Você está na página 1de 102

Modernizacin

administrativa
en el Ayuntamiento
de Arganda
del Rey
PLAN DE MEJORA
(2013-2015)

NDICE

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

3|

Resumen ejecutivo
La modernizacin administrativa madur como concepto, en los aos noventa, en distintos pases
(EE.UU., Nueva Zelanda), al sumar elementos como la simplificacin administrativa; satisfaccin del
ciudadano; reforma de las estructuras organizacionales; reduccin normativa; cambio en la concepcin del empleado pblico, en su actitud, en su comportamiento; tecnologa (las administraciones atraen y producen informacin en un volumen que sera impensable manejarlo sin medios
electrnicos). En un primero momento, pesaba ms el criterio del resultado y del precio (producir
mejor, con el menor coste), pero esa suma conduca, inevitablemente, a identificar como centro
del servicio al ciudadano: la eficiencia, la transparencia, la evaluacin mediante indicadores, la accesibilidad, la cooperacin interadministrativa, los servicios electrnicos va web, la participacin, la
necesidad de abrir las administraciones a ciudadanos y empresas nos ha llevado a expresiones tan
actuales como la de Gobierno Abierto.
La modernizacin es un proceso permanente y no debe confundirse, o al menos identificarse slo
con la tecnologa. La automatizacin de procesos administrativos es un medio que incrementa la
eficiencia, evita esperas al ciudadano, facilita su acceso a lo que antes era un mundo cerrado. Pero la
modernizacin va ms all, ya que implica una verdadera reinvencin de la administracin. La modernizacin, por su propia dinmica, y no slo por sus intenciones estratgicas, transforma nuestras
actitudes y comportamientos y nos permite confluir con las expectativas ciudadanas, fomentando
la democracia participativa.
En Espaa, la modernizacin de las administraciones pblicas tiene ya un largo recorrido, especialmente a partir de los ltimos ochenta del pasado siglo, y desde el mbito econmico de la Administracin General del Estado. Aun sometido el mercado a la inexistencia de estndares definidos,
tanto Hacienda como la Tesorera de la Seguridad Social, lideraron el empeo en la depuracin y
el tratamiento de la informacin: el desarrollo normativo no qued atrs, y tanto en los aspectos
tributarios como contables, as como en lo que afecta a los procedimientos (Ley 30/1992), la innovacin fue desplegndose hasta llegar a las administraciones locales. El trmino utilizado entonces
no era el de modernizacin, sino el ms modesto de mecanizacin o automatizacin: el enfoque
hacia lo interno predominaba sobre los servicios.
La explosin de la tecnologa, basada en arquitecturas propietarias y con soluciones de distinto
signo, tanto desde proveedores externos como con desarrollos propios, puede contemplarse ahora como un escenario catico, en cierta forma, pero las posibilidades que, bajo distintas formas, se
atisbaban provocaron un cambio de la visin del servicio, que ha llegado hasta el presente: normas
como la Instruccin de Contabilidad de julio de 1990 no eran asumibles sin la presencia de la tec-

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

5|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|6
nologa. Volvemos al punto de partida: la tecnologa no representa por s misma la modernizacin,
pero es imposible concebir la modernizacin administrativa sin la tecnologa.
La deriva desde arquitecturas propietarias hacia la arquitectura cliente-servidor, enriquecida rpidamente por el despliegue de las distintas plataformas Unix, permitieron avanzar en el recorrido
desde el control de una informacin unificada a la experiencia del usuario autnomo y, por fin, desde los primeros aos del siglo actual, a la orientacin predominante hacia ciudadanos y empresas,
como conclusin lgica del proceso. Internet y sus ramificaciones de comunicacin configuran un
hito incomparable.
Ha sido dura, y lo ser todava, la tarea de armonizar las distintas iniciativas, a la luz de la normativa, las demandas y las dispersas tecnologas vigentes, por no excluir la comprensible resistencia
al cambio de las organizaciones. El liderazgo de la AGE, el esfuerzo normalizador desde la Unin
Europea e incluso el dramtico impacto de la crisis econmica presente, sin embargo, empujan a
todas las administraciones a racionalizar e implementar la modernizacin con criterios alineados.
La modernizacin del Ayuntamiento de Arganda del Rey no es un propsito novedoso. A lo largo
de ms de quince aos, y con la ayuda de la tecnologa, la administracin municipal no ha cesado
en el empeo de que los servicios que presta, se hayan ido adaptando a las exigencias de cada
momento.
El Plan de Modernizacin que se presenta con este documento, nace como directriz del gobierno
municipal, y su elaboracin, ejecucin y seguimiento, son lideradas por la Concejala de Innovacin
y Calidad de la Administracin.
Es a finales de los noventa cuando el Ayuntamiento, al verse obligado a renovar el parque de aplicaciones de gestin, alcanza un primer hito, de lo que entendemos que es el modelo necesario de los
sistemas de informacin de una entidad: la integridad y el dato nico, entendiendo por dato nico
el que los datos comunes que se refieren al ciudadano se introducen una sola vez en los sistemas
de informacin, mantenindose actualizados y accesibles desde distintos mbitos, en tiempo real.
Tanto la Administracin como el ciudadano tienen una necesidad comn, quieren verse globalmente, no bajo el prisma exclusivo del trmite que estn realizando 1.
El Ayuntamiento de Arganda del Rey dispona, a partir de ese momento, de aplicaciones que compartan un ncleo, compuesto por una base de datos de Terceros y otra de Direcciones, permitiendo que un tercero, siendo siempre el mismo, pudiera verse globalmente desde distintas pticas:
como ciudadano (Padrn de Habitantes), como contribuyente (Gestin de Ingresos), como proveedor (Gestin Econmica) o interlocutor en general de la administracin (Registro General).
Gracias a distintas iniciativas de gobierno, al plantearse en 2009 la necesidad de sustituir los clsicos mostradores de Informacin por mesas de atencin y tramitacin personalizada, fue posible
descentralizar sistemas como el de Estadstica para, descargando a la Unidad finalista, atender al
ciudadano en primera instancia, gracias al acceso al sistema de informacin centralizado.
Ms todava, cuando se comienzan a mecanizar los procedimientos administrativos, con una herramienta que pivota sobre la clave del dato nico, y que permite automatizar cualquier flujo de tra1 Eva Labarta. El viaje hacia la administracin electrnica: primera parada el dato nico. Ponencia en Tecnimap 2004.

bajo, con interconexin entre aplicaciones horizontales, como el Registro, o ms verticales, como la
gestin de ingresos o la contabilidad, las potencialidades del modelo elegido se revelan de verdad
prometedoras.
La revolucin que supuso Internet, las iniciativas emprendidas por la actual AEAT, TGSS o la DGT
ayudaron a invertir en soluciones como la Carpeta Ciudadana (que permitan al ciudadano realizar
una serie de trmites desde cualquier ubicacin) y, ms tarde, con el desarrollo de normativas fundamentales como la Ley 59/2003, de Firma Electrnica, pero sobre todo la Ley 11/2007, de Acceso
de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos, obligaron a las Administraciones Pblicas y, cmo no, al
Ayuntamiento de Arganda del Rey, a acelerar su transformacin, habilitando en su web corporativa
la Sede Electrnica, sitio seguro en donde publicar con sello de tiempo y permitir la consulta y tramitacin por parte del Ciudadano, a travs de herramientas como el Registro Electrnico y el Perfil
del Contratante.
Mencionbamos anteriormente, que la Modernizacin no es slo tecnologa, que la tecnologa
es un medio. Mientras se actualizaban los sistemas de informacin, poco o nada cambiaba en los
apartados organizativos, en la cultura administrativa, en la comunicacin con el ciudadano. Es momento de revisar el camino transitado, y plantear actuaciones que nos ayuden, con una reflexin
compartida, a construir un modelo de organizacin que, encajando las piezas de que disponemos,
nos permita mejorar la eficiencia, abriendo las instancias municipales a la ciudadana, derribando
muros y eliminando islas tanto en lo que respecta de la informacin, como de la organizacin: con
las TIC, los procesos se han convertido en horizontales, cuando la estructura organizativa se ha
mantenido vertical 2.
En un momento en que la Administracin General del Estado se plantea la puesta al da (2014) de
Leyes como la 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, o la propia Ley 11/2007, LAECSP3 , el Ayuntamiento de Arganda del Rey necesita conseguir una visin global, para afianzarse como administracin eficiente en los prximos
aos y conseguir un retorno demostrable, de la inversin realizada hasta ahora.
Porque, a pesar de lo conseguido, y de las herramientas adquiridas, la Modernizacin, como concepto, no es una realidad asumida por la organizacin. Y si no es una realidad asumida internamente, ms complicado parece, que demos por descontado el acercamiento voluntario de la ciudadana y las empresas a la Administracin Local, la ms cercana y con la que se realizan trmites diarios.
Este Plan no debe considerarse estratgico en sentido estricto, puesto que persigue objetivos concretos, alejndose de planteamientos tericos, pero su implantacin s va a afectar al conjunto de la
organizacin y de sus subsistemas, planteando una temporalidad e incluyendo elementos externos.
Dado que no existe un Plan superior al que atenerse, las lneas de actuacin que se presentan son
concretas, as como los objetivos y actuaciones en particular. Este Plan ha de servir como un elemento ms de retos mayores, pieza esencial para la elaboracin de un Plan de Ciudad, por ejemplo.
Hay administraciones que hace tiempo se han planteado objetivos como el de finalizar el desarrollo de la administracin electrnica, concitando con ello, quiz, el deseo de completar el puzzle
2 Fernando lvarez Garca, Jefe de servicio de Planificacin y Modernizacin. Ayuntamiento de Gijn
3 Plan Estratgico de Mejora de la Administracin y del Servicio Pblico. Plan Mejora 2012-2015

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

7|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|8
de elementos en los que se ha invertido. No es nuestro caso: a pesar de los esfuerzos realizados (y
de la conciencia de que un proceso permanente no tiene visos de finalizacin), es preciso fijar la
atencin en cmo hacemos las cosas, discutir y compartir criterios e informacin, alinear la organizacin y definir cmo queremos ser en el futuro: una administracin implicada, eficiente, cercana
y transparente.
El Plan define tres lneas de actuacin:
1.- Administracin en red; otro impulso para la administracin electrnica.
2.- Mejorar los procedimientos: menos cargas, menos coste, mejor servicio.
3.- Reducir la brecha digital entre la ciudadana y el Ayuntamiento.
1.- Es un hecho, en cuanto a la primera lnea, que la organizacin municipal no ha asumido, en
su conjunto, las posibilidades que ofrecen los medios organizativos y tecnolgicos de que dispone el Ayuntamiento. El funcionamiento no responde a lo que se respira tras de las paredes de la
institucin: lo que es normal en la calle (fluidez en la comunicacin y trmites va web) no parece
asumirse en el conjunto de la organizacin. La informacin no fluye entre los departamentos con
la idoneidad que se requiere. Todava hablamos de lo mo, en lugar de lo nuestro. Lo que no es
achacable a intencin alguna, sino a inercias, a vicios adquiridos y al desconocimiento, por falta de
comunicacin, de las herramientas que tenemos a nuestro alcance. Compartir implica colaborar y
de ah se deducen mejoras en la eficiencia, pero sobre todo adquirir una identidad corporativa. En
esta lnea se plantea una contundente accin comunicativa y formativa, adems de actuaciones
sobre el aspecto organizativo.
Nunca como ahora, la tecnologa nos permite compartir y colaborar, por qu ignorar esa posibilidad? Las personas que forman parte de la estructura administrativa de nuestro Ayuntamiento se
han esforzado, y esfuerzan, en realizar ejemplarmente su trabajo, pero sin que, en muchas ocasiones, la informacin fluya entre departamentos de la manera que sera deseable.
Es hora de hacer caer paredes que no tienen sentido: la informacin que administramos debe ser
compartida, para ser realmente til: ntese que cuando los datos nacen para compartirse internamente, el coste de compartirla, adems, de manera externa, es cercano a cero 4.
2.- El Plan aborda actuaciones de apertura de los sistemas de informacin, activando la comunicacin interadministrativa, en el seno del Ayuntamiento, por medios digitales, agilizando y simplificando trmites, previa discusin con los agentes implicados, a menudo interdepartamentales.
Cuando el ciudadano se dirige al Ayuntamiento, no piensa en la Unidad X o la Unidad Y. El procedimiento debe ser fluido, eficiente, medible, mejorable, y tanto el empleado municipal como el
ciudadano deben percibirlo de ese modo.
El cuestionamiento es necesario. Hace aos, en una conferencia sobre la sociedad de la informacin, el rector de la Open University, John Daniel, afirm: Seoras y seores, las nuevas tecnologas
son la respuesta. Cul era la pregunta?. La frase es una buena forma de expresar las grandes expectativas generadas en muchos y distintos campos de nuestra vida ante la perspectiva que abre
4 Alberto Ortiz de Zrate. Bloguero y especialista en Gobierno Abierto

la aplicacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC)5, pero al mismo tiempo,


el desconcierto que reina ante sus posibles utilidades e impactos . La organizacin debe reforzarse,
a la vez que asume que el paradigma de exigencia y comunicacin con el exterior ha cambiado. Un
pretendido celo garantista no puede bloquear, ralentizar o dificultar el curso de un procedimiento,
que deriva al cabo en un servicio al ciudadano. La tecnologa asegura las garantas y acelera el trmite: sin ella es imposible cualquier intento de modernizacin administrativa, pero por s misma, no
basta: la pregunta es necesaria.
En este punto, se propone una accin que puede parecer demasiado ambiciosa, por su aparente
complejidad y, sobre todo (cuestin de alcance), porque afecta al conjunto de la organizacin, y
es la de mecanizar la contratacin administrativa en su conjunto, comenzando por los Contratos
Menores: sumando las prestaciones del gestor de expedientes, la confluencia del Registro General
Presencial y del Electrnico, el aseguramiento que nos presta la firma electrnica (tanto con certificados de empleado pblico como de rgano), la desubicacin del acto de firma, va Portafirmas
Electrnico, la persistencia para tramitacin y consulta que nos ofrece el gestor documental corporativo, la integracin entre aplicaciones, las disposiciones que sobre el flujo de facturas se mencionar y, no por ltimo menos importante, la posibilidad de licitar electrnicamente en la nube,
adelantndonos en probablemente dos aos a las exigencias de la UE en cuanto a la tramitacin
electrnica de la contratacin, en el mbito de las administraciones pblicas6 .
3.- La tercera lnea es la ms decisiva, porque afecta al sujeto principal de la actuacin administrativa, que es la ciudadana. La ciudadana es el objeto de toda nuestra produccin administrativa y, al
tiempo nuestro acreedor ms exigente.
Conforme ha ido creciendo el impacto de la sociedad de la informacin y del conocimiento, las
personas, en su vida particular, han accedido a los medios de comunicacin y de protagonismo,
va web, a travs de distintos canales y soportes. Las administraciones, tensionadas por el desarrollo
normativo y las distintas estrategias gubernativas, son, segn revelan las encuestas y la reiteracin
en las polticas comunicativas, incapaces de atraer a esas mismas personas, para que utilicen los
medios electrnicos, para comunicarse con ellas.
Hemos desarrollado pginas corporativas, con mayor o menor acierto; hemos implementado canales de tramitacin seguros. La comunicacin, por tanto, es potencialmente realizable, pero los
canales presenciales y telefnicos siguen siendo abrumadoramente mayoritarios en la eleccin de
nuestra ciudadana. No valen las explicaciones simplistas: brecha digital, publicitacin escasa o deficiente, preferencia por la atencin humana Tenemos que hacer otro esfuerzo para comprender
y resolver esa reserva en el acercamiento por medios digitales.
El Ayuntamiento de Arganda del Rey se dirige a una poblacin de 55.506 habitantes, en donde los
menores de 40 aos suponen el 60%. Asimismo, en el eje sureste de la Comunidad de Madrid, en
donde se sita, la participacin en foros y redes sociales es muy activa. Cul es la causa entonces
de que, por ejemplo, de unas 34.000 anotaciones en el Registro de Entrada anuales, el 99,4% sean
generadas por los canales presencial y postal, y tan slo el 0,6% el canal telemtico?
5 Joan Subirats: Qu democracia y qu Administracin para la nueva poca? Internet y la gestin pblica.
6 Estrategia en pos de la contratacin pblica electrnica. /*COM/2012/0179 final*/

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

9|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|10
Siendo un escenario generalizado, no conviene escarnecerse intilmente, buscando causas slo
endgenas. La propia UE insiste reiteradamente en que uno de los objetivos fundamentales7 es
potenciar el uso de los medios electrnicos, creando confianza en el mundo digital; invirtiendo en
investigacin e innovacin; fomentando la alfabetizacin, capacitacin e inclusin digitales; comunicando los diversos beneficios que hacen posibles las TIC. De lo que se hace eco nuestra administracin estatal8, planteando las siguientes lneas de actuacin:
01. Desarrollar una estrategia global de comunicacin que difunda los beneficios de la Administracin electrnica.
02. Fomentar el uso de los servicios pblicos digitales por parte de ciudadanos y empresas, a
travs de la mejora de la calidad, la seguridad, la accesibilidad, la usabilidad y el ajuste a las
necesidades reales.
03. Facilitar los mecanismos de identificacin y autenticacin frente a la Administracin mediante:
a. La potenciacin de los sistemas de identificacin y firma electrnica en los servicios pblicos electrnicos, haciendo efectivo el principio de proporcionalidad.
b. El desarrollo de soluciones de movilidad que faciliten la identificacin mediante el uso
de dispositivos mviles.
04. Incentivar el uso de los servicios electrnicos por parte de ciudadanos y empresas, introduciendo frmulas de utilizacin obligatoria de medios electrnicos para determinados
colectivos profesionales y empresariales en base a los ahorros de costes y acortamientos de
plazos generados en la tramitacin de los expedientes.
05. Medir la utilizacin de los servicios electrnicos mediante indicadores y herramientas homogneas, que permitan establecer comparaciones y conocer el uso y el valor generado
por los distintos servicios pblicos, tanto para la propia Administracin como para los usuarios de la misma.
Sin duda, en esta lnea de actuacin se aborda, nominativamente, la poltica de comunicacin del
Ayuntamiento, pero poniendo el nfasis en la investigacin, por un lado, de las expectativas de la
ciudadana, partiendo del conocimiento de las unidades de tramitacin, de modo especial la Oficina de Atencin al Ciudadano, e interrogando directamente, mediante consulta pblica. Por otra
parte, revisando con rigor el diseo de nuestra web corporativa: mejorando la navegacin, descentralizando la gestin de contenidos, rompiendo as con el acceso jerrquico y permitiendo que
cada servicio finalista se haga responsable de su informacin y servicios; asegurando la actualizacin permanente y con la comunicacin dirigida por quien habla habitualmente con el ciudadano.
La OAC tiene, en este sentido, un papel protagonista.
Consecuencia de las tres lneas ser el inicio de una travesa apasionante: si hemos crecido como
organizacin; si hemos dado un salto cualitativo en la mejora de nuestros procedimientos inter7 Comunicacin de la Comisin al Parlamento Europeo, al Consejo, al Comit Econmico y Social Europeo y al Comit de las Regiones. Una
Agenda Digital para Europa
8 Agenda Digital para Espaa. Febrero de 2013

nos; si sabemos, aunque slo sea en parte, cmo mejorar el dilogo con nuestros ciudadanos,
qu nos impide abrir ms las puertas y encarar la transparencia y la apertura de datos en la web?
Aqu, apenas hablamos de tecnologa, aunque como siempre ayude mucho. La iniciativa del gobierno municipal es decisiva, por cuanto aparece adems en su programa, pero el hecho de contar con un equipo implicado, con unos servicios ajustados a la demanda y un dilogo franco con
vecinos y empresas, multiplica el valor de ensear lo que se hace, cmo y por cunto se hace y
potenciando la economa (no slo local) al abrir los datos a la explotacin por emprendedores y
empresas en general.
Para acercarse al xito en esta empresa es necesario detenerse en un diagnstico de la organizacin, entendiendo sta como un conjunto de subfamilias que en s mismas son tambin organizaciones, atendiendo a todas sin excepcin.
El anlisis de la situacin actual se refleja en un cuadro de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y
Oportunidades, que ofrece una foto fija, con rasgos reveladores:
Una administracin potente, pero fragmentada, carente de comunicacin fluida, sometida a procedimientos rgidos y sin mapa de procesos a que atenerse.
Presencia de tcnicos de alta competencia, pero centrados en su mbito de actuacin.
Herramientas corporativas potentes, pero conviviendo con bases de datos auxiliares, ajenas al troncal de dato nico, de territorio y terceros.
Carencia de visin organizativa global.
La Unidad de Informtica no tiene la necesaria visibilidad: consumida en el da a da, presta servicios
de soporte y apenas alcanza a impulsar proyectos de innovacin, que no son compartidos por el
conjunto de la organizacin. Tampoco influye decisivamente en las iniciativas de los servicios finalistas, que incluyan aspectos tecnolgicos.
El xito de la web municipal, con la sede electrnica, necesita un nuevo impulso, descentralizando
el alta de contenidos, para mejorar su actualizacin, calidad y volumen. Adems, es factible la confluencia de otras web municipales, concentrando los contenidos en un solo gestor.
Conviene profundizar en el despliegue de las aplicaciones corporativas, con lo que se conseguira
agilizar la gestin.
Fortaleza del sistema de gestin, pero necesitada de acciones que depuren la calidad de la informacin.
Es el momento de dotarnos de una unidad de datos centralizada, que realice el mantenimiento del
troncal BDC-BDT.
La falta de algunas herramientas, o de una insuficiente explotacin de las existentes, dificulta la obtencin de indicadores, de cara al anlisis de datos y la propuesta de mejoras: caso especial es el de
la OAC, necesitada de un sistema de gestin de la espera y de la tramitacin, que permita optimizar
el servicio y ofrecer estadsticas.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

11|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|12
La administracin electrnica, en cuanto a herramientas, est presente, pero no es utilizada por el
conjunto.
La OAC escanea y firma electrnicamente los documentos de entrada, lo que represent un hito
importante de la modernizacin municipal, pero el papel sigue circulando: doble trabajo, gasto
innecesario y frustracin implcita.
La plataforma tecnolgica est en proceso de evolucin, desde arquitectura cliente-servidor a entorno navegador de tres capas. Es una situacin que plantea tanto oportunidades como amenazas.
Consideracin especial para la empresa mercantil, ESMAR, aislada hasta ahora en los sistemas de
backoffice y frontoffice respecto del Ayuntamiento: oportunidad para generar economas de escala y sumar recursos que refuercen la Unidad de Informtica.
La ejecucin del Plan debe sustentarse en un trabajo de comunicacin y formacin intenso, que
propicie la discusin y la participacin de los trabajadores municipales, creando grupos de mejora
que permitan aflorar iniciativas, alineadas siempre con el programa de gobierno, pero asentadas
en la experiencia prctica.
La gestin por procesos ser una herramienta al principio, identificando los qu de la produccin
administrativa, sus entradas y salidas, las interacciones en el conjunto de la organizacin, conduciendo a un mapa que contenga la descripcin de los procedimientos, su regulacin, la identificacin de cada agente, pero al cabo se convertir en el vehculo familiar que nos introduzca en el
ciclo de mejora continua, conocido como PDCA (Planificar, Actuar, Revisar, Ajustar).
La organizacin municipal se ver implicada y afectada directamente por el Plan, respecto de la
consecucin de los siguientes objetivos:

Extensin de la administracin electrnica


Simplificacin administrativa
Ayuntamiento sin papeles
Administracin cercana y transparente
El Plan menciona la necesidad de indicadores para la evaluacin de su cumplimiento, pero sern
insuficientes hasta no componer un sistema de informacin detallado.
Del Plan se derivan actuaciones normativas, bien por adicin o por actualizacin de las existentes.
El cronograma se centra en la legislatura, pero con la ambicin de sentar las bases para desarrollar
una visin y un documento de compromiso de ms alto alcance y a ms largo plazo.
La organizacin ser el elemento determinante, porque slo a partir de ella podremos definir qu
somos, lo que queremos ser y cmo conseguirlo.
Ayudadme a comprender lo que os digo y os lo explicar mejor
Juan de Mairena. Antonio Machado.

Introduccin
El Plan de Modernizacin aspira a servir como herramienta de mejora de la organizacin municipal,
a travs de un diagnstico de la situacin actual, proponiendo actuaciones concretas.
El Plan es una directriz de Alcalda y plantea la consecucin de objetivos definidos, pero tambin
es una propuesta, un peldao para convocar a la organizacin en una reflexin conjunta y, en ese
sentido, es un instrumento bsico para desarrollar una visin global y compartida, y asegurar un
funcionamiento alineado con la innovacin.
Conviene insistir en los hitos destacados que el Ayuntamiento de Arganda del Rey ha ido alcanzando, sin entrar todava en valoraciones, en este apartado:

Implantacin de un sistema de gestin basado en el dato nico.


