BENEFCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Por Maria Luiza Panchihak

Este artigo apresenta os benefcios do gerenciamento de projetos e mostra a

importncia desse processo, dentro de uma organizao, para a otimizao e
racionalizao dos recursos e consequente melhoria dos resultados esperados de
um projeto.

1.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto,

servio ou resultado exclusivo. A sua natureza temporria indica um incio e um
trmino definidos. O trmino alcanado quando os objetivos tiverem sido
atingidos ou quando se concluir que esses objetivos no sero ou no podero ser
atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo no for mais necessrio.
(PMBOK, 2008, p.05).
Projetos podem ser realizados em qualquer nvel das organizaes, envolver
inmeras pessoas, durar vrios anos e envolver uma ou mais organizaes (Valle
2008, p. 34).
Segundo o PMBOK (PMBOK, 2008, p.10), os projetos so frequentemente
utilizados como meio de atingir o plano estratgico de uma organizao.
Sendo assim, para que um projeto seja bem-sucedido, a organizao deve
sempre alinhar os objetivos do projeto com os objetivos da organizao e que
esses objetivos estejam bem definidos e sejam claros para todos.
Segundo o Guia PMBOK (2008, p.06), o gerenciamento de projetos a
aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do
projeto a fim de atender aos seus requisitos.
Pode-se dizer que gerenciar um projeto assumir a liderana do
gerenciamento das atividades de um projeto, atuando durante todo o seu ciclo de
vida, buscando atingir os objetivos inicialmente propostos e obedecendo ao que foi
planejado e previamente estabelecido no plano do projeto, atravs da integrao

dos seguintes grupos de processos: Iniciao, Planejamento, Execuo,

Monitoramento e Controle, Encerramento. Cada fase do projeto define qual o
trabalho a ser realizado e quem deve estar envolvido.
O

processo

de

gerenciamento

de

projetos

requer

envolvimento,

comprometimento e condies ambientais e estruturais para a realizao das

atividades. Alguns procedimentos internos so fundamentais para o bom
desempenho da equipe e do projeto em si. Sero considerados na sequncia
alguns dos principais requisitos a serem adotados pela organizao, para colher
os benefcios esperados do gerenciamento de projetos, levando-se em conta que
o bom gerenciamento compreende o envolvimento da equipe, cliente e
fornecedores de tal forma que todos se sintam comprometidos e responsveis
pelo sucesso do projeto.
Para que o resultado do projeto seja eficaz, fundamental a presena de um
bom Gerente de Projeto, que deve possuir habilidades e conhecimento gerenciais,
habilidades de comunicao e liderana, conhecimento tcnico dos produtos a
serem produzidos, conhecimento da organizao onde o projeto ser executado e
habilidades de flexibilidade, criatividade e persistncia.
O gerente do projeto ser o responsvel por planejar, implementar e concluir o
projeto, iniciando suas atividades to logo o projeto seja divulgado e iniciado. Deve
estar sempre atento s ocorrncias do projeto e buscar subsdios para a tomada
de decises, reportando-se sempre ao plano inicial do projeto. Esse reporte auxilia
para se manter o controle do que foi previamente estabelecido e monitorar as
divergncias.
Para Meredith (Meredith, 2003, p.19), existem 12 pontos notveis que os
gerentes de projetos necessitam manter em mente quando empreendem esforos
para implementao do projeto e que oferecem uma forma til para entender o
desafio que os gerentes de projetos encaram.
1. Entenda o contexto do gerenciamento de projeto;
2. Reconhea o conflito da equipe do projeto como um progresso;
3. Entenda quem so os pilares e o que ls pretendem;
4. Aceite e use a natureza poltica das organizaes;

5. Lidere desde o comeo;

6. Entenda o que significa sucesso;
7. Construa e mantenha uma equipe coesa;
8. Entusiasmo e desespero so ambos infecciosos;
9. Um olhar para frente equivalente a duas olhadas para trs;
10. Lembre-se do que voc est tentando fazer;
11. Use o tempo cuidadosamente ou ele ir us-lo;
12. Acima de tudo, planeje, planeje, planeje.
Para apoio do gerente e de todos os envolvidos, conforme demonstrado na
Figura 1, todo projeto possui um fluxograma que permite uma viso seqencial do
encadeamento das atividades a serem realizadas. Apesar de ser sequencial,
percebe-se que as fases de planejamento, execuo e controle so cclicas. Isto
demonstra que um projeto algo dinmico e algumas atividades podem voltar
sua fase anterior para ajustes e correes.

