Analisis Kesenjangan Proses Tata Kelola Teknologi

Informasi dengan studi kasus pada UPT Bahasa ITS

Menggunakan Cobit 4.1
Donny Aliyanto 5113100165
Teknik Informatika
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
ABSTRAK
Analisa kesenjangan (gap) tata kelola teknologi informasi di suatu
organisasi sangatlah penting. Analisa tersebut penting untuk
dilakukan, agar suatu organisasi dapat berkembang mengikuti era
moderenisasi yang terus berkembang. Teknologi informasi sangatlah
penting, khususnya untuk UPT Bahasa ITS.Untuk melakukan analisa
tata kelola teknologi informasi menggunakan COBIT 4.1, khususnya
beberapa domain deliver and support (DS) yaitu pada domain DS1, DS3,
DS4, DS10 dan DS13. Hasil penelitian memperoleh hasil bahwa tata
kelola teknologi informasi pada proses pengelolaan data di UPT Bahasa
saat ini secara umum telah cukup baik. Hal ini ditunjukan dengan
atribut tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang
sebagian besar berada pada kematangan level 3 (defined process).
Berdasarkan analisa kesenjangan (gap) yang dilakukan, terdapat
kesenjangan antara kondisi tata kelola teknologi informasi saat ini
dengan kondisi yang diharapkan meskipun jaraknya tidak terlalu tinggi.
Untuk menghilangkan kesenjangan tersebut dan mencapai kondisi yang
diharapkan yaitu dengan perbaikan tata kelola teknologi informasi
secara bertahap.
Kata Kunci : COBIT 4.1 , Analisis Kesenjangan TKTI , Gap Analysis,
Process of Managing Data, Maturity Level, UPT Bahasa ITS
PENDAHULUAN
Teknologi informasi (TI) merupakan sarana yang penting untuk mengelola
informasi karena menawarkan efisiensi dan efektivitas kerja. Banyak organisasi
telah menerapkan dan mengembangkan teknologi informasi untuk membantu
proses bisnisnya agar memperoleh informasi yang akurat, tepat waktu, relevan,
ekonomis
dan
dapat
membantu
manajemen
dalam
pengambilan
keputusan.Namun di sisi lain, penerapan TI memerlukan biaya investasi tinggi
dengan resiko yang cukup besar. Oleh karena itu diperlukan suatu mekanisme
tata kelola TI yang menyeluruh dan terstruktur dari mulai perncanaan hingga
pengawasannya
Tata kelola TI adalah satu kesatuan konsep dasar dari Corporate
Governance melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam proses
perusahaan yang berhubungan dengan TI. Tata kelola TI menyediakan struktur
yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi yang baik,
benar,transparan sesuai tuntutan publik dan standar global. Salah satu isu yang
marak

berkembang saat ini berkenaan dengan penggunaan TI adalah banyak organisasi

sudah menggunakan TI namun belum sadar mengenai tata kelola yang baik
untuk pencapaian yang optimal untuk meningkatkan nilai, sekaligus mampu
mengelolanya dengan baik untuk pencapaian tujuan organisasi.
Analisis Kesenjangan Proses Tata Kelola Teknologi Informasi dengan studi
kasus pada UPT Bahasa ITS ini dikarenakan tata kelola teknologi informasi
diperlukan untuk mengontrol pelayanannya, untuk memastikan bahwa kinerja
pelayanan dalam hal teknologi informasi memenuhi dan sesuai dengan tujuan.
Selain itu,analisis yang akan dilakukan juga penting untuk mengetahui pada
tingkat (level) apa organisasi ini berada, dan kemanakah tujuan serta langkah
langkah seperti apa yang dapat diambil untuk mencapai tujuan tersebut.
Untuk mendapatkan kesimpulan baik atau tidaknya layanan pada UPT
Bahasa ITS ini, pada Final Project ini dilakukan perhitungan nilai maturity
menggunakan framework COBIT 4.1. Di mana langkah awal yang dilakukan
berupa pemetaan IT process yang akan digunakan. Setelah itu dilakukan
perhitungan nilai maturity AS IS dan nilai maturity TO BE. Nilai maturity AS
IS merupakan representasi dari keadaan layanan yang sekarang, sementara
nilai maturity TO BE merupakan kondisi yang diharapkan dari pelayanan di lab
AP ini. Lalu selanjutnya diberikan rekomendasi agar kondisi maturity TO Be
dapat tercapai

