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GUIA DE REDUO DE CUSTOS

PARA ESCRITRIOS DE ADVOCACIA

SUMRIO

// Introduo ...................................................................................................................................................................... 3
// Primeiro passo: entendendo os custos ................................................................................................................... 6
// Montando seu plano de ao ................................................................................................................................ 10
// O segredo: eficincia operacional ........................................................................................................................ 17
// Contrate um advogado correspondente ............................................................................................................ 20
// Concluso .................................................................................................................................................................... 25
// Sobre o Juris Correspondente ................................................................................................................................ 27

INTRODUO

INTRODUO
Basta conhecer um pouco da rotina interna de um
escritrio de advocacia no Brasil para saber que os
desafios enfrentados em seu cotidiano j so o
suficiente para ocupar todo o tempo de seus scios. A
cobrana por parte dos clientes, os prazos processuais
apertados e o funcionamento inconstante e moroso dos
tribunais costumam no colaborar para a prestao de
um servio jurisdicional com a qualidade esperada.
Mas independentemente de todos esses fatores, preciso
certificar-se de que o escritrio no vai negligenciar suas
questes administrativas internas. Sabemos que, a rigor,
um escritrio de advocacia no uma sociedade que
exerce atividade empresarial ou comercial. Entretanto,
isso no significa dizer que ele no possa usar a seu favor
o que h de mais moderno no universo da administrao
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INTRODUO
de empresas. Muito pelo contrrio, exatamente isso que tem sido feito por muitos escritrios
de sucesso, inspirando at mesmo o Poder Pblico a fazer uso de prticas que surgiram e se
aprimoraram ambientadas na iniciativa privada.
A implementao de uma boa gesto no mbito interno de uma organizao envolve o correto
equacionamento de uma srie de valores, mas tem por base comum um bom controle sobre as
despesas. Isso proporciona ao negcio uma maior tranquilidade no recolhimento de seus tributos,
encargos e salrios, abrindo, inclusive, espao para o planejamento de novos investimentos.
O ano de 2014 foi marcado pela aprovao do Simples Nacional para os advogados, uma
reivindicao antiga da classe. Ns, da Juris Correspondente, gostaramos de aproveitar o clima
de euforia no ar para levar esse material a todos os advogados do Brasil. A reduo de custos
na prestao dos servios advocatcios seja pela reduo de tributos ou pela melhor
administrao de recursos s tende a ampliar o acesso justia e garantir melhores servios
a menores custos para o jurisdicionado. Vamos ento aprender, passo a passo, a cortar gastos?

PRIMEIRO PASSO:
ENTENDENDO OS CUSTOS

PRIMEIRO PASSO: ENTENDENDO OS CUSTOS


Antes de tomar qualquer deciso, fundamental que o gestor
esteja guarnecido e amparado pela maior quantidade possvel de
informaes a respeito do passivo do escritrio. Da a importncia
de se manter o devido registro sobre todas as despesas
realizadas, inclusive aquelas no recorrentes como a aquisio
de computadores e de licenas de softwares, por exemplo.
necessrio, em seguida, organizar essa massa de informaes
de modo que ela possa ser facilmente acessada. E isso pode
ser feito por meio de um simples agrupamento de despesas em
diferentes categorias como, por exemplo, servios, salrios,
estrutura, transporte e comunicao. A organizao faz com que os
desperdcios e as oportunidades do corte de custos fiquem mais
evidentes. Alm do mais, pode-se observar, ms a ms, a evoluo
das despesas, bem como a ocorrncia de eventuais disparidades.
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PRIMEIRO PASSO: ENTENDENDO OS CUSTOS


Outra questo de suma relevncia no momento do registro dos gastos do escritrio atentar-se
para o fato de que nem todas as despesas processuais como viagens, dirias, fotocpias, custas
judiciais, honorrios de peritos e emolumentos, por exemplo correm por conta do escritrio, mas,
sim, do cliente. Com isso em mente, preciso investigar as disposies contidas nos contratos
de honorrios celebrados entre as partes. Ainda que o advogado adiante o pagamento de algumas
dessas quantias, para ser quase que imediatamente ressarcido, esses valores no devem constar
como despesas, porque, na verdade, esto sendo pagos pelo cliente. O ideal que esse tipo de
gasto e seu respectivo ressarcimento sejam objetos de um controle especial, envolvendo diligncia
mxima para se obter uma soma final igual a zero.
No que se refere s despesas que correm por conta do cliente, sempre bom lembrar que o cuidado
com a reduo de custos nesse setor deve ser dobrado, j que se est lidando com dinheiro alheio.
Sabe-se, por exemplo, que o processo eletrnico j uma realidade em muitas comarcas do pas, e
que o peticionamento digital uma boa forma de se evitar a incidncia de custas processuais cobradas
pelo Tribunal para a digitalizao de peties em papel.
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PRIMEIRO PASSO: ENTENDENDO OS CUSTOS


