Captulo 11

Introduccin al estudio de los sistemas

de informacin y documentacin
en las organizaciones
Jos Lpez Yepes
LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN COMO ELEMENTO CONSTITUTIVO E
INTEGRADOR DE LAS ORGANIZACIONES
Antecedentes doctrinales
La Documentacin como organizacin
Resulta evidente para nosotros que en las Ciencias de la Documentacin aparecen incorporados elementos
que le prestan carcter de generalidad, de informacin y de organizacin. En primer lugar, destaquemos
que los caracteres de generalidad y de informacin le vienen dados en cuanto que, como rama de la
Ciencia, facilita los procesos de comunicacin cientfica permitiendo la transmisin de las fuentes de
informacin a todas las disciplinas y actividades en el medio social. Es la Documentacin, pues, una
ciencia informativa ya que estudia un proceso informativo determinado. Pero, a mayor abundamento, como
sealaba Otlet en la primera configuracin epistemolgica que se hizo de la disciplina, la Documentacin se
hace operativa, prctica y aparece como estructura .organizada cuando trata de colaborar al esfuerzo
individual e institucional en el trabajo intelectual, cuando lleva a cabo el ejercicio de su misin en los
sistemas y servicios de informacin y cuando ejerce la cooperacin documentaria en todos los campos.
La Documentacin como sistema
La concepcin otletiana era esencialmente integradora y en la misma destaca el carcter dinamizador que
opera sobre la informacin latente y potencial custodiada en los depsitos documentales. Como se sabe, el
concepto otletiano se fragment y dot a la explicacin de nuestra disciplina de un ropaje polmico. La
superacin del mismo se produjo con la elevacin de la Informacin y Documentacin a ciencia informativa
-sobre la nocin de recuperacin de la informacin- Y desde las ideas definidoras expuestas por las
escuelas anglosajona, alemana y sovitica principalmente. Desde esta nueva perspectiva, Taylor, en 1963,
se fijaba, sobre todo, a la hora de definir la Ciencia de la Informacin, en las propiedades de la informacin
y en el desarrollo de mtodos para su til organizacin y diseminacin. Borko, en 1968, dada a la estampa
su famosa definicin de Ciencia de la Informacin como ciencia interdisciplinaria que investiga las
propiedades y comportamiento de la informacin, las fuerzas que gobiernan el flujo y el uso de la
informacin y las tcnicas manuales y mecnicas del proceso informativo para el ms eficaz
almacenamiento, recuperacin y diseminacin. Y al ao siguiente, Hayes, a propsito de la formacin de
profesionales del sector, introduce el concepto de sistemas de informacin como objeto de la disciplina que
nos ocupa'.
Efectivamente, esta aplicacin de la ciencia documental se configur como medio de mejorar la actividad
empresarial y, especialmente, al servicio de la toma de decisiones propiciando en la medida de lo posible la
canalizacin de los documentos constitutivos de las comunicaciones internas y externas. La funcin
documental en la empresa atendera, desde estos presupuestos, a dos grandes lneas de orientacin: la
especializacin de la misma y la organizacin de los sistemas de documentacin empresarial.

