Gua para la construccin de la base de datos Gonzalo Astorga

Una base de datos consiste en traspasar los resultados de las encuestas realizadas a una matriz de
datos donde se codifican las respuestas de manera tal de agrupar todas las encuestas, poder ordenar y
revisar cada respuesta en base a su conjunto, generar diferentes anlisis estadsticos y por ltimo,
representar los resultados mediante tablas y grficos. De esta manera, se podr tener una visin del
conjunto de caractersticas que representan la muestra encuestada y generar el material
correspondiente que nos ayudar a generar el informe.
La estructura de la base de datos en base a las hojas correspondientes consta de:
1. Base de datos o vista de datos: donde los datos se introducen y se manipulan. Las filas
representan a los sujetos encuestados y las columnas a las distintas variables del estudio.
2. Listado de variables: corresponde al nmero y nombre de las preguntas utilizadas en las
encuestas donde se les asigna una etiqueta o cdigo que se usar en las columnas de la base
de datos.
3. Etiquetaje: corresponde a los atributos que tomar cada variable, es decir, son las categoras
de respuestas presentes en la encuesta. En las columnas se utilizar la etiqueta de la variable
y en las filas se designar cada categora de manera tal que cada respuesta presente su cdigo
y lo que representa.
4. Tablas dinmicas: corresponde a la herramienta de Excel donde se permite resumir y ordenar
la informacin obtenida en la base de datos. Genera un recuento de una sola variable como
el cruce de 2 variables (tabla de contingencia).
5. Tablas y grficos: corresponde al resumen de los datos obtenidos tras su digitacin dentro de
la base de datos, permiten visualizar y comprender cada una de las variables de manera
intuitiva y rpida.
La base de datos debe ser digitada con sumo cuidado sobretodo en la vista o base de datos, ya que
cualquier error al momento de digitar generar problemas que toman tiempo en resolver. Por ejemplo,
si se digita mal una serie de respuestas, equivocndose en la pregunta o en el sujeto, se deber volver
a consultar las respuestas de las encuestas para verificar la digitacin.
A continuacin, se mostrar cmo realizar paso a paso cada parte de la base de datos.
Como breve nota: voy a ensear pasos en Excel desde lo bsico, por lo que, si ya conocen tales pasos
o trucos sltense el paso, pero recomiendo de igual manera echar un vistazo para cerciorarse de ir
en buen camino.
1. Primeros pasos
En primera instancia sobre la primera hoja correspondiente a la base de datos se debe generar en
la cabecera de la primera columna la variable Folio, correspondiente al nmero del encuestado.
En el caso de la base de datos de ejemplo niveles de concientizacin, la columna folio se
compone de 81 encuestas, por lo que:
-

Se ingresa en las primeras filas los primeros 2 nmeros, 1 y 2, posteriormente seleccionando

tales dados. A continuacin, seleccionar la esquina inferior derecha y arrastrarlo por las
celdas inferiores de la columna, de tal manera se enumerar cada celda a medida que
desplazamos el cursor por cada celda, de esta manera hasta el nmero de encuestas realizadas:

Es importante este paso de generar un correcto folio ya que al generar las tablas dinmicas ser clave
utilizar en cada uno el folio en modo de recuento, se ver ms adelante cmo se hace aquello.
2. Listado de variables y etiquetas.
En la base de datos, la primera hoja, se necesitar ya tener correctamente especificado la forma en
que estarn codificados cada variable y categoras de respuestas. Por eso, se recomienda generar en
la hoja 2 el listado de variable y en la hoja 3 el etiquetaje.
-

Listado de variable: en las filas se deber ingresar el nombre de cada pregunta y su respectiva
codificacin separadas por las columnas, como en el siguiente ejemplo:
Vale decir que dependiendo de la pregunta se
necesitar codificar 1 pregunta en distintas
variables, como se ve en el caso de la pregunta
p21. Durante tu primera carrera Que tan
satisfecho te sentiste con respecto a la institucin
universitaria
acadmicamente
hablando
(exigencia, calidad docente, etc.)?.

La pregunta 21 corresponde a una sola pregunta en la encuesta, pero

en la tabla se miden distintas variables, como exigencia, calidad
docente, que se medirn de medida separa, por lo tanto, se hace
necesario generar una variable por cada aspecto que se mide. Se
codific exigencia en p21_a; calidad docente en p21_b; y as
sucesivamente. En mi caso, posteriormente deb recodificar las variables en otras categoras ms
sencillas, por lo que tuve que subdividir las preguntas, como por ejemplo p21_a1 (la pregunta sin
recodificar) a la pregunta p21_a2 (pregunta ya recodificada). Todo esto depende de las necesidades
del investigador y de sus decisiones.

Etiquetaje: En esta hoja las filas corresponden a las categoras de respuesta y las columnas a
las variables codificadas en lista de variables. Las respuestas deben ser digitadas como en
el siguiente ejemplo: la variable p1_a cunto es el ingreso familiar al mes posee las
siguientes categoras de respuesta

Como se puede apreciar, se debe asignar un nmero a las

respuestas, generando as distintos tipos de variables como
las nominales (ej. Variable gnero 1=masculino;
2=femenino), ordinales (p1_b 1= bajo; 2=medio; 3= alto) o
intervalares (p9. En una escala del 1 al 10, Cul es la
importancia que le atribuyes al prestigio de un
establecimiento de educacin superior al momento de elegir
universidad? - para la universidad anterior-; se utiliza una
escala del uno al diez, por lo que se permiten operaciones
como media, dispersin, etc.). Adems, en esta categora es
necesario en caso de recodificar especificar las categoras
finales de la variable recodificada, como se aprecia en el
caso de p1_a y p1_b se disminuy la cantidad de categoras para que los grficos pudiesen ser
interpretados de manera intuitiva y rpida.

