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ARQUIVOLOGIA

Centro de documentao

Introduo
No Brasil, o conceito de arquivo pode ser encontrado na Lei 8.159/91. Essa
lei dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias. Assim, de acordo com o artigo 2, temos que:
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Definies de autores de grande importncia na rea de Arquivos

T. R. Schellenberg
Arquivos so documentos de qualquer instituio pblica ou privada que
hajam sido conservados de valor, merecendo preservao permanente
para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou

selecionados para depsito, num arquivo de custdia permanente.


Nota: o termo custdia (guarda dos documentos pelo governo) tem a sua
origem, de acordo com a abordagem de Shellenberg, na Revoluo
Francesa.

rgo responsvel pelo tratamento e disseminao da informao, ou seja,


fornece as informaes seletivas definidas pelo prvio conhecimento do
perfil do seu usurio.
Os rgos de documentao podem ser representados por:
Arquivos;
Bibliotecas;
Museus;
Centros de documentao etc.
Anlise e manuteno documental
A anlise documental desdobra-se em:
Registrar consiste no registro cronolgico de todos os documentos neles
encontrados;
Classificar consiste em selecionar os documentos, de acordo com um
planejamento e programao determinados. A classificao , em suma,
um conjunto de regras lgicas para orientar o arquivista.

Helosa Liberalli Bellotto


A manuteno documental compe-se de:
Arquivo toda coleo de documentos conservados, visando sua
utilizao que podero oferecer futuramente.

Nota: para essa autora, verifica-se a importncia do documento para valor


futuro, ela tem como caracterstica considerar mais importantes os
documentos da terceira idade. Mais adiante, sero explicadas as idades
dos documentos.

Ordenar consiste em reunir a documentao nos grupos que foram


definidos na etapa de classificao. A ordenao um ato executrio e
complemento operacional da classificao, ou seja, o ato de fazer o
arquivo. A classificao a parte terica, a ordenao, a parte prtica;

Hilary Jenkinson

Conservar a guarda dos documentos em locais adequados e nas


melhores condies possveis, levando em conta os fatores fsicos,
qumicos e biolgicos, que podero levar deteriorao dos documentos;

Arquivos so documentos produzidos ou usados no curso de um ato


administrativo ou executivo (pblico ou privado).

Procurar caracterizada pela busca dos documentos, que devero ser


encontrados prontamente, quando solicitados;

Nota: essa definio tem como caracterstica o objetivo funcional do


documento na instituio, seja ela pblica ou privada.

Difundir a difuso documental objetiva a redistribuio da informao


arquivada s pessoas e rgos diretamente interessados.

Concluindo, no h uma definio prefervel em detrimento s demais, pois


cada uma foi produzida dentro de um contexto histrico e cultural prprio. A
definio correta a que sirva a cada instituio, de acordo com sua
realidade e necessidade particular.

Diferenciao entre arquivo e biblioteca

Deve ficar claro que a guarda dos documentos, no que se refere sua
tipologia, pode variar de empresa para empresa. O conceito de tipologia
documental ser visto adiante.
Finalidade e funo do arquivo

Arquivo

Biblioteca

S serve ao pas de origem.

Pode receber doao de outros pases.

Cpias devem ser evitadas.

Podem ser feitas cpias.

Tem objetivo funcional.

Tem objetivo de consulta e pesquisa.

Idade dos arquivos


Todo o material de arquivo tem um objetivo funcional, logo, tem a finalidade
de servir a quem de interesse, e a funo de guardar os documentos, nas
entidades mantenedoras, que so locais onde haver a guarda de
documentos, que pode ter a custdia ou no do governo.

A classificao das idades dos arquivos varia de autor para autor, pois
cada uma tem origem em um pas diferente ou influenciada em maior ou
menor grau por uma cultura especfica.

A seguir, sero abordadas as idades dos documentos, no que se refere a


bibliografias indicadas para concursos pblicos.

Classificao das idades, segundo Helosa Bellotto

Classificao das idades, segundo T. R. Schellenberg

Helosa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo


independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura,
funo e ao.

Primeira idade: arquivo corrente ou ativo


constitudo de documentos de uso frequente, normalmente nas prprias
unidades que os receberam ou produziram, nessa fase, os documentos
so analisados, organizados, classificados e arquivados, at que cumpram
o seu tempo de vida til, especificado na tabela de temporalidade.
Na verdade, os documentos de primeira idade so os que tm funo
administrativa e esto ligados alta gerncia da instituio. Diz-se tambm
que o documento na primeira idade tem gnero de valor primrio.

Segunda idade: arquivo intermedirio ou temporrio

constitudo de documentos que deixam de ser consultados


frequentemente, mas que ainda podero ser solicitados (virtualmente
transferidos dos arquivos correntes), como tambm de documentos que
aguardam o cumprimento do prazo que antecede microfilmagem ou
reproduo em CD-ROM.
Na verdade, os documentos de segunda idade so os que tm funo
administrativa, mas no ligados alta gerncia, mais ligados parte
operacional da empresa. Diz-se tambm que o documento na segunda
idade tem gnero de valor primrio.

conquistas da Revoluo Francesa, e cada nome tem a sua caracterstica


histrica.

Primeira idade: arquivo corrente


Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurdico. A
permanncia dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou
funo, e principalmente de sua vigncia.
Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo central
dentro do respectivo rgo gerador, onde permanecero de 5 a 10 anos.
Segunda idade: arquivo intermedirio
Os documentos nessa fase j ultrapassaram seu prazo de validade
jurdico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Nessa fase, os documentos j so transferidos para um arquivo que
centraliza documentos de vrios rgos da instituio, onde devem
permanecer por aproximadamente 20 anos.
na segunda idade que documentos so submetidos s tabelas de
temporalidade, que determinam seus prazos de vigncia e vida, de acordo
com a finalidade dos documentos.
Terceira idade: arquivo permanente ou histrico

Terceira idade: arquivo permanente, custdia, morto ou inativo

caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo ficar de 25


at 30 anos.

constitudo de documentos que perderam seu valor administrativo e que


so conservados por seu valor legal e/ou histrico. Normalmente, so
guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras
mdias, visando o racionamento de espao. Possui documentos
processados, estudados ou assuntos resolvidos.

Observao: Helosa argumenta que os arquivos propriamente ditos so


os de terceira idade, pois na passagem da segunda para a terceira idade
que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e,
nesse sentido, ou seja, atravs do estudo da TTD, que ser verificado o
que se deve fazer com os documentos.

Deve ficar claro que arquivo permanente, custdia, morto ou inativo tem
denominao relativa terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem
uma razo de ser, de acordo com a Revoluo Francesa.

De acordo com Helosa Bellotto, os arquivos propriamente ditos so de


terceira idade. Isso significa que a sua preocupao maior quanto ao
destino final dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o
documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e funo
administrativa.

Schellenberg (2005), enfatiza o gnero de valor primrio e secundrio dos


documentos.
Gnero de valor primrio: so os documentos com funo
administrativa, logo, pertencem primeira ou segunda idade.
Segundo o autor, estes so os arquivos propriamente ditos. Deve ficar
entendido que o autor tem uma preocupao maior com os
documentos de uso corrente na instituio, ou seja, os documentos
utilizados pela instituio no seu dia a dia, seja ligado alta gerncia
ou sua parte operacional.
Gnero de valor secundrio: um documento passa a ter gnero de
valor secundrio quando ele perde sua funo administrativa, podendo
este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo
com Schellenberg, est diretamente associada importncia do
documento, no que se refere ao seu destino final para a instituio.
Caso este seja importante, a microfilmagem ser necessria, seja para
diminuir o espao ocupado ou para garantir que no haja perda do
documento.
Observao: Schellenberg preocupa-se com a destinao final da massa
documental, e os termos arquivo permanente, custdia e morto so

Classificao das idades, segundo


Marilena Leite Paes
Primeira idade: arquivo ativo
Possui funo administrativa e utilizado com muita frequncia.
Segunda idade: arquivo inativo
Possui funo administrativa, mas utilizado com pouca frequncia.
Terceira idade: arquivo permanente
So arquivos que perderam sua funo administrativa e so guardados
pelo seu carter legal, e so conservados em razo de seu valor histrico
ou documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evoluo. So arquivos propriamente ditos.
De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos tambm devem
obedecer ao Princpio da Provenincia, ou seja, princpio bsico da

Arquivologia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou


pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores.
Segundo o princpio da provenincia, pode-se verificar que os documentos
podem vir de outros rgos, e se acumular em um arquivo central.
De acordo com a definio acima, esse arquivo central nada mais que
um centro de documentao que recebe documentos de outros rgos de
arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua
funo administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central,
podendo esses documentos serem de vrios tipos, classificao e formas.

Tambm chamada de original, aquela que informa a documentao


empresarial de qualquer forma. De acordo com a definio, a
documentao empresarial se refere a toda documentao original de uma
empresa.
Exemplos: cartas; exposio de motivos; avisos; ofcios; contratos;
aplices; termo de responsabilidade etc.
Documentao oficial
Documentao proveniente de rgos pblicos. A correspondncia oficial,
segundo a natureza do assunto, classifica-se em:

Tabelas de temporalidade dos documentos

A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) um instrumento


arquivstico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinao de
documentos. Esse instrumento resultante do processo de avaliao de
documentos.

secreta sigilo, segredo de Estado;


confidencial informaes de carter pessoal, devem ficar restritas;
reservada resguarda restrita ou transitria;
ostensiva ou ordinria a que no se acha includa nas anteriores, e
cuja divulgao no prejudica a administrao.

Na elaborao da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria


das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e
destinao dos documentos de arquivos, em sntese, a TTD um mtodo
de pesquisa utilizado pelo profissional de Arquivo.

Documentao artificial

Em resumo, pode-se dizer que a TTD um mtodo de pesquisa que


orienta o arquivista, no que se refere criao das idades dos
documentos.
Classificao dos documentos quanto entidade mantenedora

Pblicos: so documentos provenientes de rgos federais, estaduais e


municipais.

Privados: so documentos provenientes de instituies particulares.

Classificao dos documentos quanto ao acesso


Franqueados: tem como caracterstica o fato de serem disponibilizados ao
pblico.

Restritos: referentes segurana nacional e ordem poltica, acessados


somente por militares.

Confidenciais: documentos de posse do Ministrio das Relaes


Exteriores, e acessados somente por pessoas credenciadas.

Documentao tcnica e material arquivstico


Documentao tcnica

Criada pela transcrio, no todo ou em parte, da documentao original


para completar outro ciclo de informao, ou melhor, para pr em evidncia
os elementos inerentes aos citados documentos, tais como: fichas;
grficos; desenhos; mapas; filmes; fitas; microcpias; cpias; impresses.
Classificao de documentos quanto ao gnero
De acordo com Marilena Leite Paes (2005), os documentos podem ser
classificados, de acordo com o gnero, como:
escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou
impressos;
cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, contendo
representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas,
plantas, perfis);
iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado
ou no, contendo imagens estticas (fotografias, desenhos, gravuras etc.);
filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas
magnticas (fitas, filmes etc.);
sonoros: documentos com dimenso e rotao variveis;
microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da
microimpresso de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas;
informticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em
computador (disco rgido, disco ptico, fita magntica etc.).

Um documento uma unidade de registro de informaes, independente


do suporte utilizado, sendo o suporte o material no qual as informaes so
registradas. A confiabilidade de um documento tem que ser garantida para
que a justia seja feita e o passado compreendido.

Suporte

A diplomtica a cincia ou a tcnica que estuda a autenticidade (se so


verdadeiros) e a fidedignidade (se merecem f pblica) dos documentos.
Segundo Mac Neil (2000), a confiabilidade de um documento possui duas

dimenses qualitativas: a fidedignidade e a autenticidade. No que se refere


fidedignidade, o documento deve ser capaz de representar os fatos que
atesta. Quanto autenticidade, o documento o que diz ser.

Exemplos:

Documentao o conjunto dos documentos relativos a certos fatos, com


o objetivo de evidenci-los ou comprov-los. Alternativamente, tambm
pode se referir disciplina que trata das atividades de manipulao das
informaes contidas nos documentos, para posteriormente disponibilizlas aos usurios.
Documentao o fundamento do conhecimento, sendo fixada
materialmente atravs da escrita de letras ou nmeros, desenhos, grficos,
objetos, cenas e suscetvel de ser utilizado como informao e controle em
consultas, estudos ou provas.
Documentao natural

o material-base do objeto arquivado, ou seja, so os materiais sobre os


quais as informaes so registradas.

Documentos escritos ou textuais => suporte o papel.


Documentos filmogrficos => suporte a pelcula fotogrfica, entre outros.
Material arquivstico
todo equipamento de consumo usado em arquivos.
Existe grande variedade de material arquivstico, sendo difcil caracterizar
todos os disponveis.
Material de consumo
aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazo. No deve ser includo
no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e
constantemente substitudo.

Material permanente: arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios


etc.
Material de consumo: pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e
material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papis etc.).
Caixas

Consiste em uma folha de papelo resistente, dobrada ao meio, que serve


para guardar e proteger os documentos;
Toda pasta de arquivo possui uma guia;
A notao pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica.

Letras na numerao da caixa, utiliza-se uma letra padro (letra de


forma), escrita com normgrafos, que pode ser uma rgua vazada, atravs
da qual se desenham letras e nmeros.
Ficha
Retngulo de cartolina em que se registra a informao. As dimenses
variam de acordo com as necessidades.

Nmero de caixas a quantidade de caixas utilizada para acondicionar


determinada massa documental calculada pela razo entre a massa
documental (MD) pela largura da caixa (L).
Numerao a quantidade de dgitos est associada quantidade
mxima de caixas que o arquivo pode conter, por exemplo, se a
numerao na caixa for 009, o arquivo pode conter no mximo 999 caixas;
se a numerao na caixa for 102, o arquivo pode conter no mximo 999

caixas.
Furo o furo na caixa est associado ao cuidado que o arquivista deve ter
ao manusear a caixa, ou seja, esta deve ser puxada pelo furo, introduzindo
o dedo na vertical, lembrando de apoiar o fundo da caixa com a outra mo.
Posio a documentao acondicionada no interior da caixa deve ser
inserida de cima para baixo, na vertical.

Guias
Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e
colees existentes em um ou mais arquivos. Separam:
as pastas nas gavetas dos arquivos, reunindo-as em grupos;
as partes ou sees dos arquivos ou fichrios.
Finalidade: facilitar a busca dos documentos.
Funes das guias
Primria indica a primeira posio de uma gaveta ou seo de um
arquivo.
Secundria subdiviso da primria.
Subsidiria subdiviso da secundria.
Especial localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.
Guia fora
Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item
documental, para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado
fantasma ou ficha-fantasma. So destinadas a implantar o controle sobre a
sada dos documentos.
Mtodos de arquivamento antes de 1950

Pastas

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (ARQUIVO


NACIONAL, 1992), Mtodo de Arquivamento uma sequncia de
operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou
coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade.
Mtodo alfabtico
subdividido em: especfico, geogrfico, mnemnico e variadex.

Especfico: representado por palavras dispostas alfabeticamente, um


dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar
as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor
termo ou expresso que defina o assunto a ser arquivado.
Geogrfico: mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrficos.
Esse mtodo muito aconselhvel quando o objetivo ordenar a
documentao de acordo com a diviso geogrfica, que pode envolver a
busca por regio, estado, municpio, bairro, rua e local especfico.
Mnemnico: busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a
memria na busca da informao no material de arquivo.
Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar
a informao. As cores podem variar de pas para pas, mas a regra geral
que as cores devem ser claras e contrastantes.
Mtodo numrico
um mtodo de arquivamento indireto, pois necessrio que seja
realizada uma consulta anterior a um ndice ou arquivo de fichas para
localizar o nmero atribudo ao assunto em questo. mais demorado,
porm, mais sigiloso. Divide-se em numrico simples e duplex.