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

Tata Kelola TI (IT Governance), memiliki cangkupan definisi luas yang
meliputi sistem informasi, teknologi dan komunikasi, bisnis dan hukum serta isu
lain yang melibatkan seluruh komponen perusahaan antara lain; pemilik
kepentingan (stakeholder), pengguna teknologi informasi bahkan pemeriksa
sistem informasi/teknologi informasi. Secara umum tata kelola teknologi
informasi adalah upaya menjamin pengelolaan teknologi informasi agar
mendukung bahkan selaras dengan strategi bisnis suatu perusahaan atau
organisasi yang dilakukan oleh direksi, manajemen eksekutif dan manajemen
teknologi informasi. (Indra Dwi Hartanto, 2010) Cobit sendiri menyediakan
kerangka kerja yang terdiri dari sekumpulan proses TI yang dikelompokkan
menjadi 4 domain, yakni
1.
2.
3.
4.

Plan and Organise (PO).

Acquire and Implement (AI).
Deliver and Support (DS).
Monitor and Evaluate (ME).

Salah satu penelitian mengenai audit sistem informasi adalah penelitian

mengenai evaluasi tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan
framework COBIT. Objek penelitian adalah UPT Bahasa ITS dengan fokus
penelitian adalah analisa kebutuhan tata kelola TI.

Framework
COBIT Framework Model adalah sebuah framework dan supporting toolset
yang membantu manajer menjembatani gap antara tujuan untuk keperluan
pengendalian, permasalahan teknik dan resiko bisnis serta mengkomunikasikan

level pengendalian kepada stakeholders. COBIT (Control Objectives for

Information and Related Technology) membantu menyokong pengembangan
kebijakan yang jelas dan langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil
untuk pengendalian TI di seluruh perusahaan. COBIT dirancang antara lain untuk
mendukung:
1) Manajemen eksekutif dan dewan direksi
2) Bisnis dan manajemen TI
3) Pengelolaan, assurance, pengendalian dan security professionals.
COBIT menyediakan langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil dan
lebih difokuskan pada pengendalian yang selanjutnya dijelaskan dalam domain
dan framework proses. Manfaat dari langkah-langkah praktis terbaik yang dapat
diambil tersebut antara lain:
1) Membantu mengoptimalkan investasi TI yang mungkin dapat dilakukan
2) Menjamin pengiriman service
3) Menyediakan pengukuran yang akan digunakan untuk memutuskan ketika
terjadi
suatu kesalahan.
Orientasi bisnis dari COBIT adalah menghubungkan tujuan bisnis ke dalam tujuan
TI, menyediakan metric dan maturity models untuk mengukur pencapaian tujuan
perusahaan serta mengidentifikasi tanggungjawab yang terkumpul dari bisnis
dan IT process owners. Manfaat
mengimplementasikan COBIT sebagai framework pengelolaan TI adalah sebagai
berikut:
1) Pengelolaan TI menjadi sejalan dengan fokus bisnis;
2) Pihak manajemen dapat memahami manfaat penerapan TI dalam perusahaan
3) Adanya kepemilikan dan tanggungjawab yang jelas karena berdasarkan pada
orientasi Proses
4) Adanya penerimaan terhadap pihak ketiga
5) Saling berbagi pemahaman di antara semua stakeholder dengan berdasarkan
pada pemahaman akan tujuan yang sama
5) Pemenuhan dari keperluan COSO (Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission) untuk lingkungan pengendalian TI.
COBIT mendefinisikan aktivitas-aktivitas TI dalam model proses umum, melalui
empat domain yang akan memetakan area tanggungjawab tradisional TI. Area
tanggungjawab tersebut dimulai dari merencanakan, menyusun, menjalankan
dan memonitornya.

