27

3.2 Tinjauan Perusahaan

A. Sejarah Perusahaan
PD.Al-Hally Galeri Muslim berdiri pada tahun 2004 oleh Bapak H.Sobirin
yang berpusat di Ruko Taman Wisata Blok A 15 No. 7 Depan Marakash Square
Pondok Ungu Permai Bekasi Utara dan memiliki 2 cabang. Salah satunya terletak di
Ruko Villa Mutiara Gading 2 Blok R1 No. 16 Tambun Bekasi. Tenaga kerja yang
dipekerjakan PD.Al-Hally berjumlah 12 orang.
PD.Al-Hally yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
perdagangan. Dengan motto Alhamdulillah, Berkah, Melimpah. PD.Al-Hally
membangun kepercayaan terhadap member-member yang dimiliki. Dengan
menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan
yang bergerak di bidang yang sama. PD.Al-Hally mencoba untuk lebih fokus
dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi member-member.
PD.Al-Hally dengan aktif mendengarkan dan belajar untuk memahami apa yang
menjadi kebutuhan utama dari member-member.

B. Struktur Organisasi
Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang yang akan dicapai. Agar dapat mencapai
tujuan tersebut diperlukan koordinasi dan kerjasama antar fungsi yang ada didalam
perusahaan.

28

Pembagian tugas dan tanggungjawab merupakan bagian yang terpenting

didalam perusahaan sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang jelas dalam
menspesifikasikan tugas dan tanggungjawab manajemen pada semua tingkat dalam
organisasi.
Struktur organisasi yang terdapat pada PD.Al-Hally berbentuk fungsional
dimana struktur wewenangnya berupa garis yang menunjukkan bahwa masingmasing fungsi bertanggungjawab pada satu atsan.
`Berikut ini struktur organisasi PD.Al-Hally :

Bagan Struktur Organisasi PD. Al-Hally Galeri Muslim Bekasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi PD.Al-Hally Galeri Muslim Bekasi

29

C. Pembagian Tugas dan Wewenang

Berikut tugas dan wewenang dari masing-masing unit yang terdapat pada
PD.Al-Hally Galeri Muslim Bekasi :
a. Direktur Utama
Membawahi: Manajer Pemasaran, Manajer Administrasi dan Keuangan,
Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:

Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam

jangka pendek & panjang

Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan

perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya

Wewenang:

Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan

Menunjuk, mengangkat dan memberhentikan manajer

Menandatangani permintaan pengeluaran kas

Menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang

Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan

b. Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab kepada: Direktur utama
Membawahi: Bagian Penjualan
Tugas:

Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang

menyangkut pemasaran

30

Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran

Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan

hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran

Wewenang:

Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan

pemasaran serta pengadaan barang

c. Bagian Penjualan
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pemasaran
Tugas:

Bertanggungjawab kepada direktur pemasaran

Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target

Menyusun rencana penjualan

Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar

Menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta

memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

Wewenang:

memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan

d. Manajer Administrasi dan Keuangan

Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama
Tugas:

Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti penerimaan dan

pengeluaran kas

31

Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai, faktur

penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari
perusahaan ke konsumen

Wewenang:

Menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan

aministrasi perusahaan

Membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan

e. Manajer Pembelian dan Gudang

Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama
Membawahi: Bagian Pembelian dan Bagian Gudang
Tugas:

Menandatangani segala urusan pembelian, penerimaan, dan

gudang.

Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan

pembelian

Wewenang:

Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan

dengan pembelian dan gudang

32

f.

Bagian Pembelian
Bertanggung jawab kepada: Direktur Pembelian dan Gudang
Tugas:

Mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang

Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih

Wewenang:

Membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada

pemasok

Membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stok

barang

g. Bagian Gudang
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:

Mempersiapkan barang yang akan dikirim

Bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang

diterima dari retur penjualan

Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada digudang

Wewenang:

Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin

melakukan retur penjualan

Mengontrol retur penjualan dan retur pembelian

33

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

A. Prosedur Penyerahan Absen
Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu
absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke
bagian Keuangan untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, kartu absen
dan rekapitulasi absen karyawan tersebut diarsipkan.

B. Prosedur Penghitungan Gaji

Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Keuangan dengan terlebih
dahulu melihat arsip data karyawan, dilanjutkan dengan melihat arsip
rekapitulasi absen dan arsip bonus. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya
oleh bagian Keuangan dan selanjutnya meminta persetujuan ke Direktur. Dari
persetujuan Direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian Keuangan untuk
diarsipkan, begitu dengan data gaji karyawan.

C. Prosedur Pembayaran Gaji

Berdasarkan arsip gaji karyawan, bagian Keuangan membayar gaji kepada
karyawan dengan

memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi

rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan dan bagian
Keuangan juga memberikan tanda terima gaji karyawan untuk ditandatangani
sebagai bukti pembayaran dan setelah ditandatangani, tanda terima tersebut
diarsipkan.

