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André Anjos Junho / 2013

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Índice I) Visão Geral • Introdução • Gestão de
Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Índice I) Visão Geral • Introdução • Gestão de

Índice

I) Visão Geral

Introdução

Gestão de Contratos no BackOffice

Macrofluxo

II) Funcionalidades e Processos

Cadastros Iniciais

Elaboração de Contratos

Medições e Recebimentos/Entregas

Avaliação de Contratos

Gestão de Mudanças

Encerramento de Contratos

III) Fontes de Conhecimento

Materiais para Consulta

Introdução

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Introdução

O ambiente de Gestão de Contratos gerencia os contratos de compras e vendas que a empresa mantém com seus fornecedores e clientes, permitindo controlar e acompanhar todos os processos envolvidos na contratação de produtos e/ou serviços, desde a elaboração do contrato, com todos seus detalhes, até o gerenciamento das entregas previstas pelos contratos, passando por todo o ciclo de vida de um contrato.

Objetivos do ambiente:

Gestão e estruturação das informações dos contratos

Segurança da informação

Versionamento

Acompanhamento financeiro/contábil do contrato

Acompanhamento da previsão de execução do contrato

Acompanhamento da execução do contrato

Facilitar os processos de recebimento/entrega relacionados ao contrato.

NÃO são objetivos do ambiente:

Impressão do contrato físico (objeto, parágrafos, cláusulas etc)

Administração de eventos legais do contrato

Comunicação com os contratados/contratantes

Gestão de Contratos no BackOffice

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gestão de Contratos no BackOffice

Integrações com outros ambientes:

Financeiro

Administração das carteiras a receber e a pagar.

Controle financeiro das

cauções/adiantamentos dos contratos.

Contábil

Gestão contábil dos valores negociados nos contratos.

Compras

Execução dos recebimento relacionados aos contratos de compras

Utilização do controle de alçadas.

Geração de contrato de compra a partir de edital (GCP).

Faturamento

Execução das entregas relacionadas aos contratos de venda.

Macrofluxo

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Macrofluxo

O diagrama abaixo demonstra os principais fluxos operacionais e entidades contemplados pelo ambiente de Gestão de Contratos.

abaixo demonstra os principais fluxos operacionais e entidades contemplados pelo ambiente de Gestão de Contratos. 8

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Índice I) Visão Geral • Introdução • Gestão de
Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Índice I) Visão Geral • Introdução • Gestão de

Índice

I) Visão Geral

Introdução

Gestão de Contratos no BackOffice

Macrofluxo

II) Funcionalidades e Processos

Cadastros Iniciais

Elaboração de Contratos

Medições e Recebimentos/Entregas

Avaliação de Contratos

Gestão de Mudanças

Encerramento de Contratos

III) Fontes de Conhecimento

Materiais para Consulta

Cadastros Iniciais

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

Condições de pagamento

A condição de pagamento define as regras de parcelamento ou pagamento aplicadas a uma negociação

realizada com o fornecedor/cliente. É este cadastro quem define como serão gerados os títulos de

pagamento/recebimento quando realizada a integração com o ambiente Financeiro.

No ambiente de Gestão de Contratos, as condições de pagamento serão associadas aos contratos elaborados e estas definirão como serão pagos os pedidos de compra/venda gerados pelas medições do contrato em questão. Além disto, as condições de pagamento podem auxiliar a elaboração dos cronogramas financeiros/físicos dos contratos, através da geração das parcelas do cronograma conforme definição da condição. Ambas as funcionalidades serão exemplificadas mais adiante nos fluxos de processos

correspondentes.

da condição. Ambas as funcionalidades serão exemplificadas mais adiante nos fluxos de processos correspondentes. 11

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Cadastros Iniciais

Fornecedores

Fornecedor é uma entidade que tem por objetivo suprir as necessidades de produtos ou serviços de uma

empresa. O devido preenchimento deste cadastro é importante para definir o perfil completo do fornecedor,

dados que poderão ser utilizados em diversas rotinas do sistema e servirá de banco de conhecimento aos compradores.

dados que poderão ser utilizados em diversas rotinas do sistema e servirá de banco de conhecimento

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Cadastros Iniciais

Clientes

Cliente é a entidade que possui necessidades de produtos e serviços a serem supridas pela sua empresa. É

importante que o cadastro de clientes esteja o mais completo possível, possibilitando assim o máximo de

informações a serem fornecidas e controladas pelo sistema.

mais completo possível, possibilitando assim o máximo de informações a serem fornecidas e controladas pelo sistema.

