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ALMACN CENTRAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Inicio
Factura (copia)
Solicita la asignacin de cdigo
patrimonial del bien activo
presentando la copia del
expiente. de compra, factura y
gua de remisin
Recepciona la documentacin y
procede a revisar si el bien existe
en el catlogo SBN
Existe el bien en el
catlogo ?
NO
SI
Revisa bien de acuerdo
Expediente de compra
especificaciones tcnicas
al
y
Fin
Registra
en el
archivo excel
de
control de bienes que
no existen en el
catlogo SBN
TCNICO ADMINISTRATIVO
(SIMI)
INICIO
Expediente de Compra
Entrega el
Expediente de
Compra al rea de
Gestin Patrimonial
para la asignacin
de la misma
Expediente de
Compra
TCNICO DE CONTROL
PATRIMONIAL
AREA USUARIA
JEFE
CODIFICACIN
PATRIMONIAL
Ficha de
Asignacin de010203
Bienes
Patrimoniales
Revisa y procede a
firmar
Ficha de
Asignacin de010203
Bienes
Patrimoniales
Revisa y procede a
firmar la Ficha de
Asignacin de
Bienes
Patrimoniales en
seal conformidad
Ficha de 01
Asignacin de 0203
Bienes
Patrimoniales
FIN
Ficha de
Asignacin de010203
Bienes
Patrimoniales
Firma la Ficha de
Asignacin de
Bienes
Patrimoniales en
seal conformidad
SECRETARIA
INICIO
Informe de
Requerimiento de
bienes
Elabora y presenta
informe de
requerimiento de
bienes
Informe de
Requerimiento de
bienes
Recibe documento y
procede a registrar
en el sistema
GERENTE
Informe de
Requerimiento de
bienes
Revisa y deriva el
informe al rea de
Gestin Patrimonial,
con un provedo en
seal
de
conformidad
Informe de
Requerimiento de
bienes
Recepcin,registr
o del documento
en el sistema,
procede
a
revisarlo
para
derivarlo
al
personal idneo
TCNICO ADMINISTRATIVO
(SIMI)
JEFE
Informe de Requerimiento
de bienes
Informe de Requerimiento de
bienes
SI
Ficha de Asignacin de
Bienes Patrimoniales con
firmas
FIN
Ficha de
Asignacin de
Bienes
Patrimoniales
Revisa y firma
las fichas de
asignacin
01
0203
Ficha de Asignacin de
Bienes Patrimoniales
01
0203
Informe de
propuesta de
bienes a dar de
baja
INICIO
Verifica si el bien se
encuentra operativo o
malogrado.
Se encuentra
operativo?
SI
NO
Emite informe con
propuesta para dar
de baja a bienes,
adjuntando la lista
correspondiente.
INTERNAMIENTO
DE BIENES
PATRIMONIALES
Informe de propuesta
de bienes a dar de
baja
FIN
JEFE
Procede a firmar el
informe
para
elevarlo a la
Oficina
especialista
competente.
SECRETARIA
SECRETARIA
Informe de propuesta
de bienes a dar de baja
Informe de propuesta
de bienes a dar de baja
Informe de
propuesta de bienes
a dar de baja
Recepcin y registro
de entrada del
documento en el
sistema,
luego
procede a derivarlo a
la
Oficina
Correspondiente
para su atencin.
- Revisa la documentacin Y
designa al personal idneo
para inspeccin tcnica fsica
de los bienes a dar de baja.
- Procede a emitir un informe
que sustenta la propuesta de
baja del bien mueble,
indicando la situacin de los
mismos.
Informe de la Oficina
especialista
Revisa
la
documentacin y lo
deriva al personal
idneo para su
atencin
Informe de la
Oficina
especialista
Registro de salida
del documento en
el sistema
GERENTE
Informe de la
Oficina especialista
Revisa
la
documentacin y lo
deriva al rea
correspondiente
con un provedo en
seal
de
conformidad
A
Nota: Todo registro de la documentacin es en el Sistema de Tramite Documentario
(*)Oficina especialista es la mas idnea para emitir el informe que avale la baja de bienes (Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones o Administracin de Maquinaria y Equipo Mecnico).
