Planificacin de recursos empresariales

El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y
automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica,
produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como
paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los cuales se integra la
informacin a travs de reas funcionales de la organizacin. Los sistemas ERP son
extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con xito trae una
serie de beneficios importantes para las empresas.
Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos empresariales
(ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la informacin a travs de la
Empresa.
El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin
a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
reas del negocio.

Introduccin
Problema
Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno empresarial,
requiere de mejoras en los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas
competitivas de las compaas ante sus ms fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de
Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave
de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de
software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los
directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la
compaa que apoyan para la generacin de sus productos y servicios.
Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y
centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus
procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solucin robusta para aquellas
empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su informacin.
La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que
implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems
de inversin de tiempo.
En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que
implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el

negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el
grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.

Revisin de la literatura
Definicin de sistemas ERP
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de
una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son
de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de
varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y
control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la
integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de
facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa
parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP
integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.
No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte
de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de
Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo.
Reuther,D. (2004) en su artculo Critical Factors for Enterprise Resources Planning
System Selection and Implementation Projects within Small to Mdium Enterprise
menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeacin de
recursos empresariales (ERP) como un sistema de administracin de negocios que integra
todas las facetas del negocio, incluyendo planeacin, manufactura, ventas y finanzas (esto
lo podemos representar en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos
con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos
enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio.

ERP, integrador de todas las fases del negocioLo ms destacable de un ERP es que unifica y
ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso
queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms
rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo
control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. Ramiro Rodrguez
(2003) en su tesis ERP en la administracin de proyectos de construccin menciona la
importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las
personas de mayor experiencia en sus reas, generalmente se menciona que s las
compaas pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los
equipos de implantacin, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el
proyecto ERP.
El equipo debe incluir gente tcnica (que sabe cmo trabajar con el sistema ERP) y gente
de negocios que entiende cmo opera la compaa, aunque se debe reconocer que de ambos
es ms importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar
un proyecto de ERP debe conocer de ambas reas.

En resumen, los sistemas ERP unifican informacin de las diferentes reas (finanzas,
recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo
ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza
muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los
complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio
La implementacin de los ERPs no es fcil, se requiere de un largo perodo de
implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al xito de la puesta en
marcha. Todas las reas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta direccin

hasta el departamento de Tecnologas de Informacin. Es importante que los usuarios estn

convencidos de los beneficios que se obtendrn con los ERPs, pues esto facilitar la
implementacin en la empresa.
Anteriormente slo las grandes empresas podan adquirir este tipo sistemas, esto debido a
los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeas y medianas empresas estn
incursionando en la implementacin de dichos sistemas.

Objetivos principales de los sistemas ERP

-

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la
organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Caractersticas de los sistemas ERP

Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que
deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptabilidad:
-

Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es
decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo,
en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden
de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de
planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos
movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios
programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que
al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin
en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el
pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se
manipula y se encuentra protegida.

Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se
genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como
tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden

instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas,

materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.
-

Adaptables: Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada

empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los
procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para
controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de
lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas
de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La
parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP
para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

-

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera
de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada
usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de
bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos
confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales
especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un
sector (los ms utilizados).

Cmo implantar un sistema ERP

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin
inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para
cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para
modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples
que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente
trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin.

Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente

efectuar lo siguiente:
-

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.

Pasos en la implementacin de los sistemas ERP

A. Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas
selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas ya que los costos
que estos representan son muy altos. Es decir cuando las empresas cuentan con el
dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la
implementacin de este tipo de sistema se puede decir que se debe de dar el primer
paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una
nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada
rea de la empresa.
B. Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe
definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe
tener en cuenta hasta el ms minino detalle para la implementacin del sistema ERP.
C. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto. La
implementacin de un sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo,
empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia que se
planifiquen cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se construya una
bitcora que guie cada uno de los pasos a seguir.
D. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los sistemas ERP son nuevos se debe
hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que
posteriormente ante este se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una
situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.
E. Revisar la integridad de la base de datos: Constituye uno de los pasos ms
importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin pero en
especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el eje central del
proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va
a manejar en los distintos niveles de organizacin.
F. Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las
mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por

G.