Creacin de la Oficina de Atencin a la Ciudadana (O.A.C.).
Descentralizacin del Registro de Entrada en la O.A.C.
Implantacin de un gestor de expedientes corporativo.
Implantacin de la Carpeta Ciudadana.
Implantacin de la aplicacin de Actas, Decretos y Notificaciones.
Implantacin de la Firma Electrnica y del gestor documental corporativo.
Colaboracin de la Unidad de Archivo con la Unidad de Informtica.
Concejala de Innovacin y Calidad de la Administracin, priorizando el desarrollo de la administracin electrnica.
Aprobacin de la Ordenanza Reguladora de un Registro Electrnico.
Aprobacin del Reglamento de Gestin Electrnica de Documentos.
Creacin de la Comisin de Administracin Electrnica.
Implantacin de la Sede Electrnica y del Registro Electrnico.
Implantacin del Perfil del Contratante.
Echando un vistazo al mercado del sector pblico local, podemos decir con orgullo que estamos
bien posicionados, que nuestra competitividad, a nivel regional e incluso nacional, es ms bien alta.
Pero los elementos por s solos no definen un conjunto y, como ya hemos sealado, tenemos las
piezas, pero seguimos realizando trabajos redundantes; no compartimos la informacin adecuadamente; la permanencia de diligencias y recibs innecesarios consume papel, tiempo y actuaciones
justificadas slo por la inercia administrativa.
Por otro lado, el concepto de administracin electrnica no se ha interiorizado en la organizacin.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

13|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|14
Podra parecer que es un atributo de la Concejala de Innovacin, cuando debiera ser asumido por
la totalidad de los trabajadores municipales, impulsndoles a proponer medidas de simplificacin,
basadas en las actuaciones automatizadas, las notificaciones electrnicas
La Ley 11/2007, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos est a punto de
revisarse. Los decretos 3/2010, del Esquema Nacional de Seguridad y 4/2010, del Esquema Nacional
de Interoperabilidad han tenido un desarrollo profundo mediante las Normas Tcnicas publicadas9,
por no hablar de la Ley 37/2007, de Reutilizacin de la Informacin del Sector Pblico, que ha recibido en febrero de 2013 la resolucin que aprueba la Norma Tcnica de interoperabilidad.
La AGE est produciendo una contundente accin normativa y ejecutando acciones que la ponen
en prctica: en qu punto nos situamos nosotros?
La Directiva de Servicios (Directiva 123/2006/CE) se conoce suficientemente?, Conocemos o hemos discutido el concepto de Open Data? No confundir, por favor, con transparencia.
El Plan tiene, por si no se ha adivinado todava, un elemento provocador: lo que pasa en la calle, va
legislativa o consideracin social, nos obliga a reinventarnos como trabajadores de lo pblico. La
necesidad de cuestionar lo que hacemos, cmo lo hacemos y para qu lo hacemos es ineludible.
Arganda del Rey no es una isla en el contexto de crisis econmica: si intentamos conocer lo que
nos demanda la ciudadana y adecuamos nuestra produccin administrativa a esa demanda, estaremos en el camino real de la modernizacin administrativa.
De la eliminacin del desperdicio del planteamiento JIT japons de los 7010, del pasado siglo, cabe
aprender todava mucho, y los tcnicos municipales saben de ello, cada vez que cuestionan la necesidad de un trmite o de un formulario, pero es que tenemos una exigencia suficiente desde la
Ley 30/1992 como para romper con solicitudes innecesarias y prcticas ineficientes.
Lo que se plantea es, por una parte, emprender el dilogo necesario para compartir y mejorar
nuestros procesos; replantear las reglas de comportamiento interdepartamentales, cuando ya se
nos exige un alto nivel interadministraciones y no hemos cumplido en lo interno. Por otra, conocer
las herramientas que tenemos a nuestro alcance, en el marco de lo llamada eadministracin, para
multiplicar nuestra eficiencia con su uso.
Nuestra organizacin debiera conseguir una visin del modelo que desea; la revisin de los procesos, y su normalizacin mejorarn la eficiencia, y el propsito de centrar nuestro foco en la ciudadana, mediante acciones definidas, reducirn la distancia que todava nos separa de ella: producir
mejor, con el menor coste, ahorrando esfuerzo y tiempo innecesarios, para ciudadanos y empresas.
El cronograma para las actuaciones puede rebasar, segn el caso, el perodo de legislatura.
Aparte de actuaciones organizativas y tecnolgicas, el Plan incluye mejoras en el aspecto normativo, con alguna propuesta concreta incluida en los anexos.

9 http://administracionelectronica.gob.es/
10 Just in time (Justo a tiempo), Taiichi Ohno, Toyota.

1. Diagnstico
1.1. General
El Ayuntamiento de Arganda del Rey ha invertido recursos de manera continuada, desde finales de
los noventa, para facilitar el desarrollo de la administracin electrnica, aun antes de aprobarse las
leyes de Firma Electrnica y de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos.
No ha existido, sin embargo, una directriz organizacional, ni tampoco el rgano capaz de ejecutarla,
recayendo en la Unidad de Informtica la responsabilidad de identificar objetivos y de improvisar
medios para encarar el desafo de la modernizacin administrativa.
El gobierno constituido tras de las elecciones de 2011 apuesta decididamente por consolidar la administracin electrnica, haciendo realidad la existencia de la Sede Electrnica en la web municipal
y promoviendo actuaciones a favor de la interconexin administrativa.
La Oficina de Atencin Ciudadana (O.A.C.) se ha consolidado como unidad de tramitacin, descargando a las unidades finalistas, asumiendo ms del 90% del Registro de Entrada y con una actitud
proactiva a favor del desarrollo de la atencin cercana y de la comunicacin interna.
Pero a pesar de digitalizar todos los documentos de entrada, el tratamiento sigue siendo analgico.
Es decir, el trabajo de digitalizacin, por parte de la O.A.C. , desde hace dos aos, no ha sustituido,
sino duplicado, el tratamiento de la documentacin en papel: toda la documentacin que se escanea, circula a su vez, con minutas para la firma del Recib, con el consiguiente gasto y empleo de
recursos humanos en el transporte.
La produccin administrativa, mecanizada por el gestor de expedientes, no se incluye en el gestor
documental corporativo, que slo recoge, hasta la fecha, los documentos escaneados por el Registro de Entrada.
Por otra parte, el Ayuntamiento, como muchos otros, est abordando la migracin de soluciones
tecnolgicas, desde plataformas cliente-servidor (MS Windows) a entornos de navegador, en nuestro caso Java, lo que redobla la carga en la unidad de Informtica, obligada a planificar, con dificultad evidente, la transicin a la nueva plataforma y el soporte necesario de la actual.
En esta tesitura, las decisiones pueden ser crticas: qu aplicacin sustituir?, cul antes que otra?
En lo que afecta al sistema troncal de gestin, la opcin elegida, acertadamente, ha sido la de
comenzar por el Registro de Entrada y Salida (de la aplicacin RegWin a Registra), del gestor de
expedientes (PAC al gestor ePAC) y de la de Decretos (Gestor de Actas, Decretos y Notificaciones a
Edicta). El contrato de mantenimiento con el proveedor, incluye la sustitucin sin coste de aplicaciones desde una plataforma a otra, salvo el derivado de la asistencia tcnica precisada.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

15|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|16
La aplicacin de Padrn de Habitantes ser la siguiente en migrarse, ms tarde la de contabilidad y,
por ltimo, la gestin de ingresos.
El legado tecnolgico impone sus reglas: migrar es necesario, pero supone un esfuerzo, para el que
se requieren recursos, propios o ajenos. En la situacin actual, las aplicaciones no se utilizan al 100%
y, sin embargo, el proceso de transicin, necesario por cuanto facilita la fluidez, no debiera limitar
las actuaciones que nos permitan alcanzar objetivos en la mejora de procedimientos, especialmente el de mecanizar los contratos menores: el ncleo de informacin (Terceros y Direcciones) no es
compartido con la aplicacin de gestin econmica (contabilidad). Es un obstculo menor, funcionalmente, ya que el troncal BDT-BDC (base de datos Tercero, base de datos Ciudad) es compartible
con la aplicacin Sicap (contabilidad), pero requiere un esfuerzo aadido para integrarlas.
La Unidad de Informtica precisa un refuerzo evidente, tanto en visibilidad como en aumento de
recursos. La demanda ordinaria, por parte de unidades finalistas, y la iniciativa modernizadora no
son asumibles con los medios actuales. A duras penas combina la gestin de soporte, del clsico
centro de clculo, con una voluntariosa especializacin en reas de gestin e intentando avanzar
hacia la extensin y consolidacin de la administracin electrnica.
El Registro de Entrada y Salida requiere, en el marco de la revisin organizativa y de procedimientos, de
una modificacin sustancial: el registro de entrada, va presencial o telemtica debe recaer en la O.A.C.,
y el de salida debe ser descentralizado, con el consiguiente ahorro de desplazamientos interreas.
La Unidad de Archivo tiene un papel protagonista, como soporte de las iniciativas tecnolgicas,
en cuanto a normalizacin, desarrollo de series documentales y criterios acerca de la gestin documental en general. Y ese acompaamiento debe incrementar su cercana, su refuerzo para la
Unidad de Informtica, en la construccin de una visin global.
Es necesario fijar una fecha para que los documentos fsicos dejen de circular. Costar impedir la
impresin y fotocopia de los originales y copias electrnicas, pero determinar un plazo para el cese
de flujo del papel ayudar al cambio de cultura.

1.2.

La organizacin

La organizacin es un sistema diseado para alcanzar metas y objetivos. Como sistema, no ignora
sus componentes (personas, visin estratgica, estructura, tecnologa y procesos), pero considera
como factor de impacto decisivo el entorno que le afecta.
La innovacin es todo cambio que se basa en el conocimiento y genera valor: el valor como su
meta, el cambio como su va y el conocimiento como su base11.
Siguiendo a Mintzberg12, las organizaciones pueden identificarse segn distintos modelos, pero
prestaremos atencin a dos en concreto, el denominado adhocrtico, u orgnico y el llamado me11 Mara Jos Zambrano. Asesora de Cotec.
12 Henry Mintzerg, Estructuracin de las organizaciones. Ariel, 1988.

canicista o burocrtico. En el primero se persigue la innovacin, necesitada de flexibilidad, pugnando por la iniciativa personal, la responsabilidad y la cooperacin en la consecucin de objetivos. En
el segundo, predominan las relaciones formales, la jerarqua, la estandarizacin.
En la administracin pblica, en general, predomina el segundo, revestido y fortalecido por diferentes explicaciones jurdicas o garantistas, cuando en realidad, un equilibrio suficiente entre ambos
permitira avanzar en busca de la eficiencia pretendida.
Obviamente, el problema para quien debe definir el grado ptimo de burocracia- adhocracia es
llegar a un compromiso adecuado entre rigidez y flexibilidad, que debe adoptarse en funcin del
tipo de negocio de la empresa.13
Si la visin estratgica establece ...

un programa y un compromiso, que atienda al entorno


si las personas consiguen actuar en un mbito interno de manera desenvuelta,

expresando su creatividad, orientada a los objetivos fijados y con ejecucin responsable

si la estructura se configura alineada a esos mismos objetivos


si la tecnologa juega su papel de soporte y dinamizacin y de verdad se

establece una configuracin de procesos administrativos con ambicin


lquida (transversal, fluida) ...

Entonces estaremos en el camino de construir una organizacin orientada y alineada, capaz de


alcanzar sus objetivos, con el mnimo coste, con la mayor implicacin, para satisfacer la demanda
ciudadana.
A menudo, se desprecian las evidencias de xito, que la gestin por objetivos y la consideracin del
mrito innovador producen. En este ltimo aspecto, innovacin es el resultado de creatividad y de
xito (bien es verdad que el reconocimiento del xito puede tardar). Lo que en Japn se defini
en determinado momento como eliminar el desperdicio, en un esfuerzo terico empresarial, para
mejorar la produccin, desde la base, en nuestro pas se puede traducir machadianamente como
sentido del primor: hacer las cosas de la manera ms eficiente y satisfactoria posible. Tenemos los
medios, por qu rehuirlo?
Una puesta al da de la estructura organizativa y funcional es necesaria, orientndose a facilitar los
objetivos de mejora:

Definicin de la organizacin funcional, organigrama, jerarquizacin de puestos y responsa-

bilidades (definicin de responsabilidades tanto generales como especficas, asignadas a los


titulares de los puestos de trabajo, en particular a los puestos singularizados).

Anlisis de la dotacin de personal existente y dimensionamiento de la plantilla, en relacin


con el ejercicio de la actividad administrativa municipal y los servicios de gestin directa.

13 Estudio 30 de Cotec. M Cinta Gisbert y Antoln Velasco (Programa del XII Encuentro Empresarial de Gijn La persona protagonista de la
innovacin)

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

17|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|18
Aprobacin de medidas de flexibilidad y eficiencia en la asignacin de recursos: agilizacin

de los procesos de cobertura de puestos de trabajo necesarios; mapa de puestos; definicin


de perfiles de competencia; medidas de movilidad funcional, orientadas a la mxima adecuacin persona-puesto.

El Ayuntamiento de Arganda del Rey no tiene implantada la gestin de mejora continua, ni existe
a da de hoy un mapa de procesos definido, pero enunciamos con este plan la voluntad decisiva
de afrontarlos.

1.2.1. Las personas


Las personas actan; las personas interactan. Cuando se renen, con un objetivo comn, se organizan y de ah nacen dinmicas creativas, espontneas, conflictivas y de consenso.
Las personas son el centro de la actividad organizacional y administrativa, tanto como emisores
como receptores.
En la administracin pblica local, se anan las inercias administrativas con la cercana inmediata al
ciudadano. Este ciudadano, que acta en las redes sociales habitualmente, no puede entender que
medie un tiempo desmesurado, entre el momento en que present su solicitud y el momento en
que recibe la respuesta a la misma. Pero, la persona del trabajador municipal comparte esa sensacin. Entonces, cmo resolver la contradiccin? El ciudadano trabajador municipal debe trabajar
en un entorno relacional, motivado y motivante, hacia la ciudadana que acude a su administracin.
Ya no hablaremos ms de la administracin 2.0. Sin confundir lmites, la comunicacin es obligadamente fluida.
Compartir y comunicar entre las personas que conforman la organizacin es una obligacin que
nos debemos y que, por supuesto, debemos a quienes servimos. Esa relacin no debe despreciar la
relacin digital. Los escenarios de servicio demandarn nuevas capacidades. Las tareas repetitivas
innecesarias debern ser identificadas y desechadas. El talento debe aflorar, cuando se desprende,
por rechazo, de la inercia fatigante: la iniciativa personal debe afluir y ser colaborativa: si las personas ciudadanas son decisivas, las personas trabajadoras municipales lo son al mismo nivel.
La responsabilidad es uno de los ejes fundamentales de la actuacin personal, en el seno de una
organizacin. No es admisible la derivacin o el absentismo, cuando se perjudica el resultado. La
administracin electrnica, en concreto, exige y refleja la traza de actores en la resolucin de un
expediente. Pero no es la administracin electrnica quien hace el reclamo, sino la democracia
participativa que declara y exige la legislacin vigente.
Implicacin, suma de conocimientos, capacidades y voluntad determinarn el xito en la ejecucin
del servicio a la ciudadana.
A 1 de enero de 201314, la plantilla se compone de 421 plazas, siendo 366 plazas efectivas, ya que 55
estn reservadas para promocin interna, con lo que al ocuparse stas, se extinguirn las de origen.

14 Informe de Plantilla. Anexo de Personal al Presupuesto para el Ejercicio 2013. Memoria Tcnica.

En este documento se plantean retos y objetivos que requieren, como ya se ha escrito anteriormente, aunque de manera incompleta, de un nuevo modelo relacional de la administracin municipal, hacia dentro y hacia la ciudadana; la adquisicin de nuevas habilidades y competencias, que
incluyan la orientacin al cumplimiento de objetivos, la flexibilidad, para adaptarse a un entorno
cambiante, que exige reinventarnos con los medios que la administracin electrnica nos aporta:
la posibilidad de alcanzar un aumento de calidad en la ejecucin de los servicios que prestamos,
al descartar tareas repetitivas y redundantes; adaptando nuestro trabajo a la carga de trabajo que
concurra en cada momento.
La capacidad de autoorganizacin de que disponen los ayuntamientos permite emprender una
reflexin profunda, a la luz de lo dispuesto en el artculo 69 del Estatuto Bsico del Empleado Pblico15. Especialmente en lo que se refiere al apartado 2 de dicho artculo, referido a los instrumentos
para la adecuada planificacin de los recursos humanos:
2. Las Administraciones Pblicas podrn aprobar Planes para la ordenacin de sus recursos
humanos, que incluyan, entre otras, algunas de las siguientes medidas:
a) Anlisis de las disponibilidades y necesidades de personal, tanto desde el punto de vista
del nmero de efectivos, como del de los perfiles profesionales o niveles de cualificacin
de los mismos.
b) Previsiones sobre los sistemas de organizacin del trabajo y modificaciones de estructuras de puestos de trabajo.
c) Medidas de movilidad, entre las cuales podr figurar la suspensin de incorporaciones de
personal externo un determinado mbito o la convocatoria de concursos de provisin
de puestos limitados a personal de mbitos que se determinen.
d) Medidas de promocin interna y de formacin del personal y de movilidad forzosa de
conformidad con lo dispuesto en el Captulo III del presente Ttulo de este Estatuto.
e) La previsin de la incorporacin de recursos humanos a travs de la Oferta de empleo
pblico, de acuerdo con lo establecido en el artculo siguiente.
La participacin, comunicacin y colaboracin que este plan demanda, no sern posibles sin superar una concepcin rgida de la estructura, de la RPT municipal. Si hablamos de orientarnos a la
consecucin de objetivos, la organizacin debe actuar con flexibilidad, adaptndose a las exigencias y derechos de la ciudadana, con los nuevos medios. La movilidad funcional y la asuncin de
responsabilidad estar alineada con la planificacin del conjunto.

Planes de formacin interna, orientados a la formacin intensiva en el uso de las nuevas tecnologas y las necesidades de reciclaje profesional.

Diseo de un mapa de profesiones, basado en el perfil de competencias profesionales, adecuadas a los objetivos de modernizacin, que permita la elaboracin de planes de carrera
vinculados a la modernizacin de los servicios.

15 LEY 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Bsico del Empleado Pblico.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

19|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|20
Evaluacin de competencias, evaluacin del rendimiento, y de competencias profesionales.
Medidas de estabilidad en el empleo.
Medidas de accesibilidad del empleado a la administracin: Manual de Acogida, Portal de
Empleado, Intranet.

El resultado global de la organizacin es la suma del resultado del trabajo individual de las personas que lo integran, por ello tenemos que actuar en los siguientes factores: contexto (subsistemas),
capacidades (habilidades y conocimientos) y voluntad (motivacin)16.

1.2.2. La tecnologa
La Unidad de Informtica, bajo la direccin de la Concejala de Innovacin y Calidad de la Administracin, est compuesta por un Jefe de Unidad, 2 tcnicos informticos, 1 programador, 1 tcnico
auxiliar y 1 tcnico documentalista.
Esta Unidad presta servicio de soporte a toda la organizacin, distribuyndose tareas conforme a
una serie de secciones, no formalizadas, como son:

la de Direccin y Sistemas: soportada por el jefe de unidad y 1 tcnico informtico, ms una


plaza actualmente vacante.

la de Aplicaciones: soportada por los 2 tcnicos informticos, 1 programador, 1 tcnico auxiliar y el tcnico documentalista.

la seccin de Ofimtica y Atencin a Usuarios, soportada por 1 programador y por 1 tcnico


auxiliar.

En el mbito de Sistemas:

Servidores
Comunicaciones
Bases de datos
Redes
En el mbito de aplicaciones:

Gestin de Ingresos
Gestin contable
Gestin de nmina
Gestor de expedientes
Gestor de Padrn
16 Fernando lvarez Garca. Jefe de servicio de Planificacin y Modernizacin. Ayuntamiento de Gijn.

Gestor de Registro presencial


Gestor de Registro Electrnico
Gestor Documental
Gestor de contenidos
Sede Electrnica
Firma Electrnica
Mdulos diversos para Salud, Servicios Sociales, Industria (Access)
Gestin de Polica
Gestin de Bibliotecas
Gestin de Cultura
Gestin de Servicios Sociales
DIFE (Desarrollo Industrial, Formacin y Empleo)
Webmaster
En el mbito de Ofimtica y Atencin a Usarios:

Atencin telefnica
Gestin de incidencias
Control de facturas
Archivo departamental
Inventario y documentacin
Ofimtica
Sustitucin de equipos
Gestin de contenidos
La Unidad gestiona un centro de proceso de datos (CPD); el sistema de telecomunicaciones, Telefona IP, y una red de fibra ptica para 200 equipos informticos, con sus respectivos servidores.
La Unidad de Informtica, adems, ha sido la impulsora del avance hacia la administracin electrnica, abordando, desde el troncal de dato nico, de las bases de datos Ciudad y de Terceros, el
acceso a plataformas de relacin con los ciudadanos (Carpeta Ciudadana, Certificados, Sede Electrnica), adems de implantar el uso de la firma electrnica, mediante actuacin administrativa
automatizada, en la compulsa, con certificado de empleado pblico (AP), de todos los documentos
del Registro de Entrada que tramita la Oficina de Atencin a la Ciudadana (OAC).

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

21|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|22
En la implantacin de la administracin electrnica, la Unidad de Informtica ha contado con la
colaboracin implicada de la Unidad de Archivo y Gestin Documental, desde donde se aplica el
criterio profesional en la serializacin, homogeneizacin y tratamiento seguro de los documentos
albergados en el gestor documental (Documentum), a partir de la aplicacin de Registro de Entrada (en el futuro se incorporarn los documentos de otras aplicaciones, como la del gestor de
expedientes o contabilidad). Adems, ambas unidades colaboran en el seno de la Comisin de
Administracin Electrnica.
En el terreno de la interoperabilidad con otras administraciones, el Ayuntamiento realiz convenios
con la Comunidad de Madrid, la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre ...

para proveer de una ventanilla nica de registro para la Comunidad de Madrid, que

presta servicios de informacin, orientacin y asesoramiento, facilitando los trmites relacionados con la Comunidad, sin que el ciudadano tenga que salir del municipio; incluye un registro de la Comunidad, para dar entrada y tramitar las instancias, de ciudadanos y empresas,
dirigidas a otras administraciones pblicas.

certificados de empleado pblico (AP), para acreditar a los trabajadores municipales en


todo trmite o actuacin administrativa electrnica.

incorporndose al sistema O.R.V.E. (Oficina de Registro Virtual de Entidades): para la re-

misin digitalizada de las instancias dirigidas por los ciudadanos a otras administraciones
publicas, con devolucin en el acto de la documentacin al ciudadano, proyecto puesto en
marcha por Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso
de la Administracin Electrnica, del MEH.

tambin est prevista la utilizacin del SVD (Servicio de Verificacin de Datos), del Ministerio

de Hacienda y Administracin Pblica, y que permite, previo consentimiento del ciudadano,


acceder a los datos que obran en sistemas de otras administraciones, como la AEAT, el INE, la
TGSS, la DGT y otras, suprimiendo la aportacin de documentacin fsica.

el Ayuntamiento accede a los servicios de la Red Sara (Sistemas de Aplicaciones y Redes


para las Administraciones), como conjunto de infraestructuras de comunicaciones y servicios bsicos que conecta las redes de las Administraciones Pblicas Espaolas e Instituciones
Europeas facilitando el intercambio de informacin y el acceso a los servicios17, que en pocos
aos se ha configurado como una verdadera nube de la administracin pblica espaola.

adems, se utiliza @Firma, plataforma de servicios de validacin y firma electrnica multi-

PKI @firma, con la finalidad primordial de ofrecer un servicio de validacin de certificados,


firma electrnica, desacoplado de las aplicaciones y de esta manera impulsar la implantacin
de servicios electrnicos para el ciudadano18.