Informe de la
Oficina especialista
JEFE
A
SECRETARIA
Formato de Bs a
dar de baja
Informe final
SECRETARIA
OFICINA DE CONTABILIDAD
JEFE
JEFE
GERENTE
Formato de Bs a
dar de baja
Informe final
Formato de Bs a dar
Informe final de baja
Recepciona y revisa la
documentacin
Formato de Bs a
dar de baja
Informe final
Revisa y procede a
firmar el informe final y
lo eleva a GAF.
Informe de SGC
Resolucin GAF
Teniendo
conocimiento de la
resolucin
que
aprueba los bienes a
dar de baja, se
procede a la donacin
y/o subasta.
Informe de SGC
Resolucin GAF
Recepcin y
registro en el
sistema, para el
archivo de la
misma.
Recepcin y registro
del documento en el
sistema, luego procede
a derivarlo a la Oficina
Correspondiente para
su atencin.
SI
Proyecta
la
resolucin que
propone la baja
del bien, con
indicacin
expresa de la
causal que lo
origina.
Resolucin
proyectada
Resolucin proyectada
- Registro y numeracin
de la resolucin.
- Gestiona firmas de las
reas involucradas.
Resolucin GAF
Es conforme?
Resolucin
proyectada
Devuelve los
documentos
a GAF con
un proveido
FIN
Resolucin GAF
Suscribe
la
resolucin en seal
de conformidad.
Procede a notificar a
las reas involucradas
( SGL, SGC, OAJ y
AGP)
Informe de SGC
Resolucin GAF
FIN
NO
SECRETARIA
INICIO
GERENTE
SECRETARIA
Informe de
Desplazamiento
Informe
desplazamiento
Informe
desplazamiento
Recepcin y registro
de la documentacin
en el sistema,
coloca el sello de
provedo
para
remitirlo a despacho
Revisa y Firma en
seal
de
conformidad y lo
deriva al rea
correspondiente
Recepcin y registro de
entrada del documento en
el sistema, luego procede
a derivar una copia al
personal idneo para su
atencin.
JEFE
Informe desplazamiento
(copia)
- Verifica el bien y
procede a elaborar y
firmar la gua de
Remisin
para
el
traslado del mismo.
- Gestiona las firmas
correspondientes
de
GAF, Jefe de Gestin
patrimonial,
rea
Usuaria y Chofer
Es por reparacin o
prstamo?
REPARACION
PRESTAMO
Realiza informe y
adjunta la Ficha de
mantenimiento, que le
otorga la Oficina
especialista segn sea
el tipo del bien
Realiza informe de
desplazamiento,
indicando
la
necesidad
del
traslado del bien.
Ficha de
mantenimiento
Informe de
Desplazamiento
FIN
Gua de Remisin
Gua
de Remisin
(copia)
Gua(copia)
de Remisin
Gua
de Remisin
(copia)
(origina)
Gua de Remisin
Gua
de Remisin
(copia)
Gua
de Remisin
(copia)
Gua
de Remisin
(copia)
(origina)
Informe de
Desplazamiento
Presenta informe
Recepciona las
guas de remisin y
desplaza el bien
Gua de Remisin
Gua
de Remisin
(copia)
Gua
de Remisin
(copia)
Gua
de Remisin
(copia)
(origina)
AREA USUARIA
SECRETARIA
INICIO
Elabora informe
de internamiento
de bienes
Informe de
internamiento de
bienes
Informe de
internamiento de
bienes
Recibe documento
y
procede
a
registrarlo en el
sistema, as mismo
coloca el sello de
provedo
para
remitirlo
a
despacho
GERENTE
SECRETARIA
Informe de
internamiento de
bienes
Informe de
internamiento de
bienes
Revisa y firma el
provedo en seal
de conformidad
para derivarlo al
rea
correspondiente
Recepcin y registro de
entrada del documento
en el sistema, luego
procede a derivarlo al
personal idneo para
su atencin.