H.

I.

J.

K.

L.

la empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de un
sistema.
Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de prueba
la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un
continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el software es la
medula espinal del sistema.
Capacitar masa crtica: Se refiere al personal de la empresa, se define como crtica y
que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con el nuevo
sistema, es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulacin del mismo.
Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la
utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dar de
ella.
Integracin de datos: Consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de
diferentes fuentes o reas organizacionales que hasta el momento han sido
organizados, esto se convierten en la base del funcionamiento del sistema.
Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las
etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas
puede limitar la ejecucin del sistema.
Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una
continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento continuo son las
caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de
este tipo de sistemas.

Beneficios e impactos de la implementacin de sistemas ERP

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una
implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin.

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen
en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al
implementar cualquiera de ellos:
-

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integracin entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin
Fuente de Infraestructura abierta

stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software
ERP para su negocio. Como se mencion anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras
de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para

esto es importante poner una versin de prueba antes de que usted decida casarse con uno
de ellos.

La pgina www.cio.com en su artculo The ABCs of ERP menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
1. Integracin de la informacin financiera. El CEO (Chief Executive Officer) siempre
busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda financiera se puede
encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por
lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de
nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales
de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn
contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn
solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar
unificado.
2. Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes Con los sistemas ERP
es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que
se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios
sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo
regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs
esto ser ms fcil.
3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares para
automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin. Estandarizar esos
procesos y usar un solo sistema informtico, integrado pueden ahorrar tiempo,
aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
4. Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms
fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte
de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los
usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos
de los clientes. Claro est que para mejorar realmente el flujo de la cadena de
suministro, sera necesario implementar un sistema que administre dicha, sin
embargo los ERPs ayudan en gran parte.
5. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) Especialmente en
compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple
mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos
sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los
sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas de las formas
tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son
exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico

Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y
no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el producto,
seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja
administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos
estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora,
y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que
todo esto, y ms, est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora ser
hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde
una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la
efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la
etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede
involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en
los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para
satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para
asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de
abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser
integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos
comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado
para la administracin de la manufactura.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la inversin
inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de
implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

-

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas
compaas reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeas

empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP
es operado por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn
capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora,
proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados
con el sistema.
La instalacin del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus
licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o
sus ganancias.
El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de
la estructura corporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este
punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de cuello de botella: la ineficiencia en uno
de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para
trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y luego de
un tiempo los datos sucios (datos inexactos o no verificados) reducirn la
confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede
reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de
los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del
consumidor.

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tienen sus
desventajas:
-

Son muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.
Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.

Ejemplo. Implementacin de un ERP en la empresa Cisco

Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la
universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha encargado
de dominar y explotar el mercado de las redes de dato. Actualmente se dedica
principalmente a la fabricacin, venta, mantenimiento y consultora de una amplia gama de
equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el lder mundial en soluciones der
e infraestructuras para Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permita controlar el flujo
de paquetes de datos a travs de las complejas topologas de las redes utilizando el
protocolo TCP/IP, que permitan la existencia tanto de Internet como de las redes
corporativas o Intranets. Con el crecimiento acelerado de Internet debido a su popularidad,
Cisco logr consolidarse como el lder y dominar el mercado con sus productos. Esto le
permiti pasar de una capitalizacin del mercado de $100 billones de dlares en 1998 a
$531 billones en el ao 2000.
Cisco comenz en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con sus productos:
Redes de telefona para transmisin de voz, redes rea local para la transmisin de datos y
redes de broadcast para la transmisin de video. La idea de Cisco se basa en que la
digitalizacin permitira la transmisin de audio, video y datos a travs de una sola red
conocida como Internet, haciendo que el proceso sea mucho ms eficiente y barato. En este
punto se funda la visin de la compaa que puede ser resumida en las palabras de su CEO:
Information at your finger tips, with a computer in every desk and in every home.
Internet es una red fundada en estndares abiertos, lo creo un nuevo frente de batalla para la
vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten grandes empresas de
telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British Telecom y Deutsche Telecom.
Este nuevo negocio de transmisin de datos ha permitido el surgimiento de nuevas
compaas que se dedican a ofrecer servicios como el acceso a Internet, hosting, email, y
servicios de bsqueda de informacin. Todas estas actividades aceleraron aun ms las redes
IP, haciendo que para el ao 2000 el trfico de datos exceda ampliamente el trfico de voz.
Siendo Cisco el principal proveedor, se estim que el 70% de estos datos viajaban
soportados en productos de la compaa Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa debido a su experiencia
en la industria de la computacin. Inmediatamente comenz a construir inmediatamente un
equipo de administracin profesional. Morgridge implant un sistema basado en la idea de
un control centralizado general y tres ramas descentralizadas en el rea de Investigacin y
Desarrollo, una para cada lnea de negocio: Negocios pequeo, medianos y proveedores de
servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de CEO en 1995. En
1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el momento,
generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se explican a
continuacin.