Figura 1: Fluxograma de projeto

Fonte: elaborado pela autora.

Organizaes e profissionais da rea de projetos esto sempre em busca de

recursos que permitam o aperfeioamento de suas competncias e habilidades e
proporcionem um gerenciamento de projetos mais eficaz. O que a organizao
precisa estar atenta com a convico que alguns gestores tem de que a
aquisio de um software de planejamento pode resolver todos os problemas da
organizao e garantir o sucesso imediato dos projetos.

Para que ocorra o alinhamento dos objetivos do projeto com os objetivos da

organizao, fundamental que se crie o ambiente apropriado para as atividades
do gerenciamento de projetos e que todos os envolvidos tenham uma viso clara e
concisa dos objetivos do projeto, direcionando os esforos para alinhar os
resultados ao objetivo da organizao.
Para se iniciar um processo de gerenciamento de projetos, adotar uma
metodologia e uma ferramenta de gerenciamento de projetos so requisitos
fundamentais para o sucesso do projeto. A metodologia a definio de um
processo a ser seguido que estabelece claramente os objetivos do negcio e
permite um maior controle sobre os recursos disponveis. Deve ser adotada e
aplicada de acordo com as caractersticas e necessidades de cada organizao e
do projeto a ser desenvolvido e, se bem aplicada, evita a incidncia de prticas
que podem levar um projeto ao fracasso. Com uma metodologia adequada e com
uma base histrica de lies aprendidas, buscar as prticas e experincias mal
sucedidas em projetos j implantados auxilia a transform-las em fatores de
sucesso para projetos futuros, assim como boas prticas e experincias bem
sucedidas podem beneficiar ainda mais os novos projetos.
Para que a equipe do projeto esteja bem direcionada no que deve ser feito,
um dos primeiros passos ter o escopo do projeto bem definido, com os objetivos
a serem alcanados. Para tanto preciso identificar exatamente o que dever ser
feito no projeto.
Definir o escopo processo de desenvolvimento de uma descrio detalhada
do projeto e do produto. A preparao detalhada da declarao do escopo crtica
para o sucesso e baseia-se nas entregas principais, premissas e restries que
so documentadas durante a iniciao do projeto. (PMBOK, 2008, p. 112)
Quanto mais enxuto, claro e conciso o escopo, maiores as chances de
concluso sem grandes alteraes e de aumentar a eficcia das atividades a
serem realizadas. Quanto mais extenso o escopo, maiores as chances de
mudana e consequentemente alteraes no plano do projeto. Por isto, para que o
escopo do projeto seja bem delimitado, importante a participao do cliente do
projeto, afinal, ele quem sabe o que espera do produto final.

Tendo em mos a lista de tarefas a serem realizadas, atravs da definio do

escopo, preciso estimar um tempo de durao para cada tarefa. Essa estimativa
de tempo dever ser realizada por um membro da equipe qualificado para tal e com
o profissional ou equipe que realizar o trabalho, pois alm de serem as pessoas
mais indicada para estimar o prazo, so envolvidas no processo desde o incio e
comprometem-se com o prazo de execuo.
Outro requisito importante, parte da trilogia de gerenciamento de projetos a
estimativa de custos do projeto. De relao estreita com o escopo e o tempo de
execuo, apenas aps esses dois quesitos estarem predefinidos, pode-se partir
para o levantamento dos custos, que envolve identificar as possveis alternativas
de custos, de modo a estabelecer uma estimativa, o mais acertada possvel.
Gerenciar os custos tem por objetivo garantir que o capital disponvel ser
suficiente para a realizao do projeto.

Desta forma, fundamental que se

considerem todos os aspectos do projeto, no momento de formalizar os

oramentos e que o plano oramentrio do projeto seja validado ao longo da sua
execuo, para que eventuais problemas no causem grandes danos ao
oramento. Devemos considerar ainda que o controle efetivo dos custos do projeto
fornece informaes estratgicas aos dirigentes e auxilia a tomada de deciso.
Todo projeto deve ser iniciado formalmente na organizao, ressaltando-lhe a
devida importncia e a autoridade do gerente na conduo das atividades.
Comunicar o projeto para a organizao a melhor forma de tornar pblico e
explcito o objetivo de um projeto e de evitar boatos sem fundamentos e a
ocorrncia de situaes constrangedoras e desnecessrias. A boa comunicao
uma qualidade indispensvel para o gerente de projetos, afinal ele o ponto focal
e em quem convergem todas as informaes que devero ser processadas e
posteriormente divulgadas e consequentemente, as aes a serem tomadas.
No gerenciamento de um projeto importante se conhecer os envolvidos com
o projeto e principalmente os interesses dos envolvidos, em especial o
patrocinador, afinal, essa a figura que cria as condies para a realizao ou
no do projeto.