Ademais, resta pontuar que muitos escritrios de pequeno porte no registram detalhadamente suas
despesas, preocupando-se apenas em registrar, ao fim do ms, a diferena entre os ativos e o passivo,
ou seja, o saldo final do caixa. Como j tivemos a oportunidade de ver e ainda teremos a chance de
reforar mais adiante, essa postura equivocada, uma vez que conhecer exatamente as receitas e
as despesas da organizao crucial para uma gesto eficiente.

MONTANDO SEU
PLANO DE AO

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MONTANDO SEU PLANO DE AO


Uma vez que a administrao tenha procedido
categorizao dos custos, j possvel criar um
plano de ao com o objetivo de buscar a
reduo das despesas. importante ressaltar
que o esforo para montar esse banco de dados
deve ser constante e cada uma das categorias deve
ser monitorada e alimentada com informaes
em tempo real. Assim, variaes bruscas ou
inesperadas sero imediatamente notadas, a
tempo de se tomar alguma providncia a respeito.
Para fins didticos, dividiremos as despesas de um
escritrio nas seguintes categorias: conta de gua
e luz, telecomunicaes, e imvel e estrutura. Essa
diviso, naturalmente, no ser a mais indicada em
todos os casos, mas cobre algumas das despesas
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MONTANDO SEU PLANO DE AO


mais comuns. O importante aqui que o gestor monte as categorias conforme as particularidades
do seu caso, de modo a atender, da melhor forma possvel, os interesses e as necessidades do seu
escritrio.

Conta de gua e luz


Uma dose razovel de bom senso j ajuda a reduzir essas duas despesas. Parte do trabalho deve
ser realizado no sentido de conscientizar os advogados e colaboradores quanto importncia da
economia nessas reas. Outra parte diz respeito a pequenos melhoramentos que podem ser
promovidos pela prpria administrao.
A instalao de sensores de movimento, que controlam a iluminao pelo menos na recepo e nos
banheiros, bem como a substituio de lmpadas incandescentes por lmpadas frias, j costumam
apresentar algum resultado. Entretanto, os grandes viles do desperdcio de energia eltrica
costumam ser as mquinas ligadas desnecessariamente como impressoras, fotocopiadoras,
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MONTANDO SEU PLANO DE AO


computadores, cafeteiras e o ar-condicionado. O simples fato de se criar o hbito de ligar o arcondicionado e as mquinas no incio do expediente, desligando-os ao final do mesmo pode fazer
uma diferena grande na sua conta de luz. Faa o teste!

Telecomunicaes
Atualmente invivel imaginar um escritrio de advocacia que opere sem internet e telefones
celulares. A comunicao entre os membros da equipe, as mensagens eletrnicas trocadas com o
cliente e a pesquisa on-line por jurisprudncias so fundamentais para o exerccio da advocacia. Isso
sem mencionar o processo eletrnico, que est perto de se tornar uma regra definitiva no Poder
Judicirio.
No entanto, um servio de qualidade capaz de atender perfeitamente s necessidades do escritrio
nem sempre sinnimo de custos elevados. Muito pelo contrrio, o crescimento vertiginoso da
incluso digital fez com que os servios de telecomunicaes, em geral, tenham se tornado muito
mais baratos.
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MONTANDO SEU PLANO DE AO


Desse modo, possvel que o gestor se surpreenda ao reavaliar contratos e procurar negociar
condies mais vantajosas, especialmente se estiver disposto a fechar pacotes com descontos
especiais, que so largamente oferecidos no mercado para pessoas jurdicas.
Outro ponto a ser abordado, ainda dentro deste assunto, a utilizao da tecnologia com a
finalidade de reduo de custos.
Existem, hoje, inmeros softwares como o Skype, o WhatsApp e o Hangouts, por exemplo
que permitem a economia com ligaes interurbanas e mensagens SMS. Uma reunio realizada por
videoconferncia on-line pode, at mesmo, evitar despesas com uma viagem evitvel.
O advogado moderno no pode ter medo da tecnologia. Sabemos que a advocacia uma
atividade que envolve discrio e troca de informaes confidenciais e sigilosas algumas das
quais tramitam, inclusive, em segredo de justia , entretanto, isso no justifica a no utilizao das
ferramentas tecnolgicas, mas apenas que o advogado deve buscar utiliz-las de forma segura ou
com a orientao de um profissional especializado, caso sinta essa necessidade.
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MONTANDO SEU PLANO DE AO