JEFE
TECNICO ADMINISTRATIVO
(SIMI)
Informe de internamiento de
bienes
- Procede al internamiento del bien.
- Realiza conteo, verificacin de
operatividad de bienes y/o equipos
Es conforme ?
SI
NO
Emite informe consignando lo
verificado
fsicamente,
para
adjuntar en el formato de
internamiento
de
bienes
patrimoniales.
Informe
Formato de
01
Internamiento de 02
03
bienes
Patrimoniales
Revisa y firma el
Formato
de
internamiento en seal
conformidad
Formato de
01 02
Internamiento de bienes
03
Patrimoniales
Formato de Internamiento 01
02
de bienes Patrimoniales
03
FIN
Nota: El internamiento de bienes se da por la culminacin de obras o Proyectos que tienen bienes a su favor y cuando las reas usuarias tengan bienes que se encuentren en mal estado u obsolescencia tcnica.
JEFE
SECRETARIA
SECRETARIA
Inicio
Informe de Propuesta de
Inventario
Informe de
Propuesta de
Inventario
Registro de salida
del documento para
elevarlo a GAF, con
copia a la Sub
Gerencia
de
Logistica.
Informe de
Propuesta de
Inventario
Recepcin y registro
del informe en el
sistema
GERENTE
JEFE
Resolucin de conformacin de la
comisin de inventarios
Informe de Propuesta
de Inventario
Revisa y evala el
informe propuesto y la
documentacin
adjunta.
Resolucin de
conformacin de la
comisin de inventarios
Notifica a la Comisin
de inventarios
COMISIN DE INVENTARIO: Es el rgano encargado de realizar la toma de inventario de la Institucin, que debe ser nombrada mediante Resolucin Administrativa. Los integrantes de esta comisin son el Presidente, dos miembros y un veedor.
SECRETARIA
GERENTE
Informe final de
Inventario
Informe final de
Inventario
Registro de entrada
de la documentacin
en el sistema
Revisa
la
documentacin y lo
deriva con un provedo
al
rea
correspondiente
SECRETARIA
Informe final de
Inventario
Registro de entrada
de la documentacin
en el sistema
JEFE
Informe final de Inventario
1
Revisa la documentacin y lo
deriva con un provedo al
personal idneo
Oficio
Informe de AGP
Oficio
Informe de AGP
Es conforme?
Registro de salida del
documento
para
elevarlo a GAF, con
copia a la Sub
Gerencia de Logistica.
Oficio
Informe de AGP
Registro de entrada de
la documentacin en el
sistema
NO
2
Oficio
Informe de AGP
Procede a realizar un
informe para elevarlo a
Alcalda
Remiten al SBN, el
oficio
con
los
documentos
pertinentes.
Informe GAF
FIN
1
ALCALDIA
SI
SECRETARIA
JEFE DE GESTIN
PATRIMONIAL
QUIPO MECNICO
RESPONSABLE DE CONTROL VEHICULAR
Expediente de compra
INICIO
Expediente
de compra (*)
Recepcin
y
registro de la copia
del Expediente de
Compra y lo deriva
al
personal
responsable para
su atencin
ASIGNACION DE
BIENES
PATRIMONIALES
(NUEVOS)
Es conforme?
SI
NO
CODIFICACIN
PATRIMONIAL
FIN
Es conforme?
NO
SI
Se entrega la unidad
vehicular al rea
Usuaria.
Informe
FIN
(*) Expediente de compra proviene de Almacn, el cual contiene: Cuadro de Necesidades, Especificaciones Tcnicas, Contrato de Adquisicin, PECOSA, Factura, Gua de Remisin.
(**) CITV = Certificado de Inspeccin Tcnica Vehicular.
MESA DE
PARTES
INICIO
Solicita bien
(es) mediante
oficio
Oficio de
requerimiento
Oficio de
requerimiento
Oficio de
requerimiento
Recepciona y registra
oficio en el sistema,
y deriva al rea
encargada de su
atencin.