Tener una lnea de producto amplia para redes empresariales

Cisco quera tener una lnea de productos bastante amplia que le permitieran servir como un
nico punto de venta para todas las redes empresariales, que le permitan a la empresa
manejar el trfico de datos desde la oficina principal hasta cada uno de los terminales de la
empresa. Esta estrategia se muestra finalmente en el ofrecimiento de productos en la
actualidad que satisfacen todas las necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se
consolid tanto en el mbito de grandes proveedores de servicios y ambientes empresariales
como los pequeos nichos con requerimientos especficos como pequeos comercios o
consumidores finales.

Adquisicin sistemtica como un proceso de negocio efectivo

Cisco tena en mente la adquisicin de varias compaas y la realizacin de importantes
alianzas estratgicas con el fin de lograr completar sus lneas de productos. Cada uno de
estos procesos deba ser sistematizado para reducir los tiempos y costos para aumentar la
ventaja competitiva de la compaa. En la actualidad el proceso de Merge and
Acquisitions se ha convertido en una innovacin interna. La capacidad de innovacin es el
marco seguro para xito y la sostenibilidad de la empresa, algo que Cisco ha logrado
mantener con la integracin de nuevas, pequeas y medianas empresas que tienen las ideas
innovadoras pero no necesariamente los recursos, los medios o el conocimiento para poner
en marcha estas ideas.

Establecimiento de estndares de software para toda la industria

Cisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IOS (Internetwork
Operating System), que fue licenciado a compaas como Alcatel, Ericcson, Northen
Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay Networks, 3Com, Microsoft, Intel y otras 12
compaas japonesas. En la actualidad Cisco logr hacer que cada hogar en el planeta,
como lo digo su CEO algn tiempo atrs, contara con el equipo para conectarse a cualquier
red basada en el protocolo IP.

Escogencia del aliado estratgico adecuado

Cisco estaba empeado en realizar alianzas estratgicas con las compaas ms adecuadas
de la industria. Como ejemplo tenemos el trabajo realizado con Microsoft en la creacin de
un estndar de seguridad en redes o con HP para el desarrollo y venta de sistemas de
computacin corporativa basada en internet. En la actualidad Cisco cuenta con tres focos
para la escogencia de aliados, con los que algunos terminan tambin en adquisiciones o
compras de la compaa por parte de Cisco: Aceleracin de mercados, expansin del
mercado y la entrada a nuevos mercados.

Implementacin de un ERP (necesidad de implantacin de un nuevo sistema de

informacin)
En 1993 entr a la organizacin Pete Solvik como CIO. En este momento la compaa se
encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitan manejar todos sus procesos
transaccionales a travs de una amplia gama de paquetes, uno para cada rea como
finanzas, recursos humanos, ventas, etc. La experiencia de Solvik y junto al crecimiento de
la compaa logr determinar la necesidad de un cambio urgente en todos los sistemas de
informacin. Se saba que los actuales sistemas no daran abasto para las nuevas
necesidades y empezaran a traer problemas al desarrollo diario de la compaa.