Numrico simples: mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero


atribudo s unidades de arquivamento. As pastas devem ser numeradas
em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma
considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando, assim,
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse mtodo tenha
sucesso, os ndices devem ser organizados em fichas, e devem ser
organizados dois ndices em fichas:
em um grupo de fichas sero arquivadas alfabeticamente, para que se
saiba que nmero recebeu o correspondente ou assunto desejado;
no outro grupo sero arquivadas numericamente, de acordo com o
nmero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo.
Esse ndice arquivado numericamente considerado tombo (registro) de
pastas ocupadas, que indica qual o ltimo nmero preenchido e,
consequentemente, o nmero seguinte.

Duplex: mtodo de ordenao que tem por eixo a distribuio dos


documentos em grandes classes por assunto, numeradas
consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas,
mediante o uso de nmeros justapostos com traos de unio.
Mtodo alfanumrico
Mtodo de ordenao que usa a combinao de letras e nmeros.
Combina a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do numrico.
Divide--se em decimal, automtico e automtico moderno.

Mtodo decimal: mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio
de distribuio dos documentos em 10 grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante.
Mtodo automtico e automtico moderno: mtodo bastante usado para
arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se associam
todas as letras do alfabeto a nmeros.
Mtodos de arquivamento aps 1950 (mtodos flexveis)
A partir de 1950, os mtodos de arquivamento passaram a ser
determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela
estrutura da entidade. Dividem-se em bsicos e padronizados.
Mtodo alfabtico
o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabtica. Quando o
mtodo alfabtico envolve nome de pessoas, pode ser chamado mtodo
nominal.
Regras de alfabetao

Nome + sobrenome
Luiz Carlos Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos
Artigos e preposies, tais como: a, o, de, d, da, do, e, um, uma (no
so considerados)
Andr Luiz de Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Andr Luiz de
Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (no se separa)
Stefan De La Rua
Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan
Observao: alguns autores falam que as partculas dos nomes
estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum considerlas como parte integrante do nome, quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Esteban De Penedo
Arquiva-se: De Penedo, Esteban
Giulio di Capri
Arquiva-se: Capri, Giulio di
Ttulos honorferos, cientficos e profissionais liberais: a titulao no
faz parte da regra de alfabetao
Presidente Fernando Henrique Cardoso
Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)
Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de
substantivo + adjetivo
Andr Castelo Branco
Arquiva-se: CASTELO BRANCO, Andr
Heitor Villa-Lobos
Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor
Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, jnior segue a ideia
acima
Paulo Carlos Filho
Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo
Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e So no se separam
Luciano Santo Cristo
Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome que
corresponde ao sobrenome da famlia do pai
Francisco de Pina de Mello
Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de
Nomes orientais, japoneses, chineses e rabes arquivam-se como se
apresentam
Li Yutang
Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)
Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfabtica
dos mesmos
J. Vasconcelos
John Vasconcelos
Jeil Vasconcelos
Arquiva-se:
VASCONCELOS, J.
VASCONCELOS, Jeil
VASCONCELOS, John
Empresas: nome de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam
EMBRATEL
Arquiva-se: EMBRATEL
Empresas com artigos
O Globo

Arquiva-se: Globo (O)


Observao: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente como
se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.
Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias devero
ser arquivados de modo que a numerao no faa parte da regra de
alfabetao, e a procura seja feita em ordem alfabtica
Segunda Conferncia de Fsica
Terceiro Congresso de Geofsica
Arquiva-se:
Conferncia de Fsica (Segunda)
Congresso de Geofsica (Terceiro)

Variadex: esse mtodo foi padronizado pela Remington Rand,


considerado uma variao do sistema alfabtico. Para um grupo de letras
definida uma cor associada. O mtodo no fixo, ou seja, as cores podem
variar de pas para pas.
Mtodo soundex: mtodo baseado no som das palavras, em funo da
pronncia e da letra inicial, mtodo criado pela lngua inglesa. Busca de
sons prximos e semelhantes.
Mtodo rneo: conhecido tambm como mtodo hbrido, um mtodo
que est em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combinao do
mtodo alfanumrico com o numrico ordinrio.
Mtodo automtico: aps 1950, as empresas estavam em um novo
momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter novas
metodologias, ou seja, ser flexveis para atender a massa documental que
cresceu exponencialmente.

Mtodo geogrfico
Outro mtodo de arquivamento
um sistema direto, em que a busca feita diretamente no documento.
o preferido quando o principal elemento do documento a procedncia
ou o local.
Mtodo numrico
O principal elemento o nmero. Dividido em simples, cronolgico e dgitoterminal.

Mtodo numrico simples: corresponde atribuio de um nmero a


cada correspondente ou cliente, obedecendo ordem de entrada ou
registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Nesse
mtodo, quando se anula um registro, este aproveitado para outro
arquivamento.
Mtodo numrico cronolgico: nesse caso, alm da ordem numrica,
deve observar-se a data da produo do documento. Nesse mtodo,
quando se anula um registro, s se aproveita o nmero se for na mesma
data.
Mtodo numrico dgito-terminal: esse mtodo surge em decorrncia da
necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume, cujo
elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so
numerados sequencialmente, dispostos em trs grupos de dois dgitos
cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo: 524375:
grupo primrio: 75;
grupo secundrio: 43;
grupo tercirio: 52.
Mtodo ideogrfico ou temtico
Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes,
explicitamente ou no, nos documentos.

Enciclopdico: faz prevalecer a classificao pelos assuntos bsicos ou


temas que admitem diversas decomposies. muito indicado quando a
departamentalizao por processo e existem campos tcnicos bem
definidos.
Mtodo dicionrio: despreza a classificao por assuntos correlatos em
subcampos, procedendo-se apenas rigorosa ordenao alfabtica.
aconselhvel para pequenos arquivos.
Mtodo duplex: utilizado com o estabelecimento de um cdigo numrico
para os diversos ttulos e subttulos de assuntos principais e correlatos.
Mtodo de classificao decimal: o conhecimento dividido em 10
classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses.
Unitermo ou indexao coordenada: o mtodo consiste em atribuir a
cada documento ou grupo de documentos um nmero em ordem
crescente, de acordo com a sua entrada. Esse nmero, denominado
nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser
assinalado no documento em local visvel e previamente determinado.
Sistemas padronizados

Mtodo de vigncia contnua: tambm conhecido como follow-up. Tem


grande valor para o controle de informao solicitada, encomendas de
materiais. A sua indicao recomendada quando se precisa, entre outras
coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes, que prendem
documentos importantes em seu poder.
Guarda de documentos
Instalaes
O arquivo deve ser localizado prximo dos escritrios administrativos e
tcnicos, possibilitando que a busca seja rpida. Por motivo de segurana,
deve ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os
documentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com
arquivos verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para
a conservao dos documentos, deve haver luz e higienizao adequada e
controle dos fatores fsicos, qumicos e biolgicos que possam afetar a
massa documental.
Iluminao: o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferncia,
banhado pela luz solar, a qual alm de iluminar adequadamente, traz
outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto, o
excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arquivo. Se
possvel, utilizar mtodo de iluminao indireta para iluminar o ambiente.
Arejamento: deve-se procurar ventilao natural, constante, ou utilizar
processos auxiliares de ventilao artificial, se necessrio.
Higienizao: necessitam de uma higienizao perfeita, vigilncia e
desinfeco continuadas.
Disposio (layout): ao planejar o arquivo, o tcnico deve considerar uma
flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, arquivos
horizontais, gavetas de mesas adaptadas arquivamentos, estantes para
arquivo inativo.
Preservao/conservao/restaurao de documentos
Fatores qumicos
Valor do pH: grau de concentrao de ons de hidrognio num suporte.
expresso numa escala logartmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez.
Fatores fsicos
Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa
do ar, variao de temperatura.
Fatores biolgicos
Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilao para evitar o acmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilao e
ar condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactrias e insetos
que degradem o material de arquivo.

Principais operaes de conservao de documentos

Terminologia especfica

Restaurao

A seguir, algumas terminologias utilizadas em Arquivologia.

Exige do profissional da rea conhecimento dos papis e tintas


empregados. O mtodo objetiva aumentar a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do ambiente (mofo,
pragas, manuseio etc.). Conjunto de procedimentos especficos para
recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

Acervo: o conjunto de documentos de um arquivo.


Acesso: a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, caso
este seja liberado por autoridade competente e esse documento seja
sigiloso, temos a desclassificao desse material de arquivo.
Administrao de arquivo: a direo, superviso e coordenao das
atividades administrativas e tcnicas de uma instituio.
Administrao de documento: metodologia de programas para controlar:
criao, uso, normalizao, manuteno, guarda, proteo e destino de
documentos.
Amostragem: tcnica de seleo de documentos representativos de um
conjunto.
Anexao: juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para
referncia, o nmero do processo mais antigo.
Anexo: documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de
contedo, em carter definitivo.
Apensao: juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de
elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua
identidade e independncia.
Apenso: documento juntado a processo sem contudo passar a integr-lo.
Arquivista: profissional de arquivo de nvel superior.
Arquivstica: princpios e tcnicas.
Arquivo administrativo: arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio;
expresso usada em oposio a arquivo tcnico.
Arquivo tcnico: arquivo com predominncia de documentos decorrentes
do exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em
oposio a arquivo administrativo.
Arranjo: processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste
na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro
dos fundos.
Atividade-fim: expresso que designa as atividades desenvolvidas em
decorrncia da finalidade de uma instituio.
Atividade-meio: expresso que designa as atividades que do suporte
consecuo das atividades-fim de uma instituio.
Avaliao: processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que
estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so
atribudos.
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os
documentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda
permanente.
Classificao: organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de
acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo. o ato ou
efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a
categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o
cdigo para a sua recuperao; ato pelo qual se atribui a documentos, ou
s informaes neles contidas, graus de restrio de acesso. Tambm
chamada classificao de segurana.
Descarte ou eliminao: excluso de documentos do acervo de um
arquivo, aps avaliao, com a finalidade de encaminh-los a uma
instituio ou pessoa.
Descrio: conjunto de procedimentos que, levando em conta os
elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento,
representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
Dossi: unidade de arquivamento pertinente a um determinado assunto ou
pessoa.
Espcie de documento: o seu aspecto formal: filme, planta, ata etc.
Fundo ou ncleo: a principal unidade de arranjo estrutural fundamentado
no princpio da provenincia, que o princpio segundo o qual devem ser
mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de um arquivo.
Fundo aberto: conjunto ao qual podem ser acrescentados novos
documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade.
Tambm referido como ncleo aberto.
Fundo fechado: fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no
se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de documentos
de data posterior sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado.

Banho de gelatina
Esse mtodo consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola,
objetivando aumentar a resistncia do documento, no prejudicando a
visibilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos.
Alisamento
Esse mtodo consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um perodo de uma hora, em uma cmara de umidificao;
posteriormente, ser passado a ferro folha por folha, em mquinas
eltricas.
Desinfestao
o combate aos insetos atravs da fumigao, que consiste em utilizar
uma substncia qumica de modo que venha a garantir a integridade do
papel e da tinta sobre sua ao.
Encapsulao
Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de
polister transparente, cujas bordas so seladas.
Desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7,
com vistas sua preservao.
Laminao
Processo de restaurao que consiste no reforo de documentos
deteriorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa
gramatura, fixadas por adesivo natural, semissinttico ou sinttico, por
meio de diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas.
Silking
Esse mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco
prejudicados (PAES, 2005).
Setor protocolo, termos especficos e arquivos especiais
Setor protocolo
Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classificao,
distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.
A funo do setor de protocolo autenticar a entrega de um documento ou
evidncia de uma deliberao ou fato que precise ser anotado ou
registrado. Uma vez definida a protocolizao do documento devero ser
anotados abaixo do carimbo o nmero e a data da primeira distribuio e
cdigo do assunto a que se refere, elaborando, assim, um resumo do
assunto a ser lanado na ficha de protocolo.

Gneros de documentos: designao dos documentos segundo aspectos


de sua representao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais,
iconogrficos.
ndice: lista sistemtica para facilitar a localizao.
Juntada: ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro.
Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo.
Protocolo: denominao geralmente atribuda a setores encarregados do
recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em
curso.
Tabela de equivalncia: instrumento de pesquisa auxiliar que d
equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido
adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um
arquivo.
Valor probatrio ou valor legal: valor intrnseco que permite a um
documento de arquivo servir de prova legal.
Arquivos especiais e especializados
Arquivos especializados so aqueles que tm sob sua custdia os
documentos resultantes da experincia humana em um campo especfico.
Pode reunir vrios gneros em relao a um nico assunto. Por exemplo,
arquivo mdico, arquivo de engenharia etc.
O arquivo especial composto de documentos arquivsticos, de gneros
diferentes do textual (materiais), como o arquivo audiovisual, iconogrfico,
cartogrfico. Dependem do auxlio de uma tecnologia para que o contedo
seja acessado. Tambm podem ser definidos como arquivos que tm sob
sua guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo, por essa
razo, tratamento especial.
Sendo assim, os arquivos especiais e especializados esto inseridos no
campo da Arquivologia e dispem de tcnicas corretas para sua
organizao. Para o arquivista o que importa a informao, independente
do suporte (papel, CD, DVD etc.).
Arquivos especiais
Arquivo fotogrfico
Um documento fotogrfico uma fotografia em positivo ou negativo. O
mtodo de arquivamento para esse tipo de arquivo desenvolvido em
cinco fases: recepo e identificao, preparo, registro, arquivamento e
pesquisa.

Recepo e identificao: as unidades responsveis pela emisso das


fotografias devem encaminh-las juntamente com os negativos ao arquivo
com as informaes necessrias ao seu registro (data, local, evento,
identificao das pessoas). necessrio um canal aberto entre as
unidades para facilitar a soluo de qualquer dvida.
Preparo: o mtodo numrico o mais adequado no arquivo fotogrfico
devido simplicidade e recuperao. A fotografia recebe um nmero de
registro no seu verso, esse nmero do verso da fotografia ser atribudo
tambm a seu negativo, envelope ou pasta.
Registro: depois de numerados, retiram-se das fotografias todos os
elementos que iro servir de identificao na sua recuperao: nomes,
assuntos, eventos, datas, lugares etc.
Arquivamento: devido aos diferentes suportes, podemos dividir a guarda
do material em trs arquivos: fotografia, negativo, lbum.
Pesquisa: meio de recuperar a informao visual organizada pelo
arquivamento.
Conservao: para evitar ao da umidade, as fotografias devem ser
guardadas soltas em pastas suspensas, que contenham o mesmo nmero
de registro dado a elas, em ordem crescente.
Identificao de pessoas: folha de papel cristal, sobre o qual se desenha
o contorno das cabeas, numerando-se e relacionando abaixo os nomes
correspondentes.
Negativo: os negativos devem ser arquivados individualmente em
envelopes prprios para esse fim. O nmero correspondente ao negativo
deve ser transcrito em uma tira de reserva.
lbum: arquivo em separado, pois no possui padro.

