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ARQUIVOS CONCEITOS E DEFINIES

1. (Cespe/TSE 2007) Os suportes dos documentos de arquivo


incluem
a) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.
b) Papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica.
c) Plantas, mapas, fotografias.
d) Mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico
2. Cespe Anvisa 2007) carter orgnico uma das
caractersticas bsicas dos arquivos.
3. (Cespe MPE/AM 2008) O arquivo, cujo principal
objetivo ser um instrumento de apoio administrao,
constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento
da histria da instituio a que pertence.
4. (Cespe TRE/GO 2009) Considera-se arquivo a
informao textual gerada oficialmente no decurso de ao
administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no
em suporte.
5. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como funo
principal
(A) eliminar os documentos sem valor, que dificultam a busca
das informaes importantes.
(B) tornar disponvel as informaes contidas no acervo
documental.
(C) colecionar documentos histricos.
(D) instruir, informar e entreter.
6. Assinale a alternativa incorreta:
a) (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como
funo principal tornar disponveis as informaes contidas
no acervo documental.
b) (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo tambm a
instituio ou o servio que tem a custdia de documentos,
com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a
conservao e promover a utilizao dos arquivos.
c) (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos so
constitudos apenas por documentos em suporte papel.
d) (Cespe - PRG 2005) Uma das finalidades dos arquivos
servir de base para o conhecimento da histria. A funo
bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e
preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de
guarda.
1. F

2. V

3. B

4. V

5. V

6. V

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


7. (Cespe - CREA 2003) Os arquivos de engenharia so
considerados especializados.
8. (Cesgranrio - ANP 2005) Considerando-se o ponto de
vista da abrangncia de sua atuao, h dois tipos de arquivos:
os gerais e os centrais.
9. (Cespe - PMRB 2007) So considerados documentos
pblicos aqueles produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico, e por entidades privadas encarregadas da
gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades
10. (Cespe TJDFT 2008) Quanto natureza dos
documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo
que guarda documentos com formas fsicas variadas e que
necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e
conservao sob condies especiais.
11. (Cespe-ANAC 2009) Os estgios de evoluo dos
arquivos so conhecidos como arquivos setoriais e arquivos
gerais ou centrais.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

7. V

8. F

9. V

10. V

11. F

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS


12. (Cespe STJ 2005) Quanto ao gnero, na categoria de
documentos iconogrficos inserem-se os desenhos, os
negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras.
13. (Cespe - TREAL 2004) Alm dos documentos textuais,
os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de
documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico
e sonoro.
14. (Esaf Aneel 2006) Assinale a nica opo que se refere
ao gnero dos documentos de arquivo.
a) Tridimensional.
b) Notarial.
c) Ostensivo.
d) Sonoro.
e) Privado.
15. (Cespe MI 2006) Ata de reunio, relatrio de
atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplos
de tipologias documentais
16. (Cesgranrio ANP/2008) O gerente do Grupo Petrleo
e Gs, durante uma reunio com sua secretria, solicita que
seja contratado um tcnico em arquivo para a realizao de
tarefas especficas de organizao dos documentos do
Departamento Jurdico. Alerta para que na organizao sejam
evidenciadas as espcies documentais, pois elas tm muita
importncia como subdivises auxiliares. Estas espcies
documentais so
(A) cartas, contratos e acordos.
(B) estantes, arquivos e pastas.
(C) cpias, inventrios e acervo.
(D) caixas, amarrados e volumes.
(E) fotografias, discos e colees.
17. (Cesgrario - BNDES 2008) Um arquivista de uma
empresa
multinacional
trabalhava
identificando
os
documentos
iconogrficos,
filmogrficos,
textuais,
informticos etc. O trabalho que est sendo desenvolvido
relaciona-se com a(o)
(A) espcie documental.
(B) natureza do documento.
(C) tipologia documental.
(D) gnero do documento.
(E) sistema documental.
18. (FCC - DNOCS 2010) Documentos iconogrficos so
aqueles
(A) com dimenses e rotaes variveis, contendo registros
fonogrficos.
(B) em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no,
contendo imagens estticas.
(C) em suporte flmico resultantes da microrreproduo de
imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas.
(D) em formatos e dimenses variveis, contendo
representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.
(E) produzidos, tratados ou armazenados em computador.

12. V
16. A

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13. V
17. D

14. D
18. B

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15. F

TEORIA DAS TRS IDADES


19. (Cespe Unb TST 2003) Alguns documentos podem
ser eliminados na fase corrente de uma instituio que possua
uma poltica de avaliao.
20. (Funiversa - Caesb 2005) Sobre a teoria das trs idades
documentais, assinale a alternativa correta referente idade
intermediria.
(A) ela formada por documentos com mais de dez anos de
existncia e que no tm mais valor administrativo que
justifique sua guarda nos arquivos correntes
(B) ela formada por documentos que no possuem mais
valor primrio ou mediato.
(C) ela composta por documentos que aguardam o
cumprimento dos prazos para serem eliminados ou recolhidos
ao arquivo permanente
(D) ela uma fase em que o acesso aos documentos
irrestrito. Desta forma, ele ser aberto consulta pela
sociedade
(E) ela tambm conhecida como massa documental
acumulada ou arquivo morto
21. (Cespe/Unb - PRG 2005) Todos os documentos de
terceira idade possuem valor secundrio.
22. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) Os documentos
considerados de valor secundrio so eliminados na segunda
fase do ciclo vital, a fase intermediria.
23. (Cespe/Unb - FUNAG 2005) A produo e a tramitao
de documentos so atividades inerentes a fase corrente do
ciclo documental.
24. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Segundo a teoria
arquivstica, os documentos produzidos pelo TRE/MT que
reflitam a origem da instituio so de guarda permanente.
25. (Cesgranrio BNDES 2006) A teoria arquivstica
apresenta as trs idades dos arquivos como estgios de sua
evoluo. A idade em que so arquivados os documentos que
perderam todo o valor de natureza administrativa a:
(A) permanente.
(B) corrente.
(C) especializada. (D) empresarial.
(E) pblica.
26. (Cespe - MI 2006) O acesso aos documentos na fase
intermediria aberto ao pblico em geral.
27. (Cetro Liquigs 2007) Assinale a afirmativa
incorreta a respeito dos arquivos
(A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor
histrico ou que passaram a ser considerados inteis ou
imprestveis.
(B) Os documentos e papis que so consultados com menor
freqncia devem ser arquivados separadamente daqueles de
uso contnuo.
(C) Os documentos em curso ou de uso freqente
devem ser conservados na sede da empresa que os produziram
ou em dependncias prximas.
(D) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos
diferentes de arquivos e, para cada um deles, h uma forma
distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.
(E) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou
corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade
ou permanente.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

