Tutorial Googlecalendar

TUTORIAL GOOGLE CALENDAR
Google Calendar
Administrar y compartir
calendarios con Google
Calendar
Si no hemos entrado
nunca en el
Calendario, nos
piden algunos datos
(importante, la zona
horaria)
Google Calendar
Enlace al Calendar
Tanto en Internet Explorer como Mozilla Firefox

podemos arrastrar este icono a la barra de
vnculos para crear un favorito
Si no vemos la barra de vnculos, est en
Herramientas>Barra de herramientas
A continuacin
accedemos a
nuestro nuevo
calendario
Antonio Castejn y Claudio Barrabs
MAYO 2010
Pag.1
Crear eventos
Crear un evento
En este formulario
puedo modificar
fecha y hora,
configurar este
evento para que se
repita, moverlo a
otro calendario
Con un par de clics hemos

creado un evento. Para
configurar con ms
precisin podemos pulsar
sobre Editar detalles del
evento
Crear un evento
En la parte derecha
encontramos otras opciones
relativas a invitaciones y
notificaciones (asuntos que
abordaremos ms adelante)
Vista mes
Podemos tener varios

calendarios que se
distinguen por los
colores
MAYO 2010
Pag.2
Vista semanal
Vista semanal
Estas pestaas nos

permiten cambiar de
vista y movernos hacia
delante y detrs
Tenemos eventos que

ocupan todo el da o
una franja horaria
Vista agenda
Qu podemos hacer?
Compartir calendarios con otras personas (a
travs de Google Calendar)
Incorporar calendarios pblicos a nuestra cuenta
de Calendar
Crear calendarios pblicos
Publicar estos calendarios en otras pginas (la
web del departamento, una unidad didctica)
Recibir notificaciones en el mail y en el mvil
Sincronizar Google Calendar con la agenda de
MS Outlook, la del mvil
La vista
agenda es
otro
interesante
formato de
visualizacin
MAYO 2010
Pag.3

Ahora que hemos visto someramente cmo
movernos por nuestro calendario, vamos a revisar
las opciones de configuracin, a los que
podemos acceder desde dos enlaces
Configuracin: General
Podemos ajustar:
1. Idioma
2. Pas y franja horaria
3. El da en que
comienza la semana
(puede salir en
domingo por
defecto)
4. Vista
predeterminada
5. Vista personalizada
Configuracin: calendarios
Configuracin: General
En esta segunda parte de

la pestaa General
podemos aadir nuestra
localidad (til para la
siguiente funcionalidad, el
tiempo, y para ser ms
fcilmente localizable en
los buscadores, en el caso
de querer mantener un
calendario pblico)
Adems, podemos decidir
si queremos o no recibir
invitaciones
Pasamos a la siguiente pestaa. Podemos crear nuevos calendarios,

compartirlos con otros usuarios, elegir los tipos de notificaciones que
vamos a recibir, ocultarlos (salvo el principal) y borrarlos.
Tenemos dos categoras: Mis calendarios y Otros calendarios (pblicos y
privados pero creados por otros usuarios)
MAYO 2010
Pag.4

Este enlace permite crear otro calendario

Este enlace nos ofrece distintas vas de aadir
calendarios
Aqu les falta afinar un poco porque en cada

pueblo, provincia o comunidad tenemos
distintas fiestas
MAYO 2010
Pag.5
Si esta persona tiene un calendario pblico

se aade automticamente; podis probar
con ramonblogger@gmail.com (est
configurado como pblico pero sin detalles)
Atencin, no confirma que se ha aadido, de
modo que si no aparece un mensaje
indicndonos que no tenemos permisos es
que lo hemos aadido
* ramonblogger slo es una cuenta de prueba
En esta pgina podemos encontrar un montn de calendarios pblicos en

formato iCal que podemos aadir a nuestra cuenta. Ser un calendario
ms, de modo que podremos borrarlo despus sin afectar al resto de
nuestros calendarios
Mediante un archivo, en esta transparencia

tenis un ejemplo del proceso para
exportar desde Microsoft Outlook e
importarlo a un calendario de nuestra
cuenta de Google Calendar
Pulsamos aqu para editar todas las
opciones relativas a compartir un
calendario
MAYO 2010
Pag.6

Calendarios pblicos y privados
De acuerdo a estas opciones otros usuarios podrn

acceder a nuestro calendario:
En la imagen vemos la otra cara de la moneda: estn
reflejados eventos de tres calendarios: mi
calendario personal (azul), el de un colaborador
(verde, que muestra sus franjas ocupadas) y el de
una asociacin (rojo, calendario pblico)
Nos movemos a la pestaa izquierda, llamada Detalles

del calendario del formulario al que hemos accedido para
compartir el calendario
Las pestaas de la imagen superior pertenecen a la

configuracin de mi cuenta de Google Calendar.
Las de la imagen inferior son exclusivamente del
calendario Laboratorio C1
Colaboradores
Podemos aadir otros colaboradores

a nuestro calendario, con distintos
derechos de edicin y acceso.
Estos usuarios vern
automticamente este calendario
integrado en su cuenta de Google
Calendar y recibirn un mail de
notificacin
Configuracin: detalles del calendario
Podemos modificar
el nombre, la
descripcin, la
ubicacin, franja
horaria. Antes
hemos rellenado
varios campos
idnticos, pero se
referan a la cuenta
general y no a los
calendarios
particulales
MAYO 2010
Pag.7

Configuracin: detalles del formulario
Configuracin: Detalles del formulario
Esta opcin define la gestin de las invitaciones que se manden

desde este calendario a los calendarios de otros usuarios.
Revisaremos ms adelante las invitaciones en conjunto
Configuracin: Detalles del formulario
Podemos copiar este cdigo para pegarlo en otra pgina web