Arquivos de fita magntica/filme/disco


Fita magntica uma fita recoberta por uma camada magntica, capaz de
armazenar informaes sob a forma de sinais eletromagnticos. O
processo de arquivamento semelhante aos aplicados no arquivo de fotos.
Tambm se utiliza o mtodo numrico.
Banco de dados ou fichas: ndice remissivo contendo informaes que
iro auxiliar a pesquisa.
Fita: tempo de durao e data de gravao, comprimento da bitola do
filme, se sonoro ou mudo, em cores ou preto e branco, rotao.
Arquivos de recortes de jornais
Em geral, so arquivos por assunto, podendo utilizar qualquer um dos
mtodos usuais (dicionrio, enciclopdico, decimal etc.).
Automao
O suporte o prprio computador, so os bancos de dados em que so
armazenados registros sobre determinado assunto.
Microfilmagem
A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento,
em formato altamente reduzido. Incio em 1835 com a reproduo de
diminutas imagens fotogrficas, gera economia de espao, racionalizao
da informao, integridade da informao e versatilidade na duplicao.
O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio
de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso
eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo
custo.
Arquivos digitais
As organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais
produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital.
Governos, organizaes e cidados podem utilizar o documento digital
como fonte de prova e informao, alm de garantia de direitos.
Os documentos digitais so suscetveis degradao fsica e
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais
podem colocar em risco o patrimnio arquivstico digital.
De acordo com o artigo 1., 2., Resoluo 20, de 16 de julho de 2004,
Art. 1. [...]
2. Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico
codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por
sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos
digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na
internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em
movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato
digital.
No caso de documentos informticos ou eletrnicos, existe a possibilidade
de armazenamento de grande quantidade de informao em um espao
altamente reduzido, ou seja, mais informao armazenada utilizando
menor quantidade de suporte.
Metadados
Metadados (DD ou Dicionrio de Dados), ou Metainformao, so dados
sobre outros dados. Um item de um metadado pode dizer do que se trata
aquele dado, geralmente uma informao inteligvel por um computador.
Os metadados relacionados aos documentos arquivsticos digitais, que
costumam estar registrados nos sistemas de gesto de documentos,

devem acompanhar o documento digital no momento da transferncia ou


recolhimento.
Exemplos: nome do autor, nome do destinatrio, assunto, data de
produo, data da transmisso, data do recebimento etc.
Arquivstica e gesto documental
Na sociedade do conhecimento, a informao um recurso indispensvel,
sendo que as organizaes, de todos os segmentos e portes, necessitam
dela para sobreviver. As informaes interferem no andamento do negcio,
no processo gerencial, na tomada de deciso, no desenvolvimento e
agregao de valor a um produto ou servio. A grande problemtica ter a
informao certa no momento certo, aquela a ser considerada em
determinada deciso.
As informaes que chegam aos tomadores de deciso, que circulam no
interior da organizao e que dela so divulgadas ao ambiente externo,
muito dependem do trabalho dos profissionais de secretariado. O
secretrio quem normalmente recebe as informaes externas e faz o
filtro, descartando as suprfluas e disseminando as pertinentes. Quando
necessrio, tambm o secretrio que vai em busca de informaes
externas para depois fornec-las aos setores. Alm disso, papel do
secretrio disponibilizar informaes ao ambiente externo, aos clientes,
fornecedores, governo e associaes.
Essa uma das justificativas da importncia deste captulo, que trata da
gesto da informao e dos documentos, visto que boa parcela dessas
transaes de informaes entre ambiente interno e externo ocorre por
meio de documentos, independentemente do seu suporte (fsico, eletrnico
ou digital). Assim, a vida das organizaes permeada por documentos,
produzidos e recebidos, que disseminam informaes. A gesto
documental responsvel pelo controle sistemtico da produo, uso,
recepo, manuteno e destinao final dos documentos, que se bem
desenvolvida traz excelentes benefcios. Tanto a gesto da informao
quanto dos documentos faz parte do trabalho secretarial.
Certos documentos (produzidos ou recebidos) devem ser conservados por
determinado tempo ou permanentemente, e outros podem ser descartados.
Faz parte da gesto documental a avaliao criteriosa de cada documento
e a elaborao da tabela de temporalidade, que define quais documentos e
por quanto tempo devem permanecer arquivados, com o propsito de
manter sob a guarda apenas aqueles com valor administrativo, jurdico ou
histrico, que iro contribuir no processo decisrio, na comprovao legal e
construo da memria da organizao.
Os arquivos, sejam fsicos ou eletrnicos, devem cumprir sua funo de
tornar acessvel e com rapidez a informao sempre que necessria;
funo essa comprometida em muitas organizaes pela falta de cuidado
com os documentos e falta de pessoas preparadas para desenvolver a
gesto documental. Como resultado desse descuido com a documentao,
tem-se salas, pores, labirintos abarrotados de pastas, materiais de
expediente, objetos em desuso e tambm os documentos. Esses locais
so comumente chamados de depsito. L tudo se encontra, menos a
informao que se procura. Nesses casos, os arquivos no cumprem seu
papel.
O arquivamento no pode ser feito de qualquer forma. Deve respeitar
normas, metodologias e leis, bem como atender as necessidades
organizacionais e cumprir o seu papel de disponibilizar as informaes. O
que arquivar? Porque arquivar? Como arquivar? Por quanto tempo
arquivar? So algumas indagaes simples, mas que representam a
complexidade do processo e evidenciam a importncia de a organizao
ter em seu quadro funcional pessoas capacitadas nessa rea. Com essa
perspectiva, o presente captulo busca preparar os alunos para a
manuteno adequada dos arquivos e uso da informao, a partir da
utilizao de tcnicas de gesto documental.
Arquivo: definies e finalidades

Antes de tudo necessrio ter claro o que arquivo, isto , o seu conceito.
Paes (1997, p. 121) define-o como o [...] conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma,
no decorrer de suas atividades, e arquivados ou conservados para efeitos
futuros.
De forma semelhante, o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica
(2005, p. 27) conceitua arquivo como [...] conjunto de documentos
produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada,
pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente
da natureza e do suporte. O termo ainda pode referir-se ao servio de
conservao e acesso documental, ao espao ou instalaes onde
funcionam arquivos e tambm aos mveis de guarda de documentos.
Arquivo, portanto, o espao de guarda e manuteno de documentos que
so preservados para efeitos futuros e para resguardar a memria de
quem os produziu. J o arquivamento diz respeito [...] sequncia de
operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de
documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 26).
Assim, a finalidade principal dos arquivos [...] servir administrao,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
histria. E a funo bsica [...] tornar disponvel as informaes
contidas no acervo documental, sob sua guarda (PAES, 1997, p. 20).
J que arquivo est intimamente relacionado com documento, pertinente
tambm esclarecer esse termo. O Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica (2005, p. 73) define documento como [...] unidade de registro
de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. Portanto, todos
os registros audiovisuais (filmes), bibliogrficos (livros, peridicos),
cartogrficos (mapas), digitais, fotogrficos, sonoros e textuais so
considerados documentos.
Diante da amplitude do termo documento, Medeiros e Hernandes (2003, p.
133) colaboram ao classificar a documentao a partir da natureza
comercial, oficial e cientfica.
Comercial: quando a documentao destina-se a fins comerciais e
originada e organizada por empresa privada.
Oficial: quando a documentao tem a finalidade de auxiliar a
administrao pblica.
Cientfica: quando a finalidade da documentao fornecer informaes
cientficas ou didticas.
Com base na natureza da documentao, Paes (1997) classifica os
arquivos em pblico, institucional, comercial e pessoal.
Pblico: congrega documentos produzidos por rgos pblicos federais,
estaduais ou municipais.
Institucional: rene documentos de instituies educacionais, igrejas,
sociedades, associaes, entidades, corporaes no lucrativas.
Comercial: cujos documentos so produzidos por empresas, corporaes,
companhias.
Pessoal: para designar arquivos de documentos familiares e de domnio
pessoal.
Ainda, em razo da amplitude do termo documento, de acordo com a
natureza do mesmo, existem outros dois tipos de arquivos, o especial e o
especializado. O especial guarda documentos de diversas formas fsicas
(fotos, slides, disquetes, CD-ROM), que exigem tratamento especial desde
o registro, armazenamento at a preservao. J o especializado
independe do formato fsico dos documentos, mas possui informaes
pessoais, como os hospitalares, mdicos, odontolgicos, de imprensa e
engenharia (PAES, 1997).
Assim sendo, a finalidade da documentao fornecer informaes que
possam contribuir na tomada de deciso seja do administrador e da
autoridade pblica, seja do pesquisador e indivduo. Nas palavras de
Medeiros e Hernandes (2003, p. 136): A documentao basicamente
dinmica. Nos dias de hoje, perdeu seu carter esttico de simples arquivo

e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, pesquisa, ao


planejamento e tomada de decises.
Sabino e Rocha (2004, p. 85) acrescentam que os documentos tambm
tm a finalidade de comprovao legal e fiscal. Os documentos constituem
provas, e devem ser tratados como um patrimnio da empresa, pois ele
poder, oportunamente, definir questes vitais da organizao, ou ainda
salv-la de prejuzos, devido no comprovao de documentos legais ou
fiscais.
Para que os documentos cumpram a sua finalidade, no entanto, Medeiros
e Hernandes (2003) sugerem o desenvolvimento de trs fases com a
documentao: recolhimento, leitura e classificao.
O recolhimento diz respeito busca de documentos teis para aquilo que
se deseja. Para tanto, necessrio conhecer as fontes, onde buscar tais
documentos e informaes confiveis, bem como conhecer o assunto a
ponto de poder julgar se tal documento pertinente ou no. A leitura a
segunda fase e fundamental para perceber se o documento atende s
necessidades e pode ser utilizado. Se o documento pertinente, a prxima
fase classific-lo de acordo com a metodologia j adotada pela
organizao para posteriormente ser arquivado. Por exemplo, se o mtodo
de arquivamento utilizado o numrico, nesse momento ser concedido o
nmero a tal documento.
At aqui, apresentamos definies e esclarecemos as finalidades dos
arquivos e dos documentos, bem como evidenciamos as relaes entre
ambos. Com isso entendido, podemos dar mais um passo para
compreender os trs estgios pelos quais os documentos passam e que
determinam a existncia de trs tipos de arquivo.
Estgios da evoluo dos documentos
Os documentos passam por um ciclo, apresentam trs estgios de
evoluo, conforme a frequncia com que so consultados e idade. Os
estgios so conhecidos como a teoria das trs idades, sendo o primeiro
conhecido como arquivo corrente, o segundo como intermedirio e o
terceiro como permanente. Vamos examinar cada um deles.

Arquivo corrente
O arquivo corrente composto pelos documentos de primeira idade, que
esto em curso, por isso so consultados frequentemente. O Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, p. 29) apresenta a seguinte
definio: Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu
valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o
produziu, a quem compete a sua administrao.
Nesse arquivo so guardados os documentos mais recentes, ou seja, as
informaes mais atualizadas, devendo, no entanto, ser feita a sua
manuteno constantemente para que de fato detenha as informaes
atualizadas e possa ser uma fonte de pesquisa confivel no
desenvolvimento das atividades e principalmente para a tomada de
deciso. Fazer a manuteno aqui representa, ao receber um documento
acerca de um assunto j em discusso, retomar os documentos j
arquivados sobre esse assunto, analis-los e acrescentar a informao
nova. No significa, porm, arquivar cpia de um documento j existente,
mas arquivar um documento que traz uma informao nova que precisa ser
considerada na anlise do caso ou que serve de prova legal.
Normalmente esse tipo de arquivo descentralizado, isto , cada setor ou
departamento da organizao possui o seu arquivo corrente com os
documentos recebidos e produzidos que tenham algum valor, e por isso
merecem ser conservados. Com isso, o departamento pessoal ir manter
sob sua guarda os documentos relativos ao seu setor. J o departamento
de contabilidade ir manter o seu arquivo corrente com os documentos
recebidos e produzidos pela contabilidade, e assim cada setor da
organizao.

A descentralizao importante justamente para poder manter no prprio


local de trabalho os documentos de uso frequente, agilizando a sua
recuperao.
Os documentos ficam no arquivo corrente enquanto vigentes, durante o
ano em curso, ou o ano em curso e mais um. Isso significa que o
departamento de contabilidade, em 2010, possui em seu arquivo corrente
os documentos produzidos e recebidos em 2010 apenas, ou de 2010 e
2009. Passado esse perodo, os documentos que precisam ser mantidos
por certo tempo, definido na tabela de temporalidade, so dirigidos ao
arquivo intermedirio e os demais so descartados, pois no servem mais
de base para atos administrativos e jurdicos, e nem possuem valor
histrico.
Arquivo intermedirio
Os documentos de segunda idade so preservados no arquivo
intermedirio ou temporrio. Trata-se do [...] conjunto de documentos
originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda
destinao (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 32). Esses documentos no
esto mais em curso, mas devem ser mantidos, na empresa ou rgo que
os produziu por determinado tempo estipulado por lei, ou pela prpria
organizao, e passado esse tempo so descartados. Por isso a
permanncia dos documentos no arquivo intermedirio transitria, o que
justifica o nome intermedirio.
Tais documentos, embora no estejam em curso, so mantidos, pois
podero ser teis para tratar de assuntos e fatos semelhantes ou idnticos.
Portanto, tambm so consultados, porm com menor frequncia. Alm
disso, so mantidos para efeitos de comprovao fiscal, jurdica. Por essa
razo, o tempo de guarda de vrios documentos definido por leis, sendo
que, esgotado esse tempo, no podem ser solicitados por rgos de
fiscalizao. Como exemplos, citamos o aviso prvio, que deve ser
preservado pela empresa por 2 anos, a folha de pagamento dos
funcionrios por 10 anos e os documentos relativos ao FGTS por 30 anos.
Normalmente a organizao possui um nico arquivo intermedirio, que
recebe os documentos dos diferentes arquivos correntes e os rene num
nico ambiente. Em algumas organizaes, chamado de Centro de
documentao, Arquivo central, justamente porque centraliza os
documentos de segunda idade de toda a instituio.
Como a permanncia dos documentos nesse arquivo transitria, deve
haver um controle e metodologia eficiente de arquivamento. Os
documentos, na maioria das vezes, so armazenados em caixas box, que
devem conter a identificao completa do seu contedo e a data correta
que pode ser eliminada, de acordo com a tabela de temporalidade em
vigor. As caixas so arquivadas numa ordem sequencial para facilitar o
descarte. Todos os documentos constantes na caixa, no entanto, devero
ter o mesmo tempo de guarda para o descarte ser facilitado.
Durante o perodo que permanecem nesse arquivo, os documentos
tambm esto disposio da organizao para consultas. Assim, na
entrada de cada documento feito o seu cadastro ou catalogao,
especialmente se a massa documental grande, com o auxlio de um
software que tem por objetivo a localizao rpida das informaes. O
documento cadastrado no sistema que grava em qual caixa, prateleira,
corredor, tal documento pode ser recuperado. Com isso, quando o
documento solicitado para consulta, o seu resgate rpido. Quando
precisam ser emprestados para outros setores, mais um controle eficiente
essencial, visto que se outra pessoa o solicitar enquanto o documento
estiver emprestado, o sistema (controle) precisa informar que se encontra
com Fulano de Tal, do Setor X.
Quanto maior o porte da organizao, maior o fluxo de documentos e maior
a massa documental no arquivo intermedirio. Por outro lado, nas
empresas menores, em que a quantidade de documentos pequena, no
h necessidade da constituio de arquivo intermedirio, podendo-se
manter os documentos no arquivo corrente at vencerem o prazo de
guarda, posteriormente transportar os documentos com valor histrico ou
guarda definitiva para o arquivo permanente e descartar os demais. H

casos, ainda, em que o arquivo intermedirio funciona no mesmo ambiente


que o permanente, cada qual com sua metodologia e controle.