28. (Unb/Cespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados


intermedirios, devem ser mantidos sob guarda documentos
consultados com pouca freqncia, mas que ainda podem ser
solicitados por quem os emitiu.
29. (ESAF ANEEL/2006) As atividades realizadas nos
arquivos correntes so as seguintes, exceto:
A) Preservao de documentos histricos.
B) Expedio de documentos.
C) Emprstimo e consulta.
D) Arquivamento.
E) Protocolo.
30. (Cesgranrio - BNDES 2007) Um grupo de pesquisadores,
auxiliados por um Tcnico de Arquivo do Banco Nacional
Social, trabalha na anlise do acervo histrico. O coordenador
do grupo explica que, conforme orientao do arquivista,
importante destacar, nesta empreitada, o valor secundrio dos
documentos, que devem evidenciar caractersticas de
documentos
(A) eventuais e sigilosos.
(B) classificatrios e informacionais.
(C) circunstanciais e custodiais.
(D) probatrios e informativos.
(E) correntes e intermedirios.
31. (Cespe - INSS 2008) Os documentos podem passar pelas
trs idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos
arquivos correntes.
32. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Para que possam
desempenhar suas funes, os arquivos so dispostos em
fases. Quanto s fases arquivsticas, assinale a opo correta.
(A) As fases so definidas pela espcie do documento.
(B) A segunda idade, ou fase intermediria, formada,
exclusivamente, por documentos financeiros e contratuais de
longo prazo de guarda..
(C) A terceira idade conserva os documentos de valor
administrativo que, por questes legais e fiscais, possam,
esporadicamente ser consultados..
(D) A primeira idade constituda de documentos em curso ou
consultados frequentemente.
33. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Durante uma visita a
uma instituio federal, so apresentados vrios setores, e um
deles chama a ateno dos visitantes por manter caractersticas
de conjuntos documentais vinculados, especificamente, aos fins
imediatos para os quais foram criados, mantendo-se nas mesmas
reas em que foram produzidos ou acumulados. De acordo com
a terminologia arquivstica, esses arquivos esto vinculados
idade
(A) permanente
(B) cientfica
(C) corrente
(D) custodial
(E) especializada.
34. (Cespe MMA/2009) O arquivo intermedirio deve ser
subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo
permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos
e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio.
35. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes so
alocados perto dos seus usurios diretos, devido grande
possibilidade de uso que apresentam, e so conhecidos
tambm como arquivos ativos.
36. (Cespe TRE/GO 2009) Os processos de passagem de
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e
deste para o permanente so denominados, respectivamente,

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A arranjo e classificao.
B arquivamento e acondicionamento.
C avaliao e seleo.
D transferncia e recolhimento.
37. (Cesgranrio BNDES 2006) A secretria da Diretoria
retira uma pasta do arquivo para prestar informaes ao
Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o
chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O
tcnico administrativo verifica que a pasta ainda no fora
devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma
ficha com informaes sobre o emprstimo. Essa ficha, que
ainda muito utilizada nos arquivos, a guia:
(A) fsica.
(B) especial.
(C) subsidiria. (D) dentro.
(E) fora.
19 - V
25. A
31. V
37 E

20. C
26. F
32. D

21. V
27. A
33. C

22. F
28. V
34. V

23. V
29. A
35. V

24. V
30. D
36. D

TABELA DE TEMPORALIDADE
38. (Vunesp - BNDES 2001) A tabela de temporalidade
organiza a transferncia de documentos ao arquivo permanente
39. Sobre a tabela de temporalidade assinale a alternativa
incorreta.
a) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de
temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos
na fase corrente.
b) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de
temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos
na fase intermediria.
c) (Cespe - STJ 2004) A tabela de temporalidade visa
atribuir os prazos de guarda para os documentos da terceira
idade.
d) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de
temporalidade indica a destinao final dos documentos
40. (Cespe/Unb - TRE//AL 2004)O prazo indicado para o
arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a
20 anos.
41. (Cespe-CLDF/2006) A tabela de temporalidade o
resultado do processo de avaliao e contm a determinao de
prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de
documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser
adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade
competente.
42.
(Cesgranrio BNDES 2008) A tabela de
temporalidade um instrumento arquivstico resultante de
avaliao. Sua estrutura bsica deve necessariamente
contemplar
(A) plano de descarte.
(B) plano de prescrio.
(C) tabela de descarte.
(D) quadro de arquivo.
(E) prazos de guarda.
43.
(Cesgranrio FUNASA 2009)

A representao
denominado

acima

corresponde

NOES DE ARQUIVOLOGIA

ao

instrumento

(A) plano de classificao.


(B) instrumento de pesquisa.
(C) tabela de equivalncia.
(D) tabela de temporalidade.
(E) lista de descarte.
44. (Cesgranrio BACEN 2010) O Banco Central do Brasil,
assim como muitos rgos pblicos, constitui comisses
permanentes de avaliao de documentos, visando a determinar
os prazos de reteno de documentos e a destinao aps esse
prazo. Elabora-se, portanto, a tabela de temporalidade, que vai
estabelecer critrios para a migrao do suporte e a destinao
final. A destinao final, elemento importante da tabela de
temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so:
(A) eliminao ou recolhimento.
(B) digitalizao ou microfilmagem.
(C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio.
(D) conservao ou restaurao.
(E) proteo ou sigilo.
45. (Cespe TRE/GO 2009) A destinao dos documentos
indicada
A pelo plano de classificao.
B pelos instrumentos de pesquisa.
C pela tabela de temporalidade.
D pela tipologia documental.
46. (Cesgranrio BNDES 2008) Corroborando seu papel, o
arquivo desenvolve procedimentos que culminam com a
eliminao de documentos que esto destitudos de valor. Sendo
assim, um processo efetivo para destruio de documentos de
arquivo sem valor a:
(A) incinerao.
(B) fragmentao.
(C) compactao.
(D) desintegrao.
(E) acidificao.
38. F
44. A

39. C
45. C

40. F
46. B

41. V

42. E

43. D

PLANO DE CLASSIFICAO
47. (Cespe - STJ 2004) plano de classificao visa possibilitar
o arquivamento e a recuperao de documentos.
48. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) O plano de classificao o
instrumento que determina prazos de transferncia,
recolhimento, eliminao e mudana dos suportes dos
documentos.
49. (TRE/RN FCC 2005) Na administrao de documentos
correntes tem-se a preocupao de conserv-los de maneira
ordenada e acessvel. Para atingir esses objetivos torna-se
necessrio que os documentos sejam bem
(A) classificados e manuseados.
(B)) classificados e arquivados.
(C) selecionados e arquivados.
(D) selecionados e classificados.
50. (CESGRANRIO FUNASA/2009) No Cdigo de
Classificao de Documentos, as espcies documentais, as
funes, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos
encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as
funes desempenhadas pelos rgos. Isto quer dizer que os
assuntos recebem cdigos numricos que refletem uma
hierarquia funcional que parte sempre do:
a) individual para o grupo
b) inteiro para o decimal

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responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores


de trabalho por onde tramitam os processos.

c) simples para o composto


d) geral para o particular.
e) permanente para o temporrio
47. V

48. F

49. B

50. D

PROTOCOLO
51. (HFA FUNIVERSA/2009) As chamadas atividades de
controle da documentao, que tm como objetivo facilitar o fluxo
de informaes no rgo, geralmente so exercidas por setores de
protocolo. Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades
de controle.
a) recebimento, registro, classificao, distribuio,
movimentao e expedio dos documentos correntes.
b) recebimento, registro, classificao, distribuio,
movimentao e expedio dos documentos correntes,
intermedirios e permanentes.
c) aquisio, catalogao, distribuio, controle da
movimentao e expedio dos documentos.
d) armazenamento, classificao, seleo e disseminao de
toda a informao.
e) criao, coleta, classificao, conservao e divulgao.
52. (PF CESPE/2009) O protocolo a porta de entrada e de
sada dos documentos de uma instituio e, por suas
caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
53. (Cespe IBRAM 2009) O servio de protocolo
responsvel pelas atividades de recebimento, classificao,
controle da tramitao e expedio de documentos.
54. (Cespe MPS 2010) Toda correspondncia recebida na sextafeira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que
nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro
horas no setor de protocolo.
55. (Cespe-TSE 2007) As atividades tpicas do protocolo no
incluem o(a)
(A) distribuio de documentos.
(B) preparao de instrumento de descrio.
(C) recebimento de correspondncia.
(D) abertura de processo.
56. (Cespe - PMRB 2007) protocolo uma das atividades do
arquivo corrente.
57. (Cespe MI 2006) Todos os documentos produzidos ou
recebidos pelo rgo pblico devem ser registrados pelo protocolo,
inclusive os confidenciais e os particulares.
58. (Cespe-TRE/PA 2005) Assinale a opo em que todas as
atividades apresentadas so de responsabilidade do setor de
protocolo:
(A) autuao, encaminhamento e arquivamento
(B) recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio
(C) classificao, descrio, arquivamento e expedio
(D) registro, classificao, destinao e avaliao
(E) autuao, registro, organizao e descrio
59. (Esaf-MPU 2004 Arquivista) Entre as atividades
apresentadas a seguir, assinale aquela que no corresponde a
uma atividade desenvolvida nos servios de protocolo.
(A) Registro
(B) Avaliao
(C) Autuao
(D) Expedio
(E) Recebimento
60. (Cespe MI 2009) O controle da tramitao dos
processos pelos setores de trabalho responsveis pela
conduo dos assuntos tratados nos processos de