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Cadastros Iniciais

Produtos

Este cadastro contém as principais informações sobre os produtos e serviços adquiridos, fabricados ou

fornecidos pela empresa, propiciando assim o seu controle em todos os ambientes do sistema. É neste

cadastro, por exemplo, que estão armazenados os indicadores de produtos e demais informações do item. A definição de produto é genérica e abrange muitos conceitos que podem variar de acordo com o ramo de atuação da organização, bem como do ambiente utilizado.

muitos conceitos que podem variar de acordo com o ramo de atuação da organização, bem como

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

Índices Econômicos e Histórico de Índices

Índices econômicos são ferramenta de análise mercadológica que oferecem informações úteis para a

identificação de tendências. Ex: PIB, IGP-M, IPCA etc.O histórico de índices permite a manutenção dos valores

dos índices financeiros que serão utilizados nos cálculos de reajustes de contratos, correção de valores caucionados, entre outros. Similar ao cadastro de moedas. Índices econômicos serão utilizado para as revisões do tipo reajuste.

entre outros. Similar ao cadastro de moedas. Índices econômicos serão utilizado para as revisões do tipo

Elaboração de Contratos

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Manutenção de Contratos

Estrutura de um contrato

Contrato

Fornecedores

Cliente

Vendedores

Planilhas

(Produtos)

Cronogramas

Cauções

Multas,

Bonificações e

Descontos

Documentos

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Manutenção de Contratos

Tipo de Contrato

Os tratamentos aplicados pelo ambiente de Gestão de Contratos aos contratos geridos variam conforme as

características do contrato em questão. Como o conjunto destas variações de características costuma estar

associado ao tipo de contrato a ser gerado (negócio aplicado) e com o intuito de facilitar a configuração deste conjunto de características, através do cadastro de tipos de contratos podemos definir os tipos de contratos trabalhados pela empresa e suas respectivas características.

tipos de contratos podemos definir os tipos de contratos trabalhados pela empresa e suas respectivas características.

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Manutenção de Contratos

Tipo de Contrato

Indica se o contrato tem programação Indica de execução. se o contrato é de compra ou venda. Define se haverá cronogramas .

é de compra ou venda. Define se haverá cronogramas . Indica se o contrato é de

Indica se o contrato é de produtos específicos. Define se haverá planilhas.

Indica se o contrato tem controle de valor. Define se haverá saldo.

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Manutenção de Contratos

Tipo de Contrato

Exemplo 1 – “Aberto” Medição Eventual: Sim Contrato Fixo: Não Previsão Financeira: Não

Exemplo 2 – “Semi-AbertoMedição Eventual: Sim Contrato Fixo: Não Previsão Financeira: Sim

Exemplo 3 – “Semi-FechadoMedição Eventual: Sim Contrato Fixo: Sim Previsão Financeira: Sim

Exemplo 2 – “Fechado” Medição Eventual: Não Contrato Fixo: Sim Previsão Financeira: Sim

(não há programação de execução) (não há controle sobre os produtos negociados) (não há controle do valor negociado)

(não há programação de execução) (não há controle sobre os produtos negociados) (há controle do valor negociado)

(não há programação de execução) (há controle sobre os produtos negociados) (há controle do valor negociado)

(há programação de execução) (há controle sobre os produtos negociados) (há controle do valor negociado)

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Manutenção de Contratos

Contrato

Entidade controladora de todo o fluxo de gestão do ambiente. Detalha a contratação de produtos e/ou

serviços, informando todas as especificações do contrato estabelecido pela empresa, tais como: fornecedores

ou cliente e vendedores, vigência, data da assinatura, responsáveis pelo contrato, objeto do contrato, cláusulas contratuais, multas e bonificações, uso de cauções, índices de reajuste, cronogramas entre outros. Posteriormente, são estes dados quem irão determinar o ciclo de vida do contrato dentro do ambiente de gestão.

o ciclo de vida do contrato dentro do ambiente de gestão. Vigência: define período de vida

Vigência: define período de vida do contrato.

Cond. Pagto: será utilizada

nos pedidos gerados.

Reajuste: indica se o contrato poderá ser reajustado.

Caução: indica se o

contrato exige caução.