Arquivo permanente
Os documentos de terceira idade, que se conservam em razo de seu
valor, seja documental ou histrico, so mantidos no arquivo chamado
permanente. Tais documentos possibilitam conhecer o passado e a
evoluo de quem o produziu, da organizao e da sociedade, por isso em
certos locais chamado de arquivo histrico. O Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica (2005, p. 34) define como o [...] conjunto de
documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
So exemplos de documentos de guarda permanente: escrituras,
contratos, estatutos, livros de atas, cartas-patentes, frmulas qumicas,
procuraes, registro de empregados, livros e registros contbeis etc.
Infelizmente, so poucas as organizaes que dispensam o cuidado
necessrio ao arquivo permanente. comum encontrar os documentos
histricos em processo de deteriorao, guardados juntamente com outros
documentos que poderiam ter sido descartados h bastante tempo, com
objetos em desuso e equipamentos danificados.
Alm disso, so guardados sem qualquer metodologia ou critrio de
arquivamento, de forma que se algum desejar encontrar um documento
especfico muito dificilmente o encontrar. O visual que isso causa muito
negativo e, por essa razo, a maioria intitula o arquivo permanente de
arquivo morto, descaracterizando totalmente a sua finalidade e importncia
de existir.
O descaso com o arquivo permanente visvel inclusive com o espao que
a organizao destina para esse fim. Algo que pode ser caracterizado
como fundo, depsito, poro, ou seja, o espao que no serve para nada
o lugar do arquivo permanente.
Normalmente, o espao tem pouca ventilao e iluminao, muita
umidade, o que ajuda a deteriorar a documentao. Esse tipo de estrutura,
somado ao amontoado de objetos e documentos e ao cheiro caracterstico
do papel, acaba se tornando um habitat interessante para pragas e
pequenos animais, o que s eleva o preconceito das pessoas acerca do
valioso trabalho que possvel realizar em torno dos documentos e dos
arquivos. O preconceito tamanho que os funcionrios somente vo at
esse arquivo buscar um documento quando no tm outra sada.
Apesar disso, se percebe uma mudana de cultura no sentido de atribuir ao
arquivo permanente o seu real significado e relevncia. Organizaes
pblicas e privadas investem em estrutura especfica e ideal para a
preservao de documentos de guarda permanente. Alm disso, contam
com pessoas capacitadas para trabalhar o documento, desenvolver
tcnicas de conservao e a armazenagem, visando elevar a preservao
do original.

por mquinas e processadas por computador para recuperao


sob solicitao. (AVEDON, 2002, p. 11)
O gerenciamento eletrnico de documentos, que nada mais do que a
transformao do documento fsico em eletrnico ou digital, oferece vrias
vantagens facilmente percebidas, entre elas a quantidade de usurios que
tm acesso informao, auxlio tomada de deciso; quantidade de
estaes de trabalho automatizadas; tempo de acesso documentao;
melhor atendimento aos clientes, respostas e dados consultados em menor
tempo, reduo considervel do espao fsico com os documentos e
arquivos (AVEDON, 2002).
As vantagens apresentadas por essas tecnologias so significativas e se
traduzem numa alternativa para reverter a situao deplorvel
principalmente dos documentos permanentes e em menor proporo dos
intermedirios e correntes, desde que a organizao faa investimento
nessa rea. A adoo do gerenciamento eletrnico de documentos, no
entanto, no substitui os procedimentos de gesto documental, inclusive o
GED somente ser vantajoso se desenvolvido juntamente com a gesto
dos documentos.
Gesto documental
Para que os arquivos corrente, intermedirio e permanente cumpram a sua
finalidade de armazenar e preservar os documentos, e a informao seja
disponibilizada rapidamente quando necessria, preciso adotar
procedimentos de gesto documental, uma metodologia de tratamento da
documentao desde a sua produo at a sua destinao final.
A Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e outras providncias, estabelece em seu
artigo 3.:
Art. 3. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Como pode se perceber na definio, a gesto documental comporta uma
srie de procedimentos em torno da documentao. Inicia no ato da
produo do documento e o acompanha em todo o seu ciclo, at que seja
descartado ou preservado definitivamente, por isso est presente nos trs
arquivos: corrente, intermedirio e permanente. Contudo, que
procedimentos so esses de gesto documental? o que vamos
esclarecer na sequncia.
A gesto documental essencialmente realizada em organizaes j em
funcionamento, que j produziram determinado conjunto de documentos.
Algumas at possuem um sistema de arquivamento que, na maioria das
vezes, no atende as demandas e, por isso, sente-se a necessidade de
aprimor-lo.

Ao mesmo tempo, percebe-se uma evoluo em termos tecnolgicos de


armazenagem desses documentos em formato digital, cujo tempo de
preservao maior, a busca facilitada e rpida, e o espao fsico
utilizado para guarda menor. Guimares (2005) enfatiza que o mtodo
tradicional de processamento da informao vem sendo substitudo pelo
eletrnico, consequentemente a guarda tradicional dos documentos em
arquivos fsicos paulatinamente est se tornando automatizada, sendo que
dados so gerenciados por todos os usurios simultaneamente.

Sendo assim, antes de iniciar a gesto documental, necessrio conhecer


quem ela ir servir, o que, para Paes (1997), deflagra dois processos:
levantamento de dados e anlise dos dados. Buscam-se os documentos
oficiais da organizao: regimentos, estatutos, resolues, normas,
organogramas etc., para se identificar e compreender a estrutura, os
objetivos, o funcionamento, a produo dos documentos, o fluxo das
informaes e dos documentos, os centros de poder e deciso, os
documentos produzidos e recebidos, os arquivos existentes.

O Gerenciamento Eletrnico dos Documentos (GED) [...] uma tcnica,


um sistema, uma metodologia para o tratamento e o processamento
automatizado de documentos em papel e/ou suas cpias em microfilme
(AVEDON, 2002, p. 3). O GED consiste ainda numa

configurao de equipamentos, software e, normalmente, de


recursos de telecomunicaes baseada em computador e
automatizada, que armazena e gerencia imagens de
documentos e seus ndices codificados que podem ser lidas

De posse do diagnstico da situao atual da documentao e dos


arquivos, realiza-se outro processo o planejamento, que, quanto mais
minucioso, melhor. Pode contemplar, entre outros elementos:
equipamentos, mveis e acessrios que sero utilizados;
centralizao ou descentralizao dos arquivos correntes;
espao e localizao dos arquivos intermedirio e permanente;
previso de investimentos financeiros;
definio dos mtodos de arquivamento aps criteriosa avaliao.

Com essa base, a gesto documental aplicada. Paes (1997) rene os


procedimentos e tcnicas relativas gesto dos documentos em trs
fases: produo, utilizao e destinao, conforme a figura 1.

definidos, desde os de consulta, recebimento e produo dos documentos.


Ainda, conscientizar todos os usurios da importncia do uso disciplinado
de tais procedimentos para o bom andamento e alcance das finalidades
dos arquivos, pois muitos so os funcionrios da organizao que se
envolvem com a mesma documentao e, se um no cooperar, todo o
trabalho pode ser comprometido. Por fim, realizar o acompanhamento
cotidiano a fim de perceber e corrigir qualquer falha nos procedimentos e
arquivos.
Mtodos de arquivamento

Quanto produo dos documentos, o objetivo reduzir a quantidade e


tipos de documentos emitidos. A duplicao e vias desnecessrias so
evitadas, bem como a variedade de modelos e formulrios. Como
impossvel guardar todos os documentos produzidos em razo do espao,
h que se disciplinar para que a produo documental ocorra de forma
ordenada, obedecendo a critrios de real utilidade e abrangncia dos
objetivos a serem alcanados pelos documentos e arquivos. Com esses
procedimentos j so eliminados inmeros documentos que no so
arquivados, nem no arquivo corrente, e outros deixam de ser produzidos,
racionalizando consideravelmente a massa documental da organizao.
A fase de utilizao inclui as atividades de protocolo, como recebimento,
classificao, registro, distribuio, tramitao. Trata-se de definir toda a
rotina a ser desenvolvida na chegada de documentos, como classificar,
onde registrar, quais distribuir e para quem. Enfim, quanto mais
padronizado, menor possibilidade de erro na gesto da informao,
mantendo e disseminando apenas aquelas necessrias e eliminando as
demais logo na chegada. Essa fase inclui tambm procedimentos de
organizao e arquivamento dos documentos, que a mais importante
dentro da gesto documental.
nesse momento que a documentao que merece ser mantida ser
organizada de acordo com o mtodo escolhido no planejamento e
posteriormente arquivada. Por ltimo, nesta fase, se definem as normas de
recuperao da informao e de emprstimos ou consultas de
documentos.
No tocante destinao dos documentos, se determina, mediante anlise
e avaliao dos documentos, o seu tempo de guarda: quais sero
transferidos para o arquivo intermedirio, quais tm guarda permanente e
quais sero descartados ao finalizar o tempo de curso. Portanto, nesse
momento que se elabora a tabela de temporalidade, com a relao e
descrio dos documentos usados pela organizao e o tempo de guarda.
Buscam-se dispositivos legais que orientam ou definem o tempo de guarda
dos documentos. No existindo legislao especfica, a prpria
organizao define o tempo de preservao com base na sua utilidade. Se
a organizao j possui uma tabela de temporalidade, neste momento
cabe a sua reviso, a partir da anlise e avaliao apuradas dos
documentos.
No existe um modelo pronto de tabela de temporalidade que possa ser
usado, pois a documentao em cada organizao diferente e mesmo os
documentos que tm tempo de guarda definido oficialmente podero ser
utilizados por dada instituio por mais tempo. Por isso tambm a tabela de
temporalidade somente pode ser utilizada aps a aprovao pela
autoridade competente, normalmente a maior do organograma.

Um dos procedimentos de gesto documental destacado est relacionado


ao mtodo pelo qual um conjunto de documentos ser arquivado, tanto na
fase corrente quanto na intermediria e permanente, que interfere
diretamente na recuperao do documento, e, consequentemente, da
informao. Dada a sua implicao, vamos discorrer um pouco mais a esse
respeito.
O mtodo de classificao dos documentos escolhido no planejamento
do arquivo com base nos objetivos que determinaram a sua criao, ou
seja, as necessidades organizacionais. A escolha do mtodo tambm
depende da estrutura da organizao, da natureza e volume da
documentao e do perfil dos usurios. Como o arquivo deve servir
administrao e a todos os usurios, a metodologia escolhida dever ser
acessvel quele perfil de usurio.
Para definir o mtodo de arquivamento de certa massa documental,
observam-se os elementos constantes em tais documentos, e dentre os
elementos, aquele que mais solicitado ou que identifica tal documento.
Conforme o elemento considerado se adota um mtodo, como segue:

Embora cada tipo e estrutura organizacional exija um mtodo de


arquivamento que atenda com eficincia e eficcia as suas finalidades, os
mtodos usualmente empregados e considerados bsicos so quatro:
alfabtico, geogrfico, numrico e por assunto.
Antes de descrevemos cada um dos mtodos, esclarecemos que, de
acordo com o mtodo adotado, o modo de recuperao do documento
feito pelo sistema direto ou indireto. O direto possibilita que a consulta e
recuperao do documento seja feita sem a necessidade de se recorrer a
um ndice, ou seja, diretamente no local em que fora arquivado. J o
indireto exige o apoio de um ndice que indica onde foi arquivado tal
documento para ser localizado posteriormente. O mtodo alfabtico um
exemplo de sistema direto e o numrico de indireto.
Esclarecemos tambm que, atualmente, a tecnologia de informao
disponvel para auxiliar nesses processos de armazenagem e
disponibilizao de informaes vasta, e, com isso, esses quatro
mtodos bsicos possuem variaes, bem como existem outros mtodos
alm desses que so adotados por organizaes, com bom ndice de
segurana e vantagens para atender aos seus interesses. Em razo do
propsito desse captulo, que fornecer conhecimento suficiente para o
secretrio administrar um arquivo, desde o seu planejamento at a sua
manuteno, vamos nos deter nos mtodos mais utilizados.
Mtodo alfabtico

Vencida essa parte, a gesto documental cumpriu as trs fases: produo,


utilizao e destinao. A produo e utilizao so procedimentos
desenvolvidos no arquivo corrente. Quando os documentos passam para a
segunda idade, so avaliados e definida a destinao, se so descartados
ou transferidos para o arquivo temporrio ou permanente.
A administrao dos arquivos se completa com o processo de implantao
e acompanhamento. Aqui cabe colocar em prtica todos os procedimentos

No mtodo alfabtico o elemento considerado o nome de quem emitiu ou


recebeu o documento. Assim, o arquivamento feito em ordem
rigorosamente alfabtica de nome, nome por nome ou letra por letra.
Constitui-se como mtodo principal quando, por exemplo, em um
consultrio mdico as pastas dos pacientes so arquivadas pelo respectivo
nome do paciente. Tambm pode ser um mtodo auxiliar quando a primeira

classificao feita por assunto e, posteriormente, tais assuntos so


arquivados em ordem alfabtica.
Caracteriza-se pelo sistema direto uma vez que para consultar a pasta de
um cliente basta procur-la no armrio, arquivada, na ordem alfabtica das
pastas. Pela simplicidade e rapidez de arquivamento e manuseio, um
mtodo amplamente usado nas organizaes tanto como principal quanto
auxiliar. Por outro lado, quando a massa documental grande, podem
facilmente ocorrer equvocos na disposio da ordem alfabtica,
ocasionando transtornos e perda de tempo na recuperao da informao,
por isso, no recomendado para arquivos volumosos.
Existem 13 regras chamadas de alfabetao, que determinam a ordem de
arquivamento dos documentos pelo mtodo alfabtico, conforme Tabela 2.
Tabela 2 Regras de alfabetao

As regras de alfabetao funcionam como orientao e podem ser


alteradas para melhor atender as necessidades da organizao. O mais
importante utilizar o mesmo critrio para qualquer documento, pois a
padronizao evita erros. O arquivamento pelo ltimo sobrenome da
pessoa fsica (primeira regra) um exemplo que nem sempre funciona,
pois quando as pessoas casam ou se divorciam o sobrenome tende a
mudar, causando problemas nos arquivos. Para evitar esses transtornos, j
se adota o arquivamento pelo nome (prenome) e no pelo sobrenome.
Mtodo geogrfico
Esse mtodo, assim como o alfabtico, pode ser utilizado como auxiliar e
principal e seu sistema de busca tambm direto e de fcil manuseio. O
geogrfico preferido por aqueles que consideram a procedncia ou local
do documento como critrio de classificao.
Normalmente as organizaes que possuem relaes comerciais ou filiais
em diferentes estados ou cidades, at mesmo pases, adotam a
localizao numa primeira classificao dos documentos e, na sequncia,
a ordem alfabtica. Nas empresas que possuem vendedores que atuam
por regio, o mtodo geogrfico bem interessante porque uma maneira
de arquivar seus clientes prximos. Ao se solicitar as pastas dos clientes
do vendedor X, fica bem simples de se buscar.
As divises geogrficas podem ser feitas por pas, regio, distritos, estado,
cidade, bairros, conforme a necessidade. Para Paes (1997), no entanto, as
melhores ordenaes geogrficas so:

Estado, cidade e correspondente (nome).


Cidade, estado e correspondente (nome).
Quando se organiza o arquivo por estados, as respectivas capitais devem
aparecer por primeiro, independentemente da ordem alfabtica. As demais
cidades iro aparecer em ordem alfabtica. Vejamos um exemplo:
Por estado:

Outro mtodo considerado bsico e amplamente utilizado nas


organizaes o ideogrfico ou por assunto. Toda a organizao possui
determinado volume de documentos que podem, com vantagens, ser
arquivados por assunto, que so os referentes administrao interna e
suas atividades-fim (PAES, 1997).
Para que esse mtodo seja eficiente, no entanto, os assuntos sob quais os
documentos sero arquivados precisam ser definidos aps criteriosa
interpretao da documentao e de pleno conhecimento da organizao,
seu funcionamento, objetivos e atividades, porque os assuntos devero
traduzir a dinmica do negcio. A classificao deve ser clara o suficiente
para que o mesmo documento no seja arquivado em mais de um assunto,
caso contrrio, gerar dvidas e erros no momento de arquivar e de
recuperar a informao.
Por cidade:

Por essas razes, o mtodo ideogrfico no considerado de fcil


aplicao, embora fornea vantagens quando comparado aos demais. A
opinio de Medeiros e Hernandes (2003, p. 168) segue nesta direo:
um dos mtodos mais difceis de arquivamento, j que se prope organizar
as pastas por assunto. A grande dificuldade reside em escolher a melhor
palavra para definir o assunto.
No existem esquemas padronizados de classificao por assunto, cada
organizao define os seus conforme as suas peculiaridades. A
recomendao partir de conceitos gerais para particulares, definindo
ttulos principais que so subdivididos em secundrios, tercirios. O grau
de detalhamento, maior ou menor, depende da necessidade da
organizao.