NOES DE ARQUIVOLOGIA

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
61. (Cespe/Unb TSE 2007) Uma das espcies documentais
mais utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo.
comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexao
ou por apensao. A juntada por anexao significa
(A) a unio provisria de um ou mais processos a um outro
processo, desde que pertencentes atividade-meio.
(B) a unio, por at um ano, de processos que envolvam
questes recursais relativas a um mesmo interessado.
(C) a unio provisria de um ou mais processos a um processo
mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de
tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo
interessado ou no.
(D) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro
processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto
62. (Cespe STJ 2008) Processo o termo geralmente usado
na administrao pblica para designar o conjunto de
documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo
organicamente acumulados no decurso de uma ao
administrativa ou judiciria.
63. (Funiversa Terracap 2010) Assinale a alternativa que
apresenta o ato pelo qual um processo, tendo deixado de
atender s formalidades indispensveis ou de cumprir alguma
disposio legal, devolvido ao rgo de assim procedeu, a
fim de corrigir ou sanar as folhas apontadas.
a) desmembramento
b) desapensao
c) despacho
d) diligncia
e) distribuio
64. em um ministrio pode ser encerrado, por exemplo, pelo
cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu
desenvolvimento foi interrompido por perodo superior a um
ano, por omisso da parte interessada.
65. (CESPE MI/2009) O ato pelo qual um processo
devolvido para cumprir as formalidades indispensveis
conhecido como distribuio.
66. (Cespe MPS 2010) Denomina-se juntada o
procedimento de abertura ou formao do processo.
67. (CESPE MI/2009) O desentranhamento de peas de
um processo pode ocorrer quando houver interesse da
administrao ou a pedido do interessado.
68. (Cespe ME 2008) A autuao ou formao do processo
deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um
documento original.
69. (Cespe ANATEL 2009) O processo desaparecido ou
extraviado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento
ou extravio de processo dever ser comunicado respectiva
chefia, que ter de promover a sua apurao imediata,
mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar.
70. Assinale a alternativa incorreta:
a) (Cespe MPS 2010) Para a formao de processo, o
servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda
a documentao dentro de uma capa, com colchetes,
seguindo uma ordem cronolgica na qual os
documentos mais antigos sejam os primeiros do
conjunto.

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b) (Cespe MEC 2009) Ao se proceder abertura do


envelope de uma correspondncia,deve-se observar
se ele contm o comprovante de recebimento, para
que seja providenciada a devoluo desse documento
ao remetente.
c) (Cespe ME 2008) Correspondncia toda espcie de
comunicao escrita que circula nos rgos ou
entidades, exceo dos processos. Quanto sua
natureza, a correspondncia classifica-se em interna
ou externa, oficial ou particular, recebida ou
expedida.
d) (Cespe HEMOBRAS 2008) Se uma correspondncia
oficial encaminhada para destinatrio que no mais
ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente
com justificava da sua devoluo.

51. A
57. F
63. D
69. F

52. V
58. B
64. V
70. D

53. V
59. B
65. F

54. F
60. V
66. F

55. B
61. D
67. V

56. V
62. V
68. F

GRAUS DE SIGILO
71. (Cespe - TJDFT 2008) Reservado, confidencial, secreto e
ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que
necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
72. (Cespe - TJDFT 2008) Os prazos de classificao podero
ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade
responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre a matria.
73. (Cespe TST 2008) Na expedio e tramitao de
documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve
observar o acondicionamento desses documentos em
envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope
externo.
74. (Cetro Cmara Mun. Araatuba - 2008) Na expedio e
tramitao dos documentos ultra-secretos e secretos sero
observadas as seguintes prescries, dentre outras:
I. os documentos a expedir sero acondicionados em
envelopes duplos.
II. o envelope externo conter apenas o nome ou a funo do
destinatrio e seu endereo, sem qualquer anotao que
indique o grau de sigilo do contedo.
III. aconselhada a expedio de documento ultrasecreto pelo
correio.
IV. no envelope interno sero inscritos o nome e a funo do
destinatrio, seu endereo e, claramente indicado, o grau de
sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removido o
envelope externo.
correto o que se afirma apenas em
(A) I, III e IV.
(B) I, II e III.
(C) I, II e IV.
(D) I e IV.
(E) III e IV.
75. (Cespe - SEAD/UEPA 2008) Documentos classificados
como reservados, secretos ou ultra-secretos no podem ser
expedidos por meio postal.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

76. (Cesgranrio BNDES 2008) O ato pelo qual a autoridade


competente libera para consulta documentos anteriormente
caracterizados como sigilosos denomina-se
(A) avaliao.
(B) eliminao.
(C) desclassificao.
(D) classificao.
(E) descrio
77. (Cesgranrio - FUNASA 2009) De acordo com a
legislao vigente, assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos. No entanto, sero restritos, por um
prazo de at cem anos, documentos sigilosos relacionados
com
(A) segurana e risco da sociedade.
(B) legitimidade e fora do estado.
(C) resistncia e capacidade do povo.
(D) honra e imagem das pessoas.
(E) intelectualidade e produo cientfica.
71. V
77. D

72. V

73. F

74. C

75. F

76. C

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
78. (Cespe ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos
documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza
dos documentos e da estrutura da organizao que produz ou
recebe.
79. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas
pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade
ilimitada de classes de documentos.
80. (Cespe ANTAQ 2009) O mtodo numrico simples
determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo
os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por
exemplo: 52-63-19.
81. (Cetro Liquigs 2007) O objetivo da classificao por
assuntos agrupar documentos em arquivos segundo o (a)
(A) tema.
(B) valor cultural.
(C) organizao.
(D) perodo.
(E) suporte.
82. (Cespe TRE/AL 2004) No mtodo de arquivamento
ideogrfico, o principal elemento a ser adotado para a
recuperao da informao o assunto.
83. (Cetro Liquigs - 2007) Os mtodos bsicos de
arquivamento mais comumente utilizados so:
(A) alfabtico; ideolgico; seletivo e paralelo.
(B) direto; geogrfico; alfabtico e essencial.
(C) essencial; numrico simples; indireto e ideolgico.
(D) ideogrfico; seletivo; numrico simples e paralelo.
(E) alfabtico; geogrfico; numrico simples e
ideogrfico.
84. (Cesgranrio - ANP 2005) Assinale a opo que traz
subclasses do mtodo de arquivamento ideogrfico numrico.
(A) Bsico e padronizado.
(B) Duplex, decimal e unitermo.
(C) Enciclopdico e dicionrio.
(D) Geogrfico, cronolgico e dgito-terminal.
(E) Variadex, automtico, soundex, rneo e mnemnico.
85. (Cespe-TRE/MT 2005) O mtodo de arquivamento
geogrfico considerado um mtodo indireto de
arquivamento.

