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Junio 2,011
1
PRESENTACION
El presente Manual de Procedimientos Archivsticos, es un instrumento
de gestin archivstica que ha sido elaborado teniendo en consideracin
la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nacin, ente
rector y central del Sistema Nacional de Archivos.
Comprende los siguientes procedimientos:
1.
2.
3.
4.
5.
De transferencia de documentos.
De organizacin de documentos.
De seleccin y eliminacin de documentos.
De conservacin de documentos
De servicio archivstico.
INDICE
Pg.
Presentacin
ndice
I.
Introduccin
II.
Concepto
III.
Objetivos
IV.
Finalidad
V.
Alcance
VI.
Base legal
VII. Funciones del Sistema
Conformacin y Relacin del Sistema Institucional de
VIII.
Archivo
IX.
rganos Consultivos
X.
Obligaciones que establece el Sistema
XI.
Procedimientos Archivsticos:
Procedimiento N 01
Transferencia de Documentos
Flujograma
Anexo 01: Inventario de Transferencia de Documentos
Anexo 02: Inventario - Registro
5
5
5
5
6
6
7
7
8
9
10 - 14
11
13
14
Procedimiento N 02
Organizacin de Documentos
Flujograma
15 - 16
Procedimiento N 03
Seleccin y Eliminacin de Documentos
Seleccin de Documentos
Eliminacin de Documentos
Flujograma
Anexo 03: Tabla General de Retencin de
Documentos
Anexo 04: ndice Alfabtico del Programa de Control
de Documentos 23
Anexo 05: Inventario General de Documentos a
Eliminar
Anexo 06: Inventario Registro
Anexo 07: Acta de Comit Evaluacin de Documentos
17 - 26
Procedimiento N 04
Conservacin de Documentos
27 - 28
Procedimiento N 05
Servicio Archivstico
29 - 36
16
17
18
20
21
23
24
25
26
Prstamo de Documentos
Expedicin de Copias
Flujograma
Anexo 08: Solicitud de Servicios Archivsticos
Anexo 09: Prstamo de Documentos
Glosario de Trminos
Pg.
30
30
32
33
35
37
INTRODUCCION:
El presente Manual describe las etapas y las acciones
administrativas archivsticas relacionadas con los documentos de las
diferentes dependencias del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
La administracin de documentos y archivos, comprende una serie
de procedimientos relacionados entre s, que requieren un
tratamiento uniforme y un respaldo que garantice su cumplimiento.
El presente Manual es el reflejo de la existencia del Sistema de
Archivo Organizacional, el cual se rige bajo el marco de la
legislacin archivstica nacional, en especial de las normas tcnicas
emitidas por el Archivo General de la Nacin, rgano rector del
Sistema Nacional de Archivos.
II.
CONCEPTO:
El sistema de archivos del Proyecto Especial Pichis Palcaz, es el
sistema encargado de regular e integrar tcnica, normativamente el
funcionamiento de los diferentes niveles de archivo, mediante, la
aplicacin de normas, directivas u otras disposiciones que
garanticen el correcto tratamiento, conservacin y servicio del
patrimonio documental del PEPP.
III.
OBJETIVOS:
1. Mantener organizado los documentos en el nivel de archivo que
les corresponde, de acuerdo a las necesidades que tengamos
de ellos y a la frecuencia de uso.
2. Descongestionar peridicamente los archivos de gestin
secretarial y central.
3. Garantizar la integridad y la conservacin del patrimonio
documental del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
4. Viabilizar la eliminacin de documentos de valor temporal de los
diferentes niveles de archivos, de acuerdo a las normas
establecidas.
5. Aprovechar convenientemente el espacio fsico, el mobiliario y
los equipos disponibles.
6. Facilita el servicio eficaz y oportuno al usuario de acuerdo a las
normas legales y administrativas vigentes.
7. Establecer la relacin y la lnea de coordinacin de los archivos
existentes con el Archivo Central.
IV.
FINALIDAD:
El Manual de Procedimientos Archivsticos, tiene como finalidad:
1. Orientar las acciones archivsticas, destinadas a racionalizar las
actividades de clasificacin, ordenamiento, conservacin y
retencin de los documentos relacionados, con el
5
ALCANCE:
El presente Manual es de aplicacin obligatoria en el:
- Archivo Central del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
- Archivos Secretariales de las diferentes Unidades del Proyecto
Especial Pichis Palcaz.
VI.
BASE LEGAL:
1. Constitucin Poltica del Per.
2. Decreto Ley N 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa.
Conservacin e Incremento de Patrimonio Documental de la
Nacin.