(blog, portal del departamento). Obtendremos la insercin de
este calendario en dicha pgina web
Insertar un calendario en una web

Cdigo
para
copiar y
pegar en
la pgina
de destino
Aunque publiquemos en Internet este calendario slo

podremos verlo si tenemos permisos para ello
Men Opciones
Vista previa
Enlace a una pgina donde est insertado un calendario

privado
MAYO 2010
Pag.8
Esto no pasar con los

calendarios pblicos (ver
enlace)
En este caso hemos elegido
una presentacin distinta
eliminando las
pestaas,
seleccionando la vista
preliminar de agenda
reduciendo la anchura a
330 px (apurando casi al
mximo, por debajo de
este valor se colapsa)
Esta presentacin puede
ser muy adecuado para
presentar el programa de
un curso
La opcin imprimir ofrece

distintas opciones de
configuracin, pero slo
imprime intervalos de
hasta 10 das
Exportar y publicar el calendario
Este ltima parte del formulario Detalles del formulario

nos permite obtener archivos para mostrar el calendario
a travs del navegador y obtener un archivo para
exportar los datos a otras aplicaciones de calendario
conformes al estndar ICAL (extensin .ics)
Esta opcin nos permite obtener una URL de nuestro calendario, que los
usuarios podrn ver si tienen derechos sobre el calendario. En este caso
se trata de un calendario pblico. Por lo tanto, si no queremos integrar
este calendario con otros contenidos, esta opcin es mucho ms rpida y
sencilla que la anterior
MAYO 2010
Pag.9
Cuidado! Este calendario

es privado, podemos estar publicando
nuestros datos o los de
otros colaboradores
Este icono es muy interesante ya que permitir a

los visitantes aadir este calendario a su cuenta
de Google Calendar de un solo clic
Archivos iCal
Efectivamente, estos calendarios son ms

delicados, afortunadamente, podemos
Restablecer las URL privadas si han llegado
donde no deban. Las antiguas quedarn
invalidadas
Exportar un calendario
iCalendar es un
estndar para el
intercambio de
datos entre
aplicaciones de
calendario
Podemos importar datos, por ejemplo, entre
Microsoft Outlook (no confundir con Outlook
Express que es un programa que slo tiene
correo) y Google Calendar
Ms info en la Wikipedia
Vamos a integrar este calendario en Microsoft

Outlook.
MAYO 2010
Pag.10
Descargamos el archivo
Guardamos este archivo en nuestro ordenador
Importar desde MS Outlook

Si no tenemos ningn
mensaje de error los daros
se incorporan a Microsoft
Outlook
Una vez tengamos el archivo abrimos

Microsoft Outlook y seleccionamos Archivo>
Importar y exportar
Despus Importar un archivo de Icalendar,
como muestra la imagen
MAYO 2010
Pag.11

Importar desde MS Outlook
Calendario
Valores separados por comas (DOS)
Iniciamos la exportacin
con Archivo > Importar y
exportar
Escogemos la opcin
Exportar a un archivo
Elegimos una ubicacin para el archivo a
exportar. Tendr una extensin .csv
Especificamos el periodo
Importar un calendario
Pulsamos sobre aadir

calendario
Buscamos el archivo .csv

en nuestro ordenador
MAYO 2010
Pag.12
Configurar el mvil
Elegimos el calendario
sobre el que se van a
cargar los datos y
pulsamos sobre finalizar
Obtenemos este
mensaje
Escribimos nuestro nmero de

mvil y pulsamos sobre Enviar
cdigo de verificacin
Un sencillo procedimiento nos

permitir recibir notificaciones en
el mvil (si nuestro operador est
en la lista)
Al instante recibimos un SMS

con el cdigo, que debemos i
introducir en el campo
correspondiente
MAYO 2010
Pag.13

Recordatorios y notificaciones
Ahora podemos elegir entre 3

tipos de notificaciones para los
recordatorios y las invitaciones
Las opciones de la imagen superior

determinan los recordatorios por
defecto de los nuevos eventos de mi
calendario
Cuando un evento tiene un recordatorio
se puede ver una pequea campanita
en la vista semanal o diaria
Las opciones por defecto se pueden
ajustar para cada evento, como muestra
la imagen de la derecha
Prctica
Organizar las reservas del Laboratorio C1
Participantes y derechos de edicin

Lectores, quin puede acceder al calendario?
Ubicacin, donde vamos a colocar este calendario
Las notificaciones se pueden configurar en dos

opciones (mail y SMS) y para estas acciones.
Son personales, no dependen del calendario,
sino del usuario
MAYO 2010
Pag.14
Participantes
Ramn
Pedro
Mara
Las invitaciones llegarn al

calendario, pero para otras
notificaciones debe estar
configurado as por cada usuario
Todos tienen los mximos

permisos
Participantes
Esta tambin es una opcin de

cada usuario que afectar a las
notificaciones
MAYO 2010
Pag.15
Pedro va a reservar la sala.

Quiere adems programar un
taller en el que van a participar
todos los profesores
Confirma que quiere mandar notificaciones

de la invitacin
Elige el mircoles por la maana. Para

notificarlo usa la direccin del grupo. Para
ello escribe las primeras letras del nombre
del calendario.Tambin podra usar las de los
miembros del calendario uno por uno
El evento se ha incluido
MAYO 2010
Pag.16
Mara encuentra esta invitacin en su mail.

Tiene un enlace para ir a su calendario
En el evento nuevo tiene un signo de ? que le

pide confirmacin. Al pulsarlo aparece una
cuadro de dilogo. Mara dice que s
Pues yo no puedo, vamos a ver si podemos

arreglarlo
MAYO 2010
Pag.17

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