Prof. DALIANE SILVRIO

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86. (Cesgranrio - IBGE 2010) A organizao de documentos


em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos.
Quando o elemento principal a ser considerado a
procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o
geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas
com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes
nomes:
1 - Jos de Oliveira Lisboa
2 - Maria Albuquerque Coimbra
3 - Manoel Ferreira Aveiros
4 - Augusto Silveira Porto
Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na
seguinte ordem:
(A) 1 , 2 , 3 , 4
(B) 1 , 3 , 2 , 4
(C) 2 , 3 , 1 , 4
(D) 3 , 1 , 2 , 4
(E) 3 , 2 , 1 , 4
87. (Cespe DFTRANS 2008) Considere-se que uma unidade
de arquivo apresente a seguinte organizao de seu acervo.
PESSOAL
CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves
at Lima / de Miranda at Oliveira
GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel
VECULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo
principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto,
tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o
geogrfico e o alfabtico.
88. (Cesgranrio BNDES 2009) A necessidade de reduzir
erros, no arquivamento de grande volume documental que
utiliza o nmero como elemento principal, orientou o
surgimento do mtodo dgito terminal, em que os documentos
so numerados sequencialmente, e os nmeros dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um (grupos: primrio,
secundrio e tercirio). Nesse mtodo, os dossis com os
nmeros (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e
(5) 513120 ficam organizados na ordem
(A) 1,3,4,2,5
(C) 3,2,1,5,4
(E) 4,5,3,1,2

78. V
84. B

79. V
85. F

(B) 2,4,3,5,1
(D) 3,5,4,2,1

80. F
86. B

81. A
87. V

82. E
88. B

83. D

REGRAS DE ALFABETAO
89. (Cespe SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica dos prenomes.
90. (Cesgranrio - BNDES 2004) Sobrenomes iniciados com
a palavra Santa so compostos e no se separam.
91. (Cesgranrio - BNDES 2004) Os nomes orientais so
organizados alfabeticamente exatamente como se apresentam.
92. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Considere que o TRE
adotar o mtodo de arquivamento alfabtico e far uso das
regras de alfabetao. Assinale a opo cujo nome est
representado corretamente.
a) Neto, Antonio Pereira de Souza
b) De Camargo, Lusa Maria Pontes

NOES DE ARQUIVOLOGIA

c) Branco, Solange Ribeiro Castelo


d) Sato, Akiko Yamamoto
e) Muller, Paul
93. (Cesgranrio - IBGE 2010) Segundo PAES (2004), o
arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de
alfabetao. Em uma dessas regras aparece a orientao para
arquivamento de nomes orientais, como:
1 - Lin Yin
2 - Al Ben Hur
3 - Chan Chen Xitong
4 - Mao Tse-Tung
A ordenao correta :
(A) 1 , 2 , 3 , 4
(B) 2 , 3 , 1 , 4
(C) 2 , 3 , 4 , 1
(D) 3 , 2 , 1 , 4
(E) 4 , 1 , 3 , 2

94. (Cespe SEBRAE/BA 2008) Quando os sobrenomes dos


clientes/pessoas fsicas so formados por um substantivo e
um adjetivo ou so ligados por hfen, eles devem ser
separados.
95. (Cespe STJ 2008) A disposio alfabtica de pastas de
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao
exclusiva para nomes de pessoas.
96. Cespe SEBRAE/BA 2008) A ordenao de pastas no
arquivo por nome de empresa deve ser feita como no
exemplo abaixo.
Barateiro (O)
Capital Picanhas
HEMOBRAS
PETROBRAS
97. (Cespe - TJDFT 2008) Com base nas regras de
alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente
apresentados.
Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Fundao Getlio Vargas
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
98. (Cespe-TSE 2007)A ordenao alfabtica de documentos
ou de dossis uma das possibilidades para a disposio de
documentos em um arquivo. Nesse sentido, a ordenao
abaixo est correta:
I Conferncia de Gesto de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliao
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos
99.
(Cespe SEBRAE/BA 2008) No caso de nomes de
clientes/pessoas fsicas ingleses, franceses, espanhis e
norteamericanos, a ordenao abaixo est correta.
Cox, Richard
Duchein, Michel
Hererra, Antonia Heredia
Schellenberg, Theodore Roosevelt
89. V
95. F

90. V
96. V

91. V
97. V

92. E
98. F

93. B
99. F

94. F

RECORTE DA LEGISLAO ARQUIVSTICA

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CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO


BRASIL DE 1988
Ttulo II
DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS
Captulo I
DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E
COLETIVOS
"Art. 5. Todos so iguais perante a lei, sem distino de
qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos
estrangeiros residentes no Pas, a inviolabilidade do direito
vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade,
nos termos seguintes:
X - so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a
imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo
dano material ou moral decorrente de sua violao;
XXXIII - todos tem direito a receber dos rgos pblicos
informaes de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade e do estado;
Art. 216.
2 - Cabem a administrao pblica, na forma da lei, a
gesto da documentao governamental e as providncias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem."
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e
a proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e
informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto de servios

NOES DE ARQUIVOLOGIA

pblicos no exerccio de suas atividades.


2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e
de carter pblico implica o recolhimento de sua
documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como
correntes, intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto
de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por
razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na
sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so
inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos
de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados
pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde
que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes
para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
CAPTULO IV
DA
ORGANIZAO
E
ADMINISTRAO
DE
INSTITUIES
ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS
PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos.
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que
devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao
dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originalmente sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes
segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo
mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo,
podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por
igual perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes
honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo

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mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo.


Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer
instncia, determinar a exibio reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao
administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados.
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo
colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26
da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade
definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
bem como exercer orientao normativa visando gesto
documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto,
preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e
judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no
exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas
sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais,
definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e
pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras
Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica
Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de
documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar
o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao
produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em
vista a identificao dos documentos para guarda permanente
e a eliminao dos destitudos de valor
DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes,
documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana
da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao
Pblica Federal, e d outras providncias.
CAPTULO I
DAS DISPOSIES PRELIMINARES

NOES DE ARQUIVOLOGIA

Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados,


informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das
reas e instalaes onde tramitam.
CAPTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANA
Seo I
Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero
classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e
reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos
intrnsecos.
1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre
outros, dados ou informaes referentes soberania e
integridade territorial nacionais, a planos e operaes
militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de
pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de
interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo
conhecimento no-autorizado possa acarretar dano
excepcionalmente grave segurana da sociedade e do
Estado.
2 So passveis de classificao como secretos, dentre
outros, dados ou informaes referentes a sistemas,
instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de
interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de
inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes
estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa
acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado.
3 So passveis de classificao como confidenciais
dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e
das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja
revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou
acarretar dano segurana da sociedade e do Estado.
4 So passveis de classificao como reservados dados
ou informaes cuja revelao no-autorizada possa
comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos
ou referidos.
Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia
das seguintes autoridades: I - Presidente da Repblica;
(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica;
e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares
permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de
2004)
1o Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode
ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em
misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004)
2o Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem
atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo,
comando, chefia ou assessoramento, de acordo com
regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da
Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto
n 5.301, de 2004)
II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de
acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou
entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada
pelo Decreto n 5.301, de 2004)

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Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere


este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou
informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n
5.301, de 2004)
I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser
prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade
responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre a matria. (Includo
pelo Decreto n 5.301, de 2004)
CAPTULO III
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES
SIGILOSOS
Seo I
Dos Procedimentos para Classificao de Documentos
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes
componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem
merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu
todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a
quaisquer de suas partes.
Seo IV
Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e
tramitao obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao
do grau de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o
grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados
logo que removido o envelope externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido
mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente,
destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o
documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de interesse
exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no
envelope contendo o documento sigiloso.
Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento
ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por
agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem.
Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou
reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo
de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de
encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica.
CAPTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em
rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico
admitido:
I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo,
emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de
conhec-los; e

II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao


seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral,
mediante requerimento ao rgo ou entidade competente.

PORTARIA NORMATIVA
DEZEMBRO DE 2002.