3. Decreto Supremo N 022-75-ED (19.10.1975), Reglamento del
Decreto Ley 19414.
4. Ley N 25323 (11.06.1991), Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
5. Decreto Supremo N 008-92-JUS (26.06.1992), Reglamento de
la Ley N 25323.
6. Decreto Supremo N 005-93-JUS (17.03.1993), Modificacin del
Decreto Supremo N 008-92-JUS.
7. Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J (31.05.1985), que
aprueba las Normas Generales Del Sistema Nacional de
Archivos.
8. Resolucin Jefatural N 133-85-AGN/J (04.10.195), que precisa
la aplicacin de la Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J.
9. Resolucin Jefatural N 117-86/AGN-J (09.07.86), aprueba la
Directiva N 003-86/AGN-DGAI, que norma la formulacin,
ejecucin y evaluacin del Plan Anual de Archivos
Administrativos del Sector Pblico Nacional.
10. Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J (18.11.1996), que
aprueba las Normas para la Formulacin del Programa de
Control, Transferencia, Eliminacin y Conservacin de
Documentos:
a) Directiva N 004/86-AGN-DGAI "Normas para la formulacin
del Programa de Control de Documentos en los archivos
administrativos del Sector Pblico Nacional";
6
11.
12.
13.
14.
15.
16.
ORGANOS CONSULTIVOS:
Los rganos consultivos son las instancias inmediatas de
coordinacin que permiten el desarrollo armnico del sistema,
brindando apoyo y asesoramiento en materia de archivo.
Estos niveles son: Nivel interno y nivel externo.
1. Nivel interno.- Est compuesto por:
- Archivo Central.- Es el encargado de dirigir, controlar,
normar y evaluar las actividades archivsticas del Sistema
Institucional de Archivos del Proyecto Especial Pichis
Palcaz.
8
XI.
PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS:
1. Objetivo:
Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicaran
en los procesos archivsticos con la finalidad de optimizar el
tratamiento de los documentos de archivo en los procesos de
transferencia, organizacin, seleccin, eliminacin, y servicio,
buscando el principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los
diferentes niveles de archivo del Proyecto Especial Pichis
Palcaz.
2. Alcance:
El presente Manual de Procedimientos Archivsticos est dirigido
a todos los niveles orgnicos que conforman el Sistema de
Archivo Institucional del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
3. Vigencia:
El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de
aprobacin mediante Resolucin Directoral del Proyecto
Especial Pichis Palcaz.
PROCEDIMIENTO N 01
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
1.
OBJETIVO:
Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los
documentos en los Archivos Secretariales del PEPP.
2.
FINALIDAD:
- Descongestionar los archivos de secretara.
- Custodiar en el Archivo Central y/o Perifricos la documentacin
generada por las diferentes dependencias orgnicas constituidas
del PEPP, al vencimiento de sus plazos de retencin.
- Aprovechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y
materiales en los archivos secretariales.
- Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental
del PEPP.
- Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los
documentos de los Archivos Secretariales al Archivo Central.
3.
REQUISITOS:
Las unidades de conservacin sern rotuladas en una parte
visible donde se notar el nombre de la oficina productora.
Los expedientes, comprobantes de pago, resoluciones,
convenios sern transferidos con una relacin pormenorizada
por cada tipo documental.
Sern transferibles los documentos que cuenten con un mnimo
de tres (03) aos de antigedad, cuya vigencia administrativa
inmediata haya concluido.
4.
5.
DURACIN:
La transferencia de documentos, en caso de las unidades o
departamentos no deber excederse del plazo de 45 das tiles.
6.
FLUJOGRAMA:
11
7.
FORMULARIOS:
El inventario consta de dos partes:
1. Inventario de transferencia de documentos.
2. Inventario - registro.
Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4
Instrucciones:
a) Inventario de transferencia de documentos (Anexo 01)
I. Informacin general:
1-3 Nombre del sector, de la entidad y de la unidad
orgnica cuya documentacin va a transferirse.
4
Datos de remisin.
5
Indicar el cdigo de identificacin de la entidad y unidad
orgnica remitente.
6
Ao del envi.
7
Nmero secuencial segn la primera remisin de
documentos efectuada por la unidad orgnica al
archivo.
II. Descripcin general de los documentos a transferirse:
Sealar sucintamente las series documentales y sus fechas
extremas.
III. Metros lineales de documentos a transferirse:
Anotar el nmero total, en metros lineales de los
documentos a transferirse (un metro cbico es igual a diez
metros lineales aproximadamente).
