara

pengembalian
berkas rekam

dari unit rawat inap ke unit rekam

medis

rawat inap

medis apabila melebihi batas waktu

pengembalian yaitu maksimal 2x24
jam setelah pasien keluar dari
rumah sakit

Plan (Perencanaan)

Rencana pengembalian
berkas rekam medis dengan :

Observasi dan Wawancara

a. a. Mencatat tanggal pasien keluar

rumah sakit
b. b. Mencatat ruang pasien dirawat
c. c.Mencatat
dokter
yang
bertanggung jawab pada pasien
tersebut
d. d. Tanggal setor berkas
Do (Pelaksanaan)

Pelaksanaan pengembalian berkas

rekam medis sesuai dengan SOP
yang ada yaitu semua berkas rekam
medis rawat inap pasien pulang
harus segera di kembalikan ke
rekam medis paling lambat2x24
jam setelah pasien pulang

27

Observasi dan Wawancara

Check (Pemeriksaan)

Memeriksa pelaksanaan dari

pengembalian berkas rekam medis

Observasi dan Wawancara

yang tepat waktu dan tidak tepat

waktu, tepat waktu apabila berkas
kembali kurang dari 2x24 jam
setelah pasien dan tidak tepat waktu
apabila berkas kembali lebih dari
2x24 jam setelah pasien pulang
Action (Perbaikan)

Langkah perbaikan yang dilakukan

apabila

berkas

rekam

medis

dikembalikan tidak sesuai dengan

SOP yang telah ditentukan

28

Observasi dan Wawancara

3.6

Desain Penelitian

Gambar 3.1 Desain Penelitian

29

Keterangan :

1. Studi Lapang

Dalam suatu penelitian perlu adanya survey lapang untuk mendapatkan

data serta mengetahui masalah masalah yang ada di rumah sakit yang
dapat dijadikan dasar dalam penelitian tugas akhir.

2. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan untuk menambah dan menumpulkan informasi

informasi dari beberapa referensi yang sesuai dengan permasalahan yang
akan dibahas. Sehingga memperluas pengetahuan peneliti tentang teori
teori pada permasalahan yang diteliti.

3. Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah masalah yang ada dirumah sakit untuk

menetukan masalah dari berbagai permasalahan yang telah diketahui.

4. Tujuan penelitian

Tujuan penelitian ini dimaksudkan untuk memperjelas pembahasan serta

menentukan arah penelitian yang tepat secara keseluruhan.

5. Identifikasi Populasi dan Sampel

30

Mengidentifikasi populasi dan sampel penelitian sebagai variabel yang

akan diteliti

6. Menentukan dan Menyusun Instrumen Penelitian

Peneliti akan menentukan instrumen/ alat apa yang akan digunakan dalam
penelitian.

7. Wawancara

Peneliti melakukan wawancara terhadap informan untuk mendapatkan data

dan informasi terkait dengan penelitian.

8. Observasi

Observasi juga berperan sebagai pengumpulan data dan informasi.

9. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam penelitian ini didapat dari hasil obsevasi dan
wawancara.

10. Pengolahan Analisis Data

Setelah data dikumpulkan, selanjutnya dilakukan pengolahan dan analisis

data. Kegiatan analisis data dimaksudkan untuk member arti dan makna

31

pada data serta berguna untuk memecahkan masalah dalam penelitian yang
sudah dirumuskan.

11. Hasil dan Pembahasan

Dari beberapa kegiatan diatas maka akan memberikan hasil dan akan
dibahas sesuai hasil observasi yang diperoleh dan tujuan yang ditentukan.

12. Kesimpulan dan Saran

Peneliti melakukan kegiatan untuk memberikan penafsiran terhadap

analisis data yang disebut sebagai kesimpulan. Setelah itu, peneliti akan
memberikan saran kepada pembaca dan rumah sakit sebagai solusi dari
permasalahan yang terjadi.
3.7

Prosedur Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder.
Data primer adalah materi atau kumpulan fakta yang diperoleh langsung oleh
peneliti tanpa melibatkan orang ketiga. Data primer diperoleh langsung dari
kegiatan observasi dan wawancara terhadap informan.

Data sekunder merupakan data yang tidak diperoleh langsung oleh peneliti,
data sekunder yang didapat dari RSD Balung Jember yaitu data keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang dilihat dari buku ekspedisi.
3.8

Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah :

a. Wawancara (Interview)

32

Wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab kepada informan

mengenai hal hal yang belum diketahui maupun kendala serta alternatif
pemecahan masalah yang dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan
permasalah yang ada. Wawancara dilakukan untuk mengetahui solusi
untuk mengatasi masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di mana wawancara tersebut dilakukan kepada petugas
assembling dan perawat di masing masing ruang rawat inap yang
bertanggung jawab terhadap pengembalian berkas rekam medis rawatinap
di RSD Balung.

b. Pengamatan (Observasi)

Pengamatan

pada

penelitian

ini

adalah

pengamatan

terhadap

keterlambatan berkas rekam medis dengan menggunakan metode PDCA.

3.9

Instrumen Pengumpulan Data

Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

a. Lembar check list

Check list merupakan daftar pengecek yang berisi nama subjek dan
beberapa gejala/identitas lainya dari sasaran pengamatan. Check list dalam
penelitian ini berisi hal hal yang akan diamati peneliti.

b. Lembar Wawancara

Lembar wawancara adalah instrumen berupa daftar pertanyaan yang akan

diajukan oleh peneliti mengenai hal hal yang berhubungan dengan
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.

33

c. Alat Perekam (recording)

Alat perekam digunakan untuk merekam hasil wawancara.Dalam hal ini

peneliti menggunakan handphone untuk merekam hasil wawancara.
3.10 Teknik Pengolahan dan Analisis Data
3.10.1 Teknik Pengolahan Data

Setelah semua data terkumpul maka dilakukan pengolahan data sesuai

dengan data yang sudah ada. Teknik pengolahan data ini dilakukan dengan teknik
non statistik atau dengan tidak menggunakan analisis statistik tetapi dengan
analisis kualitatif. Analisis kualitatif ini dapat dilakukan melalui cara induktif,
yaitu dengan pengambilan kesimpulan umum berdasarkan hasil hasil observasi
khusus.
3.10.2 Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
deskripsi kualitatif dengan metode penggunaan PDCA, yang nantinya akan
diketahui penyebab penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
rawat inap ke unit rekam medis RSD Balung yang diperoleh dari informan
melalui wawancara dan kemudian di deskripsikan dalam bentuk tekstural.

34