La Unidad de Informtica, sin embargo, no tiene a su alcance la posibilidad de emitir informes


preceptivos ante la adquisicin o contratacin de cualquier bien o servicio con componente tec17 PAE. Red SARA.
18 PAE. Plataforma de validacin de firma electrnica @firma.

nolgico o que afecte a la tecnologa corporativa. En este caso, es necesario que alcance esa competencia, a travs de una resolucin que mejore su visibilidad y capacidad racionalizadora.
Son mltiples los elementos de software utilizados en las concejalas que no se benefician de las
prestaciones del software corporativo y que redundan, en su utilizacin el trabajo, multiplicando el
nmero de bases de datos inconexas, con informacin finalista y fragmentaria.
El CPD municipal no se encuentra en una ubicacin favorable, al carecer de accesibilidad adecuada,
con mnimas condiciones de seguridad estructural. Las acciones de cumplimiento del Esquema
Nacional de Segurida19 hacen inviable el mantenimiento de esa ubicacin.
En este sentido, el Gobierno tiene la voluntad, en aras de la eficiencia, la racionalizacin, la reduccin de cargas administrativas y el ahorro de costes, de aprovechar esta necesidad, para resolver
simultneamente la duplicidad que produce la existencia de otro CPD, recientemente habilitado,
de la empresa mercantil, ESMAR, cuyo capital es 100% municipal.
A modo de contextualizar la actividad de la sociedad a continuacin se informa de manera somera la misma: ESMAR se constituye como Sociedad de Fomento de Arganda del Rey en el ao 1997,
pasando a denominarse Fomento y Desarrollo Municipal en el ao 2004, para finalmente acoger
la denominacin actual de Empresa de Servicios Municipales de Arganda en el ao 2011, en todo
caso, como medio propio al servicio del Ayuntamiento dentro de su amplio objeto social que abarca
actuaciones urbansticas y de planeamiento, realizacin de obras e infraestructuras y la gestin y
preparacin de cualquier servicio urbano y todas aqullas que este le encomiende20.
En palabras del Consejero Delegado de ESMAR, en la actualidad Esmar ha iniciado un proceso de
cambio en dos direcciones: por un lado en el mbito interno ha implantado una nueva estructura
organizativa, ha establecido nuevos procedimientos de presupuestacin y facturacin, con respecto del Ayuntamiento; en el mbito externo, ESMAR ha iniciado un proceso de retorno de determinados programas, a las reas municipales competentes21.
En el proceso de reorientacin y reorganizacin de los aspectos funcionales de ESMAR, esta empresa municipal ha recuperado la gestin de servicios propios de mantenimiento y conservacin de
los viales y espacios pblicos de la ciudad.
ESMAR cuenta con un CPD recin inaugurado, una red Wimax de fibra ptica, para 90 puestos, con
servicio para 9 instalaciones municipales; con servidores de bases de datos; controlador de dominio; antivirus; backup; aplicaciones; escritorios remotos, correo de red principal; correo de red DMZ;
web de empresa; web de Archivo Municipal, web Arganda WIFI; para acceso a Internet.
La red inalmbrica de telecomunicaciones ArgandaWifi, implantada por el Ayuntamiento de Arganda del Rey en 2009, ha superado recientemente los 10.500 usuarios dados de alta, con casi 80
puntos de conexin instalados en parques, plazas y otras zonas pblicas tanto del casco urbano,
como de La Poveda y de los diferentes polgonos. Esta herramienta, concebida para potenciar entre los ciudadanos y ciudadanas de nuestra ciudad el uso de las nuevas tecnologas y facilitarles el
19 RD 3/2010 de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.
20 Plan de Actuaciones, Inversiones y Financiacin 2013 (PAIF), de Esmar.
21 Entrevista a Jos Mara Garca, Consejero Delegado de Esmar, en Arganda Marca, n 83, 2013.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

23|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|24
acceso a Internet de forma gratuita, utiliza la tecnologa Wimax y Wifi, con una velocidad de conexin de 256 Kbps por usuario, limitada por la normativa de la CMT (Comisin del Mercado de las
Telecomunicaciones22 .
Se plantean, ya desde ese escenario general, expectativas de optimizacin evidentes, no slo marcadas por las necesidades del propio CPD municipal, sino por las exigencias de la propia normativa
municipal, dado que la Ordenanza Reguladora de Registro Electrnico y el Reglamento del Documento Electrnico23
Artculo 2. mbito de aplicacin subjetivo
1.- La Ordenanza ser de aplicacin a las entidades que forman la administracin municipal
y sus organismos pblicos y que integra a:
a) Los rganos de gobierno y administracin del Ayuntamiento de Arganda del Rey.
b) Los organismos pblicos vinculados o dependientes del mismo.
c) Las entidades pblicas empresariales, sociedades y fundaciones en las que sea mayoritaria la participacin directa o indirecta del Ayuntamiento de Arganda del Rey, as como
en las sociedades y las entidades concesionarias de servicios pblicos de titularidad municipal. En el marco de la prestacin de los mencionados servicios o en el ejercicio de
potestades administrativas delegadas, debern adoptar las medidas necesarias para la
prestacin de sus servicios a travs de medios electrnicos, atenindose a la presente
Ordenanza en lo que esta resulte de aplicacin.
Siendo as, lo que en principio pudiera ser simplemente una confluencia de instalaciones se convierte en un foco de posibilidades de mejora, de optimizacin del servicio, de economa.
La plataforma corporativa de gestin municipal (lo que en el mundo de la empresa se conoce
como ERP24) y sus mdulos transversales estn construidos sobre una plataforma cliente-servidor,
en entorno Windows. Para las peticiones de los clientes, se utiliza en general Terminal Server y en
algunos casos Citrix.
Esta plataforma est desarrollada por el mismo proveedor, salvo la aplicacin de Nmina, y con ella
se realiza la gestin tributaria y recaudatoria, incluyendo la fase de Ejecutiva; la gestin contable;
la gestin de estadstica (Padrn); la gestin de Secretara y, transversalmente, las aplicaciones de
Registro de Entrada y Salida y el gestor de expedientes.
Como ya se dijo, la principal virtud de esta plataforma es la de pivotar sobre el dato nico, a partir
de dos bases de informacin corporativas, una de Terceros y otra de Direcciones (o Base de Datos
Ciudad). La aplicacin de contabilidad podra compartir esa integracin, pero no lo hace todava.

22 Noticia en Arganda Marca, n 83, 2013.


23 BOCM: Ordenanza Reguladora de un Registro Electrnico Reglamento de Gestin Electrnica de Documentos del Ayuntamiento de Arganda del Rey.
24 Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Wikipedia.

El Ayuntamiento adquiri la licencia de uso de las distintas aplicaciones y, gracias al modelo de


mantenimiento en vigor, tiene derecho a recibir sin coste la versin sustitutoria de cada uno de los
productos, en plataforma navegador (Java).
La Unidad de Informtica tiene el reto de ir sustituyendo las aplicaciones actuales, desarrolladas por
el fabricante en la dcada de los noventa del pasado siglo, al tiempo que implementa las nuevas
soluciones, como Portafirmas Electrnico, Registro Electrnico, Sede... De tal manera, se sustituy la
aplicacin de Registro (RegWin), por la de Registra; estando en proceso la sustitucin del gestor de
expedientes PAC por el gestor ePAC y la de Secretara, ADN, por Edicta.
La evolucin completa, a una plataforma navegador, permitir una comunicacin impensable entre las soluciones actuales, colocando al Ayuntamiento en un nivel superior de interoperabilidad,
tanto interna como externa. El dilogo entre las aplicaciones de ingresos y contabilidad, por ejemplo, con el gestor de expedientes ser fluido, facilitando al usuario la tramitacin y consulta, a partir
de un escritorio electrnico comn; pero, sobre todo al ciudadano, permitindole un acceso ms
gil y de mayor calidad a sus expedientes y a los trmites que le afectan.
Pero la evolucin es un proceso que consume recursos y tiempo, tanto para realizar las migraciones
correspondientes, como para parametrizar, formar y poner en produccin las nuevas aplicaciones.
De modo que se plantea un perodo de evolucin de la aplicacin contable a medio-largo plazo, y
a ms largo plazo todava la de gestin de ingresos.
Por ltimo, la Unidad de Informtica, a partir de lo comentado, desarrolla una actividad e iniciativa
que desbordan su capacidad actual. Es necesario un reforzamiento y hasta un empoderamiento:
reforzamiento que encajara en actuaciones de reclutamiento interno (no son pocos los trabajadores municipales con actitud, implicacin y capacidad para integrarse en la unidad), pero tambin
en el empoderamiento de la actividad real que ejecuta: el reconocimiento de su papel innovador
no tiene reflejo en la mera denominacin de Unidad de Informtica: hay un aspecto fundamental
que cubrir formal y funcionalmente, el organizativo, que no est reconocido, y sin embargo a duras
penas desempea esta unidad.
Es necesario desarrollar actuaciones que favorezcan la aparicin de un rol de planificacin, desarrollo de proyectos, ejecucin y auditora con una visin que abarque el conjunto de la organizacin
y sus necesidades, remontndose por encima del da a da y tejiendo redes de colaboracin entre
las reas y servicios.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

25|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|26
1.2.3. Los procesos
La norma UNE-EN ISO 9000:2000, define proceso como el conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
En el mbito administrativo se entiende por proceso la secuencia ordenada de actividades, incluidos los trmites de los procedimientos administrativos, interrelacionadas entre s, precisas para dar
respuesta o prestar servicio al ciudadano, como cliente, usuario o beneficiario de servicios o prestaciones y que crean valor intrnseco para el cliente (interno y externo)25.

La norma ISO 9001:2008, define proceso como una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona
con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.
La gestin por procesos es un objetivo que an precisa de un enorme desarrollo en el Ayuntamiento de Arganda. No existe un mapa definido de procesos en el Ayuntamiento. Se ha realizado
un gran esfuerzo, a partir de 2006, para mecanizar procedimientos, mediante la herramienta PAC,
sobre arquitectura cliente-servidor. En 2012 se tramitaron 8.615 expedientes, sobre 54 tipos de
procedimiento26.
Punto de partida en muchos de los procedimientos es el tipo Decretos y Resoluciones de Alcalda,
integracin del aplicativo de Actas, Decretos y Resoluciones, y la aplicacin PAC (gestor de expedientes). De ah la diferencia de volumen, en cuanto a su utilizacin.
Sin embargo, y como ejemplo de que nos queda mucho camino para cerrar el crculo, se da la circunstancia de que en muchos de los procesos, la mecanizacin del Decreto se utiliza slo a efectos
25 Trabajando con los procesos: Gua para la Gestin por Procesos. Junta de Castilla y Len. 2004
26 Anexo 1. Expedientes tramitados en 2012, por tipo de expediente.

de utilizacin del nmero generado en ADN, que luego se graba manualmente en mdulos de tipo
Access o incluso en hojas de clculo Excel.
Se ha hecho mucho, pero an falta trabajo en lo global, diferenciando unos procesos de otros,
identificando sus elementos: los de Entrada, con los medios para ejecutar el servicio (actividades,
agentes (y sus responsabilidades), recursos, objetivos); los de Salida, que equivalen al producto generado; el Alcance; los instrumentos de medida y seguimiento. Encajando el conjunto de procesos
en un diseo del mapa de procesos por desarrollar, en donde se discriminan los procesos crticos,
estratgicos, de lo que no lo son tanto. A partir de ah tendremos flujogramas que representan el
detalle y que, sumados nos darn la visin completa.
Pero, no es imaginable plantearse en el corto plazo ese objetivo: la elaboracin de una gestin por
procesos implica un esfuerzo que slo alcanzaremos a medio o largo plazo. El anlisis compartido,
nunca roto por las islas de los servicios, implica dedicacin, como ya dijimos, de grupos de trabajo
interreas; la comunicacin; la interlocucin con los agentes externos, las conclusiones a partir de
datos objetivos
En estos momentos, se trabaja, por parte de la Unidad de Informtica, en la traslacin de procesos
mecanizados con la herramienta PAC, a la herramienta ePAC (navegador), lo que nos plantea un
escenario complejo, ya que si bien la nueva herramienta integra mejor a efectos del Registro corporativo y con las aplicaciones del Portafirmas Electrnico, la migracin no es sencilla, y tampoco
hay recursos suficientes como para emprender una personalizacin de cada uno de los actuales
procedimientos PAC en la herramienta ePAC.
Mediante una de las acciones operativas (contratos menores), confiamos en construir un modelo,
real y productivo, que sirva de ejemplo y estmulo para seguir trabajando en el resto de procesos.
En todo caso, la migracin tambin es una oportunidad para repensar el uso de las herramientas, al
obtener nuevas funcionalidades e integracin. Al tiempo, tambin nos permitir este hecho revisar
la normativa municipal actual, incluida la Ordenanza de un Registro Electrnico, adaptndola a los
cambios organizativos, de procesos y de los mtodos de trabajo: como sealbamos al comienzo
del documento, a pesar de la inercia administrativa, de la resistencia al cambio27, el despliegue de
nuevas herramientas, que debe contar con el necesario apoyo poltico, pero tambin con la actividad de comunicacin precisa, puede y debe multiplicar el avance.
Si tomamos un detalle (la propuesta de gasto) y lo encajamos en la categora de un proceso de
compra la vista va ms all de la mecanizacin de un simple formulario, dirigindose al proceso,
considerando las implicaciones internas y externas, atendiendo a cada aplicacin que interviene,
identificando los posibles solapes o duplicidades, homogeneizando los documentos, eliminando
pasos innecesarios.
Planteando el desarrollo con el concurso de la plantilla, con una buena formacin y comunicacin;
con objetivos posibles de alcanzar, reales, ser factible avanzar hacia la aprobacin de cartas de servicios, que identifiquen esos mismos objetivos, compromiso y responsabilidad. Y si adquirimos la
persistencia y fortaleza suficiente, podremos crecer, como ya lo han hecho otras administraciones28,
27 La gestin del cambio en proyectos de e-administracin. JCyL. Red de municipios digitales de Castilla y Len.
28 Anexo 2. Modelo de referencia de REGTSA.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

27|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|28
hacia un modelo EFQM29, modelo de Excelencia a travs de la autoevaluacin e identificacin de
los procesos de mejora.

Fuente: Wikimedia Commons.

1.2.4. El entorno
Arganda del Rey, municipio del sureste de la Comunidad de Madrid, sufre como el conjunto de poblaciones espaolas, el impacto de la crisis econmica, efectiva desde 2008, con las consecuencias
que ha tenido para el tejido empresarial radicado en su trmino, y la inevitable consecuencia que
ello lleva aparejado: un aumento considerable del desempleo.
En nuestra ciudad existe una importante red de infraestructuras industriales con empresas asentadas de gran tradicin y es de destacar la posicin de Arganda como ncleo del sureste de la regin
y su capacidad de acceso a distintos territorios como punto esencial del eje Mediterrneo.
Relacionado con lo anterior, el volumen de PyMES y su trayectoria como servicios auxiliares a sectores industriales junto a la diversificacin de la actividad en la red de polgonos industriales del municipio, plantean opciones para regenerar la economa local rentabilizando la experiencia existente
y la marca de enclave econmico que ha significado a Arganda del Rey como capital industrial y de
servicios del sureste.
29 European Foundation for Quality Management

Desde otra perspectiva temporal, se debe tener en cuenta que los municipios ubicados en el Eje
Sureste de Madrid y sus propios habitantes van a asistir a un proceso de enorme transformacin
econmica y social dada la reestructuracin de la actividad econmica que conlleva la instalacin
en ese territorio de todas las infraestructuras empresariales y logsticas proyectadas en torno a la
nueva Plataforma Logstica.
Bien es cierto que actualmente Arganda del Rey posee un tejido empresarial diversificado y en
plena actividad repartido entre sus polgonos industriales, comerciales y de servicios. Tambin es
cierto que existen sectores tradicionales que han superado la barrera del tiempo y permanecen en
activo como es la industria alimentaria, el sector del mueble y los productos vitivincolas.
Pero la promocin de nuevo suelo industrial, su orientacin hacia la logstica y el transporte y la
misma unidad territorial en torno a un eje de flujos de personas y mercancas permiten contemplar
nuevos escenarios en donde fomentar la aparicin de nuevos sectores de actividad que propiciarn la implantacin de nuevas empresas del sector logstico, nuevas instalaciones de empresas de
distribucin, servicios conexos con esas industrias y servicios en general.
Un foco de expansin que como cabeza y referencia econmica del Eje Sureste madrileo, debemos primero potenciar pero tambin aprovechar para generar otros tantos impulsos para la promocin econmica y social del territorio.
Por otra parte, es imprescindible generar estos nuevos escenarios de desarrollo ante la situacin de
crisis que estamos viviendo, crisis que se est cebando con todos los territorios, pero especialmente
con sectores sensibles como la construccin y con sectores ms desfavorecidos de la sociedad.
Estos son algunos de los factores de gran valor que consolidan Arganda como un territorio de
oportunidades econmicas que se deben gestionar para impulsar proyectos de futuro y generar
nuevas realidades de desarrollo econmico y social30.
La paralizacin de la actividad econmica es un hecho, tambin la reduccin de ingresos municipales, y el aumento de la demanda de servicios asistenciales.
El esfuerzo en la racionalizacin, el ahorro y la mejora del servicio es crtico en estas condiciones.
En los aspectos que ataen a la Modernizacin, el Ayuntamiento desarrollar actuaciones para
conocer de primera mano la demanda potencial o expresa de ciudadanos y empresas, acerca de
cmo mejorar los servicios electrnicos.
Bien es verdad que a travs de convenios con otras administraciones pblicas, adems de los ya
mencionados en el apartado de tecnologa, se ha implantado un servicio PAIT (Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitacin)31, oficina que: a) presta servicios presenciales de informacin y
asesoramiento a los emprendedores, en la definicin y tramitacin telemtica de sus iniciativas
empresariales, as como durante los primeros aos de actividad de la Sociedad de Responsabilidad
Limitada y b) permite iniciar el trmite administrativo de constitucin de la sociedad a travs del
Documento nico Electrnico (DUE).
30 Plan Municipal de Medidas para la Promocin Econmica y el Empleo en Arganda del Rey (2013-2016). Consejo Local para el Desarrollo y el
Empleo en Arganda del Rey.
31 Real Decreto 682/2003, de 7 de junio. Ministerio de Industria, Energa y Turismo. CIRCE.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

29|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|30
Tambin se inaugur, el 24 de abril, una oficina de tramitacin del DNIe y Pasaporte, lo que redunda
en una agilizacin de trmites, ya que el ciudadano obtiene el documento en el acto. Con la gestin
anterior, el ciudadano deba acudir en tres ocasiones al Ayuntamiento para su obtencin: una, para
solicitar cita, otra, para tramitar el documento y una tercera para recoger definitivamente el mismo.
Adems, el Ayuntamiento participa, junto con otros cinco municipios, en el proyecto Emprende
en 3, iniciativa orientada a la reduccin de plazos en la creacin de empresas, unificando las tecnologas de tramitacin electrnica. Para la gestin del proyecto de Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, se ha constituido un grupo de trabajo integrado por representantes del
Ministerio de la Presidencia, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas y de Comercio,
de la Direccin General de Industria y PYME y de la Federacin Espaola de Municipios y Provincias.
En este plan definiremos acciones que contribuyan a nuestro mejor conocimiento de la situacin,
expectativas y demandas de nuestros vecinos, mediante encuestas focalizadas, mediante nuevas
herramientas, en el Servicio de Atencin a la Ciudadana, que recojan informacin objetiva y tratable, analizable, a partir de las que obtener evidencias y poder plantear medidas para mejorar
nuestros servicios.
En todo caso, el entorno es dinmico y nuestra organizacin municipal debe actuar con actitud
porosa, abierta, cercana, atenta para captar las variaciones.
En lo normativo, como en la evolucin tecnolgica, tambin se avecinan cambios que habr que
tener en cuenta, para encajarlos en nuestros objetivos, especialmente en lo que se refiere a la
revisin de leyes como la 30/1992, la Ley 11/2007, los propios esquemas nacionales de 2010, la
exigencia de tramitacin electrnica (en la nube), y la Ley de Transparencia, en tramitacin. En lo
tecnolgico, la migracin al estndar IPv6 (Protocolo de Internet versin 6) o los nuevos estndares
de comunicacin Wifi o de telefona.
Lo fundamental del entorno es que, en la pequea escala, y profundizando en el conocimiento de
nuestros vecinos y empresas, conseguiremos, si el propsito es firme, derribar barreras, compartir y
elevar nuestros niveles de participacin y mejora.

1.2.5. Lo estratgico
Se trabajar sobre cuatro objetivos estratgicos:

Extensin de la administracin electrnica


Simplificacin administrativa
Ayuntamiento sin papeles
Administracin cercana y transparente
Las acciones operativas que iremos desarrollando, responden a esa estrategia y se distribuyen entre
las Lneas de Actuacin declaradas en el Resumen Ejecutivo.

En todo caso, la visin estratgica no est definida en un documento nico, con lo que, aunque sea
a partir del prisma concreto de la modernizacin administrativa, la ejecucin del plan ser un paso
ms, y no pequeo, para alcanzar esa declaracin de ms alto alcance.
La visin nos sirve como inspiracin y tambin proporciona un sentido de lo que necesita hacerse:
una idea orientadora. La visin suele tender ms a ser una especie de imagen que un plan completamente articulado (en palabras y en cifras). Esto le permite flexibilidad32.
Los objetivos que se plantean son alcanzables; afectan a la organizacin, a su produccin administrativa y a sus resultados en el servicio a la ciudadana. Son precisos, contienen un modo de visin
particular, comprometen y pretenden ser motivadores, pero no cierran el camino a iniciativas que,
en el mbito de la modernizacin, o fuera de l, puedan plantearse en el futuro.

ANLISIS DAFO
El anlisis DAFO es una herramienta de diagnstico, acreditada desde su aparicin, en la dcada de
los setenta, aplicada en principio al mundo de la empresa y ms tarde al de los proyectos. Es una
metodologa mediante la cual se identifican tanto el entorno externo como interno, poniendo el
foco en la determinacin de Fortalezas y Debilidades (visin interna) y Amenazas y Oportunidades
(visin externa). Del acierto en la identificacin, se extraen vectores de actuacin estratgica.
La combinacin de Amenazas y Fortalezas determinan estrategias defensivas; la de Fortalezas y
Oportunidades, estrategias ofensivas; la de Debilidades y Amenazas, estrategias de supervivencia y,
por ltimo, la de Debilidades y Oportunidades, estrategias de reorientacin.
Se trata de una foto fija, que conviene actualizar, pero mediante la cual podemos definir lneas de actuacin, para consolidar aquello en lo que somos fuertes, obteniendo un retrato ms o menos certero de la organizacin, asentando fortalezas, defendindonos de las amenazas y aprovechando las
oportunidades para revertir el efecto negativo de las debilidades. En todo caso, afrontando cambios
en la organizacin que, si no en un escenario de xito, no nos mantengan en uno de vulnerabilidad.
En el caso del Ayuntamiento de Arganda, se confrontan como Debilidades organizacionales hechos como:

que no existe una cultura organizativa definida de recursos humanos.


que hace falta un desarrollo de la planificacin tecnolgica y organizativa.
que escasea la coordinacin administrativa.
que no est extendida la administracin electrnica.
que no abunda, entre los puestos singularizados, la asuncin de responsabilidades.
que las soluciones tecnolgicas se ignoran o duplican; que existe el talento, pero que no
colabora ni se alinea en una direccin comn.

32 Henry Mintzberg. Safari a la Estrategia. Ediciones Granica. 2003.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

31|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|32
Como Fortalezas:

es evidente que el Ayuntamiento lleva aos desarrollando polticas a favor de la administracin electrnica, buscando la eficiencia.

que se ha dotado de herramientas suficientes para soportar esas polticas.


que hay un nmero suficiente de empleados pblicos, deseoso de afrontar una renovacin

en los mtodos de trabajo, que implique una visin integral de los procesos, colaborando de
forma multidisciplinar; asumiendo que toda la informacin del expediente debe quedar soportada electrnicamente, trabajando con visin de Ayuntamiento y no de unidad finalista,
eliminando el desperdicio en todos los procedimientos.

que se han realizado inversiones no suficientes, pero fundamentales para reinventar la prctica administrativa, con el mnimo coste y el mximo beneficio

que existen nichos para aflorar valor y talento; que se quiere y se puede converger para aprovechar medios dispersos.

Amenazas:

la situacin de crisis afecta al Ayuntamiento, pero gravemente a la ciudadana y empresas, lo


que desarrolla un crculo pernicioso en la demanda y oferta de servicios pblicos.

la presin normativa y tecnolgica, no acompaada por la falta de coordinacin interreas.


la falta de informacin veraz sobre las exigencias ciudadanas y su nivel de acceso a la tecnologa.
la desconfianza de la propia ciudadana acerca de las administraciones pblicas, que determina su alejamiento.

Competitivamente, las Oportunidades, de las administraciones pblicas son especiales si se comparan con la actividad empresarial o privada, ya que el mbito de competencias est reglado, con
lo que las oportunidades de una administracin pblica:

deben de centrase en la informacin y colaboracin con el resto de entes pblicos y privados.


utilizando a su favor la orientacin actual de las polticas modernizadoras a nivel comunitario
e internacional.

demostrando que es posible una interlocucin razonable, si se sabe comunicar lo que se

hace, cmo se emplean los ingresos recaudados, para ganar la confianza de la ciudadana y,
en ese acercamiento inevitable, generar un valor redistributivo, por cuanto la informacin de
que disponen las administraciones, si se abre a la explotacin creativa de terceros (siempre
bajo el amparo de la proteccin de datos) contribuye a un aumento de la productividad
empresarial. Con las nuevas tecnologas, pero sobre todo con las acertadas polticas de innovacin y apertura de los datos, no es menor el ahorro que la creacin de riqueza en potencia.
Es ste ltimo, uno de los ejes impulsados por la UE y por la propia AGE, desarrollados en
directivas (2003/98/CE, revisada en abril de 2013; 2007/2/CE, Inspire) y leyes (Ley 37/2007) o
decretos (1495/2011).