Algunos anlisis realizaron mostraron que existan varias demoras en los procesos de
negocio debido al proceso de sincronizacin de la informacin que deba hacerse en cada
uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de recursos y tiempo de los
empleados e incluso algunos procesos como investigacin y desarrollo deban iterar entre 5
y 6 ciclos. Como mostraremos, con un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en el
mes de febrero de 1994 se comenzaron a materializar los problemas en la infraestructura
con un dao en la base de datos de la aplicacin principal. Este dao llevo a que la
compaa estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El tiempo se
haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un cambio
pronto.

Proceso de seleccin del ERP a implementar

Desde un comienzo se tom en cuenta la importancia del tiempo ya que la situacin no
permit la implementacin en fases y fue necesario un plan para un cambio total. En este
momento se entr en el proceso de seleccin del sistema ERP que se iba a implementar en
la compaa. Dada la estrategia de la compaa de escoger a la alianza estratgica correcta,
se tuvo a KPMG con sus amplias habilidades tcnicas y conocimiento del negocio. Junto a
KPMG se estableci la tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al software
(RFP Request For Proposals) que se les entregara a todos los vendedores con el fin de
que cada uno mostrara su mejor opcin.
Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de los vendedores dos semanas para presentar
su propuesta, mientras Cisco continuaba la investigacin de cada una de las empresas
vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le dio un conjunto de datos de ejemplo y un
espacio de tres das para que pudieran presentar como su solucin cumpla, o no, con los
requerimientos especificados. Finalmente se escoga a Orcale como la compaa vencedora.
Adems de las caractersticas de la solucin presentada, Cisco comparta con Oracle en
gran parte su visin, adems de tener la capacidad tanto econmica como de negocio para
estar a la misma altura de Cisco. Este proceso demor un total de 75 das.

Finalmente se acord el negocio entre Orcale y Cisco por un valor de 15 millones de

dlares. El quipo prepar la presentacin del proyecto al CEO Morgridge. Era un valor
considerable para cualquier proyecto, as que era importante mostrar no solo las
necesidades de una migracin a nuevos sistemas sino tambin la generacin de valor que
este iba a dar a los procesos de negocio y como se alineaba con el plan estratgico de la
empresa. Durante esta reunin con CEO se presentaron nuevos problemas con los sistemas,
casi impidiendo que se pudiera mostrar la informacin, lo que aceler la aprobacin del
mismo y catalogacin de prioritario.

Implementacin del ERP por parte de Oracle

Para la implementacin del ERP se utiliz una tcnica conocida como Rapid Iterative
Prototyping, con lo que se tenan fases llamadas Conference Room pilots o CRP. Cada
una de estas construa sobre las anteriores y buscaban un mejor entendimiento del software
y su funcionalidad para el ambiente del negocio. A continuacin se muestra el resultado de
cada CRP.

CRP-0
En el primer CRP se implement el equipo de trabajo y ambiente tcnico en las
aplicaciones Oracle. A cada grupo se le imparti clases de entrenamiento de 16 horas
diarias durante 5 das. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encarg de la
configuracin de cada uno de los miles de parmetros de la aplicacin. Al finalizar la
semana y el CRP-0 se demostr la capacidad del software para procesar las rdenes de
Cisco a travs de todos procesos de negocio de la compaa (Quote-to-Cash).

CRP-1
Finalizado CRP-0 se pas a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las reas
de la compaa. Se generaron scripts de la respectiva documentacin del proceso que se
estaba llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en reuniones de
3 horas semanales, en donde los lderes de cada grupo encontraban las soluciones de cada
uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento, ya que muchos procesos
de negocio no eran soportados por la aplicacin y deban ser implementados. Un equipo de
implementacin se encarg de llenar cada uno de los vacos del ERP.

CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos se entr al proceso ms difcil de la implementacin con
la inclusin del paquete adicional de ventas que deba ser desarrollado a medida para
cumplir con el proceso de Cisco, que no era soportado originalmente por el software de

Oracle. Tambin se presentaron algunos problemas tcnicos con las comunicaciones,

pasando de un modelo punto-a-punto que originalmente se tena a un modelo donde toda la
informacin pasaba a travs de un data wharehouse, que adicionalmente ofreca ventajas a
la recopilacin de informacin para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entr en una fase de pruebas del sistemas, tanto hardware como
software, determinando que la capacidad de carga y volmenes de transacciones generados
por Cisco eran soportados correctamente y que adems el sistema soportaba el crecimiento
esperado y que haba generado originalmente la necesidad del cambio de los sistemas de
informacin. CRP-3 se dedic finalmente a la generacin de pruebas totales del sistema y la
preparacin de la puesta en marcha de este.

Puesta en marcha del sistema

Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del funcionamiento del
sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas e un comienzo. Los usuarios deban
adaptarse a un sistema que tena graves problemas de estabilidad, sufriendo cadas casi a
diario. El principal problema se encontr en el dimensionamiento del hardware, donde se
deban realizar cambio de equipo en los puntos donde no se cumplan con las necesidades.
La ventaja en este punto fue el contrato con el vendedor de hardware, ya que este se realiz
por una promesa de funcionamiento y no en una especificacin dada, por lo que fue este el
que deba remplazar el equipo sin aumentar el costo.
El segundo problema encontrado fue la deficiencia en la capacidad del software para
manejar la carga de transacciones generada. El problema se atribuy a que las pruebas
realizadas anteriormente no tuvieron volmenes de informacin similar a la que maneja
Cisco en su negocio. Durante los siguientes 60 das se cont con un equipo especializado
que se encarg de encontrar soluciones tanto de software como hardware, logrando
finalmente una estabilizacin de todo el sistema de ERP.

Resultados
Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis y contando con la
experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la necesidad de la
implementacin de nuevos sistemas de informacin que soportara todos los procesos de
negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la misma se tena previsto un gran
crecimiento, como ocurrira con la adicin de nuevos productos para poder ofrecer una
solucin a todas las necesidades de redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo
soportado por los sistemas actuales, quienes no tenan una coordinacin o una integracin
completa, lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades
de dinero en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.

La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva grandes riesgos
y muchas complicaciones tanto tcnicas como de negocio. Es importante que el proceso
est soportado directamente por toda la empresa para poder culminarlo de manera
satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la informacin. Es muy
importante que toda la organizacin o compaa funcionen como una sola unidad y no
como varias dependencias que parecen incluso compaas diferentes. Con la centralizacin
es posible realizar anlisis del estado de todos los procesos de negocio, permitiendo
optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una sola fuente de informacin se
logra tambin mejorar la experiencia del usuario, ya que la empresa responde como una
unidad ante todas sus solicitudes o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del
problema en caso de presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la informacin suficiente
es posible anticipar situaciones.
Cisco, con la implementacin de este ERP logr entrar en nuevos negocios y cambiar de
manera radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo est en la nueva forma de realizar
el soporte de los clientes, con sitios web interactivos en donde cada cliente puede encontrar
toda la informacin necesaria para solucionar sus inconvenientes. Esto no hubiera sido
posible si no se tena un sistema centralizado como el ERP.
La reduccin de costos y tiempos es lo que finalmente ms valor le da a la cadena de valor
y sus procesos de negocio, siempre mantenindolos alineados como la estrategia de la
compaa. Con un ERP es posible reducir costos eliminando los procesos iterativos y
repetitivos que deban hacerse anteriormente para el manejo de la informacin de cada uno
de los sistemas por aparte.

Discusin
Como conclusin, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar informacin oportuna,
veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeacin estratgica. Existen varios
ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan a las necesidades de la empresa, por
lo cual ser necesario tener un conocimiento amplio de la misma para determinar cul es el
ERP que le conviene.
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las
estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus
procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas
competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se
encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir
un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y
automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica,
produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes e
importantes podemos mencionar:
-

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integracin entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin
Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

-

Son muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.
Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que
desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor solucin en el mercado.

Referencias
-

Fernando Madrigal Hernndez. Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de

Monterrey
(ITESM),
Campus
Monterrey.
http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml
Guillermo A. Cuellar. http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm.
Artculo gente y empresas. http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf
Artculo de Wikipedia. https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci
%C3%B3n_de_recursos_empresariales