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Manual de Microsoft
Access 2007
Eng. Mrcia Bernardino
Ano 2016/2017
ndice
O que o Access............................................................................................. 6
Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados..............................................6
O que uma Base de Dados.........................................................................6
Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos..........................................................6
As Bases de Dados Relacionais.....................................................................7
Activar o Access............................................................................................... 8
Opes na Pgina de introduo do Access 2007.........................................9
Criar Base de Dados........................................................................................ 9
Componentes Especficos do Ecr de Abertura do Access.............................10
Separadores do Friso no Access 2007.........................................................10
Painel de Navegao................................................................................... 11
A Criao de Base De Dados.......................................................................12
Tabelas........................................................................................................... 13
O que uma Tabela.................................................................................... 13
Criao de uma Tabela................................................................................ 13
Criar tabela por Insero de Dados.............................................................13
Criar tabela em Vista de Estrutura..............................................................15
Descrio do Ecr de Construo da Tabela...............................................16
Chave Primria........................................................................................... 17
Adicionar uma chave primria de Numerao Automtica.........................19
Definir a Chave Primria............................................................................. 20
Relaes..................................................................................................... 21
Relaes entre Tabelas............................................................................. 21
Formulrios.................................................................................................... 25
Assistente de Formulrios...........................................................................27
Modo de Estrutura...................................................................................... 27
Controlos..................................................................................................... 29
Consultas....................................................................................................... 30
Consulta simples......................................................................................... 30
Parmetros.................................................................................................. 32
Consultas de Sumarizao..........................................................................33
Consultas com duas ou mais tabelas..........................................................34
Relatrios....................................................................................................... 34
Modo Estrutura.............................................................................................. 34
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Seces de um relatrio............................................................................. 35
Assistente...................................................................................................... 35
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ndice de Figuras
Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de
clientes ........................ 6 Figura 2 - Estrutura de dados no
Access .................................................................................... 7 Figura 3 Estrutura
de
um
registo
e
campo
de
uma
tabela ........................................................ 7 Figura 4 - Exemplo de trocas de
informao numa base de dados relacional ............................. 8 Figura 5 Arranque
do
Access
2007 .......................................................................................... 9 Figura 6 Indicao
do
nome
de
uma
nova
base
de
dados ...................................................... 10 Figura 7 - Nova Base de Dados
e Painel de Navegao............................................................. 10 Figura 8 Separadores
do
Friso ............................................................................................... 11 Figura
9
Objectos
na
Base
de
Dados ...................................................................................... 12 Figura 10 Caixa
de
dilogo
de
criao
da
base
de
dados ........................................................ 13 Figura 11- Criar tabela por
insero dos dados ........................................................................ 14 Figura
12
Fechar
Tabela ........................................................................................................ 15
Figura
13
Nomear
tabela ....................................................................................................... 15
Figura
14
Definio
automtica
da
estrutura
da
tabela ......................................................... 15 Figura 15 - Mudana de modo
de visualizao e gravao ....................................................... 16 Figura 16 Ecr
de
construo
da
estrutura
da
tabela ............................................................. 16 Figura 17 - Relao entre
Tabelas ............................................................................................ 19 Figura
18
Campo
Cdigo
de
Cliente ....................................................................................... 19 Figura 19
Estrutura
da
Tabela................................................................................................
20
Figura
20
Propriedades
do
Campo ........................................................................................ 21
Figura
21
Definir
uma
Chave
Primria ................................................................................... 22 Figura 22 Campos
definidos
como
Chave
Primria ................................................................ 22 Figura 23 - Janela onde
se selecciona as tabelas ...................................................................... 25
Figura
24
Estabelecimento
das
relaes ................................................................................ 26 Figura 25 Janela
Relaes
......................................................................................................
26
Figura
26
Criao
de
um
Novo
Formulrio............................................................................. 27 Figura 27 Passo
1
do
Assistente
de
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Pgina 5
O que o Access
O Microsoft Access um sistema de gesto de Bases de Dados (SGBD) para
ambiente Windows. Como outros SGBD, tem inerente a si um conjunto de
conceitos bsicos de base de dados.
Solues Informticas
SA
Av. ABC, 99
6400-000 Trancoso
271 222 222
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forma:
Ficheiros
Tabelas
Tabelas
Registos
Campo
Tabelas
Registos
Campo
()
Registos
Campo
Campo
()
()
Dados
Figura
2-Estrutura deos
dad
no Access
Nome do Cliente:
Morada:
Cdigo Postal:
Telefone:
Solues Informticas SA
Av. ABC, 99
6400
-000 Trancoso
271 222 222
Campos
Figura 3 - Estrutura de um registo e campo de uma tabela
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Dados
Facturas
Sobre
Clientes
Produt
os
Ativar o Access
A partir do ecr do ambiente de trabalho do Windows tem duas opes de
acesso ao Access:
Fazendo clique no boto
Programas Microsoft
Iniciar
selecionando
Todos
os
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Aps indicar o nome e fazer clique no boto Criar, ser ento visualizado o
novo Painel de Navegao do Access 2007 no qual aberta uma nova
tabela, em modo de visualizao Folha de Dados.