Cidade Estado Nome dos clientes

A ttulo de exemplificao, numa imobiliria que presta servios de venda e


locao de imveis, os assuntos poderiam ser assim classificados:

Mtodo numrico
Quando o elemento mais procurado ou utilizado do documento o nmero,
a escolha recai sob o mtodo numrico de arquivamento. Ao produzir o
documento, ele recebe um nmero, numa sequncia lgica, sob o qual
ser arquivado. Utilizado principalmente quando o fluxo de documentos
grande, quando conta com o apoio de um sistema eletrnico.
Esse mtodo comum na rea da sade; cada requisio mdica gera um
nmero que utilizado para acompanhar, arquivar e recuperar o pedido.
Nas instituies de ensino tambm amplamente utilizado. Quando o
aluno faz matrcula, recebe um nmero, uma espcie de identidade, e
utiliza esse nmero como identificao em todos os atos acadmicos. Com
o mesmo nmero, a instituio cria a pasta fsica do aluno, onde guarda
seus documentos pessoais e da vida acadmica. Essa pasta arquivada
na sequncia do nmero e sempre que surge algo a respeito desse aluno
se recupera a sua pasta.
Outro detalhe importante sobre esse mtodo que ele exige a elaborao
e a consulta de ndice para a recuperao do documento ou pasta
indireta. No exemplo das instituies de ensino, o software ir memorizar
que o nmero X corresponde ao aluno X. Com isso, para recuperar a pasta
do aluno, digita-se no sistema o seu nome e o sistema informa o seu
respectivo nmero. Ento a pasta facilmente localizada na ordem
numrica.
Alm do mtodo numrico simples, tem-se o numrico cronolgico. Nesse
caso, alm da ordem numrica, se observa a data. Cada documento
recebe seu prprio nmero de registro, relativo ao dia, e ordenado
rigorosamente em ordem numrica. A numerao normalmente recomea a
cada ano. Tem-se, por exemplo, processo n. 4.859, de 18 de junho de
2010. Ao arquivar os processos, juntam-se todos do mesmo dia e depois
na ordem numrica. o mtodo mais adotado nas reparties pblicas.
Em razo da tecnologia de informao disponvel atualmente, esse mtodo
tem ainda outra variaes e subdivises mais complexas, mas que
extrapolam as intenes deste captulo.

No exemplo optou-se em alguns casos por trs subdivises e em outras


por quatro, mas os assuntos poderiam ser ainda mais classificados. A sala
comercial poderia ser subdividida pelo tamanho, caso a empresa
entendesse necessrio. Outro destaque que os assuntos,
independentemente da posio, esto ordenados alfabeticamente, alm de
demonstrarem a hierarquia entre os assuntos. Nesse caso, adotou-se a
classificao alfabtica por assunto. O mtodo por assunto ainda pode ser
numrico. A diferena desse ltimo que o assunto recebe um nmero que
o caracteriza e tambm demonstra a hierarquia entre os assuntos.
Consequentemente, os assuntos apareceriam:

Mtodo por assunto

1. Locao

1.1 Apartamento
1.2 Casa
1.3 Sala comercial
2. Venda
2.1 Apartamento
2.1.1 com 1 dormitrio
2.1.2 com 2 dormitrios
2.1.3 com 3 dormitrios
2.2 Casa
2.3 Sala comercial

Observe que funciona semelhante a um sumrio. A numerao mais ou


menos detalhada depende da necessidade, podendo haver quatro, cinco
posies conforme o caso.

Um cuidado especial que se deve ter na definio dos assuntos no


confundir assunto (contedo) com o tipo fsico do documento (contrato,
correspondncia recebida etc.). O tipo fsico pertinente mas no deve ser

adotado como primeira posio. Observe no exemplo que o tipo do


documento vai aparecer apenas na terceira e quarta posio.

Consideraes finais
Tratamos neste captulo da finalidade dos documentos e dos arquivos, que
em sntese o fornecimento de informaes confiveis e atualizadas de
maneira rpida aos usurios, a informao certa no momento certo. O
arquivo permanente ainda tem a finalidade de construir a memria da
organizao a que serve, preservando a documentao de valor histrico.
Visando alcanar tais finalidades, no decorrer do captulo foram
apresentados e recomendados uma srie de procedimentos de tratamento
e arquivamento da documentao.
Esses procedimentos so necessrios, uma vez que h de se ter muito
cuidado para no eliminar documentos que detenham informaes
importantes e, ao mesmo tempo, no congestionar os mveis e espao de
trabalho com documentos irrelevantes, sem qualquer valor. Com a gesto
documental, praticamente a quantidade de documentos eliminada
superior preservada, facilitando que os arquivos corrente, intermedirio e
permanente cumpram o seu papel.
H que se destacar, ainda, que o trabalho com a documentao e arquivos
precioso e compensatrio, no entanto, nem sempre se tem disponvel a
estrutura adequada para esse fim como, espao fsico, equipamentos,
mveis, acessrios, mo de obra e tempo. A falta de ateno com os
arquivos gera consequncias negativas em vrios processos
organizacionais, alm de prejudicar o visual do ambiente, que juntos
lamentavelmente descaracterizam as finalidades do arquivo. Os
investimentos nesse campo podem ser considerados simblicos quando
comparados a multas que a organizao est sujeita a receber por no
apresentar documentos solicitados por fiscalizaes. Desse modo, fica
evidente a emergncia de mudanas culturais.
Aos profissionais de secretariado fica o desafio de promoverem mudanas
para que os arquivos atendam suas razes de existncia:

racionalizao da produo documental;


acompanhamento das informaes, bem como otimizao da recuperao
das mesmas;
controle do fluxo dos documentos;
avaliao cuidadosa do contedo dos documentos com base em critrios
eficientes;
arquivamento apropriado dos documentos;
conscientizao dos usurios e tomadores de deciso da importncia dos
arquivos e dos procedimentos de gesto documental.
Texto complementar
Gesto documental: aplicao da tabela de temporalidade de
documentos (TTD)

Gesto documental e a tabela de temporalidade


A nova realidade do mundo empresarial constituda pelos Sistemas
Integrados de Gesto, que contemplam itens como qualidade, meio
ambiente, sade e segurana. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002),
a documentao, que de extrema relevncia para a certificao por
normas ISO e por outras, ter que ser controlada e descrita nos manuais
de gesto, assegurando que:
exista um registro sistemtico de procedimentos, de decises e de eventos;
nenhum documento esteja disponvel para consulta, sem antes ter sido
analisado e aprovado pelas pessoas autorizadas para isso;
os documentos possam ser rpida e corretamente localizados;
os documentos sejam periodicamente analisados e, quando necessrio,
revisados, com aprovao de pessoas autorizadas para isso;
todos os locais de trabalho possam dispor das verses atualizadas dos
documentos que lhes sejam pertinentes;
todos os documentos obsoletos sejam removidos no s dos seus locais
de origem, mas tambm dos locais de uso;
os documentos relacionados a exigncias legais ou memria tcnica
sejam identificados e conservados (BALDAM, VALLE, CAVALCANTI, 2002,
p. 23).
Nesse sentido, a Gesto Documental ganhou nfase. Nas mos do
profissional de Secretariado, o arquivamento passou de tarefa comum a
mecanismo de guarda das principais informaes da empresa, que no
podem ser extraviadas, tampouco danificadas.
Os documentos constituem provas e devem ser tratados como um
patrimnio da empresa, pois eles podero, oportunamente, definir questes
vitais da organizao, ou ainda salv-la de prejuzos, devido a no
comprovao de documentos legais ou fiscais (SABINO; ROCHA, 2004, p.
85).
Segundo Nazrio (2008), a Gesto Documental pode ser definida como
todo processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitao e
recuperao dos documentos que suportam as atividades operacionais,
finais e estratgicas de uma empresa, rea ou departamento, visando a
guarda de maneira gil e integrada.
Essas etapas fazem parte do ciclo de vida de documentos, que segundo os
autores Baldam, Valle e Cavalcanti (2002) tm um maior acesso nas fases
de criao, publicao e destinao, culminando com o uso ativo desse
documento. Aps sua utilizao, o manuseio no mais to frequente,
decaindo para as fases de ps-deciso, arquivo e, finalmente, seu
descarte.
Para acompanhar a vida dos documentos emitidos e gerados em uma
organizao, por exemplo, necessria a elaborao de uma tabela de
temporalidade documental (TTD). Paula (1995) considera a tabela um
instrumento norteador desse acompanhamento. Segundo Paes (2002,
p.106) a
Tabela de Temporalidade o instrumento de destinao que determina
os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes,
estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.
J Sabino e Rocha (2004) complementam que a tabela o esquema do
ciclo de vida documental da organizao, elaborado aps a anlise da
documentao. Atravs dessa tabela, empresas e rgos definem o que
deve permanecer e o que deve ser descartado. As contribuies esto na
agilidade em recuperar documentos e na eficcia sobre a gesto
documental.
Paula (1995) relaciona mais benefcios, tais como: racionalizao de
espao fsico; velocidade de respostas s questes formuladas ao sistema;
padronizao e adequao de materiais arquivsticos; menor envolvimento
de homem/hora na atividade de processamento de informaes;
melhoramento do processo de tomada de decises em todos os nveis

organizacionais; contribuio excelncia pessoal considerando a


satisfao do cliente e preservao da memria tcnico-administrativa.

a) os documentos ativos correspondentes aos documentos dos alunos, que


frequentam o curso;

Ao elaborar uma TTD, deve-se verificar os documentos / formulrios que


circulam no setor ou empresa. Sabino e Rocha (2004) destacam que a
tabela deve ser de conhecimento de todos os setores envolvidos e
aprovados pela alta administrao.

b) os documentos ativos gerais, que fazem parte das rotinas secretariais


(atas, documentos recebidos, expedidos e regimentos);
c) os documentos do arquivo permanente, que foram alocados e separados
de forma mais racional.

Os itens a serem contemplados so, na maioria dos exemplos:


competncias, atividades, documentos gerados, tempo de arquivamento,
destino e ndice de recuperao.

Os documentos bibliogrficos (livros e trabalhos de concluso). Materiais


especiais (fotos, CDs) no possuem uma aplicao na tabela de
temporalidade documental (TTD), por isso no foram includos no estudo;

Os dados bsicos a serem includos em uma tabela so: nome do rgo e


da atividade administrativa, espcie e assunto do documento, existncia de
vias e/ou reprodues em outros setores, prazos de guarda nos arquivos
corrente e intermedirios, destinao (SABINO; ROCHA, 2004, p. 87).

embasamento legal: notou-se uma carncia de material sobre esse tema


quando desenvolvido o estudo. No mbito nacional foram encontradas
algumas resolues que serviram como base, como, por exemplo, a
Resoluo n. 14, de 24 de outubro de 2001, aprova a Resoluo n. 4, de
28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica e os prazos de
guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos.

As primeiras tabelas contemplavam itens como competncias, que seriam


os objetivos de determinadas atividades ou documentos gerados (planejar,
coletar, controlar). Hoje, com a gesto por processos, a tendncia est
sendo listar os processos da empresa ou setor, identificar as atividades
neles relacionados e os documentos gerados.
Ao implantar a TTD, devem ser considerados os conceitos de tipos de
arquivos, ou seja, saber que os documentos consultados com mais
frequncia sero armazenados no Arquivo Corrente ou Ativo. H tambm o
Arquivo Intermedirio, onde so arquivados os documentos de consulta
mediana. J no Arquivo Inativo ou Permanente sero armazenados os
documentos cuja frequncia de busca eventual, mas de valor fiscal, legal,
tcnico e/ou histrico.
A consequncia da no utilizao dessa Gesto Documental implicar na
reorganizao frequente do acervo documental, conforme explica Paula
(1995, p. 31)
A organizao de uma massa documental que no esteja norteada por
uma Tabela de Temporalidade, em pouqussimo tempo necessitar
novamente de uma reorganizao, pois no se definindo por quanto tempo
manter ou quando e o que deve ser expurgado, este acervo crescer
desordenadamente e estar de novo, em breve, precisando de nova
triagem. O mais grave, que se ter que retrabalh-lo por inteiro, pois no
h como separar o joio do trigo sem que se passe pasta por pasta.
Dessa forma, a Gesto Documental vem ganhando espao atravs da
aplicao da TTD, pois essa tambm um dos dispositivos necessrios
para a implantao da Qualidade Total e dos programas de certificao,
visto que o destino dos documentos da organizao tambm um ponto a
ser avaliado pelos consultores. Esse tema tratado no prximo tpico.
Metodologia e aplicao da tabela de temporalidade
Para pr em prtica o desenvolvimento e a aplicao da tabela de
temporalidade documental, utilizou-se a metodologia especfica de Paula
(1995), que define as etapas a serem executadas. Essas etapas foram
compostas por:

anlise do setor: foi observado que na secretaria do setor so gerados e


arquivados todos os documentos comprobatrios das atividades. O espao
fsico existente pequeno, porm comporta o volume documental gerado
at o momento. Como medida de preveno, a criao da TTD regrou e
eliminou alguns documentos que no so mais necessrios, principalmente
dos alunos egressos do curso;
levantamento dos itens documentais: foi feito um levantamento da
documentao arquivada, buscando as prioridades iniciais do trabalho, a
identificao dos mtodos e tcnicas de arquivamento utilizadas, bem
como o espao disponvel para a guarda desses documento.
Identificou-se que o mtodo de arquivamento que prevalece o alfabtico,
sendo que os documentos esto divididos em trs blocos, sendo eles:

Quanto digitalizao de documentos, est tramitando no Senado Federal


o Projeto n. 146 de 2007, que trata da digitalizao e arquivamento de
documentos em mdia tica ou eletrnica. Regulamentada est a Lei n.
5.433, de 8 de maio de 1968, amparada pelo Decreto n. 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regula a microfilmagem de documentos oficiais,
mtodo pouco utilizado hoje pela evoluo das tecnologias.
Com base no Regimento Interno do setor e do Regimento Geral da
instituio, teve-se uma ideia do tempo de durao das atividades e dos
eventos ocorridos durante a vida acadmica dos discentes dentro do curso,
de acordo tambm com as necessidades e prioridades do setor. Buscouse, tambm, o conhecimento do destino da documentao junto a outros
setores da universidade, com rotinas e formulrios idnticos ou
semelhantes.
entrevista para a elaborao da TTD: procurou-se agendar com a
coordenao do curso reunies para acompanhamento dos trabalhos e
apresentao de modelos de tabelas de temporalidade.
Buscou-se contato com a Assessoria de Desenvolvimento Organizacional
da instituio para ver o trabalho realizado em outros setores da instituio,
com atividades e rotinas semelhantes. Para nossa surpresa, o modelo de
tabela aplicado poderia ser substitudo por outro que contemple os
processos mapeados.
Assim, a antiga tabela, que tinha as colunas de competncias,
atividades, documentos gerados pelas atividades, tempo de
arquivamento na unidade, destino dos documentos e ndice de
recuperao, teria a substituio do item competncia, por processo,
do qual as atividades fariam parte, conforme modelo da TTD de outro curso
da instituio.
definio do layout e criao do banco de dados coletados: os itens a
serem contemplados so, na maioria dos exemplos encontrados:
competncias, atividades, documentos gerados, tempo de arquivamento,
destino e ndice de recuperao.
A TTD comeou a ser preenchida conforme o modelo aprovado em
reunio. Na primeira coluna foram inseridos os processos que o setor
executa, seguido por suas atividades, documentao gerada por essas
atividades, tempo de arquivamento na unidade, destino dos
documentos. Procurou-se fazer o preenchimento do ndice de
recuperao, ou seja, palavra-chave para busca, no caso de digitalizao
e uso de algum software. Registra-se que a instituio utiliza o DocuWare
para o gerenciamento eletrnico de documentos. Finalizou-se com a
coluna de legislao. Inicialmente, se fez um levantamento dos processos
e atividades realizadas. Concluda essa etapa, houve uma reunio com a
coordenao do setor para rever os prazos estabelecidos nas outras
tabelas de temporalidade.