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

33|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|34
FO (2,2) Estrategias ofensivas - rea de xito
F2, F6, F7, F8, F9, O2, O4
Tomar decisiones, de momento aplazadas: poner fecha y comunicar el fin de determinados procesos fsicos para llevarlos a lo digital; desarrollar trabajos de formacin, prcticos, en pequeos
grupos, acerca de las nuevas funcionalidades.
F1, F3, F4, F5, O1, O3, O5, O6
El marco normativo nos obliga, pero sobre todo nos ayuda, para convencer y generar confianza, tanto dentro como fuera de la administracin. Promover, alrededor de actuaciones concretas
(puesta en marcha de un procedimiento ePAC, por ejemplo), actitudes colaborativas, identificando
liderazgos potenciales, extendiendo la prctica innovadora.
FA (2,1) Estrategias defensivas - rea de desgaste
F2, F6, F7, F8, F9, A2, A3
Reforzar la capacidad de la Unidad de Informtica, promoviendo el reclutamiento interno; fijando
nuevos roles y responsabilidades; afrontar la aplicacin del ENS no puede ya demorarse, pero las
acciones para depurar y unificar la informacin y las infraestructuras sern una ayuda en la tarea.
F3, F4, A1, A4, A5, A6
En el Ayuntamiento se trabaja en la e-administracin desde hace aos, no en todos los departamentos con el mismo alcance ni profundidad. La situacin econmica o las distintas brechas
digitales, no son obstculo severo para consolidar lo logrado, asentando y extendiendo servicios
ya iniciados (en la OAC, en la web municipal, en el gestor de expedientes) pero, sobre todo, hacindolos visibles y accesibles.
DO (1,2) Estrategias de reorientacin - rea de ilusin
D1, D3, D4, D5, D6, O1, O2, O3
El ejemplo y el apoyo de otras administraciones, nos ayudar para revisar y mejorar nuestros actuales mtodos de trabajo, atendiendo a la gestin por procesos. Los grupos de mejora sern de gran
ayuda, siempre que trabajen al calor de actuaciones concretas: la inexistencia de visin o direccin
organizativa complicar la tarea.
D2, D5, D6, D7, D8, D9, O2, O3, O4, O5
Hay que revisar el perfil de la Unidad de Informtica: el nombre no se corresponde con las tareas
que realiza: no slo presta soporte tecnolgico, sino que acomete y lidera actuaciones de innovacin que afectan a lo organizativo, en los procesos, en las personas, en la estrategia, en lo estructural, en el entorno. Sin embargo, no alcanza a controlar todas las decisiones tecnolgicas que se
producen en la organizacin.

DA (1,1) Estrategias de supervivencia - rea de vulnerabilidad


D2, D7, D8, D9, A1, A2, A3, A5
Es necesario resolver las duplicidades tecnolgicas y de informacin; completar lo que est fragmentado y debiera ser uno; enlazar procesos mltiples, cuando puedan ejecutarse como un nico
flujo; reutilizar prcticas, herramientas, informacin. El peso de la falta de ingresos, la escasez de
recursos es grave, pero no lo es menos el mantener unas prcticas ineficientes y costosas.
D1, D3, D4, A4, A5, A6
Reinventar la administracin municipal: trabajando sobre los mtodos de trabajo actuales; derribando muros fsicos, culturales y digitales. A travs de la OAC y de la web municipal, comunicar ms
abiertamente con la ciudadana, indagando en busca de necesidades y expectativas, consiguiendo
datos que nos permitan medir y obtener conclusiones objetivas.
El diagnstico es de vulnerabilidad y, como conclusiones bsicas, pueden sealarse las siguientes:

no existe una visin estratgica ni organizativa definida.


los procedimientos no se comparten.
la informacin corporativa no fluye suficientemente.
la gestin por procesos est pendiente de implantar.
las aplicaciones se utilizan demasiado verticalmente, por falta de desarrollo de la interaccin
entre ellas, aunque tecnolgicamente no siempre hay impedimento que lo justifique.

Dificultad para asumir la responsabilidad que conlleva el puesto de trabajo.


las estrategias de innovacin no se administran desde una visin global.
la normativa municipal necesita actualizarse, tanto en lo que afecta a la demanda ciudadana
y legislativa (europea y estatal) como en lo tecnolgico y organizativo.

la identidad municipal, de plantilla, est por formularse: es necesario empoderar al empleado

pblico, ms an en situacin de crisis, apoyando y compartiendo iniciativas de innovacin.

disponemos de las piezas de la

administracin electrnica, pero no hemos terminado el


puzzle, y para hacerlo necesitamos visin y decisin.

tenemos personas y capacidad suficiente para realizar un salto de calidad en el terreno de la


modernizacin.

necesitamos comunicar, compartir, colaborar, reinventarnos como organizacin, con una


identificacin de servicio eficiente y cercana a la ciudadana, orgullosa de serlo.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

35|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|36
2. Despliegue del Plan
2.1. Administracin en red; otro impulso para la administracin electrnica
En el enunciado de la lnea subyacen dos conceptos. La necesidad de dotarnos de una administracin interconectada y alineada, por un lado. Por otro, el impulso para la administracin electrnica
debe entenderse en clave cualitativa, ya que hemos descrito anteriormente cmo el Ayuntamiento
de Arganda del Rey, en herramientas como en iniciativas, ha dado pasos de alto nivel. No se trata,
como tambin se dijo, de cerrar el crculo de la administracin electrnica (cosa imposible en lo
que representa un pasaje continuo), sino de colocar en su sitio piezas que an andan sueltas; echar
a andar mecanismos que estn al ralent; enlazar circuitos que se alimentan por separado y, lo ms
importante, producir resultados evidentes, concretos, aunque algunos parezcan modestos, pero
que convenzan a los indecisos y sean dignos de comunicacin, atrayendo a quienes todava desconocen las posibilidades de la maquinaria en su conjunto.
Las acciones que se relacionan operan sobre los distintos subsistemas organizativos y no dejan de
impactar en sus compaeras de las otras dos lneas de actuacin.

2.1.1. Los datos de terceros y direcciones al da


El Ayuntamiento de Arganda del Rey dispone de un sistema de gestin basado en el dato nico33, que
significa simplemente que ningn dato en poder de la administracin puede estar repetido. Cualquier
informacin se introduce una sola vez en origen, se mantiene depurada y actualizada en cada momento, y se puede gestionar o consultar desde cualquier punto o sistema que as lo requiera34.
Personas, Territorio y Documento componen este sistema troncal de dato nico.
Pero, como se dice en la cita anterior, la informacin se mantiene depurada y actualizada. Ese axioma no se cumple actualmente, al menos no en su totalidad. El sistema dispone de la flexibilidad
necesaria para realizar altas en condiciones de no validacin inmediata. Esto supone que alguien se
responsabilizar posteriormente de completar ese alta, de manera estructurada y coherente. Pero
a menudo, la urgencia del momento, la necesidad de cumplir una tramitacin, que implica un alta
33 Anexo 11. Modelo global de administracin electrnica.
34 http://www.tao.es/a-donde-vamos/el-modelo/el-nucleo/

nueva, o no, van dejando registros en la base de datos no validados (planchados, en la jerga), con
lo que se producen anotaciones de datos con un direccionamiento ambiguo, dando lugar a redundancias e imposibilitando la explotacin correcta, exacta, de la informacin.
No son la urgencia o la necesidad de prestar el servicio, las causas de esta situacin: es la inexistencia de un responsabilidad definida en el tratamiento de los datos del ncleo BDC/BDT (de los
documentos hablaremos ms adelante) la causante.
Al tiempo, el sistema de gestin, por definicin de los aplicativos, pero tambin por ausencia de decisiones, no permite de manera amigable esa unicidad: la aplicacin de contabilidad, Sicap, posee
su propia base de datos (tabla) de Terceros, compuesta de personas fsicas y jurdicas, identificadas
como acreedores y/o deudores. La aplicacin de contabilidad es producto de un desarrollo previo,
ajeno todava, en el ao 1993, al troncal BDC-BDT, con respecto de la de gestin de ingresos (GTWin), Padrn de Habitantes (GTPob), registro de entrada y de salida (antes RegWin, ahora Registra)
y la del gestor de expedientes (antes PAC y ahora ePAC). Pero, tcnicamente, la solucin para conseguir la sincronizacin de terceros es posible, y est disponible.
Por tanto se hace necesario:

Accin 1 (Secuencia 1) Constituir una Unidad de Datos.


La Unidad de Datos tendr la direccin tcnica de la Unidad de Informtica, pero orgnica y funcionalmente podr encuadrarse de distintas maneras. Lo que se propone es identificar personas
capacitadas e implicadas en esta tarea, y con un desempeo continuado en el tiempo, que da a da
depuren la informacin; se constituyan como interlocutores oficiales para las unidades finalistas, en
el mbito de la informacin corporativa, en todo lo que se refiera a Terceros y a Direcciones.
La definicin y asignacin de recursos de esta unidad se discutir en el seno de la Comisin de Administracin Electrnica, con la colaboracin de la Unidad de Recursos Humanos y de Informtica.

Accin 2 (Secuencia 1) Depurar los datos de Terceros y Direcciones


en BDC y BDT35.
Ser el objetivo urgente de la Unidad de Datos, formal o informalmente constituida en sus inicios.
La duracin de esta tarea puede requerir dos meses de trabajo, de al menos dos personas.

Accin 3 (Secuencia 1) Depurar la tabla de Terceros de Sicap.


Es una funcin que tendr que desempear el personal de contabilidad, por competencia actual y
por conocimiento de la informacin, pero en coordinacin con la Unidad de Datos.
Quiz necesite formacin por parte de la Unidad de Informtica. La aplicacin Sicap dispone de un
proceso automatizado para unificar terceros.
Esta tarea no requiere ms de un mes, de dos personas a tiempo parcial.
35 Base de Datos Ciudad y Base de Datos Tercero.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

37|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|38
Accin 4 (Secuencia 1) Integrar los terceros de BDT
con los terceros de Sicap.
Es una tarea que corresponde a la Unidad de Informtica, con o sin asistencia tcnica externa.
Se trata de enlazar el troncal BRW (BDT) con los terceros de Sicap, mediante una tabla intermedia
(TERSIC), lo que implica la sincronizacin y, funcionalmente, dejar la tarea de las altas en manos de
BDT (Unidad de Datos), aunque los datos propios de contabilidad, incluyendo el perfil de la relacin
(acreedor, deudor, los datos bancarios) quedarn como responsabilidad de la Unidad de Contabilidad.
Aunque se demore la migracin a una nueva aplicacin, es preciso que los terceros de Sicap se
unifiquen con los de BDT, antes de esa migracin. La cursiva responde al hecho de que, ms que
una unificacin real, representa una sincronizacin: fsicamente, los terceros de Sicap seguirn existiendo, pero su alta , baja o modificacin estarn reglados por la aplicacin Burowin, que conforma
la administracin de BDC y BDT, ms el entorno organizativo y de seguridad del ERP corporativo.
Con las acciones descritas anteriormente, como la depuracin de los terceros, tanto de BDT como
de Sicap, y la exigible carga automtica de anotaciones de tipo factura, desde Registra a la contabilidad, es inimaginable que esa carga sea efectiva, si no existe unicidad de la informacin.
La integracin de terceros Sicap con el ncleo BDT implica cambios en la tramitacin de las altas,
modificaciones y bajas de terceros: los usuarios de contabilidad registrarn el alta de terceros previa validacin de BDT y slo podrn aadir informacin de terceros en lo que afecta a sus perfiles
de acreedor o deudor y datos de tipo bancario. La Unidad de Datos tomara el control acerca de la
verificacin de la informacin.
La Unidad de Informtica ser responsable de la correcta ejecucin, coordinndose con Intervencin en lo que afecta a los terceros de contabilidad
El personal ser informado, y formado en la operativa directa.
Su duracin en el tiempo no excede las 10 jornadas, y puede requerir asistencia tcnica externa.

2.1.2.El empleado pblico como protagonista de


la modernizacin
La plantilla del Ayuntamiento de Arganda del Rey, en su conjunto, debe interiorizar el concepto
de la administracin electrnica, fijado legalmente, y atender al reconocimiento de derechos de la
ciudadana que estableci la Ley 11/2007. El marco normativo nos obliga a todos y a todas a reinventarnos como administracin prestadora de servicios. Desde 2007 se han acelerado las iniciativas
legales y tcnicas, y las demandas de la sociedad para que nuestra administracin, no slo sea ms
eficiente, sino que haya realizado la transformacin necesaria y suficiente, para prestar el servicio
conforme a las nuevas reglas de relacin en red: y no hay atencin a la red externa si esa red no
existe en lo interno.
La formacin es imprescindible, pero tambin la comunicacin y la coordinacin.

Si queremos avanzar hacia un modelo de calidad de servicio, tendremos que organizarnos para ese
propsito: decir claramente lo que hacemos, y hacer lo que decimos.
A partir de ah:

Accin 5 (Secuencia 2) Programa de comunicacin/formacin acerca


de la e-administracin y de la programacin de actuaciones de
modernizacin del Ayuntamiento.
Ser dirigida por la Concejala de Innovacin, conjuntamente con la concejala de Recursos Humanos y con el Gabinete de Comunicacin, de Alcalda, con el asesoramiento de la Comisin de
Administracin Electrnica.
Tendr dos niveles:

Normativa vigente. Conceptos y prctica en la administracin electrnica.


Recorrido del Ayuntamiento hasta la fecha y objetivos a conseguir.
La formacin tendr objetivos diversos, especialmente el de compartir, integrar y corregir planteamientos innovadores que ahora nacen desde una parte de la plantilla, para que formen parte de
una cultura de conjunto: esta formacin facilitar la identificacin de iniciativas desconocidas y
esperamos que tambin ser el germen de una red de interlocutores implicados en la innovacin
municipal.
La duracin puede establecerse en sesiones de 3 horas, que abarquen al conjunto de la organizacin. Conforme se desarrollen las acciones planteadas, tendrn que realizarse nuevas acciones
formativas, como parte de una actuacin permanente.
La Comisin de Administracin Electrnica planificar las sesiones formativas.

Accin 6 (Secuencia 3) Creacin de grupos de mejora.


Las sesiones formativas deben concretarse en la constitucin de grupos de mejora, ya que no hay
una visin mejor que la de la unidad finalista, para identificar mtodos necesitados de revisin; procedimientos a simplificar; cargas innecesarias; innovaciones que produzcan resultados inmediatos.
Los grupos de mejora estn acreditados como un concepto bsico del enfoque hacia la calidad.
Actuando en lo cotidiano, sin maysculas, podemos multiplicar el resultado a corto plazo.
No existiendo Unidad de Calidad, la concejala de Innovacin y Calidad de la Administracin instruir a la Comisin de Administracin Electrnica, para que convoque e invite a los trabajadores
municipales a conformar estos grupos.
Los grupos de mejora son flexibles y discontinuos en el tiempo: surgen y se reconstruyen, conforme a iniciativas colectivas e individuales, sobre aspectos concretos.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

39|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|40
Accin 7 (Secuencia 2) El portal del empleado. La intranet.
El Portal del Empleado, como concepto, suele recoger funciones de servicio interno, por parte del
departamento de Recursos Humanos: la descarga del recibo de nmina; certificados o documentos normalizados; tramitaciones de permisos, bajas, incidencias.
Las aplicaciones de nmina disponen de soluciones web que, integradas con la base de datos de
nmina y RRHH, proporcionan esos servicios.
En el Ayuntamiento de Arganda del Rey, est prevista la implantacin de un mdulo, ya adquirido,
de Portal del Empleado, de la aplicacin Ginpix36. Esta implantacin debe de acometerse de inmediato.
Pero no es el fin, sino el principio en la creacin de un entorno colaborativo. El portal del empleado
suele ser la pieza nuclear de la intranet corporativa. De hecho, una intranet nace habitualmente sobre este eje. Pero si la intranet no se justifica sin el portal, el portal por s solo no basta para afrontar
las necesidades de innovacin y comunicacin de la plantilla municipal, y del departamento de
Recursos Humanos.
Se plantea, junto con la implantacin de la solucin citada, el anlisis de la solucin de un contexto
web ms amplio, que englobe las comunicaciones interdepartamentales e interpersonales; que
asuma la comunicacin de gobierno y la sindical; la puesta en comn de recursos corporativos, el
acceso al correo municipal, con independencia del lugar en dnde se encuentre el empleado, las
ofertas y demandas en el seno de la plantilla En definitiva, lo que se conoce como Intranet. Un
lugar en el que predomina la visin de lo colectivo; que genera identidad y relacin entre los empleados, y entre los empleados y la organizacin a la que pertenecen. Este sentido, el de la pertenencia, es un elemento clave para generar iniciativas de mejora y clave para la satisfaccin personal
del empleado pblico.
Sin demorar la asistencia tcnica necesaria, para la implantacin del Portal, en paralelo se valorar
el coste y esfuerzo necesarios para encajar el segundo nivel de la Intranet corporativa.
La puesta en marcha del Portal no debe superar las dos semanas de implantacin, siempre y cuando se persigan resultados concretos, como el acceso al recibo de salario por parte de los trabajadores municipales, por medios electrnicos (con el consiguiente ahorro en tiempo y papel), graduando la activacin de otros servicios propios del Portal.
La Unidad de Recursos Humanos, en colaboracin con la Unidad de Informtica, ser responsable
de la direccin de esta accin operativa.

Accin 8 (Secuencia 1) La firma electrnica y el empleado pblico.


La Ley 59/2003, de Firma electrnica, asent los principios y definiciones, mediante los cuales se
asentaba el uso oficial de los certificados electrnicos. El masivo despliegue del DNIe, a da de hoy,
permite transacciones seguras y sencillas del ciudadano con las administraciones pblicas.
36 Licenciada por la empresa SAVIA. www.savia.net.

Se ha debatido, desde entonces, y mucho, sobre la aplicacin de certificados personales en los


actos administrativos, con la exigida acreditacin de empleado pblico.
El Ayuntamiento de Arganda del Rey mantiene un convenio con la Fabrica Nacional de Moneda
y Timbre (FNMT), mediante el cual, aparte de servicios de sello de tiempo y de rgano, permite
generar certificados de empleado pblico, que aseguren las transacciones de firma de los procedimientos administrativos desde cualquier ubicacin fsica.
Se propone valorar la redaccin de una instruccin sobre esta materia37.
Es urgente concluir el registro de firmas autorizadas de empleado pblico, a la luz de los procedimientos analizados o a punto de implementar, mediante la herramienta ePAC.
La Unidad responsable ser la de Informtica, en coordinacin con la Secretara General.
El plazo de ejecucin no debe exceder de un mes.

Accin 9 (Secuencia 3) Definir una responsabilidad organizativa.


La inexistencia de organigrama presenta dificultades evidentes para analizar y diagnosticar el estado de la organizacin del Ayuntamiento de Arganda del Rey.
En lo que directamente afecta a este plan, se hace necesario realizar un anlisis de la organizacin,
que contemple la innovacin como clave y proponga soluciones organizativas flexibles y que sean
capaces de reinventar la actuacin municipal, a la vista de los medios tecnolgicos disponibles.
No se trata slo de realizar la clsica valoracin de puestos de trabajo, sino de, bajo el marco de una
poltica superior de servicios, poner en prctica lo que indica el artculo 69 del EBEP, en lo que respecta de la planificacin y de las herramientas, con la ayuda de la tecnologa y de la normativa vigente.
En este punto, se constata la necesidad de un instrumento operativo, que configure esa visin
organizativa. En distintos ayuntamientos, se habilita mediante secciones, servicios, unidades de Organizacin y Mtodos, o bajo la estructura de departamentos de RRHH o de Calidad e Innovacin.
En el Ayuntamiento de Arganda del Rey, coexisten dos improntas organizativas: una, tcnica, de
implantacin de servicios, por parte de la Unidad de Informtica; otra, menos operativa, pero de
visin ms cercana al objeto, por parte de la Unidad de Recursos Humanos.
Es necesario considerar la formalizacin de una responsabilidad orgnica, en el mbito que corresponda. Es una decisin de gobierno. No aplica plazo ni desarrollo en el tiempo. No hay formulacin
objetiva sobre a qu servicio debe corresponder, pero es necesario tomar una decisin, ya que
todo el esfuerzo, que ya est en marcha, en lo que respecta de la modernizacin administrativa,
andar descabezado si no se asigna una direccin organizativa.
En todo caso, para la adecuada ejecucin del Plan que se propone, lo habitual es conformar una
Oficina de Proyecto, que asuma la necesaria visin global, que considere el impacto en cada unidad
finalista y que alinee las actuaciones en la direccin del presente Plan.
37 Instruccin 4/2013, relativa a la implantacin de la firma electrnica de empleado pblico en el Ayuntamiento de Madrid.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

41|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|42
2.1.3. Registro de Entrada accesible
A finales de los noventa del pasado siglo, el Ayuntamiento de Arganda del Rey, como otras entidades locales, tom la decisin de descentralizar el Registro General municipal. No era una decisin
gratuita: la orientacin al ciudadano, la poltica de cercana, mediante la atencin personalizada de
las Oficinas de Atencin Ciudadana (con distintas denominaciones) destacaba como caduca una
unidad centralizadora, que haba sido eficaz, sin embargo, bajo otro prisma, de gestin del registro
general de entrada y de salida, de los ayuntamientos.
Es en el primer decenio del siglo XXI, cuando se habilita la OAC tramitadora del Ayuntamiento de
Arganda del Rey, unidad que descarga de servicios a las unidades tramitadoras finalistas y acta,
por una parte como filtro, hacia lo interno, pero que sobre todo interacta con el ciudadano de
forma personalizada.
Desaparece, entonces, el servicio centralizado, que no la funcin, del registro general, y los/las
agentes de atencin acceden al libro de registro de entrada para tramitar presencialmente las anotaciones de todo tipo.
Actualmente, la organizacin del servicio, sin embargo, no reside en su totalidad en la OAC: el registro presencial se gestiona desde la OAC, pero la documentacin que se recibe por correo ordinario,
se registra en una oficina aparte.
Por criterios de eficiencia y de racionalizacin administrativa, es preciso que la totalidad del registro
de entrada se gestione en la Oficina de Atencin Ciudadana
De otro lado, y fundamental, las anotaciones y escaneado digital de documentos, con la actuacin
automatizada de compulsa electrnica (los documentos escaneados y firmados electrnicamente,
se depositan en el gestor documental, asociados a su anotacin de referencia) no surten ningn
efecto en la gestin administrativa ya que, en paralelo, la OAC distribuye, fsicamente, con original
y copia de diligencia de entrega, los documentos que ya existen en la aplicacin de registro y en el
gestor documental corporativos.
Como accin normativa, se propone una Resolucin de Alcalda, mediante la cual se ordene y a la
vez describa el procedimiento de registro.
Es necesario:

Accin 10 (Secuencia 1) Distribucin organizada de las anotaciones.


Identificar la red de distribucin de anotaciones. El aplicativo gestor de organizacin y seguridad de
usuarios lo permite: ajustando la identificacin de los destinatarios de anotaciones, en cada unidad
finalista, o incluso rea, la aplicacin de Registra permitir a los/las usuarios/as de la OAC elegir al
usuario destinatario de cada unidad, en funcin del tema.
Cada unidad finalista tendr acceso a las anotaciones y documentacin asociada que le afecta.
Alcalda y Secretara General tendrn acceso a todas las anotaciones de entrada.

Es una accin que no implica ms de 1 hora en formar a las unidades finalistas.


Se emitir una resolucin de Alcalda, informando del procedimiento, que contendr asimismo los
detalles de gestin de registro de salida que se exponen ms adelante.
La Unidad de Informtica ser responsable de ajustar los permisos de acceso, en la aplicacin de
organizacin y seguridad, y de apoyar a los usuarios destinatarios de correo.

Accin 11 (Secuencia 3) La empresa de servicios (ESMAR) y el registro.


La empresa de servicios no comparte red, ni aplicativos del Ayuntamiento de Arganda del Rey. Es
decisin del gobierno municipal el afrontar una poltica de unificacin de infraestructuras y aplicaciones, que posibilite la optimizacin del servicio y el ahorro de costes.
Se crear un libro de registro de entrada (y otro de salida) adscrito a la empresa de servicios. Esto
implica que la empresa de servicios tendr acceso inmediato a las anotaciones que le sean remitidas, bien por la va de la OAC, del registro electrnico (las implicaciones del registro mediante sede
electrnica se consideran aparte) o por personacin en la atencin presencial de ESMAR. Implica
tambin una administracin de usuarios autenticados de la empresa de servicios en el gestor de
organizacin y seguridad del Ayuntamiento de Arganda del Rey, responsabilidad de la Unidad de
Informtica del ayuntamiento.
La accin se ejecutar por parte de la Unidad de Informtica, una vez que se haya ejecutado la
confluencia de servicios que se detalla ms adelante. No implica ms esfuerzo que el de identificar
usuarios y administrar los accesos a los libros aludidos.
La descripcin del procedimiento se incluir en el reglamento interno propuesto anteriormente, en
lo que afecta a la tramitacin global de registro.

