Você está na página 1de 40

Governo do Estado de Minas Gerais

Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto

CARTILHA DO
REGISTRO DE PREOS

2005

NDICE
I. O que o Sistema de Registro de Preos - SIRP?.... 4
II. Quais so as normas que regulamentam o SIRP? .. 4
III. Agentes do Registro de Preos ................................ 6
IV. Instrumentos do Registro de Preos ........................ 9
V. Quais so as variveis de um item de Registro de
Preos?................................................................................ 12
VI. Qual a diferena entre as vigncias da Ata de
Registro de Preos e dos Contratos celebrados pelos
rgos Participantes? ...................................................... 13
VII. A Ata de Registro de Preos poder sofrer alteraes? E o contrato? .......................................................... 15
VIII. Qual o limite para o aumento do quantitativo?
............................................................................................ 17
IX. Como incluir um rgo No-Participante na Ata de
Registro de Preos? .......................................................... 18

Cartilha do Registro de Preos - 2005

X. O que o Direito de Preferncia do fornecedor?


............................................................................................ 22
XI. Quais so as hipteses em que o Registro de Preos
dever ser adotado?.......................................................... 23
XII. Quais as vantagens de se utilizar o Registro de
Preos? .............................................................................. 25
XIII. Quais so as desvantagens do Registro de Preos?
............................................................................................ 28
XIV. Quais so as fases do Registro de Preos .......... 29
XV. Sobre o julgamento dos lotes ................................ 38

Cartilha do Registro de Preos - 2005

I. O que o Sistema de
Registro de Preos - SIRP?
Conjunto de procedimentos para registro formal de
preos relativos prestao de servios, aquisio e locao de bens, para contrataes futuras, realizado por meio
de uma nica licitao, na modalidade de concorrncia ou
prego, em que as empresas disponibilizam os bens e servios a preos e prazos registrados em ata especfica e que
a aquisio ou contratao feita quando melhor convier
aos rgos/entidades que integram a Ata.

II. Quais so as normas que


regulamentam o SIRP?
O Sistema de Registro de Preos foi institudo pelo
art. 15 da Lei federal n. 8.666/93, que dispe sobre normas gerais de Licitao e Contratao na esfera pblica.
O dispositivo em referncia determina que:
"Art. 15 As compras, sempre que possvel, devero:
(...).

4
Cartilha do Registro de Preos - 2005

II - ser processadas atravs de sistema de registro


de preos;
(...)
1 O registro de preos ser precedido de ampla
pesquisa de mercado.
2 Os preos registrados sero publicados trimestralmente para orientao da Administrao, na imprensa oficial.
3 O sistema de registro de preos ser regulamentado por decreto, atendidas as peculiaridades regionais, observadas as seguintes condies:
I - seleo feita mediante concorrncia;
II - estipulao prvia do sistema de controle e
atualizao dos preos registrados;
III - validade do registro no superior a um ano.
4 A existncia de preos registrados no obriga a
Administrao a firmar as contrataes que deles podero advir, ficando-lhe facultada a utilizao de outros
meios, respeitada a legislao relativa s licitaes, sendo
assegurado ao beneficirio do registro preferncia em
igualdade de condies.
5 O sistema de controle originado no quadro geral
de preos, quando possvel, dever ser informatizado.

5
Cartilha do Registro de Preos - 2005

6 Qualquer cidado parte legtima para impugnar preo constante do quadro geral em razo de incompatibilidade desse com o preo vigente no mercado. (...)"
No mbito do Estado de Minas Gerais, este dispositivo foi regulamentado pelo Decreto 43.652 de 12 de
novembro de 2003, que dispe sobre o processo de
Registro de Preos a ser adotado na esfera estadual.
Recentemente, este Decreto foi alterado pelo
Decreto 43.979, de 3 de maro de 2005, que modificou
a redao do art. 4, possibilitando a prorrogao da Ata
de Registro de Preos por at 12 meses.

III. Agentes do Registro de


Preos
rgo Gestor: rgo ou entidade da Administrao Pblica responsvel pela conduo do conjunto
de procedimentos do certame para registro de preos e
gerenciamento da Ata de Registro de Preos dele decorrente. , geralmente, o rgo que possui maior capacidade tcnica para realizar todo o procedimento, seja
por possuir melhor estrutura ou por estar habituado a

6
Cartilha do Registro de Preos - 2005

realizar contrataes do objeto cujo preo se est registrando.


rgo Interessado: rgo ou entidade da
Administrao Pblica que foi convidado a participar do
Registro de Preos e participa dos procedimentos iniciais, informando seu planejamento ao rgo gestor, no
entanto, ainda no tem sua participao formalizada por
meio do Termo de Adeso.
rgo Participante: rgo ou entidade que participou dos procedimentos iniciais do SRP e formalizou
sua participao por meio do Termo de Adeso e integra
a Ata de Registro de Preos. A sua demanda prevista na
Ata de Registro de Preos e o fornecedor tem o dever de
entreg-la, caso haja necessidade da contratao.
rgo No-Participante: rgo ou entidade que
no est contemplado na Ata do Registro de Preos,
portanto no tem sua demanda prevista no processo.
Poder vir a participar do Registro de Preos se apresentar sua demanda ao rgo Gestor e este negociar o fornecimento do quantitativo levantado com o fornecedor,
desde que este atenda s mesmas condies e no prejudique os demais rgos Participantes. Caso o fornecedor concorde em realizar o fornecimento, o rgo NoPartipante dever compor o Termo de Adeso e envi-