organizao e destinao dos documentos aos tipos de arquivos: com a


finalidade de melhorar o mtodo e as tcnicas de arquivamento, nessa
etapa procurou-se adequar e organizar os documentos do setor, definindo
os documentos pertencentes ao acervo passivo e permanente do setor.
elaborao da ltima verso da TTD e aprovao: finalizando a nova
disposio dos arquivos, reuniu-se com a coordenao do setor para
apresentar a verso final da tabela e apontar as melhorias iniciais no
espao fsico. A coordenao ir submeter futuramente a tabela ao
Colegiado do Curso, e instncias superiores para aprovao. Sugeriu-se
contatar o setor de GED da instituio para o incio do trabalho de
digitalizao de alguns documentos;
colocar a TTD em prtica; e, medida que forem ocorrendo eventos, como
concluso de curso e bancas de trabalhos de concluso, descartar os
documentos desnecessrios quele aluno.
Noes de documentao: conceito, importncia, natureza, finalidade,
caractersticas, fases do processo de documentao e classificao.
Documentao o conjunto de todos os documentos, que so todas as
fontes contendo informaes que ajudem a tomar decises, comuniquem
decises tomadas, registrem assuntos de interesse da organizao ou do
individuo.
Tem como caracterstica reunir informaes escritas acumuladas numa
srie sucessiva de anotaes, quando dizem respeito a uma organizao
ou a um indivduo, assumem a caracterstica de documento. O conjunto
dos documentos passa a constituir a documentao, com fins comerciais,
industriais, jurdicos, escolares, etc.
Arquivos a guarda de documentos concernentes a fatos. Sua finalidade
armazenar a informao sob a forma de documentos, reunidos de maneira
que permita uma localizao segura e rpida. Tem como funo adequarse as exigncias da organizao, constituir-se num centro ativo e dinmico
de informaes e ser um instrumento de conservao de documentos.
Os princpios do arquivo so: localizao rpida, segurana, flexibilidade,
controle e sigilo.
O imenso volume de informaes gerado a partir do sculo XIX e ampliado
extraordinariamente no sculo XX seria de pouca utilidade se no pudesse
ser localizado para consulta por meio das tcnicas da documentao.
Conjunto de tcnicas que tem por objetivo a elaborao, produo,
sistematizao, coleo, classificao, distribuio e utilizao de
documentos de qualquer natureza, a documentao permite que se
organize o conhecimento ao longo do tempo e o pe a disposio dos
consulentes de forma conveniente e prtica. O campo da documentao se
amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga
Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentao, documento o
manuscrito, livro, revista,
jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco,
objeto histrico ou artstico (quando devidamente tombado) e as espcies
animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotnicos.
Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentao seria
um conhecimento de carter puramente especulativo, uma vez que
impossvel, na prtica, organizar domnio to vasto. Assim, uma teoria geral
da documentao se confundiria com a teoria geral da cultura.
O crescente volume da produo escrita, que se compe de muitos
milhes de obras impressas desde a inveno da imprensa de caracteres
mveis, obrigou ao estabelecimento de tcnicas especiais para
organizao e obteno de informaes e dados necessrios a estudos,
trabalhos de mltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus,
arquivos e centros de pesquisas e informaes bibliogrficas, foram
institudos processos e normas especiais para registro da documentao
existente, controle e manuseio da produo bibliogrfica e dos
conhecimentos em geral.
Os setores de atividades tecnolgicas e de cincias exatas, as grandes
empresas industriais e as entidades de pesquisa cientifica foram os

primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer servios


especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obteno de
informaes e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e
pesquisas em andamento.
Desde meados do sculo XIX, os servios de referencia bibliogrfica das
bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, j haviam
compreendido a necessidade de um trabalho especfico para facilitar a
localizao de livros, artigos e documentos e tambm para prestar auxilio
direto a busca de dados e informaes especificas de seus consulentes.
Histria
A organizao racional da informao e da documentao levou Paul Otlet,
em colaborao com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o
Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituio
organizou um catalogo em fichas da produo bibliogrfica mundial. Na
ordenao temtica das fichas, adotou-se o sistema de classificao
decimal que, devidamente atualizado e aperfeioado, se transformou no
sistema de classificao decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto
passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentao e, em
1937, Federao Internacional de Documentao (FID). O primeiro projeto
de trabalho, de organizao sistemtica da bibliografia mundial, foi
abandonado, mas a federao ampliou-se e passou a congregar grande
nmero de entidades de diferentes pases, num programa que tem por
finalidade facilitar a comunicao dos conhecimentos e a consulta de todos
os dados e informaes disponveis. Em Varsovia, em 1959, foi aprovado
pelos membros da FID, reunidos em sua 25 conferncia geral, um plano
de longo prazo que previa a criao, em todo o mundo, de uma rede de
informaes tcnicas e cientficas a servio de estudiosos e pesquisadores
de todos os pases. Os trabalhos desenvolvidos pela Organizao das
Naes Unidas para Educao, Cincia e Cultura (UNESCO) tem os
mesmos objetivos da FID e so realizados em cooperao mtua com
entidades internacionais de
biblioteconomia e bibliografia.
Em grande nmero de pases foram organizados centros ou servios de
documentao e realizados congressos para discusso e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentao, inclusive as
relaes entre documentao e bibliografia, biblioteconomia, museologia e
arquivologia. A documentao passou a ter assim um sentido mais amplo e
a incluir todas as tcnicas de anlise da produo bibliogrfica, produo e
controle de tradues, tcnicas de controle da informao, mecanizao de
informaes e reproduo fotogrfica de documentos, trabalhos de
referencia em suas mais diversas formas e publicao e divulgao de
informaes. Estabeleceu-se assim uma ntima relao entre essas reas
e acentuou-se a tendncia da documentao para englobar atividades que
antes eram da competncia de bibliotecas e bibliotecrios.
Paralelamente, e por fora das iniciativas citadas, criou-se em diferentes
pases a profisso de documentarista (tambm denominada
documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar,
editar e divulgar informaes que, de certa maneira, complementam o
trabalho dos bibliotecrios, arquivistas, muselogos e restauradores. Como
em diversos pontos a biblioteconomia e a documentao se confundem, h
polmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferena
fundamental entre elas est no grau em que uma ou outra se debrua
sobre os documentos em busca de informaes e no interesse que
demonstram na disseminao dessas informaes.
Enquanto no Reino Unido os documentaristas so chamados de tcnicos
de informao (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecrios
resistem a ideia da criao de uma profisso e de organismos que chamem
a si a execuo de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como
parte fundamental das atribuies das bibliotecas, mormente das
especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
tentaram adotar a palavra comunicao (communication) em lugar de
documentao,
mas a criao de vrios institutos de documentao e a circulao da
palavra pelo mundo contriburam para que fosse finalmente aceita em seu
significado mais moderno.

O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela
data de criao de seus organismos de documentao e do
reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que
classifica as carreiras e cargos do servio pblico brasileiro. Manuel Cicero
Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro
entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituio, em
1902, procurou habilit-la a promover a organizao da produo
bibliogrfica brasileira e para isso sugeriu a criao de um rgo a ela
subordinado, para desenvolver o servio de bibliografia e documentao.
Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de n
8.835 de 11 de julho de 1911 e n 15.670, de 6 de setembro de 1922. A
esse servio de bibliografia e documentao competiam funes
comparveis as que so desempenhadas pelos modernos centros de
documentao.
Em 1954, por proposta conjunta da Fundao Getlio Vargas e do
Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com
assistncia tcnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e
Documentao (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e
membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informao
cientfica e tcnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas
especializadas brasileiras, o Repertrio dos cientistas brasileiros, o guia
das Pesquisas em processo no Brasil, o Catalogo coletivo de publicaes
peridicas de cincia e tecnologia e o guia dos Peridicos brasileiros de
cultura, alm de bibliografias peridicas, com a indexao de artigos de
autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das
cincias puras e aplicadas, da tecnologia e das cincias sociais.
Sistemtica da documentao
Os principais instrumentos da documentao so a classificao e a
normalizao. Com a classificao, procura-se organizar a informao em
ordem temtica e no apenas alfabtica ou alfanumrica. A normalizao
racionaliza os processos de produo, organizao e difuso da
informao contida nos documentos. Essa fase ainda mais importante
que a classificao, uma vez que esta tambm deve ser normalizada.
Os processos de normalizao tiveram origem na indstria e consistiam em
fixar condies para execuo de clculos, projetos, obras, servios ou
instalaes, bem como a elaborao das prprias normas e regulamentos.
A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilizao
internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalizao no
campo da indstria fez com que a documentao a adotasse, com o
objetivo de tornar internacionalmente acessveis os resultados do trabalho
intelectual de cada autor, uma vez que para obter a mxima disseminao
da informao cientifica o pesquisador deve apresentar os dados de forma
que a interpretao deles se faa sem dificuldade. Para que a informao
se torne imediatamente acessvel, a documentao estabelece normas
para organizao e difuso dos documentos. Todos os documentos devem
ser normalizados, isto , produzidos e divulgados de acordo com as
normas internacionalmente aceitas. O progresso da cincia exige o mais
amplo intercambio de informaes e a normalizao internacional tem o
objetivo de facilitar esse intercambio.
Se a documentao pouco ajudou a biblioteconomia, a arquivologia e a
museologia na organizao de documentos em bibliotecas, arquivos e
museus, muito contribuiu no campo da produo de documentos e na
difuso das informaes neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a
referenciar livros, que por seu atraso em relao a documentos de outra
natureza no so considerados pela documentao. Tampouco satisfazem
os documentalistas descries puramente externas dos documentos. A
documentao interessa, principalmente, a difuso das informaes
contidas em artigos de publicaes peridicas, em comunicaes a
congressos, em relatrios de pesquisas -- concludas ou em andamento -teses universitrias, registros de patentes etc.
Na conceituao moderna, portanto, documentao , em sentido amplo, a
produo, organizao e difuso de documentos de qualquer natureza.
Em sentido estrito, a difuso das informaes neles contidas. A
organizao de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, as

bibliotecas, arquivos, museus etc. A difuso de documentos o objetivo


especfico dos servios ou centro de documentao.
Documentao, portanto, no se confunde com biblioteconomia,
arquivologia ou museologia, nem centro de documentao com biblioteca,
arquivo ou museu. Como os documentos bibliogrficos esto nas
bibliotecas, alguns dos maiores servios de documentao do mundo
funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituies. Outros,
porm, so independentes.
Mecanizao e automao
Livros, artigos, relatrios e comunicados, por exemplo, so chamados
documentos primrios. Documentos secundrios so aqueles que se
produzem para difuso da informao contida nos
primeiros: bibliografias comentadas ou criticas, resumos, tradues,
reprodues etc. Os estudos recapitulativos so os documentos tercirios.
Com o advento do processamento eletrnico de dados, aps a segunda
guerra mundial, mtodos mais eficientes comearam a ser experimentados
pelos centros e servios de documentao. Distinguem-se trs tipos de
sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de
aperfeioamento, possuem caractersticas comuns: (1) fichas perfuradas e
selecionadas por processos eletrnicos ou eletromecnicos; (2) sistemas
baseados em mtodos fotogrficos (geralmente microcpias), com seleo
fotoeltrica por meio de cdigo; (3) sistemas baseados no registro
magntico (em fios, tambores ou ncleos). Com o avano das tcnicas de
informtica, foram criados programas mais sofisticados para
armazenamento e recuperao de informaes, que podem ser especificas
para cada assunto, principalmente no tocante as informaes tcnicas. A
informtica tornou ilimitado o campo da documentao.
ARQUIVO E DOCUMENTAO
A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina que
estuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe
Arquivologia, ou Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem
observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao
dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus
usurios, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de
documentos funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto de estudo: os
arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro
significados.
So eles:
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no
decorrer de suas funes;
2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc.);
3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de
documentos;
4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a
responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
diviso de arquivo, etc.).
O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em
um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois
elementos:
Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja
transmitir.
Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.
Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples:
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email,


os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma
informao registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a
pelcula, etc.

1.2 Quanto natureza do assunto

MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS

Ostensivo - A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos


documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.

Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel


de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam
fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa
determinada poca ou lugar.
Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por
uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas
atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um
conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os
atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua
condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou
formato.
Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para
que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro
elemento: que tenha sido resultado, consequncia de uma ao referente
atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos
Arquivos): Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM
DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES.
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura
de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A
revista em si NO SER considerada documento de arquivo, uma vez que
a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da
assinatura ser documento de arquivo, pois consequncia de uma
atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico.
Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve
ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o
comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que
far isso.
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e
formas diferentes; so classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gnero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua
representao nos diferentes suportes:

Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou


impressos;

Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis,


contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.

Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel


emulsionado ou no, contendo imagens estticas.

Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas


magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.

Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis,


contendo registros fonogrficos.

Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da


microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas.

Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em


computador.

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento,


pode ser:

Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de


conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de
salvaguarda para sua custdia e divulgao.
Graus de sigilo
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso
Informao (Lei Federal n 12.527/11), que entrou em vigor h pouco; e o
Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos e material de
carter sigiloso para a Administrao Pblica. As normas citadas atribuem
graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documento dever
permanecer sigiloso.
Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que
pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes
categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:

ultra-secreto;
secreto;
confidencial;
reservado.

A classificao de ultrassecreto dada aos assuntos que requeiram


excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
So assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da
poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de
pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu
manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente
So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a
planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de
matria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo
da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou
detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes
econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos,
econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de
processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes
que no tenham recebido classificao inferior.
A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no
requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa noautorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
administrativos.
So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a
pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por
interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de
pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofrequncia
de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas;
cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
consideradas importantes para a segurana nacional.
Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do
pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de
planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo;
cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
importantes.

Seguem as tabelas de classificao:

c. dispor de instalaes e materiais adequados;


d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria
arquivstica moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em
arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a
administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo
tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob
sua guarda.
2.3 IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso


Informao j estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 no foi
modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago
alteraes. Portanto, fundamental que fiquem atentos a este detalhe:
caso o item se refira classificao e perodo de tempo do Decreto,
considerem a primeira tabela; caso se refira classificao e perodo de
tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela.

Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais


organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a
reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito,
o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e
at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos
destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm
com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que
atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que
contavam a histria de sua grandeza.

Alm disso, a Lei no prev explicitamente a possibilidade de prorrogao


dos prazos, como o Decreto; Prev apenas sua reduo.
Ento caso a questo d margem dupla interpretao, ou seja
elaborado em desacordo com a legislao, ser objeto de recurso de
muitos candidatos.

Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente


organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade
quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato.
Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional,
microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais
para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer
outras.

Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema polmico, a


mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.
2. ARQUIVO

2.4 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO


Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck,
arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores para efeitos futuros.
Segundo a Lei n 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
2.2 - FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para
isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos


mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e
Vertical.
Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros
e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado
para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.
Seu uso desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se
consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram
sobre ele, o que dificulta a localizao da informao.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou
remover outros documentos ou fichas.
rgos de Documentao
Arquivo

a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os


documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,
geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so
mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o
documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu
conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos
pela sua origem ou provenincia (princpio que estudaremos mais
adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gnero o
textual (tambm estudaremos mais adiante). O arquivo rgo receptor e
seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus
documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.

b. estar instalado em local apropriado;

Biblioteca

2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas


de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e
demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de
documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender
rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas.
Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos
seguintes requisitos:

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.


Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de
diversas fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos
existem em vrios exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua
maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca so
COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores,
estudantes e cidado comuns. Sua funo instruir e educar.
Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de
documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para
que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente
reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua
finalidade simplesmente informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com
finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados
tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem
objetos, so classificados como tridimensionais.
Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas
de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, o candidato poder
facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes.
3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles
podem ser classificados segundo:

as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);


a natureza dos documentos (especial ou especializado);
aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente);
extenso de sua atuao (setorial e central).