Registra en el sistema
y deriva a despacho
para su revisin
GERENTE
SECRETARIA
Oficio de
requerimiento
Oficio de
requerimiento
JEFE DE GESTIN
PATRIMONIAL
Registra en el sistema
y deriva a personal a
cargo de su atencin
ASESORA
JURDICA
TCNICO DE CONTROL
PATRIMONIAL
Oficio de
requerimiento
Informe tcnico
Informe tcnico
Informe tcnico
Registra documento
en el sistema y deriva
a despacho para su
revisin
Registra salida de
documento en el
sistema y deriva a
G.A.F. para su revisin
y copia a SGL para su
conocimiento
Informe tcnico
Revisa documento
Existe el bien
requerido?
SI
Remite el
informe
tcnico a la
Oficina de
Asesora
Jurdica para
la
elaboracin
del sustento
legal.
NO
Elabora
oficio
donde da cuenta
de la inexistencia
del bien (es)
requerido(s)
y
procede a ser
firmado
por
Alcalda y posterior
notificacin a ES.
Oficio
Emite
informe
tecnico
como
opinin
y
evaluacin tcnica
para complementar
expediente.
Informe tcnico
Verifica
la
disponibilidad
y
caractersticas del
bien(es)
requerido(s)
y
comunica a Jefe
AGP.
PARTICULAR
Entidad
particular o
pblica?
PBLICA
Afectacin
en uso
Cesin
en uso
Informe tcnico
Informe legal
FIN
1
ALCALDE
Expediente de
requerimiento
Informe tcnico
Informe legal
Recepciona y revisa
expediente
de requerimiento
- Programa fecha para
celebracin de sesin
ordinaria de concejo.
- Proporciona copia de
Expediente
de
requerimiento a Alcalde
y Pleno del concejo para
su revisin.
SI
Aprueba la afectacin/
cesin en uso de
bien(es)?
Emite Acuerdo
Municipal en el
cual se precisa
el plazo y
finalidad
del
mismo
SECRETARIA
GERENTE
SECRETARIA
JEFE DE GESTIN
PATRIMONIAL
- Firma Acuerdo
Municipal.
- Deriva copia a G.A.F.
para su tramitacin
correspondiente y a
Gerencia
Municipal
para su conocimiento
Acuerdo
Acuerdo
Municipal
Municipal
Secretaria
General
elabora
oficio
denegando solicitud y
procede a firmar el
Alcalde en respuesta a
solicitud de Entidad
Solicitante
2
Acuerdo
Municipal
(copia)
- Registra copia de
documento.
- Prepara los bienes
para ser despachados.
- Emite Acta de
Entrega para gestionar
firmas
correspondientes
FIN
Acuerdo
Municipal
(copia)
Registra en el
sistema
y
deriva a rea
que
corresponde
atencin del
mismo.
Acuerdo
Municipal
(copia)
Toma
conocimiento y
deriva
el
acuerdo al rea
de Gestin de
Patrimonial.
Acuerdo
Municipal
(copia)
Registra en el
sistema
y
deriva
a
personal
idneo
de
atencin del
mismo
.
Acta de Entrega
Acta de (*)
Entrega
Acta de Entrega
NOTA: (*) Formato provisional elaborado por Gestin Patrimonial hasta regularizar con Acta de Entrega firmada por el Alcalde y la Entid ad solicitante.
Acta de Entrega
Acta de (*)
Entrega
Acta de Entrega
- Constata lo recibido y
firma Acta de Entrega
y posteriormente el
rea de Gestin
Patrimonial remite una
copia de Acta de
entrega firmada a
G.A.F.
para
su
conocimiento.
Acta de Entrega
Acta de (*)
Entrega
Acta de Entrega
FIN
Revisa y firma
Acta de Entrega
ENTIDAD
SOLICITANTE
NO
Oficio
Acuerdo
Acuerdo
Municipal
Municipal
TCNICO DE CONTROL
PATRIMONIAL