7
Cartilha do Registro de Preos - 2005

lo ao rgo Gestor para que este junte o termo ao processo e possa alterar a Ata de Registro de Preos. O
rgo No-Partipante, conforme 3, do art. 8, do
Decreto 43.652/03, poder solicitar um quantitativo de
at 100% do que foi registrado.
Para trabalhar no sistema, o rgo ou entidade
interessado ou participante do Registro de Preos dever designar servidores para operar o sistema nos seguintes perfis:
Unidade Processadora: a unidade ou servidor
do rgo interessado com competncia para coordenar
e consolidar o planejamento interno do rgo. quem
elabora, nos "Registros de Preo Com Levantamento", a
planilha de levantamento do rgo, com os itens que o
rgo tem interesse em ter os preos registrados, solicitando s unidades consumidoras, em seguida, o quantitativo para cada item da planilha. , tambm, quem
compe o Termo de Adeso, informando os quantitativos definitivos do rgo interessado para os itens que
sero registrados.
Unidades Consumidoras: Unidades do rgo
interessado que so subordinadas ao setor da unidade
processadora. Exemplificando, seriam as regionais que
possuem unidades de compras centralizadas, no entanto

8
Cartilha do Registro de Preos - 2005

subordinadas unidade de compras central do rgo.


Responsvel por preencher o quantitativo dos itens
constantes da planilha de levantamento enviada pela
unidade processadora.
Unidade Aprovadora: a autoridade competente para verificar a regularidade das informaes apresentadas pela Unidade Processadora na composio da
Planilha de Levantamento e do Termo de Adeso e
aprov-las, encaminhando os termos, em seguida, para o
rgo Gestor.

IV. Instrumentos do Registro de


Preos
Planilha de Levantamento: a relao de itens
que o rgo Interessado deseja que tenham seus preos
registrados, enviando para o rgo Gestor j com o
quantitativo de todas as suas Unidades Consumidoras
consolidados.
Planilha Consolidada: a relao dos itens que
vo compor o Termo de Adeso e, possivelmente, iro
para o edital de Registro de Preos, elaborada pelo

9
Cartilha do Registro de Preos - 2005

rgo Gestor, a partir das propostas enviadas pelos


rgos interessados nas Planilhas de Levantamento.
Termo de Adeso: o documento pelo qual, o
rgo Interessado efetiva a sua participao no Registro
de Preo, selecionando, na Planilha Consolidada que
acompanha o Termo de Adeso, os itens que deseja contratar futuramente e os respectivos quantitativos. por
meio do Termo de Adeso que o rgo Interessado
torna-se rgo Participante, passando a ter o quantitativo para os itens que aderiu contemplado no Edital e na
Ata de Registro de Preos, garantindo, assim, a reserva
daquele quantitativo para as futuras aquisies.
Termo de Negativa de Adeso: o documento
pelo qual o rgo Interessado informa ao rgo Gestor
que NO ir participar do Registro de Preos, apresentando, obrigatoriamente, uma justificativa.
Edital: o instrumento convocatrio da licitao
para o Registro de Preos, em que se apresentam os
itens que se deseja registrar os preos e todas as condies para participao no processo licitatrio e para as
futuras contrataes. Pode ser um edital de Prego ou
Concorrncia.
Ata de Registro de Preos: o documento celebrado entre o rgo Gestor e os Fornecedores que

10
Cartilha do Registro de Preos - 2005

registraram seus preos, vinculativo e obrigacional, com


caracterstica de compromisso para futura contratao, no
qual se registram os preos, os fornecedores, os rgos
participantes e as condies a serem praticadas nas contrataes futuras, conforme as disposies contidas no
instrumento convocatrio e propostas apresentadas.
Contrato ou Instrumento Equivalente: o
documento que estabelece o vnculo entre o fornecedor
e o rgo Participante, por meio do qual o fornecedor
se obriga a entregar o bem ou a prestar o servio contratado e a Administrao obriga-se a contratar o objeto
da avena, pagando o valor respectivo por ele.
Para que haja mais flexibilidade nas contrataes
por Registro de Preos recomendado que se utilize os
instrumentos equivalentes ao contrato, citados no art. 62
da Lei federal n. 8.666/93 (nota de empenho, autorizao de fornecimento, ordem de servio etc.), para se efetivar as aquisies. Isso porque, dessa forma, o rgo
Participante poder usufruir automaticamente das alteraes realizadas na Ata de Registro de Preos pelo
rgo Gestor, tal como uma alterao para restabelecimento do equilbrio econmico-financeiro ou uma
reduo do valor para ajust-lo ao preo praticado no
mercado, por exemplo.

11
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Alm disso, o rgo Participante no gera para si


a obrigao de contratar todo o quantitativo solicitado,
o que j ocorre no contrato.