05

DE

19DE

Ementa: Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao


dos servios de protocolo, no mbito da Administrao
Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do
Sistema de Servios Gerais - SISG.
 AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o
termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao
do processo devero ser observados os documentos cujo
contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis
financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e
decises de diversas unidades organizacionais de uma
instituio.
 CORRESPONDNCIA - toda espcie de comunicao
escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos
processos. Quanto natureza: A correspondncia classificase em interna e externa, oficial e particular, recebida e
expedida.
 DESAPENSAO - a separao fsica de processos
apensados
 DESENTRANHAMENTO DE PEAS - a retirada de
peas de um processo, que poder ocorrer quando houver
interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
 DESMEMBRAMENTO a separao de parte da
documentao de um ou mais processos para formao de
novo processo; o desmembramento de processo depender de
autorizao e instrues especficas do rgo interessado.
 DILIGNCIA o ato pelo qual um processo que, tendo
deixado de atender as formalidades indispensveis ou de
cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que
assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas
apontadas.
 DESPACHO Deciso proferida pela autoridade
administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o
despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso
solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no.
 JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um
documento a um processo; realiza-se por Anexao ou
Apensao.
 JUNTADA POR ANEXAO - a unio definitiva e
irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a
01 (um) outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.
 JUNTADA POR APENSAO - a unio provisria de um
ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao

NOES DE ARQUIVOLOGIA

Prof. DALIANE SILVRIO

Pgina 9

estudo e uniformidade de tratamento em matrias


semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um
processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico
federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso
de percepo, constituir um nico processo, caracterizando
a apensao do processo acessrio ao processo principal.
 NUMERAO DE PEAS a numerao atribuda s
partes integrantes do processo
 PROCESSO o documento ou o conjunto de
documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como
procedimentos expressados por despachos, pareceres
tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de
despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
 PROCESSO ACESSRIO - o processo que apresenta
matria indispensvel instruo do processo principal.
 PROCESSO PRINCIPAL o processo que, pela natureza
de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais
processos como complemento sua deciso.
 REGISTRO - a reproduo dos dados do documento, feita
em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao
da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS uma nota
utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um
processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
 TERMO DE DESAPENSAO uma nota utilizada para
registrar a separao fsica de dois ou mais processos
apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
 TERMO DE ENCERRAMENTO uma nota utilizada para
registrar o encerramento do processo; pode ser por
intermdio de carimbo especfico.
 TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA uma nota
utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao
processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
 TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA uma nota
utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do
processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
 TERMO DE RESSALVA uma nota utilizada para
informar que uma pea foi retirada do processo quando do
ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi
constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio
de carimbo especfico.
 TRAMITAO - a movimentao do processo de uma
unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema
prprio.
PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS

NOES DE ARQUIVOLOGIA

AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO


I. As mensagens e documentos resultantes de transmisso via
fax no podero se constituir em peas de processo.
II. No sero autuados os documentos que no devam sofrer
tramitao, tais como convites para festividades,
comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo, desarquivamento de processo e outros
que, por sua natureza, no devam constituir processo.
III. A prioridade na autuao e movimentao de processos
deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.
IV. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um
documento original; no entanto, pode ser autuado utilizandose uma cpia de documento, considerando-se que o servidor
tem f pblica para autenticar documentos e fazer
reconhecimento de firmas.
V. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo
ser feita por intermdio de despacho no prprio documento
ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa
ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto
necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho,
no permitido-se a incluso de novas folhas at seu total
aproveitamento. No caso de insero de novos documentos
no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha
de despacho, apondo o carimbo Em branco.
VI. vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.
VII.O encerramento dos processos ser:
a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos
compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
c) Pela expressa desistncia do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por
perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada.
VIII. Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.
IX. Quando a pea processual contiver nmero de folhas
excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do prximo
nmero, formar-se-o outros volumes.
X. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a
incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse
documento abrir um novo volume.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser
includo um documento contendo 50,
encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume
com o referido documento de 50 folhas.
XI. O encerramento e a abertura de novos volumes ero
efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em
folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem
soluo de continuidade, no volume subseqente.
(...) 4. PROCEDIMENTOS
CORRESPONDNCIA

COM

RELAO

a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para


sua identificao em sistema prprio, a espcie do documento
e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de
ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso.

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Pgina 10

A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por


intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por
meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de
meios prprios para efetuar a entrega;
A correspondncia oficial interna ser encaminhada por
intermdio do protocolo setorial; Toda correspondncia oficial
expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto
superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a
espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e
endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a
empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir:
Ex.:

Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo


do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando
um documento oficial for encaminhado para um destinatrio
que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as
providncias cabveis.
b) A correspondncia particular no ser expedida pelas
unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
A correspondncia de carter particular recebida pelas
unidades de protocolo central ou setorial dever ser
encaminhada diretamente ao destinatrio.
c) Correspondncia Recebida e expedida Correspondncia
Recebida
A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central
de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal,
para posterior distribuio.
O protocolo central receber a correspondncia e verificar se
o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou
entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao
remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da
devoluo. As unidades de protocolo central remetero a
correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade
qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema
prprio.
d) Correspondncia Expedida
O controle da expedio de correspondncia caber ao
respectivo protocolo setorial, responsvel pela numerao, que
dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada
ano.
O protocolo central do rgo ou da entidade manter um
controle da expedio de correspondncia, a fim de informar
aos usurios, sua localizao, em tempo real.
5. PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS
5.1 AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO
A autuao, tambm chamada formao de processo,
obedecer a seguinte rotina:
a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com
colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo

NOES DE ARQUIVOLOGIA

para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros


do conjunto;
b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo
nmero de protocolo;
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o
mesmo nmero de protocolo;
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo,
nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando
o processo);
e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma
sucinta, clara e objetiva;
f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser
encaminhado;
g)Registrar, em sistema prprio, identificando as principais
caractersticas do documento, a fim de permitir sua
recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado,
assunto e outras informaes julgadas importantes,
respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade;
h) Conferir o registro e a numerao das folhas;
i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado
para a unidade especfica correspondente, do rgo ou
entidade;
A8840229090919
j) O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea
do processo, devendo ser descartado, anotando-se as
informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente.
A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma
para ser registrada em sistema prprio e encaminhada
unidade de destino.
A autuao de documentos classificados como SECRETO,
CONFIDENCIAL ou
RESERVADO ser processada por servidor com
competncia para tal, da mesma forma que os demais
documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo
central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do
processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e
o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
A prioridade na autuao e movimentao de processos deve
contemplar documentos caracterizados como urgentes.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um
documento original; no entanto, pode ser autuado utilizandose uma cpia de documento, considerando-se que o servidor
tem f pblica para autenticar documentos e fazer
reconhecimento de firmas.
5.2 NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente,
sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para
colocao do nmero, aposto no canto superior direito da
pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1.
O documento no encadernado receber numerao em
seqncia cronolgica e individual para cada pea que o
constituir.
A numerao das peas do processo iniciada no protocolo
central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa
numrica de autuao. As peas subseqentes sero
numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do
processo no ser numerada.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma
numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e
B, nem rasurar.

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Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho


reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o
carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto
superior direito do documento seja atingido pelo referido
carimbo.
Carimbo de Numerao de Peas Pequenas

Aquisio de Material
Licena sem vencimentos

Prestao de Contas
Cancelamento de Licena

Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado


sero renumeradas a partir do processo acessrio.
Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver
TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do
conjunto processado, permanecer vago o lugar
correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto,
esta providncia ser consignada expressamente no TERMO
DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o
TERMO DE JUNTADA.

Os processos oriundos de instituies no pertencentes


Administrao Pblica Federal s tero suas peas
renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta;
no havendo falhas, prosseguir com a seqncia numrica
existente;
Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser
feita por intermdio de despacho no prprio documento ou,
caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao
final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto
necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho,
nopermitido-se a incluso de novas folhas at seu total
aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no
processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de
despacho, apondo o carimbo Em branco.
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da
correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar
a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar,
renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se
da ocorrncia.
Exemplo:

5.3 JUNTADA
A juntada de processos ser executada pelo protocolo
central ou setorial da unidade correspondente, mediante
determinao, por despacho, de seu dirigente.