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Manutenção de Contratos

Planilhas

Entidade que armazenam a estrutura física do contrato, com as quantidades, valores unitários e totais

negociados pelo contrato. Esta entidade tem como objetivo registrar os materiais/serviços e valores

negociados no contrato, mantendo assim o controle dos volumes (em quantidade e valor) movimentados e permitindo realizar o planejamento da execução do contrato (a partir dos acumulados da planilha elaboram-se os cronogramas do contrato).

o planejamento da execução do contrato (a partir dos acumulados da planilha elaboram-se os cronogramas do

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manutenção de Contratos

Cronogramas

Entidade responsável por fornecer a visão do planejamento de execução (recebimentos/entregas) do contrato

no formato de parcelas (competências). São até três visões:

1) Financeira: planejamento da execução do contrato pelos valores dos produtos/serviços. 2) Físico: planejamento da execução do contrato pelas quantidades dos produtos/serviços. 3) Contábil: acompanhamento contábil do planejamento de execução do contrato.

quantidades dos produtos/serviços. 3) Contábil: acompanhamento contábil do planejamento de execução do contrato. 23

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Manutenção de Contratos

Cronogramas Financeiro/Físico

Planilha com o produto “ABC” com quantidade 1.000 e valor total de R$ 5.000 e produto “DEF” com

quantidade 1.000 e valor total de R$ 10.000 (total de R$ 15.000).

Exemplo 1: cronograma financeiro com duas parcelas:

 

Competência

Valor Previsto

 

06/2013

7.500

07/2013

7.500

Exemplo 2: cronograma físico com duas parcelas:

 
 

Competência

Valor Previsto

Produto

Quantidade

   

ABC

800

06/2013

7.500

DEF

350

   

ABC

200

07/2013

7.500

DEF

650

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Manutenção de Contratos

Cauções

A caução é um bem ou valor que o contratado dá ao contratante em garantia ao cumprimento das obrigações

assumidas no ato da contratação. Alguns exemplos: ativos, recursos financeiros, direitos e outros instrumentos

depositados para assegurar o cumprimento das obrigações. As cauções recebidas/pagas podem ser integradas ao financeiro através da geração de movimentação bancária ou aplicação/empréstimo.

podem ser integradas ao financeiro através da geração de movimentação bancária ou aplicação/empréstimo. 25

25

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Manutenção de Contratos

Cauções

No contrato define-se a utilização do recurso de caução e o método de controle :

Manual: neste caso os valores de caução deverão ser recebidos/pagos antes do início do contrato e

deverão ser registrados manualmente através do cadastro de Cauções, sendo baixados (devolvidos) posteriormente conforme acordo entre as partes.

Retenção: neste caso o valor de caução será retido automaticamente e proporcionalmente a cada medição/recebimento realizado para o contrato (através de desconto/acréscimo no valor do pedido), sendo baixados (devolvidos) posteriormente conforme acordo entre as partes.

Ainda no contrato, define-se o percentual de caução que determina qual será o valor exigido como caução para o contrato. Este percentual é perante o valor total negociado pelo contrato . Exemplo: contrato de R$ 160.000 exige 10% de caução, significa que é necessário o recebimento/pagamento de R$ 16.000 em forma de caução.

No caso de caução manual, o contrato só poderá ser dado como vigente após o recebimento do valor de caução.

Baixa: gera o título de devolução dos valores de caução.

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Manutenção de Contratos

Adiantamentos

É comum em negociações firmadas através de contratos que o contratado exija um valor de adiantamento para

que possa iniciar as atividades referentes ao fornecimento do material/serviço contratado. Muitas vezes este

valor é exigido como recurso para financiamento das atividades que irão originar o material/serviço contratado. O pagamento/recebimento de um adiantamento é controlado no ambiente financeiro pelo registro de um título a pagar/receber. Os adiantamentos poderão ser devolvidos durante a medição do contrato, forma de desconto/acréscimo.

pagar/receber. Os adiantamentos poderão ser devolvidos durante a medição do contrato, forma de desconto/acréscimo. 27

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Manutenção de Contratos

Multas e Bonificações

Multas, descontos e bonificações são valores que podem ser acrescidos ou descontados no valor final das

medições de contrato em virtude da quebra de alguma cláusula contratual ou em decorrência de algum fato

ocorrido e previamente acordado entre as partes do contrato.

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Manutenção de Contratos

Gestão de Documentos

Grande parte das negociações realizadas através de contratos envolve uma quantidade relativamente alta de

documentos que devem ser registrados e associados aos contratos. Além disto, também é comum a exigência

de determinados tipos de documentos em determinadas fases do ciclo de vida do contrato para que este possa seguir seu fluxo de processos.