V. Quais so as variveis de um
item de Registro de Preos?
Os itens de Registro de Preos seguem a mesma
especificao do Catlogo de Materiais e Servios CATMAS do SIAD, no entanto, os itens previstos no
Catlogo podem, conforme as variveis agrupadas s
especificaes, desdobrarem-se em itens diferentes. As
variveis so as seguintes:
Unidade de Aquisio: a unidade de medida
utilizada para aquisio de itens de materiais, a forma
como o fornecedor os disponibiliza para venda. Ex: caixas, blisters, KG, ML, frasco etc.
Localidade: a cidade em que o fornecedor dever realizar a entrega do bem ou a prestao do servio.
Periodicidade: a freqncia com que o fornecedor dever efetuar as entregas do bem ou a prestao
do servio. Ex: diria, semanal, mensal, anual etc.

12
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Quantidade: a demanda apresentada para cada


item de Registro de Preos. Pode ser o determinante para
desmembrar o item em mais de um, quando o Gestor
quiser possibilitar a concorrncia aos pequenos empresrios. Por exemplo, um item que tenha um quantitativo de
1.000.000 (um milho) pode ser desmembrado em 4 itens
de 250.000 (duzentos e cinqenta mil), no entanto mantendo a mesma especificao e as mesmas variveis, quais
sejam, unidade de aquisio, localidade e periodicidade.
Ressaltamos que os itens de registro de preos
podem figurar num mesmo processo licitatrio independente da linha de fornecimento a qual pertenam.

VI. Qual a diferena entre as


vigncias da Ata de Registro
de Preos e dos Contratos
celebrados pelos rgos
Participantes?
As vigncias da Ata de Registro e do contrato
transcorrem de forma independente, entretanto o con-

13
Cartilha do Registro de Preos - 2005

trato s pode ser firmado enquanto a Ata estiver vigente, porm pode se encerrar aps a expirao da validade
da Ata.
A Ata no acompanha o exerccio financeiro,
tendo em vista que no apresenta nenhuma reserva
oramentria no seu texto, e pode vigorar por at 1 (um)
ano, podendo ser prorrogada por mais 12 (doze) meses
quando se tratar de servios executados de forma contnua, nos termos do art. 1 do Decreto n 43.979/05,
que alterou o art. 4 do Decreto n 43.652/03, incluindo, no que se refere regulamentao da prorrogao, a
referncia ao 4 do art. 57 da Lei 8.666/93 , o qual
transcrevemos a seguir:
"4 Em carter excepcional, devidamente justificado e mediante autorizao da autoridade superior, o
prazo de que trata o inciso II do caput deste artigo
poder ser prorrogado em at 12 meses."
J o contrato est adstrito ao exerccio financeiro,
pois sua durao est vinculada vigncia dos respectivos crditos oramentrios, conforme dispe o caput do
art. 57 da Lei federal 8.666/93, dispositivo este indicado
no pargrafo nico do art. 4 do Decreto 43.652/03.
Como exemplo, podemos citar uma situao em
que a Ata firmada em junho/2005, sendo vlida por 1

14
Cartilha do Registro de Preos - 2005

(um) ano. Os contratos podero ser firmados a partir de


junho/2005, mas somente podero vigorar at o dia 31
de dezembro/2005, data ltima de validade dos crditos
oramentrios, seguindo assim a regulamentao do art.
57 da Lei federal 8.666/93. Dessa forma, os contratos
perdero a sua validade, mesmo a Ata continuando em
vigor, j que esta pode ultrapassar o exerccio financeiro.
De 1 de janeiro/2006 at o ms de junho/2006,
novos contratos podero ser firmados, pois a Ata continuar vigente, podendo vigorar at 31 de dezembro/2006.

VII. A Ata de Registro de


Preos poder sofrer alteraes? E o contrato?
O art. 12, do Decreto n. 43.652/03 dispe sobre
a possibilidade de alterar a Ata de Registro de Preos,
numa negociao entre rgo Gestor e fornecedor, nos
termos da regulamentao do art. 65, da Lei federal n.
8.666/93, dispositivo que trata das alteraes nos contratos administrativos.

15
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Nesse sentido, a Ata de Registro de Preos poder


ser aditada, por exemplo, para restabelecer o equilbrio
econmico-financeiro, para aumentar o quantitativo
registrado em at 25% (vinte e cinco por cento), hiptese em que o fornecedor dever acatar obrigatoriamente,
e poder, ainda, sofrer apostilamentos nos termos do 8
do art. 65 da Lei 8666/93.
A alterao na Ata de Registro de Preos independente da alterao dos contratos. Dessa forma, se o
rgo Participante j houver formalizado um contrato
com o fornecedor poca em que for realizada a alterao na Ata de Registro de Preos, a relao entre as duas
partes no sofrer influncia das alteraes realizadas na
Ata. Para que isso ocorra, uma das partes, rgo
Participante ou fornecedor, dever solicitar a alterao
do contrato para que se replique neste a alterao realizada na Ata.
De outro lado, se for realizada uma alterao em
qualquer contrato celebrado entre o Fornecedor e um
dos rgos Participantes do Registro de Preos, a Ata de
Registro de Preos no sofrer nenhuma influncia, a
no ser que o rgo Gestor considere prudente realizar
a mesma alterao na Ata.
Para que haja maior flexibilidade nas contrataes por
Registro de Preos recomendamos que sejam utilizados os

