Cmo importar datos en

Power Pivot
Los datos son el corazn de Power Pivot y con ellos podemos crear el
modelo de datos en el cual estarn basados nuestros reportes. Sin
embargo, no es posible ingresar datos directamente en Power Pivot,
sino que es necesario importarlos o cargarlos de alguna manera.
IMPORTANTE: Recuerda que Power Pivot est disponible slo
para algunas versiones de Excel. Si an no lo has instalado, consulta
las instrucciones en Cmo instalar el complemento Power Pivot en
Excel.
En este artculo revisaremos los mtodos ms utilizados para importar
datos en Power Pivot de manera que tengamos la informacin
disponible para crear nuestro modelo. Pero antes de continuar debo
hacer algunas aclaraciones importantes:
Todos los datos importados estarn ubicados en la ventana de
Power Pivot. No vers los datos importados en la ventana de
Excel, sino que estarn disponibles desde la ventana de Power
Pivot.
Es imposible editar los valores importados en Power Pivot. Las
hojas de Power Pivot son de solo lectura y no podrs editar el
valor de las celdas. Si quieres hacer una modificacin a los
datos, debers hacerla desde el origen y posteriormente
actualizar los datos en Power Pivot.
Aunque los datos importados a Power Pivot se muestran en una
ventana diferente a Excel, al momento de guardarlos sern parte
del mismo archivo XLSX.
Con estas aclaraciones en mente, comencemos la revisin de los
mtodos ms utilizados para importar datos a Power Pivot.

Crear una tabla vinculada

Si tienes una tabla en tu archivo de Excel, puedes vincularla a Power
Pivot con solo seleccionar una celda de la tabla y pulsar el
botn Agregar a modelo de datos de la pestaa Power Pivot.

Considera que, si tienes Excel 2010, el botn de comando tendr el

nombre Crear tabla vinculada.

Los datos se mantendrn sincronizados, lo que quiere decir que, los

cambios en los datos de la tabla de Excel se reflejarn
automticamente en Power Pivot. Los datos tambin se actualizarn
automticamente si agregas nuevas filas o columnas a la tabla de
Excel.
Despus de vincular una tabla se crear una nueva hoja en Power
Pivot que mostrar los datos originales. Para abrir la ventana debers
ir a la pestaa Power Pivot y pulsar el botn Administrar.

La imagen anterior muestra los datos en Power Pivot despus de

haber creado la tabla vinculada. Observa que en la parte inferior
izquierda de la ventana de Power Pivot se muestra el nombre de la
hoja que corresponde al nombre de la tabla en Excel y que para este
ejemplo es Tabla1.
Si tienes una vista diferente a la mostrada en la imagen anterior,
asegrate de pulsar el botn Vista de datosque se encuentra en la
pestaa Inicio en la cinta de opciones de la ventana de Power Pivot.

Pegar datos en Power Pivot

Si tienes datos en una tabla de Word o en Power Point, puedes
copiarla al portapapeles y de inmediato se habilitar el
comando Pegar en la ventana de Power Pivot. Hagamos un ejemplo
sencillo con este mtodo. En la siguiente imagen se observa un
documento de Word con una tabla:

El primer paso es seleccionar la tabla de datos en Word y copiarla.

Posteriormente activo la ventana de Power Pivot y hago clic en el
botn Pegar y se mostrar un cuadro de dilogo que me permitir
especificar un nombre para la nueva tabla que ser creada en Power
Pivot.

Observa que tambin es posible indicar si los datos tienen una fila de
encabezados. Para terminar con la importacin de datos hacemos clic
en el botn Aceptar. La siguiente imagen muestra los datos que han
sido importados al modelo de datos desde la tabla de Word.

A diferencia del mtodo de tablas vinculadas, si utilizas el mtodo de

pegado de datos en Power Pivot, las columnas quedarn fijas y no
ser posible agregar nuevas columnas. La ventaja de este mtodo es
que puedes copiar y pegar prcticamente cualquier fuente de datos
que est en formato tabular incluyendo algunas tablas incrustadas en
pginas Web.

Importar datos desde texto

Una de las maneras ms comunes de extraer informacin de cualquier
software es a travs de archivos de texto y Power Pivot no poda omitir
este mtodo ya que los archivos de texto son ampliamente utilizados
para extraer informacin de los sistemas informticos empresariales.
Para importar archivos de texto necesitamos pulsar el botn De otros
orgenes que se encuentra en la pestaa Inicio en la ventana de
Power Pivot.

Esto abrir el Asistente para la importacin de tablas y debers utilizar

la barra de desplazamiento vertical para ir al final del listado y
encontrar la opcin Archivo de texto.

Al hacer clic en el botn Siguiente podremos indicar el tipo de archivo

de texto que vamos a importar. En primer lugar debers hacer clic en
el botn Examinar para indicar la ruta del archivo en tu equipo y
enseguida debers indicar el carcter utilizado como separador de

columna. Una vez hecho esto, Power Pivot mostrar una vista previa
de los datos:

Al hacer clic en el botn Finalizar, se realizar la importacin de los

datos hacia nuestro modelo.

Importar desde un archivo de Excel externo

Si pusiste atencin a la ventana del Asistente para la importacin de
tablas habrs observado que por arriba de la opcin de importar un
archivo de texto se encuentra la opcin para importar un archivo de
Excel.
As que, el proceso para importar los datos de un archivo de Excel
comienza por abrir dicho asistente desde la ventana de Power Pivot >

Inicio > De otros orgenes y posteriormente elegimos la opcin Archivo

de Excel.

Al pulsar el botn Siguiente, podrs indicar la ruta del archivo e indicar

a Power Pivot si los datos tienen una fila de encabezado.

Al pulsar el botn Siguiente obtendremos un listado de las hojas del

archivo Excel que podemos importar. Opcionalmente puedes pulsar el
botn Vista previa y filtro para ver los datos originales as como para
aplicar algn filtro a la importacin.

Al hacer clic en el botn Finalizar se realizar la importacin a nuestro

modelo de datos en Power Pivot.

Importar desde una base de datos

Si los datos de origen se encuentran en una base de datos como SQL
Server o Access, puedes utilizar el botn De base de datos que se
encuentra en la pestaa Inicio de la ventana de Power Pivot.

Si la informacin no se encuentra en una base de datos SQL Server o

Access, entonces debes acudir de nuevo al Asistente para la
importacin de tablas que puedes abrir con el botn De otros
orgenes. Desde ah podrs seleccionar diferentes bases de datos
como Oracle, Teradata, Sybase, Informix o DB2.

Si tu base de datos no se encuentra en este listado, puedes

conectarte a travs de ODBC y solo debers conocer las credenciales
de acceso y crear adecuadamente la cadena de conexin.

Conexiones existentes
Cada vez que te conectas a una fuente de datos para importar
informacin, se crea una nueva conexin y podrs acceder a ese
listado con el botn Conexiones existentes.

Es posible modificar los parmetros de conexin as como cambiar el

archivo, o base de datos, a la que nos estamos conectando. Es
recomendable editar las conexiones para que apunten a los datos
adecuados en lugar de crear mltiples conexiones a diferentes
archivos.
La importacin de informacin en Power Pivot es el primer paso hacia
la creacin de nuestro modelo de datos. Es importante que ests
familiarizado con los diferentes tipos de datos que podemos importar
de manera que tu modelo de datos sea enriquecido con informacin
que agregar valor a los reportes creados.