Classificao quanto entidade mantenedora: quanto entidade


mantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados.
Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter
pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis
para consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter
sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por
instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a
suas atividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua
disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a
possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse pblico,
por meio de decreto presidencial atravs de parecer favorvel do
CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor ter o dever de zelar pelos
documentos e deix-los disposio do Estado.
Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora Marilena Leite
Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos, comerciais, institucionais
e pessoais ou familiares.
Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.
Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos.
Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos.
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famlias.
Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em
pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se
em pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Classificao segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob


sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos,
audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo,
merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle,
conservao etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado
assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam,
como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os
arquivos de engenharia.
Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso de
sua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados prximos aos
seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos
interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao.
Encontram-se principalmente em empresas, rgos e entidades de
grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios
departamentos, vrias filiais, etc.). Por exemplo: o arquivo de uma rede
de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuao
(Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc.).
Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os
documentos de uma entidade em um s lugar. utilizado principalmente
por empresas e rgos de mdio e pequeno porte, ou por instituies de
estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos rgos,
apenas um local para instalaes fsicas, etc.). Por exemplo: o arquivo de
uma empresa que funcione em apenas um edifcio, um rgo pequeno,
um consultrio medico, etc.
importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos
arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou
geral.
Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so
classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume
de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o
documento foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes
de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao
das partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento
uma espcie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos
a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de
imvel. Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa
ideia pode ser aplicada a vrios outros documentos.
Vejamos alguns exemplos:
Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)
Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)
Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)
muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato
e forma.
O formato a configurao fsica que o suporte assume.
Ex: suporte papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc.
A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de
produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.
Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos
documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os
documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais
presente em provas de concursos pblicos, destacadamente os
promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de
como esta teoria aplicada na prtica.
Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs
idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim
descritas:
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos
em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou
nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias
prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que,
nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou
seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade
para a qual foram criados.

2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de


documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos
rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para
tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente
focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos
escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria.
So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes
termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de
documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se
conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so
os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de
forma definitiva.
Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de
uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma
organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento
(pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por
unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que,
por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente.
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio
compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao,
prazo de guarda e destinao final dos documentos.
Valorao dos Documentos

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser


arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas
fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o
documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico
(secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este
valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o
documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou
documento de 3 idade, jamais ser eliminado ou destrudo.
Prazo de Guarda dos Documentos
Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos
arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se
determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes
fatores:
frequncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de
documentos (prazos prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das
prticas administrativas (prazos precaucionais).
O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente
ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e,
naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser
o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda,
quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas
fases em questo.
Destinao final dos Documentos
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado
sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha
perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder
ser: eliminao ou guarda permanente.

Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico;

Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.

natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se


pergunte:
- Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente?
- Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria?

Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o


mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se
apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico.

- Como saber se o documento tem ou no valor histrico?

Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de


primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o
funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado
(todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est
presente em todo documento quando de sua criao. um valor
temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua
existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as
finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da
instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor
funcional, em virtude de suas caractersticas.

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que


determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases),
bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma
Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por
autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio,


refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes
daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a
ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a
prpria administrao. O documento, aps perder seu valor
administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.

Tabela de temporalidade

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de


documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a
Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser
submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente
avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as
fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao
ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de
guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e
intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o
estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados


hipotticos:

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver


documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e
intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda
permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da
instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos
e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente.
Informaes importantes

Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias


anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie,
nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira
distribuio; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhandoo ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica;
encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do
protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos; numerar e completar a
data, no original e nas cpias; separa original das cpias; expedir o
original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mos;
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram
origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as
informaes contidas nos documentos para tomada de deciso e
comprovao de direitos e obrigaes.

2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos


prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central,
tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos
setores;

d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades nobre dos


arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao
arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa
da informao. De modo geral, os documentos s podem ser consultados
ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou
produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.

3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de


acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados,
transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase
permanente);

e) Destinao H documentos que frequentemente so usados como


referncia, h outros aos quais se faz referencia com menos frequncia
ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do
assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia.

4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero,


de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem
eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);

Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso dos


documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de documentos devem
ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde


jamais sero eliminados;

5. ORGANIZAO DE ARQUIVO

1) Todo documento ser criado na fase corrente;

6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital


(corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente);
4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES
Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma
metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a manuteno,
a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar
a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo
medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal,
espao fsico e equipamento (material permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional
das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e
Comunicao ou outras denominaes similares.
Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam
distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas
racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as
atividades dos arquivos correntes:
a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e classificao:
Recebimento e Classificao - Receber, separar e distribuir as
correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo
numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do
documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o
cdigo de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser
lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro
e movimentao etc.;

A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases


constitudas em:

LEVANTAMENTO DE DADOS

Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a empresa


sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as
finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero
dos documentos (escritos, audiovisuais etc.), as espcies de documentos
mais frequentes (cartas, relatrios etc.), os modelos e os formulrios, bem
como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao
dos documentos.
Legislao pertinente:
- mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e
procedimentos.
- mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
- mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.
Organizao
- organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio
delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que
integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.
- Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma
tornando claras as atividades de cada um de seus rgos.
Documentao
- gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;

- tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de


computador;
- volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms;
- estado fsico: necessidade de restaurao.
Processos
- rotinas e formulrios em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar
a correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o
caso, carimbar, data);
- arranjo e classificao documental.
Recursos
- Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o
funcionamento da empresa (nvel das pessoas, escolaridade);
- fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;
- ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.

ANLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar


se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio
correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os
pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o
arquivo est sendo organizado.

PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a


localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano
arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua
evoluo corrente, intermedirio e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da
instituio, devendo estar divido em trs partes:

Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que


esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de
procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por
higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de
deteriorizao.
Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem
administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou
indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.
Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam
desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por
meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao,
reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio
de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o
controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados
e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so
aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um
arquivista como parte de um programa de conservao.
Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao
ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao
longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua
integridade e seu carter histrico.
6. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus
objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material
de consumo; ou seja, o material arquivstico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo
no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o
material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no
inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e
constantemente substitudo.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios,
fichrios, etc.

1 parte Sntese da situao real encontrada;


2 parte Anlise e diagnstico da situao;
3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes,
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao.
IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO
A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do
projeto arquivstico e seu acompanhamento.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e


material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).

CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS


Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros,
mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o
papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas
composies.
O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado
basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A
acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica
da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os
insetos, roedores e o prprio homem.
Embora, com muita frequncia, no possamos eliminar totalmente as
causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza
podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com
o ambiente, o manuseio, mas intervenes e a higiene, entre outros.

7. MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer,
fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos,
reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de
meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco
de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o
objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes
bancrias.

Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao


pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o
processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos
arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos
materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento
reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho
no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as
caractersticas fiis do documento e pode ser lida atravs da ampliao
da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.
So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua
apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da
informao.
Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes
com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de
diferentes tipos e tamanhos.
8. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que devem orientar
seus trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do
sculo XIX e constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a
eles:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais
importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e
arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua
individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem
diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo so
complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O
arquivo deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor,
razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados,
acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou
instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade
chamamos de fundo arquivstico.
Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. A
organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter
uma organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e
relaes internas e externas de seu produtor.
Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes
estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem
original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.
Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de
arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva
seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so
criados por uma atividade especfica e para atender a necessidade
determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no
arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as atividades e necessidades
que motivaram sua produo so nicas.
Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm
derivado do Principio da Provenincia. a qualidade pela qual os fundos
devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas
documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem
refletir a estrutura e o funcionamento da instituio, e os documentos que
o compem tm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora
dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais

fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o mesmo no


estiver ntegro.
Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos so
uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e
de outros rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que
a cumulao de documentos se d de forma gradativa (com a aquisio
dos documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula
seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os
documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto
dessas atividades.
Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questes
polticas pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir o
domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero
produzidos seus efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definida
conforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo
onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se
manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma
instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como exceo deste
princpio, no se aplica a documentos produzidos por acordos
diplomticos ou por aes militares.
Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos
Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui
um verdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os
documentos de um arquivo passam por estgios conforme seus valores
mudam. Quando um documento produzido, ele possui um valor
primrio, que sua importncia para a atividade que o gerou. Contudo,
esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns
documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua
importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles
que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para
a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo
documento que o possui deve ser preservado permanentemente.
Princpio da Reversibilidade: a qualidade pela qual os procedimentos,
mtodos, decises e processos adotados no arquivo so reversveis, ou
seja, podem ser desfeitos. So exemplos: a passagem de documentos
entre as fases, a atribuio de cdigo de assunto a um documento, a
tramitao e arquivamento, etc. Como exceo prtica a aplicao desse
princpio, ou seja, operaes que no podem ser desfeitas, podemos citar
a expedio de documentos (uma vez que o documento sai, no h como
recuper-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsiderao) e a
eliminao de documentos (o documento eliminado jamais pode ser
recuperado).
Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os
documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser
reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua
provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado
na Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos
os documentos so classificados e reorganizados de acordo com um
plano geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua
razo de ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das
instituies.
Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente aparecero em
provas, mas que podem confundir. So eles:
Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia Funcional: Este
princpio determina que os documentos devam ser transferidos de uma
autoridade a outra quando ocorrer mudanas polticas ou administrativas,
para garantir a continuidade administrativa. Tambm est em desuso.

Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma que os


documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com
jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo,
sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.
Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio, contrrio ao
anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em
servios de arquivos do territrio no qual foram produzidos, com exceo
daqueles produzidos por operaes militares ou representaes
diplomticas.
9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve
propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e
eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de
arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da Organizao.

o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das


pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so
colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras
de alfabetao.
REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de
alfabetao, e que so as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Exemplo:
Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Sistemas

Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos


considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de
Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de
recuperao da informao sem o uso de instrumentos.
Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto
de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e
geogrfico.
Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de
busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para
agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela
necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por
exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no
para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante,
a prateleira ser localizada de forma direta.
Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior
busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de
arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os
padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e
o indireto).
Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico,
geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros
cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo.
Vamos observar (e guardar) os esquemas:

Direto
Indireto
Arquivam-se:
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica
do prenome.
Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

BSICOS

MTODO ALFABTICO

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So


seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo:

Waldemar Santa Rita


Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo

Abreu Filho, Jorge de


Abreu Sobrinho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de

Arquivam-se:

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados


aps o nome completo, entre parnteses.

Santa Rita, Waldemar


Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira

Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira Jos
5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma,
no so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo:
Antnio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao
quando servirem de elemento de distino.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras
n 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser
consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante
do nome quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
OBrien, Gordon
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del

Oviedo y Baos, Jos de


Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los

Numrico Cronolgico
Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de
emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data.
adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o
documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado
numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas
outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo.

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so


registrados como se apresentam.
Exemplo:

Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser


preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de
precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:

Mtodo Dgito-terminal

Al Bem-Hur
Li Yutang

Considera o nmero do prprio documento como elemento principal de


ordenao. usado principalmente quando h grande volume de
documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um
nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo,
como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma
releitura.

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos


governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se
considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses
aps o nome.

O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da


direita para a esquerda.

Exemplo:

Ex:

Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.

Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).


O nmero de arquivamento ser: 25-67-41
41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta
67 grupo secundrio, indicando a guia
25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio).

Arquivam-se:

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio.


Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o
grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se
tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o
procedimento.

lvaro Ramos & Cia.


Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getulio Vargas
Library of Congress (The)

Ex:
GT GS GP

13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e


assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

25 85 95
86 92 95

Exemplo:
II Conferncia de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)

06 07 98

MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)


No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista,
para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a
organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de
interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos
casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois
mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico.

MTODO NUMRICO

O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem


enciclopdica.

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o


nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou
numrico cronolgico.

Alfabtico Dicionrio

Numrico Simples
Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem
enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa
fsica ou jurdica.

Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa


ordem alfabtica.
Alfabtico Enciclopdico
Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados
alfabeticamente.

Mtodo ideogrfico numrico duplex

MTODO ALFANUMRICO

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao


de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos.

O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo


alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico
pertence ao sistema direto e o mtodo numrico pertence ao sistema
indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto.

Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos,


partindo-se do geral para o particular.

Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se


preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das
informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que
combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.

Exemplo:
0
1

Administrao Geral
Pesquisas
1-1
Psicologia
1-1-2
Aplicada ao trabalho
1-1-3 Aplicada educao
1-2
Cincia poltica
1-3
Administrao
1-4
Economia

Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de


permitir a abertura ilimitada de classes.

MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita diretamente ao
documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As
melhores ordenaes geogrficas so:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um
arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar,
por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s
demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo:

ESTADO

CIDADE

CORRESPONDENTE

Amazonas

Manaus (capital)

Sobreira, Lusa

Amazonas

Itacoatiara

Santos, Antnio J.

Mtodo ideogrfico numrico decimal

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro (capital)

Rodrigues, Isa

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey,


cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes
principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente
gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove
classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e
uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira
do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que
facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras
divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a
seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc.

Rio de Janeiro

Campos

Almeida, Jos de

So Paulo

So Paulo (capital)

Corra, Gilson

So Paulo

Lorena

Silva, Alberto

Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada


nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a
necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da
instituio.
Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao
coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em
arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que
vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para
cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio
minuciosa do documento a que se refere.
Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse
mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea,
a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas
fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros
55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento
tem relao com outros assuntos.
Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao
tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus
nomes mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e
unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no
confundir com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador
afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade
pertence ao ideogrfico.

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal


elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a
rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as
capitais.
CIDADE

ESTADO

CORRESPONDENTE

Campos

Rio de Janeiro

Almeida, Jos de

Itacoatiara

Amazonas

Santos, Antnio J.

Lorena

So Paulo

Silva, Alberto

Manaus

Amazonas

Sobreira, Lusa

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

Rodrigues, Isa

So Paulo

So Paulo

Corra, Gilson

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos


estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados,
em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes
estados.

Exemplo:
Braslia (Distrito Federal)
Braslia (Minas Gerais)

Itabaiana (Paraba)
Itabaiana (Sergipe)

PEREIRA, Ricardo Santos.


Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima).

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o


pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero
alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases
a que se referem.
Exemplo:
PAS

CIDADE

CORRESPONDENTE

Frana

Paris (capital)

Unesco

Frana

Lorena

Vadim, Roger

Portugal

Lisboa (capital)

Pereira, Jos

Portugal

Coimbra

Albuquerque, Maria

Portugal

Porto

Ferreira, Antnio

MTODOS PADRONIZADOS
Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do
concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos
que se enquadram. Vamos a eles;
Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se
acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar
alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao
segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas
guias.
Ex:
MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq:
A D e abreviaes = ouro ou laranja
E H e abreviaes = rosa ou amarelo
I N e abreviaes = verde
O Q e abreviaes = azul
R Z e abreviaes = palha ou violeta

No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no


serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da
instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que
trate desse assunto.
Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico,
apenas acrescentando cores.
Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma
combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas
com sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem
vrios fornecedores e clientes.
Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se
utiliza da semelhana sonora entre eles.

Ex:
FERREIRA, Paulo Duque.

Por isso ficam arquivados prximos.


Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por
combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas
smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse
mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a
recuperao da informao.
Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico.
Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros
e cores.
Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos
padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo
automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao
Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no
aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da
Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com freqncia,
mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para
concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM
CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO
EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO
APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero
com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO
MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM
PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em
algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua
definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para
no confundi-los com os mtodos bsicos.
Avaliao de documentos
Na fase de destinao da Gesto de Documentos realizada a mais
complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade
tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais
da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da
direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim
da instituio.
Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de
Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for
necessrio programar mudanas nessas ferramentas.
A avaliao tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos
documentos para a instituio. Sendo esse valor subjetivo (pode existir
para uns e no para outros), este o motivo pelo qual a Comisso deve
ser interdisciplinar. Com a identificao desse valor, possvel preservar
aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que no tm
importncia. Alm disso, evita-se o recolhimento de documentos sem
valor secundrio ou o descarte de documentos com esse valor.
A Comisso deve fazer uma triagem de documentos com os principais
assuntos de que trata a instituio, estudar esse documento e tentar
identificar o que relevante e o que no em seu contedo
informacional. Ento mesmo que traga um assunto importante, se a
informao se repetir com frequncia em outros documentos, o mesmo
pode ser descartado.
Uma vez definidos os assuntos que tm relao direta com a origem,
evoluo e objetivos da instituio, devem ser determinados os prazos de
guarda em cada fase documental de acordo com a importncia do
documento, assim como a sua destinao. E isso ser feito atravs da
Tabela de Temporalidade.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so
o resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao.
Esses dois instrumentos so as ferramentas bsicas da Gesto de

Documentos e sempre andam juntos, pois a classificao fundamental


para a aplicao da temporalidade e destinao.
Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da
Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental.
Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo,
assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais
uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no
incio da apostila.
Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os
documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e
entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.
O prazo de guarda dos documentos (sempre determinado em anos)
comea a contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que
onde o documento criado, o prazo de guarda comea a contar de sua
produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua
finalidade administrativa. No arquivo intermedirio, o prazo de guarda
comea a contar do momento da sua transferncia.
Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de
guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali
entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo
possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade
resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de
Documentos; e a Gesto de Documentos pra no arquivo intermedirio.
Preservao de Documentos
J sabemos que o documento a informao registrada em um suporte
material. A principal funo de um documento (mais precisamente do
suporte) fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao
sem perder ou alterar suas caractersticas.
A conservao de documentos engloba um conjunto de ferramentas,
atividades, mtodos e cuidados a serem observados para colaborar com
a durabilidade do documento, isto , fazer com que ele exista pelo maior
prazo de tempo possvel. Est dividida em conservao corretiva (aes
no documento quando o mesmo j sofreu algum dano) e conservao
preventiva (aes a serem empregadas para evitar os danos).
Antes de prosseguirmos com a conservao, preciso conhecer os
conceitos de armazenamento e acondicionamento, e as determinaes
do CONARQ para sua aplicao.
Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua
preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a
colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte
dele, ou o depsito.
Podem perceber pela definio dada pelo Dicionrio de Terminologia
Arquivstica, que no nada difcil entender essas tcnicas. Vamos ento
s recomendaes do CONARQ, que so as adotadas pelas bancas para
elaborar suas questes.
Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem
condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao,
pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e
destinao.
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de
acesso e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por
exemplo:
- reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes;
- reas de risco de incndios;

- reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio


atmosfrica;
- reas prximas a instalaes estratgicas.
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s
necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas reas
de depsito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidos a:
- evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco
de inundaes;
- prever condies estruturais de resistncia a cargas;
- ter limite de 200 m2 de rea. Os depsitos devero ser
compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre
si, separados por corredores, com acessos equipados com portas cortafogo e, de preferncia, tambm com sistemas independentes de energia
eltrica, de aerao ou de climatizao;
- evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia
eltrica sobre as reas de depsito;
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de
fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
- aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredes
externas, em especial daquelas sujeitas ao direta de raios solares,
por meio de isolamento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito
reflexivo. Alm dos recursos construtivos utilizados para amenizar as
temperaturas internas, sempre que for possvel, posicionar os depsitos
nos prismas de menor insolao;
- promover a ventilao dos ambientes de forma natural ou artificial,
inclusive com a disposio adequada do mobilirio, de forma a facilitar o
fluxo do ar;
- evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta em tais
ambientes;
- manter suprimento eltrico de emergncia.
Nas reas de depsito, os documentos devem ser armazenados
separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a
saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impressos;
- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas;
- documentos iconogrficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio microgrfico;
- documentos fotogrficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematogrficos;
- documentos em meios magnticos e pticos.
Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho
devem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as
quais, por sua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerandose as necessidades especficas de preservao para cada tipo de
suporte.
Recomenda-se um estudo prvio das condies climticas da regio, nos
casos de se elaborar um projeto de construo ou reforma, com vistas a
obter os melhores benefcios, com baixo custo, em favor da preservao
dos acervos.
A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,
ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e
extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposio aos
poluentes atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos
raios ultravioleta. A adoo dos parmetros recomendados por diferentes

autores (de temperatura entre 15 e 22 C e de umidade relativa entre


45% e 60%) exige, nos climas quentes e midos, o emprego de meios
mecnicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em
equipamentos, manuteno e energia. Os ndices muito elevados de
temperatura e umidade relativa do ar, as variaes bruscas e a falta de
ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o
desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as propores dos
danos.
Com base nessas constataes, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condies ambientais que
assegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido;
- monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar;
- utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas
obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na
mdia, evitando variaes sbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os
equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em
funcionamento sem interrupo;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes
ultravioleta;
- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
reas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienizao do acervo e de
preveno de insetos;
- monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas,
filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de
janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos
em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem
dimensionados, sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas
condies, a saber:
fotografias em preto e branco
T 12C 1C e UR 35% 5%
fotografias em cor
T 5C 1C e UR 35% 5%
filmes e registros magnticos
T 18C 1C e UR 40% 5%
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros
apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita
observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A
confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas
existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho.
O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a
proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos. Os documentos
devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras,
apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,
como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados
horizontalmente, em mapotecas adequadas s suas medidas, ou

enrolados sobre tubos confeccionados em carto alcalino


acondicionados em armrios ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho.

As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador,


devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam
causar a distoro ou a perda de dados.
O armazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratado
com pintura sinttica, de efeito antiesttico.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos
acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidade
relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de
desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos
documentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser
mantidas em boas condies de conservao e limpeza, de forma a
proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos
padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que
iro abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos
permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do
tempo, no podendo provocar quaisquer reaes que afetem a
preservao dos documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros
devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos
documentos. No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino,
recomenda-se o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar
o contato direto de documentos com materiais instveis.
Ateno: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendao sobre
evitar subsolos e pores no adotada pela imensa maioria das
instituies, devido falta de uma estrutura arquitetnica capaz de
suportar o grande peso dos arquivos. Ento, para efeitos de
recomendao, deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas para efeitos
prticos, vantajoso por no comprometer a estrutura dos edifcios.
Apesar de no ser difcil, um contedo um pouco extenso. Mas as
questes sobre ele no so raras.
Tcnicas de Restaurao:
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica,
aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque
de fungos e bactrias.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao
documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros
especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior
durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so
um pouco afetadas. Alm disso, o material muito especfico o deixa com
custos altos.
Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de
seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento
em uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura
entre 145 a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando
acetona folha de acetato de celulose.
Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita
adesiva de duplo revestimento.
Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no so
muito comuns em provas. Vamos a elas:

Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da


folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um
equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de
todas as reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no
equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se
concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas
devem ter espessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um
ponto abaixo do tom original, para diferenciar as reas novas da antiga.

- No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem


ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedao de papel.

Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom,


prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com
lpis-aquarela importado diretamente nas reas em que necessria
uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do
documento. S quando necessria.

Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.

Planificao a prensagem do documento.

- Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem


ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio recomenda-se
no usar, pois os danos sero muito maiores.

Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a


sequncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de
numerao do original.
Costura feita em linha de algodo, em substituio aos grampos
metlicos; compe-se de dois pontos de costura.
Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes
corretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de
insetos (o mtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste
na retirada de sujeira com material especfico, e o alisamento, que
consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras
e facilitar a retirada de manchas.
Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestao NO SO
tcnicas de restaurao! Elas esto no mesmo patamar, e as quatro so
atividades de CONSERVAO CORRETIVA! Portanto fiquem atentos,
pois muito comum que a banca tente derrubar o candidato afirmando
isso.
Ento temos:
Conservao corretiva: restaurao, alisamento, limpeza e desinfestao.
Noes de Preservao:
A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto
relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um
tanto bvias.
As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas:
- Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte).
At mesmo a luz artificial deve ser moderada.
- Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
- Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal
deve estar entre 16 e 22C.

- Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos


irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.
- Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.

- Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de


deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de
cidos, sujeira, desfigurao dos materiais).

- Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na


posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
- Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de
poeira, umidade e temperaturas altas.
De forma geral, os seguintes cuidados devem ser tomados para os
documentos, de acordo com suas caractersticas:
Documentos em papel:
- Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para
evitar a ferrugem);
- Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
- Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;
- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA),
para evitar a perda de um fragmento do volume em degradao.
Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis
no local de aplicao.
- No escrever nos documentos;
- No dobrar as pginas;
- Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
- No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
- Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode
ser utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com
tecido de fil ou gaze;
- Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas
de algodo ou borracha em p;
- Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes
cidos;

- Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias


e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.

- Fazer anotaes e observaes somente lpis.

- Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.

Fotografias:

- No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel


livre de acidez.

- Devem ter proteo individual de boa qualidade;

- No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o


desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo.

- Devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em


mobilirio de ao;
- No forar a separao de uma fotografia da outra;
- Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos (slides):
- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de
polietileno ou polipropileno);
- Utilizar mobilirio metlico revestido de tinta;
- Produzir cpias ou vias em caso de projees frequentes.
Microfilmes:
- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de
fogo, e acondicionados em latas vedadas contra a umidade.
- Produzir cpias ou vias (determinao legal);
- Remover a sujeira com pano limpo que no solte fiapos, umedecido com
Film Cleaner.
Disquetes e CDs:
- Usar disquetes de boa qualidade;
- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
- Usar programas antivrus;
- Proteger os CDs contra arranhes e poeira.
Caixas de Arquivo (caixa-box):
- Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papel em que
forem confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois so livres
de acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos
documentos que vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar
que os documentos se dobrem ou rasguem.
Limpeza do assoalho:
- No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com
pano umedecido e aspiradores;
- Remover a poeira com cuidado para no desloc-la para as estantes e
para os documentos. No utilizar vassouras ou espanadores. sempre
aconselhvel utilizar panos umedecidos e aspiradores.
- O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio
tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.
Gesto de Documentos
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois
fundamental o seu entendimento.
A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os
arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e
complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente.
Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma
instituio, podem possuir dois valores diferentes: o valor primrio, que
dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos
que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que
mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que
levaram sua criao.
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se
no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou
seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse
valor. Mas ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio.
Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e

permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor


secundrio, vai durar para sempre (o valor).
Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele
est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu
objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, aquele
que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam
destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no
possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser
preservado permanentemente.
Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos,
diferentes daqueles para os quais foi criado.
Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela de
Temporalidade, que veremos mais adiante. Mas mesmo sem ela
possvel determinar quais documentos tero valor secundrio. So
documentos relativos criao de entidades (leis, estatutos, contratos
sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alteraes,
regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua
histria.
A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa
teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de
documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem
utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de
Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos
tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os
documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa
cientfica, por exemplo.
A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a
Gesto de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE
ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua
destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos
j cumpriu seu objetivo.
A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo,
a utilizao e a destinao.
Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos
e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so
exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a
elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da
necessidade do documento, etc.
Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidade
principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos
tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo
o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As
atividades desta fase so de busca e localizao (protocolo), de consulta
e emprstimo, entre outras.
Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado
pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando
os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio.
Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo
para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente
dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o
recolhimentopara o arquivo permanente.
Arquivos Correntes e Intermedirios
Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermedirio. Como
dito no incio da aula, a compreenso da Teoria das Trs Idades
fundamental, pois ser com base nela que todos os estudos e prticas
sero desenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e
intermedirio porque as diferenas entre eles so pequenas. Alis, pelas

caractersticas dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o


arquivo intermedirio uma extenso do arquivo corrente. A no ser
pela frequncia de uso de seus documentos, no h diferenas
significativas entre eles. Vamos falar sobre cada um.
Arquivos Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, caracterizado por guardar
documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So
documentos de grande valor primrio e vitais para as atividades
administrativas.
Este arquivo deve estar o mais prximo possvel de seu produtor, tanto
fsica quanto logicamente. Seus documentos, sendo extremamente
necessrios, esto com o mximo do valor primrio.
Sua configurao, como vimos na aula anterior, pode ser arquivo setorial
(dividido nos vrios departamentos) ou central (localizado em apenas um
ambiente). E somente o arquivo corrente pode ter esta configurao.
Entre suas atividades esto:
Atividades de pesquisa;
Diagnsticos;
Avaliao da necessidade de recursos humanos, materiais e espao;
Elaborao de ferramentas de controle, preservao e recuperao;
Atividades de Protocolo e Expedio;
Arquivamento, emprstimo e consulta;
Avaliao de Documentos;
Classificao de Documentos;
Preservao de Documentos.
Dica de prova: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico,
por mais que tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos
documentos somente autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a
permisso daquele.
Arquivos Intermedirios
Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so responsveis por
guardar documentos com valor primrio decrescente, ou seja, que esto
perdendo sua importncia administrativa. Exatamente por este motivo,
esses documentos sofreram uma reduo na frequncia de sua
utilizao.

fluxo de e documentos, pois no h tramitao (movimentao


administrativa).
Protocolo
O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o
trmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno
da instituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido
na fase de utilizao da Gesto de Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam
controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra
protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
- O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da
instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que
o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento
dentro da instituio. muito utilizado em processos.
- O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes
internas do documento.
Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a
movimentao do documento. O espao destinado para anotaes
como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do
destinatrio.
- A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de
documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e
sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos,
registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as
movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o
documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve
passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou
pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda
consideram a expedio como atividade de protocolo. Mesmo assim,
quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo,
ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal
atividade.
So atividades de recebimento e classificao:

Os documentos desse arquivo no so mais necessrios para a


realizao de atividades administrativas, mas ainda devem ser mantidos
como prova de direitos e obrigaes das partes envolvidas. Mas mesmo
assim ainda tem o seu acesso restrito ao produtor ou a terceiros, com a
autorizao desse.

Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.

Sua configurao deve ser um depsito com grande espao interno e


estruturas firmes, com recursos humanos e materiais adequados
preservao e recuperao da informao. A localizao deve ser a mais
distante possvel do produtor, em locais de seguros e longe de reas de
riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo corrente.

As atividades de registro e movimentao so as que tratam da


distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da
instituio.

A principal justificativa para a criao dessa fase a facilidade da gesto


dos documentos correntes e a economia de recursos humanos, materiais
e de espao. Por isso sua implementao deve ser precedida de estudo
prvio, feito por especialistas, onde seja apontada a necessidade de sua
criao; caso contrrio, vai se tornar um verdadeiro elefante branco para
a instituio, tendo o efeito contrrio ao esperado.
Suas atividades so:
Arquivamento;
Emprstimo e Consulta;
Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como
uma extenso dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui
so as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o

As atividades de expedio tratam da sada de documentos e


correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo
deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.
Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes
de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes
guardam documentos que esto em uso frequente ou constantemente
consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses
documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro
afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos
arquivos intermedirio e permanente.

Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo


somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e
controle de documentos dentro da instituio.
Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo,
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc.
Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle!
O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.
Classificao de Documentos

plano toda vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus
setores, por exemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que
se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem
as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao.
Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro
classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os
produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto
de que tratam, independente da rea de atuao da instituio.

No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, com esta


que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades
de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento
um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos
de uma instituio.
Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma
das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao.
A classificao do documento feita no momento em que este chega ao
protocolo e pelo profissional que o recebeu.
A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao
documento de acordo com o assunto de que ele trate.
O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela
Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por
profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da
instituio.
Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo,
a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a
correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e
de seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os
documentos ao destinatrio.
Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando
que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, o que no
verdade: responsabilidade do setor de protocolo.
O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a
serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados
e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este
deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os
assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz
de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre
reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos das
instituies, mas podem ocorrer.
Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma
comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir trs
critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de
acordo com a estrutura da instituio; o funcional, que classifica os
documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio;
e o temtico ou por assunto, que classifica os documentos de acordo com
contedo de sua informao.
Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio
de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio
tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no

Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com


a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades
e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem
adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio,
institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das
atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade
meio. Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e
entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas
instituies privadas que integram o sistema) devem adotar, para os
documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo
CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio
dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o
mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio.
o caso do Ministrio da Fazenda.
A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim,
e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que
lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado
quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao
assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as
seguintes:
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s)
de acordo com seu contedo (estudo);
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de
arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao);
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios.

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