Maturity Models
Maturity Models, penilaian kemampuan proses berdasarkan maturity model.
COBIT adalah bagian kunci dari impelementasi pengelolaan TI. Setelah
mengidentifikasi IT processes dan IT controls yang vital, dengan memodelkan
maturity akan diketahui gap yang terdapat di dalam kemampuan perusahaan,
untuk kemudian diidentifikasi dan ditunjukkan kepada pihak manajemen.
Rencana rencana kegiatan akan dapat dikembangkan untuk membawa proses
prores tersebut sampai pada target level kemampuan yang diinginkan. Maturity
dimodelkan untuk pihak manajemen dan digunakan untuk mengontrol IT 5
processes berdasarkan metode evaluasi dari perusahaan, sehingga dapat
digunakan untuk menilai dirinya dimulai dari level non existent (nol) ke level
optimized (lima).

Pendekatan ini berasal dari maturity model yang dibuat oleh Software
Engineering Institute dan digunakan untuk menilai tingkat kematangan
(maturity) dari kemampuan pengembangan software. Maturity levels dirancang
sebagai profil dari IT processes yang akan diakui oleh pihak perusahaan sebagai
penjelasan yang memungkinkan dari kondisi sekarang dan kondisi di masa yang
akan datang. Maturity model bukan dirancang untuk digunakan sebagai suatu
model permulaan, di mana dari suatu level tidak akan dapat menuju level yang
lebih tinggi tanpa memenuhi semua kondisi yang harus ada di level sebelumnya.
Pihak manajemen akan memperoleh manfaat jika menggunakan maturity model
untuk mengembangkan ke-34 IT processes COBIT, yaitu:
1) Dapat menilai performance perusahaan yang sebenarnya, yaitu posisi
perusahaan saat ini
2) Dapat mengetahui status saat ini, dengan melakukan perbandingan
3) Dapat meningkatkan target, dengan memetakan posisi yang ingin dicapai

METODOLOGI
Urutan langkah langkah penelitian penyelesaian dari masalah pada laporan ini
adalah sebagai berikut:

Gambar 1 Langkah - langkah penelitian

1. Pemilihan Proses Terkait dengan Pengelolaan Data
Pemilihan proses dilakukan untuk memfokuskan penelitian yang akan
dilakukan [1]. Berdasarkan acuan pemilihan, penelitian ini yang
memfokuskan untuk menganalisis kesenjangan tata kelola teknologi
informasi pada ketersedian layanan pengguna TI pada UPT Bahasa ITS,
maka proses pada COBIT 4.1 yang diambil adalah (DS1) Define and
manage service levels , (DS10) Manage problems, (DS13) Manage
operations, (DS3) Manage performance and capacity , (DS4) Ensure
Continuous Service, (DS13) Manage operations

2. Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini data yang dikumpulkan berupa data primer maupun
data sekunder. Untuk data primer, data didapatkan secara langsung
dengan wawancara dan memberikan kuisioner kepada administrasi
pelayanan akademik.

3. Tahapan Analisis
Dalam tahap ini, analisis dilakukan dengan membandingkan nilai tingkat
kematangan yang didapat antara kondisi saat ini dan kondisi yang
diharapkan. Setelah didapatkan nilai tingkat kematangannya, didapatkan
kesenjangan dari kedua tingkat kematangan tersebut.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Penilaian
tingkat
kematangan
(maturity
level)
dilakukan
dengan
mempertimbangkan nilai indek kematangan (maturity index) pada 6 (enam)
atribut kematangan COBIT yang meliputi:
a. Awareness and Communication (AC),
b. Policies, Standards and Procedures (PSP),
c. Tools and Automation (TA),
d. Skill and Expertise (SE),
e. Responsibilities and Accountabilities (RA),
f. Goal Setting and Measurement (GSM)

Dengan kriteria indek penilaian:

Tabel 1. Representasi Indek Kematangan
Indek Kematangan
Level Kematangan
0 0,50
0 - Non-Existent
0,51 1,50
1 - Initial / ad Hoc
1,51 2,50
2 - Repeatable But Intuitive
2,51 3,50
3 - Defined Process
3,51 4,50
4 - Managed and Measurable
4,51 5,00
5 - Optimized
Indek kematangan atribut diperoleh dari perhitungan total pilihan jawaban
kuesioner dengan rumus dan pembobotan pilihan jawaban sebagai berikut:

Perhitungan Tingkat Kedewasaan Untuk Kondisi Terkini

Tabel 1 Perhitungan Tingkat Kedewasaan Kondisi as-is
Responde
n
Responden
1
Responden
2
Responden
3
Rata - Rata

DS1

DS3

DS4

DS10

DS13

Jumlah

2,859736

3,296424

3,063901

2,871048

2,912071

3,000636

3,514349

3,609067

3,488247

3,389508

3,358974

3,472029

3,856383

3,609067

3,340959

3,514768

3,13987

3,4922094

3,410156

3,50485267

3,29770233

3,25844133

3,13697167

3,3216248

Dari hasil analisa as-is, tingkat kedewasaan (maturity level) berada di

tingkat 3.32

Perhitungan Tingkat Kedewasaan Untuk Kondisi yang

Diharapkan
Tabel 2 Perhitungan Tingkat Kedewasaan Kondisi to-be
Responde
n
Responde
n1
Responde
n2
Responde
n3
Rata Rata

DS1

DS3

DS4

DS10

DS13

Jumlah

3,149721

3,149721

3,149721

3,149721

3,149721

3,149721

3,386395

3,688351

3,53556

3,395728

3,278835

3,4569738

4,179805

3,68835

3,543674

3,377985

3,52292

3,6625468

3,5719736
7

3,5088073
3

3,4096516
7

3,3078113
3

3,3171586
7

3,4230805
3

Dari hasil analisa to-be, tingkat kedewasaan (maturity level) berada di tingkat
3.42

Analisa Kesenjangan
Berdasarkan hasil analisis tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi
pada proses pengelolaan data di UPT Bahasa ITS saat ini (as-is), maka dapat
diketahui bahwa tingkat kematangan tersebut diidentifikasikan berada pada level
3.2. Sedangkan nilai (to-be) dalam tata kelola teknologi informasi pada
pengelolaan data di UPT Bahasa ITS diidentifikasikan pada level 3.4 . Sehingga

dapat diketahui level as-is dan to-be berada pada index kematangan dengan
range 2,51 3,50 dengan level kematangan 3- Defined Process
KESIMPULAN DAN SARAN
Nilai kesenjangan didapatkan dari selisih antara nilai maturity dari kondisi yang
diharapkan dengan nilai maturity dari kondisi saat ini. Dari hasil kuisioner,
didapatkan hasil maturity dengan jumlah as-is 3.2 dan to be pada tingkat 3.4
sehingga dapat disimpulkan tingkat kesenjangannya tidak begitu tinggi karena
memang hasil maturity level pada kondisi as-is dan to-be berapa pada level
kematangan devined process pada range 2,51 3,50.
Rekomendasi atau Saran Untuk Mencapai Kondisi yang Diharapkan (to-be)
Setelah melakukan penilaian tingkat kedewasaan pada masing masing
kondisi, yakni as-is dan to-be, maka rekomendasi untuk UP Bahasa ITS
supaya dapat mencapai kondisi yang diharapkan ialah sebagai berikut:
1

Tingkat kepuasan pengguna hendaknya terus dipantau dan dikelola,

misal dengan mengadakan wawancara langsung kepada pengguna UPT
Bahasa ITS mulai program kursus bahasa dan pengguna tes bahasa , bisa
secara terjadwal maupun mendadak untuk menjaring opini.

Kinerja dan kapasitas rencana senantiasa diselaraskan dengan perkiraan

permintaan dan tuntutan bisnis dari masa ke masa.
Mengadakan perbaikan dan perawatan sarana prasarana yang terdapat
di UPT Bahasa ITS.

DAFTAR PUSTAKA

Bibliography
Indra Dwi Hartanto, A. T. (2010). Analisa Kesenjangan Tata Kelola Teknologi
Informasi Untuk Proses Pengelolaan Data Menggunakan Cobit (Studi Kasus
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia). 8.