5.3.1 JUNTADA POR ANEXAO


A juntada por anexao ser feita somente quando
houver dependncia entre os processos a serem anexados.
A dependncia ser caracterizada quando for possvel
definir um processo como principal e um ou mais como
acessrios.
Exemplos que caracterizam os processos principais e
acessrios:

Processo Principal
Inqurito Administrativo
Auto de Infrao

Processo Acessrio
Recurso contra deciso de
Inqurito
Defesa contra Auto de
Infrao

NOES DE ARQUIVOLOGIA

5.3.2 JUNTADA POR APENSAO


Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia:
a) manter superposto um processo ao outro, presos por
colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando
em segundo lugar o processo que contenha o pedido de
juntada;
b) manter as folhas de cada processo com sua numerao
original;
c) lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na
ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da
apensao, ficar em primeiro lugar;
d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o
nmero do processo apensado;
e) Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.
5.4 DESAPENSAO
Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados
no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem.
A desapensao ocorrer antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensao ser:
a) separar os processos;
b) lavrar o TERMO DE DESAPENSAO no processo que
solicitou a juntada;
c) tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita
poca da apensao;
d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser
desapensado;
e) registrar em sistema prprio, a desapensao.
A desapensao, bem como a juntada de processos, sero
executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade
correspondente, mediante determinao, por despacho de seu
dirigente.
5.5 DESENTRANHAMENTO DE PEAS
A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o
processo, mediante despacho prvio da autoridade
competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o
ltimo
despacho,
o
TERMO
DE
DESENTRANHAMENTO.
Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros,
usar o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o
recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a
numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo
vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo
5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEAS

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A separao de parte da documentao de um processo, para


formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade
competente,
utilizando-se
o
TERMO
DE
DESMEMBRAMENTO, conforme metodologia a seguir:
a) Retirar os documentos que constituiro outro processo;
b) Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local
onde foram retirado os
documentos;
c) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme
esta norma, renumerando suas pginas.
5.7 DILIGNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas
Administrao Pblica Federal, ser devolvido ao protocolo
central do rgo ou da entidade, para que convoque o
interessado afim de, no prazo mximo de trinta dias, cumprir a
exigncia.
A convocao do interessado para cumprir diligncia no
pertencente Administrao Pblica Federal e ser feita
atravs de correspondncia expedida pelo setor de
comunicao do rgo ou entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo
responsvel anexar ao processo cpia da convocao
expedida e o remeter instituio que determinou a
diligncia.
5.8 ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA
DE VOLUME SUBSEQNTE
5.8.1 O encerramento dos processos ser:
a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos
compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
c) Pela expressa desistncia do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo
superior a um ano, por omisso da parte interessada.
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e
a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem
esquerda, de cerca de 2cm.
Quando a pea processual contiver nmero de folhas
excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do prximo
nmero, formar-se-o outros volumes.
No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a
incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse
documento abrir um novo volume.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser
includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume
com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento
de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes sero
efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em
folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo
de continuidade, no volume subseqente.
A abertura do volume subseqente ser informada no volume
anterior e no novo volume, da seguinte forma:
No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluirse- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME,
devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme
abaixo.
5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQNTE
No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE
ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado,
obedecendo-se seqncia do volume anterior.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

A abertura de um novo volume ser executada diretamente


pelo protocolo central ou setorial das unidades
correspondentes, que devero providenciar o preenchimento
da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o
sistema de protocolo correspondente. Os volumes devero ser
numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1
volume, 2 volume etc.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de
grande volume, sero apensados ao processo com a
colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do
processo e a palavra anexo.
5.9 RECONSTITUIO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor
que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua
chefia, o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver cincia do fato
promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou
processo administrativo disciplinar.
Independentemente das aes adotadas anteriormente, o
servidor responsvel pela reconstituio do processo observar
o seguinte procedimento:
a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de
localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com
o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do
desaparecimento ou extravio do processo;
b) Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver
jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do
processo;
c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e
obtendo cpias de documentos que o constituam;
d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo
est sendo reconstitudo constando o nmero do processo,
procedncia, interessado e assunto e outras informaes
julgadas necessrias;
e) Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo;
f) Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o
nmero do processo extraviado e o atual. (...)

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Princpios Arquivsticos:
a) Princpio da provenincia/Respeito aos fundos: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser
misturado aos de outras entidades produtoras.
b) Princpio do respeito ordem original / santidade: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou
famlia que o produziu; Respeitar o arranjo interno, a organicidade dos documentos (Registraturprinzip). Respeitar a organicidade,
isto , a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram produzidos e no propriamente dos detalhes ordenatrios de seu
primeiro arquivamento.

c) Principio da territorialidade: os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos. Para que os arquivos
permaneam vivos e sejam utilizados e melhor entendidos, eles devem o mais possvel, ser conservados nos meios donde emanam, ou
que influenciaram a sua produo.
d)

Principio da Integridade: determina a preservao dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilao e
tampouco destruies indevidas e no autorizadas.

e)

Unicidade: cada registro arquivstico tem lugar nico na estrutura documental qual pertence. Este aspecto no est diretamente
relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto
organizacional.
Atividades no Arquivo Corrente:
Segundo Marilena Leite Paes, nos arquivos correntes so realizadas as seguintes atividades:
a) protocolo: aes de recebimento, classificao, registro e movimentao.
b) expedio: encaminhamento do documento ao seu destinatrio;
c) arquivamento: baseado em mtodos que visam organizao dos acervos arquivsticos e em rotinas.
d) emprstimo e consulta: transferncia fsica temporria de documentos para locao interna ou externa com fins de
referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio. Aconselha-se a utilizao de guia-fora1 em substituio do
documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado.
e) destinao: est relacionado guarda e a eliminao dos documentos, que varia de acordo o valor (primrio ou
secundrio) e a freqncia de uso desses documentos
Atividades no Arquivo Intermedirio
Arquivo Intermedirio que dever estar subordinado tcnica e administrativamente ao Arquivo Permanente, a fim de evitar a
proliferao de depsitos e para manter uma poltica arquivstica uniforme.
A economia o motivo principal para a criao desse arquivo.
Nessa fase, os responsveis desenvolvem as seguintes atividades:
a)

conferncia da documentao transferida e limpeza e desinfestao;

b)

atendimento s consultas feitas pelas unidades depositantes;

c)

coordenao das transferncias de novos documentos aos seus depsitos;

d)

aplicao da Tabela de Temporalidade e seleo documentos para eliminao ou recolhimento;

e)

coordenao do recolhimento de documentos permanentes para o Arquivo Permanente

Atividades no Arquivo Permanente


O Arquivo Permanente resultado dos documentos remanescentes da avaliao realizadas nas fase corrente e intermediria. As
atividades desenvolvidas nesta fase so:
a)
arranjo: (reunio e ordenao de documento; estrutural ou funcional) resumidamente, pode-se dizer que o Arranjo
a reunio e ordenao adequada dos documentos.
1

Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar sua remoo
temporria.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

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Para Helosa Liberalli Bellotto ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes (na
fase corrente e na intermediria, em obedincia Tabela de Temporalidade), obedecendo a critrios que respeitem o
carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente.
O arranjo nada mais que a ordenao feita nos arquivos permanentes, quando realmente os conjuntos de
documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas/pessoas fsicas passam a conviver uns com os outros.
O arranjo tem seu incio com o recolhimento e o resultado da organizao nos seguintes nveis: arquivo, fundo,
grupo ou seo, srie, conjunto lgico dentro da srie e documento.
b)

referncia: poltica de acesso e uso dos documentos.

c)
descrio: A descrio leva em conta tanto os elementos formais quanto os de contedo do documento. A partir das
informaes subtradas pode-se elaborar os instrumentos de pesquisa, que, por sua vez, tornam o acervo mais acessvel e
divulgam o contedo e as caractersticas dos documentos.

d)

conservao: so as medidas de proteo aos documentos e ao seu local de guarda.