16
Cartilha do Registro de Preos - 2005

instrumentos equivalentes ao contrato, previstos no art. 62


da Lei 8.666/93, para se efetivar as aquisies. Isso porque,
dessa forma, o rgo Participante poder usufruir, automaticamente, das alteraes realizadas na Ata de Registro de
Preos pelo rgo Gestor, pois a cada emisso de nota de
empenho, autorizao de fornecimento ou ordem de servio, o rgo Participante remeter s disposies constantes
da Ata de Registro de Preos e as suas atuais alteraes.

VIII. Qual o limite para o


aumento do quantitativo?
O quantitativo total registrado na Ata de Registro
de Preos poder ser aumentado em 25% (vinte e cinco
por cento), nos termos do 1, do art. 65, da Lei federal
n. 8.666/93, conforme dispe o art. 12, do Decreto n.
43.652/03, devendo o fornecedor entregar o bem ou
realizar o servio acrescido obrigatoriamente.
Alm desse quantitativo, para os rgos Participantes,
o Decreto n. 43.652/03 no traz nenhuma regulamentao. Por essa razo, entende-se que os rgos Participantes
do Registro de Preos podero requerer apenas aumento de

17
Cartilha do Registro de Preos - 2005

at 25% do valor de seu respectivo quantitativo constante


na Ata de Registro de Preos. No entanto, esse diploma
determina, no 3 do art. 8, que os rgos No
Participantes podero solicitar um quantitativo de at 100%
do que est registrado, desde que o fornecedor concorde
em entregar o material ou prestar o servio.
Ressaltamos que todos os acrscimos de quantitativo, dentro dos 25% (vinte e cinco por cento) ou alm
desse limite, devem gerar alteraes na Ata de Registro
de Preos, formalizadas em Termos Aditivos, conforme
regulamentao do art. 65 da Lei 8.666/93. A alterao
na Ata de Registro de Preos somente no ser necessria quando se puder remanejar o quantitativo entre os
prprios rgos Participantes.

IX. Como incluir um rgo


No-Participante na Ata de
Registro de Preos?
Os rgos No-Participantes do Registro de
Preos (RP) integrantes da Administrao Pblica

18
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Estadual Direta, Autrquica e Fundacional, que pretenderem aderir Ata do Registro de Preos, devero
observar os seguintes procedimentos:
1. Levantar a demanda interna do rgo de acordo
com os itens registrados na Ata, para os quais tem
interesse em aderir, considerando a vigncia do RP;
2. Encaminhar o levantamento ao rgo Gestor,
solicitando a este que negocie com o fornecedor a participao do rgo No-Participante
no RP, nas mesmas condies, sem prejuzo
para os demais participantes do RP.
3. Aps a aceitao do fornecedor, que dever ser
formalizada por meio de ofcio e juntada ao
processo, o rgo No-Participante dever
entrar no Sistema Informatizado de Registro de
Preos - SIRP, usando o perfil unid.processadora, posicionar o mouse sobre o menu Termo de
Adeso e escolher a opo compor.
4. Selecionar os itens para os quais se pretende aderir e inserir para cada um deles os quantitativos
respectivos, considerando a vigncia do RP.
5. Encaminhar para a Unidade Aprovadora o
Termo de Adeso

19
Cartilha do Registro de Preos - 2005

6. A autoridade competente do rgo NoParticipante dever entrar no SIRP usando o perfil unid. aprovadora, posicionar o mouse sobre o
menu Termo de Adeso e escolher a opo aprovar e, antes de aprov-lo, verificar se os dados
esto corretos e se h previso de reserva oramentria que possibilite a contratao do quantitativo informado ao longo da vigncia do RP.
7. Se os dados estiverem corretos, a autoridade
competente do rgo No-Participante dever
aprovar o Termo de Adeso, encaminhando-o
ao rgo Gestor por meio do sistema.
8. A autoridade competente do rgo NoParticipante dever imprimir o Termo de
Adeso, assin-lo e encaminh-lo ao rgo
Gestor, para que este o arquive no processo.
Os rgos Gestores que precisarem incluir os
rgos No-Participantes do Registro de Preos (RP)
na Ata do Registro de Preos devero observar os
seguintes procedimentos:
1. Aps receber o levantamento do rgo NoParticipante, solicitar liberao de quota dos
rgos Participantes, entrando no SIRP usando
o perfil unid. gestora, posicionando o mouse no