IV. Lugar y fecha:
- Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe del archivo
remitente.
- Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe de archivo
receptor.
b) Inventario Registro (Anexo 02)
1 Nmero de orden correlativo de las unidades de
archivamiento a transferirse.
2 Describir detalladamente el contenido de cada unidad de
archivamiento, segn la serie o series que la conforman.
3 Indicar la fecha ms antigua y ms reciente de cada una de
las series.
4 Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aqu se
indicar el lugar donde se encuentra archivada la unidad de
archivamiento y el nmero asignado a ella dentro del
archivo.
12
Anexo 01
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Pg. 1 de . Pgs.
INFORMACION GENERAL
1.
Sector:
2.
Entidad:
3.
Unidad Orgnica:
4.
Datos de Remisin:
5.
Cdigo:
6.
Ao:
7.
Remisin N:
V. LUGAR Y FECHA
La Merced, ..
13
Anexo 02
INVENTARIO - REGISTRO
DIRECCION (OFICINA) DE:
Pg. 1 de . Pgs.
1. Nmero
Orden
de
2. Descripcin de documentos
3.
Fechas extremas
4.
Ubicacin Topogrfica
5. Observaciones
14
PROCEDIMIENTO N 02
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
1.
CONCEPTO:
La organizacin de documentos es un proceso archivstico que
consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.
2.
FINALIDAD:
- Facilitar la rpida recuperacin de la informacin.
- Establecer criterios uniformes para la organizacin de los
documentos en los Archivos Secretariales y Central.
- Mantener organizada la documentacin de manera integral y
orgnica como producto de las actividades del PEPP.
- Establecer criterios uniformes para la organizacin de los
documentos en los archivos del Sector Pblico.
3.
REQUISITOS:
La organizacin de documentos se deber establecer basndose en
dos criterios:
La clasificacin se dar a travs del establecimiento de series
documentales.
El ordenamiento que deber ser cronolgico, numrico,
alfabtico o en su defecto una combinacin de los sistemas
indicados.
4.
DURACIN
El presente procedimiento es de duracin permanente.
6.
FLUJOGRAMA:
16
PROCEDIMIENTO N 03
SELECCIN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS
1.
FINALIDAD:
- Garantizar la conservacin de los documentos de valor
permanente.
- Garantizar la eliminacin de los documentos innecesarios en los
diferentes niveles de archivo.
- Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo
vital.
- Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio
fsico y los equipos disponibles.
I.
SELECCIN DE DOCUMENTOS:
1.1
Concepto:
La seleccin es un proceso archivstico que consiste en
identificar, analizar y evaluar todas las series documentales
de la entidad para predeterminar sus perodos de retencin,
en base a los cuales se formular el Programa de Control de
Documentos.
El Programa de Control de Documentos es un instrumento
que contiene los plazos de retencin para la transferencia y/o
eliminacin de todas las series documentales de la entidad.
1.2
Requisitos:
a) Acta del Comit Evaluador de Documentos
b) Programa de Control de Documentos
c) Tabla de Retencin de Documentos.
1.3
1.4
II.
ELIMINACION DE DOCUMENTOS:
2.1
Concepto:
La eliminacin de documentos es un procedimiento
archivstico que consiste en la destruccin de los documentos
autorizados expresamente por el Archivo General de la
Nacin.
2.2
Requisitos:
- Acta del Comit Evaluador de Documentos
- Tabla General de Retencin de Documentos
- Inventario y Muestras de documentos a eliminar
- Documentacin organizada e inventariada.
18
III.
IV.
DURACIN
El presente procedimiento es de duracin permanente.
V.
FLUJOGRAMA:
La secuencia del procedimiento se muestra en el flujograma
(Eliminacin de documentos en el Archivo Central).
VI.
FORMULARIOS:
Se muestran en los Anexos siguientes.
19
20
Anexo 03
21
Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4
Instrucciones:
1 y 2 Anotar el nombre del Sector y la entidad (Oficina o Direccin
Ejecutora, Cdigo de la Oficina o Direccin Ejecutora).
3
Indicar el nombre del asunto principal de la serie documental
(Ejm. Contabilidad).
4
Anotar el cdigo de la serie documental (Ejm. CONT/01). La
Oficina de Archivo Central, ser encargada de codificar cada serie
documental.
5
Anotar el nombre especfico del ttulo de la serie documental (Ejm.
Balance de Comprobacin).
6
Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es Temporal, o con la
letra P si es Permanente.
7
Anotar los perodos de retencin de la serie documental en cada
uno de los niveles de archivo; sean de Gestin, Perifrico u
rgano de Administracin de Archivos, y el Nmero total de aos
de retencin.