PLANO DE CLASSIFICAO
Classe 000 Administrao Geral
010 Organizao e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio

050 Oramento e Finanas


060 Documentao e Informao
070 Comunicaes
080 (Vaga)
090 Outros Assuntos Referentes Administrao Geral

000 ADMINISTRAO GERAL

030 MATERIAL - Incluem-se Normas, Regulamentaes,


Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou decises de carter geral.
033 Aquisio (Inclusive Licitaes)
033.1 Material Permanente - incluem-se documentos
referentes a equipamentos, mobilirio, aparelhos,
ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de
arte.
033.11 Compra (inclusive compra por importao)
033.2 Material de Consumo
033.21 Compra

003 Relatrios de Atividades


004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios
- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste,
contrato e/ou convnio, implementados ou no, tais como
projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e
aditamentos, que abranjam a execuo de vrias atividades
ao mesmo tempo.

MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSUNTO

002
PLANOS,
PROGRAMAS E PROJETOS DE
TRABALHO
003
RELATRIOS DE
ATIVIDADES

004
ACORDOS.
AJUSTES. CONTRATOS.
CONVNIOS
033.11 COMPRA (INCLUSIVE
COMPRA POR
IMPORTAO)

NOES DE ARQUIVOLOGIA

PRAZOS DE GUARDA
FASE
FASE INTERCORRENT
MEDIRIA
E
5 anos
9 anos

Guarda permanente

5 anos

9 anos

Guarda permanente

Enquanto
vigora

10 anos

Guarda permanente

At
aprovao
das contas

DESTINAO
FINAL

5 anos a contar
da data de
aprovao das
contas

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OBSERVAES

So passveis de eliminao os
relatrios cujas informaes
encontram-se recapituladas em
outros.

Eliminao

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LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991


Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
GESTO / AVALIAO DE DOCUMENTOS
100. (Cetro Liquigs - 2007) So consideradas as trs fases
bsicas da gesto de documentos:
(A) recuperao; destinao e eliminao.
(B) destinao; gesto e produo.
(C) produo; guarda e destinao.
(D) produo; utilizao e destinao.
(E) utilizao; recuperao e eliminao.
101. A elaborao de documentos resultantes de atividades de
um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas
documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao
e a emisso de vias desnecessrias.
102. (Cespe-MI/2006) Os resultados esperados de um
processo de avaliao de arquivo incluem o aumento do ndice
de recuperao da informao e a conquista de espao fsico.
103. (Cespe/Unb - TST 2003) A gesto de documentos no
inclui o (a):
a) produo de documentos
b) avaliao de documentos
c) permuta de documentos
d) arquivamento de documentos
104. (Cespe/Unb ANATEL 2006)A gesto de documentos
envolve operaes e procedimentos na fase corrente, mas no
faz referncias s atividades na fase intermediria.
105. (Cespe- PMRB 2007) A gesto de documentos impe,
pelas suas prprias caractersticas, a avaliao dos documentos
na fase permanente.
106. (TRT 17 FCC / 2004) Os documentos eletrnicos so
distintos dos documentos em suporte-papel, pois
(A) no alcanam valor histrico.
(B) so desprovidos de autenticidade.
(C) tm espcies e tipos indeterminados.
(D))demandam diferentes mtodos de leitura e de
conservao.
(E) s podem ser analisados por cientistas da informao.
107. (Cespe MTE / 2008) O MTE tem total autonomia para
lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, no existe ainda uma
poltica nacional que oriente os rgos e entidades da
administrao pblica federal com relao a arquivos.
108. (Cespe MCT 2008) A avaliao tem um objetivo muito
simples: identificar o valor dos documentos de maneira a
estabelecer prazos de reteno nas fases corrente e
permanente, definindo, assim as possibilidades de eliminao,
microfilmagem ou guarda permanente.
109. (Cespe - TRE/MG 2009) A criao, o arquivamento e a
eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto
de documentos.
110. (Cespe MMA/2009) Na gesto de documentos, a fase
de produo refere-se elaborao de documentos resultantes
da atividade de um rgo ou setor e contribui para que sejam

NOES DE ARQUIVOLOGIA

criados apenas documentos essenciais administrao e


evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias.
111. (Cespe MMA/2009) Na gesto de documentos, as
atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a
elaborao de normas de acesso documentao so
desenvolvidas na fase de utilizao de documentos.
112. (Cespe MMA/2009) A fase da gesto de documentos
em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos
acumulados em arquivos conhecida como preservao de
documentos.
113. (Cespe MTE / 2008) O programa de gesto de
documentos, quando implantado em um ministrio, por
exemplo, permite o desenvolvimento de uma srie de
atividades arquivsticas, exceto a de avaliao, que so
prprias do arquivo permanente.
114. (FUNASA 2009 CESGRANRIO) Com o objetivo de
manter sigilo das informaes dos documentos, a escrita
utilizada com abreviaturas, cdigos ou cifras, visando
comunicao secreta, denominada:
(A) paleografia.
(B) crisografia.
(C) heliografia.
(D) sigilografia.
(E) criptografia
115. (Cespe TRE/MG 2009) A elaborao dos documentos
decorrente das atividades de um rgo ou setor, apesar da sua
relevncia, no se inclui entre as atribuies da gesto de
documentos.
116. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gesto
de documentos compreende o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para
guarda permanente.
100. D
106. D
112. F

101. V
107. F
113. F

102. V
108. F
114. E

103. C
109. F
115. F

104. F
110. V
116. V

105. F
111. V
117.

LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968


Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d
outras providncias
Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas
diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em
juzos ou fora dele.
DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula
a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras
providncias
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita
sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por
milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de
imagem e de reproduo.

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Pgina 16

1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao


de filme cpia, do filme original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de
qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a
extrao de cpias.
3 O armazenamento do filme original dever ser feito em
local diferente do seu filme cpia.
Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero,
a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no
sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua
destinao final.
Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem,
dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a
mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a
reviso e a extrao de filme cpia.
Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou
pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de
temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente
na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de
guarda permanente, no podero ser eliminados aps a
microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de
sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo
detentor
MICROFILMAGEM / DIGITALIZAO
117. (Cespe TRE/MA 2009) O microfilme ainda no tem
reconhecimento legal no Brasil.
118. (Cespe TRE/GO 2009) Apesar de ser um processo de
reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a
microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno
de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em
circunstncia alguma, ter validade em juzo.
119. (Cespe TRE/GO 2009) A atual legislao somente
autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua
reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou
digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia.
120. (Cespe TRE/GO 2009) As vantagens da alterao do
suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o
arquivamento das informaes por tornar desnecessria a
organizao dos documentos; facilitar o intercmbio com
outras entidades; proporcionar acesso s informaes em
redes; reduzir a ocupao e melhorar o aproveitamento do
espao; reduzir custos de manuteno.
121. (CESPE PF / 2009) A microfilmagem grande aliada
da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos
em papel, bem como da preservao dos documentos
originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de
valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao
dos documentos originais.
122. (Cespe/Unb Anatel 2006) Os documentos oficiais ou
pblicos, com valor de guarda permanente, podem ser
eliminados aps a microfilmagem.
123. (Cespe - Unb ANA 2006) A legislao autoriza a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados em rgos federais, estaduais ou municipais em
todo o territrio nacional. Entretanto, os microfilmes no
possuem valor jurdico e, portanto, no produzem efeitos
legais.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