EL IMPACTO DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES

La informacin como recurso econmico

Sin duda, la razn ltima del nuevo giro en la cuestin objeto de estudio es el paso de la concepcin de
informacin como servicio a la de recurso econmico, a la de bien informativo. En efecto, la informacin es
un bien, bien capaz de generar un valor determinado cuando aumenta su papel en aquello que puede afectar
a la empresa y cuando incide en la acertada toma de decisiones. La importancia de esta consideracin va
creciendo en Espaa considerablemente. La informacin como forma de capital en la organizacin es un
hecho incuestionable. En este mbito de la actividad empresarial -ha dicho Gmez Pallete- resulta cada
vez ms necesario dar cabida a la consideracin de la informacin como recurso; los problemas que su
gestin presenta no pueden seguir siendo ignorados en los procesos de toma de decisiones encaminadas a la
definicin de estrategias y formas de organizacin. Las mutuas repercusiones de toda ndole entre la
unidad que facilita bienes y/o servicios de informacin a la empresa y sta misma es -entre otros- un asunto
que debe encontrarse presente en las deliberaciones corporativas en lugar de permanecer arrinconado en el
cajn de las tradiciones.
La informacin en las organizaciones. Influencia creciente
Se observa cuantitavamente que el elemento informacin, en el sentido amplio del trmino, participa cada
vez ms del ritmo de actividad de las organizaciones. A nivel macroeconmico cabe constatar que ya en
1967, en EE.UU., "cerca del 50% del PNB se deriva de la produccin, el tratamiento o la difusin de
bienes y servicios de informacin y en cuanto a los puestos de trabajo, el 53.5% era ocupado por este
sector. A nivel de microeconoma, es decir, de empresa, debemos destacar en este entorno dos flujos
distintos: 1) Uno, de energa en su ms amplio sentido (energa, materia prima, dinero, etc.), y los procesos
que en l operan se llaman de explotacin; y 2) Otro, de informacin y los procesos que sobre ste ltimo
operan se llaman toma de decisiones. Pues bien, en un estudio realizado en Francia, en 1974 (sobre datos
de 1969) se obtena la conclusin de que, en actividades industriales, el 27% de las horas trabajadas se
dedicaban a manejar informacin y el 90% en las actividades de carcter financiero. Ms concretamente, el
porcentaje sobre categoras laborales ha sido recogido por Gmez-Pallete.
Una primera consecuencia que debemos extraer y que ha de servirnos de pilar fundamental en nuestra
reflexin es que la crisis de las jerarquas detectada por Nasbitt (1983) est favoreciendo el intercambio de
informacin, al obligar a los individuos a hablar unos con otros, y ese fue el principio de las redes... Las
redes son individuos hablando unos con otros, compartiendo ideas, informacin y recursos... Dentro de la
estructura de las redes, la informacin es el gran ecualizador.
Los Sistemas de Informacin en las organizaciones, y las organizaciones como Sistemas de
Informacin
El nfasis llevado hacia ciertos extremos -aunque no exento de razn- ha llevado a algunos autores a
considerar la tesis de que el anlisis efectivo y la proyeccin futura de la moderna organizacin pasa por la
configuracin de la organizacin como sistema informativo en s misma, en su propia naturaleza. Es, en
efecto, una nueva manera de entender la organizacin, nacida, a juicio de Gmez-Pallete corno
reconocimiento de lo enormemente enriquecedor que resulta la interrelacin entre la necesidad de
informarse y los medios informticos. En todo caso debemos tener en cuenta a efectos metodolgicos el
binomio S.I.O. y O. como S.I. siendo en el segundo concepto esencial la propia informacin y en el
primero, la infraestructura humana y tecnolgica... que proporciona bienes y/o servicios de informacin.
HACIA UNA NUEVA DISCIPLINA. RELACIONES INTERDISCIPLINARES
En consecuencia, la creciente produccin de informacin y la cada vez mayor complejidad en las decisiones
aconsejan la utilizacin de mecanismos de gestin de informacin cada vez ms sofisticados. De modo
paladino Cronin y Vila-Belda se preguntan Qu se puede hacer para mejorar el flujo, el control, el
anlisis y sntesis de informacin para ayudar a los que tienen que tornar decisiones?. La respuesta no es

fcil, pero una serie de disciplinas -Ms all de la Ciencia de la Documentacin- se dan cita para plantearse
la cuestin como objeto de estudio. La Teora de Sistemas, la Teora de la Decisin, la Comunicacion
organizacional, la Teora de la Informacin, el Marketing, la Economa de la Informacin etc., parecen
estar detrs de la disciplina que entendemos por Information Management, lo que ha dado lugar -como
dice el profesor Wilson- a sealar ta necesidad de relaciones interdiscplinares o de equipos que hagan
posible la gestin efectiva de la informacin.
Ha sido el profesor Cronin quien, probablemente, ha dedicado ms tiempo a iluminar el concepto de l.M.
estableciendo, por ejemplo, la distincin entre Biblioteconoma e I.M. (la primera es una parte de la
segunda), poniendo 'el acento, una vez ms, en el carcter de I.M. como aspecto integral de la Gestin de
las organizaciones, en la vocacin de dar respuesta a una serie de campos interrelacionados como son: a)
el continuado crecimiento en volumen y variedad de la informacin registrada; b) la convergencia
tecnolgica en asociacin con la creacin, comunicacin y diseminacin de la informacin; e) la
consideracin creciente de la informacin como recurso clave en las organizaciones; y d) la conciencia de la
necesidad de gestin eficaz de este recurso, de la informacin.

LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES

El concepto de sistema
La aproximacin al concepto de Sistema de Informacin exige, en primer lugar, una referencia al concepto
de sistema, trmino ste que permite explicar fenmenos en el contexto de diversas disciplinas, como es el
caso de la informacin. La conocida nocin de sistema como un conjunto de elementos, relacionados,
entre s, actuando en un determinado entorno, con el fin de alcanzar objetivos comunes y con capacidad de
control nos permite afirmar que una empresa, una organizacin debe ser considerada globalmente y que el
sistema de informacin no debe ser considerado corno parcela de la organizacin sino como aspecto
interdependiente.
El fenmeno de la comunicacin en las organizaciones
Antonio Garrigues considera -desde nuestro enfoque- dos grupos de organizaciones:, El de aquel grupo de
empresas que centran an su principal preocupacin en torno a la tecnologa informtica, y, en segundo
lugar, el de aquellas que, habiendo superado ya esta fase, dedican su atencin prioritaria a la gestin de la
informacin como factor de produccin. No podemos entrar aqu en las cuestiones generales de la teora
de las organizaciones pero s debemos mostrar la importancia de la cuestin de las comunicaciones en el
hecho de la organizacin y, sobre todo, como estudia Gilchrist, en el contexto del Informacin Management.
Despus de citar los tipos de organizaciones propuestos por Boulding (el ltimo es el de las organizaciones
sociales) y el grupo de sistemas es presentado por Paisley en los cuales el individuo se encuentra en
continua interaccin, Gilchrist reconoce que las organizaciones estn unidas por medio de una serie de
smbolos de informacin y que a nosotros nos conciernen corno cientficos de la informacin los smbolos
informativos de carcter lingstico pero como gestores de la informacion no podemos ignorar otros
sistemas de informacin.
La organizacin como sistema de informacin
Efectivamente, y como decamos al principio, es la propia organizacin la que debe contemplarse como
sistema de informacin propiamente dicho, lo cual puede considerarse de acuerdo con mtodos de anlisis
de la organizacin desde este enfoque, como ha hecho Gmez-Pallete.

CONSTRUCCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Concepto y definicin

Para la construccin del concepto de Sistema de la Informacin en las organizaciones, debemos tener en
cuenta, de un lado, los dos aspectos que hemos considerado novedosos y fundamentales como son bienes y
recursos informativos es decir, la nueva consideracin econmica de la informacin y, de otro lado, los
elementos del proceso informativo o flujo informativo que se dan dentro del sistema aludido.
Los bienes informativos pueden ser clasificados en tres tipos: Fuentes de informacin, servicios de
informacin y sistemas de informacin. Horton, autor de un libro muy importante sobre gestin de recursos
informativos, atribuye a cada uno de estos grupos una serie de productos informativos. Fuentes de
informacin adquiere para este autor un sentido restrictivo pues se refiere slo a empresas o simples
individuos de los que una organizacin adquiere informacin externa (lo que equivaldra a fuente de
procedencia). El servicio de informacin significa estructura que suministra informacin dentro o fuera de
la organizacin. El sistema supone, en primer lugar, la centralizacin de todos los flujos informativos de la
organizacin y se define, a juicio de Horton, como el proceso estructurado donde los inputs de informacin
son transformados en outputs. La concepcin de los sistemas de informacin en las organizaciones han
tenido precedentes y paralelos como son los DSS (Sistemas de soporte de la decisin) y los M.I.S. o
Sistemas de Informacin para la gestin, gozando en ltimos de mucha bibliografa. Uno de los autores,
Murdick, los define como sisternas que recuperan los datos del entorno, que capturan los datos de las
transacciones y operaciones que tienen lugar en la empresa y que filtran, organizan y seleccionan los datos
y los presentan como informacin para los res ponsables.
La informacin. El mensaje
El mensaje o informacin transmitida en los sistemas de organizacin puede ser considerada desde diversas
perspectivas: naturaleza, caractersticas y atributos, medida, categoras, valor y, esencialmente, como
recurso econmico.
Wilson se fija en la necesidad prctica de considerar la informacin como acumulacin de datos y como
proceso. En Horton se considera al conjunto de datos que han sido procesados automtica y manualmente y
presentados de tal manera que permita tomar una decisin.
En este aspecto, Cronin y Vila-Belda han predicado de la informacin como servicio econmico las
siguientes notas:
-

Un valor igual que el dinero, los bienes de equipo, el trabajo o las materias primas.