Imvel e estrutura
Com relao estrutura fsica do escritrio, necessrio que o administrador reflita a respeito de
algumas questes para que possa otimizar os custos. Quanto da receita mensal est comprometida
com o pagamento de aluguel e condomnio? Quantas salas ou estaes de trabalho esto disponveis?
De quantas estaes o efetivo do escritrio realmente necessita?
possvel que o imvel ocupado seja incompatvel com as necessidades concretas do escritrio,
criando, assim, uma oportunidade para o corte de custos com aluguel mediante a mudana de sua
sede para um espao mais adequado. Caso o imvel atualmente ocupado no disponha de espao
livre, mas tenha um grande arquivo, sempre vlido considerar a possibilidade de mudana para um
imvel menor combinada com a locao de um pequeno galpo para o armazenamento do arquivo
morto, por exemplo.
Por outro lado, se o imvel prprio e a utilizao efetiva est muito aqum do espao disponvel,
sempre possvel promover uma reorganizao interna que possibilite a locao de algumas salas
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MONTANDO SEU PLANO DE AO


ou estaes para outras sociedades de advogados, empresas ou mesmo profissionais liberais. Com
a renda dos aluguis, o administrador pode liquidar outros custos quaisquer.
Outra questo que merece a devida ateno do gestor a localizao da sede. Sabemos que o
valor do metro quadrado varia no apenas de bairro para bairro, mas tambm de rua para rua ou
at mesmo entre imveis na mesma rua, a depender da altura em que se localizam. Geralmente
importante para um escritrio de advocacia estar localizado prximo ao frum, mas, muitas vezes,
no h a necessidade de uma proximidade to grande. Com uma pequena mudana desse tipo
tambm possvel cortar custos, j que as salas mais prximas ao frum tendem a ter uma demanda
maior, elevando, assim, seu preo.

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O SEGREDO:
EFICINCIA
OPERACIONAL

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O SEGREDO: EFICINCIA OPERACIONAL


Muitos escritrios acabam sendo penalizados pela
dificuldade de seus colaboradores em organizarem
suas prprias tarefas e colaborarem entre si. Um
profissional bem organizado e consciente traz a mesma
receita que dois ou trs profissionais de mesmo nvel
sem essas respectivas habilidades. Assim, investir em
treinamento, tcnicas de organizao, gesto do tempo
e gerenciamento de tarefas no time pode trazer grandes
economias.
A gesto financeira tambm costuma apresentar uma
boa margem para melhorias. Um sistema de informtica
especializado em controlar valores a serem recebidos
e contas a serem pagas aumenta muito a eficincia
do profissional que tem o hbito ou vcio de utilizar
planilhas manuais para esse tipo de tarefa.
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O SEGREDO: EFICINCIA OPERACIONAL


Outra tima sugesto migrar a estrutura de aplicativos do escritrio para solues como o
Google Drive. A gesto on-line de documentos melhora a eficincia e reduz os custos, j que
esse sistema mais barato que o preo pago por softwares como o Office, desenvolvido pela
Microsoft, e similares.

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CONTRATE UM ADVOGADO
CORRESPONDENTE

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CONTRATE UM ADVOGADO CORRESPONDENTE


O advogado correspondente um profissional
especializado em prestar servio de apoio logstico
e jurdico durante a tramitao do processo.
Substabelecido pelo patrono da causa, ele geralmente
encarregado de realizar determinadas diligncias
assessrias como a realizao de audincias, o
protocolo de peas processuais e o requerimento de
emisso de guia para recolhimento de custas junto ao
cartrio, por exemplo.
Dentre as muitas vantagens em se contratar um
advogado de apoio, destacamos o fato de sua atuao
na causa e a remunerao pelos servios prestados
poderem ser delimitadas de forma pontual, com o
objetivo de atender da melhor forma possvel aos
interesses do escritrio e, consequentemente, do cliente.
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CONTRATE UM ADVOGADO CORRESPONDENTE


Suponhamos, por exemplo, que ao fim da etapa postulatria o juiz designe uma audincia de
conciliao. Sabendo de antemo que o cliente no est disposto a oferecer uma proposta ou
negociar um acordo, pode-se concluir que a presena do advogado e do preposto na audincia
uma exigncia meramente formal. Por se tratar de uma situao bastante comum no dia a dia
forense, conclui-se que, se somados os tempos que o advogado vinculado ao escritrio perde
enquanto aguarda preges, enfrenta filas e realiza atos processuais assessrios, sua produtividade
gravemente comprometida ao final do ms.