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SEPARADORES
NOME
Base
FUNO
Contm as funes mais utilizadas na formatao,
manipulao de registos, ordenao e localizao de
texto.
Criar
Agrega a generalidade das opes criao de objetos no
Access 2007
Dados Externos Contm as opes de importao, exportao, ligao e
recolha de dados.
Ferramentas da Agrega opes de validao e manuteno dos dados,
Base de Dados verificao das caractersticas da base de dados e/ou de
objetos.
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Painel de Navegao
Ao criar ou abrir uma base de dados, os objetos disponveis que foram
criados, so visualizveis no Painel de navegao:
Tabelas: so os nicos objetos do Access que contm os dados
armazenados sob forma de registos e campos;
Consultas: as consultas tm mltiplas funes no Access: so
utilizadas para selecionar um conjunto de informao,
normalmente segundo condies preestabelecidas;
Formulrios: tambm designados por
ecrs de apresentao, so utilizados
para a criao de fichas de insero e
de consulta de dados;
Relatrios:
os
relatrios
so
normalmente
enviados
para
a
impressora, podendo assumir diversas
formas, desde uma simples listagem a
listagens com agrupamentos de dados
e etiquetas;
Pginas: criao de pginas Web, com
o objetivo de consultar, alterar ou
inserir dados para as tabelas de uma
base de dados. Tambm podem
representar outputs de informao, no
estilo dos relatrios;
Macros:
as
macros
so
constitudas por conjuntos de
comandos que tm por objetivos
automatizar funes na base de dados
como, por exemplo, imprimir um
relatrio ou copiar um conjunto de dados;
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Tabelas
O que uma Tabela
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0 a 255
Inteiro
-32,768 a 32,767
Inteiro Longo
-2,147,487,648 a 2,147,487,647
Simples
Duplo
-3.402823E38 a
3.402823E38 (7 dgitos
de preciso decimal)
-1.79769313486232E308 a
1.79769313486232E308
(15 dgitos de preciso decimal)
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Exemplos
utilizadas)
de
Propriedades
(algumas
das
mais
Chave Primria
Cada tabela da base de dados dever ter um campo ou um conjunto de
campos que identifique de forma exclusiva cada registo armazenado na
tabela. O campo em questo denomina-se chave primria.
Uma chave primria de uma tabela um campo ou conjunto de campos da
tabela que constitui um identificador exclusivo para cada linha.
Numa base de dados relacional tal como no Access 2007, os dados
encontram-se divididos em tabelas separadas por assuntos ou categorias de
informao, sendo possvel estabelecer relaes entre tabelas atravs dos
campos das chaves primrias.
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Pgina 20
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Relaes
Uma base de dados bem estruturada no deve permitir redundncias, isto ,
dados duplicados. Isto pode ser feito dividindo os dados em muitas tabelas
baseadas em assunto, de forma a armazenar cada ocorrncia apenas uma
vez.
Para que a informao possa ser utilizada, o Access deve ter um mecanismo
de reunir as informaes divididas. Para tal, dever colocar campos comuns
em tabelas relacionadas e definir as relaes entre as tabelas. Poder
depois criar consultas, formulrios e relatrios que apresentem informaes
de diversas tabelas de uma s vez.
Relaes entre Tabelas
Embora as informaes estejam separadas em cada uma das tabelas, na
prtica devem existir relacionamentos entre as tabelas. Por exemplo: Um
aluno caracterizado no s pela informao armazenada na tabela Alunos
como por as notas que foi obtendo ao longo do curso que esto
armazenadas na tabela Notas.
Na construo de uma BD, possvel com a utilizao de "Relacionamentos
entre tabelas", os quais podem ser de trs tipos:
Um para Um
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Um para Vrios
Vrios para Vrios
Relaes Um para Um
Esta relao existe quando os campos que se relacionam so ambos Chaves
Primrias em suas respetivas tabelas. Cada um dos campos no apresenta
valores repetidos. Na prtica existem poucas situaes onde utilizaremos
um relacionamento deste tipo.
Um exemplo poderia ser o seguinte: Imagine que todos os alunos esto
registados na tabela Alunos, destes apenas uma pequena parte participa na
Tuna da Escola. Por questes de projecto da BD, podemos criar uma
segunda tabela "Alunos da Tuna", a qual se relaciona com a tabela Alunos
atravs de um relacionamento do tipo Um para Um. Cada aluno somente
registado uma vez na Tabela Alunos e uma nica vez na tabela Alunos da
Tuna. Poderamos utilizar o campo NumeroAluno como o campo que
relaciona as duas Tabelas.