Com o objetivo de atender a estas necessidades, o ambiente de Gestão de Contratos dispõe de recursos que objetivam o registro dos documentos do contrato e também o controle da transição entre situações conforme documentação apresentada.

dos documentos do contrato e também o controle da transição entre situações conforme documentação apresentada. 29

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Manutenção de Contratos

Controle de Acessos

As permissões de acesso a um contrato podem ser garantidas ou negadas para as diversas ações que podem

ser realizadas a partir do contrato, como por exemplo manipular cauções, manipular planilhas, manipular

cronogramas, alterar a situação do contrato, realizar medições, realizar medições etc.

planilhas, manipular cronogramas, alterar a situação do contrato, realizar medições, realizar medições etc. 30

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Manutenção de Contratos

Ciclo de vida de contratos:

Manutenção de Contratos Ciclo de vida de contratos: A transição entre situações deve ser feita com

A transição entre situações deve ser feita com cautela, pois interfere nas ações que podem ser executadas no contrato. Deve-se atentar principalmente para o início de vigência, pois após esta transição o contrato não mais poderá ser alterado (senão por revisão) ou excluído.

Medições e Recebimentos/Entregas

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Medições e Recebimentos/Entregas

Medição

O processo de execução do contrato no ambiente de Gestão de Contratos recebe o nome de Medição

justamente pelo fato de ter o objetivo de apurar a realização do contrato. Assim, podemos resumir a medição

como um processo de verificação e fiscalização da realização de um serviço ou recebimento/entrega de um material.

Assim, a medição é realizada sempre para uma das competências existentes no contrato (conforme vigência e cronogramas).

Durante a medição, podem ser aplicadas multas, bonificações, descontos, retenção de caução e devolução de adiantamentos (que resultam, basicamente, em acréscimos e decréscimos de valores).

O resultado final do processo de medição (inclusão e encerramento) é a geração de um pedido de compra ou venda, conforme espécie do contrato, gerando assim a integração com os ambientes de Compras e Faturamento com o objeto de realizar os recebimentos e entregas propriamente ditos.

Após encerramento da medição, os saldos do contrato são atualizados refletindo assim o registro da execução da competência em questão.

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Medições e Recebimentos/Entregas

• Medição
Medição

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Medições e Recebimentos/Entregas

Recebimentos/Entregas

Após a geração e encerramento das medições, os pedidos de compra ou venda serão gerados para que o

processo de recebimento ou entrega seja realizado.

Sistemicamente, este processo se resume ao recebimento ou emissão do documento fiscal que efetiva o recebimento/entrega da mercadoria. Com isto, os saldos a receber/entregar do contrato serão atualizados, encerrando assim o processo de medição e entrega da competência em questão.

O recebimento dos pedidos de compra gerados por medição de contratos é realizado através da rotina de Documento de Entrada.

A entrega dos pedidos de venda gerados por medição de contratos é realizada através da rotina de Documento de Saída.

Gestão de Mudanças

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Gestão de Mudanças

Após o início de vigência de um contrato este não mais poderá ser alterado.

Este controle existe para que seja possível fazer a gestão do contrato nos seguintes aspectos:

- Segurança da Informação.

- Versionamento do contrato (mantendo histórico detalhado de cada versão do contrato).

- Cumprimento do que foi acordado entre as partes, entre outros.

O processo de revisão é totalmente estruturado por meio do cadastro de Tipos de Revisão com as devidas propriedades do que poderá ser alterado no contrato.

Tipos de Revisão de Contrato Aditivo Reajuste Realinhamento Readequação Paralisação Reinício Alteração de
Tipos de Revisão de Contrato
Aditivo
Reajuste
Realinhamento
Readequação
Paralisação
Reinício
Alteração de
Cláusulas
Contábil
Índice
Fornecedor

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Gestão de Mudanças

Tipos de revisão:

Aditivo: revisão para edição das planilhas do contrato através da adição/subtração de quantidades ou

até mesmo itens. Também pode ser utilizada para ajustes no plano de execução do contrato através da

adição/remoção de parcelas nos cronogramas. Após o ajuste das planilhas, os cronogramas do contrato deverão ser reajustados de acordo com os novos valores da planilha.

Reajuste: revisão do contrato para reajuste dos valores dos itens das planilhas conforme variação do índice econômico associado ao contrato.

Realinhamento: revisão do contrato para ajuste nos preços dos itens da planilha, conforme algum acordo realizado entre as partes do contrato. Após o ajuste das planilhas, os cronogramas do contrato deverão ser reajustados de acordo com os novos valores da planilha.

Readequação: revisão do contrato para ajuste nas quantidades dos itens da planilha, desde que o

montante total do contrato em valor não seja alterado.