34

D. Prosedur Laporan Gaji

Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka bagian Keuangan membuat
laporan gaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah
ditandatangani oleh karyawan dan ditujukan kepada Direktur sedangkan copynya diarsipkan.

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsifungsi yang dilakukan oleh sistem keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan
secara logic dengan diagram tersebut.
A. Diagram Konteks
Desain ini dimulai dari bentuk yang paling global yaitu diagram konteks,
kemudian diagram ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail. Diagram
Konteks ini menggambarkan input dan output sistem informasi penggajian
dengan satu kesatuan seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

35

B. Diagram Nol Sistem Berjalan

Dari konteks diagram diatas, maka disusun Diagram Nol sistem berjalan.
Diagram Nol terlihat proses-proses yang terdapat pada sistem berjalan :

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

36

C. Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji

Proses pembayaran gaji digambarkan secara detail pada Diagram Detail
Proses Pembayaran Gaji. Proses ini meliputi beberapa proses yang lebih rinci
yaitu proses pembuatan slip gaji dan proses penyerahan slip gaji.

Gambar III.4 Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji

37

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data
(DAD). Kamus data ini mencerminkan keterangan yang jelas tentag data yang
dicatatnya.
A. Kamus Data Masukkan
1. Nama Arus Data

: Kartu Absen

Alias

: Kartu_Absen

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: Karyawan Proses 1.0,

Proses 1.0 ARSIP Kartu Absen

Penjelasan

: Sebagai Bukti Kehadiran Karyawan

Periode

: Setiap Karyawan Hadir

Volume

: Rata-rata 12 lembar perhari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email+Judul

No_Tlp
Isi

*terdiri dari 12 digit*

= Nm_Karyawan + Bulan + Tgl + Jam + Ket +
Total

Tgl

= Tgl + Bulan + Tahun

Jam

= Jam_Masuk + Jam_Keluar

Ket

= [Sakit | Izin | Tdk Hadir]

38

Total

= Total Keseluruhan Absensi

Footer

= Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

2. Nama Arus Data

: Laporan Data Karyawan

Alias

: Data_Karyawan

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: ARSIP DataKaryawan Proses 2.0

Penjelasan

: Daftar Riwayat Hidup Karyawan

Periode

: Setiap Pemeriksaan Karyawan

Volume

: Setiap pertambahan karyawan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

No_Tlp
Isi

*terdiri dari 12 digit*

= No + Nm_Karyawan + Ttl + Alamat +
Jns_Kel + Agama + Status + Jabatan

Jns_Kel

= [Pria | Wanita]

Ttl

= Tempat_Lahir + Tgl + Bulan + Tahun

Footer

= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

Tgl

= Tanggal Dibuat Dokumen

39

3. Nama Arus Data

: Laporan Pendapatan

Alias

: Data_Bonus

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: ARSIP Bonus Proses 2.0

Penjelasan

: Untuk Penghitungan Bonus Karyawan

Periode

: Setiap Akhir Bulan

Volume

: Rata-rata 1 perhari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

No_Tlp

*Terdiri dari 12 digit*

Isi

= No + Pendapatan + Pengeluaran + Setoran +

Transfer + Omset_Perhari + Total

Total

= Total Keseluruhan

B. Kamus Data Keluaran

1. Nama Arus Data

: Laporan Rekap Absen Karyawan

Alias

: Rekap_Absen

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: Proses 1.0 ARSIP Rekap Absen

ARSIP Rekap Absen Proses 2.0

Penjelasan

: Dokumen Rincian Absen

40

Volume

: Rata-rata 1 perbulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

No_Tlp

*Terdiri dari 12 digit*

Isi

= No + Nm_Karyawan + Tgl + Jabatan +

Jumlah + Ket

Tgl

= Tanggal Akhir Bulan

Jumlah

= [Hadir | Tdk Hadir]

Footer

= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

Tgl

= Tanggal Dibuat Dokumen

2. Nama Arus Data

: Slip Gaji

Alias

: Slip_Gaji

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: Proses 3.0 - Karyawan

Penjelasan

: Sebagai Bukti Penerimaan Gaji

Periode

: Setiap waktu penggajian

Volume

: Rata-rata 12 perbulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

41

No_telp

*Terdiri dari 12 digit*

Isi

= Tgl + Nm_Karyawan + Jabatan +

Penerimaan + Jumlah_Gaji_Bersih

Penerimaan

= Tetap + Tdk_Tetap

Tetap

= Gapok + Jumlah

Tdk_tetap

= Tunjangan

Tunjangan

= Makan + Malming + Insentif + Jumlah

Footer

= Ttdkep_Keu

3. Nama Arus Data

: Laporan Tanda Terima Gaji

Alias

: TT_Gaji_acc

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: Proses 3.0 ARSIP TT_Gaji_acc

