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El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y
automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica,
produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como
paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los cuales se integra la
informacin a travs de reas funcionales de la organizacin. Los sistemas ERP son
extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con xito trae una
serie de beneficios importantes para las empresas.
Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos empresariales
(ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la informacin a travs de la
Empresa.
El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin
a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
reas del negocio.
Introduccin
Problema
Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno empresarial,
requiere de mejoras en los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas
competitivas de las compaas ante sus ms fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de
Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave
de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de
software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los
directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la
compaa que apoyan para la generacin de sus productos y servicios.
Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y
centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus
procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solucin robusta para aquellas
empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su informacin.
La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que
implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems
de inversin de tiempo.
En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que
implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el
negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el
grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.
Revisin de la literatura
Definicin de sistemas ERP
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de
una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son
de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de
varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y
control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la
integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de
facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa
parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP
integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.
No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte
de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de
Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo.
Reuther,D. (2004) en su artculo Critical Factors for Enterprise Resources Planning
System Selection and Implementation Projects within Small to Mdium Enterprise
menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeacin de
recursos empresariales (ERP) como un sistema de administracin de negocios que integra
todas las facetas del negocio, incluyendo planeacin, manufactura, ventas y finanzas (esto
lo podemos representar en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos
con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos
enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio.
ERP, integrador de todas las fases del negocioLo ms destacable de un ERP es que unifica y
ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso
queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms
rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo
control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. Ramiro Rodrguez
(2003) en su tesis ERP en la administracin de proyectos de construccin menciona la
importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las
personas de mayor experiencia en sus reas, generalmente se menciona que s las
compaas pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los
equipos de implantacin, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el
proyecto ERP.
El equipo debe incluir gente tcnica (que sabe cmo trabajar con el sistema ERP) y gente
de negocios que entiende cmo opera la compaa, aunque se debe reconocer que de ambos
es ms importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar
un proyecto de ERP debe conocer de ambas reas.
En resumen, los sistemas ERP unifican informacin de las diferentes reas (finanzas,
recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo
ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza
muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los
complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio
La implementacin de los ERPs no es fcil, se requiere de un largo perodo de
implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al xito de la puesta en
marcha. Todas las reas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta direccin
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
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la empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de un
sistema.
Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de prueba
la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un
continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el software es la
medula espinal del sistema.
Capacitar masa crtica: Se refiere al personal de la empresa, se define como crtica y
que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con el nuevo
sistema, es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulacin del mismo.
Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la
utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dar de
ella.
Integracin de datos: Consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de
diferentes fuentes o reas organizacionales que hasta el momento han sido
organizados, esto se convierten en la base del funcionamiento del sistema.
Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las
etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas
puede limitar la ejecucin del sistema.
Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una
continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento continuo son las
caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de
este tipo de sistemas.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen
en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al
implementar cualquiera de ellos:
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stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software
ERP para su negocio. Como se mencion anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras
de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para
esto es importante poner una versin de prueba antes de que usted decida casarse con uno
de ellos.
La pgina www.cio.com en su artculo The ABCs of ERP menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
1. Integracin de la informacin financiera. El CEO (Chief Executive Officer) siempre
busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda financiera se puede
encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por
lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de
nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales
de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn
contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn
solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar
unificado.
2. Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes Con los sistemas ERP
es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que
se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios
sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo
regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs
esto ser ms fcil.
3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares para
automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin. Estandarizar esos
procesos y usar un solo sistema informtico, integrado pueden ahorrar tiempo,
aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
4. Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms
fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte
de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los
usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos
de los clientes. Claro est que para mejorar realmente el flujo de la cadena de
suministro, sera necesario implementar un sistema que administre dicha, sin
embargo los ERPs ayudan en gran parte.
5. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) Especialmente en
compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple
mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos
sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los
sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas de las formas
tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son
exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico
Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y
no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el producto,
seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja
administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos
estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora,
y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que
todo esto, y ms, est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora ser
hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde
una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la
efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la
etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede
involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en
los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para
satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para
asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de
abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser
integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos
comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado
para la administracin de la manufactura.
Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la inversin
inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de
implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP
es operado por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn
capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora,
proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados
con el sistema.
La instalacin del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus
licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o
sus ganancias.
El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de
la estructura corporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este
punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de cuello de botella: la ineficiencia en uno
de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para
trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y luego de
un tiempo los datos sucios (datos inexactos o no verificados) reducirn la
confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede
reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de
los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del
consumidor.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tienen sus
desventajas:
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Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la
universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha encargado
de dominar y explotar el mercado de las redes de dato. Actualmente se dedica
principalmente a la fabricacin, venta, mantenimiento y consultora de una amplia gama de
equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el lder mundial en soluciones der
e infraestructuras para Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permita controlar el flujo
de paquetes de datos a travs de las complejas topologas de las redes utilizando el
protocolo TCP/IP, que permitan la existencia tanto de Internet como de las redes
corporativas o Intranets. Con el crecimiento acelerado de Internet debido a su popularidad,
Cisco logr consolidarse como el lder y dominar el mercado con sus productos. Esto le
permiti pasar de una capitalizacin del mercado de $100 billones de dlares en 1998 a
$531 billones en el ao 2000.