Segundo o PMBOK (PMBOK, 2008, p. 23), as partes interessadas so

pessoas ou organizaes (por exemplo, clientes, patrocinadores, organizao
executora ou o pblico) ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses
podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou trmino do
projeto. Elas tambm podem exercer influncia sobre o projeto, suas entregas e
sobre os membros da equipe do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto
precisa identificar as partes interessadas, tanto internas quanto externas, a fim de
determinar os requisitos e as expectativas de todas as partes envolvidas em
relao ao projeto. Alm disso, o gerente do projeto precisa gerenciar a influncia
das vrias partes interessadas em relao aos requisitos do projeto para garantir
um resultado bem- sucedido. As partes interessadas podem ter influncia positiva
ou negativa em um projeto. Algumas se beneficiam de um projeto bem-sucedido,
enquanto outras enxergam resultados negativos oriundos do sucesso de um
projeto.
Conforme informaes da pesquisa realizada em empresas parceiras do
Instituto, voltadas ao desenvolvimento de solues em tecnologia, foi verificado
que nem todas se utilizam de uma metodologia de gerenciamento de riscos de
forma estruturada e sistematizada na gesto de todos os seus projetos. O
gerenciamento dos riscos outro quesito importante no gerenciamento de projetos
pois permite mitigar os riscos que podem prejudicar o andamento e os resultados
de um projeto.
Segundo o guia PMBOK (2008, p.226), os objetivos do gerenciamento dos
riscos so aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a
probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.
Segundo Salles (2006, p.16), os principais benefcios do gerenciamento de
riscos so: minimizao do gerenciamento por crises, minimizao da ocorrncia
de surpresas e problemas, alavancagem de vantagens competitivas efetivas,
reduo das perdas nos projetos, potencializando os resultados, aumento
substancial da chance de sucesso do projeto.
Para o gerenciamento de riscos em projeto, o mercado dispe de ferramentas e
tcnicas, que a organizao deve avaliar e adotar a que melhor atenda s suas

necessidades e expectativas. Como sugesto para o gerenciamento de riscos em

projetos de tecnologia de informao, ver detalhamento em: Uma Metodologia
para o Gerenciamento de Projetos em Tecnologia da Informao, desenvolvida
com o intuito de identificar, selecionar, analisar, monitorar e controlar os riscos de
um projeto, evitando surpresas desagradveis e reduzindo a probabilidade e o
impacto que podem causar e ainda como trat-los no momento da ocorrncia.
A formalizao do incio de um projeto um momento solene e de grande
importncia para a equipe do projeto. Cabe ao patrocinador do projeto anunciar a
todos os envolvidos que o projeto est iniciado e que deve ser concludo dentro do
prazo estimado. importante que o gerente do projeto tenha apoio e autoridade
para fazer cumprir

as condies do projeto e consiga alcanar os objetivos

previamente definidos.
A finalizao de um projeto outro momento significante para a equipe. o
momento de deixar claro a todos os envolvidos que o projeto est concludo.
Servios de manuteno, ampliao ou qualquer outra demanda devero ser
tratadas como outro projeto, iniciando-se um novo processo, um novo ciclo de
vida.
Ao final de cada projeto, com todas as ocorrncias registradas, faz-se
imprescindvel a avaliao dos erros e acertos tanto do projeto quanto da equipe,
gerando uma listagem de melhores prticas que contribuiro para a formao de
uma base histrica que poder ser muito til em projetos futuros.

2.

BENEFCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Dificilmente um projeto se inicia e termina exatamente como foi planejado.

Problemas, falhas e desvios normalmente acontecem. Algumas falhas so
decorrentes de obstculos externos, fora do controle da organizao e outros
gerenciais, mas que podem ser mitigados ou at mesmo evitados com um
gerenciamento de projetos eficaz.