20
Cartilha do Registro de Preos - 2005

menu Acompanhamento e escolhendo a opo


Solicitar Liberao de Quota;
2. Caso no haja nenhuma liberao de quantitativo pelos rgos Participantes, negociar com o
fornecedor o quantitativo requerido, solicitando
a este que manifeste por meio de ofcio a sua
concordncia;
3. Caso ele no concorde, anexar o ofcio ao processo e comunicar ao rgo No-Participante a
impossibilidade de sua adeso Ata de Registro
de Preos;
4. Caso ele concorde, anexar o ofcio do fornecedor ao processo de RP;
5. Elaborar Termo Aditivo para alterar o quantitativo da Ata e incluir o novo rgo Participante;
6. Publicar Termo Aditivo;
7. Entrar no SIRP usando perfil unid. gestora,
posicionar o mouse no menu Acompanhamento
e escolher a opo Alterar Ata, Alterar Quantidade;
8. Comunicar ao rgo Participante a aceitao do
fornecedor, solicitando-lhe que componha o
Termo de Adeso;

21
Cartilha do Registro de Preos - 2005

9. Entrar no SIRP usando perfil unid. gestora,


posicionar o mouse no menu Acompanhamento
e escolher a opo Avaliar Novas Adeses;
10. Aprovar o Termo de Adeso;
11. Anexar o Termo de Adeso impresso e assinado ao processo;
As operaes somente devero ser realizadas no
Sistema Informatizado de Registro de Preos - SIRP
quando indicadas.
Os rgos de outras esferas federativas podero utilizar-se da Ata de Registro de Preos, solicitando ao rgo
Gestor a negociao com o fornecedor da demanda desejada. Caso este aquiesa, o rgo No-participante dever
formalizar sua contratao, que seguir de forma autnoma, numa relao direta entre contratado e contratante,
sem a interveno, nem o gerenciamento do rgo Gestor.

X. O que o Direito de
Preferncia do fornecedor?
Os rgos Participantes do Registro de Preos no
esto obrigados a contratarem com o fornecedor cujos

22
Cartilha do Registro de Preos - 2005

preos foram registrados. Sendo assim, desde que autorizados pelo rgo Gestor, aps anlise da justificativa
apresentada, os rgos Participantes do Registro de
Preos podero realizar outros processos licitatrios.
Porm, caso encontrem preos iguais ou superiores
aos preos registrados, o fornecedor constante da Ata de
Registro de Preos poder reivindicar seu direito de preferncia no fornecimento do item, conforme art. 7 do
Decreto n. 43.652/03.
Concluindo, Direito de Preferncia o direito do
fornecedor registrado em Ata de contratar com o rgo
Participante, quando este tiver realizado novo processo
licitatrio, aps o Registro de Preos, conseguindo,
nesse novo certame, um preo igual ou superior ao do
fornecedor registrado.

XI. Quais so as hipteses em


que o Registro de Preos
dever ser adotado?
O art. 2 do Decreto n. 43.652/03 estabelece as
hipteses em que o Registro de Preos dever ser adotado preferencialmente. So elas:

23
Cartilha do Registro de Preos - 2005

quando, pelas caractersticas do bem ou servio,


houver necessidade de contrataes freqentes;
quando for mais conveniente a aquisio de bens
com previso de entregas parceladas ou contratao de servios necessrios Administrao
para o desempenho de suas atribuies;
quando for conveniente a aquisio de bens ou a
contratao de servios para atendimento a mais
de um rgo ou entidade, ou a programas de
governo;
quando pela natureza do objeto no for possvel
definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administrao.

Alm dessas hipteses, o diploma em comento


traz a possibilidade de se realizar registro de preos para
contratao de bens e servios de informtica, obedecida a legislao vigente, desde que devidamente justificada e caracterizada a vantagem econmica.

24
Cartilha do Registro de Preos - 2005

XII. Quais as vantagens de se


utilizar o Registro de Preos?
Independe de previso oramentria
O Registro de Preos independe de previso oramentria. Isso porque no h a obrigatoriedade da contratao, portanto no h necessidade de se demonstrar
a existncia do recurso. Essa comprovao s exigida
para se efetivar a contratao, quando da efetivao da
compra.

Adequado imprevisibilidade do consumo


Esse procedimento de compra adequado
imprevisibilidade de consumo, pois como no h a obrigatoriedade da contratao, a Administrao poder
registrar os preos e, somente quando houver a necessidade, efetivar a contratao.

Propicia a reduo do volume do estoque


O Registro de Preos propicia a reduo de volume de estoque, pois a Administrao deve requisitar o

25
Cartilha do Registro de Preos - 2005

objeto cujo preo foi registrado somente quando houver


demanda, sem a necessidade de manter estoques. Estes
ficaro a cargo do fornecedor, que deve estar preparado
para realizar as entregas, na periodicidade determinada
no edital, sempre quando os rgos participantes do
Registro de Preos requisitarem.

Evita o fracionamento da despesa


O fracionamento de despesa evitado, pois o
Registro de Preos exige que os rgos Participantes
realizem um planejamento para o perodo de vigncia
determinado. Dessa forma, os rgos Participantes
devem levantar a sua demanda total e apresent-la ao
rgo Gestor para que este a contemple no edital, e a
licite, na modalidade devida.

Proporciona a reduo do nmero de


licitaes
O Registro de Preos ainda proporciona a reduo do
nmero de licitaes, pois um rgo Gestor realiza o certame para os demais rgos Participantes. Alm disso, como
o perodo de vigncia do Registro de Preos poder ser de
at 1 ano, prorrogvel por mais 12 meses em alguns casos,
possivelmente se realizar um processo licitatrio por ano.