Consejo: al haber codificado las variables en lista de variable se puede copiar las variables
codificadas en la hoja de etiquetaje mediante la opcin de copiar y transponer, para ahorrar tiempo
y asegurarse de que todas las categoras estn incluidas, de la siguiente manera:

Este mismo proceso se debe efectuar en la hoja de la base de datos, ojo con no
borrar la columna correspondiente al folio.

3. Digitacin de la base de datos

En este punto ya se debe tener las preguntas ingresadas, su correspondiente transformacin en
variables, las categoras ingresadas con su correspondiente codificacin y el ingreso de las variables
en las cabeceras de las columnas en cada hoja. Ahora se puede comenzar a ingresar cada respuesta
obtenida de las encuestas en la base de datos en funcin a cada categora codificada.
Se debe tener cuidado en digitar a conciencia cada respuesta en su correspondiente variable, fila,
columna, con su respectiva codificacin, para as evitar prdida de informacin. En cualquier caso,
casos sin rellenar, o con nmeros que no corresponden a la codificacin se podrn detectar
posteriormente, pero quitan mucho tiempo por un solo caso.
Esta etapa debe ser una de las que ms cuesta debido al proceso mecnico de traspasar las respuestas
de una hoja de encuesta a la base de datos en Excel.
4. Tablas dinmicas.
Se requiere que por cada variable ingresada se genere una tabla dinmica, se logran de la siguiente
manera.
Se debe ir a la pestaa de Excel insertar-> tabla dinmica,
luego aparecer la ventana de crear tabla dinmica como
aparece en la imagen, se debe seleccionar el cuadrado rojo 2,
posteriormente se selecciona todas las columnas y filas digitadas
en la hoja de base de datos, volver a seleccionar el cuadrado y
dar aceptar.
Tras ello, aparecern las opciones de la tabla dinmica, en primera
instancia debemos fijarnos en las opciones desplegadas en el lado
derecho.

Para comenzar, se debe arrastrar la variable folio hacia la casilla de valores, donde por
defecto est asignado suma de folio, se debe cambiar haciendo click sobre folio en la
casilla de valores e ir a configuracin de campo de valor. En las opciones aparecer una
lista de donde se deber elegir la opcin recuento, y se da aceptar. Nos podemos
cerciorar si hicimos el paso correctamente al ver el cuadro resultante de la tabla dinmica,
como cuenta de folio, con la cantidad correspondiente de casos encuestados.

Este paso debe ser hecho en cada tabla dinmica que se cree, ya que sin el folio no se contar ningn
caso al ingresar las variables y no se medir la frecuencia ni el porcentaje de cada categora de la
variable.
Posteriormente se ingresa la variable correspondiente a la casilla filas, en caso de querer solo analizar
la frecuencia de 1 variable. En caso de analizar 2 variables se debe regir por esta regla general, en las
columnas corresponden a segmentos o grupos (por ejemplo, sexo, nivel educacional, entre otros,
podra utilizarse la variable NSE, nivel socioeconmico para que las columnas correspondan a ABC1,
C2, C3, etc.) y en la fila se utilizan las variables de comportamiento (por ejemplo, la percepcin como:
p15 A tu parecer, qu tanto te benefici la implementacin del ranking?). En las tablas dinmicas
se deber reemplazar los nmeros correspondiente a la codificacin con los nombres de la categora
de respuesta. Por ltimo, si en la tabla dinmica encuentran ms categoras de las planeadas se puede
deber a haber digitado mal en la base de datos la respuesta, lo que se toma como caso perdido en caso
de no poder arreglarlo.
Ejemplos de tablas dinmicas:

Tabla con 1 variable

Tabla con 2 variables, el tipo de institucin

escolar de donde proviene y los grados de presin
familiar al elegir su primera carrera universitaria

5. Tablas y grficos.
Generar cada tabla dinmica a las variables ingresadas a la base de datos, se generarn tablas y
grficos en base a los datos arrojados en las tablas dinmicas. Hacer grficos desde las tablas
dinmicas es fcil, se debe seleccionar la tabla dinmica en su totalidad, para posteriormente ir a la
pestaa en Excel insertar, y seleccionar la opcin grfico recomendado. Ahora bien, se pide
transformar las tablas dinmicas en tablas normales e ingresarla en una hoja aparte, donde se
tendrn las tablas y grficos correspondientes, para eso se debe seguir estos pasos:

Primero se debe seleccionar la tabla dinmica, posteriormente se debe ir a la hoja de tablas y

grficos donde se debe hacer click derecho, ir a pegado especial y seleccionar la opcin Formato
de valor y origen (E). Tras aquello, se debe seleccionar los datos pegados y apretar Control+q en

el teclado, o ir a la pestaa insertar->tabla. Se abrir la ventana de crear tabla, donde si no est

seleccionada la opcin la tabla tiene encabezados, se deber seleccionar.

Si se desea, se puede cambiar el estilo de la tabla que viene por defecto en la pestaa en Excel
diseo-> estilo rpido.

6. Consideraciones finales.
Con esta gua podrn generar una base de datos de manera correcta, ya que estn explicado todos los
elementos claves para la construccin y digitacin de esta. Se adjuntar 2 bases de datos como
ejemplos, se utiliz para ejemplificar la base de datos de niveles de concientizacin y su respectiva
encuesta. Ante cualquier duda pueden escribirme a mi correo (Gonzalo.astorga85@gmail.com) o a
mi whatssap.