- A.G. (Archivo de Gestin o Secretarial):
En este nivel de archivo, tendr un mximo de duracin de 3
aos.
-
22
Anexo 04
Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4
Instrucciones:
1. Anotar el ttulo de las series documentales en orden alfabtico.
2. Indicar el asunto principal de la serie documental.
3. Anotar el cdigo de la serie documental. Ejm.:
Acta de emisin de bonos
: CONTABILIDAD CONT/02
Auxiliar Standard
: CONTABILIDAD CONT/04
Balances
: CONTABILIDAD CONT/08
Bonos
: TESORERIA TESO/03
Comprobantes de pago
: TESORERIA TESO/07
Catlogo de bienes
: ABASTESIMIENTO ABAS/05
Cuadro de Asignacin de Personal : RACIONALIZACION RACI/05
Distribucin:
- Original, al Archivo Central.
- Primera y segunda copia, al archivo General de la Nacin.
23
Anexo 05
Instrucciones:
1-3 Nombres del sector de la entidad y la unidad orgnica cuya
documentacin va a eliminarse.
4
Nombre y apellidos del encargado del Archivo Central.
5-6 Direccin y telfono del Archivo Central y de los Archivos
Secretariales.
24
7
8
9
10
Anexo 06
Instrucciones:
11 Indicar el nmero correlativo de las unidades de archivamiento de la
documentacin a eliminarse (legajos, paquetes, archivadores, libros,
etc.)
12 Sealar detalladamente la serie o las series documentales que
conforman cada unidad de archivamiento.
13 Indicar la fecha ms antigua y la ms reciente de cada una de las
series a eliminarse.
14 Anotar la informacin complementaria que sea necesaria para mejor
comprensin de la documentacin innecesaria.
25
Anexo 07
26
PROCEDIMIENTO N 04
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
1.
CONCEPTO:
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que
consiste en mantener la integridad del soporte y del texto de los
documentos de cada entidad a travs de la implementacin de
medidas de preservacin.
2.
OBJETIVOS:
1. Asegura la integridad fsica del documento.
2. Garantizar la conservacin del Patrimonio Documental de la
Nacin.
3.
MEDIDAS DE PREVENCION:
3.1. Del Local:
a) Preferir el uso de locales construidos con material noble.
b) Las instalaciones elctricas y las sanitarias debern
conservarse en perfecto estado, contando con una
supervisin peridica.
c) Se usara iluminacin (artificial) fluorescente por tener
mayor mbito de iluminacin y se podr controlar
poniendo protectores UV, los mismos que son ubicados
entre estantes y estantes y a una distancia de 30 cm
aproximadamente del techo para evitar que dae el fondo
documental.
d) La ventilacin ideal es la artificial, se deber en lo posible,
usar los ventiladores de hlice que sern ubicados en las
partes cntricas del archivo.
e) El mobiliario archivstico debe ser preferentemente de
metal (estantes).
3.2.
De Documentos:
a) El rea destinada para el archivo deber en lo posible ser
construida con material noble.
b) La fumigacin del local deber efectuarse por lo menos
una vez al ao.
c) Ventilacin natural o uso de ventilacin artificial.
d) Evitar la incidencia de la luz natural o artificial sobre los
documentos.
e) No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal.
f) Disponer los extintores de polvo qumico.
g) Adoptar medidas convenientes a fin de evitar la
sustraccin de los documentos.
h) Restringir el servicio de los documentos en deterioro.
27
4.
MEDIDAS DE SEGURIDAD:
a) Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustraccin
indebida de los documentos, como el ingreso de personas
extraas.
b) Desconectar los servicios elctricos y sanitarios al trmino de la
jornada laboral.
c) No fumar, comer, beber en los depsitos.
d) Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente.
e) No mantener en el archivo material inflamables.
f) Realizar un Plan de Prevencin de Siniestro.
5.
DURACION:
El presente procedimiento es de duracin permanente.
28
PROCEDIMIENTO N 05
SERVICIO ARCHIVISTICO
1.
CONCEPTO:
El Servicio Archivstico es un proceso que consiste en poner a
disposicin de los usuarios la documentacin de cada entidad con
fines de informacin.
2.
FINALIDAD:
- Facilitar al usuario el servicio de informacin, regular su acceso,
garantizar el uso adecuado del acervo documental, as como dar
fe del documento que se otorga.
- Orientar las acciones del servicio de consulta, prstamo y
expedicin de copias de documentos al usuario, en forma
eficiente y oportuna.