Uma grande vantagem do gerenciamento de projetos que ele no est

restrito apenas a projetos grandiosos, complexos e de alto custo. Pode ser
aplicado a empreendimentos de todos os tamanhos e nveis de complexidade.
As empresas so reconhecidas pelo mercado pelo seu profissionalismo,
flexibilidade e capacidade de atender as necessidades e expectativas de seus
clientes. O sucesso de um projeto est ligado forma como as atividades do
projeto esto relacionadas e so realizadas e tambm com a capacidade da
organizao de favorecer o ambiente para a execuo do projeto, de forma a
alcanar resultados positivos e consequentemente a satisfao do cliente.
Para Vargas (Vargas, 2004, p. XVI ), os benefcios que uma organizao pode
obter com o uso de gerenciamento de projetos so o aumento da confiana e da
segurana do empreendedor; melhor controle dos projetos, melhor administrao
de mudanas e maior nmero de projetos bens sucedidos devido melhora na
performance, ao aumento da eficincia e da eficcia.
Dentre os benefcios que a organizao obtm com o gerenciamento de
projetos, destacam-se o comprometimento com os objetivos e a melhoria da
tomada de deciso.
Outros principais benefcios do gerenciamento de projetos so:

Evita surpresas durante a execuo das atividades;

Permite desenvolver diferenciais competitivos atravs do uso de
metodologia;

Antecipa situaes desfavorveis que podero ocorrer, permitindo aes
preventivas e corretivas;

Adapta os trabalhos s expectativas do mercado e do cliente;

Favorece e auxilia a tomada de decises;

Disponibiliza oramentos antes do incio dos gastos;

Aumenta o controle gerencial de todas as fases do projeto a serem
implementadas;

Facilita e orienta eventuais revises da estrutura do projeto;

Otimiza a alocao de pessoas, materiais e equipamentos;

Reduz ociosidades e sobrecargas;


Fornece mecanismos para a medio do desempenho do projeto;

Documenta os acontecimentos do projeto facilitando as estimativas para
outros projetos, atravs de lies aprendidas.
Podemos destacar ainda alguns outros benefcios:

Melhoria geral no desempenho de projeto;

Melhoria no controle dos projetos;

Melhoria no suporte s oportunidades de projetos;

Melhoria geral no desempenho de projeto;

Reduo do tempo para completar projetos;

Reduo de custos de projetos;

Reduo de riscos de projetos;

Melhora e fornece um ambiente aberto para comunicao;

Fornece metodologias a serem seguidas por para todos na organizao,
envolvidos com projetos;

Assegura consistncia e exatido nos relatrios do projeto;

3.

CONCLUSO

Todas as atividades relacionadas ao gerenciamento de projetos, se bem

entendidas e aplicadas trazem diversos benefcios para todos os envolvidos,
especialmente para a organizao.
O PMBOK fornece os subsdios para a gesto de projetos, envolvendo todas
as reas do conhecimento. Ferramentas tambm esto disponveis e se bem
utilizadas so um apoio fundamental para o gerente do projeto e para os demais
envolvidos.
Gerenciar um projeto requer o envolvimento e comprometimento de toda a
equipe e a integrao das atividades, proporcionando uma viso geral do status
do projeto, que fornecer ao gerente e alta direo, informaes relevantes para
a tomada de deciso.

Verifica-se que, adotar uma sistemtica de gerenciamento de projetos um

diferencial exigido pelo mercado que as organizaes precisam alcanar e manter,
para atender as expectativas de seus clientes.
Considerando a crescente demanda por bens e servios especializados e
cada vez mais personalizados, as organizaes buscam, atravs de ferramentas
de planejamento e controle, atualizao e modernidade que garantam o alcance
do desempenho que as mantenham em condies favorveis no mercado.
A realidade das organizaes mostra a importncia de se adotar processos
que todos entendam e principalmente apliquem. Permanecer competitivo no
mercado faz com que as organizaes busquem o aperfeioamento de suas
competncias e processos e a habilidade de seus profissionais, de forma a obter
resultados cada vez melhores. Obter a satisfao do cliente o melhor que uma
organizao pode esperar e para o caso de projetos, o gerenciamento proporciona
a garantia de que o produto do projeto foi atingido e a responsabilidade sobre
aquele objeto est encerrada.
Com todas as ocorrncias registradas, o projeto documento, avaliado,
auditado e principalmente aceito pelo cliente, o momento de desmobilizar o time
e partir para outro desafio, afinal, gerenciar projetos um desafio que requer
estratgia e metodologia prprias, adaptadas realidade do mercado e da
organizao.