Cisco comenz en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con sus productos:
Redes de telefona para transmisin de voz, redes rea local para la transmisin de datos y
redes de broadcast para la transmisin de video. La idea de Cisco se basa en que la
digitalizacin permitira la transmisin de audio, video y datos a travs de una sola red
conocida como Internet, haciendo que el proceso sea mucho ms eficiente y barato. En este
punto se funda la visin de la compaa que puede ser resumida en las palabras de su CEO:
Information at your finger tips, with a computer in every desk and in every home.
Internet es una red fundada en estndares abiertos, lo creo un nuevo frente de batalla para la
vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten grandes empresas de
telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British Telecom y Deutsche Telecom.
Este nuevo negocio de transmisin de datos ha permitido el surgimiento de nuevas
compaas que se dedican a ofrecer servicios como el acceso a Internet, hosting, email, y
servicios de bsqueda de informacin. Todas estas actividades aceleraron aun ms las redes
IP, haciendo que para el ao 2000 el trfico de datos exceda ampliamente el trfico de voz.
Siendo Cisco el principal proveedor, se estim que el 70% de estos datos viajaban
soportados en productos de la compaa Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa debido a su experiencia
en la industria de la computacin. Inmediatamente comenz a construir inmediatamente un
equipo de administracin profesional. Morgridge implant un sistema basado en la idea de
un control centralizado general y tres ramas descentralizadas en el rea de Investigacin y
Desarrollo, una para cada lnea de negocio: Negocios pequeo, medianos y proveedores de
servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de CEO en 1995. En
1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el momento,
generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se explican a
continuacin.
Algunos anlisis realizaron mostraron que existan varias demoras en los procesos de
negocio debido al proceso de sincronizacin de la informacin que deba hacerse en cada
uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de recursos y tiempo de los
empleados e incluso algunos procesos como investigacin y desarrollo deban iterar entre 5
y 6 ciclos. Como mostraremos, con un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en el
mes de febrero de 1994 se comenzaron a materializar los problemas en la infraestructura
con un dao en la base de datos de la aplicacin principal. Este dao llevo a que la
compaa estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El tiempo se
haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un cambio
pronto.
CRP-0
En el primer CRP se implement el equipo de trabajo y ambiente tcnico en las
aplicaciones Oracle. A cada grupo se le imparti clases de entrenamiento de 16 horas
diarias durante 5 das. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encarg de la
configuracin de cada uno de los miles de parmetros de la aplicacin. Al finalizar la
semana y el CRP-0 se demostr la capacidad del software para procesar las rdenes de
Cisco a travs de todos procesos de negocio de la compaa (Quote-to-Cash).
CRP-1
Finalizado CRP-0 se pas a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las reas
de la compaa. Se generaron scripts de la respectiva documentacin del proceso que se
estaba llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en reuniones de
3 horas semanales, en donde los lderes de cada grupo encontraban las soluciones de cada
uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento, ya que muchos procesos
de negocio no eran soportados por la aplicacin y deban ser implementados. Un equipo de
implementacin se encarg de llenar cada uno de los vacos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos se entr al proceso ms difcil de la implementacin con
la inclusin del paquete adicional de ventas que deba ser desarrollado a medida para
cumplir con el proceso de Cisco, que no era soportado originalmente por el software de
Resultados
Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis y contando con la
experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la necesidad de la
implementacin de nuevos sistemas de informacin que soportara todos los procesos de
negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la misma se tena previsto un gran
crecimiento, como ocurrira con la adicin de nuevos productos para poder ofrecer una
solucin a todas las necesidades de redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo
soportado por los sistemas actuales, quienes no tenan una coordinacin o una integracin
completa, lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades
de dinero en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.
La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva grandes riesgos
y muchas complicaciones tanto tcnicas como de negocio. Es importante que el proceso
est soportado directamente por toda la empresa para poder culminarlo de manera
satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la informacin. Es muy
importante que toda la organizacin o compaa funcionen como una sola unidad y no
como varias dependencias que parecen incluso compaas diferentes. Con la centralizacin
es posible realizar anlisis del estado de todos los procesos de negocio, permitiendo
optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una sola fuente de informacin se
logra tambin mejorar la experiencia del usuario, ya que la empresa responde como una
unidad ante todas sus solicitudes o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del
problema en caso de presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la informacin suficiente
es posible anticipar situaciones.
Cisco, con la implementacin de este ERP logr entrar en nuevos negocios y cambiar de
manera radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo est en la nueva forma de realizar
el soporte de los clientes, con sitios web interactivos en donde cada cliente puede encontrar
toda la informacin necesaria para solucionar sus inconvenientes. Esto no hubiera sido
posible si no se tena un sistema centralizado como el ERP.
La reduccin de costos y tiempos es lo que finalmente ms valor le da a la cadena de valor
y sus procesos de negocio, siempre mantenindolos alineados como la estrategia de la
compaa. Con un ERP es posible reducir costos eliminando los procesos iterativos y
repetitivos que deban hacerse anteriormente para el manejo de la informacin de cada uno
de los sistemas por aparte.
Discusin
Como conclusin, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar informacin oportuna,
veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeacin estratgica. Existen varios
ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan a las necesidades de la empresa, por
lo cual ser necesario tener un conocimiento amplio de la misma para determinar cul es el
ERP que le conviene.
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las
estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus
procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas
competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se
encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir
un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y
automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica,
produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes e
importantes podemos mencionar:
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Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que
desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor solucin en el mercado.
Referencias
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