3.
BASE LEGAL:
- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de
la Nacin.
- Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica.
- Decreto Supremo N 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
4.
REQUISITOS:
a) Para consultas:
- Para los usuarios internos, documentos de identidad (Foto
check) que acredite ser empleado de la institucin.
- Para los usuarios externos, PREVIA AUTORIZACION de la
Oficina del Administracin del PEPP.
- Lectura del documento, dentro del ambiente de la sala de
lectura del Archivo Central del PEPP.
b) Para Prstamo:
- Estas podrn efectuarse mediante Memorando emitidas a la
Oficina de Administracin o por el jefe del rea que lo
solicite.
- Plazo de prstamo es de 15 das; sin embargo, de acuerdo a
la naturaleza del requerimiento, el plazo podr ser ampliado
previo requerimiento de la unidad ejecutora solicitante.
c) Para expedicin de copias:
- Autorizacin por escrito del jefe inmediato del empleado.
29
5.
ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:
5.1. CONSULTA:
- La oficina solicitante podr tener acceso a la
documentacin requerida, presentando el formato Solicitud
de Servicios.
- El personal del archivo ubicar la documentacin solicitada
y entregar la informacin al usuario previa identificacin
del archivo.
- La lectura del documento se dar en el mismo archivo.
- El archivero solicitara al usuario firmar el registro de
consulta.
5.2.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
- Los usuarios solicitarn el prstamo de documentos,
mediante memorando, adjuntando el formato Solicitud de
Servicio Archivsticos (Ver anexo 8) autorizado por el jefe
de cada rea, dirigido a la oficina de Administracin.
- El responsable del Archivo Central recepcionar la solicitud
indicando el documento que requiere.
- El personal del archivo ubica y entrega a la Oficina de
Administracin la documentacin solicitada para que este
proceda a remitir el memo de respuesta adjuntando su
respectivo formato Prstamo de Documentos (Ver anexo
9).
- El original del volante quedara en el archivo y la copia en
poder del usuario.
- El tiempo de permanencia de los documentos solicitados
por las diferentes unidades orgnicas no deber exceder
de los 15 das hbiles. En caso que el rea solicitante
requiera ampliacin de plazo de la documentacin por un
periodo mayor de lo establecido, deber formular el
requerimiento respectivo a la Oficina de Administracin.
- Al vencimiento del plazo de prstamo, el usuario devolver
el documento directamente al Archivo Central, en las
mismas condiciones que sali del archivo, el personal del
archivo
verificaran
su
conservacin.
Si
notara
irregularidades, estas deben comunicarse inmediatamente
a la Administracin.
- El usuario despus de devolver la documentacin debe
verificar que en su copia del formato Prstamo de
Documentos se anote la palabra DEVUELTO.
- El personal del archivo, colocara el documento prestado,
en su lugar establecido.
5.3.
EXPEDICION DE COPIAS:
a) El usuario solicitar el servicio de expedicin de copias
presentando el formato Solicitud de Servicios
Archivsticos, a la Oficina de Administracin.
30
DEL PERSONAL:
- El personal del Archivo Central, brindara este servicio en el
siguiente horario:
08:00 a.m.
03.00 p.m.
-
a
a
01:00 p.m.
04:00 p.m.
7.
DURACION:
Es de duracin permanente.
8.
FORMATOS:
Solicitud de servicios archivsticos y prstamo de documentos (Ver
Anexo).
9.
FLUJOGRAMA:
31
32
Anexo 08
33
Instrucciones:
La solicitud de servicios archivsticos se realizar de la siguiente manera:
Para prstamo: Mediante un Memorando adjuntando el formulario
correspondiente.
Para consulta y expedicin de copias: Solo ser necesario presentar
el formulario correspondiente, autorizado por el jefe de la oficina.
En ambos casos, se deber llenar de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
34
Anexo N 09
Instrucciones:
Solicitud N: Cada Oficina tendr un correlativo de las solicitudes que
requiera, el Archivo Central colocar el nmero de solicitud que
corresponda
Seccin y/o Sub-seccin: Sealar el nombre de la Oficina que est
solicitando el documento.
Objetivo: Sealar el objetivo principal de dicho prstamo documental.
Referencia: Colocar el N de memorado con que fue solicitado el
documento.
Plazo de prstamo: Sealar el Plazo de prstamo del documento
solicitado, no excediendo los 15 das hbiles.
tem: Sealar la correlacin numrica de las unidades de archivamiento.
35
36
37
que
atestigua
las
Unidades
39
43
44