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GUIA DE IMPLEMENTAO 4.

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Definir intervalos de numerao de documentos


Transao: FBN1

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Resumo do Processo

De seguida, criar os intervalos de numerao para os documentos. Indicar para cada intervalo o seguinte:

um intervalo de nmeros, do qual devero ser selecionados os nmeros de documentos

o tipo de distribuio de nmeros (interna ou externa)

Atribuir cada intervalo de numerao a um ou mais tipos de documento. O intervalo de numerao ativado na
entrada e lanamento de um documento, atravs do tipo de documento.
O usurio pode utilizar um intervalo de numerao para vrios tipos de documentos. Assim tem a possibilidade de
diferenciar documentos de acordo com o seu tipo, reunindo-os no entanto de novo no arquivo dos documentos
originais, na condio de o usurio gravar os documentos originais no nmero de documento do processamento
eletrnico de dados.
Nota
O tipo de distribuio dos nmeros de extrema importncia. Assim, o usurio deve verificar para cada tipo de
documento se ter que ser utilizado um intervalo de numerao prprio e que tipo de distribuio de nmeros faz
sentido.
A distribuio externa de nmeros faz, por exemplo, sentido quando os documentos vm do sistema anterior. A
condio os nmeros serem unvocos. Na distribuio externa de nmeros, o nmero atual no exibido. Na
inscrio manual de um nmero de documento tem portanto que ser garantida a organizao perfeita de uma
distribuio de nmeros.
A distribuio interna de nmeros faz sentido quando, por exemplo, os documentos originais no tm nenhum
nmero de documento unvoco. Isto verifica-se no caso das faturas de fornecedores.
Os intervalos de numerao para os documentos so dependentes da empresa. O usurio ter portanto que criar os
intervalos de numerao para cada empresa na qual utilizado o tipo de documento, com a mesma chave de
intervalo de numerao.
Os intervalos de nmeros no podem estar sobrepostos. Caso utilize intervalos de numerao dependentes do ano,
poder indicar o mesmo intervalo vrias vezes com a mesma chave para "Bis-Exerccios" diferentes (fronteira de
validade at qual o intervalo de numerao vlido). Caso queira definir intervalos de numerao independentes
de "Bis-Exerccios", inscrever 9999 no campo para "Bis-Exerccios".
Ateno
Utilizar um intervalo de numerao sob a chave X2 para documentos modelo e sob a chave X1 para documentos
padro para lanamento peridico. Estas chaves no podem ser utilizadas para outros intervalos de numerao.
Recomendao
Arquivar os documentos originais (Documentos em papel) sob o nmero de processamento eletrnico de dados do
sistema SAP. Dever tambm escrever o nmero do processamento eletrnico de dados no documento original.
Assim garantido que o documento original de uma trasao contbil possa ser encontrado em qualquer momento.

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Atividades
1. Determinar como dever ser efetuada a arquivao do documento nas empresas.
2. Definir, de acordo com a arquivao, os intervalos de numerao.
3. Garantir que os intervalos de numerao sejam atribudos aos respectivos tipos de documemto.
Notas sobre o transporte
Os objetos de intervalo de numerao podem ser transportados da seguinte forma:
Selecionar na tela "Intervalo de numerao" para o documento contbil Intervalo -> Transportar .
Ter em considerao que no sistema destino so eliminados primeiramente todos os intervalos dos objetos de
intervalo de numerao selecionados, de forma a que depois da importao s existam ainda os intervalos
exportados. Os nveis do intervalo de numerao so importados com o valor que tm na altura da exportao.
As tabelas dependentes no so transportadas nem convertidas.

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Campo

Descrio

R/O/C

Aes do usurio / contedo

Comentrios

No.

Cdigo do intervalo

Informar o cdigo 98 e 99

Foram
cadastrados
novos intervalos
de numerao

Ano

Ano de vigncia da numerao

Informar 9999

Do No.

Vai ser do nmero xx

Informar 9800000000 e 9900000000

At No.

At o nmero XX

Infomar 9899999999 e 9999999999

R/C/O:

Indica a caracterstica de preenchimento do campo.


Requerido, mandatrio (aparece nas telas representado por um ponto de interrogao). Opcional. Condicional.

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N intervalo de numerao
Identifica de forma unvoca um intervalo consecutivo de numerao dentro De um objeto ou subobjeto.
Procedimento
Indicar qualquer sigla de duas posies.
Do n
O n de o limite inferior de um intervalo.
Utilizao
Em intervalos internos o n de o primeiro n a atribuir.
Em intervalos externos o limite inferior.
Dependncias
Intervalos externos s podem conter caracteres ou ns, visto que a ordenao pode ser diferente nas
diversas plataformas (code page):

Possvel:

000001 at 999999
AAAAAA at ZZZZZZ

No permitido:

AAAAAA at 999999

N at
Limite superior de um intervalo.
Utilizao
Em intervalos internos o n at o ltimo n atribudo.
Em intervalos externos este n o limite superior.
Dependncias
Intervalos externos s podem conter caracteres ou ns, visto que a
ordenao pode ser diferente nas diversas plataformas (code page):
Possvel:

000001 at 999999
AAAAAA at ZZZZZZ

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___________________________________________________________________________________________
No permitido:

AAAAAA at 999999

Posio do intervalo de numerao


Contm nos intervalos consecutivos de numerao internos o ltimo n atribudo.
Cdigo p/interv.numerao interna (' ') ou externa ('X')
Cdigo que determina se o intervalo consecutivo de numerao externo ou interno.
Utilizao
Nos intervalos consecutivos de numerao internos a atribuio de ns efetuada atravs do sistema
SAP. A atribuio de um n automtica. O n atribudo automaticamente situado entre o 'de n' e
'at n'. O ltimo n atribudo registrada em log na posio do intervalo de numerao.
Na atribuio externa de ns o usurio tem de entrar um n. O n entrado tem de ser situado entre o
'de n' e 'at n',

Dicas
A estrutura de numerao de escolha do cliente. No nosso exemplo iremos utilizar um intervalo de numerao para cada tipo de
documento.
aconselhvel criar intervalos de numerao por ano.

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