2.1.4. Registro de Salida descentralizado


El registro de salida est centralizado actualmente en una unidad no integrada en la OAC. Se plantea la descentralizacin del registro de salida en las unidades finalistas, o reas, mediante la consecuente definicin de organizacin y seguridad, permitiendo una mayor agilidad en la tramitacin,
y ahorro en la distribucin.
El Ayuntamiento de Arganda del Rey dispone, por un lado, de un convenio con Correos, para
el tratamiento postal. Por otro, de la licencia de un software que permite la mecanizacin
del franqueo mediante cdigo de barras. Se propone agilizar la confluencia de criterios, que
permita optimizar el esfuerzo y el ahorro de la descentralizacin propuesta. Es decir, activar el
software licenciado en paralelo a la implantacin del acceso al registro de salida, por parte de
las unidades finalistas.
Se plantea:

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

43|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|44
Accin 12 (Secuencia 2) Descentralizacin del registro de salida.
Implica la formacin, por parte de la Unidad de Informtica, a las unidades finalistas, configurando
simultneamente el sistema de organizacin y seguridad.
Ser preciso analizar el flujo y la cuanta de correspondencia.
La descentralizacin del registro de salida se describir en el reglamento de registro comentado
ms arriba.
La duracin de la accin no supera el mes.
Cada unidad finalista gestionar nicamente sus anotaciones. Slo Alcalda y Secretara General
tendrn acceso a todas las anotaciones del registro de salida.

2.1.5. La O.A.C. suspende la distribucin de papel


Desde 2011, la OAC viene registrando, primero en la aplicacin RegWin y, ms tarde, en la de Registra, las anotaciones de entrada y, al mismo tiempo, escaneando y compulsando electrnicamente,
mediante certificado de empleado pblico de la FNMT (AP), los documentos, instancia general
incluida, que presenta el ciudadano.
Sin embargo, se trata de un trabajo frustrante, por cuanto toda la documentacin registrada,
se distribuye a la vez, mediante minuta, con dos copias, a cada unidad finalista, movilizndose
medios humanos y tiempo intiles, en la medida en que la informacin distribuida, desde el
momento en que se escanea y registra, es potencialmente accesible desde el sistema de gestin
municipal.
Es necesario fijar una fecha para que el acceso sea totalmente electrnico (y claro que habr excepciones, a tratar particularmente): adems del ahorro en tiempo y la posibilidad de emplearlo en
trabajos de mayor cualificacin, es una decisin estratgica en lo que respecta de la cultura digital
de la organizacin.
Las herramientas de que dispone el ayuntamiento permitan, desde que se comenz a escanear y
compulsar la documentacin, prescindir de la distribucin fsica.
La dedicacin de personal municipal a la distribucin fsica del papel no slo representa un coste,
sino que se est desaprovechando talento, para tareas de otro nivel.
Se propone:

Accin 13 (Secuencia 1) El papel de entrada no se distribuye


fsicamente.
Se habilitar un archivo temporal de seis meses, para depositar la documentacin entregada por
los ciudadanos. Su ubicacin y custodia pueden corresponder, bien a Secretara General o a la Unidad de Archivo: ser un tema a discutir en el seno de la Comisin de Administracin Electrnica.

La Unidad de Informtica identificar corresponsales en cada unidad finalista (confluencia con la


Accin 10) y se establecer un procedimiento de distribucin interno.
Cada unidad finalista acceder nicamente a sus anotaciones, y las gestionar en concordancia con
la tramitacin del expediente que le concierna, bien iniciando o aadiendo datos o documentos
asociados.
La implantacin corresponde, en grado desigual, a las unidades de Informtica, Archivo y la propia
OAC.
La formacin es mnima: 1 hora para las unidades finalistas.
Es necesario prever contingencias como la recuperacin de originales para justificacin de subvenciones u otras actuaciones.
Ser preciso habilitar espacio fsico para la ubicacin del archivo temporal.
Tendrn especial consideracin los formatos especiales (Urbanismo, por ejemplo): en tanto no se
homogeneice la ordenacin municipal, exigiendo la entrega de documentacin en soportes digitales reconocibles, los cofres de proyectos tendrn tratamiento diferenciado.
La responsabilidad de la accin recae en la concejala de Innovacin y Calidad de la Administracin,
instrumentndose a travs de la Unidad de Informtica.

Accin 14 (Secuencia 3) El papel tampoco llega a la empresa de


servicios.
La empresa de servicios, como usuaria prevista del sistema de registro de entrada, se beneficiar
del sistema de anotaciones y del gestor documental, lo que esperamos redunde en disminucin de
directorios de ficheros intiles y en impresin de documentos costosa.
Esta accin es fcil de implementar, en tanto se haya resuelto la confluencia de infraestructuras que
ms adelante se comenta.
La Unidad de Informtica y la Unidad de Archivo, previo anlisis en colaboracin con el personal
tcnico de la empresa, presentarn un plan de implantacin que considere la organizacin y seguridad de los usuarios; la gestin de originales fsicos, en archivo temporal y de transferencias; el
impacto de servicio en la OAC.
Temporalmente, no es una tarea compleja, habiendo salvado todos los obstculos de infraestructuras compartidas, aplicaciones y parametrizacin de los accesos.

2.1.6. Nueva Ordenanza de Administracin Electrnica


La Ordenanza de un Registro Electrnico fue uno de los puntales que asentaron el despliegue de la
administracin electrnica en el Ayuntamiento de Arganda del Rey, desarrollada ms tarde con el
Reglamento del documento electrnico.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

45|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|46
En el momento actual, con el camino recorrido, y a la vista del diagnstico presentado y las acciones propuestas, es conveniente revisar y poner al da la ordenanza, rebautizndola como de Administracin Electrnica, ya que el enfoque debera ser global, y no centrado en la implantacin de
una funcionalidad, como es la del registro electrnico: fundamental, pero parcial.

Accin 15 (Secuencia 2) Redactar y aprobar la Ordenanza de


administracin electrnica.
La Comisin de Administracin Electrnica propondr la redaccin del nuevo texto, considerando
especialmente el criterio de las unidades de Informtica y de Archivo, y la participacin de personal
de la empresa de servicios.
A la luz del texto, convendra actualizar tambin el Reglamento del documento electrnico.
La duracin no excede del mes.

2.1.7. Descentralizacin de los contenidos de la web


Se hablar, ms adelante, de otras acciones sobre la pgina corporativa. En este punto, nos centramos en un punto modesto, pero crtico en el objetivo del trabajo en red, y de alcanzar un servicio
ms atento a las necesidades de la ciudadana.
El portal no est compartido suficientemente por la organizacin. Junto a la delicada situacin, ya
comentada, de que la OAC conoce a posteriori las novedades, se da el no menor problema de que
las pginas no estn convenientemente actualizadas ni eficazmente orientadas al servicio que deben prestar. Cuando cualquier persona accede a un contenido escaso o no actualizado, abandona
la navegacin, y es probable que no reintente el acceso. Con esto, resulta difcil reducir la brecha
digital, en sentido funcional, y se puede, incluso, desalentar la comunicacin entre las personas y
empresas con el Ayuntamiento.
El portal y su gestor de contenidos corresponden al software Localweb, suministrado desde el
Ministerio de Industria en su da. El gestor de contenidos dispone de un mdulo de organizacin
y seguridad propio, que permite definir el acceso de los trabajadores municipales autorizados a
determinados contenidos, con posibilidad de definir flujos, que definan a su vez la publicacin
inmediata, o la revisin y autorizacin o denegacin de la publicacin por otros usuarios.
Se propone:

Accin 16 (Secuencia 2) Descentralizar el acceso a los contenidos de la


web, en las unidades finalistas.
Que la Comisin de Administracin Electrnica disponga la creacin de un grupo de trabajo, formado por personal del departamento de Comunicacin y de la Unidad de Informtica, que establezca
un modelo de funcionamiento, invitando despus a los responsables de las unidades finalistas. Con
ellos, se definir el organigrama de administradores de contenidos de la web.

La Unidad de Informtica, o la de Comunicacin, se responsabilizarn de emitir mensualmente un


informe con estadsticas de acceso a contenidos.
Es una accin sencilla, pero que implica formacin, por parte de la Unidad de Informtica, en la
administracin de contenidos. Tambin la nueva parametrizacin del gestor.
Esta accin, que implicar dos meses de implantacin, provocar la elevacin del nivel de exigencia: cuando alguien no tiene acceso ni responsabilidad sobre una funcionalidad, si hay quejas, se
limitarn a la imposibilidad del acceso. Cuando se le hace responsable de la administracin de contenidos, la innovacin surge espontneamente, demandando mejores y mayores funcionalidades,
que habitualmente conducen a solicitar el desarrollo de subportales nuevos. Esto es habitual es las
unidades de servicio directo: Empleo, Formacin, Desarrollo, Deportes, Juventud, Cultura, Mayores,
Participacin, la propia OAC, por no hablar de la necesaria racionalizacin de los actuales portales de algunas de esas unidades y sus correspondientes gestores de contenidos.
Se comenta esto porque, en sentido positivo, pero alertando de una demanda nueva, la Unidad de
Informtica se tendr que enfrentar a servicios que tendr dificultades para asumir. El cdigo de desarrollo de portales de Localweb est a disposicin del Ayuntamiento, pero el recurso para realizar
esa tarea es unipersonal, y asignado a otras tareas no menos importantes: ser necesario plantear
formacin externa sobre la herramienta y reforzar la capacidad de desarrollo de la Unidad de Informtica. Aqu conviene recordar adems las iniciativas de colaboracin entre administraciones, que
la propia FMM38anunci en su web, con el Portal de Recursos Municipales. Otras administraciones,
con modelos similares al del Ayuntamiento de Arganda del Rey, han realizado desarrollos particulares sobre Localweb: mediante los convenios necesarios, se podran compartir esas soluciones, con
el consiguiente ahorro de recursos y de presupuesto.
La Unidad de Informtica debe prestar soporte, para la estabilidad del servicio web municipal, pero
actualmente tambin alimenta contenidos en la web, por cuenta de otras unidades lo que no corresponde a su funcin natural, y detrae recursos y tiempo para lo que le es propio.

Accin 17 (Secuencia 3) La empresa de servicios integra sus contenidos


en la web municipal.
En orden a la racionalizacin del servicio, a la unicidad de la informacin y de sus soportes, la empresa de servicios debe incorporarse a la utilizacin de la plataforma Localweb: manteniendo sin
duda su identidad, pero beneficindose de las funcionalidades de publicacin de contenidos, de
seguridad, de alertas, de control de la caducidad de lo publicado.
Es una tarea no urgente, y que habr que enmarcar en el proceso de convergencia de infraestructuras municipales citada, a la vista de los compromisos actuales con proveedores y su plazo de
renovacin.

38 http://www.fmmadrid.com/

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

47|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|48
2.1.8. El caso de la Unidad de Informtica
Como se ha insistido a lo largo del documento, la Unidad de Informtica rebasa semnticamente
lo que anuncia su nombre. En la prctica, y a lo largo de muchos aos, el ncleo de esta unidad ha
ido ms all de lo que es una unidad de soporte tecnolgico: desde su seno se han desarrollado,
con el necesario apoyo del gobierno municipal, la mayora de actuaciones de Modernizacin del
Ayuntamiento de Arganda del Rey.
En la actualidad dirige y coordina acciones con contenido organizativo, de innovacin y tecnolgicos, liderando esos proyectos, con la colaboracin entusiasta de la Unidad de Archivo (elemento
fundamental en la tarea modernizadora).
La Unidad de Informtica tiene previsto acometer, por imperativo legal, pero tambin por necesidades de funcionamiento, el reforzamiento de las infraestructuras tecnolgicas del Ayuntamiento.
La ubicacin del Centro de Proceso de Datos actual no tiene las condiciones adecuadas para cumplir las exigencias del Esquema Nacional de Seguridad.
Adems, la necesidad del servicio y las restricciones en la contratacin mediante el Captulo 1 hacen necesario identificar soluciones creativas, mediante el reclutamiento interno y la unificacin de
sistemas duplicados, en el mbito de los medios municipales.
Se plantea:

Accin 18 (Secuencia 3) Cambio de denominacin de la Unidad de


Informtica.
No es un tema menor el de los nombres que ponemos a las cosas, y no parece adecuado seguir el
consejo del personaje Humpty Dumpty, en Alicia a travs del espejo39. Las tareas que desempea
la Unidad de Informtica no la identifican, ni interior ni exteriormente, mediante el nombre actual.
La Comisin de Administracin Electrnica, junto con la Unidad de Recursos Humanos discutir
la nueva denominacin, que incluir los conceptos de innovacin, modernizacin y organizacin,
adems del ya asentado de la tecnologa (Sistemas de informacin; Modernizacin administrativa;
Innovacin y tecnologa, etc.).

Accin 19 (Secuencia 1) Unificacin de los Centros de Proceso de Datos


y de sus infraestructuras.
La norma ANSI/TIA 942 define los requisitos mnimos de una infraestructura de telecomunicaciones
en los centros de proceso de datos. La Unidad de Informtica tiene la responsabilidad de asegurar
las mejores condiciones para la proteccin de los datos y de las infraestructuras que los soportan.
La ubicacin actual del CPD del Ayuntamiento no rene los requisitos exigibles, ni por accesibilidad,
ni por capacidad ante desastres, tanto en la sala de servidores como en la de telecomunicaciones.
39 Cuando yo uso una palabra insisti Humpty Dumpty con un tono de voz ms bien desdeoso quiere decir lo que yo quiero que diga,
ni ms ni menos. Alicia anotada: Lewis Carroll. Edicin de Martin Gardner. Editorial Akal. 1984.

La empresa de servicios ESMAR ha inaugurado, recientemente, una sala para su CPD, como ya se
describi ms arriba, y es intencin del gobierna municipal, la de unificar las infraestructuras municipales, de forma que se d cobertura a la necesidad de la Unidad de Informtica, se integren servicios hasta ahora duplicados, como la red WLAN y distintos servidores, proporcionando al tiempo
a la empresa de servicios las plataformas de software que le permitan adecuarse a la normativa
municipal.
El proceso de confluencia implica confrontar los detalles de hardware y de software, definir un modelo de servicio que incluya economas de escala y ponerlo en produccin.
La Unidad de Informtica y el servicio equivalente en la empresa de servicios mantienen un dilogo
fluido, con el fin de llevar a cabo el proceso.
Las actuaciones necesarias, incluyendo el traslado fsico de la Unidad de Informtica al edificio municipal en donde reside ESMAR estn prcticamente definidas.
Se puede estimar la duracin de esta tarea en tres meses.

Accin 20 (Secuencia 1) Cumplimiento del Esquema Nacional de


Seguridad.
La adecuacin al ENS est muy documentada, tanto desde la AGE40 como por distintas entidades
pblicas, autonmica y locales41.
Junto a contrataciones previstas, como la de una cabina de copias de seguridad, hay que considerar, a medio plazo, la presupuestacin de una rplica del CPD consolidado, que incluya la contratacin de una lnea de backup telefnica. Siendo el coste de esta ltima actuacin elevado, se plantea
que la Comisin de Administracin Electrnica planifique y proponga el plazo de su ejecucin.
Lo aconsejable, para comenzar, sera contratar una auditora externa que, considerando el proceso
de fusin de los dos CPDs (Ayuntamiento y ESMAR) y atendiendo a las caractersticas de ambos y
a los servicios a prestar, determinase la relacin de actuaciones necesarias. Dicha auditora no supondra gran coste y su duracin puede establecerse en un mximo de un mes. De esta auditora
saldra un Plan de adaptacin al ENS, en el Ayuntamiento de Arganda del Rey.
Hay que considerar tambin la posibilidad de externalizar servicios como el correo corporativo.
Adems, no incluida ni valorada en este plan, pero tampoco olvidada, existe la necesidad de prever
un CPD de rplica de datos y de proceso, as como de una lnea de backup de comunicaciones:
soluciones de alto coste, pero que garantizan consistentemente el servicios contra riesgo de cadas.
Entretanto, la solucin intermedia ser de contar con un centro de respaldo, tras el traslado del CPD
municipal, en las instalaciones actuales.
La Unidad de Informtica sera responsable del cumplimiento de esta tarea y de la ejecucin de las
acciones que de ella se deriven.
40 www.administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_000021885.pdf, adems de la documentacin y Guas disponibles en:
https://www.ccn-cert.cni.es/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=211&lang=es
41 Protocolo de aplicacin del ENS en entidades locales. Conforme a la Gua CCN-STIC-806.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

49|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|50
2.1.9. El archivo electrnico
Como nos explica su web, El Archivo Municipal nace con y para la administracin del municipio, es
el resultado natural de la gestin del ayuntamiento a lo largo de sus ms de ochocientos aos de
existencia. Los primeros documentos originales datan de los primeros aos del siglo XIV, que sitan
al Archivo de Arganda del Rey entre los de mayor antigedad de la Comunidad de Madrid.
La innovacin est muy presente en el Archivo, acorde con el perfil de quien lo dirige desde 1988,
convencido de la oportunidad de oro que la tecnologa ofrece a la profesin archivstica y de que
hay que ser gestor antes que archivero42; que la mera custodia tradicional no basta; que la administracin y el control del documento electrnico implican un acercamiento mayor de los archiveros a
los gestores de organizacin y tecnologa, que a los habituales colegas del mbito cultural.
El Archivo dispone de un portal propio, archivo.ayto-arganda.es/, y en l se hace evidente la vitalidad y modernidad, tanto en lo que se refiere a la variedad de contenidos, como en su clasificacin
y el diseo de navegacin. Adems, desde hace aproximadamente ao y medio, el Archivo est
desarrollando iniciativas, a travs del uso de herramientas como las tablas dinmicas de Google,
con la impronta del Open Data, y habilitando consultas, tambin mediante geoposicionamiento43.
El documento, en concreto el electrnico, ha sido objeto de una atencin legislativa espectacular
en la ltima dcada, quiz como en ningn otro pas. La ley 11/2007; el Esquema Nacional de Interoperabilidad, especialmente en su captulo X , adems del desarrollo especfico, mediante Normas
Tcnicas y, por ltimo, las exigencias que fija el Esquema Nacional de Seguridad comprometen
directamente a los ayuntamientos, y en su seno a los y las profesionales del Archivo y de la tecnologa. Los ayuntamientos estn obligados, no slo a garantizar la interoperabilidad en relacin con
la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida sino a
instrumentar soluciones de hardware como de software (repositorios), que permitan esa disponibilidad.
El Ayuntamiento de Arganda del Rey, como ya se dijo, dispone de un gestor documental (o repositorio), con una utilizacin parcial y limitada: por el momento slo existen en el gestor los documentos que se digitalizan y reciben la compulsa electrnica, desde el registro de entrada (OAC).
No estn en el gestor documental los verdaderos originales electrnicos, es decir, los documentos
administrativos electrnicos, por tanto tampoco los expedientes electrnicos, con la excepcin del
pequeo volumen de instancias que se registran automatizadamente, a travs del Registro Electrnico, en la Sede. Se explic cmo los documentos, que genera el actual gestor de expedientes, se
siguen guardando en base de datos, por no haber realizado la correspondiente migracin a Documentum y el nuevo gestor de expedientes todava no se encuentra en produccin.
En paralelo, el Archivo lleva aos digitalizando fondos, pero tambin normativas diversas, no slo
municipales, con lo que tambin tiene su propio almacenamiento digital.
Para terminar, el Archivo realiza su gestin mediante una aplicacin Access, llamada GAM.
42 Charla con Julio Cerd Daz: archivstica, innovacin y emprendimiento
43 Archivo de la Ciudad. Open Data.

Se plantea:

Accin 21 (Secuencia 2) Definir un modelo para el Archivo Electrnico


futuro.
El documento electrnico se ha constituido como el tercer pilar del concepto de dato nico, y siendo as debemos aplicarle el mismo tratamiento que a las bases de datos de tercero y direcciones
corporativas: ningn dato en poder de la administracin puede estar repetido. Cualquier informacin se introduce una sola vez en origen, se mantiene depurada y actualizada en cada momento, y
se puede gestionar o consultar desde cualquier punto o sistema que as lo requiera.
Hemos descrito la situacin actual del tratamiento de los expedientes y sus documentos: no todos
los expedientes estn mecanizados; no todos los mecanizados estn digitalizados; ni todos los digitalizados residen en el mismo gestor o base de datos. Tambin existen limitaciones en la gestin
documental disponible para Documentum, en lo que afecta sobre todo a los metadatos.
Por otra parte, el proveedor de licencias de la aplicacin de expedientes, registro y gestor documental corporativos, se ha comprometido a liberar en este ao 2013 un modelo de metadatos que,
sin coste, resolvera el 90% de la carga de Archivo, cual es la localizacin certera de la documentacin. Bien es verdad que, aun disponiendo de las nuevas funcionalidades acerca de los metadatos,
no se resolvern los distintos escenarios que habr que afrontar: la carga del histrico de Archivo,
desde el otro contenedor, carga en la que ser necesario depurar, al menos, los terceros correspondientes, manteniendo como secundario el problema de direcciones, que en el histrico plantea
trabas difciles de resolver; la decisin siempre complicada, en esta carga, de optar o no por la depuracin a posteriori, cargando los expedientes con los datos de terceros planchados, no en lista,
o desestructurados (la depuracin a posteriori suele relegarse sine die).
El proveedor de las licencias ofrecer, tambin en este ejercicio, un nuevo producto de gestin de
Archivo: con ello sustituiramos la aplicacin GAM (en lo que se refiere a transferencias, prstamos,
etc.) pero no parece urgente su adquisicin e implantacin, si con las otras funcionalidades comentadas resolvemos el 80% del problema.
Esta accin considera resuelta otra accin antes planteada, la 13, para que cese la circulacin del
papel entre las concejalas. La Unidad de Archivo aportar su criterio acerca de la configuracin
del archivo temporal del papel recibido y acordar su ubicacin fsica por parte de la Comisin de
Administracin Electrnica.
La Unidad de Archivo plantear un modelo, para que se discuta en la Comisin de Administracin
Electrnica.
A partir de su aceptacin, se redactar un Reglamento interno y se pondr en marcha su aplicacin.

Accin 22 (Secuencia 3) La empresa de servicios ESMAR y el Archivo


Electrnico.
La gestin documental, y ms en la medida en que hemos comentado la confluencia de plataformas entre la empresa de servicios y el Ayuntamiento, debe incluir a la empresa, ya que a partir del

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

51|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|52
momento en que su gestor de expedientes y su registro generen y reciban documentos originales
o como copias electrnicas sean el mismo que el del Ayuntamiento, el criterio archivstico deber
ser compartido.
No es una tarea a medio plazo. Se trata de analizar los flujos y series documentales y que la Unidad
de Archivo encaje las necesidades de ESMAR en el modelo que se plantea en la accin 21.

2.1.10.

La transcripcin de las Actas de Pleno

Actualmente, el Ayuntamiento de Arganda dedica un esfuerzo considerable, para la transcripcin


de las Actas de Pleno. Este esfuerzo consume recursos municipales que, con el concurso de la tecnologa, se vera drsticamente minimizado. No es slo ese el beneficio obtenido, sino desterrar la
anacrona del mtodo actual y la falta de integracin del sistema en el modelo de administracin
electrnica.
Un sistema de transcripcin, sucinta y literal, de las actas, firmadas electrnicamente, evitara de
inmediato la circulacin de papel, con todas las garantas jurdicas: no ser el Ayuntamiento la primera entidad que ponga en marcha esta iniciativa.
La oferta de soluciones es relativamente amplia, y flexible en cuanto al alcance de sus prestaciones:
implica habitualmente un sistema de audio y vdeo, adems del software finalista, bien aportados
por el Ayuntamiento o contratados externamente. Este punto se trata ms adelante, en lo que se
refiere a la emisin de Plenos. En funcin de la demanda de funcionalidad multimedia, el coste
vara.

Accin 23 (Secuencia 2) Valorar la adquisicin de un sistema de


transcripcin de Plenos.
El pliego que se disee debe contemplar la mxima compatibilidad o integracin de los documentos electrnicos generados, con el gestor de expedientes y documental del Ayuntamiento.
Secretara General con la Unidad de Informticas sern las responsables de esta accin.