Na tabela Alunos da Tuna poderamos colocar apenas o NumeroAluno, alm
das informaes a respeito da funo que ele tem na tuna, tempo na tuna,
etc. Quando fosse necessrio buscar as informaes tais como nome,
endereo, etc., estas podem ser recuperadas atravs do relacionamento
existente entre as duas tabelas, evitando, com
isso, que a mesma
informao (Nome, Endereo, etc.) tenha que ser duplicada nas duas
tabelas.
Relaes Um para Muitos
Este , com certeza, o tipo de relacionamento mais comum entre duas
tabelas. Uma das tabelas (o lado um do relacionamento) possui um campo
que a chave primria e a outra tabela (o lado muitos) relaciona-se atravs
de um campo cujos valores relacionados podem se repetir vrias vezes.
Por exemplo, um aluno registado, uma nica vez, na tabela alunos pode
aparecer vrias vezes na tabela Notas, tantas ve zes quantas forem as
notas obtidas ao longo do curso.
Algumas observaes importantes sobre relacionamentos:
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Pgina 25
referencial
ativada
so
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Pgina 27
Formulrios
Os formulrios so utilizados para que possamos implementar
funcionalidades que no seriam possveis de ser implementadas com o uso
de folhas de dados. A principal aplicao dos formulrios a criao de
ecrs, que facilitam a entrada e a alterao de dados.
Ao criarmos um formulrio, este deve ser baseado numa tabela ou consulta.
Ao alterarmos um registo no formulrio, estas informaes esto a ser
alteradas, na prtica, diretamente na tabela. O formulrio, no mais do
que um ecr grfico, que facilita as operaes com os dados.
Pode-se resumir as funcionalidades dos formulrios a:
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Assistente de Formulrios
A maior parte das vezes, a melhor forma de construir um formulrio
comear por usar o assistente para construir o essencial da visualizao da
informao. Depois, na vista de estrutura, efectuam-se pequenos
ajustamentos e acrescentam-se controlos para associar funcionalidades ao
formulrio.
Vamos de seguida construir o formulrio alunos:
Formulrio
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como
Em
seguida
selecionamos a tabela
Aluno e temos de incluir
todos os campos de
Alunos no formulrio
como est expresso na
Figura 27.
O passo seguinte
escolher um
dos
esquemas
predefinidos.
(Escolha
Coluna).
Na
etapa
seguinte
temos uma srie de
estilos predefinidos.
(escolha Access 2007).
Figura 27 - Passo 1 do Assistente de Formulrios
No ltimo passo definimos o
ttulo para o Formulrio.
Digite o seguinte ttulo:
Alunos. Se deixar as opes
por defeito surge-nos um
ecr semelhante ao da Figura
28.
Modo de Estrutura
Como
dissemos
anteriormente
a
utilizao mais frequente da vista de estrutura para editar formulrios
construdos com o assistente. Figura 28 - Formulrio Aluno
Para
passarmos
do
modo
formulrio para o modo estrutura selecionamos o comando Vista de
Estrutura. E o nosso formulrio assume o aspeto que se pode ver na Figura
29.
O modo estrutura do formulrio composto por cinco partes distintas:
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Figura 30 - Boto
Folha de Propriedades
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Acontecimento:
associao
de procedimentos/macros para
interao do utilizador com o
formulrio.
Outra: outras
propriedades
(menu,
ajuda, impresso, etc). O
separador Tudo apresenta todas
as propriedades.
Controlos
As peas utilizadas para a construo de um formulrio so os
controlos (Figura 32). Para alm de mostrar informao, os
controlos permitem organizar e decorar o formulrio, de forma a
tornar a sua utilizao mais agradvel e eficiente. Um controlo
pode ser colocado em qualquer uma das seces e tem tambm
um conjunto de propriedades agrupadas da mesma forma que
nos formulrios. Alguns controlos tm assistentes que facilitam
a sua criao. A seguir so descritos os principais controlos:
Figura 32 - Controlos
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Consultas
As consultas so utilizadas para visualizar, alterar e analisar
dados de diferentes maneiras. Tambm podemos utiliz-las
como origem de registos para formulrios e relatrios. Existem
vrios tipos de consultas:
Consulta simples
Neste item aprenderemos a criar uma consulta simples. Vamos
criar uma consulta baseada na tabela Alunos A nossa consulta
exibir os campos (NumeroAluno, Nome, Apelido e Sexo) dos
alunos do sexo Masculino.
Para criarmos consultas no Microsoft Access no precisamos
conhecer a linguagem SQL. O Microsoft Access fornece-nos uma
interface grfica conhecida como QBE - Query By Example. Esta
interface bastante simples de utilizar. O utilizador vai definindo
a consulta, utilizando o QBE e o Microsoft Access vai compilando
os nossos pedidos criando o comando SQL correspondente.