Custos com transportes


muito comum que escritrios de advocacia peticionem perante juzos de outras comarcas ou,
mesmo que o processo tramite perante a comarca em que o advogado atua, diligncias e atos
processuais podem ter que ser praticados em comarcas mais distantes. A grande verdade que,
sempre que isso ocorre, os custos disparam. Basta pensarmos, por exemplo, nas despesas com
passagens areas ou de nibus, dirias, alimentao e queda de produtividade do profissional
durante o perodo de deslocamento. E tudo isso para, muitas vezes, apenas obter a cpia dos
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CONTRATE UM ADVOGADO CORRESPONDENTE


autos, atravessar uma petio ou realizar uma simples audincia. Esse cenrio desfavorvel, no
entanto, pode ser contornado com a contratao de um advogado correspondente, um profissional
capacitado e especialista em fornecer apoio logstico e suporte causa.
Como esse colaborador jurdico normalmente atua e reside na prpria comarca, os custos com
transportes, hospedagem, alimentao e combustvel so simplesmente eliminados. Adicionalmente,
os advogados vinculados ao escritrio estaro livres para cuidarem de outros assuntos.
Como se pode perceber, a utilizao dos servios de um advogado correspondente significa
economia tanto para o advogado ou escritrio da causa como para o cliente. Alm disso, essa
escolha garante a alocao de recursos humanos e financeiros de forma muito mais otimizada.

Estagirios
Sem nenhuma sombra de dvida, a contratao de estagirios de suma importncia, tanto
para o escritrio, como para os prprios estudantes. Os jovens profissionais ganham experincia
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CONTRATE UM ADVOGADO CORRESPONDENTE


e a instituio ganha parceiros que conferes oxigenao sua equipe. Ademais, trata-se, tambm,
de uma boa forma de recrutamento, na medida em que os estagirios podero ser observados
durante um perodo de at dois anos, podendo ser efetivados quando formados e aprovados no
exame da OAB.
Apesar da fundamental importncia dessa relao, de se observar que diversos escritrios mantm
em seus quadros um nmero desproporcional de estagirios, aumentando muito o seu passivo.
Quando isso acontece, o vnculo de estgio passa a ser desvantajoso para ambas as partes, na
medida em que o escritrio aumenta sua despesa e os estagirios passam a realizar tarefas mecnicas
e repetitivas, incompatveis com o aprendizado da prtica jurdica.
Diante de uma situao como essas, vale a pena considerar uma reduo no nmero de estagirios e
a contratao de advogados correspondentes por um motivo muito simples: sai mais barato. Alm
do mais, enquanto os estagirios representam custos fixos, a utilizao dos servios de advogados
correspondentes , essencialmente, um custo varivel, que se adapta s necessidades e demanda
do escritrio.
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CONCLUSO

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CONCLUSO
Temos que reconhecer que a expertise do advogado no
a administrao, mas isso no significa dizer que um escritrio
de advocacia deva descuidar da sua gesto interna. Em muitos
casos, a contratao de um profissional especializado se mostra
necessria, enquanto em outros, a designao de funes
administrativas a membros da prpria equipe pode ser melhor,
desde que eles busquem o conhecimento necessrio para
executar tais funes e procurem sempre se manter atualizados.
A boa administrao do escritrio certamente passa por uma
postura que busca entender e reduzir os custos operacionais,
oferecendo um servio de excelncia a um valor mais competitivo,
aumentando, assim, a receita dos advogados. Para isso, o gestor
pode se organizar e contar com a ajuda da tecnologia e, tambm,
com os servios dos advogados correspondentes, sempre de
grande valncia.
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Sobre o Juris Correspondente

O Juris Correspondente uma ferramenta on-line idealizada com


a finalidade de unir advogados correspondentes a escritrios de
advocacia interessados em seus servios espalhados por todo o pas.
Possumos o maior banco de dados do Brasil, com mais de 30 mil
advogados de apoio cadastrados distribudos por mais de 5 mil
cidades. E o melhor: um servio totalmente gratuito para os
advogados ou sociedades de advogados que desejam procurar por
um advogado correspondente.
Conhea nossos servios e teste tambm essa economia em forma
de suporte para o seu escritrio!

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