2.2. Mejorar los procedimientos: menos


cargas, menos coste, mejor servicio
Los procedimientos que se mecanizaron a partir de 2006, mediante la aplicacin PAC (del proveedor TAO S.A., luego T-Systems Iberia) han tenido una utilizacin discontinuada, pero con una cierta
generalizacin en el uso. Se da el caso de unidades que utilizan la herramienta para recuperar un
cdigo, el de la resolucin (aplicacin ADN) que luego se informa en libros Excel o bien en bases
de datos Access. Con la migracin a la nueva herramienta, ePAC, del mismo fabricante44, muchos
de los procedimientos implantados en su da, necesitan una profunda revisin, que slo podr
44 Por contrato de mantenimiento, el fabricante se obligaba a entregar la licencia de cualquier aplicacin sustitutoria (en este caso, desde
arquitectura cliente-servidor a plataforma navegador, Java).

realizarse con la colaboracin entre la Unidad de Informtica y las unidades finalistas, para no replicar una mecanizacin limitada, en otra herramienta con mayores funcionalidades. Al tiempo,
la documentacin generada por el anterior gestor de expedientes se guardaba en base de datos
(Oracle), siendo necesaria su migracin al gestor documental corporativo Documentum (utilizado
por ePAC). La nueva aplicacin permitir erradicar multitud de bases de datos de Access redundantes y de complicado mantenimiento, no enlazadas con el troncal de Ciudad y Terceros (BDC-BDT).
Revisar los procedimientos no es slo cuestin de tecnologa, aunque es imprescindible tenerla
en cuenta. La transposicin de la Directiva de Servicios (Directiva 123/2006/CE) afect a buena
parte de la normativa, y a las actuaciones que implican a la administracin electrnica en general.
De la misma forma, cambios normativos en el seno del Ayuntamiento (notificaciones, declaracin
responsable, verificacin de datos, tramitacin en sede electrnica, consolidacin del expediente
electrnico, archivo seguro y perdurable) tendrn su impacto en la forma de disear y tramitar cada
tipo de procedimiento. La Unidad de Archivo y gestin documental tiene un papel decisivo en este
punto.
El cambio de aplicacin lleva consigo un esfuerzo de comunicacin y formacin, posterior al modelado. Es por eso que se ha elegido un paradigma algo complicado, pero que esperamos contribuya
a la universalizacin del uso de la herramienta: la mecanizacin del procedimiento de contratacin,
comenzando por los contratos menores, de uso ms generalizado. Aadiendo adems otra vuelta
de tuerca, cual es la de la contratacin en la nube que, adems de ser una directriz impulsada por
la UE45, es prctica ya obligada en algn pas de la Unin, como Portugal, y que se revela como un
instrumento que enriquece la competencia y genera ahorros considerables. Por tanto, utilizaremos
el procedimiento de la contratacin para simplificar, eliminar cargas, reducir costes, pero tambin
como elemento formativo de la nueva herramienta.
Adems del impacto generalizado de los contratos menores, pondremos el nfasis en dos reas
organizativas: Hacienda e Industria. Esto no excluye la bsqueda de soluciones especializadas para
concejalas como Salud, Empleo, Desarrollo Econmico, Deportes, Juventud, Cultura, Educacin,
que ya estn en marcha, con el objetivo de desterrar aplicaciones de difcil mantenimiento y no
integradas en el sistema de gestin municipal.

2.2.1. Documentum: el gestor documental corporativo


Los documentos del gestor de expedientes actual, PAC, en arquitectura cliente-servidor, se depositan en una tabla de la base de datos Oracle, que es el motor corporativo para las aplicaciones de
gestin, pero que, como tales documentos, hace ya tiempo debieran de haberse integrado en el
gestor Documentum, que constituye el repositorio corporativo, usado actualmente slo para los
documentos que se digitalizan mediante el Registro de Entrada presencial (Registra) o a travs del
Registro Electrnico que reside en la sede.
El nuevo gestor de expedientes ePAC, se encuentra en fase de configuracin, y los documentos
que genere irn directamente a Documentum.
45 LIBRO VERDE sobre la generalizacin del recurso a la contratacin pblica electrnica en la UE SEC(2010) 1214

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

53|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|54
Con el objetivo de unificar contenedores y accesos, se plantea:

Accin 24 (Secuencia 1) Migracin de los documentos de PAC, desde la


tabla de documentos de Oracle a Documentum.
Es una tarea completamente tcnica, indistinguible para el usuario final.
La responsabilidad de su ejecucin reside en la Unidad de Informtica.
Su duracin no excede de las diez jornadas.

2.2.2. El paradigma de los Contratos Menores.


Para los departamentos tcnicos, acostumbrados al clculo y a los procesos automatizados, a menudo masivos, las soluciones de contratacin y de gestin econmica (contabilidad) suelen provocar distanciamiento, ya que conllevan una carga conceptual y normativa abundante. Al tiempo,
las reservas jurdicas, a veces enmascarando posturas muy conservadoras respecto de la modernizacin administrativa, constituyen un muro que, sumado a lo anterior, neutralizan cualquier actuacin innovadora en este terreno y, si acaso, se toma alguna decisin al respecto, se asume desde
posiciones singularizadas, y no con una visin global de los procesos.
Lo cierto es que el Ayuntamiento de Arganda del Rey, por su posicin tecnolgica y por la dimensin de plantilla, por no hablar de la voluntad de gobierno, se encuentra en condiciones de abordar
la mecanizacin de los procesos de contratacin.
No hay que ocultar que las actuacin que se plantea es arriesgada, por los recursos de que disponemos para soportarla, pero en la necesidad de extender la modernizacin administrativa, se revela
como el ejemplo ms evidente de que los procesos que venimos realizando deben y pueden racionalizarse, reduciendo costes, sin perder garantas jurdicas.
Los contratos menores constituyen una actividad universal en la organizacin municipal: atraviesan
todos los servicios finalistas, e implican variados elementos de gestin, en las categoras horizontales y verticales: el gestor de expedientes, el portafirmas electrnico, el registro de entrada y de
salida, el gestor documental, el registro electrnico, la aplicacin de contabilidad, la Sede Electrnica Ah radica la grandeza del reto y tambin su dificultad.
Actualmente, la tramitacin de las propuestas de gasto que parten de las reas se instrumenta
mediante un documento, la propuesta de gasto, que se divide en dos secciones, a cumplimentar
la primera por la unidad y concejala proponentes y, la segunda, por la Intervencin y concejala
de Hacienda, confirmando la disponibilidad presupuestaria y la operacin contable que detrae el
importe correspondiente de la partida asignada, por Intervencin.
De la lectura del prrafo anterior pueden extraerse algunas conclusiones que, al amparo de la legalidad y de la tecnologa, permitiran agilizar y simplificar el proceso. En todo caso, en las acciones
que se proponen prevalece el principio de prudencia y de la gradualidad en su ejecucin. Adems,
todo proceso es mejorable con la prctica y sa es la experiencia de usuario que esperamos provocar.

Tiene relacin este apartado, con la propuesta definida en la accin 13, para que la OAC deje de
distribuir fsicamente el papel registrado, y con las facturas, uno de los documentos ms crticos y
sometidos a responsabilidad. La factura, como la propuesta de gasto, es un documento fundamental, en el procedimiento de contratacin. Las facturas se registran, auxiliarmente, en la aplicacin
de contabilidad, Sicap, pero no constan en el gestor documental corporativo, ya que su entrada y
registro se realiza directamente en Intervencin. Con ese mtodo se rompe la integridad del expediente electrnico que se nos exige y la posibilidad de una consulta integral de dicho expediente.
Se plantea:

Accin 25 (Secuencia 1) Disear e implementar el flujo de los contratos


menores.
El anlisis del flujo de contratos menores ya est en marcha, por parte de la Unidad de Informtica,
sobre la aplicacin ePAC46, pero es necesario contrastarlo con la Unidad de Contratacin y con la
Intervencin municipal, ya que su puesta en marcha, admite distintos niveles, en funcin de la mayor o menor descentralizacin.
Esta accin, adems de la referida accin 13, que reiteraremos en el punto siguiente, est tambin
relacionada con la accin 8, sobre el despliegue de la Firma Electrnica del Empleado Pblico.
La responsabilidad de su ejecucin se compartir entre la Unidad de Contratacin y la de la Unidad
de Informtica.
No debe implicar ms de un mes de duracin.

Accin 26 (Secuencia 1) Aprobacin de la normativa sobre contratos


menores.
Aprobar una Resolucin de Alcalda y una Norma Tcnica de funcionamiento, a propuesta de la Comisin de Administracin Electrnica, que desarrolle lo dispuesto por la Resolucin y que describa
el nuevo procecimiento y su operativa. Otras entidades pblicas han emprendido esta tarea y su
experiencia ser de utilidad para completar esta tarea.
La Unidad de Contratacin ser responsable de esta accin, con el soporte de la Unidad de Informtica: la propuesta ser sometida a revisin por parte de la Secretara General.
La duracin de esta accin est prevista para tres semanas.

Accin 27 (Secuencia 1) Formacin de las unidades finalistas.


En lnea con lo planteado en el punto 2.1.2, que coloca al empleado pblico como sujeto decisivo
de la modernizacin administrativa y en concreto, de la accin 6, con la creacin de grupos de mejora, la formacin y el protagonismo de la plantilla, promoviendo actuaciones innovadoras, resultan
decisivos.
46 Anexo 4. Borrador del flujo de Contratos Menores.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

55|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|56
Formar, comunicar, compartir y revisar los procedimientos debiera ser una prctica habitual en
cualquier organizacin productora de servicios. Lo que se plantea con esta actuacin no tiene
ningn afn exagerado: en algunas entidades han llegado a calificarlo de trabajo de mesa camilla.
Un grupo pequeo, que debate con franqueza y objetividad sobre el trabajo que desarrolla, identificando los procesos y su interaccin con los de otras reas, que conoce, porque ha tenido acceso
a la informacin, las herramientas disponibles, y que propone frmulas de mejora. Aparentemente
es un esfuerzo humilde, pero su efecto puede multiplicar la satisfaccin y la eficiencia.
Es una tarea que afrontarn conjuntamente las unidades de Contratacin, Informtica y de Archivo.
Conviene tener el soporte de Comunicacin.
Teniendo en cuenta que abarca a un grupo extenso de personas, sern necesarias al menos 4 jornadas, con una asistencia de al menos 20 usuarios en cada una de ellas.

Accin 28 (Secuencia 2) La contratacin electrnica.


Desde que se aprob la Directiva de Servicios, la UE ha desarrollado iniciativas de concienciacin
sobre la necesidad de implantar soluciones de contratacin electrnica, o en la nube, mediante el
Libro Verde47 y la Estrategia en pos de la contratacin pblica electrnica48. Analizados los costes
en distintos modelos, que implican la notificacin y la simplificacin administrativa en general, la
contratacin electrnica se alinea con el esfuerzo en pro de la simplificacin administrativa y la
reduccin de cargas, pero promoviendo sobre todo el aumento de la competitividad y el ahorro
de costes, intentando no slo que las administraciones pblicas sean ms eficientes, sino que promuevan la reactivacin de la actividad econmica, a nivel local, nacional e intracomunitario.
Se propone la implantacin de un sistema de contratacin electrnica en la nube, conforme a los
requisitos definidos por la Ley 30/2007, la Ley 11/2007 y los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad.
Este sistema debera ser compatible, o al menos no intrusivo, con el gestor de expedientes y documental del Ayuntamiento.
La empresa de servicios no debe ser ajena a esta iniciativa: el sistema integrar la contratacin
pblica de Ayuntamiento y de ESMAR, considerando las distintas reglas de contratacin de ambas
entidades.
La Unidad de Contratacin, en colaboracin con la Intervencin General y la Secretara General,
promovern la redaccin de los correspondientes pliegos administrativo y tcnico. La Unidad de
Informtica prestar el soporte correspondiente, en cuanto a garantizar que se cumplen los requisitos tecnolgicos necesarios.
Es una tarea de relativa complejidad, pero de imprescindible esfuerzo de comunicacin y formacin: tres meses suponen un plazo razonable para su implementacin.

47 LIBRO VERDE sobre la generalizacin del recurso a la contratacin pblica electrnica en la UE.
48 Comunicacin de la Comisin al Parlamento Europeo, al Consejo, al Comit Econmico y Social Europeo y al Comit de las Regiones. /
COM/2012/0179 final */

2.2.3. Las Facturas, Sicap y ePAC


El escenario tecnolgico municipal se ha descrito ya, pero merece la pena insistir en los detalles.
La aplicacin de contabilidad tiene una antigedad considerable y, como la mayora de soluciones
tecnolgicas, no se ha explotado al lmite de sus posibilidades.
Sicap es una aplicacin de contabilidad pblica, construida sobre una arquitectura cliente-servidor. Es una aplicacin estndar, comprometida, mediante el contrato de mantenimiento actual,
a ser actualizada segn obliguen los cambios legislativos (como por ejemplo, ahora, en que se
est redactando una nueva Instruccin Contable). Por su concepcin de herramienta, la aplicacin
soporta con relativa facilidad la adaptacin a los cambios normativos (as ocurri con el cambio
de la Instruccin de julio de 1990 a la de 2004). Esta aplicacin fue desarrollada con anterioridad
a las de ingresos, estadstica, expedientes y registro, con lo que su ncleo de terceros es y puede
permanecer independiente de la BDT que comparten estas ltimas. As ha sido la prctica en el
Ayuntamiento de Arganda.
En la coyuntura actual se plantean disyuntivas a valorar, cuales son las de realizar unos mnimos
pasos de integracin con el ncleo corporativo, o decidir la migracin a la solucin sustitutoria, sin
coste (tambin por el contrato de mantenimiento vigente), en plataforma navegador, denominada
Gema.
La aplicacin de contabilidad Sicap no integra con el nuevo gestor de expedientes ePAC, pero su
ncleo de terceros s que lo hace con BDT.
Una solucin de contabilidad cumple funcionalidades de ciclo anual: las decisiones sobre su sustitucin deben tener en cuenta esta caracterstica.
Sicap incluye un diseo flexible de codificacin presupuestaria: el Ayuntamiento de Arganda, en
distintos ejercicios ha simplificado o desglosado la codificacin de las aplicaciones presupuestarias.
La aplicacin de contabilidad asegura el registro de facturas, mediante un mdulo que automatiza,
no slo el registro, sino la automatizacin a la hora de contabilizar las facturas, como obligaciones
comprometidas, ya que el mdulo de facturas recoge la informacin necesaria para que el tramitador de operaciones pueda lanzar procesos masivos o individuales, mediante distintos criterios
parametrizados previamente.
Tanto la aplicacin anterior de Registro (RegWin) como la actual (Registra) permiten la carga de
anotaciones de documentos de tipo factura, en el mdulo correspondiente de Sicap, con la posible
consulta del documento escaneado, desde distintas pantallas (facturas y operaciones) de Sicap.
La aplicacin Sicap soporta la implementacin de la firma electrnica, enviando los documentos
contables al Portafirmas electrnico corporativo.
Se plantea:

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

57|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|58
Accin 29 (Secuencia 3) Firma electrnica en Sicap.
El software actual de Sicap permite el envo al Portafirmas electrnico corporativo de los documentos contables.
La prctica heterognea de trmites en ePAC, compartiendo todos los servicios comunes del sistema y la limitada interaccin de Sicap no debe ser impedimento para aplicar la firma a los documentos contables.
Esta accin debe ser acordada con la Intervencin General: es necesario tener en cuenta que lo
comentado anteriormente, acerca de Contratos Menores, implicar una cultura de firma electrnica novedosa y a la que resultar sencillo acostumbrarse, por lo que la demanda puede aumentar
mucho antes de que se produzca el cambio de aplicacin.
La Unidad de Informtica, con la necesaria asistencia tcnica, asumir esta gestin.

Accin 30 (Secuencia 3) Programacin de un presupuesto por objetivos.


Es un deseo que tarda en realizarse, el de la programacin de un presupuesto orientado a objetivos. Por otro lado, cuando se necesita informacin estadstica, al faltar el detalle es casi imposible
conseguirla.
Sicap permite, con la combinacin de sus cdigos orgnico y funcional describir el quin y en qu
se gasta, ms all de la muy regulada codificacin econmica. La codificacin orgnica, e incluso la
funcional, a pesar de la Orden de 2008, mediante la que se modific la estructura de los presupuestos locales49, no se utiliza con el suficiente desarrollo. Tampoco otros mdulos de Sicap, como el de
proyectos, que contribuiran a mantener la informacin de los proyectos, y no slo los financiados
mediante otros agentes.

2.2.4. Las notificaciones electrnicas (constancia de la


transmisin). La verificacin de datos
A lo largo de este Plan, la Ley 11/2007, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios
Pblicos, est presente en cada una de sus lneas, aunque no se haya cedido a la tentacin de citar
literalmente sus textos. Han pasado ya casi seis aos de su publicacin, el 23 de junio; se ha trabajado mucho sobre ella y el desarrollo normativo es amplio.
Pero ahora s que es el momento de volver la mirada a la Ley 11/2007 para comprobar que, desde
su Exposicin de Motivos, las notificaciones electrnicas se revisan, transformando la mera visin
facultativa por parte de las administraciones, a la hora de admitir las comunicaciones por medios
electrnicos, en una obligacin: pasar del podrn al debern, asegurando los derechos de los ciudadanos en la relacin electrnica con sus administraciones.
Se hace un recorrido desde la Ley 30/1992, que abre una puerta, ms tarde con la Ley 24/2001, que
modifica el artculo 59 de la anterior: Para que la notificacin se practique utilizando medios tele49 Orden EHA/3565/2008.

mticos se requerir que el interesado haya sealado dicho medio como preferente o consentido
expresamente su utilizacin, identificando adems la direccin electrnica correspondiente, que
deber cumplir con los requisitos reglamentariamente establecidos. En estos casos, la notificacin
se entender practicada a todos los efectos legales en el momento en que se produzca el acceso a
su contenido en la direccin electrnica. Cuando, existiendo constancia de la recepcin de la notificacin en la direccin electrnica, transcurrieran diez das naturales sin que se acceda a su contenido, se entender que la notificacin ha sido rechazada con los efectos previstos en el siguiente
apartado, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad tcnica
o material del acceso.
En sus artculos 27 y 28, la Ley 11/2007 atiende a la descripcin, por una parte, de los derechos de
eleccin y retractacin por parte del ciudadano, del canal elegido para ser notificado, las especificaciones de validez de las notificaciones (constancia de la transmisin y recepcin, de sus fechas,
del contenido ntegro y de la identificacin fidedigna de remitente y destinatario). Por otra parte, se
describe la prctica de la notificacin, poniendo nfasis en la necesidad de preferencia del canal y
consentimiento, por parte del interesado; la acreditacin de fecha y hora y la constancia del acceso
al contenido; recuerda el procedimiento, segn la 30/1992, con el plazo de los 10 das naturales,
entendiendo como rechazada la notificacin si hay constancia fundamentada de que no se haya
accedido, dando la posibilidad de cambiar, en plena tramitacin, el canal y reflejando, tema importante, el efecto de notificacin por comparecencia que contrae el acceso electrnico de los interesados al contenido de las actuaciones, siempre que quede constancia.
Por ltimo, en el artculo 27.6, se declara que, reglamentariamente las Administraciones Pblicas
podrn establecer la obligatoriedad de comunicarse electrnicamente, en determinadas condiciones (personas jurdicas y colectivos de personas fsicas con capacidad econmica o tcnica que les
garantice el acceso electrnico).
Por otra parte, la Ley 30/1992 contempla en su artculo 35.f, el derecho de los ciudadanos de no
presentar documentos que ya obren en poder de la administracin actuante. La Ley 11/2007 ha
reforzado ese derecho (artculo 6.2.b). En la prctica, resulta significativa la lectura de algunas de las
ordenanzas de administracin electrnica, aprobadas por los entes pblicos cuando, al referirse a
este punto, se deja a un lado el extremo de administracin actuante, declarando el derecho para
los documentos que obren en la administracin, en genrico, con la consiguiente ingenuidad
bienintencionada. Porque es una realidad que, aparte de lo esfuerzos para limpiar los procedimientos de exigencias intiles, o de racionalizarlos, practicando esas exigencias en el momento adecuado de la tramitacin, hoy por hoy, la fragmentacin de informacin, las resistencias de algunas
administraciones, para que otras validen la informacin obrante en su seno siguen siendo un obstculo para aliviar las demandas a la ciudadana.
La AGE ha desarrollado, en los ltimos aos, una plataforma de intermediacin que, mediante elementos lgicos y normativos, permite que distintas entidades acten como cedentes de informacin y otras como tramitadoras (responsabilidad LOPD), asegurando el consentimiento del interesado para que sus datos sean consultados y que exista la trazabilidad de todas las actuaciones.
El Servicio de Verificacin de Datos (SVD), del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas,
ha tenido un desarrollo considerable, al incluir en la Plataforma de Intermediacin a entidades tan

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

59|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|60
significativas como la AEAT, la TGSS, el INE, la DGT, Catastro, Educacin, DGP La seguridad est
garantizada, el servicio es gratuito, aunque tendr un coste la consultora para implantarlo y, mediante el Convenio necesario, las entidades locales pueden beneficiarse del acceso a datos de otras
administraciones, evitando desplazamientos y gastos innecesarios al ciudadano.
En el mbito de la interoperabilidad, se han dado pasos considerables. Acertaron quienes plantearon el trabajo desde la base, revisando las infraestructuras; la estructura de los sistemas de informacin; las aplicaciones; los canales, antes de lanzarse a inversiones espectaculares, pero incoherentes
con la calidad deficiente del backoffice.
El Ayuntamiento de Arganda ha colocado cimientos y ladrillos, con dificultades y esfuerzo, pero con
una visin correcta. Es el momento de aadir ms seales de eficiencia al proceso modernizador.
Se propone:

Accin 31 (Secuencia 2) Implantar el sistema de notificaciones


electrnicas.
Del mismo modo que nos referimos a los contratos menores, como objeto de actuacin ejemplar,
se propone ahora focalizar en Industria y en la gestin de ingresos (Hacienda), la identificacin de
procesos concretos en los que aplicar el sistema de notificacin electrnica, tanto en la versin
voluntaria, mediante suscripcin del interesado, como en la obligatoria, segn lo que declara el
artculo 27.6 de la Ley 11/2007, ya citado.
La Unidad de Informtica dinamizar dos grupos de mejora, uno en cada mbito de actuacin y, a
la luz del software disponible, pondr en marcha dos soluciones que ejemplifiquen la utilidad del
servicio, para el resto de la organizacin.
El plazo estimado es de dos meses.

Accin 32 (Secuencia 1) Activar el acceso al Servicio de Verificacin de


Datos.
La Unidad de Informtica ya ha realizado una primera aproximacin al proceso que permita acceder a la Plataforma de Intermediacin de la AGE.
La tramitacin no ser necesariamente dilatada, pero es preferible considerar un mes para la realizacin de esta tarea.
La responsabilidad estar en la Unidad de Informtica.

2.2.5. Las aplicaciones de gestin


Las aplicaciones de gestin (ERP) del Ayuntamiento no han agotado su ciclo de vida efectivo y,
como ya dijimos, la explotacin de sus funcionalidades, como ocurre en la mayora de entidades,
no excede en general del 70% (lo que no significa que las aplicaciones incluyan todas las necesidades especficas que el Ayuntamiento precisa).

Por otra parte, y al margen del distinto grado de dificultad de la migracin planteada (bsico en
el caso de GTPob, medio en el de Sicap y complejo en el de GTWin), es necesario recordar que no
sera conveniente prolongar la convivencia de distintas plataformas en produccin, por las consiguientes limitaciones de funcionalidad que las antiguas y la limitacin de interoperabilidad que se
aplica a las nuevas, por razn de esa misma coexistencia.
Nos centraremos en Sicap, la aplicacin de contabilidad; en la de gestin de Estadstica, GTPob y
en la de gestin de ingresos, GTWin. Todas ellas son aplicaciones sobre arquitectura cliente-servidor y su licencia de uso habilita al Ayuntamiento, mediante el contrato de mantenimiento en vigor,
para sustituirlas sin coste por las aplicaciones que el proveedor ya ha desarrollado. Por otro lado,
como es habitual en el procedimiento de los fabricantes de software, el proveedor fijar un plazo
para el fin del mantenimiento de las aplicaciones actuales, al disponer ya de versiones sustitutorias,
en nueva plataforma.
La Unidad de Informtica dispone de informacin, sobre el nivel de servicio de las nuevas aplicaciones y el distinto alcance de implantacin en otras entidades locales.
Se propone:

Accin 33 (Secuencia 2) Migracin de la aplicacin Sicap a Gema50.