124. (Cespe - Unb ANA 2006) Para garantir a segurana,


obrigatria a confeco de uma cpia do microfilme, que deve
ser armazenada em local diferente do original.
125. (PF CESPE/2009) A digitalizao e o gerenciamento
eletrnico permitem que
(A) documentos, originalmente em papel, sejam armazenados
em arquivos de ao acessveis em computador.
(B) todos os documentos de uma empresa sejam copiados e
disponibilizados somente em arquivos manuais.
(C) documentos, originalmente digitais, sejam convertidos em
arquivos manuais acessveis em computador.
(D) documentos em papel sejam copiados para outro papel
para facilitar a busca.
(E) documentos, originalmente em papel, sejam convertidos
em arquivos digitais acessveis em computador.
117.F
123.F

118. F
124.V

119. F
125. E

120. F

121.V

122.F

ORGANIZAO DE ARQUIVOS
126. (Cespe - Ancine 2006) Na elaborao de um plano de
arquivo, a definio quanto a centralizao ou
descentralizao dos servios de arquivo tem como foco a fase
corrente de arquivamento.
127. (Cespe - TJDFT 2008) A descentralizao dos servios
de arquivo caracteriza-se pela manuteno, em mais de uma
unidade organizacional, das atividades de guarda de
documentos, de controle, de coordenao, de orientao e
normativas.
128. (Cesgranrio FUNASA 2009) Sabendo-se que arquivo o
conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma
instituio no decorrer de suas atividades, lgico que o
conhecimento dessa instituio, seus objetivos, funes e
estrutura, com suas alteraes, fundamental para o
entendimento da prpria documentao. Nesse sentido, uma
efetiva organizao de arquivos deve-se iniciar pelo exame
dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e
organogramas, alm de outros documentos constitutivos da
instituio. Esta fase da organizao dos arquivos
denominada
(A) avaliao.
(B) seleo.
(C) triagem.
(D) planejamento.
(E) levantamento.
129. (HFA 2009 / FUNIVERSA) Segundo Marilena Leite
Paes, (2007), a organizao de arquivos, como qualquer outro
setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de
vrias etapas de trabalho. Essas fases constituem-se em:
(A) identificao da natureza da documentao, escolha do
mtodo de arquivamento, treinamento dos funcionrios e
arquivamento da documentao.
(B) anlise do gnero dos documentos, anlise das espcies
documentais, anlise dos tipos documentais e arquivamento da
documentao.
(C) criao do setor de protocolo, criao do setor de arquivo,
organizao da documentao e promoo da gesto
documental.
(D) levantamento de dados, anlise dos dados coletados,
planejamento, implantao e acompanhamento.

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Pgina 17

(F) extino do setor de protocolo, criao de protocolos


setoriais, criao do setor de comunicao administrativa e
promoo da gesto documental.
126. V

127. F

128. E

129. D

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
130. (Cespe TRE/MA 2009) A conservao compreende
os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local
de guarda.
131. (Cespe TRE/MA 2009) A higienizao dos
documentos consiste em mergulhar o documento em banho de
gelatina.
132. (CESPE TRE/MG / 2009) As principais operaes de
conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza,
alisamento e restaurao.
133. (Cespe ANAC/2009) A higienizao mecnica dos
documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao
importante para a conservao dos documentos em papel.
134. (CESPE PF / 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada
umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a
poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao
dos documentos.
135. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Alguns fatores
degradam o documento, devendo o tcnico de arquivo estar
atento a esses fatores que podem ser: agentes fsicos, como
iluminao, temperatura e umidade relativa; agentes qumicos,
como a poluio atmosfrica. Alm destes, deve estar atento a
alguns agentes biolgicos, como insetos, roedores e:
(A) poeiras.
(B) climas.
(C) infiltraes.
(D) colas.
(E) fungos
136. (CESGRANRIO FUNASA/2009) O trabalho de
conservao de documentos fundamental para a preservao
do acervo e manuteno da memria informacional. O tcnico
de arquivo que desenvolve aes especficas de restauro em
documentos danificados realiza a conservao:
(A) preventiva.
(B) corretiva.
(C) primria.
(D) corrente.
(E) autntica
137. (Cespe-STM 2004) No caso de ocorrerem rasgos,
indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes
dos documentos em suporte papel.
138. (Cespe - TJDFT 2008) Para uma correta conservao do
acervo documental em papel, a unidade de guarda dos
documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar
direta e isento de umidade.
139. (Unb/Cespe-TRE/MA 2005) Na preservao de
documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa
do ar e de temperatura idnticos para os documentos em
suporte de papel e para os rolos de microfilmes.
140. Cespe-TRE/PA 2005) Para reparos em documentos, como
enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante,
indicado o uso de cola plstica comum.
141. (Unb/Cespe - TRT 10 Regio 2004) Nos processos que
tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos
documentos, indicado o uso de hastes plsticas.

NOES DE ARQUIVOLOGIA

142. (Esaf/ANEEL 2004) Deve-se preencher os espaos vazios


dentro das caixas com calos, evitando que os documentos se
dobrem dentro delas.
143. (Cespe - TRE/MA 2005) No manuseio dos documentos
fotogrficos incluindo-se os negativos e as reprodues,
indicado o uso de luvas de borracha.
144. (TCMSP 2006) Agindo em conformidade com os
princpios e as prticas geralmente reconhecidas, o primeiro
dever do arquivista o de manter a integridade dos
documentos que so valorizados por seus cuidados e sua
vigilncia. A conservao deve ser medida preventiva
consistindo, sobretudo, na higienizao ambiental. Assim
sendo, para melhor conservar os documentos, o arquivista
deve
I. lavar as mos antes de toc-los.
II. amarrar os documentos com barbante, antes de colocar nas
caixas.
III. grampear os documentos para evitar perda.
IV. limp-los com pano mido em lcool ou produto qumico
similar.
V. acondicionar adequadamente os documentos e coloc-los
em caixas previamente identificadas.
Analisando-se as proposies anteriores, conclui-se que
est(o) correta(s):
(A) apenas a proposio IV.
(B) apenas as proposies II e V.
(C) apenas as proposies III e IV.
(D) apenas as proposies I e V.
(E) apenas as proposies I, II e III.

130. F
136. B
142. V

131. F
137. F
143. F

132. V
138. F
144. D

133. V
139. F

134. V
140. F

135. E
141. V

ARQUIVO X BIBLIOTECA
145. (Cespe PRG 2005) A literatura apresenta algumas
semelhanas e diferenas entre as bibliotecas e arquivos:
bibliotecas conservam documentos para fins culturais e
arquivos conservam documentos para fins funcionais.
146. (Cespe PRG 2005) A permuta de documentos
utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de suprir
as lacunas existentes nos acervos.
147. (Cespe-MEC 2005) As formas de ingresso dos
documentos nos arquivos das instituies pblicas so,
preferencialmente, a compra, a doao ou a permuta.
148. (Cespe - TSE 2007) possvel estabelecer uma srie de
diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas
diferenas, assinale a opo correta.
(A) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos
exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em
limitado nmero de cpias.
(B) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados
com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos
culturais.
(C) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes
diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.
(D) Os documentos de arquivo so classificados a partir de
mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas
particularidades das atividades geradoras.

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149. (Cespe MPE/RR 2008) Uma coleo de manuscritos


histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada
arquivo.
150. (Cespe - MPE/AM 2008) As colees de documentos de
outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por
instituies de carter pblico e por entidades privadas so
consideradas arquivo.
151. (Cespe ANTAQ 2009) Os documentos de arquivo no
so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das
funes e das atividades de uma organizao pblica ou
privada e das atividades de uma pessoa fsica.
152. (Cespe TRE/MT 2010) De acordo com o conceito de
arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados
por uma pessoa fsica no considerada arquivo.
153. (Cespe TRE/MT 2010) Os documentos de arquivo so
produzidos em exemplares mltiplos e inexiste uma
significao orgnica entre esses documentos.

145. V
151. V

146. F
152. V

147. F
153. F

148. B

NOES DE ARQUIVOLOGIA

149. F

150. F

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NOES DE ARQUIVOLOGIA

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