ARSIP TT_Gaji_acc Proses 4.0

Penjelasan

: Sebagai Bukti Tanda Terima Gaji

Periode

: Setiap terjadi penggajian

Volume

: Rata-rata 1 perbulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

No_telp

*Terdiri dari 12 digit*

42

Isi

= No + Nm_Karyawan + Tanggal +
Jabatan + Ttd_Karyawan

Tanggal

= Tanggal Penggajian

Footer

= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

Tanggal

= Tanggal Dibuatnya Dokumen

4. Nama Arus Data

: Laporan Penggajian

Alias

: Laporan_Gaji

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: Proses 4.0 Direktur

Penjelasan

: Sebagai Dokumen Laporan Penggajian

Periode

: Setiap bulan sekali

Volume

: Rata-rata 1 perbulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp +Alamt_Email + Judul

No_Tlp

*Terdiri dari 12 digit*

Isi

= No + Nm_Karyawan + Jabatan +
Gaji_Pokok + Tunjangan + Gaji_Bersih

Tunjangan

= Makan + Malming + Insentif

Footer

= Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

Tgl

= Tanggal Dibuat Dokumen

43

3.6

Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang

berjalan dibawah ini :

3.6.1

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

Dokumen masukkan atau input system penggajian, adalah sebagai berikut :

a. Nama

: Kartu Absen

Fungsi

: Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber Data

: Karyawan

Tujuan

: Bagian Keuangan

Rangkap

: 1(satu)

Atribut

: tgl,jam_masuk,jam_keluar,ket_sakit,
ket_izin,ket_tdkhadir

b. Nama

: Laporan Data Karyawan

Fungsi

: Daftar riwayat hidup karyawan

Sumber Data

: Bagian Keuangan

Rangkap

: 1(satu)

Atribut

: no,nama,ttl,alamat,jenis_kelamin,
Agama,status,jabatan

44

c. Nama

: Laporan Pendapatan

Fungsi

: Sebagai penghitunngan bonus

Sumber Data

: Bagian Keuangan

Rangkap

: 1(satu)

Atribut

: no,pendapatan,pengeluaran,setoran,
transfer,omset_perhari

3.6.2

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran atau output system penggajian, adalah sebagai berikut :

a. Nama

: Laporan Rekap Absen Karyawan

Fungsi

: Dokumen Rincian Absen

Sumber Data

: Bagian Keuangan

Rangkap

: 1(satu)

Atribut

: no,nama,tanggal,jabatan,jumlah_hadir,
jumlah_tdkhadir,keterangan

b. Nama

: Slip Gaji

Fungsi

: Sebagai bukti penerimaan gaji

Sumber Data

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Karyawan

Rangkap

: 1(satu)

45

Atribut

: tanggal,nama,jabatan,penerimaan_tetap,
gaji_pokok,penerimaan_tidktetap,tunjangan,
makan,malming,insentif,jumlah_gajibersih

c. Nama

: Laporan Tanda Terima Gaji Karyawan

Fungsi

: Sebagai bukti tanda terima gaji

Sumber Data

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Karyawan

Rangkap

: 1(satu)

Atribut

: no,nama,tanggal,jabatan,tanda_tangan

d. Nama

: Laporan Penggajian

Fungsi

: Sebagai dokumen laporan penggajian

Sumber Data

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Direktur

Rangkap

: 1(satu)

Atribut

: no,nama,jabata,gaji_pokok,tunjangan_makan,
Tunjangan,malming,tunjangan_insentif,
Gaji_bersih,tanda_terima

46

3.7

Permasalahan Pokok
1. Prosedur yang berjalan, kebanyakan mengguakan proses manual, dimulai dari
rekapitulasi absen, penghitungan gaji, pembuatan slip gaji dan pembuatan
laporan, sehingga membutuhkan banyak waktu.
2. Integritas data tidak terjaga sehingga rentan terjadi kesalahan
3. Pembuatan laporan penggajian masih menggunakan arsip, sehingga
membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan data
4. Keamanan data kurang terjamin

3.8

Pemecahan Masalah
1.

Dirancang sebuah system penggajian terkomputerisasi, dimana pada proses

rekap absen dan penghitungan gaji tidak perlu dicatat dalam buku/arsip ,
melainkan Bagian Keuangan dapat langsung menginputkan data dan
menghitung gaji karyawan dan disimpan dalam database.

2. Membuat database seperti di SQL Server, sehingga data bisa diakses dan di
update di kemudian hari serta bisa di BackUp untuk keamanan data
3. Membuat siste Informasi Penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan
laporan-laporan
4. Membuat system Informasi yang didalamnya terdapat password user