Las aplicaciones de contabilidad pblica abarcan ciclos anuales, que corresponden al ejercicio. Se
ven afectadas por la elaboracin del presupuesto, que suele comenzar en el segundo trimestre y
por el proceso de aprobacin que, en circunstancias favorables, se produce en el mes de diciembre.
Cualquier proceso de migracin, por ligero que resulte, implica tratamiento de datos por parte de
los tcnicos, asistencia tcnica por parte del proveedor de la nueva aplicacin, la formacin de los
usuarios y el soporte necesario en el arranque.
Estas circunstancias aconsejan planificar con antelacin las acciones concretas: una revisin de los
datos, la adaptacin de circuitos de tramitacin, las salidas documentales (documentos, listados) y
los procesos automatizados.
La aplicacin Sicap no se integra con el nuevo gestor de expedientes, ePAC, en proceso de implantacin. S que lo hace con la aplicacin Registra, de ah lo que se plantea en las acciones 3, 4 y 29.
Tambin incluye la funcionalidad de Firma Electrnica; la inclusin de los documentos en el gestor
documental corporativo y hasta la gestin de la factura electrnica. Esta situacin implica que podremos mejorar en su uso, pero sabiendo que la fluidez de interaccin con el gestor de expedientes no ser ptima: el expediente electrnico ser compacto, a partir de ePAC, pero la asociacin de
documentos contables y facturas no ser automtica, en tanto se utilice Sicap.
Se trata de actuar sobre la aplicacin Sicap, despejando obstculos, que confluyan con el proceso
de sustitucin por el producto sustitutorio, Gema, en plataforma navegador.
El previsible impacto de un cambio normativo para 2014 no se prev como crtico, en lo que respecta a la aplicacin, conociendo la responsabilidad con que los principales proveedores de solu50 Anexo 13. La gestin econmica, con Gema.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

61|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|62
ciones se adecan a estas situaciones. Pero, desde el punto de vista del usuario, no es razonable
enfrentarle a dos cambios simultneos: de norma y de aplicacin.
Teniendo en cuenta el conjunto de acciones del Plan y la distinta criticidad, sera sensato plantear el
inicio de la migracin (anlisis y adaptaciones, primera fase de formacin), para el primer semestre
de 2014, con el propsito de iniciar con Gema la apertura del ejercicio 2015.
En ese plazo, se habra consolidado la automatizacin de los procedimientos de contratacin y el
usuario apreciara mucho ms la fluidez en el dilogo de ePAC con Gema, aparte de los servicios
comunes, como el Portafirmas Electrnico, Buroweb, etc., sobre los que tambin habra madurado
el uso.
Se recomienda que la Unidad de Informtica colabore con Intervencin, para discutir el escenario
de esta migracin. Ambas unidades sern responsables de su ejecucin.
El plazo previsto es de seis meses, a partir de junio de 2014.

Accin 34 (Secuencia 2) Migracin de la aplicacin GTPob a ePOB51.


La aplicacin que utiliza la Unidad de Estadstica reviste una complejidad mediana. Es compacta y
est completamente integrada con el ncleo BDC-BDT. Al margen de su complejidad, es una de las
ms utilizadas y resulta crtica en el servicio al ciudadano. Tanto en la tramitacin presencial como
en la telemtica, va Sede Electrnica, es la protagonista principal de los trmites de la ciudadana.
Sin embargo, no puede responder adecuadamente a las potencialidades que le reclaman el resto
de aplicaciones 2.0 que ya ha comenzado a implementar el Ayuntamiento y las funcionalidades
exigibles: escritorio virtual, Firma Electrnica, Gestor Documental, Indicadores, Auditora y versionado, conexin con el gestor de expedientes, multicanalidad, documentos con cdigo CUD (cdigo
nico de documento)
La Unidad de Informtica conoce el nivel de implantacin de la solucin. Tanto para la Unidad de
Estadstica, como para la OAC, el cambio de aplicacin significara un avance de calidad, sin demasiada complejidad de adaptacin, en especial para la OAC.
La Unidad de Informtica, como elemento de soporte, colaborar con Secretara General y con
Estadstica, para analizar el impacto de la migracin. Ambas sern responsables de su ejecucin.
Es una tarea medianamente compleja. Se recomienda acometerla en el primer semestre de 2014.
Su duracin no exceder los dos meses.

51 Anexo 14. La gestin del Padrn de Habitantes, con ePOB.

Accin 35 (Secuencia 3) Migracin de la aplicacin GTWin a eSTIMA52.


La gestin de ingresos resulta crtica para cualquier Ayuntamiento, ms an en las circunstancias
presentes.
La aplicacin GTWin tiene una explotacin razonable, por parte del Ayuntamiento. La aplicacin sustitutoria, eSTIMA, se valora como una alternativa de calidad, especialmente por lo que
venimos resaltando: manteniendo la integracin absoluta con BDT-BDC, incorpora todos los elementos de administracin electrnica que venimos defendiendo: expediente electrnico, firma,
notificaciones
Se valora que la migracin de la aplicacin GTWin a eSTIMA tiene, primero, una complejidad alta
y, segundo, supera la capacidad actual de actuacin de la Unidad de Informtica, por el resto de
acciones que se estn planteando, de mayor urgencia.
Al tiempo, la informacin de que dispone la Unidad de Informtica sobre la madurez y extensin de
su uso en otras administraciones aconseja esperar.
Por otra parte, los plazos de mantenimiento asegurado por el proveedor de la aplicacin GTWin
son superiores a los de Sicap o GTPob, con lo que el horizonte de migracin se sita no antes de
2015-2016.
La Unidad de Informtica ser responsable de esta migracin.

Accin 36 (Secuencia 3) El Inventario de bienes municipal.


No existe en la actualidad, en el Ayuntamiento de Arganda del Rey, una solucin informtica que
identifique, jurdica y econmicamente, los bienes patrimoniales del Ayuntamiento.
Se propone que la Comisin de Administracin Electrnica valore la necesidad de identificar una
solucin que pueda resolver el mantenimiento de la informacin patrimonial; que sea integrable
con la gestin de expedientes de contratacin y con la de contabilidad, facilitando la gestin con
las dos visiones, tanto de Secretara como de Intervencin, invitando a estos departamentos para
contar con su criterio profesional en el mbito que compete a cada una.

Accin 37 (Secuencia 3) La empresa de servicios: contabilidad y nmina.


En la actualidad, la empresa de servicios utiliza una aplicacin de nmina y otra de contabilidad suficientes, por lo que parece, para su prctica actual. Pero, en el contexto que se plantea, de desarrollo y
afectacin de la administracin electrnica en el mbito de la mercantil municipal, con explotacin
de plataformas comunes, y a la luz del recientemente aprobado Plan de Actuaciones, Inversiones y
Financiacin 2013, de Esmar, se considera conveniente explorar el alcance y la posible integracin
del ERP de Esmar con el conjunto de herramientas de modernizacin del Ayuntamiento.
La Unidad de Informtica y el personal de Esmar crearn un grupo de trabajo, para estudiar las posibilidades de integracin y de la optimizacin del servicio.
52 Anexo 15. El modelo eSTIMA.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

63|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|64
2.3. Reducir la brecha digital entre
la ciudadana y el Ayuntamiento
Digamos que es un tpico a estas alturas hablar de la brecha digital, por repetitivo, y hasta cierto
punto por inexacto, tal y como se consideraba hace unos aos. La cultura digital se ha extendido
hasta el ltimo rincn de la sociedad espaola. La Agenda Digital ofrece cifras significativas sobre
la inclusin digital. En todo caso, una cosa es haber superado la brecha cultural hacia lo digital y
otra distinta poder acceder al servicio. La cuestin de la confianza tambin es decisiva, cuando nos
referimos a las administraciones pblicas: la administracin tiene que tomar una actitud proactiva,
para atraer a sus ciudadanos hacia los servicios electrnicos. La Ley 11/2007 consagr derechos de
acceso, pero no se utiliza un servicio cuando no se conoce suficientemente, y es difcil de conocer
cuando no se publicita suficientemente; o cuando no se ponen los medios para que el acceso sea
cmodo y reporte beneficios (ya dijimos que la innovacin real es la que proporciona resultados).
En esta lnea planteamos acciones que involucran directamente a la Oficina de Atencin a la Ciudadana (O.A.C.), dotndola de herramientas para la eficiencia, pero tambin para la medida y la
mejora.
En lo normativo, es necesario poner al da la Ordenanza de Participacin, la gestin de Quejas y
Sugerencias.
La web municipal debe ser revisada profundamente. Ya fue un avance considerable implementarla, pero es necesario evitar la farragosa navegacin actual: los temas deben aparecer segn la
necesidad del ciudadano, y no con el criterio antiptico de sta es mi estructura, busca en ella. Las
unidades finalistas tienen que administrar sus propios contenidos. Una vez ms, la OAC debe disponer de una red de corresponsales que le permita unificar y mantener actualizadas las novedades
corporativas.
Las incidencias en la va pblica son un elemento a incluir y resolver con agilidad en la web.
Es preciso que el Ayuntamiento conozca de primera mano el grado de penetracin digital en los
hogares, y empresas, de Arganda.
Adems de la web como portal, es importante prestar atencin a unos cuantos servicios que se
ofrecen a su travs:

Retransmisin de Plenos
Sede Electrnica y Registro
Indicadores de Transparencia
Apertura de datos

2.3.1. La Oficina de Atencin al Ciudadano


Como ya se coment anteriormente, la OAC supuso un paso decisivo, al evolucionar desde el
nivel de punto de informacin, al ms cualificado de atencin personalizada y de tramitacin,
comenzando por el Registro de Entrada y, ms tarde, por el acceso al Padrn de Habitantes o
la instalacin de un puesto especializado, para el registro de la Comunidad de Madrid, pero la
decisin de escanear los documentos que presenta el ciudadano, aplicando la firma de de empleado pblico, como actuacin administrativa automatizada, con sello de tiempo, fue decisiva
en el camino de llevar el documento, y con l, el expediente electrnico, al centro del sistema de
informacin corporativo53.
El servicio ORVE vino como resultado del esfuerzo pionero en el mbito de la digitalizacin y de
la invitacin de la FMM, para participar en una experiencia piloto: el Sistema de Interconexin de
Registros (SIR) permite conectar oficinas de registro presenciales y electrnicas, basndose en la
NTI de SICRES 3.0.
La Oficina de Registro Virtual (ORVE) es un servicio en la nube ofrecido a las Administraciones Pblicas que se interconecta con SIR, permitiendo la digitalizacin, remisin y recepcin de asientos
registrales entre Administraciones.
Beneficios:
Para la Administracin participante:
Apagn paulatino del trnsito y custodia del papel.
Sinergia de esfuerzos ya realizados, gracias a la NTI SICRES 3.0
Fiabilidad y Seguridad. Las comunicaciones estn integradas en la red SARA, por lo que se aprovechan sus servicios y se garantiza la confidencialidad.
Control. El sistema pone a disposicin de las administraciones un sistema de consulta de traza nodo
a nodo, para controlar el estado del registro.
Para el Ciudadano:
Mejora de los tiempos de respuesta. El asiento presentado puede estar en el organismo tramitador de
inmediato.
Mejora de la informacin al ciudadano. El ciudadano puede consultar, en cualquier momento, el estado de su registro a travs de los mecanismos de traza.
Mejora de la relacin AAPP - ciudadano. Gracias a la NTI de SICRES 3.0, SIR interconecta registros presenciales con registros electrnicos. El servicio y los beneficios de SIR aplican a todos los puntos de
registro integrados, ofreciendo una respuesta unificada de la Administracin54.
53 FEMP. Comunicacin de Araceli Fernndez, concejala de Innovacin y Calidad de la Administracin del Ayuntamiento de Arganda del Rey.
2012.
54 Oficina de Registro Virtual - Sistema de Interconexin de Registros (ORVE/SIR)

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

65|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|66
La OAC est conformada por:

una Coordinadora responsable.


4 puestos fijos para el Registro General, en atencin presencial.
2 puestos de Padrn municipal, en atencin presencial.
3 puestos de atencin telefnica (010).
1 puesto en la Oficina de Atencin, en La Poveda.
Hay personal con horario fijo de maana y personal con horario de tarde. El personal hace rotacin
entre las dos oficinas fsicas (Casa Consistorial y La Poveda).
Existe una figura de interlocucin, en lo que respecta a ORVE y Comunidad de Madrid, con aptitud
tecnolgica.
Se manifiesta un grado de frustracin porque, a pesar de los avances en el uso de la tecnologa, el
papel que ya ha sido digitalizado (disponible desde el sistema de informacin), sigue siendo distribuido fsicamente a los servicios, acompaado de una minuta de entrega, con copia para el Recib,
lo que no se corresponde con las expectativas generadas.
No existe acceso a la administracin de los contenidos de la web, y la informacin sobre las iniciativas, contenidos o eventos de las concejalas, tardan en llegar al conocimiento de la OAC: actuar
sobre estos dos puntos supondr un avance considerable para la mejora del servicio.
Se utiliza una pequea base de datos Access, para Quejas y Sugerencias.
Adems, la infraestructura de gestin de espera (hardware y software) es limitada y de complicado
mantenimiento: no permite almacenamiento de la informacin ni, por tanto, tratamiento de las
gestiones realizadas.
El personal tiene un alto grado de implicacin y conocimiento del servicio que presta.
Se propone:

Accin 38 (Secuencia 1) Valorar la adquisicin de un nuevo sistema de


gestin de la espera.
El actual sistema, como ya se hay dicho, es anticuado y con limitaciones, tanto de uso como de
mantenimiento. Existen soluciones tecnolgicas que, ms all de las prestaciones de acceso y calidad de la instalacin, incorporan fundamentalmente un registro en base de datos de las tramitaciones solicitadas y tipo; del tiempo de asistencia; reasignacin del servicio, en tiempo real, entre los
distintos puestos, permitiendo distribuir cargas puntuales, por campaas o actividades peridicas
masivas, que superan la asignacin convenida. Tan importante como todo esto, es la posibilidad de
obtener estadsticas de carga, alfanumricas y con representacin grfica, del servicio que se est
prestando, permitiendo al coordinador, o ms administradores, tomar decisiones sobre la marcha:
peridicamente, pueden obtenerse indicadores, acerca de la marcha del servicio.

Por otro lado, el coste de esta mejora no es desmesurado y su puesta en marcha relativamente
rpida: un mes.
La OAC, con el soporte de la Unidad de Informtica, ser responsable del proceso de valoracin, y
en caso favorable, del inicio del expediente de contratacin.

Accin 39 (Secuencia 2) Los contenidos del portal municipal, al alcance


de la OAC.
La web municipal debe revisarse, tanto en su presentacin como en las prestaciones de navegacin, pero sobre todo debe abrirse a la administracin de contenidos, por parte de las unidades
finalistas, tambin por parte de la OAC.
Aparte de que la informacin fluya o no convenientemente hacia la OAC, sta unidad debe poder
administrar contenidos generales, que nadie como ella necesita para poder ser proactiva en el
servicio que presta.
Esta accin se relaciona con alguna de las que se proponen ms delante, al hablar de la web. En
el seno de la Comisin de Administracin Electrnica, se propondr la creacin de un grupo de
mejora interreas, coordinado por la OAC, que defina un espacio de atencin a la ciudadana y que,
utilizando las posibilidades que el gestor de contenidos de Localweb brinda, en lo que afecta a
organizacin y seguridad de usuarios, con los flujos de revisin y publicacin, permita al ciudadano
el acceso a una informacin actualizada y til.
Para el correcto funcionamiento de esta tarea, la OAC impulsar la definicin de una red de corresponsales en los servicios finalistas (de manera informal, ya existe en cierta medida).

Accin 40 (Secuencia 2) Involucrar a la OAC en el control de la Sede


Electrnica.
La Sede Electrnica, que ha absorbido lo que en su da conocimos como Carpeta Ciudadana, es un
espacio de informacin, tramitacin y validacin, certificado, conforme a las prescripciones que se
fueron ajustando, desde la aprobacin de la Ley 11/2007.
Se trata de resaltar la necesidad de que un servicio como la OAC pueda actuar como agente de
control, revisin y administracin de la informacin pblica y certificada, con respecto del conjunto
de la organizacin. La Sede Electrnica, pese a sus componentes de software y de comunicaciones
con el exterior, es un espacio de interaccin directo con la ciudadana: no es lgico que la supervisin de funcionalidades se encuentre todava en manos de la Unidad de Informtica.
La Comisin de Administracin Electrnica estudiar este caso, proponiendo un proceso de traspaso de responsabilidades.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

67|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|68
2.3.2. El Reglamento de Participacin
Han pasado muchos aos, desde 1994 y son tambin muchos los avances, en el desarrollo y utilizacin de la tecnologa, como para que, al margen de otras actualizaciones, el Reglamento de
Participacin se ponga al da, reafirmando derechos establecidos, en especial en lo que afecta al de
acceso a travs de medios electrnicos, a los servicios pblicos.
Las tecnologas de la informacin y del conocimiento ponen a disposicin de ciudadanos y administracin, la posibilidad de una comunicacin flexible, fluida, y tan reglada como los procedimientos democrticamente aprobados, dispongan.
Es momento de, revisando el Reglamento, incrementar la participacin directa de los vecinos, tambin a travs de canales, desde hace tiempo establecidos en la sociedad comn.

Accin 41 (Secuencia 2) Actualizacin del Reglamento de Participacin.


La Concejala competente, con apoyo de la Comisin de Administracin Electrnica y de la OAC,
ser responsable de esta tarea.

2.3.3. La pgina web


Como ya se ha comentado, la web municipal est desarrollada sobre un gestor de contenidos, con
herramientas suficientes para administrar, organizar y presentar la informacin, adems de definir
el acceso de los usuarios internos, con las suficientes garantas. Y con un desarrollador de portal y
subportales autnomo.
La web necesita ser revisada, desde el punto de vista del vecino, de las empresas, de las asociaciones. Otras administraciones han ido ajustando las primeras versiones de sus portales corporativos,
llegando al aprendizaje de que no se trata de lo que quiero ensear y cmo (visin de la administracin), sino de lo que quiero encontrar y cmo (visin del ciudadano). Las vetustas pginas con
navegacin jerrquica, a travs de una organizacin cambiante, en estructura y denominaciones,
ya no sirven. El ciudadano debe tener un punto, a partir del cual poder conocer cmo est organizada la administracin poltica y de servicios, municipales, pero no debe de ser se el tamiz a travs
del cual localizar un servicio, una actividad, un evento, un documento.
Est descrita la cantidad de segundos a partir de la cual, el ciudadano se desalienta y abandona la
pgina que estaba consultando.
Otro factor de distanciamiento es el de la desactualizacin de los contenidos, ms all incluso de
la escasez o de su ambigedad.
Tan importante es que la navegacin por la web sea la adecuada, como que los contenidos sean
tiles y se mantengan actualizados: es preferible un espacio vaco que un texto de relleno y/o con
fecha inadecuada.

Alcanzar una web que responda al servicio previsto y demandado no es sencillo, y mantenerla
actualizada no lo es menos. En el contexto del Plan, los comentarios anteriores se plantean como
una evidencia para la mejora, no como una crtica destructiva. El rbol de una web no puede mantenerse con savia escasa: toda la organizacin, o una buena parte, debe colaborar en la fortaleza de
tronco, ramas y hojas.
Se propone:

Accin 42 (Secuencia 1) Revisar el diseo del portal municipal55.


El Gabinete de Comunicacin y la Unidad de Informtica plantearn un proyecto de actualizacin
de la home y subpginas del portal.
No es propsito de esta accin, en principio, actuar sobre el desarrollo, posible, de subportales
finalistas (Juventud, Empleo, Mayores, etc.).
En la revisin del diseo estar implcita la visin del servicio de la web municipal, y el peso que,
sobre todo en la home, tiene esa visin de hacia el ciudadano o desde el ciudadano.
En funcin de la disponibilidad de recursos, esta tarea puede ser difcil de completar sin asistencia
tcnica externa: en prevencin de esta posibilidad, se insiste en la opcin de buscar la colaboracin
de otras administraciones que ya trabajan sobre la misma herramienta.
La tarea ser revisada por la Comisin de Administracin Electrnica.

Accin 43 (Secuencia 2) Contenidos descentralizados=informacin


actualizada.
No es un axioma irrefutable el anunciado en el epgrafe de la tarea, pero est claro que una o dos
unidades, en solitario no pueden asumir el mantenimiento absoluto de los contenidos. En el modelo de administracin en red que inspira este documento, compartir y gestionar la informacin
no elude el compromiso y la responsabilidad de cada servicio: se trata de compartir y colaborar
responsablemente.
Cada unidad finalista conoce al detalle su actividad y el servicio que presta, la actitud ciudadana o,
al menos, de la organizacin, si su funcin es completamente interna. La web, como ya hemos comentado, se soporta sobre un gestor de contenidos con herramientas administrativas suficientes
para disear un modelo de accesos con las necesarias garantas.
Se sugiere la necesidad de que el Gabinete de Comunicacin sea responsable de la home y supervise la publicacin de contenidos en las subpginas.
La Unidad de Informtica dar el soporte necesario para parametrizar los accesos.
La OAC, a la vista de lo planteado en la accin 39, sobre la creacin de una red de corresponsales,
sugerir un boceto de administradores de contenidos por parte de cada concejala.
55 Gua de Comunicacin Digital para la Administracin General del Estado.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

69|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|70
Accin 44 (Secuencia 2) Preguntemos a los ciudadanos.
Sin informacin precisa sobre el tipo de accesos por parte de la ciudadana, esta accin se prev
limitada, en cuanto a resultados, pero al menos tiene bajo coste, y con un formulario sencillo, entre
tres y cinco preguntas, podremos recoger sugerencias de primera mano.
La plataforma Localweb permite gestionar este tipo de servicio.
Los responsables de esta tarea sern la Unidad de Informtica y el Gabinete de Comunicacin.

Accin 45 (Secuencia 3) Inclusin de ESMAR en la web municipal.


En este momento, como tambin se ha descrito, la empresa de servicios dispone de su propio
portal y gestor de contenidos, en un servidor ajeno al del ayuntamiento. Con el proyecto de confluencia planteado ms arriba, de plataformas y servicios, una de las conclusiones lgicas es la de
que Esmar tenga su subportal en la web municipal, y que sus contenidos se integren en el gestor
corporativo.
La Unidad de Informtica y el personal de Esmar valorarn la ejecucin de esta tarea.

2.3.4. La gestin de incidencias en la va pblica


Uno de los elementos de participacin ms productivos y directos es el de las incidencias en la va
pblica. De forma bsica, la mayora de los ayuntamientos recurren al ofrecimiento de una direccin
de correo, que puede corresponder a la OAC, a Servicios a la Ciudad o incluso a Polica, fijando un procedimiento al de la Instancia General, en la que alguien se responsabilizar de distribuir el mensaje.
La pasividad de muchas administraciones o su lentitud en la atencin de estas comunicaciones
ha provocado el surgimiento de iniciativas ciudadanas, en Reino Unido, en el norte de Europa, en
EEUU, con un activismo proactivo, para la resolucin de casos concretos (baches, inundaciones,
falta de limpieza, deficiencia de las luminarias).
En la actualidad, la empresa de servicios provee de una gestin, Supra, que atiende, ms all del
horario de la OAC, la atencin de las incidencias.
Pero no existe un sistema de informacin y gestin automatizado. En el mercado hay soluciones de
distinto tipo, que ya han adoptado distintas administraciones. Vara, entre ellas, el modo de servicio,
bien mediante aplicaciones licenciadas, residentes localmente, o incluso en la nube, tratadas en la
modalidad de software como servicio (SaaS). Estas soluciones tienen un alcance tambin variado:
a menudo se integran con mdulos de Almacn y geoposicionamiento.
Se propone:

Accin 46 (Secuencia 3) Implantar una gestin de las incidencias en va pblica.


La concejala competente en servicios a la ciudad analizar la necesidad y, en comunicacin con la
empresa de servicios, abordar si procede la tramitacin de contratacin de la solucin adecuada.

La Unidad de Informtica informar preceptivamente sobre la solucin a adoptar, teniendo en


cuenta criterios de eficiencia e integracin con el ncleo BDC-BDT del Ayuntamiento.
La OAC participar en el proceso de anlisis y contratacin de la solucin.

2.3.5. Retransmisin de Plenos


La cercana de la poltica municipal a la ciudadana es una necesidad evidente, ms an en las circunstancias actuales. El gobierno municipal est comprometido con ese objetivo.
Circunstancias fsicas, del saln de plenos del Ayuntamiento, dificultan hasta cierto punto, la retransmisin de plenos en condiciones aceptables, tanto de sonido como de imagen
Actualmente, una cmara web cenital, enfoca la disposicin en u del plenario municipal: no hay
realizacin en la emisin; no se distingue la cara de quien habla ni de quien escucha, y el sonido no
es de calidad. El soporte lo realiza la Unidad de Informtica: el servicio de distribucin una empresa.
No hay que desdear el valor que tiene la retransmisin de plenos, aun en estas circunstancias,
pero si alguien accede al contenido, necesita ms informacin gestual; necesita reconocer a las
personas, porque slo la voz no basta para interpretar el sentido de lo que se dice.
En el mercado hay soluciones, bien mediante servicio tcnico puntual, o a travs de la adquisicin
de los elementos hardware y software necesarios, para que la entidad gestione el servicio con recursos humanos propios. En esta segunda opcin, el Ayuntamiento debera tener, por una parte,
personal capacitado para la realizacin y edicin y, por otra, el recurso fsico de almacenamiento y
streamin56 para soportar el servicio.
Se propone:

Accin 47 (Secuencia 3) Retransmisin de los plenos con calidad.


La accin se concreta en identificar, a la luz de las capacidades presupuestarias y de los medios humanos municipales, la mejora de la retransmisin de los plenos municipales resolviendo, al menos,
la realizacin de imagen, enfocando a los concejales, y tambin al pblico asistente, combinando
ambos planos: los de quien hablan y quienes escuchan.
Esta accin se relaciona con la accin 23, sobre la adquisicin de una solucin, para la transcripcin
de Plenos, ya que algunos proveedores combinan ambos servicios.
La responsabilidad de esta accin recae en el Gabinete de Comunicacin, con el soporte tcnico
de la Unidad de Informtica.