Para criarmos a consulta acima solicitada fazemos os seguintes
passos:
1) Abrir a base de dados que estamos a trabalhar (caso ainda no
esteja aberta)
2) Selecionar o separador Criar e no sub-separador carregar na
opo Estrutura de Consulta.
3) Depois no ecr (Figura 33), tem que selecionar as tabelas que
contm os campos que necessitam. No nosso caso basta
selecionar a tabela Alunos. De seguida feche a janela.
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(2)
Figura 34 - Janela QBE
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Parmetros
A utilizao de constantes na definio de critrios em consultas leva
a:
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Consultas de Sumarizao
Frequentemente os utilizadores de uma BD esto interessados
em analisar a informao l guardada de forma agregada. Por
exemplo, para o director comercial de uma empresa pode ser
mais informativo analisar o total de vendas feitas por artigo do
que os registos de vendas individuais. As consultas de
sumarizao do Access permitem calcular este tipo de
informao estatstica (somas, mdias, etc) agrupando os
registos por um ou mais campos.
Activando a opo Totais acrescentada a linha Total estrutura
da consulta que d acesso a um menu, com as opes de
sumarizao:
Esta lista apresenta um conjunto de operaes estatsticas que
podem ser efectuadas em grupos de valores: Soma; Mdia;Min
(Menor valor); Max (Maior valor); Contar; DesvP (Desviopadro);
Var (Varincia); Primeiro (Valor
do 1 registo); Ultimo (Valor do
ultimo registo).
Por exemplo se quisssemos
saber a data de nascimento do
aluno mais velho e do mais novo
tnhamos de criar a consulta como podemos ver na Figura
39.
Figura 39 - Clculo da data de nascimento do aluno mais velho
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extremamente
simples.
Na
janela
"Mostrar tabela" s adicionar as tabelas onde Figura 40 - Consultas
com duas ou mais tabelas esto os dados necessrios consulta.
Vamos fazer um exemplo prtico onde pretendemos apresentar as
notas obtidas por um aluno. O aspecto da consulta que pedimos
que se pode ver na Figura 40.
Relatrios
Um relatrio a maneira de apresentar os dados num formato
impresso. Como temos o controlo sobre o tamanho e a
aparncia de todos os elementos de um relatrio, possvel
exibir as informaes da maneira como desejamos v-las.
Para criar um relatrio, ir ao separador Criar. Aparece ento uma
caixa de dilogo que permite seleccionar o tipo de relatrio a criar.
As opes disponveis so:
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Modo Estrutura
O desenho de um relatrio quase igual ao de um formulrio,
sendo que o relatrio possui alguns controlos diferentes de
formulrios. O funcionamento dos relatrios est baseado em
duas fontes de informaes: tabela ou consulta de origem, como
fonte de dados, e a prpria estrutura do relatrio. O vnculo
entre um relatrio e sua origem de dados criado por objectos
grficos chamados controlos. Os tipos de controlos so:
Seces de um relatrio
As informaes de um relatrio podem estar divididas em seces.
Cada seco tem uma finalidade especfica, sendo impressa em uma
ordem previsvel na pgina e no relatrio.
No modo Estrutura, as seces so representadas como faixas e
cada seco contida no relatrio representada uma vez. No
relatrio impresso, algumas seces podem ser repetidas vrias
vezes. Voc determina onde as informaes aparecem em cada
seco posicionando controlos, como rtulos e caixas de texto.
(ver Figura 41)
Cabealho do relatrio - O cabealho do relatrio aparece
uma vez no incio de um relatrio (no incio da primeira
pgina do relatrio).
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Assistente
Podemos criar um relatrio utilizando um Assistente de Relatrio
(Report Wizard). Um Assistente de Relatrio agiliza o processo
de criao de um relatrio porque faz todo o trabalho bsico
para utilizador. Quando utilizamos um Assistente de Relatrio,
ele vai solicitando aos utilizadores vrias informaes que lhe
permite criar um relatrio com base nas nossas respostas.
conveniente utilizar o Assistente de Relatrio para organizar
rapidamente o nosso relatrio. Utilizando posterior o modo
Estrutura, podemos personalizar o nosso
relatrio.
No exemplo que segue pretendemos criar
um relatrio com as notas de todos os alunos
a todas as disciplinas:
1. Primeiro seleccionamos o Assistente
2. No primeiro passo do assistente de relatrios
temos que seleccionar os campos que nos
interessam para fazer o relatrio. Neste caso basta seleccionar trs
campos como podemos ver na Figura 42. Figura 42 - Seleco de campos
assistente no de relatrios
Pgina 40
tipos
de
agrupamentos
etapa
definimos
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Pgina 42