- Capaz de tener caractersticas especficas y medibles, tales como un mtodo de recoleccin, utilizacin
y uso, un modelo de cielo de vida con diferentes atributos para cada etapa y su capacidad de interrelacin
con otros recursos.
- Un input que puede ser transformado en outputs utilizables que son beneficiosos para el logro de los
objetivos de la entidad.
-

Un bien que puede ser capitalizado segn los propsitos de la direccin.

- Un gasto por el cual los costes estandarizados pueden ser desarrollados y las tcnicas de estudios de
costes pueden ser utilizadas para observar y controlar los mismos.
- Un elemento que se presenta ante los directivos como una variedad de posibles opciones de desarrollo,
lo que permitir a los ejecutivos tomar decisiones, por ejemplo, entre invertir ms en informacin que en
mano de obra, o decidir entre mantener un servicio de informacin propio o comprar la informacin a un
servicio externo.

Categoras de informacin en las organizaciones

Resulta dificil su establecimiento, dada la extrema variedad y complejidad de las informaciones que
intervienen en la toma de decisiones. Gmez-Pallete las agrupa as: A) Informacin de consumo, que nos
dice cmo ha reaccionado el sistema a anteriores decisiones; B) Informacin de gobierno -normas y
objetivos- que conducirn a la decisin; C) Informacin que transmite el resultado de la eleccin final
-rdenes- a partir de la cual emprendemos la nueva accin.
Planificacin y toma de decisiones
La Teora de la Decisin seala, de modo clsico, el modelo representado por las tres fases sucesivas:
decidir o planificar, actuar o ejecutar la accin elegida y controlar los resultados obtenidos. La decisin la
lleva a cabo toda persona susceptible de poseer informacin, por lo que el abanico de sujetos decisores se
ampla cada vez ms en las organizaciones, de acuerdo, al menos, con tres niveles. Un primer nivel de
planificacin corporativa que tiene como objeto la totalidad de la organizacin; la llamada planificacin
sectorial o segundo nivel y el nivel de las decisiones elementales., En cualquier caso, todos los niveles
utilizan informacin de gobierno y de consumo.
Los sujetos de los sistemas de informacin en las organizaciones
Dado que Information Management es una confluencia de disciplinas, los sujetos emisores de informacin
son varios y es evidente que el documentalista o cientfico de la informacin, por ejemplo, debe trabajar con
otros profesionales. Horton ha destacado las dificultades de definir ntidamente los sujetos de los procesos
de tratamiento y gestin de la informacin. Junto a los usuarios, cita a los Information Suppliers, que
crean o producen productos y servicios de informacin a los usuarios. Se sitan entre estos y los
Information Handlers que transforman los datos en informacin, para su utilizacin (estadsticos,
bibliotecaros, information brokers). El Information Counselor, aparece entre el usuario y el Information
Handler o entre el usuario y el Information Supplier. Finalmente, emerge la figura del Information
Manager.
Este se sita en el lugar central. El propio Horton ofrece una definicin aceptable: Coordina el uso
eficiente, efectivo y econmico de la informacin supervisando una amplia variedad de atividades y
funciones: planificacin, organizacin, presupuesto, control, auditora, contabilidad, evaluacin, etc.. En
cuanto a sus lneas de formacin, Gilchrist seala cuatro notas: a) debe estar relacionado con la formacin
de sus gestores y de los generadores y usuarios de la informacin, etc.; b) debe poderse relacionar con los
proveedores de informacin; c) debe estar preparado para detectar los cambios del entorno; y d) debe
ostentar la capacidad de medir, controlar y evaluar.
NOTAS
1 Vase, ms pormenorizadarnente, la evaluacin de las doctrinas sobre el concepto de Documentacin en
mi libro Teora de la Documentacin. Prlogo de J. M. Desantes, pamplona, EUNSA, 1978, XXXI + 335
pp.