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Gestão de Mudanças

Tipos de revisão:

Paralisação: revisão para pausa na execução do contrato, evitando assim que o contrato seja

movimentado indevidamente no período de paralisação.

Reinício: revisão para reinício da execução de um contrato em paralisação. No reinício será possível editar os cronogramas para ajustes dos prazos conforme nova programação de execução.

Alteração de cláusulas: revisão para ajuste nas cláusulas de um contrato.

Contábil: revisão para edição dos cronogramas contábeis de um contrato, permitindo a manutenção completa destas entidades.

Índice: revisão para troca do índice econômico associado a um contrato.

Troca de Fornecedor: revisão para troca (substituição) de um fornecedor participante de um contrato. Este tipo de revisão é específico para contratos de compra.

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Gestão de Mudanças

Revisão e Aprovação da Revisão:

Após a geração de uma nova revisão para o contrato, esta ficará com situação “Em Revisão” e neste estado o

contrato não pode ser movimentado. A nova revisão terá sua situação alterada para “Vigente” (exceto em caso

de paralisação, onde assume a situação correspondente) somente após aprovação da revisão gerada. O processo de aprovação da revisão resume-se a conferência dos dados da nova revisão e disponibilização do contrato a partir da aprovação desta revisão.

Início Fim Revisão do Contrato Aprovação da Revisão Cadastro do Tipo Versionamento do de Revisão
Início Fim Revisão do Contrato Aprovação da Revisão Cadastro do Tipo Versionamento do de Revisão

Início

Fim

Revisão do Contrato Aprovação da Revisão Cadastro do Tipo Versionamento do de Revisão Contrato Si
Revisão do Contrato
Aprovação da
Revisão
Cadastro do Tipo
Versionamento do
de Revisão
Contrato
Si
m
Alterações na
Revisão OK?
nova revisão
Não
Cadastro do Tipo Versionamento do de Revisão Contrato Si m Alterações na Revisão OK? nova revisão

Encerramento de Contratos

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Encerramento de Contratos

Chegado o fim do ciclo de vida de um contrato, seja pelo término de sua vigência, consumo total de seu saldo, desistência de uma das partes do contrato ou qualquer outro fato que inviabilize a continuidade da execução do contrato, a finalização do contrato deverá ser processada. Está disponível também o enceramento do contrato por cancelamento, indicada nos casos de emissão indevida de contrato, por exemplo, onde será processado o simples cancelamento do contrato e estorno de sua previsão de execução.

do contrato e estorno de sua previsão de execução. Avaliação de Início fornecedores Si m
Avaliação de Início fornecedores Si m Identificação da Contr. De necessidade de Não Finaliza contrato
Avaliação de Início fornecedores Si m Identificação da Contr. De necessidade de Não Finaliza contrato
Avaliação de Início fornecedores Si m Identificação da Contr. De necessidade de Não Finaliza contrato
Avaliação de
Início
fornecedores
Si
m
Identificação da
Contr. De
necessidade de
Não
Finaliza contrato
Compra?
finalização
Fim
Não

Processa estorno

do contrato e

vinculados

Cancelamento

Sim

Cancela contrato

Processa estorno do contrato e vinculados Cancelamento Sim Cancela contrato
Processa estorno do contrato e vinculados Cancelamento Sim Cancela contrato

Em ambos os casos, toda a previsão de execução gerada pelo contrato (planilhas, cronogramas, títulos provisórios etc) serão finalizados ou estornados.

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Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Índice I) Visão Geral • Introdução • Gestão de

Índice

I) Visão Geral

Introdução

Gestão de Contratos no BackOffice

Macrofluxo

II) Funcionalidades e Processos

Cadastros Iniciais

Elaboração de Contratos

Medições e Recebimentos/Entregas

Avaliação de Contratos

Gestão de Mudanças

Encerramento de Contratos

III) Fontes de Conhecimento

Gestão de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Fontes de conhecimento e apoio

E-learning TOTVS http://www.totvs.com.br/lms

Treinamentos -> Catálogo -> Software -> Linha Microsiga Protheus -> Gestão de Contratos

Help On-Line

Materiais -> Gestão de Contratos

Comunidade P@ Materiais

Apostila Gestão de Contratos 11.80 Disponível para download na seção Documentos da comunidade Desafio da Capacitação

Comunidade Desafio da Capacitação

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Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Questões André Anjos Inovação Materiais
Gestão de Contratos – Conceitos e Funcionalidades Questões André Anjos Inovação Materiais

Questões

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Inovação Materiais

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