26
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Agiliza as aquisies
Com o Registro de Preos as aquisies ficaro
mais geis, pois a licitao j estar realizada, as condies de fornecimento estaro ajustadas, os preos e os
respectivos fornecedores j estaro definidos. Sendo
assim, a partir da necessidade o rgo Participante
somente solicitar a entrega do bem ou prestao do
servio e o fornecedor dever realizar o fornecimento
conforme condies anteriormente ajustadas.

Economia de escala
Uma das maiores vantagens do Registro de Preos,
quando este procedimento realizado com a participao
de vrios rgos, a economia de escala que obtida em
razo do grande quantitativo licitado. No entanto,
importante ressaltar que para se alcanar tal economia
fundamental que o planejamento da Administrao seja
correto para no frustrar as expectativas dos fornecedores.

Transparncia
O Registro de Preos, como um procedimento
que envolve vrios rgos, proporciona maior transparncia j que todos os seus procedimentos so monitorados por todos os agentes envolvidos e devem ser

27
Cartilha do Registro de Preos - 2005

publicados para que todos tenham conhecimento. A Lei


federal 8.886/93, por exemplo, exige que se faa publicaes trimestrais dos preos registrados, ampliando a
transparncia do procedimento e proporcionando o
acompanhamento dos preos por todos os cidados.

XIII. Quais so as desvantagens


do Registro de Preos?
O fato do Registro de Preos no gerar a obrigatoriedade da contratao e a possibilidade dos preos ficarem registrados por um perodo de at um ano, sem atualizao, contribuem para uma elevao do preo registrado,
se comparado ao preo ofertado em uma licitao comum,
em que a contratao assegurada. No entanto, esse
aumento deve ser neutralizado pelo grande volume do
quantitativo, que proporcionar a economia de escala.
Sendo assim, o Registro de Preos no vantajoso
quando o quantitativo muito pequeno ou quando o bem
for de difcil padronizao, hiptese em que raramente se
poder atender a todos os rgos da mesma forma, recaindo na primeira hiptese, a do quantitativo reduzido.

28
Cartilha do Registro de Preos - 2005

XIV. Quais so as fases do


Registro de Preos
O processo do Registro de Preos composto de
quatro etapas: planejamento, licitao, contratao e acompanhamento.

Planejamento
Definio do rgo gestor - Para se iniciar um processo de Registro de Preos para um determinado objeto, o rgo interessado em gerenci-lo dever solicitar
Diretoria Central de Aquisies e Contrataes - DCAC,
pertencente SEPLAG, uma autorizao. A SEPLAG,
ento, analisar se o rgo apresenta estrutura capacitada para o gerenciamento, alm do conhecimento tcnico requerido para o objeto cujo preo se pretende registrar.
Aps a autorizao da SEPLAG, o rgo dever
solicitar a liberao no Catlogo de Materiais para gerir
o objeto cujo preo se pretende registrar.
Convite - O rgo Gestor, ao criar um Registro
de Preos dever convidar todos os rgos e entidades

29
Cartilha do Registro de Preos - 2005

da Administrao Pblica, conforme determinao do


inciso I, do 2 do ar. 3 do Decreto n. 43.652/03
Levantamento de demandas - Nos Registros de
Preos com levantamento, aps o envio do convite pelo
rgo Gestor aos rgos e entidades, estes podero
entrar no sistema e compor suas planilhas com o levantamento da demanda de todo o rgo.
Padronizao dos itens - Aps o recebimento
das planilhas dos rgos e entidades espelhando as
demandas respectivas, o rgo Gestor deve realizar a
padronizao dos itens solicitados, para que haja somente uma especificao que atenda a todos.
Nesta fase o rgo Gestor poder convocar os
demais rgos interessados, para discutir com estes a
melhor especificao. No entanto, ressaltamos que sempre dever ser observada a de melhor qualidade, visto
que, pelo fato de se reunir o quantitativo de todos os
rgo e entidades, o ganho de escala neutralizar a diferena de preo do produto de melhor qualidade, fazendo com que esse seja comprado por um preo at inferior ao ofertado pelos fornecedores nas licitaes individuais para produtos de qualidade mediana.
Reunio com fornecedores - Aps a definio
da especificao dos itens cujos preos sero registrados,

30
Cartilha do Registro de Preos - 2005

o rgo Gestor dever convocar os fornecedores do


ramo de negcios do objeto para poder dirimir dvidas
acerca dos procedimentos do Registro de Preos e para
discutir as estratgias que utilizar no edital, no que se
refere formao de itens de registro de preos em funo das localidades, das unidades de aquisio e da
periodicidade. Sendo assim, o rgo Gestor dever
abordar as variaes de preos em funo de cada uma
das variveis, para poder estruturar seu edital de forma a
conseguir os melhores preos.
Adeso - O rgo Gestor dever elaborar a planilha
consolidada, considerando os itens propostos pelos rgos
e entidades interessados nas planilhas de levantamento, a
padronizao das especificaes e as definies surgidas
aps a reunio com os fornecedores. Em seguida, dever
encaminhar essa planilha consolidada para os rgos e
Entidades, por meio do Termo de Adeso, para que estes
formalizem sua participao no Registro de Preos e apresentem o seu quantitativo total que ser licitado e corresponder a sua quota na Ata do Registro e Preos. Esta
dever ser consumida durante a vigncia do processo.
Consolidao das demandas - O rgo Gestor,
aps o recebimento de todos os Termos de Adeso dos
rgos e entidades interessados, dever consolidar os