56 Wikipedia.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

71|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|72
2.3.6. Estudio de penetracin digital en hogares y empresas
de Arganda
Lo que no se conoce no se puede medir, lo que no se puede medir no se puede administrar. Es un
axioma de sentido comn, predicado por expertos como el estadstico Deming57 y en el caso de los
ayuntamientos, cuando implantan soluciones de distinto nivel tecnolgico, en el afn de prestar el
mejor servicio, no siempre se tiene en cuenta.
El Ayuntamiento de Arganda del Rey necesita recabar la informacin sobre el estado del acceso y
de la utilizacin de las tecnologas de banda ancha, por parte de sus vecinos y empresas.
El ONTSI publica informacin estadstica de valor, pero no con efecto local y nuestras actuaciones,
aunque se realicen en el contexto global van dirigidas directamente, en primer grado al menos, a
la ciudadana del municipio, y a sus empresas.
Se propone:

Accin 48 (Secuencia 2) Encuesta sobre penetracin digital en hogares y


empresas de Arganda del Rey.
Concejalas como las de Desarrollo Econmico, Empleo, Participacin Ciudadana, Educacin, Mayores, Juventud, Innovacin y la misma empresa de servicios necesitan poder contrastar la calidad,
el enfoque de sus impulsos innovadores contra la realidad concreta de la ciudad que administran.
Por razones obvias, la tecnologa resulta de poca ayuda en este sentido, ya que es un trabajo de
campo, independiente, el que se precisa,
Mediante el benchmarking, o tcnica de evaluacin comparativa, podemos conocer la prctica en
este sentido, por parte de otras administraciones, y con ello establecer la estrategia ms conveniente.
Una encuesta de calidad precisar del muestreo estadstico suficiente para obtener una foto aproximada de la realidad. El coste no ser, probablemente elevado, pero si se toma la decisin de realizarla, se har con el propsito de que sea efectiva y valiosa en tanto.
La responsabilidad ser del Gabinete de Comunicacin, en colaboracin con la Unidad de Informtica.

2.3.7. La transparencia
No es cuestin, la transparencia, de tecnologa, pero como casi siempre, la tecnologa ayuda. Transparencia, Colaboracin y Participacin son elementos constitutivos de lo que conocemos como
Gobierno Abierto, reclamado por el presidente Obama, en su memorando de 200958, con el plan
de accin aprobado en 201159.
57 William Edwards Deming. Wikipedia.
58 Transparency and Open Government.
59 Alianza para el gobierno abierto. Plan de Accin Nacional para los Estados Unidos de Amrica. 20 de septiembre de 2011.

Rendicin de cuentas de la administracin ante la ciudadana, con el consiguiente control de la accin


de gobierno, eso es transparencia. Colaboracin involucra a la administracin con ciudadanos y empresas, pero tambin con asociaciones, con otras administraciones, entre los propios empleados pblicos de la administracin en concreto. Participacin es admitir el acceso, por derecho, de la ciudadana
en el desarrollo de las polticas pblicas, con el consiguiente beneficio para la propia administracin.
La Ley 37/2007, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico, el proyecto Aporta60, son
ejemplos en Espaa en pro del gobierno abierto, senda que han recorrido en particular las administraciones del Pas Vasco, Castilla y Len61, Navarra...
Como en el resto de puntos que el Plan aborda, se intenta definir una prctica modernizadora,
reglada por la normativa vigente, dirigida por el gobierno municipal y concretada en objetivos alcanzables, a partir de la interiorizacin de las necesidades y contando con los medios disponibles.
No se trata de teorizar sino de, partiendo de tareas sencillas, aparentemente de corto alcance, posibilitar la apertura de la administracin a la ciudadana, habindose demostrado esa administracin
eficaz y eficiente en la prestacin de sus servicios, y que ha depurado la informacin que administra, al punto de que esa apertura no consista en una mera declaracin de intenciones.
en Espaa empieza a surgir una demanda importante de transparencia y de participacin en los
asuntos pblicos con perfiles todava no muy bien definidos pero que puede concretarse cuando
aparezcan los servicios y proyectos de Gobierno Abierto ms alineados con las inquietudes ciudadanas y siempre que se definan y se establezcan con criterios objetivos y con los medios tcnicos
adecuados62.
Una administracin que no se haya autoanalizado y convencido de la mejora; que no haya emprendido actuaciones organizativas, metodolgicas, tecnolgicas y de atencin no merece credibilidad
si emprende al tiempo acciones de gobierno abierto.
Casi todas las medidas que se contemplan en el documento estn enfocadas a la reinvencin de
nuestra administracin municipal, aunque los enunciados puedan parecer humildes en principio.
Se propone:

Accin 49 (Secuencia 2) Espacio de transparencia en la web municipal.


Se dijo que la transparencia no implica tecnologa, y que la transparencia es uno de los tres conceptos clave, para la comprensin del gobierno abierto.
Con las acciones definidas acerca de la depuracin de datos, de los cambios organizativos, la simplificacin de procesos, la unificacin de plataformas, gestores de contenidos, bases de datos, redefinicin de la web corporativa, se plantea la insercin en la web municipal de un espacio dedicado a
la transparencia, con la intencin de cumplir los indicadores fijados por Transparency International
Espaa63.
60 http://datos.gob.es
61 10 ideas para hacer tu Ayuntamiento abierto. JCyL. Red de municipios digitales de Castilla y Len.
62 Estudio de la demanda y uso de Gobierno Abierto en Espaa. Febrero de 2013. ONTSI.
63 Transparency International Espaa. Informe ITA.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

73|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|74
La administracin de estos contenidos ser dirigida por la Comisin de Administracin Electrnica,
en cooperacin con todas las concejalas, definiendo una matriz de informacin, que ir cumplimentndose gradualmente, en la medida en que las concejalas validen los datos a presentar.

2.3.8. La apertura de datos


La mejor forma de explotar tus datos se le ocurrir a otro (principio de las muchas mentes). Es sta
una buena definicin, como impulso, para entender lo que significa el Open Data, frase tan en
boga como equvoca, ya que se confunde a menudo con el global de lo comentado en el apartado
anterior.
La Directiva 2007/2/CE (Inspire), de la UE ya incida en el propsito de establecer una plataforma comn de congregacin y apertura de los datos obrantes en manos de las administraciones pblicas,
enfocada a la informacin geogrfica, en este caso.
Open Data es uno de los ejes del gobierno abierto. Se considera que la puesta a disposicin de
informacin, no protegida por la LOPD, representa un factor de incentivacin del crecimiento econmico, ms all de la pura transparencia, a partir de la iniciativa privada, del factor de emprendimiento, que incida en la explotacin de la informacin pblica suministrada, hasta unos niveles
impensables para la propia administracin pblica.
El Ayuntamiento de Arganda inici este camino, por medio de la Unidad de Archivo, y en su pgina Archivo de la Ciudad, deja buena constancia de ello. Esta iniciativa recibi el Premio Nacional
SEDIC a la Calidad y la Innovacin, en noviembre de 2012. Es un ejemplo de lo que las unidades del
Ayuntamiento pueden conseguir, si asumen como propio, el concepto de poner la informacin a
disposicin de los emprendedores.
Debe realizarse un esfuerzo conjunto y alineado, planificado y dirigido por la Comisin de Administracin Electrnica, con herramientas corporativas y bajo estndares que no impliquen presentaciones heterogneas64.
Se propone:

Accin 50 (Secuencia 3) Definir una estrategia de Open Data municipal.


La Comisin de Administracin Electrnica analizar las condiciones para crear un espacio en la
web municipal, sobre Open Data. Este anlisis no puede realizarse sin tener en cuenta el conjunto
de actuaciones que se dirigen a garantizar la calidad de la informacin.
En el apartado final sobre marco normativo y otros, se relacionan enlaces ilustradores sobre la prctica nacional e internacional en este terreno.

64 Presentacin de Francisco Javier Garca Len: Gobierno Abierto, Transparencia y Open Data.

3. Cronograma

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

75|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|76

4. Evaluacin y
seguimiento
No se puede controlar un proceso que no es medido, y no se puede dirigir un proceso que no es
controlado65.
Regresamos otra vez al ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y es que no basta con establecer objetivos estratgicos u operativos, tareas, si no hay un liderazgo claro; si no se produce
la colaboracin y participacin de los agentes implicados; si no se vincula la planificacin, ms o
menos rigurosa y extensiva, a la revisin de lo realizado; si no se define y asume el grado de responsabilidad correspondiente a cada elemento organizativo.
Los indicadores, o sensores, para hacer posible la medida son muchos, en funcin de cada objetivo,
pero de nada vale prefijarlos, si no han sido compartidos previamente por la organizacin.
Este plan no es estratgico, ya se dijo: no parte de una visin y misin previamente explicitadas.
Pero s que contiene la semilla, y en lo dems es claramente operativo, por cuanto atiende a tareas
concretas. Y, en casi todas ellas, abunda la necesidad de generar iniciativas grupales de mejora, que
analicen, en lo concreto, sus propios procesos, con sus entradas y salidas, sus estrategias correctivas,
sus no conformidades, diferenciando lo crtico de lo accesorio.
A menudo, los planes incluyen entre sus objetivos la propia definicin de los indicadores de medida. Es nuestro caso, porque no se trata slo de que no exista el hbito, es que tampoco se dan los
instrumentos ni la actitud favorable. Y es en este ltimo punto, sobre todo, en donde se trata de
insistir. La actitud favorable no surge si no se ha creado un entorno de colaboracin: de ah, sea con
los mapas de ideas, diagramas de causa-efecto, Pareto o la herramienta que se elija, llegaremos a
definir medidores que vayan ms all del grado de cumplimiento de los objetivos esperados.
Si se menciona, por ejemplo, la necesidad de disponer de una herramienta de gestin de espera,
en la OAC, no se trata, en primera instancia, de actualizar el servicio, sino de proporcionar informacin, medible, que contribuya a la mejora efectiva del servicio. Si se habla de descentralizar el uso
de aplicaciones como la de contabilidad, no se trata slo, que tambin, de descargar a la unidad de
contabilidad, sino de que cada unidad que gasta, se haga responsable de la ejecucin de su presupuesto, a partir de la informacin que esa descentralizacin permite; por lo mismo la utilizacin del
cdigo orgnico presupuestario; de ah sobreviene, con naturalidad, la posibilidad, en el captulo
de transparencia, de presentar la ejecucin del presupuesto abierta a la consulta ciudadana. Desde
la responsabilidad de cada unidad finalista debe surgir la actitud de mejora de los procesos y la
calidad de informacin administrada y reutilizable.
Lo que se ha descrito en las acciones, en cuanto a responsabilidad, ms explcito en el cronograma,
65 Calidad, productividad y competitividad: la salida de la crisis, W. Edwards Deming, Madrid, Ediciones Daz de Santos, 1989.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

77|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|78
revela que una unidad, la de Informtica, cuya reinvencin se exige en este documento, participa
en el 99% de las acciones, como responsable. Esta misma unidad, protagonista de la innovacin
municipal, no dispone de los recursos necesarios para tener una visin global de lo que se propone.
Y, tan importante como la ejecucin, resulta la ejecucin planificada, comprobada y revisada.
Se plantea la necesidad de establecer una oficina tcnica, que tenga la responsabilidad y el objetivo
claro de, agrupando las actuaciones planteadas en proyectos de mayor o menor entidad, se constituya, no slo en elemento impulsor, sino en lder de la ejecucin del Plan, con el necesario apoyo
poltico. Esta oficina actuara transversalmente en toda la organizacin municipal, identificando y
ayudando a resolver los obstculos que se presenten en cada tarea; sirviendo de soporte tanto en
lo tcnico como en lo funcional; respondera ante la Comisin de Administracin Electrnica y, al
relacionarse con todas las unidades finalistas implicadas, podra realizar el seguimiento y la evaluacin del cumplimiento del plan.
Esta oficina debe ser ejecutiva: no se trata de crear una comisin, en el peor sentido de la palabra,
sino de asignar una responsabilidad de direccin, seguimiento y evaluacin de lo establecido por
el Plan.

5. Marco normativo de
referencia y Otros
Normativa UE
Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de noviembre de 2003, relativa
a la reutilizacin de la informacin del sector pblico.
Revisin de la directiva de reutilizacin de la informacin del sector pblico. Abril 2013.
DIRECTIVA 2004/18/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 31 de marzo de 2004 sobre
coordinacin de los procedimientos de adjudicacin de los contratos pblicos de obras, de suministro y de servicios.
DIRECTIVA 2006/123/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO
Directiva 95/46/CE del parlamento europeo y del consejo de 24 de octubre de 1995
relativa a la proteccin de las personas fsicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales
y a la libre circulacin de estos datos.
Una Agenda Digital para Europa. COM(2010)245 final. COMUNICACIN DE LA COMISIN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL COMIT ECONMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMIT DE LAS
REGIONES.http://ec.europa.eu/digital-agenda/en
COMUNICACIN DE LA COMISIN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL COMIT ECONMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMIT DE LAS REGIONES Plan de Accin Europeo sobre Administracin Electrnica 2011-2015 Aprovechamiento de las TIC para promover una administracin
pblica inteligente, sostenible e innovadora
LIBRO VERDE sobre la generalizacin del recurso a la contratacin pblica electrnica en la UE.
Datos abiertos. Un motor para la innovacin, el crecimiento y la gobernanza transparente.
DIRECTIVA 2007/2/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 14 de marzo de 2007 por
la que se establece una infraestructura de informacin espacial en la Comunidad Europea (Inspire)
REGLAMENTO (CE) N 1205/2008 DE LA COMISIN de 3 de diciembre de 2008
por el que se ejecuta la Directiva 2007/2/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que se
refiere a los metadatos
REGLAMENTO (UE) N 102/2011 DE LA COMISIN de 4 de febrero de 2011 por el que se modifica
el Reglamento (UE) n 1089/2010 por el que se aplica la Directiva 2007/2/CE

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

79|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|80
del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que se refiere a la interoperabilidad de los conjuntos y
los servicios de datos espaciales.
COMUNICACIN DE LA COMISIN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL COMIT ECONMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMIT DE LAS REGIONES Estrategia en pos de la contratacin
pblica electrnica. /* COM/2012/0179 final */
REGLAMENTO (UE) N 211/2011 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 16 de febrero de
2011 sobre la iniciativa ciudadana.

Normativa estatal
Cdigo de Rgimen Local.
Cdigo Civil. Texto Consolidado. 14/11/2012
Ley 7/1985, Reguladora de las Bases del Rgimen Local. Texto consolidado.
Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Texto consolidado.
LEY 6/1997, de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado.
LEY 4/1996, por la que se modifica la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Rgimen
Local, en relacin con el Padrn municipal.
LEY 4/1999, de modificacin de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
Ley Orgnica 15/1999, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.
LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.
LEY 57/2003, de medidas para la modernizacin del gobierno local.
Ley 58/2003, General Tributaria. Texto consolidado.
LEY 59/2003, de firma electrnica.
REAL DECRETO LEGISLATIVO 2/2004, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley Reguladora
de las Haciendas Locales.
REAL DECRETO 951/2005, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en
la Administracin General del Estado.
REAL DECRETO 939/2005, por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudacin.
LEY 7/2007, del Estatuto Bsico del Empleado Pblico.
LEY 11/2007, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico.

Ley 37/2007, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico.


LEY 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacin.
Ley 17/2009, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio.
Real Decreto 817/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de
Contratos del Sector Pblico.
Ley 25/2009, de modificacin de diversas leyes para su adaptacin a la Ley sobre el libre acceso a
las actividades de servicios y su ejercicio.
REAL DECRETO 1720/2007, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica
15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal.
Real Decreto 1671/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
Orden PRE/878/2010, por la que se establece el rgimen del sistema de direccin electrnica habilitada previsto en el artculo 38.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
Real Decreto 1363/2010, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrnicos en el mbito de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
Ley 14/2010, de 5 de julio, sobre las infraestructuras y los servicios de
informacin geogrfica en Espaa.
Real Decreto 1495/2011, por el que se desarrolla la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico, para el mbito del sector pblico estatal.
Gua de Aplicacin del Real Decreto 1495/2011.
Real Decreto 3/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la
Administracin Electrnica.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el mbito de la Administracin Electrnica.
Mtodos y normalizacin en Seguridad
Normas Tcnicas de Interoperabilidad
Ley 2/2011, de Economa Sostenible.
Real Decreto Legislativo 3/2011, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del
Sector Pblico.
Orden HAP/2105/2012, por la que se desarrollan las obligaciones de suministro de informacin
previstas en la Ley Orgnica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad
Financiera.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

81|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|82
Ley 7/2012 Modificacin de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuacin de la normativa financiera para la intensificacin de las actuaciones en la prevencin y lucha contra el fraude.
CCN- CERT. Esquema Nacional de Seguridad.
Orden HAP/566/2013, por la que se regula el Registro Electrnico Comn.
Real Decreto-ley 4/2013, de medidas de apoyo al emprendedor y de estmulo del crecimiento y de
la creacin de empleo.
Resolucin de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que se aprueba la Gua
de Comunicacin Digital para la Administracin General del Estado.

Normativa municipal
REGLAMENTO ORGNICO DE FUNCIONAMIENTO BOC 24/05/1993 Modificacin: BOC 15/11/1996
ORDENANZA MUNICIPAL DE PROTECCIN DE DATOS
REGLAMENTO DE PARTICIPACIN CIUDADANA
ORDENANZA REGULADORA DE UN REGISTRO ELECTRNICO
REGLAMENTO DE GESTIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS

Otros
Agenda Digital para Espaa. Febrero de 2013
Plan Estratgico de Mejora de la Administracin y los Servicios Pblicos 2012-2015
Plan Mejora 2012-2015. Anexo I
Boletines del Observatorio de Administracin Electrnica
PLATAFORMA DE INTERMEDIACIN: SERVICIOS DE VERIFICACIN Y CONSULTA
DE DATOS
XXXVII Oleada del panel de hogares Las TIC en los hogares espaoles
ndice de Transparencia de los Ayuntamientos (ITA) 2012
PLAN MUNICIPAL DE MEDIDAS PARA LA PROMOCIN ECONMICA Y EL EMPLEO EN ARGANDA DEL
REY [2013 - 2016]
Presupuestos 2013. Ayuntamiento de Arganda del Rey.
Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en las Administraciones Pblicas
Libro Blanco de Gestin Documental con Documentum. ICM
Software de fuentes abiertas en la Administracin electrnica. Archivo electrnico de las Adminis-

traciones Pblicas.
Gua de sedes electrnicas
Estrategias de reforma en la administracin pblica: el caso de la CORAME en el Pas Vasco
El intercambio de datos entre administraciones pblicas
El documento electrnico en el Archivo: conservacin y certificacin.
Archivos locales en la web. El futuro en la red. Julio Cerd.
DESPUS DE LA LEY 11/2007. ARCHIVOS Y ARCHIVEROS EN LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA.
Julio Cerd.
La contratacin electrnica pblica en Espaa: una necesidad inaplazable. ANEI.
Memorndum de Barack Obama para el gobierno abierto.
e-gov 2.0: pave the way for e-participation, EuroSpace, 2009
Government Linked Data: una solucin a la integracin de datos
Directiva Europea INSPIRE. Sebastin Mas Mayoral.
Polticas de uso de servicios de participacin ciudadana en el contexto de las Administraciones
Pblicas. CTIC.
Le prix dans les marches publics. Ministre de Lconomie et des Finances. Avril 2013.

Anteproyectos
Anteproyecto de Ley de Racionalizacin y Sostenibilidad de la Administracin Local
Proyecto de Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno

Sobre gobierno abierto


http://datos.fundacionctic.org/recursos/2010/02/politicas_de_uso_egov.pdf
http://gencat.cat/web/meugencat/documents/20100607_GUIA_USOS_XARXA_CAS.pdf
http://www.w3.org/TR/gov-data/
http://www.irekia.euskadi.net/
http://opendata.euskadi.net/
http://www.data.gov/open
http://data.gov.uk/
http://eadminblog.net/

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

83|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|84
http://www.sociedadenred.info/
http://www.ogov.eu
http://www.abredatos.es/
http://datos.gob.es/datos/
http://www.fundacionctic.org/
http://alcalde.paeria.es/ca/xat/
http://www.wiladecans.cat
http://www.compraspublicaseficaces.com/
http://eadminblog.net/
http://rodalia.info/es
http://contratacionpublicacp.com
http://www.goblonet.es/users/registro
http://www.goblonet.es/users/registro
http://www.irekia.euskadi.net/lang
http://www.participaenandalucia.net/
http://www.fixmystreet.com/
http://www.arreglamicalle.com
http://www.hel.fi/palvelukartta/Default.aspx
http://trove.nla.gov.au/ndp/del/home
http://www.verbeterdebuurt.nl/
http://opendata.euskadi.net/w79-prehome/es/
http://data.gov.uk/codeofconduct
http://data.gov.uk/codeofconduct
http://www.w3.org/TR/gov-data/
http://www.socrata.com/
http://data.vancouver.ca/datacatalogue/index.htm
http://data.vancouver.ca/datacatalogue/index.htm
https://data.sfgov.org/

http://data.octo.dc.gov/
http://www.nyc.gov/html/datamine/html/data/raw.shtml
http://www.elpreciodelagasolina.com/
http://www.elpreciodelagasolina.com/
http://www.itdashboard.gov/
http://www.navarra.es/home_es/Open-Data/
http://www20.gencat.cat/portal/site/dadesobertes/
http://datos.gijon.es/

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

85|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|86
Anexo 1. Nmero de expedientes PAC, por tipo de
procedimiento.

NMERO DE PROCEDIMIENTOS POR TIPO EN 2012 (PAC)


Decretos y Resoluciones de Alcalda
Contratos FGU

2.731
882

Fraccionamiento 781
Plusvalas 677
Procedimiento de Recursos Gestin Tributaria

403

Modificacin de datos

386

Planes de Pago Ejecutiva

375

Licencia de Obra Menor

203

Informes y Certificados Urbansticos

179

Bonificacin 167
Devolucin de ingresos

155

Licencia de Apertura de Actividad Calificada

154

Procedimiento Recursos de Reposicin Ejecutiva

148

Licencia de Cala

137

Actuacin Comunicada

119

Licencia de Apertura de Actividad Inocua

93

Cambio de Titularidad de Licencia de Actividad

92

Exencin 84
Ocupacin de la Va Pblica

83

Compensaciones 79
Disciplina Medio Ambiente Abreviado

71

Licencia de Obra Mayor

70

Rectificaciones Ejecutiva

69

Placa de Vado Permanente

50

Licencia de Primera Ocupacin

42

Licencia Tenencia Animales Peligrosos

41

Procedimiento de Legalizacin

39

Licencia de Atracciones de Feria

38

Procedimiento de verificacin

38

Orden de Ejecucin

33

Disciplina Medio Ambiente Ordinario

32

Sancionador Consumo de Alcohol Va Pblica

30

Consulta Previa de Actividad

24

Aplazamiento 18
Baja Recibos Voluntaria

17

Daos mobiliario urbano

14

Devoluciones Ingresos Indebidos Ejecutiva

13

Devolucin de fianzas y/o avales

11

Revisiones P.G.O.U

Alineaciones 7
Licencia de Cambio de Uso

Suspensin Procedimiento Ejecutiva

Autorizaciones y Licencias de Puestos de Feria

Plan Parcial

Procedimiento Sancionador de Urbanismo

Boda Civil

Compensaciones Ejecutiva

Estudio de Detalle

Instalacin de Gra-Torre

Licencia Especfica de Bebidas Alcohlicas

Modificacin de Licencia de Actividad Calificada

Modificacin de Licencia de Actividad Inocua

Plan Especial

Proyecto de Reparcelacin

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

87|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|88
Anexo 2. Modelo de referencia de REGTSA.

Anexo 3. Borrador del flujo de Contratos Menores.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

89|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|90
Anexo 4. Poblacin de Arganda del Rey, por edad.

Anexo 6. Poblacin de Arganda del Rey, por sexo y edad.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

91|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|92
Anexo 6. Modelo del proceso de registro de entrada.

Fuente: T-Systems: www.tao.es

Anexo 7. Gestin de expedientes ePAC.

Fuente: T-Systems: www.tao.es

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

93|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|94
Anexo 8. Modelo de escritorio virtual del empleado pblico.

Fuente: T-Systems: www.tao.es

Anexo 9. Evolucin del registro de facturas de Sicap.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

95|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|96
Anexo 10. Modelo global de administracin electrnica.

Fuente: T-Systems: www.tao.es

Anexo 11. La gestin conectada.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

97|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|98
Anexo 12. La gestin econmica, con Gema.

Fuente: T-Systems

Anexo 14. La gestin del Padrn de Habitantes, con ePOB.

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

99|

Ayuntamiento de Arganda del Rey 2013 / 2015

|100
Anexo 14. El modelo eSTIMA.

Fuente: T-Systems

Modernizacin administrativa en el Ayuntamiento de Arganda del Rey

101|

Modernizacin
administrativa
en el Ayuntamiento
de Arganda
del Rey

Você também pode gostar