31
Cartilha do Registro de Preos - 2005

quantitativos de cada ente para alcanar o quantitativo


total que dever ser licitado. Em suma, esse procedimento consiste numa soma comum dos quantitativos apresentados por cada rgo e entidade, para os itens, cuja
especificao e variveis sejam exatamente iguais.
Elaborao do edital - De posse dos itens que
devero ser licitados e, aps a escolha da modalidade
apropriada, prego ou concorrncia, o rgo Gestor
dever confeccionar a minuta do edital, atendendo s
peculiaridades do Registro de Preos, e encaminh-la a
sua Assessoria Jurdica, para anlise e aprovao.

Licitao
Aprovao do edital - A fase de licitao inicia-se
com a anlise e aprovao da minuta do edital pela
Assessoria Jurdica do rgo Gestor. Esta verifica se h
alguma incorreo e se houver, encaminha a minuta para
o rgo Gestor para que proceda s alteraes.
Sesso pblica - Aprovado o edital, publicado e
transcorrido o prazo mnimo entre a publicao e a
abertura da sesso pblica, o rgo Gestor dever realizar a sesso pblica na modalidade escolhida, prego ou
concorrncia. importante ressaltar que na licitao

32
Cartilha do Registro de Preos - 2005

para Registro de Preos no h a fase de adjudicao,


por no se conferir a expectativa de direito a nenhum
fornecedor, visto que uma das peculiaridades desse processo a no obrigatoriedade da contratao.
Registro de Preos - No lugar da fase de adjudicao, acontece a fase de Registro, na qual identificado
o fornecedor com o melhor preo e aqueles que aceitarem registrar o seu preo ao mesmo preo do primeiro
colocado. Dessa forma, como resultado da licitao
produzida uma tabela com os melhores preos e a
ordem de classificao dos fornecedores cujos preos
sero registrados.
Elaborao da Ata de Registro de Preos - De
posse da tabela com a classificao dos fornecedores, o
rgo Gestor dever elaborar a Ata de Registro de
Preos, seguindo o mesmo modelo da minuta que comps o edital.
A Ata deve conter uma clusula listando todos os
rgos Participantes do Registro de Preos, no entanto,
estes no precisaro assin-la, visto que j formalizaram
sua participao por meio do Termo de Adeso.
Somente assinar a Ata o rgo Gestor e os fornecedores cujos preos foram registrados.

33
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Contratao
Pedido de Compra - Aps a celebrao da Ata de
Registro de Preos os rgos Participantes podem
comear a efetivar suas contrataes, fundamentadas na
Ata de Registro de Preos, na qual estaro presentes
todas as condies para a efetivao da contratao.
Dessa forma, os rgos Participantes, por meio das
suas unidades requisitantes, devero fazer os seus pedidos
de compra de forma desconcentrada, usando a opo
especfica para Registro de Preos, dentro do SIAD.
Processo de Compra - Os pedidos de compras
de registro de preos do rgo participantes devero ser
reunidos em um processo de compra para registro de
preos, que dever ser realizado dentro do SIAD.
Dessa forma, a unidade processadora do registro
de preos do rgo Participante dever realizar a operao no SIAD, concentrando todos os pedidos de compras do seu rgo ou entidade, de forma a atender a
periodicidade requisitada no edital, exigindo do fornecedor a entrega, somente no perodo ajustado.
Aps a elaborao do pedido de compra, dever
ser especificado o empenho. Neste momento, o SIAD
se comunicar com o SIRP para inform-lo da contrata-

34
Cartilha do Registro de Preos - 2005

o, armazenando neste sistema a data, o quantitativo


por item e o rgo Participante que realizou a contratao, possibilitando a baixa do quantitativo.
Formalizao da contratao - Seguindo as
determinaes do art. 62 da Lei federal n. 8.666/93,
aps a elaborao do processo de compra, a contratao
dever ser efetivada. Esta ao poder ocorrer por meio
da emisso de nota de empenho, autorizao de fornecimento, ordem de servio - instrumentos equivalentes ao
contrato, segundo o diploma em referncia - ou por
meio da celebrao de um contrato escrito, o qual dever seguir as mesmas disposies da Ata de Registro de
Preos.
Recomendamos a formalizao do contrato
somente quando a Lei federal n. 8.666/93 assim o exigir, isso para que o rgo Participante possa usufruir
automaticamente das alteraes realizadas na Ata de
Registro de Preos pelo rgo Gestor, pois a cada emisso de nota de empenho, autorizao de fornecimento ou
ordem de servio, o rgo Participante remeter s disposies constantes da Ata de Registro de Preos e as suas
atuais alteraes, entretanto, quando o contrato for firmado, tais alteraes na Ata de Registro de Preos devero ser
replicadas no contrato, visto que este cria uma relao jurdica direta entre o fornecedor e o rgo Participante.

35
Cartilha do Registro de Preos - 2005

Acompanhamento
Baixa no quantitativo - Aps a efetivao de cada
contratao promovida pelo rgo Participante dever
ocorrer a baixa no quantitativo total deste rgo, para que
este no extrapole a quota indicada no Termo de Adeso.
Essa baixa dever ser realizada via sistema, mas monitorada pelo rgo Gestor.
Alteraes na Ata de Registro de Preos Compete ao rgo Gestor, durante toda a vigncia da
Ata de Registro de Preos, promover as negociaes que
forem necessrias com o fornecedor, intermediar negociaes entre este, os rgos Participantes ou rgos
No-Participantes.
Sendo assim, as alteraes que se fizerem necessrias,
no tocante ao reajuste de preos, ao reequilbrio econmico-financeiro, ao aumento de quantitativo, incluso de
rgos No-Participantes e, aplicao de sanes aos fornecedores devero ser procedidas pelo rgo Gestor
Pesquisa de mercado - Como o preo registrado
poder vigorar por um prazo de at 12 meses, sendo
possvel sua prorrogao por igual perodo em alguns
casos, caber ao rgo Gestor realizar pesquisas de mercado peridicas, no mnimo a cada 3 (trs) meses. Isto,
visando verificar se o preo est condizente com o prati-

36
Cartilha do Registro de Preos - 2005

cado no mercado, para que o rgo Gestor tenha dados


para solicitar a reduo dos valores, quando o mercado
apresentar um preo menor que o registrado ou para rejeitar uma solicitao de reequilbrio econmico-financeiro
quando o preo de mercado estiver equiparado ao registrado e, ainda, para aceitar o pedido de reequilbrio, quando
o preo de mercado estiver superior ao registrado.
Publicao trimestral - O 2 do art. 15 da Lei
federal n. 8.666/93, determina que os preos registrados devero ser publicados trimestralmente na imprensa
oficial. Este dispositivo tem como finalidade estabelecer
o dever do rgo Gestor de dar publicidade aos preos
registrados.
No entanto, entendemos que tal finalidade pode
ser cumprida com a disponibilizao, na internet, da Ata
de Registro de Preos e suas alteraes, pois, dessa
forma, amplia-se a divulgao, j que as informaes
estariam disponveis por toda a vigncia da Ata de
Registro de Preos e reduz-se os gastos da publicao
em Dirio Oficial.

37
Cartilha do Registro de Preos - 2005

XV. Sobre o julgamento dos


lotes:
O julgamento dos lotes no Prego para Registro de
Preos guarda algumas peculiaridades, diferentes das do
Prego tradicional e por isso merecem uma pormenorizao aqui nesta Cartilha.
Os lotes do Prego para Registro de Preos podero ser compostos por um item ou mais de um item e o
julgamento do lote vai depender dessa composio.
Quando tiverem apenas um item, o julgamento do
lote dever ser realizado por valor unitrio do item, visto
que, como poder ser facultado aos licitantes oferecer
um quantitativo inferior ao solicitado no edital, o julgamento por valor unitrio resguardar a competitividade
entre os licitantes. A etapa de lances ser realizada por
valores unitrios e o menor lance ser registrado, com
possibilidade do pregoeiro ainda negociciar um valor
melhor no momento do registro.
J na hiptese do lote ser composto por dois ou
mais itens, no dever ser facultado aos licitantes a possibilidade de apresentarem propostas com quantitativo

38
Cartilha do Registro de Preos - 2005

inferior ao solicitado, sob pena de frustrar o julgamento,


que dever ser por valor global do lote, assim como a
etapa de lances. Dessa forma, o edital dever trazer uma
clusula informando que os licitantes devero apresentar, para o lote composto por mais de um item, a quantidade total dos itens nele presentes e que tanto a etapa
de lances, quanto o julgamento, sero orientados pelo
preo global do lote. Aps realizado o julgamento, o
registro ser feito por valor unitrio de cada item do lote,
devendo o licitante indicar tais valores sob a superviso
do pregoeiro. Este dever cuidar para que seja mantida a
mesma proporo das propostas iniciais.
Ressaltamos que o edital somente dever prever
lotes com mais de um item quando for essencial que seja
o mesmo fornecedor para os itens agrupados.

Cartilha do Registro de Preos - 2005

Acio Neves da Cunha


Governador do Estado de Minas Gerais

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO


Antonio Augusto Junho Anastasia
Secretrio de Estado
Renata Maria Paes de Vilhena
Secretria Adjunta
Fdua Hamdan de Matos Bayo
Subsecretria de Gesto
Jorge Santana de Jesus
Diretor da Superintendncia Central de Recursos Logsticos e Patrimnio
Renata Resende Coelho
Diretora Central de Aquisies e Contrataes
Elaborao
Lauanda Ricaldoni Lima Nunes Avelar
Luciana Palmeira Braga
Ana Luiza Camargo Hirle
Projeto Grfico
Walkiria Guimares
Mnica Maria Melillo Lima
Diretoria de Planejamento Racionalizao e Informao

40
Cartilha do Registro de Preos - 2005